Talep Yönetim Sistemi İş Akışları - KKTC e

TÜRKSAT UYDU HABERLEŞME
KABLO ve İŞLETME A.Ş.
KKTC E-DEVLET PROGRAMI
TALEP YÖNETİM SİSTEMİ İŞ AKIŞLARI
ANKARA, 2015
1.
TALEP YÖNETİM SİSTEMİNİN KULLANILMASI
KKTC e-Devlet Programı Projelerinde ortaya çıkabilecek arıza/hata bildirimlerinin ve değişiklik
taleplerinin yönetilmesi için TÜRKSAT tarafından sağlanan Talep Yönetim Sistemi (TYS)
kullanılacaktır. TYS haricindeki kanallardan iletilen arıza/hata bildirimleri ve değişiklik talepleri
dikkate alınmayacaktır.
TYS ile iki tip talep toplanacaktır:
• Hata: Devreye alınmış eDevlet Sistemlerinin kullanımı sırasında sistemlerde ortaya
çıkabilecek hata ve arızaların bildirimi. eDevlet sistemlerinin kabul tarihleri itibariyle mutabık
olunan isterlerine uygun olarak çalışmasını engelleyen her türlü kusur hata olarak
değerlendirilmelidir.
• Değişiklik: Hata veya arıza olarak sınıflandırılmayan ve talep tarihi itibariyle mutabık
kalınmış sistem isterlerine göre farklılık gösteren tüm taleplere ilişkin bildirimler.
1.1
SİSTEM KULLANICILARININ TANIMLANMASI
TYS’ye giriş talepleri için irtibat noktası ilgili projenin TÜRKSAT proje yöneticisidir. Birden çok
proje ile ilgili talep yapılması halinde bu projelerden birinin proje yöneticisi ile irtibata geçilmesi
yeterlidir. Sisteme girişin sağlanabilmesi için sisteme erişecek kullanıcılar için TÜRKSAT
tarafından kullanıcı açılması gerekmektedir. Bir kurumdan erişecek tüm kullanıcılar için tek bir
kurumsal kullanıcı tanımlanacaktır. Bunun sağlanabilmesi için aşağıdaki bilgileri içeren bir
talep yazısının TÜRKSAT’a iletilmesi gerekmektedir:
• Erişim talep edilen proje(ler): Kurumun talep yapacağı tüm projeler
• Bildirim e-Posta Adresi: Kurumsal bir e posta adresi olmalıdır. Kurum tarafından
oluşturulacak bir dağıtım listesi adresi de olabilir.
• Bağlantı kurulacak Statik IP: En az bir statik IP verilmelidir. Kurum/kuruluşun bağlantı
ihtiyaçlarına göre birden çok IP ve/veya bir IP bloğu da verilebilir.
• İrtibat Telefonu: Kullanıcı hesaplarını kullanacak personele mesai saatleri içinde
erişilebilecek irtibat telefonu/telefonları
2
Talep yazısının TÜRKSAT’a ulaştığı tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde kullanıcı
tanımlamaları TÜRKSAT tarafından yapılır ve kullanıcılar için bildirilen bildirim e-posta
adresine bilgilendirme iletisi gönderilir.
1.2
SİSTEME GİRİŞ
TYS’ye https://talep.turksat.com.tr/ adresinden TÜRKSAT tarafından kullanıcılara sağlanacak
kullanıcı adı ve şifreleri kullanılarak, kurumun talep yazısında belirttiği IP adres(ler)inden erişim
sağlanabilir.
3
Kullanıcı girişinden sonra aşağıdaki gibi bir açılış ekranına ulaşılır. Bu ekran bir Panel
görünümüdür. Panel görünümleri “Dashboards” (Paneller) menüsünde değiştirilebilir ve
yönetilebilir.
Bu görünüm ekranın sağ üst köşesindeki profil resmine tıklanarak açılan menüden My Jira
Home altındaki seçenekler seçilerek değiştirilebilir:
4
Açılan görünüm sizinle ilgili projelerden birine ait olup diğer projelerinize ait bilgilere ulaşmak
için üst menüdeki Projects menüsünden projenizi değiştirebilirsiniz:
Üst menüdeki Issues açılır menüsü ise mevcut projenin taleplerini görüntülemek, filtrelemek
ve talepler içinde arama yapmaya ilişkin seçenekler sunar:
5
Yeni talep oluşturma üst menüdeki Create düğmesi ile yapılır. Hata bildirimi ve Değişiklik
tiplerindeki taleplerin oluşturulmasına ilişkin süreçler aşağıda Hata yönetim Süreci ve
Değişiklik Yönetim Süreci başlıkları altında tanımlanmıştır.
Açılmış taleplerin görüntülenmesi ve taleplere ilişkin işlem yapılması için Search for Issues
(Talep Ara) menü seçeneği kullanılarak Talep Gezgini ekranına geçiş yapılabilir. Ayrıca Profil
menüsünden Jira açılış sayfanızı Panel yerine Talep Gezgini olarak da seçebilirsiniz.
Bunun yanında Panel ekranında yer alan talep listeleri ve bilgi alanlarındaki bağlantılar
kullanılarak da taleplere hızlı ulaşım sağlanabilir.
Talep gezgini ekranı aşağıdaki gibidir ve taleplere ilişkin tüm işlemler (görüntüleme,
düzenleme) bu ekrandan yapılır:
6
2.
DEĞİŞİKLİK YÖNETİM SÜRECİ
1. Değişiklik ihtiyacı ortaya çıkar.
2. İlgili taraf talep başlatır. (Adımların izlendiği ekran görüntüsü için doküman sonunda
verilen talep oluşturma ekran görüntüsüne bakınız.)
a.
Ekran üstündeki menüden “Create” (Oluştur) düğmesine tıklanarak Talep
oluşturma ekranı açılır. En az zorunlu alanlar aşağıdaki hususlara dikkat edilerek
doldurulur.
b.
İlgili Proje seçilir.
c.
Talep tipi olarak “Değişiklik” seçilir. Hata veya arıza olarak sınıflandırılmayan ve
talep tarihi itibariyle mutabık kalınmış sistem isterlerine göre farklılık gösteren tüm
taleplere ilişkin bildirimler “Değişiklik” olarak sınıflandırılmalıdır.
d.
Summary alanına talep tanımı girilir.
e.
Raporlayan (Reporter) alanı otomatik olarak dolacaktır. Eğer kendinizden başkası
adına bir raporlama yapıyorsanız ve talebi o kişinin takip etmesini istiyorsanız bu
alana projede tanımlı olan başka bir kullanıcıyı tanımlayabilirsiniz. Tanımlı kullanıcı
adının birkaç harfini girerek açılacak kullanıcı listesinden seçim yapabilirsiniz.
f.
Atanan (Assignee) alanını değiştirmeden bırakınız. Bu alan talebi görüntüleyen
proje yöneticisi/sorumlusu tarafından doldurulacaktır.
g.
Talep önceliği belirtilir. Öncelikler belirlenmesinde aşağıdaki seviye tanımlarına
uyulmalıdır:
i. Normal: Yüksek öncelikli değişiklik talepleri (Örn: Geliştirme gerektiren
mevzuat değişiklikleri)
ii. Minor: Orta öncelikli değişiklik talepleri veya geçici önlemler ile telafi
edilebilen
yüksek
öncelikli
değişiklik
talepleri.
(Örn:
Mevzuat
değişikliklerinden kaynaklanmayan iş akışı değişiklikleri, ilave kabiliyet
talepleri)
iii. Trivial: Düşük öncelikli değişiklik talepleri (Örn: Kullanım kolaylığı sağlayan
iyileştirmeler.)
h.
Etiketler (Labels) alanına talep konusunu hatırlatacak anahtar kelimeler
girebilirsiniz. Bu anahtar kelimelerin talebin ilgili olduğu ekran, fonksiyon, web
servis vb. kelimeler olabilir.
i.
Tanım (Description) alanında talebinizin mümkün olduğu kadar iyi bir
açıklamasının girilmesi faydalı olacaktır. Ayrıca talebin nedeni ve talebe ilişkin
beklentiler de bu alanda verilmelidir.
7
j.
Miat alanına ihtiyaç duyulan zaman girilecektir. Ancak bu talebin atandığı taraf
adına bir taahhüt değildir.
k.
Efor/Zaman tahminleri boş bırakılmalıdır. Bu alanlar ilgili proje sorumluları
tarafından gerektiğinde doldurulacaktır.
l.
Talebin tanımı ve değişiklik gerekçesini içeren imzalı ve kaşeli kurum yazısı
taranarak Ek (Attachment) alanına eklenir. Ayrıca, sorunla ilgili ekran görüntüsü,
tablo, doküman vb. dosyalar da eklenebilir.
m. Oluştur (Create) tuşuna basılarak talep oluşturma işlemi tamamlanır.
3. Değişiklik talebi oluşturulduğunda sistem, TÜRKSAT proje yönetim ekibine ve talebi
oluşturana bir bilgilendirme iletisi gönderir.
4. TÜRKSAT proje sorumlusu talebi görüntüler.
a.
Talebin uygun bulunması halinde ilgili geliştiriciye atar.
b.
Talebin uygun bulunmaması halinde talebi kapatır.
5. Talebin geliştiriciye atanması halinde geliştirici talebin teknik değerlendirmesini yapar.
Talep teknik olarak mümkün değilse, talebi kapatır.
6. Talep teknik olarak mümkün ise, geliştirici aşağıdaki formu kullanarak değişiklik talebi
değerlendirmesini yapar ve talebe ek yapar. Gözden geçirme için talebi proje
sorumlusuna iade eder.
8
Değişiklik Etki Analizi Formu
DEĞİŞİKLİK ETKİ ANALİZİ FORMU
Proje Adı:
[Değişiklik isteği yapılan projenin adı]
Talep No:
[Jira Talep No yazılır.]
Proje Yöneticisi:
[Ad Soyad]
Sorumlular:
[Değişikliğin oluşturulması, uygulanması ve testinden
kim sorumlu?]
Maliyet Değişikliği
Mevzuat Değişikliği
Değişiklik Tipi:
(İlgili tüm seçenekleri seçiniz)
Normal
Öncelik Durumu:
Düşük
Kapsam Değişikliği
Önemsiz
İş Dağılım Ağacı Değişikliği
Kritik
Takvim Değişikliği
Yüksek
Teknik Spesifikasyon/Performans Değişikliği
Etki Derecesi:
Normal
Kusur Düzeltme
Düşük
Diğer
Önemsiz
[Diğer ise belirtiniz]
Değişikliği gerçekleştirmek için
hangi kaynaklar gerekiyor?
Değişiklik sürecindeki riskler
nelerdir?
[Önerilen değişikliğin yapılmasında; olası yan etkiler veya riskler belirlenir.
Değişiklik yapılmadığı durumda doğacak sonuçlar listelenir.]
Değişikliğin diğer gereksinimlere ve
değişikliklere olan etkisi nedir?
[Herhangi bir gereksinim ile önerilen değişiklik arasında bir çatışma olup olmadığı kontrol edilir.
Önerilen değişiklik ile bekleyen gereksinim değişiklikleri arasında bir çatışma olup olmadığı kontrol edilir.]
Bu değişikliklerin diğer
projeler/sistemler/paydaşlara
etkileri nelerdir?
Değişiklikten etkilenen teslimatlar
nelerdir?
Maliyet Etkisi
[Efor ve/veya parasal değer olarak]
Takvim Etkisi
[Gerektiğinde güncel takvim eklenmelidir]
Proje Yöneticisi İmza:
[Ad Soyad] [İmza]
İmzalanma Tarihi
[dd/mm/yyyy]
7. Proje sorumlusu gözden geçirme sonrasında değerlendirme formunu uygun olduğunu
bildirir veya güncelleyerek talebe ek yapar. Talebi ilgili geliştiriciye atar.
8.
a.
Proje sorumlusunun değerlendirmeyi güncellemesi halinde, taraflar arasında
mutabakat sürecine girilir. Mutabakat süreci sonunda taraflarca uygun görülen
değerlendirme geliştirici tarafından imzalanır, taranarak talebe ek yapılır. Talep
proje sorumlusuna iade edilir.
b.
Proje sorumlusunun değerlendirmeyi uygun görmesi halinde, değerlendirme
geliştirici tarafından imzalanır, taranarak talebe ek yapılır. Talep proje sorumlusuna
iade edilir.
9. TÜRKSAT, talebi TC UDHB onayına sunar.
10.
a.
Talebin UDHB tarafından onaylanması halinde, TÜRKSAT onay yazısını talebe ek
yapar ve talebi geliştiriciye atar. Geliştirici değişikliği yapar.
b.
Talebin UDHB tarafından onaylanmaması halinde, TÜRKSAT ret yazısını talebe
ek yapar ve talebi kapatır.
11. Değişiklik tamamlandıktan sonra geliştirici talep durumunu çözümlendi olarak değiştirir.
12. TÜRKSAT proje sorumlusu talebin tamamlandığını doğruladıktan sonra talebi kapatır.
13. Tüm statü değişikliklerinde, talebi açan kullanıcı, ilgili proje sorumluları ve atanan
kişilere eposta bildirimleri sistem tarafından gönderilir.
3.
HATA YÖNETİM SÜRECİ
1. Hata tespit edilir.
2. İlgili taraf değişiklik talebi yapar. Şekil 1.
a.
Ekran üstündeki menüden “Create” düğmesine tıklanarak Talep oluşturma ekranı
açılır. En az zorunlu alanlar aşağıdaki hususlara dikkat edilerek doldurulur.
b.
İlgili Proje seçilir.
c.
Talep tipi olarak “Hata” seçilir. eDevlet sistemlerinin kabul tarihleri itibariyle mutabık
olunan isterlerine uygun olarak çalışmasını engelleyen her türlü kusur hata olarak
sınıflandırılmalıdır.
d.
Summary alanına talep tanımı girilir.
e.
Raporlayan (Reporter) alanı otomatik olarak dolacaktır. Eğer kendinizden başkası
adına bir raporlama yapıyorsanız ve talebi o kişinin takip etmesini istiyorsanız bu
alana projede tanımlı olan başka bir kullanıcıyı tanımlayabilirsiniz. Tanımlı kullanıcı
adının birkaç harfini girerek açılacak kullanıcı listesinden seçim yapabilirsiniz.
f.
Atanan (Assignee) alanını değiştirmeden bırakınız. Bu alan talebi görüntüleyen
proje yöneticisi/sorumlusu tarafından doldurulacaktır.
g.
Talep önceliği belirtilir. Öncelikler belirlenmesinde aşağıdaki seviye tanımlarına
uyulmalıdır:
i. Blocker: Sistemin çalışmasına engel teşkil eden hususlar. Veri çalınmasına
neden olabilecek güvenlik açıkları.
ii. Critical: Sistem çökmeleri, veri kaybı ve bunlara sebep olabilecek güvenlik
açıkları.
iii. Normal:
Önemli fonksiyonalite kaybı veya buna yol açabilecek güvenlik
açıkları.
iv. Minor: Önemsiz fonksiyonalite kaybı ve geçici önlemlerle telafi edilebilir
fonksiyonalite kaybı.
v. Trivial: Yazım hatası, görsel hatalar vb. sistemin çalışması ile doğrudan ilişkisi
bulunmayan hatalar.
h.
Etiketler (Labels) alanına talep konusunu hatırlatacak anahtar kelimeler
girebilirsiniz. Bu anahtar kelimelerin talebin ilgili olduğu ekran, fonksiyon, web
servis vb. kelimeler olabilir.
i.
Tanım (Description) alanı zorunlu olmamakla birlikte bu alanda talebinizin mümkün
olduğu kadar iyi bir açıklamasının girilmesi faydalı olacaktır.
11
j.
Miat alanına ihtiyaç duyulan zaman girilebilir. Ancak bu talebin atandığı taraf adına
bir taahhüt değildir.
k.
Bu alanlar ilgili proje sorumluları tarafından gerektiğinde doldurulacaktır.
l.
Talebin tanımı ve değişiklik gerekçesini içeren imzalı ve kaşeli kurum yazısı
taranarak Ek (Attachment) alanına eklenir. Ayrıca, sorunla ilgili ekran görüntüsü,
tablo, doküman vb. dosyalar da eklenebilir.
m. Oluştur (Create) tuşuna basılarak talep oluşturma işlemi tamamlanır.
3. Hata talebi oluşturulduğunda sistem, TÜRKSAT proje yönetim ekibine, ilgili geliştiriciye
ve talebi oluşturana bir bilgilendirme iletisi gönderir.
4. İlgili geliştirici talebi görüntüler, sorumlusuna atar.
5. Hata için ek bilgi ihtiyacı mevcut ise talebe görüş verir ve talebi iade eder.
6. Talep sahibi ilave bilgi sağlar ve talebi geliştiriciye atar.
7. Geliştirici çalışmayı başlatır.
8. Talebin oluşturulduğu zaman ile çalışmanın başlatıldığı zaman arasındaki süre hata
müdahale süresidir. İlave bilgi nedeniyle talep sahibine iade edilen taleplerin talep
sahibinde bulunduğu süre müdahale süresinin hesaplanmasına dahil edilmez.
9. Geliştirici hatanın yinelenememesi halinde talebi kapatır.
10. Hata çözüldüğünde geliştirici talep durumunu “Çözüldü” olarak günceller.
11. Talebin için çalışmanın başlatıldığı zaman ile talebin çözülmesi arasındaki süre hata
çözüm süresidir.
12. Talep sahibi çözümlenen talebin doğrulamasını yapar.
13. Doğrulama başarılı olursa talebi kapatır; başarısız olursa tekrar açar. 7. Maddeye geri
dönülür.
Tüm statü değişikliklerinde, talebi açan kullanıcı, ilgili proje sorumluları ve atanan kişilere
eposta bildirimleri sistem tarafından gönderilir.
12
Talep Oluşturma
Hata
13