Sayı : 23029024/801-78 Konu : 2014 Yılı Birim

Sayı : 23029024/801-78 Konu : 2014 Yılı Birim

T.C.
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
İDARİ MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
Sayı
Konu
: 23029024/801-78
: 2014 Yılı Birim Faaliyet Raporu
23/01/2015
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA
İlgi: 31.12.2014 tarih ve 1952-8466 sayılı yazınız.
İlgide kayıtlı yazı ile istenilen; Başkanlığımızın 2014 yılına ait faaliyet raporu ilişikte
sunulmuştur.
Bilgilerini ve gereğini arz ederim.
Filiz BAYHAN
Daire Başkan V.
EKLER
1- Faaliyet Raporu (28 Sayfa)
T.C.
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
İDARİ VE MALİ İŞLER
DAİRE BAŞKANLIĞI
2014 YILI
BİRİM FAALİYET RAPORU
İÇİNDEKİLER
1
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU
2
I-
GENEL BİLGİLER
A- Misyon ve Vizyon
B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar
C- Birime İlişkin Bilgiler
1- Fiziksel Yapı
2- Örgüt Yapısı
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
4- İnsan Kaynakları
5- Sunulan Hizmetler
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
3
3
4
5
6
7
8- İLE- 23 ARASI
24
II- AMAÇ ve HEDEFLER
A- Birimin Amaç ve Hedefleri
B- Temel Politikalar ve Öncelikler
24
25
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A- Mali Bilgiler
B- Performans Bilgileri
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
2- Performans Sonuçları Tablosu
26
26
26
26
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
A- Üstünlükler
B- Zayıflıklar
C- Değerlendirme
27
27
27
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
27
EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
28
-1-
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 41’inci maddesi hükmü
kapsamında bütçeyle kendisine ödenek tahsis edilen Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığı 3 yıllık dönemlerini kapsayan Stratejik planında belirtilen ilkeler doğrultusunda tabi
olduğu kanunlar, mevzuatlar ve yönetmelik kapsamında iyi bir performans gösterme gayretinden
hareketle sorumlu olduğu faaliyet alanlarında; mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu
gözetilerek doğru, güvenilir, önyargısız, ilkeli, tarafsız açık ve anlaşılır olmayı üst kuruluşlara
sunduğu her yazıda, belgede, raporda güvence olarak belirlemiştir. 2014 Mali yılı Faaliyet
raporumuz da bunun bir parçasıdır.
ADÜ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Üniversitemiz birimlerinin ihtiyaçlarını mal ve
hizmet alımı yoluyla üzerine düşen görevin bilinci ve sorumluluğu doğrultusunda tüm personeli
ile her işlevini kamuoyu ve üst yönetimi ile paylaşan birimdir. Raporun içeriğinde de görüleceği
üzere; dar ve kısıtlı bütçe imkânları ve sayıca yetersiz personel potansiyeli ile her ödevini doğru
yapma gayretimiz aşikârdır. Her geçen gün büyüyen ve gelişen Üniversitemizin ihtiyaçları kat
kat artmakta, buna paralel talep edilen bütçe kısıtlanarak verilmektedir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve yürürlükteki diğer kanunlara bağlı yönetmelik ve
mevzuatları kapsamında, Ülkemizin ekonomik ve sosyal boyutları, Üniversitemizin
gereksinimleri, Rektörlük ve bağlı birimlerin zorunlu ihtiyaçları gibi unsurlar her zaman olduğu
gibi 2014 mali yılı içerisinde de hep bir arada değerlendirilmiş, israfı önleyici, tasarrufa
yöneltici, birimler arası paylaşımcı bir gider politikası Başkanlığımızın ana ilkelerini
oluşturmuştur.
Filiz BAYHAN
Daire Başkan V.
-2-
I- GENEL BİLGİLER
A- Misyon ve Vizyon
Misyon
Çağdaş, bilimsel düşünen ve bilimsel çalışmalar yapan üniversitenin kuruluşundan bu yana
devam eden gelişmesini hızlandırarak sürdürmek için gereken idari ve mali yapılanmaları
gerçekleştirmektir. Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilerek, bu taleplerin satın alınması
için Devletin olanakları ölçüsünde sağlanan ödenekle en kaliteli mal, malzeme ve hizmeti en kısa
sürede ve en ucuz şekilde temin ederek, beklenen faydayı sağlamak ve hizmeti sunmaktır.
Vizyon
Üniversitede işinin uzmanı, çağdaş, bilimsel düşünen, teknolojiye ayak uyduran, değişime
ve gelişime açık elemanları ile kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanan bir başkanlık
olmak.
B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar
124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının İdari Teşkilatı
hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 30. ve 36. maddelerinde İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığının görevleri belirlenmiştir. Bunlar:
1-Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve
malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere
başkanlığımıza ait bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulamasını
izlemek,
2-Yatırım Programlarının finansman kaynakları ile ilgili ve gerekli bilgi belge ve
istatistikleri toplamak ve değerlendirmek
3- Uygulama sırasındaki birimimize ait nakit ödenek durumunu izlemek,
4- Birimimizin Taşınır İşlemlerini ve her türlü ödeme ve tahsil işlerini yürütmek,
5- Araç gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek,
6- Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım vb. hizmetleri yapmak,
7- Basım ve grafik ile evrak fotokopi yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek,
8- Sivil savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek,
9- Verilecek benzeri görevleri yapmak
-3-
C- Birime İlişkin Bilgiler
1- Fiziksel Yapı
Başkanlığımız Rektörlük merkez binasının 2. katında 5 odada ( Daire Başkanlığı, Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Satınalma Şube
Müdürlüğü, İhale Şube Müdürlüğü, Destek Hizmetleri ve Yazı İşleri Müdürlüğü) hizmet vermektedir. Ayrıca binanın zemin katında
Başkanlığımıza bağlı Ayniyat Saymanlığı, 3 malzeme deposu, Güvenlik Şube Müdürlüğü , Santral Odası, Kampüs içinde Prefabrik
kurulum olan Şoförler odası, Matbaa Şube Müdürlüğü ve Park ve Bahçeler birimi bulunmaktadır.
1.1-İdari Personel Hizmet Alanları
Servis
Çalışma Odası
Ayniyat Servisi
Güvenlik Servisi
Matbaa Servisi
Şoförler Odası(Prefabrik)
Santral odası
Park Bahçe Birimi
TOPLAM
Sayısı
(Adet)
5
1
1
1
1
1
1
1
12
Kapalı Alanı
(m2)
250
40
50
50
30
80
25
Kullanan Sayısı (Kişi)
19
1
2
4
4
15
2
11
58
1.2-Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları
Ambar
Atölye(Matbaa)
Sayısı
(Adet)
3
1
4
Alanı
(m2)
150
200
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
Filiz BAYHAN
AYNİYAT
SAYMANLIĞI
Mustafa
TEKMEN
Davut CIBIL
Kasım
DEMİR
MATBAA ŞB.
MÜDÜRLÜĞÜ
DESTEK HİZMETLERİ
VE YAZI İŞLERİ ŞUBE
MÜDÜRLÜĞÜ
GÜVENLİK ŞUBE
MÜDÜRLÜĞÜ
Rauf ÖZDEMİR
SATINALMA
ŞUBE
MÜDÜRLÜĞÜ
SİVİL
SAVUNMA
UZMANLIĞI
MAAŞ
TAHAKKUK VE
BÜTÇE ŞUBE
MÜDÜRLÜĞÜ
Ahmet ÜLKE
Destek Hizmetleri
Ümmühan
İHALE ŞUBE
MÜDÜRLÜĞÜ
Mehmet KENDİRCİLER
Mesud
TÜRKYILMAZ
Gülveren
BAĞCI
Rauf ÖZDEMİR
BABÜR
HÜSEYİN BODUR
Celal
Yazı İşleri
Hulusi ŞAHİN
KARAKAYA
Vedat AYDIN
Nurten ÇAKMAK
Metin KİREMİTÇİ
Ramazan
Şengül YÜKSEL
Aydın GÖZBAŞI
Gökçe
TURGUT
Özkan KAYA
Mehmet
DÖKER
Gürhan
GÜLER
Mehmet
ZEYBEKOĞLU
Didem
KESER
BÖLÜKBAŞ
Ali Kemal
MAZMANOĞLU
Gülsüm ÇİTİLCİ
Araç İşletmesi
Mustafa YILMAZ
İbrahim SAVAŞ
Serkan ÇIRAK
Öztürk ERTUĞRUL
Park ve Bahçe İşleri
Atilla ALTAN
Santral
Mehmet DOĞAN
Emine AYDIN
Genel Temizlik Hiz.
Yavuz POLAT
Ramazan NOKAY
Yaşar ÇETİN
Ali İhsan YAVAŞ
Mehmet GÖKÇE
Mustafa GÜLEÇ
Selattin TÜRÜDÜ
5
Sibel ATAY
Ebubekir
POLAT
Emel
KARAKAŞ
Beyhan
ÇEVİK
Özgür
CEMAL
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
3.1.a-Bilgi Kaynakları
-İhalelerin İnternet Ortamında Yapılması (EKAP)
-Tahakkuk işlemlerinde HYS’den faydalanılması
-Ödenek takibi (e-bütçe)
590
3.1.b- Teknolojik Kaynaklar
CİNSİ
Masaüstü Bilgisayar
Taşınabilir Bilgisayar
Yazıcı
Telefon
Büro Tipi Buzdolabı
Fax
Fotokopi makinesı
Tarayıcı
ADET
33
4
18
40
11
1
2
1
3.2- Yazılımlar-Ayniyat Programı
3.3- Bilgisayarlar
Cinsi
Masaüstü Bilgisayar
Taşınabilir Bilgisayar
Adet
33
4
6
4- İnsan Kaynakları
2014 yılında Başkanlığımızda görev yapmakta olan kadrolu personelin dağılımı aşağıdaki gibidir.
Bayan
Bay
TOPLAM
İdari
Personel
Sayısı Oranı
7
%33.3
29
%66.6
36
Birim Personel Dağılımı
Özel Güv.
Güvenlik
Personel
Personeli
Sayısı Oranı Sayısı Oranı Sayısı
13
%10
20
117
%90
55
%100
201
130
55
221
7
GENEL
TOPLAM
Oranı
%9.43
%90.57
5- SUNULAN HİZMETLER
5.1- SATINALMA HİZMETLERİ
2014 mali yılında Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimler ve gerektiğinde Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin
aksamadan yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmet alımları serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temin usulüyle düzenli
olarak gerçekleştirilmiş ve satın alınan malzemeler en uygun tedarikçi firmadan temin edilmiştir. 2014 mali yılında İdari ve Mali İşler
Daire Başkanlığı Satın Alma Şube Müdürlüğü 447 adet ödeme emri belgesi düzenlemiştir.
2014 YILINDA DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA GERÇEKLEŞTİRİLEN SÜREÇ SAYISI
HARCAMA TERTİBİ
03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME
ALIMLARI
03.4 GÖREV GİDERLERİ
İŞLEM ADETİ
TUTARI
111
258.642,41
8
03.5 HİZMET ALIMLARI
03.7 MENKUL MAL, GAYRİMADDİ HAK ALIM,
BAKIM VE ONARIM
03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM
GİDERLERİ
TOPLAM
8
3.888,08
106
249.847,97
191
351.183,23
31
48.830,96
447
912.392,65
5.2-AYNİYAT VE AMBAR HİZMETLERİ
Üniversitemiz Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığı; ayniyat ve ambar işlemlerini 18.01.2007 tarihi itibariyle yürürlüğe giren
5018 Sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu ve bu kanunun Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yapmaktadır. 2014 Yılında Elektronik ortam da,
Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını kullanılmıştır. 2014 tarihi itibarı ile yine Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını
kullanmaya başlanmış, bu programı tüm harcama birimlerinin kullanımı sağlamıştır. Böylece ayniyat işlemlerinde farklılıklar kaldırılarak
standart getirilmiştir. Harcama birimleri bu programı kullanmakta olup, programın kullanımı kısmında ilgili harcama birimlerine merkez
olarak yardımcı olunmuştur.
Taşınır işlemleri, Taşınıra konu olan mal ve hizmetlerin satın alma aşamasından başlayıp, kabulü, muayenesi, depolanması,
tasniflenmesi ve ihtiyaç sahiplerine ulaştırılması aşamalarından oluşmaktadır.
Ayniyat Saymanlığımızda, sadece iki Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve 1 Memur görev yapmaktadır.
Birimimizde oluşturulan komisyonlar Muayene ve kabul komisyonu, Malzeme Takdir, satış ve imha komisyonudur. 2014 mali yılı
içinde ayniyata konu olan mal ve hizmetler depolarda depolanmak yerine birimlerin ihtiyacı olan kalemler en kısa zamanda alınıp veya
temin edilip ihtiyaç sahibi birime ulaştırılmış olup malzemelerin gereksiz depolanması önlenmiştir.
Birimlerin tespit ettiği Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileriyle Saymanlık olarak hizmetlerin yürütülmesi konusunda sürekli iletişim
haline geçmiş ve personel eksikliğine rağmen ihtiyaçlar kısa zamanda çözülmüştür.
2015 yılı içinde hedefimiz hizmetlerimizi en üst seviyede sorunsuz bir şekilde yerine getirmek olacaktır.
9
TÜM BİRİMLERE 2014 YILINDA SATINALINAN DEMİRBAŞ LİSTESİ
MALZEME ADI
SIRA NO
1
TÜRK BAYRAĞI
2
KLİMA 3+1 SALON TİPİ
3
TELEFON
4
DOSYA DOLABI TEŞHİR İÇİ
5
EKİPMAN ÇANTA
6
KABLO TEST CİHAZI
7
SU SEBİLİ
8
BARKOD MAKİNASI
9
SU KUYUSU MOTORU
10
ANAHTAR TAKIMI
11
HARİCİ BELLEK
12
TRANSPOLETLER
13
KOLTUK
14
YEDEKLEME CİHAZI
15
VANTİLATÖR
16
SİVİÇ
17
NAVİGAZYON ALETİ
18
ELEKTRİK SÜPÜRGESİ
19
TELSİZ TELEFON
20
FAX CİHAZI
21
DİZALTI BİLGİSAYAR
22
MOTORLU TESTERE
23
MATKAP
24
KAYNAK MAKİNASI
25
BORU KESME MAKİNASI
26
TİLKİ KUYRUĞU TESTERE
27
EL FENERİ
10
ADEDİ
69
1
3
1
1
1
2
5
2
5
2
1
10
1
7
8
1
3
3
1
6
1
2
4
1
1
2
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
KALP POZLAMA MAKİNASI
ATATÜRK BÜSTÜ MASK
OTOBÜS
DOSYA DOLABI
DOSYA DOLABI YARIM
SOYUNMA DOLABI
MASA (MEMUR)
MASA (ÖĞRETİM ÜYESİ)
ÇALIŞMA MASASI (YÖNETİCİ)
KOLTUK (ŞEF)
ÇALIŞMA KOLTUĞU
MAKAM KOLTUĞU
MİSAFİR KOLTUĞU
KONFERANS KOLTUĞU
KÜRSÜ
YAZI TAHTASI
SIRA
AMFİ SIRA
YÜKSELTİCİ ASANSÖRÜ
YAZICI RENKLİ
DİJİTAL HAVA TEMİZLEME CİHAZI
ELEKTRİKLİ ISITICI
GÜÇ KAYNAĞI
1
1
1
41
40
10
40
40
5
3
135
5
10
140
3
63
2
135
1
1
2
1
1
TOPLAM
11
825
5.3-TAHAKKUK HİZMETLERİ
2014 mali yılında 1.300.000.00 TL elektrik gideri, 1.100.000,00 TL su gideri, 60.000,00 TL de haberleşme gideri ödenmiştir. Söz konusu
ödemelerin % dağılımı aşağıdaki grafikte belirtilmiştir.
5. Güvenlik
Hizmeti; 0,29
1. Elektrik; 0,12
2. Su; 0,10
3.
Haberleşme
; 0,01
Ödenen
Evrak Sayısı
4. Temizlik
Hizmeti; 0,48
Toplam
Harcanan Tutar
Elektrik
24
1.300.000,00 TL
Su
12
1.100.000,00 TL
Telekom
12
Turkcell
6
Güvenlik
Temizlik
12
12
60.000,00 TL
3.168.880,57 TL
5.131.019,16 TL
Merkez Kampüste bulunan 28 süzme su sayacı ve 28 süzme elektrik sayaçlarına ait tüketim miktarlarının hesaplanması, Strateji ve Geliştirme
Daire Başkanlığı ve işletmelere ödeme ile ilgili gerekli yazışmaların yapılması.
12
2014 mali yılında Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ve bağlı birimler için temizlik ve güvenlik hizmet
alımı gerçekleştirilmiş; Temizlik hizmeti için 5.131.019,16 TL ve Güvenlik hizmeti için 3.168.880,57 TL ödeme yapılmıştır. 2014 mali
yılında Temizlik elemanı olarak 220 kişi ve özel güvenlik elemanı olarak 130 kişi istihdam edilmiştir.
2014 mali yılı dikkate alınarak ve Üniversitemiz büyümesi göz önünde tutularak 2014 yılı tahmini bütçe hazırlığı yapılmıştır.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ayrılmış ödeneklerin kullanımıyla ilgili takibini ve tahsisi ile ilgili yazışmalarını yapmıştır.
Kadrosu daire başkanlığımızda bulunan personelin maaş işlemleri ve yazışmaları yapılmıştır.
Maaş Tahakkuk ve Bütçe Şube Müdürlüğü bir adet şube müdürü, 1 memur ve 1 geçici personel ile hizmet vermektedir.
13
5.4-GÜVENLİK HİZMETLERİ
Merkez kampüsümüz de bulunan, Rektörlük Protokol ve Personel girişi, Fen Edebiyat Fakültesi A ve B Blok, Tıp Fakültesi, Eğitim
Fakültesi, Aydın Meslek Yüksekokulu, Merkezi Derslikler, Strateji Daire Başkanlığı, Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu, Güney Nöbet Noktası
ve Doğu Kampus Ana Girişi Nöbet Noktasında 24 saat esasına göre nöbet tutulmakta ve kampus alanı Güvenlik Devriye aracıyla sürekli devriye
atılmakta, ayrıca güvenlik kameraları tarafından sürekli kontrol edilmektedir.
5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde Özel Güvenlik izni, Personel yer değişikliği ve gerekli
bildirimler, Valilik Özel Güvenlik Komisyonuna bildirilmektedir.
5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair kanun ve Yönetmeliğe göre Aydın Valiliği Denetleme Komisyonu tarafından Jandarma
Komutanlığı ve Emniyet Müdürlüğü vasıtasıyla Güvenlik birimlerimiz başarıyla denetimden geçmiştir.
Yerleşkelerimize ait Koruma planları güncellenerek İl Emniyet Müdürlüğü ve İl Jandarma Komutanlığı tarafından onaylatılmıştır.
Görev yapmakta olan Koruma ve Güvenlik personelimize Müdürlüğümüzce Hizmet içi Eğitim verilmekte ve toplantılar yapılarak sürekli
kontrol edilmekte personelimizin bilgi ve becerileri güncelleştirilmektedir.
Üniversitemizin 18. Spor Şenlikleri ve Spor Müsabakalarında güvenlik tedbirleri alınarak huzur ve güven içersinde geçmesi sağlanmıştır.
Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Özel Yetenek sınavlarında ( 05 Ağustos – 09 Ağustos 2014) güvenlik tedbirleri alınarak sınavın huzur
ve güven ortamında geçmesi sağlanmıştır.
Meydana gelen olaylarda ve yangınlarda ilk müdahaleler güvenlik ekibimiz tarafından yapılmış ve büyümesi engellenmiştir.
Atatürk Kongre Merkezinde yapılan etkinliklerde yeteri kadar güvenlik görevlisi görevlendirilerek, gerekli emniyet tedbirleri alınmıştır.
Merkez Yerleşkede çalışan Koruma ve Güvenlik personelimiz, normal çalışma saatlerinin üzerinde çalışarak sayısal olarak yetersiz
olduğundan bekçi olan personelden de destek alınarak meydana gelecek aksaklıklar önlenmektedir.
Milli Bayramlarda ve özel günlerde Merkez yerleşkemizdeki binaların bayrak asma işleri koordine edilmekte ve tören alanındaki Atatürk
anıtına çelenk koymasına eşlik edilmektedir.
14
Kampüs alanında mezuniyet törenlerinde, önemli gün ve haftalarda, öğrenci yürüyüşleri ve basın açıklamalarında gerekli sayıda güvenlik
görevlisi görevlendirilerek, güvenlik tedbirleri alınmaktadır.
Kampüs alanı sürekli kontrol edilerek, özellikle doğu yolu varyantında sürekli araçla devriye dolaşılarak alkollü, uygunsuz davranışta
bulunanlar engellenmektedir.
Yukarıda saydığımız gerekli güvenlik tedbirleri doğrultusunda tüm faaliyetlerin özgür, huzur ve güven ortamında devam etmesi
sağlanmıştır.
PERSONEL DAĞILIM ÇİZELGESİ
S.NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
YERLEŞKELER
MERKEZ KAMPÜS
KAMPÜS HASTANE
ÇARŞI HASTANE
SAĞLIK YÜKSEKOKULU
YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU
VETERİNER FAKÜLTESİ
ZIRAAT FAKÜLTESİ
SULTANHİSAR MESLEKYÜKSEKOKULU
NAZİLLİ KUYUCAK MESLEK YÜKSEKOKULU
ÇİNE MESLEK YÜKSEKOKULU
SÖKE MESLEK YÜKSEKOKULU
KARACASU MESLEKYÜKSEKOKULU
YENİPAZAR MESLEK YÜKSEKOKULU
KUŞADASI TUR.İ.MYO
DİDİM MESLEK YÜKSEKOKULU
BOZDOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU
SÜMER KAMPÜSÜ
ATÇA MESLEK YÜKSEKOKULU
İSABEYLİ KAMPÜSÜ
KÖŞK MYO
NAZİLLİ MYO
GENEL TOPLAM
15
MEVCUT KORUMA VE
GÜVENLİK SAYISI
40
26
5
5
5
8
13
7
7
5
7
4
5
9
4
6
17
5
8
3
2
191
5.5-DESTEK HİZMETLERİ
Araç Hizmetleri: Araç İşletme Birimimizde Merkezde 15 Şoför, diğer birimlerde ise 17 Şoförle Üniversitemizin ulaşım hizmetini yapmaya
çalışmaktadır. Rektörlük kayıtlarında 20 adet hizmet aracı bulunmaktadır. Mevcut şoförlerimiz ihtiyaca cevap verememektedir.
Genel Temizlik Hizmetleri: Üniversitemizin Rektörlük ve tüm birimlerinde 220 geçici personel ile birimler arası taşınırların taşınma, boya ve
küçük tadilat işleri, sosyal etkinlik hazırlıkları, birimler arası evrak taşınması, genel temizlik işlerini yürütmektedir. Yeni birimlerin açılması ile
birlikte temizlik hizmetlerindeki personel sayısı ihtiyaca cevap verememektedir.
Park ve Bahçe Hizmetleri: Merkez Kampus alanımızda bulunan parkların ve bahçelerin bakımı, yeni bitki dikimi, temizliği ve sulama işleri 1
Mühendis, 10 geçici personelle yapılmakta olup yeni personellere ihtiyaç duyulmaktadır.
16
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ TAŞIT LİSTESİ (T CETVELİ)
SIRA
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CİNSİ
MODEL PLAKASI
Kartal
Kartal
Kartal
Kartal
Kartal
Şahin S
Doğan S
Doğan slx
Fiat doblo
Fort transit
1998
2001
1992
1993
2001
1997
1997
1996
2006
2002
09 AN 366
09 AD 630
09 AN 676
09 AN 868
09 AN 957
09 AN 057
09 AN 740
09 VA 816
09 AD 003
09 FL 638
T
CETVELKAYDI
T2
T2
T2
T2
T2
T2
T2
T2
T7
T5
GÖREV YERİ
KM
NEVİ
151635
211553
ARACIN
DURUMU
FAAL
FAAL
Arızalı
FAAL
FAAL
FAAL
FAAL
FAAL
FAAL
FAAL
Didim MYO
Rektörlük
Vet. Fak
Fen-Edebiyat Fak.
Rektörlük
Rektörlük
Nazilli İİBF
Ziraat Fak
Rektörlük
Rektörlük
18200
89300
11
Bmc ambulans
1996
09 DF 161
T16
Rektörlük
30003
FAAL
Bütçe
12
Isuzu midibüs
1997
09 AN 525
T11a
Rektörlük
138388
FAAL
Fon
13
14
Isuzu midibüs
Isuzu midibüs
1996
2002
09 AN 527
09 FH 722
T11a
T11a
Rektörlük
Rektörlük
26807
188050
FAAL
FAAL
Fon
Fon
15
16
17
Isuzu kamyon
Hyundai pikap
Fiat doblo
1999
2004
2006
09 AN 324
09 AD 422
09 AD 114
T12
T7
T7
Rektörlük
Rektörlük
Tıp fakültesi
188979
108787
228166
FAAL
FAAL
FAAL
Fon
Fon
Fon
18
Fiat linea
2012
09 AN 027
T2
Rektörlük
55589
FAAL
19
Fiat linea
2012
09 AN 270
T2
Rektörlük
60480
FAAL
20
Fiat linea
2012
09 AD 403
T2
Rektörlük
43629
FAAL
21
22
Fiat linea
Bmc panelvan
2012
1995
09 AD 488
09 HE 161
T2
T 15
Rektörlük
Tıp Fakültesi
73727
38662
FAAL
FAAL
Bütçe
23
24
Mercedes amb.
Mercedes amb.
1998
2000
09 HZ 752
09 FC 543
T 15
T 15i
Tıp Fakültesi
Tıp Fakültesi
21151
166517
FAAL
FAAL
Fon
Fon
17
29827
79482
Bütçe
Fon
Fon
Fon
Bağış
Fon
Fon
25
Ford ranger
2001
09 EN 594
T4
Döner Sermaye
FAAL
Döner
sermaye
Bağış
26
Hyundai Star.
2005
09 KU 231
T5
Bozdoğan MYO
27
Hyundai Star.
2005
09 Y 3039
T5
Yenipazar MYO
FAAL
Fon
28
29
H. accent era
Peugeot min.
2009
1996
09 F 0046
09 VA 817
T2
T5
Kuyucak MYO
Çine MYO
FAAL
FAAL
Fon
Oğr.Fon
30
Motorsiklet
09 FU 518
T 18
Ziraat Fakültesi
FAAL
31
Motorsiklet
09 VD 010
T 18
Ziraat Fakültesi
FAAL
32
Fargo kamyon
1985
09 PA 729
T 13
Ziraat Fakültesi
FAAL
33
Fargo pikap
1997
09 AN 528
T7
Ziraat Fakültesi
FAAL
34
Trak. Kepçe
09.98.021.4
T 22
Rektörlük
FAAL
Bağış
35
Trak.
09 FL 829 t
T 22
Rektörlük
FAAL
Bağış
36
Trak. New Hoi. 1997
09 VE 314
T 22
Ziraat Fakültesi
FAAL
37
Trak. New Hoi. 1999
09 HZ 432
T22
Ziraat Fakültesi
FAAL
38
Trak. New Hoi. 1997
09 VE 195
T 22
Ziraat Fakültesi
FAAL
39
40
41
Trak. Kepçe
Trak. Ford
Trak. Ford
1970
1973
1969
09.98.020
09 DU 879
09 AV 988
T 22
T 22
T 22
Ziraat Fakültesi
Ziraat Fakültesi
Ziraat Fakültesi
FAAL
FAAL
FAAL
42
43
Trak. Ford
Ford kamyon
1977
1981
09 EN 373
09 FE 471
T22
T13
Ziraat Fakültesi
Ziraat Fakültesi
FAAL
FAAL
Bağış
44
Trak. Ste. 8073
1992
09 KP 396
T 22
Ziraat Fakültesi
FAAL
Bağış
45
RenaultFuluence
RenaultFuluence
RenaultFuluence
2012
09 AAD 03
T2
Rektörlük
33689
FAAL
2012
09 AAD 04
T2
Rektörlük
22126
FAAL
Bütçe
Bütçe
2012
09 AAD 05
T2
Rektörlük
39256
FAAL
Bütçe
46
47
18
FAAL
182946
2012
09 AZ 126
T2
Ziraat Fakültesi
0
FAAL
Bağış
49
50
RenaultFuluence
Fort transit
Fort transit
2013
2001
09 AAD 75
09 AN 435
T5
T5
Rektörlük
Nazilli İİBF.
15162
FAAL
FAAL
Bütçe
Bağış
51
Kartal
1998
09 AN 254
T2
İktisat Fakültesi
40100
FAAL
Bütçe
52
Mercedes
Otobüs
2014
09 ADU 79
T11b
FAAL
Bütçe
48
Rektörlük
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİNE AİT EKONOMİK ÖMRÜNÜ TAMAMLAYAN SATIŞI VEYA
HURDAYA AYRILMASI ÖNERİLEN ARAÇ LİSTESİ
SIRA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ARACIN
MARKASI
MODEL
Tofaş Kartal
1992
Tofaş Kartal
1993
Tofaş Kartal
1996
Tofaş Doğan SLX
1996
Tofaş Doğan S
1996
Tofaş Kartal
1998
Tofaş Kartal
1998
Tofaş Kartal
2001
Tofaş Kartal
2001
PLAKASI
09AN676
09AN868
09AH656
09VA816
09AN740
09AN254
09AN366
09AN957
09AD630
DURUMU
19
GÖREV YERİ
Veteriner Fakültesi
Fen Edabiyat Fak.
Turizm Otl.ve İşl.YO
Ziraat Fakültesi
Nazilli İİBF
İktisat Fak.
DidimMYO
Rektörlük
Rektörlük
5.6- İHALE YOLUYLA HİZMET VE MAL ALIM HİZMETLERİ
2014 mali yılında İhale Şube Müdürlüğümüz tarafından sunulan hizmetler aşağıdaki tablolarda özetlenmiştir.
5.6.a-HİZMET ALIMLARI
SIRA
İHALE
NO
KAYIT NO
2013/160668
1
Kargo Taşıma Hizmeti
01.01.2014-31.12.2014
SÖZLEŞME BEDELİ
(KDV HARİÇ)
40.260,00 TL.
2013/161924
Genel Temizlik Hizmeti
01.03.2014-28.02.2015
4.218.597,60 TL.
2013/162895
Özel Güvenlik Hizmeti
01.03.2014-28.02.2015
2.618.180,06 TL.
4
2013/166768
Personel Taşıma Hizmeti
01.01.2014-30.06.2014
360.000,00 TL.
5
2014/54222
Personel Taşıma Hizmeti
01.07.2014-31.12.2014
274.680,00 TL.
2
3
İHALE ADI
SÖZLEŞME SÜRESİ
5.6.b-MAL ALIMLARI
SIRA
İHALE
NO KAYIT NO
İHALE ADI
SÖZLEŞME SÜRESİ
SÖZLEŞME BEDELİ
(KDV HARİÇ)
2013/160895 Sıkıştırılmış Doğalgaz (CNG)
01.01.2014-30.06.2014
685.950,00 TL.
3
2013/157228 Elektrik Enerjisi
2013/155410 Kalorifer Yakıtı
01.01.2014-30.10.2014
15.01.2014-15.07.2014
861.656,08 TL.
648.000,00 TL.
4
2013/148588 Akaryakıt
01.01.2014-31.12.2014
302.760,00 TL.
1
2
2014/40403
Sondaj Su kuyularında kullanılmak üzere
malzeme alımı
06.0.52014-27.05.2014
38.072,50 TL.
6
2014/75046
Kalorifer Yakıtı
04.11.2014-04.03.2015
403.200,00 TL
7
2014/83490
Muhtelif Ağaç
18.09.2014-19.10.2014
138.350,00 TL.
5
20
8
2014/98101
Elektrik Enerjisi
9
10
2014/116639 Sıkıştırılmış Doğalgaz (CNG)
11
12
01.11.2014-31.12.2014
435.381,05 TL.
10.11.2014-30.05.2015
847.530,00 TL.
2014(DMO)
Taşıt Alımı
Büro –Okul Mefruşat Alımları
495.264,61 TL.
196.243,74 TL.
2014(DMO)
Tüketime yönelik Mal ve Malzeme Alımları
252.549,58 TL.
2014(DMO)
5.6.c- KİRALAMALAR
SIRA
İHALE
NO KAYIT NO
1
Açık teklif
SÖZLEŞME SÜRESİ
SÖZLEŞME
BEDELİ(1 YILLIK)
ADÜ Restoran
11.03.2014-11.03.2017
25.800,00 TL.
İHALE ADI
2
Açık teklif
Aydın Menderes Derslikleri Market Kiralama
25.03.2014-25.03.2017
42.150,00 TL.
3
Açık teklif
Aydın Menderes Derslikleri Foto. Çekim Yeri
26.03.2014-26.03.2017
42.120,00 TL.
4
Pazarlık 51/g Hastane Ek Bina Kafe Kiralama
07.07.201-07.07.2017
72.000,00 TL.
5
Açık teklif
Söke M.Y.O. Kantini Kiralama
21.08.2014-21.08.2017
24.360,00 TL.
6
Açık teklif
Nazilli İ.İ.B.F. Kantini Kiralama
28.10.2014-28.10.2017
48.000,00 TL.
7
Açık teklif
Köşk M.Y.O.Kantini Kiralama
28.10.2014-28.10.2017
5.400,00 TL.
8
Pazarlık 51/g ATM Cihaz Yeri Kiralama(İş Bankası)
16.12.2014-16.12.2017
13.100,00 TL.
21
5.7 MATBAA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
Üniversitemizin yayın ve basımla ilgili hizmetlerinin yürütüldüğü birim, 1997 yılından beri faaliyetlerini sürdürmektedir. Yönetimsel
olarak zaman zaman, farklı birimlere bağlı olarak hizmet veren birimimiz 2014 yılında Rektörlük İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı
olarak faaliyetlerini sürdürmüştür.
Mevcut teknik ekipmanına uygun olarak baskı, harman, selefon ve cilt hizmetlerinin yanı sıra grafik-tasarım hizmetlerinin verildiği
birimimizde 4 personel görev yapmaktadır.
MATBAA HİZMETLERİ MAKİNE-TEÇHİZATI
4 adet PC bilgisayar
1 adet Hewlett Packard A3 Laser Yazıcı
1 adet 9810 ADBCIK ofset baskı makinesi (tek renk)
1 adet 512 RYOBI ofset baskı makinesi (çift renk)
1 adet Riso Comcolor baskı makinesi
1 adet 70x100 cm kalıp pozlandırma makinesi
1 adet Heidelberg maşalı tipo baskı makinesi
1 adet İnterbind cilt mkainesi
1 adet Bourg Collators System Ae 16 harmanlama makinesi
1 adet Polar giyotin
1adet Toros giyotin
1 adet Tel dikiş makinesi
1 adet Pilyaj-Perforaj makinesi
1 adet Işıklı montaj masası
22
2014 YILINDA MATBAADA
GERÇEKLEŞTİRİLEN ÇALIŞMALARIN DÖKÜMÜ
BASILAN/YAPILAN İŞİN TÜRÜ
Evrak
Defter
Davetiye
Kitapçık
Afiş
Kart
Belge
Dergi
Kitap
Broşür
Diploma
Dosya
Bloknot
Takvim
BASILAN/YAPILAN MİKTAR
100.000 Adet
1.600 Cilt
3.000 Adet
61.000 Adet
1.600 Adet
70.000 Adet
10.000 Adet
560 Adet
1.700 Adet
23.000 Adet
13.000 Adet
7.100 Adet
6.050 Cilt
3.000 Adet
23
6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
Üniversitemiz İç kontrol Eylem Planında belirtilen standartlar ve eylemler 6 ayda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına
raporlanmıştır. Ayrıca 2014 yılında İç denetim birimi gerekli olan risk değerlendirmeleri yapılmıştır.
II-AMAÇ ve HEDEFLER
A-Birimin Amaç ve Hedefleri
STRATEJİK AMAÇLAR
STRATEJİK HEDEFLER
GERÇEKLEŞME DURUMU
Stratejik Amaç-1: Kamu kaynaklarının
kullanılmasında etkinliği, verimliliği,
hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamak
Hedef-1 : Standartlara uyumlu mali yönetim sistemi
oluşturmak,
Hedef-2: İş akışının düzenlenmesi ve süreçlerin
elektronik ortamda yürütülebilir hale getirilebilmesi
için donanım ve yazılımı faal kullanarak zaman ve
kırtasiye malzemelerinden tasarruf yapmak
Hedef- 3: Başkanlığımızda elektrik, su, telefon gibi
tüketimlerde tasarrufu sağlamak
Stratejik Amaç-2: Başkanlığımızda
toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi
yaparak personelin performansını artırıcı
önlemler almak
Hedef-1: Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak
çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının
sağlanması
Hedef-2: Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında
çağdaş gelişmeleri izleyebilen kendisini yenileyebilen
memurlar yetiştirilmesi
Hedef-3: Personele ek parasal imkânlar sağlanabilirliği
konusunda girişimde bulunmak
24
2014 yılında belirlenen hedefimize %99 oranında
ulaşılmış, 2014 yılında da modern teknolojik
imkanlarla hizmetin verimliliğinin artırılması
hedeflenmektedir.
2014 yılında da mevcut birimlerimizle iş akış
politikası geliştirilerek hizmette verimliğin
artırılması sağlanmaya çalışılmıştır
Kaynakların etkin ekonomik ve verimli
kullanılabilmesi amacıyla 2014 yılında tüm
birimlerin elektrik ihalesi tek merkezden
yapılmıştır.
Ödenek yetersizliği nedeniyle 2014 yılında da
hizmet içi eğitim olanakları arttırılamamıştır.
2014 yılında güncellemeler yapılmış hizmetin
sürekliliği sağlanmıştır.
2014 yılında da ek mesai sistemine devam
edilememiştir.
B- Temel Politikalar ve Öncelikler
-
Yürürlükte olan yasalara, kanun ve yönetmeliklere, tüzüklere riayet etmek
Kurumumuzun menfaatlerini her daim gözetmek,
Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olarak kamunun ve kurumumuzun menfaatini ön planda tutmak,
Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak,
Çağdaş, akılcı, demokratik ve sosyal adaleti ön planda tutan duygu ve düşünceye sahip olmak,
Tüm personeliyle özünden kopmadan, ilkeli ve kendisini yenileyen bir birim olmak,
Çevreyi ve doğal kaynakları korumak,
Takım ruhuna sahip olmak.
25
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A-Mali Bilgiler
Söz konusu bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Raporlama Şube Müdürlüğünde bulunmakta ve raporlanmaktadır.
B-Performans Bilgileri
2014 mali yılında birimizde hedeflenen mal ve hizmet alımları(personel taşıma hizmeti alımı, yakıt alımı, temizlik hizmeti alımı, tüm birimlerin
elektrik, su ve haberleşme giderleri, tedavi ödemeleri, güvenlik hizmeti alımı) herhangi bir aksaklığa meydan vermeden zamanında sağlanmıştır. Bu
kapsamda Başkanlığımızın görevleri çerçevesindeki hizmetlerini sunumu %99 oranında sağlanmıştır. 2014 yılında da Başkanlığımızın performansını
artırmaya yönelik beklentilerimiz ise;
-
Başkanlığımızın görevlerinden biride alanında yetkin donanımlı personelin yetiştirilmesidir. Bu kapsamda yetişmiş personelin başka birimlerde
görevlendirilmesi halinde, alınan yetişmiş personel yerine yeni personel görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
Personelin performansını artırma ve mali durumunu kısmen de olsa düzeltmeye yönelik ödenen ek ödeneklerin, bütün yıla yayılarak
ödenebilmesini sağlayıcı tedbirler alınmasına ve devamlılığının sağlanmasına ihtiyaç duyulmaktadır.
İhale yolu ile alımı yapılan temizlik elemanlarının, park bahçe ve tüm birimlerin temizliği için temizlik yapmak üzere daha fazla sayıda
görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
1.5 kodunda detaylı olarak verilmiştir.
2- Performans Sonuçları Tablosu
AÇIKLAMA
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan
Tahakkuk servislerince 2014 yılında kesilen yaklaşık ödeme emri belge sayısı
26
Gerçekleşme
Rakamı
Adet
590
KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
IV-
A- Üstünlükler
- Tüm kayıtların elektronik ortamda saklanması
- Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması
- Daimi internet bağlantısının bulunması
- Başkanlığımıza bağlı şube müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması
- Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar
- Teknik ve idari konuda yeterli donanıma sahip olmak.
B- Zayıflıklar
- Personele ödenen ek gelirin ödenmesinin yollarının bulunması,
- Eğitim seminerlerinin yeterli düzeyde olmaması.
C- Değerlendirme
- Çağdaş, kendisini yenileyebilen, yasal mevzuatı takip edip güncelleme yapabilen, kalifiye personel istihdamı
-
Personelin iş motivasyonunu artırıcı kaynakların yaratılmasının sağlanması
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle Kurumumuz ve Başkanlığımızın yapmayı planladığı şu
değişiklik önerilerine değinebiliriz.
-
Başkanlığımız bütçesinin önemli bir kısmını oluşturan hizmet nitelikli bütçe kalemlerinin verilen hizmet alanlarının her geçen gün büyümesi ve
Üniversitemizde ilave tesisler açılması münasebetiyle bu kalemlerdeki ödenekler artırılmalı,
-
Bütçe harcamalarında önceden hedeflenen stratejik plan ve programlarda sapmalar minimum seviyeye indirilmeli,
-
Başkanlığımızın, iş süreçlerinde, hizmet alan diğer birimlerle arz ve talep süreçleri web ortamında yapılacak bir erişim programıyla zaman
açısından gereksiz kırtasiye işlemleri ve bürokratik formaliteler önlenebilir, dolayısıyla bürokrasi azaltılarak etkin bir idari yapı kurulabilir.
-
Başkanlık çalışanlarının kapasitelerini artırmaya yönelik programlar geliştirilebilir.(Hizmet içi eğitim)
27
-
EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde
kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği
hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim
dahilindeki hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.
23/01/2015
Filiz BAYHAN
Daire Başkan V.
28