Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanım Klavuzu

Transkript

Oluşturma
Tarihi:07.12.2011
DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK
BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
KULLANICI KILAVUZU
Doküman No: FR.51
Revizyon No :
Revizyon Tarihi:
DOKÜMAN ARŞİV
VE
ELEKTRONİK
BELGE YÖNETİM
SİSTEMİ
YAZILIMI
TEMEL
KULLANICI
KILAVUZU
2013
Sürüm 6
DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ YAZILIMI
TEMEL KULLANICI KILAVUZU
Oluşturma Tarihi:07.12.2011
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Revizyon Tarihi: 01.09.2012
DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU
Özet:
Bu kılavuz, Doküman Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin kullanıcılar tarafından
verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamak üzere gerekli bilgileri içerir.
Hedef:
Doküman Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanıcılarının, etkin kullanımının
sağlanması.
1
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İÇERİK
1. ÜST MENÜ
6
1.1.ÜST MENÜ GENEL AÇIKLAMALAR
1.2.GELEN EVRAK
1.3.YENİ DIŞ YAZI
1.4.YENİ İÇ YAZI [MEMO]
1.5.YENİ BİLGİLENDİRME
1.6.YENİ VEKALET
1.7.YENİ ONAY/OLUR
1.9.SON KAYITLAR
1.8.YENİ GENELGE/DUYURU/DOSYA
1.10.EVRAK ARAMA
1.11.BEKLEYEN İŞLER
2. GEZİNME ALANI
48
2.1.GELEN EVRAKLARIM…………………………………………………… 48
2.1.1)DIŞ YAZI
2.1.2)İÇ YAZI(MEMO)
2.1.3)DIŞ YAZI(DOSYA)
2.1.4)İÇ YAZI[MEMO](DOSYA)
2.1.5)VEKALET(DOSYA)
2.1.6)GENELGE/DUYURU/DOSYA(DOSYA)
2.1.7)TOPLU EVRAK HAVALE
2.2.HAVALE ETTİKLERİM…………………………………………………….63
2.2.1)DIŞ YAZI
2.2.2)İÇ YAZI(MEMO)
2.3.İMZAMI BEKLEYENLER…………………………………………………..65
2.3.1)DIŞ YAZILAR
2.3.2)İÇYAZILAR(MEMO)
2.3.3)İADE (Düzeltme) DIŞ YAZILAR
2.3.4)İADE (Düzeltme) İÇ YAZILAR[MEMO]
2.3.5)OLURLAR
2.3.6)VEKALET ONAYI
2.3.7)GENELGE/DUYURU/DOSYA
2
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.4.GİDEN EVRAK TAKİP………………………………………………….….71
2.4.1)İMZADA BEKLEYEN DIŞ YAZILAR
2.4.2)İADE ETTİĞİM DIŞ YAZILAR
2.4.3)GİDEN DIŞ YAZILAR
2.4.4)ÇIKAN DIŞ YAZILAR
2.4.5)İMZADA BEKLEYEN İÇ YAZILAR[MEMOLAR]
2.4.6)İADE ETTİĞİM İÇ YAZILAR[MEMOLAR]
2.4.7)GİDEN İÇ YAZILAR[MEMOLAR]
2.4.8)İMZADA BEKLEYEN OLURLAR
2.4.9)ONAYLANAN OLURLAR
2.4.10)İMZADA BEKLEYEN VEKALET ONAYI
2.4.11)ONAYLANAN VEKALETLER
2.4.12)İMZADA BEKLEYEN GENELGE/DUYURU
2.4.13)ONAYLANAN GENELGE/DUYURU
2.4.14)İPTAL EDİLEN EVRAKLAR
2.4.15)KONTROLDEKİ EVRAKLAR
2.5.KİŞİYE ÖZEL………………………………………………………...……78
2.5.1)TASLAK DIŞ YAZI
2.5.2)TASLAK İÇ YAZI[MEMO]
2.5.3)TASLAK OLUR
2.5.4)TASLAK İÇ GENELGE
2.5.5)TASLAK DUYURU
2.5.6)TASLAK DOSYA
2.6.BİLGİLENDİRME&DUYURU……………………………………………..81
2.6.1)BİLGİLENDİRME&DUYURU AÇIKLAMASI
2.7.KISAYOLLAR…………………………………………………..…………..82
2.7.1)BİRİM GRUP ARAMA
2.7.2) KURUM GRUP ARAMA
2.7.3)BEKLEYEN İŞLER
2.7.4)YENİ DIŞ YAZI
2.7.5)YENİ İÇ YAZI[MEMO]
2.7.6)YENİ ONAY/OLUR
2.7.7)YENİ VEKALET ONAYI
2.7.8)YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA
2.7.9)YENİ BİLGİLENDİRME
2.7.10)SON KAYITLAR
2.7.11)KURUM ARAMA
3
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.12)KURUM TANIM
2.7.13)METİN İÇİ ARAMA
2.7.14)KULLANICI ARAMA
2.7.15)KULLANICI GRUP TANIMLAMA
2.7.16)YENİ DOSYA
2.7.17)KLASÖR LİSTESİ
2.7.18)DOSYA LİSTESİ
2.7.19)ARŞİV TANIM
2.7.20)YARDIM MASASI TALEP
2.8.RAPORLAR………………………………………………………………...96
2.8.1)LOG RAPORU
2.8.2)PERSONEL HAVALE RAPORU
2.8.3)BİRİM GELEN/GİDEN EVRAK (Direk)
2.8.4)BİRİM GELEN/GİDEN EVRAK (Süreç)
2.8.5)PERSONEL PERFORMANS RAPORU
2.8.6)BİRİM ÇIKAN EVRAK RAPORU
2.8.7)GELEN KAĞITLAR DEFTERİ
2.8.8)GİDEN KAĞITLAR DEFTERİ
2.8.9)GELEN İÇ YAZI [MEMO]
2.8.10)GİDEN İÇ YAZI [MEMO]
2.8.11)PERSONEL HAVALE DEFTERİ
2.8.12)SAKLAMA/DOSYA PLAN İSTATİSTİK
2.9.FORMLAR………………………………………………………………...107
2.10.YÖNETİM PANELİ………………………………………………………114
2.10.1)DOSYA PLAN DÜZENLEME
2.10.2)BİRİM TANIM
2.10.3)KADEME BİRİM TANIM
2.10.4)HİZMET TANIM
2.10.5)REFERANS TABLO TANIM
2.10.6)ÜNVAN TANIM
2.10.7)GENEL AYARLAR
2.10.8)DOSYA KATEGORİ TANIM
2.10.9)EK DOSYA PLANI TANIM
2.10.10)ÜLKE TANIM
2.10.11)TOPLU DOSYA PLANI TAŞIMA
2.10.12)DOSYA PLAN ARŞİV DÜZENLEME
2.10.13)SAKLAMA PLAN TANIM
2.10.14)SAKLAMA PLANINA GÖRE KONTROL
2.10.15)İMHA PLAN LİSTELERİ
4
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.16)ERİŞİME KAPALI EVRAKLAR
2.10.17)SAKLAMA ÜNİTESİ YEDEK KONTROL
2.10.18)ÜST VERİ TANIM DÜZENLEME
2.10.19)TOPLU TRANSFER
2.10.20)DOSYA PLANI YÖNETİM
2.10.21)YENİ KULLANICI
2.10.22)YETKİLENDİRME
2.10.23)ANASAYFA DÜZENİ
2.10.24)EVRAK TİPİ YÖNETİM
2.10.25)YARDIM MASASI YÖNETİM
2.10.26)FORM OLUŞTURMA
2.10.27)DOKÜMAN TİP TANIM
5
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.GİRİŞ
1.1.Amaç
Temel kullanım kılavuzunun amacı Evrak Yönetim Sistemi’ nin tüm kullanıcılar tarafından hedeflenen
düzeyde, verimli ve etkin biçimde kullanımını sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda takip eden
bölümlerde kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur
1.2.Kapsam
Temel kullanım kılavuzunun kapsamı, kullanıcıların Evrak Yönetim Sistemi vasıtası ile evrak
işlemlerini aşağıdaki işlevler ile gerçekleştirmesini sağlamaktır.
1.3.Kaynaklar
Evrak yönetimi yazılım uygulamaları.
6
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.ÜST MENÜ
1.1. ÜST MENÜ GENEL AÇIKLAMALAR
Menü butonlarının, kullanıcı bilgilerinin, birim bilgileri, tarihçe bilgilerinin yer aldığı alandır.
Menünün sol üst kısmında kurumun logosu yer alır.
EBYS’ ne giriş yapan kullanıcının Ad, Soyad ve Unvan bilgileri aşağıda belirtilen alanda yer alır.
Kullanıcının bağlı olduğu birim bilgisi aşağıda belirtilen alanda yer alır.
Kullanıcının bağlı birimin amiri aşağıda belirtilen alanda yer alır.
Butonu yardımıyla kullanıcı bilgilerine ulaşılır.
Kullanıcı Bilgileri sekmesinden kullanıcı bilgilerini görebilir. Bilgiler arasında yer alan “Tel No” bilgisi,
“Ad Soyad”, “Unvan” , “eposta” adresi, ”GSM NO” sadece kullanıcının kendisi tarafından, “T.C. Kimlik
No” bilgisi ise sadece Sistem Yöneticisi tarafından değiştirilebilir. Şifre Değiştirme alanından sadece e
imzasız giriş yapıldığı durumlarda kullanılan şifre değiştirilir. E-imzanın şifresi değiştirilemez. Paraf İsmi ,
kullanıcı paraflarda çıkacak ismini paraf ismi alanına yazar. Ayrıntılı Bilgi Metni ; kullanıcılar, evrakların
en altında yer alan bilgi için kısmını bu alandan doldurabilir. Kullanıcı aynı zamanda bağlı olduğu birimi
Bağlı Olduğu Birim alanından görebilir. Kullanıcı hangi birimin evraklarını görebiliyorsa Yetkili Olduğu
Birimler alanında o birimlerin ismi yazar.
7
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı Grup Bilgileri sekmesinden kullanıcı, sistemdeki rollerine göre baglı olduğu grupları görebilir.
Proje Bilgileri sekmesinden kullanıcı hangi projelerde yer alıyorsa bu projeleri görebilir.
Vekalet Bilgileri sekmesinden kullanıcı eğer birim amiriyse anlık olarak vekaletini bırakabilir. Birim amiri
olmayan kullanıcılar anlık vekaletini hazırlayamazlar. Vekalet bilgileri sekmesine tıkladıktan sonra aşağıdaki
gibi vekalet alanı açılır.
Vekalet edilecek birim alanına vekaleti hazırlayan kullanıcının birimi otomatik olarak gelmektedir.
Personel bağlı birim alanından kullanıcı vekaletini bırakacağı kullanıcının birimini seçer.
8
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Personel adı soyadı alanından kullanıcı vekaletini bırakacağı kullanıcıyı seçer.
Vekalet başlama tarihi alanından kullanıcı vekaletinin başlayacağı tarihi belirler.
Vekalet bitiş tarihi alanından kullanıcı vekaletinin biteceği tarihi belirler.
Evrak izleme tarihi alanından kullanıcı hangi tarihe kadar olan evraklarının vekili tarafından görüleceğini
ayarlayabilir.
Kullanıcı “Değişiklikleri Kaydet” butonuyla seçmiş olduğu kullanıcıya vekaletini bırakmış olur.
Personel Adı Soyadı alanından kullanıcı mevcut vekilini görebilir. Kullanıcı isterse sil butonuna basarak mevcut
vekilini silebilir. Kullanıcı birden fazla birime bağlı ise her bir birim için bu işlemi tekrarlamalıdır. Vekalet
sistemi kullanıcı bazlı çalışmadığı için vekalet verileceği zaman kullanıcı birden fazla birimin amiri ise her birim
için ayrı ayrı vekaletini bırakmalıdır.
Görev Bilgileri sekmesinden kullanıcı üzerindeki görevleri görebilir.
E-Posta Ayarları sekmesinden kullanıcı hangi durumlarda kendisine mail gelmesi gerektiğini ayarlayabilir.
sistemden çık butonuyla kullanıcı sistemden güvenli bir şekilde çıkış yapabilir.
Kullanıcıların yaptıkları son 10 işlemi görmeleri
“Tarihçe” butonu yardımıyla gerçekleşir.
9
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Butonları, kullanıcın son gezindiği sayfalar arasında geçiş yapılması sağlanır.
butonu aracılığıyla, kullanıcılar için hazırlanmış olan “EBYS Kullanıcı Kılavuzuna” ulaşılır.
butonu aracılığıyla, üst menünün görüntülenip gizlenmesi sağlanır.
butonu aracılığıyla,
sağ tarafta yer alan gezinti alanın görüntülenip
gizlenmesi sağlanır.
butonu aracılığıyla, arama kutucuğuna yazılan metnin
yer aldığı dokümanların listelenmesini sağlar.
1.2. GELEN EVRAK
Gelen Evrak
Kuruma, dışarıdan gelen evrakların kaydının yapıldığı alandır.
Üst menüde yer alan “Gelen Evrak” butonu ile yeni gelen evrak kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen
alanlar doldurulması zorunlu alanlardır.
10
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından evrak kaydından sonra otomatik olarak üretilmektedir.
Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi ve Durum Kaşesi alanları doldurulması gereken zorunlu alanlardır.
Evrak Cinsi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni evrak cinsi tanımı için sistem yöneticinize
başvurunuz.
Gizlilik Derecesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni gizlilik derecesi tanımı için sistem
yöneticinize başvurunuz.
11
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Durum Kaşesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni durum kaşesi tanımı için sistem
Evrakın geldiği kurum ve o kurumdaki ilgili birim aşağıda belirtilen alandan seçilir. Aranılan kurum
listede yer almıyorsa
seçeneği seçilerek tekrar arama yapılır.
Evrakın hangi kurumdan geldiğinin seçiminin yapılabilmesi için, aşağıda belirtilen menüden kurum
adına ya da haberleşme koduna göre arama yapılarak seçim yapılabilir.
Aranan kurum tüm kurumlarda da yer almıyorsa “Kurum/Şahıs Tanım” seçeneği ile ilgili alanlar
doldurularak yeni kurum tanımlaması yapılır. Kurum/Şahıs Tanım butonuna bastıktan sonra aşağıdaki
gibi kurum tanımlama alanı açılır.
12
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gelen evrakın üzerindeki konu, tarih ve sayı bilgileri aşağıda belirtilen ilgili alanlara yazılır. Evrakın
kurumumuzda, hangi birime geldiği “İlgili Birim” alanından seçilir. Gelen evrak günlü ise
“Tamamlanma Tarihi” alanından gerekli tarih seçilir.
Kuruma gelen evrakın bilgisayardan veya tarattırılarak sisteme eklendikten sonra, kurum içerisinde
hangi birimlere gönderileceği aşağıdaki İlgili Birim alanından seçilir. İlgili Birim alanındaki birimleri her
seferinde seçmek yerine otomatik olarak seçili gelme özelliği “Yönetim Paneli” n den ayarlanabilir.
Evrakın Hizmet Tanımı (Dış Yazışma, Bilgi Edinme vs.), Standart Dosya Planı ve Dili aşağıdaki
alanlardan seçilir.
Hizmet Tanımı seçimi için açılan menüden ilgili seçim yapılır. Yeni hizmet tanımı, yönetim panelinden
eklenebilir.
Standart Dosya Planı seçimi için aşağıda belirtilen ilgili alana dosya planın adı veya plan kodu
yazılarak seçim yapılabilir.
13
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gelen evrakın hazırlandığı dili belirtmek için açılan menüden dil seçimi yapılır. Yeni dil tanımı için
sistem yöneticinize başvurunuz.
Gelen Evrak ile ilgili Açıklamalar, Anahtar Kelimeler aşağıda belirtilen alanlara yazılır.
Evrakla birlikte gelen eklerin açıklaması, aşağıda belirtilen “Ekler” alanına yazılır.
Gelen dış yazı, kurumumuzdan çıkan bir dış yazıya ilişkin geliyorsa, çıkan dış yazının sayı numarası
ilgili kutucuğa yazılarak, “İlgi Ekle” butonu aracılığıyla gelen evrakla ilişkilendirilir.
Kullanıcılar “Dosya Ekle” butonu ile Ebys sistemine dosya ekleyebilir.
Dosya Ekle butonuna basılınca aşağıdaki sayfa açılır. Açılan sayfadan Dosyadan veya Tarayıcıdan
dosya ekleme seçenekleri mevcuttur.
14
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
BELGE TARAMA;
. Kullanıcı belge taratmak istediğinde belge tara butonuyla işlemini gerçekleştirebilir.
2-Belge Tarama Başlatma
Kullanıcı açılan tarayıcı ekranında aşağıda resimde görüldüğü gibi belge tara diyerek önceden
tarayıcıya yerleştirdiğimiz sayfaları taratmaya başlıyor.
Tarama işlemi bittiğinde ekranda tarama tamamlandı şeklinde uyarı penceresi geliyor. Kullanıcı
pencereyi kapatarak gerekli değişiklikleri yapmak için işlemine devam ediyor.
15
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Ekranda taratılan belgeler aşağıda şekildeki gibi görünüyor.
3-Taratılan Toplam Sayfa Sayıları
Toplam taratılan sayfa sayısı ve şu anda gösterilen mevcut sayfa numarasının gösterildiği alandır.
16
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
4-Tarama Profili
Tarama profilinin gösterildiği alandır. Kullanıcı çözünürlük, sayfa boyutu, renk tonlama, ADF(toplu
sayfa okuyucu) ve tarayıcı ara yüzü kullanımını seçebilmektedir.
5-Ön İzleme
Kullanıcının tarayıcıda tarattığı sayfaların ön izlemesinin gösterildiği alandır.
17
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6-Görüntü İşlemleri
Kullanıcının sistemde tarattığı belge üzerinde değişiklikler yapabildiği alandır.
6.1.Açı Düzelt
Açılı (yamuk) taranmış sayfaların açılarını otomatik olarak düzeltmemizi sağlayan alandır.
18
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.2.Bu Sayfayı Sil
Görüntülenen sayfayı sildiğimiz alandır.
6.3.Kırpma Başlat
Belgede istediğimiz ölçülerde kırpma yapabildiğimiz alandır. Kırpma Başlat işleminde, ilk önce
tıklanarak yapılacak işlemin seçim ekranı açılır, kırpılacak alan seçildikten sonra ikinci kez aynı butona
basıldığında bu işlem gerçekleşir.
6.4.Bölge Silme Başlat
Seçtiğimiz bölgeyi silebildiğimiz alandır. Bölge Silme işlemlerinde, ilk önce tıklanarak yapılacak işlemin
seçim ekranı açılır, seçim yapıldıktan sonra ikinci kez aynı butona basıldığında bu işlem gerçekleşir.
Silinen bölge beyaz olarak doldurulmaktadır.
6.5.Siyah Kenarlık Temizle
Taratılan evrakta siyah kenarlıklar varsa temizleyebildiğimiz alandır.
19
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.6.Belge Sonuna Dosya Ekle
Belgenin sonuna ekleme yapabildiğimiz alandır. Belge Sonuna Dosya Ekle sadece “.tif/tiff” uzantılı
dosyalar eklenebilmektedir.
6.7.Yatay Çizgi Temizle
Belgede bulunan yatay çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Yatay Çizgi Temizle sadece kenarlardaki
çizgileri siler.
6.8.Dikey Çizgi Temizle
Belgede bulunan dikey çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Dikey Çizgi Temizle sadece kenarlardaki
çizgileri siler.
6.9.3X3 Alan Temizle
6.11.Zımba Delikleri Temizle
20
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Belgede bulunan zımba deliklerini temizleyebildiğimiz alandır.
7.Belge Yakınlaştırıp Uzaklaştırma
Kullanıcının tarattığı sayfaları yakınlaştırıp uzaklaştırabildiği alandır. Diğer yandan yakınlaştırma ve
uzaklaştırma işlemleri farenin “scroll” tuşuyla da uygulanabilmektedir.
21
8.Belge Döndürme
Kullanıcının tarattığı sayfaların yönünü sağa ve sola çevirebildiği alandır.
22
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
9.Sayfalar Arası Geçiş
Kullanıcının tarattığı belgenin sayfaları arasında ileri geri yaparak geçiş işlemlerini gerçekleştirebildiği
alandır. Sayfalar arası geçişler yukarı aşağı klavye tuşları ile de yapılabilmektedir.
23
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
10.Tarama Ekranını Temizleme
Ekranda taranan belge ve yapılan işlemler temizlenmek istendiğinde, temizleme butonuyla tarama
işlemini başa alabildiğimiz alandır.
11.Belge Kaydetme
Kullanıcı belgeyi tarattıktan ve gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan kaydet
butonuyla taratılan belgeyi sisteme kaydettiği alandır.
24
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
DOSYADAN
Dosyadan seçeneğiyle kullanıcı kendi bilgisayarından sisteme dosya ekleyebilir ve gönderebilir. Dosya
eklendikten sonra kaydet butonuyla gelen evrak alanına dönülür.
25
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gelen evrak alanında işlemimizi bitirdikten sonra aşağıdaki butonlar ile eklediğimiz dosyayı ilgili
birimlere havale ederiz.
“
“
” butonu ile evrak kaydedilir ve ilgili birime havale edilir.
” butonu ile evrakın daha sonra yeniden kullanılması için taslak olarak kaydedilir.
Yeni bir gelen evrak kaydı için “
” butonu kullanılır.
1.3. YENİ DIŞ YAZI
Kurum dışına gönderilmek üzere yazılan evrakların hazırlandığı alandır.
Üst menü alanında yer alan “Yeni Dış Yazı” butonu ile yeni dış yazı kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen
alanlar doldurulması zorunlu alanlardır.
26
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sayı alanına EBYS tarafından
geçici bir numara verilir. Evrak, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra otomatik olarak
sıradaki numarayı alır.
Evrak Cinsi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni evrak cinsi tanımı için sistem yöneticinize
başvurunuz.
27
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan evrakın gideceği Kurum ve/veya Kurumlar “Gönderildiği Birim” menüsünden seçilir. Aranan
kurumun sık kullanılanlar listesinde olmaması halinde “
seçim yapılır.
28
” seçeneği işaretlenerek tekrar
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Grup Liste butonuyla gönderilen
kurumları tek tek seçmek yerine kurumlar, belirli bir grup altında toplanabilir ve bu grup seçildiğinde
kurumlar, gönderildiği kurum alanına topluca gelecektir.
Seçilen kurum ve/veya kurumlar aşağıdaki gibi listelenir. İlgili Makama göre Gereği veya Bilgi olarak
seçilebilir.” ”seçeneği ile yapılan seçimler listeden kaldırılır.
Evrakın gönderileceği kurumun üst yazıda çıkacak olan adının düzenlenebilmesi için kurum adına çift
tıklanarak açılan ekrandan düzenleme yapılır ve
“
Yazılan yazının imzalanacağı son makam “İmza Makamı” menüsünden seçilir.
29
” butonuna basılır.
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan yazının dil seçimi “Dil” menüsünden yapılır. Varsayılan olarak Türkçe dil seçimi
gelmektedir.
Hazırlanan dış yazıya ilişkin plan “Standart Dosya Planı” menüsünden planın adına veya koduna
göre seçilir.
Sık kullanılan bir standart dosya planı “
“
” butonu yardımıyla eklenir.
” butonu ile sık kullanılanlara eklenen standart dosya planı ilgili menüden seçilir.
30
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan evrakın Özü/Konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alalara yazılır.
Hazırlanan evrakın açıklamları ve evraka ait anahtar kelimeler ilgili alanlara yazılır.
Hazırlanan dış yazıya ait ekler, aşağıda yer alana “Ekler” alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs..)
belirtilir.
31
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Evrakın kurum dışına hangi yolla gideceği
“Teslim Bilgileri” alanından seçilir.
İşlemler menüsünden yazmak istediğimiz metni yazabiliriz. Ön izlemesini yapabiliriz.
Metin Düzenleme (Text Editor) ;
Metin düzenleme ekranında yazı direkt olarak hazırlanır ya da var olan dosyalardan kopyala/yapıştır
metodu ile yazı EBYS’ne yüklenir.
Yazının içerisinde yapılacak değişiklikler, Metin Düzenlemede üst menüde yer alan fonksiyonlar
aracılığıyla yapılabilir.
32
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
ek metin butonuyla imzadan sonra herhangi bir metni ekleyebiliriz.
Evrakın yazıldığı dil aşağıdaki menüden belirtilir. Seçilen dil seçeneğine göre kurum adı bilgisi
belirtilen dile göre metine gelir.
Metinde yer alan imza, ekler ve dağıtım bilgileri arasındaki satır aralıkları aşağıda belirtilen alanlara
yazılır.
Oluşturulan yazıya ait ilgi tutulması gereken evrak varsa aşağıda belirtilen evrak numarası yazılarak
hazırlanan yazıya ilgi tutulur. Ara butonuyla tutmak istediğimiz ilgiyi arayıp bulabiliriz.
33
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Sistem dışı butonuyla sistemde olmayan evraklar eklenebilir. Butona tıklandıktan sonra Sistem Dışı
Yazı metinine çift tıklanır ve aşağıdaki gibi bir alan açılır. Bu alana sistemde olmayan yazının ilgisi
yazılır.
Ara
butonuyla sistemde olan ilgisi tutulacak yazılar aranıp eklenebilir.
Butona basıldıktan sonra aşağıdaki gibi bir alan açılır.
34
Üst yazıyla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa “
eklenir.
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
” butonu yardımıyla
Butona bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır.
Açılan sayfadan Dosyadan veya Tarayıcıdan dosya ekleme seçenekleri mevcuttur.
BELGE TARAMA;
. Kullanıcı belge taratmak istediğinde belge tara butonuyla işlemini gerçekleştirebilir.
35
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
36
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
4-Tarama Profili
5-Ön İzleme
37
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.1.Açı Düzelt
38
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.2.Bu Sayfayı Sil
6.3.Kırpma Başlat
39
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
çizgileri siler.
çizgileri siler.
40
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
41
8.Belge Döndürme
42
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
43
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
11.Belge Kaydetme
44
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına atmış oldukları kendi
dosyalarınından istediklerini imzalanması için ekleyebilirler.
Üst yazıyla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa “
butonu yardımıyla eklenir.
”
Evrakın; kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak
yazılmaktadır.
Hazırlanan dış yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır.
Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir. Taslak adını girdikten sonra
taslak kaydet dememiz gerekmektedir.
dosyala butonuyla yazı kullanıcının taslaklarına kaldırılır.
45
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması
gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir.
Butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından
onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir.
butonu evrakın EBYS’ den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip
veritabanında tutulmaktadır.
Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar “Paraf/İmza Listesi” alanından seçilerek “Paraf Ekle”
butonu yardımıyla listeye eklenir.
Hazırlanan evrakı imzalayacak olan son imza makamı belirtilen alandan seçilerek eklenir.
Hazırlanan evrakı paraflayacak ve imzalayacak olan makamlar aşağıdaki listede görüntülenir.
Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre
okları yardımıyla değiştirilir.
46
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.4 YENİ İÇ YAZI
Kurum içinde hazırlanan yazıların oluşturulduğu alandır.
Yeni iç yazı düzenlemek için üst menüde yer alan “Yeni İç Yazı” bağlantısına tıklanır.
sıradaki numara alınır.
47
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Yazılan yazının imzalanacağı son imza makamı “İmza Makamı” menüsünden seçilir.
Hazırlanan yazının kurum içerisinde havale edileceği personel listesi “Havale Edilecek (Gönderilecek)
Birim Seç” alanından seçilir.
Açılan listeden evrakın gönderileceği Birim ve Personeller seçilir. Seçilen kişinin ilgisine göre evrak,
“Gereği”, “Bilgi”, “Görüş” olarak gönderilir.
Havale edilecekler listesine eklenen birim ve kullanıcılar evrak bilgilerinde listelenir.
48
“
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan evrakın Özü/Konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alalara yazılır.
49
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan evrakın açıklamları ve evraka ait anahtar kelimeler ilgili alanlara yazılır.
Hazırlanan iç yazıya ait ekler, aşağıda yer alana “Ekler” alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs..)
belirtilir.
Sistem dışı butonuyla sistemde olmayan evraklar eklenebilir. Butona tıklandıktan sonra Sistem Dışı
Yazı metinine çift tıklanır ve aşağıdaki gibi bir alan açılır. Bu alana sistemde olmayan yazının ilgisi
yazılır.
50
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Ara
butonuyla sistemde olan ilgisi tutulacak yazılar aranıp eklenebilir.
Butona basıldıktan sonra aşağıdaki gibi bir alan açılır.
51
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
52
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
yazılır.
hazırlanan yazıya ilgi tutulur. Ara butonuyla tutmak istediğimiz ilgiyi arayıp bulabiliriz.
Sistem Dışı butonuyla serverda olmayan bir evrakı ilgi tutmak istediğimizde ilgi tutabiliriz. Butona
basıp üzerine çift tıklayarak evrakın ismini yazmamız yeterlidir.
eklenir.
Butuna bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır.
53
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
54
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
55
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
4-Tarama Profili
5-Ön İzleme
56
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.1.Açı Düzelt
57
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.2.Bu Sayfayı Sil
6.3.Kırpma Başlat
58
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
çizgileri siler.
çizgileri siler.
59
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
60
8.Belge Döndürme
61
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
62
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
11.Belge Kaydetme
63
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına daha önceden attıkları
dosyalardan istediğini imzalanması için ekleyebilirler.
”
yazılmaktadır.
Hazırlanan iç yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır.
Taslak adı kısmına taslak adını girip
butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir.
Butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması
64
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından
butonu evrakın EBYS’den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip
65
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.5.YENİ BİLGİLENDİRME
Bilgilendirme ve Duyuruların yapılabileceği alandır.
Yeni Bilgilendirme hazırlamak için gezinti alanında üst menüde yer alan “Yeni Bilgilendirme” butonuna
tıklanır.
Bilgilendirmenin konusu aşağıda belirtilen “Bilgilendirme Konusu” alanına yazılır.
Bilgilendirme ile ilgili açıklamalar aşağıda belirtilen “Detaylı Açıklamalar” alanına yazılır.
66
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Bilgilendirmenin ne zaman yapılacağı ve yapılan bilgilendirmenin süresi aşağıda belirtilen,
“Bilgilendirme Tarihi” ve “Süresi” alanlarına yazılır.
Hazırlanan bilgilendirmenin gönderileceği kişiler aşağıda belirtilen menüden seçilir. Sadece belirli
personellere gönderileceği gibi tüm personellere de gönderilebilir.
veya personeller listeye eklenir.
butonuyla seçilen personel
Bilgilendirmenin yapılacağı personel ve/veya birimler aşağıda listelenir.
Hazırlanan bilgilendirmeye ait dosya varsa
Bilgilendirmenin kayıt tarihi ve kaydeden kişi bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır.
butonu yardımıyla hazırlanan bilgilendirme ilgililere gönderilir.
1.6.YENİ VEKALET ONAYI
Birim amirinin başka bir kullanıcıya vekâletini vermesini sağlayan yapıdır. Birim amiri olmayan
kullanıcılar, “birim amirinin başka bir kullanıcıya vekâletini vermesi işlemini” kendilerinin yaptığı
alandır.
67
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Vekâlet oluşturma yapısına, üst menüde yer alan “Yeni Vekâlet” ya da kısayollar menüsünde yer alan
“Yeni Vekâlet Onayı” butonları aracılığıyla ulaşılır.
ya da
Yeni bir vekâlet hazırlamak için aşağıdaki ekranda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir.
Hazırlanan vekâlet onayının en son hangi makam tarafından onaylanacağı “İmza Makamı” alanından
seçilir.
68
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcının birden fazla görev aldığı birim varsa, vekâlet bırakacağı birim, “Vekâlet Edilecek Görev”
alanından seçilir.
NOT : Vekalet edilecek birimdeki kullanıcının makamı izin, rapor vs. dışında tayin, emekliliğe ayrılma
gibi nedenlerle boşaldıysa, vekalet verilirken “Boş Kadro” seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir.
Kullanıcının yerine vekâlet edecek olan görevli aşağıda belirtilen alandan seçilir. Yerine Vekâlet
Edilecek Kullanıcı alanına ise EBYS tarafından otomatik olarak kullanıcının adı yazılmaktadır.
Vekâlet nedeni aşağıda belirtilen alana yazılır.
Vekâlet süresi, aşağıda belirtilen “Vekâlet Başlama ve Sona Erme Tarihi” alanında belirtilir.
Hazırlanan vekâlet onayıyla ilgili açıklama “Vekâlet Açıklaması” alanında belirtilir.
Hazırlanan vekâlet onayına ilişkin Standart Dosya Planı aşağıda belirtilen menüden seçilir.
69
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Evrak kayıt tarihi ve evrakı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır.
Hazırlanan vekâlet onayına ilişkin Paraf/İmza Listesi aşağıdaki gibi listelenir.
1.7.YENİ ONAY/OLUR
Yeni Onay/Olur’ların oluşturulduğu alandır.
Üst menü alanında yer alan “Yeni Onay/Olur” yardımıyla hazırlanır. Kırmızı ile belirtilen alanlar
doldurulması zorunlu alanlardır.
70
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
sıradaki numarayı alır.
Hazırlanan Onay/Olur’un imzalanacağı son makam “İmza Makamı” menüsünden seçilir.
71
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan Onay/Olur’un gönderileceği makam “Gönderilen Makam” alanında metinde çıkacak şekilde
belirtilir.
“
72
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan Onay/Olur’un Özü/Konusu ilgili alalara yazılır.
Hazırlanan Onay/Olur’a ait açıklamalar aşağıda belirtilen alana yazılır.
Hazırlanan dış yazıya ait ekler, aşağıda yer alana “Ekler” alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs.)
belirtilir.
73
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İşlemler menüsünden yazmak istediğimiz metni yazabiliriz. Ön izlemesini yapabiliriz.
74
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
ek metin butonuyla imzadan sonra herhangi bir metni ekleyebiliriz.
yazılır.
hazırlanan yazıya ilgi tutulur.
75
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Sistem Dışı butonuyla serverda olmayan bir evrakı ilgi tutmak istediğimizde ilgi tutabiliriz. Butona
basıp üzerine çift tıklayarak evrakın ismini yazmamız yeterlidir.
eklenir.
Butuna bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır.
76
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
77
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
4-Tarama Profili
78
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
5-Ön İzleme
79
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
6.1.Açı Düzelt
6.2.Bu Sayfayı Sil
6.3.Kırpma Başlat
80
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
çizgileri siler.
81
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
çizgileri siler.
82
83
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
8.Belge Döndürme
84
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
85
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
11.Belge Kaydetme
86
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına daha önceden attıkları
dosyalardan istediğini imzalanması için ekleyebilirler.
”
yazılmaktadır.
Hazırlanan dış yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır.
Taslak adı kısmına taslak adını girip
Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir.
87
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Butonu evrakın EBYS’den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip
veritabanın da tutulmaktadır.
88
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İki imzalı onay olur yazılarında imzası evrakta çıkmayacak olan kullanıcının ismi dinamik kutulardan silinir.
Dinamik kutudan ismi silinen kullanıcı parafta yer alır.
1.8. YENİ GENELGE/DUYURU/DOSYA
Kullanıcıların Genelge/Duyuru/Dosya yayınlayabilecekleri alandır.
Kısayollar menüsünde yer alan Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosya bağlantısından hazırlanır.
Aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir.
89
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanacak evrak tipi aşağıda belirtilen “Evrak Tipi” menüsünden seçilir.
Hazırlanan evrak en son hangi makam tarafından imzalanacağı “İmza Makamı” menüsünden seçilir.
Hazırlanan evrak ait plan “Standart Dosya Planı” alanından seçilir
Hazırlanan evrakın başlık bilgisi aşağıda belirtilen Özü/Konusu alanına yazılır.
90
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Hazırlanan evrakla ilgili ekler varsa, aşağıda belirtilen alana yazılır.
Hazırlanan evraka ilişkin ilgi tutulması gerekiyorsa aşağıda belirtilen ilgi alanında seçilir.
Hazırlanan evrakla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa “
yardımıyla eklenir.
Hazırlanan evrakla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa “
” butonu
”
Hazırlanan evrak ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır.
Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir.
91
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Butonu evrakın EBYS’den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip
Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar, aşağıda belirtilen listeden seçilir. Bu alandan
sadece bağlı olduğumuz birimde yer alan kullanıcıları seçebiliriz.
Oluşturulan Paraf/İmza Listesi aşağıdaki gibi listelenir. Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre imzalar
arasında sıralama değişikliği yapılabilir.
1.9. SON KAYITLAR
Kullanıcın yaptığı son 10 evrak kayıtlarının gösterildiği alandır.
Gezinti alanında yer alan “Son Kayıtlar” butonu yardımıyla ilgili alana ulaşılır.
92
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcının yapmış olduğu kayıtlar, gruplanmış olarak (Gelen Dış Yazı, İç Yazı (Memo) ve Giden Dış
Yazı, Onay Olur) açılan menüde listelenir.
Evrak başlık bilgilerinin en sağında bulunan
ulaşılabilir.
butonu aracılığıyla evrakın detaylı bilgilerine
1.10.EVRAK ARAMA
EBYS’ne kaydedilmiş olan evrakların sorgulandığı alandır.
93
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Menü’de yer alan “Evrak Arama” butonu yardımıyla ilgili alana ulaşılır.
Evrak arama alanında yer alan sorgu kriterlerinden, aranan evraka uygun alanlar doldurulduktan sonra
butonuyla arama yapılır. Sorgu sonucu sayfanın alt kısmında görüntülenir.
1.11.BEKLEYEN İŞLER
Kullanıcının üzerinde bekleyen evrakların takip edildiği alandır.
94
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcının bekleyen işleri aşağıdaki gibi listelenir.
Bu alan, bekleyen evraklara ait yapılması gereken işlere göre gruplanmıştır.
1)Yazının karşısındaki ‘İŞLEM YAP’ butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir.
Evrak bilgilerinin sağ tarafında yer alan işlem yap
aşağıda belirtildiği gibi listelenir.
butonu ile evrak bilgilerine ulaşır. Evrak bilgileri
Üst menüde yer alan sekmeler aracılığıyla evrak bilgileri görüntülenebilir.
2)Yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz.
95
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2. GEZİNME ALANI
2.1.GELEN EVRAKLARIM
2.1.1) GELEN EVRAKLARIM – DIŞ YAZI
Kullanıcıya gelen bütün evraklar ‘Gelen evraklarım’ menüsünde listelenir. Gelen dış yazılar ‘Dış Yazı’
menüsünden görüntülenebilir.
96
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler.
Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler.
Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar.
GELEN EVRAKLAR DA İKİ TÜR İŞLEM YAPILABİLİR:
1)Listelenen gelen dış yazının karşısındaki ‘İŞLEM YAP’ butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ
sekmesi görüntülenir.
2)Listelenen gelen dış yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz.
1)“İŞLEM YAP” BUTONU İLE YAPILAN İŞLEMLER
a. EVRAK BİLGİLERİ
EVRAK BİLGİLERİ sekmesinde daha önceden açıklanmış gelen evrakın genel alanları yer almaktadır.
97
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
KULAKÇIK EKLE: Kulakçık ekle butonuna tıklayarak Not Ekle penceresinden kulakçık notu eklenebilir.
Eğer kulakçığı özel olarak bir kişiye göndermek isterseniz; Kişiye Özel açılır listesinden ilgili kullanıcıyı
seçmeniz gerekmektedir. Not Görünüm açılır listesinden tüm ilgililere, önceki ilgililere ya da sonra
ilgililere olarak seçme olanağı vardır. Not yazılıp alanlar seçilip ‘Kaydet’ butonuna basılarak kulakçık
eklenir. Pencereden çıkış için ‘Vazgeç ’ butonuna basılır.
Gelen Dış Yazıya eklenen Kulakçık genel notlar alnında görünmektedir ve kaldır simgesine tıklanarak
kulakçık silinebilir.
HAVALE EDENE CEVAP NOTU: Gelen evrakı havale eden kişiye not yazmak amacıyla
kullanılmaktadır. Konu ve detaylı açıklama girilerek ‘Kaydet’ butonuna basılıp kaydedilir. Pencereden
çıkış için ‘Vazgeç ‘butonuna basılır.
98
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Havale edene cevap notu, Havale Notları alanında görüntülenmektedir. Ve kaldır simgesine
tıklanarak ‘Havale Edene Cevap Notu’ silinebilir.
BİLGİ AMAÇLI EK DOSYA(LAR): Gelen dış yazıdaki taranmış ve ek olarak yüklenmiş metin bu alanda
PDF formatında bulunmaktadır. Evrakı görüntülemek için taranmış dosyanın üzerine çift tıklanmalıdır.
Akabinde ‘Aç’ butonuna basarak görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Metin Önizleme sekmesinden de ek
dosya metnini görebilirsiniz.
EVRAK BİLGİLERİ BUTON AÇIKLAMALARI;
KATEGORİ BELİRLE: Dosya Açıklamasını yazıp, Dosya Kategorisini seçip evrakı istediğiniz
kategoride ‘Kaydet ’ butonuna basarak dosyalayabilirsiniz. Sistemde varsayılan kategorileri kullanabilir
ve ayrıca yeni kategori(ler) tanımlayabilirsiniz.
DOSYALA: Dosyala butonuyla gelen dış yazıyı, Gelen Evraklarımın alt menüsü olan ‘Dış Yazı
(Dosya)’menüsünden görüntüleyebilirsiniz.
99
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Dış Yazı(Dosya) menüsüne ilgili evrak kaydedilmiş durumdadır. Ve belirlediğimiz kategori rengiyle
gözükmektedir.
İLGİLİ İÇ YAZI DÜZENLE:
Butonuna basılarak İlgili İç Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve iç yazı
oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir iç yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak
iç yazıya eklenir.
NOT: Yeni İç Yazı yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili İç
Yazı Düzenlemenin yeni iç yazı(memo) oluşturmaktan farkı yoktur.
İLGİLİ DIŞ YAZI DÜZENLE:
Butonuna basılarak İlgili Dış Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve dış yazı
oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir dış yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak
dış yazıya eklenir.
NOT: Yeni Dış Yazı yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili
Dış Yazı Düzenlemenin yeni dış yazı oluşturmaktan farkı yoktur.
GELEN EVRAK İADE:
Butonuna basarak gelen dış yazıyı size gönderen kişiye iade edebilirsiniz.
b. EVRAK HAVALE
EVRAK HAVALE sekmesinden gelen dış yazı, gerekli görülecek birimlere ya da personellere gereği,
bilgi, görüş, koordinasyon ya da koordinatör olarak havale edilebilir.
100
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Seçili olan havale durumuna göre ekle butonuyla kişiye havale gönderilebilir.
Ekle Simgesi:
HAVALE DURUMLARI
Ger: Gereği
Bil: Bilgi
Gör: Görüş
Kds: Koordinasyon
Kdt: Koordinatör
Havale durumlarından gereği, bilgi, görüş, koordinasyon, koordinatör olanlardan birisi seçilir.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği", yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi" kısmından işaretlenir.
Koordinasyon:
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır
aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır.
Koordinatör:
Koordinasyon işini yapan kişidir.
BİRİME HAVALE: Birim havale çerçevesinde sadece birim amirleri listede bulunmaktadır. Bu
bölümden havale yapılacak amirler ve havale durumları seçilerek ilgili amirler havale listesine eklenir.
Ve ‘Havale Et’ butonuna basılarak listedeki herkese havale gönderilir.
PERSONELE HAVALE: Personele havale çerçevesinde sadece personeller listede bulunmaktadır.
Bu bölümden havale yapılacak personeller ve havale durumları seçilerek ilgili personeller havale
listesine eklenir.
KİŞİYİ HAVALE LİSTESİNE EKLE: Havale edilebilecek kişiler listesinde olmayan bir kişiyi eklemek
için kullanılır.
SEÇİM TEMİZLE: Havale edilecek kişi seçimine yeniden başlamak için kullanılır.
GRUP LİSTE: Daha önceden oluşturulmuş gurupların kullanıcılarına havale yapılabilmesini sağlar.
SEÇİLEN BİRİM AMİRLERİNİ VE PERSONELLERİ LİSTEYE EKLE: Havale göndermek için seçilmiş
kişileri alt çerçeveye listeler.
101
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Havale Et & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir ve çıkış sağlar.
Havale Et & Dosyala & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir, dosyalar ve çıkış sağlar.
Dosyala & Çıkış: Listeyi dosyalar ve çıkışı sağlar.
Havale Et: Listedeki herkese havaleyi gönderir.
Seçilenlere Not ekle: Seçilen kişilere genel not eklenir.
c. METİN ÖNİZLEME SEKMESİ
METİN ÖNİZLEME sekmesinden gelen dış yazı metninin ön izlemesi yapılabilmektedir.
d. İLGİLİ EVRAKLAR KLASÖRÜ SEKMESİ
İlgili Evrak Klasörü sekmesinde Gelen Dış Yazı ile ilişkilendirilmiş yazı(lar) görüntülenmekte ve
tutulmaktadır.
e. ROTA BİLGİSİ SEKMESİ
Gelen Dış Yazının izleyeceği yolu, gideceği kişileri ve ayrıntılı bilgileri görüntüleyen sekmedir.
102
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
f. İŞ AKIŞI
Gelen Dış Yazının iş akışını grafik olarak gösteren sekmedir. Evrakın, havale durumları, evrakın
dolaşımı gösterilmektedir. Ayrıca işlemin hangi durumda olduğu renklerle tanımlanmıştır.
103
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2. EVRAK GÖSTER
Gelen Dış Yazılarda görüntülenen evrakların üzerine çift tıklayarak evrakı görüntüleyebilirsiniz.
Gelen Dış Yazı – Evrak Göster Butonları
KAPAT: Açık durumda olan evrakı kapatmanızı sağlar.
YAZDIR: Evrakın künyesini yazdırmanızı sağlar.
İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Standart Dosya Planı ve diğer zorunlu olmayan alanlarda değişiklik
ya da güncellemeler yapılmasına imkân sağlar.
YENİ EVRAK: Yeni evrak oluşturmanızı sağlar.
DOSYA PLANI İLİŞKİLENDİR: Evrakı bir dosya planı ile ilişkilendirebilirsiniz.
EVRAK İPTAL ET: Evrak iptal grubunda olan kullanıcılar evrakı iptal edebilir.
EVRAKI ERİŞİME KAPAT: Evrakı iş akışındaki kişilerin erişimine kapatabilirsiniz. Sonra aynı buton
erişime açmanıza imkân sağlar.
ÇIKTILARI DÜZENLE: Evrak çıkıtlarını düzenler.
2.1.2) GELEN EVRAKLARIM- İÇ YAZI
Kullanıcıya gelen bütün evraklar ‘Gelen evraklarım’ menüsünde listelenir. Gelen iç yazılar
104
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
GELEN EVRAKLAR DA İKİ TÜR İŞLEM YAPILABİLİR:
1)Listelenen gelen dış yazının karşısındaki ‘İŞLEM YAP’ butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ
sekmesi görüntülenir.
2)Listelenen gelen dış yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz.
1)“İŞLEM YAP” BUTONU İLE YAPILAN İŞLEMLER
a. EVRAK BİLGİLERİ
‘İŞLEM YAP’ tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir.
HAVALE EDENE CEVAP NOTU: Gelen içyazıyı havale eden kişiye not yazmak amacıyla
kullanılmaktadır. Konu ve detaylı açıklama girilerek ‘Kaydet’ butonuna basılıp kaydedilir. Pencereden
çıkış için ‘Vazgeç ‘butonuna basılır.
105
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Havale edene cevap notu, Havale Notları alanında görüntülenmektedir. Ve kaldır simgesine
tıklanarak ‘Havale Edene Cevap Notu’ silinebilir.
BİLGİ AMAÇLI EK DOSYA(LAR): Gelen iç yazıdaki taranmış ve ek olarak yüklenmiş metin bu alanda
PDF formatında bulunmaktadır. Evrakı görüntülemek için taranmış dosyanın üzerine çift tıklanmalıdır.
Akabinde ‘Aç’ butonuna basarak görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Metin Önizleme sekmesinden de ek
dosya metnini görebilirsiniz.
KATEGORİ BELİRLE: Dosya Açıklamasını yazıp, Dosya Kategorisini seçip evrakı istediğiniz
kategoride ‘Kaydet ’ butonuna basarak dosyalayabilirsiniz. Sistemde varsayılan kategorileri kullanabilir
ve ayrıca yeni kategori(ler) tanımlayabilirsiniz.
DOSYALA: Dosyala butonuyla gelen dış yazıyı, Gelen Evraklarımın alt menüsü olan ‘Dış Yazı
(Dosya)’menüsünden görüntüleyebilirsiniz.
106
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İç Yazı (Dosya) menüsüne ilgili evrak kaydedilmiş durumdadır. Ve belirlediğimiz kategori rengiyle
gözükmektedir.
İLGİLİ İÇ YAZI DÜZENLE:
butonuna basılarak İlgili İç Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve iç yazı
oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir iç yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak
iç yazıya eklenir.
NOT:
Yeni İç Yazı(memo) yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla
açıklanmıştır. İlgili İç Yazı Düzenleme’nin yeni iç yazı(memo) oluşturmaktan farkı yoktur.
İLGİLİ DIŞ YAZI DÜZENLE:
butonuna basılarak İlgili Dış Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve dış yazı
oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir dış yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak
dış yazıya eklenir.
NOT: Yeni Dış Yazı oluşturulması üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır.
İlgili Dış Yazı Düzenleme’nin yeni dış yazı oluşturmaktan farkı yoktur.
b. EVRAK HAVALE
EVRAK HAVALE sekmesinden gelen dış yazı, gerekli görülecek birimlere ya da personellere gereği,
bilgi, görüş, koordinasyon ya da koordinatör olarak havale edilebilir.
107
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Ekle Simgesi: Seçili olan havale durumuna göre ekle butonuyla kişiye havale gönderilebilinir.
HAVALE DURUMLARI
Ger: Gereği
Bil: Bilgi
Gör: Görüş
Kds: Koordinasyon
Kdt: Koordinatör
BİRİME HAVALE: Birim havale çerçevesinde sadece birim amirleri listede bulunmaktadır. Bu
bölümden havale yapılacak amirler ve havale durumları seçilerek ilgili amirler havale listesine eklenir.
Ve ‘Havale Et’ butonuna basılarak listedeki herkese havale gönderilir.
PERSONELE HAVALE: Personele havale çerçevesinde sadece kendi birimindeki personeller listede
bulunmaktadır. Bu bölümden havale yapılacak personeller ve havale durumları seçilerek ‘Birim
Amirlerini ve Personelleri Listeye Ekle’ butonuna basılarak ilgili personeller havale listesine eklenir.
KİŞİYİ HAVALE LİSTESİNE EKLE: Havale edilebilecek kişiler listesinde olmayan bir kişiyi eklemek
için kullanılır.
SEÇİM TEMİZLE: Havale edilecek kişi seçimine yeniden başlamak için kullanılır.
GRUP LİSTE: Daha önceden oluşturulmuş gurupların kullanıcılarına havale yapılabilmesini sağlar.
SEÇİLEN BİRİM AMİRLERİNİ VE PERSONELLERİ LİSTEYE EKLE: Havale göndermek için seçilmiş
kişileri alt çerçeveye listeler.
Havale Et & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir ve çıkış sağlar.
Havale Et & Dosyala & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir, dosyalar ve çıkış sağlar.
Dosyala & Çıkış: Listeyi dosyalar ve çıkışı sağlar.
108
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Havale Et: Listedeki herkese havaleyi gönderir.
Seçilenlere Not ekle: Seçilen kişilere genel not eklenir.
c. METİN ÖNİZLEME SEKMESİ
METİN ÖNİZLEME sekmesinden gelen dış yazı metninin önizlemesi yapılabilmektedir.
d. İLGİLİ EVRAK KLASÖRÜ SEKMESİ
İlgili Evrak Klasörü sekmesinde Gelen Memo(iç yazı ) ile ilişkilendirilmiş yazı(lar) görüntülenmekte ve
tutulmaktadır.
e. ROTA BİLGİSİ SEKMESİ
Gelen İç Yazının izleyeceği yolu, gideceği kişileri ve ayrıntılı bilgileri görüntüleyen sekmedir.
f. İŞ AKIŞI
109
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gelen İç Yazının iş akışını grafik olarak gösteren sekmedir. Evrakın, havale durumları,
dolaşımı gösterilmektedir. Ayrıca işlemin hangi durumda olduğu renklerle tanımlanmıştır.
2.Gelen İç Yazı (Memo) – Evrak Göster
Gelen İç Yazılarda görüntülenen evrakların üzerine çift tıklayarak evrakı görüntüleyebilirsiniz.
Evrakı çift tıkladığımızda aşağıdaki gibi evrak bilgileri açılacaktır.
110
evrakın
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Buton işlevleri;
KAPAT: Açık durumda olan evrakı kapatmanızı sağlar.
YAZDIR: Evrakın künyesini yazdırmanızı sağlar.
İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Standart Dosya Planı ve diğer zorunlu olmayan alanlarda değişiklik
ya da güncellemeler yapılmasına imkân sağlar.
YENİ EVRAK: Yeni evrak oluşturmanızı sağlar.
DOSYA PLANI İLİŞKİLENDİR: Evrakı bir dosya planı ile ilişkilendirebilirsiniz.
EVRAK İPTAL ET: Evrak iptal grubunda olan kullanıcılar onay ve akışları iptal edebilir.
EVRAKI ERİŞİME KAPAT: Evrakı iş akışındaki kişilerin erişimine kapatabilirsiniz. Sonra aynı buton
erişime açmanıza imkân sağlar.
ÇIKTILARI DÜZENLE: Evrak çıkıtlarını düzenler.
111
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.1.3)GELEN EVRAKLARIM – DIŞ YAZI(DOSYA)
Dosyalanmış gelen dış yazılara ‘Dış Yazı (Dosya)’ menüsünden ulaşılabilir.
Dosyalanmış Gelen Dış Yazı listesinden ‘İŞLEM YAP ’a tıklayarak ya da evrakın üzerine çift
tıklayarak evrak bilgilerine ulaşabilir, işlemlerinizi yapabilirsiniz.
2.1.4) GELEN EVRAKLARIM - İÇ YAZI (DOSYA)
Dosyalanmış gelen ‘İÇ YAZI’ lara ‘ (Dosya)’ menüsünden ulaşılabilir.
Dosyalanmış Gelen İç Yazı listesinden ‘İŞLEM YAP ’a tıklayarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak
evrak bilgilerine ulaşabilir, işlemlerinizi yapabilirsiniz.
112
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.1.5) VEKÂLET (DOSYA)
Kullanıcıların dosyaya kaldırdığı vekaletleri görüntülediği alana yönlendiren alt menüdür.
Kullanıcı daha önceden işlediği veya işlemeden dosyaya kaldırdığı vekaletleri tekrardan dosyadan alıp
işleme koymak için listeden “İşlem Yap” simgesine basarak vekaleti işleme sayfasına ulaşılır.
Vekaletin kategorisi belirlenebilir, dosyadan çıkartılabilir. Evrak iade&iptal edilebilmektedir.
2.1.6) GENELGE/DUYURU/DOSYA (Dosya)
Dosyalanmış Genelge/Duyuru/Dosya ‘lar bu menü altında listelenmektedir.
113
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı dosyalamış olduğu genelge, duyuru ya da dosyalara, ‘İŞLEM YAP’a tıklayarak ya da üzerine
çift tıklayarak erişebilir. Genelge/Duyuru/Dosya ‘lar kategorize edilebilinir veya dosyadan çıkartılabilir.
Genelge/Duyuru/Dosya ‘lar kategorize edilebilir veya dosyadan çıkartılabilir.
2.1.7) TOPLU EVRAK HAVALE
Evrak havale yetkisine sahip olan kullanıcının gelen dış yazı ya da iç yazıları toplu olarak havale
edebileceği menüdür.
Gelen Evraklarım\Toplu Havale menüsüne tıklandığında gelen havale belirleme penceresi aşağıdadır.
BELGE TİPİ: Toplu olarak havale edilecek belgenin tipi seçilir.
SORGULA: Seçilen belge tipinde göre belgeler sorgulanır.
114
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Seçilen belge türüne göre sorgulanıp listelenen belgeler arasından kontrol kutuları işaretlenerek
gönderilecek belgeler seçilir. Ve Seçilenleri Havale Et butonuna basılarak havale edilecek birim ve/ya
personel belirleme ekranına geçilir.
Havale ekranında; sol pencerede birimler, sağ pencerede birim amirine bağlı personeller
görüntülenmektedir. Birimler ve personeller arasından havaleler radyo butonları işaretlenerek seçilir.
Gereği, Bilgi ve Görüş olarak havale edilebilir. Birimler ve/ya personeller seçildikten sonra Seçilen
Birim Amirlerini ve Personelleri Listeye Ekle butnonuna basılarak seçilen birim ve/ya personeller
havale gönderim alanına aktarılır.
Havale gönderimi listesine aktarılan birim ve/ya personele havale gönderilebilir.
Havale listesinden kaldır butonu ile çıkarmalar yapılabilir.
115
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
HAVALE ET & ÇIKIŞ: Havale gönderim listesindeki birim ve/ya personellere seçilen belgeleri
gönderir. Havale edilen belgeler kullanıcının bekleyen işlerinde durmaya devam eder.
HAVALE ET & DOSYALA & ÇIKIŞ: Havale gönderim listesindeki birim ve/ya personellere seçilen
belgeleri gönderir. Havale edilen belgeler kullanıcının bekleyen işimnden düşer, Gelen evraklarım\Dış
Yazı ya da İç Yazı Dosya alanında dosyalanır.
ÇIKIŞ: Toplu havale belge seçim ekranına dönüşü sağlar.
2.2. HAVALE ETTİKLERİM
Kullanıcının havale ettiği tüm iç ve dış yazılar bu menü altında görüntülenebilmektedir.
2.2.1) HAVALE ETTİKLERİM- DIŞ YAZI
Kullanıcının havale ettiği dış yazılar, ‘Havale Ettiklerim’ menüsü altındaki ‘Dış Yazı’ menüsünden
görüntülenebilir.
Kullanıcının havale ettiği dış yazılar listelenmektedir. Bu bölümde ‘İŞLEM YAP’ ya da evrakın üzerine
çift tıklayarak ‘Evrak Göster’ penceresine erişebilirsiniz.
116
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.2.2) HAVALE ETTİKLERİM-İç Yazı
Kullanıcının havale ettiği iç yazılar, ‘Havale Ettiklerim’ menüsü altındaki ‘Dış Yazı’ menüsünden
Kullanıcının havale ettiği iç yazılar listelenmektedir. Bu bölümde ‘İŞLEM YAP’ ya da evrakın üzerine
çift tıklayarak ‘Evrak Göster’ penceresine erişebilirsiniz.
2.3. İMZAMI BEKLEYENLER
Kullanıcının imzasının bekleyen tüm evraklar alt menüler aracılığıyla sıralanmıştır.
117
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.3.1) İMZAMI BEKLEYENLER - DIŞ YAZILAR
Kullanıcıya gönderilmiş ve imzalamadığı dış yazılar , ‘İmzamı Bekleyenler’ menüsü altında listelenir.
Aynı zamanda üst menüden ‘Bekleyen işler’ menüsünden de İmzamı Bekleyen Dış Yazılar
görüntülenebilinir.
İmza Bekleyen Dış Yazılar listesi, ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift
tıklayarak görüntülenebilir.
İmzamı Bekleyenler – Dış Yazı Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili Dış Yazıyı onay veren butondur.
EVRAK İADE ET!: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur.
EVRAK SİL: lgili Dış Yazıyı silen butondur.
KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan
butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek ‘gönder’ butonuna
basılmalıdır.
118
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.3.2) İMZAMI BEKLEYENLER –İÇ YAZILAR(MEMOLAR)
Kullanıcının imzasını bekleyen iç yazılara erişebileceği alt menüdür. Aynı zamanda üst menüde,
‘Bekleyen işler’ menüsünden de İmzamı Bekleyen Memolar (iç yazı) görüntülene bilinir.
İmza Bekleyen İç Yazılar listesindeki bir yazıda işlem yapmak için, ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak
evrak künyesine ve butonlara ulaşılır.
119
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İmzamı Bekleyenler – İç Yazı Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili iç Yazıyı onay veren butondur.
EVRAK İADE ET: İlgili iç Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur.
EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur.
basılmalıdır.
2.3.3) İMZAMI BEKLEYENLER - İADE (düzeltme) DIŞ YAZILAR
Kullanıcının imzasını bekleyen İade (Düzeltme)Dış Yazılar listesine erişebileceği alt menüdür. Aynı
zamanda üst menüde, ‘Bekleyen işler’ menüsünden de İade(düzeltme) Dış Yazı olarak görüntülene
bilinir.
Kullanıcıya İade Edilen Dış Yazılar, ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift
120
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İmzamı Bekleyenler – İade (düzeltme) Dış Yazılar Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili Dış Yazıyı onay veren butondur.
EVRAK İADE ET: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur.
basılmalıdır.
2.3.4) İMZAMI BEKLEYENLER – İADE(düzeltme) İÇ YAZILAR
Kullanıcıya iade edilmiş ve imzasını bekleyen iç yazılar, İade (Düzeltme)İç Yazılar menüsünden
erişebileceği alt menüdür.
Aynı zamanda üst menüde, ‘Bekleyen işler’ menüsünden de
İade(düzeltme) İç Yazı olarak görüntülene bilinir.
Kullanıcıya İade Edilen İç Yazılar, ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift
121
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İmzamı Bekleyenler – İade (düzeltme) İç Yazı Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili iç Yazıyı onay veren butondur.
EVRAK İADE ET!: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur.
basılmalıdır.
2.3.5) İMZAMI BEKLEYENLER – OLURLAR
Kullanıcıya gönderilmiş ve imzasını bekleyen olur yazıları bu alt menüde listelenmektedir.
122
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Onay bekleyen Olurlar , ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak
İmzamı Bekleyenler – Olurlar Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili Onay olur yazıyı onay veren butondur.
EVRAK İADE ET: İlgili Onay Oluru iade etmek için kullanılan butondur.
EVRAK SİL: İlgili Onay Oluru silen butondur.
basılmalıdır.
123
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.3.6) İMZAMI BEKLEYENLER - VEKÂLET ONAYI
Kullanıcıya vekâlet için onay yazısı gönderildiğinde, imzamı bekleyenler alt menüsü ‘Vekâlet Onayı’
Kullanıcı imzasını bekleyen Vekâlet Onayları , ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ya da evrakın
üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
124
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
İmzamı Bekleyenler – Vekâlet Onayı İşlevleri:
ONAYLA: İlgili Vekalet e onay veren butondur.
basılmalıdır.
2.3.7) İMZAMI BEKLEYENLER – GENELGE/DUYURU/DOSYA
Kullanıcıya gönderilmiş ve imzalaması, onaylaması beklenen Genelge/Duyuru/Dosya’ lar bu menüde
listelenir.
125
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı imzasını bekleyen, Genelge/Duyuru/Dosya’lar ilgili işlem yürütmek için ‘İŞLEM YAP ’
simgesine tıklanarak evrak bilgilerine ulaşılabilir.
İmzamı Bekleyenler – Genelge/Duyuru/Dosya Buton İşlevleri:
ONAYLA: İlgili Genelge/Duyuruya onay veren butondur.
126
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
basılmalıdır.
2.4. GİDEN EVRAK TAKİP MENÜSÜ
2.4.1) GİDEN EVRAK TAKİP – İMZADA BEKLEYEN DIŞ YAZILAR
Kullanıcının kendisinin oluşturup imzaya gönderdiği Dış Yazılar ya da başka bir kullanıcının
oluşturduğu ve kendisinin de imzasıyla son imza makamına doğru iş akışının devam ettiği evraklar
‘İmzada Bekleyen Dış Yazılar’ menüsü altında listelenir.
İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı
zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
127
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Giden Evrak Takip – İmzada Bekleyen Dış Yazı Buton İşlevleri:
İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Onaylanıp gönderilmiş evrakın bazı genel bilgilerini düzenlemek
amaçlı kullanılabilecek bir butondur. Standart dosya planı değiştirilebilir. İlgili evrak kaldırılıp
değiştirilebilir ya da ilgili evrak (lar) eklenebilir. Açıklama ya da anahtar kelime girilebilir, değiştirilebilir.
Bilgi ek dosya yüklenebilir. Ve kulakçık eklenebilir. Ek olarak; evrakın üst sekmeleri, Dış Yazı
oluşturma sekmeleri ile aynıdır. Üst sekmeler görüntülenebilir.
2.4.2) GİDEN EVRAK TAKİP – İADE ETTİĞİM DIŞ YAZILAR
Başka bir kullanıcının oluşturup gönderdiği dış yazıyı kullanıcı iade etmiş ise ‘İADE ETTİĞİM DIŞ
YAZILAR’ alt menüsünde görüntülenmektedir.
İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı
zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
128
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.4.3) GİDEN EVRAK TAKİP – GİDEN DIŞ YAZILAR
Kullanıcının onaylanmış ve numara almış olan evraklarını takip ettiği alt menüdür. İşlem yapılacak
evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın
2.4.4) GİDEN EVRAK TAKİP – ÇIKAN DIŞ YAZILAR
Sayı ve tarihi alıp çıkışı yapılmış ve postaya verilmiş evrakların listesine bu alt menüden ulaşılabilinir.
‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak
2.4.5) GİDEN EVRAK TAKİP – İMZADA BEKLEYEN İÇ YAZI
Kullanıcının oluşturup onaya, imzaya gönderdiği iç yazılar bu alt menü aracılığıyla görüntülenir.
‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak
129
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Onaya gönderilmiş yazının üzerinde önemli değişiklikler yapılamaz. Sadece imzasız bilgileri düzenle
butonuna tıklanarak küçük değişiklikler yapılabilir.
İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Onaylanıp gönderilmiş evrakın bazı genel bilgilerini düzenlemek
amaçlı kullanılabilecek bir butondur. Standart dosya planı değiştirilebilir. İlgili evrak kaldırılıp
değiştirilebilir ya da ilgili evrak (lar) eklenebilir. Açıklama ya da anahtar kelime girilebilir, değiştirilebilir.
Bilgi ek dosya yüklenebilir. Ve kulakçık eklenebilir. Ek olarak; evrakın üst sekmeleri, Dış Yazı
oluşturma sekmeleri ile aynıdır. Üst sekmeler görüntülenebilir.
2.4.6) GİDEN EVRAK TAKİP – İADE ETTİĞİM İÇ YAZI
Kullanıcı kendisine gelen iç yazıyı iade ettiğinde bu alt menüde listelenir. ‘İŞLEM YAP’ simgesine
tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
2.4.7) GİDEN EVRAK TAKİP – GİDEN İÇ YAZILAR
Kullanıcının oluşturup onaya ya da parafa gönderdiği iç yazılar, ‘GİDEN İÇ YAZI ’ alt menüsü altında
listelenmektedir. İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi
görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
2.4.8) GİDEN EVRAK TAKİP – İMZADA BEKLEYEN OLURLAR
Kullanıcının hazırlayıp onaya göndermiş olduğu olurların listelendiği alt menüdür. . Dokümanın paraf
ve onayları tamamlandığında yazı listeden düşer. İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine
tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak
130
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.4.9.) GİDEN EVRAK TAKİP – ONAYLANAN OLURLAR
Kullanıcının üst makam tarafından imzalanıp ilgili kişi ve/veya kurumlara göndermek üzere hazırlamış
olduğu belgeler bu alt menüde listelenir. İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak
evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
2.4.10) GİDEN EVRAK TAKİP – İMZADA BEKLEYEN VEKÂLET ONAYI
Kullanıcının oluşturup onaya gönderdiği vekâlet onaylarının listelendiği alt menüdür. İşlem yapılacak
2.4.11) GİDEN EVRAK TAKİP –ONAYLANAN VEKÂLETLER
Kullanıcının onayladığı vekâletler, ‘Onaylanan Vekâletler’ alt menüsünde listelenir. İşlem yapılacak
131
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.4.12) GİDEN EVRAK TAKİP –İMZADA BEKLEYEN GENELGE/DUYURU
Kullanıcının oluşturup imzaya, onaya göndermiş olduğu Genelge ve Duyurular bu alt menüde
listelenir. İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir.
Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
2.4.13) GİDEN EVRAK TAKİP –ONAYLANAN GENELGE/DUYURU
Kullanıcının hazırlayıp onaya gönderdiği Genelge ve Duyurulardan onaylanmış olanlar bu alt menüde
listelenmektedir. İşlem yapılacak evrakın ‘İŞLEM YAP’ simgesine tıklanarak evrakın künyesi
görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir.
2.4.14) GİDEN EVRAK TAKİP – İPTAL EDİLEN EVRAKLAR
Kullanıcının iptal ettiği evrakların listelendiği alt menüdür. Belirlenen tarih aralığına ve yazı tipine göre
listeleme yapılır.
TARİH ARALIĞI: Takvim simgelerinden tarih aralığı seçilebilir ya da direkt yazılabilir.
YAZI TİPİ: Açılır listeden yazı tipi seçilir. Akabinde ‘Sorgula ’ butonuna basılarak belirlenen nitelikte
yazılar listelenir.
132
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
SAYI ALMIŞ: sayı almış butonuna tik atıldığında sayı almış iptal edilen evraklara ulaşabiliriz.
Belirlenen koşullara göre listelenen yazıları açmak için, üzerine çift tıklayanız. Evrakın künyesi
görüntülenecektir.
2.4.15) GİDEN EVRAK TAKİP – KONTROLDEKİ EVRAKLAR
Kullanıcının kontrole gönderdiği evrakların listelendiği alt menüdür. Belirlenen tarih aralığına ve
sorumlu personele göre listeleme yapılır.
TARİH ARALIĞI: Takvim simgelerinden tarih aralığı seçilebilir ya da direkt yazılabilir.
SORUMLU PERSONEL: Kontrol etmekle yükümlü olan personel seçilir. Akabinde ‘Sorgula ’ butonuna
basılarak belirlenen nitelikte yazılar listelenir.
2.5. KİŞİYE ÖZEL
Kullanıcının hazırlamış olduğu taslakların yer aldığı alandır. Kullanıcı yazıyı hazırlayıp daha sonrada
bu yazıyı kullanmak isterse yazıyı taslaklarına kayıt edebilir.
2.5.1)TASLAK DIŞ YAZI
Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Giden Dış Yazılara ulaşabileceği alandır.
133
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.5.2) TASLAK İÇ YAZI [MEMO]
Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Yeni İç Yazılara ulaşabileceği alandır.
2.5.3) TASLAK OLUR
Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Onay/Olur’ lara ulaşabileceği alandır.
2.5.4) TASLAK İÇ GENELGE
Kullanıcın taslak olarak kaydettiği Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosyalara ulaşabileceği alandır.
134
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.5.5) TASLAK DUYURU
Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Duyuru’lara ulaşabileceği alandır.
2.5.6) TASLAK DOSYA
Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Dosya’lara ulaşabileceği alandır.
2.6. BİLGİLENDİRME & DUYURU
Kullanıcıya gelen bilgilendirmeler ve duyurular bu menü altında görüntülenmektedir. Bilgilendirmeler
aynı zamanda kullanıcının bekleyen işlerinde de görünmektedir.
2.6.1)BİLGİLENDİRME GÖRÜNTÜLEME
135
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Bilgilendirme konusu girilerek detaylı açıklama kısmına gerekli görülen bilgilendirme yazılabilmektedir.
Tarih Aralığı : Bilgilendirmenin hangi tarih aralıklarında yapılacağı belirlenir.
Bilgilendirilecek Kişi/ Birim : Bilgilendirilecek kişi/ler ekle butonu ile eklenebilir. Ayrıca birim olarak da,
tüm birimler olarak da seçim yapılabilir.
Ek Doküman : Yapılan bilgilendirme ek olarak bir dokuman eklemenizi sağlar.
Cevap Ekle :Yapılan bilgilendirme cevap ekleme işlevi vardır.
2.7. KISAYOLLAR
2.7.1) KISAYOLLAR – BİRİM GRUP ARAMA
Kullanıcı gezinme alanında kısayollar menüsünün altında bulunan birim grup arama butonuna
ulaşabilir.
Kullanıcı oluşturmuş olduğu bir iç yazıyı birden fazla birime göndermek istediğinde eğer daha önceden
oluşturmuş olduğu grup listesi var ise o liste ile tek seferde birden fazla birime yazıya yollayabilir.
Önceden oluşturduğu bir grup yoksa kullanıcı yeni bir birim grup tanımlayıp kurumları seçtikten sonra
yazı oluşturma işlemini gerçekleştirebilir.
136
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
,
Eğer sistemde daha önceden tanımlanmış birim grup listesi varsa sorgula butonu ile sisteme daha
önce tanımlanmış olan gruplar listelenir.
Kullanıcı sorgula dediğinde daha önceden sisteme tanımlanmış evraklar aşağıdaki gibi
listelenmektedir. Kullanıcı sorgulama sonucunda listelenen gruplardan birinin üstüne çift tıkladığında
grup bilgileri listelenir.
137
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı istediğinde bu bilgileri değiştirebilir, ekleme ve çıkarmalar yapabilir. Bu işlemleri
gerçekleştirdikten sonra kaydet butonuyla işlemi bitirmesi gereklidir. Kullanıcı silmek isterse sil
butonuyla silebilir, yeni ekleme yapmak isterse yeni butonuyla eklemesini yapabilir.
Eğer kullanıcı yeni grup tanımlama isterse yeni kayıt butonu ile grup tanımlamasını gerçekleştirebilir.
Kullanıcı yeni kayıt yapmak istediğinde yeni kayıt butonuyla aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yeni
kayıt ekranı açılacaktır. Kullanıcı bu alanda grup ad, gönderim ad, grup tip, dağıtım listesinde ve
ekleyeceği kurum adlarını seçerek yeni grup kaydı oluşturabilir. Kullanıcı kurumu seçtikten sonra ekle
diyerek kurumu listeye eklemelidir. Ekle butonuna basılmadığında kurum eklenmeyecektir. Bu alanlar
kullanıcı tarafından doldurulması gereken zorunlu alanlar değildir. Kullanıcı kendi tarafından gerekli
gördüğü alanları doldurması yeterlidir.
Grup Ad: Kullanıcı tarafından belirlenen hatırlanması kullanıcı tarafından kolay olan ya da hangi tür
kurum grup olduğunu belirtebilecek bir ad seçilmelidir.
138
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gönderim Ad: Evrağın üzerinde gönderim adı nasıl görünmesini istiyorsak onu yazdığımız alandır.
Örneğin 81 İl Valiliği’ne, Kalkınma Bakanlığı’na şeklinde belirlenebilir.
Grup Tip: Grup tipini belirlediğimiz alandır. Bu alanda üç seçeneğimiz vardır. Genel Tanım, Birim
Tanım ve Kişisel Tanım şeklindedir. Bunlardan uygun olan kullanıcı tarafından seçilmelidir.
Dağıtım Listesinde: Dağıtım listesinde isimlerin nasıl gösterileceğini seçtiğimiz alandır. İki
seçeneğimiz vardır. Ayrı ayrı göster ve grup adını göster. Eğer kullanıcı ayrı ayrı göster seçeneğini
seçerse evrakta birim adları tek tek yazılacaktır. Örneğin Adana Valiliği, Ankara Valiliği şeklinde, Grup
Adını Göster seçeneği seçilirse evrakta kurum adları yerine sadece grup adı gösterilecektir. Örneğin
81 İl Valiliği’ne şeklinde belirlenebilir.
Kurum Ad: Grup listesine eklemek istediğimiz kurumları seçtiğimiz alandır. Kurum seçildikten sonra
mutlaka ekle butonuyla seçilen kurum listeye eklenmelidir. Ekle butonu kullanılmadığı takdirde evrak
eklenmeyecektir
Kullanıcı grup listelerini oluşturduktan sonra artık yeni iç yazı hazırlayıp oluşturduğumuz grup listesi
seçebiliriz. Üst menüde bulunan Yeni İç Yazı butonuna tıklıyoruz ve yazımızı hazırlamaya başlıyoruz.
Havale edilecek birim seç butonuyla oluşturduğumuz olduğumuz birimleri grup halinde görebiliriz ve
bu birimlere yazıyı gönderebiliriz.
139
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.2) KISAYOLLAR – KURUM GRUP ARAMA
Kullanıcı gezinme alanında kısayollar menüsünün altında bulunan kurum grup arama butonuna
ulaşabilir.
Kullanıcı oluşturmuş olduğu bir dış yazıyı birden fazla kuruma göndermek istediğinde eğer daha
önceden oluşturmuş olduğu grup listesi var ise o liste ile tek seferde birden fazla kuruma yazıyı
yollayabilir. Önceden oluşturduğu bir grup yoksa kullanıcı yeni bir kurum grup tanımlayıp kurumları
seçtikten sonra yazı oluşturma işlemini gerçekleştirebilir.
Eğer sistemde daha önceden tanımlanmış kurum grup listesi varsa sorgula butonu ile sisteme daha
önce tanımlanmış olan gruplar listelenir.
Kullanıcı sorgula dediğinde daha önceden sisteme tanımlanmış evraklar aşağıdaki gibi
listelenmektedir. Kullanıcı sorgulama sonucunda listelenen gruplardan birinin üstüne çift tıkladığında
grup bilgileri listelenir.
140
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi 27 SODES’li adındaki daha önceden oluşturulmuş olan grup listesini
üzerine çift tıklayarak açtık. Grup bilgilerine ulaşmış olduk kullanıcı tarafından il valilikleri seçilerek bir
grup listesi oluşturulmuş.
Kullanıcı istediğinde bu bilgileri değiştirebilir, ekleme ve çıkarmalar yapabilir. Bu işlemleri
gerçekleştirdikten sonra kaydet butonuyla işlemi bitirmesi gereklidir. Kullanıcı silmek isterse sil
butonuyla silebilir, yeni ekleme yapmak isterse yeni butonuyla eklemesini yapabilir.
Eğer kullanıcı yeni grup tanımlama isterse yeni kayıt butonu ile grup tanımlamasını gerçekleştirebilir.
141
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı yeni kayıt yapmak istediğinde yeni kayıt butonuyla aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yeni
kayıt ekranı açılacaktır. Kullanıcı bu alanda grup ad, gönderim ad, grup tip, dağıtım listesinde ve
ekleyeceği kurum adlarını seçerek yeni grup kaydı oluşturabilir. Kullanıcı kurumu seçtikten sonra ekle
diyerek kurumu listeye eklemelidir. Ekle butonuna basılmadığında kurum eklenmeyecektir. Bu alanlar
kullanıcı tarafından doldurulması gereken zorunlu alanlar değildir. Kullanıcı kendi tarafından gerekli
gördüğü alanları doldurması yeterlidir.
Grup Ad: Kullanıcı tarafından belirlenen hatırlanması kullanıcı tarafından kolay olan ya da hangi tür
kurum grup olduğunu belirtebilecek bir ad seçilmelidir.
Gönderim Ad: Evrakın üzerinde gönderim adı nasıl görünmesini istiyorsak onu yazdığımız alandır.
Örneğin 81 İl Valiliği’ne, Kalkınma Bakanlığı’na şeklinde belirlenebilir.
Grup Tip: Grup tipini belirlediğimiz alandır. Bu alanda üç seçeneğimiz vardır. Genel Tanım, Birim
Tanım ve Kişisel Tanım şeklindedir. Bunlardan uygun olan kullanıcı tarafından seçilmelidir.
Dağıtım Listesinde: Dağıtım listesinde isimlerin nasıl gösterileceğini seçtiğimiz alandır. İki
seçeneğimiz vardır. Ayrı ayrı göster ve grup adını göster. Eğer kullanıcı ayrı ayrı göster seçeneğini
seçerse evrakta kurum adları tek tek yazılacaktır. Örneğin Adana Valiliği, Ankara Valiliği şeklinde,
142
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Grup Adını Göster seçeneği seçilirse evrakta kurum adları yerine sadece grup adı gösterilecektir.
Örneğin 81 İl Valiliği’ne şeklinde belirlenebilir.
Kurum Ad: Grup listesine eklemek istediğimiz kurumları seçtiğimiz alandır. Kurum seçildikten sonra
mutlaka ekle butonuyla seçilen kurum listeye eklenmelidir. Ekle butonu kullanılmadığı takdirde evrak
eklenmeyecektir
Kullanıcı grup listelerini oluşturduktan sonra artık yeni dış yazı hazırlayıp oluşturduğumuz grup listesi
seçebiliriz. Üst menüde bulunan Yeni Dış Yazı butonuna tıklıyoruz ve yazımızı hazırlamaya
başlıyoruz.
Kullanıcı gerekli alanları doldurduktan sonra grup liste butonuna tıklayarak daha önceden
oluşturulmuş olan grup listelerinden yazıyı yollamak istediği grubu seçebilir. Grup listesine
tıkladığımızda aşağıdaki resimde olduğu gibi sistemde kayıtlı olan grup listesi grup adlarıyla listelendi.
Kullanıcı tercihen en üstte bulunan grup adı filtrele alanına adını girip filtrele butonuyla sistemde daha
önceden tanımlanmış olan grup listesine daha hızlı bir şekilde ulaşabilir.
143
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Önceki örneklerde kullandığımız 27 SODES’li grup listesini seçelim. Seçtiğimiz grup adının üzerine çift
tıklayarak aşağıdaki resimde görüldüğü şekilde grup listesinde bulunan kurumları otomatik olarak
eklemiş olduk. Böylece grup listesi gönderileceği kurum alanına ekleniyor. Kullanıcı buradan gereği,
bilgi veya çıkarma seçenekleriyle dağıtımı yeniden düzenleyebilir, sıralamasını değiştirebilir, bazı
kurumları ekleyip çıkartabilir, gereği, bilgi türlerini seçebilir.
2.7.3) KISAYOLLAR – BEKLEYEN İŞLER
Bekleyen İşler menüsünde kullanıcının üzerinde bekleyen evrakların listesine ulaşılır.
BKNZ: ÜST MENÜ – BEKLEYEN İŞLER
144
2.7.4) KISAYOLLAR – YENİ DIŞ YAZI
Yeni Dış Yazı oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ DIŞ YAZI
2.7.5) KISAYOLLAR – YENİ İÇ YAZI [MEMO]
Yeni İç Yazı oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ İÇ YAZI
145
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.6) KISAYOLLAR – YENİ ONAY/OLUR
Yeni Onay/Olur oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ ONAY/OLUR
2.7.7) KISAYOLLAR – YENİ VEKALET ONAYI
Yeni Vekâlet Onayı hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ VEKÂLET ONAYI
146
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.8) KISAYOLLAR – YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA
Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosya hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA
2.7.9) KISAYOLLAR – YENİ BİLGİLENDİRME
Yeni Bilgilendirme hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – YENİ BİLGİLENDİRME
147
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.10) KISAYOLLAR – SON KAYITLAR
Son Kayıtlar alanının görüntülenebilmesini sağlayan kısayoldur.
BKNZ: ÜST MENÜ – SON KAYITLAR
2.7.11) KISAYOLLAR – KURUM ARAMA
Kullanıcı sistemde kayıtlı olan kurumları sorgulamak istediğinde kurum arama alanı ile sorgulamasını
gerçekleştirebilir.
Kısayollar menüsü altında bulunan kurum arama butonuna bastıktan sonra aşağıda resimdeki gibi
sorgulama ekranı görülmektedir.
148
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Aramasını yapmak istediğimiz kurumun adını girdikten sonra sorgula dediğimizde sistemde kayıtlı
bulunan içinde kalkınma bakanlığı geçen bütün kurumlar listelenmektedir.
2.7.12) KISAYOLLAR – KURUM TANIM
Yeni Kurum tanımının yapılabilmesini sağlayan alandır.
Yeni bir kurum tanımlamak için aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir.
Kurum/Hesap Kod: Kuruma ait haberleşme kodunun yazıldığı alandır.
149
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Ad: Kurum adının yazıldığı alandır.
Adres: Kurum adresinin yazıldığı alandır.
E-Posta: Kuruma ait e-posta bilgisinin yazıldığı alandır.
Kimlik Kodu: Kurumun devlet veritabanında yer alan kodunun yazıldığı alandır.
Arşiv Durum: Kuruma ait evrakların arşivlenmesini sağlayan alandır.
Bu alan Aktif seçili iken bu kuruma evrak kaydı yapılabilir.
Arşivlendi olarak seçilir ise bu kurum adına kaydedilmiş evraklar arşivlenir ve kurum kapatılır.
Tip: Kurum tipinin seçildiği alandır.
Kamu kurumu bu alandan tanımlanmaması gerekir mecbur kalınırsa önce özel kurum olarak
tanımlanıp daha sonra kurum aramadan aranarak özel kurum tipi kamu kurumu yapılabilir.
Gönderi Tipi: Bu kuruma giden evrakların sürekli gönderildiği bir tip varsa “Gönderi Tipi” alanından
seçilir.
150
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Butonuyla kurum kaydedilir.
Butonuyla meta veri alanları temizlenir.
Butonuyla yeni bir kurum kaydı yapılır.
2.7.13) KISAYOLLAR – METİN İÇİ ARAMA
Taranarak ya da soft (Word, excel vs.) olarak eklenen evrakları metin içeriğine göre aramayı sağlayan
alandır.
Tarih aralığı ve aranacak metnin içeriğinde geçen kelimeler yazılarak arama yapılır.
Aranan kriterlere uygun sorgu sonucu sayfanın altında listelenir.
151
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.14) KISAYOLLAR – KULLANICI ARAMA
EBYS’de kayıtlı kullanıcıların sorgulanabileceği alandır.
Kullanıcı arama menüsünde yer alan alanlardan “Kullanıcı Ad Soyad” veya “TC Kimlik No” kriterlerine
göre arama yapılabilir.
Aranan kriterlere uygun sonuçlar aşağıdaki gibi listelenir.
Ayrıca kullanıcılar birim bazlı olarak da aranabilir. Birimi seçtikten sonra sorgula butonuna basılarak
seçilen birimdeki kullanıcılar bulunabilir.
.
152
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.15) KISAYOLLAR – KULLANICI GRUP TANIM
Kullanıcı yetkilendirmesi, kullanıcı yetki grupları yaratılarak verilmektedir. Tanımlanmış kullanıcı
gruplarına kullanıcılar dâhil edilerek yetkilendirilmektedirler. Aynı zamanda kullanıcı grup tanımlama
ekranından gruplara özel evrak tipi görüntüleme yetkisi tanımlanabilmektedir. Kullanıcı grup adı
girilerek kaydet butonuna basılır.
Kullanıcı yetki grubu seçilip düzenleme alanına tıklandığında, Gruba Kullanıcı Ekle açılır
penceresinden kullanıcı seçilip ekle butonuna basılır.
153
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Kullanıcı yetki grubu seçilip düzenleme moduna geçildiğinde, gruba dâhil olan kullanıcılar
görüntülenmektedir. Gerektiğinde Guruba Kayıtlı Kullanıcılar alanından Çıkar butonuna basılarak
kullanıcı gruptan çıkarılabilir.
Ayrıca kullanıcı yetki grubu düzenleme modunda iken, evrak tipi özel yetki alanından ilgili evrak tipinin
kontrol kutusu seçili duruma getirilerek guruba özel evrak görüntüleme yetkisi verilebilir.
Admin gurubu, sistemde bütün yetkilere sahip olan kullanıcıların olduğu gruptur.
Evrak iptal gurubu, evrakı iptal etme yetkisine sahip olan kullanıcıların olduğu gruptur.
Özel havale gurubu, evrakı istediği kullanıcıya gönderebilecek kullanıcıların bulunduğu gruptur.
Belge yöneticisi gurubu, sistemdeki bütün evrakları görebilecek olan kullanıcıların bulunduğu gruptur.
Birim amiri gurubu, evrakı alt birimindeki kullanıcılara havale edebilme yetkisinin olduğu kullanıcıların
bulunduğu guruptur.
154
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.16) KISAYOLLAR – YENİ DOSYA
Kullanıcının EBYS’ne dosya yükleyebileceği alandır. Bu alana eklenen evraklar makale, genelge,
gazete küpürü, istatistiksel veriler vs. olabilir. Eklenen evrakların kurum hafızasında yer alması
sağlanır.
Yeni bir dosya eklemek için aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir.
Dosya Adı: Yüklenecek olan evrakta görünmesi istenen isim bu alana yazılır. Zorunlu alan değildir,
boş bırakılması halinde dokümanın adı kullanılır.
Açıklama: Yüklenecek olan dokümanla ilgili yapılması gereken açıklamanın yazılabileceği alandır.
Dosya: Yüklenecek olan evrak bu alandan yüklenir.
155
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Butonu aracılığıyla açılan menüden doküman yüklenir.
Doküman Revizyonları: yüklenen dokümanların tamamı revizyonlarıyla birlikte bu alanda
görüntülenir.
Kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak
doldurulmaktadır.
Butonuyla yüklenen doküman EBYS’ ne kaydedilir.
butonuyla yeni bir doküman girişi yapılır.
butonuyla yüklenen dokümanların sorgulaması yapılır.
156
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.17) KISAYOLLAR – KLASÖR LİSTESİ
Kullanıcıların kendi dosyalarını görülebileceği alandır.
Aşağıdaki resimde olduğu gibi detay kısmına tıklayarak dosyanın detayını görebilir.
Dosya ekle butonuyla dosya eklenebilir.
Kullanıcı dosyanın başında bulunan simgeye tıklayarak yine aynı
şekilde dosyanın içeriğini görebilir. Kullanıcılar, dosyalarının başındaki butona tıklayarak istediğini
seçebilir. Seçilenleri geri dönüşüme taşı diyerek silebilir veya kendi klasörlerinden istediğine sağ
tıklayarak gelen kısımdan seçili dosyaları taşı diyerek seçili dosyaları taşıyabilir, seçili dosyaları
kopyala diyerek kopyalayabilir.
157
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
‘Zip indir’e tıklayarak dosyalarını zip şeklinde indirebilir.
2.7.18) DOSYA LİSTESİ
Kullanıcı dosyalarına bu kısımdan ulaşabilir.
2.7.19) ARŞİV TANIM
Giden dış yazıların çıkış işlemlerinde iken, arşiv tanımdan belirlenmiş, blok, dolap ve raf olarak fiziksel
arşiv alanları seçilir.
158
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Gelen en üst seviye blok tanım ekranından arşiv blokları tanımlanmaktadır. Blok adı, açıklaması girilip
kaydet butonuna tıklanarak blok tanımlamaları yapılmaktadır. Vazgeç butonu ile blok tanımlama
ekranından çıkış yapılabilir. Sil butonu ile blok silinebilinir.
Tanımlanan bloklardan hangisine bağlı olarak dolap tanımlanacak ise o blok üzerine çift tıklanarak;
seçilen bloka bağlı dolap tanımlaması yapılabilir. Vazgeç butonu ile dolap tanımlama ekranından çıkış
yapılabilinir. Sil butonu ile dolap silinebilinir.
Tanımlanmış bir dolap seçilerek, o dolaba bağlı olarak raf/lar tanımlanabilir. Raf adı, açıklaması girilip
kaydet butonuna basılarak dolaba raf eklenebilir. Vazgeç butonu ile raf tanımlama ekranından çıkış
yapılabilinir. Sil butonu ile raf silinebilinir.
159
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.7.20) YARDIM MASASI TALEP
Kullanıcı yardım masası talep menüsünden sistem yöneticisinden talepte bulunabilir, karşılaştığı
problemleri bildirebilir.
Kullanıcı talep tipini açılır listeden seçmektedir.
Akabinde kullanıcı seçmiş olduğu talep tipine ilişkin talebinin yazmaktadır. Kaydet butonuna basarak
talep sistem yöneticisine iletilmiş olunur.
Sistem yöneticisi tarafından cevaplanan kullanıcı talebi, yardım masasında yeşil arkaplanlı olarak
yöneticinin açıklamasıyla yer almaktadır.
160
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.RAPORLAR
2.8.1) LOG RAPORU
Kullanıcıların EBYS içerisinde yaptığı tüm işlemlerin kayıtlarının raporudur. Her kullanıcı sadece kendi
log raporunu görüntüleyebilir. Farklı bir kullanıcının log kaydı bilgisi için lütfen sistem yöneticinize
başvurunuz.
Kullanıcının yetkisi dâhilinde log raporunu görüntüleyebileceği kullanıcıların bulunduğu alandır.
Sorgula butonu yardımıyla seçilen kullanıcıya log kaydı bilgisine ulaşılır.
Yapılan sorgulama ait sonuç raporu aşağıdaki gibi listelenir.
161
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.2) PERSONEL HAVALE RAPORU
Kullanıcının yapmış olduğu havaleleri; Evrak Durumu, Evrak Tipi ve Havale Tarihine göre
sorgulayabileceği alandır.
Personel Seçimi: Varsayılan olarak EBYS’a giriş yapan kullanıcının Adı, Soyadı ve Birim bilgileri
gelmektedir.
Evrak Durumu: Evrak durumunun sorgu kriterlerine eklenmesini sağlar.
Evrak Tipi: Evrak tipinin sorgu kriterlerine eklenmesini sağlar. Seçim yapılmaması halinde tüm kriterler
sorguya eklenmiş olur.
162
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Havale Tarihi: Belirli bir tarih aralığına göre sorgu yapılabilmesi sağlanır.
Sorgula: Seçilen kriterlere göre sonuçların listelenmesini sağlar. (
Yazdır: Yapılan sorgunun yazdırılabilmesini sağlar. (
)
Yapılan sorguya ait sonuç listesi aşağıdaki gibi listelenir.
İncelenmek istenen evrakın üzerine çift tıklanarak bilgilere ulaşılır.
163
)
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.3) GELEN KAĞITLAR DEFTERİ
Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birime gelen evrakların listelendiği alandır.
Rapor Başlangıç – Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır.
Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır.
Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir.
164
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.4) GİDEN KAĞITLAR DEFTERİ
Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birimden çıkan evrakların listelendiği alandır.
165
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.5) GELEN İÇ YAZI DEFTERİ
Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birime gelen İç Yazıların listelendiği alandır.
166
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.6) GİDEN İÇ YAZI DEFTERİ
Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birimden giden İç Yazıların listelendiği alandır.
167
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.7) PERSONEL HAVALE DEFTERİ
Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birimde yer alan kullanıcıların yaptıkları havalelerin
listelendiği alandır.
168
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.8) ÇIKAN EVRAK RAPORU
Kurum içerisinde hazırlanmış, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra kurum dışına
gönderilmiş olan evrakların raporunun alınabileceği alandır.
Teslim Bilgileri: Evrakın hangi yolla kurum dışına gönderildiğinin seçileceği kriter alanıdır. Seçim
yapılmaması halinde tüm teslim şekilleri kriter olarak alınır.
169
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.9) KAYIT DEFTERİ (GİDEN)
Kullanıcının bağlı olduğu birimde yazılan Giden Dış Yazıların raporunun alındığı alandır.
Evrak Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulama yapılabilmesini sağlar.
Yıl/Sayı: Yıl ve Sayı kriterlerine göre sorgulama yapılabilmesi sağlanır.
Özü/Konusu: Özü ve Konusu kriterlerine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar.
Gönderildiği Yer: Evrakın gönderildiği yer kriterine göre sorgu yapılabilmesini sağlar.
170
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.8.10) SAKLAMA/DOSYA PLAN İSTATİSTİK RAPORU
Saklama ve Dosya planlarının saklama koduna göre listelendiği alandır.
Plan Açılış Tarihi: Dosya planın açılışı tarihi kriterine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar.
Saklama Kod: Dosya Planına ait saklama kodu kriterine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar.
171
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.9. FORMLAR
Sistemde formların tutulduğu alandır. Formlara bu sekme altından ulaşabiliriz.
2.10. YÖNETİM PANELİ
2.10.1) DOSYA PLAN DÜZENLEME
Yeni Standart Dosya Planı oluşturulan ya da mevcut Standart Dosya Planı üzerinde değişiklik
yapılabilen alandır.
EBYS tarafından verilen ID numarasını gösterir.
Seçilen Standart Dosya Planının kaç tane evrakta seçildiğini gösteren alandır.
Standart Dosya Planına ait kod numarasıdır.
Standart Dosya Planına plan adının yer aldığı alandır.
Standart Dosya Planına ait saklama kodunun seçildiği alandır. (Devlet Arşivlerine Gönderilir, Kurumda
Kalır, Komisyon Kararı ile İmha, İmha Edilir).
172
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Seçilen Standart Dosya Planına ait evrakların ne kadar süre ile saklanacağının belirtildiği alandır.
Seçilen Standart Dosya Planına kurumda bir ilgili birimi varsa, bu alandan seçilir.
Standart Dosya Planının oluşturulduğu tarihi belirtildiği alandır.
Standart Dosya Planı üzerinde değişiklik yapılması halinde son değişikliğin ne zaman yapıldığının
belirtildiği alandır.
Standart Dosya Planı üzerinden en son değişiklik yapan kullanıcı bilgisinin yer aldığı alandır.
: Mevcut bir Standart Dosya Planına alt kırılım eklenmesini sağlayan butondur.
: Yeni bir Standart Dosya Planı oluşturmak için kullanılan butondur.
: Yapılan İşlemlerin kaydedilmesini sağlayan butondur.
: Seçilen Standart Dosya Planına ait evrakların arşivlenmesini sağlayan alandır.
: Seçilen Standart Dosya Planına ait evraklara erişimin engellenmesini
sağlayan butondur.
: Erişime kapatılan evrakların tekrar erişime açılmasını sağlayan
butondur.
173
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.2) BİRİM TANIMLAMA
Kuruma yeni birim tanımlanması ve mevcut birimler üzerinde değişiklik yapılabilmesini sağlayan
alandır.
Birim ID, EBYS tarafından verilen ID numarasıdır.
Birim Kod, Birime ait haberleşme kodunun yazıldığı alandır. Örnek : B.02.08.100….
Birim Ad, Oluşturulan birim adının yazıldığı alandır.
Gönderen Birim Tanım, Gönderen birim yazılır. Örnek: Kurumsal Yönetim Birimi.
Seviye, Tanımlanan birimin listelemedeki sıralamasının belirlenmesi için kullanılır.
174
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Son İmza Makamı : Birimin dış yazılarda son imza makamı olarak seçilebilmesinin ayarlandığı alandır.
Bağlı olduğu birim : Birimin bağlı olduğu birim ayarlanır.
Birim Amiri: Birimin amirinin belirlendiği alandır.
Vekalet Havale: vekaletlerin saklanacağı Birimin hangisi olduğu evet seçilerek belirlenir.
Varsayılan Birim: formların son imza makamının hangi birim olması gerektiği ayarlanır.
Çıktı Arka Plan: her birime özel antet varsa çıktı arka plan alanından eklenebilir.
Kurum Kimlik Kodu: kurumun kimlik kodunun yazıldığı alandır.
Varsayılan Unvan : Birim amirinin unvanın ayarlandığı alandır.
Makam Adına Unvan: Biriminden makam adına çıkacak unvan belirlenir.
Sayı Sorumlusu Grup: Birimin sayı sorumlusu olduğu grup ayarlanır.
Posta Sorumlusu Grup: Birimin posta sorumlusu olduğu grup ayarlanır.
Arşiv Sorumlusu Grup Birimin arşiv sorumlusu olduğu grup ayarlanır.
Arşiv Sorumlusu: Birimde arşivden sorumlu olan kişi ayarlanır.
İk Sorumlusu Grup: Birimin insan kaynakları olan grup ayarlanır.
Birim Tel: Birimin telefon numarasının girildiği alandır.
Birim Adres: Birimin adresinin grildiği alandır.
Birim E-Posta:Birimin e-posta adresinin girildiği alandır.
Birim Faks: Birimin faks numarasının girildiği alandır.
BİRİM TANIM BUTON İŞLEVLERİ
Temizle, Butonuyla girdiğimiz bilgileri silebiliriz.
Kaydet ,Butonuyla girdiğimiz bilgileri kaydedebiliriz.
Arşivle, Butonuyla birimi arşivleyebiliriz.
Evrakları Erişime Kapat, Butonuyla birimin evraklarını erişime kapatabiliriz.
Evrakları Erişime Aç, Butonuyla birimin evraklarını erişime açabiliriz.
175
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.3) KADEME BİRİM TANIMI
Hangi birimin, hangi birim ve/veya birimlere evrak havale edebileceğinin tanımlandığı alandır.
Havale Eden Birim Alanındaki birimin hangi birimlere havale edebileceği, listede bulunan birimler
işaretlenerek seçilir. Ve kaydedilir.
2.10.4) HİZMET TANIM
Hizmet tanımlarının yapıldığı alandır. Bu alanda tanımlanan hizmetler “Gelen Evrak” kaydında “Hizmet
Tanımı” menüsünde gösterilmektedir.
Tanımlanan hizmete ait kodun belirlendiği alan aşağıda belirtilmiştir.
Tanımlanan hizmete ait verilecek olan isim aşağıda belirtilen alana yazılır.
176
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Tanımlanan hizmete ait hizmet süresi aşağıda belirtilen alana yazılır.
Belirtilen hizmet süresinin tipi aşağıda belirtilen menüden seçilir.
Tanımlanan hizmete ilişkin bir birim varsa aşağıda belirtilen alandan seçilir.
Hizmete ait mevzuat bilgisi aşağıda belirtilen alana yazılır.
EBYS tarafından tanımlanan hizmete bir ID numarası verilir ve aşağıdaki alanda gösterilir.
Tanımlanan hizmete ilişkin gerekli evraklar, aşağıda belirtilen “Hizmet Evraklar” alanında belirtilir.
: Hizmet Tanım ekranından yer alana bilgilerinin temizlenerek, yeni bilgi girişinin
yapılabilmesini sağlar.
: Yapılan işlemlerin kaydedilmesi sağlanır.
177
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.5) REFERANS TABLO TANIM
Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi ve Durum Kaşesi bilgilerinin tanımlandığı alandır.
Tanımlanacak olan referans alanına ait açıklama bilgisi aşağıda belirtilen alana yazılır.
Tanımlanacak olan referans alanı, aşağıda belirtilen menüden seçilir.
Tanımlanacak olan referans alanının hangi evrak tipinde gözükeceği aşağıda belirtilen menüden
seçilir.
178
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.6) UNVAN TANIMI
Kurumda yer alan kullanıcılara ait unvan bilgilerinin tanımlandığı alandır. Bu alandan, yeni bir unvan
tanımı ya da mevcut unvan üzerinde değişiklik yapılabilir.
Tanımlanacak olan unvanının adı aşağıda belirtilen alana yazılır.
Unvan seviyesi aşağıda belirtilen alana yazılır. Bu seviye, unvanlar arasındaki sıralamayı belirler.
179
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.7) GENEL AYARLAR
Kurumun genel olarak gerekli olan bilgilerinin girişinin yapıldığı alt menüdür.
Genel Ayarlar Alan Açıklamaları:
KURUM ADI: Kurumun resmi adının yazılması gereken alandır.
KURUM HABERLEŞME KODU: Kurumun, Devlet Teşkilatı Veritabanında (DTVT) olan yazışma
adresinin girişinin yapılması gereken alandır.
KURUM KİMLİK KODU: Kurumun, Devlet Teşkilatı Veritabanında (DTVT) olan kimlik kodunun girişinin
yapılması gereken alandır.
ARŞİV SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden arşiv sorumlusu personel seçilir.
ARŞİV SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden arşivden sorumlu birim seçilir.
SAYI SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden sayı sorumlusu personel seçilir.
SAYI SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden sayı sorumlusu birim seçilir.
POSTA SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden posta sorumlusu personel seçilir.
POSTA SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden posta sorumlusu olan birim seçilir.
METİN DÜZENLEYİCİ: Açılır listen metin düzenleyici ‘VAR’ olarak varsayılandır.
KURUM ADRES: Kurumun adresinin yazıldığı alandır.
180
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
KURUM WEB: Kurumun web adresinin yazıldığı alandır.
KURUM AD (İNGİLİZCE): Kurum adının İngilizce olarak yazılması gereken alandır.
KURUM WEB(İNGİLİZCE): Kurumun web adresinin yazıldığı alandır.
KURUM KOD: Kurum kodunun girildiği alandır.
KURUM ÜST MAKAM/ MEMO TANIM: Kurumun üst makamı seçilir, Memo[İç yazı] tanımlanır.
KURUM TEL: Kurumun telefon numarasının yazılacağı alandır.
KURUM FAKS: Kurumun faks numarasının yazılacağı alandır.
GENEL AYARLAR BUTON İŞLEVLERİ:
KAYDET: Yapılan girişlerin, değişikliklerin kaydını yapan butondur.
BAKIM MODU: Normal modda sistem çalışırken bakım modu butonu görüntülenir. Bakım yapılması
gerektiğinde, sistem yöneticisi bakım moduna geçiş için bu butonu kullanabilir.
NORMAL MOD: Sistem bakım modundayken normal mod butonu görüntüler. Bakım sonrası normal
moda geçiş için sistem yöneticisi tarafından kullanılabilir.
181
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Uygulama Ayarları ;
E-İMZA: Sistemde e-imza aktif edilebilir ya da devre dışı bırakılabilir. Açılır listeden ‘YOK’ seçilerek,
sistem e-imzasız çalışır duruma getirilebilir. Açılır listeden ‘VAR’ seçilerek sistem e-imza ile çalışır
duruma getirilebilir. Bu ayarları yalnızca kurumdaki sistem yöneticisi değiştirebilir.
TARAYICI AYAR: Belge taramak istenildiğinde tarayıcının ayarlarının gösterilip gösterilmeyeceğini
ayarlanabilir.
MAİL SUNUCU ADRES: Kurumun mail sunucu adresinin girileceği alandır.
MAİL SUNUCU PORT: Kurumun mail sunucusunun portunun girileceği alandır.
ANA DOMAİN IP: Kurumun ana domain ip’ sinin girileceği alandır.
ANA DOMAİN AD: Kurumun ana domain adının girileceği alandır.
ZAMAN DAMGASI SUNUCUSU: Zaman damgası sunucusunun adının girileceği alandır.
ZAMAN DAMGASI KULLANICISI: Zaman damgası kimlik kodu girilir.
182
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
ZAMAN DAMGASI PAROLA: Zaman damgası parolasının girileceği alandır.
ZAMAN DAMGASI URL: Zaman damgasının web adresinin girileceği alandır.
DOSYA UZANTILARI: Sisteme yüklenebilecek dosya formatlarının girildiği alandır. Virgül ile ayrılarak
(.doc ) dosya uzantıları girilebilir.
Örnek: .doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.gif,.jpg,.ppt,.pptx,.txt,.zip,.rar
MAKS. DOSYA BOYUTU; Sisteme eklenecek dosyaların maksimum boyutunu belirleyebiliriz.
DIŞ YAZI ŞABLON BAŞLIK/DİP NOT; antetlerin başlıklarının, dip not çizgilerinin görülüp
görülmeyeceğinin ayarlandığı alandır.
KULLANILAN ZAMAN DAMGASI; sistemin kullandığı zaman damgası sayısının yazdığı alandır.
EK DOSYA PLANI; ek dosya planının seçildiği alandır.
BİRİM PERSONELİ EVRAK GİZLE: Evrakın birimdeki kullanıcıların görebilmesinin ayarlandığı
ayardır.
İÇ YAZI ANTET BİRİM: İç yazılarda antet de hangi birimin adının yazacağı ayarlandığı alandır.
TOPLU ÇIKTI DAĞITIM LİSTESİ: antetlerde dağıtım listesinin gösterilmesinin ayarlandığı ayardır.
DIŞ YAZI ANTET BİRİM: dış yazılarda antet de hangi birimin adının yazacağı ayarlandığı alandır.
MAKAM ADINA UNVAN: Antet de varsa makam adına çıkacak unvan yazılır.
ÇIKTIDA VEKİL OLSUN: Kullanıcının yerine vekili varsa vekilinin antet de görülüp görülmeyeceğinin
ayarlandığı alandır.
ONAYLI HAVALE: son imza makamı tarafından imzalanan evrakın havale olmasını ayarlayabiliriz.
COMCEC YAZI TİPİ: comcec yazı tipi olmasını seçebiliriz.
METİN DÜZENLEME TAB BOSLUK: Tab tuşuna basılınca bırakılacak boşluk sayısı ayarlanır.
İLK İADE EVRAK SİL: İlk iade edilen evrakın silinip silinmeyeceğinin ayarlandığı alandır.
UYGULAMA BUTON İŞLEVLERİ:
KAYDET: Yapılan girişlerin, değişikliklerin kaydını yapan butondur.
VT LOG BAKIM: sistemin veritabanının bakımının yapıldığı butondur.
ŞİFRELERİ ŞİFRELE: veritabanında tutulan kullanıcı şifrelerinin şifrelendiği butondur.
YEDEK AL: sistemin yedeğinin alındığı butondur.
183
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.8) DOSYA KATEGORİ TANIM
Varsayılan dosya kategorilerine ek olarak yeni dosya kategorisi tanımlamak için kullanılır.
Kategori adı ve açıklaması girildikten sonra renk seçimi yapılıp ‘KAYDET’ butonuyla kategori
tanımlanır. ‘TEMİZLE’ butonuyla yeni kayıta geçilebilir.
Tanımlanmış olan yeni kategori görünümü:
2.10.9) EK DOSYA PLANİ TANIM
Ek olarak dosya planı tanımlamak için kullanılan menüdür.
PLAN KODU: Dosya planının kodunun girildiği alandır.
PLAN AÇIKLAMASI: Dosya planının açıklamasının yapıldığı alandır.
KAYDET: Dosya planının kaydını yapan butondur.
TEMİZLE: Verileri silen ve yeni kayıt ekranına geçen butondur.
184
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.10) ÜLKE TANIM
EBYS’a yeni ülke tanımlamaları yapmak için kullanılan menüdür.
Ülke kodu ve Ülke adı girilip ‘KAYDET’ butonuna basılarak tanımlama yapılabilir.
Tanımlanmış bir ülkeyi silmek için listeden seçili duruma getirip ‘SİL’ butonuna basılarak silinebilir.
2.10.11) TOPLU DOSYA PLANI TAŞIMA
Toplu halde dosya planını başka bir dosya planın içeriğine taşınabilir.
DEĞİŞTİRİLECEK DOSYA PLANI: Değiştirilecek dosya planı seçilir. Değiştirilecek dosya planındaki
tüm evraklar yeni dosya planına taşınır.
YENİ DOSYA PLANI: Yeni dosya planı tanımlanır.
DÜZENLEME GEREKÇESİ: Dosya planı düzenleme gerekçesi yazılır.
SORGULA: Seçilen dosya planlarının içeriğini listeler.
TAŞI: Yeni dosya planını değiştirilecek dosya planına taşır.
185
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.12) DOSYA PLAN ARŞİV DÜZENLEME
Arşivden çıkarılacak dosya planı kodu girilerek sorgulanıp görüntülenebilir. Ya da dosya planı arşivden
çıkartılabilir.
SORGULA: Dosya planını sorgular.
ARŞİVDEN ÇIKAR: Seçilmiş dosya planını arşivden çıkaran butondur.
2.10.13) SAKLA PLAN TANIM
Varsayılan saklama planlarına ek olarak yeni saklama planı tanımlamak için kullanılan menüdür.
SAKLAMA PLANI ID: Sistem tarafından belirlenmiş saklama planı kimlik numarasıdır.
SAKLAMA PLANI AD: Saklama planının adı girilir.
SAKLAMA PLAN SÜRESİ: Saklama plan süresi ay olarak girilir.
SAKLAMA KRİTERİ: Açılır listeden saklama planının kriteri seçilir.
GEREKÇE/MEVZUAT: Yeni tanımlanan saklama planının dayanağı yazılır.
186
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
YENİ: Yeni saklama planı tanımlama ekranına geçişi sağlar.
KAYDET: Tanımlanan dosya planını kaydeder.
2.10.14) SAKLAMA PLANINA GÖRE KONTROL
Saklama planlarına ve saklama sürelerine göre sorgulama yapılıp kontroller yapılabilmektedir.
SAKLAMA PLANI: Açılır listeden kontrolün yapılacağı saklama planı seçilir.
SAKLAMA SÜRESİ SONU: Saklama süresi sonu tarihi takvim simgesinden seçilir.
AYNI KLASÖRDEKİ EVRAKLARIN SÜRELERİNİ HESAPLA: Sorgula esnasında aynı klasördeki
evrak sürelerini de dikkate alarak sorgulama yapılmasını sağlar.
SORGULA: Belirlenelen kriterlere göre sorgulama yapılıp listelenir.
LİSTEYİ KAYDET: Kullanıcın belirlediği kriterler ile oluşturduğu listeyi kaydetmesini sağlar.
2.10.15) İMHA PLAN LİSTELERİ
İmha plan durumları açılır listeden seçilerek sorgulanıp listelenir. Saklama planlarında gösterilen
zaman aşımı süreleri dolduğunda veya belgelerin yanlış işlemlerde düzeltilmesi gerektiğinde imha
edilen belgelerin planlarının listelendiği ekrandır.
SORGULA: Seçili durumdaki imha planını sorgular.
187
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.16) ERİŞİME KAPALI EVRAKLAR
Kullanıcının erişime kapattığı evraklar sorgulanıp listelenebilir. Erişime kapalı evraklar listesinden
istenilen evraklar seçilip erişime tekrar açılabilir.
SORGULA: Erişime kapatılmış ervakları sorgular, listeler.
EVRAK ERİŞİME AÇ: Seçilmiş evrakı erişime açar.
2.10.17) SAKLAMA ÜNİTESİ YEDEK KONTROL
Saklama ünitesi için dizin oluşturulur. EBYS evrak kayıt dizini ile saklama ünitesi dizini karşılaştırarak
kontrol eder. Saklama ünitesi dizinine kopyalama yapılabilir.
2.10.18) ÜST VERİ TANIM DÜZENLEME
Açılır listeden seçilen evrak tiplerinin alan üst verileri görüntülenmektedir. Böylece istenilen yazı tipinin
üst verilerine yeni adlandırmalar yapılabilmektedir.
188
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Evrak tipi açılır listesinden yazı tipi seçilir ve mevcut üst verileri görüntülenir.
Seçilen yazı tipinin üst veri alanlarında gerekli görülen güncellemeler yapılarak ‘ÜST VERİ TANIMI
KAYDET’ butonuna basıp kaydedilebilir.
189
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.19) TOPLU TRANSFER
Evrak gönderimi yapılacak kurum seçilir . Görüntülenen evraklar içerisinden gönderilecek evraklar
seçili duruma getirilerek ve gönderi tipi seçilerek toplu halde gönderilebilinir.
KURUM: Açılır listeden kurum seçilir.
SORGULA: Sorgulanarak evrakların listelenmesi sağlanır.
GÖNDERİ TİPİ: Evrak gönderi tipi seçilir.
GÖNDER: Seçilen evrakların ilgili kuruma gönderimi sağlayar.
2.10.20)DOSYA PLANI YÖNETİM
Excelden dosya planının sisteme dahil edilmesini sağlar.
DOSYA EKLE: Dosya planı açılan pencereden sisteme ekler.
BİLGİLERİ YÜKLE: Eklenen dosya planını sisteme yükler.
190
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.21) YENİ KULLANICI
Sisteme yeni kullanıcı tanımlaması bu menüden yapılabilmektedir.
KULLANICI KODU: Kullanıcının sistem girişinde gireceği kod belirlenip yazılır.
PAROLA: Parola değiştir butonuna basarak parola değiştir penceresi açılır. Parola iki defa girilerek
‘KAYDET’ butonuna basılarak kaydedilir. İşlemi iptal etmek için vazgeç butonuna basılır.
ADI: Kullanıcı adı girilir.
SOYADI: Kullanıcı soyadı girilir.
E-POSTA: Kullanıcının e-posta adresi girilir.
TEL: Kullanıcı telefonu girilir.
UNVAN: Açılır listeden personelin unvanı seçilir.
T.C KİMLİK NO: Kullanıcının T.C kimlik numarasını girilir.
AYRINTILI BİLGİ METNİ: Gerekli görülmesi halinde ayrıntılı bilgi girişi yapılabilir.
ADRES: Kullanıcı adresi girilir.
NOTLAR: Gerekli görülmesi halinde not eklenebilir.
BAĞLI OLDUĞU BİRİM: Yeni tanımlanan kullanıcının bağlı olduğu birim seçilir.
SİSTEM YETKİSİ: Açılır listeden kullanıcının sistem yetkisi seçilir. Aktif ya da pasif duruma getirilebilir.
GEÇERLİLİK TARİHİ: Geçerlilik tarihi girişi yapılabilir.
TEMİZLE: Verileri temizler ve kullanıcı tanımlama ekranına geçiş yapar.
KAYDET: Tanımlanan yeni kullanıcıyı sisteme kaydeder.
KULLANICI ARAMA: Kullanıcı arama ekranına geçişi sağlar.
191
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
YETKİLİ OLDUĞU BİRİMLER: Personelin yetkili olduğu birimler görüntülenir.
KULLANICI GRUP BİLGİLERİ
Kullanıcının dâhil olduğu gruplar görüntülenir. Açılır listeden kullanıcının dâhil edilmek istenildiği yetki
grubu seçilip ‘GRUP EKLE’ butonuna basılarak guruba kullanıcı eklenebilir.
Kullanıcıyı dâhil olduğu bir guruptan çıkarmak için ‘ÇIKAR’ butonuna basınız.
KULLANICI TANIMLAMA - VEKÂLET BİLGİLERİ SEKMESİ
VEKÂLET DURUMU: Kullanıcının vekâlet durumu görüntülenir.
İLGİLİ BİRİM: Kullanıcının vekâlet edeceği personelin birimi seçilir.
PERSONEL AD SOYAD: Kullanıcının vekâlet edeceği personel seçilir.
VEKÂLET BAŞ. TARİHİ: Vekâlet başlangıç tarihi girilir.
VEKÂLET BİTİŞ. TARİHİ: Vekâlet bitiş tarihi girilir.
EVRAK İZLEME TARİHİ: Vekil girilen tarihten önceki evraklara erişim sağlayabilir. Vekilin tüm
evrakları görmesi için bu alan boş bırakılmalıdır.
VEKÂLET BELGE NO: Vekâletin belge numarası girilir.
DEĞİŞİKLİKLERİ KAYDET: Yapılan değişikliklerin kaydedilmesini sağlar.
192
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.22-) YETKİLENDİRME
Yetki nesnesi, yetki nesnesi yeri ve yetki nesnesi modülü seçilerek kullanıcı guruplarına ya da kullanıcı
guruplarına dâhil olan kullanıcılara yetki tanımlanmaktadır.
YETKİ NESNESİ GURUBU: EBYS yetki nesne gurubu varsayılan olarak seçili durumdadır. Aksi bir
durumda seçim yapılabilir.
YETKİ NESNESİ YER: Yetkilendirme için EBYS programını oluşturan iki ana bölümden; Gezinme
Alanı ve Üst Menü seçimi yapılır.
YETKİ NESNESİ MODÜLÜ: Seçilen yetki nesnesinde yer alan modüller görüntülenir. Yetkilendirmenin
yapılacağı modül seçilir.
KULLANICI GURUBU: Seçilen yetki nesnesi gurubunda, yerinde ve modülünde yetkilendirilecek
kullanıcı gurubu belirlenir.
KULLANICI: Seçilen yetki nesnesi gurubunda, yerinde ve modülünde yetkilendirilecek kullanıcı gurubu
belirlendikten sonra; o guruba dâhil olan kullanıcı seçilerek sadece o kullanıcıya özel yetkilendirme
yapılabilir.
Aşağıdaki ekran alıntısında Gezinme Alanının, Yönetim Paneli modülünde, ADMIN gurubu
yetkilendirme menüsü yer almaktadır. Yetki nesnesinin modülünde yer alan menüler
görüntülenmektedir. Seçilen tüm kullanıcı gurubuna ya da o gurubun bir kullanıcısına özel yetki
verilebilir. Aşağıdaki ekran alıntısında yalnızca ADMIN gurubundaki kullanıcılara yetkilendirme
yapılmaktadır. Seçilen modülde yer alan menülerin GÖRÜNTÜLE özelliği seçili duruma getirilir. Seçili
duruma getirilen menülerde ilgili kullanıcı gurubu ya da o kullanıcı gurubuna dâhil olan kullanıcı yetkili
duruma getirilmiş olur. Ve kullanıcı ilgili menüleri aktif olarak kullanabilir durumda olacaktır.
193
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.23) ANASAYFA DÜZENİ
Kullanıcının bekleyen işlerindeki evraklar; belge türüne ve işlemine göre kategorize edilerek
görüntülenmektedir. Anasayfa Düzeni menüsünde kategorilere renklendirme yapılabilir.
Belge türleri iş akışlarına göre oluşturulmuş kategorilere renk belirlemek için üzerine çift tıklayınız.
NESNE ID:Seçilen belge türü işlemi yapılır. EBYS programında varsayılan olarak tanımlanmış
nesnelerin üzerine çift tıklayarak işlem yapmanız gerekmektedir.
NESNE GÖRÜNÜR:Görünür ve Gizle özelllikleri bulunmaktadır.Gizle seçeneği ile görünüm rengi
devredışlı bırakılabilir.
SKIN:İşlem kategorisinin görünüm rengi seçilir.
GRUP BİLGİSİ:Hangi kullanıcı yetki gurubunda ayarların geçerli olduğu seçilir.
Aşağıdaki ekran alıntısında rdCikis = Çıkış İşlemleri seçilp görünümü metro olarak seçilmiş ve bu
ayarlama kullanıcı gurubunda etkin kılınmıştır.
194
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Yukarıdaki ekran alıntısında kullanıcı gurubu için çıkış işlemleri görünümü metro olarak ayarlandı.
Aşağıdaki ekran görüntüsünde yapılan işlemin görüntüsü yer almaktadır.
195
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.24)EVRAK TİPİ YÖNETİM
EBYS programında bulunan evrak tiplerinin kuruma göre kişiselleştirilmesinin sağlandığı menüdür.
Yeni bir evrak tipi oluşturmak için Evrak Tipi Yönetim sayfasında “Yeni” butonu işleme başlanır.
Evrak Tipi: Bu alanda, oluşturulan form için bir isim belirlenir,
Sayı Tipi: Bu alanda, oluşturulan formun sayı tipi (İç yazı, Dış yazı) belirtilir,
196
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Onay Sayısı: Bu alanda, oluşturulan form için onay sayısı(max. 3) belirtilir,
Kenar Boşlukları: Bu alanda, oluşturulan form için sayfanın kenar boşlukları(sağ/sol/üst/alt) belirtilir,
İlgili Makam Hitap Metni: Bu alanda, oluşturulan form için hitap metni belirtilir fakat formlar için bu
alanı kullanma ihtiyacımız olmayacaktır,
Varsayılan Şablon Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış olan şablon
çıkan listeden seçilir,
Form Şablonu: Bu alanda, oluşturulan evrak tipinin bir form olduğunu belirtmek için “evet” seçeneği
seçilir,
Varsayılan Akış Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış bir iş akışı var
ise çıkan listeden ilgili iş akışı seçilir,
Çıktı Dosya Ad (pdf): Bu alanda, oluşturulan form için pdf adı belirtilir ve PDF ler bu isim ile oluşur.
Standart dosya planı alanından evrakın sabit bir dosya planı varsa o plan seçilir.
Havale tipi alanından evrak imza sürecini tamamladıktan sonra gönderileceği havale tipini belirleriz.
Onay sonrası havale alanından evrak son imza makamı tarafından imzalandıktan sonra kime
gideceği belirlenir.
Yazı sahibi= evrak onaylandıktan sonra yazıyı hazırlayana geri döner.
İlk amir= evrak onaylandıktan sonra kullanıcının amirine geri döner.
Son onay makamı=evrak onaylandıktan sonra evrak, evrakı onaylayanda kalır.
İnsan kaynakları= evrak onaylandıktan sonra kurumun insan kaynaklarına evrak gider.
Tüm personeller= evrak onaylandıktan sonra kurumun tüm personellerine evrak iletilir.
Resen yazı alanından evrakın resen yazı olup olmayacağı belirlenir. Resen yazı evet seçildiğinde o
evrakı,
resen
grubunda
olan
bütün
kullanıcılar,
imzalayabileceklerdir.
197
kendileri
son
onay
makamı
olarak
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Özel havale evet seçilmişse kullanıcı, yazıyı oluştururken istediği kullanıcıya yazının son imza
makamı tarafından imzalandıktan sonra havale olmasını seçebilir.
Tebliğ tebellüğ evrak, tebliğ tebellüğ ise evet seçilir. Tebliğ tebellüğ evet seçildiğinde evrakın imza
süreci iki kullanıcı arasında gerçekleşmektedir. Hazırlayan ve hazırlayanın gönderdiği kullanıcı
arasında imza süreci oluşur. Hazırlayanın gönderdiği kullanıcı son imza makamı olarak
imzalamaktadır.
(Üst Bilgi Antet)
Evrak Antet düzenlemesi Evrak
Tipi Yönetim Menüsünden html
ve dizayn olarak
ayarlanabilmektedir.
(Metin Gövdesi)
Evrak üst bilgi antet
ve alt bigisi Evrak Tipi Yönetim
menüsünden düzenlenebilir.
Yazı tipinin içeriği Evrak Tipi
Yönetimden değiştirilemez.
Yazı tipinin içeriği yazı tipi
şablonlarından değiştirilebilinir.
Açıklamalar;
EBYS programında her evrak tipinin geçici ve kalıcı
formatı vardır. Evrak oluşturulup son onayı alana kadar
geçici formatta görüntülenir.
Son onay ile evrak sayı tarih alınca da kalıcı evrak
tipi formatında görüntülenmektedir.
Aynı evrak tipinin geçici ve kalıcı formatları birebir
aynı şekilde düzenlenmektedir.
(Alt Bilgi)
Evrak Alt bilgi düzenlemesi
Evrak Tipi Yönetim Menüsünden
html olarak ayarlanabilmektedir.
Evrak Tipi Yönetim Üst Bilgi Antet:Html
Seçilen evrak tipine göre kenar boşlukları ayarlanabilir. Sayfa üst bilgi antet html ya da dizayn
alanından düzenlenebilir.
198
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Evrak Tipi Yönetim Üst Bilgi Antet: Dizayn
Evrak Tipi Yönetim Metin Alanı Düzenleme:
Seçilen evrak tipinin metin gövdesi alanı html ya da dizayn olarak düzenlenmektedir.
199
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Evrak Tipi Yönetim Sayfa Alt Bilgisi:
Seçilen evrak tipinin metin gövdesi alanı html ya da dizayn olarak düzenlenmektedir.
2.10.25)YARDIM MASASI YÖNETİM
Sistem yöneticilerine kullanıcıların göndermiş olduğu talepler gelmektedir.
Yönetim paneli / Yardım Masası Yönetim menüsünden talepler görüntülenir.
Cevaplanmayan talepler kırmızı arka planlıdır. Cevaplanacak talebin üzerin çift tıklanarak yanıtlama
penceresine erişilir.
Kullanıcının bildirmiş olduğu talebe ilişkin yapılacak işlem ya da yönlendirme yazılarak destek
verilebilir. İşlem durumu sonuçlandı olarak işaretlenip kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanmış
ve ilgili kullanıcı bilgilendirilmiş olur. Veya talep iptal butonu ile işlemden düşürülebilir.
200
201
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
2.10.26.FORM OLUŞTURMA………………………………………………..…114
1.1) ŞABLON TANIM
Yönetim Paneli altından “Şablon Tanım” butonu ile şablon düzenleme ekranımıza ulaşacağız.
Şablon tanımda sırasıyla;





Şablon ismi belirleyerek “Kaydet” butonuna basılır,
Metin düzenleme butonu ile editör penceresine ulaşılır,
Editörde istenilen şablon “Design” ve “HTML” bölümleri kullanılarak oluşturulur,
“Kaydet & kapat“ butonu ile oluşturulan şablon kaydedilir,
Şablon tanım ekranından tekrar “Kaydet” butonu ile kayıt tamamlanır.
202
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.2) İŞ AKIŞI TASARIM
Yönetim paneli altında yer alan “İş Akışı Tasarım” butonu ile yeni bir iş akışı oluşturulabilir.
Bunun için izlenmesi gereken adımlar aşağıda sırasıyla belirtilmiştir;
İş Akışı Tasarım ekranında boş kısma farenin sağ tuşu ile tıklanır ve karşımıza çıkan
seçeneklerden “Yeni Tasarım” seçilerek işleme başlanır. İş akışı tasarımı sürükle bırak mantığı ile
çalışmaktadır. Oluşturmak istediğimiz iş akışına göre sol tarafta bulunan akış nesnelerini sürükleyerek
ekrandaki boş kısma bırakmamız gerekmektedir.
Akış Nesneleri:
Kişi: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen bir kişiye iletilmesi sağlanır.
Birim Amiri: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen birim amirine iletilmesi sağlanır.
203
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Birim: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen birimdeki tüm personellere iletilmesi
sağlanır.
Kullanıcı Grubu: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen kullanıcı grubuna (örn: Evrak
Kayıt, Birim Amiri, Posta Sorumlusu vb.) iletilmesi sağlanır.
Hiyerarşi: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın, ilgili kullanıcının normal hiyerarşisini
izlemesi sağlanır.
Kurum: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın tüm kuruma iletilmesi sağlanır.
Akış Nesnelerinin Kullanımı: İlgili Akış Nesnesi sürüklenerek ekrandaki boş alana bırakılır, daha
sonra simge üstüne gelerek fare ile sağ tıklanır ve karşımıza nesne seçim butonu çıkar.
Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi ilgili seçenek seçilerek karşımıza aşağıdaki gibi bir pencere
gelecektir.
Bu kısımda “Aktivite Seçiniz (E-İmza, Havale vb.)”, “Kullanıcı/birim seçiniz”, “Görev Tipi Seçiniz
(Gereği, Bilgi, Havale vb.)” alanlarında gerekli seçimler yapılarak “Ekle” butonuna basılır.
Nesneler Arası Bağlantı: Nesneler oluşturulduktan sonra istenilen iş akışına göre nesneler birbirine
bağlanmalıdır, bunun için nesnenin üzerinde fare sağ tuşu ile basılı tutularak fare, iş akışında sıradaki
nesnenin üzerine doğru hareket ettirilir ve bırakılır. Böylelikle nesneler arası bağlantı kurulmuş olur.
İlgili ekran görüntüsü aşağıdadır.
204
205
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
1.3) EVRAK TİPİ YÖNETİMİ (Form)
Yönetim Paneli altından “Evrak Tipi Yönetim” butonu ile şablon düzenleme ekranımıza
ulaşacağız.
Yeni bir evrak tipi oluşturmak için Evrak Tipi Yönetim sayfasında “Yeni” butonu işleme başlanır.
Evrak Tipi: Bu alanda, oluşturulan form için bir isim belirlenir,
Sayı Tipi: Bu alanda, oluşturulan formun sayı tipi (İç yazı, Dış yazı) belirtilir,
Onay Sayısı: Bu alanda, oluşturulan form için onay sayısı(max. 3) belirtilir,
Kenar Boşlukları: Bu alanda, oluşturulan form için sayfanın kenar boşlukları(sağ/sol/üst/alt) belirtilir,
İlgili Makam Hitap Metni: Bu alanda, oluşturulan form için hitap metni belirtilir fakat formlar için bu
alanı kullanma ihtiyacımız olmayacaktır,
Varsayılan Şablon Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış olan şablon
çıkan listeden seçilir,
Form Şablonu: Bu alanda, oluşturulan evrak tipinin bir form olduğunu belirtmek için “evet” seçeneği
seçilir,
Varsayılan Akış Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış bir iş akışı var
ise çıkan listeden ilgili iş akışı seçilir,
Çıktı Dosya Ad (pdf): Bu alanda, oluşturulan form için pdf adı belirtilir ve PDF ler bu isim ile oluşur.
Evrak Tipi Yönetim sayfasında ilgili alanlar doldurulduktan sonra “Kaydet” butonu ile işlem tamamlanır.
206
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Oluşturulan bu formlar gezinme alanında yer alan “Formlar” menüsü altında görüntülenebilecektir.
Bunun için Yönetim paneli altında Yetkilendirme sayfasından ilgili kullanıcı grubuna istenilen formların
görüntüle yetkisi verilmesi gerekmektedir.
1.4) İş Akışı Listele
Tasarladığımız iş akışlarını iş akış listele bölümünden görebiliriz.
Sorgula butonuna bastığımızda var olan iş akışlarını görebiliriz.
2.10.27) KISAYOLLAR – DOKÜMAN TİP TANIM
Yeni doküman eklemek için doldurulması gereken zorunlu alanlardan biri olan “Doküman Tip” alanının
tanımlanmasının yapılabileceği bölümdür.
Yeni doküman tip tanımı yapılabilmek için ağaç yapısı şeklinde açılan listede yeni tanım yapılmak
istenen alana sağ tıklanarak “Yeni Tip” seçilir. Açılan yeni satıra bir isim verilir.
Yeni Tip seçilir,
Açılan satıra bir isim verilir.
207
Doküman No: FR.51
Revizyon No:
Açılan yeni tip adını değiştirmek için “Rename”, silmek için ise “Delete” seçenekleri kullanılır.
208

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanım Klavuzu

Transkript

Benzer belgeler

KL-034-Domino Internet Explorer Web Mail Ayarlari Kilavuzu

KL-038-YILDIZ-NET IBM Notes Traveler Android Kurulum

Ürün Güvenlik Bilgi Formu Treatwater

GÜVENLİK BİLGİ FORMU BLUE FILM LEGIO

GÜVENLİK BİLGİ FORMU BLUE AİR

anjıyo hemsıresı görev tanımı - Meram Tıp Fakültesi Hastanesi

e-BÜLTEN