Proje Satın Alma Kılavuzu

3
Belge:
EB 2010/100/R.27
Gündem:
16
Tarih:
18 Ağustos 2010-10-11
Dağıtım:
Kamu
Orijinal:İngilizce
IFAD
Fakir kırsal insanların fakirliğin
Üstesinden gelmelerini sağlama
Proje Satın Alma Kılavuzu
Yönetim Kurulu temsilcilerine Not
Önemli noktalar:
Teknik sorular:
Belge dağıtımı:
Kevin Cleaver
Deirdre McGrenra
Başkan Yardımcısı
İdari Görevli
Program Yönetim Dairesi
Tel.: +39 06 5459 2374
Tel.: +39 06 5459 2320
e-posta: [email protected]
e-posta: [email protected]
Yönetim Kurulu – 100. oturum
Roma, 15-17 Eylül 2010
İçindekiler
Onay için Tavsiye
iii
Tanımlar
iii
I.
Giriş
A. Geçmiş
B. Amaç
C. İçindekiler
D. Uygulanabilirlik
1
1
2
2
2
II.
Satın Alma İlkeleri
A.Etik
B. Sorumluluk
C. Rekabet
D. Doğruluk
E. Şeffaflık
3
3
3
3
4
4
F. Verimlilik, Etkililik ve ekonomi
G. Paranın karşılığı
5
5
Satın Alma Düzenlemeleri
6
III.
A. Borçlu/alıcı yükümlülükleri
Tarımsal Kalkınma Finansmanı için Genel Şartlar
alma sistemlerinin kullanımı
planlaması
kapsayan satın alım
11
12
12
6
B.
6
C. Ulusal satın
6
D.
Satın
alma
8
E. Uygunluk
8
F. Yerel tercihler
9
G. Topluluk katılımını
9
H. IFAD İzleme ve incelemesi
10
I. Yanlış satın alım
11
J. Dolandırıcılık ve yolsuzluk
K. Anlaşmazlık çözümleri
L. IFAD’a referanslar
Ek
Ulusal sistemlerin uygun olmadığı durumlarda satın alma metotları
13
Revize edilmiş IFAD Satın Alma Kılavuzu, Satın Alma El Kitabı ile birlikte, Programlar, Program
Yönetimi Dairesi Başkan Yardımcısı Kevin Cleaver liderliğinde, aşağıdaki çalışma grubu tarafından
hazırlanmıştır:
Dina Nabeel, Koordinatör, Yakın Doğu ve Kuzey Afrika Bölümü
Amine Belhamissi, Politika ve Teknik Danışmanlık Bölümü
Robert Creswell, Denetim ve Teftiş Bürosu
Francisco David E Silva, Latin Amerika ve Karayipler Bölümü
Shankar Achuthan Kutty, Asya ve Pasifik Bölümü
Ruth Farrant, Doğu ve Güney Afrika Bölümü
Charles Forrest, Genel Danışman Ofisi
Bernardino Fortuna, Kontrolör ve Mali Hizmetler Bölümü
Karen Juergens, Denetim ve Teftiş Bürosu
Esther Chitila Kasalu-Coffin, Doğu ve Güney Afrika Bölümü
Sandro Luzzietti, İdari Hizmetler Bölümü
Luisa Migliaccio, Kontrolör ve Mali Hizmetler Bölümü
Perin Saint Ange, Batı ve Orta Afrika Bölümü
Bambis Constantinides, Müdür, Kontrolör ve Mali Hizmetler Bölümü ve Shyam Khadka, Kıdemli
Portföy Yöneticisi, Ön Büro genel denetim ve rehberlik sağlamıştır.
Onay için Tavsiye
Yönetim Kurulu, Fon tarafından finanse edilen kalkınma proje ve programlarını uygulayan birimleri
yönlendiren revize edilmiş Satın Alma Kılavuzunu onaylamaya davet edilmektedir. Onaylandığı zaman
Kılavuz, Aralık 2004’te Yönetim Kurulu tarafından seksen üçüncü oturumda onaylanan Satın Alma
Kılavuzunun yerini alacaktır.
Bu kılavuz, bu kılavuzla birlikte Yönetim Kurulunun bilgisine sunulmuş olan Satın Alma Kılavuzunun
altında yer almaktadır.
Tanımlar
Aşağıdaki terimler bu kılavuzda kullanıldıkları zaman aşağıdaki anlamlara gelmektedir:
“Borçlu/alıcı”, finansman anlaşmasında veya diğer anlaşmada bu şekilde belirlenmiş olan taraf
anlamına gelmektedir.
“Topluluk”, proje faydalanıcısı birey veya gruplar, yasal statüsü olmayan topluluk grupları veya yasal
statüsü olan veya grup olarak ayrı yasal kişiliği ile veya bu kişiliği olmadan birlik veya gruplar, küçük
ölçekli esnaf veya küçük ölçekli ticari örgüt ve esnaf birlikleri ve kırsal tarımsal ve sosyal faaliyetleri
destekleyen ve kolaylaştıran küçük ölçekli yerel örgütler anlamına gelmektedir. Bu durumlarda
“topluluk” satın alma acentesi, uygulayıcı kurum veya yüklenici ve proje işleri için mal, iş ve ilgili
hizmet tedarikçileri olarak katılabilir.
“Satın alma süreci”, ihtiyaç belirlenmesinden başlayarak sözleşmenin tamamlanmasına kadar tüm
satın alma döngüsü anlamına gelmektedir.
“Proje yönetimi”, borçlu/alıcı tarafından finansman anlaşmasında bu şekilde belirlenen ve projenin
uygulama ve yönetiminden sorumlu olan taraf anlamına gelmektedir. Aynı zamanda lider
proje/program kuruluşu ve proje koordinasyon birimleri ve proje uygulama birimleri anlamında da
gelmektedir.
“Hizmetler”, danışmanlık ve danışmanlık dışı hizmetler için kullanılacak genel bir terimdir.
Proje Satın Alma Kılavuzu
I. Giriş
A.
Geçmiş
1.
IFAD Kurucu Anlaşmasının 7. Maddesi 2(j) bölümünde şöyle ifade edilmektedir: Yönetim
Kurulu, Fon kaynaklarından finanse edilecek mal ve hizmetlerin satın alımı için uygun
düzenlemeleri kabul edecektir. Bu revize edilmiş Satın Alma Kılavuzu, IFAD kaynaklarından
finanse edilen tüm proje ve programlara ve aksi kararlaştırılmadıkça ek fonlardan sağlanan
finansmana uygulanacaktır. Aralık 2004’te Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen Satın Alma
Kılavuzunun yerine geçecektir.1
2.
IFAD’ın revize edilmiş Tarımsal Kalkınma Finansmanı için Genel Şartlar (Nisan 2009) (bundan
sonra Genel Şartlar olarak anılacaktır), IFAD ikrazları ve hibeleri tarafından finanse edilen
satın alımlara yeni bir yaklaşım getirmektedir, bu yaklaşım şöyle ifade edilmektedir: “*IFAD+
tarafından finanse edilen mal, iş ve hizmetlerin satın alımı, Borçlu/Alıcı’nın satın alma
düzenlemeleri IFAD Satın Alma Kılavuzuna uygun olduğu ölçüde bunlara uygun olarak
yapılacaktır. Her bir Satın Alma Planı, IFAD Satın Alma Kılavuzuna uygunluğu sağlamak
amacıyla Borçlu/Alıcı tarafından uygulanması gereken prosedürleri belirleyecektir.”
3.
Bu yaklaşımı benimserken IFAD, Yardım Etkililiği Paris Deklarasyonunda ve mevcut ulusal
satın alma sistemlerinin kullanımı ile ilgili Accra Eylem Gündeminde belirtilen ilkeleri
izlemektedir.
4.
Satın alma için borçlu/alıcının düzenlemelerinin kullanılması her zaman IFAD tarafından
aşağıdaki doğrulamaların yapılmasına tabiidir:
5.
1
(a)
Bu düzenlemelerin uluslar arası arenada kabul edilen kamu satın alım uygulamalarına
uygun olması;
(b)
Bu düzenlemelerin temel satın alma ilkelerini içermesi ve süreç içindeki ulusal satın
alım kapasitesinin gelişimini desteklemesini; ve
(c)
Pratik uygulamanın bu ilkeler ve ulusal yasal ve düzenleyici şartlara uygun olması.
Sonuç olarak, revize edilen bu Satın Alma Kılavuzu, satın alma metodunun ayrıntıları üzerinde
daha az dururken, borçlu/alıcının IFAD tarafından finanse edilen projeleri uygularken uyması
gereken standart ve politikalar üzerinde daha çok durmaktadır.
Aralık 2004’te kabul edilen IFAD Satın Alma Kılavuzu, Fon ve borçlu/alıcı arasında aksi kararlaştırılmakça,
revize edilmiş bu kılavuzun kabul edilmesinden önceki tarihlerde onaylanmış veya yürürlüğe girmiş anlaşmalara
uygulanmaya devam edecektir.
6.
Böylece IFAD, ulusal satın alma kuralları ve prosedürlerini değerlendirme ve izlemede
bunların bu revize edilmiş kılavuza uygun olmalarını sağlamak için daha aktif bir rol
almaktadır. Proje satın alımlarının denetimi ve uygulama desteğinin sağlanmasında Fon, satın
alma sürecinin üzerinde fikir birliğine varılan ulusal kurlara uygun olmasını sağlayacaktır.
7.
IFAD’ın borçlu/alıcının satın alma sisteminin tamamen veya kısmen bu kılavuza uygun
olmadığını düşündüğü durumlarda, bu kılavuzun bölüm III ve ekinde belirtildiği gibi, satın
alma için alternatif hükümler uygulanacaktır.
8.
Tek muafiyet uluslar arası rekabetçi ihale durumunda olacaktır, ulusal satın alma
düzenlemeleri veya prosedürlerinin herhangi bir değerlendirmesinin sonuçlarına
bakılmaksızın bu satın alma kılavuzunda belirtildiği şekilde her zaman Dünya Bankası
prosedürleri uygulanacaktır.
B.
Amaç
9.
Bu belge, bir finansman anlaşması2 tarafından yönetilen kalkınma projeleri veya programları
kapsamında ihtiyaç duyulan mal, iş veya hizmetlerin 3 satın alımını yürütmede IFAD’ın
borçlu/alıcının uymasını gerektirdiği politikalar, ilkeler ve standartları ortaya koymaktadır (bu
kılavuzun I.D bölümü).
10.
Uyum amacıyla, bu kılavuz genel olarak kabul gören uluslar arası satın alma ilkeleri ve işletim
prosedürlerine ve diğer kalkınma finansman kuruluşlarının satın alma politikaları ve
standartlarına çok uygundur. Ayrıca, uygulanabilir olduğu zaman, IFAD işlemeleri ve
yönetimini büyüklük ve özel yapısını da göz önüne almaktadırlar.
11.
Borçlu/alıcının ve tüm mal, iş ve hizmet tedarikçilerinin hak ve yükümlülükleri, ihale 4
belgelerinin, borçlu/alıcı ve tedarikçilerle imzalanan anlaşmaların şartlarıyla belirlenir, bu
kılavuz veya finansman anlaşması ile belirlenmez. Finansman anlaşmasının tarafları dışındaki
herhangi bir taraf anlaşmadan hiçbir hak elde etmeyecek veya finansman ödemeleri üzerinde
hak talep etmeyecektir.
12.
Bu kılavuz, proje ile ilgili satın alımları yürütmek için ayrıntılı işlem prosedürleri sağlamak için
tasarlanmamaktadır. Bu bilgi IFAD personeli ve borçlu/alıcının kullanımı için olan ve IFAD web
sayfasından (www.ifad.org) ulaşılabilecek olan Satın Alma El Kitabında yer almaktadır.
C.
İçindekiler
2
Genel Şartlarda belirtildiği gibi.
Danışmanlık ve danışmanlık dışı hizmetler.
4
Bu kılavuzda “ihale”/ “teklif verme” aynı anlama gelmektedir.
3
13.
Bu kılavuzun üç bölümü vardır:
(a)
Bölüm I, kılavuzun geçmişini, amacını, içindekileri ve uygulanabilirliğini kapsar;
(b)
Bölüm II, IFAD tarafından finanse edilen proje ve programlara uygulanan satın alma
ilkelerini ana hatları ile belirler; ve
(c)
Bölüm III, uygulama sırasında beklenen temel standartları ana hatları ile belirterek,
satın alma düzenlemeleri hakkında bilgi sunar.
D.
Uygulanabilirlik
14.
Bu kılavuz, IFAD’ın tek finans kaynağı olduğu IFAD finansman anlaşması tarafından idare
edilen kalkınma proje veya programı kapsamında borçlu/alıcı tarafından mal, iş veya
hizmetler satın alınırken yapılacak satın alma faaliyetleri için uygulanır.
15.
Bazı IFAD projeleri, işbirlikçi kurumlarla, ki bunların bazıları kendi satın alma kılavuzlarına
sahiptirler, ortak finansmanı kapsayabilir. İşbirlikçi bir kurumun belirlenmiş kılavuzla IFAD
adına proje yönetimi ve denetiminden sorumlu olduğu durumlarda, aksi kararlaştırılmadıkça
normal olarak bu kurumun kendi satın alma kılavuzu izlenecektir. IFAD kılavuzu, kendi satın
alma kılavuzu olmayan işbirlikçi kurum tarafından idare edilen tüm projeler için ve doğrudan
IFAD tarafından denetlenen tüm projeler için kullanılacaktır.
16.
Bu kılavuzun uygulandığı durumlarda, sadece finansman anlaşmasında belirtilen yerlerde
sapmalara izin verilmektedir.
II. Satın Alma İlkeleri
A.
Etik
17.
Etik davranış için kılavuz ilkler, tarafsızlık, bağımsızlık ve bütünlüktür.
18.
Hiçbir kişi veya varlık, IFAD tarafından finanse edilen satın alımların sonucu olarak, kendi
otoritesini, mevkisini veya ofisini, yakın akrabalar veya arkadaşlar aracılığıyla kişisel olarak
veya dolaylı olarak herhangi bir şekilde5 hiçbir şeyin maddi değerini talep, kabul veya başka
türlü faydalanma şeklinde tanımlanacak kişisel çıkar için kullanamaz.
5
Hediyeler, hizmetler, iyilikler veya misafirperverlik de dahildir, ancak sadece bunlarla sınırlı değildir.
19.
Satın alma faaliyeti ile ilgilenen Borçlu/alıcı görevlileri şunları yapmakla görevlidir:
(a)
Aşağıdakilerle borçlu/alıcı ülkenin saygınlığını korumak ve artırmak:
(i)
Tüm profesyonel ilişkilerde en yüksek dürüstlük ve bütünlük standartlarını
koruma;
(ii)
Profesyonel yeterliliğin mümkün olan en yüksek standartlarını geliştirme;
(iii)
(b)
(c)
Borçlu/alıcı ülkeye sağlanan tüm fon ve kaynakların sağlanma amaçlarından
sorumlu olan IFAD fonları ve diğer kaynakların kullanımını maksimize etme;
ve
(iv)
Hem borçlu için kılavuz hem de aşağıdakilere uygun davranma:
 Finansman anlaşması;
 Borçlu/alıcı ülkenin kanun ve düzenlemeleri;
 Kabul edilen mesleki etik; ve
 Sözleşmeden doğan yükümlülükler;
Görevleri ile ilgili konulardaki tarafsızlığı etkileyebilecek veya başkaları tarafından
etkileyeceği kabul edilen her türlü kişisel çıkarını açıklamak (çıkar çatışması). Bu tür
bir durumda ilgili kişi, yanlış satın alımdan kaçınmak için satın alma sürecine hiçbir
şekilde katılmamalıdır; ve
Görev sırasında edinilen bilginin gizliliğine saygı göstermek ve bu tür bilgileri kişisel
kazanç veya herhangi bir teklif sahibi, tedarikçi veya yüklenicinin haksız kazancı için
kullanmamak. Görev sırasında verilen bilgi doğru olacaktır ve yanlış anlamaya mahal
vermeyecektir.
B. Sorumluluk
20.
Borçlu/alıcı proje tarafından finanse edilen satın alımlarla ilgili tüm eylem ve kararları için
IFAD’a karşı sorumludur.
21.
Bu aşağıdakileri kapsar ancak bunlarla sınırlı değildir:
22.
(a)
Fonların sadece verilme amaçları için kullanılmalarını sağlama; ve
(b)
Satın alımların bu kılavuza uygun yapılmasını sağlama.
Borçlu/alıcı daha sonra Genel Şartlar bölüm 4.09 “Geri Çekimlerin Geri Ödenmesi”ne ve bu
kılavuzun bölüm III.A “Borçlu/alıcı yükümlülükleri”ne yönlendirilir.
C. Rekabet
23.
Uygun tedarikçiler ve yükleniciler arasında tam, adil ve yasal rekabet6, proje tarafından
finanse edilen satın alma faaliyetlerinin dayandığı esastır.
24.
Rekabetin arandığı en yaygın metot rekabetçi ihale süreci aracılığıyladır ve bu bağlamda IFAD,
tüm mal, iş ve hizmetlerin yürütülen satın alımlarla doğrudan ilgisi olan işle meşgul olan en az
6
Bölüm III’te tanımlandığı gibi.
üç ayrı7 tedarikçi veya yüklenicinin katıldığı kararlaştırılmış bir satın alma süreci8 aracılığıyla
alınması gerektiğini belirtmektedir.
25.
Mal, iş veya hizmetler için düşük değerli sözleşmeler için uluslar arası olarak ilana çıkılmasının
pratik ve verimli olmadığı kabul edilmektedir ve her bir satın alma faaliyeti için rekabet
ilkesinin ne derece gerektiği satın alma planı içinde IFAD tarafından onaylanmış satın alma
metodunda ana hatları ile belirtilecektir.
26.
Borçlu/alıcıların her fırsatta gerçek rekabeti teşvik etmeleri beklenecektir ve belki de
aşağıdakileri kanıtlaması gerekecektir:
27.
(a)
Teklif istenmesi ve kısa listelerin derlenmesi esnasında doğru ve hilesiz rekabet; ve
(b)
İhale sürecinde rekabetin etkililiği.
Tek satın alma ve doğrudan sözleşme yapma, IFAD’ın gerektirdiği rekabet unsurlarını
içermemektedir. Sadece istisnai durumlarda 9 bu yaklaşımlar ele alınacak ve IFAD ile
kararlaştırılan satın alma planlarında onaylanacaktır.
D. Doğruluk
28.
IFAD’ın beklentisi, rekabet şartlarını karşılayabilmek amacıyla proje tarafından finanse edilen
satın alımların IFAD’ın gelişmiş ve gelişmekte olan Üye Devletlerinden mümkün olduğunca
fazla miktarda uygun teklif sahibine açık olmasıdır.
29.
IFAD borçlu/alıcılardan tüm muhtemel teklif sahipleri için aşağıdakileri sağlamalarını
beklemektedir:
30.
(a)
Uygun bir yaklaşım ve satın alma süreci kapsamında kanun, yönetmelik ve şartların
uygulanması ile yönetilmeleri;
(b)
Sadece rekabet edebilecekleri makul bir oyun alanı tedarik edilmesi;
(c)
doğru, tarafsız ve önyargısız bir biçimde muamele görmeleri, böylece tüm satın alma
faaliyetlerinde tarafsızlık ve eşit fırsat ilkelerinin gösterilebilecektir.
Satın alma işlemlerinde doğruluk için, IFAD:
(a)
Teknik şartnamenin hazırlanması, değerlendirme kriteri veya ihale şartları dahil
olacak ancak bunlarla sınırlı olmayacak şekilde satın alma sürecinin herhangi bir kısmını
etkileme aracılığıyla dolaylı olarak veya doğrudan, herhangi bir potansiyel tedarikçi veya
yüklenicinin muaf tutulması, ona karşı ayrımcılık yapılması, önyargılı olunması veya tam
tersine ona iltimas geçilmesi veya eşit davranılmamasına göz yummayacaktır. Bu tür bir
7
Bu bağlamda “ayrı” kelimesi, tedarikçi veya yüklenicinin (i) hepsinin ayrı mülkiyete sahip olmaları; (ii)
birbirleri ile rekabet ilkesini tehlikeye atacağı düşünülen herhangi bir ilişki, bağlantı, birlik veya eklentiye sahip
olmamaları, ve (iii) ortak hissedar veya müdürlere sahip olmamaları anlamına gelmektedir.
8
“Kararlaştırılmış” kelimesi, satın alma planında onaylanmış tanınmış bir satın alma metodunu ifade etmektedir.
9
Tek satın alma/doğrudan sözleşmenin uygulanma şartları Satın Alma Kılavuzunda belirtilmiştir.
eylemden şüphelenildiğinde veya kanıtlandığında IFAD, uygun gördüğü önleyici, düzeltici
veya ceza niteliğindeki önlemi alma hakkını saklı tutmaktadır.
(b)
Borçlu/alıcı ile müzakere ederek, satın alma süreci içinde doğruluğun başarılmasını
engelleyecek veya etkileyecek her türlü hileye değinmeye çalışacaktır.
E. Şeffaflık
31.
IFAD, projeleri kapsamında gerçekleştirilen satın alma süreçleri içinde en yüksek derecede
şeffaflık ve açıklık beklemektedir. Şeffaflığın olmaması, satın alam sürecinin doğruluk ve
bütünlüğünü şüpheye düşürebilecek bilgiyi saklama çabası olarak algılanabilir.
32.
Satın alma konusundaki şeffaflık, sürece dahil olan, süreçle ilgilenen ve süreçten etkilenen
kişiler için kamusal alanda, aşağıdaki konularda ancak sadece bunlarla sınırlı olmayan bilgi
açıklamakla10 ilgili bir durumdur:
(a)
potansiyel ve mevcut satın alam fırsatlarının varlığı;
(b)
ilgili veriye nereden ulaşılacağı;
(c)
satın alımın gerçekleştirilme aşamaları;
(d)
ihalelerin verilme mekanizmaları;
(e)
İhale verme bilgileri ve
(f)
başvuru prosedürleri.
33.
Bu tür bilgilerin iletilme/yayınlanma şekilleri, verinin yapısına bağlı olarak değişecektir, ancak
genellikle mevcut kamu bilgilendirme araçları (örn. hükümet web sayfaları, kamu
bilgilendirme kurulları veya medya) aracılığıyla veya bireysel satın alma faaliyeti ile ilgili satın
alma belgelerinde (örn. ihale bildirimleri ve ihale belgeleri) olacaktır.
34.
Borçlu/alıcılar her zaman açık, tahmin edilebilir ve sağlanan bilgiye uygun hareket etmek
durumundadırlar.
F. Verimlilik, etkililik ve ekonomiklik
35.
10
IFAD, borçlu/alıcıların proje ile ilgili satın alımları yürütürken, aşırı uygulama gecikmelerinden
kaçınmak ve paranın karşılığını almak için, verimlilik ve ekonomiklik göstermelerini
gerektirmektedir.
IFAD, bazı ülkelerin bilgileri açıklamak için kendi ulusal yasalarının olduğunu kabul eder ve bu tür
durumlarda şeffaflığın sağlanabilmesi için müzakereler sırasında özel hükümler konulur.
36.
Satın alım, uygun kılavuz, ilke ve yönetmeliklere uygun olarak iyi organize edilmeli, kalite,
miktar ve zamanlılık açısından doğru bir şekilde ve en iyi fiyattan yürütülmelidir.
37.
Süreçler, satın alım faaliyeti ile orantılı olmalıdır, böylece satın alam sürecinin yürütülme
maliyeti en aza indirilir ve kılavuz ilkeler korunurken yürütülen faaliyetin bütçesine uygun
hale getirilir.
38.
Verimlilik, metotların bir kombinasyonu ile elde edilebilir. Örneğin, zaman ve kaynak kaybını
minimize etmek için satın alam faaliyetlerinin planlaması, bir araya getirilmesi ve yürütülmesi
için stratejik bir yaklaşım uygulanabilir. Bu sebeple, IFAD tarafından finanse edilen projelerin
tümü şu anda, bu kılavuzun bölüm III.D’sine uygun olarak ve Genel Şartların gerektirdiği ve
ifade ettiği şekilde bir satın alma planı içermelidir.
G. Paranın Karşılığı
39.
Yukarıda bahsedilenlerin tamamını desteklemek, aşağıdaki gibi çeşitli faktörlerin en iyi şekilde
bir araya getirilmesi aracılığıyla tüm proje satın alım faaliyetleri için paranın karşılığının
alınması ihtiyacıdır:
(a)
Mantıklı, uluslar arası olarak tanınmış satın alma ilkelerinin uygulanması;
(b)
Satın alınan mal, iş veya hizmetlerin görev için şartları karşılamasını ve aşırı
ayrıntılı olmamalarını sağlama;
40.
(c)
Mal, iş veya hizmetlerin, tahmini ömürlerini de dikkate alarak, mümkün olan en iyi
şartlarda satın alımını sağlama;
(d)
Mal, iş veya hizmetlerin tedarikçisinin sözleşmeyi yerine getirmek için kalifiye
olmasını, yasal olarak yetkilendirilmiş olmasını ve yeterli olmasını sağlama.
En iyi karşılık, en düşük başlangıç fiyat seçeneği anlamına gelmez, daha ziyade, yatırımın daha
iyi geri dönüşümü, her bir satın alma faaliyetinin kendine has ve özel şartları göz önünde
bulundurularak, zaman dengesi, gerekli maliyet ve kalite ve orijinal amaçlarını yerine getirme
konusunda sözleşmenin başarılı genel sonuçları anlamına gelmektedir.
III. Satın Alma Düzenlemeleri
A. Borçlu/alıcı yükümlülükleri
41.
Borçlu/alıcı şunları yapmalıdır:
(a)
Her zaman finansman anlaşmasının yönettiği hukuki ilişkilere uygun olarak hareket
etmelidir;
(b)
Proje uygulaması, planlaması ve proje kapsamında ihale verilmesi ve yönetilmesinde
tam sorumluluk almalıdır; ve
(c)
bu kılavuzda belirtilen politikalar, ilkeler ve standartlara uygun olarak proje ile ilgili
tüm satın alımları yürütmelidir.
42.
Denetim fonksiyonlarının bir parçası olarak IFAD’ın satın alma prosedürlerini, belgelerini ve
değerlendirmelerini incelemesi ve tavsiyelerde bulunması, borçlu/alıcıları yukarıda belirtilen
yükümlülüklerin herhangi birisinden kurtarmaz.
B. Tarımsal Kalkınma Finansmanı için Genel Şartlar
43.
Bu kılavuzun bölüm I.A’sında belirtildiği gibi, Genel Şartlar, IFAD’ın kendi ikraz ve hibelerinden
finanse edilen satın alımlara yeni yaklaşımını göz önünde bulundurarak, Nisan 2009’da revize
edilmiştir. Ayrıca, bu kılavuz ulusal sistemlerin kullanımını artırmaya yönelik çalışan uluslar
arası donör topluluğunun çeşitli taahhütlerine uygundur.11
44.
Revize edilmiş Genel şartlar, IFAD ve borçlu/alıcı personeli için daha net ve daha az karmaşık
olmak üzere tasarlanmıştır. IFAD Yönetim Kurulu doksan altıncı oturumundan sonra
onaylanmış projeler için tüm finansman anlaşmalarına uygulanacaktır.
45.
Özellikle satın alımlarla ilgili olarak, Genel Şartlar şunları vurgulamaktadır:
46.
(a)
IFAD kılavuzu ile uyumlu kabul edilmeleri halinde borçlu/alıcının satın alma
düzenlemelerinin kullanılması; ve
(b)
borçlu/alıcı tarafından uygulama esnasındaki uyumluluğu sağlamak için takip edilecek
satın alma prosedürlerini belirlemede proje satın alma planının artan önemi
vurgulanmaktadır.
Bunların her ikisi de bölüm III.C ve D’de daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.
C. Ulusal satın alma sistemlerinin kullanımı
47.
11
Genel Şartların hükümlerine uygun olarak, IFAD tarafından finanse edilen mal, iş ve
hizmetlerin satın alımı bu kılavuza uygun olduğu ölçüde borçlu/alıcının satın alma
düzenlemelerinin hükümlerine uygun olarak yürütülecektir. Her bir satın alma planı, bu
kılavuza uygunluğu sağlamak amacıyla borçlu/alıcı tarafından belirlenmesi gereken
prosedürleri belirleyecektir.
Örneğin, IFAD’ın imzalayanlardan biri olduğu, Yardım Verimliliği konusundaki Paris Deklarasyonu “yardın
ortak ülkelerin öncelikleri, sistemleri ve prosedürleriyle uyumunu artırmak ve kapasitelerini güçlendirmeye
yardım etmek” (paragraf 3 (ii)) için taahhüdünü beyan etmiştir. Eylem için Accra Gündemi bunu, “gelişmekte
olan ülke sistemlerinin mümkün olan en yüksek derecede güçlendirilmesi ve kullanılması” (paragraf 15)
taahhüdüyle teyit etmiştir.
48.
Bu bölüm ayrıca IFAD’ın bir ülkenin ulusal satın alma sistemi ve düzenlemelerinin bu
kılavuzda belirtilen satın alam politikaları, ilkeleri ve standartları ile uyumlu olup olmadığını
değerlendirmek için kullanacağı süreci de belirtmektedir.
Aşama 1: Kapsamlı ülke değerlendirmesi
49.
50.
Bir ülkenin stratejik fırsatlar belgesi (COSOP) hazırlanırken, veya COSOP sürecinin olmaması
durumunda, uygun kabul edildiğinde IFAD borçlu/alıcı ile işbirliği yaparak iki konuda durumu
belirlemek için mevcut verileri için bir inceleme yürütecektir:
(a)
Genel yasal çerçeve ve
(b)
Kamu satın alımı için ulusal yapı.
Bu tür bir değerlendirme için verilerin kaynakları bilginin mevcudiyeti ve bütünlüğü ve genel
ülke portföyünün büyüklüğüne bağlı olarak değişecektir, ancak genellikle şunları içerecektir:
(a)
Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Örgütünün Kalkınma Yardım Komitesi tarafından
yapılan ulusal satın alma sistemlerinin değerlendirmelerinin sonuçları;
(b)
Diğer kamusal uygulayıcı kurumlar, donörler ve kalkınma ortaklarından son bulgular;
(c)
IFAD projelerinden önceki çalışma deneyimi.
51.
Bu incelemenin bir sonucu olarak IFAD, genel inceleme amaçları için, bulguları ile ilgili olarak
COSOP içindeki bazı yüksek düzeydeki ifadeleri içerecektir. Bu ifadeler kesin kararlar
olmayacak ancak sadece proje tasarım aşamasında daha ayrıntılı bir değerlendirme için
başlangıç noktası olacaktır.
52.
Bu incelemenin bir sonucu olarak IFAD, değerlendirilen konularla ilgili olarak çeşitli ve/veya
önemli meselelerin olduğu sonucuna varırsa, o zaman kapsamlı ülke değerlendirmesi satın
alma sisteminin şu anda benimsenemeyeceğini ifade edecektir.
Aşama 2: Özel proje değerlendirmesi12
53.
Satın alımın verimli bir şekilde yürütülmesi, iyi proje uygulaması, proje amaçlarının
gerçekleştirilmesi ve projenin sürdürülebilirliği için çok nemlidir. Proje tasarımı aşamasında
IFAD, borçlu/alıcı ile işbirliği içinde, proje satın alımını yürütmek için görevlendirilen kurum
veya kurumların daha kapsamlı bir değerlendirmesini13 gerçekleştirecektir. Bu şu konuları
kapsayacak, ancak bunlarla sınırlı olmayacaktır:
(a)
12
Satın alımla ilgili mevcut kanun, kararname, yönetmelik veya usullerin pratik
uygulama düzeyi ve bunların bu kılavuzun bölüm II’sinin şartlarını karşılama derecesi;
Proje tasarımında yürütülecektir.
IFAD, mevcut olması halinde diğer bölgesel kalkınma bankaları ve ortaklarının yürüttüğü ilgili
değerlendirmelere dayalı olacaktır.
13
(b)
Proje satın alımını yürütmek için mevcut insan kapasitesinin düzeyi;
(c)
Organizasyon ve fonksiyonlar;
(d)
Satın alımla ilgili destek ve kontrol sistemleri;
(e)
Kayıt tutma;
(f)
kurum veya kurumlar içindeki genel satın alma ortamı.
54.
İncelenecek konuların bir listesi Satın Alma Kılavuzunda yer almaktadır.
55.
Bu aşama 2 değerlendirmesinin bir sonucu olarak IFAD, bu yönleri üç kategoriden birine dahil
edecektir:
(a)
Şartlara tam olarak uygun ve proje satın alımı için kullanılmaya uygun
(b)
Genel olarak şartlara uygun ve bazı düzeltmelerle proje satın alımı için
kullanılmaya uygun olması muhtemel;
(d)
Şartlara uygun değil ve kullanım için de uygun değil.
Bulgular ve sonuçlar
56.
Bireysel değerlendirmelerin bulgularının sonuçlarına dayalı olarak IFAD, ulusal sistemlerin
satın alım için tamamen veya kısmen ne derecede kullanılabileceğine veya
kullanılamayacağına karar verecektir. Bu karar borçlu/alıcı ile paylaşılacak ve proje
tasarımında yansıtılacaktır.
57.
Yasal çerçeve içindeki satın alma metotları veya uygulamaları “şartlara uygun değil ve
kullanım için de uygun değil” şeklinde değerlendirildiğinde IFAD, bu kılavuza ek olarak
eklenen satın alma metotlarını kullanacaktır. Bu satın alma metotları diğer uygulayıcı
kurumlar, donörler ve kalkınma ortakları ile uyumludur.
58.
Ulusal sistemlerin diğer yönlerinden herhangi birisi “şartlara uygun değil ve kullanım için de
uygun değil” şeklinde değerlendirildiğinde IFAD, borçlu/alıcılarla işbirliği yaparak,
uygulanacak ve projelerinde kullanılacak önlemleri belirleyecek ve borçlu/alıcılara kendi
kaynaklarını yöneterek kendi kalkınma hedeflerini gerçekleştirmek için destek olacaktır.
D. Satın Alma Planlaması
59.
Kesin ve gerçek planlama ve ihtiyaçların önceliklendirilmesi etkili satın alma için bir ön şart ve
proje uygulamasının izlenmesi için temel araçtır.
60.
Her projenin müzakere aşamasında, borçlu/alıcı, IFAD’a danışarak 18 aylık bir satın alma planı
hazırlamalıdır ve bu plan en azından şunları içermelidir:
(a)
Bu dönemde yürütülecek her bir satın alma faaliyetinin özet tanımı;
(b)
Her bir faaliyetin tahmini değeri;
(c)
Her bir faaliyet için benimsenecek satın alma metodu; ve
(d)
Her bir faaliyet için IFAD’ın yürüteceği inceleme metodu (bu kılavuzun bölüm III.H’si).
61.
Ulusal satın alma planları şablonlarının var olursa ve IFAD tarafından uygun bulunursa, o
zaman bu şablonlar kullanılmalıdır. Eğer bu tür şablonlar yoksa IFAD, uluslar arası finansal
kurumlardan borçlu/alıcının aşina olduğu ve diğer projeler için kullanılan şablonlar alacaktır.
62.
Borçlu/alıcılar, proje veya zaman çizelgesindeki değişiklikleri yansıtmak için planları sık sık
güncellemek zorundadırlar.
63.
Satın alma planlarının IFAD tarafından incelenmesi ve onayının alınması, IFAD tarafından
doğrudan denetlenen finansal anlaşmaların hepsinde zorunludur.
E. Uygunluk
64.
IFAD finansman ödemeleri, herhangi bir ülke14 sınırları içinde üretilen veya tedarik edilen mal,
iş ve hizmetler için harcamalar için münhasıran dağıtılır.
F. Yerel tercihler
65.
66.
Borçlu/alıcı, IFAD’ın mutabakatı ile, aşağıdakilerin satın alımında uluslar arası rekabetçi ihale
metodu kapsamında yürütülecek ihale değerlendirmesinde bir tercih payı ayıracaktır:
(a)
Yurt dışında üretilen malları öneren teklifler karşısında borçlu/alıcının ülkesinde
üretilen mallar; ve
(b)
Uygun yerel yüklenicilerden teklifler yabancı şirketlerden olanlarla karşılaştırıldığında
IFAD finansmanı kapsamında yüksek oranda ayrıcalıklı şartlardaki borçlu/alıcı olan
Üye Devletlerdeki işler.
Bu tür bir tercih başvurusu için şartlar finansman anlaşmasında belirtilecektir.
G. Topluluk katılımını kapsayan satın alım
67.
14
IFAD projelerinin büyüklüğü ve yapısı göz önünde bulundurulduğunda, yüksek oranda
topluluğa dayalı satın alma faaliyetleri katılımı vardır.
IFAD iki adet Üye Devlet listesine sahiptir: (i) Düzenli Program kapsamında uygun satın alma kaynakları olan
ülkeler; ve (ii) Kuraklık ve Çölleşmeden Etkilenen Aşağı Sahra Afrika Ülkeleri için Özel Program kapsamında
uygun satın alma kaynakları olan ülkeler. Uygun listenin bir nüshası finansman anlaşmasının imzalanmasıyla
borçlu/alıcıya verilecektir.
68.
69.
Topluluk katılımı ile satın alımın ayrı bir satın alma metodu olmadığının ve yine bu kılavuzda
belirtilen tüm ilke ve standartlara uyumun gerekli olduğu vurgulanmalıdır. Proje tasarımcıları,
bu kılavuza bağlı basit ancak mantıklı düzenlemelerin şunlar için proje içinde yer almasını
sağlayacaklardır:
(a)
Borçlu/alıcının resmi dilindeki(dillerindeki) belge ve kayıtların IFAD resmi dillerinden
birine, denetim ve inceleme amacıyla gerektiği şekilde tercümesini kolaylaştırmak;
(b)
ilgili kayıtların proje yönetim personeli ve/veya aracı kurum tarafından tutulması da
dahil olmak üzere, topluluk satın alım faaliyetinin düzenli izlemesi ve denetimi için
uygun prosedürler sağlamak;
(c)
Aracı yardımın tamamlanması için net bir çıkış stratejisi de dahil olmak üzere, aracılar
ve topluluk arasındaki ilişkiler, roller ve sorumlulukları tanımlamak; ve
(d)
varlıkların uygun bir şekilde devrini sağlamak.
“Topluluk katılımı” terimi kapsamında, topluluğun proje uygulaması esnasında aşağıdaki
rollerden bir veya daha fazlasını oynaması anlaşılır:
Mal, iş veya hizmetlerin doğrudan projeye tedarikçisi olarak
70.
Toplulukların aşağıdaki durumlarda projeye iş yapması veya mal veya hizmet sağlamasına izin
verilmektedir:
(a)
Proje tasarım belgesi içinde bir uygulama modeli olursa; veya
(b)
Uygulama modeli olmadığında, IFAD tarafından dışarından satın alıma maliyet etkin
ve pratik bir alternatif oluşturduğu kararlaştırıldığında. IFAD ayrıca, mülkiyeti teşvik
etme, proje faaliyetlerinin sürdürülebilirliği, bir proje tesisinin etkin işletimi ve bakımı
ve genel risk/kazanç eşitliği gibi faktörleri de düşünmektedir.
71.
Genel olarak, mal, iş veya hizmetlerin başarılı bir şekilde sağlanmış olduğu veya
sağlanabileceği veya topluluk tarafından üretilmiş olduğu veya üretilebileceği gösterildiğinde
anlaşma sağlanacaktır.
72.
Tedarikçi olarak bir topluluk şu şekillerde hareket edebilir:
73.
(a)
Sözleşme kapsamında ticari temelde; veya
(b)
faydalanıcı topluluğunun projeye katkısının bir parçası veya tamamı olarak.
Her iki durumda da, topluluk katılımının ve denetim için modellerin tahmini finansal değeri
ölçülmeli ve IFAD ile kararlaştırılmalıdır.
Proje için satın alımı yürüten uygulayıcı kurum olarak
74.
Topluluklar ve gayri resmi gruplar, proje satın alımını yürütmek üzere uygulayıcı kurumlar
olarak hareket etmek için bir araya getirilebilirler.
75.
Böyle durumlarda, rolleri şunları kapsayacaktır:
(a)
Kararlaştırılan satın alma metotlarından herhangi birini kullanan rekabetçi sözleşme
ve
(b)
İş, mal veya hizmetler için sözleşme yapılan tedarikçinin denetimi.
76.
Buna ne dereceye kadar izin verildiği proje esasına göre, proje tasarımı ve/veya uygulama
kılavuzunda belirlenecek ve onaylanmış satın alma planında açıkta tanımlanacaktır.
Değerlendirmenin bir parçası olarak düşünülen faktörler Satın Alma Kılavuzunda belirtilir.
77.
Proje faydalanıcı topluluğunun fonları almak veya satın alımı güvenilir bir biçimde yönetmek
için uygun kurumsal kapasiteye ve hesaba sahip olmaması durumunda, topluluk adına
hareket etmeleri için aracı kurumların devreye girmesi gerekli olabilir. Bu aracılılar sivil
toplum örgütleri, kooperatif toplumları, özel kurumlar veya diğerleri olabilir.
78.
Proje yönetimi bu aracıların bu tür görevleri yerine getirmek için uygun kapasiteye sahip
olmalarını sağlayacaktır.
79.
Sivil toplum örgütleri veya diğer varlıklar, zayıf topluluk grupları için uygulayıcı kurum olarak
dahil edildiklerinde, proje tasarımı esnasında aşağıdaki yönlere değinilecektir:
(a)
Aracının hukuki durumu. Özel sektörlerde işleyen kayıt (hükümet veya yerel otorite
ile), kamu fonlarını alma ve bunlar için hesap açma yetkisi ve projeye katılma
yeterliliğini düzenleyen yönetmelikleri kapsayacaktır;
(b)
Aracının seçimi. Aracılar şeffaf rekabetçi süreç (birden fazla aracı varsa) aracılığıyla
veya tek kaynak doğrudan sözleşme (hedeflenen toplulukta sadece bir tane işleyen
aracı varsa) aracılığıyla aracılar tutulabilir; ve
(c)
Finansal kapasite ve idari kapasite. Aracının finansman, personel yönetim, idari
kapasitesinin ve bağımsız denetimler aracılığıyla sorumluluğunun, vb. birincil kaynağı,
proje yönetimi ve topluluk adına kamu fonlarını ele alma konusunda güvenlik ve
güvenilirliği sağlamak için incelenmelidir.
H. IFAD İnceleme ve izlemesi
80.
Satın alma sürecinin bu kılavuza ve kararlaştırılan satın alma planına uygun olarak
yürütülmesini sağlamak için IFAD borçlu/alıcı tarafından önerilen mal, iş ve hizmet satın
alımları için aşağıdaki düzenlemeleri inceleyecektir:
(a)
Sözleşme paketleme;
(b)
Uygulanabilir prosedür ve satın alma metotları;
(c)
İhale belgeleri;
(d)
İhale değerlendirme komitelerinin oluşumu;
(e)
İhale değerlendirmeleri ve ihalenin verilmesi konusunda tavsiyeler; ve
(f)
Taslak sözleşmeler ve sözleşme değişiklikleri.
81.
Bu inceleme prosedürlerinin her bir proje veya programa ne derece uygulanacağı borçlu/alıcı
için kılavuzda ve satın alma planında yer alacaktır.
82.
İnceleme süreçleri konusundaki tüm detaylar için, Satın Alma Kılavuzuna bakınız.
I. Yanlış Satın Alım
83.
Bu kılavuz ve finansman anlaşmasına uygun olarak satın alınmayan mal, iş veya danışmanlık
hizmetleri için yapılan harcamaları IFAD finanse etmeyecektir. Bu tür durumlarda IFAD ayrıca,
uygun olmadığını deklare ederek söz konusu miktarı ikraz ve/veya hibeden düşmek de dahil
olmak üzere, finansman anlaşması kapsamında diğer düzeltici işlemleri yapabilir. Sözleşme
IFAD’ın “onayı” sonrasında yapılmış olsa bile, onayın borçlu/alıcı tarafından verilen eksik,
yanlış veya aldatıcı bilgiye dayalı olarak verildiğini veya sözleşmenin şart ve koşullarının
IFAD’ın onayı olmadan yenilendiğini belirterek, Fon yine de yanlış satın alımı deklare edebilir.
J. Dolandırıcılık ve Yolsuzluk
84.
15
IFAD, IFAD tarafından finanse edilen sözleşmeler kapsamındaki kendi personelinin,
borçlu/alıcının personelinin (IFAD finansmanının faydalanıcıları da dahil) ve tüm teklif
sahipleri, tedarikçiler, yükleniciler ve danışmanların sözleşmenin ve satın alımların
uygulanması esnasında en yüksek etik ve bütünlük standardını gözetmesini gerektirmektedir.
Bu durum, bu kılavuza uygulanan IFAD’ın Eylem ve İşlemlerinde Dolandırıcılık ve Yolsuzluğu
Önleme Politikasında 15 (bundan sonra: Yolsuzlukla mücadele politikası) açıkça ifade
edilmektedir. Bu politikaya uygun olarak, IFAD aşağıdakileri yapma hakkına sahiptir:
(a)
İhaleyi vermek için önerilen teklif sahibi, tedarikçi, yüklenici veya danışmanın
doğrudan veya bir acente aracılığıyla söz konusu sözleşme için rekabetinde cebri,
gizli, yanlış veya hileli eylemlerde bulunduğunu belirlerse, ihale vermek için öneriyi
reddetmek;16
(b)
Her hangi bir zamanda borçlu/alıcının veya finansmanın faydalanıcısının
temsilcilerinin satın alım veya sözleşmenin ifası esnasında cebri, gizli, yanlış veya hileli
eylemlerde bulunduğunu belirlerse, borçlu/alıcı durumu düzeltmek için IFAD
tarafından kabul edilebilir, zamanında ve uygun eylemi gerçekleştirmeden, Genel
Şartlara uygun olarak finansmanın tamamını veya bir kısmını askıya almak veya iptal
etmek;
(c)
Her hangi bir zamanda birey veya şirketin doğrudan veya bir acente aracılığıyla IFAD
tarafından finanse edilen bir sözleşme için veya sözleşmenin ifası için cebri, gizli,
yanlış veya hileli eylemlerde bulunduğunu belirlerse, o birey ve şirketi kısıtlamak –
IFAD’ın Eylem ve İşlemlerinde Dolandırıcılık ve Yolsuzluğu Önleme Politikası (EB 2005/85/R.5/Rev.1)
IFAD web sayfasında www.ifad.org. Bulunmaktadır.
16
Genel Şartlarda belirtildiği gibi.
birey veya şirketin süresiz olarak veya belirli bir süre için IFAD tarafından finanse
edilen sözleşmeyi vermek için uygun olmağını açıklamak da dahil;
85.
(d)
Finanse ettiği ihale belgeleri ve sözleşmelerin, tedarikçiler, yükleniciler ve
danışmanların ihale ile ilgili hesaplarını, kayıtlarını ve diğer belgelerini ve sözleşme
performansını incelemesi ve IFAD tarafından görevlendirilen denetçiler tarafından
denetlenmesi için IFAD’a izin verdiklerini gösteren bir hüküm içermesini zorunlu
kılmak;
(e)
Dolandırıcılık ve yolsuzluğu 17 kapsayan ancak bunlarla sınırlı olmayan kural dışı
uygulama durumlarını, daha fazla inceleme için ilgili ulusal otoritelere yönlendirmek
ve
(f)
Kural dışı uygulama olaylarının belirlenmesi halinde, gerekli ve uygun görülen
yaptırımları uygulamak.
IFAD’ın özel anlaşması ile, borçlu/alıcı IFAD tarafından finanse edilen sözleşmeler için ihale
formlarına, ihale belgeleri veya teklif taleplerinde listelendiği şekilde, sözleşme için rekabet
ederken veya sözleşmeyi ifa ederken, dolandırıcılık ve yolsuzluğa karşı (rüşvek de dahil)
ülkenin kanunlarını gözetmek için teklif sahibi veya danışmanın taahhüdünü dahil
edebilir.18IFAD, bu tür bir şartın dahil edilmesinin borçlu/alıcının ülkesinin talebi ile, bu tür bir
taahhüdün tabi olduğu düzenlemelerin IFAD için tatmin edici olması halinde, kabul edecektir.
K. Anlaşmazlık çözümleri
86.
IFAD ile borçlu/alıcı arasında bir anlaşmazlık olması halinde, Genel Şartlar bölüm 14.04
hükümleri uygulanacaktır.
87.
Borçlu/alıcı ile teklif sahibi veya yüklenici arasında bir anlaşmazlık olduğu zaman, bu
anlaşmazlığın çözüm süreci, uygulanabilirse, ihale belgeleri, sözleşme ve/veya ülkenin ulusal
kanunlarında belirtildiği şekilde olacaktır. Bu şartlar altında IFAD arabulucu olarak
adlandırılmayacak veya adlandırılması talep edilmeyecektir.
L. IFAD’a referanslar
88.
Borçlu/alıcı satın alma dokümanlarında IFAD’a atıfta bulunmak isterse, aşağıdaki dil
kullanılacaktır:
“(Borçlu/alıcı veya vekilin ismi), (projenin ismi) maliyetine yönelik olarak
eşit miktarda
olacak şekilde çeşitli kurlarda Uluslar arası Tarımsal Kalkınma Fonundan (IFAD) bir finansman
almıştır (uygun durumlarda “için başvurmuştur”) ve bu ikrazın ödemelerinin bir kısmını bu
17
Zaman zaman değiştirilmiş şekli ile IFAD’ın Yolsuzluk karşıtı politikasında belirtildiği gibi.
Şöyle bir örnek verilebilir: “Sözleşme için rekabet ederken (sözleşmeyi ifa ederken), (alıcı) (işveren) ülkesinde
yürürlükte olan dolandırıcılık ve yolsuzluğa karşı kanunları (alıcı) (işveren) tarafından sözleşmenin ihale
belgelerinde listelenmiş olan kanunları sıkı bir şekilde gözeteceğimizi taahhüt ederiz.”
18
sözleşme kapsamındaki uygun harcamalar için kullanma niyetindedir. IFAD tarafından yapılan
ödeme, sadece (borçlu/alıcı veya vekilin ismi) talebiyle ve IFAD’ın onayı üzerine yapılacaktır
ve tüm açılardan finansman anlaşmasının şart ve koşullarına tabi olacaktır. Finansman
anlaşması, herhangi bir ithal mal için kişi veya kurumlara ödeme yapmak amacıyla, bu tür bir
ödeme veya ithal mal Birleşmiş Milletler Sözleşmesinin bölüm VII kapsamındaki Birleşmiş
Milletler Güvenlik Konseyi kararı ile yasaklanmış ise, ikraz ve/veya hibe hesabından geri çekim
yapılmasını yasaklamaktadır. (Borçlu/alıcı veya vekilin ismi) haricinde hiçbir taraf finansman
anlaşmasından herhangi bir hak almayacak veya finansman ödemelerinden hiçbir hak talep
etmeyecektir.”
Ek
EB 2010/100/R.27
Ulusal sistemlerin uygun olmadığı durumlarda satın alma metotları
1.
Bu ek, IFAD tarafından borçlu/alıcının yasal çerçevedeki ulusal satın alma metotları veya
uygulamalarının tamamen veya kısmen “şartlara uygun olmadığı ve kullanım için uygunsuz
olarak değerlendirildiği” kararlaştırıldığında seçilebilecek olan1 çeşitli satın alma metotlarını
ana hatları ile belirtmektedir.
2.
Satın alma aşamasında atılacak olan bireysel adımların ayrıntıları Satın Alma Kılavuzunun özel
modüllerinde ayrıntılı bir şekilde açıklanmaktadır.
A. Uluslar arası rekabetçi ihale
3.
Uluslar arası rekabetçi ihale (ICB), uluslar arası iş topluluklarının ilgi alanına giren yüksek
değerli şartlar için uygun olan bir satın alma metodudur. ICB’nin amacı, hem borçlu/alıcının
ülkesi sınırları içinde hem de yurt dışında yer alan ve faaliyet gösteren tüm uygun muhtemel
teklif sahiplerine, borçlu/alıcının şartlarının zamanında ve uygun bir şekilde bildirilmesini ve
gerekli mal ve işlerin satın alımı için teklif verme konusunda eşit fırsat sağlanmasıdır.
4.
ICB onaylanmış bir satın alma planı içinde belirlenmiş satın alma metodu olursa, kılavuzda
belirtilen Dünya Bankası prosedürleri uygulanacaktır.
B. Sınırlı uluslar arası ihale
5.
Sınırlı uluslar arası ihale (LIB) aslında, açık ilan olmadan doğrudan davet aracılığıyla
gerçekleştirilen ICB’dir. Şu durumlara uygun bir satın alma metodu olabilir:
(a)
Sözleşme miktarları az olduğunda;
(b)
Sınırlı sayıda tedarikçi veya yüklenici olduğunda; veya
(c)
Tam ICB prosedürlerinden ayrılmayı gerekli kılan diğer istisnai şartların ortaya
çıkması halinde.
6.
1
LIB kapsamında borçlu/alıcılar, rekabetçi fiyatları sağlamaya yetecek genişlikte potansiyel
tedarikçi veya yüklenicilerin bir listesinden teklifleri almaya çalışacaktır. Liste, sınırlı bir sayı
Bu, mal, iş ve hizmetlere eşit şekilde uygulanır. Danışmanlık hizmetleri için, değerlendirme ve ihale verme
sürecini belirleyen seçim metotları da (örn. kalite ve maliyete dayalı seçim, danışmanların niteliklerine dayalı
seçim ve en düşük maliyet seçimi) vardır.
olduğunda tüm tedarikçi ve yüklenicileri kapsamalıdır. Yerel tercihler, LIB kapsamındaki
tekliflerin değerlendirilmesinde uygulanamaz. İlan ve tercih dışındaki tüm açılardan, ICB
prosedürleri, ihale sonucunun yayınlanması da dahil olmak üzere, LIB kapsamındaki satın
alımlara uygulanır.
C. Ulusal rekabetçi ihale
7.
Ulusal rekabetçi ihale (NCB), normalde borçlu/alıcının ülkesinde kamu satın alımları için
kullanılan rekabetçi ihale prosedürüdür ve doğası gereği veyahut kapsamı gereği yabancı
rekabetin dikkatini çekmesi muhtemel olmayan mal veya işlerin satın alımının en etkili ve
ekonomik yolu olabilir.
8.
NCB, aşağıdaki nedenlerle yabancı teklif sahiplerinin ilgisinin beklenmediği durumlarda tercih
edilen bir satın alma metodu olabilir:
(a)
Sözleşme değerleri azsa;
(b)
İşler coğrafi olarak dağınıksa veya zaman olarak dağılmışsa;
(c)
İşler işgücü yoğunsa;
(d)
Mal veya işler uluslar arası piyasada olduğundan daha ucuza yerel olarak
bulunabiliyorsa.
9.
NCB prosedürleri, idari veya mali yükler nedeniyle ICB’nin avantajlarının açıkça maliyeti aştığı
durumlarda kullanılabilir.
10.
NCB kapsamındaki satın alım ilanı ulusal yayın, borçlu/alıcı hükümetin resmi gazetesi veya,
uygulanabilir olduğu durumlarda, ücretsiz ve erişime açık bir web sayfasıyla sınırlı olabilir.
İhale belgeleri ülkenin resmi dilinde2 olabilir ve genellikle ihale ve ödeme amacıyla yerel para
birimi kullanılır. Prosedürler, mantıklı fiyatları sağlamak amacıyla uygun rekabet sağlamalıdır
ve tekliflerin değerlendirilmesinde ve ihalenin verilmesinde kullanılan metotlar tarafsız olmalı
ve tüm teklif sahipleri bu konuda bilgilendirilmelidir ve bunlar keyfi olarak uygulanmamalıdır.
Prosedürler ayrıca tekliflerin kamuya açık olarak açılmasını, değerlendirme sonuçlarının ve
ihale sonuçlarının yayınlanmasını ve itiraz için teklif sahiplerine verilmelerini kapsayacaktır.
Buna ek olarak, ihale belgeleri tekliflerin nasıl sunulması, fiyatların nasıl verilmesi konularında
ve tekliflerin sunulma yeri ve zamanı konusunda net talimatlar vermelidir. Hazırlık ve
tekliflerin sunulması için uygun cevap zamanı verilecektir. Uygun yabancı firmalar bu şartlar
altında katılmak isterse, buna izin verilecektir.
D. Uluslar arası ve ulusal satın alım
2
IFAD veya işbirlikçi kurumun resmi dillerinden birine tercüme edilmesi gerekli olduğunda sağlanır. IFAD
Genel Şartlar madde 15.02’ye uygun olarak (raporlama dili) kararlaştırılan dil finansman anlaşmasında
belirtilecektir.
11.
Uluslar arası veya ulusal satın alım, rekabetçi fiyatları sağlamak için çeşitli tedarikçi veya
yüklenicilerden (genellikle en az üç) fiyat tekliflerini karşılaştırmayı gerektiren bir satın alma
metodudur. Hazırda mevcut olan, hemen teslim edilebilir mallar veya değer olarak küçük
standart belirli ürünlerin veya az değeri olan basit inşaat işlerinin satın alımı için uygun bir
metottur. Teklifler için talepler malların tanım ve miktarlarını, bununla birlikte istenilen teslim
(veya tamamlama) tarih veya yerini belirtmelidir. Teklifler posta, elektronik posta veya faksla
iletilebilir. Fiyat tekliflerinin değerlendirmesi rekabet ilkelerine göre yapılır. Kabul edilen
tekliflerin şartları satın alma emri veya kısa sözleşme ile birlikte olmalıdır.
12.
Uluslararası satın alım kapsamında, satın alan iki farklı ülkeden en az üç tedarikçiden fiyat
tekliflerini birleştirmelidir. Ulusal satın alım istenilen malların borçlu/alıcının ülkesinde
rekabetçi fiyatlardan birden fazla kaynakta mevcut olması halinde kullanılabilir.
E. Doğrudan Sözleşme
13.
Rekabetsiz doğrudan sözleşme (bir veya tek-kaynak seçimi), seçimin en ez tercih edilen
metodudur. Rekabetçi olmayan yapısı nedeniyle, sadece IFAD’ın özel anlaşması ile
kullanılabilir ve sadece aşağıdaki istisnai durumlarda kullanımına izin verilir:
(a)
IFAD tarafından kabul edilebilir prosedürlere uygun olarak verilmiş olan mevcut mal
veya iş sözleşmesi, ileriki rekabetten avantaj elde edilmemesi ve genişletilmiş
sözleşmedeki fiyatın makul olması şartıyla, IFAD’ın ön onayı alınarak, orijinal
sözleşme değerinin en fazla yüzde 25’ine kadar benzer yapıdaki ek mal veya işler için
genişletilebilir. Bu tür bir genişleme için hüküm, önceden muhtemel olarak
değerlendirilirse, orijinal sözleşmeye dahil edilir;
(b)
Mevcut araç, ekipman veya makine ile uyumu sağlamak amacıyla araçların, ekipman
veya yedek parçalarının standardizasyonu, orijinal tedarikçiden ek satın alımları
gerekçelendirebilir. Bu tür gerekçelendirilecek satın alımlar, orijinal araç, ekipman
veya makine uygun olmalıdır; yeni kalemlerin sayısı genellikle mevcut sayıdan az
olmalıdır; fiyat makul olmalıdır ve başka yapmanın avantajları veya ekipmanın
kaynağı IFAD tarafından kabul edilebilir temellerde değerlendirilmeli ve
reddedilmelidir;
(c)
Gerekli ekipman sadece bir kaynağın mali olmalı ve sadece bir kaynaktan alınabiliyor
olmalıdır;
(d)
Süreç tasarımından sorumlu olan yüklenici, performans garantisinin bir şartı olarak
önemli kalemlerin alımının belirli bir kaynaktan yapılmasını gerektirir;
(e)
Orijinal tedarikçiden satın alımlar, doğal afete müdahale durumu, çatışma ve çatışma
sonrası durumu veya serbest Pazar ve girişimlere sınırlama getiren ülkeler durumu
gibi istisnai ve acil durumlarda da gerekçelendirilebilir.
14.
Borçlu/alıcıdan gelen doğrudan sözleşme talebi beraberinde, IFAD’ın başka bir alternatif
seçim metodu kullanılamayacağı konusunda ikna olmak için dikkatli bir şekilde inceleyeceği
ayrıntılı bir gerekçelendirme içerecektir.
F. Ürün pazarlarından satın alım
15.
Tahıl, hayvan yemi, yemek yağı, yakıt, gübre, böcek ilacı ve metal gibi ürünlerin Pazar fiyatları,
belirli bir zaman içindeki arz ve talebe dayalı olarak dalgalanmaktadır. Bu tür ürünlerin pek
çoğunun fiyatı oluşturulan ürün pazarlarında belirlenir. Satın alım çoğunlukla, arzın
güvenliğini sağlamak için kısmi miktarlar için çoklu ihaleleri ve uygun Pazar şartlarının
avantajını kullanmak ve envanterleri düşük tutmak için belirli bir süre için çoklu satın alımları
içerir. Ön yeterliliğe sahip teklif sahiplerinin listesi, periyodik olarak davetlerin yapıldığı
kişilerle hazırlanır. Teklif sahipleri, nakliye zamanında veya öncesinde Pazar fiyatı ile bağlantılı
fiyatları oluşturmak için davet edilebilir. İhale geçerlilikleri mümkün olduğu kadar kısa
olmalıdır. Ürünün genellikle pazarda fiyatlandırıldığı tek bir para birimi ihale ve ödeme için
kullanılabilir. Para birimi ihale belgesinde belirtilmelidir. İhale belgeleri, geçici teminat için
şart yoksa veya ön yeterliliğe sahip teklif sahipleri belirli bir süre için geçerli olan geçici
teminatları sunmuşsa, teleks veya faksla gönderilmiş tekliflere izin verebilir. Piyasa fiyatları ile
uyumlu sözleşme şartları ve formları kullanılır.
G. Emanet Usulü yapılan işler
16.
17.
3
Emanet iş 3 , inşaat işlerinin yapımı için borçlu/alıcının kendi personel ve ekipmanının
kullanımıdır. Bazı durumlarda, işlerin bazı türlerinin inşaatı için tek pratik, verimli ve
ekonomik metot olabilir. Emanet işin kullanımı gerekçelendirilebilir ve sadece IFAD’ın
onayından sonra şu durumlarda kullanılır:
(a)
Dahil olunan işin miktarı nakit olarak tanımlanmadığında;
(b)
Yeterliliği olan inşaat firmalarının makul fiyatlarda teklif vermelerinin mümkün
olmayacağı şekilde işler küçük ve dağınık veya uzak yerlerde olduğunda;
(c)
İşin devam eden işlemleri etkilemeden yürütülmesi gerektiğinde;
(d)
Kaçınılmaz iş müdahalesi riskinin borçlu/alıcı tarafından yüklenici tarafından
yüklenilmesinden daha iyi yüklenildiğinde veya
(e)
Doğal afetler, çatışma ve çatışma sonrası gibi hızlı dikkate ihtiyaç duyulan acil
durumlar olduğunda veya serbest Pazar ve girişimlere sınırlama getiren ülkeler söz
konusu olduğunda.
Emanet usulü iş kullanıldığında, IFAD yerel emanet usulü iş birimlerinin işleri hızlı bir şekilde
ve makul bir fiyata yapmak için personel ve ekipmanla donatıldığı ve organize olduğu
konusunda ikna olmalıdır.
Emanet iş “doğrudan iş gücü”, “şube iş gücü” veya “doğrudan iş” olarak da bilinir.
18.
Yolların bakımı ve küçük düzeltmeleri emanet usulü iş için tipik bir örnektir. İdari ve mali
olarak otonom olmayan, hükümetin sahibi olduğu bir inşaat birimi emanet usulü iş için bir
birim olarak düşünülür. Emanet usulü ayrıca, ulusal güvenlik konuları için, borçlu/alıcının
kanunları sadece hükümet kurumlar tarafından sunulacak hizmetlere izin verdiği zaman,
özelleşmiş danışmanlık dışı hizmetler için de kullanılabilir (örn. hava haritacılığı).
H. Birleşmiş Milletler kurumlarından satın alım
19.
Satışa hazır malların görece küçük miktarlarının tedarikçi olarak ve kendi prosedürlerine
uygun olarak hareket eden uzmanlaşmış Birleşmiş Milletler kurumlarından satın alımın en
ekonomik ve etkin satın alım olduğu durumlar olabilir. Bu tür kurumların tedarik kaynağı
olarak kullanımı, proje bileşeni ve bu tür kaynaklardan satın alınacak mal ve işlerin türü ile
birlikte borçlu/alıcı ve IFAD arasında bu satın alma metodunun uygulanması işlemi öncesinde
açıkça ve özel olarak kararlaştırılmalıdır.