akçin köyü denetlenen sulama birliği

T.C.
ÇANAKKALE VALİLİĞİ
İLİ
: ÇANAKKALE
İLÇESİ
: AYVACIK- AKÇİN KÖYÜ
DENETLENEN SULAMA
BİRLİĞİ
: AKÇİN GÖLETİ SULAMA BİRLİĞİ
DENETİMİN KAPSAMI : İDARİ VE MALİ DENETİM
DENETLEME TARİHİ
: 11/11/2014
1
1- İDARİ DENETİM
GİRİŞ
6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18 inci maddesine istinaden
Valilik Makamının 19/09/2014 tarihli Olur’ları ile kurulan denetim
komisyonunca Akçin Göleti Sulama Birliğinin 2013 yılı denetimi aşağıdaki
konular itibariyle gerçekleştirilmiştir.
BİRLİĞİN KURULUŞU
Akçin Göleti Sulama Birliğinin “Ana Statüsü” 6172 sayılı Kanunun
4.maddesi uyarınca Orman ve Su İşleri Bakanlığının 01/04/2013 tarihli oluru ile
onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Sulama Birliğinin merkezi Ayvacık ilçesi
Akçin Köyü’dür.
TEŞKİLAT, ARAÇ GEREÇ ve YERLEŞİM DURUMU
Sulama Birliğinin 2013 yılında sulama faaliyetine başlamadığı ve personel
istihdamı olmadığı anlaşılmıştır.
Sulama Birliği, Köy Kooperatifine ait 1 odadan ibaret çalışma ortamında
hizmet vermektedir. Yerleşim durumunun yeterli olmadığı görülmüştür.
2013 Yılında Birliğe ait araç ve iş makinası bulunmamaktadır.
Birliğe ait çalışma odasında 1 dizüstü bilgisayar,1 yazıcı-tarayıcı faks, 1
optik nokta vuruşlu yazıcı mevcut olduğu görülmüştür.
MECLİS VE YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER
Birliğin görev alanı içerisindeki yerleşim birimleri baz alınarak
oluşturulan birlik meclisinin;
AkçinKöyünden 2,
Misvak Köyünden 6,
Karagömlek Köyünden 3,
Sapanca Köyünden 6,
2
Bahçeli Köyünden 3, olmak üzere toplam 20 seçilmiş üyeden oluştuğu, 151
mükellef kaydı bulunduğu görülmüştür.
Ana statünün 24 üncü maddesi ile Meclis toplantılarının Nisan ve Kasım
aylarında yapılması, Yönetim Kurulunun ayda iki kez toplanılması
öngörülmüştür.
Kurulduktan sonra İlk toplantısını 31/10/2013 tarihinde gerçekleştirerek
başkan, katip üyeler, yönetim kurulu üyeleri, denetim kurulu üyeliği seçimleri
yapılmıştır.
2013 kasım ayı toplantısında 2014 yılı bütçesinin kabul edildiği, birlik
bütçe muhasebe, alım satım ve kira, personel ve tahakkuk tahsilat ve ceza
yönetmeliği olmak üzere dört adet yönetmeliğin kabul edilerek yürürlüğe girdiği
anlaşılmıştır.
Buna göre 2013 yılında toplam 2 adet meclis kararı, 3 adet yönetim kurulu
kararı alındığı, gerek meclis gerekse Yönetim kurulu toplantı tutanaklarındaki
imza eksikliklerinin bulunduğu görülmüştür.
BİRLİKÇE TUTULAN DEFTER ve KAYITLAR
Birlik Ana Statüsünün 55 inci maddesi ile öngörülen;
Yönetim Kurulu Karar Defteri, Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterinin
oluşturulduğu, Üye Kayıt Defterinin noter onaylı olarak düzenlendiği, meclis
karar defterinin oluşturulmadığı sadece kararların tutanak şeklinde yazılarak
muhafaza edildiği görülmüş olup yönetmeliğe uygun defterlerin
düzenlenerek aksatılmadan işlenmesi bu defterlerin bilgisayar ortamında da
tutulması gerektiği değerlendirilmiştir.
2013 yılında 7 adet gelen evrak, 10 adet giden evrak kaydı bulunmaktadır.
2- MALİ DENETİM
Tutulacak Defterler:
Kasa Defteri:
Akçin Göleti Sulama Birliği Ana Statüsünün “Birliğin Tutacağı Defter
ve Kayıtlar” başlıklı 55.maddesinde ve ayrıca, Bütçe ve Muhasebe
3
Yönetmeliğinin 31. maddesinde,
sayılmıştır.
Kasa Defteri tutulacak defterler arasında
213 Sayılı V.U.K.nun
219. maddesi gereğince de Kasa Defteri
kayıtlarının günü gününe tutulması gerekir.
Kasa tahsilatının yapılması halinde; Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde
açıklandığı üzere, sayfaları müteselsil sıra numaralı ve Birlik Başkanı tarafından
sayfa sayısı tasdik edilecek Kasa Defterinin Yönetmeliğin 34.maddesinde
açıklandığı şekilde tutularak; Sulama Birliği içinde tahsil edilen paraların
Kasada muhafaza edilmesi, Kasa Defterine günü gününe kaydedilmesi ve
bunların gün sonlarında veya daha sonra (Yönetim Kurulunca belirlenen limite
göre) banka hesabına yatırılması gerekir.
Alındı Kayıt Defteri ve Kullanılacak Belgeler:
Sulama Birliğinde seri ve sıra numarası taşıyan (tahsilat makbuzu gibi)
belgelerin bulunmadığı, gönderme emri yerine de bankaya hitaben yazılan
talimat yazılarının kullanıldığı anlaşılmıştır.
Akçin Göleti Sulama Birliği Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 38.
maddesinde gönderme emri kullanılacak belgeler arasında sayılmış olup
gönderme emri; her ne kadar yönetmelik ekinde örneği gösterilmemiş ise de
seri ve sıra numarası taşıyan ve banka ödemelerinde kullanılması öngörülen bir
belgedir. ( AnılanYönetmelikte Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe
Yönetmeliğine atıfta bulunulmaktadır.)
Ayrıca, Sulama Birliği Çerçeve Ana Statüsünün 46. maddesinde, Birlik
gelirlerinin tahsilatında, birlik meclisi tarafından belirlenen yöntem ve süreler
doğrultusunda, birlik tarafından tasdik edilmiş formlar, makbuzlar kullanılacağı
açıklanmaktadır.
Bu nedenle;
-Tahsilat ve ödemelerde kullanılacak belge ve formların sıra numaralı
örneklerine Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekinde yer verilmesinde ve
kullanılacak bu form ve makbuzların Ana Statüde açıklandığı üzere tasdik
edilmesinde;
-Seri ve sıra numarası taşıyacak makbuz,vs. belgelerin kaydına mahsus
Alındı Kayıt Defterinin de tutulması gereken defterler arasında sayılmasında,
fayda görülmektedir.
4
Gelirlerden Alacaklar Hesabı
Akçin Göleti Sulama Birliğinde 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabının hiç
kullanılmadığı, dolayısıyla gelirin tahakkukunun yapılmadığı ve tahsilat esasına
göre kayıtların gerçekleştirildiği anlaşılmıştır.
Birliğin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde sadece hesap planı olarak
kullanılacak hesaplar sıralanmış ve bu işlemlere ilişkin hesap açıklamalarına yer
verilmemiş, ancak 62.maddesinde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe
Yönetmeliğine atıfta bulunulmuştur.
Alacakların takibinin yapılarak, takibe alınan tutarların eki dayanağı
belge, liste vs. lerle birlikte 121-Takipli Alacaklar Hesabına alınmak suretiyle
muhasebe kayıtlarında da izlenmesi sağlanmalıdır.
Personel İstihdamı ve Mali Hizmetler Birimi;
6172 Sayılı Kanunun “Personel İstihdamı” başlıklı 14.maddesinde;
“(3) Birliğin toplam personel giderleri, gerçekleşen en son yıl bütçe
gelirlerinin her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4/1/1961
tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi
hükümleri uyarınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranı ile çarpımı
sonucu bulunan miktarın % 30'unu aşamaz. Bu oran ihtiyaç olması halinde
birliğin talebi üzerine Bakan onayı ile % 40’a kadar artırılabilir. Yıl içerisinde
aylık ve ücretlerde beklenmedik bir artışın meydana gelmesi sonucu personel
giderlerinin söz konusu oranları aşması durumunda; cari yıl ve izleyen yıllarda
personel giderleri bu oranların altına ininceye kadar yeni personel alımı
yapılamaz. Yeni personel alımı sebebiyle bu oranın aşılması halinde oluşan
kamu zararı, zararın oluştuğu tarihten itibaren hesaplanarak kanuni faiziyle
birlikte başkandan tahsil edilir.” denilmektedir.
Akçin Göleti Sulama Birliğinin Teşkilat Yapısı, Görev Çalışma Usul ve
Esaslarına Dair Yönetmeliğin 5. maddesinde teşkilatın şeması gösterilmiş olup;
Birliğin kendi içinde ve diğer kişi ve kuruluşlarla ilişkilerini sağlayacak
yazışmaların, arşivleme vb. hizmetlerin yapılması, birliğin gelir ve giderlerine
yönelik evrakın düzenlenmesi, tahakkuk, tahsilat ve ödemelerin yapılması, birlik
personelinin özlük hakları ile ilgili işlemlerin yapılması “İdari ve Mali İşler
Birimi’nin görevleri olarak sayılarak bu birimden birlik saymanı sorumlu
5
tutulmuş ve saymanın ekonomi ve/veya muhasebe alanında eğitim almış olması
zorunludur, denilmiştir.
Personel istihdamı konusunda mevzuatında belirtilen harcama sınırı da
göz önünde bulundurularak, teşkilat yapısının oluşturulması ve özelliği
nedeniyle de mali hizmetler biriminin ihmal edilmemesi gerekir.
Harcamalar:
Harcamaların birlik başkanının imzası ile gerçekleştirilerek banka
hesabından ödendiği anlaşılmıştır.
Madde 32. Birlik Ana Statüsü “Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri”
başlıklı 32/e. maddesinde; artırma-eksiltme şartnameleri ile ihale ve satın alma
kararlarını incelemek ve tasdik etmek görevi, yönetim kuruluna verilmiştir.
Birlik Ana Statüsünün “Birlik Başkanının Görev ve Yetkileri” başlıklı
Md.37/d maddesi ile, “Birlik bütçesinin tahsilat ve ödeme amirliğini yapmak,
37/e) maddesi ile de; Birlik meclisi kararları gereğince yapılan her türlü
satın alma ve ihale işlerini bir komisyon marifetiyle yürütmek ve yönetim
kurulunun onayıyla sonuçlandırmak” görevi birlik başkanına verilmiştir.
Sulama Birliğine ait mal ve hizmetlerin alınmasında mevzuat gereği
Gerçekleştirme Görevlisi olarak görev yapan kişilerin de sorumluluğu
bulunmaktadır. Ödemelerin ilgililere yapılabilmesi için de öncelikle
Gerçekleştirme Görevlisinin imzası bulunmalı daha sonra da Harcama Yetkilisi
ve Muhasebe Yetkililerinin imzasına göre ödeme gerçekleştirilmelidir.
Sulama Birliğinde satın almaların harcama yetkilisi sıfatıyla sadece
birlik başkanı tarafından imzalanan ödeme emri belgesine dayanılarak yapıldığı
görüldüğünden, görev ve yetkiler konusunda yukarıdaki
düzenlemelere
uyulmalıdır.
Akçin Göleti Sulama Birliği tarafından düzenlenen Ödeme emri
belgelerinde
belge üzerinde bulunan; ilgilinin Adı Soyadı,T.C Kimlik
Numarası, Banka Şube Adı ve Banka Hesap Numarası” kısımlarının boş
bırakıldığı görülmüştür. Bazı belgelerde ise sadece adı soyadı kısmının
doldurulduğu anlaşılmıştır.
Bundan sonra düzenlenecek evraklarda Ödeme Emri belgesi üzerindeki
ödeme yapılacak olan ilgiliye ait kısımların doğru bir şekilde yazılarak
doldurulması ve ödemelerin de bu bilgilere göre ilgili hak sahiplerine
yapılmasında daha dikkatli olunması gerekmektedir.
6
Banka Hesap Özeti Cetvellerinin günü gününe bankadan alınmadığı ve
Muhasebe İşlem Fişine eklenmediği görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve
Muhasebe Yönetmeliğinin 102 Bankalar hesabının “Hesaba İlişkin İşlemler”
başlıklı 56. maddesinin 2-c bendinde;
“c) Banka hesap özet cetveli
Kurumun hesabının bulunduğu bankalarca, bir gün içerisinde kurum
adına tahsil edilen paraların miktarları ile karşılığında onaylanan veya
düzenlenen alındıların tarih ve numaralarını; kurum adına ödenen veya
gönderilen paraların miktarları ile bunlara ait çek ve gönderme emirlerinin
tarih ve numaralarını gösteren iki nüsha banka hesap özet cetveli düzenlenerek
ertesi gün kuruma gönderilir. Banka hesap özet cetvelinin bir nüshası muhasebe
işlem fişine bağlanır, diğer nüshası ise açılacak bir dosyada muhafaza edilir.
Tahsilat ve ödemeleri ayrıntılı olarak gösteren cetvelin bankaca, ertesi gün
doldurularak onaylandıktan sonra teslimat müzekkeresi ve gönderme
emirlerinin ikinci nüshalarıyla birlikte kuruma gönderilmesi ve kurumun da bu
cetveli araması gerekir” denilmektedir.
Hesapların Karşılıklı olarak daha sağlıklı bir şekilde kontrolünü sağlamak
amacıyla Banka Hesap Özet Cetvelleri Muhasebe İşlem Fişinin ekine eklenmeli,
bu şekilde bankaya yatırılan tutarların günü gününe takibi sağlanmalı ve
yönetmelik hükmüne göre hareket edilmelidir.
Gönderme Emri:
Bankadaki birlik hesaplarından yapılacak ödemeler için kullanılır.
Alıcının adı, hesap numarası ve ödemenin tutarı gibi bilgiler bulunur. Sayman
tarafından düzenlenip imzalanarak, ilgili bankaya gönderilir.
Bankadan yapılacak her türlü ödemeler, internet bankacılığı kullanılarak
da yapılabilir. Bu durumda sayman yapmış olduğu ödemelerin, havalelerin ve
aktarmaların belgelerini, işlem sırasına göre ve gerekli yerleri, harcama yetkilisi
ve kendisi tarafından imzalandıktan sonra aylık olarak dosyalamak ve diğer
evraklarla birlikte muhafaza etmek zorundadır. İnternet Bankacılığı aracılığıyla
yapılan havalelerde alınan dekontlar ekstre ile tutarlılık sağlaması halinde banka
tarafından onaylanmasına gerek yoktur.
Yönetmeliklerin Düzenlenmesi:
Sulama Birliği Çerçeve Ana Statüsünün 46. maddesinde, Birlik
gelirlerinin tahsilatında, birlik meclisi tarafından belirlenen yöntem ve süreler
doğrultusunda, birlik tarafından tasdik edilmiş formlar, makbuzlar kullanılacağı,
açıklanmaktadır.
7
Buna göre, hem tahsilat hem de ödemelerde kullanılacak belge ve
formların örneklerine Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekinde yer verilmesinde
fayda görülmektedir.
Ayrıca, Sulama Birliğinin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin
62.maddesinde; “Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hususlarda Mahalli
İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uygulanır” denilmiştir.
Sulama Birliğinin bu Yönetmeliğin 62. maddesi çok genel bir ifade olup,
bu haliyle Yönetmeliğinin sınırlarının çizilmesinde karışıklıklara meydan
verebilecektir.
Yönetmelikler, kanunların ve tüzüklerin uygulanmasını sağlamak üzere
ve bunlara aykırı olmamak şartıyla çıkarılan hukuki metinlerdir ve idarenin tek
taraflı düzenleyici işlemleri arasındadır.
Bu nedenle Birliğe ait Yönetmeliklerin net, uygulanabilir ve tamamen
birliğin faaliyetlerini kapsayacak şekilde düzenlenmesi gerekir.
Dolayısıyla Birliğin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin sınırlarının
çizilmesinde ve atıfta bulunulacak ise (örneğin: “hesap planında yer alan
hesapların nasıl kullanılacağına ilişkin açıklamalar” için anılan yönetmelik
hükümlerine uyulacağı, gibi...) sınırının belirtilmesinde fayda görülmektedir.
Personel İstihdamı ve Mali Hizmetler Birimi;
6172 Sayılı Kanunun “Personel İstihdamı” başlıklı 14.maddesinde;
“(3) Birliğin toplam personel giderleri, gerçekleşen en son yıl bütçe
gelirlerinin her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4/1/1961
tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi
hükümleri uyarınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranı ile çarpımı
sonucu bulunan miktarın % 30'unu aşamaz. Bu oran ihtiyaç olması halinde
birliğin talebi üzerine Bakan onayı ile % 40’a kadar artırılabilir. Yıl içerisinde
aylık ve ücretlerde beklenmedik bir artışın meydana gelmesi sonucu personel
giderlerinin söz konusu oranları aşması durumunda; cari yıl ve izleyen yıllarda
personel giderleri bu oranların altına ininceye kadar yeni personel alımı
yapılamaz. Yeni personel alımı sebebiyle bu oranın aşılması halinde oluşan
kamu zararı, zararın oluştuğu tarihten itibaren hesaplanarak kanuni faiziyle
birlikte başkandan tahsil edilir.” denilmektedir.
8
Akçin Göleti Sulama Birliğinin Teşkilat Yapısı, Görev Çalışma Usul ve
Esaslarına Dair Yönetmeliğin 5. maddesinde teşkilatın şeması gösterilmiş olup;
Birliğin kendi içinde ve diğer kişi ve kuruluşlarla ilişkilerini sağlayacak
yazışmaların, arşivleme vb. hizmetlerin yapılması, birliğin gelir ve giderlerine
yönelik evrakın düzenlenmesi, tahakkuk, tahsilat ve ödemelerin yapılması, birlik
personelinin özlük hakları ile ilgili işlemlerin yapılması “İdari ve Mali İşler
Birimi’nin görevleri olarak sayılarak bu birimden birlik saymanı sorumlu
tutulmuş ve saymanın ekonomi ve/veya muhasebe alanında eğitim almış olması
zorunludur, denilmiştir.
Personel istihdamı konusunda mevzuatında belirtilen harcama sınırı da
göz önünde bulundurularak, teşkilat yapısının oluşturulması ve özelliği
nedeniyle de mali hizmetler biriminin ihmal edilmemesi gerekir.
Mahsul Sulama Alanlarının İlanı :
Tahakkuk ettirilen sulama ücretlerinin tüm üyeler tarafından
görülebilmesi için ilan edilmesi otokontrolü de sağlayacağından, söz konusu
listelerin üyelerin bulunduğu mahallerin mutat yerlerinde ilan edilmesi ve
buna ilişkin süre ve yöntemler konusunda ilgili Yönetmeliğinde düzenleme
yapılmasında fayda görülmektedir.
Sulama Ücretlerinin Beyan ve Ödeme Süreleri:
Sulama ücretlerinin ne zaman tahakkuk ve tahsil edileceğine dair birlik
meclisince karar alınmakta olduğu ifade edilmekle birlikte, ilgili
Yönetmeliğinde tarh, tahakkuk, takip ve tahsil usul ve zamanları ile ilgili bir
düzenleme yapılmasında fayda görülmektedir.
3- TARIMSAL DENETİM
2013 yılında faaliyeti olmadığından tarımsal denetim yapılmamıştır.
4- TEKNİK DENETİM
Yapılan incelemede; sulama tesislerinin 2014 Yılı içerisinde
tamamlandığı ve henüz birliğe devrinin gerçekleştirilmediği görülmüştür. 2013
yılı içerisinde sulanan alan toktur.
9