Atasun Optik, Microsoft SQL Server Tabanlı Prizma Sayesinde

Uçtan Uca Mağazacılık Çözümü
Atasun Optik, Microsoft SQL Server Tabanlı Prizma Sayesinde
Mağaza ve Sipariş Operasyonlarında Tutarlılığı Artırarak,
Maliyetlerini Düşürdü
Durum
Atasun Optik, mağazalarında
kullanmış olduğu sipariş ve
lojistik yönetim uygulamasında
yaşadığı operasyonel
sıkıntılardan ötürü daha
dinamik, daha parametrik ve
tüm iş akışlarına adapte olacak
bir Lojistik ve Tedarik Yönetim
Platformunun geliştirilmesine
ihtiyaç duyuyordu.
Çözüm
Atasun Optik Operasyon
Birimleri ve Bicentrix çözüm
ortağının işbirliği sonucunda
Microsoft SQL Server tabanlı
Prizma adlı Lojistik ve Tedarik
Yönetim Platformu geliştirildi.
Yazılım ve Hizmetler







Microsoft SQL Server 2008
R2
Microsoft SQL Server
Reporting Services 2008
R2
Microsoft .NET Framework
4.5
Microsoft Team
Foundation System 2013
Microsoft Visual Studio
2013
Microsoft Office Excel
Microsoft Project Server
Mağazalarında kullandığı sipariş ve
lojistik yönetim uygulamasını daha
dinamik, daha parametrik ve iş
akışlarına daha iyi entegre olacak bir
çözümle değiştirmek isteyen Atasun
Optik, Bicentrix işbirliği ile geliştirilen
Prizma isimli lojistik ve tedarik yönetimi
platformu ile maliyetlerini düşürdü.
‘’Hem uzman hem ekonomik’’ sloganıyla müşteri odaklı bir vizyon çizen optik perakende
firması Atasun Optik, 2007 yılında kurulmuş olup Türkiye özelinde; İstanbul, Ankara, İzmir,
Bursa, Adana, Antalya, Gaziantep, Kocaeli, Eskişehir ve Mersin illerinde toplam 85 mağazası
ve 600’e yakın çalışanı ile 800.000’in üzerinde müşterisine hizmet vermektedir.
Atasun Optik 2015 yılı itibariyle Türkiye’deki mağaza sayısını 150’ye çıkarmayı
hedeflemektedir. Atasun Optik ülkemizde yatırımlarını arttırarak hızlı büyüme yolunda
ciddi adımlar atmıştır.
İş İhtiyaçları
Atasun Optik, mağazalarında kullanmış olduğu sipariş ve lojistik yönetim uygulamasında
ciddi operasyonel sıkıntılar yaşamaktaydı. Uygulama içerisinde gözlük camı, çerçevesi, lens
ve tüm yedek parçaların operasyonel tüm süreçlerini takip etmeyi ve yönetmeyi amaçlarken
maalesef bunu mevcut uygulama ile gerçekleştiremiyordu.
Hali hazırda mağazalarda kullanılan sipariş uygulamasının esnek ve tutarlı olmayışı, Atasun
Optik tarafından istenilen en ufak değişiklik taleplerine bile cevap veremeyişi (uygulamanın
yavaşlaması, hata vermesi) sıkıntıların temelini oluşturmakta ve stratejik hedeflere ters
düşmekteydi.
Bununla birlikte bir de uygulamanın OLTP kurallarına uygun olarak yazılmamış olması,
programın son kullanıcı ekranlarında aşırı yavaşlamaya neden olması, özellikle diğer
operasyonel sistemler ile entegre olması gerektiği zamanlarda uygulamanın kullanılamaz
hale gelmesi Atasun Optik’in verimliliğini düşüren direk etkenleri oluşturuyordu. Bu
sebeple Atasun Optik mevcut sipariş tedarik alt yapısını değiştirme, yenileme kararını aldı.
Çözüm
Operasyon Birimleri ve Bicentrix ortaklığı ile süreçlerin yeniden ele alınmasına, daha
dinamik, daha parametrik ve tüm iş akışlarına adapte olacak yeni Lojistik ve Tedarik
Yönetim Platformunun geliştirilmesine karar verildi.
Dinamik Bir Alt Yapı Sağlandı
Mağazalarda siparişlerin alınması, oluşturulan
siparişlerin fiyat, yapılabilirlik vb. özelliklerine göre
akıllı tedarikçi seçim algoritmasıyla birlikte çeşitli
kurallara göre otomatik olarak doğru atölye ve
tedarikçiye ulaştırılmaları, merkez tarafından kalite
kontrol sürecinin takip edilebilmesi ve ürünün nihai
tüketiciye sorunsuzca teslim edilmesi amaçlandı.
Nihai tüketicinin vermiş olduğu siparişine ait çeşitli aşamalarda SMS ile bilgilendirilmesi de
sistem içerisinde tasarlanan diğer bir önemli işlevdi.
“BIX Prizma ile ürünlerimize ait
tüm süreçlerimizi sipariş
aşamasından başlayıp
teslimatına kadar sorunsuzca
takip edebiliyoruz. Bu sayede
müşteri memnuniyetimizi de
ciddi oranda arttırmış
olmaktayız.“
Mustafa Ozan
Atasun Optik Bilgi İşlem
Müdürü
Bicentrix, sektörel tecrübelere
sahip dinamik ve çalışkan
danışman kadrosu ile
müşterilerine güncel ve en son
teknolojiyi kullanarak hizmet
vermektedir. Bu kadro ile hem
yurtiçinde hem de yurtdışında
birçok projeye imza atmıştır.
Siparişlerin ERP ile entegre edilmesi, ödeme bilgilerinin entegrasyonu ile DHL içerisinde
tutulan ürün stok kontrolü, çeki listesi ve teslimat bilgilerinin otomatikleştirilmesiyle birlikte
sisteme aktarılması sağlandı. Ayrıca sipariş programı içerisinde direkt ERP müşteri
bilgilerine erişim sağlanarak bilgi kirliliği ve hatalı müşteri bilgilerinin oluşması engellendi.
Uçtan Uca Entegrasyon
Perakende sektörünün temel adımları olan sipariş alma, tedarik süreci, kalite kontrol ve
teslimat süreci tümüyle ERP’ye destek olacak şekilde ERP platformuyla Müşteri, Ürün,
Fatura modülleri ile entegrasyonu sonucunda oluşan iş akışı ve siparişlerin satın alma ve
operasyon departmanının hızlı onayı ile ilerletilen katmanlı bir uygulama modeline geçiş
yapılarak daha esnek ve hatasız bir operasyon modeli oluşturuldu. Bununla beraber tüm
modüllerin ve operasyonun adım adım raporlandığı hem operasyonel hem analitik
raporlama platformu ürün ile birlikte geliştirildi.
Teknoloji ve Alt Yapı
Microsoft Agile Project Management kuralları kullanılarak proje süreçleri tasarlanmış, proje
yönetim aşamaları Microsoft Project Server ile takip edilerek kaynak kullanımı ve kapsambütçe uyumluluğu kontrol edilmiş, haftalık durum toplantıları, proje bilgilendirme raporları
paylaşımı eksiksiz uygulanmıştır.
Faydalar
Proje yönetim standartları ve Agile Development gereği uygulama modüllere ayırılarak,
yazılım alfa testleri gerçekleştirildikten sonra müşteri testleri sırasında diğer modüllerin
geliştirilmesi sağlanarak zamandan tasarruf edilmiştir. Tüm ilk testler tamamlandıktan
sonra genel test süreci başlamıştır. Genel testlere ait bulguların düzeltilmesinden sonra ise
10 mağazada pilot süreci canlıya alınmıştır. Yaklaşık 10 gün boyunca pilot aşaması sürmüş,
pilot aşamasında ortaya çıkan hatalar ve ek ihtiyaçların giderilmesinden sonra uygulama
tüm Türkiye’de yaklaşık 90 mağazada sorunsuzca canlıya alınmıştır.
Özetle, projenin faydaları aşağıdaki başlıklar altında sıralanabilir:
- Daha Az Teknolojik Altyapı İhtiyacı
- Tutarlı ve Hızlı bir Uygulama
- Süreçlerin Sorunsuzca Takibi
- Düşük Zayii Oranları
- Kullanıcı Dostu Arabirim
- Kullanıcıların Hızlı Adaptasyonu
- Kullanıcı Hatalarına Karşı Kontrol Mekanizmaları
- Müşteri Memnuniyetinin Sürekliliği
- Fraud Detection ile Kötü Amaçlı Siparişlerin Önüne Geçilmesi
- Etkin Stok ve Tedarik Yönetimi
- Müşteri Hedef Teslim Tarihi Yönetimi
- Değişen İş İhtiyaçlarına Hızlıca Uyum
- İş Süreçlerine Ait İç Kontroller