TC MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü

T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
Personel Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.08.0.PGM.0.23.10.02/372-37286
Konu : E-Özlük Modülü Uygulamaları
22/06/2005
GENELGE
2005/51
Kamu hizmetlerinin tüm vatandaşlara hızlı ve kolay bir şekilde ulaştırılmasında kurum ve
kuruluşların mevzuat ve teknolojiye göre kendini yenileyebilmeleri gerekmektedir. Bu kapsamda
kurumların başarısı kuşkusuz uygulamaların tabana yayılmasına diğer bir ifade ile bilişim
kültürüne sahip bilinçli birey olunmasına bağlıdır.
Bu gerekçelerden hareketle; yapılacak iş ve işlemlerin İLSİS Projesi olarak bilinen ve
MEBBİS (Millî Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemi) olarak yeniden adlandırılan yönetim bilgi
sistemindeki modüllerden Özlük, Atama, İnceleme-Soruşturma ve Norm gibi modüller üzerinden
birbirini tamamlayarak sürdürülmesi, elektronik ortamda sonlandırılması ve uygulamalarda
bütünlük sağlanması amacıyla; Personel Genel Müdürlüğü Bilgisayar Hizmetleri Dairesi
Başkanlığı tarafından “E-Özlük Modülü Uygulamaları” adında bir proje hazırlanmıştır.
Bu proje kapsamında Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatına bağlı birimlerde personelin
özlük ve idarî işlerinden sorumlu müdür yardımcısı, şube müdürü, şef ve memurlara “E-Özlük
Modülü Tanıtım ve Uygulamaları” konulu eğitim ve paylaşım etkinlikleri düzenlenmiştir.
Bakanlığımız personelinin bütün iş ve işlemlerine bu modüller kaynaklık edeceğinden,
veri tabanında kullanılabilir, doğru ve güncel bilginin toplanması, işlenmesi, arşivlenmesi,
paylaşılmasına ihtiyaç vardır. Aksi takdirde hem modülün kaynaklık ettiği iş süreçlerinde
aksamaların olacağı hem de kişilerin mağdur olabileceği dikkate alınmalıdır.
Söz konusu modülün merkez ve taşra teşkilatı birimlerince etkili ve doğru kullanılması, diğer
modüllerle (atama, norm işlemleri, inceleme-soruşturma, öğrenci bilgileri vb.) bütünlük
sağlanması bakımından da önem arz etmektedir.
Bu doğrultuda Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatına bağlı birimlerince nelerin, nasıl
yapılacağına ilişkin açıklamalar aşağıda belirtilmiştir.
1. Yetkilendirme:
a) Kullanıcı adı ve şifreler verilirken birimlerin yapacağı işlere göre ekranlarda kısıtlamalar
yapılarak görme-kullanma yetkileri Ek-1’deki çizelgede belirtildiği gibi yapılacaktır.
b) Kullanıcı adı ve şifrelerle ilgili her türlü işlemler taşra teşkilatında bilgisayar ağ sistem
yöneticilerince, merkez teşkilatında ise Personel Genel Müdürlüğü Bilgisayar Hizmetleri
Dairesi Başkanlığınca yürütülecektir.
c) Modülü kim kullanacak ise o kişinin adına kayıtlı kullanıcı adı ve şifre verilecek, başka
bir kişiye devredilmeyecektir.
ç) Yeni kullanıcılar belirlenirken bilişim teknolojileri konusunda bilgili olmasına özen
gösterilecektir.
d) Kullanıcı adı ve şifreler modül kullanıcılarına kısa süreli de olsa mutlaka eğitim
yapıldıktan sonra verilecektir.
Bakanlıklar 06648 ANKARA
Tel : 413 14 10
Faks : 419 52 51
e-posta
: [email protected]
int.adresi
: http://personel.meb.gov.tr
Eğitime % 100 Destek
: http://www.egitimedestek.meb.gov.tr
Bilgisayarlı Eğitime Destek
: http://www.bilgisayarliegitimedestek.org
T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
Personel Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.08.0.PGM.0.23.10.02/372-37286
Konu : E-Özlük Modülü Uygulamaları
22/06/2005
e) Herhangi bir nedenle bu görevinden ayrılan veya görevi değişen çalışanların kullanıcı adı
ve şifreleri taşra teşkilatında bilgisayar ağ sistem yöneticilerine, merkez teşkilatında ise
Personel Genel Müdürlüğü Bilgisayar Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bildirilecektir.
2. Görevlendirmeler ve İnsan Kaynağının Yönetimi:
a) Görevlendirme ve iş bölümü yapılırken bilişim alt yapısı olan, sistemi iyi bilen
personellerin görevlendirilmesine dikkat edilecektir.
b) Birim yöneticileri iş planlaması yaparken, bu konuda eğitime katılmış personelin iş
yüklerine göre dengeli iş dağılımı ve görevlendirme yapacaklardır.
c) Yapılan görevin sürekliliği için, insan kaynağının yeterliliği hususunda gerekli tedbirler
alınacak, bu işi uzun süreli yürütebilecek personeller görevlendirilecek, kullanıcı adı ve
şifre alan çalışanların görev yaptıkları birimler değiştirilmeyecektir.
ç) İhtiyaç hâlinde birimlerde e-postalardan sorumlu elemanlar görevlendirilecektir.
d) Birim yöneticileri çalışma ekipleriyle haftalık, aylık toplantılar yaparak çalışma sürecini
denetleyeceklerdir. Eksikler, sorunlar varsa nedenlerini araştırıp çözüm yolları
bulacaklardır.
e) Etkili ve verimli çalışan personeller iş başarımlarına göre model olacağından, birim
yöneticilerince ödül yönergelerine göre ödüllendirilecektir.
3. İşlerin yürütülmesi:
a) Özlük modülünde merkez ve taşra teşkilatında hangi ekranlarda, ne yapılacağı Ek-2’deki
çizelgeye göre yürütülecektir.
b) Modüllerle ilgili program boyutunda teknik sorunların giderilmesinde, teknik
danışmanlık hizmetlerinde Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü, bunların dışındaki
modül kullanımına yönelik soru ve önerilerle ilgili konularda ise Personel Genel
Müdürlüğü Bilgisayar Hizmetleri Dairesi Başkanlığı sorumlu olacaktır.
c) Yapılacak öneriler ve karşılaşılan sorunlarda özlük, atama ve norm modülleri ile ilgili
e-posta adresleri kullanılarak iletişim kurulacak, bu yöntemle yapılan yazışmalar resmî
belge niteliği taşıyacaktır.
ç) İletişim karmaşıklığını azaltmak için, hangi birimlerin, hangi e-posta adresleriyle iletişim
kuracağı bölüm görevlerine göre belirlenip, liste hâlinde merkez ve taşra teşkilatı
birimlerinin e-posta adreslerine Personel Genel Müdürlüğünce bildirilecektir.
d) Teknik sorunların giderilmesi için merkezde ilgili birimler, taşrada ise bilgisayar ağ
sistem yöneticisi Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü ile iletişim kuracaktır.
e) Bilgisayar ağ sistem yöneticisi; modüllerin ilgili personel tarafından yetkileri ölçüsünde
doğru kullanılmasını sağlayarak, karşılaştıkları sorunları giderecektir. Ayrıca, modüllerin
kullanımıyla ilgili belli sürelerde uç kullanıcılara eğitim verecek, sistemin düzgün
işlemesini sağlayacak ve gerektiğinde kullanıcıların performanslarını izleyecektir.
f) Teknik sorunlar dışındaki soru ve öneriler için Personel Genel Müdürlüğüne bağlı özlük
modülü e-posta adresi ile iletişim kurulacaktır.
Bakanlıklar 06648 ANKARA
Tel : 413 14 10
Faks : 419 52 51
e-posta
: [email protected]
int.adresi
: http://personel.meb.gov.tr
Eğitime % 100 Destek
: http://www.egitimedestek.meb.gov.tr
Bilgisayarlı Eğitime Destek
: http://www.bilgisayarliegitimedestek.org
T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
Personel Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.08.0.PGM.0.23.10.02/372-37286
Konu : E-Özlük Modülü Uygulamaları
22/06/2005
g) Birimlerin çalışmalarının hangi aşamada olduğu Personel Genel Müdürlüğünde kurulan
Denetleme, Değerlendirme ve Planlama şubelerince kontrol edilecek varsa eksiklikler,
yanlışlıklar bildirilecektir.
ğ) Kullanıcı adı ve şifreler verildiğinde zaman kaybetmeden veri girişleri yapılacak, verilerin
doğruluğu, güncelliği sağlanacaktır.
h) Personelin özlük ve idarî işlerini yürüten şubelerde, eğitim kurumlarında kullanılmakta
olan liste, belge ve formlar (izin belgesi, sevk kağıdı, hizmet belgesi vb.) modül
raporlarından alınarak kullanılacaktır.
ı) Modül ekranlarında yapılan değişiklikler Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğünce
merkez ve taşra teşkilatı birimlerine e-posta yoluyla bildirilecektir.
4. Eğitim Etkinlikleri:
a) Taşra teşkilatında sistemi, modülleri iyi bilen, daha önce eğitim almış yönetici ve ilgili
personel tarafından kullanıcılara, eğitim kurumu müdürlüklerine bu konuda eğitimler
verilecektir.
b) Eğitimlerin sürekliliği sağlanacak, yeni uygulamalar olduğunda birimlere gerektiğinde
yüz yüze, uzaktan, bölgesel veya yerinden eğitim etkinlikleri düzenlenecektir.
c) Birimler http://personel.meb.gov.tr/ilsis/seminer.exe adresinden modül kullanımına
ilişkin hareketli, sesli anlatımlara, http://www2.meb.gov.tr/tdmnt/index.html
adresinden ise teknik destek hizmetlerine ulaşabilecektir.
ç) Merkez ve taşra teşkilatı birimlerinde uygulamaların geliştirilmesi, işlerlik kazandırılması
amacıyla her yıl ihtiyaç analizleri yapılacak, değerlendirme sonuçlarına göre çalışmalar
planlanacaktır.
5. Donanım
Merkez ve taşra teşkilatı birimlerinde bu görevleri yürütecek çalışanlar için teknik
altyapıya ilişkin gerekli olan donanımlar sağlanacaktır.
6. Veri Güncellemeleri:
Gelecekte diğer kurum ve kuruluşlarla etkileşimli bir ağ sistemi oluşturulacağı
düşünüldüğünde Bakanlığımız bilişim hizmetlerinin tek merkezden yürütülmesi gerekliliği
ortaya çıkmaktadır.
Özlük ve atama şubeleri, eğitim kurumu müdürlükleri kendilerine verilen yetkiler
çerçevesinde bölümleriyle ilgili konularda iş ve işlemlerini MEBBİS kapsamındaki modülleri
kullanarak sürdüreceklerdir. Özetlenecek olursa:
a) Atama Modülü İle İlgili;
- Merkez teşkilatınca yapılan atama ve yer değiştirme işlemleri de bundan böyle atama
modülü üzerinden yapılacaktır. O nedenle bu birimler veri güncellemelerini en kısa
sürede tamamlayacaklardır.
- Eğitim kurumu müdürlükleri görevden ayrılma ve başlama bilgilerini anında bu modül
üzerinde işleyeceklerdir.
Bakanlıklar 06648 ANKARA
Tel : 413 14 10
Faks : 419 52 51
e-posta
: [email protected]
int.adresi
: http://personel.meb.gov.tr
Eğitime % 100 Destek
: http://www.egitimedestek.meb.gov.tr
Bilgisayarlı Eğitime Destek
: http://www.bilgisayarliegitimedestek.org
T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
Personel Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.08.0.PGM.0.23.10.02/372-37286
Konu : E-Özlük Modülü Uygulamaları
-
22/06/2005
İl/ilçe millî eğitim müdürlükleri ise görevden ayrılma ve göreve başlama tarihi
işlenmeyen çalışanlarla ilgili denetleme ve değerlendirme yapacaklardır.
Atama ve yer değiştirme dönemlerine hazırlıklı olunması için eksik veriler
tamamlanacak, güncel olması gerekenler de zamanında işlenecektir.
b) Özlük Modülü İle İlgili;
- Merkez teşkilatı birimleri Ek-2’deki çizelgede belirtildiği gibi veri güncellemelerini en
kısa sürede tamamlayacaklardır.
- Taşra teşkilatında ise çalışanların özlük dosyaları nerede tutuluyorsa o birimlerce
(Örneğin; eğitim kurumu müdürlükleri kurumlarındaki tüm çalışanların verilerini ekran
yetkilerine göre güncelleyeceklerdir.) veri girişi ve güncellemeler yapılacaktır.
- Kullanma ve görme yetkisi olmayan tüm personel (öğretmen, memur vb.) ise;
http://ilsis.meb.gov.tr adresindeki “Kişisel Bilgileri Sorgulama” linkinden modül
ekranlarını görerek bilgilerini kontrol edip, kendi bilgilerinin doğru olup olmadığını
incelemekten sorumlu olacaktır. Eksik bilgilerini tamamlatmak, yanlışlıkları düzeltmek
ve verilerini güncelletmek için birimlerindeki yetkililere başvuracaklardır.
Bu çalışmalar sonucunda Bakanlığımızda; iş gücü, zaman, saydamlık, yönetime katılım,
hızlı karar alma ve hızlı uygulama, açık ağ erişim alt yapısı ile bilgiye erişim hakkı, çalışan
memnuniyeti, iş süreçlerini daha ucuza, daha kaliteli ve daha kısa sürede yapabilme, gibi
kazanımların olacağı beklenmektedir.
Tüm çalışanlarımızın bilişim kültürü duyarlılığı içinde etkili ve verimli olarak ekip ruhu
içinde çalışmalarını, çalışmaların herhangi bir aksaklığa meydan vermeden yürütülmesi
hususunda gereğini rica ederim.
EKLER:
1- Kullanıcı Adı-Şifre Verilecekler ve Yetkileri (1 Sayfa)
2- Özlük Modülünde Birimler Hangi Ekranlarda Ne Yapacaklar? (3 Sayfa)
3- İletişim Adresleri (1 Sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
A Planı
B Planı
Bakanlıklar 06648 ANKARA
Tel : 413 14 10
Faks : 419 52 51
e-posta
: [email protected]
int.adresi
: http://personel.meb.gov.tr
Eğitime % 100 Destek
: http://www.egitimedestek.meb.gov.tr
Bilgisayarlı Eğitime Destek
: http://www.bilgisayarliegitimedestek.org