özel kalem müdürlüğü prosedür

T.C.
GEBZE YÜKSEK TEKNOLOJİ ENSTİTÜSÜ
REKTÖRLÜK ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNCE
REKTÖR ADINA HAZIRLANAN TEBRİK KARTLARININ
İŞLEM PROSEDÜRÜ
ADI
AMACI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNCE REKTÖR ADINA HAZIRLANAN
TEBRİK KARTLARININ İŞLEM PROSEDÜRÜ
Rektör adına, dini ve milli bayramlar ve özel gün kutlamaları için tebrik
kartlarının
hazırlanmasında
ve
gönderilmesinde
uygulanacak
işlemleri
belirlemek.
ADIMLARI
1) Cumhurbaşkanı, Başbakan, Bakanlar, Genel Kurmay Başkanlığı, Silahlı
Kuvvetler, Ankara Protokolü, Yükseköğretim Kurulu, Üniversitelerarası Kurul,
Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi, Tüm Üniversite Rektörleri, Kocaeli ve
Gebze
Protokolüne
gönderilecek
tebrik
kartlarının
Rektör
tarafından
imzalanması sağlanır.
2) Gerekli sayıda tebrik kartı imzalandıktan sonra tebrik kartının gönderileceği
kişinin unvanına göre tebrik kartının hitap kısmı el yazısı ile yazılır.
3) Yıl içinde sürekli isim ve adres güncellemeleri yapılan protokol etiketlerinin
basımı yapılır.
4) Gönderilecek kişinin adı ve adresini içeren etiket ve Enstitümüz adresinin
yer aldığı etiketler özel hazırlanmış tebrik zarflarının üzerine yapıştırılır.
5) Rektör tarafından imzalanan tebrik kartları zarflara dikkatlice, tekrar kontrol
edilerek konulur ve zarfın ağzı yapıştırılmadan kapatılır.
6) Protokol listelerinden birer çıktı alınarak her bir protokol listesi ve hazırlanan
zarfları ayrı olmak üzere birer poşet dosya içerisinde Evrak Dağıtım Memuruna
verilerek postaya verilmek üzere Genel Evrak birimine gönderilir.