Gider Yönetimini Benimsemek

Gider Yönetimini Benimsemek
Gider İyileştirmesinde Süreklilik
Derleyen :
Hakkı Sevand
Sigma Danışmanlık ve Uygulama Merkezi
Haziran , 2011
Gider Yönetimini Benimsemek
Gider İyileştirmesinde Süreklilik
Yönetici Özeti
Yeni Gider Yönetimi hem satın alma maliyetlerinde hem de krum içi gider süreçlerinde
gerçekleşen işlem maliyetlerinde iyileştirme hedefliyor.
Gider Yönetimini Benimsemek
Aberdeen Group analizleri, Gider Yönetimi alanında en iyi şirketlerin, ortalama olarak, sarf
malzemesi bütçelerinde yüzde 14, tedarik işlem maliyetlerinde yüzde 12 ve tedarik zinciri
maliyetlerinde yüzde 25 tasarruf sağladığını ortaya koyuyor.
1
Giriş
Bristlecone danışmanlık şirketinin CEO’su Ashok Santhanam ihtiyaç kaynağını şöyle
tanımlamış: “Şirketler kurumsal tedarik süreci sırasında, ne aldıklarını, kaça ve kimden
aldıklarını düzenli şekilde izlemeyi başaramadıkları için milyonlar kaybetmektedir. Gider
analizi araçları israfa karşı sürekli mücadelede şirketlere bir zafer şansı veriyor.
Şirket içi satın alma grupları ideal olarak en kaliteli ürünleri mümkün olan en düşük
fiyatlarla satın alıyor olmalıdır. Bu saptama her bir tekil satın alma için geçerli olsa bile
maalesef, söz konusu yıl boyu yapılan toplam alımlar olduğunda şirketler tökezliyorlar.”
Harcamaların kontrol edilmesi her şirketin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri. Bölüm
sayıları arttıkça gider yapıları da karmaşıklaşıyor. PeopleSoft şirketinin başkan yardımcısı
Brian Desmond bu konudaki deneyimlerini şöyle açıklamaıştı; “Bir kurum büyüme
gösterirken, harcamaları da genişler ve maliyet yapıları raydan çıkabilir. Birçok şirket parayı
nereye harcadıkları konusunda esaslı bir anlayışa sahip değil. Ölçülemeyen bir şeyi
geliştiremezsiniz.”
Aberdeen Group’un araştırma direktörü Christa Degnan. " Gider yönetimi çok ilgi görüyor.
Kurumlar yalnızca nereye para harcadıklarını değil çok daha fazlasını bilmek istiyor. Satın
alma ve harcama süreçlerini daha stratejik bir şekilde yönetmeyi ve tedarikçileri daha etkin
bir şekilde denetlemeyi amaçlıyor. Uygulamalar daha da geliştirildikçe, yöneticilerin harcama
alışkanlıklarını bütünsel olarak ele almalarını sağlayarak kurumlarını çok daha etkili
yönetmelerine imkan tanıdı”.
Gider süreçlerini “ölçülebilir” yapmak için gider analizi tekniklerinden en iyi şekilde
yararlanılması gerektiği açıktır. Basitçe söylemek gerekirse, gider analizi mevcut satınalma
emri ve fatura bilgilerinin tümüyle yeni bir gözle değerlendirilmesini sağlayacaktır.
Forrester Research’ın süreci tanımladığı şekliyle harcama analiz çözümünün “ verileri
tekilleştirmesi, ilişkilendirmesi, analiz kategorilerine göre ayrıştırması ve eksik alanları
tamamlayarak zenginleştirmesi” gerekir. Bunun sonucunda şirketler gerçek resmi daha iyi
görebilecek, satın alma politikalarına uygun olmayan işlemleri kontrol edebilecek ve tedarik
yönetimini iyileştirebilecektir.
Gider Yönetimini Benimsemek |
Aberdeen Group ve AMR Research’e göre şirketler tedarik düzenlerini iyileştirerek toplam
harcamalarının yüzde 2’si ila 3’ü oranında tasarruf sağlayabilir.
2
Yeni bir Maliyet Yapısı Tasarlamak
Finans yazarı Samuel Greengard’a göre “Giderler, şirketler için her zaman iki tarafı keskin bir
bıçak olmuştur. Çok serbest harcama yaptığında bir kurum kendini marjların ve kârların
erimesine tanıklık ederken bulur. Maliyetleri iyice kıstığında ise gelecek performansının ve
büyümesinin kuyusunu kazar. Bir denge tutturmak esastır.”
PeopleSoft başkan yardımcısı Brian Desmond kendi dönemine ilişkin durumu şu şekilde
özetlemiş:, “Yalnızca farklı bölümler aynı ürünleri ve hizmetleri farklı fiyatlarla almakla
kalmıyor, tedarikin yönetilmesi için gerekli muhasebe, finans ve diğer personellerin sayısını
da ikiye katlıyordu. Harcamayı izleyecek bir süreç olmadan dolarların nereye gittiğini bilmek
neredeyse imkânsız”
Benzeri bir deneyimden geçen bir başka şirket, sinema zincirine sahip, Loews oldu. Başkan
yardımcısı Tom Hogan: “Projeyle, süreçlerin otomasyonu, standartlaştırılması, satın almanın
birleştirilmesi ve seçilen tedarikçilerle stratejik ilişkiler kurulması yoluyla giderlerin kısılması
amaçlanıyordu. Tedarik politikalarına uyumun denetlenmesi, böylece başıboş harcamaların
düşürülmesi ve maliyetlerin kısılmasına imkân tanıyabilecek bir sinerjinin yaratılması da ek
hedefler haline gelmişti.
Evrak işlerini ortadan kaldırmak ve satın alma süreçlerini düzene sokmak işletme
verimliliğinde kilit unsurlardır. Şirket daha önceden satın alma için otomatik olmayan
sistemler ve süreçler kullanıyordu. Geniş bir tedarikçi yelpazesi ile çalışılıyordu.
İlk hedef, ofis malzemesi alımlarının yüzde 75’inden fazlasının tercih edilen tedarikçilerle
gerçekleşmesini sağlamak oldu.”
Gider Yönetimini Benimsemek
Sonuç olarak, Loews elektronik süreç yönetimi uygulamaları ile işlem maliyetlerini %33
oranında azalttı ve bir satın alma emrinin gerçekleştirilmesi için gereken süreyi 5 günden bir
güne düşürdü. Bir şirket satın alma kataloğunda topladığı mallar için yıllık olarak harcadığı 20
milyon dolardan yüzde 4 ila 5 arası tasarruf sağlıyor. “Bu para doğrudan şirketin kâr hanesine
yazılıyor”.
3
Pamuk Eldiven Projesi olarak adlandırılmasına yol açan bir olay yaşanmış projede:
Analizlerde müdürlerin yalnızca iki tipine ihtiyaç duydukları halde 10 farklı pamuk eldiven tipi
satın aldıklarını fark edilmiş. Eldiven tedarikçileri konsolide edilerek yüzde 15 tasarruf
sağlanmış.
Gider Analizlerine Başlamak İçin
Gider verileri düzenlemeye girişmeden önce şirketin doğru ve yararlı tedarik bilgilerini bir
noktada toplamak açısından karşı karşıya olduğu sorunları anlamak önemlidir. Ortaya
çıkacak resime gore seçilecek teknoloji değişebilir.
Örneğin, eğer veri kaynağı olarak çok sayıda yazılım söz konusu ise projenin maliyeti ve
riskleri yükseleceği için gerçekçi bir değerlendirme yapılması beklenir. Kendi içine kapalı, silo
yazılımlarını ortadan kaldıracak, Excel üzerinde tutulan bilgilerin sisteme kazandırılmasını
sağlayacak bir yazılım platformuna geçmek daha doğru bir karar olabilir.
Gider Analizi yapmak için ERP ve benzeri sistemlerden alınan verilerde karşılaşılan temel bazı
sorunlar şunlar oluyor;
•
•
•
Gider kalemi kodları gider tiplerini tanımlamak için kullanılmakta; fakat bu kodlar
gider kalemi ile satın alınan ürün ve hizmetleri bire bir ilişkilendirmek açısından
yetersiz kalmaktadır. Bu durum, belirli veri türlerinin bir araya getirilmesini ve
harcamaların mal, lokasyon, tedarikçi ve projeler bazında toplanmasını
zorlaştırmaktadır.
Fatura girişi sırasında kullanılan gider kodları giderleri muhasebe hesap planı bazında
ilişkilendirmeye yönelik olmakta bu da analiz açısından çok önemli olan ürün
ilişkisinin kaybolmasına yol açmaktadır.
Bölümler ve lokasyonlar arasında aynı tedarikçiyi veya malı tanımlamak için farklı
kodlar kullanılmakta böylece oluşan kategorik toplamlar yanlış olmaktadır.
Başarılı bir gider analizi projesinin yürütülmesi için üstlenilmesi gereken üç kilit aşama
oluyor.
•
•
•
Hangi gider gruplarına odaklanacağınıza karar verin. Bunun için tutarsal büyüklük,
sözleşme dışı alım oranı ve varsa gerçekleşen işlem kayıpları yol gösterici olacaktır.
Farklı bir çok veritabanında tutulan harcama verilerini ayrı bir veri tabanında
birleştirin. Bu veriler genellikle muhasebe ve ERP sistemleri ile ve diğer bölümsel silo
yazılımlarında bulunur. Bunlar ayrı ve ortak bir veritabanına aktarılmalıdır.
Her ürünü Evrensel Standart Ürünler ve Hizmetler Sınıflandırması (UNSPSC) veya
eCl@ss kullanarak standart bir sınıflandırma taksonomisi ile eşleştirin. Eşleştirme
sayesinde ERP sisteminde farklı kalem kodları ile etiketlenmiş, iki farklı tedarikçiden
gelen beş adet aynı ürünün harcama bilgileri bir araya getirilebilir.
Gider Yönetimini Benimsemek |
1. Aşama: Veri Hazırlığı. Ashok Santhanam’a gore Gider analizi sürecinin ilk aşamasında
aşağıdakilerin sağlanması beklenir.
4
•
•
Tedarikçiler hakkındaki, ana firma adı, gelir ve kredi notu, Standart Sektör Kodu ve
ürün çeşitleme durumu gibi bütün yararlı bilgileri aktarın. Bu veriler daha iyi
anlaşmalar yapmanıza yardımcı olacaktır
Veriler üzerindeki gerekli düzeltme, eksik giderme ve ilişkilendirme işlemlerini
tamamlayın.
2. Aşama: Analiz ve İyileştirme. Veriler temizlendiğinde ve iyileştirildiğinde, ikinci aşamaya
geçme zamanı gelir: harcamaların analiz edilmesi ve potansiyel tasarrufların belirlenmesi.
Bir Gider Yönetim Sistemi gider analizi tablolarını kullanarak en büyük maliyet tasarrufu
potansiyeline sahip alanları saptamamıza yardımcı olacaktır. Gerçekleştirilmesi en kolay, en
yararlı ve hızlı, “kolay kazançlı” değişiklikler önceliklendirilmiş olarak gerçekleştirilebilir.
Bu aşamada gider yönetimi stratejilerini mükemmelleştirmek için analiz aşaması sırasında
toplanan veriler kullanılır. Kilit performans göstergelerinden tedarikçileri analiz etmek için
yararlanılır. Ayrıca bir satın alma işlemini tamamlamak için gereken maliyet ve zamanın
büyümesine neden olan meseleler tespit edilir.
3. Aşama: Süreklilik. Gider iyileştirmesi bir kerelik bir çalışma olmamalı. Orta ve uzun
vadeli programlar, bir şirkette başı boş alımları önleyerek, tedarikçilerin sözleşmeye
uyumluluğunu destekleyerek ve çok sayıda tedarikçiden farklı fiyatlarla alımları azaltarak
sürekli bir iyileşme sağlayacaktır.
Bir diğer odak noktası diğer gider alanlarına harcama optimizasyon girişimlerini taşımak
olmalıdır.
Gider Yönetimini Benimsemek
Bir program kapsamında, tedarik maliyetlerinde sorun yaşandığı her bir dönemde sil baştan
yeni bir sürece başlamak zorunda kalmaksızın, veri analiz çalışmalarının sonuçlarına göre yol
alabiliriz. Bu yaklaşım ilk maliyet tasarrufu sonuçlarının her yıl tekrarlanması için en iyi
yoldur.
5
Aberdeen Group araştırma direktörü Christa Degnan’a gore bu aşamada “ Çalışanların
tedarikçi sözleşmelerine bağlı kalarak satın alma işlemleri gerçekleştirdiğinden emin
olunması, bağımsız alımların yeniden baş göstermesinin önlenmesi gerekir. Gider yönetimi
stratejileri ile süreçleri hazırlamak, çalışanlar tercih edilen tedarikçilerden mal almadıkları
sürece hiç bir kazanç sağlamaz. Satın alma işleminin nasıl gerçekleştiğini izlemek ve disiplinli
şekilde bunu düzenlemek önemlidir. Ayrıca tedarikçilerin sözleşmeye uyumunun ve
performansının kesintisiz kontrol edilmesi gerekir. Bu yalnızca bir şirketin performans
hedeflerine erişmesini sağlamakla kalmaz; kurumun zaman içerisinde harcama yönetimi
girişimini gözden geçirmesini de sağlar.”
Sonuç
Christa Degnan gider yönetiminin muhasebe denetimininden bir sonraki sınır olduğunu
düşünüyor. “Gider yönetimi finans departmanının kurumun şekillendirilmesinde daha
stratejik bir rol oynamasına yardımcı olurken, harcamalarınn karmaşık dünyasına bir
perspektif ve düzen kazandırıyor. Finans departmanının toprağı kazması ve tasarrufa elverişli
alanlar bulması için bir fırsat oluyor.
Finans departmanları paralarının karşılıklarında ne aldıkları konusunda kendilerine yardımcı
olan yeni teknolojilerle kurumsal harcama kontrollerini sıkılaştırıyor.
www.sigma-consultancy.com
Gider Yönetimini Benimsemek |
Aberdeen Group analizleri, Gider Yönetimi alanında en iyi şirketlerin, ortalama olarak, sarf
malzemesi bütçelerinde yüzde 14, tedarik işlem maliyetlerinde yüzde 12 ve tedarik zinciri
maliyetlerinde yüzde 25 tasarruf sağladığını ortaya koyuyor.
6