İndir - Udem Belgelendirme

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ
Başvuru yapan kuruluşlar ile denetlenen, belgelendirilen veya belgelendirilmeleri geri çekilen bütün
kuruluşlar dahil olmak üzere bütün müşteriler için denetim ve diğer belgelendirme prosesleri ve yönetim
sistemindeki tüm kayıtların tanımlanması, muhafazası, arşivlenmesi ve imhası için bir sistem belirlemektir.
2. SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulanmasından başta Yönetim Temsilcisi olmak üzere yönetim sistemi dahilindeki
tüm birim sorumluları sorumludur.
3. TANIMLAR
Sistem Kayıtları: Yönetim sisteminin tanımlanan şartlara uygunluğunu ve etkin olarak işleyişini göstermek
amacıyla tutulan kayıtlardır.
4. UYGULAMA
4.1
Kayıtların tanımlanması, erişimi, saklanması, arşivlenmesi, yedeklenmesi, saklama süresi, iptal yada
revize edilmesi ile ilgili şartlar:
Yönetim Sistemi içerisinde yer alacak sistem kayıtları aşağıdaki başlıklar altında sınıflandırılmıştır:










UDEM yönetim sistemi dokümanları (Prosedürler, talimatlar vs.)
UDEM denetçi ve diğer personele ait kayıtlar,
YGG kayıtları,
İç tetkik kayıtları,
Eğitim kayıtları,
Müşteri –belgelendirme kayıtları,
Uygunsuzluk kayıtları,
Düzeltme, düzeltici ve önleyici faaliyet kayıtları
Pazarlama kayıtları,
Diğer kayıtlar (muhasebe, satın alma kayıtları)
UDEM yönetim sistemi bünyesindeki kayıtlar elektronik ortamda ve/veya çıktı halinde muhafaza
edilirler. LST.31 Kalite kayıtları listesinde tüm kayıtlara ilişkin saklama yeri (bölümde/arşivde), şekli
elektronik ortamda/dosyada), süre ve sorumlulukları belirtilmiştir.
Elektronik ortamdaki kayıtlar UDEM personelinin kullandığı bilgisayarlarda ağ üzerindeki UDEM
klasöründe muhafaza edilir. Bütün çalışmalar bu klasörler üzerinden yürütülür. UDEM klasörüne sadece
yetkili UDEM personeli olan kişiler erişebilmektedir.
Elektronik ortamdaki yönetim sistemi dokümanlarında (prosedür, el kitabı vs.) değişiklik yapma
yetkisi Yönetim Temsilcisi ve Genel Koordinatör’dedir. Bu dokümanlarda değişiklik yapıldığında eski doküman
“iptal” yada “revizyon” klasörüne koyulur. Çıktı halindeki dokümanlarda değişiklik yapıldığında ise eski
PD.03./08-09.06.2014/02.01.2008
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
doküman yırtılıp imha edilir ve gerekiyorsa yeni dokümanın YT yada GM tarafından onaylanmış bir kopyası
dosyasına koyulur.
UDEM’ in müşterileri ile ilgili her türlü bilgileri içeren kayıtlar yine UDEM ağı üzerindeki müşteri veri
tabanı klasöründe(elektronik ortamda) ve/veya müşteri klasöründe (çıktı olarak) saklanır. Ayrıca müşteriler
ile ilgili bilgiler UDEM’ in kullandığı bilgisayar programında bu programın kendine özgü yöntemine göre saklı
tutulmakta ve gerekli değişiklikler yapılmaktadır.
Tüm denetim personeli dosyalarının kapağına FRM.120 Denetçi/Baş Denetçi/Teknik Uzman Dosya İçeriği
Formu eklenir ve Son Güncelleme Tarihi yazılarak imzalanır.
UDEM bünyesindeki tüm kayıtlar Tablo-1’e göre saklanmakta ve iptal edilmektedir;
Tablo-1
Doküman Türü
Saklama Yeri
Saklama
Sorumlusu
Süresi
Personel İşten Yönetim
Ayrılana Kadar Temsilcisi
Personel Kayıtları
Yönetim
Temsilcisi
Arşivi
Sistem
Belgelendirme
Müşteri Kayıtları
(Denetim
Dosyası)
MYS
6 yıl
Programı,
UDEM Merkez
Ofis Arşivi
Ürün
Belgelendirme
Müşteri Kayıtları
MYS
10 yıl
Programı,
UDEM
CE
Departmanı
Arşivi
Muayene
Müşteri Kayıtları
UDEM Merkez 5 yıl
Ofis ve Şube
Arşivleri
Muhasebe
Kayıtları
Yönetim Sistemi
Dokümanları
UDEM Merkez 6 yıl
Ofis Arşivi
Yönetim
10 yıl
Temsilcisi
Arşivi
UDEM Merkez 10 yıl
Ofis Arşivi
Müşteri
Sözleşmeleri
İptal Yöntemi/ Süresi
İşten ayrılan personele ait
dosyalar “İptal Edilen Denetçiler”
klasörüne, denetçi dosyasının
kapağına işten çıkış tarihi ve
nedeni yazılarak kaldırılır ve
arşivde 3 yıl saklanır, 3 yılın
sonunda imha edilir.
Sistem
İptal edilen belgelere ilişkin
Belgelendirme müşteri dosyaları 3 yıl boyunca
Müdürü
UDEM Merkez Ofis arşivinde
saklanır.
3
yılın
sonunda
muhafazalı kutular ile UDEM
Deposuna kaldırılır. Kutuların
üzerine içerik listesi eklenir.
Ürün
İptal edilen belgelere ilişkin
Belgelendirme müşteri dosyaları 5 yıl boyunca
Müdürü
UDEM Merkez Ofis arşivinde
saklanır.
5
yılın
sonunda
muhafazalı kutular ile UDEM
Deposuna kaldırılır. Kutuların
üzerine içerik listesi eklenir.
Ürün
Bir sonraki muayene yapıldıktan
Belgelendirme sonra bir önceki muayenenin
Müdürü
raporu merkeze gönderilir. Bir
sonraki muayene periyoduna
kadar saklanır sonra imha edilir.
İdari Mali İşler 6 yılın sonunda İdari Mali İşler
Müdürü
Müdürü tarafından imha edilir.
Yönetim
İptal edilen dokümanlar 10 yıl süre
Temsilcisi
ile KYT serverındaki “İPTAL
klasöründe saklanır
Sistem
İptal edilen belgelere ilişkin
Belgelendirme müşteri sözleşmeleri 3 yıl boyunca
Müdürü
UDEM Merkez Ofis arşivinde
saklanır.
3
yılın
sonunda
muhafazalı kutular ile UDEM
PD.03./08-09.06.2014/02.01.2008
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
Temsilcilik
Sözleşmeleri
Belediyeler
imzalanan
protokoller
Yönetim
Temsilcisi
Arşivi
Temsilcilik ile Yönetim
çalışılmaya
Temsilcisi
devam ettiği
sürece
ile Ürün
Belediye
ile Ürün
Belgelendirme çalışılmaya
Belgelendirme
Müdürü Arşivi devam ettiği Müdürü
sürece
İtiraz
ve Genel
şikayetlerle ilgili Koordinatör
davalara ilişkin Arşivi
hukuki evraklar
Süresiz
Genel
Koordinatör
Deposuna kaldırılır. Kutuların
üzerine içerik listesi eklenir.
Temsilcilik ile yapılan sözleşme
feshedildikten sonra minimum 6
yıl UDEM Merkez Ofis arşivinde
saklanır daha sonra Yönetim
Temsilcisi tarafından imha edilir.
Belediye ile imzalanan sözleşme
feshedildikten sonra 5 yıl UDEM
Merkez Ofis arşivinde saklanır
daha sonra Ürün Belgelendirme
Müdürü tarafından imha edilir
İptal edilmez, süresiz olarak
saklanır
UDEM’de arşiv süresi dolan dokümanlar yırtıp atılma yoluyla imha edilmektedir.
Elektronik ortamdaki kayıtların yedeklenmesi: Domain Server’da kullanılan ve depolanan bilgiler, her gece
00:00’da otomatik olarak farklı bir fiziksel hard disk’e yedeklenir. Yedekleme yapılan hard disk, server’ın
çalıştığı hard disk değildir fakat UDEM Merkez ofisinde bulunmaktadır.
Buna ek olarak, tüm veriler aynı zamanda Genel Koordinatör’ün konutunda ADSL Hattı’na bağlı bir data
server’a da otomatik olarak her gün yedeklenir. Personelin talep etmesi durumunda bilgisayarında bulunan
fakat serverda bulunmayan datalar, harici disklere yedek alınır ve kasada saklanır.
Domain Server’a kayıtlı bilgisayarlar dışında oturum açılması mümkün değildir. Gelen ve giden veri Fortigate
firewall ile süzülür ve izinsiz erişim engellenir. Merkez ofisde internet erişimi domain server’a bağlı
bilgisayarlar için ve misafirler için farklı 2 hat üzerinden (kablolu ve kablosuz) sağlanır. Yedekleme sürecine
ait sorumluluk sözleşmeli olarak çalışılan Poztech firmasına aittir. Poztech ile iletişim Web sitesi sorumlusu ve
Genel Koordinatör tarafından sağlanır.
4.2 Dış kaynaklı dokümanlar: Dış kaynaklı doküman olarak kullanılan her türlü kayıt çıktı halinde ya da
elektronik ortamda olmasına göre bu prosedürde anlatıldığı şekilde saklanır. Dış kaynaklı dokümanlar her ay
güncel olanları sistemimize dahil etmek üzere Yönetim Temsilcisi tarafından Dış Kaynaklı Doküman Listesi’ne
(LST.02) kaydedilerek takip edilir.
4.3 Müşteri kayıtları: UDEM Müşteri Temsilcisi ve Belgelendirme Müdürü koordineli çalışarak başvurusu
alınan ya da belgelendirme hizmeti devam eden müşterilerin dosyalarına numara verir. Müşteri kayıtları
UDEM’ in kurmuş olduğu sertifika yönetimi programında da kayıt altına alınmaktadır. UDEM ile ilişkisi olan
müşteriler iki sınıfta değerlendirilir:
a. Belgeli Müşteriler
b. Aday Müşteriler (Fiyat teklifi verilmiş ancak firmamızdan belgelendirme hizmeti almamış
müşterileri içerir.)
Müşteri kayıtlarının sınıflandırılması ve saklanacağı ortam aşağıda belirtilmiştir:
BELGELİ MÜŞTERİLERİN;
Başvuru formu,
Belgelendirme sözleşmesi ve fiyat teklifi,
Şirket evrakları,
Sistem dokümanları,
Denetim planları,
Tüm denetim raporları,
Uygunsuzluk ve DÖF’ lerle ilgili kayıtlar,
İtiraz-şikayet kayıtları
DENETİM DOSYASI
PD.03./08-09.06.2014/02.01.2008
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
ADAY MÜŞTERİLERİN;
Başvuru formu ve fiyat
teklifleri
ADAY MÜŞTERİ DOSYASI
BELGELİ MÜŞTERİLERİN;
Müşteri adı,
Müşteri adresi,
Müşteri kapsamı,
Müşteri belge tarihleri,
Müşteri belge durumu,
Müşteri denetim tarihleri,
Müşteri web, tel, fax, bilgileri
MÜŞTERİ YAZILIMI
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
1) Dış Kaynaklı Doküman Listesi (LST.02)
2) Kalite Kayıtları Listesi (LST.31)
PD.03./08-09.06.2014/02.01.2008