iç kontrol, kalite yönetim sistemi ve efqm mükemmellik modelinin

Transkript

T.C.
MERSİN ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMELLİK
MODELİNİN İNCELENMESİ, ANALİZ EDİLMESİ VE
DEĞERLENDİRİLMESİ
MERSİN ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ
DEMET DOKUYUCU
Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı
MALİ HİZMETLER UZMANLIĞI ARAŞTIRMA RAPORU
MERSİN
MART 2014
T.C.
MERSİN ÜNİVERSİTESİ
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI
İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMMELLİK
DEMET DOKUYUCU
Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı
Danışman:Beyhan TUNÇSU
MALİ HİZMETLER UZMANLIĞI ARAŞTIRMA RAPORU
MERSİN
MART 2014
ÖZET
Mali Hizmetler Uzmanlığı Araştırma Raporu
İÇ KONTROL, KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE EFQM MÜKEMMELLİK
Demet DOKUYUCU
Bilindiği üzere; 5018 sayılı KMYKK ile kamuda mali yönetim ve kontrol
sistemi bütünüyle değiştirilmiş ve sistemin uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği
Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır.
Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı
Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin
kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu
çerçevesinde
iç
kontrol
faaliyet
ve
süreçlerinin
tasarlanıp
uygulanmasını
öngörmektedir.
Bu çalışmada MEÜ’ deki iç kontrol uygulamaları Kalite Yönetim Sistemi ile
birlikte değerlendirilmiş; Toplam Kalite Yönetimi ve EFQM Mükemmellik
Modelinin MEÜ’ deki uygulamalarına değinilmiştir.
I
Anahtar Kelimeler: İç Kontrol Sistemi, Kalite Yönetim Sistemi, Toplam
Kalite Yönetimi, EFQM Mükemmellik Modeli.
II
ABSTRACT
Research Report Drafted For Financial Services Expertise
REVIEW, ANALYSE AND EVALUATION OF INTERNAL CONTROL,
QUALITY MANAGEMENT SISTEM AND EFQM EXCELLENCE MODEL
EXAMPLE OF MERSİN UNIVERSITY
Demet DOKUYUCU
As is known, with Law No 5018 Public Financial Management and Control,
Financial Management and Control System in public has been changed completely
and it has been aimed to make appropriate to international standarts and European
Union norms of the System.
Law No.5018 Public Financial Management and Control, which has
reorganized Public Financial Management and Control System, envisions
establishment of internal control systems in public governances and as a part of this,
internal control systems are designed and administered within the framework of
governance’s management responsibilty.
In this report, internal control practices have been evaluated with Quality
Management System in MEU; mentioned about Total Quality Management and
EFQM Excellence Model practices in MEU.
III
Keywords: Internal Control System, Quality Management System, Total
Quality Management, EFQM Excellence Model.
IV
İÇİNDEKİLER
ÖZET…………………………………………………………………………………I
ABSTRACT………………………………………………………………………..III
İÇİNDEKİLER……………………………………………………………………..V
KISALTMALAR………………………………………………………………...VIII
ŞEKİLLER DİZİNİ………………………………………………………………...X
TABLOLAR DİZİNİ……………………………………………………………...XI
GİRİŞ………………………………………………………………………………...1
BİRİNCİ BÖLÜM
İÇ KONTROL SİSTEMİ
1.1.
İÇ KONTROL KAVRAMININ GENEL ÇERÇEVESİ
3
1.1.1. Tanımı
3
1.1.2. Amacı
4
1.1.3. Gelişim Süreci
5
1.2.
İÇ KONTROL YAKLAŞIMLARI
7
1.2.1. COSO İç Kontrol Modeli
7
1.2.2. INTOSAI (Uluslararası Sayıştaylar Birliği) İç Kontrol Yaklaşımı
12
1.2.3. Avrupa Komisyonu İç Kontrol Yaklaşımı
14
1.3.
KAMUDA İÇ KONTROLE İLİŞKİN YASAL DÜZENLEMELER
1.3.1. İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar
1.4.
KİKST’ E GÖRE İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ
V
16
20
24
1.4.1. Kontrol Ortamı
25
1.4.2. Risk Değerlendirmesi
28
1.4.3. Kontrol Faaliyetleri
30
1.4.4. Bilgi ve İletişim
33
1.4.5. İzleme
36
1.5.
KİKS’ E UYUM EYLEM PLANI REHBERİ
38
1.6.
KAMU İÇ KONTROL REHBERİ
39
İKİNCİ BÖLÜM
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
2.1.
TANIMI
41
2.2.
ISO 9000 KALİTE YÖNETİM STANDARDI
42
2.2.1. Ortaya Çıkışı
42
2.2.2. Kapsamı ve Amaçları
42
2.3.
ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
45
2.4.
ISO 9001:2008 KYS-ŞARTLAR STANDART MADDELERİ
46
2.5.
TKY VE KYS’ NİN KARŞILAŞTIRILMASI
74
2.5.1. EFQM Mükemmellik Modeli ve Kalite Yönetim Sistemi İlişkisi
77
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI
EYLEM PLANI
3.1.
MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE BELGELENDİRME
VI
81
3.2.
İÇ KONTROL EYLEM PLANI HAZIRLAMA SÜRECİ
83
3.2.1. Kalite Yönetim Koordinatörlüğü
84
3.2.2. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu
86
3.2.3. İç Kontrol Standartları Çalışma Grubu ve Birim Kalite Geliştirme Ekipleri 89
3.3.
İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI
3.3.1. Uygulamada Karşılaşılan Farklılıklar
3.4.
EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ MEÜ UYGULAMASI
SONUÇ
KAYNAKÇA
VII
91
100
102
KISALTMALAR
AB
Avrupa Birliği
ABD
Amerika Birleşik Devletleri
ADEK
Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu
COCO
Kontrol Kriterleri Kurulu (Criteria of Control)
COSO
Sponsor Kuruluşlar Komitesi (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
EFQM
Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (European Foundation for Quality
Management)
ENQA
Avrupa Yükseköğretimde Kalite Güvence Birliği (The European
Association for Quality Assurance in Higher Education)
IIA
İç Denetçiler Enstitüsü (Institute of Internal Auditors)
INTOSAI
Uluslararası Sayıştaylar Birliği (International Organization of
Supreme Audit Institutions)
ISO
Uluslararası Standartlar Teşkilatı (International Organization for
Standardization)
KEK
Kalite El Kitabı
KİKS
Kamu İç Kontrol Standartları
KİKST
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği
KMYKK
Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
KYBS
Kalite Yönetim Bilgi Sistemi
KYK
Kalite Yönetim Koordinatörlüğü
KYS
Kalite Yönetim Sistemi
VIII
MEÜ
Mersin Üniversitesi
MM
Mükemmellik Modeli
RSB
Risk Strateji Belgesi
SWOT
Güçlü yönler, Zayıf yönler, Fırsatlar, Tehditler ((Strengths,
Weaknesses, Opportunities, Threats)
TKY
Toplam Kalite Yönetimi
YBS
Yönetim Bilgi Sistemi
YÖDEK
Yükseköğretim Kurumları Akademik Değerlendirme ve Kalite
Geliştirme Komisyonu
YÖK
Yükseköğretim Kurulu
IX
ŞEKİLLER DİZİNİ
Şekil 1.1
COSO Piramidi ve COSO Kübü
Şekil 1.2
Kamu İç Kontrol Sistemi
Şekil 2.1
EFQM Mükemmellik Modeli
Şekil 2.2
Kalite Evrimi ve Yönetim Anlayışı
Şekil 2.3
ISO 9001 ve TKY Bütünleşmesi
X
TABLOLAR DİZİNİ
Tablo 2.1
KYS ve TKY’ nin Karşılaştırılması
Tablo 3.1
MEÜ’ de KYS’ ye Yönelik Çalışmalar
Tablo 3.2
Kamu İç Kontrol Standartları ile MEÜ KYS’nin Karşılaştırılması
Tablo 3.3
Uygulamada Karşılaşılan Farklılıklar
XI
GİRİŞ
Son yıllarda uluslar arası alanda kamu mali yönetimi ve kontrolü anlayışında
yaşanan gelişmelerden, birçok ülke gibi ülkemiz de etkilenmiş ve bu alanda köklü
değişikliklere ihtiyaç duyulmuştur.
Geleneksel Kamu Yönetim anlayışı mevzuata odaklı, etkinlik, etkililik,
verimlilik gibi kavramlarla ilgilenmeyen katı bir anlayıştı. Bu anlayışın temsilcisi
olan ve “mali anayasa” olarak bilinen 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun
yürürlükten kaldırılıp, iç kontrol kavramını tanımlayan 5018 sayılı KMYKK’ nın
kabul edilmesiyle Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü anlayışında yeni bir döneme
girilmiştir. Bu yeni anlayış gereği idarelerin sistem odaklı, faaliyetlerin etkinliğini ve
verimliliğini etkileyen, çıktı ve sonuçların önemini yadsımayan, önleyici kontrollere
önem veren ve idarenin sorumluluğunda olan
kendi iç kontrol sistemlerini
oluşturmaları zorunlu kılınmıştır.
Diğer taraftan ülkemizin 2001 yılında dahil olduğu ve Yükseköğretim
sistemlerinin kendine özgü farklılıklarının korunarak birbirleriyle karşılaştırılabilir
olması ve uyumlu hale getirilmesini amaçlayan bir reform süreci olan “Bologna
Süreci” nin ana faaliyet alanları arasında yer alan “Kalite Güvencesi” kavramının
gereği olarak da MEÜ’ de kalite çalışmalarına başlanmıştır.
Yukarıdaki açıklamalar çerçevesinde, araştırma raporu üç bölümden
oluşmakta olup; Birinci bölümde iç kontrol kavramının genel çerçevesi ve genel
kabul görmüş iç kontrol yaklaşımları incelenecek olup, bu yaklaşımlara dayanılarak
hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarında İç Kontrolün Bileşenleri irdelenmiştir.
İkinci bölümde, KYS Standartlarından bahsedilmiş, TKY ve KYS
karşılaştırılmış ve EFQM MM ve KYS ilişkisine değinilmiştir.
Üçüncü ve son bölümde ise MEÜ İç Kontrol Eylem Planı ile KYS
ilişkilendirilerek EFQM MM’ nin MEÜ’ deki uygulaması incelenmiştir.
BİRİNCİ BÖLÜM
İÇ KONTROL SİSTEMİ
1.1 İÇ KONTROL KAVRAMININ GENEL ÇERÇEVESİ
1.1.1
Tanımı
Yeni Kamu Yönetimi anlayışının en önemli kavramlarından biri olarak kabul
edilen iç kontrolün birçok tanımı bulunmaktadır. Bununla birlikte tanımlarda yer alan
unsurlar genellikle aynıdır:

Kurum hedeflerine ulaşılmasına yöneliktir.

Faaliyetlerde etkinlik,verimlilik ve ekonomiklik ilkelerini gözetir.

Bilgilerin doğruluğunu ve güvenilirliğini amaçlar.

Düzenlemelere uyumu gözetir.

Mali ve mali olmayan hususları içerir.

Kontrol faaliyetleri risk esasına göre belirlenir.

Yöneticiler ve çalışanlar olmak üzere herkes sorumludur.

Dinamiktir, değişimden etkilenir.

Sürekli ve disiplinli bir yaklaşımdır.

Makul güvence sağlar.

Bir yönetim aracıdır.

Bir süreçtir.
Tüm bu unsurlar dikkate alındığında genel bir tanımla iç kontrol; kurum
hedeflerine ulaşılması, faaliyetlerin düzenlemelere uygun, etkin, ekonomik ve
3
verimli bir şekilde yürütülmesi, mali ve mali olmayan bilgilerin doğruluğunun ve
güvenilirliğinin sağlanması hususlarında makul güvence elde etmek üzere yöneticiler
ve tüm personel tarafından risk esaslı olarak gerçekleştirilen bir süreçtir (Bülbül,
2009, s.8).
Amacı
1.1.2
İç kontrolün amacı;

Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli
bir şekilde yönetilmesini,

Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet
göstermesini,

Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve
bilgi edinilmesini,

Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı
korunmasını sağlamaktır.
Dolayısıyla, iç kontrolün amacı, faaliyetleri düzenli, etik kurallara uygun,
ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleştirmek, hesap verme sorumluluğunun
gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek, yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere
uymak, kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karşı kaynakları korumaktır (Arcagök
ve Erüz, 2006, s.152).
4
1.1.3
Gelişim Süreci
İç kontrol kavramının ilk kullanımına 1940’lı yıllarda ABD’de muhasebe ve
denetim alanındaki meslek kuruluşlarının rapor ve rehberlerinde rastlanmaktadır.
1970’li yıllarda yine ABD’de ortaya çıkan Watergate Skandalı sonrasında
oluşturulan komisyonların iç kontrolün önemine değinmeleri üzerine iç kontrol
kavramı kanun ve diğer düzenlemelere girerek yaygınlaşmıştır (Bülbül, 2009, s.9).
1980’den 1985’e kadar geçen süreç, iç kontrolün profesyonel standartlarının
geliştirilmesi ve mükemmelleştirilmesine şahit olmuştur.

1980 de bağımsız denetçilerin iç kontrol sisteminin değerlendirmesi ve
raporlama konularında bir standart yayınlanmış,

1982 de daha önceki rapor revize edilmiş,

1983’te İç Denetçiler Enstitüsü (IIA) İç kontrolün kurulması, geliştirilmesi ve
değerlendirilmesinde katılımcıların rolü ve kontrolün doğasında var olan iç
denetçilere ilişkin bir standart yayımlamış,

1984’te bilgisayar süreçlerinin iç kontrole etkileriyle ilgili ilave standartlar
yayımlanmıştır.
Treadway Komisyonu olarak bilinen Sahte Mali Raporlama Ulusal
Komisyonu, 1985 yılında kurulmuştur. Treadway Komisyonunun en önemli hedefi;
sahte mali raporların nedenlerini belirlemek ve meydana gelme olasılığını
azaltmaktır.
Treadway
Komisyonunun
5
1987’de
yayımlanan
raporu,
kamu
kurumlarının yöneticileri ve yönetim kurullarına, kamu muhasebesiyle uğraşan
kişilere, Amerikan Menkul Kıymetler ve Kambiyo Komisyonuna, akademilere ve
diğer kanun yapma yetkisini haiz kurumlara iç kontrole ilişkin çeşitli tavsiyeler
içermektedir (Saltık, 2007, s.10).
1990’lı yıllar, iç kontrol alanında kapsamlı ve tutarlı iç kontrol modellerinin
geliştirilmesine sahne olmuştur. Özellikle mali müşavirler, muhasebeciler ve
denetçilerin oluşturduğu meslek örgütleri tarafından iç kontrol alanında önemli
çalışmalar yapılmış, raporlar yayımlanmış ve iç kontrol modelleri geliştirilmiştir.
Özel sektör için geliştirilen bu modeller zamanla kamu sektörünün de ilgisini çekmiş
ve ülkelerin kamusal düzenlemelerinde iç kontrol sistem ve unsurlarına yer
verilmeye başlanmıştır (Bülbül, 2009, s. 9).
Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi “iç kontrol
bütünleşik sistemi” raporu nu yayımlamıştır. Bu rapor, COSO iç kontrol modeli
olarak bilinmektedir (Saltık, 2007, s.10).
Günümüzde hem özel sektörde hem de kamu sektöründe yaygın uygulama
alanı bulan COSO İç Kontrol Modeli en çok tercih edilen modeldir.
Öne çıkan diğer iç kontrol modelleri şunlardır:

1994 yılında Güney Afrika’da kurumsal Yönetişimin Üst düzey standartlarını
belirlemek üzere yayımlanan King Report,

1995 yılında Kanada Muhasebeciler Enstitüsü tarafından oluşturulan CoCo
Modeli (Criteria of Control)
6

1998 yılında Almanya’da yayımlanan “İşletmecilik Alanında Şeffaflık ve
Kontrol Yasası”(Kontrag),

1999 yılında İngiltere Muhasebeciler Enstitüsü tarafından yayımlanan “İç
Kontrol,Birleştirilmiş Kurallar Üzerine Yönetim Kurulu Üyeleri İçin
Rehber”(Turnbull Report) (Bülbül, 2009, ss.9-10).
1.2 İÇ KONTROL YAKLAŞIMLARI
1.2.1
COSO İÇ KONTROL MODELİ
1985 yılında ABD’ de muhasebe ve denetim alanındaki meslek örgütlerinin
sponsorluğunda kurulan ve Treadway Komisyonu olarak adlandırılan “Sahte Mali
Raporlama Ulusal Komisyonu”,1987 yılında yayımladığı raporunda, özel sektör ve
kamu sektörü için iç kontrol ile ilgili çeşitli öneriler sunmuştur.
Daha sonra, bu komisyonu desteklemek üzere oluşturulan bir çalışma grubuna bir
iç kontrol sistemi oluşturması ve etkinliğini değerlendirecek standartlar geliştirmesi
görevi verilmiştir. Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi
(Comitte of Sponsoring Organizations of Treadway Comission-COSO) olarak
adlandırılan çalışma grubu 1992 yılında, COSO Modeli olarak ünlenen İç Kontrol
Bütünleşik Çerçeve Raporunu (International Control Integrated Framework )
yayımlanmıştır (Bülbül, 2009, s.11).
7
ABD Sayıştayı tarafından yayımlanan “Federal Devlette İç Kontrol Standartları”
Standarts for Internal Control in The Federal Government’ ta (1999) geçen ifade ile:
COSO’ya göre iç kontrol bir örgüt yönetiminin ayrılmaz öğesi olup;

Faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik,

Finansal raporlamada güvenilirlik

Yürürlükteki yasalara ve düzenlemelere uygunluk amaçlarının gerçekleşmesi
konusunda makul güvence sağlar.
İç kontrol bir örgütü yönetmenin önemli bir parçasıdır. İç kontrol görevleri,
amaçları ve hedefleri gerçekleştirmede yararlanılan planları, metodları ve
prosedürleri kapsar ve bu suretle, performansa dayalı yönetime katkıda bulunur. İç
kontrol ayrıca varlıkları korumada ve hataları ve yolsuzlukları önlemede ve ortaya
çıkarmada ilk savunma hattı olarak işlev görür. Kısacası yönetim kontrolü ile eş
anlamlı olarak kullanılan iç kontrol, kamu kaynaklarının etkin idaresi aracılığıyla
kamu program yöneticilerinin arzulanan sonuçları elde etmesine yardımcı olur.
COSO modelinde iç kontrol bir süreçtir. Kurum faaliyetlerinin tamamını
kapsayacak şekilde tasarlanır, uygulanır, uygun araçlarla izlenir ve geliştirilir. Bu
süreçte, kurum hedefleri ve kontrol amaçları ile uyumunu kaybeden iç kontrol
uygulamaları kaldırılır ya da güncellenir. Bu süreç birbirini izleyerek devam eder
(Bülbül, 2009, s.12).
Standarts for Internal Control in The Federal Government’ a (1999) göre, İç
kontrol kuruluş içinde ayrı bir sistem olmaktan çok yönetimin faaliyetlerini
8
düzenlemede ve yönlendirmede yararlandığı sistemlerin ayrılmaz bir parçası olarak
kabul edilmelidir. Bu bakımdan iç kontrol, yöneticilerin kurumu çalıştırmalarına ve
amaçlarını süreklilik temelinde gerçekleştirmelerine yardımcı olmak üzere alt
yapının bir parçası olarak inşa edilen bir yönetim kontrolüdür.
İç kontrolü çalıştıran, kişilerdir. Başarılı bir iç kontrolün sorumluluğu bütün
yöneticilere düşmektedir. Yönetim, amaçları belirler, kontrol mekanizmalarını
oluşturur, faaliyetleri uygulamaya koyar ve kontrolü izler, değerlendirir. Ancak örgüt
içindeki bütün personel bunun gerçekleşmesinde önemli rol oynar.
Yönetim, iç kontrolü maliyet ve faydaları ile bağlantılı olarak tasarlamalı ve
uygulamalıdır. Ne kadar güzel tasarlanıp uygulanırsa uygulansın, bütün kuruluş
amaçlarının gerçekleşmesi konusunda mutlak güvence sağlayamaz. Kontrol
dışındaki faktörler veya yönetimin nüfuzu, kurumun hedeflerinin tümünü
gerçekleştirme gücünü olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, konulduğu her yerde iç
kontroller, kuruluş amaçlarını gerçekleştirmenin mutlak değil makul güvencesini
sağlar.
Bununla birlikte, iyi tasarlanan ve uygulanan bir iç kontrol sisteminde kurum
hedeflerinden ciddi sapmalar görülmez, kurumun itibarını sarsacak düzeyde kaynak
kayıpları, usulsüz ve yolsuz işlemlere rastlanmaz (Bülbül, 2009, s.13).
COSO modeline göre iç kontrolün 5 bileşeni vardır. COSO modelinde iç kontrol
bileşenleri; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim
9
ile gözetimdir. İç kontrol sisteminin kurulabilmesi için uygun bir kontrol ortamının
varlığı gerekmektedir. Kontrol ortamı; idarenin, yöneticilerin ve çalışanların iç
kontrole olumlu bir bakış sağlamasını, personelin yeterliliğini, etik değerleri, dürüst
bir yönetim anlayışını, yöneticilerin iş yapma tarzını, görev, yetki ve sorumlulukların
açık bir şekilde belirlenmesini ve idarenin organizasyon yapısını kapsar. Risk
değerlendirme; idarenin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmasını engelleyen iç ve
dış kaynaklı risklerin belirlenmesi, tanımlanması ve analiz edilmesi, gerekli
önlemlerin alınması mekanizmalarını içermektedir. Kontrol faaliyetleri; idarenin
tüm birimlerinde ve her seviyede uygulanan politika ve yöntemlerdir. Kontrol
faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesi amacıyla risklerin belirlenmesi
için gerekli önlemlerin alınmasını sağlamaya yardımcı olur. Kontrol faaliyetleri;
önleyici, tespit edici ve düzeltici olmalıdır. Yetkilendirme, onay, tasdik, mutabakat,
işlemlerin performansının değerlendirilmesi, varlık ve bilginin güvenliği, görevler
ayrılığı ilkesi gibi konuları kapsamaktadır. Bilgi ve İletişim; idarenin bilgi sistemi, iş
ve işlemlerin yürütülmesi ve kontrol edilmesini sağlayan faaliyetleri ve mevzuata
uygunluk ile ilgili bilgileri kapsamaktadır. Gerekli bilgi, kişilerin sorumluluklarını
yerine getirebilmelerini sağlayacak anda ve uygun şekilde belirlenmeli, elde edilmeli
ve iletilmelidir. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde
kaydedilmeli, tasnif edilmeli ve ilgililerin iç kontrol sorumluluklarını yerine
getirebilecekleri bir şekilde duyurulmalıdır. Bilgi sistemleri, idarenin çalışmasını ve
kontrol edilmesini sağlayacak mali ve mali olmayan bilgiyi içeren raporlar
hazırlarlar. Gözetim; iç kontrol sisteminin sürekli olarak izlenmesi, gözden
geçirilmesi ve değerlendirilmesini kapsar. İç kontrol sistemi üst yöneticiler
10
tarafından izlenir, gerekli önlemler alınır. Bu gözlemler sonucunda raporlar hazırlanır
(Uzunay, 2007, ss.8-9).
COSO piramidi iç kontrolün beş unsurunun birbiriyle ilişkisini gösterir. Sağlam
bir iç kontrol sistemi için kontrol ortamı uygun bir zemin sağlar. Risk değerlendirme
sonuçlarına göre belirlenen kontrol faaliyetleri gerçekleştirilerek kurumun hedefleri
önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir. Bilgi ve iletişim kanalları
kullanılarak tüm bileşenler desteklenir,yönetici ve personele gerekli bilgi
sağlanır,sistem yönetim tarafından izleme yapılarak geliştirilir.
COSO Kübü bir kurumun, iç kontrolün beş unsuru yardımıyla amaçlarına
ulaşmasına ifade etmektedir.Tüm faaliyet ve birimler;faaliyetlerin etkinliğini ve
etkililiğini,bilgilerin güvenilirliğini ve mevzuata uygunluğu sağlamak amacıyla iç
kontrolün beş unsurundan yararlanır (Bülbül, 2009, s.17).
Şekil 1.1: COSO Piramidi ve COSO Küpü
11
COSO iç kontrol modeli özel sektör kuruluşları için geliştirilmiş bir modeldir.
Bununla birlikte, başta ABD ve Avrupa ülkeleri olmak üzere dünyanın birçok
ülkesinde kamu sektöründe de yaygın bir şekilde kullanılmaktadır.
Avrupa Birliği aday ülkelerin uluslararası standartlarla uyumlu bir iç kontrol
sistemini oluşturmalarını ve uygulamalarını teşvik etmektedir. AB’ ye en son üye
olan ülkeler mevzuatlarına iç kontrol sistemini dahil etmiş bulunmaktadır.
Ülkemizde de 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile, uluslararası
standartlarla uyumlu bir iç kontrol sisteminin kamu idarelerinde oluşturulması ve
uygulanması öngörülmüştür.
1.2.2
INTOSAI (Uluslararası Sayıştaylar Birliği) İç Kontrol Yaklaşımı
2001 yılında Seul’de düzenlenen 17’nci INTOSAI toplantısında, 1992 yılında
INTOSAI tarafından yayımlanan iç kontrol standartları rehberinin son gelişmeler
ışığında ve COSO tarafından yayımlanan “İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve Raporu”na
uyumlu şekilde güncellenmesine karar verilmiştir. Kamu sektörünün sosyal ve
politik amaçlara odaklanması, kamu fonlarını kullanması, bütçe döngüsünün önemi,
kamuda performans ölçümünün karışık olması ve kamuoyu gibi oldukça geniş bir
kitleye hesap verme sorumluluğu gibi karakteristik özellikleri dikkate alınarak
INTOSAI İç Kontrol Standartları Komitesi tarafından hazırlanan “Kamu Sektörü İç
Kontrol Standartları Rehberi” 2004 yılında Brüksel’de yapılan komite toplantısında
kabul edilmiştir (Erdoğan, 2009, s.100).
12
COSO modelini esas alan Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI)
tarafından yayımlanan “Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi’ ne göre iç
kontrol; Bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen, kurumun
karşı karşıya kaldığı değişimlere sürekli bir biçimde uyum gösteren dinamik ve
tamamlayıcı bir süreç olarak tanımlanmıştır.
Yönetim ve her düzeydeki personel kurumun misyonunu ve genel hedeflerini
başarması için riskleri karşılayan ve makul güvence sağlayan bu sürece müdahil
olmak durumundadır.
INTOSAI, iç kontrolün amaçlarını kamu sektörünün özelliklerini de dikkate
alarak şu şekilde belirlemiştir:
- Faaliyetler düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin bir
biçimde yerine getirilmelidir. Kamu görevlilerinin kamu çıkarına uygun biçimde
faaliyet yürütmeleri gerekmektedir.
-
Hesap
verme
sorumluluğunun
gerektirdiği
yükümlülükler
yerine
getirilmelidir. Bu sorumluluk güvenilir ve uygun mali ve mali olmayan bilgilerin
hazırlanması, raporlanması ve gereken zamanlarda doğru ve tarafsız bir biçimde,
kurum dışı ve içi paydaşlara açıklanması suretiyle yerine getirilir.
- Faaliyetlerin yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uyumu sağlanmalıdır.
Kurumlar faaliyetlerini bütün düzenlemelere uygun bir şekilde yürütmelidirler.
- Kamu kaynakları israf, kötü yönetim, hatalı uygulamalar, sahtecilik ve
mevzuata aykırılıklar nedeniyle meydana gelen kayıplara, kötüye kullanmaya ve
hasarlara karşı korunmalıdır (Bülbül, 2009, s.21).
13
Genel amaçlara ulaşma yolunda kullanılacak iç kontrol standartları ikili bir
ayrıma gidilerek; genel ve ayrıntılı standartlar olarak belirlenmiştir. Bu kapsamda;
genel standartlar;
1. Makul Güvence
2. Destekleyici Tutum
3. Dürüstlük ve Yeterlilik
4. Kontrol Hedefleri
5. Kontrollerin Gözetimi
Ayrıntılı standartlar ise;
1. Belgeleme
2. İşlemlerin Anında ve Uygun Kaydı
3. İşlemlerin Onaydan Geçirilmesi ve Görevlerin Ayrılması
4. Gözetim
5. Kaynaklara ve Kayıtlara Ulaşma ve Sorumluluk şeklinde sıralanmıştır
(Saltık, 2007, ss.63-65).
1.2.3
Avrupa Komisyonu İç Kontrol Yaklaşımı
Avrupa Komisyonu, tıpkı diğer organizasyonlar gibi, mevzuatı, personeli ve
bütçesiyle, üstlenmiş olduğu görevleri yerine getirmek üzere kurulan bir idari
teşkilata sahiptir. Komisyon 2000 yılında başlattığı reform kapsamında, tüm modern
idarelerde olduğu gibi, Komisyon faaliyetlerinin yerine getirilmesinde yeterli
14
güvence sağlayacak bir iç kontrol sisteminin gerekliliğine vurgu yapmıştır (Bülbül,
2009, s.22)
Reform kapsamında yayımlanan White Paper’ın (Beyaz Kitap) birinci
bölümünde, iç kontrol;
Hedeflere ekonomik, verimli ve etkili bir şekilde ulaşmak,
Dış kurallara, yönetim politikaları ve düzenlemelerine bağlılık sağlamak,
Varlıkları ve önemli bilgileri korumak,
Yolsuzluk ve hataları ortaya çıkarmak ve önlemek,
Muhasebe kayıtlarının kaliteli olmasını ve güvenilir mali bilgiler ile yönetim
bilgilerinin zamanında üretilmesini sağlamak amacıyla bir kurum yönetiminin
planladığı
ve
hayata
geçirdiği
genel
politika
ve
usullerdir.”
şeklinde
tanımlanmaktadır (Bülbül,2009,s.22).
Avrupa Komisyonu, COSO İç Kontrol Modeli çerçevesinde hazırladığı ve
2007 yılında güncelleyerek yeniden yayımladığı “Etkili Yönetim İçin Yeni İç
Kontrol Standartları” belgesinde iç kontrol standartlarını, 6 bileşen ve 16 standart
temelinde yapılandırmıştır.
I. Misyon ve Değerler
1. Misyon
2. Etik ve kurumsal değerler
II. İnsan Kaynakları
1. Personel atamaları ve personel yer değiştirmeleri
2. Personel değerlendirme ve geliştirme
15
III. Planlama ve Risk Yönetimi Süreçleri
1. Hedefler ve performans göstergeleri
2. Risk yönetimi süreci
IV. İşlemler ve Kontrol Faaliyetleri
1. İşleyiş yapısı
2. Süreç ve prosedürler
3. Yönetim tarafından yapılan gözetim
4. İş sürekliliği
5. Belge Yönetimi
V. Bilgi ve Mali Raporlama
1. Bilgi ve iletişim
2. Muhasebe ve mali raporlama
VI. Değerlendirme ve Denetim
1. Faaliyet değerlendirmeleri
2. İç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi
3. İç denetim kapasitesi (Bülbül, 2009, ss.22-25).
1.3 KAMUDA İÇ KONTROLE İLİŞKİN YASAL DÜZENLEMELER
Türk kamu iç mali kontrol sistemini uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği
uygulamalarıyla uyumlaştırmak üzere, Aralık 2003 tarihinde, 5018 sayılı Kamu Mali
Yönetimi ve Kontrol Kanunu çıkarılmıştır. 5018 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesi
ile 1927 tarihinden beri uygulanmakta olan ve “mali anayasa” olarak kabul edilen
16
1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ile ek ve değişiklikleri yürürlükten
kaldırılmıştır.
Bu kapsamda, kamu mali yönetim ve kontrol sisteminin yeniden yapılandırılarak,
parlamentonun bütçe üzerindeki denetiminin arttırılması, mali saydamlığın
sağlanması, stratejik planlama ve performans esaslı bütçelemeyle birlikte orta vadeli
harcama sistemine geçilmesi, planlı bir bütçeleme anlayışına geçilmesi, iç denetim
sistemi kurulması, kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulması, Sayıştay’ın
denetim alanının genişletilmesi, mali yönetim ve kontrol alanında kamu idarelerinin
görev, yetki ve sorumluluklarının arttırılması amaçlanmıştır.
Aralık 2005 tarihli ve 5436 sayılı Kanun ile de 5018 sayılı Kanunda önemli
değişiklikler yapılarak Kanunda öngörülen mali yönetim ve kontrol sisteminin
01.01.2006 tarihi itibariyle tüm hükümleri ile yürürlüğe girmesi sağlanmıştır
(Uzunay, 2007, s.28).
Kamu İç Kontrol Rehberi’ ne (2014) göre, kamuda etkin bir iç kontrol sisteminin
oluşturulması ve uygulanmasına yönelik yasal mevzuat aşağıda belirtilmiştir:

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik
17

Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik

Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında
Yönetmelik
İç Kontrolün tanımı 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde yapılmıştır. Buna
göre iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun
olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve
kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,
malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak
üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi
kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.
Görüleceği üzere 5018 sayılı kanunda, COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü
için İç Kontrol Rehberi ve Avrupa Komisyonu tarafından benimsenen iç kontrol
tanımlarına paralel bir iç kontrol tanımı yapılmıştır (Bülbül, 2009, s.26).
Kanunun 56 ncı maddesinde belirtilen iç kontrolün amaçları şunlardır:

Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli
bir şekilde yönetilmesini,

Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet
göstermesini,

Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüz-lük ve yolsuzluğun önlenmesini,
18

Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve
bilgi edinilmesini,

Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı
korunmasını,
sağlamaktır.
Yeni sistemde iç kontrolün kapsamında, ön mali kontrol ve harcama sonrası
denetim yer almaktadır. Ön mali kontrol, mali işlemlere yönelik ön kontrol
faaliyetlerini içermektedir.
Ödenek tahsis edilmesi, taahhütler, ihale prosedürleri, sözleşmeler, ödemeler ve
yersiz ödemelerin geri alınması gibi mali karar ve işlemlerin uygulanmaya
konulmasından önce kontrol edilmesini ifade etmektedir. Ön mali kontrol, “önleyici
kontrol” olarak da bilinmektedir. 5018 sayılı Kanunla ön mali kontrol; Maliye
Bakanlığı, Sayıştay, Maliye Bakanlığının birimleri ve saymanlıklar tarafından
yapılan merkezi kontrol yerine kamu idareleri tarafından taahhüt aşamasında
gerçekleştirilen, risk analizine dayalı, danışma niteliğinde önleyici kontrol haline
getirilmiştir. Sayıştay tarafından gerçekleştirilen ön mali kontrol (vize ve tescil)
kaldırılmıştır. Maliye Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen taahhüt ve sözleşme
tasarılarının vizesi de kaldırılmıştır. Yeni sistemde ön mali kontrolü yapacak birimler
yönetim sorumluluğu çerçevesinde harcama birimleri ve mali hizmetler birimidir.
Harcama birimlerinde süreç kontrolü, ödeme belgesi ve ekleri üzerinde yapılan
kontrol ve harcama yetkilisi tarafından yapılan kontrollerden oluşur. Muhasebe
19
yetkilisi tarafından yapılan ön mali kontrol, ödeme emri belgesi üzerinde ödeme
aşamasında yapılan kontrollerdir. Mali hizmetler birimi (Strateji Geliştirme
Birimleri) tarafından gerçekleştirilen ön mali kontrol, ön mali kontrole tabi mali
karar ve işlemlerin kontrolünden ve mali karar ve işlemlerin uygun bulunup
bulunmadığı hakkında görüş yazısının yazılmasından oluşmaktadır.
Sadece mevzuata uygunluk değil, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir
şekilde kullanılması da ön mali kontrol kapsamındadır (Uzunay, 2007, s.34).
Bununla birlikte iç kontrol sadece ön mali kontrolden ibaret değildir. Mali ve
mali olmayan kontroller bütünüdür. İdarenin faaliyetlerine ulaşmasını, faaliyetlerin
mali olan ve olmayan tüm mevzuata uygun bir şekilde ve ekonomik, verimli ve etkili
yürütülmesini, zamanında, tam ve güvenilir bilgi üretilmesini sağlayacak her türlü
organizasyon,yöntem, süreç ile iç denetim faaliyetini kapsamaktadır (Bülbül, 2009, s.
31).
1.3.1 İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar
İç kontrol sisteminde yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması için
gerekli önlemleri alma sorumluluğu, idarenin üst yöneticilerine ve diğer
yöneticilerine verilmiştir.

Üst Yönetici

Harcama Birimleri

Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Birimi)
20

İç Denetim Birimi
Üst Yönetici : Strateji Geliştirme Birimi, harcama birimleri ve iç denetim birimi
aracılığıyla Üniversitede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını
sağlama, işleyişi izleme ve gerekli tedbirleri alarak geliştirme sorumluluğu,
Harcama Birimleri : Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak,
uygulamak ve geliştirmek,
Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Birimi): 5018 sayılı Kanun ve ilgili
mevzuatta öngörülen bir İç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarını başlatmak, bu
amaçla Üst Yöneticinin liderliğinde harcama birimlerindeki çalışmaları koordine
etmek ve teknik destek sağlamak.
İç Denetim Birimi: İç kontrol sistemine ilişkin tasarım ve uygulamaları
denetleyerek, uygunluğunu ve yeterliliğini değerlendirmek ve iç kontrol sisteminin
geliştirilmesi kapsamında kuruma değer katmak.
Şekil 1.2: Kamu İç Kontrol Sistemi
21
Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi
Uyumlaştırma
(Maliye Bakanlığı- BÜMKO)
İç Denetim Merkezi Uyum
(Maliye Bakanlığı-İD
Üst Yönetici
Strateji
Geliştirme
Birimi
Ön mali
kontrol
Muhasebe
Birimi
Harcam
a
Birimi
Harcam
a
Birimi
Harcam
a
Birimi
Gerçekleş
tirme
Gerçekleş
tirme
Gerçekleş
tirme
Yönetim sorumluluğuna dayalı mali yönetim ve kontrol
İç Kontrol
5018 sayılı kanun idare hukukumuza “yönetim sorumluluğu” ve “hesap verme
sorumluluğu” kavramlarını dahil etmiştir.
Yönetim sorumluluğu, herhangi bir konuda karar verme uygulatma yetkisinin,
başka bir birim ya da kişinin izin ya da onayı olmaksızın yönetime ait olduğunu ifade
etmektedir. Buna göre yetki kullanımının sonuçlarından da yine yönetim sorumlu
olacaktır. 5018 sayılı kanunun 58 inci maddesinde ön mali kontrol görevinin yönetim
sorumluluğu çerçevesinde yürütülmesi öngörülmektedir. Bu hükümden dolayı,
harcama yetkilileri mali konularda tek başına karar verme ve işlem yaptırma
yetkisine sahip bulunmaktadır. O nedenle, strateji geliştirme biriminin herhangi bir
22
mali karar ve işleme ilişkin ön mali kontrol görüşü; olumlu olması durumunda
harcama yetkilisinin sorumluluğunu ortadan kaldırmayacak, olumsuz olması
durumunda ise harcama yetkilisini bağlamayacaktır. Bu durum yönetim sorumluluğu
ilkesinin bir sonucudur.
Hesap verme sorumluluğu ise, ilgili mevzuat veya idari bir işlemle belli bir
konuda yetkili kılınmış birim ya da görevlilerin, bu yetkilerin kullanılmasıyla ilgili
olarak yetkili kılınmış mercilere düzenli olarak hesap vermelerini ifade etmektedir.
Hesap verme sorumluluğu genellikle raporlamayla yerine getirilmektedir. 5018 sayılı
Kanunda öngörülen idare ve birim faaliyet raporları ile kamuoyunda açıklanan
raporlar hesap verme sorumluluğu kapsamında düzenlenen raporlara örnek olarak
gösterilebilir (Bülbül, 2009, s.34).
İç Kontrol Güvence Beyanı:
5018 sayılı kanunun 41 inci maddesinden aldığı yetkiye dayanarak Maliye
Bakanlığı tarafından yayımlanan “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet
Raporları Hakkında Yönetmelik” te, harcama yetkililerinin birim faaliyet raporuna,
üst yöneticilerin ise idare faaliyet raporuna örnekleri yönetmelikte ekli “iç kontrol
güvence beyanı” nı imzalayarak ekleyecekleri öngörülmektedir. Ayrıca strateji
geliştirme birimi yöneticisinin de benzer içerikteki örneği Yönetmelikte yer alan
“beyan” ı imzalayarak idare faaliyet raporuna eklemesi öngörülmektedir (Bülbül,
2009, s.59).
Güvence Beyanının Kapsamı;
23

Tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine
uygun olarak kullanıldığı

Uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda
yeterli güvenceyi sağladığı

Bilgilerin doğruluğu
Güvence Beyanı Verecek Olanlar;

Üst Yöneticiler

Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri

Mali hizmetler birimi yöneticisi
İç Kontrol süreçlerine ilişkin standart ve yöntemler Maliye Bakanlığı tarafından
belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Ayrıca iç kontrol sisteminin koordinasyonunu
sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.
Son olarak; 19.12.2010 tarihli ve 27790 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6085
sayılı Sayıştay Kanununun 35 ve 36 ıncı maddeleri ile kamu idarelerinin iç kontrol
sistemlerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi de Sayıştay Başkanlığının denetim
alanına girmiştir.
1.4 KİKST’ E GÖRE İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ
Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve
her bir standart için gerekli genel şartlar belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları,
idarelerin,
iç
kontrol
sistemlerinin
24
oluşturulmasında,
izlenmesinde
ve
değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte
ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin
kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.
Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri
çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri,
bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde
uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.
(Çayırlı, 2012, s.21)
Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’ nde, kamu idarelerinin iç kontrol
sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması
gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması,
gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve
bu çalışmaları en geç 31/12/2008 tarihine kadar tamamlamaları istenmiştir.
1.4.1
Kontrol Ortamı Standartları
Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir
çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç
kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan
kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına
ilişkin hususları kapsar.
25
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi
sağlanmalıdır.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve
desteklenmelidir.
1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek
olmalıdırlar.
1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.
1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.
1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir
olmalıdır.
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak
belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı
oluşturulmalıdır.
2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından
benimsenmesi sağlanmalıdır.
2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince
yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
26
2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve
sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele
bildirilmelidir.
2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel
görev dağılımı belirlenmelidir.
2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk
dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde
olmalıdır.
2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin
prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik
mekanizmalar oluşturmalıdır.
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı,
performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini
sağlamaya yönelik olmalıdır.
3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek
bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel
seçilmelidir.
27
3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine
uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim
faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az
yılda
bir
kez
değerlendirilmeli
ve
değerlendirme
sonuçları
personel
ile
görüşülmelidir.
3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin
performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren
personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans
değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli
hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.
Standart: 4. Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı
olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri
yapılmalıdır.
4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele
duyurulmalıdır.
4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen
yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere
bildirilmelidir.
28
4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip
olmalıdır.
4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde
yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
1.4.2
Risk Değerlendirme Standartları
Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek
risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.
Standart: 5. Planlama ve Programlama
İdareler,
faaliyetlerini,
amaç,
hedef
ve
göstergelerini
ve
bunları
gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını
oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu
sağlamalıdır.
5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir
hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla
katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.
5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak
ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı
hazırlamalıdır.
29
5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun
olarak hazırlamalıdır.
5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla
belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler
belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli
olmalıdır.
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin
gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve
alınacak önlemleri belirlemelidir.
6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri
belirlemelidir.
6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz
edilmelidir.
6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.
1.4.3
Kontrol Faaliyetleri Standartları
30
Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve
belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.
Standart: 7. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun
kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli
gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama,raporlama,
koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme
v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
kontrolleri de kapsamalıdır.
7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin
sağlanmasını kapsamalıdır.
7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.
Standart: 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri
ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin
erişimine sunmalıdır.
31
8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler
belirlemelidir.
8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması,
uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.
8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili
personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
Standart: 9. Görevler Ayrılığı
Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için
faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve
kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi
ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak
uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri
almalıdır.
Standart: 10. Hiyerarşik Kontroller
Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde
kontrol etmelidir.
32
10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli
kontrolleri yapmalıdır.
10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve
usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.
Standart: 11. Faaliyetlerin Sürekliliği
İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri
almalıdır.
11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi
sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi
faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.
11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel
görevlendirilmelidir.
11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli
belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele
vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.
Standart: 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri
İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için
gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
33
12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı
olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda
yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve
düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.
12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.
1.4.4
Bilgi ve İletişim Standartları
Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye
belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine
getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi,
iletişim ve kayıt sistemini kapsar.
Standart: 13. Bilgi ve İletişim
İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar
alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve
memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip
olmalıdır.
13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli
bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.
34
13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli
bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile
kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.
13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları
üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini
görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve
sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
Standart: 14. Raporlama
İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve
hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve
performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin
beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve
duyurulmalıdır.
35
14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı
olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması
gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
Standart: 15. Kayıt ve Dosyalama Sistemi
İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği,
sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak
ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel
tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını
sağlamalıdır.
15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde
sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de
kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi
oluşturulmalıdır.
Standart: 16. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi
36
İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde
bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve
duyurulmalıdır.
16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli
incelemeyi yapmalıdır.
16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir
muamele yapılmamalıdır.
1.4.5
İzleme Standartları
İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm
izleme faaliyetlerini kapsar.
Standart: 17. İç Kontrolün Değerlendirilmesi
İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu
iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.
17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin
belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem
belirlenmelidir.
37
17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya
idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar
dikkate alınmalıdır.
17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler
belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
Standart: 18. İç Denetim
İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.
18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen
standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.
18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri
içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir (Çayırlı, 2012, ss.2233)
1.5 KİKS’ E UYUM EYLEM PLANI REHBERİ
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, kamu idarelerinin
Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu bir iç kontrol sistemi oluşturma ve
uygulama çalışmalarına rehberlik etmek amacını taşımaktadır. Bu kapsamda, kamu
idarelerinin yapacakları çalışmaları belirlemeleri, bu çalışmaları bir eylem planına
38
bağlamaları ve gerekli düzenlemeler ile prosedürleri hazırlamaları öngörülmektedir
(Bülbül, 2009, s.121).
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasına ilişkin
olarak Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 04/02/2009 tarihli yazıda, iç kontrol
sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla kamu
idarelerinin, Rehbere ekli formatı dikkate alarak, Eylem Planlarını en geç 30/06/2009
tarihine kadar hazırlamaları ve Eylem Planında yer alan çalışmalarını en geç
30/06/2011 tarihinde tamamlamaları istenmiştir. Bu doğrultuda, idareler 2 yıllık bir
süreyi kapsayan Eylem Planlarını hazırlayarak Üst Yöneticinin onayıyla yürürlüğe
koymuş ve Eylem Planlarında öngörülen faaliyetleri gerçekleştirmek amacıyla
gerekli çalışmalara başlamışlardır (Şahin, 2012, ss.25-26).
Maliye Bakanlığı’ nca yürütülen izleme çalışmaları sonucunda, 02.12.2013
tarihinde yayımlanan “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum” konulu genelge ile
bazı kamu idarelerinin uyum eylem planlarını hazırlamadıkları, hazırlayan
idarelerden
bazılarının
eylem
planlarında
öngördükleri
çalışmaları
tamamlayamadıkları veya eylem planlarında eksikliklerin tespit edildiği, eylem
planlarının ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yönetici onayıyla her zaman
revize edilebileceği, Maliye Bakanlığına eylem planı göndermeyen kamu idareleri ile
eylem planlarını yeniden hazırlayacak kamu idarelerinin eylem planlarını, genelgede
yer alan açıklamalar, www.bumko.gov.tr/kontrol adresinde yer alan tespit ve öneriler
ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çerçevesinde, en geç
31/12/2014 tarihine kadar hazırlamaları gerektiği ve üst yöneticinin onayını müteakip
39
on iş günü içinde Maliye Bakanlığına ve ayrıca [email protected] e-posta adresine
göndermeleri gerektiği ifade edilmiştir.
İdareler
tarafından
hazırlanan
eylem
planlarında
öngörülen
eylemlerin
gerçekleşme sonuçlarının, idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından her yılın
Haziran ve Aralık ayı sonu itibarıyla iki dönem halinde ve eylem planı formatında
üst yöneticiye sunulması ve birer nüshasının bilgi için on iş günü içerisinde Maliye
Bakanlığına gönderilmesinin gerektiği belirtilmiştir.
1.6 KAMU İÇ KONTROL REHBERİ
Kamu İç Kontrol Standartlarının uygulanması konusunda kamu idarelerine daha
fazla rehberlik yapmak amacıyla, iç kontrol bileşenleri çerçevesinde hazırlanan ve
uygulama adımları ile örneklerini içeren Kamu İç Kontrol Rehberi, Maliye
Bakanlığı’ nın 07 Şubat 2014 tarihli ve 13 Sayılı Onayı ile yayımlanmıştır.
Kamu İç Kontrol Rehberi (2014), Kamu İç Kontrol Standartları esas alınmak
üzere 5 ana bölümden oluşmaktadır.
Birinci bölümde; kontrol ortamının yapı taşları olan etik değerler ve
dürüstlük, misyon, organizasyon yapısı ve görevler, personelin yeterliliği ve
performansı, yetki devri konularına ilişkin kavramsal açıklamalara, mevzuat ve
uygulama araçlarına yer verilmiştir.
40
İkinci bölümde; risk yönetiminin önemi ve amaçları, risk yönetimi sürecinin
aşamaları ve süreçte yer alan aktörlerin rol ve sorumlulukları, Risk Stratejisi Belgesi
(RSB) ile kullanılabilecek iletişim ve raporlama araçları ele alınmıştır.
Üçüncü bölümde; risk yönetimi ile yakından ilişkili olan kontrol faaliyetleri
kapsamında, kontrol stratejileri ve yöntemleri, prosedürlerin belirlenmesi ve
belgelendirilmesi, görevler ayrılığı ilkesi, hiyerarşik kontroller, faaliyetlerin
sürekliliği ve bilgi işlem kontrolleri açıklanarak bir dizi kontrol faaliyeti (onay,
yetkilendirme, doğrulama, hesapların mutabakatı vb.) incelenmiştir.
Dördüncü bölümde; bilgi ve iletişim bileşeni çerçevesinde, bilgi kavramı ve
yönetimi, Yönetim Bilgi Sistemlerinin (YBS) işleyişi, kurum içi ve dışı iletişim
araçları ile raporlama mekanizmaları değerlendirilmiştir.
İKİNCİ BÖLÜM
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
2.1 TANIMI
41
Kalite:

Yapısal karakteristikler kümesinin şartları yerine getirme derecesi (TS EN
ISO 9000:2007)

Kullanıma uygunluktur.(Juran)

Şartlara uygunluktur.(Crosby)

İhtiyaçların karşılanabilme oranıdır.
Sistem:
Birbiri ile ilgili olan veya karşılıklı etkileşimde bulunan elemanlar takımı.
Yönetim Sistemi:
Politika ve hedefleri oluşturmak ve bu hedefleri gerçekleştirmek için
kullanılan sistem.(Bir kuruluşun yönetim sistemi, bir kalite yönetim sistemi, bir mali
yönetim sistemi veya bir çevre yönetim sistemi gibi farklı yönetim sistemlerini
içerebilir.
Kalite Yönetim Sistemi:
Bir kuruluşu kalite açısından yönlendiren ve kontrol eden yönetim sistemi
(TS EN ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, 2009).
2.2 ISO 9000 KALİTE YÖNETİM STANDARDI
2.2.1 Ortaya Çıkışı
42
Globalleşen sanayi ve ticaret ortamında kalite, önemli bir rekabet unsuru
olarak ortaya çıkmıştır. 1970’ li yıllarda artan rekabet ortamında piyasaya sürülen
düşük fiyatlı ve düşük kaliteli ürünler pazarı doyurmuştur. Pazarın doyması
müşterileri kaliteli ürünlere yöneltmiş, kalitesiz ürünlerin satılmasını güçleştirmiştir
(Kavrakoğlu, 1994, s. 48).
Kalite, 1980 ve 1990’ ların en hızlı gelişen rekabet araçlarından birisi
olmuştur. Rekabet yoğunlaştıkça müşteri talepleri dolayısıyla kalite önem kazanmış,
işletmelerin varlıklarını sürdürebilmeleri için zorunlu hale gelmiştir.
Son yıllarda adından oldukça bahsedilen kalite güvence sistemi, kaliteli
üretimi sağlamaya yönelik bir dizi öneriden oluşan kılavuzdur. 1979 yılında 132
ülkenin katılımıyla ISO bünyesinde teknik çalışma grubu kurulmuştur. Bu grubun
çalışmaları sonucunda 1987 yılında ürünlerin kalite güvencesinde kullanılmak üzere
ISO 9000 standart serisi yayımlanmıştır (Yılmaz, 2003, s.26).
2.2.2 Kapsamı ve Amaçları
Uluslar arası Standardizasyon Örgütü, standardizasyonu “belirli bir faaliyetle
ilgili olarak ekonomik fayda sağlamak üzere bütün ilgili tarafların yardımı ve
işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemi” olarak
tanımlamaktadır.
43
Tüm dünyada bir kalite yönetim sistemini oluşturmayı amaçlayan ISO 9000
standartları, ürün ve hizmette belli bir standardı tutturmayı ve onu korumayı
hedeflemektedir.
ISO 9000 Kalite Yönetim Standartları, aslında çalışanlara tüm aşamalarda
hatasızlığın nasıl sağlanabileceğini gösteren bir çeşit kılavuzdur. Bu sistemde, işlerin
süreçlere uygun bir şekilde yapılıp yapılmadığı denetlenmekte, standartlara aykırılık
saptandığında ise bu olumsuzluğu düzeltme faaliyetlerine girişilmektedir (Oymak,
Açıkgöz, Polat, Karaca ve Çelebi, 2009, ss.87-88).
ISO 9000 Standartlarının amaçları şunlardır:
1. Kalite Yönetimi için genel bir çerçeve sağlar. (Yönetim sistemi ve yapısı)
2. Kuruluşlar arasında güven ortamı yaratır.
3. Proseslerin
yönetilmesiyle
ürün/hizmet
kalitesinin
sağlanması,devam
ettirilmesi ve iyileştirilmesine olanak verir.
4. Müşteriye ürün ve hizmetlerin tutarlılığının güveninin verilmesini sağlar.
ISO 9000 Ne Değildir?

Kaliteyle ilgili tüm problemleri çözmez.

Neyin yapılacağını söyler,nasıl yapılacağını değil.
Etkin bir Kalite Yönetim Sistemi için minimum şartları belirtir (TS EN ISO 9000
Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, 2009).
44
ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasını ve
işletme amaçlarının sağlanmasını amaçlayan süreç yönetimine dayalı bir yaklaşımdır.
Süreç yönetimi yaklaşımında işletmede kaliteyi etkileyen tüm süreçler bir zincir
olarak ele alınmaktadır. Bu yaklaşımla, işletme içi eşgüdüm ve iyileştirme
çalışmaları yapılarak, maliyet minimizasyonunun sağlanması ve değişen müşteri
ihtiyaçlarının karşılanması hedeflenmektedir (Alıntılayan Yılmaz, 2003, s.28).
ISO 9000 Kalite Güvence Sisteminde üretimde oluşabilecek hataların baştan
önlenmesine yönelik olarak tedarikçilerle işbirliği yapılması ve mal ve hammadde
kabul
kriterlerinin
oluşturulması
istenmektedir.
Tedarikçi
işletmelerin
uygulayacakları kalite sistemlerinde de şartlar aranmaktadır. Kaliteli mal ve hizmet
sağlanması için tedarikçilerle yapılan işbirliği, müşteriyle tedarikçi arasında dolaylı
bir kalite güvencesi yaratmaktadır (Halis, 2000, s.227).
ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi içerisinde dökümantasyon, ağırlıklı bir
öneme sahiptir. Sistemin temel mantığı “söylediğini yap, yaptığını söyle” üzerine
kurulmuştur. Bu nedenle yapılan tüm işlerin dökümante edilmesi istenmektedir.
Standarda göre, oluşturulan dökümantasyon ve üretimin her aşamasında uygulanan
kayıt sistemini içermektedir. Sistemin dökümantasyon şartları, tüm çalışanların ve
yöneticilerin sistemi izleyebilmelerini ve gerekli düzeltmeleri yapabilmelerini
sağlamaktadır. Dökümanlar gerekli belge ve verilere ulaşımı ve kalite sisteminin
iyileştirilmesini kolaylaştırmaktadır (TSE, 2002b)
45
En
kapsamlı
ISO
9000
modeli,
ISO
9001
Kalite
Sistemleri
Tasarım/Geliştirme,Üretim,Tesis ve Hizmette Kalite Güvencesi modelidir. Modelin
uygulanmasında işletmenin büyüklüğünden çok fonksiyonları dikkate alınmaktadır.
ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi standartları tüm kuruluşlara; tipine,
büyüklüğüne ve ürün cinsine bakılmaksızın uygulanabilir nitelikte hazırlanmıştır.
2000 yılı revizyonu (ISO 9001:2000), kullanımına 1987 yılında başlanan ISO
9000 serisi standartlarının ilk kapsamlı değişimini temsil etmektedir. Bir takım
teknik düzenlemeleri içeren 1994 revizyonundan (9001:1994/9002:1994/9003:1994)
farklı olarak, bu revizyonda standardın amaç, kapsam ve yaklaşımında köklü
değişiklikler yapılmıştır (Özcan, 2007, s.40).
2.3 ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
2000
yılı
revizyonu
ile
birlikte
standartta
aşağıdaki
değişimler
gerçekleştirilmiştir:
-Müşteri ihtiyaçlarının karşılanması birinci öncelikli amaç haline gelmiştir.
-Süreç tabanlı bir kalite yönetim sisteminin kullanımı öngörülmüştür.
-Öncelik, sistemi tanımlayacak dokümante edilmiş prosedürler hazırlanmasından,
etkin bir kalite yönetim sistemi oluşturulmasına ve yönetilmesine kaydırılmıştır.
-Ürün ve süreç performansının ölçülmesine ve sürekli iyileştirilmesine verilen önem
artmıştır.
46
-Yalnız imalat sektöründe değil, tüm sektörlerde anlaşılabilecek bir ifade şekli
kullanılmaya başlanmıştır (Özcan, 2007, ss.40-41).
Revize edilen standarda göre artık süreçlerin birbirinden ayrı fonksiyonlar
olarak görülmesi mümkün değildir. Bu sebeple işletmeler; kalite yönetim sisteminin
tümünü akış diyagramı olarak ifade etmekte ve her bir süreci diğer süreçlerle
etkileşimleri ile birlikte tanımlama ve tüm süreçler arasından bir iç müşteri-tedarikçi
ilişkisi oluşturma gayreti içindedirler. Süreç, girdileri çıktılara dönüştüren birbiriyle
ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımıdır. Süreç yaklaşımı ise, süreç sisteminin
uygulanması, bu süreçlerin tanımlanması, etkileşimleri ve yönetilmesi şeklinde
tanımlanmaktadır (Özcan, 2007, s.42).
2.4 ISO 9001:2008 KYS –ŞARTLAR STANDART MADDELERİ
ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi - Şartlar standardının Mart 2009
yılında yürürlüğe girmesiyle birlikte ISO 9001:2000 standardına göre yayımlanmış
belgeler Mart 2010 tarihi itibarıyla geçerliliğini yitirmiştir. ISO 9001:2008 yeni bir
gereklilik getirmeyip, sadece ISO 9001:2000’in mevcut gerekliliklerini sekiz yıl
boyunca elde edilmiş tecrübeler temelinde netleştirmeye yönelik ifadeler
içermektedir (Özcan, 2007, s.40).
1 Kapsam
1.1 Genel
47
Bu Standard aşağıdaki durumlarda, bir kuruluşun kalite yönetim sisteminin
karşılaması gerekli şartları kapsar:
a) Müşteri ve uygulanabilir birincil ve ikincil mevzuat şartlarını karşılayan ürünü,
düzenli olarak sağlama yeteneğini göstermeye ihtiyaç duyduğunda,
b) Sistemin sürekli iyileştirilmesi ve müşteri ve uygulanabilir birincil ve ikincil
mevzuat şartlarına uygunluk güvencesi için gereken prosesler dahil sistemi etkin
olarak uygulayarak müşteri memnuniyetini artırmayı amaçladığında.
Not 1 - Bu Standard’da “ürün “ terimi ile yalnızca aşağıdakiler kastedilmiştir:
a) Müşteri için amaçlanan veya müşteri tarafından talep edilen ürün,
b) Ürün gerçekleştirme prosesleri sonucunda oluşan amaçlanmış herhangi bir çıktı
için kullanılabilir.
Not 2 - Birincil ve ikincil mevzuat şartları yasal şartlar olarak da ifade edilebilir.
1.2 Uygulama
Bu Standardın bütün şartları genel olup tipleri, büyüklükleri ve sağladıkları
ürünlere bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanabilir olması amaçlanmıştır.
Bu Standard’ın bazı şart(lar)ı kuruluşun ve ürününün yapısı nedeniyle
uygulanamadığında bu durum, bir “hariç tutma” olarak düşünülebilir. Hariç tutmalar
yapıldığı durumlarda bu Standard’a uygunluk iddiası, bu hariç tutmalar Madde7’deki
şartlarla sınırlandırılmadığı ve kuruluşun müşteri ve uygulanabilir birincil ve ikincil
mevzuat şartlarını karşılayan ürün sağlama yetenek ve sorumluluğunu etkilediği
taktirde kabul edilemez.
2 Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar
48
Bu Standard’da, tarih belirtilerek veya belirtilmeksizin diğer standardlara atıf
yapılmaktadır. Bu atıflar metin içerisinde uygun yerlerde belirtilmiş ve aşağıda liste
halinde verilmiştir. Tarih belirtilen atıflarda daha sonra yapılan tadil veya
revizyonlar, atıf yapan bu Standard’da da tadil veya revizyon yapılması şartı ile
uygulanır.
Atıf yapılan standardın tarihinin belirtilmemesi halinde ilgili standardın en son
baskısı kullanılır.
Atıf yapılan aşağıdaki doküman, bu standardın uygulanması için zorunludur.

ISO 9000:2007 Quality Management Systems-Fundamentals and Vocabulary

TS EN ISO 9000:2007

Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Esaslar,Terimler ve Tarifler
3 Terimler ve tarifler
Bu Standard’ın amaçları bakımından, ISO 9000 Standardı’nda verilen
terimler ve tarifler uygulanır.
Bu Standard’ın metni içinde yer alan “ürün” terimi, aynı zamanda “hizmet”
anlamına da gelebilir.
4 Kalite yönetim sistemi
4.1 Genel şartlar
49
Kuruluş, Standard’ın şartlarına uygun bir kalite yönetim sistemi oluşturmalı,
dokümante etmeli, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ve etkinliğini sürekli
iyileştirmelidir.
Kuruluş;
a) Kalite yönetim sisteminin gerektirdiği prosesleri ve bu proseslerin bütün
kuruluştaki uygulamalarını belirlemeli (bkz.madde 1.2)
b) Bu proseslerin sırasını ve etkileşimini belirlemeli,
c) Bu proseslerin etkin olarak uygulanması ve kontrolünü güvence altına almak için
gereken kriter ve metotları belirlemeli,
d) Bu proseslerin uygulanmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın
ve bilginin mevcudiyetini güvence altına almalı,
e) Bu prosesleri izlemeli, ölçmeli (uygulanabilir olduğunda) ve analiz etmeli,
f) Planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bu prosesleri sürekli iyileştirmek için gerekli
faaliyetleri gerçekleştirmelidir.
Bu prosesler kuruluş tarafından, Standard’ın şartlarına uygun olarak yönetilmelidir.
Kuruluş, ürünün şartlara uygunluğunu etkileyecek herhangi bir prosesi dış kaynaklı
hale getirmeyi seçtiğinde, bu tür prosesler üzerindeki kontrolü güvence altına
almalıdır. Bu proseslere uygulanacak kontrolün tipi ve kapsamı kalite yönetim
sistemi içinde tanımlanmalıdır.
Not 1 - Yukarıda değinilen kalite yönetim sistemi için gerekli prosesler; yönetim
faaliyetleri, kaynakların sağlanması, ürün gerçekleştirme, ölçme, analiz ve
iyileştirme proseslerini içerir.
50
Not 2 - Bir “dış kaynaklı proses”, kalite yönetim sistemi için kuruluşun ihtiyaç
duyduğu ve bunun, dışarıdan bir kişi/kuruluş tarafından gerçekleştirilmesini tercih
ettiği prosestir.
Not 3 - Dış kaynaklı prosesler üzerindeki kontrolü güvence altına almış olmak,
kuruluşun “tüm müşteri ve, birincil ve ikincil mevzuat şartlarına uygunluk”
sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Dış kaynaklı proseslere uygulanan kontrolün tipi
ve kapsamına aşağıdakiler gibi faktörler etki edebilir:
a) Dış kaynaklı prosesin, kuruluşun şartlara uygun ürünü sağlama yeteneği
üzerindeki potansiyel etkisi,
b) Prosesler için gereken kontrolün paylaşım derecesi,
c) Madde 7.4’ün uygulanması ile gereken kontrolü sağlayabilme yeteneği.
4.2 Dokümantasyon şartları
4.2.1 Genel
Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu aşağıdakileri içermelidir:
a) Kalite politikası ve kalite hedeflerinin dokümante edilmiş beyanları,
b) Kalite el kitabı,
c) Bu Standard’ın istediği dokümante edilmiş prosedürler ve kayıtlar,
d) Proseslerin etkin olarak plânlanması, uygulanması ve kontrolünü güvence altına
almak için kuruluş tarafından gerekli olduğuna karar verilen, kayıtlar dahil
dokümanlar.
Not 1 - Bu Standard’da geçen “dokümante edilmiş prosedür” ifadesi; prosedürün
oluşturulduğu, dokümante edildiği, uygulandığı ve sürekliliğinin sağlandığı anlamına
gelir. Bir tek doküman, bir veya daha çok prosedür şartlarını kapsayabilir. Diğer
51
yandan, dokümante edilmesi gereken bir prosedür şartı, birden fazla doküman
tarafından kapsanabilir.
Not 2 - Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun kapsamı, aşağıda
verilenlere bağlı olarak bir kuruluştan bir diğerine farklılık gösterir:
a) Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerin tipi,
b) Proseslerin karmaşıklığı ve etkileşimleri,
c) Personelinin yeterliliği.
Not 3 - Dokümantasyon herhangi bir biçimde veya ortamda olabilir.
4.2.2
Kalite el kitabı
Kuruluş, aşağıdakileri içeren bir kalite el kitabı oluşturmalı ve sürekliliğini
sağlamalıdır:
a) Kalite yönetim sisteminin kapsamı ve varsa tüm hariç tutmaların ayrıntıları ve
dayanakları,
b) Kalite yönetim sistemi için oluşturulan dokümante edilmiş prosedürler veya
bunlara atıflar,
c) Kalite yönetim sistemi prosesleri arasındaki etkileşimlerin açıklanması.
4.2.3 Dokümanların kontrolü
Kalite yönetim sistemince gerekli görülen dokümanlar kontrol altında
bulundurulmalıdır. Kayıtlar, özel dokümanlar olup Madde 4.2.4’ de belirtilen şartlara
uygun olarak kontrol altında bulundurulmalıdır.
İhtiyaç duyulan aşağıdaki kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir
prosedür oluşturulmalıdır:
52
a) Dokümanların yayımlanmadan önce yeterlik açısından onaylanması,
b) Dokümanların gerekli oldukça gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve yeniden
onaylanması,
c) Dokümanlarda, değişikliklerin ve güncel revizyon durumlarının gösterilmesinin
güvence altına alınması,
d)
Uygulanabilir
dokümanların
uygun
baskılarının
kullanım
noktalarında
mevcudiyetinin güvence altına alınması,
e) Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla ayırt edilebilmesinin güvence
altına alınması,
f) Kuruluş tarafından, kalite yönetim sisteminin planlanması ve uygulanması için
gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının
kontrol altında bulundurulmasının güvence altına alınması,
g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve
herhangi bir amaçla elde tutulmaları durumunda bunların, uygun bir şekilde ayırt
edilebilmesinin güvence altına alınması.
4.2.4 Kayıtların kontrolü
Şartlara uygunluğun ve kalite yönetim sisteminin etkin olarak uygulandığının
kanıtlanması için oluşturulan kayıtlar, kontrol altında bulundurulmalıdır.
Kuruluş; kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, ulaşılabilmesi, elde
tutulması ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla
dokümante edilmiş bir prosedür oluşturmalıdır.
53
Kayıtlar kalıcı bir okunabilirliğe sahip, kolaylıkla ayırt edilebilir ve
ulaşılabilir olmalıdır.
5 Yönetim sorumluluğu
5.1 Yönetimin taahhüdü
Üst yönetim aşağıdaki yollarla, kalite yönetim sisteminin oluşturulması,
uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi konularındaki taahhütlerine dair
kanıtlarını sağlamalıdır:
a) Kuruluşa müşteri şartları ve bunun yanı sıra birincil ve ikincil mevzuat şartlarının
yerine getirilmesinin önemini ileterek,
b) Kalite politikasını oluşturarak,
c) Kalite hedeflerinin oluşturulmasını güvence altına alarak,
d) Yönetim gözden geçirmesi yaparak,
e) Kaynakların mevcudiyetini güvence altına alarak.
5.2 Müşteri odaklılık
Üst yönetim müşteri şartlarının belirlenmesini ve müşteri memnuniyetinin
artırılması amacına yönelik olarak yerine getirilmesini güvence altına almalıdır. (bkz.
Madde 7.2.1 ve Madde 8.2.1)
5.3 Kalite politikası
Üst yönetim, kalite politikasının;
a) Kuruluşun amacına uygunluğunu,
54
b) Şartlara uyulacağına ve kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli
iyileştirileceğine dair bir taahhüdü içermesini,
c) Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve
sağlamasını,
d) Kuruluş içinde iletilmesini ve anlaşılmasını,
e) Uygunluğunun sürekliliğinin gözden geçirilmesini,
güvence altına almalıdır.
5.4 Planlama
5.4.1
Kalite hedefleri
Üst yönetim, kuruluş içinde, ürün şartlarının karşılanması için gerekli olan
kalite hedefleri dahil (bkz.Madde 7.1 a), kalite hedeflerinin, kuruluşun uygun
fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmasını sağlamalıdır.
Kalite hedefleri ölçülebilir ve kalite politikası ile tutarlı olmalıdır.
5.4.2
Kalite yönetim sisteminin planlanması
Üst yönetim;
a) Madde 4.1’ de verilen şartları ve bunun yanı sıra kalite hedeflerini yerine getirmek
üzere kalite yönetim sisteminin plânlamasının gerçekleştirilmesini,
b) Kalite yönetim sisteminde değişiklikler plânlanıp uygulandığında, kalite yönetim
sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesini, güvence altına almalıdır.
5.5 Sorumluluk, yetki ve iletişim
55
5.5.1 Sorumluluk ve yetki
Üst yönetim, sorumlulukların ve yetkilerin, tanımlanmasını ve kuruluş
içerisinde iletimini güvence altına almalıdır.
5.5.2 Yönetim temsilcisi
Üst yönetim, diğer sorumluluklarına bakılmaksızın kuruluş yönetiminden bir
üyeyi, aşağıda belirtilen yetki ve sorumluluklara sahip olacak şekilde atamalıdır:
a) Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve
sürdürülmesini güvence altına almak,
b) Kalite yönetim sisteminin performansı ve herhangi bir iyileştirilme ihtiyacı
hakkında üst yönetime rapor vermek,
c) Bütün kuruluşta, müşteri şartlarının farkındalığının yaygınlaştırılmasını güvence
altına almak.
Not - Yönetim temsilcisinin sorumluluğu, kalite yönetim sistemi ile ilgili konularda
dış kuruluşlarla işbirliği yapmayı da içerebilir.
5.5.3 İç iletişim
Üst yönetim, kuruluş içerisinde uygun iletişim proseslerinin oluşturulmasını
ve kalite yönetim sisteminin etkinliği ile ilgili iletişimin sağlanmasını güvence altına
almalıdır.
5.6 Yönetimin gözden geçirmesi
5.6.1 Genel
56
Üst yönetim, kuruluşun kalite yönetim sistemini; bu sistemin uygunluk,
yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak için planlanmış aralıklarla
gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme iyileştirme fırsatlarının ve kalite politikası
ve kalite hedefleri dahil kalite yönetim sistemindeki değişiklik ihtiyaçlarının
değerlendirilmesini içermelidir.
Yönetimin gözden geçirme kayıtları muhafaza edilmelidir. (bkz.Madde 4.2.4)
5.6.2 Gözden geçirme girdisi
Yönetimin gözden geçirme girdisi, aşağıdaki bilgileri içermelidir:
a) Tetkiklerin sonuçları,
b) Müşteri geri beslemeleri,
c) Proses performansı ve ürün uygunluğu,
d) Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu,
e) Bir önceki yönetim gözden geçirmesine ait takip faaliyetleri,
f) Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler,
g) İyileştirme için öneriler.
5.6.3 Gözden geçirme çıktısı
Yönetimin gözden geçirme çıktısı, aşağıdaki konularla ilgili her türlü karar ve
faaliyetleri içermelidir;
a) Kalite yönetim sisteminin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi,
b) Müşteri şartları ile ilgili olarak ürünün iyileştirilmesi,
c) Kaynak ihtiyaçları.
57
6 Kaynak yönetimi
6.1 Kaynakların sağlanması
Kuruluş;
a) Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürekliliğini sağlamak ve etkinliğini sürekli
iyileştirmek,
b) Müşteri şartlarının yerine getirilmesi yolu ile müşteri memnuniyetini artırmak için,
gerekli olan kaynakları belirlemeli ve sağlamalıdır.
6.2 İnsan kaynakları
6.2.1 Genel
Ürün şartlarına uygunluğu etkileyen işleri gerçekleştiren personel; uygun
öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olmalıdır.
Not - Ürün şartlarına uygunluk, kalite yönetim sisteminde herhangi bir görevi
üstlenen personel tarafından doğrudan veya dolaylı olarak etkilenebilir.
6.2.2 Yeterlilik, eğitim ve farkındalık
Kuruluş;
a) Ürün şartlarına uygunluğu etkileyen işleri gerçekleştiren personelin sahip olması
gereken yeterliliği belirlemeli,
b) Uygulanabildiğinde gereken yeterliliğe ulaşılması için eğitim sağlamalı veya diğer
faaliyetleri gerçekleştirmeli,
c) Gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğini değerlendirmeli,
d) Personelinin, yaptıkları işlerin kalite hedeflerine ulaşmadaki ilişkisi ve öneminin,
ve ulaşmaya nasıl katkıda bulunacaklarının farkında olmasını güvence altına almalı,
58
e) Öğrenim, eğitim, beceri ve deneyim ile ilgili uygun kayıtları muhafaza etmelidir.(
bkz.Madde 4.2.4)
6.3 Alt yapı
Kuruluş, ürün şartlarına uygunluğa ulaşmak için gereken altyapıyı
belirlemeli, sağlamalı ve sürdürmelidir. Alt yapı, uygulanabilirliği olduğu ölçüde
aşağıdakileri kapsar:
a) Binalar, çalışma alanları ve bunlarla bağlantılı tesisler,
b) Proses teçhizatı (yazılım ve donanım),
c) Destek hizmetleri (ulaştırma, iletişim veya bilgi sistemleri gibi).
6.4 Çalışma ortamı
Kuruluş, ürün şartlarına uygunluğu sağlamak için gereken çalışma ortamını
belirlemeli ve yönetmelidir.
Not – “Çalışma ortamı” terimi; fiziksel, çevresel ve diğer etkenler (gürültü, sıcaklık,
nem, aydınlatma veya hava gibi) dahil işin gerçekleştirildiği ortamdaki şartlara
ilişkindir.
7 Ürün gerçekleştirme
7.1 Ürün gerçekleştirmenin planlanması
Kuruluş, ürünün gerçekleştirilmesi için gerekli prosesleri planlamalı ve
oluşturmalıdır. Ürün gerçekleştirme planlaması, kalite yönetim sisteminin diğer
proseslerinin şartları ile tutarlı olmalıdır.(bkz.Madde 4.1)
59
Ürün
gerçekleştirme
planlamasında,
kuruluş
uygulanabildiği
ölçüde
aşağıdakileri belirlemelidir:
a) Ürünle ilgili kalite hedefleri ve ürün şartları,
b) Prosesler ve dokümanların oluşturulması ve ürüne özgü kaynakların sağlanması
ihtiyacı,
c) Ürüne özgü olarak gereken doğrulama, geçerli kılma, izleme, ölçme, muayene ve
deney faaliyetleri ile ürünün kabul kriterleri,
d) Gerçekleştirme proseslerinin ve bunların sonucunda oluşan ürünün, şartları
karşıladığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (bkz.Madde 4.2.4).
Bu planlamanın çıktısı, kuruluşun çalışma metoduna elverişli bir biçimde olmalıdır.
Not 1 - Kalite yönetim sisteminin proseslerini (ürün gerçekleştirme proseslerini de
içeren) ve belirli bir ürüne, projeye veya sözleşmeye uygulanacak kaynakları belirten
bir doküman, kalite planı olarak adlandırılabilir.
Not 2 - Kuruluş, Madde 7.3’ te verilen şartları, ürün gerçekleştirme proseslerinin
oluşturulmasında da uygulayabilir.
7.2 Müşteri ile ilişkili prosesler
7.2.1 Ürüne ilişkin şartların belirlenmesi
Kuruluş;
a) Teslim ve teslim sonrası faaliyetlere ait şartlar dahil müşteri tarafından belirtilmiş
olan şartları,
b) Müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak eğer biliniyorsa, belirtilen veya
amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları,
c) Ürüne uygulanabilir birincil ve ikincil mevzuat şartlarını,
60
d) Kendisinin gerekli olduğunu öngördüğü ilave şartları
belirlemelidir.
Not – Teslim sonrası faaliyetler örneğin; garanti şartları çerçevesinde sunulan
faaliyetleri, bakım hizmeti gibi sözleşme yükümlülüklerini ve geri kazanım veya
nihai olarak kullanım dışına çıkarma gibi destek hizmetlerini içerir.
7.2.2 Ürüne ilişkin şartların gözden geçirilmesi
Kuruluş ürüne ilişkin şartları gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme
kuruluşun, müşteriye ürünü sağlamayı taahhüt etmesinden önce yapılmalı ve
a) Ürün şartlarının tanımlanmış olduğunu,
b) Önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartlarının çözüme
kavuşturulduğunu,
c) Kuruluşun tanımlanmış şartları karşılama yeterliliğine sahip olduğunu
Gözden geçirmeye ve bu gözden geçirmeden kaynaklanan faaliyetlerin
sonuçlarına ait kayıtlar muhafaza edilmelidir.(bkz.Madde 4.2.4).
Müşteri, şartları doküman halinde beyan etmediğinde müşteri şartları,
kabulden önce kuruluş tarafından teyit edilmelidir.
Ürün şartları değiştiğinde kuruluş, uygun dokümanların değiştirilmiş ve ilgili
personelin değişen şartlardan haberdar edilmiş olmasını sağlamalıdır.
7.2.3 Müşteri ile iletişim
Kuruluş,
müşterileri
ile
aşağıdaki
düzenlemeleri belirlemeli ve uygulamalıdır:
61
konulardaki
iletişim
için,
etkin
a) Ürün bilgisi,
b) Değişiklikler dahil talepler, sözleşmeler veya siparişin gerçekleştirilmesi,
c) Müşteri şikayetleri dahil müşteri geri beslemesi .
7.3 Tasarım ve geliştirme
7.3.1 Tasarım ve geliştirmenin planlanması
Kuruluş, ürünün tasarımını ve geliştirilmesini plânlamalı ve kontrol altında
bulundurmalıdır.
Tasarım ve geliştirmenin plânlanması sırasında kuruluş, aşağıdakileri
belirlemelidir:
a) Tasarım ve geliştirme aşamaları,
b) Her bir tasarım ve geliştirme aşamasına uygun; gözden geçirme, doğrulama ve
geçerli kılma faaliyetleri,
c) Tasarım ve geliştirme için sorumluluklar ve yetkiler.
Kuruluş etkin iletişimi ve sorumlulukların açık olarak tahsisini güvence altına
almak için, tasarım ve geliştirmenin içinde yer alan farklı gruplar arasındaki ara
yüzleri yönetmelidir.
Planlama çıktısı, tasarım ve geliştirme ilerledikçe, uygulanabildiği ölçüde
güncellenmelidir.
Not - Tasarım ve geliştirmenin gözden geçirilmesi, doğrulanması ve geçerli kılınması
faaliyetlerinin her birinin farklı amaçları vardır. Bu faaliyetler, ürün ve kuruluş için
hangisi elverişli ise, tek başlarına veya beraberce gerçekleştirilebilir ve
kaydedilebilir.
62
7.3.2 Tasarım ve geliştirme girdileri
Ürün şartlarına ilişkin girdiler belirlenmeli ve kayıtları muhafaza edilmelidir.
Bu girdiler aşağıdakileri içermelidir:
a) Fonksiyonel şartlar ve performans şartları,
b) Uygulanabilir birincil ve ikincil mevzuat şartları,
c) Uygulanabilir olduğunda önceki benzer tasarımlardan elde edilen bilgi,
d) Tasarım ve geliştirme için zorunlu olan diğer şartlar.
Girdiler, yeterli olmaları açısından gözden geçirilmelidir. Şartlar eksiksiz,
başka bir şekilde anlaşılmayacak tarzda olmalı ve birbiri ile çelişkili olmamalıdır.
7.3.3 Tasarım ve geliştirme çıktıları
Tasarım ve geliştirme çıktıları, tasarım ve geliştirme girdilerine göre
doğrulamaya
elverişli
bir biçimde
olmalı
ve serbest
bırakılmadan önce
onaylanmalıdır.
Tasarım ve geliştirme çıktıları;
a) Tasarım ve geliştirme girdilerinin şartlarını karşılamalı,
b) Satın alma, üretim ve hizmetin sunumu ile ilgili uygun bilgiyi sağlamalı,
c) Ürün kabul kriterlerini içermeli veya atıf yapmalı,
d) Bir ürünün güvenli ve uygun kullanımı için zorunlu olan ürün özelliklerini
belirtmelidir.
Not – Üretim ve hizmetin sunumu ile ilgili bilgi, ürünün korunması ile ilgili
ayrıntıları içerebilir.
7.3.4 Tasarım ve geliştirmenin gözden geçirilmesi
63
Elverişli aşamalarda, plânlanmış düzenlemelere uygun olarak aşağıda verilen
amaçlar için tasarım ve geliştirme sistemli olarak gözden geçirilmelidir:
a) Tasarım ve geliştirme sonuçlarının, şartların karşılanması açısından yeterliliğinin
değerlendirilmesi için,
b) Herhangi bir problemin belirlenmesi ve gerekli düzeltici faaliyetlerin önerilmesi
için.
Bu gibi gözden geçirme faaliyetine katılanlar, gözden geçirilmekte olan
tasarım ve geliştirme aşaması/aşamaları ile ilgili fonksiyonların temsilcilerini de
içermelidir. Gözden geçirmenin ve varsa gerekli faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları
muhafaza edilmelidir.
7.3.5 Tasarım ve geliştirme doğrulaması
Planlanmış düzenlemelere uygun olarak (bkz. Madde 7.3.1); tasarım ve
geliştirme çıktılarının, tasarım ve geliştirme girdi şartlarını karşıladığını güvence
altına almak amacı ile doğrulama yapılmalıdır.
Doğrulamanın ve varsa gerekli faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları muhafaza
edilmelidir.
7.3.6 Tasarım ve geliştirmenin geçerli kılınması
Tasarım ve geliştirmenin geçerli kılınması, nihaî ürünün, eğer biliniyorsa,
belirtilen uygulama veya amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları karşılayacak
yeterlilikte olduğunu güvence altına almak için plânlanmış düzenlemelere uygun
olarak yapılmalıdır. Uygulanabildiği yerlerde geçerli kılma, ürünün tesliminden veya
uygulanmasından önce tamamlanmış olmalıdır. Geçerli kılmanın ve varsa gerekli
64
faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir.
7.3.7 Tasarım ve geliştirme değişikliklerinin kontrolü
Tasarım ve geliştirme değişiklikleri belirlenmeli ve kayıtları muhafaza
edilmelidir.
Bu
değişiklikler
uygulanabildiği
ölçüde
gözden
geçirilmeli,
doğrulanmalı ve geçerli kılınmalı; ve uygulanmadan önce onaylanmalıdır. Tasarım
ve geliştirme değişikliklerinin gözden geçirilmesi; değişikliklerin, ürünü oluşturan
parçalar ve teslim edilmiş olan ürünler üzerindeki etkisinin değerlendirilmesini de
içermelidir.
Değişikliklerin gözden geçirilmesinin ve gerekli faaliyetlerin sonuçlarının
kayıtları muhafaza edilmelidir.
7.4 Satın alma
7.4.1 Satın alma prosesi
Kuruluş, satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarına uygun olmasını
Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve kapsamı, satın
alınan ürünün sonraki ürün gerçekleştirmesine veya nihaî ürüne olan etkisine bağımlı
olmalıdır.
Kuruluş tedarikçilerini, kuruluş şartlarına uygun ürün sağlama yeteneği
temelinde değerlendirmeli ve seçmelidir. Seçme, değerlendirme ve yeniden
değerlendirme kriterleri oluşturulmalıdır.
Değerlendirmenin ve varsa bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan
gerekli faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir.
65
7.4.2 Satınalma bilgisi
Satın alma bilgisi, satın alınacak ürünü tanımlamalı ve uygun olduğu ölçüde
aşağıdakileri içermelidir:
a) Ürün onayı, prosedürler, prosesler ve donanım şartları,
b) Personel niteliği ile ilgili şartlar,
c) Kalite yönetim sistemi şartları.
Kuruluş tedarikçilere iletilmeden önce, belirtilen satın alma şartlarının
yeterliliğini güvence altına almalıdır.
7.4.3 Satın alınan ürünün doğrulanması
Kuruluş satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarını karşılamasını
güvence altına almak için muayene ve diğer gerekli faaliyetleri oluşturmalı ve
uygulamalıdır.
Kendisinin veya müşterisinin doğrulamayı tedarikçi tesislerinde yapmak
istemesi durumunda, kuruluş, satın alma bilgileri içerisinde, amaçlanan doğrulamayla
ilgili düzenlemeleri ve ürünün serbest bırakma metodunu belirtmelidir.
7.5 Üretim ve hizmet sunumu
7.5.1 Üretim ve hizmetin sunumunun kontrolü
Kuruluş, üretim ve hizmetin sunumunu kontrol altındaki koşullarda
planlamalı ve yürütmelidir. Kontrol altındaki koşullar uygulanabildiği ölçüde;
a) Ürün karakteristiklerini tanımlayan bilgilerin mevcudiyetini,
b) Gerekli olduğunda çalışma talimatlarının mevcudiyetini,
c) Elverişli donanımın kullanımını,
66
d) İzleme ve ölçme donanımının mevcudiyetini ve kullanımını,
e) İzleme ve ölçmenin uygulanmasını,
f) Ürünün serbest bırakılması, teslimatı ve teslimat sonrası faaliyetlerin
uygulanmasını,
kapsamalıdır.
7.5.2 Üretim ve hizmetin sunumu için proseslerinin Geçerli Kılınması
Kuruluş, elde edilen çıktının sonraki izleme ve ölçme ile doğrulanamadığı ve
bunun sonucu olarak kusurların, ancak ürün kullanıma girdikten veya hizmet
verildikten sonra görülebildiği üretim ve hizmetin sunumu proseslerini geçerli
kılmalıdır.
Geçerli kılma, bu proseslerin planlanmış sonuçlara ulaşabilme yeteneğini
göstermelidir;
Kuruluş, bu prosesler için aşağıdakiler dahil uygulanabildiği ölçüde
düzenlemeler oluşturmalıdır:
a) Bu proseslerin gözden geçirilmesi ve onaylanması için tanımlanmış kriterler,
b) Donanımın onaylanması ve personelin nitelendirilmesi,
c) Belirli metotların ve prosedürlerin kullanılması,
d) Kayıtlarla ilgili şartlar (bkz.Madde 4.2.4)
e) Yeniden geçerli kılma.
7.5.3 Tanımlama ve izlenebilirlik
67
Gereken yerlerde kuruluş ürünü, ürün gerçekleştirmesi boyunca uygun
yollarla tanımlamalıdır. Kuruluş ürünün durumunu, ürün gerçekleştirmesi boyunca
izleme ve ölçme şartları açısından tanımlamalıdır.
İzlenebilirlik bir şart olduğunda kuruluş, o ürüne özel olan tanımlamayı
kontrol altında bulundurmalı ve kayıtları muhafaza etmelidir.
7.5.4 Müşteri mülkiyeti
Kendi kontrolü altında olduğu veya kendisi tarafından kullanıldığı sürece
kuruluş, müşteri mülkiyetine dikkat göstermelidir. Kuruluş, kullanım için veya
ürünle bir araya getirmek için sağlanan müşteri mülkiyetini tanımlamalı,
doğrulamalı, korumalı ve güvenliğini sağlamalıdır. Herhangi bir müşteri mülkü
kaybolur, zarar görür veya bir şekilde kullanım için elverişsiz halde bulunursa
kuruluş, bu durumu müşteriye rapor etmeli ve kayıtları muhafaza etmelidir.
(bkz.Madde 4.2.4)
Not - Müşteri mülkiyeti, fikri mülkiyeti ve kişiye ait verileri kapsayabilir.
7.5.5 Ürünün muhafazası
Kuruluş şartlara uygunluğun sürekliliğini sağlamak için, iç proses süresince
ve istenen yere teslim edilinceye kadar ürünü muhafaza etmelidir. Bu muhafaza,
uygulanabildiği ölçüde; tanımlamayı, taşımayı, ambalajlamayı, depolamayı ve
korumayı içermelidir. Muhafaza, ürünü teşkil eden parçalara da uygulanmalıdır.
7.6 İzleme ve ölçme Donanımının kontrolü
68
Kuruluş ürünün belirlenen şartlara uygunluğuna ilişkin kanıt sağlamak üzere
gerçekleştireceği izleme ve ölçmeleri, ve bunun için gereken izleme ve ölçme
donanımını belirlemelidir.
Kuruluş, izleme ve ölçmelerin yapılabilmesini ve bunların izleme ve ölçme
şartları ile tutarlı olmasını güvence altına alacak prosesleri oluşturmalıdır.
Gerekli olduğu yerlerde, sonuçların geçerliliğinden emin olunması için ölçme
donanımı;
a) Belirtilmiş aralıklarla veya kullanımdan önce, uluslararası veya ulusal ölçme
standardlarına izlenebilir ölçme standardları ile kalibre edilmeli veya doğrulanmalı
veya her ikisi de uygulanmalıdır. Bu tipte standardların bulunmadığı yerlerde,
kalibrasyon ve doğrulamada esas alınan hususlar kaydedilmelidir
b) Gerekli oldukça ayarlanmalı veya yeniden ayarlanmalıdır.
c) Kalibrasyon durumunu belirlemeye imkan verecek şekilde tanımlanmış olmalıdır.
d) Ölçme sonuçlarını geçersiz kılabilecek ayarlamalara karşı emniyete alınmalıdır.
e) Taşıma, bakım ve depolama sırasında oluşabilecek hasar ve bozulmalara karşı
korunmuş olmalıdır.
İlave olarak kuruluş, donanımın şartlara uygun olmadığı görüldüğünde,
önceden yapılmış ölçme sonuçlarının geçerliliğini değerlendirmeli ve kaydetmelidir.
Kuruluş, donanım ve bu durumdan etkilenen ürünle ilgili gereken tedbiri almalıdır.
Kalibrasyon ve doğrulama sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir (bkz.Madde
4.2.4)
Belirtilmiş
şartların
izlenmesi
ve
ölçülmesinde
bilgisayar
yazılımı
kullanıldığında, yazılımın istenen uygulamayı yerine getirme yeteneği teyit
69
edilmelidir. Bu işlem ilk kullanımdan önce gerçekleştirilmeli ve gerekli oldukça
yeniden teyit edilmelidir.
8 Ölçme, analiz ve iyileştirme
8.1 Genel
Kuruluş, aşağıdakiler için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme
proseslerini plânlamalı ve uygulamalıdır:
a Ürün şartlarına uygunluğu göstermek,
b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu güvence altına almak,
c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek.
Bu, istatistiksel teknikler ve bu tekniklerin kullanım seviyesini de içine alan,
uygulanabilir metotların belirlenmesini içermelidir.
8.2 İzleme ve ölçme
8.2.1 Müşteri memnuniyeti
Kalite yönetim sisteminin performansının ölçmelerinden birisi olarak kuruluş,
müşteri şartlarının karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili
bilgileri izlemelidir. Bu bilgileri elde etmek ve kullanmak için metotlar
belirlenmelidir.
Not – Müşteri algılamasının izlenmesi; müşteri memnuniyeti anketleri, teslim edilen
ürünün kalitesi ile ilgili müşteri verileri, kullanıcı tercihi anketleri, iş kaybı analizleri,
takdir etmeler, garanti kapsamında gelen talepler ve satıcılardan gelen raporlar gibi
kaynaklardan girdi elde etmeyi içine alabilir.
8.2.2 İç tetkik
70
Kuruluş, kalite yönetim sisteminin;
a) Planlanmış düzenlemelere (bkz.Madde 7.1), bu Standard’ın şartlarına ve kuruluş
tarafından oluşturulan kalite yönetim sistemi şartlarına uyup uymadığını,
b) Etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı ve sürekliliğinin sağlanıp sağlanmadığını
belirlemek için plânlanmış aralıklarla iç tetkikler gerçekleştirilmelidir.
Bir tetkik programı, tetkik edilecek alanların ve proseslerin durum ve
önemleri ve bunun yanı sıra geçmiş tetkiklerin sonuçları göz önünde bulundurularak
planlanmalıdır. Tetkik kriterleri, kapsamı, sıklığı ve metotları tanımlanmalıdır.
Tetkikçilerin seçimi ve tetkikin gerçekleştirilmesi, tetkik prosesinin objektifliğini ve
tarafsızlığını güvence altına almalıdır. Tetkikçiler kendi işlerini tetkik etmemelidir.
Tetkiklerin planlanması, gerçekleştirilmesi, kayıtların oluşturulması ve sonuçların
rapor edilmesi için sorumluluk ve şartları tanımlamak amacıyla dokümante edilmiş
bir prosedür oluşturulmalıdır.
Tetkiklerin ve tetkik sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir (bkz.Madde
4.2.4)
Tetkik edilen alandan sorumlu yönetim, tespit edilmiş uygunsuzlukların ve
bunların nedenlerinin ortadan kaldırılması için gereksiz bir gecikme olmaksızın
gereken düzeltmelerin ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesini güvence altına
almalıdır. Takip faaliyetleri, gerçekleştirilen faaliyetlerin doğrulanması ve doğrulama
sonuçlarının raporlanmasını kapsamalıdır (bkz.Madde 8.5.2)
8.2.3 Proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi
71
Kuruluş, kalite yönetim sistemi proseslerinin izlenmesi ve uygulanabilen
durumlarda ölçülmesi için uygun metotları uygulamalıdır. Bu metotlar proseslerin,
planlanmış sonuçlara ulaşabilme yeteneğini göstermelidir.
Plânlanmış sonuçlara ulaşılamadığında, uygulanabildiği ölçüde düzeltmeler
ve düzeltici faaliyetler gerçekleştirilmelidir.
Not – Uygun metotları belirlerken kuruluşun; her bir prosesi için uygun izleme ve
ölçmenin tipi ve kapsamını, bu proseslerin ürün şartlarına uygunluk ve kalite
yönetim sisteminin etkinliği üzerindeki etkilerine göre dikkate alması tavsiye
edilebilir.
8.2.4 Ürünün izlenmesi ve ölçülmesi
Kuruluş, ürün şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için ürün
karakteristiklerini izlemeli ve ölçmelidir. Bu izleme ve ölçme, ürün gerçekleştirme
prosesinin uygun aşamalarında, plânlanan düzenlemelere göre gerçekleştirilmelidir
(bkz.Madde 7.1). Kabul kriterlerine uygunluğun kanıtları muhafaza edilmelidir.
Kayıtlar, ürünün müşteriye teslim için serbest bırakılmasına izin veren
kişi/kişileri göstermelidir (bkz.Madde 4.2.4).
İlgili yetkili ve uygulanabildiği takdirde müşteri tarafından başkaca
onaylanmadıkça, planlanmış düzenlemeler (bkz.Madde 7.1)tatmin edici ölçüde
tamamlanmadan ürün müşteri için serbest bırakılmamalı ve müşteriye hizmet
sunulmamalıdır.
8.3 Uygun olmayan ürünün kontrolü
72
Kuruluş, ürün şartlarına uymayan ürünün istenmeyen kullanımının veya
teslimatının önlenmesi için, tanımlanmasını ve kontrol altında bulundurulmasını
güvence altına almalıdır. Uygun olmayan ürünün ele alınması için gerçekleştirilen
kontrol altında bulundurma faaliyetlerini ve bu faaliyetlerle ilgili sorumluluk ve
yetkileri tanımlamak için, dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır.
Kuruluş uygun olmayan ürünü; uygulanabildikleri ölçüde aşağıdaki yollardan
biri veya birden fazlası ile ele almalıdır:
a) Tespit edilen uygunsuzluğu gidermek için tedbir alarak ,
b) Uygun olmayan ürünün özel izinle kullanımı, serbest bırakılması veya kabulünü,
ilgili yetkili ve uygulanabilen durumlarda müşterinin iznine bağlayarak,
c) Ürünün asıl amaçlanan kullanımını veya uygulanmasını engellemek için gerekli
tedbirleri alarak,
d) Uygun olmayan ürün, teslimattan veya kullanılmaya başlandıktan sonra tespit
edildiğinde,
uygunsuzluğun etkilerine veya potansiyel etkilerine uygun tedbirler alarak.
Uygun olmayan ürün düzeltildiğinde, şartlara uygunluğunu göstermek için
ürün yeniden doğrulamaya tâbi tutulmalıdır.
Verilen
özel
izinlerin
kayıtları
dahil
uygunsuzlukların
yapısı
ve
uygunsuzluklar sonrasında alınan tedbirlere ait kayıtlar muhafaza edilmelidir.
8.4 Veri analizi
Kuruluş, kalite yönetim sisteminin uygunluk ve etkinliğini göstermek ve
kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin yapılabileceği yerleri
değerlendirmek için uygun verileri belirlemeli, toplamalı ve analiz etmelidir. Bu
73
analiz, izleme ve ölçme sonuçlarından elde edilen ve ilgili diğer kaynaklardan gelen
verileri kapsamalıdır. Veri analizi aşağıdakilerle ilgili bilgi sağlamalıdır.
a) Müşteri memnuniyeti (bkz.Madde 8.2.1)
b) Ürün şartlarına uygunluk (bkz.Madde 8.2.4)
c) Önleyici faaliyet için fırsatlar dahil proseslerin ve ürünlerin karakteristikleri ve
gidişatı (bkz.Madde 8.2.3 ve Madde 8.2.4)
d) Tedarikçiler (bkz.Madde 7.4)
8.5 İyileştirme
8.5.1 Sürekli iyileştirme
Kuruluş kalite politikasını, kalite hedeflerini, tetkik sonuçlarını, veri
analizlerini, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmesini
kullanarak kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmelidir.
8.5.2 Düzeltici faaliyet
Kuruluş, uygunsuzlukların nedenlerini gidermek ve tekrarlarını önlemek için
tedbirler almalıdır. Düzeltici faaliyetler, karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine
uygun olmalıdır.
Aşağıdakiler için şartları tanımlamak amacıyla dokümante edilmiş bir
a) Müşteri şikâyetleri dahil uygunsuzlukların gözden geçirilmesi,
b) Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,
c) Uygunsuzlukların yeniden oluşmamasını güvence altına almak için düzeltici
faaliyet ihtiyacının değerlendirilmesi,
74
d) Gereken düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması,
e) Uygulanan düzeltici faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları (bkz.Madde 4.2.4)
f) Uygulanan düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin gözden geçirilmesi.
8.5.3 Önleyici faaliyet
Kuruluş, oluşmalarını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların
nedenlerini gidermek için tedbirleri belirlemelidir. Önleyici faaliyetler, potansiyel
uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır.
Aşağıdakiler için şartları tanımlamak amacıyla dokümante edilmiş bir
a) Potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin belirlenmesi,
b)
Uygunsuzluk
oluşumunu
engellemek
için
önleyici
faaliyet
ihtiyacının
değerlendirilmesi,
c) Gereken önleyici faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması,
d) Uygulanan önleyici faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları (bkz.Madde 4.2.4)
e) Uygulanan önleyici faaliyetlerin etkinliklerinin gözden geçirilmesi (TS EN ISO
9000 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, 2009).
2.5 TKY VE KYS’ NİN KARŞILAŞTIRILMASI
Temelde “yaptığını yaz,yazdığını yap” anlayışı çerçevesinde uygulanan, ISO
9000 Standardı, yapılan revizyon sonucu (ISO 9000:2000) toplam kalite yönetimi
anlayışına yaklaştırılmıştır. ISO 9001, ISO 9002 ve ISO 9003 kalite standartları da
tek bir standart altında (ISO 9001:2000) birleştirilmiştir. Yeni revizyonunda sürekli
75
iyileştirme, müşteri odaklılık gibi toplam kalite yönetiminin temel kavramları esas
alınmıştır. Standart, müşteri gerekliliklerinin girdiyi oluşturduğu, bu girdilerin sürekli
iyileştirme döngüsü içinde ürün ve hizmetlere dönüştüğü bir süreç yapısını temel
almaktadır. Çıktılar, yani ürün ve hizmetleriyle ilgili algılamalar, müşteri
memnuniyeti ölçütü olarak sisteme geri dönmekte ve döngü içerisinde sürekli
iyileştirilmektedir (Oymak vd., 2009, s.91).
Toplam Kalite Yönetimi, iş mükemmelliği anlayışı içerisinde, işletme
bütününde uygulanan bir hareketle sürekli gelişmeyi içermektedir. Bu hareket,
işletme içerisinde üretimden, satış sonrası hizmetlere ve yönetimden muhasebeye
kadar tüm süreçleri diğer bir deyişle, işletmedeki tüm bireyleri kapsamaktadır.
İşletmedeki tüm bireylerin sorumluluğunda bulunan toplam kalite yönetimi,
1-Üst Yönetimin Liderliği
2-Tam Katılım
3- İç ve Dış Müşteri Memnuniyeti
4-Sıfır Hata ve Hata Önleyici Yaklaşım
5- Bilgi Ölçümü ve Verilere Dayanma
6- Sürekli İyileştirme prensiplerine dayanmaktadır.
Genel olarak bakıldığında geleneksel bir KYS ile TKY arasındaki farkları bir
karşılaştırma tablosunda toplamak mümkündür :
76
Tablo 2.1: KYS VE TKY’ nin Karşılaştırılması
Kalite
Yönetim Toplam Kalite Yönetimi
Sistemi
Amaç ve Kapsam
Tipik olarak ürün ve Tüm faaliyetlerde doğru işleri ilk
ürün kapsam kalitesi seferinde, doğru olarak yapmak, bu
ile
ilgili
konularda yolla
tanımlanmış
mükemmel
müşteri dolayısıyla
süreçlere
başarılı
sonuçlara
yerine ulaşmak
isteklerini
getirmeyi
garantilemek
Sorumluluk
Katılım
ve Tipik
olarak
kalite Tüm
ve
kademelerin
topyekün sorumluluk ve çabası ile
profesyonellerinin
öncülüğünde
fonksiyon
ve “sürekli gelişme”
denetiminde bir işleyiş
ve gelişme
Faydalar
Ürünün
kalitesini Kalite güvencesini tam anlamıyla
doğrudan veya dolaylı sağlayarak tüm faaliyetlerde hataları
olarak
süreçlerde
etkileyen ve gereksiz kayıpları sıfıra indirmek,
etkin üretken bir ortam ile mükemmel bir
kontrol mekanizmaları bilgi
organizasyonu
oluşturarak
oluşturmak, bu yolla şirket hedeflerine ulaşmak
dış hataları azaltmak
77
ve iç kayıplarda düşüş
sağlamak
Odak Noktası
Mal
ve
sağlanan
hizmet Ürün, bilgi ve hizmet verilen tüm
dış kuruluş içi bölümler (iç müşteriler)
müşteriler
ile dış müşteriler
(Şimşek, 2004, ss.393-394).
2.5.1 EFQM Mükemmellik Modeli ve Kalite Yönetim Sistemi İlişkisi
Mükemmellik Modeli (MM), kuruluşlara mükemmelliğe giden yolun
neresinde olduklarını gösteren, zayıf noktalarını saptamalarını sağlayan ve uygun
çözümlere ulaşabilmek için belli bir yaklaşımın kullanılmasını öneren bir araçtır.
MM’nin dayandırıldığı felsefe şu kavramları içermektedir: Müşteri odaklılık, liderlik
ve tutarlı, paylaşılan bir hedefe odaklanma, süreçlerle ve verilerle yönetim, insan
odaklılık ve katılımcı yönetim, sürekli öğrenme, iyileştirme ve yaratıcılık,
işbirlikleriyle gelişme, toplumsal sorumluluk, sonuç odaklılık.
TKY’ yi esas alan bir sorgulama sistemi olan MM’ye göre, performansa,
müşterilere çalışanlara ve topluma ait sonuçlar, işbirlikleri, kaynaklar ve süreçler
aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. MM’nin en yaygın kullanım alanı kuruluşlar için
bir “özdeğerlendirme” aracı olmasıdır. MM, bu kapsamda kuruluşların; kuvvetli ve
78
zayıf yönlerini belirlemelerine, iyileştirmeye açık alanların öncelik sıralamasını
yapmalarına ve bu iyileştirmeler için eylem planlarının hazırlanmasına yardımcı
olmaktadır.
Söz konusu özdeğerlendirme süreci, yönetim tarafından; modele uygun soru
kitapçığının ilgililer tarafından cevaplandırılması, bir yönetim çalıştayı, karşılıklı
görüşmeler ve uzlaşma, kurum dışından bağımsız denetçilerin aracılığı gibi farklı
yöntemlerle gerçekleştirilebilmektedir (Özel, 2007, ss.107-108).
Şekil 2.1: EFQM Mükemmellik Modeli
Girdiler
Çalışanlar
Liderlik
Politika ve
Strateji
İşbirlikleri
ve Kaynaklar
79
il
Süreçler
il
il
EFQM Mükemmellik Modeli’ nde (2010) belirtildiği üzere yukarıdaki şekilde
gösterilen EFQM Mükemmellik Modeli 9 kriterden oluşan ve zorunluluk içermeyen
bir modeldir. Bu kriterlerin beşi “girdi” kriterlerini, dördü “sonuç” kriterlerini
oluşturur. Girdi kriterleri bir kuruluşun yaptığı faaliyetleri ve bunları nasıl yaptığını
içerir. Sonuç kriterleri ise kuruluşun neler gerçekleştirdiğini gösterir. “Sonuçlar”
“girdiler” den kaynaklanır ve “girdiler” “sonuçlar” dan elde edilen geri bildirim ile
iyileştirilir.
Şeklin alt ve üst tarafındaki oklar modelin dinamik yapısını ortaya koyar. Bu
oklar, girdilerdeki iyileştirmeleri sağlayan ve böylece sonuçlardaki iyileştirmelere
yol açan öğrenme, yaratıcılık ve yenileşim yaklaşımını gösterir.
Bir organizasyonun TKY’ ye gitmeden önce Kalite Yönetim Sistemini
oluşturması tavsiye edilir. Çünkü ISO 9001 Toplam Kalitenin çekirdeğidir.
Mükemmelliğe giden yolda da ilk adım güncel bir bir yönetim sistemi kurmaktır.
Şekil 2.2: Kalite Evrimi ve Yönetim Anlayışı
80
MUAYENE
VE TEST
KALİTE
KONTROL
KALİTE GÜVENCE KALİTE YÖNETİMİ
Şekil 2.3: ISO 9001 ve TKY Bütünleşmesi
TKY
MÜKEMMELLİK
81
EFQM
İyileştirme
faaliyetleri
BAŞLANGIÇ
(Önder, 2009, ss.23-24).
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI
EYLEM PLANI
82
3.1.
MEÜ KALİTE ÇALIŞMALARI VE BELGELENDİRME
MEÜ; yerel, bölgesel, ulusal ve uluslar arası (YÖK-YÖDEK, İç Kontrol ve
Mali Denetim, The European Association for Quality Assurance in Higher
Education- ENQA, Bologna Süreci vb.) süreçlere uyumu sağlamak, eğitim- öğretim,
bilimsel araştırma, uygulama-hizmet ve idari-destek faaliyetlerini standardlara uygun
sürdürmek için “ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi” ni benimsemiştir. Mersin
Üniversitesindeki tüm faaliyetler için “Kalite El Kitabı (KEK)” temel dökümandır.
ISO 9000 Kalite Yönetim Sisteminin 8 ana başlığı Mersin Üniversitesi’ ne
uyarlanmış ve uygulamaya konulmuştur. Kurumun uymak zorunda olduğu ulusal
mevzuat (2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 2809 sayılı Yüksek Öğretim
Kurumları Teşkilatı Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
124 sayılı Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde
Kararname, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu), ulusal süreçler (YÖDEK
Kurumsal Değerlendirme, MEÜ İç kontrol Standardları Eylem Planı) ve uluslar arası
süreçler (Bologna Süreci, ENQA) ISO 9000 standardının şartları gereği ölçülebilir,
yönetilebilir süreçlere dönüştürülmüştür. (MEÜ Kalite El Kitabı, 2010 s.4)
28.06.2010-01.07.2010 tarihleri arasında yapılan TSE Belgelendirme Tetkiki
sonucunda MEÜ, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi almaya hak
kazanmıştır.
Tablo 3.1: MEÜ’ de KYS’ ye Yönelik Çalışmalar
83
Faaliyet (Saat)
KYK
Birim Kalite ve TSE
Üyeleri
Kalite Temsilcileri
TOPLAM
Uzmanları
Hazırlık Çalışması
5.880
5.880
Toplantı
5.880
5.880
Doküman İnceleme
240
235
475
Alınan Eğitimler
600
15.400
16.000
(TSE)
Verilen Eğitimler
141
160
301
(Birimlere)
Bilgilendirme
67
944
1.011
720
944
8
1.672
1.416
96
1.512
19.080
264
32.731
Toplantıları
Çalıştaylar+Tetkik
Çalışmaları
İç Tetkik Çalışmaları
TOPLAM
13.387
(http://www.mersin.edu.tr, 2014).
Mersin
Üniversitesi
EFQM
Mükemmellik
Aşamaları
Yetkinlik
Belgelendirmesi Profil ve Performans Rapor İçeriği’ nde (2013) belirtildiği gibi,
paydaşlarına standartlar dahilinde ürün/hizmet üretme, sunma ve yönetme kaygısında
olan MEÜ KYK ve MEÜ ADEK bu amaçla iki yazılım geliştirmiş ve uygulamaya
koymuştur. KYK dahilinde bir Kalite El Kitabı, 6 prosedür, 11 süreç, 435 form, 250
akademik-idari talimat, 750 cihaz talimatı, anketler, listeler geliştirilmiştir. ISO
9001:2008’ in üniversiteye tam teşekküllü olarak uygulanmasının bir nevi miladı
84
konumunda olan bu çalışma ile 1.450 doküman geliştirilmiş ve Kalite Yönetim Bilgi
Sistemi (KYBS) aracılığıyla uygulamaya konulmuştur. Kurumun içinde bulunduğu
mevzuatın uygulamaya yansıması olan bu dökümantasyon ve bu dökümantasyonun
izlenmesi, değerlendirilmesi, revize edilmesi amaçlı kullanılan araçları ile kurumun
hizmetleri ve ürünleri paydaşlara sunulmaktadır.
3.2.
İÇ KONTROL EYLEM PLANI HAZIRLAMA SÜRECİ
5018 sayılı kanun gereğince, kamu idarelerinin kendi iç kontrol sistemlerini
kurmaları ve kamu iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamaları amacıyla yapılması
gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması,
gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve
bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamalarını öngören Kamu İç
Kontrol Standartları Tebliği 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı resmi gazetede
yayımlanmıştır.
Tebliğin yayımlanmasından sonra MEÜ’ de çalışmalara başlanmış ve ilk iç
kontrol eylem planımız 31.12.2008 tarihinde Maliye Bakanlığına gönderilmiştir.
Söz konusu eylem planı, Maliye Bakanlığınca yayımlanan 04.02.2009 tarihli
yazıya istinaden yazı ekindeki “ Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı
Rehberi” ne uygun şekilde revize edilmiş, 14.07.2009 tarihi itibariyle yürürlüğe
girmiştir.
85
İç kontrol standartları, Rektör ve Üniversite yönetimi tarafından üst düzeyde
sahiplenilmiş MEÜ’ de Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyumlu Bir İç Kontrol
Sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla ADEK, KYK, Birim Kalite
Geliştirme Ekipleri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı görevlendirilmiştir. Gerek
görülmesi halinde danışmanlık desteği vermek üzere İç Denetim biriminden
yararlanılacağı da belirtilerek yapılan çalışmaların Rektör ve Üniversite yönetimi
tarafından yakından izleneceği taahhüt altına alınmıştır.
Ayrıca tüm personelin, MEÜ’ de iç kontrol sisteminin oluşturulması
aşamasında
yapılacak
çalışmalarda
görevlendirilen
çalışma
ekibine
destek
vermesinin, çalışmalarda etkinliği artıracağı belirtilmiştir.
MEÜ, 2010 yılında ISO 9001:2008 KYS Belgesini almıştır. KYS Standartları
genel şartları ile İç Kontrol Standartları genel şartlarının birbirine çok benzeyen iki
sistem olması nedeniyle MEÜ İç Kontrol Standartları Eylem Planı, KYS ile
ilişkilendirilerek planda öngörülen çalışmaların büyük bir kısmı tamamlanmıştır.
3.2.1 Kalite Yönetim Koordinatörlüğü
Kalite Yönetim Koordinatörlüğü (KYK), akademik değerlendirme ve kalite
geliştirme, kurumsal değerlendirme, dış değerlendirme, periyodik iyileştirme ve
izleme süreçlerini yürütmek ve taslak raporları hazırlamak üzere 2007 yılının Aralık
ayında Rektörlüğe bağlı bir birim olarak kurulmuştur. KYK’ nın görevleri:
86

Üniversitenin stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, akademik ve idari
hizmetlerin değerlendirilmesi, kalitesinin geliştirilmesi ve kalite düzeyinin
onaylanması için yapılacak her türlü çalışmayı yürütmek,

Kurum kalite kültürünün yerleşmesi, kalite güvence sisteminin oluşturulması
ve sürdürülmesi yönünde çalışmalar yapmak,

Akademik birimlerle iletişim kurarak “iç değerlendirme” raporlarının
hazırlanmasını sağlamak,

Üniversitede yapılacak “iç değerlendirme” çalışmalarını yürütmek ve buna
bağlı olarak iç değerlendirme taslak raporunu Akademik Değerlendirme ve
Kalite Geliştirme Kuruluna (ADEK)’ e sunmak,

Üniversitenin
“dış
değerlendirme”
yaptırması
durumunda,
Mersin
Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK)
adına gerekli hazırlıkları yapmak, dış değerlendirici kurum, kuruluş veya
kurula her türlü desteği vermektir.
Buna göre; Kalite Yönetim Koordinatörlüğü, Üniversitemiz kalite yönetim
sisteminin planlanması ve oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve sürekli
iyileştirilmesi için, tüm akademik ve idari birimlerinde uygulanan süreçlerin gözden
geçirilmesi ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi ile ilgili çalışmaları
yürütmektedir.
İç kontrol sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesi çalışmalarında Kalite
Yönetim Koordinatörlüğü “İç Kontrol Standartları Hazırlama Grubu” olarak
görevlendirilmiştir. Kurula ve Üst Yönetime karşı sorumlu olup, yapılacak çalışmalar
87
sonucunda elde edilecek çıktı veya sonuçları (yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge,
yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kon trol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim
programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım,
kontrol listeleri ve benzeri…) Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme
Kuruluna sunmakla yükümlü kılınmıştır. (Mersin Üniversitesi İç Kontrol
Standartları Eylem Planı, 2009 ss.31-32).
3.2.2 Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK)
Yükseköğretim Kurulu tarafından ülkemizdeki Yükseköğretim Kurumlarının
akademik ve idari hizmetlerinin kalite düzeylerinin iyileştirilmesi ve Bolanya süreci
kapsamında kalite güvencesi konusunda ülkelerarası işbirliğinin geliştirilmesi
yönünde öngörülen çalışmaların başlatılması amacıyla hazırlanan Yükseköğretim
Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği
20.09.2005 tarihli ve 25942 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu yönetmeliğin
8. Maddesi gereğince Mersin Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite
Geliştirme Kurulu (ADEK) kurulmuştur ve çalışmalarına başlamıştır. Kurulun
görevleri:

İlgili yükseköğretim kurumunda, kurumun stratejik planı ve hedefleri
doğrultusunda, akademik ve idari hizmetlerin değerlendirilmesi, kalitesinin
geliştirilmesi ve kalite düzeyinin onaylanması için yapılacak her türlü
çalışmayı yürütmek,
88

İlgili yükseköğretim kurumunda “iç değerlendirme” çalışmalarını yürütmek
ve buna bağlı olarak iç değerlendirme raporunu hazırlamak ve hazırlatmak,

İlgili yükseköğretim kumrunun “dış değerlendirme” yaptırması durumunda,
gerekli hazırlıkları yapmak, dış değerlendirici kurum, kuruluş veya kurula her
türlü desteği vermek,

Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu
ile yakın ilişkide çalışmak, komisyonun belirleyeceği usul ve esaslar
doğrultusunda çalışmaları yürütmek ve örnek uygulamaları Komisyon ile
paylaşmak,

Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu
kararlarını ilgili yükseköğretim kurumunun akademik birimlerinde duyurmak,
uygulamalarını takip etmek ve bu uygulamaların sonuçlarını izlemek,

Yükseköğretim
Akademik
Değerlendirme
ve
Kalite
Geliştirme
Komisyonunun yükseköğretim üst kurullarına hazırlayacağı raporlara destek
vermektir.
Anılan kurul, Üniversitemizde mevcut iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol
Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılan çalışmalarda “İzleme ve
Yönlendirme” görevini yürütecektir. “İç Kontrol Standartları Hazırlama Grubu” nun
çalışmaları sonucu elde edilecek çıktı veya sonuç (yönetmelik taslağı, tebliğ,
genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge,
eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı,
yazılım, kontrol listeleri ve benzeri…) Kurul tarafından her 15 günde bir görüşülerek
89
karara bağlandıktan sonra Yönetim Kurulu, senatoya veya Rektör Onayına sevk
edilecektir.
İç Kontrol Standartları Hazırlama Grubu tarafından Kurula sevk edilen
çalışmalar sonucu elde edilen çıktılar veya sonuçlardan mevcut bir eylemin
çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya bir eylemin eklenmesi
gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte
Gruba geri gönderebilir (Mersin Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı,
2009 ss.28-30).
ADEK, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında
yapılacak çalışmalar hakkında, KYK ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının
vereceği bilgileri değerlendirerek, Üst Yöneticiye en az altı ayda bir bilgi verecektir.
ADEK, bu belgede yer almayan hususlarda, Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı ve KYK’ nın
hazırlayacağı bilgileri değerlendirerek, gerekli
düzenlemeleri yaparak Üst Yönetici onayına sunar (Mersin Üniversitesi İç Kontrol
Standartları Eylem Planı, 2009 s.45).
3.2.3 İç Kontrol Standartları Çalışma Grubu ve Birim Kalite Geliştirme
Ekipleri
90
Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Uyum
Rehberinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi
çalışmalarının, Mali Hizmetler Birimlerinin teknik destek ve Koordinatörlüğünde
yürütüleceği belirtilmiştir.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, iç kontrol sisteminin oluşturulması,
uygulanması ve geliştirilmesi çalışmaları bakımından ADEK’ e karşı sorumlu olup,
Kurulun sekreterya hizmetlerini de yürütmekle görevlidir. Çalışmaların daha etkin,
ekonomik ve verimli olması, amaçlanan hedeflere ulaşabilmesi için Başkanlık, Üst
yönetime , ADEK’ e, İç Kontrol Standartları Hazırlama Grubu’na (KYK) ve
birimlere çalışmalarla ilgili danışmanlık yapmakla görevlidir.
Mersin Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde, Başkana
ve ADEK’ e karşı sorumlu olarak, Rektör onayı ile bir “İç Kontrol Standartları
Çalışma Grubu” kurulmuştur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol
Standartları Çalışma Grubu, Kurulun sekreterya hizmetlerini de yürütmekle
görevlidir. Çalışmaların daha etkin, ekonomik ve verimli olması, amaçlanan
hedeflere ulaşabilmesi için Başkana, Üst yönetime, ADEK’ e, İç Kontrol Standartları
Hazırlama Grubu’ na (KYK) ve birimlere çalışmalarla ilgili olarak danışmanlık
yapmakla görevlidir.
Bilindiği gibi 5018 sayılı kanun yönetim sorumluluğunu esas almaktadır. Bu
doğrultuda, etkin bir iç kontrol sistemi kurmak işleyişini sağlamak sorumluluğu aynı
91
zamanda kendilerine bütçe ile harcama yetkisi verilmiş olan harcama yetkililerine
aittir. Üniversitede mevcut iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile
uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalışmaların harcama birimleri bazında
tüm birimlerde yürütülmesini sağlamak için harcama yetkilileri gözetiminde “Birim
Kalite Geliştirme Ekipleri” oluşturulmuştur. Bu nedenle tüm harcama birimlerinin,
idari yönden bağlı alt birimler ile bir bütün olarak iç kontrol standartları
uyumlaştırma çalışmalarına katılmak, destek vermek ve sonuçlarını uygulamakla
yükümlü ve sorumlu tutulmuştur.
Birim Kalite Geliştirme Ekip’leri harcama birimlerinde mevcut iç kontrol
sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu hale getirilmesi ile de yetkili ve
sorumludur. Ayrıca, Birim Kalite Geliştirme Ekip üyelerinin iş yüklerini de göz
önüne alarak, Ekibin teklifi ve harcama yetkilisinin onayı ile birim mevcut durum
raporunu hazırlamak, çalışmalara veri hazırlamak, teknik destek vermek ve konu ile
ilgili diğer çalışmaları yapmak üzere “Birim İç Kontrol Çalışma Grubu” veya
grupları kurabilir. Bu grubun/grupların başkanı, Birim Kalite Geliştirme Ekip
üyelerinden olmak üzere işinin uzmanı birim çalışanları arasından en az 3 kişiden
oluşturulur. Birim İç Kontrol Çalışma Grubu içinde bulunan gerçekleştirme
görevlilerinden birisi, birimi ile ilgili çalışmalar sırasında “İç Kontrol Standartları
Çalışma Grubu” ile birlikte birim temsilcisi olarak çalışır. Fakülte, yüksekokul,
enstitü
ve
meslek
yüksekokullarında
grupların
kurulması
durumunda,
fakülte/yüksekokul/enstitü/meslek yüksekokulu sekreterinin grupta yer alması
zorunludur. Birim İç Kontrol Çalışma Grubu, Birim Kalite Geliştirme Ekibine karşı
sorumlu olup, ekip tarafından verilen tüm görevleri zamanında yerine getirmekle
92
yükümlüdür. Birim Kalite Geliştirme Ekibi, harcama birimlerinde mevcut iç kontrol
sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu hale getirilmesi çalışmalarında
ADEK’ e karşı sorumlu olup, birimle ilgili olarak Kurul tarafından istenen tüm bilgi,
belge ve raporları Kurula hazırlamakla yükümlüdür. (Mersin Üniversitesi İç Kontrol
Standartları Eylem Planı, 2009 ss.30-35).
3.3.
İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI
Maliye Bakanlığının 04.02.2009 tarihli yazısında, Kamu İç Kontrol
Standartlarına Uyum Eylem Planlarının 30.06.2009 tarihine kadar tamamlanarak üst
yönetici onayını müteakip 1 ay içerisinde Maliye Bakanlığına gönderilmesi ve eylem
planlarında yer alan çalışmaların en geç 30/06/2011 tarihine kadar bitirilmesi
istenmişti. Çalışmalar anılan tarihe kadar tamamlanmış ve revize edilen “MEÜ İç
Kontrol Standartları Eylem Planı”
10.07.2009 tarihinde Maliye Bakanlığına
gönderilmiştir.
Son olarak Eylem planımızda öngörülen ve gerçekleştirilen eylemlerin MEÜ
KYS ile ilişkilendirilerek gösterildiği tablo hazırlanarak, 06.06.2011 tarihinde Maliye
Bakanlığına ve MEÜ birimlerine gönderilmiştir.
Kalite El Kitabımızda, ISO 9001:2008’ in 8 şartı ve alt maddelerinin Mersin
Üniversitesi’ndeki uygulamaları, ayrı ayrı her madde ile ilgili yasal mevzuat,
süreçler, talimatlar, formlar, planlar, tablolar vs. destekleyici dökümanlar aracılığıyla
açıklanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemimizin, iç kontrolün 18 standardını büyük
93
oranda kapsadığı ve makul güvencenin sağlanması amacına yönelik genel
düzenlemelerin yer aldığı görülmektedir. İç Kontrol Standartları ve Kalite Yönetim
Sistemindeki karşılıkları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. Buna göre :
Tablo 3.2: Kamu İç Kontrol Standartları ile MEÜ KYS’ nin
Karşılaştırılması
1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük
MEÜ Kalite El Kitabının 1.Kapsam 1.2
Uygulama alt başlığı, 2. Atıf Yapılan
Standartlar bölümü ve
5.Yönetimin
Sorumluğu bölümünde yer alan 5.1
Yönetimin Taahhüdü, 8.2 İzleme ve
Ölçme
bölümünde
yer
alan
8.2.1
Paydaş Memnuniyeti alt başlığı
Standart
2:
Misyon,
Yapısı ve Görevler
Organizasyon MEÜ Kalite El Kitabının 1 Kapsam
bölümünde yer alan 1.1 Genel alt başlığı
ve 5.Yönetimin Sorumluğu bölümünde
yer alan 5.1 Yönetimin Taahhüdü, 5.3
Kalite
Politikası,
5.4.1
Kalite
Hedefleri, , 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki
alt başlığı
Standart 3 : Personelin Yeterliliği ve MEÜ Kalite El Kitabının 5. Yönetimin
Performansı
Yönetimin Taahhüdü,
94
5.3 Kalite
Politikası, 5.4.1 Kalite Hedefleri, 5.5.1
Sorumluluk ve Yetki alt başlığı ile 6.
Kaynak Yönetimi bölümünde yer alan
6.2 İnsan Kaynakları alt başlığı
Standart 4: Yetki Devri
MEÜ Kalite El Kitabının 5.Yönetimin
Yönetimin
Taahhüdü,
5.5.1
Sorumluluk ve Yetki, 5.5.3 İç İletişim
alt başlığı ile 6.2
İnsan Kaynakları
bölümünde yer alan 6.2.1
Genel alt
başlığı
2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI
Standart
5:
Programlama
Planlama
ve MEÜ Kalite El Kitabının 5.Yönetimin
Sorumluğu
bölümünde
Yönetimin
Taahhüdü,
yer
alan
5.3
5.1
Kalite
Sorumluluk ve Yetki alt başlığı, 6. Kaynak
Yönetimi bölümünde yer alan 6.2 İnsan
Kaynakları alt başlığı ve 7. Hizmet/Ürün
Gerçekleştirme bölümünde yer alan 7.1
Hizmeti/Ürünü Gerçekleştirme Planlaması
alt başlığı
Standart 6: Risklerin Belirlenmesi MEÜ Kalite El Kitabının 5.Yönetimin
95
ve Değerlendirilmesi
Sorumluğu
bölümünde
Yönetimin
Taahhüdü,
yer
alan
5.3
5.1
Kalite
alt başlığı ile 8.
Sorumluluk ve Yetki
Ölçme, Analiz ve İyileştirme bölümünde yer
alan 8.2 İzleme ve Ölçme alt başlığı
3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Standart 7: Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
sorumluğu
bölümünde
Yönetimin
Kitabının
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
Kalite Politikası, 5.4.1 Kalite
Hedefleri, 5.5.1 Sorumluluk ve
Yetki alt başlığı ile 6. Kaynak
Yönetimi bölümünde yer alan 6.2
İnsan Kaynakları alt başlığı, 8.
Ölçme, Analiz ve İyileştirme
bölümünde yer alan 8.3
Olmayan
Uygun
Hizmetin/Ürünün
Kontrolü
Standart 8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve MEÜ
Belgelendirilmesi
Kalite
El
5.Yönetimin
bölümünde
96
Kitabının
Sorumluğu
yer
alan
5.1
Yönetimin
Taahhüdü,
5.3
Yetki
alt başlığı ile 4. Kalite
Yönetim Sistemi bölümünde yer
alan 4.1. Genel Şartlar alt başlığı
Standart 9: Görevler Ayrılığı
MEÜ
Kalite
El
sorumluğu
5.Yönetimin
bölümünde
Yönetimin
Kitabının
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
Yetki
alt başlığı ile 4. Kalite
alan 4.1. Genel Şartlar alt başlığı
Standart 10 : Hiyerarşik Kontroller
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
bölümünde
Yönetimin
Kitabının
Sorumluğu
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
Yetki
alt başlığı, 4. Kalite
alan 4.1. Genel Şartlar alt başlığı,
97
8.Ölçme,Analiz ve İyileştirme
bölümünde yer alan 8.3 Uygun
Olmayan
Hizmetin/Ürünün
Kontrolü, 8.4 Veri Analizi, 8.5
İyileştirme alt başlığı
Standart 11: Faaliyetlerin Sürekliliği
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
Sorumluğu
bölümünde
Yönetimin
Kitabının
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
Yetki Kapsam alt başlığı, 6.
Kaynak Yönetimi bölümünde yer
alan 6.2 İnsan Kaynakları alt
başlığı
ve
7.Hizmet/
Ürün
Gerçekleştirme bölümünde yer
alan
7.5
Hizmetin/Ürünün
Sunumu alt başlığı
Standart 12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
bölümünde
Yönetimin
Kitabının
Sorumluğu
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
98
Yetki alt başlığı ile,
8.Ölçme,Analiz ve İyileştirme
bölümünde yer alan 8.3 Uygun
Olmayan
Hizmetin/Ürünün
Kontrolü
4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Standart 13 : Bilgi ve İletişim
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
bölümünde
Kitabının
Sorumluğu
yer
alan
5.1
Yönetimin Taahhüdü, 5.3 Kalite
Politikası, 5.4.1 Kalite Hedefleri,
5.5.1
Sorumluluk
ve
Yetki
Kapsam alt başlığı, 5.5.3 İç
İletişim alt başlığı ile
4. Kalite
alan 4.1. Genel Şartlar alt başlığı,
6. Kaynak Yönetimi bölümünde
yer alan 6.4 Çalışma Ortamı alt
başlığı
Standart 14 : Raporlama
MEÜ
Kalite
El
5.Yönetimin
bölümünde
Kitabının
Sorumluğu
yer
alan
5.1
99
5.5.1 Sorumluluk ve Yetki
başlığı,
alt
6. Kaynak Yönetimi
bölümünde yer alan 6.2 İnsan
Kaynakları alt başlığı ve 8.
Ölçme,
Analiz
İyileştirme
bölümünde yer alan 8.4 Veri
Analizi, 8.5 İyileştirme alt başlığı
Standart 15 : Kayıt ve Dosyalama Sistemi
MEÜ Kalite El Kitabının 4. Kalite
alan
4.1
Genel
Dokümantasyon
başlığı
ile
Şartlar,
4.2
Şartları
alt
5.Yönetimin
Sorumluğu bölümünde yer alan
5.1 Yönetimin Taahhüdü,
5.3
Yetki alt başlığı
Standart
16
:
Hata,
Usulsüzlük
Yolsuzlukların Bildirilmesi
ve MEÜ Kalite El Kitabının 4. Kalite
alan
4.1
Genel
Dokümantasyon
Şartlar,4.2
Şartları
alt
başlığı, 5.Yönetimin sorumluğu
bölümünde
100
yer
alan
5.1
5.5.1 Sorumluluk ve Yetki
alt
başlığı ve 8. Ölçme, Analiz ve
İyileştirme bölümünde yer alan
8.2 İzleme ve Ölçme alt başlığı
5. İZLEME STANDARTLARI
Standart 17 : İç Kontrolün Değerlendirilmesi
MEÜ Kalite El Kitabının 4. Kalite
alan 4.1 Genel Şartlar,
4.2
Dokümantasyon
alt
Şartları
başlığı, 5.Yönetimin Sorumluğu
bölümünde
Yönetimin
yer
alan
Taahhüdü,
5.1
5.3
Yetki alt başlığı, 7.Hizmet/Ürün
Gerçekleştirme bölümünde yer
alan
7.6.İzleme
ve
Ölçme
Donanımın Kontrolü, alt başlığı,
8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme
bölümü
Standart 18 : İç Denetim
ISO 9001:2008 Kalite Yönetim
101
Sisteminde, MEÜ Kalite Yönetim
Sisteminde bu genel şart için
gerekli
düzenlemeler
yer
almaktadır.
3.3.1. Uygulamada Karşılaşılan Farklılıklar
MEÜ KYS’ nin iç kontrol standartlarını büyük oranda
kapsadığı
görülmektedir. Birbirine çok benzeyen iki sistem olan KYS ve İç Kontrol Sistemi
arasında yine de bazı önemli farklılıklar vardır:
İç Kontrol Sistemi, faaliyetlerin verimli, etkin, güvenilir ve yasal
düzenlemelere uyumluluk konularında risklerin belirlenip yönetilerek kurumsal
hedeflere ulaşılabilmesinin güvence altına alınmasını amaçlamaktadır. Başka bir
deyişle iç kontrol sisteminde risk yönetimi anlayışı ve riskli alanların denetim ve
iyileştirilmesi önceliklidir. TKY’ de ise risk yönetimi anlayışı yoktur ve riskli olsun
olmasın tüm alanların “sürekli iyileştirilmesi” anlayışı hakimdir. İç Kontrol Sistemi
ile TKY anlayışı arasındaki en belirgin fark budur. Diğer farklılıklar ise; İç kontrolde
iş süreçlerine ilişkin kriterlerin belirlenmiş olması yeterli iken TKY’ de
dökümantasyona ağırlık verilmesi, , ayrıca iç kontrolde sertifikasyonun olmaması
fakat TKY’ de üretilen iş ve hizmetin sertifikasyon ile güvence altına alınmasıdır.
102
Bu açıklamalar doğrultusunda MEÜ’ de de İç Kontrol Standartları Eylem
Planının KYS ile birlikte yürütülmesi esnasında tespit edilen en önemli farklılığın
“Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi” standardında olduğu görülmektedir.
KYS şartlarının içinde doğrudan yer almayan, “Etik Değerler ve Dürüstlük”
standardının gereği olarak ise “Üniversitemiz Etik Kuralları” 21.09.2010 tarihli ve
2010-63 sayılı Senato kararı ile yürürlüğe girmiş ve personele duyurulmuştur.
Tablo 3.3 Uygulamada Karşılaşılan Farklılıklar
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri
belirlemelidir.
Yasal mevzuatta ve
RDS 6.1.1
-Üniversitemizin kurumsal amaç ve
hedeflerini geçekleştirmesine yönelik risk
analizi yapılarak olası riskler
belirlenecektir.
-Risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç
bazlı çalışmalarda uygun kontrol
noktalarının oluşturulmasıyla risklerin
gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacaktır.
-Riskler periyodik olarak
değerlendirilecek ve takip edilecektir.
KYS’ de bu alt bileşen
ile ilgili düzenlemeler
kısmen yer alsa da,
kapsamlı bir çalışma
yapılmamıştır.
6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz
edilmelidir.
RDS 6.2.1
Üniversitemiz tüm birimleri iş
süreçlerine, faaliyetlerine ilişkin
karşılaşılması muhtemel riskleri
tespit etmek için yılda en az bir defa
birimlerinde yürütülen her bir işin
risk kriterleri, katsayıları ve
ağırlığına göre risk analizi
yapacaklar ve değerlendirme
sonucunda risklerin % ağırlığı tespit
103
Yasal mevzuatta ve KYS’
de bu alt bileşen ile ilgili
düzenlemeler kısmen yer
edilerek yapısal risk düzeylerini
belirleyeceklerdir. Sonuçların yılda
en az bir kez değerlendirilmesi
sağlanacak.
alsa da, kapsamlı bir
çalışma yapılmamıştır.
6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.
RDS 6.3.1
-Yapılan risk analiz çalışmaları
sonucunda belirlenmiş olan risklere
karşı alınacak önlemler
belirlenecek.
-Riskleri giderici ve önleyici
işlemlerle ilgili eylem planının
oluşturulması sağlanacak,
- Risk değerlendirmesinde, hangi
risk alanlarına ilişkin önlemler
geliştirilmesi ve hangi risk
alanlarının daha öncelikli olduğu
konusunda yönetim
bilgilendirilecektir.
-Riskler, değerlendirmesi sırasında
yüksek, orta ve düşük düzey riskler
olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde
bir sınıflandırma ile yönetime
öncelikler ve önlem alınması
gereken riskler konusunda alınacak
kararlarda yardımcı olunacaktır.
Yasal mevzuatta ve KYS’
de bu alt bileşen ile ilgili
düzenlemeler kısmen yer
alsa da, kapsamlı bir
çalışma yapılmamıştır.
3.4 EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ MEÜ UYGULAMASI
Eylül 2013’ de EFQM Mükemmellik Modeli’ nin mükemmellikte yetkinlik
programına başvuran üniversitemiz, yapılan değerlendirmeler sonucunda Avrupa
Kalite Yönetim Vakfı’ ndan “Mükemmellikte Yetkinlik 4 Yıldız” belgesi almaya
hak kazandı.
EFQM’ in Beş Aşamalı Avrupa Mükemmelliğe Yolculuk Programı’ nın
ikinci aşaması olan Mükemmellikte Yetkinlik 4 Yıldız Belgesi, başarılı bir
biçimde yönetilen ve mükemmel kurum olma yönünde ilerleyen kurumlara
veriliyor. İlk başvurusunda 4 yıldız alma başarısını gösteren ilk üniversite olan
104
üniversitemiz, gelecekte Türkiye Mükemmellik Büyük Ödülü’ nü almayı
kendine hedef olarak koydu.
Ulusal ve uluslar arası düzeyde vereceği eğitim-öğretim, üreteceği bilgi,
teknoloji ve sanatla öğrencilerini, mezunlarını, çalışanlarını ve toplumu yaşam boyu
öğrenmeyle bütünleştiren kalite odaklı, engelsiz ve uluslar arası tanınırlığa sahip bir
üniversite olma vizyonunu stratejileriyle destekleyen üniversitemiz, bu stratejiler
çerçevesinde mükemmelliğe erişmeyi kendine hedef olarak koydu. Mükemmellik
çabalarına
EFQM
düşüncesinden
yola
Mükemmellik
çıkan
Modelinin
üniversitemiz,
büyük
modeli
ivme
uygulama
kazandıracağı
kararı
aldı
(http://www.mersin.edu.tr, 2014).
Daha önce de değinildiği üzere EFQM Mükemmellik Modeli, 5 girdi ve 4
sonuç olmak üzere 9 kriterden oluşmaktadır. EFQM Mükemmellik Modelinin 9
kriteri bağlamında Mersin Üniversitesi EFQM Mükemmellik Aşamaları Yetkinlik
Belgelendirmesi Profil ve Performans Rapor İçeriği’ nde (2013) belirtilen çalışmalar
aşağıda özetlenmiştir:
GİRDİLER
1-Liderlik :
Üniversitemiz
liderleri
mükemmellik
yolculuğunda
misyonumuzu
gerçekleştirerek vizyonumuza doğru ilerlerken planlı hareket ederek paydaşlarının
kısa ve uzun vadeli gereksiniminden yola çıkmakta ve bu gereksinimleri aşan
sonuçlar elde etmek için çalışmaktadır. Bu alanda yapılanlardan bazıları şunlardır:
105

İlk olarak 2008-2012 Stratejik Planın hazırlamasıyla üniversitemiz misyon ve
vizyonu oluşturulmuştur. ISO 9001:2008 gereği misyon, vizyon ve kalite
politikamız altı ayda bir yapılan “Gözden Geçirme Toplantıları” nda gündem
maddesi olarak görüşülmektedir.

ADEK tarafından hazırlanan İyileştirme Eylem Planı çerçevesinde “ Mersin
Üniversitesi Etik İlkeleri” oluşturulmuş 21.09.2010 tarihinde Senato’ da
kabul edilerek 21.09.2010 tarihinde bir kitapçık halinde yayımlanmıştır.

Üniversitemiz ADEK Raporu hazırlama sürecinde memnuniyet anketleri
düzenlenmektedir. Anket, akademik personel, idari personel, öğrenci
anketleri olmak üzere üç farklı kategoride web üzerinden yapılmaktadır.
Anketin bazı soruları yöneticilerin lider özelliklerini ölçmek amacını
taşımaktadır.

Üniversitemizde uygulanan süreç ve faaliyetleri yönetmek, izlemek, gözden
geçirmek ve iyileştirmek amacıyla kurullar oluşturulmuştur. Eğitimin
kalitesini artırmak amacıyla akreditasyon süreçlerine dahil olunmuştur.

Üniversitemiz “İmza Yetkileri Yönergesi” çıkararak yetki ve sorumluluğu alt
kademelere dağıtmış, karar süreçlerini ve çalışanlarının yöneticilere
ulaşmasını kolaylaştırmış, dilek ve öneri sistemi ile fikirlerini almıştır.
2-Politika ve Strateji :
2013-2017 dönemi stratejik plan hazırlıklarının başladığı, yazı ile tüm
birimlere duyurulmuştur. Mersin Üniversitesi tüm birimlerinde Stratejik Planlama
Birim Temsilcileri belirlenerek Stratejik Planlama Kurulu tarafından Stratejik
Planlama Süreci hazırlanmıştır. Planın her aşamasında birimlerin görüşleri alınmış ve
106
birim stratejik planlama temsilcilerinin katılımıyla çalıştaylar düzenlenmiştir. Bu
çalıştaylar ve birimlerden alınan görüşler stratejik plan taslağının katılımcı bir
yaklaşımla oluşturulmasına olanak sağlamıştır. Stratejik planın hazırlanması
sürecinde misyon,, vizyon,
temel
değerler
ve politikalar belirlenmiş
ve
değerlendirilmiştir. Ayrıca özdeğerlendirme sonuçları da dahil olmak üzere kurum
içi analiz çalışmaları, çevre ve paydaş analizleri, SWOT analizi yapılarak birim
temsilcileri ile yapılan çalıştayda değerlendirilmiştir. Yapılan durum analizi
çalışmaları ve SWOT analizi sonuçları rapor haline getirilerek üniversitemizin
stratejik konuları belirlenmiştir. Mersin Üniversitesinin 5 yıllık strateji, amaç ve
hedefleri belirlenmiş ve mevcut durum değerlendirmesi yapılmıştır. Üniversite
performans göstergeleri ve hedef değerleri oluşturulmuştur. Stratejik planlama süreci
kapsamında kaynak planlaması ve bütçe oluşturulması da yer almıştır. Stratejik Plan
Üniversite Senatosu tarafından onaylandıktan sonra Kalkınma Bakanlığı’ na
gönderilerek görüşleri alınmıştır. Stratejik Plan, çalışanlar, öğrenciler ve diğer
paydaşlara yazı ve internet sitesi aracılığıyla duyurulmuştur.
3-Çalışanlar :
Üniversitemiz, sürekli kendini yeni bilgilerin ışığında geliştiren bireylerin
oluşturduğu bilgi toplumu ortamının en önemli mecrasının üniversiteler olduğunun
bilincindedir. Bu kapsamda yaşam boyu eğitim stratejilerini çoklu eğitim
olanaklarıyla desteklemeyi amaçlamıştır.
Üniversitemiz yönetiminin çalışanlarıyla karşılıklı etkileşiminin çeşitli
kanalları mevcuttur. Çalışanlarımızın kurumsal aidiyet dışında ekonomik, sosyal ve
107
mesleki
gelişim
ve
isteklerini
ifade
edebilecekleri
örgütlenmeleri
de
desteklenmektedir.
4-İşbirliği ve Kaynaklar :
Üniversitemizin işbirliği stratejisi sürdürülebilir yarar sağlama üzerine inşa
edilen bir yapıdadır. Karşılıklı
başarıyı güvence altına almak amacıyla çeşitli
kuruluşlarla güven ilkesini temel alan ilişkiler kurulmuştur.
5-Süreçler :
Üniversitemiz, stratejik hedeflerimizle uyumlu olarak yapılandırılmış, dengeli
ve sürdürülebilir nitelikte ve farklı analiz yöntemleri ile elde edilen verilerin ışığında
kararların alındığı süreçlerle yönetilir. Bu çerçevede, temel süreçler tanımlanarak
paydaşlarımız için katma değer yaratacak stratejileri hayata geçirecek uygulamalar
esas alınır.
SONUÇLAR
6-Müşterilerle İlgili Sonuçlar :
Performans değerlendirmesinde sürekli ve sürdürülebilir iyi sonuçlar elde
etme
hedefinde
olan
üniversitemiz,
bunların
sonuçlarını
değerlendirmiş ve yeni iyileştirmelerle performansını
sürekli
olarak
yukarılara taşımıştır.
Performans eğilimleri analizleri sonucunda gelecekte oluşabilecek durumlar önceden
tespit edilerek gerekli müdahaleler sürekli olarak yapılmıştır.
108
Üniversitemiz YÖK veri tabanları ve benzer üniversitelerin veri tabanlarını
kullanarak mevcut durumunu karşılaştırmakta ve gelecek planlamasında bunlardan
elde ettiği veriler ışığında hedefler ortaya koymaktadır.
Üniversitemizde müşterilerle ilgili sonuçlar, çeşitli algılama anketleri ve
performans göstergeleri ile ölçülmektedir. Bunları başlıklar halinde sıralayacak
olursak:
6a Algılamalar
6a.1. Öğrenci Algılamaları
6a.2. Hasta Algılamaları
6b Performans Göstergeleri
7-Çalışanlarla İlgili Sonuçlar :
Çalışanların motivasyonunu artırmaya yönelik olarak 2010 yılından bu yana
personel şenliği düzenlenmektedir. Ayrıca her yıl Aralık ayının son haftasında
akademik ve idari personel taltif töreni düzenlenmektedir.
Çalışanların motivasyonunun yanı sıra bilgi birikimlerinin ve yeteneklerinin
geliştirilmesi de üniversitemiz hedeflerlerindendir. Sürekli Eğitim Merkezi
aracılığıyla düzenlenen yaşam boyu öğrenim faaliyetlerinden akademik ve idari
personelimiz yararlanabilmektedir.
109
Üniversitemizde çalışanlarla ilgili sonuçlar, çeşitli algılama anketleri ve
olursak:
7a Algılamalar
7a.1. Akademik ve İdari Personel Algılamaları
8-Toplumla İlgili Sonuçlar :
Üniversitemizdeki topluma yönelik çalışmalar, paydaşların gereksinim ve
beklentilerini karşılamak üzere yürütülmektedir. Mersin Üniversitesi’nin hizmetleri
sadece eğitim-öğretim ve sağlık hizmetleriyle sınırlı değildir. Üniversitelerin; başta
bulundukları il olmak üzere toplumun her kesimi için hizmet üretmesi
gerekliliğinden yola çıkan üniversitemiz, son yıllarda başta sosyal projeler olmak
üzere topluma katkı sağlayacak birçok projede öncü görevi üstlenmektedir.
Üniversitemizde toplumla ilgili sonuçlar, çeşitli algılama anketleri ve
olursak:
8a Algılamalar
8a.1. Kamu Kurumları Algılamaları
8a.2. Sanayi, Ticaret ve Turizm İş Piyasası Algılamaları
8a.3. Meslek Kuruluşları/STK Algılamaları
8a.4. Yerel Basının Algısı
110
9-Temel Performans Sonuçları :
Üniversitemiz temel paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alarak
stratejilerimizin başarısını belirlemek amacıyla bütün temel sonuçlar tanımlanmış ve
bu sonuçlar üzerinde görüş birliği sağlanmıştır. Bu çerçevede değerlendirilen temel
stratejik çıktılarımız finansal çıktılar, bütçe performansı, sunulan temel ürün ve
hizmetlere ilişkin çıktılar ve temel süreç çıktıları başlıkları altında sunulmuştur.
9a Temel Stratejik Çıktılar
9a1. Finansal Çıktılar ve Bütçe Performansı
9a.2. Sunulan Temel Ürün ve Hizmetlere İlişkin Çıktılar
9a.3.Temel Süreç Çıktıları
9b Temel Performans Göstergeleri
9b.1. Finansal Performans Göstergeleri
9b.2. Proje Yönetim Süreçleri
9b.3. Temel Süreç Performans Göstergeleri
9b.4. İşbirliği Yapılan Kuruluşlar ve Tedarikçilerin Performansı
9b.5. Teknoloji, Bilgi ve Bilgi Birikimine İlişkin Göstergeler
111
SONUÇ
Türkiye’ de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen
5018 sayılı KMYKK ve buna ilişkin ikincil mevzuat, kamu mali yönetim sistemimizi
uluslar arası standartlar ve Avrupa Birliği uygun bir şekilde yeniden düzenlemiş ve
kamuda etkin bir iç kontrol sistemini oluşturmayı amaçlamıştır.
Çalışmamızda da bahsettiğimiz gibi Mersin Üniversitesi’ nde 2008 yılında
oluşturulan ilk eylem planı 2009 yılında revize edilmiş, ISO 9001:2008 KYS
Belgesinin alınmasıyla da yeniden bir çalışma yapılarak, MEÜ İç Kontrol
Standartları genel şartları KYS Standartları genel şartları ile ilişkilendirilmiştir.
Başka bir deyişle MEÜ, iç kontrol sistemini KYS ile birlikte uygulama kararı
almıştır.
2010 yılında tüm üniversiteler arasında bir ilki gerçekleştirerek tüm akademik
ve idari birimleriyle KYS Belgesini alan ilk üniversite olan MEÜ, TKY’ nin müşteri
odaklılık ve sürekli gelişim gibi temel kavramlarını esas alan ISO 9001:2008 KYS
Belgesine hak kazanarak, TKY’ yi benimsediğini göstermiştir.
Mükemmelliğe giden yolun KYS ve TKY’ den geçtiğinin bilincinde olan
MEÜ, Eylül 2013’ de EFQM Mükemmellik Modeli’ nin mükemmellikte yetkinlik
programına başvurmuş ve yapılan değerlendirmeler sonucunda Avrupa Kalite
Yönetim Vakfı’ ndan “Mükemmellikte Yetkinlik 4 Yıldız” belgesi almaya hak
kazanmıştır. İlk başvurusunda 4 yıldız alma başarısını gösteren ilk üniversite olan
üniversitemiz, gelecekte Türkiye Mükemmellik Büyük Ödülü’ nü almayı kendine
hedef olarak koymuştur.
Kalite Yönetim Sistemimiz, MEÜ bünyesinde yapılan iç tetkikler, Türk
Standardları Enstitüsü’ nce yapılan gözetim-belge tetkikleri, kalite eğitimleri ve yılda
iki kez yapılan “Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantıları” ile sürekli
iyileştirilmektedir.
MEÜ İç Kontrol Eylem Planında KYS’ nin tam olarak karşılamadığı
hususlarla ilgili olarak, Maliye Bakanlığınca yayımlanan 02.12.2013 tarihli genelge
ve Kamu İç Kontrol Rehberi doğrultusunda çalışmalara başlanılacak olup, özellikle
Rehberin Risk Yönetimi başlıklı ikinci bölümünde yer alan Risk Yönetimi Stratejisi
ve bu strateji doğrultusunda verilmesi gereken görev, yetki ve sorumluluklar ile ilgili
çalışmaların yakın bir tarihte yapılması planlanmaktadır.
İç kontrol sisteminin etkinliğinin artırılması ve toplam kalite yönetimi
felsefesinin devamlılığının Mersin Üniversitesi’ ne, çalışanlara, paydaşlara son
olarak da tüm ülkeye zincirleme faydalar yaratacağı düşünülmektedir.
KAYNAKÇA
ARCAGÖK, M. S. ve ERÜZ, E. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Sistemi, Maliye
Hesap Uzmanları Derneği, İstanbul, 2006.
BÜLBÜL, M. Kamu İç Kontrol Sistemi ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum,
Ankara, 2009.
ÇAYIRLI, E. Kamu İç Kontrol Standartları ve Kamu İdarelerinde Uygulanabilirliği:
T.C Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı Örneği, Mali Hizmetler
Uzmanlığı Araştırma Raporu, Ankara, Şubat 2012.
EFQM Mükemmellik Modeli, KalDer Yayınları, 2010
ERDOĞAN, S. İç Kontrol Sistemi: Kamu İktisadi Teşebbüsleri İçin İç Kontrol
Modeli Önerisi, (mülga) Devlet Planlama Teşkilatı-Uzmanlık Tezi, Ankara, Ocak
2009.
HALİS M. Toplam Kalite Yönetimi, Beta Yayınevi, İstanbul, 2000.
KAVRAKOĞLU İ. Toplam Kalite Yönetimi 2. Basım, KalDer Yayınları, İstanbul
1994.
Kamu İç Kontrol Rehberi, Erişim Tarihi 07.02.2014, http://www.bumko.gov.tr .
Mersin Üniversitesi EFQM Mükemmellik Aşamaları Yetkinlik Belgelendirmesi Profil
ve Performans Rapor İçeriği, KalDer Yayınları, Mersin 2013.
Mersin Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı, Erişim Tarihi 03.02.2014,
http://www.mersin.edu.tr.
Mersin Üniversitesi Kalite El Kitabı, Mersin, Mayıs 2010 Erişim Tarihi 08.02.2014,
http://www.mersin.edu.tr .
OYMAK H., AÇIKGÖZ A., POLAT İ., KARACA B. ve ÇELEBİ İ. Toplam Kalite
Yönetimi, SGK Strateji Geliştirme Başkanlığı Yayın No:6, Ankara, Mart 2009.
ÖNDER F. Hizmet Sektörü ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi, Toplam Kalite
Yönetimi ve Akreditasyon, TOBB ETUSEM Eğitim Notu, Ankara, Haziran 2009.
ÖZCAN, S. ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi, 2007, KINGIR, S. (Ed.), Toplam
Kalite ve Stratejik Yönetimde Yeni Eğilimler içinde.
ÖZEL K. İyi Uygulama Örnekleri Çerçevesinde Kamu Mali Yönetiminde Toplam
Kalite Uygulamaları ve Türkiye İçin Bir Model Önerisi, Maliye Bakanlığı Bütçe ve
Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Devlet Bütçe Uzmanlığı Araştırma Raporu, Ankara,
Mayıs 2007.
SALTIK, N. İç Kontrol Standartları, Bütçe Dünyası Dergisi, Cilt:2, Sayı:26, 2007.
Standarts For Internal Control In The Federal Government, Washington DC, Kasım
1999 (B. Özeren, Çev.) Mart 2002.
ŞAHİN, M. İç Kontrol Sistemi Açısından Süreç Yönetiminin İncelenmesi, Analizi ve
Değerlendirilmesi, Mali Hizmetler Uzmanlığı Araştırma Raporu, Ankara Şubat
2012.
ŞİMŞEK, M. Toplam Kalite Yönetimi, Alfa Yayınları, 2004.
Türk Standartları Enstitüsü, TS-EN-ISO-9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri Temel
Eğitim Programı Notları, Ankara, 2002b
Türk Standartları Enstitüsü, TS-EN-ISO-9000 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitim
Programı Notu, Ankara, 2009
UZUNAY, V. Avrupa Birliğinde ve Türkiye’ de Kamu İç Mali Kontrol Sistemi ve Bu
Alanda yapılan Düzenlemeler, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel
Müdürlüğü Devlet Bütçe Uzmanlığı Araştırma Raporu, Ankara 2007.
YILMAZ M. Kalite Yönetim Sistemlerinin Evrimi ve Toplam Kalite Yönetiminin
Banknot Matbaası Genel Müdürlüğünde Uygulanabilirliği, Türkiye Cumhuriyet
Merkez Bankası-Uzmanlık Yeterlilik Tezi, Ankara, Kasım 2003.

iç kontrol, kalite yönetim sistemi ve efqm mükemmellik modelinin

Transkript

Benzer belgeler

1.1 Kalitenin Öncüleri - Endüstri Mühendisliği Bölümü

Kalite`de büyük ödül Bilim İlaç`ın

LABPT KALİTE KONTROL PROGRAMI GENEL BİLGİLER VE 2016

kalite üzerine özlü sözler

Klinik Mikrobiyolojide Hızlı Tanı testlerinde Kalite Kontrol

Page 1 of 2 Turk.internet.com | infoMET Güvenlik Sistemleri ISO

12 Aralık 2014

Kalite Sistem Grup

E-katalog - Metrosan