1 toprak mahsulleri ofisi genel müdürlüğü haberleşme

Transkript

TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
HABERLEŞME İŞLERİ VE DOKÜMAN ARŞİV YÖNETİM
SİSTEMİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı; çeşitli kanun ve yönetmeliklerle çerçevesi çizilmiş
olan ve kamu kurumları tarafından uyulması gereken haberleşme işleri, dosyalama, dosya planı
uygulamaları, yazışma usulleri, yazışma kodlarının düzenlenmesi ve arşiv işlemleri gibi hususların
birlik ve uyum içinde yürütülmesi, TMO’nun Merkez ve taşra teşkilatında yürütülen evrak, posta,
telsiz, telefon, faks, fotokopi ve benzeri işlerine ilişkin esasların belirlenmesidir.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; Türk Standartları Enstitüsünün 13298 standardı kapsamında,
tüm kurum içi ve kurum dışı evrak akışları, evrakın tabi olduğu hiyerarşik akışlar, şablon iş
akışları, kurum içi mesajlaşma işlemleri, fiziksel belge kayıtları, gelen ve giden evrak kayıtları,
taslak ve belge oluşturma, dağıtım listesi ve grup oluşturma, e-imza ve e-paraf entegrasyonları,
Kurum içi ve Kurum dışı faks uygulamaları, arşivleme, posta, telsiz, telefon ve benzeri haberleşme
işlemlerini TS 13298 gereği tüm kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanma zorunluluğu olan
elektronik belge yönetiminin ve Kurumumuz bünyesinde kullanılacak olan Doküman Arşiv
Yönetim Sisteminin kullanımını kapsar.
Tanımlar
MADDE 3 - (1) Bu Yönergede kullanılan bazı terim ve tariflerin açıklamaları aşağıda
belirtilmiştir:
a) Alma tarihi: Evrakın Kurumun eline geçtiği tarihtir.
b) Ana haberleşme: Genel Müdürlük Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube
Müdürlüğünü ifade eder.
c) Belge: İmza alarak son haline gelmiş dokümandır.
ç) Belge no: Evrak üzerinde yer alan kayıt numarasıdır.
d) Belge türü: Evrakın cinsini belirten kategoridir (Yazı, dilekçe, fatura, tutanak vs.).
63-TMO Haberleşme İşleri ve Doküman Arşiv Yönetim Sistemi Yönergesi
1
e) Birim: En alt servisten tüm teşkilata kadar belirlenmiş her kademeyi ifade eden
organizasyonel yapılardır. (Örnek: Bozova Ajans Müdürlüğü, Şanlıurfa Teknik İşler Servisi, Taşra
Teşkilatı, Merkez Birimleri vb. )
f) Bölüm: Serinin altında yer alan TS 13298 gereğince “bölüm” olarak adlandırılan ve yıl
bazında ayrılan kaydın konulacağı alanı belirten dosyadır.
g) Dağıtım listesi: Bir dokümanın gerekli tüm paraf ve imzalardan geçtikten sonra
ulaşması gereken kişi, kurum içi ve kurum dışı yerlerin belirlenmesini sağlayan yapıdır.
ğ) DAYS: Doküman Arşiv Yönetimi Sistemi; Kurumumuzun faaliyetlerini yerine
getirirken oluşturulan ve kurum dışından gelen her türlü dokümantasyonun içerisinden Kurum
faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak, bunların içerik, format ve ilişkisel
özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar süreç içerisinde
yönetimini sağlayan sistemdir.
h) Dinamik iş akışı: DAYS içinde hiyerarşik yapı göz önünde bulundurulmadan astlar
veya üstler arasında özgürce kurgulanabilen bir akış şeklidir.
ı) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan henüz
belge vasfı kazanmamış her türlü kayıtlı içeriktir.
i) Editör: Otomatik taslak oluşturmaya yarayan bir uygulamadır.
j) Elektronik belge: Herhangi bir bireysel işlemin veya kurumsal fonksiyonun yerine
getirilmesi için alınmış ya da üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil
teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden ve elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan güvenli elektronik imzayla imzalanmış her türlü kayıtlı bilgidir.
k) Elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik
sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi
bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza veya mobil elektronik
imzadır.
l) Elektronik paraf: Kullanıcıların Kurum “active directory”den almış oldukları kullanıcı
adı ve şifresiyle DAYS içinde işlem yapmalarını sağlayan elektronik sertifika almış imzadır.
m) Eleman: DAYS içerisinde birim, seri, klasör, alt klasör ve bölümü ifade eder.
n) Fiziki evrak: Islak olarak imzalanmış son haline gelmiş belgedir.
2
o) Fiziksel belge: DAYS içinde kayıt altına alınması zorunlu fakat içeriğinin gizli kalması
gereken, evrak vasfı taşıyan fakat tür olarak basılı sayılamayan ya da sisteme entegre edilemeyecek
somut materyallerden oluşan belge türüdür. ( Örnek: İhale zarfı, projeler vb. )
ö) Gelen mesaj: Kişiye elektronik ortamda ulaşmış olan mesajdır. Bir belge olarak
değerlendirilemez.
p) Geliş yöntemi: Evrakın Kuruma geliş şeklidir; normal, iadeli taahhütlü, APS, kargo vs.
r) Giden mesaj: Kişinin elektronik ortamda göndermiş olduğu mesajdır. Bir belge olarak
değerlendirilemez
s) Grup: Kullanıcıların oluşturduğu kullanıcı veya birimlerden müteşekkil topluluktur
ş) Güvenlik kodları: Evrakın içerdiği konular itibarıyla gizlilik ve önem derecesini
belirleyen kategorilerdir. Bu kategoriler ayrıca DAYS içerisinde kullanıcılara, serilere ve klasörlere
de tanımlanmaktadır. Güvenlik kodları aşağıda açıklanmıştır:
1) Çok gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenliği büyük ölçüde
tehlikeye düşürecek, devlete zarar verebilecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara
verilen güvenlik kodudur.
2) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenliğe zarar verebilecek bilgi,
belge, evrak, mesaj ve dokümana verilen güvenlik kodudur.
3) Hizmete özel: İçerdiği konular itibarıyla belirli kişileri ilgilendiren, gizlilik dereceli
konular dışında olan, güvenlik işlemine ihtiyaç gösteren ve devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva
eden bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen güvenlik kodudur.
4) Özel: İçerdiği konular itibarıyla belirli bir kişiyi ilgilendiren, müsaadesiz olarak
açıklandığı takdirde zarar verebilecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümana verilen güvenlik
kodudur.
5) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibariyle, gizlilik dereceli bilgi taşımayan, bilgi, belge,
evrak, mesaj ve dokümanlara verilen güvenlik kodudur.
t) Haberleşme birimi: Taşra yapılanması içinde şubelerde bilgi işlem servis şefliğini,
ajanslarda haberleşme işlemlerini yürütmek üzere görevlendirilmiş personeli ifade eder.
u) Havale: DAYS içinde elektronik ortamda bir evrakın kullanıcı, grup, rol, unvan, kök
çeşitlerinden birine ve/veya bir kaçına gönderim şeklidir.
ü) Hiyerarşik iş akışı: DAYS içinde kişinin unvanı üzerinden sistem tarafından otomatik
3
olarak kişiyi ast sayarak üste doğru hiyerarşik akış sağlayan yapıdır.
v) İptal: DAYS içerisinde işlem görecek evrakın ertelenmesini sağlayan sekmedir, “işlem
yap” penceresinin kapanmasına imkân sağlar. Pencerenin sağ üstündeki çarpı işareti ile de aynı
işlem sağlanabilir.
y) İş akışı: DAYS içinde işin gereğine göre bir şablon şeklinde hazırlanan ve
yetkilendirilmiş personel tarafından kurgulanan evrakın tabi olduğu paraf, imza ve işlem türlerini
kapsayan bir akış şeklidir.
z) Klasör: Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada bulunması gereken belgeler
topluluğudur. Serinin altında, TS 13298 gereğince “klasör” olarak adlandırılan ve ana konu
başlığını veren dosyadır.
aa) Kök: Toprak Mahsulleri Ofisi teşkilatında çalışan tüm personeli ifade etmektedir.
bb) Kullanıcı: DAYS’ da tanımlı herhangi bir personeldir.
cc) Mesaj sistemi: Kurum personelinin kendi içinde kullanabileceği bir haberleşme
sistemidir.
çç) Metadata: Bir belgeyi tanımlayan elektronik kimlik bilgileridir.
dd) Öncelik derecesi: Evrakın işlem görme önceliğini normal, ivedi, çok ivedi şeklinde
belirten kategoridir.
ee) Rol: Herhangi bir birim içindeki kariyer ya da bürokratik unvandır. (Örnek: Şube
Müdürü / Samsun, Mühendis (Bilgisayar) / Bilgi İşlem Daire Başkanlığı)
ff) Saklama planı:
Bir belgenin ne kadar süre saklanacağını ve saklama süresinin
bitiminde nasıl bir işleme tabi tutulacağını gösteren kısımdır.
gg) Seri: Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan
klasörlerin tamamıdır. Birimlerin altında yer alan TS 13298 gereğince “seri” olarak adlandırılan ve
kayıt yapılabilecek alanları işaret eden konu başlığıdır.
ğğ) Standart dosya planı: Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluşan
belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak konu temelli sınıflandırılması için
geliştirilmiş ve Başbakanlık tarafından yayımlanan belge yönetimi için gerekli olan kodlama
sistemidir. DAYS içindeki Toprak Mahsulleri Ofisi’ne özgü standart dosya planının birimlere göre
ayrıldığı konu ayraçlarını kapsayan sekmeye de dosya tasnif planı adı verilmektedir. Birim altında
var olan seriye, seriye bağlı klasöre, klasöre bağlı yıl bazında açılan bölümlerin altına kaydı
4
gerçekleştirilecek alandır.
hh)Taslak: Henüz resmiyet kazanmamış, üzerinde tadilat yapılabilecek doküman şeklidir.
ıı) Unvan: Tüm TMO teşkilat yapısı içinde geçerli olan kadrolardır. (Örnek: Mühendis
(Bilgisayar), Muhasebeci, Eksper)
ii) Üretici: Evrakı üreten kurum, kuruluş, şirket, birim v.s.
jj) Üretim tarihi: Bahse konu evrak üzerindeki tarihtir.
kk)Vekâlet: Kullanıcının izin ya da çeşitli nedenlerle görevini sürdüremeyeceği
durumlarda bir başkasının aynı görevi sürdürmesi için verilen yetkidir.
İKİNCİ BÖLÜM
İşlemler
Mesaj işlemleri
MADDE 4 - (1) DAYS içindeki “mesaj” bölümüdür. Kurum personelinin gayri resmi
olarak birbirleriyle bilgi ve dosya alışverişi yapmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
a) Mesaj oluşturma işlemleri:
1) Herhangi bir kullanıcı, rol, unvan, birim veya kök’e mesaj gönderme işlemleri süreci
aşağıda belirtilmiştir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Mesaj Oluştur” sekmesi
tıklanarak “Mesaj Gönder” penceresi açılır. “Alıcıları Seç” butonu tıklanarak yeni açılan pencerede
mesaj gönderilecek kişi veya kişiler; kullanıcı, rol, unvan, birim, kök seçeneklerinden istifade
edilerek sırasıyla “Seç” ve “Ekle” butonları vasıtasıyla tespit edilir.
1.2) Mesaj gönderilecek yerin “Kullanıcı” olarak seçilmesi durumunda birden fazla
kullanıcıyı eklemek mümkündür.
1.3) Mesaj gönderilecek yerin “Birim” olarak seçilmesi durumunda birden fazla birimi
eklemek mümkündür.
1.4) Mesaj gönderilecek kişilerin “Unvan” olarak seçilmesi durumunda birden fazla unvanı
1.5) Mesaj gönderilecek kişilerin “Rol” olarak seçilmesi durumunda birden fazla rolü
1.6) Sistem, birden fazla kullanıcı eklenerek grup oluşturma imkânı tanımaktadır. Bu
5
durumda seçimler yapıldıktan sonra bu pencerede sol alt köşede bulunan “Grup Oluştur” butonu
tıklanır, açılan pencereye istenilen bir grup adı yazılarak “Ekle” butonu tıklanır. Bu suretle bir grup
oluşturulması tamamlanmış olur. Oluşturulan gruba kişi eklemek veya çıkarmak imkân dâhilinde
değildir. Rol, birim, unvan alıcı tiplerinden grup oluşturma imkânı bulunmamaktadır. Oluşturulan
gruplar kullanıcıya özgüdür.
1.7) Oluşturulan bir gruba, mesaj gönderilmesi istenmesi durumunda “Mesaj Gönder”
penceresinde bulunan “Grup Seç” butonu tıklanır, açılan “Grup Seçimi” penceresinden daha önce
tasarlanmış gruplardan herhangi birisinin karşısındaki “+” işareti tıklanarak seçilen bu gruba mesaj
gönderilir.
1.8) Mesaj gönderileceklerin seçimi yapıldıktan sonra “Mesaj Gönder” penceresindeki
başlık ve mesaj kutularına gönderilecek mesajın başlığı ve içeriği yazılır. Bir dosya eklenmesi
isteniyorsa “Göz At” butonu tıklanarak kullanıcı bilgisayarında bulunan gönderilmesi istenen
dosya seçilir. “Gönder” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
1.9) “Tara” seçeneği ile ise basılı halde var olan bir dokümanı mesaja dâhil etmek
mümkündür.
b) Gelen mesajların takibi:
1) Gelen mesajlar aşağıdaki silsile çerçevesinde takip edilir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Gelen Mesajlar” sekmesi
tıklanarak kullanıcıya gelmiş olan mesajlar tablosuna ulaşılır.
1.2) Bu tabloda kullanıcıya gelen mesajlarla ilgili olarak mesaj gönderen kullanıcı adı,
gönderme tarihi, mesaj başlığı ve durumu (mesajın okunup okunmadığı) kriterleri yer almaktadır.
1.3) Bu tablonun üstünde bulunan butonlar vasıtasıyla seçilen bir mesaj “Sil” butonu
kullanılarak silinebilmekte, “Yanıtla” butonu kullanılarak seçilen mesaja cevap verilebilmektedir.
c) Giden mesajların takibi:
1) Giden mesajlar aşağıdaki silsile çerçevesinde takip edilir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Giden Mesajlar” sekmesi
tıklanarak kullanıcının göndermiş olduğu mesajlar tablosuna ulaşılır.
1.2) Bu tabloda gönderilen mesajlarla ilgili olarak mesaj gönderme tarihi, mesaj başlığı
kriterler yer almaktadır.
1.3) Bu tablonun üstünde bulunan butonlardan “Sil” butonu kullanılarak seçilmiş olan bir
6
mesajı silinebilmektedir
Kurum dışından gelen evrak ile ilgili işlemler
MADDE 5 - (1) Kurumumuzun merkez haberleşmesine veya taşra teşkilatı haberleşme
işlemlerini yapan birimine gelen bir yazı, dilekçe, fatura, form, ekinde bir nesne bulunan yazı,
elektronik doküman vb. gibi evrakın sisteme dâhil edilmesi ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
a) Zarfların (Evrakın) teslim alınması:
1) Gelen bütün resmi evrak Merkezde (Teftiş Kurulu Başkanlığına gelen özel evrak ve
müfettiş raporları ile Hukuk Müşavirliğine mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen dilekçe,
mahkeme kararı, icra ödeme emri ve benzeri her türlü tebligat hariç) Haberleşme Şube Müdürlüğü
Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi, taşrada ilgili birimi tarafından teslim alınır. Mesai saatleri
dışında ise Genel Müdürlükte ve taşrada nöbetçi memuru tarafından adresleri ile varsa ekleri
kontrol edilerek teslim alınır. İşin önemine göre gerekirse ilgili birim amiri, daire başkanı, şube
müdürü veya yetkililere, taşrada da ilgili kişilere haber verilir. Evrak ilk mesai gününde
Haberleşme Şube Müdürlüğüne, taşrada haberleşme işleri ile ilgili birimine zimmet defteri ile
teslim edilir.
2) Hukuk Müşavirliğine ve Teftiş Kurulu Başkanlığına gelen ve üst paragrafta açıklananlar
dışındaki hiçbir evrak haberleşme kayıtlarından geçmeden birimlerince teslim alınmaz.
3) Açıklanan bu işlemler, AAF ve taşra şube müdürlüklerinde haberleşme işleri ile ilgili
birimce, diğer işyerlerinde işyeri amirinin görevlendireceği bir personel tarafından yürütülür.
b) Adli tebligatların teslim alınması ve kayıt işlemi:
1) Mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen dilekçe, mahkeme kararı, icra ödeme emri ve
benzeri her türlü tebligat Genel Müdürlükte Hukuk Müşavirliğince, taşrada Hukuk Bürosu/Avukat
tarafından teslim alınır.
2) Taşra teşkilatında, Hukuk Bürosu/Avukat dışında bir başka personel tarafından teslim
alınmış olan her türlü adli tebligat mümkün olan en kısa sürede DAYS içinde kayıt işlemi
yapılmak üzere Hukuk Bürosuna/Avukata zimmetle teslim edilir.
3) Merkezde Hukuk Müşavirliğince doğrudan teslim alınan evraklar Müşavirliğin
haberleşme ile görevli servisinde taranarak DAYS içine gelen evrak olarak kayıt edilir. Taşrada bu
işlem hukuk büroları vasıtası ile yapılır.
c) Zarfların açılması ve evrakların ayrımı işlemleri:
7
1) Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne gelen, birimi belirtilmeyen ve üzerinde gizli,
çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri bulunan yazıların kaydı, zarf açılmadan DAYS ana
sayfada üst menülerde bulunan “Belgeler à Belge Kaydet à Fiziksel Belge Kaydet” sekmesinden
istifade edilerek tamamlanır. Genel Müdürlük Makamına sunulmak üzere Özel Büro Şube
Müdürlüğüne teslim edilir.
2) Birimi belirtilen ve üzerinde gizli, çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri bulunan
yazıların kaydı yine zarf açılmadan DAYS ana sayfada üst menülerde bulunan “Belgeler à Belge
Kaydet à Fiziksel Belge Kaydet” sekmesinden istifade edilerek tamamlanır ve ilgili birime havale
edilir.
3) Bu aşamada, DAYS’ dan alınan fiziksel belge kayıt üst verileri bastırılarak zarfa
iliştirilir.
4) Birimi belirtilen ve üzerinde gizli, çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri
bulunduğu halde fiziksel belge olarak kaydedilmiş evrak, ilgili birim tarafından açılmasına
müteakip gizlilik derecesi yok ise DAYS’ a dâhil edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne
gönderilir, gizlilik derecesi var ise ilgili birim yeni bir kayıtla evrakı “Gizli” olarak DAYS’ da
kendisi kaydeder. Eğer yazı, başka birimleri de ilgilendiriyor ise kaydederken güvenlik kodunu
“gizli” seçerek, ilgili birimlere havalesi gerçekleştirilir.
5) Genel Müdürlük Makamı adına gelen isimli şahsa ait mektuplar kayıt edilmeden elden
Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne teslim edilir. Özel Büro Şube Müdürlüğü
bunları tasnif ederek Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarına dağıtır.
6) Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen zarflar ile şikâyet
mektuplarını içeren zarflar açılmasına müteakip taranıp DAYS’a kaydedilerek içinden çıkan yazıda
birim belirtilmiyorsa Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne havale edilir. Birimi
belirtilenler ise ilgili birime yine DAYS içerisinde kaydı yapılarak havale edilir.
7) Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne gönderilen yazılardan Bakan,
Müsteşar, Müsteşar Yardımcısı, Genel Müdür imzalı olanlar Genel Müdüre, diğerleri ise ilgili
Genel Müdür Yardımcılarına elektronik ortamda havale ettirilmek üzere sunulur.
8) Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlıktan gelen evrak, açılmasına müteakip DAYS içinde
kaydı yapılıp Genel Müdüre sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne havale edilir.
9) Direkt olarak Makama gelen yazılar Özel Büro Şube Müdürlüğünce tasnif edilerek
8
ilgisine göre Genel Müdür ve Yardımcılarına sunulur. Bu evrak ile kaydedilmeden Makama
sunulmuş kapalı zarflar Makam tarafından açılmasına müteakip havale edilmiş ise evrak
Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne intikal ettirilerek DAYS’a kaydı sağlanır ve Makam tarafından
fiziksel olarak havale edilmiş birime elektronik olarak havalesi gerçekleştirilir.
10) Haberleşme Şube Müdürlüğü vasıtasıyla açılıp DAYS’a kaydedilerek makama intikal
ettirilmiş evrakın havale akışı Özel Büro Şube Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılır.
11) “Fiziksel belge” olarak kaydedilerek Makam’a sunulan evrak havale edilmiş ise
“fiziksel belge” olarak kaydedilen evraka ilave edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne
gönderilir. Bu işlem şu şekilde yapılır; öncelikle DAYS ana sayfada sol tarafta bulunan ağaç
yapısının “Evrak Çantası à Belgelerim” sekmesi altından bahsi geçen belge çağrılır, çift
tıklanarak belge üst veri bilgileri ekranına girilir. Ekranın üst sekmelerinde bulunan “dosya
düzenle” sekmesi tıklanarak “göz at” ya da “tara” butonları marifeti ile bahse konu evrak aynı
kayıt numarasının altına eklenir. Makam tarafından fiziksel olarak havale edilmiş birime elektronik
olarak havalesi gerçekleştirilir. Eğer bu evrak, Makam tarafından “gizli” olarak herhangi bir birime
elden verilmiş ise ilgili birim yeni bir kayıtla evrakı “gizli” olarak DAYS’ da kendisi kayıt eder.
Bu durumda kaydı yapan birim, Haberleşme Şube Müdürlüğünden fiziksel belge kayıt numarasını
alarak yeni yapacağı kayda ilgi veya not olarak eklemesi gerekmektedir.
12) Aciliyetine binaen direkt fiziksel olarak birimlere sevk edilen evrak İlgili birimlerce
bilahare DAYS’ a dâhil edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne gönderilir, Haberleşme
Şube Müdürlüğü tarafından “gelen evrak” olarak DAYS’ a kaydedilir.
13) DAYS’a dâhil edilmeyen zarfların veya fiziksel belgelerin ilgili birimlere teslimi,
Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından DMO ‘ya ait “Evrak Teslim İzlenimi”ne kayıt edilerek
zimmetle yapılır.
14) Ana haberleşme tarafından DAYS’a intikal ettirilmemiş hiçbir evrak (Teftiş Kurulu
Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği ile ilgili olarak belirtilen işlemler ve güvenlik kodu “gizli” olarak
birimlerce yapılmış kayıtlar dışında) birimlerince işleme alınmaz.
15) Üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, zata mahsus teklif mektubu vb. işaretler
bulunmayan zarflar (Teftiş Kurulu Başkanlığına gelenler ile Hukuk Müşavirliğine gelen ve
yukarıda açıklanan niteliktekiler hariç) yetkili memur tarafından açılır. TMO’ya ait olup olmadığı,
ekleri, imzaları ve tarihi, dağıtım yerleri kontrol edildikten sonra taranarak DAYS’ da kayda alınır.
9
16) İmzasız olarak fiziksel ortamda gelen evrak kayda alınmaz. İmzasız gelen evraklar
(fatura, banka hesap özeti vb. hariç) kayda tabi tutulmadan ilgili birimine “Evrak Teslim İzlenimi”
ile teslim edilir. İmzalar söz konusu birimce, evrakın gönderildiği yerden tamamlattırıldıktan sonra,
kayıt işlemi yapılmak üzere tekrar merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne, taşrada haberleşme
birimine gönderilir ve bundan sonra DAYS’ da kayda alınır.
17) Kurumumuza ait olmadığı tespit edilen, fiziksel ortamda gelen evrakın üzerine
"Kurumumuza ait olmadığından iade" ibaresi yazılarak posta görevlisine veya adresine iade edilir.
Herhangi bir birime yanlış gelen evrak, aynı birim tarafından üst yazı eklenerek postayla iade
edilir.
18) Kurumumuza elektronik ortamda gelen ve ilgili muhatabı olmayan belge, en son havale
edilen birim tarafından Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada Haberleşme birimine
havale edilir. Meskur belge, bu birimler vasıtası ile belgeyi gönderenin elektronik iletişim adresine
iade edilir.
19) Toprak Mahsulleri Ofisine hitaben yazılan ve gönderilen resmi yazıların (zarfların)
zimmetinden ilk etapta Haberleşme elemanları sorumludur. TMO’ya gelen ve Merkezde
Haberleşme Şube Müdürlüğü, Taşrada Haberleşme birimi elemanlarınca zimmetle teslim alınan
söz konusu APS, özel kargo vs. gibi posta gönderilerinin (zarfların) içinden çıkan, Vakıf veya
TMO içinde faaliyet gösteren dernek, firma vb. kuruluşlara ait belgeler ile şahıslara ait özel zarf
veya belgelerin (makama ait olanlar hariç) zimmetinden, haberleşme birimleri sorumlu değildir.
20) Cetvel, dekont vb. belgeler bir yazı ekinde gelmemiş ise DAYS’a kaydedilerek ilgili
birime havale edilir.
21) Gazete, reklam, broşür, resmi gazeteler vb. kaydedilmeden birimlere “Evrak Teslim
İzlenimi” ile imza karşılığı dağıtımı yapılır.
22) Taşra teşkilatı da bu doğrultuda işlemlerini yürütür.
ç) Kıymetli evrakla ilgili işlemler:
1) Posta veya kurye ile gelen poliçe, çek, bono, tahvil ve benzeri kıymetli evraklar üst yazılı
gelsin veya gelmesin normal evrak gibi taranarak DAYS’ da kayda alınır. Gün sonu raporu ile
birlikte asılları ilgili birimlerine imza karşılığı teslim edilir
d) Teklif mektupları ile ilgili işlemler:
1) Teklif alma suretiyle ihale yapıldığında; ilgili birim tarafından teklif mektupları ile ilgili
10
bilgiler,(ihalenin konusu, ihale kayıt numarası, ne zamana kadar tekliflerin kabul edileceği ‘tarih ve
saat olarak’ ve sonunda nereye verileceği, hangi dosyada işlem göreceği gibi hususlar) bir yazı ile
DAYS üzerinden Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada haberleşme işlerini yürüten
ilgili birime bildirilir.
2) Bu bildirimler doğrultusunda haberleşme birimlerine gelen teklif mektupları bu birimler
tarafından açılmadan DAYS ana sayfa üst menülerden “BelgeleràBelge KaydetàFiziksel Belge
Kaydet” yolu izlenerek sisteme alınır. Zarfların üzerine DAYS üzerinden aldığı numara ve geliş
saati yazılır. Zarfları teslim alma süresi dolduğunda başka teklif mektubu alınmaz. KİK’ e göre
yapılan ihalelerde “İhale Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak”
doldurularak ihale komisyonu üyelerine teklif mektupları ile birlikte teslim edilir. İhale komisyonu
üyeleri bu tutanağı imzalayarak Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderir. Ayrıca, DAYS ana sayfa
üst menülerinden “RaporlaràKullanıcı RaporlarıàGelen Evrak Raporu” sekmesinden istifade
edilerek raporlanır. Fiziksel belge (ihale zarfları) ihale komisyonuna teslim edildiğinden sadece
ihale ile ilgili verilmiş ilk teklif mektubunun geldiği gün itibar alınarak ve “ihale zarfı” ve “ihale
birimi” seçilerek gelen evrak raporu ilgili birimlere imzalatılmak üzere ihale tutanağı ile birlikte
gönderilir.
3) Teklif zarfları teslim alınırken düzenlenecek standart formlarla ilgili olarak; Merkezde
Haberleşme Şube Müdürlüğünce, Taşrada haberleşme işlerini yürüten birimce, yürürlükteki ihale
mevzuatına göre hareket edilir.
4) TMO İhale Yönetmeliğine göre yapılan ihalelerde kabul saatinden sonra gelen teklif
mektupları kayda alınmadan zarfın üzerine TMO kaşesi basılır, yalnız tarih ve geliş saati yazılarak,
teklif sahibi ilgili birime veya komisyona gönderilir. İlgili Birim veya Komisyonun yetkili amiri
zarf üzerinde teslim alınıp alınmayacağı hususunda yazılı görüş bildirerek adını soyadını yazıp
imzaladıktan sonra kayıt işlemi için haberleşme birimlerine gönderir ve belirtilen görüş
doğrultusunda DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı işlemi yapılır.
5) Yanlış gelen teklif mektupları bekletilmeden muhatabına iade edilir.
6) Üzerinde teklif mektubu olduğunu gösterir bilgi olmadığı için veya yanlışlıkla açılan
teklif zarfları yürürlükteki TMO İhale Yönetmeliğinin ilgili maddesi gereğince bir tutanakla tespit
edilerek başka bir zarfa konur ve zarf kapatıldıktan sonra üzeri Merkezde Haberleşme Şube
Müdürü veya yerine bakan bir yetkili, Taşrada bu işle ilgili yetkili makam tarafından imzalanır ve
11
DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı işlemi yapılır, ihale saatinden önce ilgili ihale birimine ya da
komisyona gönderilir.
7) Postada geciken teklif zarfları için; merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünce, taşrada
haberleşme işlerini yürüten birimce, yürürlükteki ihale mevzuatında belirtilen standart form
düzenlenir.
8) İhaleyi yapan birim, zarflar açıldıktan sonra çıkan belgelerin tamamını taramak sureti ile
DAYS içerisindeki daha önce haberleşme birimleri tarafından “fiziksel belge” kaydı yapılmış olan
belgeye “dosya düzenle” sekmesi marifeti ile ilave eder.
e) Koli ödemeli paketler, kargo ve gümrük maddeleri işlemleri:
1) Koli, kargo ve ödemeli paketler bir yazı ekinde geliyorsa Haberleşme Şube
Müdürlüğünce, taşrada haberleşme birimince teslim alındıktan sonra normal evrak gibi kayda
alınır. Yazı ekinde gelmiyorsa görevli memur tarafından DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı
işlemi yapılır. Eğer gerekiyorsa fiziksel belgenin kaydına müteakip belge seçilerek belgenin üst
menülerinden “not” kısmından belge ile ilgili geldiği yer, ağırlığı, cinsi, teslim edileceği birim ile
teslim tarihi gibi detaylar belgeye eklenebilir.
2) Taşra teşkilatı kendi aralarında birbirlerine veya Genel Müdürlüğe paket, koli vb.
ödemeli olarak (zorunlu haller dışında) gönderemez. Ancak üçüncü şahıslardan bu şekilde bir
paket geldiği takdirde ilgili birime paket hakkında gerekli bilgi verilerek, alınıp alınmayacağı
sorulur ve alınması gerekiyor ise ihbarname makbuzu, paketin (kolinin) ait olduğu ilgili birim
amirine imzalattırıldıktan sonra teslim alınır. PTT’den, kargo şirketlerinden vb. yerden ihbarname
geldi ise yine yukarıdaki şartlar yerine getirildikten sonra geldiği yerden aldırılır. Ana haberleşme
biriminde yeterli kurye elemanı bulunmaması halinde paket ilgili birimce de ödemesi yapılarak
alınır.
3) Gümrük işlemlerine tabi olan posta maddeleri merkezde ve taşrada ilgili birimler
tarafından alınır. Haşhaş gümrük maddeleri merkezde Haşhaş ve Alkaloid İşleri Dairesi
Başkanlığı, taşrada ilgili servisler tarafından alınır. Ancak, gümrük maddeleri bir yazı ekinde
geliyor ise gümrükten alınmasını takiben yazı, kayda girmesi için Haberleşme Şube Müdürlüğüne
taşrada haberleşme işlerini yapan birimine verilir ve ilgili birimlerce yukarıdaki esaslar uyarınca
işlem yapılır.
f) Gelen evrakın elektronik ortamda kayıt altına alınması işlemleri:
12
1) Yukarıdaki maddelerde belirtildiği üzere Kurumumuza dışarıdan gelen evrak,
Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi tarafından sisteme alınacaktır.
Hukuk Müşavirliği ve Teftiş Kurulu Başkanlığına direkt gelen evrak güvenlik kodu tespit edilmek
suretiyle kendi büro servisleri tarafından sisteme kayıt edilecektir. Özel Büro Şube Müdürlüğüne
gelen evrak ise manüel olarak gerekli havale işlemleri yaptırılarak Haberleşme Şube Müdürlüğüne
sisteme kayıt edilmek üzere gönderilecektir.
2) Bunun ile ilgili işlemler aşağıda belirtilen silsile takip edilerek yapılacaktır.
2.1) DAYS ana sayfada bulunan üst menülerden Belgeler à Belge Kaydet seçimi yapılır.
Belge kaydet sekmesi belge kaydının gerçekleşmesini sağlayan sekmedir.
2.2) Belge kaydet sekmesinin altında “fiziksel belge kaydet” ve “belge kaydet” olmak üzere
iki seçenek bulunmaktadır. Fiziksel belge kaydı; içeriği gizli fakat kayıt numarası alması zorunlu
belgeyi (kapalı zarf) ve doküman vasfı taşıyan somut bir materyali simgeler.
2.3) Belgeler à Belge Kaydet à Belge Kaydet seçilmesi durumunda gelen tablonun en üst
kısmında bulunan “Tara” butonu tıklanarak evrakın elektronik ortama taşınması sağlanmış olunur.
Eğer söz konusu evrak bilgisayar ortamına kaydedilmiş halde ise “Göz at” butonu tıklanarak
sistem içine taşınır.
2.4) Bahse konu evrak için aynı tabloda kategori başlığı altıdaki seçimli kutudan “Gelen
Evrak” seçilir. Daha sonra alt başlıklar; ad, konu, öncelik derecesi, üretim tarihi, belge no, üretici,
alma tarihi, geliş yöntemi, eki, güvenlik kodu, belge türü, arşiv formatı alanları doldurulur.
2.5) Öncelik derecesi, geliş yöntemi, güvenlik kodu, belge türü, arşiv formatı seçimli
kutularından üretim ve geliş tarihleri tarih kutusundan tıklanarak belirlenir.
2.6) Güvenlik kodu başlığı altında; tasnif dışı, özel, hizmete özel, gizli, çok gizli olmak
üzere beş seçenek bulunmaktadır.( Bu Yönergenin üçüncü maddesinde açıklanmıştır.)
2.7) Arşiv formatı kısmı, sonrasında arşivlenecek belgenin formatının önceden seçilmesini
sağlayan kısımdır. Arşiv formatı için zip dosyalama formatı seçilecektir.
2.8) Üretici seçimi, sisteme kaydedilmiş olanlar varsa seçimli kutudan tıklanarak yapılır.
Aksi takdirde “+” butonu tıklanarak “Firma Ekle” tablosundaki boşluklara bilgiler girilerek yeni
üretici eklenmesi yapılmalıdır.
2.9) Evrakın bilgi edinme kapsamında mı yoksa kişisel bilgi kapsamında mı oldukları
kutucuklardan biri işaretlenerek belirlenir. Bilgi edinme ve kişisel bilgi kapsamları TS 13298’in
13
şart koştuğu, Avrupa uyum yasaları gereği var olan seçeneklerdir. Güvenlik kodu gereği gizli
olması gereken bir belge için “bilgi edinme kapsamı” işaretlenir ise o belge artık kullanıcılara açık
bir belgeye, tam tersi güvenlik kodu gereği tasnif dışı olması gereken bir belgeye “kişisel belge
kapsamı” işaretlenir ise o belge artık kullanıcıların erişemeyeceği bir belgeye dönüşecektir. Bu
durum göz önüne alındığında bu kutuların işaretlenmesi sırasında dikkatli olunmalıdır. Eğer yanlış
bir seçim yapılmış ise düzeltme işleminin de yanlışı yapan kullanıcı tarafından yapılması
gerekmektedir.
2.10) Bu tablodaki kırmızı ile gösterilen başlıklar doldurulması zorunlu, mavi ile gösterilen
başlıklar ise isteğe bağlı olarak doldurulması gerekli alanlardır.
2.11) Tüm bilgilerin doldurulmasına müteakip sol tarafta bulunan “Dosya Tasnif Planı”
sekmesi altındaki ağaç yapısından istifade edilerek bölüm (dosya) seçimi yapılır.
2.12) Seçim sonrası “Dosya Tasnif Planı” sekmesi üst tarafında bölüm belirir.
2.13) Son olarak tablo altında bulunan “Belge Ekle” butonu tıklanarak gelen evrakın
otomatik sayaçtan numarasını almak suretiyle sisteme intikali sağlanmış olunur.
2.14) Bölüm seçim işlemi ayrıca “bölüm arama” veya “klasör arama” sekmeleri tıklanması
ile de yapılabilir. Bu durumda gelen kutu içine başına ve sonuna yüzde işareti koyularak (%805%
gibi) dosya numarası yazıldığında içinde o dosya numarası geçen tüm bölümler bu sekme altına
listelenir. Bu bölümlerden uygun olanı tıklanarak seçilir. Yine “Belge Ekle” butonu tıklanarak
gelen evrakın sisteme intikali sağlanmış olunur.
2.15) DAYS’a kayıtlı numaralar üzerinden gelen faks mesajları tanımlandırılmış
kullanıcılar ekranına gelecektir. Merkezde bu kullanıcılar; Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen
Evrak Arşiv ve Faks Servisi personeli, Hukuk Büro Şefi, Teftiş Büro Şefi, Özel Büro Şube
Müdürlüğü personeli olacaktır. Gelen fakslar, Belgelerà FakslaràGelen Fakslar sekmesi
ekranında görüntülenecektir. Gelen faks satırına çift tıklanmak sureti ile sisteme kayıt edilerek,
“Belge Kaydet” butonu marifeti ile kaydı gerçekleştirilecek ve numara alması sağlanacaktır.
DAYS’ın haricindeki numaralara gelen faks mesajlarından kayıt edilmesi gerekenler Haberleşme
Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gönderilerek sisteme kayıt edilmeleri
sağlanacaktır. Bu servis, ilerde gelecek olan faks teyitlerinin mükerrer kayıt edilmemesine dikkat
edecektir. Gelen fakslar ve kurumdan giden fakslar DAYS ana sayfaà BelgeleràFakslar sekmesi
altında gelen ve giden fakslar başlıkları altında listelenecektir. Taşrada ise faks cihazları DAYS’a
14
dâhil olmadığından alınan fakslar “gelen belge” muamelesi görerek sisteme dâhil edilecektir.
g) Taşra haberleşme birimlerine gelen evrakın elektronik ortamda kayıt altına
alınması işlemleri:
1) Kurumumuz taşra teşkilatına dışarıdan gelen evrak ilgili servisler tarafından aşağıda
belirtildiği şekilde sisteme alınacaktır.
1.1) Şube Müdürlüklerine dışarıdan gelen evrak Bilgi İşlem Servisleri ve ilgisine binaen
Hukuk Servisleri tarafından taranarak sistemde kayıt altına alınacaktır. Bunun ile ilgili işlemler bu
yönergenin beşinci maddesinde belirtildiği şekilde ifa edilecektir.
1.2) Ajans Amirliklerinde ise bu işlemi muhasebeci veya ajans amirinin görevlendirdiği
personel yapacaktır.
1.3) Merkez için belirtilen akışta olduğu gibi taşra işlemlerinde de “Dosya Tasnif Planı”
sekmesi altındaki ağaç yapısından “Merkez” seçimi yapılarak kayıt işlemi gerçekleştirilecektir.
1.4) Taşra işyerlerine gelen faks mesajları diğer fiziksel gelen evrakta olduğu gibi taranarak
sisteme dâhil edilecektir. Faks teyitlerine dikkat edilerek mükerrer kayıt işlemi yapılmamasına
özen gösterilecektir.
ğ) Sisteme kaydedilmiş fiziki evrakın dağıtımı:
1) Herhangi bir şekilde merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, taşrada ilgili servislere
gelen evrak, yukarıdaki maddelerde belirtilen işlemler sonucunda sisteme alınmasına müteakip gün
sonunda DAYS ana sayfa üst menülerinden “Raporlar à Kullanıcı Raporları à Gelen Evrak
Raporu” sekmesinden istifade edilerek raporlanır. Fiziki evrak, raporla birlikte ilgili birimlere imza
karşılığı teslim edilir. Özellikle ihale zarfı, fatura, irsaliye, tebligat gibi belge türleri seçilerek ayrı
raporlar alınabilmektedir.
Gelen evrak raporlarının düzenli alınabilmesi için evrakın havale edilmesi aşamasında
“Zimmetli gitsin” kutusu mutlaka işaretlenmelidir.
Kaydedilen belge ile ilgili yapılabilecek işlemler:
MADDE 6 - (1) Kaydedilen belge ile ilgili olarak mutlaka bir işlem yapılması
gerekmektedir. Aksi takdirde bu belge arşivde bekleyen ve içeriği ile ilgili hiçbir işlem yapılmamış
bir belge olarak kalacaktır. Kaydı gerçekleşen belgeyle ilgili olarak ilgi ekleme, havale etme, iş
akışı başlatma, üst verileri baştan düzenleme, taşıma gibi işlemler yapılabilmektedir. Ayrıca alt
sekmeler sayesinde; belgenin bilgilerine, havalelerine, metadatasına, tüm iş akışlarına, zimmet
15
bilgilerine ve notlarına ulaşılabilmektedir.
(2) Kaydedilen belgeyle ilgili olarak yapılabilecek işlemler sırasıyla aşağıda açıklanmıştır:
a) Belgeye ilgi ekleme:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “İlgi Ekle” sekmesi belgeye sistemde kayıtlı
olan ve/veya olmayan bir belgeyi ilgi olarak ekleme imkânı sağlar. “İlgi Ekle” sekmesi tıklanması
durumunda açılan “İlgi Ekle” penceresinden belgeye, sisteme kayıtlı olan ve/veya olmayan
belgeler arasından ilgi eklenebilecektir. Sistemde kayıtlı olan belgenin ilgi olarak eklenmesinin
istenmesi durumunda bu belgenin adı, konusu, kayıt numarası ya da dosya numarası yüzde işareti
(%) vasıtası ile girilip aratıldıktan sonra, tıklanarak ilgi olarak eklenmesi sağlanır. Eklenen
belgenin yanındaki kırmızı çarpı işaretinden ilgiyi silme imkânı da sağlamaktadır. Belgeye tutulan
ilgi, belge bilgilerinde en altta gösterilecektir. Normal yazışmalardaki ilgi ile burada bahsi geçen
ilgi kavramlarının karıştırılmaması gerekmektedir.
b) Belgeyi havale etme:
1) Havale işlemleri: Kaydedilen belge ekranının üst sekmelerinden “Havale Et” sekmesi
bahsi geçen belgeyi havale etmeye imkân sağlamaktadır.
1.1) Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gelen evrakın, kayıt
işlemleri tamamlandıktan sonra bir birime havale edilmesi gerekmektedir. Bunun için belge
ekranının üst sekmelerinden “Havale Et” sekmesi seçilir. Gelen “Belge Havale Et” ekranından
havale türü olarak “Birim”, kime kısmında muhatap olunan birim seçildikten sonra kullanıcılar
kısmında “Birim Haberleşme” seçilir. Bu suretle evrakın ilgili birimin büro hizmetleri servisine
yönlendirilmesi sağlanmış olunur. Daha sonra “İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Rica” seçilerek
“Ekle” butonu ve gerektiğinde “Zimmetli Gitsin” kutusu tıklanmak suretiyle havale işlemi
gerçekleştirilmiş olunur. Gün sonu raporu ile birimlere verilecek evrakın elektronik
gönderimlerinde mutlaka “Zimmetli Gitsin” kutusu işaretlenmelidir. Bu safhada “Çalışma süresi
verilsin” kısmı doldurulmaz. Bu kısım bir üst yöneticinin kendi personeline havale yaparken
kullanabileceği bir kısımdır.
1.2) “Belge Havale Et” ekranının en alt kısmında “Not Ekle” kutucuğu bulunmaktadır.
Gerekli görülen durumlarda havale edilen kullanıcı veya birime bu kutu vasıtasıyla not göndermek
mümkündür.
1.3) Havaleyi alan birimin büro hizmetleri servisi, birim amirinin direktifleri doğrultusunda
16
ya birim amirine ya da evrakın türüne göre birim amirinin önceden tespit ettiği diğer personele
“İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Arz” seçimini yaparak iç haberleşmeyi tamamlar.
1.4) Birim amiri veya görevlendirilen personel, “İşlem Türü” olarak “Gereği”,
“Görevlendirme” veya “Bilgi” işlemlerinin uygun olanlarını seçerek evrakın havalesini
sonuçlandırır.
1.5) Bir evrak birden fazla havale türü ve işlem türüyle havale edilebilir.
1.6) Hukuk Müşavirliği ve Teftiş Kurulu Başkanlığına direkt gelen evrak ise bahsi geçen
birimlerin büro hizmetleri servisi tarafından kayıt altına alınır ve havale ekranından havalesi
gerçekleştirilir.
1.7) Özel Büro Şube Müdürlüğüne gelen evrak ise nereye sevki yapılacağı kararından sonra
Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gönderilir. Evrakın Gelen
Evrak Arşiv ve Faks Servisi tarafından taranıp kaydı yapıldıktan sonra verilen sevk talimatı
doğrultusunda havalesi gerçekleştirilir.
1.8) Kişiye özel, açık evrakın sistem içinde havale edilmesi durumunda “Zimmetli Gitsin”
kutusu işaretlenmeden işlem yapılır.
1.9) Kişiye direk havalesi mümkün olan evrak, ancak bahsi geçen kullanıcıya direk havale
yapma yetkisine sahip kullanıcı tarafından havale ekranından “kullanıcı” türü seçilerek
gerçekleştirilebilir. Aksi takdirde bu durumdan havaleyi yapan sorumlu olacaktır.
1.10) Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından yanlış havale edildiği belirlenen evrakın
üzerine hangi birime havale edilmesi gerektiği notu iliştirilerek Haberleşme Şube Müdürlüğüne
iade havalesi yapılır ya da biliniyor ise ilgili birime havalesi gerçekleştirilir.
1.11) DAYS tasarımı gereği tüm kullanıcılar sisteme gelen evrak kaydı yapabilmektedirler.
Normalde sisteme Merkezde Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi, Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk
Müşavirliği büroları, taşrada ise ilgili servisler ve görevlendirilmiş personel kayıt yetkisine
sahiptir. Bunun dışındaki kullanıcılar tarafından sisteme gelen evrak kaydı yapılmamalıdır.
Yapılması gerekmesi durumunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilmelidir. Habersiz evrak
kaydı yapan kullanıcılar hakkında idari işlem başlatılır.
2) Havale geldiğinde yapılacak işlemler: Havale ile gelen evrak, DAYS ana sayfada sol
tarafta bulunan ağaç menüsündeki “Gelenler” sekmesinin altında “İşlem İçin” ve “Bilgi İçin” alt
sekmelerinde görüntülenir. Aşağıda gelen evrak ile ilgili beş havale türü işlemleri açıklanmaktadır:
17
2.1) Bilgi için: Bilgi için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcı ekranının ana
sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “Bilgi İçin” alt
sekmesinde bulunmaktadır. Burada biriken evrakla ilgili bilgi alınması gerektiğinde bahsi geçen
sekme tıklanmak sureti ile “bilgi için” tablosu açılır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı
ok işareti ile gösterilmektedir. “Bilgi İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu,
kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen
cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi
çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap”
sekmesi tıklanır, dosya indirmek üzere çıkan tablodan “birlikte aç” seçildikten sonra gerekli
program belirlenmek sureti ile bahsi geçen evrakın içeriğine ulaşılıp, bilgi alınır. Bu noktadan
sonra, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler à Tamamlananlar”
alt sekmesi altında görüntülenmeye başlar. Bu kısmın aşırı derecede dolması durumunda tablo üst
menüsündeki “Gizle” sekmesi ile seçilen evrak “Gizlenenler” sekmesi altına taşınabilir.
2.2) İşlem için:
2.2.1) Görevlendirme: Görevlendirme için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcının
ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “İşlem İçin” alt
sekmesinde bulunmaktadır. Burada biriken evrakla ilgili işlem yapılması gerektiğinde bahsi geçen
sekme tıklanmak sureti ile “İşlem İçin” tablosu açılır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı
ok işareti ile gösterilmektedir. “İşlem İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın
konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise
beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan
herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden
“İşlem Yap” sekmesi tıklanır, “Başlatana geri gönder”, “Onayla ve Havale Et” ve “İptal”
seçenekleri ile karşılaşılır. “Başlatana geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not
kısmına eklenmek sureti ile geri gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem
görmek üzere “gelenler” sekmesi altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder.
“Onayla ve Havale Et” seçeneğinin seçilmesinin akabinde havale tablosu ile karşılaşılır, alt
kısımda “Bu belge size başka birine havale etmeniz için gönderilmiş. İşlemini tamamlamanız için
havale etmelisiniz.” uyarısı bulunmaktadır. Yukarıda anlatılan havale işlemleri adım adım
uygulanarak gerekli görevlendirme işlemi yapılır, onaylayıp havale edilmesine müteakiben, evrak
18
ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında “Tamamlananlar”
2.2.2) Gereği: Gereği için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcının ana sayfasının sol
tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “İşlem İçin” alt sekmesinde
bulunmaktadır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı ok işareti ile gösterilmektedir. “İşlem
İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi,
işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen
notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın
üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap” sekmesi tıklanır, “başka kullanıcıya
gönder”, “onayla”, “başlatana geri gönder” ve “iptal” seçenekleri ile karşılaşılır. “Başka
kullanıcıya gönder” seçeneği seçildiğinde havale tablosu ile karşılaşılır ve gerekli havale işlemleri
uygulanır. “Başlatana geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not kısmına
eklenmek sureti ile geri gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem görmek
üzere “gelenler” sekmesi altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder. “Onayla”
seçeneği seçildiğinde, “dosyaya kaldır” ve “cevaplı dosyaya kaldır” olmak üzere iki seçenek
sunulmaktadır.“Cevaplı dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde karşımıza “ilgi ekle” ekranı gelir.
Bu ekran, bahsi geçen belgeye sisteme kayıtlı olan ve/veya olmayan belgeleri ilgi olarak eklemeye
imkân vermektedir. “Dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde işlem sonuçlanmış olacaktır. Son
olarak, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında
“Tamamlananlar” alt sekmesi altında görüntülenmeye başlar. Bu kısmın aşırı derecede dolması
durumunda tablo üst menüsündeki “Gizle” sekmesi ile seçilen evrak “Gizlenenler” sekmesi altına
taşınabilir.
2.3) Havalesi için arz: Havalesi için arz işlem türüyle kullanıcıya havale edilmiş evrak,
kullanıcının ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında
“İşlem İçin” alt sekmesinde bulunmaktadır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı ok işareti
ile gösterilmektedir. Evrakın havale işlemi için hiyerarşik olarak kullanıcının kendisinden üst
makamlara gönderilmesi durumunda kullanılan bir işlem türüdür. “İşlem İçin” sekmesi
tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü,
gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu
19
görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst
bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap” sekmesi tıklanır, havale tablosu gelir,
“Onayla ve Havale Et”, “Başlatana Geri Gönder” ve “İptal” seçenekleri ile karşılaşılır. “Başlatana
geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not kısmına eklenmek sureti ile geri
gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem görmek üzere “gelenler” sekmesi
altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder. Havale için gerekli işlemler uygulanarak
“Onayla ve Havale Et” seçeneği seçildiğinde, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç
yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında “Tamamlananlar” alt sekmesi altında görüntülenmeye
başlar. Bu kısmın aşırı derecede dolması durumunda tablo üst menüsündeki “Gizle” sekmesi ile
seçilen evrak “Gizlenenler” sekmesi altına taşınabilir.
2.4) Havalesi için rica: “Havalesi İçin Arz” işlem türünde uygulanan işlemler aynı şekilde
geçerlidir. Fakat “Havalesi İçin Rica” işlem türü, evrakın havale işlemi için hiyerarşik olarak
kullanıcının kendisinden alt makamlara gönderilmesi durumunda kullanılan bir işlem türüdür.
2.5.Yukarıda anlatılan beş işlem türü için geçerli olan ortak özellikler aşağıda sıralanmıştır.
2.5.1) Havale ile gelen evrak, mavi yukarı doğru ok işareti ile gösterilmektedir.
2.5.2) Havalesi yapılırken zimmet eklenen evraklarda, “İşlem Yap” seçeneği seçildiğinde,
“Bu işlem için zimmeti kabul etmeniz gerekmekte. Zimmeti kabul ediyor musunuz? Not: Kabul
etmemeniz durumunda belge gönderen kişiye gereği için havale edilecektir.” şeklinde bir uyarı ile
karşılaşılır. Kabul edilmesi durumunda, yukarıda anlatıldığı şekillerde işlemler yapılır. Kabul
edilmemesi durumunda ise, evrak gönderilen işlem türü ile “Son Eklenen Not” kısmında “işleme
gönderilen dosyaların zimmeti kabul edilmedi” notu ile başlatan kullanıcıya geri döner.
2.5.3) Havalesi yapılırken çalışma süresi verilen evraklarda, “Beklenen Cevap Tarihi”
kısmında belirlenen çalışma süresi gösterilir. Belirlenen çalışma süresi temel alınarak kullanıcıya
sistem tarafından bir hatırlatma mesajı gönderilir.
3) Taşra haberleşme birimlerine gelen evrakla ilgili havale işlemleri: Taşra şube
müdürlüklerinde bilgi işlem servislerine gelen evrak kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra şube
müdürünün direktifleri doğrultusunda ya şube müdürüne ya da evrakın türüne göre şube
müdürünün önceden tespit ettiği diğer personele “İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Arz” seçimini
yaparak iç haberleşme tamamlanır. Bundan sonraki işlemler merkezdeki gibi yapılır. Ajans
amirliklerinde havale işlemleri sisteme tanımlandırılmış muhasebeci veya görevlendirilmiş
20
personel tarafından yukarıda belirtilen şekilde yapılır.
c) İş akışı:
1) Kaydedilmiş belgelerle ilgili olarak yapılacak işlemlerden birisi de iş akışı başlatma
işlemidir. İş akışı başlatma işlemi, genel olarak gelen evrakın standartlaşmış bir akış içinde
imzalanması veya paraflanmasının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Gelen evrakın iş akışına
tabii tutulması olağan olmamasına rağmen gerektiğinde kullanılmak üzere sisteme eklenmiştir. İş
akışı, hiyerarşik iş akışı dışında standartlaşmış ve sık kullanılan bir rota izlenmesi durumunda
başvurulacak bir yoldur.
2) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “iş akışı başlat” sekmesi bahsi geçen dokümanı
iş akışına çıkarmaya imkân sağlamaktadır. “İş akışı başlat” sekmesi tıklandıktan sonra akışlar
butonu altından akış seçilir. Bu kısımda yer alan akışlar önceden belirlenmiş olmalıdır, akış
oluşturmada süreç yöneticileri yetkili olduğundan, ihtiyaç halinde bu kişilere müracaat edilir. Eğer
gerekli ise zimmet ve not eklenir. Başlat sekmesi ile bahsi geçen doküman, önceden hazırlanmış
akıştaki kullanıcılara gerekli işlem türüyle gönderilmek suretiyle iş akışı işlemi tamamlanır.
ç) Belgenin üst verilerinin düzenlenmesi:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “belgenin üst verilerini düzenle” sekmesi ile
önceden girilmiş olan tüm üst veriler tekrardan düzenlenebilir. “Belgenin üst verilerini düzenle”
sekmesi tıklandıktan sonra, istenilen değişiklikler yapılıp, “Düzenle” butonu tıklanarak işlem
sonlandırılır.
2) Herhangi bir kullanıcının oluşturmuş olduğu belge üst verilerinin bir belge yöneticisi
tarafından düzenlenmesine sistem el vermektedir. Dolayısıyla belge üst verilerinin belgeyi üreten
ve belge yöneticisi haricindeki kullanıcılar tarafından değiştirilmemesi gerekmektedir. Belge üst
verisi düzenlemeleriyle ilgili yapılan tüm değişiklikler ve değişiklikleri yapan kullanıcılar belgenin
alt sekmelerinden “belgenin tarihçe bilgileri” kısmında takip edilmektedir. Dolayısıyla kendisini
ilgilendirmeyen bir belgenin üst verilerini düzenleyen kullanıcıların tespiti mümkün olup, böyle bir
işlemi yapmaları durumunda haklarında idari soruşturma yapılacaktır.
d) Belgenin taşınması:
1) Kaydedilen belgenin bulunduğu klasör, “taşı” üst sekmesi vasıtasıyla değiştirilebilir. Bu
yetki belge yöneticisine verilmiştir. Kayıtlı belgenin yeri, üst verilerinde “bulunduğu klasör” adı
altında sağdan sola olacak şekilde gösterilmektedir. Belgeyi bulunduğu klasörden bir başka klasöre
21
taşımak için “taşı” sekmesi tıklandıktan sonra, çıkan pencereye başına ve sonuna yüzde işareti (%)
koymak koşuluyla dosya numarası yazılır, çıkan liste o dosyaya dâhil bölüm listesidir; gerekli
bölüm seçilip, sağ taraftaki “taşı” simgesi tıklanarak işlem tamamlanır.
e) Belge dosyalarının düzenlenmesi (Ek ilave edilmesi):
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “dosya düzenle” sekmesi ile sistemde kayıtlı
belgeye ek belgeler eklenebilir. Bunun için “Dosya Düzenle” sekmesi tıklandıktan sonra, çıkan
pencerede oluşan “Göz at” seçeneği ile bilgisayarda var olan bir dosya, “Tara” seçeneği ile o an
taranan bir evrak seçilmiş belgeye eklenmiş olunur.
2) Bu fonksiyondan istifade edilerek ihale zarflarının açılmasına müteakip ihale belgeleri,
fiziksel olarak kaydedilmiş ihale zarfları üzerine eklenebilmektedir. Aynı şekilde fiziksel belge
olarak kaydedilmiş gizli zarfların içeriğinin de zarfları açan kullanıcı tarafından bu kaydın üzerine
eklenebilmektedir. Bu şekildeki işlemler bu sekmeden istifade edilerek yapılacaktır.
f) Yazdırmak ve not eklemek:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “yazdır” ile belge yazıcıya gönderilip, çıktısı
alınabilir. “Not” sekmesi ile ise, belgeye not eklenebilir.
Fiziksel belge kaydı
MADDE 7- (1) Kayıt altına alınması zorunlu fakat içeriğinin gizli kalması gereken ya da
doküman niteliği taşıyan fakat tür olarak basılı sayılmayan somut materyallerden oluşan belge
türüdür.
(2) Fiziksel belge kaydı, ana sayfanın üst sekmeleri “BelgeleràBelge Kaydet àFiziksel
Belge Kaydet” sekmesi ile gerçekleştirilir.
(3) Fiziksel belge kaydının, belge kaydından farkı “raf yeri” kısmı olmasıdır. Raf yeri
kısmına fiziksel belgenin ulaşması gereken kişi, yer veya raf bilgisi girilir.
Kayıtlı belgelerin takibi:
MADDE 8 - (1) Kayıtlı belgelerle ilgili işlem ve bilgilerin takibi için belge ekranlarının
altında bulunan menülerden istifade edilir. Bu sekmeler aşağıda açıklanmıştır.
a) Belge bilgileri: Kaydedilen belgenin üst verilerini görme imkânı verir.
b) Belgenin tarihçe bilgileri: Belgeye hangi kullanıcı tarafından ne işlem yapıldığını tarih
ve saat bilgisi vererek gösteren sekmedir.
22
c) Belgenin tüm havaleleri: Bu sekme, kaydedilen belge, şayet havaleye çıkartılmışsa
tüm havalelerini görme imkânını verir.
ç) Belgenin tüm iş akışları: Bu sekme ile kaydedilen belgeye ait varsa iş akışları
görüntülenir.
d) Belgenin zimmet bilgileri: Bu sekme, kaydedilen belgeye şayet zimmet eklenmişse,
tüm zimmet bilgilerini görme imkânını verir.
e) Metadata: Seçilmiş dokümanla ilgili olarak dosya boyutu, dosya türü, mime türü,
başlık, şablon, yazılım, oluşturulma tarihi, değiştirilme tarihi, sayfa, kelime, karakter, paragraf
sayısı, uygulama versiyonu, paylaşılan doküman ve web bağlantısı kriterlerine metadata alt
sekmesinden ulaşılabilir. Kaydedilen belgenin sağ yanındaki işaretten “metadata bilgisini
görüntüle” butonu tıklanmak sureti ile metadata bilgilerine ulaşılır.
f) Notlar: Kaydedilen belgeye şayet not eklenmişse, tüm notlarını görme imkânı verir.
Taslak oluşturma
MADDE 9- (1) Taslak, kullanıcı tarafından oluşturulmuş, imzalanmamış doküman türüdür.
Taslak oluşturma işlemi, ana sayfanın üst sekmelerinden “BelgeleràTaslak Ekle” sekmesi ile
gerçekleştirilir. “Taslak Ekle” sekmesi “Dosyadan”, “Editörden” ve “Sadece Kayıt Numarası Al”
alt sekmelerinden oluşmaktadır. Taslak oluşturma aşamasında kayıt seçeneği “Kayıt numarasını
onay makamının ilk imzasında al” olarak ayarlanmıştır, onay imzasını alana değin taslak, kayıt
numarası ve şayet ek sayacı olan bir belge türünden hazırlanmış ise ek sayaç numarasını
almayacaktır. Sadece tek kullanıcı tarafından imzalanması veya paraflanması gereken taslak
(rapor, tutanak, dilekçe vs.) için mutlaka “Kayıt numarasını taslak oluştururken al”
seçilmelidir. E-imzası bulunmayan kullanıcılardan oluşan bir akışa mutlaka elektronik imza
sahibi bir kullanıcının “Onay ve Kayıt Makamı” olarak dâhil edilmesi gerekmektedir. Bu
kullanıcı, taslağı akışa başlatan kullanıcının elektronik imzalı ilk amiridir.
a) Dosyadan taslak oluşturma:
1) Dosyadan taslak oluşturma ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
1.1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan alt sekmesi
seçilir. “Kategori” seçimi yapılmasına müteakip taslak üst verileri ekranı çıkar. “Göz at” ya da
“Tara” seçenekleri ile kayıt numarasının belge ile birlikte oluşması için aşağıda belirtildiği şekilde
hazırlanmış Microsoft Word Belgesi düzenlenir;
23
“BelgeleràTaslak Dosya Listeleri” sekmesi tıklanır, bu kısımda sistem yöneticileri
tarafından hazırlanıp sisteme kaydedilmiş şablonlar bulunmaktadır. Buradan istenilen belge türüne
uygun şablon kullanılabileceği gibi “Diğer” başlıklı şablon seçilerek, kullanıcı tarafından uygun
boş bir şablon da tasarlanılabilir. “Taslak Dosya Listeleri” açıldıktan sonra sağ tarafında yeşil ve
mavi renkli simge bulunmaktadır; mavi renkli simge seçildiğinde Office 2007 ve üzeri programlar,
yeşil renkli simge seçildiğinde Office 2003 ve altı programlar ile belge üretilebilmektedir. Şablon
açıldıktan sonra çeşitli ID numaraları bulunan alanlarda herhangi bir değişiklik yapılmaması
gerekmektedir. Aksi takdirde şablonun üzerine üst verilerden yazıldığında otomatik olarak
yapışacak alanlarda karışıklık yaşanacaktır. Diyez işareti (#) ile gözüken alanlar ise kes/kopyalayapıştır şeklinde yeri değiştirilebilecek alanlardır, aynı şekilde yazıldığı takdirde nereye taşınır ise
oraya yapışacaktır. Örneğin “Konu: #Konu#” yazan alan sol taraftan sağ köşeye olduğu gibi
alındığında artık üst verilerde konu kısmına ne yazılır ise yazılan ibare sağ köşeye yapışacaktır. Bu
şekilde alan yaratma şartları ve işlemleri Madde 15 de anlatılmıştır.
1.2) Taslak kategorileri “iç yazışma” ve “giden evrak”tan oluşur. Gelen evrak, taslak olarak
düşünülemez.
1.3) Öncelikle kayıt numarası almak üzere “Kayıt numarasını onay makamının ilk
imzasında al” veya “Kayıt numarasını taslak oluşturulurken al” seçeneklerinden birisi
işaretlenmelidir. Ancak, sistem “Kayıt numarasını onay makamının ilk imzasında al” seçeneğinin
seçili olarak gelmesini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Taslağın onaylanmaması ihtimali göz
önünde bulundurulduğunda onay makamının ilk imzasında kayıt numarası alınması uygun
olacaktır. “Kayıt numarasını taslak oluşturulurken al” seçeneği işaretlendi ise, taslak hiyerarşik
veya dinamik iş akışına sunulmadan önce kayıt numarası alacaktır. Ancak bu taslak imza işlemleri
tamamlanmadığı için belge hüviyeti kazanamayacaktır. “Göz at” ya da “Tara” seçenekleri
tıklanarak taslak sisteme alınır. Üst veriler ekranında taslak üst verileri girilmeye başlanır.
Bir diğer önemli husus ise dosyadan taslak hazırlanırken ilk aşamada “Kayıt numarasını
taslak oluşturulurken al” seçeneği seçildi ise kayıt numarası üst bilgiler ekranında görüntülenecek
ancak taslak imza alana değin kayıt numarası yansımayacaktır.
1.4) Son olarak dosya tasnif planı, klasör arama ya da bölüm arama marifetiyle taslağın
kaydolacağı yer seçildikten sonra; “dosya ekleyerek oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son
bilgileri kontrol edildikten sonra kaydı gerçekleştirilir.
24
1.5) Eğer “kayıt numarası alma” seçeneklerinde “kayıt numarasını onay makamının ilk
imzasında al” seçeneğinde bırakıldıysa, kayıt gerçekleşirken son bilgilerde kayıt numarası
bulunmayacaktır.
1.6) Oluşturulan taslağın belge olabilmesi için en az bir kullanıcı tarafından elektronik
olarak imzalanmış olması gerekmektedir.
1.7) Taslağın belge haline sokulabilmesi için havale edilerek veya iş akışına/hiyerarşik
iş/dinamik iş akışına sokularak elektronik olarak imzalanması gerekmektedir.
b) Editörden taslak oluşturma:
1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Editörden alt sekmesi
seçilir. Kayıt aşamasına gelene kadar dosyadan taslak oluşturma işlemlerinin aynıları
gerçekleştirilir. Farklı olarak taslak, kullanıcı tarafından oluşturulacağından “Göz at” ve “Tara”
seçenekleri bulunmamaktadır. Dosya tasnif planı, klasör arama ya da bölüm arama marifeti ile
taslağın kayıt olacağı yer seçildikten sonra; “editörle taslak oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son
bilgileri kontrol edilir ve kayıt gerçekleşir. Program tarafından editör ekranına yönlendirilir.
Seçilen belge türüne müteakiben editöre intikal eden şablon çerçevesinde üst verilerde doldurulan
bilgiler, tarih ve sayılar otomatik olarak gelecektir. Ancak taslak oluştururken kayıt numarası
alınmış ise kayıt numarası verilecektir, aksi takdirde sayı kutucuğunda “bu taslağa sayı belge
olarak eklenirken verilecektir” ifadesi ile bir referans numarası yer alacaktır.
2) Dosyadan taslak oluşturma kısmında anlatıldığı üzere kayıt numarasının onay
makamının ilk imzasından sonra alınması uygun olacaktır. Aksi halde kayıt numarası aldığı halde
imzalanmayarak belgeye dönüşmeyen taslak da klasörler içinde görünecektir. Bu tip taslakların
diğer belgelerden ayırt edilmesi dosya uzantısının incelenmesi ile mümkündür; elektronik imza
almamış taslaklar pdf uzantısında, elektronik imza almış belgeler ise imz. uzantısındadır.
3) Editör ekranında seçilen belge ile ilgili şablon otomatik olarak gelmektedir. Mevcut
belge türlerinden birisi ile eşleşmeyen belge türleri (araç talep formu, tamir istek fişi, demirbaş
ıskat formu vs.) için belge türleri içindeki “diğer belge” seçeneği seçilir, bu tür yazılar veya
formlar için “boş şablon” kullanılır. Yazılar veya formlar kullanıcının bilgisayarında bulunan
programdan kopyalanarak boş şablona yapıştırılacaktır. Bu durumda üretilen belgenin üzerine
kayıt tarihi ve kayıt numarası otomatik olarak gelecektir. Şablonlu metin, ön izlemede
görüntülenebilecektir. Girilen metnin kaydolması için “versiyon kaydet” sekmesi kullanılır.
25
4) Editörden oluşturulmuş taslaklar pdf formatında görüntülendiğinden, kullanıcı
bilgisayarlarına
Adobe
Reader
programının
kurulması
ve
güncellemelerinin
yapılması
gerekmektedir.
c) Sadece kayıt numarası verdirilerek taslak oluşturma:
1) Herhangi bir dokümanın sistemde görünmesinin istenmemesi veya içeriği gizli belgenin
sisteme katılmadan kayıt alınmasının gerekli olduğu durumlarda kullanılır.
ç) Taslak oluşturulacak belge türleri ile ilgili açıklamalar:
1) Dosyadan veya editörden taslak oluşturma aşamasında “belge türü” tespiti de
gerekmektedir. Bu durumda, “taslak ekle” tablosu içinde “belge türü” satırı tıklandığında
Kurumumuz iş ve işlemlerinde kullanılan tüm belge türleri bir liste olarak gelecektir.
d) Taslak oluşturulurken kullanılan şablonlar:
1) Yönetim Kurulu Kararı: Merkez birimlerinden herhangi bir şekilde Yönetim
Kurulu’nda görüşülmek üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne intikal eden yazılarla ilgili olarak
Yönetim Kurulu Kararları hazırlanır. Yönetim Kurulu Kararlarına 050.02 klasöründen dosya işareti
verilir. Bu klasöre erişim hakkı “Yönetim Grubu”na verilmiş olup, bu grup Yönetim Kurulu
başkanı, üyeleri, Özel Büro Şube Müdürü ve Özel Büro Şube Müdürlüğünden görevlendirilmiş
personelden oluşmaktadır.
Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri bilgileri
doldurulurken özellikle “kategori” açılır listesinden “iç yazışma”, “belge türü” açılır listesinden
“Yönetim Kurulu Kararı” ve “güvenlik kodu” açılır listesinden “özel” seçilir. Müteakiben tablonun
altında açılan karar tarihi, saati, toplantı sayısı, gündem sayısı ve gündem sırası kutuları manüel
olarak doldurulur. Editör ekranına ulaşıldığında, karar metni, kurul kararı ve kurul üyelerinin
isimleri yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile kontrol
edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu, karar tarihi, saati, toplantı sayısı, gündem sayısı ve
gündem sırası bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Hazırlanan Yönetim Kurulu kararı
yazısı, sistemde var olan şablon iş akışı seçilerek veya sistem üzerinden dinamik iş akışından adım
eklemek marifeti ile Yönetim Kurulu üyelerine elektronik imza atılmak üzere gönderilir. Bu
noktadan sonra Özel Büro Şube Müdürlüğü’ndeki yetkili personel, imzaları tamamlanan Yönetim
Kurulu kararına ağaç yapısındaki sol sekmeler altında bulunan GidenleràTamamlananlar sekmesi
altından ulaşabilecektir. Fiziksel ortamda bahsi geçen karar yazısı çıktısı alınarak ıslak imzalar da
26
tamamlanmak sureti ile noter tarafından tasdik edilmiş deftere yapıştırılacaktır. Müteakiben,
kararın alınması ile ilgisi olan birim veya birimlere iç yazışma sekmesinden istifade edilerek bir
cevabi bilgi yazısı gönderilecektir. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan
sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
2) İç sirküler: Daire Başkanlıkları, Şube Müdürlükleri, Ajans Amirlikleri kendi birimleri
içinde personelini bilgilendirmek veya görevlendirmek üzere iç sirküler yayımlayabilirler. İç
sirkülerlere öncelikle 010.07.03 klasöründen ve ayrıca konusuna göre ilgili klasöründen ek dosya
işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası intikal etmektedir. Bunun için
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “İç Sirküler” belge türü seçilir. İç Sirkülerler
ayrı bir sayaçtan yıl bazında “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına ulaşıldığında,
sirküler metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile
kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve sirküler metni bilgileri şablona otomatik
olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına müteakip bahsi geçen sirküler hiyerarşik akışa
çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen kademeler çıkartılarak, ardından dağıtım listesi
oluşturulup işlem tamamlanır. Dağıtım listesi oluşturulurken, havale ekranından “havale türü”
açılır listesinden “birim”, “kime” açılır listesinden “birimin tamamı”, “işlem türü” açılır listesinden
de gerekli görülen işlem türü seçilmek sureti ile işlem tamamlanır. Bu belge türünün Belgelerà
Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
3) Genel Müdürlük sirküleri: Genel Müdürlük makamınca tüm teşkilata herhangi bir
konuda bilgi veya talimat verilmesi durumunda Genel Müdürlük sirküleri ilgili birim vasıtası ile
hazırlanır. Genel Müdürlük Sirkülerine öncelikle 010.07.03 klasöründen dosya işareti verilir.
Bunun için Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri bilgileri
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genel Müdürlük Sirküleri” belge türü
olarak seçilir. Genel Müdürlük sirküleri ayrı bir sayaçtan müteselsil olarak numara alacaktır. Editör
ekranına ulaşıldığında, sirküler metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile
kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve sirküler metni
bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına müteakip bahsi geçen
sirküler hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen kademeler çıkartılarak,
ardından dağıtım listesi oluşturulup işlem tamamlanır. Dağıtım listesi oluşturulurken, havale
27
ekranından “havale türü” açılır listesinden “kök”, “kime” açılır listesinden “TMO”, “işlem türü”
açılır listesinden de gerekli görülen işlem türü seçilmek sureti ile işlem tamamlanır. Bu belge
türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki
gibi işlem yapılır.
4) Genelge: Hiçbir yönergeye alınması mümkün olmayan veya yönergeye alınması
mümkün olup da acele teşkilata duyurulması gereken ve süreklilik gösteren mevzuat hükümleri
tüm teşkilata yayınlanacaksa Genelge ile tebliğ olunur. Genelgelerle tebliğ olunan ve süreklilik
getiren hükümlerden, yönergelere alınması mümkün olanların en geç 1 yıl içinde birimlerince
yönergelerine alınması sağlanır. İç genelgelere öncelikle 010.06.01 klasöründen ve arkasından
konusuna göre ilgili klasöründen dosya işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası
intikal etmektedir. Dış genelgelere ise ilgili daire başkanlığınca öncelikle 010.06.02 klasöründen ve
arkasından konusuna göre ilgili klasöründen dosya işareti verilir. Genelgeler sicil numarasını
DAYS’ dan otomatik olarak alır. Kurumumuzun kuruluşundan itibaren (1)’ den başlayarak yıllara
bağlı kalmaksızın numara devam eder. Genelgeler yalnız Merkez Birimlerince hazırlanır ve
yayımlanır. Ayrıca her genelge iç yazışma sayacından bir kayıt numarası da almaktadır. Bir
genelgenin yürürlükten kaldırılması ve herhangi bir genelgede yapılacak madde değişiklikleri ilgili
birimince hazırlanacak ikinci bir Genelge ile duyurulur. Eğer bir genelge işin yerine
getirilmesinden sonra yürürlükten kalkacaksa bu Genelgenin son satırına “bu genelge gereği
yapıldıktan sonra yürürlükten kalkar” ibaresi yazılır veya bir genelge bir başka genelgeyi
yürürlükten kaldırıyorsa genelgenin sonuna, “bu genelgenin yürürlüğe girmesi ile ../.../…. tarih ve
….. sicil numaralı genelge yürürlükten kalkar” ibaresi yazılır. Genelge işlemleri için Belgelerà
Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken
özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genelge” belge türü seçilir. Bu belge türü seçilmesine
müteakip gelen “yürürlük tarihi” kutucuğuna bahsi geçen genelgenin yürürlüğe gireceği tarih
girilir. Editör ekranına ulaşıldığında, genelge metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi
kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen
konu ve genelge metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen genelge hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
kademeler çıkartılarak, ardından dağıtım listesi oluşturulup işlem tamamlanır. Dağıtım listesi
oluşturulurken, havale ekranından “havale türü” açılır listesinden “kök”, “kime” açılır listesinden
28
“TMO”, “işlem türü” açılır listesinden de gerekli görülen işlem türü seçilmek sureti ile işlem
tamamlanır. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması
halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
5) Genel Yazı: Genel yazı Merkez Birimlerince her yılbaşı (1)’ den başlamak suretiyle
birbirini izleyen numara verilerek “Genel Yazı” başlığı altında tüm teşkilata duyurulan yazı
şeklidir. Genel yazılara öncelikle 010.07.01 klasöründen ve arkasından konusuna göre ilgili
klasöründen dosya işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası intikal etmektedir.
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genel Yazı” belge türü seçilir. Genel
yazılar ayrı bir sayaçtan yıl bazında “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına
ulaşıldığında, genel yazı metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile
kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu, hazırlayan birim ve
genel yazı metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen genel yazı hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
6) Tutanak, rapor ve komisyon kararı: Belgelenmesi gereken bir olayın veya bir
durumun nasıl olduğunu ifade eden, bir konu ile ilgili inceleme, araştırma sonucunu ve düşünceleri
veya tespit edilenleri içeren ve Kurumumuz yetkililerinin herhangi birinin görevlendirdiği veya
yönergeler, yönetmelikler ve talimatlar çerçevesinde işin yapılmasından sorumlu olan kimseler
tarafından düzenlenen ve imzalanan belgelerdir. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
izlenerek açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden
“Tutanak”, “Komisyon Kararı” veya “Rapor” belge türü seçilir. Tutanak, komisyon kararı ve
raporlar otomatik sayaçtan “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına ulaşıldığında,
tutanak, komisyon kararı veya rapor metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti
ile kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve tutanak/rapor
metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Bahsi geçen tutanak, komisyon kararı
29
veya rapor, imzası bulunması gereken kişileri kapsayan “dinamik iş akışı”na tabi tutulur. Taslak
kaydedildikten sonra, üst menülerinden “dinamik iş akışı başlat” sekmesi tıklanarak dinamik iş
akış ekranına ulaşılır. Gelen ekranda başlatan kullanıcı akıştan çıkartılamamakla birlikte gerekli
diğer kullanıcılar “adım ekle” butonu marifeti ile “alıcı tipi”nden “kullanıcı” seçilerek tek tek
eklenir. Bir kullanıcı ekleneceği zaman, en üst makamdaki (onay kayıt makamı) kullanıcının
üstüne gelinip tek tıklanarak, sonrasında ”adım ekle” butonu ile gerekli hiyerarşi kurulmalıdır,
gerekli hiyerarşi yan taraftaki oklar vasıtası ile de düzenlenebilir. Sistemde “Onay ve Kayıt
Makamı” olarak belirlenen kişi ilk olarak adıma eklenir, ardından “onay makamı” kutucuğundan
eklenen adım onay makamı olarak seçilir. Tutanak, rapor ve komisyon kararı hazırlanırken ilgili
birim raportörü işi başlatır, eşitler arasında bir yazı ise ilgili birim (akışı başlatan birim) yetkili
amiri “onay ve kayıt makamı” olarak seçilir. Eşitlerin üstünde bir makam olması durumunda, bu
kullanıcı “onay ve kayıt makamı” olarak seçilir. Çıkartılması gereken kullanıcılar “seçili adımı
çıkart” butonu vasıtası ile çıkartılır. Tutanak/komisyon kararı/rapor son imzasını aldıktan sonra
kayıt numarasını ve ek sayaç numarasını almış olacaktır. Bu belge türünün Belgelerà Taslak
Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
7) Yazı: İdarelerin kendi içinde veya gerçek/tüzel kişilerle veya diğer kamu kurumları ile
iletişimleri sırasında kullandıkları belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
“Yazı” belge türü seçilir. Editör ekranına ulaşıldığında, yazı metni yazılarak “versiyon kaydet”
sekmesi kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında
girilen konu, tarih ve yazıyı oluşturan birim şablona otomatik olarak gelecektir. Taslağın almış
olduğu kayıt numarası da imzaları tamamlandıktan sonra sayı hanesine otomatik olarak gelecektir.
Bu safhaya kadar bahsi geçen hanede taslağın geçici olarak almış olduğu referans numarası ve “bu
taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek” ifadesi yer alacaktır. Bu işlemlerin yapılmasına
müteakip gerekli görülen işlem türleri(havale, iş akışı, hiyerarşik iş akışı, e-imza ile klasörde tutma
vs.) uygulanır. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması
8) Olur: Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Müsteşarlık ve Bakanlık vb. makamlardan
onay almak amacıyla yazılmış olan belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
30
“Olur” belge türü seçilir. Editör ekranına ulaşıldığında, olur metni yazılarak “versiyon kaydet”
taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek” ifadesi yer alacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen olur, hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
kullanıcılar “seçili adımı çıkart” butonu marifeti ile çıkartılır. Gerekli görülen kullanıcılar “adım
ekle” butonu marifeti ile akışa ilave edilir. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan
9) H’lı yazılar: Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst
veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “H’lı Yazılar” belge türü seçilir.
Taslak üst bilgilerinde ilaveten konulmuş olan “H numarası” ve “rumuz” kısımları doldurulur.
Editör ekranına ulaşıldığında, H’lı yazı metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak
sureti ile kaydedilir. Önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen bilgiler şablona
otomatik olarak gelecektir. Taslağın almış olduğu kayıt numarası da imzaları tamamlandıktan
sonra sayı hanesine otomatik olarak gelecektir. Bu safhaya kadar bahsi geçen hanede taslağın
geçici olarak almış olduğu referans numarası ve “bu taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek”
ifadesi yer alacaktır. Yalnızca kendi imzası bulunması gerekiyor ise akışa sunmadan taslak üst
sekmelerinden “paraf at” ya da “e-imza at” seçeneklerini kullanmalıdır. Belgelerà Taslak Ekleà
Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
10) İzin formu: Kurumumuz personelinin yıllık izinlerini kullanabilmek adına doldurduğu
belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri
bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “İzin Formu” belge türü seçilir.
Buna istinaden adı soyadı, sicil no, görevi, birimi, izin başlangıç tarihi, izin bitiş tarihi, izinde
bulunacağı adres, izinde bulunabileceği telefon numarası, izin yılı, izin yılından kalan izin günü,
ilk onay makamı, ilk onay makamı adı, ikinci onay makamı, ikinci onay makamı adı, yerine
bakacak olanın adı soyadı, yerine bakacak olanın görevi, yerine bakacak olanın sicil no kutucukları
açılır. Önceki yıllardan devreden izin sürelerinin belirtilebilmesi amacıyla bu bilgilerde “izin yılı”
ve “izin yılından kalan izin günü” kutucuklarından ikişer adet konulmuştur. Bir yıl için izin süresi
31
bulunan kullanıcılar bu kutucuklardan birer adedini dolduracaklardır. Doldurulan bilgiler izin
formu şablonuna otomatik olarak gelecektir. Bahsi geçen izin formu imzası bulunması gereken
kişileri kapsayan “hiyerarşik iş akışı” na tabi tutulur. Taslak kaydedildikten sonra, üst
menülerinden “hiyerarşik akış başlat” sekmesi tıklanarak hiyerarşik iş akış ekranına ulaşılır.
Hiyerarşik iş akışında gelen kullanıcılardan uygun olanlar tutulur, olmayanlar çıkartılır, olması
gerekenler ilave edilir. Bu safhada kullanıcı yerine bakacak olan kullanıcıyı kendinden bir üst
aşamaya eklemelidir. Ayrıca izin formunun öncelikle izin takip işlemlerini yapan merkezde Büro
Hizmetleri Servisi’ne, taşrada ise Personel Servis Şefliği’ne ulaşması gerekliliğinden hiyerarşik iş
akış tablosuna kullanıcı, yerine bakacak olan kullanıcıdan bir üst aşamaya izin takip işlemleri ile
ilgilenen kullanıcıyı eklemelidir. İzinleri takip eden bu birimler, bilgilerin doğruluğunu kontrol
etmesine müteakip elektronik paraflarını atarak hiyerarşik iş akışını devam ettirirler. Bu arada,
hiyerarşik iş akışı başlatılırken dağıtım listesine izin takip birimlerinin mutlaka eklenmesi
gerekmektedir. İzin takip birimleri, izin formunun onaylanmasına müteakip izin takip kartlarına
gerekli işlemleri yaparlar. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile
oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
11) Denetleme raporu: Kontrolörler ve kendisine denetim görevi verilmiş personel
tarafından kullanılan bir rapor türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek
açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Denetleme
Raporu” belge türü seçilmesine müteakip “taslak üst bilgileri” ekranının alt kısmında belirtilen
ilave üst bilgiler manuel olarak doldurulur. Bu ilave üst bilgiler; “rapor no”, “iş yeri adı”, “rapor
tarihi” ve “hazırlandığı birim”dir. Bu doldurulan bilgiler editörde oluşacak şablona otomatik olarak
yapışacaktır. Rapor no, denetlemeyi yapan kişinin kendi takibi için vereceği numaradır. Ayrıca
şablon üzerinde DAYS’ dan otomatik olarak alınan denetleme rapor no, kayıt tarihi ve kayıt
numarası da yer alacaktır. Rapor metni gelen şablon üzerinden manuel olarak doldurulacak ve
ardından “versiyon kaydet” sekmesi ile kayıt altına alınacaktır. Taslağın son halini görmek için
“önizleme” sekmesi kullanılacaktır. Bahse konu raporu hazırlayan kontrolör veya kendisine
denetim görevi verilmiş personel, raporun hazırlanmasında rol alan kullanıcıları kapsayan dinamik
iş akışını başlatır. Bu işlem için “dinamik iş akışı” tablosundaki “adım ekle” butonunun ardından
“alıcı tipi” açılır listesinden “kullanıcı” butonunu kullanmalıdır. Yalnızca kendi imzası bulunması
gerekiyor ise akışa sunmadan taslak üst sekmelerinden “paraf at” ya da “e-imza at” seçeneklerini
32
kullanmalıdır. Raporun imzalarının tamamlanmasına müteakip havale etme, bir yazı ekinde olura
sunma, üst yazı ile belli bir makama sunma gibi işlemler yapılabilir. Denetleme raporları istenildiği
takdirde “güvenlik kodu” açılır listesinden “gizli” güvenlik kodu seçilmek sureti ile yapılabilir. Bu
belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9a’daki gibi işlem yapılır.
12) Müfettiş Raporu: Teftiş Kurulu Başkanlığı Müfettişlerince düzenlenen bir rapor
türüdür. Bu şablon, inceleme, soruşturma(adli, idari), teftiş raporlarının düzenlenmesinde rapor
türü üst verisi belirtilerek kullanılacaktır. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek
açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Müfettiş
Raporu” belge türü seçilmesine müteakip üst veri ekranının alt kısmında bulunan aşağıda belirtilen
ilave üst bilgiler doldurulur. Bu ilave üst bilgiler; müfettişin adı soyadı, iş numarası, işin yapıldığı
yer, teftiş gören iş yeri/servisi, işin başlama tarihi, işi bitirme tarihi, alınan emrin tarihi, alınan
emrin numarası, müfettiş yazışma no, raporun türü, rapor numarası, rapor tarihi, ekler’ dir. Bu
doldurulan alanlar şablona otomatik olarak düşecektir. Ayrıca şablon üzerinde DAYS’dan
otomatik olarak alınan kayıt tarihi, kayıt numarası ve konusu da yer alacaktır. Rapor metni gelen
şablon üzerinden manüel olarak doldurulacak ve ardından “versiyon kaydet” sekmesi ile kayıt
altına alınacaktır. Bu safhada “teftiş görenlerin/ suçlu sanılanların adı soyadı, sicil no ve görevleri”
kısmı da bu kişilerin sayılarının bilinmemesi sebebi ile rapor metin alanına raporu hazırlayan
müfettiş tarafından manüel olarak girilecektir. Taslağın son halini görmek için “önizleme” sekmesi
kullanılacaktır. Müfettiş raporu, teftişi yapan müfettiş veya müfettişler tarafından elektronik olarak
imzalanır. Akabinde müfettiş raporuna eklenmesi gereken rapor ve müştemilatları kullanıcı
bilgisayarından çağrılarak ya da DAYS taslaklarından istifade edilerek “dosya düzenle” üst
sekmesi vasıtası ile yapılabilir. Müfettiş raporunun imzalarının tamamlanmasına müteakip havale
etme, bir yazı ekinde olura sunma, üst yazı ile belli bir makama sunma gibi işlemler yapılabilir. Bu
e) Şablonu olmayan belge türleri için taslak oluşturma:
1) İşyerinden işyerine değişen, boyutu ve imza sayısı kestirilemeyen, yapısı işlem türüne
33
göre değişebilen belge türleri ile karışık bir yapıda bulunan formlardır. Bu tip belge türleri kaydı
yapılırken belge türü açılır listesinden belge türü olarak “diğer belge” seçilmelidir. Taslak Ekle à
Editörden/Dosyadan marifeti ile “Diğer” isimli şablon kullanılmak sureti ile sisteme alınmalıdır.
“Diğer” şablonu kullanıldığında otomatik olarak konusu, kayıt tarihi ve kayıt numarası üretilmiş
yazı veya formun üstüne yapışacaktır.
f) Kayıtlı taslağın takibi:
1) Kaydedilmiş taslakla ilgili üretim, havale, versiyon, tarihçe, metadata, iş akışı ve
zimmet gibi bilgilere taslak bilgi ekranı alt sekmelerinden ulaşılabilir. Bu sekmeler aşağıda tek tek
açıklanmıştır.
1.1) Taslak bilgileri: Kaydedilmiş bir taslak açıldığında alt bilgilerinden ilk başta yer alan
sekmedir. Taslağın üst verilerini görme imkânı verir.
1.2) Taslağın tarihçe bilgileri: Taslağa hangi kullanıcı tarafından ne işlem yapıldığını tarih
ve saat bilgisi vererek gösteren alt sekmedir.
1.3) Taslağın versiyonları: Taslağın hangi tarih ve saatte hangi kullanıcı tarafından
kaydedildiği bilgisiyle, kaç değişiklikle kaç versiyon oluşturulduğu bilgisini veren alt sekmedir
1.4) Metadata: Seçilmiş taslakla ilgili olarak dosya boyutu, dosya türü, mime türü, başlık,
şablon, yazılım, oluşturulma tarihi, değiştirilme tarihi, sayfa, kelime, karakter, paragraf sayısı,
uygulama versiyonu, paylaşılan doküman ve web bağlantısı kriterlerine metadata alt sekmesinden
ulaşılabilir. Kaydedilen taslağın sağ yanındaki işaretten “metadata bilgisini görüntüle” butonu
tıklanmak sureti ile metadata bilgileri görüntülenir.
1.5) Taslağın tüm havaleleri: Bu alt sekme, kaydedilen taslak, şayet havaleye
çıkartılmışsa tüm havalelerini görme imkânını verir.
1.6) Taslağın tüm iş akışları: Bu alt sekme ile kaydedilen taslağa ait varsa iş akışları
görüntülenir.
1.7) Taslağın zimmet bilgileri: Bu alt sekme, kaydedilen taslağa şayet zimmet eklenmişse,
g) Taslakla ilgili yapılabilecek işlemler:
1) Hiyerarşik iş akışı oluşturma işlemi: Taslağın üst birimlere doğru, imzalanmak üzere
akışa çıkmasını sağlayan sekmedir. Taslak bilgileri görüntülendikten sonra, üst sekmelerden
“hiyerarşik iş akışı başlat” sekmesi seçilir. Gelen “Hiyerarşik İş Akışı Başlat” tablosundan duruma
34
göre elektronik imza sayısı girilir. Bunun için fiziki evrakın üst kopyasında olması gereken imza
sayısı temel alınır. Karşısında “onay” ifadesi bulunan kullanıcılar elektronik imza atmakla, “paraf”
ifadesi bulunan kullanıcılar ise elektronik paraf atmakla mükelleftirler. Kurumumuz bünyesinde
elektronik imza, merkezde şube müdürü ve üstü yöneticilerine, taşra şube müdürlüklerinde şube
müdür ve müdür yardımcılarına verilmiştir. (bilahare ajans müdürü, ajansta tespit edilmiş imza
yetkili bir personel, taşra ve merkez şefleri, kontrolörler vb. gibi kadrolara elektronik imza alınması
durumunda bu cümleye ilave edilecektir.) İmza sayısı seçilirken bu durum dikkate alınmalıdır.
Elektronik olarak imzalanmamış hiçbir taslak, belge hüviyetine kavuşamayacağından en az bir tane
elektronik imzası bulunan kullanıcı hiyerarşik akışa dâhil edilmelidir. Elektronik imza sertifikası
bulunan kullanıcılar paraflarını elektronik imza aracı (token) ile bulunmayan kullanıcılar ise
Kurum active directory’sinden kendileri için tanımlanmış elektronik parafları ile atacaklardır.
Elektronik imza sayısının girilmesine müteakip bir alt kutudan “Onay Makamı” seçilerek işleme
devam edilir. Seçilen onay makamı, taslağın belge olarak kayda gireceği aşamadır. Bir alt kutuda
“Akış Rotası” kısmı bulunmaktadır. Bu kısma kurulu hiyerarşi dışında “Adım Ekle” butonu ile
kullanıcı eklenebilir, ayrıca “Seçili Adım Çıkart” butonu ile kurulu hiyerarşiden herhangi bir
kullanıcı çıkarılabilir. Koordineli yazılarda koordine açılacak kullanıcılar “Adım Ekle” butonu ile
uygun kademeden hiyerarşik akışa dâhil edilmelidir. Eklenen kullanıcının, akış rotasında
hiyerarşisi gereği hangi kademede bulunması gerekiyorsa sağ yanda bulunan aşağı ve yukarı okları
ile gerekli yere yerleştirilmelidir. Bu işlemler sonrasında alttaki kutucuklar işaretlenerek “Çalışma
Süresi”, “Zimmet” bilgileri eklenebilir. Çalışma süresi, işin aciliyeti durumunun bir üst makama
hatırlatılması amacıyla konulmuştur. Aksi durumlarda çalışma süresi verilmemelidir. Onay ve
kayıt makamının imzalamasına müteakip daha önce taslağı hiyerarşik akışa sunan kullanıcı
tarafından tespit edilmiş olan “Dağıtım listesi’ nde bulunanlara belge dağıtılmış olunur.
2) Dağıtım listesi oluşturma işlemi: Genel olarak dağıtım listesi oluşturmak için,
hiyerarşik veya dinamik iş akış tablosunun altında bulunan “dağıtım listesi oluştur” butonu tıklanır,
ardından “sonraki” butonu tıklanarak gelen tablodan taslağın nereye gönderileceği, işlem türü de
belirlenerek adım adım seçilir. Bu safhada bu Yönergenin altıncı maddesinde açıklanan havale
işlemleri uygulanır. Bu maddede belirtilen havale türlerinden farklı olarak “kurum dışı” ve
“dağıtım listesinden” seçenekleri bulunmaktadır. Havale ekranında “havale türü” nde gelen
35
“dağıtım listesinden” seçeneği için dağıtım listesi oluşturma yetkisi yalnızca DAYS süreç ve
sistem yöneticilerinde bulunmaktadır. Böyle bir ihtiyacın oluşması durumunda süreç yöneticisi ile
irtibata geçilir. Havale ekranında “havale türü” nde gelen “kurum dışı” seçeneği seçildiğinde
“kime” açılır listesinde gelen kurum ve kuruluşlar, “firmalar” sekmesinden eklenenlerdir, herhangi
bir kurum veya kuruluş eklenmek istendiğinde ana sayfa üst menülerden "BelgeleràFirmalar”
sekmesi kullanılmalıdır. Dağıtım listesi hazırlama işlemleri aşağıdaki belirtilen hususlara göre
yapılacaktır.
2.1) Dağıtım listesinde merkezde bir daire başkanlığı veya bir müstakil şube müdürlüğü
seçilmiş ise dağıtım tablosunda (havale ekranı) “kullanıcılar” kısmında “birim haberleşmesi”
seçilmelidir. Bu durumda dağıtıma çıkarılmış taslak, merkez birimleri büro hizmetleri servislerine
veya haberleşme konusunda görevlendirilmiş kullanıcılara dağıtılmış olunur. Bu amaç
çerçevesinde merkez müstakil şube müdürlüklerinde bir veya birkaç kullanıcı “büro hizmetleri
yetkisi” ile sisteme atanmıştır.
2.2) Dağıtım listesine taşra şube müdürlüklerinden herhangi biri eklenirse “kullanıcılar”
kısmında “birim haberleşmesi” seçilmelidir. Dağıtım listesinden taşra şube müdürlüklerinin
hepsine gönderilmek isteniyor ise “hazır dağıtım listesi” nden “Taşra Şube Müdürlükleri” seçilerek
bu müdürlüklerin haberleşme birimlerine dağıtım yapılmış olunur.
2.3) Dağıtım listesinden ajans amirliklerinden biri veya bir kaçı seçildiğinde yine
“kullanıcılar” kısmında “birim haberleşmesi” seçilmelidir. Bu durumda dağıtımın ajansta “büro
hizmetleri yetkisi” verilmiş kullanıcıya yapılması sağlanmış olacaktır.
2.4) Aynı daire başkanlığına bağlı şube müdürlüklerinin ve şube müdürlüklerine bağlı
servislerin birbirleri ile yaptıkları yazışmalarda, dağıtım listesi hazırlarken havale türü açılır
listesinden “kullanıcı”, “kime” açılır listesinden gönderilmesi düşünülen birimin amiri seçilmek
sureti ile dağıtım gerçekleştirilir.
2.5) Dağıtım listesinde “Havale Türü” açılır listesinden “Kurum Dışı” olarak seçilmiş
belge, fiziksel veya elektronik olarak gönderilebilir.
belge, kurum dışına elektronik yollarla gönderilecek ise “gidiş tipi” açılır listesinden “Elektronik
Posta İle” seçeneği seçilerek, kişi ve kuruluşların elektronik posta adreslerine güvenli ortamda
gönderilir. (Ancak henüz kurumlar arası elektronik posta gönderim sistemi kurulu olmadığından bu
36
özellik kullanılamamaktadır. Dolayısıyla bu sistem devreye girinceye kadar “gidiş tipi” olarak
diğer seçenekler tercih edilmelidir.)
Güvenlik kodu “gizli, çok gizli, özel” seçilen belgeler,
güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilebilir.(Bu işlemler bu Yönergenin on ikinci
maddesinde detaylı bir şekilde açıklanmaktadır.)
2.7) Elektronik haberleşme sistemine geçmemiş kişi ve kuruluşlara belge gönderilmesi
durumunda dağıtım listesine yazıyı yazan birimin haberleşmesi veya haberleşme adına
tanımlanmış kullanıcısı ilave edilir. Haberleşme biriminin yapacağı işlemler bu Yönergenin on
ikinci maddesinde “giden evrak ile ilgili işlemler” kısmında anlatılmaktadır. Dağıtım listesinin
ilgililere ulaşmasını sağlamak için “gönder” butonu tıklanır. Dağıtım listesinin oluşturulmasına
müteakip hiyerarşik akışın devam ettirilebilmesi için akış içine seçilmiş kullanıcıların paraf ya da
imzalama aracı devreye girer, paraflama ve/veya imzalama işlemleriyle birlikte taslak hiyerarşik iş
akışına çıkmış olur. İmzaları tamamlandıktan sonra bahsi geçen taslak artık bir belgeye
dönüşmüştür. Son imzasını aldıktan sonra, önceden belirlenmiş olan dağıtım listesindeki muhatabı
olan yerlere, belirlenen işlem türüyle ulaşır.
3) Hiyerarşik iş akışı gelmesi durumunda yapılacak işlemler: Yollanan hiyerarşik iş
akışı, kullanıcı profilinin ana ekranında yukarı doğru yeşil okla gösterilmektedir. Ayrıca sol
sekmelerde “gelenler” sekmesinin alt sekmelerinden “işlem için” sekmesi altında her bir işlem satır
olarak görüntülenir. Hiyerarşik iş akışını başlatan kullanıcıda ise sol sekmelerden “işlenenler”
sekmesi altında “devam edenler” alt sekmesi ve “gidenler” sekmesi altında “devam edenler” alt
sekmesi altında tamamlanana kadar görüntülenmektedir. Hiyerarşik akışla gelmiş olan taslak
açıldıktan sonra; bahsi geçen taslağı görüntülemek, üzerinde işlem yapmak, not eklemek ve dosya
tasnif planındaki kayıt yeri yanlış olduğu düşünülürse (belge yöneticisi vasıtasıyla) taşımak
mümkündür. “Görüntüle” butonu ile taslak içindeki metne ulaşılır.“İşlem yap” butonu kullanıcıya
üç seçenek sunmaktadır; “elektronik parafla” ve/veya “elektronik imzala”, “değişiklik talebi”,
“iptal” seçenekleridir. Elektronik olarak imza ya da paraf atıldıktan sonra taslak “işlenenler”
sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesinde görüntülenmeye başlayacaktır. Hiyerarşik iş akışı
ile son kademeye gelen taslak akıştaki son kullanıcıya “işlem yap” butonu ile üç seçenek
sunmaktadır; “onayla ve kaydet”, “değişiklik talebi”, “iptal”. Son kullanıcı “Onayla” butonunu
tıkladığında taslağın ilk kayıt aşamasında “kayıt numarasını onay makamının ilk imzasında al”
seçeneği işaretlendiyse taslak kayıt numarası alacaktır. Taslak “editörden” oluşturulmuş ise kayıt
37
numarasını alması sonrasında “İmzalanacak taslak editörle hazırlanmış, ana dosyası mevcut değil.
Editörden dosya oluşturup, imzalamak istediğinize emin misiniz” ifadesi ile karşılaşılır, “tamam”
dendikten sonra imzalama işlemleri yapılır. Bu durumda TÜBİTAK tarafından verilmiş olan imza
aracı devreye girer, açılan Windows kutusundan sertifika seçilip, kişiye özel pin kodu girilip,
“imzala” butonu tıklanır. Onaylama aşamasında ek olarak not ekleyip onaylamak, “İşlem yap”
butonu vasıtası ile değişiklik talep edip, taslağı başlatana geri göndermek mümkündür. Bu işlem
için; değişikliğe sebep gösterdiğimiz not “not ekle” tablosundaki boş alana yazılır, ardından
“değişiklik talebi” butonu tıklanır. Bu durumda hiyerarşik akış, başlatan kullanıcının ekranında
“gidenler” sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesi, “işlenenler” sekmesi altında
“tamamlananlar” alt sekmesi ve “iş akışlarım” sekmesi altında “reddedilenler” alt sekmesi altında
görüntülenir. Ayrıca kullanıcının başlattığı iş akışının geri döndüğüne dair sistem tarafından bir
mesaj gönderilir. Akışa değişiklik talebi isteyen kullanıcının ekranında ise “gidenler” sekmesi
altında “ tamamlananlar” alt sekmesi ve “işlenenler” sekmesi altında “ tamamlananlar” alt sekmesi
altında görüntülenir.
4) Dinamik iş akışı oluşturma ve gelmesi durumunda yapılacak işlemler: Kaydolmuş
bir taslağı belirlenmiş hiyerarşisi dışında oluşabilecek bir akış dâhilinde imza ve/veya parafa
çıkartmaya imkân sağlayan sekmedir. Bir taslağı dinamik iş akışına çıkarmak için taslak üst
menülerinden “Dinamik İş Akışı Başlat” sekmesi kullanılır. Akabinde açılan dinamik iş akışı
ekranında “Akış Rotası”na eklenecek kullanıcı sayısı ve bu kullanıcılardan kaçının elektronik imza
atması
gerekiyor
ise
“İmza
Sayısı”
kutucuğunda
sayı
kararlaştırılmalıdır.
Bu
işlem
gerçekleştirilirken “Akış Rotası”na eklenen kullanıcıların elektronik imzaları olup olmadığı
dikkate alınmalıdır. Kurumumuz bünyesinde elektronik imza, merkezde şube müdürü, taşra şube
müdürlüklerinde şube müdür ve müdür yardımcılarına verilmiştir. “İmza Sayısı” kutucuğuna o
belge için elektronik imza atacak kullanıcı sayısı girilir. Evrak, “Akış Rotası” kısmında belirlenen
sıraya göre, kullanıcılara iletilecektir. Ardından “Onay Makamı” kutucuğundan “Akış Rotası”na
eklenen kullanıcılar arasından hangi kullanıcının “Onay ve Kayıt Makamı” olacağına karar
verilmelidir. “Akış Rotası” kısmına eklenmek istenilen kullanıcılar “Adım EkleàAlıcı
TipiàKullanıcı” adımları izlenmek sureti ile rotaya eklenecektir, rotada olmamasına karar verilen
kullanıcılar ise “Seçili Adımı Çıkart” butonu marifeti ile rotadan çıkarılabilecektir. Bu noktada
kullanıcının kendisini rotadan çıkaramayacağı dikkate alınmalıdır. Oluşturulan evrakın
38
kullanıcılara hangi sırayla gitmesi gerekliliği “Akış Rotası”nın yanında bulunan aşağı ve yukarı
oklar ile sağlanacaktır. Çalışma süresi ve not eklenebilir. Dağıtım listesi oluşturma işlemleri bu
Yönergenin dokuzuncu maddesinin, birinci fıkrasının, g bendinin, iki numaralı “dağıtım listesi
oluşturma” alt bendinde açıklanan gibi uygulanacaktır. Yollanan dinamik iş akışı, kullanıcı
profilinin ana ekranında yukarı doğru yeşil okla gösterilmektedir. Ayrıca sol sekmelerde “gelenler”
sekmesinin alt sekmelerinden “işlem için” sekmesi altında her bir işlem satır olarak görüntülenir.
Dinamik iş akışını başlatan kullanıcıda ise sol sekmelerden “işlenenler” sekmesi altında “devam
edenler” alt sekmesi ve “gidenler” sekmesi altında “devam edenler” alt sekmesi altında
tamamlanana kadar görüntülenmektedir. Dinamik iş akışıyla gelmiş olan taslak açıldıktan sonra,
bahsi geçen taslağı görüntülemek, üzerinde işlem yapmak, not eklemek ve dosya tasnif planındaki
kayıt yeri yanlış olduğu düşünülürse (belge yöneticisi vasıtasıyla) taşımak mümkündür.
“Görüntüle” butonu ile taslak içindeki metne ulaşılır.“İşlem yap” butonu kullanıcıya üç seçenek
sunmaktadır; “elektronik parafla” ve/veya “elektronik imzala”, “değişiklik talebi”, “iptal”
seçenekleridir. Elektronik olarak imza ya da paraf atıldıktan sonra taslak “işlenenler” sekmesi
altında “tamamlananlar” alt sekmesinde görüntülenmeye başlayacaktır. Dinamik iş akışı ile son
kademeye gelen taslak akıştaki son kullanıcıya “işlem yap” butonu ile üç seçenek sunmaktadır;
“onayla ve kaydet”, “değişiklik talebi”, “iptal”. Son kullanıcı “Onayla” butonunu tıkladığında
taslağın ilk kayıt aşamasında “kayıt numarasını onay makamının ilk imzasında al” seçeneği
işaretlendi ise taslak kayıt numarası alacaktır. Taslak “editörden” oluşturulmuş ise kayıt numarasını
alması sonrasında “İmzalanacak taslak editörle hazırlanmış, ana dosyası mevcut değil. Editörden
dosya oluşturup, imzalamak istediğinize emin misiniz” ifadesi ile karşılaşılır, “tamam” dendikten
sonra imzalama işlemleri yapılır. Bu durumda TÜBİTAK tarafından verilmiş olan imza aracı
devreye girer, açılan Windows kutusundan sertifika seçilip, kişiye özel pin kodu girilip, “imzala”
butonu tıklanır. Onaylama aşamasında ek olarak not ekleyip onaylamak, “İşlem yap” butonu
vasıtası ile değişiklik talep edip, taslağı başlatana geri göndermek mümkündür. Bu işlem için;
değişikliğe sebep gösterdiğimiz not “not ekle” tablosundaki boş alana yazılır, ardından “değişiklik
talebi” butonu tıklanır. Bu durumda dinamik iş akışı, başlatan kullanıcının ekranında “gidenler”
sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesi, “işlenenler” sekmesi altında “tamamlananlar” alt
sekmesi ve “iş akışlarım” sekmesi altında “reddedilenler” alt sekmesi altında görüntülenir. Ayrıca
kullanıcının başlattığı dinamik iş akışının geri döndüğüne dair sistem tarafından bir mesaj
39
gönderilir. Akışa değişiklik talebi isteyen kullanıcının ekranında ise “gidenler” sekmesi altında “
tamamlananlar” alt sekmesi ve “işlenenler” sekmesi altında “ tamamlananlar” alt sekmesi altında
görüntülenir. Hiyerarşik veya dinamik iş akışına sunmadan bir tek elektronik imza ile evrak
oluşturulabilir.
5) Havale etme işlemi: Kaydolmuş taslağın havaleye çıkmasını sağlayan üst sekmedir. Bu
Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının, b bendinin, bir numaralı “havale işlemleri” alt
bendinde ki belirtilen adımlar uygulanarak havale işlemi gerçekleştirilir.
6) İş akışı: Kaydedilen taslağın üst sekmelerinden “iş akışı başlat” sekmesi bahsi geçen
taslağı hiyerarşik akıştan farklı olarak kurgulanabilen iş akışına çıkarmaya imkân sağlamaktadır.
“İş akışı başlat” sekmesi tıklandıktan sonra akışlar butonu altından önceden tanımlanmış akış varsa
seçilir, şayet tanımlanmış akış yoksa yeni bir akış oluşturulur. Bu akış oluşturmada belge
yöneticileri yetkili olduğundan, ihtiyaç halinde bu kişilere müracaat edilir. Eğer gerekli ise zimmet
ve not eklenir. Başlat sekmesi ile bahsi geçen taslak, önceden hazırlanmış akıştaki kullanıcılara
gerekli işlem türüyle gönderilmek suretiyle iş akışı işlemi tamamlanır.
7) Üst veri düzenleme: Taslağın ilk oluşturma aşamasında girilen bilgilerin
düzenlenmesini sağlayan sekmedir. Üst sekmelerden “üst veri düzenle” sekmesi seçilerek
uygulanır. Üst verilerin düzenlenmesinde bu Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının,
“belgenin üst verilerinin düzenlenmesi” olan ç bendinde belirtilen hususlara dikkat edilmelidir.
8) Taşıma: Taslağın ilk oluşturma aşamasında dosya tasnif planından yanlış klasör/bölüm
seçimi yapılmış ise yanlış kaydedildiği klasörden doğru olan klasöre taşınmasını sağlayan
sekmedir. Taşıma işlemlerinde bu Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının, “belgenin
taşınması” olan d bendinde belirtilen hususlara dikkat edilmelidir.
9) Dosya düzenleme: Taslağın oluşturulma aşamasında ek dosya konulabilmektedir. Şayet
ilave başka belge, doküman, klasör, dosya vs. eklenmesi gerektiğinde bunu sağlayan sekmedir.
Göz at ve tara seçenekleri ile gerekli görülen belge, doküman vs. taslağın içine alınır.
10) Belge olarak kaydetme: Taslağı sistem içerisinde belgeler statüsüne alan sekmedir.
11) “E-imza At” işlemi: Hiyerarşik ve dinamik iş akışı işlemlerinde anlatıldığı üzere
TÜBİTAK bağlantısıyla belgenin içine önceden hazırlanmış elektronik şifrenin intikal ettirilmesi
işlemidir. Hiyerarşik veya dinamik iş akışına sunmadan bir tek elektronik imza ile bir taslağa belge
statüsü kazandırılabilir.
40
12) “E-paraf At” işlemi: Hiyerarşik iş akışı işlemlerinde anlatıldığı üzere Kurum
tarafından bilgisayara tanımlanmış parafın belgenin içine intikal ettirilmesi işlemidir.
13) Silme işlemi: Kayıt numarası almış taslaklar silinemez. Kayıt numarası almayan
taslakları silmeyi sağlayan sekmedir.
Teftiş işlemleri
MADDE 10 - (1) Kurumumuz Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Başkanlığa bağlı müfettişlerin
iş ve işlemlerinin farklılık göstermesi sebebiyle DAYS içinde bu farklılıkları da kapsayacak bir
yapı geliştirilmiştir. Teftiş konuları ile ilgili olarak DAYS içerisinde yapılacak işlemlerin
açıklamaları aşağıda belirtilmiştir.
a) Teftiş klasörlerinin açılması ve erişim şekillerinin düzenlenmesi:
1) Teftiş konuları ile ilgili olarak öncelikle her bir İşlem (Teftiş, soruşturma, inceleme, vs)
için standart dosya planında konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici ifadeler veya
özel kodlar kullanılarak yeni klasörler belge yöneticisi tarafından açılmalıdır. Açılan bu klasörler
için gizlilik durumları göz önünde bulundurularak dosya tasnif planı klasör üst bilgileri ekranında
“erişim hakları” sekmesi vasıtası ile ilgili personele klasör erişim yetkisi verilir. Bunun için bir
grup tanımlaması yapılmak zorundadır. Bahsi geçen grup yalnızca bir kullanıcı ile de
oluşturulabilmektedir. Bu vesile ile bu tip klasörlere erişim yetkisi verilenlerin haricindeki
kullanıcıların erişimi engellenmiş olunur.
2) Gerek Teftiş Kurulu Başkanlığı personeli gerekse diğer birimler tarafından herhangi bir
teftiş konusu ile ilgili başka klasör numarası kullanılarak oluşturulan evrak Teftiş Kurulu
Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisince gerçek klasörüne taşınacaktır.
3) Teftiş konuları ile ilgili alınan tüm olurlar, müfettiş görevlendirmeleri ve diğer
yazışmalar dosya tasnif planındaki teftiş/denetim işleri klasörleri kullanılarak yapılır. İhtiyaç
duyulan yeni dosyalar yukarıda belirtilen prensipler dâhilinde Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro
Hizmetleri Servisi tarafından DAYS içerisinde açılacaktır.
4) Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi yöneticisi yukarıdaki işlemleri yapmak
üzere DAYS’ da belge yöneticisi olarak tanımlandırılacaktır.
b) Teftiş ve denetleme raporlarının hazırlanması:
1) Her bir işlemle ilgili herhangi bir merhalede hazırlanacak teftiş raporları için “editörden”
taslak oluşturulurken teftiş raporları şablonları kullanılır. Bunlar “denetleme raporu”, “müfettiş
41
raporu” şablonlarıdır. Kontrolörler inceleme ve denetlemelerini “denetleme raporu” şablonunu
kullanarak sonuçlandırırlar. Her bir teftiş raporu şablonu kayıt numarası ve kayıt tarihini sistemden
otomatik olarak alır. Müfettiş raporlarının hazırlanması safhasında müfettişler tarafından H rumuzu
ile yazılan yazılar için “H’lı Yazılar” belge türü seçilir ve akabinde şablonu kullanılır. Bu yazılar
DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma veya Giden Evrak şeklinde
hazırlanarak kayıt numarası alır ve teftiş konusu ile ilgili açılmış klasörde kayıt altına alınır. Taslak
üst bilgilerinde ilaveten konulmuş olan “H numarası” ve “rumuz” kısımları doldurulur. “Rumuz”
kısmı her bir müfettiş için önceden belirlenmiş numaradır. Müfettiş tarafından manuel olarak
girilecektir. H’lı yazı cevapları Kurum içerisinde ise iç yazışma kategorisi kullanılarak ve aynı
klasör numarası temel alınarak verilir.
2)Kurum dışı gelen cevaplar (direkt müfettişe gelmiş olsa bile) ise Teftiş Kurulu Başkanlığı
Büro Hizmetleri Servisi tarafından taranarak aynı klasör içerisinde kayıt altına alınır.
Müfettişin adına gelen kapalı veya gizli zarflar, zarfın geldiği iş yerinde “fiziksel belge
kaydet” bölümü vasıtası ile kayıt altına alınır. “Not” bölümüne hangi müfettişe verildiği bilgisi
belirtildikten sonra “zimmetli gitsin kutusu” işaretlenerek ilgili müfettişe havale ve teslim edilir.
Teftiş/inceleme/soruşturma ile ilgili tüm yazışma ve işlemlerin bitirilmesine müteakip rapor
oluşturulma işlemi için “Müfettiş Raporu” belge türü ve şablonu seçilir. Taslak hazırlama
aşamasında “Taslak Üst Bilgileri” ekranında aşağıda belirtilen ilave üst bilgiler doldurulur. Bu
doldurulan alanlar aşağıda belirtilmiş olmakla birlikte şablona otomatik olarak düşecektir.
2.1) Müfettişin Adı Soyadı
2.2) İş Numarası
2.3) İşin Yapıldığı Yer
2.4) Teftiş Gören İş Yeri/Servisi
2.5) İşin Başlama Tarihi, İşi Bitirme Tarihi
2.6) Alınan Emrin Tarihi
2.7) Alınan Emrin Numarası
2.9) Raporun Türü
2.10) Rapor Numarası
2.11) Rapor Tarihi
2.12) İnceleme/soruşturma konusu
42
2.13) Ekler à Ek Sayısı
2.14) Müfettiş Yazışma No
2.15) Konu
3) Teftiş görenler/suçlu sanılanlarla ilgili bilgiler (adı soyadı, sicili, görevi) raporu
hazırlayan tarafından raporun en üst tarafına editör ekranında yazılacaktır. Bitirilmiş raporla ilgili
olarak yazılacak üst yazı DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma
vasıtası ile ilgili klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır. Üst yazı ekine konulacak rapor ve
ekleri (H’lı yazılar ile cevapları, iş yeri cevapları ve diğer yazışmalar vs.) kullanıcı bilgisayarından
veya DAYS içerisindeki kayıt altına alınmış evraktan istifade edilerek “dosya düzenle” üst sekmesi
vasıtası ile eklenir. Bu konu ile ilgili alınacak olurlar da “Hiyerarşik İş Akış”tan istifade edilerek
imzaya açılır.
c) Müfettişlerin bireysel yazışmaları:
1) Müfettişlerin, teftiş işlemleri ile ilgili olmayan yazışmalarının takip edilmesi için dosya
tasnif planında 679 ana grubu altında konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici
ifadeler veya özel kodlar kullanılarak, Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi tarafından
yeni klasörler açılmalıdır.
2) Yine yukarıda belirtildiği gibi istendiğinde bu klasörlere de erişim hakları tanımlanabilir.
Bu yazışmalar, DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma vasıtası ile ilgili
klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır. Müfettişler gelen giden evraklarını bu klasörlerden takip
edeceklerdir.
3) Müfettişlerin hakedişleri kullanıcı bilgisayarında Word/Excel tablosu şeklinde
hazırlanarak bir yazı ekinde DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma
vasıtası ile dosya tasnif planında ilgili klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır.
ç) Müfettişlerin gizli işlemleri:
1) Müfettiş tarafından herhangi bir kişi ile paylaşılması sakıncalı görülen yazılar sisteme
“gizli” güvenlik kodu ile ve erişim hakkı verilmiş klasörler altında kayıt edildikten sonra
yazdırılarak ıslak imza atılmasına müteakip mühürlü bir zarf içinde ilgilisine iletilmek üzere
merkezde Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisine, taşrada ise ilgili haberleşme
birimlerine teslim edilir. Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi, zarfları Haberleşme
43
Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine teslim etmesine müteakip, Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisinin karşılaştırma ve kontrolünü yapması adına yolladığı zarf için yazmış
olduğu iç yazışmayı da sistem üzerinden “Gereği” havale türüyle Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisine havale etmelidir.
2) Kurum içinde bir personele aynı şekilde bir yazının gönderilmesi durumunda yine
sisteme “gizli” veya “özel” güvenlik kodu ile ve erişim hakkı verilmiş klasörler altında kayıt
edildikten sonra ilgili kullanıcıya elektronik havale yapılır. Aynı yazının bir birime gönderilmesi
durumunda personele gönderilmesindeki gibi işlemler gerçekleştirilir. Ancak bu durumda yazının
havale kademelerinin her birinde görüntülenebileceği durumu dikkate alınmalıdır. Müfettiş
tarafından hazırlanan bu yazılardan Kurum dışına gönderilecek olanların kayıt aşamasında
kategorisi “giden evrak”, Kurum içine gönderilecek olanlarda ise kategorisi “iç yazışma” olarak
seçilmelidir.
d) Teftiş Kurulu Başkanlığının diğer yazışmaları:
1) Teftiş Kurulu Başkanlığı, diğer birim ve kurumlarla üçüncü şahıslarla yapacakları rutin
işlemler için dosya tasnif planından istifade ederek yazışmalarını ikmal edecektir.
e) Hukuk klasörlerinin açılması ve erişim şekillerinin düzenlenmesi:
1) Hukuk konuları ile ilgili olarak öncelikle her bir işlem için standart dosya planında
konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici ifadeler veya özel kodlar kullanılarak
yeni klasörler açılmalıdır. Açılan bu klasörler için gizlilik durumları göz önünde bulundurularak
dosya tasnif planı klasör üst bilgileri ekranında “erişim hakları” sekmesi vasıtası ile ilgili personele
klasör erişim yetkisi verilir. Bunun için bir grup tanımlaması yapılmak zorundadır. Bahsi geçen
grup yalnızca bir kullanıcı ile de oluşturulabilmektedir. Bu vesile ile bu tip klasörlere erişim yetkisi
verilenlerin haricindeki kullanıcıların erişimi engellenmiş olunur.
2) Gerek Hukuk Müşavirliği personeli gerekse diğer birimler tarafından herhangi bir hukuk
konusu ile ilgili başka klasör numarası kullanılarak oluşturulan evrak Hukuk Müşavirliği Büro
Hizmetleri Servisince gerçek klasörüne taşınacaktır. Hukuk konuları ile ilgili alınan tüm olurlar,
avukat görevlendirmeleri ve diğer yazışmalar dosya tasnif planındaki hukuk işleri klasörleri
kullanılarak yapılır. İhtiyaç duyulan yeni dosyalar yukarıda belirtilen prensipler dâhilinde Hukuk
Müşavirliği Büro Hizmetleri Servisi tarafından DAYS içerisinde açılacaktır. Hukuk Müşavirliği
44
Büro Hizmetleri Servisi yöneticisi yukarıdaki işlemleri yapmak üzere DAYS’ da belge yöneticisi
olarak tanımlandırılacaktır.
İç yazışma ile ilgili işlemler
MADDE 11 - (1) Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatındaki birimlerin birbirlerine
göndermek üzere hazırladıkları yazılar DAYS içinde “İç Yazışma” kategorisinde mütalaa
edilecektir. (Daha önce taşradan merkeze gelen, merkezden taşraya giden yazılar dış yazışma
kapsamında gelen ve giden evrak olarak mütalaa edilerek kayıtlandırılmakta idi.)
(2) Merkezden taşraya, taşradan merkeze gönderilmesi tasarlanan yazılar, taslak
oluşturulurken “İç Yazışma” kategorisi seçilerek oluşturulmalıdır. “İç Yazışma” ya başlamak için
öncelikle bu Yönergenin dokuzuncu maddesindeki “taslak oluşturma” işlemleri uygulanarak bir
taslak oluşturulmalı, bu aşamada taslak üst veri ekranında “Kategori” açılır listesinden “İç
Yazışma” seçilmelidir. “İç Yazışma” kategorisinde hazırlanan taslakların hepsi otomatik olarak,
birimlere göre ayrılmayan tek bir sayaçtan devam eden numara şeklinde numara alacaklardır.
Taslağın iç yazışma seçilerek hiyerarşik akışa çıkarılması esnasında dağıtım listesine eklenen birim
ve kullanıcılar kendilerine ulaşmış evrakı “İç Yazışma” kategorisi altında göreceklerdir.
Giden evrakla ilgili işlemler
MADDE 12 - (1) Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatındaki birimlerin, Kurumumuz
haricindeki kurum, kuruluş ve üçüncü şahıslara gönderecekleri yazılar DAYS içinde
“Giden
Evrak” kategorisinde mütalaa edilecektir. Bu şekilde gönderilmesi tasarlanan yazılar, taslak
oluşturulurken “Giden Evrak” kategorisi seçilerek oluşturulmalıdır. “Giden Evrak” kategorisinde
hazırlanan taslakların hepsi otomatik olarak, birimlere göre ayrılmayan tek bir sayaçtan devam
eden numara şeklinde numara alacaklardır.
a) Giden evrak oluşturma işlemleri:
1) Elektronik ortamda: “Giden Evrak”a başlamak için öncelikle bu Yönergenin
dokuzuncu maddesindeki “taslak oluşturma” işlemleri uygulanarak bir taslak oluşturulmalı, bu
aşamada taslak üst veri ekranında “Kategori” açılır listesinden “Giden Evrak” seçilmelidir.
Taslağın “Giden Evrak” seçilerek hiyerarşik/dinamik iş akışına çıkarılması esnasında dağıtım
listesine eklenen birim ve kullanıcılar kendilerine ulaşmış evrakı “Giden Evrak” kategorisi altında
göreceklerdir. Giden evrak oluşturma ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
1.1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Editörden/Dosyadan alt
45
sekmesi seçilir. Öncelikle kayıt numarası almak üzere “Kayıt numarasını onay makamının ilk
tamamlanmadığı için belge hüviyeti kazanamayacaktır.
1.2) “Kategori” olarak “Giden Evrak” seçilmesine müteakip taslak üst verileri ekranı çıkar.
Üst veriler ekranında taslak üst verileri girilmeye başlanır. Bunlar ad, konu, öncelik derecesi,
üretim tarihi, alıcı, gönderme tarihi, gidiş yöntemi, güvenlik kodu, belge türü, yazının hazırlandığı
birim, arşiv formatı üst verileridir. İç yazışmadan farklı olarak alıcı, gönderme tarihi, gidiş yöntemi
üst verileri bulunmaktadır.
1.3) Üst verilerde bulunan “alıcı” açılır listesinde daha önce kaydedilmiş kurum, kuruluş ve
üçüncü şahısların bilgileri bulunmaktadır. Mevcutlardan birisi seçilerek işleme devam edilir. Şayet
mevcutlarda gönderilecek kurum, kuruluş ve üçüncü şahıs bilgileri yok ise “+” butonu tıklanarak
gelen ekran üzerinden eklenecektir. Ayrıca aynı işlem ana sayfa BelgeleràFirmalaràFirma Ekle
aşamaları izlenerek de yapılabilecektir.
kaydolacağı yer seçildikten sonra; “editörle taslak oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son bilgileri
kontrol edildikten sonra kaydı gerçekleştirilir.
bulunmayacaktır.
olarak imzalanmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde taslağın hukuksal bir geçerliliği
olmayacaktır.
1.7) Taslağın belge haline sokulabilmesi hiyerarşik, dinamik iş akışlarına sokularak
elektronik olarak imzalanması gerekmektedir.
1.8) Kurumumuz bünyesinden, kurum ve kuruluşlara veya üçüncü şahıslara DAYS
46
üzerinden faks çekmek mümkündür. Fakat bu konuda dikkat edilmesi gereken hususlar
bulunmaktadır. Öncelikle DAYS içerisinde yalnızca kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak
çantasıàbelgelerim sekmesi altında yer alan dokümanın faks çekilebileceğidir. Kullanıcının ana
sayfasıàsol menüàevrak çantasıàtaslaklarım menüsünde bulunan bir doküman faks çekilmek
istendiğinde bahse konu taslak çift tıklanmak sureti ile açılır ve üst menülerinden “belge olarak
kaydet” sekmesi tıklanarak kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak çantasıàbelgelerim
sekmesi altında görüntülenmeye başlaması sağlanır. Bu hususa dikkat göstermek gerekmektedir.
Aksi takdirde bir taslak faks çekilmek istendiğinde, üst bilgiler sayfası açıldığında faks butonu
görüntülenemeyecektir. Bu işlemin akabinde kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak
çantasıàbelgelerim sekmesi altında yer alan faks çekilmek istenen doküman açılır ve bahse konu
dosyaların görüntülendiği yerin sağ tarafında bulunan faks butonu tıklanır. Bu işlem sonrasında bir
faks çekme penceresi açılacaktır. Bu pencerede iki türlü faks çekme alternatifi bulunmaktadır,
bunlardan birisi faks çekilecek numara ya da numaraların direkt olarak girilmesidir, numaralar
birden fazla olduğunda aralarına noktalı virgül (;) konulması gerekmektedir. İkinci alternatif ise
firma listeleri arasından seçmektir, bu seçenek sayesinde önceden oluşturulmuş olan sadece bir
veya birden fazla tanımlanmış kişi, kurum veya kuruluşlara aynı anda faks çekilmiş olunacaktır.
Fakat burada dikkat edilmesi gereken husus, bahse konu firmalar eklenirken ekleme bilgilerinde
faks numaralarının girilmiş olması gerekliliğidir. Bir diğer önemli husus ise, PDF formatında
bulunan dosyalar faks çekilebilirken, elektronik imza almış IMZ uzantılı dosyaların faks
çekilemediğidir. Bu gönderilen fakslar ve kuruma gelen fakslar DAYS ana sayfaà
BelgeleràFakslar sekmesi altında gelen ve giden fakslar başlıkları altında listelenecektir.
b) Giden evrak gönderim işlemleri:
1) Elektronik olarak tüm işlemleri tamamlanmış ve (taslak oluşturma, iş akışına sunma,
paraf ve imzalama, dağıtım işlemleri) postalamaya hazır hale getirilmiş evrak, iki şekilde sevk
edilebilecektir.
1.1) Elektronik gönderim: Dağıtım listesinde “havale türü” açılır listesinden “kurum dışı”
olarak seçilmiş belge, kurum dışına elektronik yollarla gönderilecek ise “Gidiş Tipi” açılır
listesinden “Elektronik Posta İle” seçeneği seçilerek, kişi ve kuruluşların elektronik posta
adreslerine güvenli ortamda gönderilir. Güvenlik kodu “gizli, çok gizli, özel” seçilen belgeler,
güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilebilir.
47
1.2) Fiziksel gönderim: Elektronik haberleşme sistemine geçmemiş kişi ve kuruluşlara
belge gönderilmesi veya gizli olup elden belge gönderilmesi durumunda dağıtım listesine
merkezde yazıyı yazan birimin büro hizmetleri servisi, taşrada bilgi işlem servisi veya haberleşme
adına tanımlanmış kullanıcı mutlaka ilave edilir. Yazının elektronik olarak imzalanma işlemlerinin
tamamlanmasına müteakip yukarıdaki servis ve kişiler, yazıyı fiziksel ortamda bastırarak üstüne
“BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresini yazar ve ıslak olarak imzalar.
Postalanmak üzere bir zarf içine koyulup, zarf üzerine evrak kayıt numarası, posta şekli ve adresi
yazılarak merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine, taşrada ise ilgili
haberleşme birimine gönderilir. İlgili haberleşme birimleri, gelen zarfları belli bir kayıt düzeni
içinde zimmetle alır. Haberleşme birimlerine postalanmak üzere gelen evrakın kontrolü açısından
ilgili birim, gün içinde en az iki kez olmak kaydı ile “Kullanıcı RaporlarıàGönderilen Evrak
Raporu” ekranından “oluşturma ve gönderme tarihi ile gönderim tipini” seçerek oluşturduğu
raporu, postalanmak üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine gönderdiği zarflara
ekler. Acil durumlarda bir evrak için dahi aynı işlem yapılabilir. Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisi, iki nüsha olarak hazırlanmış raporu imzalayarak zarfları teslim alır ve
postalama işlemlerini gerçekleştirir. İmzalı raporun bir nüshası ilgili birimde, diğer nüshası
Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisinde kalacaktır. Bu işlemler taşra teşkilatında da
aynı şekilde yürütülecektir.
c) Posta işlemleri:
1) Kurum dışına tüm gönderiler haberleşme birimleri tarafından yapılır. DAYS içerisinde
gidiş yöntemi belirlenmiş evrak, direkt olarak haberleşme birimleri tarafından gönderilirken bunun
haricinde birimlerin özel gönderi talepleri mutlaka DAYS içinde hazırlanan bir üst yazı ile
yapılacaktır.
2) Bir evrakın gidiş yöntemi DAYS ana sayfa üst menülerinden BelgeleràTaslak
EkleàGiden EvrakàGidiş Yöntemi seçilerek belirlenir. “Gidiş Yöntemi” belirtilmeden evrak
oluşturmak mümkün değildir.
3) Fiziksel hale dönüştürülmüş PTT ile gönderilecek evrakın “Posta Gönderim İzlenimi”ne
kurye ile gidecek evrakın “Evrak Teslim İzlenimi”ne kaydı yapılır. PTT ile gönderilecek normal
(adi), taahhütlü ve iadeli taahhütlü evrak ile ilgili olarak ayrı ayrı günlük “Posta gönderim
izlenimi” formu düzenlenir. “Posta gönderim izlenimi” iki nüsha olarak doldurulur, tarafların
48
tasdikine müteakip (tasdikinden sonra) bir nüshası Kurumda saklanır. Kurum tarafından tasdik
işlemi, merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servis Şefliğinden taşrada haberleşme
biriminden görevlendirilmiş personel tarafından yapılır.
4) Evrakın sevk şeklinin tespitinde Kurumumuz ya da karşı taraf için hak ve borç doğurucu
(ihale, sözleşme gibi) idari veya hukuki bir işlem olup olmadığı göz önüne alınarak, bu tip
yazışmaların muhatap kişi ya da kuruluşlara ulaştırıldığına dair belge düzenlenecek usulde
yapılması (örnek: APS ve iadeli taahhütlü mektup gibi) hususuna dikkat edilir.
5) Aynı adrese gidecek evrak, bir zarf içine konulacaktır. Merkez birimlerinden ana
haberleşmeye gelen zarflardan aynı adrese gidecek olanlar, merkez haberleşme tarafından daha
büyük bir zarf içine konularak postalanır. Aynı adrese gönderilmek üzere bir zarfa birden fazla
evrak konulduğu takdirde, yazılardan birisinin taahhütlü olması halinde zarf olduğu gibi taahhütlü
olarak postalanır. Ancak, aynı zarfın içinde APS veya önem ve aciliyetinden dolayı gönderen
birim yetkilisi tarafından kargo ile sevki istenen evrak bulunabilir. Bu durumda taahhütlü evrakın
özellik arz etmesi, APS veya kargo ile gönderilmesi gereken evrakın ise aciliyeti dikkate alınarak
taahhütlü gitmesi gereken evrak ayrı, APS ve kargo ile gitmesi gereken evrak ayrı gönderilir.
Farklı birimlerden gelip aynı adrese gönderilmesi ve birleştirilmesi gereken değişik gidiş
yöntemine haiz evrak, arz ettikleri öneme ve aciliyet durumuna göre birleştirilmeden ayrı gidiş
yöntemleri ile ilgili adrese gönderilebilir.
6) Posta ve kargoya verilecek paket ve koliler birimlerce sağlam ve düzgün bir şekilde
ambalajlanmış, paketlenmiş ve açık adresi yazılmış olarak merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisine, taşrada haberleşme birimine teslim edilir. Hiçbir şekilde Kurumu
ilgilendirmeyen veya resmi olmayan herhangi bir mektup, paket,
kargo, APS vb. gönderi
haberleşme birimlerince teslim alınmaz, kargo ya da postaya verilmez, bunlarla ve şahsi posta
giderleri ile ilgili ödeme yapılmaz.
7) Süreli veya işin gereği olarak aynı günde postaya verilmesi zorunlu olan acele ve çok
acele evrak mesai bitiminden en az 1,5 saat önce haberleşme birimlerine teslim edilir. Bu saatten
sonra gönderilen evrak kontrol, tasnif, zarflama, tartma, yapıştırma, pullama ve posta gönderim
izlenimine kaydetme gibi işlemlerin yapılması nedeniyle şartlara bağlı olarak veya işin aciliyetine
ve önemine göre ertesi gün postaya verilir.
ç) Elden verilen evrak:
49
1)Birimlerce harice (dışarı) gönderilecek ya da postalanacak yazılardan ilgililerine elden
verilmesi gereken evrak, ilgili birimce fiziksel ortamda iki nüsha olarak yazdırılır. Üzerlerine
“BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR”, “BU BELGE ELDEN VERİLMİŞTİR”
ibarelerini yazar ve ıslak olarak imzalar. Bir nüshasını evrakı elden alacak şahsa verir, kalan nüsha
arkasına evrakı elden alacak şahsın ismi soyadı (kimliği), unvanı ve çalıştığı yer belirtilerek ilgili
şahsa imzalattırıldıktan sonra dosyalanır. Elden verilen belgenin elektronik ortamdaki kaydına
“../../…. tarihinde … kişiye elden verilmiştir.” notu bilgi ekranının üst menülerinde bulunan “not”
sekmesi marifeti ile eklenir.
d) Gizli yazıların postalanması:
1) Yazıların gizlilik dereceleri (gizli, çok gizli, özel, hizmete özel vb. gibi) ile bu yazıların
şekli ve zarflanması hususunda birimlerce "Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı"na göre hareket
edilir. Usulüne göre hazırlanan bu zarflar postaya verilmesi için merkezde Haberleşme Şube
Müdürlüğü Giden Evrak Servisine, taşrada haberleşme birimine teslim edilir. Çok gizli zarflar
merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisince, taşrada haberleşme birimince
ikinci bir zarfa konularak 2 Aralık 2004 tarihli Başbakanlığın "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği ” nde açıklandığı şekilde postalanır ve teslim alınır.
e) Varide işlemleri (Kayıt kapatma işlemi):
1) Gerek iç yazışma ile gerekse hariçten (dışarıdan) gelerek DAYS’a dâhil edilmiş belgeye
cevap verilmesi durumunda varide (gelen evrak) olarak cevap verilen belgenin numarası temel
alınır.“Gereği” haricinde havale türü ile işlem için gelmiş olan evrakla ilgili olarak varide işlemi
uygulanmaz. “Gereği” havale türü ile gelmiş olan evrakta “İşlem Yap” butonunun tıklanmasına
müteakip dört seçenekle karşılaşılmaktadır. “Onayla” seçeneği tıklandığında “varidesi” ekranı
çıkacaktır. Burada “Dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde, belge kayıt aşamasının en başında
dosyasına
girdiğinden
yalnızca
sembolik
olarak
işlem
görmüş
olacak
ve
“İşlenenleràTamamlananlar” sekmesi altında görüntülenmeye başlayacaktır. “Cevaplı dosyaya
kaldır” seçeneği seçildiğinde ise çıkan ilgi ekleme ekranında “sistemde kayıtlı belgeyi ekle”
kısmına bu yazıya elektronik ortamda cevap olarak yazılmış yazının kayıt numarası, konusu veya
adı ile arama yaptırılarak bulunmasına müteakip tıklanarak eklenir (varide) ve cevaplı dosyasına
kaldırılmış
olunur.
Bu
noktadan
sonra
“Gereği”
için
gelmiş
olan
evrak
yine
“İşlenenleràTamamlananlar” sekmesi altında görüntülenmeye başlayacaktır.
50
Tek imza ile oluşturulan ve Ana sayfaàEvrak ÇantasıàTaslaklarım sekmesi içinde
bulunan cevabi belgeler çağrılarak “Belge üst veriler” ekranından “Belge olarak kaydet” sekmesi
tıklanmalıdır. Bu durumda belgeler Ana sayfaàEvrak ÇantasıàBelgelerim sekmesine intikal
etmiş olur, ancak bu safhadan sonra “Gereği” ile yollandığında varide ekranı ile karşılaşılır.
f) İş avansı alınması ve kapatılması:
1) Merkezde yurtiçi ve yurtdışı kargo, posta vb. gider faturalarının ödenmesi Bilgi İşlem
Dairesi Başkanının, taşrada ise şube veya ajans müdürünün yetkisindedir. Posta maddelerinin sevk
ve tesellümü ile haberleşme işlemlerinin acil giderleri için TMO Yetki Devri Yönergesi
çerçevesinde merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünün, taşrada işyeri amirinin tespit edeceği
personele avans verilebilir. Alınan avans TMO Muhasebe Yönetmeliğine göre kapatılır.
g) Mevzuatın dağıtımı, kaydı ve muhafazası:
1) Değişir yapraklı TMO Mevzuat Kitabı dağıtımı EK-1’de yer alan Mevzuat ve Talimat
Dağıtım Listesi’ne göre yapılır. Genelge, Genel Yazı ve Genel Müdürlük Sirkülerinin teşkilata
dağıtımı ise DAYS üzerinden elektronik ortamda yapılır.
2) TMO Mevzuat Kitabı, değişikliklerin işlenmesinden sorumlu birimlerde kayıt ve
muhafaza edilirken; genelge, genel yazılar ve sirkülerler elektronik ortamda ilgili dosyalarında
takip edilir.
3) Yönetmelik, yönerge ve diğer basılı mevzuat ile değişikliklerinin düzenlenmesi ve
duyurulmasıyla ilgili hususlar, Yönetimi Geliştirme İşleri İzahnamesinde belirtilir.
4) Her amir mevzuatın bütün personel tarafından okunup imzalanmasını, muhafazasını,
görevden ayrılan ve görevi devir alan arasında devir teslimini temin etmekle yükümlüdür.
5) İhtiyaç duyulan genelge, genel yazı ve Genel Müdürlük Sirküleri elektronik ortamdaki
dosyalarından temin edilir.
h)Sistem Devre Dışı Kaldığında Yapılacak İşlemler:
DAYS içerisindeki sistem arızası, elektrik kesilmesi vb. gibi durumlarda, acil yapılması
gereken evrak işlemleri için bir kayıt defteri tutulacaktır. Bu durumda gelen veya giden evrak
sırayla numaralandırılacak şekilde bu kayıt defterine işlenecektir. DAYS devreye girdiğinde,
üzerine defterdeki numarası yazılmış olan gelen ve giden bu belgeler taranmak sureti ile kategorisi
seçilerek DAYS içerisine alınır.
Giden evrakın bir kopyası böyle bir durumda hazırlandığını belgelemek üzere ayrı bir
51
dosyada klase edilir. Gelen evrak için DAYS’ın faal olduğu durumdaki uygulama sürdürülür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
DAYS İle İlgili Diğer İşlemler
Belge arama işlemleri
MADDE 13 - (1) Sisteme kayıtlı belgeler arasında arama yapmayı sağlayan sekmedir.
İçerisinde kategori, geliş yöntemi, belge sahibi, gelen belge no, gönderme/alma tarihi, belge türü,
belge kayıt no, sisteme giriş tarihi, üretim tarihi, ad, konu ve belgenin arşiv durumu olmak üzere on
iki arama kategorisi barındırmaktadır. Her arama kategorisi “eşit”, “eşit değil” olmak üzere iki
sınıflamaya ayrılır. “Eşit” seçeneği, aramış olduğunuz kriteri tam olarak taşıyan seçeneği
bulmanızı sağlarken; “eşit değil” seçeneği aramış olduğunuz kriteri içerisinde barındırmayan tüm
seçenekleri getirir. Örneğin; kategoride “eşit” seçeneğini seçip, “gelen evrak”ı işaretlerseniz;
sistemde kayıtlı gelen evrak bulunurken; kategoride “eşit değil” seçeneğini seçip, yine “gelen
evrak”ı işaretlerseniz; sistemde kayıtlı “gelen evrak” dışındaki evrak bulunur.
(2) Sistem içerisinde arama yaparken kayıt numarası almamış, belgeye dönüşmemiş iç
yazışma ve giden evrakın bulunamadığı dikkate alınmalıdır. Belge kayıt numarasından arama
yapılırken başına ve sonuna yüzde işareti (%) konulması gerekmektedir.
Kaydedilen belgelerin dosya tasnif planı içinden takibi
MADDE 14 - (1) Birimler altındaki seriler ve bu serilere bağlı klasörlerin altındaki
bölümlerde kayıtlı belgelerin listesini sunan sekmedir. “Belge” ve “Klasör” olmak üzere iki
seçenekle arama fırsatı sunmaktadır. “Belge” sekmesi temel alınarak yapılan aramalarda, belgeye
ait herhangi bir numara ya da sözcük başına ve sonuna yüzde işareti (%) gelecek şekilde
arandığında bahsi geçen belgeyi getirir. “Klasör” temel alınarak yapılan aramalarda ise başına ve
sonuna gelecek şekilde dosya numarası girilerek arama yapıldığında o dosya numarasına ait tüm
klasörleri listeler. Gelen klasörler açılıp bölümlere kadar gelindiğinde içine kaydedilmiş belgelere
ulaşmak mümkündür.
(2) “İçerik” kısmında görüntülenen belge özellikleri, kullanıcının profil kısmından
ayarlanabilir. Profil kısmına kullanıcının isminin bulunduğu sekmeden ulaşılır, bahsi geçen kısma
ulaştıktan sonra “Üstveriler” sekmesi tıklanır, “belgelerde görüntülenecek üst veriler” listesinden
52
görüntülenmek istenen özellikler seçilip “kaydet” butonu tıklanır. Bu işlem sonrasında
“Kaydedilenler” sekmesi altında görüntülenen belgeler bu özellikler eşliğinde görüntülenir.
DAYS’a firma ekleme, firma listesi oluşturma ve taslak dosya listeleri
MADDE 15 - (1) Bu işlemler aşağıda anlatıldığı şekilde yapılır.
a)Sisteme adres (Firma) ekleme
1) DAYS “Belgeler” üst sekmesinden “Firmalar”a ulaşmak mümkündür. Bu sekme, mevcut
firmaları listelemekle beraber; firmaların yanlarındaki butonla düzenleme ve silmeye de imkân
tanır. Ayrıca, “firma ekle” butonu ile gerekli bilgiler girilerek firma eklemek mümkündür.
b)Firma listeleri:
1)DAYS “Belgeler” üst sekmesinden “Firma Listeleri”ne ulaşmak mümkündür. Firma
listeleri, birden fazla firmaya aynı anda aynı belgeyi göndermek için kullanılır. Var olan listeler,
yanlarındaki butonlar aracılığı ile silinebilir, düzenlenebilir, ayrıca firma listesine artı bir firma
eklenebilir.
c)Taslak Dosya Şablonları
Bu kısıma Belgeler à Taslak Dosya Listeleri sekmesi tıklanmak sureti ile erişilir. Açılan
pencerede sistem yöneticileri tarafından hazırlanmış olan şablonların listesi görüntülenmektedir.
Sağ üst köşede yer alan “Belge Türü” filtrelemesiyle belge türlerine ait şablonlara
ulaşılabilmektedir. Şablonu olmayan bir belge türü arandığı takdirde sonuca ulaşılamayacak, fakat
bunun yerine “Diğer” belge türü ve “Diğer” şablonu kullanılabilecektir. “Taslak Dosya Listeleri”
açıldıktan sonra sağ tarafında yeşil ve mavi renkli simge bulunmaktadır; mavi renkli simge
seçildiğinde Office 2007 ve üzeri programlar, yeşil renkli simge seçildiğinde Office 2003 ve altı
programlar ile belge üretilebilmektedir.
Şablon indirildikten sonra, üzerinde değişiklikler
yapılabilir. Sistem tarafından sağlanan varsayılan şablon alanları şunlardır:
#GüvenlikKodu# : Belge üretilirken belirlenen güvenlik kodudur.
#YazınınHazırlandığıBirim# : Yazının hazırlandığı birim alanıdır.
#BelgeSayısı# : Belge üretilirken almış olduğu sayıdır.
#ÖncelikDerecesi# : Belge üretilirken belirlenen öncelik derecesidir.
#Tarih# (Üretim Tarihi): Belge üretim tarihidir.
#Konu# (Konu): Belge üretilirken belirlenen konu alanıdır.
53
#SistemeKaydedenKullanıcı# : Evrakı üreten kullanıcıdır.
#BelgeTürü# : Belge üretilirken belirlenen türdür.
#Kategori# : Belgenin kategorisidir.
#Firma# : Firma bilgileridir.
#Bölümü# :Belgenin kayıt edildiği dosyadır.
Diyez işareti (#) arasında bulunan ve birden fazla kelimeden oluşan alanların bitişik
yazılması gerekmektedir.
DAYS içerisinde kullanılan bu şablonlardaki diyez işareti (#) arasında bulunan alanların
yeri değiştirilebilir, kopyalanıp yapıştırılabilir, yazı rengi ve boyutu değiştirilebilir ve silinebilir.
Fakat sistem yöneticileri tarafından şablona eklenmiş olan ID numaraları üzerinde değişiklik
yapılmaması gerekmektedir.
Raporlar
(GELEN
EVRAK
GÖNDERİLEN
EVRAKIN
KAYIT
FİŞİ
RAPORUNUN
ZİMMETLİ
YOLLANMASI
GÖRÜNTÜLENMESİ
GEREKİYOR./GELEN
İÇİN
VE
GÖNDERİLEN EVRAK RAPORUNDA DEĞİŞİKLİKLER OLACAK, ONUN SONRASINDA
EKLENECEK!)
MADDE 16 - (1) Ana Sayfa da üst menüden altıncı sekmeden Raporlar bölümüne erişilir,
sistem genelinde oluşan verilerden Raporlar üretilmektedir. Raporlar iki kategoride toplanmıştır:
a) Yönetici raporları:
1) Şef seviyesinden başlayıp yönetim kurulu başkanına kadar birimlerinin yöneticisi olan
kişilerin alabileceği raporlardır ve üç kısımdan oluşur.
1.1) İş akışları özet raporu: Birimdeki kullanıcıların yaptıkları ve yapmaları gereken işlem
adetlerinin toplamlarını istatistiksel olarak raporlar, bunu yapabilmek için bir tarih aralığı seçilir ve
raporu istenen birim ilgili kutucuktan seçilerek filtreleme işlemi yapılır ve menü sol üst kısmında
bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır. PDF formatında oluşan
rapor ekrana gelir.
1.2) Gönderilen faks raporu: Amire bağlı birimlerden gönderilen faksları raporlar, bunu
yapabilmek için bir tarih aralığı seçilir ve raporu istenen birim ilgili kutucuktan seçilir ve faksın
durum bilgisi seçilerek (gönderilenler/gönderilemeyenler) filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst
kısmında bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
54
1.3) Belge toplamları raporu: Kurumda üretilmiş tüm evrakların adetlerini Dosya Tasnif
Planı hiyerarşisinde raporlar, bunu yapabilmek için ilgili seri seçilir sonra kategori ilgili kutucuktan
seçilir ve son olarak da belge türü seçilerek filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst kısmında
bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
b) Kullanıcı raporları:
1) Tüm kullanıcıların alabileceği raporlardır ve iki kısımdan oluşur.
1.1) Gönderilen evraklar raporu: Giden evrak birimindeki memur/amirlerin kullanacağı
rapordur. Kendi birimlerinden gönderilen Giden evrakları raporlarlar, bunu yapabilmek için
Oluşturma Tarih Aralığı seçilir ve Gönderme Tarih Aralığı seçilir son olarak Gönderim Tipi
seçilerek filtreleme işlemi yapılır ve menü sol üst kısmında bulunan raporu görüntüle düğmesine
basılarak raporun oluşması sağlanır.
1.2) Gelen Evrak Raporu: Zimmetli gelen evrakların zimmetli olarak iletilmesi sırasında,
zimmeti alan memur/amirin ıslak imza atması için gerekli olan raporu hazırlar, bunu yapabilmek
için bir tarih aralığı seçilir ve Gönderen tespit edilir ardından Alıcı tipi belirlenir ve Alıcı adı girilir
son olarak Belge tipi belirlenerek filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst kısmında bulunan
raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
Yardım menüsü
MADDE 17 - (1) Sistemde üst sekmelerden altıncı sekmede yardım menüsüne ulaşmak
mümkündür. Bahsi geçen menü altında kullanım kılavuzu ve interaktif tanıtım sekmelerinde
programın nasıl kullanılacağına dair detaylara ulaşmak mümkündür.
Kullanıcı bilgileri
MADDE 18 - (1) Kullanıcı bilgileri aşağıda belirtilmiştir.
a) Profil: İçerisinde “bilgiler, üstveriler, parola değiştir, vekiller, sistem özellikleri”
sekmelerini barındıran ve program içerisinde kullanıcının isminin altında yer alan sekmedir.
b) Bilgiler: İçerisinde birim, yönetici unvanları, edm rolleri, gruplar, belge izinleri ve eposta adresi bilgilerini içeren sekmedir.
c) Üst veriler: Program içerisinde belgelerde ve kaydedilenler sekmesinde belgelerin
özellikleri arasında görüntülenecek bilgilerin seçildiği sekmedir.
ç) Parola değiştir: Sistem içerisinde kullanılan mevcut kullanıcı şifresini değiştirmeyi
sağlayan sekmedir.
55
d) Vekiller: Sistem içerisinde kullanıcıya tanımlanmış mevcut rol adına izinli, raporlu vb.
durumlarda başka bir kullanıcıyı vekil olarak atamaya yarayan sekmedir. İzin, rapor gibi
durumlarda kullanıcı vekilini kullanıcının amiri direktifleri doğrultusunda program içerisinde
kendisi atayacaktır. Kullanıcının bu işlemi yapamayacak durumda olması halinde sistem yöneticisi
ile irtibata geçilerek işlem tamamlanacaktır. Vekil eklenmek istendiğinde vekil olarak atanacak
kullanıcıyı, vekâletin geçerliliğinin başlangıç ve bitiş tarihi ile vekâlet gerekçesini girmek
zorunludur. Aynı sekme altından vekilleri ve müvekkili olunan kullanıcıları görmek mümkündür.
e) Sistem özellikleri: Görüntülenen tema sistem dilini içerisinde barındıran sekmedir.
DAYS içinde kullanılan işaretler
MADDE 19 - (1) DAYS içinde kullanılan işaretlerin anlamları aşağıda açıklanmaktadır.
a) Kırmızı başlıklar: Doldurulması zorunlu alanları ifade etmektedir.
b) Artı işareti: Yeşille gösterilen artı işareti, hazırlanan bir şeyin eklenmesi adına
kullanılan bir işarettir. Örneğin firma ismi ekleme, grup ekleme, belgeyi sık kullanılanlara ekleme
gibi…
c) Zikzak: Şablon iş akışlarını ifade eden işarettir.
ç) Sağa yeşil ok: Belgeyi taşıma işlemini ifade eden işarettir.
d) Mavi üste ok: Havale işlemini ifade eden işarettir.
e) Yukarıya yeşil ok: Hiyerarşik iş akışını ifade eden işarettir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
DAYS Kurulum İşlemleri
MADDE 20 - (1) DAYS programı Web tabanlı olup, programa Kurumumuz intraneti
üzerinden http://10.0.0.53/dys adresi ile girilecektir. Kurum dışından sisteme giriş yapmak
mümkün değildir. Ayrıca aşağıda belirtilen programın yüklenmesine müteakip araç çubuğu
üzerinden Internet Explorer vasıtası ile de sisteme girilebilmesine rağmen, bunun tercih
edilmemesi gerekmektedir. DAYS içerisinde kullanıcının işlemlerini sağlıklı yürütebilmesi için her
kullanıcı bilgisayarına öncelikle “Ilteris Desktop” programının kurulması gerekmektedir. Bahsi
geçen programın kurulmasının ardından masaüstü sağ alt simgelerde yerini alacaktır. Simgeye sağ
tıklanmak sureti ile ayarlar kısmına ulaşılmaktadır. Ayarlar kısmında olması gereken özellikler
aşağıda gösterilmektedir:
a) Uyarıcı ayarları:
56
1) DAYS’ın yayın yaptığı sunucu URL : http://10.0.0.50/dys
2) Web Servisinin Yayın Yaptığı URL : http://10.0.0.50/Ilteris.WebService/service.asmx
(büyük küçük harf duyarlılığına sahiptir, aynen yazıldığı gibi aktarılmalıdır, aksi takdirde e-paraf
ve e-imza işlemlerinde sorun çıkabilir.)
3) Kullanıcı Adı: Kullanıcı T.C. Kimlik numarası girilir.
4) Kullanıcı Şifresi: Sistem tarafından kullanıcıya T.C. kimlik numarası şifre olarak
tanımlanmıştır. Kullanıcı sistemi kullanırken şifresini profil kısmından değiştirebilecektir.
Değiştirilen şifre tanımlanmış alana girilir.
5) Kontrol Sıklığı: EDM uyarı sisteminin DAYS’ı kaç dakikada kontrol etmesini belirler.
6) Gösterme Süresi: EDM uyarı sistemine ait uyarı penceresinin kaç saniye boyunca açık
kalmasını belirler.
7)Yukarıda belirtilen ayarlar belirlendikten sonra “ayarları kaydet” butonu tıklanmalıdır.
b) Tarama ayarları:
1) Sistem içerisinde yapılan taramalar için yapılması gerekli ayardır. TIF(OCR) ayarı tercih
edilmelidir.
2) DAYS her internet sağlayıcısında çalışmakta, fakat kullanım sırasında hatalar
verebilmektedir. Mozilla Firefox tarayıcısının tercih edilmesi gerekmektedir. Bu sebeple Mozilla
Firefox güncellemeleri yapılmış olmalıdır.
Nitelikli elektronik sertifika işlemleri
MADDE 21 - (1) Nitelikli Elektronik Sertifikanın kullanıcı bilgisayarlarına yüklenmesi ile
ilgili olarak yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir.
a) Nitelikli elektronik sertifikanın kart okuyucusuna yerleştirilmesi:
1) Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu chip, kart üzerinden düzgün bir şekilde
çıkartılır.
2) Kart okuyucusu flash bellek şeklinde olup, üzerinde belirtildiği şekilde, chip arka
kısmından yerleştirilir.
3) Kart okuyucusunun düzgün çalışması için kart okuyucu sürücüsünün bilgisayara
kurulması gerekmektedir. Bunun için www.kamusm.gov.tr adresine gidilir.
4) Bu adresten Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfasına ulaşıldığında sayfanın sağ alt
tarafında bulunan kullanıcı menüsünde 2 no’lu sayfa açılarak sürücü yükle kısmına ulaşılır. Burada
57
Akıllı Kart Okuyucu tıklanır. Açılan sayfada 3. maddede bulunan ACS ACR38T Kart Okuyucusu
paragrafındaki http://acs.com.hk/index.php?pid=drivers&id=ACR38T linkine tıklanır. Buradan
ulaşılan sürücüler içinde 2.sırada yer alan MSI Installer for PC/SC Driver tıklanarak Windows XP
sürücüsü yüklenmeye başlanır. Açılan pencerede kayıt yeri masaüstü seçilerek kaydedilir.
Masaüstündeki zip dosyası açılarak içindeki setup.exe dosyasına çift tıklanır. Açılan pencerede
ileri-ileri-son işlemleri ile işlem tamamlanır.
b) Nitelikli elektronik sertifikanın kullanıma açılması:
1) Yine www.kamusm.gov.tr adresindeki Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfasına girilir.
2) Bu kez aynı sayfanın sağ alt kısmında bulunan “Kullanıcı Menüsü” bölümündeki
“Bireysel İşlemler” kısmına tıklanır.
3) Açılan sayfada “şifreli giriş” butonuna tıklanır. Çıkan sayfada boş olarak kurulmuş TC
kimlik no, resimdeki yazı, güvenlik sözcüğü (daha önce imzalayarak K.S.M‘ne gönderdiğimiz
taahhütnamede kullanılan) kısımlar doldurulup “giriş” butonuna basılır.
4) Gelen sayfada telefon numaranız bulunan yerde doğru ise “onay” kısmı tıklanır. Bu
telefona gelen SMS deki onay kodu açılan ekrana yazılarak “gönder” tıklanır.
5) Gelen ekran üzerinde “Kullanıcı Aç” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
c) Akıllı kart programının yüklenmesi:
1) İnternet üzerinden www.akiskart.com.tr/tr/destek.html adresine girilir.
2) Burada bulunan mavi renkli “Windows için indir” butonuna basılır.
3) Gelen ekranda “kaydet” butonuna basarak masaüstüne kaydedilir. “kapat” butonuna
basarak masaüstünde bu programın yüklendiğinden emin olunur.
4) Akis 1.38 sıkıştırılmış dosya açılarak AKIS Yönetimi Programı çalıştırılarak ileri-ileri
tuşlarıyla işlem bitilir.
ç) PIN/PUK şifrelerinin alınması:
1) Bireysel İşlemler menüsüne tekrar gelinerek “PIN/PUK Bilgisi” butonu tıklanır.
2) PIN/PUK numaralarıyla ilgili olarak verilen talimat kitapçığının en arka sayfasının
dikkatle okunması gerekmektedir.
d) Elektronik imza için gereken programlar:
1) Bunun dışında elektronik imza işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için
bilgisayarlara;
58
● Net.Framework 4.0,
● Java Runtime,
● Imzager,
● Vcredist
programlarının kurulması gerekmektedir.
Elektronik paraf kurulumu
MADDE 22 - (1) DAYS içerisinde işlem yapabilmek adına elektronik imza dışında
elektronik paraf sistemi de bulunmaktadır. Bahsi geçen elektronik paraf Kurumumuz tarafından
sağlanmaktadır.
(2) Internet Explorer’dan http://tmosertifika/certsrv adresine girilir. Gelen sayfada “Request
a certificate” seçeneği, akabinde “Advanced certificate request” seçeneği, sonrasında ise “Create
and submit a request to this CA” seçeneği seçilir. “Certificate template” kısmından “user”
işaretlenir ve “submit” tıklanır. Gelen pencerede “Evet” seçeneği seçilir, “Install this certificate”
tıklanır. Tekrar gelen pencerede “Evet” seçilir. Sertifikanın kurulduğunu görmek için “Certificate
installed” ifadesi görülmelidir. Sertifika kurulumunun teyidi için aynı sayfanın yukarısındaki
menüden “Araçlar” ve “İnternet seçenekleri” kısmına geçilir, “İçerik” sekmesindeki “Sertifikalar”
kısmından tanımlanan parafı kullanıcı bilgisayarına onaylı bir şekilde kontrol etmek mümkündür.
Mümkün olduğu oranda her kullanıcıya bir bilgisayar verilecektir. Aksi durumda kendi
üzerine kayıtlı bilgisayarı olmayan kullanıcılar veya geçici görevdeki kullanıcılar kurum intraneti
içerisinde herhangi bir bilgisayarı kullanarak DAYS içerisinde işlem yapmaları mümkündür. Bu
durumda işlem yapılacak bilgisayarda kurulu olan Ilteris.Desktop program ayarlarında işlem yapan
kullanıcının bilgileri tanıtılmalıdır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
DAYS Yönetimi
Saklama planı
MADDE 23 - (1) DAYS içerisinde bir belgenin ne kadar süre saklanacağını ve saklama
süresinin bitiminde nasıl bir işleme tabi tutulacağını gösteren kısımdır.
(2) “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” kapsamında arşivlik malzemenin
saklama süreleri belirlenmiştir. Kurumumuzca bu yönetmelikten istifade edilerek standart dosya
planı hazırlanmış olup, kurumumuz ana hizmet konularını ihtiva eden (100’den 599’a kadar) her
59
bir dosya numarasının karşısına saklama süreleri eklenmiştir. Diğer dosya numaralarını ihtiva eden
dosyalar ile ilgili saklama süreleri ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından tespit edildiği
şekliyle uygulanır.
(3) DAYS içerisinde saklama planı ile ilgili yetki, yalnızca sistem yöneticileri ve belge
yöneticilerine aittir. Bir belgeye, bir belge türüne ve seri- klasör- bölüm üçlüsüne saklama planı
uygulanabilmektedir.
(4) DAYS içerisinde saklama planı uygulaması ile ilgili detaylar aşağıdaki maddelerde
açıklanmıştır:
a) Belge saklama işlemleri:
1) Belge bazında saklama işlemi Kurumumuzda uygulanmayacaktır. Uygulanmasının
gerekmesi durumunda kullanıcıların bu işlemi yapma yetkisi bulunmadığından belge yöneticisine
müracaat edilerek işlemin yapılması sağlanmalıdır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak belgenin üst bilgilerine erişilir, üst sekmelerden
“saklama planı” sekmesi seçilir. Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun
olan belirlenir. Sonrasında saklama kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili
detaylı bilgi bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde
verilmektedir. Peşinden Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kurumumuz Standart
Dosya Planı dikkate alınarak saklama süreleri ay bazında belirlenir.
3) DAYS bir ay ile yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son
seçim aşaması olarak tasfiye seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha,
değerlendirme ve sürekli saklamadır. Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü
maddesinin dördüncü fıkrasının e bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye
seçeneğini üst elemandan al” seçimli kutusu ise saklanacak belgenin tasfiyesini bir üst elemanı
olan “bölüm”den alması gerekliliğinde işaretlenir.
b) Belge türü saklama işlemleri:
1) Belgenin türüne göre (yazı, yönetim kurulu kararı, genelge vs.) saklama söz konusu
olduğunda bu işlem türü seçilir. Belge türü bazında saklama işlemi Kurumumuz bünyesinde belge
yöneticileri tarafından yapılacaktır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak belge türüne erişilir. Bu erişim, DAYS Ana Sayfaà
BelgeleràBelge Tür Üst Veriler rotası izlenerek sağlanmaktadır. Ardından gelen belge türleri
60
arasından saklama planı uygulanacak olan belge türü seçilerek üst sekmelerinden “saklama planı”
na erişilir. Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sonrasında
saklama kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili detaylı bilgi bu Yönergenin
yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde verilmektedir. Saklama süreleri
belirlenirken, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Kurumumuz Standart Dosya Planı ve
Kurumumuzun özel belge türlerine göre belirlemiş olduğu saklama süreleri girilir. DAYS bir ay ile
yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son seçim aşaması olarak tasfiye
seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha, değerlendirme ve sürekli saklamadır.
Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının e
bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye seçeneğini üst elemandan al” seçimli
kutusu ise saklanacak belge türünün tasfiyesini bir üst elemanı olan “belge”den alması
gerekliliğinde işaretlenir.
3) Saklama planı uygulanırken “belge” ve “belge türü” şeklinde iki kez işlem yapıldığında
DAYS’da saklama süresi fazla olanın saklama süresi üzerinden işlem gerçekleşir.
c) Seri-klasör-bölüm saklama işlemleri:
1) Belgenin yer aldığı seri-klasör-bölüm bazında saklama söz konusu olduğunda bu işlem
türü seçilir. Seri-klasör-bölüm bazında saklama işlemi Kurumumuz bünyesinde belge yöneticileri
tarafından yapılacaktır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak seri-klasör-bölüme erişilir. Bu erişim, DAYS Ana
Sayfaà Dosya Tasnif Planıà Dosya Tasnif Planı rotası izlenerek sağlanmaktadır. Akabinde
ekranın sol tarafında bulunan ağaç yapısının altından saklanacak seri-klasör-bölüme erişilir.
Ardından bahse konu seri-klasör-bölüm seçilerek üst sekmelerinden “saklama planı”na erişilir.
Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sonrasında saklama
kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili detaylı bilgi bu Yönergenin yirmi
üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde verilmektedir. Saklama süreleri, birim arşivi
olarak yirmi dört ay, merkez arşiv için ise yüz elli altı ay olarak otomatik gelmektedir. Buna
rağmen farklı durumlar söz konusu olduğunda yine Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,
Kurumumuz Standart Dosya Planından istifade edilerek saklama süreleri değiştirilebilir. DAYS bir
ay ile yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son seçim aşaması olarak
tasfiye seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha, değerlendirme ve sürekli
61
saklamadır. Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü
fıkrasının e bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye seçeneğini üst elemandan
al” seçimli kutusu tercih edildiğinde, saklanacak olan eleman tasfiyesini bir üst elemanından
alacaktır.
3) Saklama planı uygulanırken “belge” ve “belge türü” “seri”, “klasör” ve “bölüm”
şeklinde işlem yapıldığında DAYS’da saklama süresi fazla olanın saklama süresi üzerinden işlem
gerçekleşir.
ç) Saklama başlangıç seçenekleri:
1) Belge, belge türü, seri, klasör veya bölüme hangi aşamada veya hangi karar ile saklama
başlatılacağının belirlenmesini sağlayan kısımdır.
d) Saklama kriterleri:
1) Sistem ya da belge yöneticisi DAYS içerisine dâhil edilen belgelere aşağıdaki
kriterlerden bir veya birkaçını atayabilir.
1.1) İdari kriter: Elektronik belgeler idari açıdan ihtiyaç duyuldukları sürece
saklanmalıdır. Bu süre için tanımlanabilecek bir zaman dilimi yoktur. Çünkü bir belgenin idari
değeri o belgenin ait olduğu fonksiyonun cari olması ile ilgilidir.
1.2) Mali kriter: Elektronik belgeler iki veya daha fazla taraf arasındaki mali bir işlemi
belgeler nitelikte olabilir. Mali değere sahip elektronik belgeler yasal zaman aşımı sürelerince
saklanmalıdır.
1.3) Hukuki kriter: Elektronik belgeler iki veya daha fazla taraf arasında akdedilmiş
sözleşmeleri belgeler nitelikte olabilir. Ayrıca bir mülkiyetin, hakkın veya alacağın ispatı için
kullanılabilecek belgeler bu grupta ele alınmalıdır. Bu tür belgeler, sözleşmeler, haklar ve alacaklar
devam ettiği sürece saklanmalıdır.
1.4) Tarihi kriter: Elektronik belgeler ait oldukları kurumun tarihi açısından önemli
bilgiler içerebilir. Bu tür belgeler genelde sürekli saklanacak belgeler olarak tanımlanmalıdır.
e) Tasfiye seçenekleri:
1) Sürekli saklama: Sistem içerisinde tanımlanan herhangi bir elemanın saklama
kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi
gerektiğini ifade eder. Sürekli saklama seçeneği, elektronik belgenin TMO’da sürekli saklanacağı
durumlar için geçerlidir. Ayrıca transfer yolu ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün
62
sorumluluğuna geçen elektronik belgeler de burada sürekli saklanacaktır.
2) Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını
ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder.
3) İmha: Elektronik belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir.
4) Transfer: Elektronik belgenin, TMO’daki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma
transfer edileceğini gösterir.
5) DAYS bünyesindeki elemanlar (belge, belge türü, seri, klasör, alt klasör, bölüm) için
tasfiye işlem tanımlarından sadece bir tanesi atanmalıdır. Gelen ekranın en altında “Tasfiye
Seçeneğini Üst Elemandan Al” kutucuğu bulunmaktadır. Bu kutucuğun tıklanması durumunda bu
kademedeki saklama seçeneği ne olursa olsun, bir üst kademedeki saklama seçeneği geçerli
olacaktır. Örneğin; sistem içindeki bir seriye saklama planı uygulanırken tasfiye seçeneği olarak
“sürekli saklama” seçeneği seçilmiş ise, bahsi geçen serinin altında yer alan bir klasöre saklama
planı uygulanırken daha başka bir tasfiye seçeneği seçilmiş olsa dahi; serinin saklama kriteri olan
“sürekli saklama” seçeneği sistem tarafından esas alınacaktır.
f) Dosya tasnif planından saklanmış bir elemana ulaşılması:
1) Sistem ve belge yöneticileri, gerek görüldüğü takdirde dosya tasnif planından herhangi
bir saklanmış elemana ulaşabilirler. Bu işlem için istenilen eleman seçilir ve üst sekmelerdeki
“bakım için aç” sekmesine tıklanır. Sistem seçilen eleman ve alt elemanlarına ulaşımı sağlar.
Sistem ve belge yöneticileri sistemden çıkış yaptıktan sonra ulaşılan tüm elemanlar otomatik olarak
kapanır.
DAYS’da yetki dağılımı ve yetkilendirmenin yapılması
MADDE 24 - (1) DAYS kullanıcılarının işlevselliklerini kapsayan yetkiler altı grupta
telakki edilerek aşağıda açıklanmaktadır.
a) Kullanıcı: DAYS içerisinde aşağıda sıralanan beş yönetim şekline verilen yetkiler
haricinde, sistem içerisinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını
sağlayacak haklara sahip kişidir.
b) Sistem yöneticisi: DAYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Sistemin düzenli ve
kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur. Dosya tasnif planı değişiklikleri,
erişim hakkı verebilme, iş akışı oluşturabilme, kalıplaşmış dağıtım listesi ve grup oluşturma, yeni
kullanıcı ekleme ve var olan kullanıcı bilgileri üzerinde değişiklik yapabilme, kullanıcı
63
pasifleştirme, belge türlerinin oluşturulması ve yönetimi vb. gibi yetkileri bulunmaktadır.
c) Belge yöneticisi: Belge yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar DAYS içerisinde dosya
tasnif planı değişikliklerini yapabilme, saklama planı oluşturabilme ve erişim hakları atama
yetkisine sahiptirler.
ç) Süreç yöneticisi: Süreç yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar DAYS içerisinde iş akışları
oluşturma ve kalıplaşmış dağıtım listesi oluşturma yetkisine sahiptirler.
d) Form yöneticisi: Form Yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar, sistemde bulunan ve sisteme
yeni girecek belge türlerine ait şablonların oluşturulmasından ve yönetiminden sorumlu kişilerdir.
e) Doküman yöneticisi: Doküman yöneticisi yetkilendirmesi, gelişen şartlara göre ileride
düzenlenmek üzere rezerve bir yetkilendirmedir. Şu an itibari ile “kullanıcı” konumundadırlar.
(2) Bu yetkilendirmeler, sistem yöneticisi tarafından “yönetici” üst sekmesi ve “kullanıcılar
ve gruplar” alt sekmesi vasıtası ile verilmektedir. Açılan kullanıcı listesinden yetkilendirilecek
kullanıcıya ait satır seçilir, bunun için arama butonu da kullanılabilir. “İşlemler” sütunundaki ilk
sırada yer alan “kullanıcı düzenle” butonu tıklanır. Açılan “kullanıcı düzenle” penceresinde oluşan
“sistem rolleri” listesinden seçilen kullanıcıya verilecek yetki belirlenir, ardından “düzenle” butonu
tıklanarak işlem sonlandırılır.
(3) DAYS sistem yöneticileri, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli arasından Bilgi
İşlem Dairesi Başkanı tarafından görevlendirilir. Merkezde daire başkanlıklarında büro hizmetleri
şefleri ve belirlenmiş bir personel, müstakil şube müdürlüklerinde belirlenen bir personel, taşra
teşkilatında bilgi işlem şefleri ve belirlenmiş bir personel belge yöneticisi olarak görev
yapacaklardır.
(4) Süreç, form ve doküman yöneticileri yetkileri ise gerekli hallerde veya talepler
doğrultusunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından oluşturulacaktır.
Yönetici işlemleri
MADDE 25 - (1) DAYS içinde yönetici vasfında bulunan kullanıcıların yapabilecekleri
işlemler aşağıda anlatılmaktadır.
a) Kullanıcılar ve gruplar sekmesi kullanımı:
1) Kullanıcılar ve Gruplar sekmesinde TMO teşkilat yapısına birim, var olan birimlere
unvan ve unvanların içine kullanıcı eklemek, mevcut bir kullanıcının işlem yapmasını engellemek
veya hiçbir işlem gerçekleştirmemiş kullanıcıyı silmek ve kullanıcılarla ilgili düzenlemeler yapmak
64
mümkündür. Ayrıca, sistem içerisinde kullanılan “grup”lar da bu sekme vasıtası ile eklenip,
çıkartılmakta ve gruplar üzerinde düzenlemeler yapılabilmektedir.
1.1) Kullanıcı ekleme: DAYS içerisine yeni kullanıcı eklenmek istenmesi halinde, tüm
kullanıcıların listelendiği listenin üzerinde bulunan “Ekle” butonu kullanılır. Bu kısımda kullanıcı
adı, şifresi, adı, soyadı, e-posta adresi, güvenlik seviyesi ve sistem rolleri tanımlanır. Güvenlik
seviyesi tanımlanırken, hangi tanım yapılır ise eklenen kullanıcı o seviyedeki evrakı, seri ve
klasörü görmekle sınırlandırılmış olur. Kullanıcının güvenlik seviyesi belirlenirken “özel” güvenlik
seviyesi verilmemesi gerekmektedir. Bu güvenlik seviyesi sadece Genel Müdür tarafından tespit
edilmiş kişilere verilir, bahsi geçen güvenlik seviyesi ile üretilmiş tüm belgeler sadece “özel”
güvenlik seviyesine haiz kişiler tarafından görülebilir. Kullanıcı eklendikten sonra “tüm
kullanıcılar listesi” nde yerini alır, “İşlemler” sekmesindeki ikinci buton vasıtası ile de kullanıcının
sistem içerisinde aktifleştirilmesi gerçekleştirilir. Kullanıcıların yer, unvan, birim değişikliklerinin,
geçici görev durumlarının sisteme tanıtılması gerekmektedir. Bu sebeple, yeni atama, görevden
ayrılma, görev yeri değişimi, geçici görevlendirme ve bunun gibi hususlar, işlemi yapan birimler
tarafından her hafta Pazartesi günü periyodik olarak, acil durumlarda anında Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığına detaylı olarak bildirilir.Taşra şube müdürlüğünde bir personelin kendi servisi
haricinde başka bir serviste, herhangi bir iş yerinde ya da başka bir şube müdürlüğünde bağlı
olduğu şube müdürü tarafından görevlendirilmesi halinde bu görevlendirmeyi yapan şube
müdürlüğünce, Merkezde herhangi bir dairedeki veya müstakil şube müdürlüğünde çalışan
personelin daire başkanı veya şube müdürü tarafından çalıştığı birimin haricinde başka bir şube
müdürlüğünde veya servis şefliğinde görevlendirilmesi halinde bu görevlendirmeyi yapan daire
başkanlığınca, tüm personelin unvan ve/veya yer değişiklikleri, açıktan, naklen ve kanunen
yapılması gereken atamalar, geçici görevlendirmeler gibi her türlü personel hareketleri Personel ve
Eğitim Dairesi Başkanlığınca, yukarıdaki şekilde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilir.
Merkezdeki müstakil şube müdürlükleri de daire başkanlıkları gibi hareket eder. Kullanıcılarla
ilgili yukarıda belirtilen değişiklikler bildirilir bildirilmez sistem yöneticileri tarafından DAYS’da
düzenlenir.
1.2) Kullanıcı profili düzenleme: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcının bilgileri
düzenlenmek isteniyor ise en sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki birinci buton
kullanılır. Bahsi geçen buton vasıtası ile kullanıcı düzenleme ekranına ulaşılır, gerekli bilgileri
65
değiştirdikten sonra “Düzenle” butonu tıklanarak bilgiler düzenlenmiş olunur.
1.3) Kullanıcının şifresini sıfırlama: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcının şifresi
sıfırlanmak isteniyor ise en sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki üçüncü buton kullanılır.
Bahsi geçen buton tıklandığında “X kullanıcısının parolası sıfırlanarak 12345 olacak. Onaylıyor
musunuz?” uyarı ekranı açılır, “Evet” dendiği an şifre 12345 olur.
1.4) Kullanıcı silme: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcı silinmek isteniyor ise en
sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki dördüncü buton kullanılır. Sistemde kayıtlı işlemleri
bulunan kullanıcı silinemez.
1.5) Kullanıcı arama: DAYS kullanıcı listesinin üzerinde bulunan “Tüm Kullanıcılarda
Ara” arama kutusu vasıtası ile arama yapılır. Arama yapılacak isim, soy isim veya hecenin başına
ve sonuna yüzde işareti (%) gelecek şekilde yazıldıktan sonra klavyenin enter tuşuna basıldığında
arama yapılan kelimenin veya hecenin geçtiği tüm kullanıcılar listelenir.
1.6) Unvan ekleme: Sayfanın sol tarafında TMO’da var olan tüm unvanların listesi
bulunmaktadır. Bu listeye yeni bir unvan eklenmek isteniyor ise listenin üzerinde bulunan “Ekle”
butonuna tıklanır. Açılan pencerede unvan adı, unvan açıklaması, tipi ve güvenlik seviyesi girilir.
Ardından “Ekle” butonu tıklanmak sureti ile unvan eklenmiş olur.
1.7) Unvan düzenleme: TMO’da var olan unvan listesinden bir unvan düzenlenmek
isteniyor ise, listeden bahsi geçen unvana tıklanır ve yukarı sekmelerden “Düzenle” sekmesi
tıklanır. Ardından açılan pencerede gerekli görülen değişiklikler yapıldıktan sonra “Düzenle”
butonu tıklanarak değişiklikler kaydedilir.
1.8) Unvan silme: TMO’da var olan unvan listesinden bir unvan silinmek isteniyor ise,
listeden bahsi geçen unvana tıklanır ve yukarı sekmelerden “Sil” sekmesi tıklanır. Ardından onay
cümlesine “Evet” demek sureti ile bahsi geçen unvan silinir.
1.9) Grup ekleme: Kullanıcı ve gruplar sekmesi altında “gruplar” alt sekmesi tıklandığında
“Yenile”, “Ekle”, “Kullanıcılar”, “Düzenle” ve “Sil” butonları, alt kısmında ise ağaç yapısı altında
önceden oluşturulmuş gruplar belirmektedir. Şayet bu listeye yeni bir grup eklenmek isteniyor ise
listenin üzerinde bulunan “Ekle” butonuna tıklanır. Açılan pencerede grup adı, grup açıklaması,
geçerlilik tarihi, güvenlik seviyesi ve tipi girilir. Akabinde “Ekle” butonu tıklanmak sureti ile grup
eklenmiş olunur. Grup adına ne yazılmış ise grup listesinde o ibare görülecektir.
1.10) Gruba kullanıcı ekleme: Ağaç yapısından kullanıcı eklenecek grup seçilir, üst
66
tarafta yer alan “Kullanıcılar” butonu vasıtası ile ilgili kullanıcılar isimleri aranarak “Ekle” butonu
marifeti ile gruba kullanıcı eklenmiş olunur.
1.11) Grup düzenleme: Mevcut bir grup yeniden düzenlenmek isteniyor ise, ağaç
yapısından bahsi geçen grup seçilir ve
“Düzenle” butonu tıklanır. Açılan pencerede gerekli
görülen değişiklikler yapıldıktan sonra düzenlemenin yapıldığı pencere altında bulunan “Düzenle”
1.12) Grup silme: Ağaç yapısında bulunan bir grup silinmek isteniyor ise, listeden bahsi
geçen grup seçilir ve “Sil” butonu tıklanır. Onay cümlesine “Evet” demek sureti ile bahsi geçen
grup silinir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, içerisinde kullanıcı barındıran grubun bu sekme
ile silinemeyeceğidir. İçindeki kullanıcıları gruba tek tıklamak sureti ile grubun kullanıcılarına
ulaşıp, yanlarındaki çarpı işareti marifeti ile sildikten sonra grubu silmek mümkündür.
(2) Kullanıcı, unvan, grup ekleme, silme, düzenleme vs. işlemleri sistem yöneticileri
tarafından yapılacak şekilde düzenlenmiştir. Bunun haricindeki kullanıcıların bu işlemi
yapabilmesi mümkün değildir. Bu nedenle özellikle grup işlemlerinde çok kullanılan gruplar
oluşturulacaktır.(28 Şube Müdürlüğü, Merkez Birimleri vb. gibi) Bunun dışındaki iş ve işlemler
için iş akışları kullanılacaktır.
Dağıtım listeleri
MADDE 26 - (1) Dağıtım listeleri, kullanıcı tarafından hiyerarşik veya dinamik iş akışı
sonrası, dağıtım listesi seçeneğinin seçilmesine müteakip açılan havale ekranında “havale türü”
kısmında kullanılmaktadır. Bu bölüm, sistem yöneticisi tarafından oluşturulmaktadır. Yeni bir
dağıtım listesi eklenmek istendiğinde üst sekmelerden “İş AkışıàDağıtım Listelerià Dağıtım
Listesi Oluştur” sırası takip edilir, açılan pencerede dağıtım listesinin adı ve açıklaması girilir, bu
şekilde bir dağıtım listesi oluşturulmuş olunur. Ancak bu dağıtım listesinin içine alıcı tipi
eklenmesi gerekmektedir; yanındaki alıcıları düzenle işareti marifeti ile kullanıcı ekleme ekranı
açılır. “Alıcı tipi” açılır listesinde rol, birim, kullanıcı, grup, kök, kurum dışı seçenekleri mevcuttur.
Bu açılır listeden seçilen alıcı tipine ait diğer bilgiler de girilerek dağıtım listesine alıcı eklenmiş
olunur. Bir dağıtım listesine aynı anda farklı alıcı tipleri eklenebilmektedir
Dosya tasnif planı:
MADDE 27 - (1) Bu bölüm, yöneticiye TMO dosya tasnif yapısı üzerinde birim, seri,
klasör ve bölüm ekleme, silme ve düzenleme imkânı sağlamaktadır. Ayrıca seri, klasör ve bölüm
67
bazında saklama planlarını belirlemeye ve kapatmaya, erişim haklarını vermeye de imkân
sağlamaktadır. Yukarıda bahsedilen işlemler sistem ve belge yöneticileri yetkisindedir.
a) Dosya tasnif yapısı ile ilgili yapılabilecek işlemler:
1) DAYS içerisindeki dosya tasnif planı ağaç yapısına eleman (birim, alt birim, seri, klasör
veya bölüm) eklemek, bu elemanların bilgilerini düzenlemek, elemanları taşımak ve elemanları
silmek mümkündür. Artı olarak, seri ve klasörlere “Erişim Hakları” tanımlanabilmektedir.
1.1) Seri, klasör ve bölüm ekleme şartları: Seri, klasör ve bölüm eklenmek istendiğinde
Standart Dosya Planında belirtilen hususlara riayet edilmelidir (uyulmalıdır). Standart dosya
planında değişiklik yapma yetkisi Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uhdesindedir.
Seri, klasör ve bölüm ekleme hallerinde bu durum göz önünde bulundurulmalıdır. Bu tür işlemler,
gerekli şartlar sağlanmasına müteakip Araştırma Planlama Koordinasyon Dairesi Başkanlığının
koordinesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının bilgisi dâhilinde yapılacaktır. Gerekli müsaadelerin
(izinlerin) alınmasına müteakip elemanlar şu şekilde açılacaktır. Seçilen eleman “Seri” ise “Klasör
Ekle”, “Klasör” ise “Alt Klasör Ekle” veya “Bölüm Ekle”, “Alt Klasör” ise “Bölüm Ekle”
sekmeleri tıklanır. İçerisinde bir bölüm (yeşil dosya) barındıran klasöre alt klasörler eklenmek
istendiğinde, ilgili mevzuat gereği klasöre ait olan bölüm içindeki evrak, alt klasörler altına
açılacak bölümlerin içine taşınmalıdır. Boşalan bölüm bu işleme müteakip silinmelidir. DAYS
içerisinde seri, klasör ve bölüm eklenmek istendiğinde, eklenecek elemanın üst elemanı dosya
tasnif planı ağaç yapısından veya ekranın sağ alt kısmındaki listeden seçilmelidir. Seçimin
yapılmasına müteakip gelen ekleme penceresinden “Adı” ve “Açıklaması” kutucukları doldurulur.
“Kod” kutucuğuna standart dosya planından o klasörle ilgili konuya dair verilmiş olan dosya
numarası girilir. “Kod genel numaralandırmada kullanılsın” seçeneği işaretlenir ise, kod alanına
girilen değer, bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için oluşturulan genel kayıt numarasına
dâhil edilir. Bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Eğer “Kayıt numarası ekle” kutucuğu işaretlenir
ise bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için genel kayıt numarasının haricinde “Kayıt
Numarası Adı” alanına girilen tanım ile isteğe bağlı olarak özel bir kayıt numarası daha
oluşturulabilmesi sağlanır. “Kayıt Maske Deseni” alanına istenilen desen bilgisi girilir. Eğer
‘Kayıt Numarası zorunlu olsun’ kutucuğu işaretlenir ise söz konusu kayıt numarasının alınması
zorunlu hale getirilir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” kutucuğu işaretlenir ise, kayıt maske
desenindeki “Otomatik Numara” değeri her yıl sıfırlanır. Kurum genelindeki uygulama gereği,
68
belge ve taslak kayıtlarının almış olduğu numaranın her yıl sıfırlanması gerekmektedir, bu sebeple
bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Dosya tasnif planına eklenen elemanın tipi ‘Seri’ veya
“Klasör” ise ekranda, anlatılanların haricinde “Güvenlik Kodu” alanının da seçilmesi istenir. Seri
veya klasöre verilen güvenlik koduna göre o “Güvenlik Kodu”na sahip kullanıcılar tarafından
erişilmesi sağlanır. Örneğin; bir klasöre “Gizli” güvenlik kodu verilir ise, sadece “Gizli” güvenlik
koduna sahip kullanıcılar tarafından erişilebilir ve kullanılabilir hale gelir. Bilgilerin doğruluğu
kontrol edildikten sonra “Ekle” sekmesi vasıtası ile yeni eleman kaydı yapılmış olunur.
1.2) Birim ekleme şartları: Kurumumuzun organizasyon yapısında bulunan birimlerden
herhangi birinin kapatılması, yer değiştirmesi ve yeni birim ihdas edilmesi durumunda bu
değişikliklerin DAYS’a entegrasyonu aşağıdaki şekilde yapılır. DAYS’a birim eklemek için dosya
tasnif planı ağaç yapısından birim eklenecek kademenin bir üstü seçilir; seçilen eleman “Kök” ise
“Birim ekle”, “Birim” ise “Alt birim ekle” sekmeleri tıklanır. Seçimin yapılmasına müteakip gelen
ekleme penceresinden “Adı” ve “Açıklaması” kutucukları doldurulur. “Kod” kutucuğuna
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Genel Müdürlüğünün Kurumumuz birimleri için tespit etmiş
olduğu yazışma kod numarası girilir. “Kod genel numaralandırmada kullanılsın” seçeneği
işaretlenir ise, kod alanına girilen değer, bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için
oluşturulan genel kayıt numarasına dâhil edilir. Bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Eğer “Kayıt
numarası ekle” kutucuğu işaretlenir ise bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için genel
kayıt numarasının haricinde “Kayıt Numarası Adı” alanına girilen tanım ile isteğe bağlı olarak özel
bir kayıt numarası daha oluşturulabilmesi sağlanır. “Kayıt Maske Deseni” alanına istenilen desen
bilgisi girilir. Eğer ‘Kayıt Numarası zorunlu olsun’ kutucuğu işaretlenir ise söz konusu kayıt
numarasının alınması zorunlu hale getirilir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” kutucuğu işaretlenir ise,
kayıt maske desenindeki “Otomatik Numara” değeri her yıl sıfırlanır. Kurum genelindeki
uygulama gereği, belge ve taslak kayıtlarının almış olduğu numaranın her yıl sıfırlanması
gerekmektedir, bu sebeple bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Bilgilerin doğruluğu kontrol
edildikten sonra “Ekle” sekmesi vasıtası ile yeni eleman kaydı yapılır.
1.3) Birim, seri, klasör, bölüm düzenleme işlemleri: Elemanlara ait düzenleme
pencerelerindeki bilgiler değiştirilmek istendiğinde, Dosya Tasnif Planı altında, sol tarafta yer alan
ağaç yapısından veya ekranın sağ altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst
sekmelerinden “Birimi Düzenle” sekmesi seçilir. Seçim sonucu ekranın üst kısmında oluşan
69
sekmelerden eğer “Kök” tipindeki eleman seçildi ise araç çubuğunda “Kökü Düzenle” sekmesine,
birim tipindeki eleman seçildi ise “Birimi Düzenle” sekmesine, “Klasör” tipindeki eleman seçildi
ise “Klasörü Düzenle” sekmesine tıklanarak eleman düzenleme pencerelerine yönlenilir. Bilgilerde
gerekli değişiklikler yapılarak “Düzenle” sekmesi vasıtası ile değişiklikler kaydedilir.
1.4) Birim, seri, klasör, bölüm taşıma işlemleri: DAYS içerisinde bir eleman taşınmak
istendiğinde, Dosya Tasnif Planı altında, sol tarafta yer alan ağaç yapısından veya ekranın sağ
altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerinden “Taşı” sekmesi
seçilir. Birim, seri, klasör taşıması yapılabilirken, bölüm taşıması yapılamamaktadır.
1.5) Birim, seri, klasör, bölüm silme işlemleri: DAYS içerisinde bir eleman silinmek
altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerinden “Birimi Sil”
sekmesi seçilir. Silme komutuna emin olunup olunmadığına dair bir onay penceresi gelecektir.
Burada dikkat edilmesi gereken husus, içerisinde evrak bulunan seri, klasör, bölümün veya başka
birimlerle bağlantısı bulunan birimin silinemeyeceğidir.
1.6) Erişim hakları: DAYS içerisinde seri ve klasörlere erişim hakları da
tanımlanabilmektedir. Klasörlere erişim hakkı tanımlanırken dolaylı yoldan klasöre ait bölüme de
erişim hakkı tanımlanmış olacaktır. Bir elemana erişim hakkı tanımlamak, sadece tanımlaması
yapılanların ona ulaşabilmesi ve kullanabilmesi anlamına gelmektedir. Bir seri veya klasöre erişim
hakkı tanımlamak istendiğinde, Dosya Tasnif Planı altında, sol tarafta yer alan ağaç yapısından
veya ekranın sağ altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerden
“Erişim Hakları” sekmesi seçilir. Erişim hakları, unvan ve grup bazında verilebilmektedir. Üst
sekmelerden “Erişim Hakkı” sekmesi seçilmesine müteakip şayet o elemana bir erişim hakkı
tanımlanmamış ise, DAYS tarafından “… için erişim hakkı tanımlanmadığından bütün kullanıcılar
için bütün yetkiler verilmiştir. Erişimi sınırlamak için hakları belirlemeniz gerekir.” “… için erişim
haklarını belirle” şeklinde bir uyarı penceresi sunulmaktadır. Bu uyarı penceresinin geçilmesinin
ardından unvan ve/veya grup bazında erişim hakkı belirlemek için seçim kutusu ile karşılaşılır.
Şayet “unvan” seçilir ise TMO’da kayıtlı unvan listesi ile karşılaşılır, bu unvanlardan erişim hakkı
yetkisi verilmek istenenler seçilerek işlem tamamlanmış olunur. Şayet “grup” seçilir ise DAYS
içerisinde tanımlı gruplarla karşılaşılır. Bu gruplardan erişim hakkı yetkisi verilmek istenenler
seçilerek işlem tamamlanmış olunur. Eğer yeni bir grup tanımlanmak isteniyor ise bu Yönergenin
70
yirmi beşinci maddesinin birinci fıkrasının a bendinde açıklanan “Grup Ekleme” işlemleri
gerçekleştirilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, dosya tasnif planı ve erişim hakları yetkisi
belge yöneticilerinde de bulunurken grup ekleme yetkisi yalnızca sistem yöneticilerinde
bulunmaktadır. Bir belge yöneticisi “grup” seçeneğinden erişim hakkı vermek istediğinde grubun
oluşturulması için sistem yöneticisine başvurmalıdır. Erişim hakkı almak için erişimle ilgili
gerekçe ve detayları ihtiva eden bir yazı ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına müracaat edilir. Bilgi
İşlem Dairesi Başkanlığı, işin analizini yaparak ihtiyaca uygun olduğu kanaatine varması halinde
Makamdan gerekli izni alır. Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğine ait özel klasörler
için erişim yetkisi bu dairelerin başkanlarının talebi üzerine Makamdan izin almaksızın Bilgi işlem
Dairesi Başkanlığınca yapılır.
b) Dosya Tasnif Planı Üst Verileri:
1) Dosya tasnif planı üst verileri, dosya tasnif planında bir eleman eklerken hangi üst
verilerin doldurulacağının belirlendiği kısımdır. Bu kısımdan üst veri eklenebilir ve üzerinde
değişiklik yapılabilir. Fakat var olan sabit üst veriler üzerinde değişiklik yapmanın imkânı
bulunmamaktadır. Ancak sonradan eklenen üst veriler üzerinde değişiklik yapılabilir.
2) Herhangi bir elemana yeni üst veri ekleneceğinde Dosya Tasnif PlanıàDosya Tasnif
Planı Üst Verileri rotasından bahsi geçen eleman seçilir ‘Üst veri ekle’ sekmesine tıklanır, açılan
“Üst Veri Ekle” penceresindeki alanlar doldurulur. Bahsi geçen ekrandaki alanlar; “Tipi, Etiket,
Açıklama, Varsayılan Değer ve Maske Deseni” alanlarıdır. Ayrıca “Zorunlu Alan” adı altında bir
seçim kutusu bulunmaktadır, bu seçim kutusu işaretlendiği takdirde elemana eklenen üst veri, o
elemanla ilgili işlem yaparken zorunlu bir alan olacak ve kırmızı bir başlık olarak gözükecektir.
Ekrandaki “Tipi” ve “Etiket” alanları doldurulması zorunlu alanlardır. “Etiket” alanına girilen ifade
aynı zamanda üst veri adı olacaktır. “Üst Veri Ekle” ekranındaki “Varsayılan Değer” alanına
girilen ifade dosya tasnif planında eleman eklerken oluşan ekleme ekranlarında izahat olarak
gözükecektir.
3) “Maske Deseni” alanına bir ifade veya işaret girildiğinde dosya tasnif planında eleman
eklerken oluşan ekleme ekranlarında o ifade veya işaret olmaksızın üst veri doldurulmasına izin
verilmez.
Güvenlik kodları ile ilgili detaylar
MADDE 28 - (1) “Birinci Bölüm Tanımlar Madde 3”de güvenlik kodları ile ilgili tanımlar
71
bulunmaktadır. DAYS içerisinde güvenlik kodları, belge ve taslağa, seriye, klasöre ve kullanıcılara
verilmektedir.
(2) DAYS içerisinde güvenlik kodları tasnif dışı, hizmete özel, gizli, çok gizli ve özel
olmak üzere beş gruptur. Kullanıcılar genel anlamıyla “hizmete özel” olarak tanımlanmıştır. Bazı
kullanıcılara ise yaptıkları görevlere göre diğer güvenlik kodları verilebilir. Bu işlem,
“YöneticiàKullanıcılar ve GruplaràKullanıcı Ekle” rotası sonucu gelen ekrandan istifade
edilerek yapılır. “YöneticiàKullanıcılar ve GruplaràKullanıcı Düzenle” rotası sonucu gelen
ekrandan ise kullanıcılara tanımlanmış güvenlik kodları üzerinde değişiklikler yapılabilir.
(3)
Kullanıcılar,
belge
veya
taslak
kaydı
yaparken
“Özel”
güvenlik
kodu
verebilmektedirler. Bu durumda bu belge veya taslağa sadece bu kodu veren kullanıcı ve bağlantı
kurduğu kullanıcılar ulaşabilmektedir. Ancak güvenlik seviyesi belirlenirken herhangi bir
kullanıcıya “Özel” güvenlik seviyesi verilmiş ise bu kullanıcı da bu belge veya taslağa
ulaşabilecektir. Dolayısı ile kullanıcılara güvenlik seviyesi belirlerken “Özel” güvenlik seviyesi
verilmemesine dikkat edilmelidir. Kullanıcılara güvenlik kodlarının verilmesi safhasında aynı
güvenlik seviyesinde olanların aynı yetkiye sahip olacağının göz önünde bulundurulması
gerekmektedir.
(4) Kullanıcıların dışında seri ve klasöre de güvenlik kodu tanımlanabilir. Dosya tasnif
planına seri ve/veya klasör eklerken “Güvenlik Kodu” alanının da seçilmesi istenir. Seri veya
klasöre verilen güvenlik koduna göre o koda sahip kullanıcılar tarafından kullanılmaları sağlanır.
Örneğin; bir klasöre “Gizli” güvenlik kodu verilir ise, “Gizli” güvenlik koduna sahip kullanıcılar
tarafından görüntülenebilir ve kullanılabilir hale gelir. Taslak ve belgeye de güvenlik kodu
tanımlanmaktadır. Bu tanımlama taslak ve belge kayıt aşamasında üst veriler doldurulurken yapılır.
Taslak ve belgeye ait güvenlik kodunu kaydı gerçekleştiren her kullanıcı, seri ve klasöre ait
güvenlik kodunu belge ve sistem yöneticileri, kullanıcı güvenlik kodlarını ise yalnızca sistem
yöneticisi tanımlayabilir.
(5) Kullanıcılara “tasnif dışı” ve “hizmete özel” haricindeki güvenlik kodlarının
verilmesinde ilgili genel müdür yardımcısı yetkilidir. Belge ve sistem yöneticileri seri ve klasörlere
güvenlik kodu verme imkânına haiz olsalar da güvenlik kodu verme işlemleri, merkezde birim
amirleri, taşrada şube müdürleri onayı dâhilinde yapılacaktır.
Belge türü ve üst verileri ile ilgili işlemler
72
MADDE 29 - (1) Belge türü ekleme, üzerinde düzenleme yapma, belge türü silme ve belge
türlerine üst veri ekleme yetkisi yalnızca sistem yöneticilerine aittir.
(2) Var olan belge türlerine DAYS üst menülerinden BelgeleràBelge Tür Üst Veriler
rotası ile ulaşılmaktadır. DAYS içerisinde yeni bir belge türü eklenmek istendiğinde bu rota ile
bahsi geçen belge türü listelerine ulaşılır ve ardından “Belge Türleri” sekmesi seçilir ve üst menüde
bulunan “Belge Türü Ekle” sekmesine tıklanır. Gelen pencerede “belge türü”, “kayıt numara adı”,
“kayıt maske deseni” alanları ve “kayıt numarası ekle”, “yılsonunda sayaç sıfırlansın”, “kayıt
deseni zorunlu olsun” seçimli kutuları bulunmaktadır. Bir belge türü eklemek için yalnızca “belge
türü” alanının doldurulması yeterlidir. “Kayıt numara adı” bahsi geçen belge türüne otomatik sayaç
dışında bir numara alması gerektiği durumlarda o kayıt numarasının adını simgeleyen bir alandır.
“Kayıt maske deseni” ise DAYS içerisinde bazı simgelerle özel bir şekilde oluşacak numara şeklini
ifade etmektedir. C (hiyerarşik kod), U (kullanıcı), Y (yıl), M (ay), N (otomatik numara) bu
kısımdaki simgelerdir. Aralarda ayraçlar da kullanılabilmektedir. Örneğin bahsi geçen belge
türünün kayıt maske desenine Y/N denilir ise yıl ve numara bazında bir ek sayacı olacağı ve yıl ile
numara arasında “/”işareti olacağı anlamına gelir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” seçimli
kutusundan seçim yapmak, belge türünün almış olduğu sayacın yılsonunda sıfırlanarak bir sonraki
yıl tekrar 1’den başlayacağı anlamına gelmektedir. “Kayıt deseni zorunlu olsun” seçimli kutusu
seçilir ise söz konusu kayıt numarasının oluşturulması zorunlu hale gelir.
(3) Belge türü silinmek istendiğinde bahsi geçen belge türü seçilir ve üst menüsünden
“Belge türünü sil” sekmesi kullanılır. Burada dikkat edilmesi gereken husus, silinmek istenen belge
türü ile belge ya da taslak oluşturulmuş ise bu belge türünün silinemeyeceğidir. Belge üst verisi
silmek istendiğinde bahsi geçen üst veri seçilip üst menüsünden “Belge Üstveri Sil” sekmesi
kullanılır.
(4) Belge türlerine belge üst verisi de eklenebilmektedir. Bunun için bahsi geçen belge türü
tıklanır ve üst menüsünden “Belge Üstverisi Ekle” sekmesi seçilir. Açılan pencerede “Tipi”,
“Etiket”, “Açıklama”, “Varsayılan Değer”, “Maske Deseni” alanları ve “Zorunlu Alan” seçimli
kutusu bulunmaktadır. Bu seçim kutusu işaretlendiği takdirde belgeye eklenen üst veri, o belge
türü ile ilgili işlem yaparken zorunlu bir alan olacak ve kırmızı bir başlık olarak gözükecektir.
Ekrandaki alanlardan “Tipi” ve “Etiket”, doldurulması zorunlu alanlardır. “Tipi” alanında “metin,
tarih ve seçim kutusu” seçenekleri bulunmaktadır. “Etiket” alanına ne girilir ise üst veri adı o
73
olarak gözükür. Belge ya da taslak kaydı yapılırken o belge türü seçilmiş ise üst verinin
doldurulması esnasında “Varsayılan Değer” alanına ne girilir ise üst veride o gözükür. “Maske
Deseni” alanına ne girilir ise o ifade veya işaret olmaksızın üst veri doldurulmasına izin verilmez.
İş akışı oluşturma
MADDE 30 - (1) Mevcut akışlar: DAYS Ana sayfaàİş AkışıàMevcut Akışlar
rotasından sisteme kayıtlı olan iş akışlarının listesine ulaşılır. Üst menülerden ‘Düzenle’ sekmesine
basılarak listeden seçilen iş akışının üzerinde değişiklik yapılabilir. Yapılan her değişiklik için yeni
versiyon numarası verilir. Bunun nedeni; eğer seçilen “şablon iş akışı”na ait tamamlanmamış bir iş
akışı varsa yapılan değişikliğin bu akışı etkilememesini sağlamaktır. Eğer bir iş akışı herhangi bir
nedenden dolayı kullanım dışı bırakılmak istendiğinde “aktif” başlıklı kolona tıklanarak pasif hale
getirilebilir.
(2) Yeni oluştur: Yeni iş akışı oluşturmak için ilk olarak DAYS Ana sayfaàİş
AkışıàYeni Oluştur rotasından açılan ekrandaki ‘İş Akışı Adı’ alanına bir isim verip daha sonra
da ‘Uygulanacak Tür’ seçim kutusundan bu akışın belgeye mi yoksa taslağa mı uygulanacağının
seçilmesi gerekir. Bu seçime binaen işlem türleri değişecektir. Ekranın sol tarafındaki ‘Yeni Adım’
kutucuğu basılı tutularak ekranın ortasındaki alana sürükleyip bırakılır. Eğer iş akışı birden fazla
adımdan oluşacak ise aynı işlemi tekrarlayarak adım sayısı arttırılır. Burada dikkat edilmesi
gereken husus, birinci adımdan sonraki adımları eklerken eklenmiş adımın altına mı yoksa üstüne
mi ekleneceğidir. Eğer eklenecek adımın sıralamada eklenmiş adımdan önce olması isteniyor ise,
eklenecek adımı ekrandaki adımın üst kısmına doğru, tam tersi isteniyor ise ekrandaki adımın alt
kısmına doğru sürüklenmesi gerekmektedir. Eklenen tüm adımların özellikleri ve kullanıcıları
tanımlandıktan sonra ekranın üst menüsündeki “Akışı Kaydet” sekmesi tıklanır ve şablon
kaydedilmiş olunur.
(3) Adım özellikleri: İş akışında kullanılacak adımlar eklendikten sonra bu adımların
özelliklerinin tanımlanması gerekir. Ekranın ortasındaki alanda mavi kutucuk şeklinde olan tanımlı
adımlar seçildikten sonra aşağıdaki açıklamaları yapılmış alanlara istenilen değerler girilerek adım
özellikleri tanımlanmış olunur.
(4) Adım adı: Her adıma tanımlayıcı bir isim verilmelidir. (Örneğin: 1.Adım, 2.Adım vs.)
(5) Çalışma süresi: Her adım için, o adımın tamamlanması istenilen sürenin tanımlandığı
alandır.
74
(6) Süre sonu işlemi: “Çalışma Süresi” alanına girilen süre dolmuş ama adım
tamamlanmadıysa, yapılacak işlem bu alandan seçilir.
(7) Şu kadar saat önce uyar: Çalışma süresinden bu alanda belirtilen saat kadar önce
sürenin bitimini bildiren sistem mesajının kullanıcılara gönderilmesini sağlayan kısımdır.
(8) Red durumu işlemi: Mevcut adımdaki kullanıcının herhangi bir sebepten dolayı
akıştaki işi, belgeyi veya taslağı reddetmesi halinde hangi işlemin yapılacağının seçildiği kısımdır.
(9) Süre sonu işlemleri:
(10) Sistem mesajı gönder: Süre sonunda akışı tanımlayan kullanıcıya mesaj gönderilir.
(11) Başka kullanıcıya/role gönder: Süre sonunda adım başka kullanıcıya/role seçilen
işlem tipi ile gönderilir.
(12) Başka akışa gönder: Süre sonunda adım tamamlanmazsa akış durdurulur ve seçilen
başka bir şablon iş akışı başlatılır. Eğer ‘İşlem Tipi’ seçim kutusundan ‘Akış Devam Etsin’ seçilir
ise, yeni başlatılan akış tamamlandığında mevcut akış kaldığı yerden devam eder. Eğer ‘Akış
Durdurulsun’ seçilir ise mevcut akış kalıcı olarak durdurulmuş olunur.
(13) Kullanıcılar: Adım özelliklerinin tanımlanmasından sonra, seçili adımdaki
sekmelerden “Kullanıcılar” sekmesine tıklandığında ekranda o adıma ait kullanıcı listesi
görüntülenir.
Adıma kullanıcı eklemek için “Kullanıcı Ekle/Düzenle” sekmesine tıklanır.
“Kullanıcı Ekle/Düzenle” sekmesine tıklandıktan sonra bir pencere ekrana gelecektir. ‘Seçim
Türü’ alanından kullanıcı tipi (Kullanıcı, Birim, Grup, Rol, Kök) seçilir. Bahsi geçen seçim türü
şayet grup ise, “kime” seçim alanından istek üzerine önceden sistem yöneticisi tarafından
hazırlanan gruplar arasından seçim yapılır, “Ekle” sekmesine tıklanarak “Seçilen Kullanıcılar”
ekranında görüntülenmesi sağlanmalıdır. Adım için gerekli kullanıcıların tamamı bu ekrandan
tanımlandıktan sonra “Ekle” sekmesine tıklanarak kullanıcıları ekleme işlemi tamamlanır.
ALTINCI BÖLÜM
Yazışma Usulleri -Yazışma Kodları-Dosyalama ve Mevzuat İşlemleri
Merkezde ve taşrada, birimler arası yazışmalar
MADDE 31 - (1) Merkez ve taşra teşkilatı birimleri, kendi aralarındaki yazışmaları DAYS
içerisinde iç yazışma olarak yaparlar. Dolayısı ile bütün iç yazışmalar, birimlere göre ayrılmadan,
otomatik olarak tek bir sayaçtan numara almaktadır.
75
(2) DAYS’ ta hazırlanmış yazı taslakları, onay makamının imzasından önce kayıt numarası
almamalıdır. Yine onaylandıktan sonra gönderilecek birim ve kullanıcılar hiyerarşik iş akışı
başlatılması esnasında dağıtım listesi içinde belirlenmelidir. “Olur” tipi yazılar için ilgi ve gereğine
göre birim haberleşmeleri seçilerek dağıtım listesi oluşturulmalıdır. Normal iç yazışmalarda
dağıtım listesi oluştururken yazının gideceği birimlerin haberleşme servisleri listeye alınmalıdır.
Haberleşme birimleri olmayan birimler birbirleriyle yazışma yaptıklarında, dağıtım listesine
gönderilecek birimin birim amirini eklemelidirler. Kurum dışına giden evrakın dağıtım listesine
evrakı fiziksel ortama alarak paraflayacak kullanıcı “gereği” işlem türü ile eklenmelidir. Bunun ile
ilgili maddeler bu Yönergenin dokuzuncu maddesinin, ikinci fıkrasının, g bendinin, iki numaralı alt
bendi olan“dağıtım listesi oluşturma işlemi” başlığı altında detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.
(3) Genel Müdürlük Merkez birimleri, teşkilatın her birimi ile yazışma ve haberleşme
yetkisine sahip olmakla birlikte, ajans amirlikleri ile iş ve ilişkilerinde acil bir durum olmadıkça, o
işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlükleri ile haberleşme yapar. Süre bakımından beklemeye
tahammülü olmayan, gecikilmesi halinde Kurumumuzun maddi ve manevi zarar göreceği acil
durumlarda, merkez birimleri doğrudan ajans amirliklerine yazı gönderebilir, dağıtım listesine
ekleyebilir. Ancak, böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlüğünü
de dağıtım listesine eklemelidir.
(4) Taşra şube müdürlükleri, kendi aralarında ve Genel Müdürlük ile doğrudan yazışma ve
haberleşme yaparlar. Bir şube müdürlüğü, yukarıda anılan acil durumların var olması halinde,
kendisine bağlı olmayan bir ajans amirliği ile yazışma yapabilir dağıtım listesine ekleyebilir.
Ancak, böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlüğünü de dağıtım
listesine eklemelidir. Şube müdürlükleri, sınırları içerisindeki gerçek ve tüzel kişilerle, görevin
gereği olarak, Ofisi parasal ve yasal taahhüt altına sokmayacak konularda yazışma ve
haberleşmede bulunabilirler. Diğer konularda alacakları talimat çerçevesinde hareket ederler.
Taşra şube servisleri arasındaki yazışmalar ilgili servisin bağlı olduğu şube müdür yardımcısı veya
şube müdürünün imzası ile yapılır. Ancak bu servisler arasındaki yazıların imzalanması konusunda
şube müdürleri karar ve prensip koyabilirler.
(5) Ajans amirlikleri teşkilat içinde acil durumlar dışında veya özel bir emir almadıkça,
Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları şube müdürlükleri ile yazışma ve haberleşmede
bulunamazlar. Ancak, anılan durumların doğması halinde Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları
76
şube müdürlükleri ile yazışma yapabilirler. Bu gibi durumlarda bağlı bulundukları şube
müdürlüğünü de dağıtım listesine eklemelidirler. Ajans amirlikleri Kurumumuzu bağlamayan
parasal ve yasal yüklenimler altına bırakmayan, alım ve stok miktarları, stok evsaf ve arızaları,
imhası gereken ve kıymet kaybına uğrayan mallar ve benzeri sır sayılan konular dışında kalan ve
mevzuatta yeri bulunan hususlarda, sınırları içindeki gerçek ve tüzel kişilerle yazışmada
bulunabilirler. Bunların dışındaki konularda şube müdürlüklerinden alacakları talimat çerçevesinde
hareket ederler.
Yazı şekli ve kopya adedi
MADDE 32 - (1) Yazılar, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 02/01/2004
tarihinde yayınlamış olduğu “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında
Yönetmelik" esaslarına göre yazılır.
(2) İç yazışmalar, elektronik ortamda yapılması sebebiyle fiziksel ortama çekilerek,
dosyalanma gibi bir işleme tabii tutulmazlar. Kurum dışına fiziksel yollarla gidecek olan yazılar,
iki nüsha olarak hazırlanır. Bir nüshası alıcıya gönderilirken diğer nüshası fiziksel ortamda
dosyalanır. Evrakın fiziksel gönderimi bu Yönergenin on ikinci maddesinin, birinci fıkrasının
“giden evrak gönderim işlemleri” başlıklı b bendinde anlatılmaktadır.
Yazışma kodları
MADDE 33 - (1) Kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılacak yazışmaların, otomasyon
tekniklerine de uygun ortak bir standarda oturtulması amacıyla T.C. Başbakanlık Personel ve
Prensipler Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan sistem çerçevesinde, TMO’nun merkez ve taşra
birimleri ile İşletme Müdürlüğünün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda kullanacakları kodlar
bulunmaktadır. Bu kodlar, DAYS’a konulmuş olup elektronik yazışmalarda otomatik olarak
gelmektedir.
(2) Kurumumuz birimlerince DAYS içerisinde hazırlanarak kurum içi ve dışı yapılacak her
türlü yazışmalarda on dört haneden oluşan yazışma kodu, dosya işareti ve kayıt numarası aşağıda
yer alan örneğe uygun olarak sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir.
Örnek: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünce telefonla ilgili bir
yazı yazıldığında, programda “Kayıt No”, evrak üzerinde “Sayı” olarak görünen bölüme yazışma
kodu aşağıdaki şekilde otomatik olarak gelecektir.
77
Sayı: B.12.2.TMO.0.77.04.00 - 811.01 / 1215
Birim Kodu
Dosya No
Kayıt No
(3) Ekipler tarafından üretilecek yazılarda Ekibin bağlı bulunduğu işyerinin Kodu
kullanılacaktır. Ekipler DAYS’a dâhil olmadığından yazışmalar ve dosyalama işlemleri tamamen
fiziksel ortamda yapılacaktır. Kullanılan dosya numaralarının peşine aşağıda örnekte belirtildiği
gibi köşeli parantez ([ ]) içinde iş yerinin adını yazacaktır.
Örnek; Bandırma Şube Müdürlüğüne bağlı KARACABEY ve Gelibolu Ajans Amirliğine
bağlı EVREŞE Ekip Şefliklerinden çıkan yazılara şu şekilde işaret verilecektir.
Sayı: B.12.2.TMO.1.01.00.00 -811.01 [Karacabey]/ kayıt no
Sayı: B.12.2.TMO.1.01.90.03 -811.01 [Evreşe] / kayıt no
(4) Ekiplerin kapanmasına müteakip dosyalarda oluşan evrak, bağlı olduğu iş yerine
getirilerek bir olur yazısı çerçevesinde taranmasına müteakip elektronik ortamda ilgili dosyasına
konulacaktır.
İş yeri kodları
MADDE 34 - (1) Yazışma kodları yazının çıktığı birimlerin belirlenmesi amacıyla yalnızca
yazışmalarda kullanılmaktadır.
(2) Muhasebe, alım, stok ve benzeri konularda bilgisayar modüllerinde kullanılan işyeri
kodları ile yazışma kodlarının karıştırılmaması gerekmektedir. Modüllerdeki iş yeri kodlarının
aynen kullanımına devam edilecektir.
Dosyalama konusu
MADDE 35 - (1) Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak
düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde
bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğünce “Standart Dosya Planı” düzenlenerek 25 Mart 2005 tarih 25766
sayılı resmi gazetede 2005/7 sayılı genelge ile yayımlanmıştır.
(2) İlgili Genel Müdürlüğün önerileri çerçevesinde; Kurumumuzun ana hizmet konuları göz
78
önünde bulundurularak “TMO Standart Dosya Planı” olarak yayımlanmış ve yürürlüğe
konulmuştur.
(3) Dosyalama işlemleri ile ilgili izahat standart dosya planında verilmektedir, standart
dosya planında belirtilen esaslara göre hareket edilmelidir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Telefon, Faks, Fotokopi ve Telsiz İşlemleri
Direkt telefonlarının tesisi ve kaldırılması
MADDE 36 - (1) Merkez Birimleri ile Taşra Şube Müdürlükleri ve bağlı işyerlerine tesis
edilecek direkt telefon hatları aboneliği ile abonelik kaldırma işlemleri hususunda Bilgi İşlem
Dairesi Başkanlığı yetkilidir. Bu telefonların kullanım biçimleri (şehirlerarası ve milletlerarası)
için; Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı (Haberleşme Şube Müdürlüğü) kanalı ile Genel Müdürlük
makamından veya yürürlükte bulunan Tasarruf Tedbirleri mevzuatı ile bu konuda yetkili kılınan
makamdan izin alınır, yönlendirilir ve karara bağlanır.
(2) Taşra Şube Müdürlükleri ve bağlı işyerlerinde kullanılan tüm direkt telefonların
şehirlerarasına açık olup olmadıkları ve hangi telefonun hangi makamlarda bağlı oldukları ve varsa
diğer özellikleri ile birlikte gerekli bilgilerin kaydı ilgili Şube Müdürlüklerince, Merkeze ait
olanların kaydı ise Haberleşme Şube Müdürlüğünce tutulur.
(3) GSM hatları temini, yine Başbakanlık genelgeleri doğrultusunda, herhangi bir
genelgenin olmaması durumunda Genel Müdürlük makamından izin alınarak yapılır.
(4) Kurumda kullanılan her türlü telefon için internet, mobil internet ve data hattı alımı,
kiralanması, paket/tarife belirlenmesi ve abonelik işlemlerinin ikmali Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığı (Haberleşme Şube Müdürlüğü) kanalı ile ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayı
alınarak yapılır.
Şehirlerarası konuşmaların kontrol fişine işlenmesi ve teyit fişi düzenlenmesi
MADDE 37 - (1)
Kurumumuz tüm telefon santralleri IP tabanlı dijital santrale
dönüştürülmüştür. Bu telefonlarla yapılan görüşmelerin dökümü Genel Müdürlük merkezindeki
sunuculardan alınmaktadır. Alınan bu listeler kullanım mahallerine Haberleşme Şube Müdürlüğü
tarafından intikal ettirilecektir. Kurumumuzun herhangi bir iş yerinden herhangi bir iş yerine VoIP
telefonlar üzerinden yapılan dâhili görüşmeler ücretsizdir. Kurum dışı görüşme yapan personel,
79
kendisine gönderilen görüşme listeleri üzerinden resmi, özel ayrımını yaparak ilgili birimine (
merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü, taşrada ise bu işleri yürüten ilgili birim) teslimini yapar.
İlgili birimler, özel görüşme bedellerinin görüşme yapan personelden tahsil edilmesini sağlar. Bu
durumda “Şehirlerarası Konuşmaların Kontrol Fişi” doldurulmaz.
(2) IP santrallere bağlı olmayan direkt telefonlar üzerinden yapılan görüşmeler için görevli
santral memuru veya ilgili personel tarafından resmi ve özel ayrımı yapılarak (0003 0200 0370
sicil numaralı) “Şehirlerarası Konuşmaların Kontrol Fişi” tutulur. Konuşmalar kontrol fişine
işlenerek konuşanlara imzalattırılır. Konuşmalar içindeki özel görüşmelerin bedelinin ilgililerden
tahsil edilmesi sağlanır.
(3) Telefonlarla yapılan resmi konuşmalar bir talimatı içeriyorsa mutlaka teyide bağlanır.
Konuşmaya müteakip DAYS üzerinden taslak ekleàeditörden sekmeleri kullanılarak Word
belgesi olarak hazırlanmış (0003 0200 0270 sicil no’lu) "Telefon Konuşmaları Teyit Fişi"
düzenlenir, talimatı veren birime dağıtımı yapılır. Bu fişin tarih ve kayıt numarası “Şehirlerarası
Konuşmaların Kontrol Fişi”nin ilgili hanesine işlenmek üzere santrale veya ilgili personele iletilir.
(4) Kurum dışı yerlerle yapılan telefon konuşmaları da DAYS üzerinden teyide
bağlanabilir. Ancak teyit karşı tarafa gönderilmez.
Telefon faturalarının ödenmesi işlemleri
MADDE 38 - (1)
Sabit telefon, cep telefonu, data/internet hattı, modem veya uydu
üzerinden yapılan iletişim, kablolu TV abonelik faturaları ve benzeri iletişim bedellerine ait
kiralama ve satın alma faturaları, ilgili birimlerle koordine edilerek Haberleşme Şube
Müdürlüğünce veya haberleşme işlerini yürüten birimlerce son ödeme tarihlerinden önce ödenmesi
için meblağları ve ödeme tarihleri belirtilerek muhasebe birimlerine bir yazı ekinde intikal ettirilir.
Daha sonra ayrıntılı telefon faturalarının birer fotokopileri ilgililere gönderilerek resmi veya özel
görüşmelerin ayırımı yaptırıldıktan sonra özel görüşme bedellerinin ilgililerden tahsili yapılmak
üzere ilgili birimlere (muhasebe vs.) intikal ettirilir.
Haberleşme cihazlarının alımı, yer değiştirilmesi ve bakım onarımı
MADDE 39 - (1) Merkez ve taşra teşkilatı ihtiyacı haberleşme cihazlarının satın alınması,
sistemlerinin kurulması ve yer değiştirilmesi konularında Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı yetkilidir.
(2) Merkez telefon santrallerinin bakım ve onarımları, (parça gerektiren durumlar hariç)
Genel Müdürlük Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı teknik personeli tarafından yapılır veya üçüncü
80
şahıslara yaptırılır.
(3) Yıllık bakım-onarım sözleşmeleri yapılmak istendiğinde Kamu İhale Kanunu ve mevcut
Yetki Devri Talimatı çerçevesinde piyasadan hizmet temin edilebilir.
(4) Taşra Teşkilatında; Şube Müdürlükleri söz konusu bakım ve onarım işini, yıllık TMO
Yetki Devri Talimatı ve mevcut İhale Mevzuatı doğrultusunda yapmaya yetkilidir. Ajans
Amirlikleri bu konuda bağlı olduğu Şube Müdürlüğünden yetki alarak işlemleri yürütmelidir.
Telsizler ile ilgili işlemler
MADDE 40 - (1) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin telsiz sistemi
kurma ve telsiz kullanımında uygulanacak usul ve esaslar ile yapılacak iş ve işlemleri, 5908 sayılı
Elektronik Haberleşme Kanunu ve bu çerçevede yayımlanan Telsiz İşlerine İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmeliğe göre ve ruhsatlarındaki kayıt ve şartlara uygun bir şekilde Bilgi
Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yürütülmektedir.
(2) Merkez ve taşra teşkilatındaki her türlü cihazla (role istasyonu, araç telsizi, sabit telsiz,
deniz telsizi ve el telsizi) ilgili olarak satın alma, devir etme, yer değişikliği sağlama, satış ve
hizmet dışı bırakma, ıskat işlemleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube
Müdürlüğünün bilgisi dâhilinde yapılacaktır. Yukarıda belirtilen kanun ve yönetmelikler
çerçevesinde belirtilen işlemler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu ve/veya bu Kurum
tarafından yetkilendirilmiş işletmeciler ile irtibat kurularak yapılacaktır.
(3) Telsiz cihazlarının zimmet karşılığında kullanıcıya teslim edilmesi, teslim alanların
zimmetindeki telsizleri en iyi şekilde usulüne uygun kullanması ve koruması zorunludur.
(4) Telsiz cihazı ve frekans tahsisi işlemleri için öncelikle Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığından izin alınır. Telsizi satın alan ve kullanan iş yeri her telsiz ile ilgili ruhsatı, Bilgi
Teknolojileri ve İletişim Kurumundan alacaktır. Ayrıca ruhsat sürelerinin takibi de kullanan iş
yerleri tarafından yapılacaktır. Kullanma izni (ruhsatı) alındıktan sonra satın alınması sağlanan
cihazlar ihtiyaç duyulan mahallerde kullanıma sunulur.
(5) Telsiz cihazlarının arızalanması halinde onarımı mahallen ilgili işyerlerince yaptırılır.
Ekonomik ömrünü doldurmuş ve teknolojik olarak yetersiz durumdaki ıskat edilmesi uygun
görülen telsizler ıskat edildikten sonra hurda işlemi için Hurdasan A.Ş.’ye teslim edilir.
(6) Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca Kurumumuza tahakkuk ettirilen yıllık telsiz
kullanım ücretleri, ihbarnamede belirtilen son ödeme tarihine kadar kullanıcı şube müdürlüklerince
81
ödenir. Genel Müdürlük tarafından taşrada kullanılan telsizlerle ilgili yapılan ödemeler, ilgili iş
yerine dekont edilir.
Faks sistemi kurulması (21.10.2011 DENENECEK)
MADDE 41 - (1)
Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünce
fakslarda kullanılan telefon hatlarının şehirlerarası ve milletlerarası görüşmeye açık olması
gerektiğinden Genel Müdürlük Makamının onayı alınarak gerekli görülen işyerlerine usulüne
uygun olarak faks sistemleri tesisi sağlanır. Telefon hatlarının mevcut olması durumunda faks
tesisi işlemleri, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından izin almak sureti ile yapılır.
(2) Genel Müdürlükte faks haberleşmesi, DAYS’da bulunan faks sunucuları üzerinden
otomatik olarak yapılacaktır. Taşrada ise faks cihazları DAYS’a dâhil olmadığından alınan fakslar
“gelen belge” muamelesi görerek sisteme dâhil edilecektir. Bunun ile ilgili işlemler bu Yönergenin
beşinci maddesinin birinci fıkrasının f bendinde detaylı bir şekilde açıklanmaktadır. Program
dışından faks olarak gönderilmesi gereken ve DAYS’da üretilmiş olan belgeler, fiziksel ortama
alınarak gönderilecektir.
(3) Faks haberleşmesinin, merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünce, taşrada haberleşme
işlerini yürüten birimlerce tek merkezden yürütülmesi temel prensiptir. Ancak, özel durumlarda
DAYS harici faks sistemi kullanılması gerektiğinde bu sistemlere gelen evrakla ilgili işlemler bu
Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde açıklanmıştır. Buna göre ana
haberleşme kayıtlarından geçmemiş faks mesajlarından merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü,
taşrada haberleşme işlerini yürüten birimler sorumlu değildir.
Faksların bakım ve onarımı
MADDE 42 - (1) Merkezde ve taşrada faks cihazlarının periyodik bakımları ve onarımları;
gerektiğinde mahalli piyasada doğrudan alım yoluyla yaptırılabilir.
(2) Faks cihazlarının tamir ve bakımı ile ilgili olarak merkezde Haberleşme Şube
Müdürlüğü, taşrada iş yeri amirleri yetkilidir.
Faks mesajlarının çekilmesi
MADDE 43 - (1)
Kurum içi yazışmalar, DAYS üzerinden yapılacağından zorunlu
durumlar haricinde (ekiplerle haberleşme gibi) kurum içinde faks haberleşmesi kullanılmayacaktır.
Kurum dışına faks gönderilmesi söz konusu olduğunda merkezde DAYS üzerinden işlem yapılır.
82
Taşrada ise kurum dışına faks gönderilmek istendiğinde DAYS’dan bahse konu evrakı ıslak haline
çevirerek mevcut faks cihazları ile gönderilir.
(2) Merkezde DAYS’a dâhil olmayan faks sistemleri ile gönderilen mesajların sorumluluğu
gönderene aittir. Bu cihazlar ile değişik sebeplerden dolayı resmi belge gönderilmesi söz konusu
olduğunda bu belgenin DAYS içinde mutlaka, sonradan da olsa oluşturulması gerekmektedir. Bu
durumda bu belgenin “not” kısmına önceden gönderilmiş olma sebebi eklenmelidir.
(3) Taşrada haberleşme birimlerince çekilen mesajlar, faksın çekildiği yer ile karşılıklı
mutabakat sağlanması açısından çekildi belgesi ile birlikte ait olduğu birimlere ertesi gün iade
edilebilir.
(4) Faks cihazları ile haberleşme, posta giderinden daha çok telefon masrafı
gerektirdiğinden, tasarruf tedbirleri açısından önemli ve acil işlerde kullanılması gerekmektedir.
(5) Mesajlar çekildikten sonra üzerinde değişiklik yapılmak üzere geri istenemez.
Çekilmemiş mesajlarda değişiklik ancak, mesajı hazırlayan birim amirinin parafı ile yapılır.
Çekilen mesajların iptali veya değişiklik yapılması ilgili birimce hazırlanan yeni bir mesajla
yapılır. Çekilen faks mesajları teyitleri ile birlikte ilgili birimlerine ertesi gün iade edilir. Bu
mesajlardan birimler tarafından işin önemi açısından gerekli görülenler 5 gün içerisinde teyit
olarak mesajın çekildiği yere gönderilir.
(6) Engeller sebebiyle gününde çekilemeyen mesajların çekilememe nedeni birim amirine
bildirilerek parafı alınmak suretiyle ertesi güne bırakılabilir. Mesajların alınıp çekilmesi sırasında
mesajla ilgili oluşabilecek her türlü aksaklığın ve eksikliğin giderilmesi amacıyla gerektiğinde
ilgili mesaja düzeltme notu ilave edilir. Bu not için ayrı bir kayıt numarası verilmez. Daha sonra
söz konusu not ilgili mesajla birleştirilerek dosyalanır.
(7) Konu ne olursa olsun Makam Onayı veya birim amirinin onayı olmadan özel mesaj
çekilmez.
İvedilik ve gizlilik
MADDE 44 - (1) Mesajların ivedilik ve gizlilik dereceleri birim amirlerince tespit edilir.
Haberleşmenin konusu ne olursa olsun hiçbir suretle açıklama yapılmaz ve gizlilik konusuna
önemle uyulur. Hiç kimseye amirlerin izni olmadan alınan ve çekilen mesajlar hakkında bilgi
verilemez ve evrak takibi yapılamaz.
Baskı, teksir ve fotokopi işleri
83
MADDE 45 - (1) Merkez birimlerinde fotokopi cihazları mevcut olduğundan birimlere ait
fotokopi işleri kendi servislerince, zorunlu hallerde çekilecek fotokopi işi ise “Baskı ve Fotokopi
İstek Fişi” ilgili birim tarafından doldurulmak sureti ile Haberleşme Şube Müdürlüğünce yerine
getirilir.
(2) Baskı, cilt ve teksir işlemleri ile ilgili talepler ise DAYS üzerinden iç yazışmadan
yapılacaktır. Bu yazılar, talebin içeriğini, kaç adet basılacağını, süresini, formatını vs.
kapsamalıdır.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlükten kaldırılan mevzuat
MADDE 46 - (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle, Toprak Mahsulleri Ofisi Genel
Müdürünün ..... tarihli ve ... sayılı Olur'u ile yürürlüğe giren Haberleşme İşleri İzahnamesi
yürürlükten kalkar.
Yürürlük
MADDE 47 - (1) Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürünün ..... tarihli ve ... sayılı Olur'u
ile onaylanan bu Yönerge .......... tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 48 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürü yürütür.
84
TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
HABERLEŞME İŞLERİ VE DOKÜMAN ARŞİV YÖNETİM
SİSTEMİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı; çeşitli kanun ve yönetmeliklerle çerçevesi çizilmiş
olan ve kamu kurumları tarafından uyulması gereken haberleşme işleri, dosyalama, dosya planı
uygulamaları, yazışma usulleri, yazışma kodlarının düzenlenmesi ve arşiv işlemleri gibi hususların
birlik ve uyum içinde yürütülmesi, TMO’nun Merkez ve taşra teşkilatında yürütülen evrak, posta,
telsiz, telefon, faks, fotokopi ve benzeri işlerine ilişkin esasların belirlenmesidir.
Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; Türk Standartları Enstitüsünün 13298 standardı kapsamında,
tüm kurum içi ve kurum dışı evrak akışları, evrakın tabi olduğu hiyerarşik akışlar, şablon iş
akışları, kurum içi mesajlaşma işlemleri, fiziksel belge kayıtları, gelen ve giden evrak kayıtları,
taslak ve belge oluşturma, dağıtım listesi ve grup oluşturma, e-imza ve e-paraf entegrasyonları,
Kurum içi ve Kurum dışı faks uygulamaları, arşivleme, posta, telsiz, telefon ve benzeri haberleşme
işlemlerini TS 13298 gereği tüm kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanma zorunluluğu olan
elektronik belge yönetiminin ve Kurumumuz bünyesinde kullanılacak olan Doküman Arşiv
Yönetim Sisteminin kullanımını kapsar.
Tanımlar
MADDE 3 - (1) Bu Yönergede kullanılan bazı terim ve tariflerin açıklamaları aşağıda
belirtilmiştir:
a) Alma tarihi: Evrakın Kurumun eline geçtiği tarihtir.
b) Ana haberleşme: Genel Müdürlük Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube
Müdürlüğünü ifade eder.
c) Belge: İmza alarak son haline gelmiş dokümandır.
ç) Belge no: Evrak üzerinde yer alan kayıt numarasıdır.
d) Belge türü: Evrakın cinsini belirten kategoridir (Yazı, dilekçe, fatura, tutanak vs.).
1
e) Birim: En alt servisten tüm teşkilata kadar belirlenmiş her kademeyi ifade eden
organizasyonel yapılardır. (Örnek: Bozova Ajans Müdürlüğü, Şanlıurfa Teknik İşler Servisi, Taşra
Teşkilatı, Merkez Birimleri vb. )
f) Bölüm: Serinin altında yer alan TS 13298 gereğince “bölüm” olarak adlandırılan ve yıl
bazında ayrılan kaydın konulacağı alanı belirten dosyadır.
g) Dağıtım listesi: Bir dokümanın gerekli tüm paraf ve imzalardan geçtikten sonra
ulaşması gereken kişi, kurum içi ve kurum dışı yerlerin belirlenmesini sağlayan yapıdır.
ğ) DAYS: Doküman Arşiv Yönetimi Sistemi; Kurumumuzun faaliyetlerini yerine
getirirken oluşturulan ve kurum dışından gelen her türlü dokümantasyonun içerisinden Kurum
faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak, bunların içerik, format ve ilişkisel
özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar süreç içerisinde
yönetimini sağlayan sistemdir.
h) Dinamik iş akışı: DAYS içinde hiyerarşik yapı göz önünde bulundurulmadan astlar
veya üstler arasında özgürce kurgulanabilen bir akış şeklidir.
ı) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan henüz
belge vasfı kazanmamış her türlü kayıtlı içeriktir.
i) Editör: Otomatik taslak oluşturmaya yarayan bir uygulamadır.
j) Elektronik belge: Herhangi bir bireysel işlemin veya kurumsal fonksiyonun yerine
getirilmesi için alınmış ya da üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil
teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden ve elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan güvenli elektronik imzayla imzalanmış her türlü kayıtlı bilgidir.
k) Elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik
sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi
bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza veya mobil elektronik
imzadır.
l) Elektronik paraf: Kullanıcıların Kurum “active directory”den almış oldukları kullanıcı
adı ve şifresiyle DAYS içinde işlem yapmalarını sağlayan elektronik sertifika almış imzadır.
m) Eleman: DAYS içerisinde birim, seri, klasör, alt klasör ve bölümü ifade eder.
n) Fiziki evrak: Islak olarak imzalanmış son haline gelmiş belgedir.
2
o) Fiziksel belge: DAYS içinde kayıt altına alınması zorunlu fakat içeriğinin gizli kalması
gereken, evrak vasfı taşıyan fakat tür olarak basılı sayılamayan ya da sisteme entegre edilemeyecek
somut materyallerden oluşan belge türüdür. ( Örnek: İhale zarfı, projeler vb. )
ö) Gelen mesaj: Kişiye elektronik ortamda ulaşmış olan mesajdır. Bir belge olarak
değerlendirilemez.
p) Geliş yöntemi: Evrakın Kuruma geliş şeklidir; normal, iadeli taahhütlü, APS, kargo vs.
r) Giden mesaj: Kişinin elektronik ortamda göndermiş olduğu mesajdır. Bir belge olarak
değerlendirilemez
s) Grup: Kullanıcıların oluşturduğu kullanıcı veya birimlerden müteşekkil topluluktur
ş) Güvenlik kodları: Evrakın içerdiği konular itibarıyla gizlilik ve önem derecesini
belirleyen kategorilerdir. Bu kategoriler ayrıca DAYS içerisinde kullanıcılara, serilere ve klasörlere
de tanımlanmaktadır. Güvenlik kodları aşağıda açıklanmıştır:
1) Çok gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenliği büyük ölçüde
tehlikeye düşürecek, devlete zarar verebilecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara
verilen güvenlik kodudur.
2) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde ulusal güvenliğe zarar verebilecek bilgi,
belge, evrak, mesaj ve dokümana verilen güvenlik kodudur.
3) Hizmete özel: İçerdiği konular itibarıyla belirli kişileri ilgilendiren, gizlilik dereceli
konular dışında olan, güvenlik işlemine ihtiyaç gösteren ve devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva
eden bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen güvenlik kodudur.
4) Özel: İçerdiği konular itibarıyla belirli bir kişiyi ilgilendiren, müsaadesiz olarak
açıklandığı takdirde zarar verebilecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümana verilen güvenlik
kodudur.
5) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibariyle, gizlilik dereceli bilgi taşımayan, bilgi, belge,
evrak, mesaj ve dokümanlara verilen güvenlik kodudur.
t) Haberleşme birimi: Taşra yapılanması içinde şubelerde bilgi işlem servis şefliğini,
ajanslarda haberleşme işlemlerini yürütmek üzere görevlendirilmiş personeli ifade eder.
u) Havale: DAYS içinde elektronik ortamda bir evrakın kullanıcı, grup, rol, unvan, kök
çeşitlerinden birine ve/veya bir kaçına gönderim şeklidir.
ü) Hiyerarşik iş akışı: DAYS içinde kişinin unvanı üzerinden sistem tarafından otomatik
3
olarak kişiyi ast sayarak üste doğru hiyerarşik akış sağlayan yapıdır.
v) İptal: DAYS içerisinde işlem görecek evrakın ertelenmesini sağlayan sekmedir, “işlem
yap” penceresinin kapanmasına imkân sağlar. Pencerenin sağ üstündeki çarpı işareti ile de aynı
işlem sağlanabilir.
y) İş akışı: DAYS içinde işin gereğine göre bir şablon şeklinde hazırlanan ve
yetkilendirilmiş personel tarafından kurgulanan evrakın tabi olduğu paraf, imza ve işlem türlerini
kapsayan bir akış şeklidir.
z) Klasör: Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada bulunması gereken belgeler
topluluğudur. Serinin altında, TS 13298 gereğince “klasör” olarak adlandırılan ve ana konu
başlığını veren dosyadır.
aa) Kök: Toprak Mahsulleri Ofisi teşkilatında çalışan tüm personeli ifade etmektedir.
bb) Kullanıcı: DAYS’ da tanımlı herhangi bir personeldir.
cc) Mesaj sistemi: Kurum personelinin kendi içinde kullanabileceği bir haberleşme
sistemidir.
çç) Metadata: Bir belgeyi tanımlayan elektronik kimlik bilgileridir.
dd) Öncelik derecesi: Evrakın işlem görme önceliğini normal, ivedi, çok ivedi şeklinde
belirten kategoridir.
ee) Rol: Herhangi bir birim içindeki kariyer ya da bürokratik unvandır. (Örnek: Şube
Müdürü / Samsun, Mühendis (Bilgisayar) / Bilgi İşlem Daire Başkanlığı)
ff) Saklama planı:
Bir belgenin ne kadar süre saklanacağını ve saklama süresinin
bitiminde nasıl bir işleme tabi tutulacağını gösteren kısımdır.
gg) Seri: Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan
klasörlerin tamamıdır. Birimlerin altında yer alan TS 13298 gereğince “seri” olarak adlandırılan ve
kayıt yapılabilecek alanları işaret eden konu başlığıdır.
ğğ) Standart dosya planı: Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluşan
belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak konu temelli sınıflandırılması için
geliştirilmiş ve Başbakanlık tarafından yayımlanan belge yönetimi için gerekli olan kodlama
sistemidir. DAYS içindeki Toprak Mahsulleri Ofisi’ne özgü standart dosya planının birimlere göre
ayrıldığı konu ayraçlarını kapsayan sekmeye de dosya tasnif planı adı verilmektedir. Birim altında
var olan seriye, seriye bağlı klasöre, klasöre bağlı yıl bazında açılan bölümlerin altına kaydı
4
gerçekleştirilecek alandır.
hh)Taslak: Henüz resmiyet kazanmamış, üzerinde tadilat yapılabilecek doküman şeklidir.
ıı) Unvan: Tüm TMO teşkilat yapısı içinde geçerli olan kadrolardır. (Örnek: Mühendis
(Bilgisayar), Muhasebeci, Eksper)
ii) Üretici: Evrakı üreten kurum, kuruluş, şirket, birim v.s.
jj) Üretim tarihi: Bahse konu evrak üzerindeki tarihtir.
kk)Vekâlet: Kullanıcının izin ya da çeşitli nedenlerle görevini sürdüremeyeceği
durumlarda bir başkasının aynı görevi sürdürmesi için verilen yetkidir.
İKİNCİ BÖLÜM
İşlemler
Mesaj işlemleri
MADDE 4 - (1) DAYS içindeki “mesaj” bölümüdür. Kurum personelinin gayri resmi
olarak birbirleriyle bilgi ve dosya alışverişi yapmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
a) Mesaj oluşturma işlemleri:
1) Herhangi bir kullanıcı, rol, unvan, birim veya kök’e mesaj gönderme işlemleri süreci
aşağıda belirtilmiştir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Mesaj Oluştur” sekmesi
tıklanarak “Mesaj Gönder” penceresi açılır. “Alıcıları Seç” butonu tıklanarak yeni açılan pencerede
mesaj gönderilecek kişi veya kişiler; kullanıcı, rol, unvan, birim, kök seçeneklerinden istifade
edilerek sırasıyla “Seç” ve “Ekle” butonları vasıtasıyla tespit edilir.
1.2) Mesaj gönderilecek yerin “Kullanıcı” olarak seçilmesi durumunda birden fazla
kullanıcıyı eklemek mümkündür.
1.3) Mesaj gönderilecek yerin “Birim” olarak seçilmesi durumunda birden fazla birimi
1.4) Mesaj gönderilecek kişilerin “Unvan” olarak seçilmesi durumunda birden fazla unvanı
1.5) Mesaj gönderilecek kişilerin “Rol” olarak seçilmesi durumunda birden fazla rolü
1.6) Sistem, birden fazla kullanıcı eklenerek grup oluşturma imkânı tanımaktadır. Bu
5
durumda seçimler yapıldıktan sonra bu pencerede sol alt köşede bulunan “Grup Oluştur” butonu
tıklanır, açılan pencereye istenilen bir grup adı yazılarak “Ekle” butonu tıklanır. Bu suretle bir grup
oluşturulması tamamlanmış olur. Oluşturulan gruba kişi eklemek veya çıkarmak imkân dâhilinde
değildir. Rol, birim, unvan alıcı tiplerinden grup oluşturma imkânı bulunmamaktadır. Oluşturulan
gruplar kullanıcıya özgüdür.
1.7) Oluşturulan bir gruba, mesaj gönderilmesi istenmesi durumunda “Mesaj Gönder”
penceresinde bulunan “Grup Seç” butonu tıklanır, açılan “Grup Seçimi” penceresinden daha önce
tasarlanmış gruplardan herhangi birisinin karşısındaki “+” işareti tıklanarak seçilen bu gruba mesaj
gönderilir.
1.8) Mesaj gönderileceklerin seçimi yapıldıktan sonra “Mesaj Gönder” penceresindeki
başlık ve mesaj kutularına gönderilecek mesajın başlığı ve içeriği yazılır. Bir dosya eklenmesi
isteniyorsa “Göz At” butonu tıklanarak kullanıcı bilgisayarında bulunan gönderilmesi istenen
dosya seçilir. “Gönder” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
1.9) “Tara” seçeneği ile ise basılı halde var olan bir dokümanı mesaja dâhil etmek
mümkündür.
b) Gelen mesajların takibi:
1) Gelen mesajlar aşağıdaki silsile çerçevesinde takip edilir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Gelen Mesajlar” sekmesi
tıklanarak kullanıcıya gelmiş olan mesajlar tablosuna ulaşılır.
1.2) Bu tabloda kullanıcıya gelen mesajlarla ilgili olarak mesaj gönderen kullanıcı adı,
gönderme tarihi, mesaj başlığı ve durumu (mesajın okunup okunmadığı) kriterleri yer almaktadır.
1.3) Bu tablonun üstünde bulunan butonlar vasıtasıyla seçilen bir mesaj “Sil” butonu
kullanılarak silinebilmekte, “Yanıtla” butonu kullanılarak seçilen mesaja cevap verilebilmektedir.
c) Giden mesajların takibi:
1) Giden mesajlar aşağıdaki silsile çerçevesinde takip edilir.
1.1) DAYS ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısından “Giden Mesajlar” sekmesi
tıklanarak kullanıcının göndermiş olduğu mesajlar tablosuna ulaşılır.
1.2) Bu tabloda gönderilen mesajlarla ilgili olarak mesaj gönderme tarihi, mesaj başlığı
kriterler yer almaktadır.
1.3) Bu tablonun üstünde bulunan butonlardan “Sil” butonu kullanılarak seçilmiş olan bir
6
mesajı silinebilmektedir
Kurum dışından gelen evrak ile ilgili işlemler
MADDE 5 - (1) Kurumumuzun merkez haberleşmesine veya taşra teşkilatı haberleşme
işlemlerini yapan birimine gelen bir yazı, dilekçe, fatura, form, ekinde bir nesne bulunan yazı,
elektronik doküman vb. gibi evrakın sisteme dâhil edilmesi ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
a) Zarfların (Evrakın) teslim alınması:
1) Gelen bütün resmi evrak Merkezde (Teftiş Kurulu Başkanlığına gelen özel evrak ve
müfettiş raporları ile Hukuk Müşavirliğine mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen dilekçe,
mahkeme kararı, icra ödeme emri ve benzeri her türlü tebligat hariç) Haberleşme Şube Müdürlüğü
Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi, taşrada ilgili birimi tarafından teslim alınır. Mesai saatleri
dışında ise Genel Müdürlükte ve taşrada nöbetçi memuru tarafından adresleri ile varsa ekleri
kontrol edilerek teslim alınır. İşin önemine göre gerekirse ilgili birim amiri, daire başkanı, şube
müdürü veya yetkililere, taşrada da ilgili kişilere haber verilir. Evrak ilk mesai gününde
Haberleşme Şube Müdürlüğüne, taşrada haberleşme işleri ile ilgili birimine zimmet defteri ile
teslim edilir.
2) Hukuk Müşavirliğine ve Teftiş Kurulu Başkanlığına gelen ve üst paragrafta açıklananlar
dışındaki hiçbir evrak haberleşme kayıtlarından geçmeden birimlerince teslim alınmaz.
3) Açıklanan bu işlemler, AAF ve taşra şube müdürlüklerinde haberleşme işleri ile ilgili
birimce, diğer işyerlerinde işyeri amirinin görevlendireceği bir personel tarafından yürütülür.
b) Adli tebligatların teslim alınması ve kayıt işlemi:
1) Mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen dilekçe, mahkeme kararı, icra ödeme emri ve
benzeri her türlü tebligat Genel Müdürlükte Hukuk Müşavirliğince, taşrada Hukuk Bürosu/Avukat
tarafından teslim alınır.
2) Taşra teşkilatında, Hukuk Bürosu/Avukat dışında bir başka personel tarafından teslim
alınmış olan her türlü adli tebligat mümkün olan en kısa sürede DAYS içinde kayıt işlemi
yapılmak üzere Hukuk Bürosuna/Avukata zimmetle teslim edilir.
3) Merkezde Hukuk Müşavirliğince doğrudan teslim alınan evraklar Müşavirliğin
haberleşme ile görevli servisinde taranarak DAYS içine gelen evrak olarak kayıt edilir. Taşrada bu
işlem hukuk büroları vasıtası ile yapılır.
c) Zarfların açılması ve evrakların ayrımı işlemleri:
7
1) Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne gelen, birimi belirtilmeyen ve üzerinde gizli,
çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri bulunan yazıların kaydı, zarf açılmadan DAYS ana
sayfada üst menülerde bulunan “Belgeler à Belge Kaydet à Fiziksel Belge Kaydet” sekmesinden
istifade edilerek tamamlanır. Genel Müdürlük Makamına sunulmak üzere Özel Büro Şube
Müdürlüğüne teslim edilir.
2) Birimi belirtilen ve üzerinde gizli, çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri bulunan
yazıların kaydı yine zarf açılmadan DAYS ana sayfada üst menülerde bulunan “Belgeler à Belge
Kaydet à Fiziksel Belge Kaydet” sekmesinden istifade edilerek tamamlanır ve ilgili birime havale
edilir.
3) Bu aşamada, DAYS’ dan alınan fiziksel belge kayıt üst verileri bastırılarak zarfa
iliştirilir.
4) Birimi belirtilen ve üzerinde gizli, çok gizli, kişiye özel, hizmete özel ifadeleri
bulunduğu halde fiziksel belge olarak kaydedilmiş evrak, ilgili birim tarafından açılmasına
müteakip gizlilik derecesi yok ise DAYS’ a dâhil edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne
gönderilir, gizlilik derecesi var ise ilgili birim yeni bir kayıtla evrakı “Gizli” olarak DAYS’ da
kendisi kaydeder. Eğer yazı, başka birimleri de ilgilendiriyor ise kaydederken güvenlik kodunu
“gizli” seçerek, ilgili birimlere havalesi gerçekleştirilir.
5) Genel Müdürlük Makamı adına gelen isimli şahsa ait mektuplar kayıt edilmeden elden
Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne teslim edilir. Özel Büro Şube Müdürlüğü
bunları tasnif ederek Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarına dağıtır.
6) Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen zarflar ile şikâyet
mektuplarını içeren zarflar açılmasına müteakip taranıp DAYS’a kaydedilerek içinden çıkan yazıda
birim belirtilmiyorsa Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne havale edilir. Birimi
belirtilenler ise ilgili birime yine DAYS içerisinde kaydı yapılarak havale edilir.
7) Makama sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne gönderilen yazılardan Bakan,
Müsteşar, Müsteşar Yardımcısı, Genel Müdür imzalı olanlar Genel Müdüre, diğerleri ise ilgili
Genel Müdür Yardımcılarına elektronik ortamda havale ettirilmek üzere sunulur.
8) Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlıktan gelen evrak, açılmasına müteakip DAYS içinde
kaydı yapılıp Genel Müdüre sunulmak üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne havale edilir.
9) Direkt olarak Makama gelen yazılar Özel Büro Şube Müdürlüğünce tasnif edilerek
8
ilgisine göre Genel Müdür ve Yardımcılarına sunulur. Bu evrak ile kaydedilmeden Makama
sunulmuş kapalı zarflar Makam tarafından açılmasına müteakip havale edilmiş ise evrak
Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne intikal ettirilerek DAYS’a kaydı sağlanır ve Makam tarafından
fiziksel olarak havale edilmiş birime elektronik olarak havalesi gerçekleştirilir.
10) Haberleşme Şube Müdürlüğü vasıtasıyla açılıp DAYS’a kaydedilerek makama intikal
ettirilmiş evrakın havale akışı Özel Büro Şube Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılır.
11) “Fiziksel belge” olarak kaydedilerek Makam’a sunulan evrak havale edilmiş ise
“fiziksel belge” olarak kaydedilen evraka ilave edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne
gönderilir. Bu işlem şu şekilde yapılır; öncelikle DAYS ana sayfada sol tarafta bulunan ağaç
yapısının “Evrak Çantası à Belgelerim” sekmesi altından bahsi geçen belge çağrılır, çift
tıklanarak belge üst veri bilgileri ekranına girilir. Ekranın üst sekmelerinde bulunan “dosya
düzenle” sekmesi tıklanarak “göz at” ya da “tara” butonları marifeti ile bahse konu evrak aynı
kayıt numarasının altına eklenir. Makam tarafından fiziksel olarak havale edilmiş birime elektronik
olarak havalesi gerçekleştirilir. Eğer bu evrak, Makam tarafından “gizli” olarak herhangi bir birime
elden verilmiş ise ilgili birim yeni bir kayıtla evrakı “gizli” olarak DAYS’ da kendisi kayıt eder.
Bu durumda kaydı yapan birim, Haberleşme Şube Müdürlüğünden fiziksel belge kayıt numarasını
alarak yeni yapacağı kayda ilgi veya not olarak eklemesi gerekmektedir.
12) Aciliyetine binaen direkt fiziksel olarak birimlere sevk edilen evrak İlgili birimlerce
bilahare DAYS’ a dâhil edilmek üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne gönderilir, Haberleşme
Şube Müdürlüğü tarafından “gelen evrak” olarak DAYS’ a kaydedilir.
13) DAYS’a dâhil edilmeyen zarfların veya fiziksel belgelerin ilgili birimlere teslimi,
Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından DMO ‘ya ait “Evrak Teslim İzlenimi”ne kayıt edilerek
zimmetle yapılır.
14) Ana haberleşme tarafından DAYS’a intikal ettirilmemiş hiçbir evrak (Teftiş Kurulu
Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği ile ilgili olarak belirtilen işlemler ve güvenlik kodu “gizli” olarak
birimlerce yapılmış kayıtlar dışında) birimlerince işleme alınmaz.
15) Üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, zata mahsus teklif mektubu vb. işaretler
bulunmayan zarflar (Teftiş Kurulu Başkanlığına gelenler ile Hukuk Müşavirliğine gelen ve
yukarıda açıklanan niteliktekiler hariç) yetkili memur tarafından açılır. TMO’ya ait olup olmadığı,
ekleri, imzaları ve tarihi, dağıtım yerleri kontrol edildikten sonra taranarak DAYS’ da kayda alınır.
9
16) İmzasız olarak fiziksel ortamda gelen evrak kayda alınmaz. İmzasız gelen evraklar
(fatura, banka hesap özeti vb. hariç) kayda tabi tutulmadan ilgili birimine “Evrak Teslim İzlenimi”
ile teslim edilir. İmzalar söz konusu birimce, evrakın gönderildiği yerden tamamlattırıldıktan sonra,
kayıt işlemi yapılmak üzere tekrar merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü’ne, taşrada haberleşme
birimine gönderilir ve bundan sonra DAYS’ da kayda alınır.
17) Kurumumuza ait olmadığı tespit edilen, fiziksel ortamda gelen evrakın üzerine
"Kurumumuza ait olmadığından iade" ibaresi yazılarak posta görevlisine veya adresine iade edilir.
Herhangi bir birime yanlış gelen evrak, aynı birim tarafından üst yazı eklenerek postayla iade
edilir.
18) Kurumumuza elektronik ortamda gelen ve ilgili muhatabı olmayan belge, en son havale
edilen birim tarafından Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada Haberleşme birimine
havale edilir. Meskur belge, bu birimler vasıtası ile belgeyi gönderenin elektronik iletişim adresine
iade edilir.
19) Toprak Mahsulleri Ofisine hitaben yazılan ve gönderilen resmi yazıların (zarfların)
zimmetinden ilk etapta Haberleşme elemanları sorumludur. TMO’ya gelen ve Merkezde
Haberleşme Şube Müdürlüğü, Taşrada Haberleşme birimi elemanlarınca zimmetle teslim alınan
söz konusu APS, özel kargo vs. gibi posta gönderilerinin (zarfların) içinden çıkan, Vakıf veya
TMO içinde faaliyet gösteren dernek, firma vb. kuruluşlara ait belgeler ile şahıslara ait özel zarf
veya belgelerin (makama ait olanlar hariç) zimmetinden, haberleşme birimleri sorumlu değildir.
20) Cetvel, dekont vb. belgeler bir yazı ekinde gelmemiş ise DAYS’a kaydedilerek ilgili
birime havale edilir.
21) Gazete, reklam, broşür, resmi gazeteler vb. kaydedilmeden birimlere “Evrak Teslim
İzlenimi” ile imza karşılığı dağıtımı yapılır.
22) Taşra teşkilatı da bu doğrultuda işlemlerini yürütür.
ç) Kıymetli evrakla ilgili işlemler:
1) Posta veya kurye ile gelen poliçe, çek, bono, tahvil ve benzeri kıymetli evraklar üst yazılı
gelsin veya gelmesin normal evrak gibi taranarak DAYS’ da kayda alınır. Gün sonu raporu ile
birlikte asılları ilgili birimlerine imza karşılığı teslim edilir
d) Teklif mektupları ile ilgili işlemler:
1) Teklif alma suretiyle ihale yapıldığında; ilgili birim tarafından teklif mektupları ile ilgili
10
bilgiler,(ihalenin konusu, ihale kayıt numarası, ne zamana kadar tekliflerin kabul edileceği ‘tarih ve
saat olarak’ ve sonunda nereye verileceği, hangi dosyada işlem göreceği gibi hususlar) bir yazı ile
DAYS üzerinden Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada haberleşme işlerini yürüten
ilgili birime bildirilir.
2) Bu bildirimler doğrultusunda haberleşme birimlerine gelen teklif mektupları bu birimler
tarafından açılmadan DAYS ana sayfa üst menülerden “BelgeleràBelge KaydetàFiziksel Belge
Kaydet” yolu izlenerek sisteme alınır. Zarfların üzerine DAYS üzerinden aldığı numara ve geliş
saati yazılır. Zarfları teslim alma süresi dolduğunda başka teklif mektubu alınmaz. KİK’ e göre
yapılan ihalelerde “İhale Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak”
doldurularak ihale komisyonu üyelerine teklif mektupları ile birlikte teslim edilir. İhale komisyonu
üyeleri bu tutanağı imzalayarak Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderir. Ayrıca, DAYS ana sayfa
üst menülerinden “RaporlaràKullanıcı RaporlarıàGelen Evrak Raporu” sekmesinden istifade
edilerek raporlanır. Fiziksel belge (ihale zarfları) ihale komisyonuna teslim edildiğinden sadece
ihale ile ilgili verilmiş ilk teklif mektubunun geldiği gün itibar alınarak ve “ihale zarfı” ve “ihale
birimi” seçilerek gelen evrak raporu ilgili birimlere imzalatılmak üzere ihale tutanağı ile birlikte
gönderilir.
3) Teklif zarfları teslim alınırken düzenlenecek standart formlarla ilgili olarak; Merkezde
Haberleşme Şube Müdürlüğünce, Taşrada haberleşme işlerini yürüten birimce, yürürlükteki ihale
mevzuatına göre hareket edilir.
4) TMO İhale Yönetmeliğine göre yapılan ihalelerde kabul saatinden sonra gelen teklif
mektupları kayda alınmadan zarfın üzerine TMO kaşesi basılır, yalnız tarih ve geliş saati yazılarak,
teklif sahibi ilgili birime veya komisyona gönderilir. İlgili Birim veya Komisyonun yetkili amiri
zarf üzerinde teslim alınıp alınmayacağı hususunda yazılı görüş bildirerek adını soyadını yazıp
imzaladıktan sonra kayıt işlemi için haberleşme birimlerine gönderir ve belirtilen görüş
doğrultusunda DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı işlemi yapılır.
5) Yanlış gelen teklif mektupları bekletilmeden muhatabına iade edilir.
6) Üzerinde teklif mektubu olduğunu gösterir bilgi olmadığı için veya yanlışlıkla açılan
teklif zarfları yürürlükteki TMO İhale Yönetmeliğinin ilgili maddesi gereğince bir tutanakla tespit
edilerek başka bir zarfa konur ve zarf kapatıldıktan sonra üzeri Merkezde Haberleşme Şube
Müdürü veya yerine bakan bir yetkili, Taşrada bu işle ilgili yetkili makam tarafından imzalanır ve
11
DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı işlemi yapılır, ihale saatinden önce ilgili ihale birimine ya da
komisyona gönderilir.
7) Postada geciken teklif zarfları için; merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünce, taşrada
haberleşme işlerini yürüten birimce, yürürlükteki ihale mevzuatında belirtilen standart form
düzenlenir.
8) İhaleyi yapan birim, zarflar açıldıktan sonra çıkan belgelerin tamamını taramak sureti ile
DAYS içerisindeki daha önce haberleşme birimleri tarafından “fiziksel belge” kaydı yapılmış olan
belgeye “dosya düzenle” sekmesi marifeti ile ilave eder.
e) Koli ödemeli paketler, kargo ve gümrük maddeleri işlemleri:
1) Koli, kargo ve ödemeli paketler bir yazı ekinde geliyorsa Haberleşme Şube
Müdürlüğünce, taşrada haberleşme birimince teslim alındıktan sonra normal evrak gibi kayda
alınır. Yazı ekinde gelmiyorsa görevli memur tarafından DAYS üzerinden fiziksel belge kaydı
işlemi yapılır. Eğer gerekiyorsa fiziksel belgenin kaydına müteakip belge seçilerek belgenin üst
menülerinden “not” kısmından belge ile ilgili geldiği yer, ağırlığı, cinsi, teslim edileceği birim ile
teslim tarihi gibi detaylar belgeye eklenebilir.
2) Taşra teşkilatı kendi aralarında birbirlerine veya Genel Müdürlüğe paket, koli vb.
ödemeli olarak (zorunlu haller dışında) gönderemez. Ancak üçüncü şahıslardan bu şekilde bir
paket geldiği takdirde ilgili birime paket hakkında gerekli bilgi verilerek, alınıp alınmayacağı
sorulur ve alınması gerekiyor ise ihbarname makbuzu, paketin (kolinin) ait olduğu ilgili birim
amirine imzalattırıldıktan sonra teslim alınır. PTT’den, kargo şirketlerinden vb. yerden ihbarname
geldi ise yine yukarıdaki şartlar yerine getirildikten sonra geldiği yerden aldırılır. Ana haberleşme
biriminde yeterli kurye elemanı bulunmaması halinde paket ilgili birimce de ödemesi yapılarak
alınır.
3) Gümrük işlemlerine tabi olan posta maddeleri merkezde ve taşrada ilgili birimler
tarafından alınır. Haşhaş gümrük maddeleri merkezde Haşhaş ve Alkaloid İşleri Dairesi
Başkanlığı, taşrada ilgili servisler tarafından alınır. Ancak, gümrük maddeleri bir yazı ekinde
geliyor ise gümrükten alınmasını takiben yazı, kayda girmesi için Haberleşme Şube Müdürlüğüne
taşrada haberleşme işlerini yapan birimine verilir ve ilgili birimlerce yukarıdaki esaslar uyarınca
işlem yapılır.
f) Gelen evrakın elektronik ortamda kayıt altına alınması işlemleri:
12
1) Yukarıdaki maddelerde belirtildiği üzere Kurumumuza dışarıdan gelen evrak,
Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi tarafından sisteme alınacaktır.
Hukuk Müşavirliği ve Teftiş Kurulu Başkanlığına direkt gelen evrak güvenlik kodu tespit edilmek
suretiyle kendi büro servisleri tarafından sisteme kayıt edilecektir. Özel Büro Şube Müdürlüğüne
gelen evrak ise manüel olarak gerekli havale işlemleri yaptırılarak Haberleşme Şube Müdürlüğüne
sisteme kayıt edilmek üzere gönderilecektir.
2) Bunun ile ilgili işlemler aşağıda belirtilen silsile takip edilerek yapılacaktır.
2.1) DAYS ana sayfada bulunan üst menülerden Belgeler à Belge Kaydet seçimi yapılır.
Belge kaydet sekmesi belge kaydının gerçekleşmesini sağlayan sekmedir.
2.2) Belge kaydet sekmesinin altında “fiziksel belge kaydet” ve “belge kaydet” olmak üzere
iki seçenek bulunmaktadır. Fiziksel belge kaydı; içeriği gizli fakat kayıt numarası alması zorunlu
belgeyi (kapalı zarf) ve doküman vasfı taşıyan somut bir materyali simgeler.
2.3) Belgeler à Belge Kaydet à Belge Kaydet seçilmesi durumunda gelen tablonun en üst
kısmında bulunan “Tara” butonu tıklanarak evrakın elektronik ortama taşınması sağlanmış olunur.
Eğer söz konusu evrak bilgisayar ortamına kaydedilmiş halde ise “Göz at” butonu tıklanarak
sistem içine taşınır.
2.4) Bahse konu evrak için aynı tabloda kategori başlığı altıdaki seçimli kutudan “Gelen
Evrak” seçilir. Daha sonra alt başlıklar; ad, konu, öncelik derecesi, üretim tarihi, belge no, üretici,
alma tarihi, geliş yöntemi, eki, güvenlik kodu, belge türü, arşiv formatı alanları doldurulur.
2.5) Öncelik derecesi, geliş yöntemi, güvenlik kodu, belge türü, arşiv formatı seçimli
kutularından üretim ve geliş tarihleri tarih kutusundan tıklanarak belirlenir.
2.6) Güvenlik kodu başlığı altında; tasnif dışı, özel, hizmete özel, gizli, çok gizli olmak
üzere beş seçenek bulunmaktadır.( Bu Yönergenin üçüncü maddesinde açıklanmıştır.)
2.7) Arşiv formatı kısmı, sonrasında arşivlenecek belgenin formatının önceden seçilmesini
sağlayan kısımdır. Arşiv formatı için zip dosyalama formatı seçilecektir.
2.8) Üretici seçimi, sisteme kaydedilmiş olanlar varsa seçimli kutudan tıklanarak yapılır.
Aksi takdirde “+” butonu tıklanarak “Firma Ekle” tablosundaki boşluklara bilgiler girilerek yeni
üretici eklenmesi yapılmalıdır.
2.9) Evrakın bilgi edinme kapsamında mı yoksa kişisel bilgi kapsamında mı oldukları
kutucuklardan biri işaretlenerek belirlenir. Bilgi edinme ve kişisel bilgi kapsamları TS 13298’in
13
şart koştuğu, Avrupa uyum yasaları gereği var olan seçeneklerdir. Güvenlik kodu gereği gizli
olması gereken bir belge için “bilgi edinme kapsamı” işaretlenir ise o belge artık kullanıcılara açık
bir belgeye, tam tersi güvenlik kodu gereği tasnif dışı olması gereken bir belgeye “kişisel belge
kapsamı” işaretlenir ise o belge artık kullanıcıların erişemeyeceği bir belgeye dönüşecektir. Bu
durum göz önüne alındığında bu kutuların işaretlenmesi sırasında dikkatli olunmalıdır. Eğer yanlış
bir seçim yapılmış ise düzeltme işleminin de yanlışı yapan kullanıcı tarafından yapılması
gerekmektedir.
2.10) Bu tablodaki kırmızı ile gösterilen başlıklar doldurulması zorunlu, mavi ile gösterilen
başlıklar ise isteğe bağlı olarak doldurulması gerekli alanlardır.
2.11) Tüm bilgilerin doldurulmasına müteakip sol tarafta bulunan “Dosya Tasnif Planı”
sekmesi altındaki ağaç yapısından istifade edilerek bölüm (dosya) seçimi yapılır.
2.12) Seçim sonrası “Dosya Tasnif Planı” sekmesi üst tarafında bölüm belirir.
2.13) Son olarak tablo altında bulunan “Belge Ekle” butonu tıklanarak gelen evrakın
otomatik sayaçtan numarasını almak suretiyle sisteme intikali sağlanmış olunur.
2.14) Bölüm seçim işlemi ayrıca “bölüm arama” veya “klasör arama” sekmeleri tıklanması
ile de yapılabilir. Bu durumda gelen kutu içine başına ve sonuna yüzde işareti koyularak (%805%
gibi) dosya numarası yazıldığında içinde o dosya numarası geçen tüm bölümler bu sekme altına
listelenir. Bu bölümlerden uygun olanı tıklanarak seçilir. Yine “Belge Ekle” butonu tıklanarak
gelen evrakın sisteme intikali sağlanmış olunur.
2.15) DAYS’a kayıtlı numaralar üzerinden gelen faks mesajları tanımlandırılmış
kullanıcılar ekranına gelecektir. Merkezde bu kullanıcılar; Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen
Evrak Arşiv ve Faks Servisi personeli, Hukuk Büro Şefi, Teftiş Büro Şefi, Özel Büro Şube
Müdürlüğü personeli olacaktır. Gelen fakslar, Belgelerà FakslaràGelen Fakslar sekmesi
ekranında görüntülenecektir. Gelen faks satırına çift tıklanmak sureti ile sisteme kayıt edilerek,
“Belge Kaydet” butonu marifeti ile kaydı gerçekleştirilecek ve numara alması sağlanacaktır.
DAYS’ın haricindeki numaralara gelen faks mesajlarından kayıt edilmesi gerekenler Haberleşme
Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gönderilerek sisteme kayıt edilmeleri
sağlanacaktır. Bu servis, ilerde gelecek olan faks teyitlerinin mükerrer kayıt edilmemesine dikkat
edecektir. Gelen fakslar ve kurumdan giden fakslar DAYS ana sayfaà BelgeleràFakslar sekmesi
altında gelen ve giden fakslar başlıkları altında listelenecektir. Taşrada ise faks cihazları DAYS’a
14
dâhil olmadığından alınan fakslar “gelen belge” muamelesi görerek sisteme dâhil edilecektir.
g) Taşra haberleşme birimlerine gelen evrakın elektronik ortamda kayıt altına
alınması işlemleri:
1) Kurumumuz taşra teşkilatına dışarıdan gelen evrak ilgili servisler tarafından aşağıda
belirtildiği şekilde sisteme alınacaktır.
1.1) Şube Müdürlüklerine dışarıdan gelen evrak Bilgi İşlem Servisleri ve ilgisine binaen
Hukuk Servisleri tarafından taranarak sistemde kayıt altına alınacaktır. Bunun ile ilgili işlemler bu
yönergenin beşinci maddesinde belirtildiği şekilde ifa edilecektir.
1.2) Ajans Amirliklerinde ise bu işlemi muhasebeci veya ajans amirinin görevlendirdiği
personel yapacaktır.
1.3) Merkez için belirtilen akışta olduğu gibi taşra işlemlerinde de “Dosya Tasnif Planı”
sekmesi altındaki ağaç yapısından “Merkez” seçimi yapılarak kayıt işlemi gerçekleştirilecektir.
1.4) Taşra işyerlerine gelen faks mesajları diğer fiziksel gelen evrakta olduğu gibi taranarak
sisteme dâhil edilecektir. Faks teyitlerine dikkat edilerek mükerrer kayıt işlemi yapılmamasına
özen gösterilecektir.
ğ) Sisteme kaydedilmiş fiziki evrakın dağıtımı:
1) Herhangi bir şekilde merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, taşrada ilgili servislere
gelen evrak, yukarıdaki maddelerde belirtilen işlemler sonucunda sisteme alınmasına müteakip gün
sonunda DAYS ana sayfa üst menülerinden “Raporlar à Kullanıcı Raporları à Gelen Evrak
Raporu” sekmesinden istifade edilerek raporlanır. Fiziki evrak, raporla birlikte ilgili birimlere imza
karşılığı teslim edilir. Özellikle ihale zarfı, fatura, irsaliye, tebligat gibi belge türleri seçilerek ayrı
raporlar alınabilmektedir.
Gelen evrak raporlarının düzenli alınabilmesi için evrakın havale edilmesi aşamasında
“Zimmetli gitsin” kutusu mutlaka işaretlenmelidir.
Kaydedilen belge ile ilgili yapılabilecek işlemler:
MADDE 6 - (1) Kaydedilen belge ile ilgili olarak mutlaka bir işlem yapılması
gerekmektedir. Aksi takdirde bu belge arşivde bekleyen ve içeriği ile ilgili hiçbir işlem yapılmamış
bir belge olarak kalacaktır. Kaydı gerçekleşen belgeyle ilgili olarak ilgi ekleme, havale etme, iş
akışı başlatma, üst verileri baştan düzenleme, taşıma gibi işlemler yapılabilmektedir. Ayrıca alt
sekmeler sayesinde; belgenin bilgilerine, havalelerine, metadatasına, tüm iş akışlarına, zimmet
15
bilgilerine ve notlarına ulaşılabilmektedir.
(2) Kaydedilen belgeyle ilgili olarak yapılabilecek işlemler sırasıyla aşağıda açıklanmıştır:
a) Belgeye ilgi ekleme:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “İlgi Ekle” sekmesi belgeye sistemde kayıtlı
olan ve/veya olmayan bir belgeyi ilgi olarak ekleme imkânı sağlar. “İlgi Ekle” sekmesi tıklanması
durumunda açılan “İlgi Ekle” penceresinden belgeye, sisteme kayıtlı olan ve/veya olmayan
belgeler arasından ilgi eklenebilecektir. Sistemde kayıtlı olan belgenin ilgi olarak eklenmesinin
istenmesi durumunda bu belgenin adı, konusu, kayıt numarası ya da dosya numarası yüzde işareti
(%) vasıtası ile girilip aratıldıktan sonra, tıklanarak ilgi olarak eklenmesi sağlanır. Eklenen
belgenin yanındaki kırmızı çarpı işaretinden ilgiyi silme imkânı da sağlamaktadır. Belgeye tutulan
ilgi, belge bilgilerinde en altta gösterilecektir. Normal yazışmalardaki ilgi ile burada bahsi geçen
ilgi kavramlarının karıştırılmaması gerekmektedir.
b) Belgeyi havale etme:
1) Havale işlemleri: Kaydedilen belge ekranının üst sekmelerinden “Havale Et” sekmesi
bahsi geçen belgeyi havale etmeye imkân sağlamaktadır.
1.1) Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gelen evrakın, kayıt
işlemleri tamamlandıktan sonra bir birime havale edilmesi gerekmektedir. Bunun için belge
ekranının üst sekmelerinden “Havale Et” sekmesi seçilir. Gelen “Belge Havale Et” ekranından
havale türü olarak “Birim”, kime kısmında muhatap olunan birim seçildikten sonra kullanıcılar
kısmında “Birim Haberleşme” seçilir. Bu suretle evrakın ilgili birimin büro hizmetleri servisine
yönlendirilmesi sağlanmış olunur. Daha sonra “İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Rica” seçilerek
“Ekle” butonu ve gerektiğinde “Zimmetli Gitsin” kutusu tıklanmak suretiyle havale işlemi
gerçekleştirilmiş olunur. Gün sonu raporu ile birimlere verilecek evrakın elektronik
gönderimlerinde mutlaka “Zimmetli Gitsin” kutusu işaretlenmelidir. Bu safhada “Çalışma süresi
verilsin” kısmı doldurulmaz. Bu kısım bir üst yöneticinin kendi personeline havale yaparken
kullanabileceği bir kısımdır.
1.2) “Belge Havale Et” ekranının en alt kısmında “Not Ekle” kutucuğu bulunmaktadır.
Gerekli görülen durumlarda havale edilen kullanıcı veya birime bu kutu vasıtasıyla not göndermek
mümkündür.
1.3) Havaleyi alan birimin büro hizmetleri servisi, birim amirinin direktifleri doğrultusunda
16
ya birim amirine ya da evrakın türüne göre birim amirinin önceden tespit ettiği diğer personele
“İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Arz” seçimini yaparak iç haberleşmeyi tamamlar.
1.4) Birim amiri veya görevlendirilen personel, “İşlem Türü” olarak “Gereği”,
“Görevlendirme” veya “Bilgi” işlemlerinin uygun olanlarını seçerek evrakın havalesini
sonuçlandırır.
1.5) Bir evrak birden fazla havale türü ve işlem türüyle havale edilebilir.
1.6) Hukuk Müşavirliği ve Teftiş Kurulu Başkanlığına direkt gelen evrak ise bahsi geçen
birimlerin büro hizmetleri servisi tarafından kayıt altına alınır ve havale ekranından havalesi
gerçekleştirilir.
1.7) Özel Büro Şube Müdürlüğüne gelen evrak ise nereye sevki yapılacağı kararından sonra
Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisine gönderilir. Evrakın Gelen
Evrak Arşiv ve Faks Servisi tarafından taranıp kaydı yapıldıktan sonra verilen sevk talimatı
doğrultusunda havalesi gerçekleştirilir.
1.8) Kişiye özel, açık evrakın sistem içinde havale edilmesi durumunda “Zimmetli Gitsin”
kutusu işaretlenmeden işlem yapılır.
1.9) Kişiye direk havalesi mümkün olan evrak, ancak bahsi geçen kullanıcıya direk havale
yapma yetkisine sahip kullanıcı tarafından havale ekranından “kullanıcı” türü seçilerek
gerçekleştirilebilir. Aksi takdirde bu durumdan havaleyi yapan sorumlu olacaktır.
1.10) Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından yanlış havale edildiği belirlenen evrakın
üzerine hangi birime havale edilmesi gerektiği notu iliştirilerek Haberleşme Şube Müdürlüğüne
iade havalesi yapılır ya da biliniyor ise ilgili birime havalesi gerçekleştirilir.
1.11) DAYS tasarımı gereği tüm kullanıcılar sisteme gelen evrak kaydı yapabilmektedirler.
Normalde sisteme Merkezde Gelen Evrak Arşiv ve Faks Servisi, Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk
Müşavirliği büroları, taşrada ise ilgili servisler ve görevlendirilmiş personel kayıt yetkisine
sahiptir. Bunun dışındaki kullanıcılar tarafından sisteme gelen evrak kaydı yapılmamalıdır.
Yapılması gerekmesi durumunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilmelidir. Habersiz evrak
kaydı yapan kullanıcılar hakkında idari işlem başlatılır.
2) Havale geldiğinde yapılacak işlemler: Havale ile gelen evrak, DAYS ana sayfada sol
tarafta bulunan ağaç menüsündeki “Gelenler” sekmesinin altında “İşlem İçin” ve “Bilgi İçin” alt
sekmelerinde görüntülenir. Aşağıda gelen evrak ile ilgili beş havale türü işlemleri açıklanmaktadır:
17
2.1) Bilgi için: Bilgi için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcı ekranının ana
sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “Bilgi İçin” alt
sekmesinde bulunmaktadır. Burada biriken evrakla ilgili bilgi alınması gerektiğinde bahsi geçen
sekme tıklanmak sureti ile “bilgi için” tablosu açılır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı
ok işareti ile gösterilmektedir. “Bilgi İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu,
kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen
cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi
çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap”
sekmesi tıklanır, dosya indirmek üzere çıkan tablodan “birlikte aç” seçildikten sonra gerekli
program belirlenmek sureti ile bahsi geçen evrakın içeriğine ulaşılıp, bilgi alınır. Bu noktadan
sonra, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler à Tamamlananlar”
2.2) İşlem için:
2.2.1) Görevlendirme: Görevlendirme için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcının
ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “İşlem İçin” alt
sekmesinde bulunmaktadır. Burada biriken evrakla ilgili işlem yapılması gerektiğinde bahsi geçen
sekme tıklanmak sureti ile “İşlem İçin” tablosu açılır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı
ok işareti ile gösterilmektedir. “İşlem İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın
konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise
beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan
herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden
“İşlem Yap” sekmesi tıklanır, “Başlatana geri gönder”, “Onayla ve Havale Et” ve “İptal”
seçenekleri ile karşılaşılır. “Başlatana geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not
kısmına eklenmek sureti ile geri gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem
görmek üzere “gelenler” sekmesi altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder.
“Onayla ve Havale Et” seçeneğinin seçilmesinin akabinde havale tablosu ile karşılaşılır, alt
kısımda “Bu belge size başka birine havale etmeniz için gönderilmiş. İşlemini tamamlamanız için
havale etmelisiniz.” uyarısı bulunmaktadır. Yukarıda anlatılan havale işlemleri adım adım
uygulanarak gerekli görevlendirme işlemi yapılır, onaylayıp havale edilmesine müteakiben, evrak
18
ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında “Tamamlananlar”
2.2.2) Gereği: Gereği için kullanıcıya havale edilmiş evrak, kullanıcının ana sayfasının sol
tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında “İşlem İçin” alt sekmesinde
bulunmaktadır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı ok işareti ile gösterilmektedir. “İşlem
İçin” sekmesi tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi,
işlem türü, gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen
notu görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın
üst bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap” sekmesi tıklanır, “başka kullanıcıya
gönder”, “onayla”, “başlatana geri gönder” ve “iptal” seçenekleri ile karşılaşılır. “Başka
kullanıcıya gönder” seçeneği seçildiğinde havale tablosu ile karşılaşılır ve gerekli havale işlemleri
uygulanır. “Başlatana geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not kısmına
eklenmek sureti ile geri gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem görmek
üzere “gelenler” sekmesi altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder. “Onayla”
seçeneği seçildiğinde, “dosyaya kaldır” ve “cevaplı dosyaya kaldır” olmak üzere iki seçenek
sunulmaktadır.“Cevaplı dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde karşımıza “ilgi ekle” ekranı gelir.
Bu ekran, bahsi geçen belgeye sisteme kayıtlı olan ve/veya olmayan belgeleri ilgi olarak eklemeye
imkân vermektedir. “Dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde işlem sonuçlanmış olacaktır. Son
olarak, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında
“Tamamlananlar” alt sekmesi altında görüntülenmeye başlar. Bu kısmın aşırı derecede dolması
durumunda tablo üst menüsündeki “Gizle” sekmesi ile seçilen evrak “Gizlenenler” sekmesi altına
taşınabilir.
2.3) Havalesi için arz: Havalesi için arz işlem türüyle kullanıcıya havale edilmiş evrak,
kullanıcının ana sayfasının sol tarafında bulunan ağaç yapısındaki “Gelenler” sekmesi altında
“İşlem İçin” alt sekmesinde bulunmaktadır. Tabloda havale ile gelen evrak, mavi yukarı ok işareti
ile gösterilmektedir. Evrakın havale işlemi için hiyerarşik olarak kullanıcının kendisinden üst
makamlara gönderilmesi durumunda kullanılan bir işlem türüdür. “İşlem İçin” sekmesi
tıklandıktan sonra, bahsi geçen evrakın konusu, kayıt numarası, gönderilme tarihi, işlem türü,
gönderen kullanıcısı, şayet verilmiş ise beklenen cevap tarihi ve eklenmiş ise eklenen notu
19
görüntülenir. Bu tablo içindeki satırlardan herhangi birisi çift tıklanarak bahsi geçen evrakın üst
bilgilerine erişilir. Yukarı sekmelerinden “İşlem Yap” sekmesi tıklanır, havale tablosu gelir,
“Onayla ve Havale Et”, “Başlatana Geri Gönder” ve “İptal” seçenekleri ile karşılaşılır. “Başlatana
geri gönder” seçeneği seçildiğinde, geri gönderme sebebi not kısmına eklenmek sureti ile geri
gönderilir. “İptal” seçeneği seçildiğinde, evrak daha sonra işlem görmek üzere “gelenler” sekmesi
altında “işlem için” alt sekmesinde kalmaya devam eder. Havale için gerekli işlemler uygulanarak
“Onayla ve Havale Et” seçeneği seçildiğinde, evrak ana sayfanın sol tarafında bulunan ağaç
yapısındaki “İşlenenler” sekmesi altında “Tamamlananlar” alt sekmesi altında görüntülenmeye
başlar. Bu kısmın aşırı derecede dolması durumunda tablo üst menüsündeki “Gizle” sekmesi ile
seçilen evrak “Gizlenenler” sekmesi altına taşınabilir.
2.4) Havalesi için rica: “Havalesi İçin Arz” işlem türünde uygulanan işlemler aynı şekilde
geçerlidir. Fakat “Havalesi İçin Rica” işlem türü, evrakın havale işlemi için hiyerarşik olarak
kullanıcının kendisinden alt makamlara gönderilmesi durumunda kullanılan bir işlem türüdür.
2.5.Yukarıda anlatılan beş işlem türü için geçerli olan ortak özellikler aşağıda sıralanmıştır.
2.5.1) Havale ile gelen evrak, mavi yukarı doğru ok işareti ile gösterilmektedir.
2.5.2) Havalesi yapılırken zimmet eklenen evraklarda, “İşlem Yap” seçeneği seçildiğinde,
“Bu işlem için zimmeti kabul etmeniz gerekmekte. Zimmeti kabul ediyor musunuz? Not: Kabul
etmemeniz durumunda belge gönderen kişiye gereği için havale edilecektir.” şeklinde bir uyarı ile
karşılaşılır. Kabul edilmesi durumunda, yukarıda anlatıldığı şekillerde işlemler yapılır. Kabul
edilmemesi durumunda ise, evrak gönderilen işlem türü ile “Son Eklenen Not” kısmında “işleme
gönderilen dosyaların zimmeti kabul edilmedi” notu ile başlatan kullanıcıya geri döner.
2.5.3) Havalesi yapılırken çalışma süresi verilen evraklarda, “Beklenen Cevap Tarihi”
kısmında belirlenen çalışma süresi gösterilir. Belirlenen çalışma süresi temel alınarak kullanıcıya
sistem tarafından bir hatırlatma mesajı gönderilir.
3) Taşra haberleşme birimlerine gelen evrakla ilgili havale işlemleri: Taşra şube
müdürlüklerinde bilgi işlem servislerine gelen evrak kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra şube
müdürünün direktifleri doğrultusunda ya şube müdürüne ya da evrakın türüne göre şube
müdürünün önceden tespit ettiği diğer personele “İşlem Türü” olarak “Havalesi İçin Arz” seçimini
yaparak iç haberleşme tamamlanır. Bundan sonraki işlemler merkezdeki gibi yapılır. Ajans
amirliklerinde havale işlemleri sisteme tanımlandırılmış muhasebeci veya görevlendirilmiş
20
personel tarafından yukarıda belirtilen şekilde yapılır.
c) İş akışı:
1) Kaydedilmiş belgelerle ilgili olarak yapılacak işlemlerden birisi de iş akışı başlatma
işlemidir. İş akışı başlatma işlemi, genel olarak gelen evrakın standartlaşmış bir akış içinde
imzalanması veya paraflanmasının sağlanması amacıyla tasarlanmıştır. Gelen evrakın iş akışına
tabii tutulması olağan olmamasına rağmen gerektiğinde kullanılmak üzere sisteme eklenmiştir. İş
akışı, hiyerarşik iş akışı dışında standartlaşmış ve sık kullanılan bir rota izlenmesi durumunda
başvurulacak bir yoldur.
2) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “iş akışı başlat” sekmesi bahsi geçen dokümanı
iş akışına çıkarmaya imkân sağlamaktadır. “İş akışı başlat” sekmesi tıklandıktan sonra akışlar
butonu altından akış seçilir. Bu kısımda yer alan akışlar önceden belirlenmiş olmalıdır, akış
oluşturmada süreç yöneticileri yetkili olduğundan, ihtiyaç halinde bu kişilere müracaat edilir. Eğer
gerekli ise zimmet ve not eklenir. Başlat sekmesi ile bahsi geçen doküman, önceden hazırlanmış
akıştaki kullanıcılara gerekli işlem türüyle gönderilmek suretiyle iş akışı işlemi tamamlanır.
ç) Belgenin üst verilerinin düzenlenmesi:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “belgenin üst verilerini düzenle” sekmesi ile
önceden girilmiş olan tüm üst veriler tekrardan düzenlenebilir. “Belgenin üst verilerini düzenle”
sekmesi tıklandıktan sonra, istenilen değişiklikler yapılıp, “Düzenle” butonu tıklanarak işlem
sonlandırılır.
2) Herhangi bir kullanıcının oluşturmuş olduğu belge üst verilerinin bir belge yöneticisi
tarafından düzenlenmesine sistem el vermektedir. Dolayısıyla belge üst verilerinin belgeyi üreten
ve belge yöneticisi haricindeki kullanıcılar tarafından değiştirilmemesi gerekmektedir. Belge üst
verisi düzenlemeleriyle ilgili yapılan tüm değişiklikler ve değişiklikleri yapan kullanıcılar belgenin
alt sekmelerinden “belgenin tarihçe bilgileri” kısmında takip edilmektedir. Dolayısıyla kendisini
ilgilendirmeyen bir belgenin üst verilerini düzenleyen kullanıcıların tespiti mümkün olup, böyle bir
işlemi yapmaları durumunda haklarında idari soruşturma yapılacaktır.
d) Belgenin taşınması:
1) Kaydedilen belgenin bulunduğu klasör, “taşı” üst sekmesi vasıtasıyla değiştirilebilir. Bu
yetki belge yöneticisine verilmiştir. Kayıtlı belgenin yeri, üst verilerinde “bulunduğu klasör” adı
altında sağdan sola olacak şekilde gösterilmektedir. Belgeyi bulunduğu klasörden bir başka klasöre
21
taşımak için “taşı” sekmesi tıklandıktan sonra, çıkan pencereye başına ve sonuna yüzde işareti (%)
koymak koşuluyla dosya numarası yazılır, çıkan liste o dosyaya dâhil bölüm listesidir; gerekli
bölüm seçilip, sağ taraftaki “taşı” simgesi tıklanarak işlem tamamlanır.
e) Belge dosyalarının düzenlenmesi (Ek ilave edilmesi):
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “dosya düzenle” sekmesi ile sistemde kayıtlı
belgeye ek belgeler eklenebilir. Bunun için “Dosya Düzenle” sekmesi tıklandıktan sonra, çıkan
pencerede oluşan “Göz at” seçeneği ile bilgisayarda var olan bir dosya, “Tara” seçeneği ile o an
taranan bir evrak seçilmiş belgeye eklenmiş olunur.
2) Bu fonksiyondan istifade edilerek ihale zarflarının açılmasına müteakip ihale belgeleri,
fiziksel olarak kaydedilmiş ihale zarfları üzerine eklenebilmektedir. Aynı şekilde fiziksel belge
olarak kaydedilmiş gizli zarfların içeriğinin de zarfları açan kullanıcı tarafından bu kaydın üzerine
eklenebilmektedir. Bu şekildeki işlemler bu sekmeden istifade edilerek yapılacaktır.
f) Yazdırmak ve not eklemek:
1) Kaydedilen belgenin üst sekmelerinden “yazdır” ile belge yazıcıya gönderilip, çıktısı
alınabilir. “Not” sekmesi ile ise, belgeye not eklenebilir.
Fiziksel belge kaydı
MADDE 7- (1) Kayıt altına alınması zorunlu fakat içeriğinin gizli kalması gereken ya da
doküman niteliği taşıyan fakat tür olarak basılı sayılmayan somut materyallerden oluşan belge
türüdür.
(2) Fiziksel belge kaydı, ana sayfanın üst sekmeleri “BelgeleràBelge Kaydet àFiziksel
Belge Kaydet” sekmesi ile gerçekleştirilir.
(3) Fiziksel belge kaydının, belge kaydından farkı “raf yeri” kısmı olmasıdır. Raf yeri
kısmına fiziksel belgenin ulaşması gereken kişi, yer veya raf bilgisi girilir.
Kayıtlı belgelerin takibi:
MADDE 8 - (1) Kayıtlı belgelerle ilgili işlem ve bilgilerin takibi için belge ekranlarının
altında bulunan menülerden istifade edilir. Bu sekmeler aşağıda açıklanmıştır.
a) Belge bilgileri: Kaydedilen belgenin üst verilerini görme imkânı verir.
b) Belgenin tarihçe bilgileri: Belgeye hangi kullanıcı tarafından ne işlem yapıldığını tarih
ve saat bilgisi vererek gösteren sekmedir.
22
c) Belgenin tüm havaleleri: Bu sekme, kaydedilen belge, şayet havaleye çıkartılmışsa
tüm havalelerini görme imkânını verir.
ç) Belgenin tüm iş akışları: Bu sekme ile kaydedilen belgeye ait varsa iş akışları
görüntülenir.
d) Belgenin zimmet bilgileri: Bu sekme, kaydedilen belgeye şayet zimmet eklenmişse,
e) Metadata: Seçilmiş dokümanla ilgili olarak dosya boyutu, dosya türü, mime türü,
başlık, şablon, yazılım, oluşturulma tarihi, değiştirilme tarihi, sayfa, kelime, karakter, paragraf
sayısı, uygulama versiyonu, paylaşılan doküman ve web bağlantısı kriterlerine metadata alt
sekmesinden ulaşılabilir. Kaydedilen belgenin sağ yanındaki işaretten “metadata bilgisini
görüntüle” butonu tıklanmak sureti ile metadata bilgilerine ulaşılır.
f) Notlar: Kaydedilen belgeye şayet not eklenmişse, tüm notlarını görme imkânı verir.
Taslak oluşturma
MADDE 9- (1) Taslak, kullanıcı tarafından oluşturulmuş, imzalanmamış doküman türüdür.
Taslak oluşturma işlemi, ana sayfanın üst sekmelerinden “BelgeleràTaslak Ekle” sekmesi ile
gerçekleştirilir. “Taslak Ekle” sekmesi “Dosyadan”, “Editörden” ve “Sadece Kayıt Numarası Al”
alt sekmelerinden oluşmaktadır. Taslak oluşturma aşamasında kayıt seçeneği “Kayıt numarasını
onay makamının ilk imzasında al” olarak ayarlanmıştır, onay imzasını alana değin taslak, kayıt
numarası ve şayet ek sayacı olan bir belge türünden hazırlanmış ise ek sayaç numarasını
almayacaktır. Sadece tek kullanıcı tarafından imzalanması veya paraflanması gereken taslak
(rapor, tutanak, dilekçe vs.) için mutlaka “Kayıt numarasını taslak oluştururken al”
seçilmelidir. E-imzası bulunmayan kullanıcılardan oluşan bir akışa mutlaka elektronik imza
sahibi bir kullanıcının “Onay ve Kayıt Makamı” olarak dâhil edilmesi gerekmektedir. Bu
kullanıcı, taslağı akışa başlatan kullanıcının elektronik imzalı ilk amiridir.
a) Dosyadan taslak oluşturma:
1) Dosyadan taslak oluşturma ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
1.1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan alt sekmesi
seçilir. “Kategori” seçimi yapılmasına müteakip taslak üst verileri ekranı çıkar. “Göz at” ya da
“Tara” seçenekleri ile kayıt numarasının belge ile birlikte oluşması için aşağıda belirtildiği şekilde
hazırlanmış Microsoft Word Belgesi düzenlenir;
23
“BelgeleràTaslak Dosya Listeleri” sekmesi tıklanır, bu kısımda sistem yöneticileri
tarafından hazırlanıp sisteme kaydedilmiş şablonlar bulunmaktadır. Buradan istenilen belge türüne
uygun şablon kullanılabileceği gibi “Diğer” başlıklı şablon seçilerek, kullanıcı tarafından uygun
boş bir şablon da tasarlanılabilir. “Taslak Dosya Listeleri” açıldıktan sonra sağ tarafında yeşil ve
mavi renkli simge bulunmaktadır; mavi renkli simge seçildiğinde Office 2007 ve üzeri programlar,
yeşil renkli simge seçildiğinde Office 2003 ve altı programlar ile belge üretilebilmektedir. Şablon
açıldıktan sonra çeşitli ID numaraları bulunan alanlarda herhangi bir değişiklik yapılmaması
gerekmektedir. Aksi takdirde şablonun üzerine üst verilerden yazıldığında otomatik olarak
yapışacak alanlarda karışıklık yaşanacaktır. Diyez işareti (#) ile gözüken alanlar ise kes/kopyalayapıştır şeklinde yeri değiştirilebilecek alanlardır, aynı şekilde yazıldığı takdirde nereye taşınır ise
oraya yapışacaktır. Örneğin “Konu: #Konu#” yazan alan sol taraftan sağ köşeye olduğu gibi
alındığında artık üst verilerde konu kısmına ne yazılır ise yazılan ibare sağ köşeye yapışacaktır. Bu
şekilde alan yaratma şartları ve işlemleri Madde 15 de anlatılmıştır.
1.2) Taslak kategorileri “iç yazışma” ve “giden evrak”tan oluşur. Gelen evrak, taslak olarak
düşünülemez.
1.3) Öncelikle kayıt numarası almak üzere “Kayıt numarasını onay makamının ilk
tamamlanmadığı için belge hüviyeti kazanamayacaktır. “Göz at” ya da “Tara” seçenekleri
tıklanarak taslak sisteme alınır. Üst veriler ekranında taslak üst verileri girilmeye başlanır.
Bir diğer önemli husus ise dosyadan taslak hazırlanırken ilk aşamada “Kayıt numarasını
taslak oluşturulurken al” seçeneği seçildi ise kayıt numarası üst bilgiler ekranında görüntülenecek
ancak taslak imza alana değin kayıt numarası yansımayacaktır.
kaydolacağı yer seçildikten sonra; “dosya ekleyerek oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son
bilgileri kontrol edildikten sonra kaydı gerçekleştirilir.
24
bulunmayacaktır.
olarak imzalanmış olması gerekmektedir.
1.7) Taslağın belge haline sokulabilmesi için havale edilerek veya iş akışına/hiyerarşik
iş/dinamik iş akışına sokularak elektronik olarak imzalanması gerekmektedir.
b) Editörden taslak oluşturma:
1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Editörden alt sekmesi
seçilir. Kayıt aşamasına gelene kadar dosyadan taslak oluşturma işlemlerinin aynıları
gerçekleştirilir. Farklı olarak taslak, kullanıcı tarafından oluşturulacağından “Göz at” ve “Tara”
seçenekleri bulunmamaktadır. Dosya tasnif planı, klasör arama ya da bölüm arama marifeti ile
taslağın kayıt olacağı yer seçildikten sonra; “editörle taslak oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son
bilgileri kontrol edilir ve kayıt gerçekleşir. Program tarafından editör ekranına yönlendirilir.
Seçilen belge türüne müteakiben editöre intikal eden şablon çerçevesinde üst verilerde doldurulan
bilgiler, tarih ve sayılar otomatik olarak gelecektir. Ancak taslak oluştururken kayıt numarası
alınmış ise kayıt numarası verilecektir, aksi takdirde sayı kutucuğunda “bu taslağa sayı belge
olarak eklenirken verilecektir” ifadesi ile bir referans numarası yer alacaktır.
2) Dosyadan taslak oluşturma kısmında anlatıldığı üzere kayıt numarasının onay
makamının ilk imzasından sonra alınması uygun olacaktır. Aksi halde kayıt numarası aldığı halde
imzalanmayarak belgeye dönüşmeyen taslak da klasörler içinde görünecektir. Bu tip taslakların
diğer belgelerden ayırt edilmesi dosya uzantısının incelenmesi ile mümkündür; elektronik imza
almamış taslaklar pdf uzantısında, elektronik imza almış belgeler ise imz. uzantısındadır.
3) Editör ekranında seçilen belge ile ilgili şablon otomatik olarak gelmektedir. Mevcut
belge türlerinden birisi ile eşleşmeyen belge türleri (araç talep formu, tamir istek fişi, demirbaş
ıskat formu vs.) için belge türleri içindeki “diğer belge” seçeneği seçilir, bu tür yazılar veya
formlar için “boş şablon” kullanılır. Yazılar veya formlar kullanıcının bilgisayarında bulunan
programdan kopyalanarak boş şablona yapıştırılacaktır. Bu durumda üretilen belgenin üzerine
kayıt tarihi ve kayıt numarası otomatik olarak gelecektir. Şablonlu metin, ön izlemede
görüntülenebilecektir. Girilen metnin kaydolması için “versiyon kaydet” sekmesi kullanılır.
25
4) Editörden oluşturulmuş taslaklar pdf formatında görüntülendiğinden, kullanıcı
bilgisayarlarına
Adobe
Reader
programının
kurulması
ve
güncellemelerinin
yapılması
gerekmektedir.
c) Sadece kayıt numarası verdirilerek taslak oluşturma:
1) Herhangi bir dokümanın sistemde görünmesinin istenmemesi veya içeriği gizli belgenin
sisteme katılmadan kayıt alınmasının gerekli olduğu durumlarda kullanılır.
ç) Taslak oluşturulacak belge türleri ile ilgili açıklamalar:
1) Dosyadan veya editörden taslak oluşturma aşamasında “belge türü” tespiti de
gerekmektedir. Bu durumda, “taslak ekle” tablosu içinde “belge türü” satırı tıklandığında
Kurumumuz iş ve işlemlerinde kullanılan tüm belge türleri bir liste olarak gelecektir.
d) Taslak oluşturulurken kullanılan şablonlar:
1) Yönetim Kurulu Kararı: Merkez birimlerinden herhangi bir şekilde Yönetim
Kurulu’nda görüşülmek üzere Özel Büro Şube Müdürlüğüne intikal eden yazılarla ilgili olarak
Yönetim Kurulu Kararları hazırlanır. Yönetim Kurulu Kararlarına 050.02 klasöründen dosya işareti
verilir. Bu klasöre erişim hakkı “Yönetim Grubu”na verilmiş olup, bu grup Yönetim Kurulu
başkanı, üyeleri, Özel Büro Şube Müdürü ve Özel Büro Şube Müdürlüğünden görevlendirilmiş
personelden oluşmaktadır.
doldurulurken özellikle “kategori” açılır listesinden “iç yazışma”, “belge türü” açılır listesinden
“Yönetim Kurulu Kararı” ve “güvenlik kodu” açılır listesinden “özel” seçilir. Müteakiben tablonun
altında açılan karar tarihi, saati, toplantı sayısı, gündem sayısı ve gündem sırası kutuları manüel
olarak doldurulur. Editör ekranına ulaşıldığında, karar metni, kurul kararı ve kurul üyelerinin
isimleri yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile kontrol
edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu, karar tarihi, saati, toplantı sayısı, gündem sayısı ve
gündem sırası bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Hazırlanan Yönetim Kurulu kararı
yazısı, sistemde var olan şablon iş akışı seçilerek veya sistem üzerinden dinamik iş akışından adım
eklemek marifeti ile Yönetim Kurulu üyelerine elektronik imza atılmak üzere gönderilir. Bu
noktadan sonra Özel Büro Şube Müdürlüğü’ndeki yetkili personel, imzaları tamamlanan Yönetim
Kurulu kararına ağaç yapısındaki sol sekmeler altında bulunan GidenleràTamamlananlar sekmesi
altından ulaşabilecektir. Fiziksel ortamda bahsi geçen karar yazısı çıktısı alınarak ıslak imzalar da
26
tamamlanmak sureti ile noter tarafından tasdik edilmiş deftere yapıştırılacaktır. Müteakiben,
kararın alınması ile ilgisi olan birim veya birimlere iç yazışma sekmesinden istifade edilerek bir
cevabi bilgi yazısı gönderilecektir. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan
2) İç sirküler: Daire Başkanlıkları, Şube Müdürlükleri, Ajans Amirlikleri kendi birimleri
içinde personelini bilgilendirmek veya görevlendirmek üzere iç sirküler yayımlayabilirler. İç
sirkülerlere öncelikle 010.07.03 klasöründen ve ayrıca konusuna göre ilgili klasöründen ek dosya
işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası intikal etmektedir. Bunun için
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “İç Sirküler” belge türü seçilir. İç Sirkülerler
ayrı bir sayaçtan yıl bazında “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına ulaşıldığında,
sirküler metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile
kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve sirküler metni bilgileri şablona otomatik
olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına müteakip bahsi geçen sirküler hiyerarşik akışa
çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen kademeler çıkartılarak, ardından dağıtım listesi
oluşturulup işlem tamamlanır. Dağıtım listesi oluşturulurken, havale ekranından “havale türü”
açılır listesinden “birim”, “kime” açılır listesinden “birimin tamamı”, “işlem türü” açılır listesinden
de gerekli görülen işlem türü seçilmek sureti ile işlem tamamlanır. Bu belge türünün Belgelerà
Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
3) Genel Müdürlük sirküleri: Genel Müdürlük makamınca tüm teşkilata herhangi bir
konuda bilgi veya talimat verilmesi durumunda Genel Müdürlük sirküleri ilgili birim vasıtası ile
hazırlanır. Genel Müdürlük Sirkülerine öncelikle 010.07.03 klasöründen dosya işareti verilir.
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genel Müdürlük Sirküleri” belge türü
olarak seçilir. Genel Müdürlük sirküleri ayrı bir sayaçtan müteselsil olarak numara alacaktır. Editör
ekranına ulaşıldığında, sirküler metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile
kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve sirküler metni
bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına müteakip bahsi geçen
sirküler hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen kademeler çıkartılarak,
ardından dağıtım listesi oluşturulup işlem tamamlanır. Dağıtım listesi oluşturulurken, havale
27
ekranından “havale türü” açılır listesinden “kök”, “kime” açılır listesinden “TMO”, “işlem türü”
açılır listesinden de gerekli görülen işlem türü seçilmek sureti ile işlem tamamlanır. Bu belge
türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki
gibi işlem yapılır.
4) Genelge: Hiçbir yönergeye alınması mümkün olmayan veya yönergeye alınması
mümkün olup da acele teşkilata duyurulması gereken ve süreklilik gösteren mevzuat hükümleri
tüm teşkilata yayınlanacaksa Genelge ile tebliğ olunur. Genelgelerle tebliğ olunan ve süreklilik
getiren hükümlerden, yönergelere alınması mümkün olanların en geç 1 yıl içinde birimlerince
yönergelerine alınması sağlanır. İç genelgelere öncelikle 010.06.01 klasöründen ve arkasından
konusuna göre ilgili klasöründen dosya işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası
intikal etmektedir. Dış genelgelere ise ilgili daire başkanlığınca öncelikle 010.06.02 klasöründen ve
arkasından konusuna göre ilgili klasöründen dosya işareti verilir. Genelgeler sicil numarasını
DAYS’ dan otomatik olarak alır. Kurumumuzun kuruluşundan itibaren (1)’ den başlayarak yıllara
bağlı kalmaksızın numara devam eder. Genelgeler yalnız Merkez Birimlerince hazırlanır ve
yayımlanır. Ayrıca her genelge iç yazışma sayacından bir kayıt numarası da almaktadır. Bir
genelgenin yürürlükten kaldırılması ve herhangi bir genelgede yapılacak madde değişiklikleri ilgili
birimince hazırlanacak ikinci bir Genelge ile duyurulur. Eğer bir genelge işin yerine
getirilmesinden sonra yürürlükten kalkacaksa bu Genelgenin son satırına “bu genelge gereği
yapıldıktan sonra yürürlükten kalkar” ibaresi yazılır veya bir genelge bir başka genelgeyi
yürürlükten kaldırıyorsa genelgenin sonuna, “bu genelgenin yürürlüğe girmesi ile ../.../…. tarih ve
….. sicil numaralı genelge yürürlükten kalkar” ibaresi yazılır. Genelge işlemleri için Belgelerà
Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken
özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genelge” belge türü seçilir. Bu belge türü seçilmesine
müteakip gelen “yürürlük tarihi” kutucuğuna bahsi geçen genelgenin yürürlüğe gireceği tarih
girilir. Editör ekranına ulaşıldığında, genelge metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi
kullanılmak sureti ile kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen
konu ve genelge metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen genelge hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
28
5) Genel Yazı: Genel yazı Merkez Birimlerince her yılbaşı (1)’ den başlamak suretiyle
birbirini izleyen numara verilerek “Genel Yazı” başlığı altında tüm teşkilata duyurulan yazı
şeklidir. Genel yazılara öncelikle 010.07.01 klasöründen ve arkasından konusuna göre ilgili
klasöründen dosya işareti verilir. Şablonun üzerine ilk seçilen dosya numarası intikal etmektedir.
doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Genel Yazı” belge türü seçilir. Genel
yazılar ayrı bir sayaçtan yıl bazında “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına
ulaşıldığında, genel yazı metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti ile
kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu, hazırlayan birim ve
genel yazı metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen genel yazı hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
6) Tutanak, rapor ve komisyon kararı: Belgelenmesi gereken bir olayın veya bir
durumun nasıl olduğunu ifade eden, bir konu ile ilgili inceleme, araştırma sonucunu ve düşünceleri
veya tespit edilenleri içeren ve Kurumumuz yetkililerinin herhangi birinin görevlendirdiği veya
yönergeler, yönetmelikler ve talimatlar çerçevesinde işin yapılmasından sorumlu olan kimseler
tarafından düzenlenen ve imzalanan belgelerdir. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
“Tutanak”, “Komisyon Kararı” veya “Rapor” belge türü seçilir. Tutanak, komisyon kararı ve
raporlar otomatik sayaçtan “yıl/…” şeklinde numara alacaktır. Editör ekranına ulaşıldığında,
tutanak, komisyon kararı veya rapor metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak sureti
ile kaydedilir, önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen konu ve tutanak/rapor
metni bilgileri şablona otomatik olarak gelmiş olacaktır. Bahsi geçen tutanak, komisyon kararı
29
veya rapor, imzası bulunması gereken kişileri kapsayan “dinamik iş akışı”na tabi tutulur. Taslak
kaydedildikten sonra, üst menülerinden “dinamik iş akışı başlat” sekmesi tıklanarak dinamik iş
akış ekranına ulaşılır. Gelen ekranda başlatan kullanıcı akıştan çıkartılamamakla birlikte gerekli
diğer kullanıcılar “adım ekle” butonu marifeti ile “alıcı tipi”nden “kullanıcı” seçilerek tek tek
eklenir. Bir kullanıcı ekleneceği zaman, en üst makamdaki (onay kayıt makamı) kullanıcının
üstüne gelinip tek tıklanarak, sonrasında ”adım ekle” butonu ile gerekli hiyerarşi kurulmalıdır,
gerekli hiyerarşi yan taraftaki oklar vasıtası ile de düzenlenebilir. Sistemde “Onay ve Kayıt
Makamı” olarak belirlenen kişi ilk olarak adıma eklenir, ardından “onay makamı” kutucuğundan
eklenen adım onay makamı olarak seçilir. Tutanak, rapor ve komisyon kararı hazırlanırken ilgili
birim raportörü işi başlatır, eşitler arasında bir yazı ise ilgili birim (akışı başlatan birim) yetkili
amiri “onay ve kayıt makamı” olarak seçilir. Eşitlerin üstünde bir makam olması durumunda, bu
kullanıcı “onay ve kayıt makamı” olarak seçilir. Çıkartılması gereken kullanıcılar “seçili adımı
çıkart” butonu vasıtası ile çıkartılır. Tutanak/komisyon kararı/rapor son imzasını aldıktan sonra
kayıt numarasını ve ek sayaç numarasını almış olacaktır. Bu belge türünün Belgelerà Taslak
Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
7) Yazı: İdarelerin kendi içinde veya gerçek/tüzel kişilerle veya diğer kamu kurumları ile
iletişimleri sırasında kullandıkları belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
“Yazı” belge türü seçilir. Editör ekranına ulaşıldığında, yazı metni yazılarak “versiyon kaydet”
taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek” ifadesi yer alacaktır. Bu işlemlerin yapılmasına
müteakip gerekli görülen işlem türleri(havale, iş akışı, hiyerarşik iş akışı, e-imza ile klasörde tutma
vs.) uygulanır. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması
8) Olur: Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Müsteşarlık ve Bakanlık vb. makamlardan
onay almak amacıyla yazılmış olan belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri
30
“Olur” belge türü seçilir. Editör ekranına ulaşıldığında, olur metni yazılarak “versiyon kaydet”
taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek” ifadesi yer alacaktır. Taslak tamamlanmasına
müteakip bahsi geçen olur, hiyerarşik akışa çıkartılır, hiyerarşik akışta gerekli görülmeyen
kullanıcılar “seçili adımı çıkart” butonu marifeti ile çıkartılır. Gerekli görülen kullanıcılar “adım
ekle” butonu marifeti ile akışa ilave edilir. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan
9) H’lı yazılar: Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst
veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “H’lı Yazılar” belge türü seçilir.
Taslak üst bilgilerinde ilaveten konulmuş olan “H numarası” ve “rumuz” kısımları doldurulur.
Editör ekranına ulaşıldığında, H’lı yazı metni yazılarak “versiyon kaydet” sekmesi kullanılmak
sureti ile kaydedilir. Önizleme ile kontrol edildiğinde üst bilgiler ekranında girilen bilgiler şablona
otomatik olarak gelecektir. Taslağın almış olduğu kayıt numarası da imzaları tamamlandıktan
sonra sayı hanesine otomatik olarak gelecektir. Bu safhaya kadar bahsi geçen hanede taslağın
geçici olarak almış olduğu referans numarası ve “bu taslağa sayı belge olarak eklenirken verilecek”
ifadesi yer alacaktır. Yalnızca kendi imzası bulunması gerekiyor ise akışa sunmadan taslak üst
sekmelerinden “paraf at” ya da “e-imza at” seçeneklerini kullanmalıdır. Belgelerà Taslak Ekleà
Dosyadan sekmeleri ile oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
10) İzin formu: Kurumumuz personelinin yıllık izinlerini kullanabilmek adına doldurduğu
belge türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek açılan tabloda üst veri
bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “İzin Formu” belge türü seçilir.
Buna istinaden adı soyadı, sicil no, görevi, birimi, izin başlangıç tarihi, izin bitiş tarihi, izinde
bulunacağı adres, izinde bulunabileceği telefon numarası, izin yılı, izin yılından kalan izin günü,
ilk onay makamı, ilk onay makamı adı, ikinci onay makamı, ikinci onay makamı adı, yerine
bakacak olanın adı soyadı, yerine bakacak olanın görevi, yerine bakacak olanın sicil no kutucukları
açılır. Önceki yıllardan devreden izin sürelerinin belirtilebilmesi amacıyla bu bilgilerde “izin yılı”
ve “izin yılından kalan izin günü” kutucuklarından ikişer adet konulmuştur. Bir yıl için izin süresi
31
bulunan kullanıcılar bu kutucuklardan birer adedini dolduracaklardır. Doldurulan bilgiler izin
formu şablonuna otomatik olarak gelecektir. Bahsi geçen izin formu imzası bulunması gereken
kişileri kapsayan “hiyerarşik iş akışı” na tabi tutulur. Taslak kaydedildikten sonra, üst
menülerinden “hiyerarşik akış başlat” sekmesi tıklanarak hiyerarşik iş akış ekranına ulaşılır.
Hiyerarşik iş akışında gelen kullanıcılardan uygun olanlar tutulur, olmayanlar çıkartılır, olması
gerekenler ilave edilir. Bu safhada kullanıcı yerine bakacak olan kullanıcıyı kendinden bir üst
aşamaya eklemelidir. Ayrıca izin formunun öncelikle izin takip işlemlerini yapan merkezde Büro
Hizmetleri Servisi’ne, taşrada ise Personel Servis Şefliği’ne ulaşması gerekliliğinden hiyerarşik iş
akış tablosuna kullanıcı, yerine bakacak olan kullanıcıdan bir üst aşamaya izin takip işlemleri ile
ilgilenen kullanıcıyı eklemelidir. İzinleri takip eden bu birimler, bilgilerin doğruluğunu kontrol
etmesine müteakip elektronik paraflarını atarak hiyerarşik iş akışını devam ettirirler. Bu arada,
hiyerarşik iş akışı başlatılırken dağıtım listesine izin takip birimlerinin mutlaka eklenmesi
gerekmektedir. İzin takip birimleri, izin formunun onaylanmasına müteakip izin takip kartlarına
gerekli işlemleri yaparlar. Bu belge türünün Belgelerà Taslak Ekleà Dosyadan sekmeleri ile
oluşturulması halinde Madde 9-a’daki gibi işlem yapılır.
11) Denetleme raporu: Kontrolörler ve kendisine denetim görevi verilmiş personel
tarafından kullanılan bir rapor türüdür. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek
açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Denetleme
Raporu” belge türü seçilmesine müteakip “taslak üst bilgileri” ekranının alt kısmında belirtilen
ilave üst bilgiler manuel olarak doldurulur. Bu ilave üst bilgiler; “rapor no”, “iş yeri adı”, “rapor
tarihi” ve “hazırlandığı birim”dir. Bu doldurulan bilgiler editörde oluşacak şablona otomatik olarak
yapışacaktır. Rapor no, denetlemeyi yapan kişinin kendi takibi için vereceği numaradır. Ayrıca
şablon üzerinde DAYS’ dan otomatik olarak alınan denetleme rapor no, kayıt tarihi ve kayıt
numarası da yer alacaktır. Rapor metni gelen şablon üzerinden manuel olarak doldurulacak ve
ardından “versiyon kaydet” sekmesi ile kayıt altına alınacaktır. Taslağın son halini görmek için
“önizleme” sekmesi kullanılacaktır. Bahse konu raporu hazırlayan kontrolör veya kendisine
denetim görevi verilmiş personel, raporun hazırlanmasında rol alan kullanıcıları kapsayan dinamik
iş akışını başlatır. Bu işlem için “dinamik iş akışı” tablosundaki “adım ekle” butonunun ardından
“alıcı tipi” açılır listesinden “kullanıcı” butonunu kullanmalıdır. Yalnızca kendi imzası bulunması
gerekiyor ise akışa sunmadan taslak üst sekmelerinden “paraf at” ya da “e-imza at” seçeneklerini
32
kullanmalıdır. Raporun imzalarının tamamlanmasına müteakip havale etme, bir yazı ekinde olura
sunma, üst yazı ile belli bir makama sunma gibi işlemler yapılabilir. Denetleme raporları istenildiği
takdirde “güvenlik kodu” açılır listesinden “gizli” güvenlik kodu seçilmek sureti ile yapılabilir. Bu
12) Müfettiş Raporu: Teftiş Kurulu Başkanlığı Müfettişlerince düzenlenen bir rapor
türüdür. Bu şablon, inceleme, soruşturma(adli, idari), teftiş raporlarının düzenlenmesinde rapor
türü üst verisi belirtilerek kullanılacaktır. Belgelerà Taslak Ekleà Editörden sekmeleri izlenerek
açılan tabloda üst veri bilgileri doldurulurken özellikle “belge türü” açılır listesinden “Müfettiş
Raporu” belge türü seçilmesine müteakip üst veri ekranının alt kısmında bulunan aşağıda belirtilen
ilave üst bilgiler doldurulur. Bu ilave üst bilgiler; müfettişin adı soyadı, iş numarası, işin yapıldığı
yer, teftiş gören iş yeri/servisi, işin başlama tarihi, işi bitirme tarihi, alınan emrin tarihi, alınan
emrin numarası, müfettiş yazışma no, raporun türü, rapor numarası, rapor tarihi, ekler’ dir. Bu
doldurulan alanlar şablona otomatik olarak düşecektir. Ayrıca şablon üzerinde DAYS’dan
otomatik olarak alınan kayıt tarihi, kayıt numarası ve konusu da yer alacaktır. Rapor metni gelen
şablon üzerinden manüel olarak doldurulacak ve ardından “versiyon kaydet” sekmesi ile kayıt
altına alınacaktır. Bu safhada “teftiş görenlerin/ suçlu sanılanların adı soyadı, sicil no ve görevleri”
kısmı da bu kişilerin sayılarının bilinmemesi sebebi ile rapor metin alanına raporu hazırlayan
müfettiş tarafından manüel olarak girilecektir. Taslağın son halini görmek için “önizleme” sekmesi
kullanılacaktır. Müfettiş raporu, teftişi yapan müfettiş veya müfettişler tarafından elektronik olarak
imzalanır. Akabinde müfettiş raporuna eklenmesi gereken rapor ve müştemilatları kullanıcı
bilgisayarından çağrılarak ya da DAYS taslaklarından istifade edilerek “dosya düzenle” üst
sekmesi vasıtası ile yapılabilir. Müfettiş raporunun imzalarının tamamlanmasına müteakip havale
etme, bir yazı ekinde olura sunma, üst yazı ile belli bir makama sunma gibi işlemler yapılabilir. Bu
e) Şablonu olmayan belge türleri için taslak oluşturma:
1) İşyerinden işyerine değişen, boyutu ve imza sayısı kestirilemeyen, yapısı işlem türüne
33
göre değişebilen belge türleri ile karışık bir yapıda bulunan formlardır. Bu tip belge türleri kaydı
yapılırken belge türü açılır listesinden belge türü olarak “diğer belge” seçilmelidir. Taslak Ekle à
Editörden/Dosyadan marifeti ile “Diğer” isimli şablon kullanılmak sureti ile sisteme alınmalıdır.
“Diğer” şablonu kullanıldığında otomatik olarak konusu, kayıt tarihi ve kayıt numarası üretilmiş
yazı veya formun üstüne yapışacaktır.
f) Kayıtlı taslağın takibi:
1) Kaydedilmiş taslakla ilgili üretim, havale, versiyon, tarihçe, metadata, iş akışı ve
zimmet gibi bilgilere taslak bilgi ekranı alt sekmelerinden ulaşılabilir. Bu sekmeler aşağıda tek tek
açıklanmıştır.
1.1) Taslak bilgileri: Kaydedilmiş bir taslak açıldığında alt bilgilerinden ilk başta yer alan
sekmedir. Taslağın üst verilerini görme imkânı verir.
1.2) Taslağın tarihçe bilgileri: Taslağa hangi kullanıcı tarafından ne işlem yapıldığını tarih
ve saat bilgisi vererek gösteren alt sekmedir.
1.3) Taslağın versiyonları: Taslağın hangi tarih ve saatte hangi kullanıcı tarafından
kaydedildiği bilgisiyle, kaç değişiklikle kaç versiyon oluşturulduğu bilgisini veren alt sekmedir
1.4) Metadata: Seçilmiş taslakla ilgili olarak dosya boyutu, dosya türü, mime türü, başlık,
şablon, yazılım, oluşturulma tarihi, değiştirilme tarihi, sayfa, kelime, karakter, paragraf sayısı,
uygulama versiyonu, paylaşılan doküman ve web bağlantısı kriterlerine metadata alt sekmesinden
ulaşılabilir. Kaydedilen taslağın sağ yanındaki işaretten “metadata bilgisini görüntüle” butonu
tıklanmak sureti ile metadata bilgileri görüntülenir.
1.5) Taslağın tüm havaleleri: Bu alt sekme, kaydedilen taslak, şayet havaleye
çıkartılmışsa tüm havalelerini görme imkânını verir.
1.6) Taslağın tüm iş akışları: Bu alt sekme ile kaydedilen taslağa ait varsa iş akışları
görüntülenir.
1.7) Taslağın zimmet bilgileri: Bu alt sekme, kaydedilen taslağa şayet zimmet eklenmişse,
g) Taslakla ilgili yapılabilecek işlemler:
1) Hiyerarşik iş akışı oluşturma işlemi: Taslağın üst birimlere doğru, imzalanmak üzere
akışa çıkmasını sağlayan sekmedir. Taslak bilgileri görüntülendikten sonra, üst sekmelerden
“hiyerarşik iş akışı başlat” sekmesi seçilir. Gelen “Hiyerarşik İş Akışı Başlat” tablosundan duruma
34
göre elektronik imza sayısı girilir. Bunun için fiziki evrakın üst kopyasında olması gereken imza
sayısı temel alınır. Karşısında “onay” ifadesi bulunan kullanıcılar elektronik imza atmakla, “paraf”
ifadesi bulunan kullanıcılar ise elektronik paraf atmakla mükelleftirler. Kurumumuz bünyesinde
elektronik imza, merkezde şube müdürü ve üstü yöneticilerine, taşra şube müdürlüklerinde şube
müdür ve müdür yardımcılarına verilmiştir. (bilahare ajans müdürü, ajansta tespit edilmiş imza
yetkili bir personel, taşra ve merkez şefleri, kontrolörler vb. gibi kadrolara elektronik imza alınması
durumunda bu cümleye ilave edilecektir.) İmza sayısı seçilirken bu durum dikkate alınmalıdır.
Elektronik olarak imzalanmamış hiçbir taslak, belge hüviyetine kavuşamayacağından en az bir tane
elektronik imzası bulunan kullanıcı hiyerarşik akışa dâhil edilmelidir. Elektronik imza sertifikası
bulunan kullanıcılar paraflarını elektronik imza aracı (token) ile bulunmayan kullanıcılar ise
Kurum active directory’sinden kendileri için tanımlanmış elektronik parafları ile atacaklardır.
Elektronik imza sayısının girilmesine müteakip bir alt kutudan “Onay Makamı” seçilerek işleme
devam edilir. Seçilen onay makamı, taslağın belge olarak kayda gireceği aşamadır. Bir alt kutuda
“Akış Rotası” kısmı bulunmaktadır. Bu kısma kurulu hiyerarşi dışında “Adım Ekle” butonu ile
kullanıcı eklenebilir, ayrıca “Seçili Adım Çıkart” butonu ile kurulu hiyerarşiden herhangi bir
kullanıcı çıkarılabilir. Koordineli yazılarda koordine açılacak kullanıcılar “Adım Ekle” butonu ile
uygun kademeden hiyerarşik akışa dâhil edilmelidir. Eklenen kullanıcının, akış rotasında
hiyerarşisi gereği hangi kademede bulunması gerekiyorsa sağ yanda bulunan aşağı ve yukarı okları
ile gerekli yere yerleştirilmelidir. Bu işlemler sonrasında alttaki kutucuklar işaretlenerek “Çalışma
Süresi”, “Zimmet” bilgileri eklenebilir. Çalışma süresi, işin aciliyeti durumunun bir üst makama
hatırlatılması amacıyla konulmuştur. Aksi durumlarda çalışma süresi verilmemelidir. Onay ve
kayıt makamının imzalamasına müteakip daha önce taslağı hiyerarşik akışa sunan kullanıcı
tarafından tespit edilmiş olan “Dağıtım listesi’ nde bulunanlara belge dağıtılmış olunur.
2) Dağıtım listesi oluşturma işlemi: Genel olarak dağıtım listesi oluşturmak için,
hiyerarşik veya dinamik iş akış tablosunun altında bulunan “dağıtım listesi oluştur” butonu tıklanır,
ardından “sonraki” butonu tıklanarak gelen tablodan taslağın nereye gönderileceği, işlem türü de
belirlenerek adım adım seçilir. Bu safhada bu Yönergenin altıncı maddesinde açıklanan havale
işlemleri uygulanır. Bu maddede belirtilen havale türlerinden farklı olarak “kurum dışı” ve
“dağıtım listesinden” seçenekleri bulunmaktadır. Havale ekranında “havale türü” nde gelen
35
“dağıtım listesinden” seçeneği için dağıtım listesi oluşturma yetkisi yalnızca DAYS süreç ve
sistem yöneticilerinde bulunmaktadır. Böyle bir ihtiyacın oluşması durumunda süreç yöneticisi ile
irtibata geçilir. Havale ekranında “havale türü” nde gelen “kurum dışı” seçeneği seçildiğinde
“kime” açılır listesinde gelen kurum ve kuruluşlar, “firmalar” sekmesinden eklenenlerdir, herhangi
bir kurum veya kuruluş eklenmek istendiğinde ana sayfa üst menülerden "BelgeleràFirmalar”
sekmesi kullanılmalıdır. Dağıtım listesi hazırlama işlemleri aşağıdaki belirtilen hususlara göre
yapılacaktır.
2.1) Dağıtım listesinde merkezde bir daire başkanlığı veya bir müstakil şube müdürlüğü
seçilmiş ise dağıtım tablosunda (havale ekranı) “kullanıcılar” kısmında “birim haberleşmesi”
seçilmelidir. Bu durumda dağıtıma çıkarılmış taslak, merkez birimleri büro hizmetleri servislerine
veya haberleşme konusunda görevlendirilmiş kullanıcılara dağıtılmış olunur. Bu amaç
çerçevesinde merkez müstakil şube müdürlüklerinde bir veya birkaç kullanıcı “büro hizmetleri
yetkisi” ile sisteme atanmıştır.
2.2) Dağıtım listesine taşra şube müdürlüklerinden herhangi biri eklenirse “kullanıcılar”
kısmında “birim haberleşmesi” seçilmelidir. Dağıtım listesinden taşra şube müdürlüklerinin
hepsine gönderilmek isteniyor ise “hazır dağıtım listesi” nden “Taşra Şube Müdürlükleri” seçilerek
bu müdürlüklerin haberleşme birimlerine dağıtım yapılmış olunur.
2.3) Dağıtım listesinden ajans amirliklerinden biri veya bir kaçı seçildiğinde yine
“kullanıcılar” kısmında “birim haberleşmesi” seçilmelidir. Bu durumda dağıtımın ajansta “büro
hizmetleri yetkisi” verilmiş kullanıcıya yapılması sağlanmış olacaktır.
2.4) Aynı daire başkanlığına bağlı şube müdürlüklerinin ve şube müdürlüklerine bağlı
servislerin birbirleri ile yaptıkları yazışmalarda, dağıtım listesi hazırlarken havale türü açılır
listesinden “kullanıcı”, “kime” açılır listesinden gönderilmesi düşünülen birimin amiri seçilmek
sureti ile dağıtım gerçekleştirilir.
belge, fiziksel veya elektronik olarak gönderilebilir.
belge, kurum dışına elektronik yollarla gönderilecek ise “gidiş tipi” açılır listesinden “Elektronik
Posta İle” seçeneği seçilerek, kişi ve kuruluşların elektronik posta adreslerine güvenli ortamda
gönderilir. (Ancak henüz kurumlar arası elektronik posta gönderim sistemi kurulu olmadığından bu
36
özellik kullanılamamaktadır. Dolayısıyla bu sistem devreye girinceye kadar “gidiş tipi” olarak
diğer seçenekler tercih edilmelidir.)
Güvenlik kodu “gizli, çok gizli, özel” seçilen belgeler,
güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilebilir.(Bu işlemler bu Yönergenin on ikinci
maddesinde detaylı bir şekilde açıklanmaktadır.)
2.7) Elektronik haberleşme sistemine geçmemiş kişi ve kuruluşlara belge gönderilmesi
durumunda dağıtım listesine yazıyı yazan birimin haberleşmesi veya haberleşme adına
tanımlanmış kullanıcısı ilave edilir. Haberleşme biriminin yapacağı işlemler bu Yönergenin on
ikinci maddesinde “giden evrak ile ilgili işlemler” kısmında anlatılmaktadır. Dağıtım listesinin
ilgililere ulaşmasını sağlamak için “gönder” butonu tıklanır. Dağıtım listesinin oluşturulmasına
müteakip hiyerarşik akışın devam ettirilebilmesi için akış içine seçilmiş kullanıcıların paraf ya da
imzalama aracı devreye girer, paraflama ve/veya imzalama işlemleriyle birlikte taslak hiyerarşik iş
akışına çıkmış olur. İmzaları tamamlandıktan sonra bahsi geçen taslak artık bir belgeye
dönüşmüştür. Son imzasını aldıktan sonra, önceden belirlenmiş olan dağıtım listesindeki muhatabı
olan yerlere, belirlenen işlem türüyle ulaşır.
3) Hiyerarşik iş akışı gelmesi durumunda yapılacak işlemler: Yollanan hiyerarşik iş
akışı, kullanıcı profilinin ana ekranında yukarı doğru yeşil okla gösterilmektedir. Ayrıca sol
sekmelerde “gelenler” sekmesinin alt sekmelerinden “işlem için” sekmesi altında her bir işlem satır
olarak görüntülenir. Hiyerarşik iş akışını başlatan kullanıcıda ise sol sekmelerden “işlenenler”
sekmesi altında “devam edenler” alt sekmesi ve “gidenler” sekmesi altında “devam edenler” alt
sekmesi altında tamamlanana kadar görüntülenmektedir. Hiyerarşik akışla gelmiş olan taslak
açıldıktan sonra; bahsi geçen taslağı görüntülemek, üzerinde işlem yapmak, not eklemek ve dosya
tasnif planındaki kayıt yeri yanlış olduğu düşünülürse (belge yöneticisi vasıtasıyla) taşımak
mümkündür. “Görüntüle” butonu ile taslak içindeki metne ulaşılır.“İşlem yap” butonu kullanıcıya
üç seçenek sunmaktadır; “elektronik parafla” ve/veya “elektronik imzala”, “değişiklik talebi”,
“iptal” seçenekleridir. Elektronik olarak imza ya da paraf atıldıktan sonra taslak “işlenenler”
sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesinde görüntülenmeye başlayacaktır. Hiyerarşik iş akışı
ile son kademeye gelen taslak akıştaki son kullanıcıya “işlem yap” butonu ile üç seçenek
sunmaktadır; “onayla ve kaydet”, “değişiklik talebi”, “iptal”. Son kullanıcı “Onayla” butonunu
tıkladığında taslağın ilk kayıt aşamasında “kayıt numarasını onay makamının ilk imzasında al”
seçeneği işaretlendiyse taslak kayıt numarası alacaktır. Taslak “editörden” oluşturulmuş ise kayıt
37
numarasını alması sonrasında “İmzalanacak taslak editörle hazırlanmış, ana dosyası mevcut değil.
Editörden dosya oluşturup, imzalamak istediğinize emin misiniz” ifadesi ile karşılaşılır, “tamam”
dendikten sonra imzalama işlemleri yapılır. Bu durumda TÜBİTAK tarafından verilmiş olan imza
aracı devreye girer, açılan Windows kutusundan sertifika seçilip, kişiye özel pin kodu girilip,
“imzala” butonu tıklanır. Onaylama aşamasında ek olarak not ekleyip onaylamak, “İşlem yap”
butonu vasıtası ile değişiklik talep edip, taslağı başlatana geri göndermek mümkündür. Bu işlem
için; değişikliğe sebep gösterdiğimiz not “not ekle” tablosundaki boş alana yazılır, ardından
“değişiklik talebi” butonu tıklanır. Bu durumda hiyerarşik akış, başlatan kullanıcının ekranında
“gidenler” sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesi, “işlenenler” sekmesi altında
“tamamlananlar” alt sekmesi ve “iş akışlarım” sekmesi altında “reddedilenler” alt sekmesi altında
görüntülenir. Ayrıca kullanıcının başlattığı iş akışının geri döndüğüne dair sistem tarafından bir
mesaj gönderilir. Akışa değişiklik talebi isteyen kullanıcının ekranında ise “gidenler” sekmesi
altında “ tamamlananlar” alt sekmesi ve “işlenenler” sekmesi altında “ tamamlananlar” alt sekmesi
altında görüntülenir.
4) Dinamik iş akışı oluşturma ve gelmesi durumunda yapılacak işlemler: Kaydolmuş
bir taslağı belirlenmiş hiyerarşisi dışında oluşabilecek bir akış dâhilinde imza ve/veya parafa
çıkartmaya imkân sağlayan sekmedir. Bir taslağı dinamik iş akışına çıkarmak için taslak üst
menülerinden “Dinamik İş Akışı Başlat” sekmesi kullanılır. Akabinde açılan dinamik iş akışı
ekranında “Akış Rotası”na eklenecek kullanıcı sayısı ve bu kullanıcılardan kaçının elektronik imza
atması
gerekiyor
ise
“İmza
Sayısı”
kutucuğunda
sayı
kararlaştırılmalıdır.
Bu
işlem
gerçekleştirilirken “Akış Rotası”na eklenen kullanıcıların elektronik imzaları olup olmadığı
dikkate alınmalıdır. Kurumumuz bünyesinde elektronik imza, merkezde şube müdürü, taşra şube
müdürlüklerinde şube müdür ve müdür yardımcılarına verilmiştir. “İmza Sayısı” kutucuğuna o
belge için elektronik imza atacak kullanıcı sayısı girilir. Evrak, “Akış Rotası” kısmında belirlenen
sıraya göre, kullanıcılara iletilecektir. Ardından “Onay Makamı” kutucuğundan “Akış Rotası”na
eklenen kullanıcılar arasından hangi kullanıcının “Onay ve Kayıt Makamı” olacağına karar
verilmelidir. “Akış Rotası” kısmına eklenmek istenilen kullanıcılar “Adım EkleàAlıcı
TipiàKullanıcı” adımları izlenmek sureti ile rotaya eklenecektir, rotada olmamasına karar verilen
kullanıcılar ise “Seçili Adımı Çıkart” butonu marifeti ile rotadan çıkarılabilecektir. Bu noktada
kullanıcının kendisini rotadan çıkaramayacağı dikkate alınmalıdır. Oluşturulan evrakın
38
kullanıcılara hangi sırayla gitmesi gerekliliği “Akış Rotası”nın yanında bulunan aşağı ve yukarı
oklar ile sağlanacaktır. Çalışma süresi ve not eklenebilir. Dağıtım listesi oluşturma işlemleri bu
Yönergenin dokuzuncu maddesinin, birinci fıkrasının, g bendinin, iki numaralı “dağıtım listesi
oluşturma” alt bendinde açıklanan gibi uygulanacaktır. Yollanan dinamik iş akışı, kullanıcı
profilinin ana ekranında yukarı doğru yeşil okla gösterilmektedir. Ayrıca sol sekmelerde “gelenler”
sekmesinin alt sekmelerinden “işlem için” sekmesi altında her bir işlem satır olarak görüntülenir.
Dinamik iş akışını başlatan kullanıcıda ise sol sekmelerden “işlenenler” sekmesi altında “devam
edenler” alt sekmesi ve “gidenler” sekmesi altında “devam edenler” alt sekmesi altında
tamamlanana kadar görüntülenmektedir. Dinamik iş akışıyla gelmiş olan taslak açıldıktan sonra,
bahsi geçen taslağı görüntülemek, üzerinde işlem yapmak, not eklemek ve dosya tasnif planındaki
kayıt yeri yanlış olduğu düşünülürse (belge yöneticisi vasıtasıyla) taşımak mümkündür.
“Görüntüle” butonu ile taslak içindeki metne ulaşılır.“İşlem yap” butonu kullanıcıya üç seçenek
sunmaktadır; “elektronik parafla” ve/veya “elektronik imzala”, “değişiklik talebi”, “iptal”
seçenekleridir. Elektronik olarak imza ya da paraf atıldıktan sonra taslak “işlenenler” sekmesi
altında “tamamlananlar” alt sekmesinde görüntülenmeye başlayacaktır. Dinamik iş akışı ile son
kademeye gelen taslak akıştaki son kullanıcıya “işlem yap” butonu ile üç seçenek sunmaktadır;
“onayla ve kaydet”, “değişiklik talebi”, “iptal”. Son kullanıcı “Onayla” butonunu tıkladığında
taslağın ilk kayıt aşamasında “kayıt numarasını onay makamının ilk imzasında al” seçeneği
işaretlendi ise taslak kayıt numarası alacaktır. Taslak “editörden” oluşturulmuş ise kayıt numarasını
alması sonrasında “İmzalanacak taslak editörle hazırlanmış, ana dosyası mevcut değil. Editörden
dosya oluşturup, imzalamak istediğinize emin misiniz” ifadesi ile karşılaşılır, “tamam” dendikten
sonra imzalama işlemleri yapılır. Bu durumda TÜBİTAK tarafından verilmiş olan imza aracı
devreye girer, açılan Windows kutusundan sertifika seçilip, kişiye özel pin kodu girilip, “imzala”
butonu tıklanır. Onaylama aşamasında ek olarak not ekleyip onaylamak, “İşlem yap” butonu
vasıtası ile değişiklik talep edip, taslağı başlatana geri göndermek mümkündür. Bu işlem için;
değişikliğe sebep gösterdiğimiz not “not ekle” tablosundaki boş alana yazılır, ardından “değişiklik
talebi” butonu tıklanır. Bu durumda dinamik iş akışı, başlatan kullanıcının ekranında “gidenler”
sekmesi altında “tamamlananlar” alt sekmesi, “işlenenler” sekmesi altında “tamamlananlar” alt
sekmesi ve “iş akışlarım” sekmesi altında “reddedilenler” alt sekmesi altında görüntülenir. Ayrıca
kullanıcının başlattığı dinamik iş akışının geri döndüğüne dair sistem tarafından bir mesaj
39
gönderilir. Akışa değişiklik talebi isteyen kullanıcının ekranında ise “gidenler” sekmesi altında “
tamamlananlar” alt sekmesi ve “işlenenler” sekmesi altında “ tamamlananlar” alt sekmesi altında
görüntülenir. Hiyerarşik veya dinamik iş akışına sunmadan bir tek elektronik imza ile evrak
oluşturulabilir.
5) Havale etme işlemi: Kaydolmuş taslağın havaleye çıkmasını sağlayan üst sekmedir. Bu
Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının, b bendinin, bir numaralı “havale işlemleri” alt
bendinde ki belirtilen adımlar uygulanarak havale işlemi gerçekleştirilir.
6) İş akışı: Kaydedilen taslağın üst sekmelerinden “iş akışı başlat” sekmesi bahsi geçen
taslağı hiyerarşik akıştan farklı olarak kurgulanabilen iş akışına çıkarmaya imkân sağlamaktadır.
“İş akışı başlat” sekmesi tıklandıktan sonra akışlar butonu altından önceden tanımlanmış akış varsa
seçilir, şayet tanımlanmış akış yoksa yeni bir akış oluşturulur. Bu akış oluşturmada belge
yöneticileri yetkili olduğundan, ihtiyaç halinde bu kişilere müracaat edilir. Eğer gerekli ise zimmet
ve not eklenir. Başlat sekmesi ile bahsi geçen taslak, önceden hazırlanmış akıştaki kullanıcılara
gerekli işlem türüyle gönderilmek suretiyle iş akışı işlemi tamamlanır.
7) Üst veri düzenleme: Taslağın ilk oluşturma aşamasında girilen bilgilerin
düzenlenmesini sağlayan sekmedir. Üst sekmelerden “üst veri düzenle” sekmesi seçilerek
uygulanır. Üst verilerin düzenlenmesinde bu Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının,
“belgenin üst verilerinin düzenlenmesi” olan ç bendinde belirtilen hususlara dikkat edilmelidir.
8) Taşıma: Taslağın ilk oluşturma aşamasında dosya tasnif planından yanlış klasör/bölüm
seçimi yapılmış ise yanlış kaydedildiği klasörden doğru olan klasöre taşınmasını sağlayan
sekmedir. Taşıma işlemlerinde bu Yönergenin altıncı maddesinin, ikinci fıkrasının, “belgenin
taşınması” olan d bendinde belirtilen hususlara dikkat edilmelidir.
9) Dosya düzenleme: Taslağın oluşturulma aşamasında ek dosya konulabilmektedir. Şayet
ilave başka belge, doküman, klasör, dosya vs. eklenmesi gerektiğinde bunu sağlayan sekmedir.
Göz at ve tara seçenekleri ile gerekli görülen belge, doküman vs. taslağın içine alınır.
10) Belge olarak kaydetme: Taslağı sistem içerisinde belgeler statüsüne alan sekmedir.
11) “E-imza At” işlemi: Hiyerarşik ve dinamik iş akışı işlemlerinde anlatıldığı üzere
TÜBİTAK bağlantısıyla belgenin içine önceden hazırlanmış elektronik şifrenin intikal ettirilmesi
işlemidir. Hiyerarşik veya dinamik iş akışına sunmadan bir tek elektronik imza ile bir taslağa belge
statüsü kazandırılabilir.
40
12) “E-paraf At” işlemi: Hiyerarşik iş akışı işlemlerinde anlatıldığı üzere Kurum
tarafından bilgisayara tanımlanmış parafın belgenin içine intikal ettirilmesi işlemidir.
13) Silme işlemi: Kayıt numarası almış taslaklar silinemez. Kayıt numarası almayan
taslakları silmeyi sağlayan sekmedir.
Teftiş işlemleri
MADDE 10 - (1) Kurumumuz Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Başkanlığa bağlı müfettişlerin
iş ve işlemlerinin farklılık göstermesi sebebiyle DAYS içinde bu farklılıkları da kapsayacak bir
yapı geliştirilmiştir. Teftiş konuları ile ilgili olarak DAYS içerisinde yapılacak işlemlerin
açıklamaları aşağıda belirtilmiştir.
a) Teftiş klasörlerinin açılması ve erişim şekillerinin düzenlenmesi:
1) Teftiş konuları ile ilgili olarak öncelikle her bir İşlem (Teftiş, soruşturma, inceleme, vs)
için standart dosya planında konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici ifadeler veya
özel kodlar kullanılarak yeni klasörler belge yöneticisi tarafından açılmalıdır. Açılan bu klasörler
için gizlilik durumları göz önünde bulundurularak dosya tasnif planı klasör üst bilgileri ekranında
“erişim hakları” sekmesi vasıtası ile ilgili personele klasör erişim yetkisi verilir. Bunun için bir
grup tanımlaması yapılmak zorundadır. Bahsi geçen grup yalnızca bir kullanıcı ile de
oluşturulabilmektedir. Bu vesile ile bu tip klasörlere erişim yetkisi verilenlerin haricindeki
kullanıcıların erişimi engellenmiş olunur.
2) Gerek Teftiş Kurulu Başkanlığı personeli gerekse diğer birimler tarafından herhangi bir
teftiş konusu ile ilgili başka klasör numarası kullanılarak oluşturulan evrak Teftiş Kurulu
Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisince gerçek klasörüne taşınacaktır.
3) Teftiş konuları ile ilgili alınan tüm olurlar, müfettiş görevlendirmeleri ve diğer
yazışmalar dosya tasnif planındaki teftiş/denetim işleri klasörleri kullanılarak yapılır. İhtiyaç
duyulan yeni dosyalar yukarıda belirtilen prensipler dâhilinde Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro
Hizmetleri Servisi tarafından DAYS içerisinde açılacaktır.
4) Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi yöneticisi yukarıdaki işlemleri yapmak
üzere DAYS’ da belge yöneticisi olarak tanımlandırılacaktır.
b) Teftiş ve denetleme raporlarının hazırlanması:
1) Her bir işlemle ilgili herhangi bir merhalede hazırlanacak teftiş raporları için “editörden”
taslak oluşturulurken teftiş raporları şablonları kullanılır. Bunlar “denetleme raporu”, “müfettiş
41
raporu” şablonlarıdır. Kontrolörler inceleme ve denetlemelerini “denetleme raporu” şablonunu
kullanarak sonuçlandırırlar. Her bir teftiş raporu şablonu kayıt numarası ve kayıt tarihini sistemden
otomatik olarak alır. Müfettiş raporlarının hazırlanması safhasında müfettişler tarafından H rumuzu
ile yazılan yazılar için “H’lı Yazılar” belge türü seçilir ve akabinde şablonu kullanılır. Bu yazılar
DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma veya Giden Evrak şeklinde
hazırlanarak kayıt numarası alır ve teftiş konusu ile ilgili açılmış klasörde kayıt altına alınır. Taslak
üst bilgilerinde ilaveten konulmuş olan “H numarası” ve “rumuz” kısımları doldurulur. “Rumuz”
kısmı her bir müfettiş için önceden belirlenmiş numaradır. Müfettiş tarafından manuel olarak
girilecektir. H’lı yazı cevapları Kurum içerisinde ise iç yazışma kategorisi kullanılarak ve aynı
klasör numarası temel alınarak verilir.
2)Kurum dışı gelen cevaplar (direkt müfettişe gelmiş olsa bile) ise Teftiş Kurulu Başkanlığı
Büro Hizmetleri Servisi tarafından taranarak aynı klasör içerisinde kayıt altına alınır.
Müfettişin adına gelen kapalı veya gizli zarflar, zarfın geldiği iş yerinde “fiziksel belge
kaydet” bölümü vasıtası ile kayıt altına alınır. “Not” bölümüne hangi müfettişe verildiği bilgisi
belirtildikten sonra “zimmetli gitsin kutusu” işaretlenerek ilgili müfettişe havale ve teslim edilir.
Teftiş/inceleme/soruşturma ile ilgili tüm yazışma ve işlemlerin bitirilmesine müteakip rapor
oluşturulma işlemi için “Müfettiş Raporu” belge türü ve şablonu seçilir. Taslak hazırlama
aşamasında “Taslak Üst Bilgileri” ekranında aşağıda belirtilen ilave üst bilgiler doldurulur. Bu
doldurulan alanlar aşağıda belirtilmiş olmakla birlikte şablona otomatik olarak düşecektir.
2.1) Müfettişin Adı Soyadı
2.2) İş Numarası
2.3) İşin Yapıldığı Yer
2.4) Teftiş Gören İş Yeri/Servisi
2.5) İşin Başlama Tarihi, İşi Bitirme Tarihi
2.6) Alınan Emrin Tarihi
2.7) Alınan Emrin Numarası
2.9) Raporun Türü
2.10) Rapor Numarası
2.11) Rapor Tarihi
2.12) İnceleme/soruşturma konusu
42
2.13) Ekler à Ek Sayısı
2.14) Müfettiş Yazışma No
2.15) Konu
3) Teftiş görenler/suçlu sanılanlarla ilgili bilgiler (adı soyadı, sicili, görevi) raporu
hazırlayan tarafından raporun en üst tarafına editör ekranında yazılacaktır. Bitirilmiş raporla ilgili
olarak yazılacak üst yazı DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma
vasıtası ile ilgili klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır. Üst yazı ekine konulacak rapor ve
ekleri (H’lı yazılar ile cevapları, iş yeri cevapları ve diğer yazışmalar vs.) kullanıcı bilgisayarından
veya DAYS içerisindeki kayıt altına alınmış evraktan istifade edilerek “dosya düzenle” üst sekmesi
vasıtası ile eklenir. Bu konu ile ilgili alınacak olurlar da “Hiyerarşik İş Akış”tan istifade edilerek
imzaya açılır.
c) Müfettişlerin bireysel yazışmaları:
1) Müfettişlerin, teftiş işlemleri ile ilgili olmayan yazışmalarının takip edilmesi için dosya
tasnif planında 679 ana grubu altında konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici
ifadeler veya özel kodlar kullanılarak, Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi tarafından
yeni klasörler açılmalıdır.
2) Yine yukarıda belirtildiği gibi istendiğinde bu klasörlere de erişim hakları tanımlanabilir.
Bu yazışmalar, DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma vasıtası ile ilgili
klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır. Müfettişler gelen giden evraklarını bu klasörlerden takip
edeceklerdir.
3) Müfettişlerin hakedişleri kullanıcı bilgisayarında Word/Excel tablosu şeklinde
hazırlanarak bir yazı ekinde DAYS içerisinde Taslak EkleàEditörden/Dosyadanàİç Yazışma
vasıtası ile dosya tasnif planında ilgili klasöründe kayıt altına alınarak hazırlanır.
ç) Müfettişlerin gizli işlemleri:
1) Müfettiş tarafından herhangi bir kişi ile paylaşılması sakıncalı görülen yazılar sisteme
“gizli” güvenlik kodu ile ve erişim hakkı verilmiş klasörler altında kayıt edildikten sonra
yazdırılarak ıslak imza atılmasına müteakip mühürlü bir zarf içinde ilgilisine iletilmek üzere
merkezde Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisine, taşrada ise ilgili haberleşme
birimlerine teslim edilir. Teftiş Kurulu Başkanlığı Büro Hizmetleri Servisi, zarfları Haberleşme
43
Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine teslim etmesine müteakip, Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisinin karşılaştırma ve kontrolünü yapması adına yolladığı zarf için yazmış
olduğu iç yazışmayı da sistem üzerinden “Gereği” havale türüyle Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisine havale etmelidir.
2) Kurum içinde bir personele aynı şekilde bir yazının gönderilmesi durumunda yine
sisteme “gizli” veya “özel” güvenlik kodu ile ve erişim hakkı verilmiş klasörler altında kayıt
edildikten sonra ilgili kullanıcıya elektronik havale yapılır. Aynı yazının bir birime gönderilmesi
durumunda personele gönderilmesindeki gibi işlemler gerçekleştirilir. Ancak bu durumda yazının
havale kademelerinin her birinde görüntülenebileceği durumu dikkate alınmalıdır. Müfettiş
tarafından hazırlanan bu yazılardan Kurum dışına gönderilecek olanların kayıt aşamasında
kategorisi “giden evrak”, Kurum içine gönderilecek olanlarda ise kategorisi “iç yazışma” olarak
seçilmelidir.
d) Teftiş Kurulu Başkanlığının diğer yazışmaları:
1) Teftiş Kurulu Başkanlığı, diğer birim ve kurumlarla üçüncü şahıslarla yapacakları rutin
işlemler için dosya tasnif planından istifade ederek yazışmalarını ikmal edecektir.
e) Hukuk klasörlerinin açılması ve erişim şekillerinin düzenlenmesi:
1) Hukuk konuları ile ilgili olarak öncelikle her bir işlem için standart dosya planında
konularına göre köşeli parantez içinde dosyayı ayırt edici ifadeler veya özel kodlar kullanılarak
yeni klasörler açılmalıdır. Açılan bu klasörler için gizlilik durumları göz önünde bulundurularak
dosya tasnif planı klasör üst bilgileri ekranında “erişim hakları” sekmesi vasıtası ile ilgili personele
klasör erişim yetkisi verilir. Bunun için bir grup tanımlaması yapılmak zorundadır. Bahsi geçen
grup yalnızca bir kullanıcı ile de oluşturulabilmektedir. Bu vesile ile bu tip klasörlere erişim yetkisi
verilenlerin haricindeki kullanıcıların erişimi engellenmiş olunur.
2) Gerek Hukuk Müşavirliği personeli gerekse diğer birimler tarafından herhangi bir hukuk
konusu ile ilgili başka klasör numarası kullanılarak oluşturulan evrak Hukuk Müşavirliği Büro
Hizmetleri Servisince gerçek klasörüne taşınacaktır. Hukuk konuları ile ilgili alınan tüm olurlar,
avukat görevlendirmeleri ve diğer yazışmalar dosya tasnif planındaki hukuk işleri klasörleri
kullanılarak yapılır. İhtiyaç duyulan yeni dosyalar yukarıda belirtilen prensipler dâhilinde Hukuk
Müşavirliği Büro Hizmetleri Servisi tarafından DAYS içerisinde açılacaktır. Hukuk Müşavirliği
44
Büro Hizmetleri Servisi yöneticisi yukarıdaki işlemleri yapmak üzere DAYS’ da belge yöneticisi
olarak tanımlandırılacaktır.
İç yazışma ile ilgili işlemler
MADDE 11 - (1) Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatındaki birimlerin birbirlerine
göndermek üzere hazırladıkları yazılar DAYS içinde “İç Yazışma” kategorisinde mütalaa
edilecektir. (Daha önce taşradan merkeze gelen, merkezden taşraya giden yazılar dış yazışma
kapsamında gelen ve giden evrak olarak mütalaa edilerek kayıtlandırılmakta idi.)
(2) Merkezden taşraya, taşradan merkeze gönderilmesi tasarlanan yazılar, taslak
oluşturulurken “İç Yazışma” kategorisi seçilerek oluşturulmalıdır. “İç Yazışma” ya başlamak için
öncelikle bu Yönergenin dokuzuncu maddesindeki “taslak oluşturma” işlemleri uygulanarak bir
taslak oluşturulmalı, bu aşamada taslak üst veri ekranında “Kategori” açılır listesinden “İç
Yazışma” seçilmelidir. “İç Yazışma” kategorisinde hazırlanan taslakların hepsi otomatik olarak,
birimlere göre ayrılmayan tek bir sayaçtan devam eden numara şeklinde numara alacaklardır.
Taslağın iç yazışma seçilerek hiyerarşik akışa çıkarılması esnasında dağıtım listesine eklenen birim
ve kullanıcılar kendilerine ulaşmış evrakı “İç Yazışma” kategorisi altında göreceklerdir.
Giden evrakla ilgili işlemler
MADDE 12 - (1) Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatındaki birimlerin, Kurumumuz
haricindeki kurum, kuruluş ve üçüncü şahıslara gönderecekleri yazılar DAYS içinde
“Giden
Evrak” kategorisinde mütalaa edilecektir. Bu şekilde gönderilmesi tasarlanan yazılar, taslak
oluşturulurken “Giden Evrak” kategorisi seçilerek oluşturulmalıdır. “Giden Evrak” kategorisinde
hazırlanan taslakların hepsi otomatik olarak, birimlere göre ayrılmayan tek bir sayaçtan devam
eden numara şeklinde numara alacaklardır.
a) Giden evrak oluşturma işlemleri:
1) Elektronik ortamda: “Giden Evrak”a başlamak için öncelikle bu Yönergenin
dokuzuncu maddesindeki “taslak oluşturma” işlemleri uygulanarak bir taslak oluşturulmalı, bu
aşamada taslak üst veri ekranında “Kategori” açılır listesinden “Giden Evrak” seçilmelidir.
Taslağın “Giden Evrak” seçilerek hiyerarşik/dinamik iş akışına çıkarılması esnasında dağıtım
listesine eklenen birim ve kullanıcılar kendilerine ulaşmış evrakı “Giden Evrak” kategorisi altında
göreceklerdir. Giden evrak oluşturma ile ilgili işlemler aşağıda açıklanmıştır.
1.1) DAYS ana sayfa üst menülerinden Belgelerà Taslak Ekleà Editörden/Dosyadan alt
45
sekmesi seçilir. Öncelikle kayıt numarası almak üzere “Kayıt numarasını onay makamının ilk
tamamlanmadığı için belge hüviyeti kazanamayacaktır.
1.2) “Kategori” olarak “Giden Evrak” seçilmesine müteakip taslak üst verileri ekranı çıkar.
Üst veriler ekranında taslak üst verileri girilmeye başlanır. Bunlar ad, konu, öncelik derecesi,
üretim tarihi, alıcı, gönderme tarihi, gidiş yöntemi, güvenlik kodu, belge türü, yazının hazırlandığı
birim, arşiv formatı üst verileridir. İç yazışmadan farklı olarak alıcı, gönderme tarihi, gidiş yöntemi
üst verileri bulunmaktadır.
1.3) Üst verilerde bulunan “alıcı” açılır listesinde daha önce kaydedilmiş kurum, kuruluş ve
üçüncü şahısların bilgileri bulunmaktadır. Mevcutlardan birisi seçilerek işleme devam edilir. Şayet
mevcutlarda gönderilecek kurum, kuruluş ve üçüncü şahıs bilgileri yok ise “+” butonu tıklanarak
gelen ekran üzerinden eklenecektir. Ayrıca aynı işlem ana sayfa BelgeleràFirmalaràFirma Ekle
aşamaları izlenerek de yapılabilecektir.
kaydolacağı yer seçildikten sonra; “editörle taslak oluştur” butonu tıklanarak, taslağın son bilgileri
kontrol edildikten sonra kaydı gerçekleştirilir.
bulunmayacaktır.
olarak imzalanmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde taslağın hukuksal bir geçerliliği
olmayacaktır.
1.7) Taslağın belge haline sokulabilmesi hiyerarşik, dinamik iş akışlarına sokularak
elektronik olarak imzalanması gerekmektedir.
1.8) Kurumumuz bünyesinden, kurum ve kuruluşlara veya üçüncü şahıslara DAYS
46
üzerinden faks çekmek mümkündür. Fakat bu konuda dikkat edilmesi gereken hususlar
bulunmaktadır. Öncelikle DAYS içerisinde yalnızca kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak
çantasıàbelgelerim sekmesi altında yer alan dokümanın faks çekilebileceğidir. Kullanıcının ana
sayfasıàsol menüàevrak çantasıàtaslaklarım menüsünde bulunan bir doküman faks çekilmek
istendiğinde bahse konu taslak çift tıklanmak sureti ile açılır ve üst menülerinden “belge olarak
kaydet” sekmesi tıklanarak kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak çantasıàbelgelerim
sekmesi altında görüntülenmeye başlaması sağlanır. Bu hususa dikkat göstermek gerekmektedir.
Aksi takdirde bir taslak faks çekilmek istendiğinde, üst bilgiler sayfası açıldığında faks butonu
görüntülenemeyecektir. Bu işlemin akabinde kullanıcının ana sayfasıàsol menüàevrak
çantasıàbelgelerim sekmesi altında yer alan faks çekilmek istenen doküman açılır ve bahse konu
dosyaların görüntülendiği yerin sağ tarafında bulunan faks butonu tıklanır. Bu işlem sonrasında bir
faks çekme penceresi açılacaktır. Bu pencerede iki türlü faks çekme alternatifi bulunmaktadır,
bunlardan birisi faks çekilecek numara ya da numaraların direkt olarak girilmesidir, numaralar
birden fazla olduğunda aralarına noktalı virgül (;) konulması gerekmektedir. İkinci alternatif ise
firma listeleri arasından seçmektir, bu seçenek sayesinde önceden oluşturulmuş olan sadece bir
veya birden fazla tanımlanmış kişi, kurum veya kuruluşlara aynı anda faks çekilmiş olunacaktır.
Fakat burada dikkat edilmesi gereken husus, bahse konu firmalar eklenirken ekleme bilgilerinde
faks numaralarının girilmiş olması gerekliliğidir. Bir diğer önemli husus ise, PDF formatında
bulunan dosyalar faks çekilebilirken, elektronik imza almış IMZ uzantılı dosyaların faks
çekilemediğidir. Bu gönderilen fakslar ve kuruma gelen fakslar DAYS ana sayfaà
BelgeleràFakslar sekmesi altında gelen ve giden fakslar başlıkları altında listelenecektir.
b) Giden evrak gönderim işlemleri:
1) Elektronik olarak tüm işlemleri tamamlanmış ve (taslak oluşturma, iş akışına sunma,
paraf ve imzalama, dağıtım işlemleri) postalamaya hazır hale getirilmiş evrak, iki şekilde sevk
edilebilecektir.
1.1) Elektronik gönderim: Dağıtım listesinde “havale türü” açılır listesinden “kurum dışı”
olarak seçilmiş belge, kurum dışına elektronik yollarla gönderilecek ise “Gidiş Tipi” açılır
listesinden “Elektronik Posta İle” seçeneği seçilerek, kişi ve kuruluşların elektronik posta
adreslerine güvenli ortamda gönderilir. Güvenlik kodu “gizli, çok gizli, özel” seçilen belgeler,
güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilebilir.
47
1.2) Fiziksel gönderim: Elektronik haberleşme sistemine geçmemiş kişi ve kuruluşlara
belge gönderilmesi veya gizli olup elden belge gönderilmesi durumunda dağıtım listesine
merkezde yazıyı yazan birimin büro hizmetleri servisi, taşrada bilgi işlem servisi veya haberleşme
adına tanımlanmış kullanıcı mutlaka ilave edilir. Yazının elektronik olarak imzalanma işlemlerinin
tamamlanmasına müteakip yukarıdaki servis ve kişiler, yazıyı fiziksel ortamda bastırarak üstüne
“BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresini yazar ve ıslak olarak imzalar.
Postalanmak üzere bir zarf içine koyulup, zarf üzerine evrak kayıt numarası, posta şekli ve adresi
yazılarak merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine, taşrada ise ilgili
haberleşme birimine gönderilir. İlgili haberleşme birimleri, gelen zarfları belli bir kayıt düzeni
içinde zimmetle alır. Haberleşme birimlerine postalanmak üzere gelen evrakın kontrolü açısından
ilgili birim, gün içinde en az iki kez olmak kaydı ile “Kullanıcı RaporlarıàGönderilen Evrak
Raporu” ekranından “oluşturma ve gönderme tarihi ile gönderim tipini” seçerek oluşturduğu
raporu, postalanmak üzere Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine gönderdiği zarflara
ekler. Acil durumlarda bir evrak için dahi aynı işlem yapılabilir. Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisi, iki nüsha olarak hazırlanmış raporu imzalayarak zarfları teslim alır ve
postalama işlemlerini gerçekleştirir. İmzalı raporun bir nüshası ilgili birimde, diğer nüshası
Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisinde kalacaktır. Bu işlemler taşra teşkilatında da
aynı şekilde yürütülecektir.
c) Posta işlemleri:
1) Kurum dışına tüm gönderiler haberleşme birimleri tarafından yapılır. DAYS içerisinde
gidiş yöntemi belirlenmiş evrak, direkt olarak haberleşme birimleri tarafından gönderilirken bunun
haricinde birimlerin özel gönderi talepleri mutlaka DAYS içinde hazırlanan bir üst yazı ile
yapılacaktır.
2) Bir evrakın gidiş yöntemi DAYS ana sayfa üst menülerinden BelgeleràTaslak
EkleàGiden EvrakàGidiş Yöntemi seçilerek belirlenir. “Gidiş Yöntemi” belirtilmeden evrak
oluşturmak mümkün değildir.
3) Fiziksel hale dönüştürülmüş PTT ile gönderilecek evrakın “Posta Gönderim İzlenimi”ne
kurye ile gidecek evrakın “Evrak Teslim İzlenimi”ne kaydı yapılır. PTT ile gönderilecek normal
(adi), taahhütlü ve iadeli taahhütlü evrak ile ilgili olarak ayrı ayrı günlük “Posta gönderim
izlenimi” formu düzenlenir. “Posta gönderim izlenimi” iki nüsha olarak doldurulur, tarafların
48
tasdikine müteakip (tasdikinden sonra) bir nüshası Kurumda saklanır. Kurum tarafından tasdik
işlemi, merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servis Şefliğinden taşrada haberleşme
biriminden görevlendirilmiş personel tarafından yapılır.
4) Evrakın sevk şeklinin tespitinde Kurumumuz ya da karşı taraf için hak ve borç doğurucu
(ihale, sözleşme gibi) idari veya hukuki bir işlem olup olmadığı göz önüne alınarak, bu tip
yazışmaların muhatap kişi ya da kuruluşlara ulaştırıldığına dair belge düzenlenecek usulde
yapılması (örnek: APS ve iadeli taahhütlü mektup gibi) hususuna dikkat edilir.
5) Aynı adrese gidecek evrak, bir zarf içine konulacaktır. Merkez birimlerinden ana
haberleşmeye gelen zarflardan aynı adrese gidecek olanlar, merkez haberleşme tarafından daha
büyük bir zarf içine konularak postalanır. Aynı adrese gönderilmek üzere bir zarfa birden fazla
evrak konulduğu takdirde, yazılardan birisinin taahhütlü olması halinde zarf olduğu gibi taahhütlü
olarak postalanır. Ancak, aynı zarfın içinde APS veya önem ve aciliyetinden dolayı gönderen
birim yetkilisi tarafından kargo ile sevki istenen evrak bulunabilir. Bu durumda taahhütlü evrakın
özellik arz etmesi, APS veya kargo ile gönderilmesi gereken evrakın ise aciliyeti dikkate alınarak
taahhütlü gitmesi gereken evrak ayrı, APS ve kargo ile gitmesi gereken evrak ayrı gönderilir.
Farklı birimlerden gelip aynı adrese gönderilmesi ve birleştirilmesi gereken değişik gidiş
yöntemine haiz evrak, arz ettikleri öneme ve aciliyet durumuna göre birleştirilmeden ayrı gidiş
yöntemleri ile ilgili adrese gönderilebilir.
6) Posta ve kargoya verilecek paket ve koliler birimlerce sağlam ve düzgün bir şekilde
ambalajlanmış, paketlenmiş ve açık adresi yazılmış olarak merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü
Giden Evrak Servisine, taşrada haberleşme birimine teslim edilir. Hiçbir şekilde Kurumu
ilgilendirmeyen veya resmi olmayan herhangi bir mektup, paket,
kargo, APS vb. gönderi
haberleşme birimlerince teslim alınmaz, kargo ya da postaya verilmez, bunlarla ve şahsi posta
giderleri ile ilgili ödeme yapılmaz.
7) Süreli veya işin gereği olarak aynı günde postaya verilmesi zorunlu olan acele ve çok
acele evrak mesai bitiminden en az 1,5 saat önce haberleşme birimlerine teslim edilir. Bu saatten
sonra gönderilen evrak kontrol, tasnif, zarflama, tartma, yapıştırma, pullama ve posta gönderim
izlenimine kaydetme gibi işlemlerin yapılması nedeniyle şartlara bağlı olarak veya işin aciliyetine
ve önemine göre ertesi gün postaya verilir.
ç) Elden verilen evrak:
49
1)Birimlerce harice (dışarı) gönderilecek ya da postalanacak yazılardan ilgililerine elden
verilmesi gereken evrak, ilgili birimce fiziksel ortamda iki nüsha olarak yazdırılır. Üzerlerine
“BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR”, “BU BELGE ELDEN VERİLMİŞTİR”
ibarelerini yazar ve ıslak olarak imzalar. Bir nüshasını evrakı elden alacak şahsa verir, kalan nüsha
arkasına evrakı elden alacak şahsın ismi soyadı (kimliği), unvanı ve çalıştığı yer belirtilerek ilgili
şahsa imzalattırıldıktan sonra dosyalanır. Elden verilen belgenin elektronik ortamdaki kaydına
“../../…. tarihinde … kişiye elden verilmiştir.” notu bilgi ekranının üst menülerinde bulunan “not”
sekmesi marifeti ile eklenir.
d) Gizli yazıların postalanması:
1) Yazıların gizlilik dereceleri (gizli, çok gizli, özel, hizmete özel vb. gibi) ile bu yazıların
şekli ve zarflanması hususunda birimlerce "Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı"na göre hareket
edilir. Usulüne göre hazırlanan bu zarflar postaya verilmesi için merkezde Haberleşme Şube
Müdürlüğü Giden Evrak Servisine, taşrada haberleşme birimine teslim edilir. Çok gizli zarflar
merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisince, taşrada haberleşme birimince
ikinci bir zarfa konularak 2 Aralık 2004 tarihli Başbakanlığın "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği ” nde açıklandığı şekilde postalanır ve teslim alınır.
e) Varide işlemleri (Kayıt kapatma işlemi):
1) Gerek iç yazışma ile gerekse hariçten (dışarıdan) gelerek DAYS’a dâhil edilmiş belgeye
cevap verilmesi durumunda varide (gelen evrak) olarak cevap verilen belgenin numarası temel
alınır.“Gereği” haricinde havale türü ile işlem için gelmiş olan evrakla ilgili olarak varide işlemi
uygulanmaz. “Gereği” havale türü ile gelmiş olan evrakta “İşlem Yap” butonunun tıklanmasına
müteakip dört seçenekle karşılaşılmaktadır. “Onayla” seçeneği tıklandığında “varidesi” ekranı
çıkacaktır. Burada “Dosyaya kaldır” seçeneği seçildiğinde, belge kayıt aşamasının en başında
dosyasına
girdiğinden
yalnızca
sembolik
olarak
işlem
görmüş
olacak
ve
“İşlenenleràTamamlananlar” sekmesi altında görüntülenmeye başlayacaktır. “Cevaplı dosyaya
kaldır” seçeneği seçildiğinde ise çıkan ilgi ekleme ekranında “sistemde kayıtlı belgeyi ekle”
kısmına bu yazıya elektronik ortamda cevap olarak yazılmış yazının kayıt numarası, konusu veya
adı ile arama yaptırılarak bulunmasına müteakip tıklanarak eklenir (varide) ve cevaplı dosyasına
kaldırılmış
olunur.
Bu
noktadan
sonra
“Gereği”
için
gelmiş
olan
evrak
yine
“İşlenenleràTamamlananlar” sekmesi altında görüntülenmeye başlayacaktır.
50
Tek imza ile oluşturulan ve Ana sayfaàEvrak ÇantasıàTaslaklarım sekmesi içinde
bulunan cevabi belgeler çağrılarak “Belge üst veriler” ekranından “Belge olarak kaydet” sekmesi
tıklanmalıdır. Bu durumda belgeler Ana sayfaàEvrak ÇantasıàBelgelerim sekmesine intikal
etmiş olur, ancak bu safhadan sonra “Gereği” ile yollandığında varide ekranı ile karşılaşılır.
f) İş avansı alınması ve kapatılması:
1) Merkezde yurtiçi ve yurtdışı kargo, posta vb. gider faturalarının ödenmesi Bilgi İşlem
Dairesi Başkanının, taşrada ise şube veya ajans müdürünün yetkisindedir. Posta maddelerinin sevk
ve tesellümü ile haberleşme işlemlerinin acil giderleri için TMO Yetki Devri Yönergesi
çerçevesinde merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünün, taşrada işyeri amirinin tespit edeceği
personele avans verilebilir. Alınan avans TMO Muhasebe Yönetmeliğine göre kapatılır.
g) Mevzuatın dağıtımı, kaydı ve muhafazası:
1) Değişir yapraklı TMO Mevzuat Kitabı dağıtımı EK-1’de yer alan Mevzuat ve Talimat
Dağıtım Listesi’ne göre yapılır. Genelge, Genel Yazı ve Genel Müdürlük Sirkülerinin teşkilata
dağıtımı ise DAYS üzerinden elektronik ortamda yapılır.
2) TMO Mevzuat Kitabı, değişikliklerin işlenmesinden sorumlu birimlerde kayıt ve
muhafaza edilirken; genelge, genel yazılar ve sirkülerler elektronik ortamda ilgili dosyalarında
takip edilir.
3) Yönetmelik, yönerge ve diğer basılı mevzuat ile değişikliklerinin düzenlenmesi ve
duyurulmasıyla ilgili hususlar, Yönetimi Geliştirme İşleri İzahnamesinde belirtilir.
4) Her amir mevzuatın bütün personel tarafından okunup imzalanmasını, muhafazasını,
görevden ayrılan ve görevi devir alan arasında devir teslimini temin etmekle yükümlüdür.
5) İhtiyaç duyulan genelge, genel yazı ve Genel Müdürlük Sirküleri elektronik ortamdaki
dosyalarından temin edilir.
h)Sistem Devre Dışı Kaldığında Yapılacak İşlemler:
DAYS içerisindeki sistem arızası, elektrik kesilmesi vb. gibi durumlarda, acil yapılması
gereken evrak işlemleri için bir kayıt defteri tutulacaktır. Bu durumda gelen veya giden evrak
sırayla numaralandırılacak şekilde bu kayıt defterine işlenecektir. DAYS devreye girdiğinde,
üzerine defterdeki numarası yazılmış olan gelen ve giden bu belgeler taranmak sureti ile kategorisi
seçilerek DAYS içerisine alınır.
Giden evrakın bir kopyası böyle bir durumda hazırlandığını belgelemek üzere ayrı bir
51
dosyada klase edilir. Gelen evrak için DAYS’ın faal olduğu durumdaki uygulama sürdürülür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
DAYS İle İlgili Diğer İşlemler
Belge arama işlemleri
MADDE 13 - (1) Sisteme kayıtlı belgeler arasında arama yapmayı sağlayan sekmedir.
İçerisinde kategori, geliş yöntemi, belge sahibi, gelen belge no, gönderme/alma tarihi, belge türü,
belge kayıt no, sisteme giriş tarihi, üretim tarihi, ad, konu ve belgenin arşiv durumu olmak üzere on
iki arama kategorisi barındırmaktadır. Her arama kategorisi “eşit”, “eşit değil” olmak üzere iki
sınıflamaya ayrılır. “Eşit” seçeneği, aramış olduğunuz kriteri tam olarak taşıyan seçeneği
bulmanızı sağlarken; “eşit değil” seçeneği aramış olduğunuz kriteri içerisinde barındırmayan tüm
seçenekleri getirir. Örneğin; kategoride “eşit” seçeneğini seçip, “gelen evrak”ı işaretlerseniz;
sistemde kayıtlı gelen evrak bulunurken; kategoride “eşit değil” seçeneğini seçip, yine “gelen
evrak”ı işaretlerseniz; sistemde kayıtlı “gelen evrak” dışındaki evrak bulunur.
(2) Sistem içerisinde arama yaparken kayıt numarası almamış, belgeye dönüşmemiş iç
yazışma ve giden evrakın bulunamadığı dikkate alınmalıdır. Belge kayıt numarasından arama
yapılırken başına ve sonuna yüzde işareti (%) konulması gerekmektedir.
Kaydedilen belgelerin dosya tasnif planı içinden takibi
MADDE 14 - (1) Birimler altındaki seriler ve bu serilere bağlı klasörlerin altındaki
bölümlerde kayıtlı belgelerin listesini sunan sekmedir. “Belge” ve “Klasör” olmak üzere iki
seçenekle arama fırsatı sunmaktadır. “Belge” sekmesi temel alınarak yapılan aramalarda, belgeye
ait herhangi bir numara ya da sözcük başına ve sonuna yüzde işareti (%) gelecek şekilde
arandığında bahsi geçen belgeyi getirir. “Klasör” temel alınarak yapılan aramalarda ise başına ve
sonuna gelecek şekilde dosya numarası girilerek arama yapıldığında o dosya numarasına ait tüm
klasörleri listeler. Gelen klasörler açılıp bölümlere kadar gelindiğinde içine kaydedilmiş belgelere
ulaşmak mümkündür.
(2) “İçerik” kısmında görüntülenen belge özellikleri, kullanıcının profil kısmından
ayarlanabilir. Profil kısmına kullanıcının isminin bulunduğu sekmeden ulaşılır, bahsi geçen kısma
ulaştıktan sonra “Üstveriler” sekmesi tıklanır, “belgelerde görüntülenecek üst veriler” listesinden
52
görüntülenmek istenen özellikler seçilip “kaydet” butonu tıklanır. Bu işlem sonrasında
“Kaydedilenler” sekmesi altında görüntülenen belgeler bu özellikler eşliğinde görüntülenir.
DAYS’a firma ekleme, firma listesi oluşturma ve taslak dosya listeleri
MADDE 15 - (1) Bu işlemler aşağıda anlatıldığı şekilde yapılır.
a)Sisteme adres (Firma) ekleme
1) DAYS “Belgeler” üst sekmesinden “Firmalar”a ulaşmak mümkündür. Bu sekme, mevcut
firmaları listelemekle beraber; firmaların yanlarındaki butonla düzenleme ve silmeye de imkân
tanır. Ayrıca, “firma ekle” butonu ile gerekli bilgiler girilerek firma eklemek mümkündür.
b)Firma listeleri:
1)DAYS “Belgeler” üst sekmesinden “Firma Listeleri”ne ulaşmak mümkündür. Firma
listeleri, birden fazla firmaya aynı anda aynı belgeyi göndermek için kullanılır. Var olan listeler,
yanlarındaki butonlar aracılığı ile silinebilir, düzenlenebilir, ayrıca firma listesine artı bir firma
eklenebilir.
c)Taslak Dosya Şablonları
Bu kısıma Belgeler à Taslak Dosya Listeleri sekmesi tıklanmak sureti ile erişilir. Açılan
pencerede sistem yöneticileri tarafından hazırlanmış olan şablonların listesi görüntülenmektedir.
Sağ üst köşede yer alan “Belge Türü” filtrelemesiyle belge türlerine ait şablonlara
ulaşılabilmektedir. Şablonu olmayan bir belge türü arandığı takdirde sonuca ulaşılamayacak, fakat
bunun yerine “Diğer” belge türü ve “Diğer” şablonu kullanılabilecektir. “Taslak Dosya Listeleri”
açıldıktan sonra sağ tarafında yeşil ve mavi renkli simge bulunmaktadır; mavi renkli simge
seçildiğinde Office 2007 ve üzeri programlar, yeşil renkli simge seçildiğinde Office 2003 ve altı
programlar ile belge üretilebilmektedir.
Şablon indirildikten sonra, üzerinde değişiklikler
yapılabilir. Sistem tarafından sağlanan varsayılan şablon alanları şunlardır:
#GüvenlikKodu# : Belge üretilirken belirlenen güvenlik kodudur.
#YazınınHazırlandığıBirim# : Yazının hazırlandığı birim alanıdır.
#BelgeSayısı# : Belge üretilirken almış olduğu sayıdır.
#ÖncelikDerecesi# : Belge üretilirken belirlenen öncelik derecesidir.
#Tarih# (Üretim Tarihi): Belge üretim tarihidir.
#Konu# (Konu): Belge üretilirken belirlenen konu alanıdır.
53
#SistemeKaydedenKullanıcı# : Evrakı üreten kullanıcıdır.
#BelgeTürü# : Belge üretilirken belirlenen türdür.
#Kategori# : Belgenin kategorisidir.
#Firma# : Firma bilgileridir.
#Bölümü# :Belgenin kayıt edildiği dosyadır.
Diyez işareti (#) arasında bulunan ve birden fazla kelimeden oluşan alanların bitişik
yazılması gerekmektedir.
DAYS içerisinde kullanılan bu şablonlardaki diyez işareti (#) arasında bulunan alanların
yeri değiştirilebilir, kopyalanıp yapıştırılabilir, yazı rengi ve boyutu değiştirilebilir ve silinebilir.
Fakat sistem yöneticileri tarafından şablona eklenmiş olan ID numaraları üzerinde değişiklik
yapılmaması gerekmektedir.
Raporlar
(GELEN
EVRAK
GÖNDERİLEN
EVRAKIN
KAYIT
FİŞİ
RAPORUNUN
ZİMMETLİ
YOLLANMASI
GÖRÜNTÜLENMESİ
GEREKİYOR./GELEN
İÇİN
VE
GÖNDERİLEN EVRAK RAPORUNDA DEĞİŞİKLİKLER OLACAK, ONUN SONRASINDA
EKLENECEK!)
MADDE 16 - (1) Ana Sayfa da üst menüden altıncı sekmeden Raporlar bölümüne erişilir,
sistem genelinde oluşan verilerden Raporlar üretilmektedir. Raporlar iki kategoride toplanmıştır:
a) Yönetici raporları:
1) Şef seviyesinden başlayıp yönetim kurulu başkanına kadar birimlerinin yöneticisi olan
kişilerin alabileceği raporlardır ve üç kısımdan oluşur.
1.1) İş akışları özet raporu: Birimdeki kullanıcıların yaptıkları ve yapmaları gereken işlem
adetlerinin toplamlarını istatistiksel olarak raporlar, bunu yapabilmek için bir tarih aralığı seçilir ve
raporu istenen birim ilgili kutucuktan seçilerek filtreleme işlemi yapılır ve menü sol üst kısmında
bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır. PDF formatında oluşan
rapor ekrana gelir.
1.2) Gönderilen faks raporu: Amire bağlı birimlerden gönderilen faksları raporlar, bunu
yapabilmek için bir tarih aralığı seçilir ve raporu istenen birim ilgili kutucuktan seçilir ve faksın
durum bilgisi seçilerek (gönderilenler/gönderilemeyenler) filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst
kısmında bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
54
1.3) Belge toplamları raporu: Kurumda üretilmiş tüm evrakların adetlerini Dosya Tasnif
Planı hiyerarşisinde raporlar, bunu yapabilmek için ilgili seri seçilir sonra kategori ilgili kutucuktan
seçilir ve son olarak da belge türü seçilerek filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst kısmında
bulunan raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
b) Kullanıcı raporları:
1) Tüm kullanıcıların alabileceği raporlardır ve iki kısımdan oluşur.
1.1) Gönderilen evraklar raporu: Giden evrak birimindeki memur/amirlerin kullanacağı
rapordur. Kendi birimlerinden gönderilen Giden evrakları raporlarlar, bunu yapabilmek için
Oluşturma Tarih Aralığı seçilir ve Gönderme Tarih Aralığı seçilir son olarak Gönderim Tipi
seçilerek filtreleme işlemi yapılır ve menü sol üst kısmında bulunan raporu görüntüle düğmesine
basılarak raporun oluşması sağlanır.
1.2) Gelen Evrak Raporu: Zimmetli gelen evrakların zimmetli olarak iletilmesi sırasında,
zimmeti alan memur/amirin ıslak imza atması için gerekli olan raporu hazırlar, bunu yapabilmek
için bir tarih aralığı seçilir ve Gönderen tespit edilir ardından Alıcı tipi belirlenir ve Alıcı adı girilir
son olarak Belge tipi belirlenerek filtreleme işleme yapılır ve menü sol üst kısmında bulunan
raporu görüntüle düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
Yardım menüsü
MADDE 17 - (1) Sistemde üst sekmelerden altıncı sekmede yardım menüsüne ulaşmak
mümkündür. Bahsi geçen menü altında kullanım kılavuzu ve interaktif tanıtım sekmelerinde
programın nasıl kullanılacağına dair detaylara ulaşmak mümkündür.
Kullanıcı bilgileri
MADDE 18 - (1) Kullanıcı bilgileri aşağıda belirtilmiştir.
a) Profil: İçerisinde “bilgiler, üstveriler, parola değiştir, vekiller, sistem özellikleri”
sekmelerini barındıran ve program içerisinde kullanıcının isminin altında yer alan sekmedir.
b) Bilgiler: İçerisinde birim, yönetici unvanları, edm rolleri, gruplar, belge izinleri ve eposta adresi bilgilerini içeren sekmedir.
c) Üst veriler: Program içerisinde belgelerde ve kaydedilenler sekmesinde belgelerin
özellikleri arasında görüntülenecek bilgilerin seçildiği sekmedir.
ç) Parola değiştir: Sistem içerisinde kullanılan mevcut kullanıcı şifresini değiştirmeyi
sağlayan sekmedir.
55
d) Vekiller: Sistem içerisinde kullanıcıya tanımlanmış mevcut rol adına izinli, raporlu vb.
durumlarda başka bir kullanıcıyı vekil olarak atamaya yarayan sekmedir. İzin, rapor gibi
durumlarda kullanıcı vekilini kullanıcının amiri direktifleri doğrultusunda program içerisinde
kendisi atayacaktır. Kullanıcının bu işlemi yapamayacak durumda olması halinde sistem yöneticisi
ile irtibata geçilerek işlem tamamlanacaktır. Vekil eklenmek istendiğinde vekil olarak atanacak
kullanıcıyı, vekâletin geçerliliğinin başlangıç ve bitiş tarihi ile vekâlet gerekçesini girmek
zorunludur. Aynı sekme altından vekilleri ve müvekkili olunan kullanıcıları görmek mümkündür.
e) Sistem özellikleri: Görüntülenen tema sistem dilini içerisinde barındıran sekmedir.
DAYS içinde kullanılan işaretler
MADDE 19 - (1) DAYS içinde kullanılan işaretlerin anlamları aşağıda açıklanmaktadır.
a) Kırmızı başlıklar: Doldurulması zorunlu alanları ifade etmektedir.
b) Artı işareti: Yeşille gösterilen artı işareti, hazırlanan bir şeyin eklenmesi adına
kullanılan bir işarettir. Örneğin firma ismi ekleme, grup ekleme, belgeyi sık kullanılanlara ekleme
gibi…
c) Zikzak: Şablon iş akışlarını ifade eden işarettir.
ç) Sağa yeşil ok: Belgeyi taşıma işlemini ifade eden işarettir.
d) Mavi üste ok: Havale işlemini ifade eden işarettir.
e) Yukarıya yeşil ok: Hiyerarşik iş akışını ifade eden işarettir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
DAYS Kurulum İşlemleri
MADDE 20 - (1) DAYS programı Web tabanlı olup, programa Kurumumuz intraneti
üzerinden http://10.0.0.53/dys adresi ile girilecektir. Kurum dışından sisteme giriş yapmak
mümkün değildir. Ayrıca aşağıda belirtilen programın yüklenmesine müteakip araç çubuğu
üzerinden Internet Explorer vasıtası ile de sisteme girilebilmesine rağmen, bunun tercih
edilmemesi gerekmektedir. DAYS içerisinde kullanıcının işlemlerini sağlıklı yürütebilmesi için her
kullanıcı bilgisayarına öncelikle “Ilteris Desktop” programının kurulması gerekmektedir. Bahsi
geçen programın kurulmasının ardından masaüstü sağ alt simgelerde yerini alacaktır. Simgeye sağ
tıklanmak sureti ile ayarlar kısmına ulaşılmaktadır. Ayarlar kısmında olması gereken özellikler
aşağıda gösterilmektedir:
a) Uyarıcı ayarları:
56
1) DAYS’ın yayın yaptığı sunucu URL : http://10.0.0.50/dys
2) Web Servisinin Yayın Yaptığı URL : http://10.0.0.50/Ilteris.WebService/service.asmx
(büyük küçük harf duyarlılığına sahiptir, aynen yazıldığı gibi aktarılmalıdır, aksi takdirde e-paraf
ve e-imza işlemlerinde sorun çıkabilir.)
3) Kullanıcı Adı: Kullanıcı T.C. Kimlik numarası girilir.
4) Kullanıcı Şifresi: Sistem tarafından kullanıcıya T.C. kimlik numarası şifre olarak
tanımlanmıştır. Kullanıcı sistemi kullanırken şifresini profil kısmından değiştirebilecektir.
Değiştirilen şifre tanımlanmış alana girilir.
5) Kontrol Sıklığı: EDM uyarı sisteminin DAYS’ı kaç dakikada kontrol etmesini belirler.
6) Gösterme Süresi: EDM uyarı sistemine ait uyarı penceresinin kaç saniye boyunca açık
kalmasını belirler.
7)Yukarıda belirtilen ayarlar belirlendikten sonra “ayarları kaydet” butonu tıklanmalıdır.
b) Tarama ayarları:
1) Sistem içerisinde yapılan taramalar için yapılması gerekli ayardır. TIF(OCR) ayarı tercih
edilmelidir.
2) DAYS her internet sağlayıcısında çalışmakta, fakat kullanım sırasında hatalar
verebilmektedir. Mozilla Firefox tarayıcısının tercih edilmesi gerekmektedir. Bu sebeple Mozilla
Firefox güncellemeleri yapılmış olmalıdır.
Nitelikli elektronik sertifika işlemleri
MADDE 21 - (1) Nitelikli Elektronik Sertifikanın kullanıcı bilgisayarlarına yüklenmesi ile
ilgili olarak yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir.
a) Nitelikli elektronik sertifikanın kart okuyucusuna yerleştirilmesi:
1) Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu chip, kart üzerinden düzgün bir şekilde
çıkartılır.
2) Kart okuyucusu flash bellek şeklinde olup, üzerinde belirtildiği şekilde, chip arka
kısmından yerleştirilir.
3) Kart okuyucusunun düzgün çalışması için kart okuyucu sürücüsünün bilgisayara
kurulması gerekmektedir. Bunun için www.kamusm.gov.tr adresine gidilir.
4) Bu adresten Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfasına ulaşıldığında sayfanın sağ alt
tarafında bulunan kullanıcı menüsünde 2 no’lu sayfa açılarak sürücü yükle kısmına ulaşılır. Burada
57
Akıllı Kart Okuyucu tıklanır. Açılan sayfada 3. maddede bulunan ACS ACR38T Kart Okuyucusu
paragrafındaki http://acs.com.hk/index.php?pid=drivers&id=ACR38T linkine tıklanır. Buradan
ulaşılan sürücüler içinde 2.sırada yer alan MSI Installer for PC/SC Driver tıklanarak Windows XP
sürücüsü yüklenmeye başlanır. Açılan pencerede kayıt yeri masaüstü seçilerek kaydedilir.
Masaüstündeki zip dosyası açılarak içindeki setup.exe dosyasına çift tıklanır. Açılan pencerede
ileri-ileri-son işlemleri ile işlem tamamlanır.
b) Nitelikli elektronik sertifikanın kullanıma açılması:
1) Yine www.kamusm.gov.tr adresindeki Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfasına girilir.
2) Bu kez aynı sayfanın sağ alt kısmında bulunan “Kullanıcı Menüsü” bölümündeki
“Bireysel İşlemler” kısmına tıklanır.
3) Açılan sayfada “şifreli giriş” butonuna tıklanır. Çıkan sayfada boş olarak kurulmuş TC
kimlik no, resimdeki yazı, güvenlik sözcüğü (daha önce imzalayarak K.S.M‘ne gönderdiğimiz
taahhütnamede kullanılan) kısımlar doldurulup “giriş” butonuna basılır.
4) Gelen sayfada telefon numaranız bulunan yerde doğru ise “onay” kısmı tıklanır. Bu
telefona gelen SMS deki onay kodu açılan ekrana yazılarak “gönder” tıklanır.
5) Gelen ekran üzerinde “Kullanıcı Aç” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
c) Akıllı kart programının yüklenmesi:
1) İnternet üzerinden www.akiskart.com.tr/tr/destek.html adresine girilir.
2) Burada bulunan mavi renkli “Windows için indir” butonuna basılır.
3) Gelen ekranda “kaydet” butonuna basarak masaüstüne kaydedilir. “kapat” butonuna
basarak masaüstünde bu programın yüklendiğinden emin olunur.
4) Akis 1.38 sıkıştırılmış dosya açılarak AKIS Yönetimi Programı çalıştırılarak ileri-ileri
tuşlarıyla işlem bitilir.
ç) PIN/PUK şifrelerinin alınması:
1) Bireysel İşlemler menüsüne tekrar gelinerek “PIN/PUK Bilgisi” butonu tıklanır.
2) PIN/PUK numaralarıyla ilgili olarak verilen talimat kitapçığının en arka sayfasının
dikkatle okunması gerekmektedir.
d) Elektronik imza için gereken programlar:
1) Bunun dışında elektronik imza işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için
bilgisayarlara;
58
● Net.Framework 4.0,
● Java Runtime,
● Imzager,
● Vcredist
programlarının kurulması gerekmektedir.
Elektronik paraf kurulumu
MADDE 22 - (1) DAYS içerisinde işlem yapabilmek adına elektronik imza dışında
elektronik paraf sistemi de bulunmaktadır. Bahsi geçen elektronik paraf Kurumumuz tarafından
sağlanmaktadır.
(2) Internet Explorer’dan http://tmosertifika/certsrv adresine girilir. Gelen sayfada “Request
a certificate” seçeneği, akabinde “Advanced certificate request” seçeneği, sonrasında ise “Create
and submit a request to this CA” seçeneği seçilir. “Certificate template” kısmından “user”
işaretlenir ve “submit” tıklanır. Gelen pencerede “Evet” seçeneği seçilir, “Install this certificate”
tıklanır. Tekrar gelen pencerede “Evet” seçilir. Sertifikanın kurulduğunu görmek için “Certificate
installed” ifadesi görülmelidir. Sertifika kurulumunun teyidi için aynı sayfanın yukarısındaki
menüden “Araçlar” ve “İnternet seçenekleri” kısmına geçilir, “İçerik” sekmesindeki “Sertifikalar”
kısmından tanımlanan parafı kullanıcı bilgisayarına onaylı bir şekilde kontrol etmek mümkündür.
Mümkün olduğu oranda her kullanıcıya bir bilgisayar verilecektir. Aksi durumda kendi
üzerine kayıtlı bilgisayarı olmayan kullanıcılar veya geçici görevdeki kullanıcılar kurum intraneti
içerisinde herhangi bir bilgisayarı kullanarak DAYS içerisinde işlem yapmaları mümkündür. Bu
durumda işlem yapılacak bilgisayarda kurulu olan Ilteris.Desktop program ayarlarında işlem yapan
kullanıcının bilgileri tanıtılmalıdır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
DAYS Yönetimi
Saklama planı
MADDE 23 - (1) DAYS içerisinde bir belgenin ne kadar süre saklanacağını ve saklama
süresinin bitiminde nasıl bir işleme tabi tutulacağını gösteren kısımdır.
(2) “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” kapsamında arşivlik malzemenin
saklama süreleri belirlenmiştir. Kurumumuzca bu yönetmelikten istifade edilerek standart dosya
planı hazırlanmış olup, kurumumuz ana hizmet konularını ihtiva eden (100’den 599’a kadar) her
59
bir dosya numarasının karşısına saklama süreleri eklenmiştir. Diğer dosya numaralarını ihtiva eden
dosyalar ile ilgili saklama süreleri ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından tespit edildiği
şekliyle uygulanır.
(3) DAYS içerisinde saklama planı ile ilgili yetki, yalnızca sistem yöneticileri ve belge
yöneticilerine aittir. Bir belgeye, bir belge türüne ve seri- klasör- bölüm üçlüsüne saklama planı
uygulanabilmektedir.
(4) DAYS içerisinde saklama planı uygulaması ile ilgili detaylar aşağıdaki maddelerde
açıklanmıştır:
a) Belge saklama işlemleri:
1) Belge bazında saklama işlemi Kurumumuzda uygulanmayacaktır. Uygulanmasının
gerekmesi durumunda kullanıcıların bu işlemi yapma yetkisi bulunmadığından belge yöneticisine
müracaat edilerek işlemin yapılması sağlanmalıdır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak belgenin üst bilgilerine erişilir, üst sekmelerden
“saklama planı” sekmesi seçilir. Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun
olan belirlenir. Sonrasında saklama kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili
detaylı bilgi bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde
verilmektedir. Peşinden Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kurumumuz Standart
Dosya Planı dikkate alınarak saklama süreleri ay bazında belirlenir.
3) DAYS bir ay ile yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son
seçim aşaması olarak tasfiye seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha,
değerlendirme ve sürekli saklamadır. Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü
maddesinin dördüncü fıkrasının e bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye
seçeneğini üst elemandan al” seçimli kutusu ise saklanacak belgenin tasfiyesini bir üst elemanı
olan “bölüm”den alması gerekliliğinde işaretlenir.
b) Belge türü saklama işlemleri:
1) Belgenin türüne göre (yazı, yönetim kurulu kararı, genelge vs.) saklama söz konusu
olduğunda bu işlem türü seçilir. Belge türü bazında saklama işlemi Kurumumuz bünyesinde belge
yöneticileri tarafından yapılacaktır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak belge türüne erişilir. Bu erişim, DAYS Ana Sayfaà
BelgeleràBelge Tür Üst Veriler rotası izlenerek sağlanmaktadır. Ardından gelen belge türleri
60
arasından saklama planı uygulanacak olan belge türü seçilerek üst sekmelerinden “saklama planı”
na erişilir. Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sonrasında
saklama kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili detaylı bilgi bu Yönergenin
yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde verilmektedir. Saklama süreleri
belirlenirken, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Kurumumuz Standart Dosya Planı ve
Kurumumuzun özel belge türlerine göre belirlemiş olduğu saklama süreleri girilir. DAYS bir ay ile
yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son seçim aşaması olarak tasfiye
seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha, değerlendirme ve sürekli saklamadır.
Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının e
bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye seçeneğini üst elemandan al” seçimli
kutusu ise saklanacak belge türünün tasfiyesini bir üst elemanı olan “belge”den alması
gerekliliğinde işaretlenir.
3) Saklama planı uygulanırken “belge” ve “belge türü” şeklinde iki kez işlem yapıldığında
DAYS’da saklama süresi fazla olanın saklama süresi üzerinden işlem gerçekleşir.
c) Seri-klasör-bölüm saklama işlemleri:
1) Belgenin yer aldığı seri-klasör-bölüm bazında saklama söz konusu olduğunda bu işlem
türü seçilir. Seri-klasör-bölüm bazında saklama işlemi Kurumumuz bünyesinde belge yöneticileri
tarafından yapılacaktır.
2) Bu işlem için öncelikle saklanacak seri-klasör-bölüme erişilir. Bu erişim, DAYS Ana
Sayfaà Dosya Tasnif Planıà Dosya Tasnif Planı rotası izlenerek sağlanmaktadır. Akabinde
ekranın sol tarafında bulunan ağaç yapısının altından saklanacak seri-klasör-bölüme erişilir.
Ardından bahse konu seri-klasör-bölüm seçilerek üst sekmelerinden “saklama planı”na erişilir.
Açılan ekranda gelen saklama başlangıç seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sonrasında saklama
kriterleri arasından seçim yapılır. Saklama kriterleri ile ilgili detaylı bilgi bu Yönergenin yirmi
üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde verilmektedir. Saklama süreleri, birim arşivi
olarak yirmi dört ay, merkez arşiv için ise yüz elli altı ay olarak otomatik gelmektedir. Buna
rağmen farklı durumlar söz konusu olduğunda yine Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,
Kurumumuz Standart Dosya Planından istifade edilerek saklama süreleri değiştirilebilir. DAYS bir
ay ile yüz yıl arasında saklama süresi tanımlamaya imkân vermektedir. Son seçim aşaması olarak
tasfiye seçeneklerinden biri seçilir, bu seçenekler transfer, imha, değerlendirme ve sürekli
61
saklamadır. Bunlar ile ilgili detaylı bilgi, bu Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü
fıkrasının e bendinde verilmektedir. Ekranın en altında yer alan “Tasfiye seçeneğini üst elemandan
al” seçimli kutusu tercih edildiğinde, saklanacak olan eleman tasfiyesini bir üst elemanından
alacaktır.
3) Saklama planı uygulanırken “belge” ve “belge türü” “seri”, “klasör” ve “bölüm”
şeklinde işlem yapıldığında DAYS’da saklama süresi fazla olanın saklama süresi üzerinden işlem
gerçekleşir.
ç) Saklama başlangıç seçenekleri:
1) Belge, belge türü, seri, klasör veya bölüme hangi aşamada veya hangi karar ile saklama
başlatılacağının belirlenmesini sağlayan kısımdır.
d) Saklama kriterleri:
1) Sistem ya da belge yöneticisi DAYS içerisine dâhil edilen belgelere aşağıdaki
kriterlerden bir veya birkaçını atayabilir.
1.1) İdari kriter: Elektronik belgeler idari açıdan ihtiyaç duyuldukları sürece
saklanmalıdır. Bu süre için tanımlanabilecek bir zaman dilimi yoktur. Çünkü bir belgenin idari
değeri o belgenin ait olduğu fonksiyonun cari olması ile ilgilidir.
1.2) Mali kriter: Elektronik belgeler iki veya daha fazla taraf arasındaki mali bir işlemi
belgeler nitelikte olabilir. Mali değere sahip elektronik belgeler yasal zaman aşımı sürelerince
saklanmalıdır.
1.3) Hukuki kriter: Elektronik belgeler iki veya daha fazla taraf arasında akdedilmiş
sözleşmeleri belgeler nitelikte olabilir. Ayrıca bir mülkiyetin, hakkın veya alacağın ispatı için
kullanılabilecek belgeler bu grupta ele alınmalıdır. Bu tür belgeler, sözleşmeler, haklar ve alacaklar
devam ettiği sürece saklanmalıdır.
1.4) Tarihi kriter: Elektronik belgeler ait oldukları kurumun tarihi açısından önemli
bilgiler içerebilir. Bu tür belgeler genelde sürekli saklanacak belgeler olarak tanımlanmalıdır.
e) Tasfiye seçenekleri:
1) Sürekli saklama: Sistem içerisinde tanımlanan herhangi bir elemanın saklama
kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi
gerektiğini ifade eder. Sürekli saklama seçeneği, elektronik belgenin TMO’da sürekli saklanacağı
durumlar için geçerlidir. Ayrıca transfer yolu ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün
62
sorumluluğuna geçen elektronik belgeler de burada sürekli saklanacaktır.
2) Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını
ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder.
3) İmha: Elektronik belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir.
4) Transfer: Elektronik belgenin, TMO’daki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma
transfer edileceğini gösterir.
5) DAYS bünyesindeki elemanlar (belge, belge türü, seri, klasör, alt klasör, bölüm) için
tasfiye işlem tanımlarından sadece bir tanesi atanmalıdır. Gelen ekranın en altında “Tasfiye
Seçeneğini Üst Elemandan Al” kutucuğu bulunmaktadır. Bu kutucuğun tıklanması durumunda bu
kademedeki saklama seçeneği ne olursa olsun, bir üst kademedeki saklama seçeneği geçerli
olacaktır. Örneğin; sistem içindeki bir seriye saklama planı uygulanırken tasfiye seçeneği olarak
“sürekli saklama” seçeneği seçilmiş ise, bahsi geçen serinin altında yer alan bir klasöre saklama
planı uygulanırken daha başka bir tasfiye seçeneği seçilmiş olsa dahi; serinin saklama kriteri olan
“sürekli saklama” seçeneği sistem tarafından esas alınacaktır.
f) Dosya tasnif planından saklanmış bir elemana ulaşılması:
1) Sistem ve belge yöneticileri, gerek görüldüğü takdirde dosya tasnif planından herhangi
bir saklanmış elemana ulaşabilirler. Bu işlem için istenilen eleman seçilir ve üst sekmelerdeki
“bakım için aç” sekmesine tıklanır. Sistem seçilen eleman ve alt elemanlarına ulaşımı sağlar.
Sistem ve belge yöneticileri sistemden çıkış yaptıktan sonra ulaşılan tüm elemanlar otomatik olarak
kapanır.
DAYS’da yetki dağılımı ve yetkilendirmenin yapılması
MADDE 24 - (1) DAYS kullanıcılarının işlevselliklerini kapsayan yetkiler altı grupta
telakki edilerek aşağıda açıklanmaktadır.
a) Kullanıcı: DAYS içerisinde aşağıda sıralanan beş yönetim şekline verilen yetkiler
haricinde, sistem içerisinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını
sağlayacak haklara sahip kişidir.
b) Sistem yöneticisi: DAYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Sistemin düzenli ve
kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur. Dosya tasnif planı değişiklikleri,
erişim hakkı verebilme, iş akışı oluşturabilme, kalıplaşmış dağıtım listesi ve grup oluşturma, yeni
kullanıcı ekleme ve var olan kullanıcı bilgileri üzerinde değişiklik yapabilme, kullanıcı
63
pasifleştirme, belge türlerinin oluşturulması ve yönetimi vb. gibi yetkileri bulunmaktadır.
c) Belge yöneticisi: Belge yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar DAYS içerisinde dosya
tasnif planı değişikliklerini yapabilme, saklama planı oluşturabilme ve erişim hakları atama
yetkisine sahiptirler.
ç) Süreç yöneticisi: Süreç yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar DAYS içerisinde iş akışları
oluşturma ve kalıplaşmış dağıtım listesi oluşturma yetkisine sahiptirler.
d) Form yöneticisi: Form Yöneticisi vasfı taşıyan kullanıcılar, sistemde bulunan ve sisteme
yeni girecek belge türlerine ait şablonların oluşturulmasından ve yönetiminden sorumlu kişilerdir.
e) Doküman yöneticisi: Doküman yöneticisi yetkilendirmesi, gelişen şartlara göre ileride
düzenlenmek üzere rezerve bir yetkilendirmedir. Şu an itibari ile “kullanıcı” konumundadırlar.
(2) Bu yetkilendirmeler, sistem yöneticisi tarafından “yönetici” üst sekmesi ve “kullanıcılar
ve gruplar” alt sekmesi vasıtası ile verilmektedir. Açılan kullanıcı listesinden yetkilendirilecek
kullanıcıya ait satır seçilir, bunun için arama butonu da kullanılabilir. “İşlemler” sütunundaki ilk
sırada yer alan “kullanıcı düzenle” butonu tıklanır. Açılan “kullanıcı düzenle” penceresinde oluşan
“sistem rolleri” listesinden seçilen kullanıcıya verilecek yetki belirlenir, ardından “düzenle” butonu
tıklanarak işlem sonlandırılır.
(3) DAYS sistem yöneticileri, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli arasından Bilgi
İşlem Dairesi Başkanı tarafından görevlendirilir. Merkezde daire başkanlıklarında büro hizmetleri
şefleri ve belirlenmiş bir personel, müstakil şube müdürlüklerinde belirlenen bir personel, taşra
teşkilatında bilgi işlem şefleri ve belirlenmiş bir personel belge yöneticisi olarak görev
yapacaklardır.
(4) Süreç, form ve doküman yöneticileri yetkileri ise gerekli hallerde veya talepler
doğrultusunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından oluşturulacaktır.
Yönetici işlemleri
MADDE 25 - (1) DAYS içinde yönetici vasfında bulunan kullanıcıların yapabilecekleri
işlemler aşağıda anlatılmaktadır.
a) Kullanıcılar ve gruplar sekmesi kullanımı:
1) Kullanıcılar ve Gruplar sekmesinde TMO teşkilat yapısına birim, var olan birimlere
unvan ve unvanların içine kullanıcı eklemek, mevcut bir kullanıcının işlem yapmasını engellemek
veya hiçbir işlem gerçekleştirmemiş kullanıcıyı silmek ve kullanıcılarla ilgili düzenlemeler yapmak
64
mümkündür. Ayrıca, sistem içerisinde kullanılan “grup”lar da bu sekme vasıtası ile eklenip,
çıkartılmakta ve gruplar üzerinde düzenlemeler yapılabilmektedir.
1.1) Kullanıcı ekleme: DAYS içerisine yeni kullanıcı eklenmek istenmesi halinde, tüm
kullanıcıların listelendiği listenin üzerinde bulunan “Ekle” butonu kullanılır. Bu kısımda kullanıcı
adı, şifresi, adı, soyadı, e-posta adresi, güvenlik seviyesi ve sistem rolleri tanımlanır. Güvenlik
seviyesi tanımlanırken, hangi tanım yapılır ise eklenen kullanıcı o seviyedeki evrakı, seri ve
klasörü görmekle sınırlandırılmış olur. Kullanıcının güvenlik seviyesi belirlenirken “özel” güvenlik
seviyesi verilmemesi gerekmektedir. Bu güvenlik seviyesi sadece Genel Müdür tarafından tespit
edilmiş kişilere verilir, bahsi geçen güvenlik seviyesi ile üretilmiş tüm belgeler sadece “özel”
güvenlik seviyesine haiz kişiler tarafından görülebilir. Kullanıcı eklendikten sonra “tüm
kullanıcılar listesi” nde yerini alır, “İşlemler” sekmesindeki ikinci buton vasıtası ile de kullanıcının
sistem içerisinde aktifleştirilmesi gerçekleştirilir. Kullanıcıların yer, unvan, birim değişikliklerinin,
geçici görev durumlarının sisteme tanıtılması gerekmektedir. Bu sebeple, yeni atama, görevden
ayrılma, görev yeri değişimi, geçici görevlendirme ve bunun gibi hususlar, işlemi yapan birimler
tarafından her hafta Pazartesi günü periyodik olarak, acil durumlarda anında Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığına detaylı olarak bildirilir.Taşra şube müdürlüğünde bir personelin kendi servisi
haricinde başka bir serviste, herhangi bir iş yerinde ya da başka bir şube müdürlüğünde bağlı
olduğu şube müdürü tarafından görevlendirilmesi halinde bu görevlendirmeyi yapan şube
müdürlüğünce, Merkezde herhangi bir dairedeki veya müstakil şube müdürlüğünde çalışan
personelin daire başkanı veya şube müdürü tarafından çalıştığı birimin haricinde başka bir şube
müdürlüğünde veya servis şefliğinde görevlendirilmesi halinde bu görevlendirmeyi yapan daire
başkanlığınca, tüm personelin unvan ve/veya yer değişiklikleri, açıktan, naklen ve kanunen
yapılması gereken atamalar, geçici görevlendirmeler gibi her türlü personel hareketleri Personel ve
Eğitim Dairesi Başkanlığınca, yukarıdaki şekilde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilir.
Merkezdeki müstakil şube müdürlükleri de daire başkanlıkları gibi hareket eder. Kullanıcılarla
ilgili yukarıda belirtilen değişiklikler bildirilir bildirilmez sistem yöneticileri tarafından DAYS’da
düzenlenir.
1.2) Kullanıcı profili düzenleme: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcının bilgileri
düzenlenmek isteniyor ise en sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki birinci buton
kullanılır. Bahsi geçen buton vasıtası ile kullanıcı düzenleme ekranına ulaşılır, gerekli bilgileri
65
değiştirdikten sonra “Düzenle” butonu tıklanarak bilgiler düzenlenmiş olunur.
1.3) Kullanıcının şifresini sıfırlama: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcının şifresi
sıfırlanmak isteniyor ise en sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki üçüncü buton kullanılır.
Bahsi geçen buton tıklandığında “X kullanıcısının parolası sıfırlanarak 12345 olacak. Onaylıyor
musunuz?” uyarı ekranı açılır, “Evet” dendiği an şifre 12345 olur.
1.4) Kullanıcı silme: DAYS kullanıcı listesinden hangi kullanıcı silinmek isteniyor ise en
sağda yer alan “İşlemler” sekmesinin altındaki dördüncü buton kullanılır. Sistemde kayıtlı işlemleri
bulunan kullanıcı silinemez.
1.5) Kullanıcı arama: DAYS kullanıcı listesinin üzerinde bulunan “Tüm Kullanıcılarda
Ara” arama kutusu vasıtası ile arama yapılır. Arama yapılacak isim, soy isim veya hecenin başına
ve sonuna yüzde işareti (%) gelecek şekilde yazıldıktan sonra klavyenin enter tuşuna basıldığında
arama yapılan kelimenin veya hecenin geçtiği tüm kullanıcılar listelenir.
1.6) Unvan ekleme: Sayfanın sol tarafında TMO’da var olan tüm unvanların listesi
bulunmaktadır. Bu listeye yeni bir unvan eklenmek isteniyor ise listenin üzerinde bulunan “Ekle”
butonuna tıklanır. Açılan pencerede unvan adı, unvan açıklaması, tipi ve güvenlik seviyesi girilir.
Ardından “Ekle” butonu tıklanmak sureti ile unvan eklenmiş olur.
1.7) Unvan düzenleme: TMO’da var olan unvan listesinden bir unvan düzenlenmek
isteniyor ise, listeden bahsi geçen unvana tıklanır ve yukarı sekmelerden “Düzenle” sekmesi
tıklanır. Ardından açılan pencerede gerekli görülen değişiklikler yapıldıktan sonra “Düzenle”
1.8) Unvan silme: TMO’da var olan unvan listesinden bir unvan silinmek isteniyor ise,
listeden bahsi geçen unvana tıklanır ve yukarı sekmelerden “Sil” sekmesi tıklanır. Ardından onay
cümlesine “Evet” demek sureti ile bahsi geçen unvan silinir.
1.9) Grup ekleme: Kullanıcı ve gruplar sekmesi altında “gruplar” alt sekmesi tıklandığında
“Yenile”, “Ekle”, “Kullanıcılar”, “Düzenle” ve “Sil” butonları, alt kısmında ise ağaç yapısı altında
önceden oluşturulmuş gruplar belirmektedir. Şayet bu listeye yeni bir grup eklenmek isteniyor ise
listenin üzerinde bulunan “Ekle” butonuna tıklanır. Açılan pencerede grup adı, grup açıklaması,
geçerlilik tarihi, güvenlik seviyesi ve tipi girilir. Akabinde “Ekle” butonu tıklanmak sureti ile grup
eklenmiş olunur. Grup adına ne yazılmış ise grup listesinde o ibare görülecektir.
1.10) Gruba kullanıcı ekleme: Ağaç yapısından kullanıcı eklenecek grup seçilir, üst
66
tarafta yer alan “Kullanıcılar” butonu vasıtası ile ilgili kullanıcılar isimleri aranarak “Ekle” butonu
marifeti ile gruba kullanıcı eklenmiş olunur.
1.11) Grup düzenleme: Mevcut bir grup yeniden düzenlenmek isteniyor ise, ağaç
yapısından bahsi geçen grup seçilir ve
“Düzenle” butonu tıklanır. Açılan pencerede gerekli
görülen değişiklikler yapıldıktan sonra düzenlemenin yapıldığı pencere altında bulunan “Düzenle”
1.12) Grup silme: Ağaç yapısında bulunan bir grup silinmek isteniyor ise, listeden bahsi
geçen grup seçilir ve “Sil” butonu tıklanır. Onay cümlesine “Evet” demek sureti ile bahsi geçen
grup silinir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, içerisinde kullanıcı barındıran grubun bu sekme
ile silinemeyeceğidir. İçindeki kullanıcıları gruba tek tıklamak sureti ile grubun kullanıcılarına
ulaşıp, yanlarındaki çarpı işareti marifeti ile sildikten sonra grubu silmek mümkündür.
(2) Kullanıcı, unvan, grup ekleme, silme, düzenleme vs. işlemleri sistem yöneticileri
tarafından yapılacak şekilde düzenlenmiştir. Bunun haricindeki kullanıcıların bu işlemi
yapabilmesi mümkün değildir. Bu nedenle özellikle grup işlemlerinde çok kullanılan gruplar
oluşturulacaktır.(28 Şube Müdürlüğü, Merkez Birimleri vb. gibi) Bunun dışındaki iş ve işlemler
için iş akışları kullanılacaktır.
Dağıtım listeleri
MADDE 26 - (1) Dağıtım listeleri, kullanıcı tarafından hiyerarşik veya dinamik iş akışı
sonrası, dağıtım listesi seçeneğinin seçilmesine müteakip açılan havale ekranında “havale türü”
kısmında kullanılmaktadır. Bu bölüm, sistem yöneticisi tarafından oluşturulmaktadır. Yeni bir
dağıtım listesi eklenmek istendiğinde üst sekmelerden “İş AkışıàDağıtım Listelerià Dağıtım
Listesi Oluştur” sırası takip edilir, açılan pencerede dağıtım listesinin adı ve açıklaması girilir, bu
şekilde bir dağıtım listesi oluşturulmuş olunur. Ancak bu dağıtım listesinin içine alıcı tipi
eklenmesi gerekmektedir; yanındaki alıcıları düzenle işareti marifeti ile kullanıcı ekleme ekranı
açılır. “Alıcı tipi” açılır listesinde rol, birim, kullanıcı, grup, kök, kurum dışı seçenekleri mevcuttur.
Bu açılır listeden seçilen alıcı tipine ait diğer bilgiler de girilerek dağıtım listesine alıcı eklenmiş
olunur. Bir dağıtım listesine aynı anda farklı alıcı tipleri eklenebilmektedir
Dosya tasnif planı:
MADDE 27 - (1) Bu bölüm, yöneticiye TMO dosya tasnif yapısı üzerinde birim, seri,
klasör ve bölüm ekleme, silme ve düzenleme imkânı sağlamaktadır. Ayrıca seri, klasör ve bölüm
67
bazında saklama planlarını belirlemeye ve kapatmaya, erişim haklarını vermeye de imkân
sağlamaktadır. Yukarıda bahsedilen işlemler sistem ve belge yöneticileri yetkisindedir.
a) Dosya tasnif yapısı ile ilgili yapılabilecek işlemler:
1) DAYS içerisindeki dosya tasnif planı ağaç yapısına eleman (birim, alt birim, seri, klasör
veya bölüm) eklemek, bu elemanların bilgilerini düzenlemek, elemanları taşımak ve elemanları
silmek mümkündür. Artı olarak, seri ve klasörlere “Erişim Hakları” tanımlanabilmektedir.
1.1) Seri, klasör ve bölüm ekleme şartları: Seri, klasör ve bölüm eklenmek istendiğinde
Standart Dosya Planında belirtilen hususlara riayet edilmelidir (uyulmalıdır). Standart dosya
planında değişiklik yapma yetkisi Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uhdesindedir.
Seri, klasör ve bölüm ekleme hallerinde bu durum göz önünde bulundurulmalıdır. Bu tür işlemler,
gerekli şartlar sağlanmasına müteakip Araştırma Planlama Koordinasyon Dairesi Başkanlığının
koordinesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının bilgisi dâhilinde yapılacaktır. Gerekli müsaadelerin
(izinlerin) alınmasına müteakip elemanlar şu şekilde açılacaktır. Seçilen eleman “Seri” ise “Klasör
Ekle”, “Klasör” ise “Alt Klasör Ekle” veya “Bölüm Ekle”, “Alt Klasör” ise “Bölüm Ekle”
sekmeleri tıklanır. İçerisinde bir bölüm (yeşil dosya) barındıran klasöre alt klasörler eklenmek
istendiğinde, ilgili mevzuat gereği klasöre ait olan bölüm içindeki evrak, alt klasörler altına
açılacak bölümlerin içine taşınmalıdır. Boşalan bölüm bu işleme müteakip silinmelidir. DAYS
içerisinde seri, klasör ve bölüm eklenmek istendiğinde, eklenecek elemanın üst elemanı dosya
tasnif planı ağaç yapısından veya ekranın sağ alt kısmındaki listeden seçilmelidir. Seçimin
yapılmasına müteakip gelen ekleme penceresinden “Adı” ve “Açıklaması” kutucukları doldurulur.
“Kod” kutucuğuna standart dosya planından o klasörle ilgili konuya dair verilmiş olan dosya
numarası girilir. “Kod genel numaralandırmada kullanılsın” seçeneği işaretlenir ise, kod alanına
girilen değer, bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için oluşturulan genel kayıt numarasına
dâhil edilir. Bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Eğer “Kayıt numarası ekle” kutucuğu işaretlenir
ise bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için genel kayıt numarasının haricinde “Kayıt
Numarası Adı” alanına girilen tanım ile isteğe bağlı olarak özel bir kayıt numarası daha
oluşturulabilmesi sağlanır. “Kayıt Maske Deseni” alanına istenilen desen bilgisi girilir. Eğer
‘Kayıt Numarası zorunlu olsun’ kutucuğu işaretlenir ise söz konusu kayıt numarasının alınması
zorunlu hale getirilir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” kutucuğu işaretlenir ise, kayıt maske
desenindeki “Otomatik Numara” değeri her yıl sıfırlanır. Kurum genelindeki uygulama gereği,
68
belge ve taslak kayıtlarının almış olduğu numaranın her yıl sıfırlanması gerekmektedir, bu sebeple
bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Dosya tasnif planına eklenen elemanın tipi ‘Seri’ veya
“Klasör” ise ekranda, anlatılanların haricinde “Güvenlik Kodu” alanının da seçilmesi istenir. Seri
veya klasöre verilen güvenlik koduna göre o “Güvenlik Kodu”na sahip kullanıcılar tarafından
erişilmesi sağlanır. Örneğin; bir klasöre “Gizli” güvenlik kodu verilir ise, sadece “Gizli” güvenlik
koduna sahip kullanıcılar tarafından erişilebilir ve kullanılabilir hale gelir. Bilgilerin doğruluğu
kontrol edildikten sonra “Ekle” sekmesi vasıtası ile yeni eleman kaydı yapılmış olunur.
1.2) Birim ekleme şartları: Kurumumuzun organizasyon yapısında bulunan birimlerden
herhangi birinin kapatılması, yer değiştirmesi ve yeni birim ihdas edilmesi durumunda bu
değişikliklerin DAYS’a entegrasyonu aşağıdaki şekilde yapılır. DAYS’a birim eklemek için dosya
tasnif planı ağaç yapısından birim eklenecek kademenin bir üstü seçilir; seçilen eleman “Kök” ise
“Birim ekle”, “Birim” ise “Alt birim ekle” sekmeleri tıklanır. Seçimin yapılmasına müteakip gelen
ekleme penceresinden “Adı” ve “Açıklaması” kutucukları doldurulur. “Kod” kutucuğuna
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Genel Müdürlüğünün Kurumumuz birimleri için tespit etmiş
olduğu yazışma kod numarası girilir. “Kod genel numaralandırmada kullanılsın” seçeneği
işaretlenir ise, kod alanına girilen değer, bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için
oluşturulan genel kayıt numarasına dâhil edilir. Bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Eğer “Kayıt
numarası ekle” kutucuğu işaretlenir ise bu elemanın altına eklenen belge ve taslaklar için genel
kayıt numarasının haricinde “Kayıt Numarası Adı” alanına girilen tanım ile isteğe bağlı olarak özel
bir kayıt numarası daha oluşturulabilmesi sağlanır. “Kayıt Maske Deseni” alanına istenilen desen
bilgisi girilir. Eğer ‘Kayıt Numarası zorunlu olsun’ kutucuğu işaretlenir ise söz konusu kayıt
numarasının alınması zorunlu hale getirilir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” kutucuğu işaretlenir ise,
kayıt maske desenindeki “Otomatik Numara” değeri her yıl sıfırlanır. Kurum genelindeki
uygulama gereği, belge ve taslak kayıtlarının almış olduğu numaranın her yıl sıfırlanması
gerekmektedir, bu sebeple bu kutucuk mutlaka işaretli olmalıdır. Bilgilerin doğruluğu kontrol
edildikten sonra “Ekle” sekmesi vasıtası ile yeni eleman kaydı yapılır.
1.3) Birim, seri, klasör, bölüm düzenleme işlemleri: Elemanlara ait düzenleme
pencerelerindeki bilgiler değiştirilmek istendiğinde, Dosya Tasnif Planı altında, sol tarafta yer alan
ağaç yapısından veya ekranın sağ altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst
sekmelerinden “Birimi Düzenle” sekmesi seçilir. Seçim sonucu ekranın üst kısmında oluşan
69
sekmelerden eğer “Kök” tipindeki eleman seçildi ise araç çubuğunda “Kökü Düzenle” sekmesine,
birim tipindeki eleman seçildi ise “Birimi Düzenle” sekmesine, “Klasör” tipindeki eleman seçildi
ise “Klasörü Düzenle” sekmesine tıklanarak eleman düzenleme pencerelerine yönlenilir. Bilgilerde
gerekli değişiklikler yapılarak “Düzenle” sekmesi vasıtası ile değişiklikler kaydedilir.
1.4) Birim, seri, klasör, bölüm taşıma işlemleri: DAYS içerisinde bir eleman taşınmak
altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerinden “Taşı” sekmesi
seçilir. Birim, seri, klasör taşıması yapılabilirken, bölüm taşıması yapılamamaktadır.
1.5) Birim, seri, klasör, bölüm silme işlemleri: DAYS içerisinde bir eleman silinmek
altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerinden “Birimi Sil”
sekmesi seçilir. Silme komutuna emin olunup olunmadığına dair bir onay penceresi gelecektir.
Burada dikkat edilmesi gereken husus, içerisinde evrak bulunan seri, klasör, bölümün veya başka
birimlerle bağlantısı bulunan birimin silinemeyeceğidir.
1.6) Erişim hakları: DAYS içerisinde seri ve klasörlere erişim hakları da
tanımlanabilmektedir. Klasörlere erişim hakkı tanımlanırken dolaylı yoldan klasöre ait bölüme de
erişim hakkı tanımlanmış olacaktır. Bir elemana erişim hakkı tanımlamak, sadece tanımlaması
yapılanların ona ulaşabilmesi ve kullanabilmesi anlamına gelmektedir. Bir seri veya klasöre erişim
hakkı tanımlamak istendiğinde, Dosya Tasnif Planı altında, sol tarafta yer alan ağaç yapısından
veya ekranın sağ altında yer alan listeden bahsi geçen elemana tek tıklanır ve üst sekmelerden
“Erişim Hakları” sekmesi seçilir. Erişim hakları, unvan ve grup bazında verilebilmektedir. Üst
sekmelerden “Erişim Hakkı” sekmesi seçilmesine müteakip şayet o elemana bir erişim hakkı
tanımlanmamış ise, DAYS tarafından “… için erişim hakkı tanımlanmadığından bütün kullanıcılar
için bütün yetkiler verilmiştir. Erişimi sınırlamak için hakları belirlemeniz gerekir.” “… için erişim
haklarını belirle” şeklinde bir uyarı penceresi sunulmaktadır. Bu uyarı penceresinin geçilmesinin
ardından unvan ve/veya grup bazında erişim hakkı belirlemek için seçim kutusu ile karşılaşılır.
Şayet “unvan” seçilir ise TMO’da kayıtlı unvan listesi ile karşılaşılır, bu unvanlardan erişim hakkı
yetkisi verilmek istenenler seçilerek işlem tamamlanmış olunur. Şayet “grup” seçilir ise DAYS
içerisinde tanımlı gruplarla karşılaşılır. Bu gruplardan erişim hakkı yetkisi verilmek istenenler
seçilerek işlem tamamlanmış olunur. Eğer yeni bir grup tanımlanmak isteniyor ise bu Yönergenin
70
yirmi beşinci maddesinin birinci fıkrasının a bendinde açıklanan “Grup Ekleme” işlemleri
gerçekleştirilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, dosya tasnif planı ve erişim hakları yetkisi
belge yöneticilerinde de bulunurken grup ekleme yetkisi yalnızca sistem yöneticilerinde
bulunmaktadır. Bir belge yöneticisi “grup” seçeneğinden erişim hakkı vermek istediğinde grubun
oluşturulması için sistem yöneticisine başvurmalıdır. Erişim hakkı almak için erişimle ilgili
gerekçe ve detayları ihtiva eden bir yazı ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına müracaat edilir. Bilgi
İşlem Dairesi Başkanlığı, işin analizini yaparak ihtiyaca uygun olduğu kanaatine varması halinde
Makamdan gerekli izni alır. Teftiş Kurulu Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliğine ait özel klasörler
için erişim yetkisi bu dairelerin başkanlarının talebi üzerine Makamdan izin almaksızın Bilgi işlem
Dairesi Başkanlığınca yapılır.
b) Dosya Tasnif Planı Üst Verileri:
1) Dosya tasnif planı üst verileri, dosya tasnif planında bir eleman eklerken hangi üst
verilerin doldurulacağının belirlendiği kısımdır. Bu kısımdan üst veri eklenebilir ve üzerinde
değişiklik yapılabilir. Fakat var olan sabit üst veriler üzerinde değişiklik yapmanın imkânı
bulunmamaktadır. Ancak sonradan eklenen üst veriler üzerinde değişiklik yapılabilir.
2) Herhangi bir elemana yeni üst veri ekleneceğinde Dosya Tasnif PlanıàDosya Tasnif
Planı Üst Verileri rotasından bahsi geçen eleman seçilir ‘Üst veri ekle’ sekmesine tıklanır, açılan
“Üst Veri Ekle” penceresindeki alanlar doldurulur. Bahsi geçen ekrandaki alanlar; “Tipi, Etiket,
Açıklama, Varsayılan Değer ve Maske Deseni” alanlarıdır. Ayrıca “Zorunlu Alan” adı altında bir
seçim kutusu bulunmaktadır, bu seçim kutusu işaretlendiği takdirde elemana eklenen üst veri, o
elemanla ilgili işlem yaparken zorunlu bir alan olacak ve kırmızı bir başlık olarak gözükecektir.
Ekrandaki “Tipi” ve “Etiket” alanları doldurulması zorunlu alanlardır. “Etiket” alanına girilen ifade
aynı zamanda üst veri adı olacaktır. “Üst Veri Ekle” ekranındaki “Varsayılan Değer” alanına
girilen ifade dosya tasnif planında eleman eklerken oluşan ekleme ekranlarında izahat olarak
gözükecektir.
3) “Maske Deseni” alanına bir ifade veya işaret girildiğinde dosya tasnif planında eleman
eklerken oluşan ekleme ekranlarında o ifade veya işaret olmaksızın üst veri doldurulmasına izin
verilmez.
Güvenlik kodları ile ilgili detaylar
MADDE 28 - (1) “Birinci Bölüm Tanımlar Madde 3”de güvenlik kodları ile ilgili tanımlar
71
bulunmaktadır. DAYS içerisinde güvenlik kodları, belge ve taslağa, seriye, klasöre ve kullanıcılara
verilmektedir.
(2) DAYS içerisinde güvenlik kodları tasnif dışı, hizmete özel, gizli, çok gizli ve özel
olmak üzere beş gruptur. Kullanıcılar genel anlamıyla “hizmete özel” olarak tanımlanmıştır. Bazı
kullanıcılara ise yaptıkları görevlere göre diğer güvenlik kodları verilebilir. Bu işlem,
“YöneticiàKullanıcılar ve GruplaràKullanıcı Ekle” rotası sonucu gelen ekrandan istifade
edilerek yapılır. “YöneticiàKullanıcılar ve GruplaràKullanıcı Düzenle” rotası sonucu gelen
ekrandan ise kullanıcılara tanımlanmış güvenlik kodları üzerinde değişiklikler yapılabilir.
(3)
Kullanıcılar,
belge
veya
taslak
kaydı
yaparken
“Özel”
güvenlik
kodu
verebilmektedirler. Bu durumda bu belge veya taslağa sadece bu kodu veren kullanıcı ve bağlantı
kurduğu kullanıcılar ulaşabilmektedir. Ancak güvenlik seviyesi belirlenirken herhangi bir
kullanıcıya “Özel” güvenlik seviyesi verilmiş ise bu kullanıcı da bu belge veya taslağa
ulaşabilecektir. Dolayısı ile kullanıcılara güvenlik seviyesi belirlerken “Özel” güvenlik seviyesi
verilmemesine dikkat edilmelidir. Kullanıcılara güvenlik kodlarının verilmesi safhasında aynı
güvenlik seviyesinde olanların aynı yetkiye sahip olacağının göz önünde bulundurulması
gerekmektedir.
(4) Kullanıcıların dışında seri ve klasöre de güvenlik kodu tanımlanabilir. Dosya tasnif
planına seri ve/veya klasör eklerken “Güvenlik Kodu” alanının da seçilmesi istenir. Seri veya
klasöre verilen güvenlik koduna göre o koda sahip kullanıcılar tarafından kullanılmaları sağlanır.
Örneğin; bir klasöre “Gizli” güvenlik kodu verilir ise, “Gizli” güvenlik koduna sahip kullanıcılar
tarafından görüntülenebilir ve kullanılabilir hale gelir. Taslak ve belgeye de güvenlik kodu
tanımlanmaktadır. Bu tanımlama taslak ve belge kayıt aşamasında üst veriler doldurulurken yapılır.
Taslak ve belgeye ait güvenlik kodunu kaydı gerçekleştiren her kullanıcı, seri ve klasöre ait
güvenlik kodunu belge ve sistem yöneticileri, kullanıcı güvenlik kodlarını ise yalnızca sistem
yöneticisi tanımlayabilir.
(5) Kullanıcılara “tasnif dışı” ve “hizmete özel” haricindeki güvenlik kodlarının
verilmesinde ilgili genel müdür yardımcısı yetkilidir. Belge ve sistem yöneticileri seri ve klasörlere
güvenlik kodu verme imkânına haiz olsalar da güvenlik kodu verme işlemleri, merkezde birim
amirleri, taşrada şube müdürleri onayı dâhilinde yapılacaktır.
Belge türü ve üst verileri ile ilgili işlemler
72
MADDE 29 - (1) Belge türü ekleme, üzerinde düzenleme yapma, belge türü silme ve belge
türlerine üst veri ekleme yetkisi yalnızca sistem yöneticilerine aittir.
(2) Var olan belge türlerine DAYS üst menülerinden BelgeleràBelge Tür Üst Veriler
rotası ile ulaşılmaktadır. DAYS içerisinde yeni bir belge türü eklenmek istendiğinde bu rota ile
bahsi geçen belge türü listelerine ulaşılır ve ardından “Belge Türleri” sekmesi seçilir ve üst menüde
bulunan “Belge Türü Ekle” sekmesine tıklanır. Gelen pencerede “belge türü”, “kayıt numara adı”,
“kayıt maske deseni” alanları ve “kayıt numarası ekle”, “yılsonunda sayaç sıfırlansın”, “kayıt
deseni zorunlu olsun” seçimli kutuları bulunmaktadır. Bir belge türü eklemek için yalnızca “belge
türü” alanının doldurulması yeterlidir. “Kayıt numara adı” bahsi geçen belge türüne otomatik sayaç
dışında bir numara alması gerektiği durumlarda o kayıt numarasının adını simgeleyen bir alandır.
“Kayıt maske deseni” ise DAYS içerisinde bazı simgelerle özel bir şekilde oluşacak numara şeklini
ifade etmektedir. C (hiyerarşik kod), U (kullanıcı), Y (yıl), M (ay), N (otomatik numara) bu
kısımdaki simgelerdir. Aralarda ayraçlar da kullanılabilmektedir. Örneğin bahsi geçen belge
türünün kayıt maske desenine Y/N denilir ise yıl ve numara bazında bir ek sayacı olacağı ve yıl ile
numara arasında “/”işareti olacağı anlamına gelir. “Yılsonunda sayaç sıfırlansın” seçimli
kutusundan seçim yapmak, belge türünün almış olduğu sayacın yılsonunda sıfırlanarak bir sonraki
yıl tekrar 1’den başlayacağı anlamına gelmektedir. “Kayıt deseni zorunlu olsun” seçimli kutusu
seçilir ise söz konusu kayıt numarasının oluşturulması zorunlu hale gelir.
(3) Belge türü silinmek istendiğinde bahsi geçen belge türü seçilir ve üst menüsünden
“Belge türünü sil” sekmesi kullanılır. Burada dikkat edilmesi gereken husus, silinmek istenen belge
türü ile belge ya da taslak oluşturulmuş ise bu belge türünün silinemeyeceğidir. Belge üst verisi
silmek istendiğinde bahsi geçen üst veri seçilip üst menüsünden “Belge Üstveri Sil” sekmesi
kullanılır.
(4) Belge türlerine belge üst verisi de eklenebilmektedir. Bunun için bahsi geçen belge türü
tıklanır ve üst menüsünden “Belge Üstverisi Ekle” sekmesi seçilir. Açılan pencerede “Tipi”,
“Etiket”, “Açıklama”, “Varsayılan Değer”, “Maske Deseni” alanları ve “Zorunlu Alan” seçimli
kutusu bulunmaktadır. Bu seçim kutusu işaretlendiği takdirde belgeye eklenen üst veri, o belge
türü ile ilgili işlem yaparken zorunlu bir alan olacak ve kırmızı bir başlık olarak gözükecektir.
Ekrandaki alanlardan “Tipi” ve “Etiket”, doldurulması zorunlu alanlardır. “Tipi” alanında “metin,
tarih ve seçim kutusu” seçenekleri bulunmaktadır. “Etiket” alanına ne girilir ise üst veri adı o
73
olarak gözükür. Belge ya da taslak kaydı yapılırken o belge türü seçilmiş ise üst verinin
doldurulması esnasında “Varsayılan Değer” alanına ne girilir ise üst veride o gözükür. “Maske
Deseni” alanına ne girilir ise o ifade veya işaret olmaksızın üst veri doldurulmasına izin verilmez.
İş akışı oluşturma
MADDE 30 - (1) Mevcut akışlar: DAYS Ana sayfaàİş AkışıàMevcut Akışlar
rotasından sisteme kayıtlı olan iş akışlarının listesine ulaşılır. Üst menülerden ‘Düzenle’ sekmesine
basılarak listeden seçilen iş akışının üzerinde değişiklik yapılabilir. Yapılan her değişiklik için yeni
versiyon numarası verilir. Bunun nedeni; eğer seçilen “şablon iş akışı”na ait tamamlanmamış bir iş
akışı varsa yapılan değişikliğin bu akışı etkilememesini sağlamaktır. Eğer bir iş akışı herhangi bir
nedenden dolayı kullanım dışı bırakılmak istendiğinde “aktif” başlıklı kolona tıklanarak pasif hale
getirilebilir.
(2) Yeni oluştur: Yeni iş akışı oluşturmak için ilk olarak DAYS Ana sayfaàİş
AkışıàYeni Oluştur rotasından açılan ekrandaki ‘İş Akışı Adı’ alanına bir isim verip daha sonra
da ‘Uygulanacak Tür’ seçim kutusundan bu akışın belgeye mi yoksa taslağa mı uygulanacağının
seçilmesi gerekir. Bu seçime binaen işlem türleri değişecektir. Ekranın sol tarafındaki ‘Yeni Adım’
kutucuğu basılı tutularak ekranın ortasındaki alana sürükleyip bırakılır. Eğer iş akışı birden fazla
adımdan oluşacak ise aynı işlemi tekrarlayarak adım sayısı arttırılır. Burada dikkat edilmesi
gereken husus, birinci adımdan sonraki adımları eklerken eklenmiş adımın altına mı yoksa üstüne
mi ekleneceğidir. Eğer eklenecek adımın sıralamada eklenmiş adımdan önce olması isteniyor ise,
eklenecek adımı ekrandaki adımın üst kısmına doğru, tam tersi isteniyor ise ekrandaki adımın alt
kısmına doğru sürüklenmesi gerekmektedir. Eklenen tüm adımların özellikleri ve kullanıcıları
tanımlandıktan sonra ekranın üst menüsündeki “Akışı Kaydet” sekmesi tıklanır ve şablon
kaydedilmiş olunur.
(3) Adım özellikleri: İş akışında kullanılacak adımlar eklendikten sonra bu adımların
özelliklerinin tanımlanması gerekir. Ekranın ortasındaki alanda mavi kutucuk şeklinde olan tanımlı
adımlar seçildikten sonra aşağıdaki açıklamaları yapılmış alanlara istenilen değerler girilerek adım
özellikleri tanımlanmış olunur.
(4) Adım adı: Her adıma tanımlayıcı bir isim verilmelidir. (Örneğin: 1.Adım, 2.Adım vs.)
(5) Çalışma süresi: Her adım için, o adımın tamamlanması istenilen sürenin tanımlandığı
alandır.
74
(6) Süre sonu işlemi: “Çalışma Süresi” alanına girilen süre dolmuş ama adım
tamamlanmadıysa, yapılacak işlem bu alandan seçilir.
(7) Şu kadar saat önce uyar: Çalışma süresinden bu alanda belirtilen saat kadar önce
sürenin bitimini bildiren sistem mesajının kullanıcılara gönderilmesini sağlayan kısımdır.
(8) Red durumu işlemi: Mevcut adımdaki kullanıcının herhangi bir sebepten dolayı
akıştaki işi, belgeyi veya taslağı reddetmesi halinde hangi işlemin yapılacağının seçildiği kısımdır.
(9) Süre sonu işlemleri:
(10) Sistem mesajı gönder: Süre sonunda akışı tanımlayan kullanıcıya mesaj gönderilir.
(11) Başka kullanıcıya/role gönder: Süre sonunda adım başka kullanıcıya/role seçilen
işlem tipi ile gönderilir.
(12) Başka akışa gönder: Süre sonunda adım tamamlanmazsa akış durdurulur ve seçilen
başka bir şablon iş akışı başlatılır. Eğer ‘İşlem Tipi’ seçim kutusundan ‘Akış Devam Etsin’ seçilir
ise, yeni başlatılan akış tamamlandığında mevcut akış kaldığı yerden devam eder. Eğer ‘Akış
Durdurulsun’ seçilir ise mevcut akış kalıcı olarak durdurulmuş olunur.
(13) Kullanıcılar: Adım özelliklerinin tanımlanmasından sonra, seçili adımdaki
sekmelerden “Kullanıcılar” sekmesine tıklandığında ekranda o adıma ait kullanıcı listesi
görüntülenir.
Adıma kullanıcı eklemek için “Kullanıcı Ekle/Düzenle” sekmesine tıklanır.
“Kullanıcı Ekle/Düzenle” sekmesine tıklandıktan sonra bir pencere ekrana gelecektir. ‘Seçim
Türü’ alanından kullanıcı tipi (Kullanıcı, Birim, Grup, Rol, Kök) seçilir. Bahsi geçen seçim türü
şayet grup ise, “kime” seçim alanından istek üzerine önceden sistem yöneticisi tarafından
hazırlanan gruplar arasından seçim yapılır, “Ekle” sekmesine tıklanarak “Seçilen Kullanıcılar”
ekranında görüntülenmesi sağlanmalıdır. Adım için gerekli kullanıcıların tamamı bu ekrandan
tanımlandıktan sonra “Ekle” sekmesine tıklanarak kullanıcıları ekleme işlemi tamamlanır.
ALTINCI BÖLÜM
Yazışma Usulleri -Yazışma Kodları-Dosyalama ve Mevzuat İşlemleri
Merkezde ve taşrada, birimler arası yazışmalar
MADDE 31 - (1) Merkez ve taşra teşkilatı birimleri, kendi aralarındaki yazışmaları DAYS
içerisinde iç yazışma olarak yaparlar. Dolayısı ile bütün iç yazışmalar, birimlere göre ayrılmadan,
otomatik olarak tek bir sayaçtan numara almaktadır.
75
(2) DAYS’ ta hazırlanmış yazı taslakları, onay makamının imzasından önce kayıt numarası
almamalıdır. Yine onaylandıktan sonra gönderilecek birim ve kullanıcılar hiyerarşik iş akışı
başlatılması esnasında dağıtım listesi içinde belirlenmelidir. “Olur” tipi yazılar için ilgi ve gereğine
göre birim haberleşmeleri seçilerek dağıtım listesi oluşturulmalıdır. Normal iç yazışmalarda
dağıtım listesi oluştururken yazının gideceği birimlerin haberleşme servisleri listeye alınmalıdır.
Haberleşme birimleri olmayan birimler birbirleriyle yazışma yaptıklarında, dağıtım listesine
gönderilecek birimin birim amirini eklemelidirler. Kurum dışına giden evrakın dağıtım listesine
evrakı fiziksel ortama alarak paraflayacak kullanıcı “gereği” işlem türü ile eklenmelidir. Bunun ile
ilgili maddeler bu Yönergenin dokuzuncu maddesinin, ikinci fıkrasının, g bendinin, iki numaralı alt
bendi olan“dağıtım listesi oluşturma işlemi” başlığı altında detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.
(3) Genel Müdürlük Merkez birimleri, teşkilatın her birimi ile yazışma ve haberleşme
yetkisine sahip olmakla birlikte, ajans amirlikleri ile iş ve ilişkilerinde acil bir durum olmadıkça, o
işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlükleri ile haberleşme yapar. Süre bakımından beklemeye
tahammülü olmayan, gecikilmesi halinde Kurumumuzun maddi ve manevi zarar göreceği acil
durumlarda, merkez birimleri doğrudan ajans amirliklerine yazı gönderebilir, dağıtım listesine
ekleyebilir. Ancak, böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlüğünü
de dağıtım listesine eklemelidir.
(4) Taşra şube müdürlükleri, kendi aralarında ve Genel Müdürlük ile doğrudan yazışma ve
haberleşme yaparlar. Bir şube müdürlüğü, yukarıda anılan acil durumların var olması halinde,
kendisine bağlı olmayan bir ajans amirliği ile yazışma yapabilir dağıtım listesine ekleyebilir.
Ancak, böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu şube müdürlüğünü de dağıtım
listesine eklemelidir. Şube müdürlükleri, sınırları içerisindeki gerçek ve tüzel kişilerle, görevin
gereği olarak, Ofisi parasal ve yasal taahhüt altına sokmayacak konularda yazışma ve
haberleşmede bulunabilirler. Diğer konularda alacakları talimat çerçevesinde hareket ederler.
Taşra şube servisleri arasındaki yazışmalar ilgili servisin bağlı olduğu şube müdür yardımcısı veya
şube müdürünün imzası ile yapılır. Ancak bu servisler arasındaki yazıların imzalanması konusunda
şube müdürleri karar ve prensip koyabilirler.
(5) Ajans amirlikleri teşkilat içinde acil durumlar dışında veya özel bir emir almadıkça,
Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları şube müdürlükleri ile yazışma ve haberleşmede
bulunamazlar. Ancak, anılan durumların doğması halinde Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları
76
şube müdürlükleri ile yazışma yapabilirler. Bu gibi durumlarda bağlı bulundukları şube
müdürlüğünü de dağıtım listesine eklemelidirler. Ajans amirlikleri Kurumumuzu bağlamayan
parasal ve yasal yüklenimler altına bırakmayan, alım ve stok miktarları, stok evsaf ve arızaları,
imhası gereken ve kıymet kaybına uğrayan mallar ve benzeri sır sayılan konular dışında kalan ve
mevzuatta yeri bulunan hususlarda, sınırları içindeki gerçek ve tüzel kişilerle yazışmada
bulunabilirler. Bunların dışındaki konularda şube müdürlüklerinden alacakları talimat çerçevesinde
hareket ederler.
Yazı şekli ve kopya adedi
MADDE 32 - (1) Yazılar, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 02/01/2004
tarihinde yayınlamış olduğu “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında
Yönetmelik" esaslarına göre yazılır.
(2) İç yazışmalar, elektronik ortamda yapılması sebebiyle fiziksel ortama çekilerek,
dosyalanma gibi bir işleme tabii tutulmazlar. Kurum dışına fiziksel yollarla gidecek olan yazılar,
iki nüsha olarak hazırlanır. Bir nüshası alıcıya gönderilirken diğer nüshası fiziksel ortamda
dosyalanır. Evrakın fiziksel gönderimi bu Yönergenin on ikinci maddesinin, birinci fıkrasının
“giden evrak gönderim işlemleri” başlıklı b bendinde anlatılmaktadır.
Yazışma kodları
MADDE 33 - (1) Kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılacak yazışmaların, otomasyon
tekniklerine de uygun ortak bir standarda oturtulması amacıyla T.C. Başbakanlık Personel ve
Prensipler Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan sistem çerçevesinde, TMO’nun merkez ve taşra
birimleri ile İşletme Müdürlüğünün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda kullanacakları kodlar
bulunmaktadır. Bu kodlar, DAYS’a konulmuş olup elektronik yazışmalarda otomatik olarak
gelmektedir.
(2) Kurumumuz birimlerince DAYS içerisinde hazırlanarak kurum içi ve dışı yapılacak her
türlü yazışmalarda on dört haneden oluşan yazışma kodu, dosya işareti ve kayıt numarası aşağıda
yer alan örneğe uygun olarak sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir.
Örnek: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünce telefonla ilgili bir
yazı yazıldığında, programda “Kayıt No”, evrak üzerinde “Sayı” olarak görünen bölüme yazışma
kodu aşağıdaki şekilde otomatik olarak gelecektir.
77
Sayı: B.12.2.TMO.0.77.04.00 - 811.01 / 1215
Birim Kodu
Dosya No
Kayıt No
(3) Ekipler tarafından üretilecek yazılarda Ekibin bağlı bulunduğu işyerinin Kodu
kullanılacaktır. Ekipler DAYS’a dâhil olmadığından yazışmalar ve dosyalama işlemleri tamamen
fiziksel ortamda yapılacaktır. Kullanılan dosya numaralarının peşine aşağıda örnekte belirtildiği
gibi köşeli parantez ([ ]) içinde iş yerinin adını yazacaktır.
Örnek; Bandırma Şube Müdürlüğüne bağlı KARACABEY ve Gelibolu Ajans Amirliğine
bağlı EVREŞE Ekip Şefliklerinden çıkan yazılara şu şekilde işaret verilecektir.
Sayı: B.12.2.TMO.1.01.00.00 -811.01 [Karacabey]/ kayıt no
Sayı: B.12.2.TMO.1.01.90.03 -811.01 [Evreşe] / kayıt no
(4) Ekiplerin kapanmasına müteakip dosyalarda oluşan evrak, bağlı olduğu iş yerine
getirilerek bir olur yazısı çerçevesinde taranmasına müteakip elektronik ortamda ilgili dosyasına
konulacaktır.
İş yeri kodları
MADDE 34 - (1) Yazışma kodları yazının çıktığı birimlerin belirlenmesi amacıyla yalnızca
yazışmalarda kullanılmaktadır.
(2) Muhasebe, alım, stok ve benzeri konularda bilgisayar modüllerinde kullanılan işyeri
kodları ile yazışma kodlarının karıştırılmaması gerekmektedir. Modüllerdeki iş yeri kodlarının
aynen kullanımına devam edilecektir.
Dosyalama konusu
MADDE 35 - (1) Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak
düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde
bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğünce “Standart Dosya Planı” düzenlenerek 25 Mart 2005 tarih 25766
sayılı resmi gazetede 2005/7 sayılı genelge ile yayımlanmıştır.
(2) İlgili Genel Müdürlüğün önerileri çerçevesinde; Kurumumuzun ana hizmet konuları göz
78
önünde bulundurularak “TMO Standart Dosya Planı” olarak yayımlanmış ve yürürlüğe
konulmuştur.
(3) Dosyalama işlemleri ile ilgili izahat standart dosya planında verilmektedir, standart
dosya planında belirtilen esaslara göre hareket edilmelidir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Telefon, Faks, Fotokopi ve Telsiz İşlemleri
Direkt telefonlarının tesisi ve kaldırılması
MADDE 36 - (1) Merkez Birimleri ile Taşra Şube Müdürlükleri ve bağlı işyerlerine tesis
edilecek direkt telefon hatları aboneliği ile abonelik kaldırma işlemleri hususunda Bilgi İşlem
Dairesi Başkanlığı yetkilidir. Bu telefonların kullanım biçimleri (şehirlerarası ve milletlerarası)
için; Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı (Haberleşme Şube Müdürlüğü) kanalı ile Genel Müdürlük
makamından veya yürürlükte bulunan Tasarruf Tedbirleri mevzuatı ile bu konuda yetkili kılınan
makamdan izin alınır, yönlendirilir ve karara bağlanır.
(2) Taşra Şube Müdürlükleri ve bağlı işyerlerinde kullanılan tüm direkt telefonların
şehirlerarasına açık olup olmadıkları ve hangi telefonun hangi makamlarda bağlı oldukları ve varsa
diğer özellikleri ile birlikte gerekli bilgilerin kaydı ilgili Şube Müdürlüklerince, Merkeze ait
olanların kaydı ise Haberleşme Şube Müdürlüğünce tutulur.
(3) GSM hatları temini, yine Başbakanlık genelgeleri doğrultusunda, herhangi bir
genelgenin olmaması durumunda Genel Müdürlük makamından izin alınarak yapılır.
(4) Kurumda kullanılan her türlü telefon için internet, mobil internet ve data hattı alımı,
kiralanması, paket/tarife belirlenmesi ve abonelik işlemlerinin ikmali Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığı (Haberleşme Şube Müdürlüğü) kanalı ile ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayı
alınarak yapılır.
Şehirlerarası konuşmaların kontrol fişine işlenmesi ve teyit fişi düzenlenmesi
MADDE 37 - (1)
Kurumumuz tüm telefon santralleri IP tabanlı dijital santrale
dönüştürülmüştür. Bu telefonlarla yapılan görüşmelerin dökümü Genel Müdürlük merkezindeki
sunuculardan alınmaktadır. Alınan bu listeler kullanım mahallerine Haberleşme Şube Müdürlüğü
tarafından intikal ettirilecektir. Kurumumuzun herhangi bir iş yerinden herhangi bir iş yerine VoIP
telefonlar üzerinden yapılan dâhili görüşmeler ücretsizdir. Kurum dışı görüşme yapan personel,
79
kendisine gönderilen görüşme listeleri üzerinden resmi, özel ayrımını yaparak ilgili birimine (
merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü, taşrada ise bu işleri yürüten ilgili birim) teslimini yapar.
İlgili birimler, özel görüşme bedellerinin görüşme yapan personelden tahsil edilmesini sağlar. Bu
durumda “Şehirlerarası Konuşmaların Kontrol Fişi” doldurulmaz.
(2) IP santrallere bağlı olmayan direkt telefonlar üzerinden yapılan görüşmeler için görevli
santral memuru veya ilgili personel tarafından resmi ve özel ayrımı yapılarak (0003 0200 0370
sicil numaralı) “Şehirlerarası Konuşmaların Kontrol Fişi” tutulur. Konuşmalar kontrol fişine
işlenerek konuşanlara imzalattırılır. Konuşmalar içindeki özel görüşmelerin bedelinin ilgililerden
tahsil edilmesi sağlanır.
(3) Telefonlarla yapılan resmi konuşmalar bir talimatı içeriyorsa mutlaka teyide bağlanır.
Konuşmaya müteakip DAYS üzerinden taslak ekleàeditörden sekmeleri kullanılarak Word
belgesi olarak hazırlanmış (0003 0200 0270 sicil no’lu) "Telefon Konuşmaları Teyit Fişi"
düzenlenir, talimatı veren birime dağıtımı yapılır. Bu fişin tarih ve kayıt numarası “Şehirlerarası
Konuşmaların Kontrol Fişi”nin ilgili hanesine işlenmek üzere santrale veya ilgili personele iletilir.
(4) Kurum dışı yerlerle yapılan telefon konuşmaları da DAYS üzerinden teyide
bağlanabilir. Ancak teyit karşı tarafa gönderilmez.
Telefon faturalarının ödenmesi işlemleri
MADDE 38 - (1)
Sabit telefon, cep telefonu, data/internet hattı, modem veya uydu
üzerinden yapılan iletişim, kablolu TV abonelik faturaları ve benzeri iletişim bedellerine ait
kiralama ve satın alma faturaları, ilgili birimlerle koordine edilerek Haberleşme Şube
Müdürlüğünce veya haberleşme işlerini yürüten birimlerce son ödeme tarihlerinden önce ödenmesi
için meblağları ve ödeme tarihleri belirtilerek muhasebe birimlerine bir yazı ekinde intikal ettirilir.
Daha sonra ayrıntılı telefon faturalarının birer fotokopileri ilgililere gönderilerek resmi veya özel
görüşmelerin ayırımı yaptırıldıktan sonra özel görüşme bedellerinin ilgililerden tahsili yapılmak
üzere ilgili birimlere (muhasebe vs.) intikal ettirilir.
Haberleşme cihazlarının alımı, yer değiştirilmesi ve bakım onarımı
MADDE 39 - (1) Merkez ve taşra teşkilatı ihtiyacı haberleşme cihazlarının satın alınması,
sistemlerinin kurulması ve yer değiştirilmesi konularında Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı yetkilidir.
(2) Merkez telefon santrallerinin bakım ve onarımları, (parça gerektiren durumlar hariç)
Genel Müdürlük Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı teknik personeli tarafından yapılır veya üçüncü
80
şahıslara yaptırılır.
(3) Yıllık bakım-onarım sözleşmeleri yapılmak istendiğinde Kamu İhale Kanunu ve mevcut
Yetki Devri Talimatı çerçevesinde piyasadan hizmet temin edilebilir.
(4) Taşra Teşkilatında; Şube Müdürlükleri söz konusu bakım ve onarım işini, yıllık TMO
Yetki Devri Talimatı ve mevcut İhale Mevzuatı doğrultusunda yapmaya yetkilidir. Ajans
Amirlikleri bu konuda bağlı olduğu Şube Müdürlüğünden yetki alarak işlemleri yürütmelidir.
Telsizler ile ilgili işlemler
MADDE 40 - (1) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin telsiz sistemi
kurma ve telsiz kullanımında uygulanacak usul ve esaslar ile yapılacak iş ve işlemleri, 5908 sayılı
Elektronik Haberleşme Kanunu ve bu çerçevede yayımlanan Telsiz İşlerine İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmeliğe göre ve ruhsatlarındaki kayıt ve şartlara uygun bir şekilde Bilgi
Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yürütülmektedir.
(2) Merkez ve taşra teşkilatındaki her türlü cihazla (role istasyonu, araç telsizi, sabit telsiz,
deniz telsizi ve el telsizi) ilgili olarak satın alma, devir etme, yer değişikliği sağlama, satış ve
hizmet dışı bırakma, ıskat işlemleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube
Müdürlüğünün bilgisi dâhilinde yapılacaktır. Yukarıda belirtilen kanun ve yönetmelikler
çerçevesinde belirtilen işlemler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu ve/veya bu Kurum
tarafından yetkilendirilmiş işletmeciler ile irtibat kurularak yapılacaktır.
(3) Telsiz cihazlarının zimmet karşılığında kullanıcıya teslim edilmesi, teslim alanların
zimmetindeki telsizleri en iyi şekilde usulüne uygun kullanması ve koruması zorunludur.
(4) Telsiz cihazı ve frekans tahsisi işlemleri için öncelikle Bilgi İşlem Dairesi
Başkanlığından izin alınır. Telsizi satın alan ve kullanan iş yeri her telsiz ile ilgili ruhsatı, Bilgi
Teknolojileri ve İletişim Kurumundan alacaktır. Ayrıca ruhsat sürelerinin takibi de kullanan iş
yerleri tarafından yapılacaktır. Kullanma izni (ruhsatı) alındıktan sonra satın alınması sağlanan
cihazlar ihtiyaç duyulan mahallerde kullanıma sunulur.
(5) Telsiz cihazlarının arızalanması halinde onarımı mahallen ilgili işyerlerince yaptırılır.
Ekonomik ömrünü doldurmuş ve teknolojik olarak yetersiz durumdaki ıskat edilmesi uygun
görülen telsizler ıskat edildikten sonra hurda işlemi için Hurdasan A.Ş.’ye teslim edilir.
(6) Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca Kurumumuza tahakkuk ettirilen yıllık telsiz
kullanım ücretleri, ihbarnamede belirtilen son ödeme tarihine kadar kullanıcı şube müdürlüklerince
81
ödenir. Genel Müdürlük tarafından taşrada kullanılan telsizlerle ilgili yapılan ödemeler, ilgili iş
yerine dekont edilir.
Faks sistemi kurulması (21.10.2011 DENENECEK)
MADDE 41 - (1)
Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünce
fakslarda kullanılan telefon hatlarının şehirlerarası ve milletlerarası görüşmeye açık olması
gerektiğinden Genel Müdürlük Makamının onayı alınarak gerekli görülen işyerlerine usulüne
uygun olarak faks sistemleri tesisi sağlanır. Telefon hatlarının mevcut olması durumunda faks
tesisi işlemleri, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından izin almak sureti ile yapılır.
(2) Genel Müdürlükte faks haberleşmesi, DAYS’da bulunan faks sunucuları üzerinden
otomatik olarak yapılacaktır. Taşrada ise faks cihazları DAYS’a dâhil olmadığından alınan fakslar
“gelen belge” muamelesi görerek sisteme dâhil edilecektir. Bunun ile ilgili işlemler bu Yönergenin
beşinci maddesinin birinci fıkrasının f bendinde detaylı bir şekilde açıklanmaktadır. Program
dışından faks olarak gönderilmesi gereken ve DAYS’da üretilmiş olan belgeler, fiziksel ortama
alınarak gönderilecektir.
(3) Faks haberleşmesinin, merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünce, taşrada haberleşme
işlerini yürüten birimlerce tek merkezden yürütülmesi temel prensiptir. Ancak, özel durumlarda
DAYS harici faks sistemi kullanılması gerektiğinde bu sistemlere gelen evrakla ilgili işlemler bu
Yönergenin yirmi üçüncü maddesinin dördüncü fıkrasının d bendinde açıklanmıştır. Buna göre ana
haberleşme kayıtlarından geçmemiş faks mesajlarından merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü,
taşrada haberleşme işlerini yürüten birimler sorumlu değildir.
Faksların bakım ve onarımı
MADDE 42 - (1) Merkezde ve taşrada faks cihazlarının periyodik bakımları ve onarımları;
gerektiğinde mahalli piyasada doğrudan alım yoluyla yaptırılabilir.
(2) Faks cihazlarının tamir ve bakımı ile ilgili olarak merkezde Haberleşme Şube
Müdürlüğü, taşrada iş yeri amirleri yetkilidir.
Faks mesajlarının çekilmesi
MADDE 43 - (1)
Kurum içi yazışmalar, DAYS üzerinden yapılacağından zorunlu
durumlar haricinde (ekiplerle haberleşme gibi) kurum içinde faks haberleşmesi kullanılmayacaktır.
Kurum dışına faks gönderilmesi söz konusu olduğunda merkezde DAYS üzerinden işlem yapılır.
82
Taşrada ise kurum dışına faks gönderilmek istendiğinde DAYS’dan bahse konu evrakı ıslak haline
çevirerek mevcut faks cihazları ile gönderilir.
(2) Merkezde DAYS’a dâhil olmayan faks sistemleri ile gönderilen mesajların sorumluluğu
gönderene aittir. Bu cihazlar ile değişik sebeplerden dolayı resmi belge gönderilmesi söz konusu
olduğunda bu belgenin DAYS içinde mutlaka, sonradan da olsa oluşturulması gerekmektedir. Bu
durumda bu belgenin “not” kısmına önceden gönderilmiş olma sebebi eklenmelidir.
(3) Taşrada haberleşme birimlerince çekilen mesajlar, faksın çekildiği yer ile karşılıklı
mutabakat sağlanması açısından çekildi belgesi ile birlikte ait olduğu birimlere ertesi gün iade
edilebilir.
(4) Faks cihazları ile haberleşme, posta giderinden daha çok telefon masrafı
gerektirdiğinden, tasarruf tedbirleri açısından önemli ve acil işlerde kullanılması gerekmektedir.
(5) Mesajlar çekildikten sonra üzerinde değişiklik yapılmak üzere geri istenemez.
Çekilmemiş mesajlarda değişiklik ancak, mesajı hazırlayan birim amirinin parafı ile yapılır.
Çekilen mesajların iptali veya değişiklik yapılması ilgili birimce hazırlanan yeni bir mesajla
yapılır. Çekilen faks mesajları teyitleri ile birlikte ilgili birimlerine ertesi gün iade edilir. Bu
mesajlardan birimler tarafından işin önemi açısından gerekli görülenler 5 gün içerisinde teyit
olarak mesajın çekildiği yere gönderilir.
(6) Engeller sebebiyle gününde çekilemeyen mesajların çekilememe nedeni birim amirine
bildirilerek parafı alınmak suretiyle ertesi güne bırakılabilir. Mesajların alınıp çekilmesi sırasında
mesajla ilgili oluşabilecek her türlü aksaklığın ve eksikliğin giderilmesi amacıyla gerektiğinde
ilgili mesaja düzeltme notu ilave edilir. Bu not için ayrı bir kayıt numarası verilmez. Daha sonra
söz konusu not ilgili mesajla birleştirilerek dosyalanır.
(7) Konu ne olursa olsun Makam Onayı veya birim amirinin onayı olmadan özel mesaj
çekilmez.
İvedilik ve gizlilik
MADDE 44 - (1) Mesajların ivedilik ve gizlilik dereceleri birim amirlerince tespit edilir.
Haberleşmenin konusu ne olursa olsun hiçbir suretle açıklama yapılmaz ve gizlilik konusuna
önemle uyulur. Hiç kimseye amirlerin izni olmadan alınan ve çekilen mesajlar hakkında bilgi
verilemez ve evrak takibi yapılamaz.
Baskı, teksir ve fotokopi işleri
83
MADDE 45 - (1) Merkez birimlerinde fotokopi cihazları mevcut olduğundan birimlere ait
fotokopi işleri kendi servislerince, zorunlu hallerde çekilecek fotokopi işi ise “Baskı ve Fotokopi
İstek Fişi” ilgili birim tarafından doldurulmak sureti ile Haberleşme Şube Müdürlüğünce yerine
getirilir.
(2) Baskı, cilt ve teksir işlemleri ile ilgili talepler ise DAYS üzerinden iç yazışmadan
yapılacaktır. Bu yazılar, talebin içeriğini, kaç adet basılacağını, süresini, formatını vs.
kapsamalıdır.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlükten kaldırılan mevzuat
MADDE 46 - (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle, Toprak Mahsulleri Ofisi Genel
Müdürünün ..... tarihli ve ... sayılı Olur'u ile yürürlüğe giren Haberleşme İşleri İzahnamesi
yürürlükten kalkar.
Yürürlük
MADDE 47 - (1) Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürünün ..... tarihli ve ... sayılı Olur'u
ile onaylanan bu Yönerge .......... tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 48 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürü yürütür.
84

1 toprak mahsulleri ofisi genel müdürlüğü haberleşme

Transkript

Benzer belgeler

Kanada Vize Bilgileri

e-BÜLTEN

E-Bülten

Bireysel Başlık Talep Formu

EREĞLİ/KONYA ADLİYESİ MAHKEMELER ÖN BÜRO YÖNERGESİ

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ ENFORMATİK BÖLÜM

15xx versiyonu / 19.07.2016 Tarihli Arşivin İçeriği