Yardım

AKINSOFT®
RentAgent
AKINSOFT RentAgent
Yardım Dosyası
Doküman Versiyon : 01.02.02
Tarih: 30.07.2015
1
AKINSOFT®
RentAgent
İÇİNDEKİLER
1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA KISA BİLGİ……………………………………………………………….....3
2. ARAÇ KAYIT………………………………………………………………………………………………………………7
3. CARİ……………………………………………………………………………………………………………………….16
4. KİRALAMA………………………………………………………………………………………………………………21
5. İŞLEM KAYIT……………………………………………………………………………………………………………34
6. PERFORMANS…………………………………………………………………………………………………………35
7. TEKLİF…………………………………………………………………………………………………………………….36
8. KASA……………………………………………………………………………………………………………………….38
9. BANKA……………………………………………………………………………………………………………………39
10. AJANDA………………………………………………………………………………………………………………….43
11. YETKİLİ……………………………………………………………………………………………………………………44
2
AKINSOFT®
RentAgent
1. ÇALIŞMA SİSTEMİ HAKKINDA KISA BİLGİ
Araç kiralama sektöründeki bütün firmalara hitap eden araç kayıt, müşteri kayıt, kiralama kayıt,
muayene, sigorta, kasko, bakım takip bölümlerinden oluşan AKINSOFT RentAgent yazılımı
sayesinde kiralama süreçlerini kolaylıkla yürütebileceksiniz.
 Çok kullanıcılı, hızlı ve güvenilir SQL veritabanı sayesinde programı güvenle
kullanabilir,
 Şifre koruması ile personellerinizi yetkilendirebilir,
 MSSQL (Optimizasyon MSSQL Server 2008 sürümü ve üzeri versiyonlarda
kullanılabilir) ve Firebird veritabanı desteğinden faydalanabilir,
 Otomatik yedekleme sistemi sayesinde veri güvenliği sağlayabilir,
 Her kişi kartı üzerine sınırsız telefon numarası kaydı yapabilir,
 Firmalara ve kişilere ait resim veya logo ekleyebilir,
 Kişi kartları üzerine kartvizit ekleyebilir,
 Her kişi kartına sınırsız sayıda resim veya dosya ekleyebilir,
 Kayıtlı kişilere toplu olarak SMS veya mail gönderebilir,
 Kişi kartına ihtiyaçlara göre sınırsız sayıda yeni veri alanı tanımlayabilir,
 Firma kayıtlarında o işyerinde çalışan kişilerin kaydını ayrı ayrı tutabilir (yetkili
kişiler),
 Kişi kartı üzerinden resimli bilgi kartı veya kimlik kartı bastırabilir,
 İşyerini arayan yada ziyarete gelen kişilerin kayıtlarını tutabilir,
 Organizer yardımı ile randevu ve işlerinizi takip edebilir,
 Zamanı gelen randevularınızı sesli olarak hatırlatılmasını sağlayabilir,
 Raporların Excel veya HTML olarak aktarabilir,
 Excel dosyasından kayıtlara veri aktarabilir,
 Birden fazla dil desteği sayesinde programı tercih ettiğiniz dilde kullanabilir,
 Varsayılan olarak 3000 kaydın üzerinde araç marka-tip kaydı sayesinde veri
girişleriniz hızlanır.
 Detaylı araç ve araç özelliklerini kaydedebilir,
 Araç kayıtta eksik bilgi kontrolü yapabilir,
 Araç kiralama veya işlem kayıtlarında km takibi yapabilir,
 Araç muayene, sigorta ve kasko tarih kontrol, araç bakım günü kontrollerini
programın otomatik yapmasını sağlayabilir,
 Detaylı araç kiralama ve rezervasyon kaydı yapabilir,
 Kiralamadan makbuz, fatura ve kiralama sözleşmesi yazdırabilir,
 Döviz takibi yapabilir,
 İstenilen para birimi ve karşılık para birimine göre cari hareket ve kasa hareketi
girebilir,
 Araç bakımı gibi durumlarda aracın hangi işlemi gördüğünü kaydedebilir,
 Geniş ve ayrıntılı raporlar alabilir,
 Kirada / işlemde olan araçlar,
 Kiradan / işlemden bugün dönecek olan araçlar,
 Teslim edilen araçlar,
 Kira / işlem dönüş günü geciken araçlar,
3
AKINSOFT®
RentAgent





Kayıtlı olan araçların son durum inceleme raporu,
Kasa takibi yapabilir,
Günlük ve genel kasa hasılat raporu alabilir,
Kiralama kayıtlarında kiracı yaş kontrolü yapabilir,
Kiralama kayıtlarında kayıtlı kişiye göre kaparo, peşinat veya gecikme ücreti
kontrolü yapabilir,
 Yasaklı müşteri kaydı ve kiralama kaydında kontrolü sağlayabilir,
 Kayıtlı kişilere göre kiralama/rezervasyon için opsiyon süre ve iskonto
tanımlayabilir,
 Kiralamadan geciken araçlar için uyarı özelliği sayesinde aracın kaç gün geciktiğini
takip edebilir.
1.1.
Raporlama Sistemi Hakkında Bilgi
AKINSOFT RentAgent programı içerisinde kullanmakta olduğunuz tüm raporların standart bir
takım özellikleri bulunmaktadır. Bu özellikleri detaylı bir şekilde inceleyelim:
1.1.1. Tablo Özelleştirme İşlemleri
Kullanmakta olduğunuz tüm raporları özelleştirme imkanınız vardır. Bu işlemi özelleştirmek
istediğiniz rapora gelerek tablo üzerinde herhangi bir alana mouse sağ tık yaparak açılacak
seçeneklerden “Özelleştir” alanından gerçekleştirebilirsiniz. Karşınıza açılacak olan “Tablo
Özelleştirme” ekranından raporunuzda görmek istediğiniz alanları işaretleyip, görmek
istemediklerinizden işareti kaldırmanız gerekmektedir. Yine özelleştirme alanından, “Aşağı” ve
“Yukarı” butonlarını kullanarak tablo başlıklarını dilediğiniz şekilde sıralayabilirsiniz. “Renk” ve
“Font” alanlarından seçmiş olduğunuz tablonun rengini ve fontunu değiştirebilirsiniz. “Sabit
Sütun Sayısı” alanına girmiş olduğunuz değer sayesinde üzerinde bulunduğunuz raporun yön ok
tuşları ile ileri, geri, aşağı, yukarı işlemini sabit sütunlar dışındaki alanlar için çalışmasını
sağlayabilirsiniz. Yani belirlemiş olduğunuz sütun sayısı kadar alan hangi başlıkları kapsıyorsa bu
başlıkların üzerinde hareket edememektesiniz. Gerekli özelleştirme işlemlerinizi yaptıktan sonra
“Tamam” butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
Tablo özelleştirmede yaptığınız değişikliklerin sabit kalmasını istiyorsanız, tüm özelleştirme
işlemlerinizi yaptıktan sonra tablo üzerine yeniden mouse sağ tıklayarak açılan ekranda “Tablo
Yerleşimini Kaydet” butonuna basınız.
Orijinal tablo yerleşimini yüklemek istiyorsanız, tablo üzerinde mouse sağ tıkladığınız zaman
açılan ekranda “Orijinal Tablo Yerleşimini Yükle” butonuna basınız.
Kaydetmiş olduğunuz tablo yerleşimini yeniden yüklemek istiyorsanız, tablo üzerinde mouse sağ
tıkladığınız zaman açılan ekranda “Kayıtlı Tablo Yerleşimini Yükle” butonuna basınız.
Raporlarınızda gerekli filtrelemeleri yaptıktan sonra verilerinizi M.S. Excel, Open Office veya
HTML formatında dışarıya aktarabilirsiniz. Bu işlem için ise tablo üzerine Mouse sağ tıklayarak
açılan ekrandan ilgili işlemi seçmeniz gerekmektedir.
4
AKINSOFT®
RentAgent
1.1.2. Filtre Özelleştirme İşlemleri
Rapor alanlarında filtreleme işlemleri için de bazı özel ayarlamalar yapabilirsiniz. Filtreleme
alanlarının pek çoğunda bulunan filtre özelleştirme işlemi sayesinde aradığınız veriye çok daha
kolaylıkla ulaşma imkanınız vardır. Filtre özelleştirme işlemi için filtreleme alanındayken
klavyenizin “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme” ekranından ilgili
karşılaştırma kriterini seçerek tamam butonuna basınız. Filtre düzenleme işlemini örnekle
açıklayalım;
Örnek:
Cari listesi alanında adı ABC ile başlayan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. “Adı” alanına
tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “LIKE %”yi seçim yapınız.
Cari listesi alanında adı sadece ABC olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. “Adı” alanına
tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “=” i seçim yapınız.
Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den küçük olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili
alana tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “< ” ü seçim yapınız.
Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den büyük olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili
alana tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “> ” ü seçim yapınız.
Cari listesi alanında sayısal değeri 123'e eşit olmayan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. İlgili
alana tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “<> ” ü seçim yapınız.
Cari listesi alanında sayısal değeri 123'den küçük veya 123'e eşit olan carilerinizi listelemek
istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan
“Filtre Düzenleme” alanından “<= ” i seçim yapınız.
Cari listesi alanında sayısal değeri 123’den büyük veya 123' e eşit olan carilerinizi listelemek
istiyorsunuz. İlgili alana tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan
“Filtre Düzenleme” alanından “>= ” i seçim yapınız.
Cari listesi alanında adı ABC olan carileriniz dışındaki tüm carilerinizi listelemek istiyorsunuz.
“Adı” alanına tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre
Düzenleme” alanından “ NOT LIKE %”ı seçim yapınız.
Cari listesi alanında adında ABC geçen carilerinizi listelemek istiyorsunuz. “Adı” alanına
tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “LIKE %%”yi seçim yapınız.
5
AKINSOFT®
RentAgent
Cari listesi alanında adının herhangi bir yerinde ABC geçmeyen carilerinizi listelemek
istiyorsunuz. “Adı” alanına tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan
“Filtre Düzenleme” alanından “NOT LIKE %%”yi seçim yapınız.
Cari listesi alanında sadece adı boş olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. “Adı” alanına
tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan “Filtre Düzenleme”
alanından “IS NULL”u seçim yapınız.
Cari listesi alanında sadece adı dolu olan carilerinizi listelemek istiyorsunuz. “Adı” alanına
tıklayarak klavyenizden “F7” tuşuna basınız. Karşınıza açılacak olan Filtre Düzenleme alanından
IS NOT NULL'u seçim yapınız.
Aynı şekilde filtreleme özelleştirme yapabildiğiniz tüm filtreleme alanlarında bu işlemleri
uygulayabilirsiniz.
1.1.3. Özel Filtre Kriteri Ekleme İşlemleri
RentAgent programı içerisinde pek çok raporda özel filtre kriteri ekleyebilirsiniz. Bu işlem için
raporlamalarda bulunan “Özel” sekmesine gelerek alt tarafta bulunan “Ekle” butonuna
basmanız gerekmektedir. Karşınıza gelecek olan “Filtre Kriter Ekle” alanından eklemek
istediğiniz filtreleme kriterini seçerek “Ekle” butonuna basınız. “Özel” sekmesine seçmiş
olduğunuz kriter eklenmiş olacaktır. Kritere sorgulamak istediğiniz veriyi yazarak filtreleme
yapabilirsiniz.
1.1.4. Excel, Open Office, XML ve HTML'e Aktarma İşlemleri
Raporunu aldığınız ihtiyacınız doğrultusunda Excel'e, Open Office, XML'e, HTML'e ve XML’e
aktarabilirsiniz. Bunun için rapor aldıktan sonra rapor üzerine mouse sağ tıklayıp “Aktar”ı
seçerek aktarım yapmak istediğinizi seçiniz.
6
AKINSOFT®
RentAgent
2. ARAÇ KAYIT
2.1.
Araç Kayıt
Kiralama işleminde kullanacağınız araçlarınızı bu alandan faydalanarak kaydedebilirsiniz. Yeni bir
araç kaydı oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız.
Genel Bilgiler:
Park Şubesi
Kayıt Şubesi
Segment – Türü- Markası –
Tipi - Modeli – Plaka - Rengi
Kilometresi
Bakım Kilometresi
Aracınız hangi şubeniz tarafından kiraya veriliyorsa bu alandan
seçim yapmanız gerekmektedir.
Aracın hangi şube tarafından kayıt edildiğini belirtebilirsiniz.
Kayıt şubesi sadece bilgilendirme amaçlı kullanılabilir. Aracın
hangi şubenize ait olduğunu park şubesi alanından belirtmeniz
gerekmektedir.
Aracın segment, tür, marka, tip, model, plaka ve renk bilgisi
girmenizi sağlayan, araç sorgulama ekranlarında
faydalanabileceğiniz bölümlerdir.
Aracın mevcut kilometre bilgisinin kaydedildiği kısımdır. Bu alan
aracın her kira dönüşünde güncel kilometre bilgisinin girilmesi ile
kendini güncellemektedir.
Aracın kaç kilometre sonra bakıma gireceğini belirtebileceğiniz
7
AKINSOFT®
Yakıt Tipi - Kapasitesi
Motor No – Şase No –
Silindir Hacmi
Aracın Yeri
Grubu – Alt Grubu
Kendi Aracımız
Araç Rehinli
Aktiflik Durumu
Tescil Tarihi
Açıklama
Yedek Anahtar
Kayıt Tarihi
Diğer Uyarı Tanımları
Ücret Tarifesi
KM. Başına Limit Aşım
Ücreti
Diğer Bilgiler:
İmalatı
Araç İşlem
RentAgent
kısımdır. Genel ayarlardan uyarı sistemini aktif ederek bakım
günü yaklaşan araçlar için programın önceden uyarı vermesini
sağlayabilirsiniz.
Aracın yakıt tipini ve yakıt kapasitesini belirleyerek kiralama
işlemlerinde belirttiğiniz tipe uygun araçların listelenmesini
sağlamış olursunuz.
Aracın bir takım özel bilgilerini girerek ileriki süreçlerde araçla
ilgili bilgi almanız gerektiğinde bu verilerden faydalanabilirsiniz.
Aracın bulunduğu konumu belirtebilirsiniz. Parkınızda bulunan
araçlara kiralama işlemi uygulayabilir, sahibinde veya sanayide
olan araçlara ise parkınıza gelmediği sürece kiralama işlemi
uygulayamamaktasınız.
Araçlarınızı belli grup veya alt gruplara alarak raporlamalarda bu
bilgilerden faydalanabilirsiniz.
Eğer işlem yaptığınız araç kiralama şirketinize ait bir araç ise bu
seçeneği işaretleyerek sorgulamalarda kendi araçlarınızın
listelenmesini sağlayabilirsiniz. Araç kendi aracınız değil ise bu
seçeneği kaldırmanız gerekmektedir. Araç kaydının üst
menüsünde araç sahibi sekmesi belirecektir. Bu sekmeden aracın
asıl sahibini seçim yapabilirsiniz.
Aracın üzerinde rehin bulunuyor ise bu seçeneği
işaretleyebilirsiniz.
Aktif olan araçlarınız için aktif seçeneğini işaretleyebilir, işleme
almadığınız araçlarınız için ise pasif seçeneğini işaretleyebilirsiniz.
Pasif olarak belirlediğiniz araçlar araç sorgulama ekranlarında
işaretlemediğiniz sürece listelenmeyecektir.
Aracın tescil tarihini belirtebileceğiniz alandır.
Araçla alakalı ihtiyaç duyacağınız herhangi bir açıklama bilgisini
belirtebileceğiniz alandır.
Aracın yedek anahtarı varsa bu seçeneği işaretleyebilirsiniz.
Aracı sisteme kaydettiğiniz tarihtir.
Egzoz emisyonu, B izni, çekici ruhsatı ve serusefer takibi için
programın uyarı vermesini istiyorsanız ilgili seçimi yaparak uyarı
tarihlerini belirtebilirsiniz. Program belirtilen tarih geldiğinde
uyarı verecektir.
Aracın hangi ücret tarifesinden kiralanabileceğini
belirtebileceğiniz alandır.
Tarifede belirttiğiniz kilometre başına limit aşım ücretini
görüntüleyebileceğiniz alandır.
Aracın imal yerini belirtebilirsiniz. Bu alanda yaptığınız seçimle
raporlamalarda yurt içi veya yurt dışı imalatı araçları ayrı ayrı
listeleyebilirsiniz.
Aracın kasko ve trafik işlemlerini yürüten sigorta şirketini ve
telefon numarasını belirtebilirsiniz. Manuel olarak bilgi
8
AKINSOFT®
RentAgent
girebileceğiniz gibi mevcut carilerinizden de seçim
gerçekleştirebilirsiniz.
Uyarılar
Aracın sigorta, kasko, muayene tarihlerini belirterek belirttiğiniz
tarihlerden önce uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Uyarıyı kaç gün
önceden vereceğiyle alakalı ayarları için genel ayarlardan
faydalanabilirsiniz. Aracınız için yol yardımı hizmetinden
faydalanıyorsanız yine aynı ekrandaki ilgili seçeneği
işaretlemeniz gerekmektedir.
OGS – HGS
Araçta OGS ve HGS var ise bu alandan işaretlemeleri yapabilir,
banka bilgilerini kaydedebilirsiniz.
Hızlanma – Ağırlık - Not
Aracın 0-100 km/s içerisinde ne kadar hızlanabildiğini
yazabileceğiniz alandır. Ağırlık alanına aracın ağırlığını belirtebilir,
not alanına ise kaydetmek istediğiniz bir açıklama bilgisini
ekleyebilirsiniz.
Araç Bilgileri Turasisst
Kaydettiğiniz aracın Turasisst sisteminde görünmesi için bu
Entegrasyonunda Görünsün seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir. Turasisst sisteminde
aracın gruplanacağı ID numarasını da bu alana belirtebilirsiniz.
Turasisst sistemine mevcut araçlarınızı bu ID numarası sayesinde
iletmiş olursunuz.
Ek Özellikleri
Araca ait ek özellikleri ilgili alanlara kaydederek raporlamalarda
bu verilerden faydalanabilirsiniz. Aynı zamanda web sitenizle
entegrasyonlu çalıştıracağınız sistemlerde de müşterinizin bu ek
özelliklere göre araç sorgulamasını sağlamak için bu alanları
doldurabilirsiniz.
Resimler: Kaydettiğiniz araca resim eklemek için kullanabileceğiniz alandır. Resim eklemek için
dosya ekle butonuna basınız ve eklemek istediğiniz resmi seçim yapınız. Yeni bir resim eklemek
için yine resim ekle butonuna basabilirsiniz. Eklediğiniz resmi silmek için alt kısımda yer alan sil
butonuna basabilirsiniz.
Özel Tanımlar:
Özel tanımlar alanından kaydettiğiniz araçla alakalı girmek istediğiniz ancak bilgi giriş alanlarını
bulamadığınız bir takım alanları oluşturabilirsiniz. Özel alan tanımlamak için araç kaydını
tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan ayar butonuna basınız.
Kategori Adı
Sıralama
Alan Tanımı
Sıralama
Veri Tipi – Metin
Oluşturacağınız kategorinin adını girebileceğiniz alandır. Bu
kategori altında topladığınız tüm alanlar ekran üzerinde de bu
sekme altında görünecektir.
Oluşturduğunuz kategorinin hangi sıralamada yer alacağını
belirleyebileceğiniz alandır.
Kategoriye bağlı alan başlığını belirtebileceğiniz kısımdır. Kategori
oluşturduktan sonra alan oluşturup kullanım şeklinize göre alanın
veri tipini belirlemeniz gerekmektedir.
Oluşturduğunuz alanın sıralamasını belirtebileceğiniz alandır.
Veri tipini metin seçmeniz durumunda bu alana belirttiğiniz
karakter sayısınca metin girişi yapabilirsiniz.
9
AKINSOFT®
Veri Tipi – Tam Sayı
Veri Tipi – Ondalıklı Sayı
Veri Tipi – Tarih – Saat
Veri Tipi – Var/Yok
Veri Tipi – Çoktan Seçmeli
Üst Bilgiler:
Dosya
Kopyala
Cam Çıktı
Araç Bilgi
İşlem Kayıt
2.2.
RentAgent
Veri tipini tam sayı seçmeniz durumunda bu alana sadece tam sayı
girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır.
Veri tipini ondalıklı sayı seçmeniz durumunda bu alana ondalıklı ve
tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır.
Veri tipini tarih/saat seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alana
sadece tarih/saat girişi yapılabilmektedir.
Veri tipini var/yok seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alandaki
özelliğin var veya yok olduğunu belirtebilirsiniz.
Veri tipini çoktan seçmeli seçerek açılan alana aralarına enter
koyarak seçenekleri ekleyebilirsiniz.
Oluşturduğunuz araç kaydına istediğiniz bir dosyayı
iliştirebilirsiniz. Örneğin araç sahibiyle yaptığınız anlaşma örneğini
bu alana ekleyebilirsiniz.
Benzer türde araçları hızlı bir şekilde kaydetmek için bu butondan
faydalanabilirsiniz. Oluşturduğunuz kopya kayıt üzerinde gerekli
düzenlemeleri yaptıktan sonra kaydedebilirsiniz.
Araç camlarına kiralama bilgilerini asmak için çıktı alabileceğiniz
butondur.
Aracın teknik özelliklerini çıktı alabileceğiniz butondur.
Araca ait bakım, yakıt alımı gibi işlem türlerini seçim
yapabileceğiniz alandır. İşlem kayıtlarının nasıl yapıldığıyla alakalı
ilgili yardım kısmından faydalanabilirsiniz.
Araç Hasar Kayıt
10
AKINSOFT®
RentAgent
Kaydettiğiniz aracın herhangi bir nedenden ötürü uğradığı hasarları kaydedebileceğiniz alandır.
Yeni bir hasar kaydı eklemek için alt tarafta yer alan ekle butonuna basınız. Oluşturduğunuz
hasarı kaydetmek için yine alt kısımda yer alan kaydet butonundan faydalanabilirsiniz.
Hasar Bilgileri:
Araç Bul
Dosya
Kayıt Tarihi – Hasar Tarihi
Hasarı Oluşturan
Hasar Tanımı
Hasar (Kaza) Yeri
Özel Kodu-1, Özel Kodu-2
Hasar
Açıklama
Masraf Tutarı
Ödeme Şekli
Para Birimi – İşlem Tutarı
Karşı Taraf Bilgileri:
Şahsi Bilgileri
Masraf Tutarı – Ödediği
Tutar
Hasar
Hasar kaydını gireceğiniz aracı seçim yapabileceğiniz alandır.
Oluşan hasarla alakalı herhangi bir dosya ekleyebileceğiniz alandır.
Örneğin aracın uğradığı bir trafik kazasını kaydediyorsanız bu
alandan kaza tutanağını dosya olarak ekleyebilirsiniz.
Kayıt tarihi alanına hasar kaydını oluşturduğunuz tarihi hasar tarihi
alanına ise hasarın meydana geldiği tarihi belirtebilirsiniz.
Hasarı oluşturan müşterinizi seçim yapabileceğiniz alandır.
Hasarla alakalı bilgilendirici bir başlık girebileceğiniz alandır. Bu
alana örneğin trafik kazası gibi bir başlık belirtebilirsiniz.
Hasarın oluştuğu yeri belirtebileceğiniz alandır.
Hasarla alakalı özel kod bilgisi girerek raporlamalarda bu özel
kodlardan faydalanabilirsiniz.
Oluşan hasarı detaylı bir şekilde belirtebileceğiniz alandır.
Hasar kaydıyla alakalı açıklama bilgisi girerek ileride bu
açıklamalardan faydalanabilirsiniz.
Hasardan dolayı ortaya çıkan masrafı kaydedebileceğiniz alandır.
Hasar tarafınızca karşılanmışsa ödemeyi ne şekilde
gerçekleştirdiğinizi seçim yapabileceğiniz kısımdır.
Döviz kullanan işletmeler eğer hasar ödemesini döviz ile yapmışsa
bu alandan ilgili döviz birimini seçim yapabilirsiniz. Ödediğiniz
rakamı işlem tutarı kısmına yazmanız gerekmektedir.
Oluşan hasarda karşı taraf söz konusu ise ilgili taraf bilgisini
girebileceğiniz alandır.
Hasardan oluşan masrafı siz değil de karşı taraf karşılamış ise
masraf tutarını ve ödediği tutarı bu alandan belirtebilirsiniz.
Oluşan kazadan dolayı karşı tarafın uğradığı hasar açıklamasını
ekleyebileceğiniz alandır.
11
AKINSOFT®
2.3.
RentAgent
Araç Ceza Kayıt
Kirada bulunan araçlarınızın ceza yemesi durumunda ceza kayıtlarını sisteme kaydedebileceğiniz
alandır. Yeni bir ceza kaydı girmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız.
Araç Bul
Kayıt Tarihi – Ceza Tarihi
Ceza Alan Kişi
Ceza Tanımı
Açıklama
Özel Kod -1,2
Ceza Mevki
Ceza Seri No
Ceza Masrafı Tahsil Edildi
Ödeme Şekli
Para Birimi
İşlem Tutarı
Ceza kaydını gireceğiniz aracı seçim yapabileceğiniz alandır.
Kayıt tarihi alanına ceza kaydını oluşturduğunuz tarihi, ceza tarihi
alanına ise cezanın gerçekleştiği tarihi belirtebilirsiniz.
Ceza alan kişiyi bu alandan seçim yapabilirsiniz.
Cezanın tanımını belirtebilirsiniz. Örneğin park cezası.
Cezayla alakalı açıklama bilgisini detaylı bir şekilde bu alandan
girebilirsiniz.
Raporlamalarda kullanmak üzere cezaya ait özel kod bilgisi girerek
filtrelemelerde bu kodlardan faydalanabilirsiniz.
Cezanın gerçekleştiği mevki bilgisini girebileceğiniz alandır.
Ceza tutanağının seri numarasını girerek bu seri numarası
üzerinden takibat yapabilirsiniz.
Ceza masrafı ceza yiyen kişiden tahsil edilmişse bu seçeneği
işaretleyebilirsiniz.
Cezanın ne şekilde ödendiğini belirtebileceğiniz alandır.
Döviz sistemi kullanan müşterilerimiz ceza ödemesini farklı para
biriminden gerçekleştirdiyse bu alandan işlem yapılan döviz
birimini seçebilirsiniz.
Ceza karşılığında ödediğiniz işlem tutarını belirtebileceğiniz
alandır.
12
AKINSOFT®
2.4.
RentAgent
Araç Durum Kontrol
Belli bir şubeye ait veya tüm araçlarınızın geciken veya yaklaşan muayene kontrol, sigorta
kontrol, kasko kontrol, bakım kontrol ve diğer kontrol sürelerini takip etmek için
kullanabileceğiniz alandır. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak belli bir şubeye veya gruba ait
araçları listeleyebilirsiniz. Plaka alanından seçim yaparak belirttiğiniz plakadaki araç için
sorgulama yapabilirsiniz. İlgili seçenekleri işaretleyerek pasif araçların gösterilmesini
engelleyebilirsiniz. Tüm durumları göster seçeneğini işaretleyerek muayenesi, sigortası,
kaskosu, bakımı ve diğer kontrollerin tamamını kontrol edebilirsiniz. Dilerseniz bu seçeneği
kaldırarak sadece işaretlediğiniz durumun kontrolünü sağlayabilirsiniz. Bu alanda yer alan diğer
kontroller araç kaydı esnasında belirttiğiniz diğer uyarı tanımları alanındaki bilgilerin sürelerini
kontrol etmektedir. Satışı verilmiş araçlar seçeneğini işaretleyerek satışı gerçekleşen
araçlarınızın listesini alabilirsiniz. Grafik sekmesinden listenin grafiksel görüntüsünü alabilirsiniz.
13
AKINSOFT®
2.5.
RentAgent
Araç Marka Tanımları
Araç kaydı esnasında kullanabileceğiniz araç marka tanımlarını kaydedeceğiniz alandır.
Varsayılan araç tip ve markalarını yüklemek için yetkili menüsünden genel ayarlar alanına
geliniz. Kiralama ayarları kısmında alt tarafta yer alan varsayılan araç tip ve markalarını yükle
butonuna basınız.
Manuel olarak bir araç marka tanımı oluşturmak istiyorsanız alt kısımda yer alan ekle butonuna
basınız. Aracın türünü, markasını ve tipini yazarak kaydet butonuna basınız.
2.6.
Araç Grup Tanımları
Grup tanımları oluşturarak araçlarınızı kaydederken grup seçimi yapabilir, raporlamalarda bu
gruplardan faydalanabilirsiniz. Yeni bir grup tanımı oluşturmak için ekle butonuna basınız. Grup
adını ve açıklamasını yazarak kaydet butonuna basınız.
2.7.
Sigorta Acenta Kaydı
Sigorta acenta kaydı oluşturarak araç kayıtlarında oluşturduğunuz aracın hangi acenta
tarafından sigortalandığını belirleyebilirsiniz. Bu alandan oluşturduğunuz acenta kayıtlarını
kasko ve trafik sigortası için ayrı ayrı seçim yapabilirsiniz. Yeni bir acenta kaydı oluşturmak için
alt tarafta yer alan ekle butonuna basınız. Sigorta şirketinin adını, acentanın unvanını, acenta
adını ve diğer bilgileri doldurduktan sonra alt tarafta yer alan kaydet butonuna basarak işlemi
tamamlayabilirsiniz.
14
AKINSOFT®
2.8.
RentAgent
OGS – KGS – HGS Sorgulama
Kayıtlı olan araçlarınızın OGS, KGS ve HGS geçiş ihlalleri ile trafik cezalarını sorgulayabileceğiniz
alandır. Sorgulamak istediğiniz işlemi seçtikten sonra aracın plakasını yazınız. Trafik cezası
sorgulamak için aracın tescil tarihini de yazdıktan sonra yeniden sorgulama yapmanız
gerekmektedir.
2.9.
Raporlamalar
Araç Raporları
Müşteride olan araçlarınızın, bakım veya beklemede olan araçlarınızın,
bakım günü yaklaşan araçlarınızın, sigorta günü yaklaşan araçlarınızın,
sigorta günü yaklaşan araçlarınızın, muayene günü yaklaşan
araçlarınızın, kasko günü yaklaşan araçlarınızın, parkınızda bulunan veya
bulunmayan araçlarınızın ve tüm durumdaki araçlarınızın raporunu
alabileceğiniz alandır. Raporlamak istediğiniz durumu seçim yaptığınızda
program otomatik olarak filtreleme gerçekleştirecektir. Ancak diğer
filtreleme kriterlerinden faydalanarak daha detaylı raporlamalar
alabilirsiniz. Bunun için filtreleme kriterini girdikten sonra alt kısımda
yer alan filtrele butonuna basınız.
Araç Hasar Listesi
Kaydettiğiniz araç hasarlarını liste şeklinde sorgulayabileceğiniz alandır.
Sorgulama yapmak için filtreleme kriterlerinden faydalanabilirsiniz.
Filtreleme kriterlerinde sorgulamak istediğiniz alanları doldurduktan
sonra alt tarafta yer alan filtrele butonuna basınız.
Kaydettiğiniz araç cezalarını liste şeklinde sorgulayabileceğiniz alandır.
Sorgulama yapmak için filtreleme kriterlerinden faydalanabilirsiniz.
Sorgulamak istediğiniz kriterleri belirttikten sonra alt tarafta yer alan
filtrele butonuna basınız.
Araç Ceza Listesi
15
AKINSOFT®
RentAgent
3. CARİ
3.1.
Cari Kart Kaydı - Hızlı Cari Kart Kaydı
Araç kiralamak isteyen müşterilerinizi bu alandan faydalanarak kaydedebilirsiniz. Bilgileri
manuel olarak doldurabileceğiniz gibi kimlik tarayıcı cihazlar sayesinde hızlı bir şekilde de
doldurabilirsiniz. Bu işlem için AKINSOFT Kimlik Tarama programının kurulu olması
gerekmektedir. (Destekleyen kimlik tarayıcılar hakkında bilgi alınız.)
Genel Bilgiler
Cari Türü
Bu alandan müşterinizin TC kimlik numarasını, adını, soy adını, unvanını,
mesleğini, kayıt tarihini belirtebilirsiniz. Hatırlatma alanına müşteriyle
alakalı hatırlatılması gereken bir bilgi girebilir, özel kod alanlarına cari
listeleme formlarında faydalanabileceğiniz bilgiler girebilir, carilerinizi
belirttiğiniz özel kodlara göre gruplayabilirsiniz. Grup alt grup alanlarını
da carilerinizi raporlamalarda faydalanmak üzere belli gruplara dahil
etmek için kullanabilirsiniz. Yeni bir grup oluşturmak için grup seçimin
yan kısmında bulunan grup kayıt butonuna basınız. Grup adını ve
açıklamasını girdikten sonra kaydederek üst kısımda yer alan alt grup
butonuna basarak alt grup kaydını oluşturunuz.
Cari türünü araç kiracısı seçmeniz durumunda oluşturduğunuz kişi
sizden araç kiralamak için gelen müşteriyi ifade edecektir. Araç sahibi
seçmeniz durumunda oluşturduğunuz cari kiraya verdiğiniz aracın
16
AKINSOFT®
İnternet Şifresi
Kayıt Türü
Telefon Numaraları
Ehliyet Bilgileri
Pasaport Bilgileri
Müşteri Durumu
Adres ve Kimlik
Bilgileri
Yetkililer,
Açıklamalar
Dosyalar – Resimler
RentAgent
sahibini ifade edecek ve araç kayıt alanında araç sahibi sekmesinden bu
kişiyi seçebileceksiniz. Cari türünü araç sürücüsü seçmeniz durumunda
bu kişiyi transfer kayıt alanında sürücü olarak seçim yapabileceksiniz.
Cariniz internet sitenizden rezervasyon yapmak için kullanıcı
oluşturmuşsa ve giriş şifresini unutmuşsa bu alandan yeni şifre
belirtebilirsiniz.
Oluşturduğunuz cari bireysel olarak cariniz olmuş ise şahıs, firma olarak
anlaşma yaptığınız bir işletme ise firma seçeneğini işaretleyiniz.
Oluşturduğunuz cariye ait bu alandan dilediğiniz sayıda telefon
numarası girişi gerçekleştirebilirsiniz. Mevcut telefon giriş alanlarının
yetersiz kalması durumunda yeni bir telefon alanı eklemek için telefon
ekle butonuna basabilirsiniz.
Oluşturduğunuz carinin ehliyet detaylarını girdiğiniz alandır.
Oluşturduğunuz carinin pasaport detaylarını girdiğiniz alandır.
Kaparo al seçeneğini işaretleyerek oluşturduğunuz carilere kiralama
yaptığınızda programın kaparo alınmasıyla ilgili otomatik bir uyarı
vermesini sağlayabilirsiniz. Ücreti peşin al seçeneğini işaretleyerek
cariye kiralama işlemi yaparken programın ücretin peşin alınmasına
yönelik bir uyarı vermesini sağlayabilirsiniz. Müşteri herhangi bir
nedenden ötürü yasaklı olarak belirlenmişse ilgili seçeneği işaretleyerek
bu cariye kiralama yapılmasını engelleyebilirsiniz. Carinizden aracı
geciktirmesi durumunda ücret talep edebilmek için gecikme süre ücreti
alınsın seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Eğer belli bir opsiyon süre
tanıyarak bu sürenin aşılması durumunda ücret talep etmek istiyorsanız
opsiyon süre alanına dakika cinsinden süre girişi gerçekleştirebilirsiniz.
Müşterinizin adres ve kimlik bilgilerini bu alandan kaydedebilirsiniz.
Oluşturduğunuz cari kartı bir firmaya ait ise bu alandan firma
yetkililerini kaydedebilirsiniz.
Cariye ait tüm dosya ve resimleri bu alandan faydalanarak carinizle
ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin carinizle yaptığınız sözleşmenin örneğini
dosya olarak ekleyerek ihtiyaç duyduğunuzda bu ekrandan
erişebilirsiniz.
Özel Tanımlar:
Özel tanımlar alanından kaydettiğiniz cariyle alakalı girmek istediğiniz ancak bilgi giriş alanlarını
bulamadığınız bir takım alanları oluşturabilirsiniz. Özel alan tanımlamak için cari kaydını
tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan ayar butonuna basınız
Kategori Adı
Sıralama
Alan Tanımı
Oluşturacağınız kategorinin adını girebileceğiniz alandır. Bu
kategori altında topladığınız tüm alanlar ekran üzerinde de bu
sekme altında görünecektir.
Oluşturduğunuz kategorinin hangi sıralamada yer alacağını
belirleyebileceğiniz alandır.
Kategoriye bağlı alan başlığını belirtebileceğiniz kısımdır. Kategori
oluşturduktan sonra alan oluşturup kullanım şeklinize göre alanın
17
AKINSOFT®
Sıralama
Veri Tipi – Metin
Veri Tipi – Tam Sayı
Veri Tipi – Ondalıklı Sayı
Veri Tipi – Tarih – Saat
Veri Tipi – Var/Yok
Veri Tipi – Çoktan Seçmeli
3.2.
RentAgent
veri tipini belirlemeniz gerekmektedir.
Oluşturduğunuz alanın sıralamasını belirtebileceğiniz alandır.
Veri tipini metin seçmeniz durumunda bu alana belirttiğiniz
karakter sayısınca metin girişi yapabilirsiniz.
Veri tipini tam sayı seçmeniz durumunda bu alana sadece tam sayı
girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır.
Veri tipini ondalıklı sayı seçmeniz durumunda bu alana ondalıklı ve
tam sayı girişi yapabilmeniz sağlanmaktadır.
Veri tipini tarih/saat seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alana
sadece tarih/saat girişi yapılabilmektedir.
Veri tipini var/yok seçmeniz durumunda oluşturduğunuz alandaki
özelliğin var veya yok olduğunu belirtebilirsiniz.
Veri tipini çoktan seçmeli seçerek açılan alana aralarına enter
koyarak seçenekleri ekleyebilirsiniz.
Cari Hareket Girişi
Müşterilerinizden yaptığınız tahsilat veya ödemelerinizi kaydedebileceğiniz alandır. Yeni bir cari
hareket girmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Tüm verileri girdikten sonra
kaydı tamamlamak için kaydet butonuna basınız.
İşlem Tarihi – Saati
Cari hareket girişini gerçekleştirdiğiniz tarih – saat bilgisini bu
alanlara belirtebilirsiniz. Program otomatik olarak bilgisayarınızın
18
AKINSOFT®
Vade Tarihi
Özel Kodu
Evrak No
İşlem Türü
Açıklama
İşlem Tutarı
IBAN No
Hareketler
3.3.
RentAgent
sistem tarih ve saatini almaktadır. Dilerseniz manuel olarak
değişiklik gerçekleştirebilirsiniz.
Oluşturduğunuz cari hareket eğer vadeli bir işlem ise bu alandan
ilgili vade tarihini belirtebilirsiniz.
Harekete bir özel kod bilgisi girerek raporlamalarda bu özel
koddan faydalanabilirsiniz.
Cari hareketin evrak numarasını belirtebileceğiniz alandır.
Hareketin işlem türünü belirtebileceğiniz alandır. Tahsilat veya
ödemeyi hangi işlem türü ile gerçekleştirdiyseniz, ilgili seçimi
yapabilirsiniz.
Harekete ait bir açıklama bilgisi girebilirsiniz.
Tahsilat veya ödemenin tutarını belirtebileceğiniz alandır.
Ödeme eğer banka üzerinden gerçekleşiyorsa bu alana IBAN
numarasını belirtebilirsiniz.
Carinize ait daha önceden yapılan borç veya alacak hareketlerini
bu alandan görüntüleyebilirsiniz.
Gruplar
Cari kartında seçim yapmak üzere grup ve alt grup tanımlarını oluşturabileceğiniz alandır. Yeni
bir grup oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Grup adını ve açıklamasını
girdikten sonra kaydederek alt grup oluşturmak için üst kısımda yer alan alt grup butonuna
basınız.
3.4.
Açıklama Kodları
Cari kart kaydında varsayılan açıklama eklemek için bu alandan açıklama kodu oluşturabilirsiniz.
Yeni bir açıklama kaydetmek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Açıklama kodunu
ve açıklamasını girdikten sonra kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
3.5.
Raporlamalar
Cari Listesi
Cari Hareket Raporu
Cari İşlem Raporu
Kaydettiğiniz carilerinizin listesini alabileceğiniz alandır. Üzerinde
düzenleme yapmak istediğiniz cari kartını çift tıklayarak
açabilirsiniz.
Carilerinize yaptığınız tüm hareketlerin listesini alabileceğiniz
alandır. Bu alanı cari ekstresi olarak ta kullanabilirsiniz. Hareket
detayını almak istediğiniz cariyi seçerek filtreleme yapabilirsiniz.
Herhangi bir seçim yapmadan filtreleme yaparsanız tüm carileriniz
listelenecektir.
Carilerinizin tüm işlemlerini işlem bazında raporlayabileceğiniz
alandır. Raporun üst kısmında cari bilgileri, alt tablosunda
kiraladığı araç bilgileri, alt tablosunda seçilen aracın gördüğü
işlemler, bir alt tablosunda yine seçili aracın kaydedilen hasar
detayları ve en alt tablosunda araca yazılan cezalar
listelenmektedir. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak sadece
19
AKINSOFT®
Bakiyeler Listesi
Açıklama Arama
RentAgent
seçim yaptığınız carinin listelenmesini sağlayabilirsiniz. Filtreleme
yapmak için filtreleme kriterlerinden ihtiyacınız olanı belirledikten
sonra alt kısımda yer alan filtrele butonuna basabilirsiniz.
Carilerinizin hareket detayı olmaksızın toplam borç, alacak ve
bakiye bilgisini görüntüleyebildiğiniz alandır. Bakiyesini kontrol
etmek istediğiniz cariyi seçim yaptıktan sonra filtrele butonuna
basınız. Eğer cari seçmeden filtreleme yaparsanız program tüm
carilerinizin toplam borç, alacak ve bakiyesini gösterecektir.
Oluşturduğunuz açıklama tanımlarını listeleyebileceğiniz alandır.
Filtreleme kriterlerinden faydalanarak belli bir kriter dahilindeki
açıklamaları listeleyebilirsiniz. Rapor alabilmek için alt kısımda yer
alan filtrele butonuna basınız.
4. KİRALAMA
4.1.
Araç Kiralama
Müşterilerinize araç kiralama işlemlerini gerçekleştirebileceğiniz alandır. Yeni bir kiralama kaydı
oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız. Bilgi girişlerini tamamladıktan sonra
işlemi tamamlamak için yine alt kısımda yer alan kaydet butonuna basınız.
Araç bilgileri
Kiralama işlemini yapacağınız aracı seçim yapabileceğiniz alandır.
Tarife seçimi yaptıktan sonra araç seçimi yaparsanız, tercih
ettiğiniz tarifeye uygun araçlar listelenecektir. Eğer boş
bırakırsanız tüm araçlar listelenecektir. Bu sayede müşterinizin
20
AKINSOFT®
Kiralayan 1
Kiralayan 2
Senet Bilgileri
Araç Kira Bilgileri 1
Kiralama Bedeli
İndirimler
Ek Hizmetler
RentAgent
fiyat aralığına uygun araçların listelenmesini sağlamış olursunuz.
Plaka alanından kiralamak istediğiniz aracı belirtiniz. Aracın marka
ve tip bilgisi otomatik olarak dolacaktır. Seçtiğiniz aracın tarife
detaylarını görüntülemek için araç tarife detayını göster butonuna
basabilirsiniz.
Aracı kiralayan kişiyi seçim yaptığınız alandır. Cari seçimi
yapabilmek için T.C. No alanının yan kısmında bulunan butona
basabilirsiniz. Seçim yaptığınız cari bilgileri otomatik olarak ekrana
aktarılacaktır.
Aracı birden fazla kişi kiralamış ise kiralayan ikinci kişiyi bu alandan
seçim yapabilirsiniz. İlgili araç kiralama bedeli yalnızca 1. Kiralayan
kişiye yansıyacaktır.
Senet üzerinde görünmesini istediğiniz tutarı belirtebileceğiniz
alandır. Senet tutarını ve vadesini yazdıktan sonra üst kısımda yer
alan yazdır butonuna basınız ve senet kısmından yazdırma işlemini
tamamlayınız.
İşlem tarihi ve saati alanlarına kiralama işleminin yapıldığı tarih ve
saati belirtebilirsiniz. Kiralama süresini gün, hafta, ay ve yıl
bazında belirtmeniz durumunda program kira tarihinden itibaren
kira bitiş tarihini otomatik olarak hesaplayacaktır. Kira başlangıç
tarihini manuel olarak belirtebilirsiniz. Alış ve dönüş alanlarını
şube kaydı esnasında belirttiğiniz alış-dönüş alanlarından seçim
yapabilirsiniz. Alış dönüş bilgilerini daha önceden şube kaydında
yer alan araç kiralama alış dönüş bilgileri (drop) kısmından
kaydetmeniz gerekmektedir. Bu sayede işlem yaptığınız şubeden
kiralanan araçların nerelerden teslim alınabileceği veya nerelere
teslim edileceğini belirtmiş olursunuz. Program aracın teslim
alınacağı ve edileceği yerlerin km değeri üzerinden drop ücret
hesaplaması yapacaktır. Drop ücreti tarife kaydı alanından
belirtebilirsiniz.
Seçim yaptığınız tarifeye bağlı olarak program otomatik günlük
fiyatını ekrana yansıtacaktır. Dilerseniz manuel olarak ta fiyat
belirtebilirsiniz. KDV tutarını ve uygulamak istiyorsanız iskonto
tutarını ilgili kutucuklara yazabilirsiniz.
Daha önceden tanımlamış olduğunuz indirimleri bu alandan
faydalanarak ekleyebilirsiniz. Bu işlem için kiralama menüsünde
yer alan indirim tanımlarını oluşturmanız gerekmektedir. İndirim
eklemek için ise indirim ekle butonuna basmanız gerekmektedir.
(Örneğin sürekli müşteri indirimi, akraba indirimi vs.) İndirim
tanımlarını dilerseniz kullanıcı yetkilerine bağlayabilirsiniz.
Araç kiralama hizmeti ile beraber müşterilerinize verdiğiniz ek
hizmetleri ekleyebileceğiniz alandır. Ek hizmet eklemek için daha
önce kiralama menüsünden oluşturmanız gerekmektedir. Ek
hizmet eklemek için ise ek hizmet ekle butonuna basınız. Ek
hizmetlere örnek olarak çocuk koltuğunu veya çeşitli sigortaları
verebilirsiniz.
21
AKINSOFT®
Transfer
Tarife Harici
Araç Kira Bilgileri 2
Fatura
Teslim Al
Masraf / Ödeme
RentAgent
Oluşturduğunuz kaydı transfer amaçlı kullanacaksanız bu alandan
gerekli eklemeleri yapabilirsiniz. Transfer kaydı girmek için
düzenle butonuna basınız. Transfer işlemine örnek olarak
havaalanından müşterinizin bulunduğu otele transferi verebiliriz.
Müşterinizden mevcut tarife haricinde tahsil etmeniz gereken ek
bir tutar var ise bu alandan belirtebilirsiniz.
Müşterinizle görüşme detaylarını görüşme notu alanına
kaydedebilirsiniz. Yeni bir görüşme notu girmek için ekle
butonuna basınız. Dilerseniz alt kısımda yer alan açıklama 1 ve
açıklama 2 alanlarından da faydalanabilirsiniz.
Kiralama işlemi karşılığında fatura düzenlemek için fatura ekle
butonuna basınız. Program kiralama yaptığınız cariyi otomatik
olarak seçili getirecektir. Fatura bilgileri alanından oluşturacağınız
faturaya ait detayları giriniz. Kaydettikten sonra fatura hareketleri
alanına geliniz ve fatura üzerinde çıkmasını istediğiniz kalemin
adını, miktarını, birim fiyatını, iskontosunu ve diğer detaylarını
giriniz. Program cinsi alanına otomatik olarak kiralama ücretini
yansıtacaktır dilerseniz manuel olarak değiştirebilirsiniz. Alt
kısımda yer alan kaydet butonuna basınız ve çıktı almak için üst
kısımda yer alan yazdır butonuna basınız. Faturaya yeni bir fatura
kalemi eklemek için alt kısımda yer alan ekle butonuna
basabilirsiniz.
Müşteriniz aracı teslim etmek için geldiğinde bu butondan
faydalanarak teslim alma işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Araç
teslim edildi seçeneği işaretli gelecektir. Giriş şubesini, dönüş
zamanını, varsa gecikme ücretini, tanımak istiyorsanız opsiyon
süreyi, km limitini, aracın teslim edildiği andaki kmsini, ve limit
aşım ücretini belirtiniz. Gecikme ve limit aşım ücretlerini
programın girdiğiniz bilgilere göre otomatik hesaplamasını
istiyorsanız ilgili kutucukların yan taraflarında yer alan otomatik
hesapla butonlarına basınız. Dönüş yakıt durumunu çizelge
üzerinden belirtebilirsiniz. Aracın OGS, HGS veya cezasını
sorgulamak için üst kısımda yer alan trafik sorgu butonundan
faydalanabilirsiniz. Gerekli sorgulama ve kontrolleri yaptıktan
sonra teslim alma işlemini tamamlamak için tamam butonuna
basabilirsiniz. Müşterinize teslim tutanağı çıktısı vermek için üst
kısımda yer alan teslim tutanağı butonuna basabilirsiniz.
Peşinat, kaparo, cam kırılması, lastik patlaması gibi masrafları
kaydedebileceğiniz alandır. Sabit masrafların haricinde dilerseniz
manuel olarak ta açıklama girişi yapabilirsiniz. İşlem tarihi, vadesi,
evrak numarası, işlem türü gibi bilgileri girdikten sonra eğer
masraf girişi yapıyorsanız masraf tutarı alanına, masraf karşılığında
ödeme girişi yapıyorsanız ödeme tutarı alanına yazabilirsiniz. Daha
önce tanımladığınız sabit masraflardan hızlı bir şekilde
masraf/ödeme ekranına aktarmak istiyorsanız üst kısımda yer alan
sabit masraf butonuna basabilirsiniz. Aktarmak istediğiniz masrafı
22
AKINSOFT®
Yakıt Alımı
Ceza Kayıt
Hasar Kayıt
Kefil Bilgisi Ekle
Araç Kartını Aç
Cari Kartını Aç
Araç Değişimi
Trafik Sorgu
Transfer
SMS
E-Posta
Araç Tahsis Raporu
Dosya
RentAgent
seçtikten sonra sabit masrafı ödeme girişine aktar butonuna
basınız. Makbuz çıktısı almak için ise üst kısımda yer alan makbuz
yazdır butonuna basabilirsiniz.
Araca aldığınız yakıt girişlerini gerçekleştirebileceğiniz alandır.
Araç ve kişi bilgileri ekrana otomatik olarak yansımaktadır. Bilgileri
değiştirmek isterseniz manuel olarak müdahale edebilirsiniz. İşlem
tutarını ve ödeme tutarını ilgili kutucuklara yazdıktan sonra alt
kısımda yer alan kaydet butonuna basarak kayıt işlemini
tamamlayabilirsiniz.
Araç kiradayken araca yazılan trafik cezalarını kaydedebileceğiniz
alandır. Ceza alan kişi otomatik olarak aracı kiralayan kişi olarak
ekrana yansıyacaktır. Ceza tanımını, açıklamasını, işlem tutarını ve
ödeme şekli gibi bilgileri girdikten sonra kaydederek cezanın
işlemesini sağlayabilirsiniz.
Araç kiradayken uğradığı hasarları kaydedebileceğiniz alandır.
Hasarı oluşturan kişi aracı kiralayan kişi olarak ekrana
yansıyacaktır dilerseniz manuel olarak değişiklik yapabilirsiniz.
Hasar tanımını, kaza yerini, hasar detaylarını, masraf tutarını, eğer
hasardan dolayı ödeme alınmışsa ödeme şekli ve tutarını ilgili
kutucuklara belirtiniz.
Aracı kiralarken kefil bilgisi talep ediyorsanız bu alandan kefili
seçim yapabilirsiniz.
Kiralama yaptığınız aracın detaylı bilgilerine erişmek için araç
kartını açabilirsiniz.
Kiralama yaptığınız carinin detaylı bilgilerine erişmek için cari
kartını açabilirsiniz.
İşlem yaptığınız araç yerine müşterinize farklı bir araç tahsis
etmişseniz bu alandan seçim yapabilirsiniz. Öncelikle ilk
kiraladığınız aracı teslim almanız daha sonra yeni kiraladığınız aracı
aktarmanız gerekmektedir.
Kiraladığınız aracın OGS, HGS ve trafik cezalarını
sorgulayabileceğiniz alandır. Bu alan araç teslim alma esnasında
ilgili ekrandan da gerçekleştirilebilmektedir.
Oluşturduğunuz kaydı transfer amaçlı kullanacaksanız bu alandan
gerekli eklemeleri yapabilirsiniz. Transfer kaydı girmek için
düzenle butonuna basınız. Transfer işlemine örnek olarak
havaalanından müşterinizin bulunduğu otele transferi verebiliriz.
Aracı kiralayan müşterinize SMS gönderimi yapmak için bu
alandan faydalanabilirsiniz.
Aracı kiralayan müşterinize e-posta gönderimi yapmak için bu
alandan faydalanabilirsiniz.
Parkınızda veya kirada bulunan araçların raporunun almak için
kullanabileceğiniz alandır. Raporunu almak istediğiniz kriteri
seçerek filtrele butonuna basmanız gerekmektedir.
Kiralamayla alakalı dosya ekleyebileceğiniz alandır. Bu alandan her
türlü dosyaları kiralama ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu alana örneğin
23
AKINSOFT®
RentAgent
araç kira sözleşmesini veya carinizin kimlik fotokopisini
ekleyebilirsiniz.
4.2.
Filo Kiralama
Bir firma veya kişiye birden fazla aracın aynı anda kiralanması durumunda bu alandan
faydalanabilirsiniz.
Filo Bilgileri
Kiralayan Bilgileri
Kiralayan 2 Bilgileri
Senet Bilgileri
Kefil Bilgileri
Tarih, filo açıklaması, filo tanımı, özel kodu, evrak nosu gibi
bilgileri girebileceğiniz alandır. Bu alana yazdığınız bilgiler ileriki
süreçlerde filo sorgulaması yaparken ihtiyaç duyabileceğiniz
alanlardır.
Filo kiralama işlemini gerçekleştiren kişiyi veya firmayı seçim
yapabileceğiniz alandır. Program kişi eklediğinizde otomatik olarak
bilgileri dolduracaktır.
Kiralama işlemini birden fazla kişi veya firma yapıyorsa ikinci
firmayı seçim yapabileceğiniz alandır. Kiralayan 2 alanı
bilgilendirme amaçlıdır.
Filo kiralama işlemi karşılığında düzenleyeceğiniz senet bilgilerini
kaydedebileceğiniz alandır. Senet çıktısı üzerinde bu alana
yazdığınız bilgiler yer almaktadır.
Kiralama işlemi için kefil bilgisini ekleyebileceğiniz alandır. Mevcut
24
AKINSOFT®
Filo Kiralanan Araç
Bilgileri
Filo Ödeme Planı
Filo Masraf ve Ödeme
Hareketleri
Fatura
Yazdır
Ödeme Planı Yazdır
Senet Yazdır
Sözleşme Yazdır
4.3.
RentAgent
carilerinizden kefil seçimi yapabilirsiniz.
Kiralama yaptığınız araçları seçim yapacağınız alandır. Program
karşınıza araç kiralama ekranını açacaktır. Tarife ve araç bilgisini
seçerek kaydettiğinizde ise aracı filo kiralama ekranına
yansıtacaktır.
Müşterinize oluşturduğunuz kiralama karşılığında ödemeyi ne
şekilde yapacağını ödeme planı oluşturarak belirleyebilirsiniz.
Ödeme planı oluştur butonuna basınız ve açılan ekrana ilk taksit
tarihini, kaç taksite bölmek istediğinizi, iki taksit arası ay aralığını
belirtiniz. Taksitlendir butonuna basarak taksitlendirme işlemini
tamamlayabilirsiniz. Taksit ödemesi için de aynı ekrandan
faydalanabilirsiniz. Ödemek istediğiniz taksiti seçim yaptıktan
sonra taksit öde butonuna basınız. Ödeme detaylarını girdikten
sonra tamam butonuna basarak ödeme işlemini
tamamlayabilirsiniz. Yanlışlıkla ödenen bir hareketi iptal etmek
için ilgili ödemeyi seçtikten sonra ödemeyi iptal et butonuna
basabilir, yanlışlıkla eklediğiniz bir taksiti silmek için ise silmek
istediğiniz taksiti seçtikten sonra taksit sil butonuna basınız.
Oluşturduğunuz filo kaydı için girilmiş olan tüm masraf ve ödeme
hareketlerini görüntüleyebileceğiniz alandır. Hareketlerde hangi
rengin hangi masraf/ödemeyi ifade ettiğini ekranın alt kısmından
kontrol edebilirsiniz.
Filo kaydı oluşturduğunuz müşterinize fatura düzenlemek için
kullanabileceğiniz alandır. Fatura ekle butonuna basarak yeni bir
fatura ekleyebilirsiniz. Program kiralama yaptığınız cariyi otomatik
olarak seçili getirecektir. Fatura bilgileri alanından oluşturacağınız
faturaya ait detayları giriniz. Kaydettikten sonra fatura hareketleri
alanına geliniz ve fatura üzerinde çıkmasını istediğiniz kalemin
adını, miktarını, birim fiyatını, iskontosunu ve diğer detaylarını
giriniz. Program cinsi alanına otomatik olarak kiralama ücretini
yansıtacaktır dilerseniz manuel olarak değiştirebilirsiniz. Alt
kısımda yer alan kaydet butonuna basınız ve çıktı almak için üst
kısımda yer alan yazdır butonuna basınız.
Filo kiralanan araç bilgilerinin çıktısını almak için kullanabileceğiniz
alandır.
Oluşturduğunuz ödeme planının çıktısını almak için
kullanabileceğiniz alandır.
Filo kiralama işlemi karşılığında müşterinize imzalatacağınız
senetlerin çıktısını alabileceğiniz alandır.
Anlaşmanızın sözleşme çıktısını alabileceğiniz alandır. Sözleşme
metnini tasarım üzerinden dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.
Rezervasyon Kayıt
Araç kiralama işlemi öncesinde rezervasyon sistemi kullanıyorsanız ilgili rezervasyon kaydını bu
alandan yapmanız gerekmektedir. Oluşturduğunuz rezervasyonlar siz kiralama yapmadığınız
25
AKINSOFT®
RentAgent
sürece raporlarınıza etki etmemektedir. RentAgent programını web üzerinden de
kullanıyorsanız internetten oluşan kiralamalar sisteminize rezervasyon olarak yansıyacaktır.
Müşteri Bilgileri
Müşteri Diğer Bilgileri
Alış-Dönüş Yeri
Tarife – Araç Seçimi
Kiralama Detayları
Hatırlat
Araç kiralamak için rezervasyon yaptıran müşterinizin bilgilerinin
yer aldığı kısımdır. Müşteri sorgulama ekranından faydalanarak
müşterinizi tespit edebilirsiniz. Müşteri kartında yer alan bilgiler
otomatik olarak aktarılacaktır. Mevcut müşterileriniz haricinde
yeni bir müşteri ekleyerek işlem yapmak için seçenekler butonuna
basarak yeni müşteri ekle seçeneğinden faydalanabilirsiniz.
Eklemiş olduğunuz müşteri kartını açmak için yine seçenekler
butonuna basarak kartını aç seçeneğinden faydalanmanız
gerekmektedir. Müşterinize hareket girmek için ise yine aynı
kısımda yer alan cari hareket girişi butonuna basmanız
gerekmektedir.
Seçim yaptığınız müşterinize ait kimlik bilgileri, hesap bilgileri gibi
bir takım detaylı bilgileri girebileceğiniz alandır.
Müşterinizin aracı teslim almak isteği ve teslim edeceği yeri
belirttiğiniz alandır. Program iki mesafe üzerinden drop ücret
hesaplaması yapacaktır. Drop ücretleri tarife kaydından
belirtebilirsiniz.
Rezervasyon yaptığınız aracı ve tarifeyi seçebileceğiniz alandır. Bu
alanları boş bırakarak ta rezervasyon yapabilirsiniz.
Kiralama süresini, başlama ve bitiş tarihlerini, günlük fiyatını vb.
detayları belirtebileceğiniz alandır.
Rezervasyon kaydını programın hatırlatmasını istiyorsanız bu
alandan faydalanabilirsiniz. Hatırlatma açıklamasını, kategorisini,
hatırlatma zamanını doldurunuz. Eğer programın alarmlı bir
hatırlatma yapmasını istiyorsanız (program açılışından itibaren
belirttiğiniz süre bazında uyarı popupu çıkar) alarm aktif
26
AKINSOFT®
Ek Hizmet Toplamı
İndirim Toplamı
Müşteri İnternet Notları –
Görüşme Notları
Planla
Bul
Transfer
Kiralama Kaydı
Araç Kaydı
RentAgent
seçeneğini işaretleyiniz. Süre ve çalınacak ses bilgilerini girdikten
sonra hatırlatma kaydını tamamlayabilirsiniz.
Araç kiralama haricinde ek hizmet talebi söz konusu ise bu
alandan faydalanarak ek hizmet ekleyebilirsiniz. Ek hizmet
tanımlarını daha önceden kiralama menüsü altından oluşturmuş
olmanız gerekmektedir. Rezervasyona yeni bir ek hizmet eklemek
için ekle butonuna basınız.
Rezervasyona özel indirim eklemek için kullanabileceğiniz alandır.
İndirim tanımlarını daha önceden kiralama menüsü altından
oluşturmuş olmanız gerekmektedir. Rezervasyona indirim
eklemek için indirim toplamı butonuna bastıktan sonra
ekleyeceğiniz indirimi seçim yapmanız gerekmektedir.
Oluşan rezervasyon eğer internetten oluşturulmuş ise
müşterinizin eklediği notları bu alandan görüntüleyebilirsiniz.
Manuel müdahaleye kapalıdır ve sadece internetten oluşan
rezervasyonlarda müşterinin açıklama yazması üzerine dolu olarak
gelmektedir. Görüşme notlarına ise müşterinizle yaptığınız telefon
veya yüz yüze görüşmelerde aldığınız notlarınız varsa
ekleyebilirsiniz.
Hızlı bir rezervasyon oluşturmak için kullanabileceğiniz alandır.
Rezervasyon kayıt alanına girdikten sonra direkt olarak bu butona
basarak hızlı bir şekilde rezervasyon planlaması yapabilirsiniz.
Müşteri seçimini, araç alış ve dönüş bilgilerini, kiralama süre
bilgisini sektikten sonra varsa görüşme notunu yazıp ileri
butonuna basınız. Müşterinize uygulamak istediğiniz tarifeyi
seçiniz ve yine ileri butonuna basınız. Açılan araç seçim ekranında
belirttiğiniz tarifeye uygun araçlar listelenecektir. Rezerve etmek
istediğiniz aracı seçtikten sonra yine ileri butonuna basınız.
Yaptığınız seçimlere uygun olarak oluşacak rezervasyon ekrana
yansıyacaktır. İşlemi tamamlamak için kaydet butonuna
basabilirsiniz.
Daha önce oluşturulan rezervasyonları sorgulayabileceğiniz
alandır. Aranan alanından sorgulamak istediğiniz rezervasyona ait
bilgilere girerek listele butonuna basabilirsiniz. Arama kriteri
olarak programın hangi veriyi baz alacağını arama alanından seçim
yapabilirsiniz. İşlem yapmak istediğiniz rezervasyonu seçim
yaparak tamam butonuna basarsanız program ekrana
aktaracaktır.
Oluşturduğunuz rezervasyon aynı zamanda transfer içeriyorsa
gerekli transfer kaydını bu alandan yapabilirsiniz. Transfer kaydı
girmek için düzenle butonuna basınız. Transfer işlemine örnek
olarak havaalanından müşterinizin bulunduğu otele transferi
verebiliriz.
Oluşturduğunuz rezervasyonu kiralama ekranına aktarmak için bu
alandan faydalanabilirsiniz.
Yeni bir araç kaydı oluşturmak için kullanabileceğiniz kısımdır.
27
AKINSOFT®
Araç Tahsis Raporu
SMS – E-Posta
4.4.
RentAgent
Parkınızda veya kirada bulunan araçların raporunun almak için
kullanabileceğiniz alandır. Raporunu almak istediğiniz kriteri
seçerek filtrele butonuna basmanız gerekmektedir.
Rezervasyon kaydı girdiğiniz müşterinize SMS veya e-posta
göndermek için kullanabileceğiniz alandır. Müşterinizin cep
telefon numarası veya e-posta adresinin kartında belirtilmesi
gerekmektedir.
Transfer Kayıt
Araç kiralama işlemi dışında verdiğiniz transfer hizmetlerini kaydedebileceğiniz alandır.
Müşterilerinizi örneğin hava alanından otellerine transfer ediyorsanız, ilgili transfer taleplerini
bu alandan oluşturabilirsiniz. Yeni bir transfer kaydı oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle
butonuna basınız. Bilgileri girdikten sonra kaydı tamamlamak için yine alt kısımda yer alan
kaydet butonuna basabilirsiniz.
Transfer Tipi
Transfer işleminin nereden nereye yapılacağını belirtebilirsiniz. Bu
alana dilerseniz transfer girişlerinde kullanmak istediğiniz bir
tanım da belirtebilirsiniz.
28
AKINSOFT®
Firma
Voucher No
Müşteri İsim
Ulaşım Kodu – Tarihi
Alınış Yeri ve Saati – Varış
Yeri ve Saati
Plaka – Markası
Sürücü Bilgileri
Kişi – Tutar Bilgileri
Yazdır
4.5.
RentAgent
Transfer talebinde bulunan müşterinizi seçim yapabileceğiniz
alandır.
İlgili evrak numarasını kaydedebileceğiniz alandır.
Transfer işleminde ilgili yolcu adını kaydedebileceğiniz alandır.
Oluşturduğunuz kayda bir ulaşım kodu vererek takibatı bu kod
üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Transfer talep tarihini de bu
alandan seçim yapabilirsiniz.
Müşterinizin nereden saat kaçta alınacağını ve nereye saat kaçta
bırakılacağını belirtebileceğiniz alandır. Alış ve bırakılış yerlerini
ekran üzerinde yer alan düzenle butonuna basarak
gerçekleştirebilirsiniz.
Transfer işlemini yapacak olan aracın plakasını ve markasını bu
alandan seçim yapabilirsiniz.
Aracı kullanacak olan şoförü seçim yapabileceğiniz alandır. Şoför
bilgisini cari kartında yer alan cari türünü araç sürücüsü seçerek
tanımlayabilirsiniz.
Transfer işleminin kaç kişi için talep edildiğini, varsa çocuk ve
bebek sayısını girebilirsiniz. Toplam tutar alanına ödenmesi
gereken rakamı, ödediği tutar alanına müşterinizden tahsil
ettiğiniz tutarı yazabilirsiniz. Ödeme türü ve evrak numarasını da
yazarak kaydı tamamlayabilirsiniz. Alt kısımda yer alan notlar
alanına transferle akalı eklemek istediğiniz bir not var ise
belirtebilirsiniz.
Yazdırma işlemi yaparak oluşturduğunuz transfer talebinin çıktısını
alabilirsiniz.
Rezervasyon Grupları
Rezervasyon kaydında kullanmak için gerekli olan rezervasyon gruplarını kaydedebileceğiniz
alandır. Rezervasyon grubu oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basabilir, bilgi
girişlerini yaptıktan sonra kaydı tamamlamak için kaydet butonuna basabilirsiniz.
4.6.
Ücret Tarife Kayıt
Kiralama işleminde kullanmak üzere ücret tarife kayıtlarını oluşturabileceğiniz alandır. Yeni bir
tarife oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız.
Ana Tarife
Şube / Şehir
Tarife Başlığı
Saatlik Ücret
Saatlik Gecikme Ücreti
Oluşturduğunuz bir tarifeyi ana tarifeye bağlayarak ana tarife veya
alt tarifelerde fiyat düzenlemesi yapıldığında bağlı bulunan tüm
tarifelerin fiyatlarının değişmesini sağlayabilirsiniz.
Oluşturduğunuz tarifelerin hangi şube/şehirlerde geçerli olduğunu
belirtebileceğiniz alandır.
Oluşturduğunuz tarifenin başlığını girebileceğiniz alandır.
Kaydı oluşturulan tarife seçildiğinde bir saatlik ücret olarak baz
alınacak rakamı belirtebildiğiniz alandır.
Bu tarife seçiliyken aracın her bir saatlik gecikmesinde ne kadarlık
29
AKINSOFT®
Km Drop Ücreti
Günlük Gecikme Ücreti
Son Güncelleme
Km aşım ücreti
Bu Tarifeyi Tüm Araçlar
Kullanabilir
Aktif / Pasif
Tarife Bilgileri
Alternatif Tarife
Araç Listesi
İnternet
RentAgent
gecikme ücreti uygulanacağını belirtebileceğiniz alandır.
Her bir km için drop ücretini girerek drop (araç kiralama alış dönüş
bilgileri) hesaplamalarını programın otomatik yapmasını
sağlayabilirsiniz.
Kaydı oluşturulan tarifenin seçili olduğu kiralamalarda aracın
günlük gecikmelerde ne kadar fazla ücret alınacağını
belirtebileceğiniz alandır.
Ücret tarifesinin son güncellenme tarihini görüntüleyebileceğiniz
alandır. Tarife kaydında yaptığınız her değişiklikte bu alana
otomatik olarak işlemin yapıldığı tarih yansıyacaktır.
Günlük kilometre limiti alanında belirtilen kilometrenin aşılması
durumunda aşılan her km için ödenmesi istenilen rakamı
belirtebileceğiniz alandır.
Oluşturduğunuz tarifenin tüm araçlar tarafından kullanılabilmesini
istiyorsanız bu seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir.
Oluşturduğunuz tarifeyi pasife alarak tarife seçilebilen alanlarda
görünmesini engellemiş olursunuz.
Oluşturduğunuz tarifenin belirttiğiniz günler aralığında hangi
ücreti baz alacağını belirtebileceğiniz alandır. Program günlük
hesaplamaları bu alana yazdığınız bilgilerden çekmektedir.
Kullandığınız para birimi farklı ise seçim yapabilirsiniz. Günlük
kilometre limiti girerek bu kilometrenin aşılması durumunda üst
kısma belirttiğiniz kilometre limit aşımının baz alınarak hesaplama
yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Oluşturduğunuz tarifeye uygun aracın bulunmaması durumunda
alternatif olarak sunulabilecek tarifeyi seçim yapabileceğiniz
alandır. Alternatif tarife eklemek için alternatif ekle butonuna
basabilirsiniz.
Oluşturduğunuz tarifeyi eklediğiniz araçları seçim yaptığınız
kısımdır. Tarife seçimleri araç kaydı üzerinden yapılmaktadır.
Oluşturduğunuz tarifenin internet sitenizde yayınlanmasını
istiyorsanız internette yayınla seçeneğini işaretleyiniz. Tarifenin
webde görüntülenecek adını, resimlerin bulunduğu url dizinini,
açıklamasını giriniz. Yine webde görünmesini istediğini standart ve
ek özellikleri ilgili alanlardan seçim yapabilirsiniz.
30
AKINSOFT®
4.7.
RentAgent
Ek Hizmetler
Kiralamada seçim yapabileceğiniz ek hizmetleri tanımlayabileceğiniz alandır. Yeni bir kayıt
eklemek için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız.
Tanımı
Ücreti
Tutar
Web Sitesinde Görünsün
Açıklama
Hizmet Grubu
Sınırlama
Aralık
Oluşturduğunuz ek hizmetin tanımını kaydettiğiniz alandır.
Toplam kira tutarına ilave et seçimini yapmanız durumunda
kiralama işlemlerinde eklediğiniz her ek hizmet kira bedeline
toplam tutar bazında ilave olacaktır. Günlük kira toplamına ilave
et seçimini yapmanız durumunda bu ek hizmeti eklediğinizde ek
hizmet bedeli her gün yeniden kiralamaya eklenecektir.
Ek hizmet tutarını veya oranını belirtebileceğiniz alandır.
Oluşturduğunuz ek hizmetin internet sitenizde yer almasını
istiyorsanız bu seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir.
Ek hizmetle alakalı bir açıklama bilgisi girebilirsiniz.
Ek hizmet hangi hizmet grubunda yer alıyorsa ilgili hizmet grubunu
seçim yapabilirsiniz.
Ek hizmetin seçildiği kiralamalarda hizmetin sınırlama süresini
girerek belirttiğiniz süreden sonra ek hizmet tutarının / oranının
kiralamaya yansımasını engellemiş olursunuz.
Sınırlama alanından seçim yaptığınız gün veya km değerini
girebileceğiniz alandır.
31
AKINSOFT®
Ek Km.
4.8.
RentAgent
Ek kilometre tanımlayarak mevcut kiralama kilometresine ilave
olarak kilometre hizmeti ekleyebilirsiniz.
İndirim Tanımları
İndirim tanımı girerek kiralama işlemlerinde bu tanımlamalardan faydalanabilirsiniz. Dilerseniz
personel kartlarından indirim yapma yetkilerini kaldırabilirsiniz. Bu sayede personellerinizin
indirim yapmalarını engellemiş olursunuz. İndirim tanımı oluşturmak için ekle butonuna
bastıktan sonra oluşturacağınız indirimin tanımını, oranını veya tutarını yazarak kaydet
butonuna basınız.
4.9.
Raporlamalar
Aşağıda belirtilen raporların tamamı kayıt girişlerinden sonra oluşmaktadır. Raporlama
yaparken dilerseniz filtreleme kriterlerinden faydalanarak belirlediğiniz kriter dahilindeki
hareketlerin raporlanmasını sağlayabilirsiniz. Filtreleme işleminden sonra raporlara sağ
tıklayarak Excel’e, Open Officeye, HTML’ye veya XML’e aktarabilirsiniz.
Kiralama Raporları
Kiraya verdiğiniz araçlarınızı raporlayabileceğiniz alandır. Aracın
hangi tarihler arasında hangi müşterinizde bulunduğunu
görüntüleyebilirsiniz.
Filo Kiralama Arama
Filo kiralama alanını kullanarak oluşturduğunuz kiralamaların
raporlarını alabileceğiniz alandır.
Filo Taksit Raporu
Filo kiralama esnasında oluşturduğunuz taksit planını
raporlayabileceğiniz alandır.
Filo Geciken Taksit Raporu Filo kiralamalarda oluşturduğunuz taksit planındaki gecikmeleri
raporlayabileceğiniz alandır.
Rezervasyonlar Listesi
Rezervasyon kaydı alanını kullanarak oluşturduğunu
rezervasyonların raporunu alabileceğiniz alandır.
Transfer Raporu
Oluşturduğunuz transfer kayıtlarının raporunu alabileceğiniz
alandır.
Araç Tahsis Raporu
Araçların belirttiğiniz tarihlerde durumlarını
görüntüleyebileceğiniz alandır. Parkınızda kiralamaya uygun
bulunan araçları bu alandan faydalanarak kontrol
edebilmektesiniz.
Ücret Tarife Listesi
Oluşturduğunuz ücret tarifelerinin raporunu alabileceğiniz alandır.
32
AKINSOFT®
RentAgent
5. İŞLEM KAYIT
5.1.
Araç İşlem Kayıt – Araç Yakıt Alım Kaydı
Araçlarınızın bakım, yakıt alımı yada transfer gibi işlemlerini kaydedebileceğiniz alandır. İşlem
kaydı oluşturmak için öncelikle araç seçimi yapmanız gerekmektedir. Araç seçimini araç bilgileri
alanı altından yapabilirsiniz. İşlem türünü mevcutta gelen alanlardan seçim yapabilirsiniz.
Oluşacak hareketi cariye borç-alacak olarak kaydetmek istiyorsanız ilgili seçeneği işaretlemeniz
ve cari seçimi yapmanız gerekmektedir. Cari seçim işlemini üst kısımda yer alan kişi bul
butonuna basarak gerçekleştirebilirsiniz. İşlem kayıt bilgileri alanından işlemle alakalı bilgileri
doldurabilirsiniz. Belirttiğiniz gidiş ve dönüş tarihleri arasında aracın durumu işlemde
olacağından program bu tarih ve saat aralığında aracın kiralanmasını engelleyecektir.
Araç dönüş bilgileri sekmesinden araç teslim edildi ise ilgili seçeneği işaretleyebilir, gidiş ve
dönüş kilometrelerini girebilir, bir sonraki bakım kilometresini belirtebilir, işlem tutarı ve
ödeme tutarı gibi detayları kaydedebilirsiniz.
5.2.
İşlem Kayıt Listesi – İşlem Raporları
Oluşturduğunuz tüm işlem kayıtlarının raporunu alabileceğiniz alandır. Filtreleme kriterlerinden
faydalanarak belirttiğiniz kriterdeki hareketlerin listelenmesini sağlayabilirsiniz. Menünün en
üst kısmından sadece işlemde bulunan araçlarınızı, işlemden bugün gelecek araçlarınızı,
33
AKINSOFT®
RentAgent
işlemden yarın gelecek araçlarınızı, işlem dönüş günü geciken araçlarınızı, işlemi biten
araçlarınızı veya hepsini listeleyebilirsiniz. Alt tarafta yer alan hesapla butonuna basarak
filtrelemiş olduğunuz işlemlerin toplamlarını alabilirsiniz.
6. PERFORMANS
6.1.
Aylık İşlem Çizelgesi
Seçtiğiniz şubeye veya tüm şubelerinize göre araç işlem kayıt çizelgesini alabileceğiniz alandır.
Çizelge üzerinden araçlarınızın hangi tarihlerde kirada veya hangi tarihlerde uygun olduğunu
görüntüleyebilirsiniz. İşlem yapmak istediğiniz yıl ve ay bilgisini girdikten sonra filtrele butonuna
basmanız gerekmektedir. Grafiği daha büyük veya daha küçük almak istiyorsanız çizelge
genişliğini büyülterek veya küçülterek filtrele butonuna basmanız gerekmektedir.
34
AKINSOFT®
6.2.
RentAgent
Tarih Aralıklı İşlem Çizelgesi
Belirlediğiniz iki tarih aralığında araçlarınızın durumlarını görebileceğiniz rapordur. Aralık
kısmından tarih aralığı belirttikten sonra filtreleme yapabilirsiniz. Filtreleme kriterinde yer alan
diğer seçeneklerden faydalanarak daha dar bir sorgulama yapabilirsiniz.
6.3.
Araç Durum Raporu
Araçların günlük veya genel olarak son durumlarını kontrol edebileceğiniz alandır. Rapor
üzerinde hangi rengin hangi durumu ifade ettiği belirtilmektedir. Filtreleme kriterlerinden
faydalanarak raporu sadece belirttiğiniz kriterler dahilinde alabilirsiniz.
6.4.
Araç Performans Durumları
Araçlarınızın tek ekran üzerinde genel performans durumlarını görüntüleyebileceğiniz rapordur.
Üzerini tıkladığınız her aracınızın alt tarafta cezalarını, geçirdiği kazalarını, gördüğü işlemleri ve
kiralamalarını görüntüleyebilirsiniz. Bu sayede aracınızın genel performansı hakkında bilgi sahibi
olursunuz. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak belirlediğiniz kriterde yer alan araçların
listelenmesini sağlayabilirsiniz.
7. TEKLİF
7.1.
Teklif Şablonları
Teklif oluşturabilmeniz için öncelikle teklif şablonu oluşturmanız gerekmektedir. Teklif
şablonunda hangi araçların ne kadar süreliğine teklif verilebileceğini belirleyebilirsiniz. Araç
bilgileri alanından şablonda yer almasını istediğiniz araçları seçim yapınız. Tarife bilgileri alanı
altından miktarını, süresini, yıllık kilometre limitini, kilometre aşım ücretini ve diğer detayları
35
AKINSOFT®
RentAgent
belirtiniz. Orta kısımda yer alan kaydet butonuna basıp kaydı tamamladıktan sonra şablona yeni
bir araç eklemek için yine orta kısımda yer alan ekle butonuna basabilirsiniz. Oluşturduğunuz
şablonu Microsoft veya Open Office Word tabanlı rapor olarak kaydetmek için üst kısımda yer
alan belgeler butonuna basınız ve yeni butonuna basarak oluşturmak istediğiniz raporu seçim
yapınız. Belgenin nasıl oluşturulacağını açılan ekranda yer alan soru işaretine tıklayarak
öğrenebilirsiniz.
7.2.
Teklif Kaydı
Müşterilerinize teklif formu oluşturarak teklif verebilir, takibini sağlayabilirsiniz. Yeni bir teklif
oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basabilir, oluşturduğunuz teklifi kaydetmek
için yine alt kısımda yer alan kaydet butonuna basabilirsiniz.
Teklif Edilen
Teklif
Şablondan Ekle
Seçili Aracı Tekliften
Çıkart
Dosyalar
Belgeler
Yazdır
7.3.
Teklifin verileceği firmayı seçim yapabileceğiniz alandır. Kayıtlı
müşterilerinizden seçim yapabilirsiniz.
Teklife ait detayların yer aldığı kısımdır. Teklif durumunu da bu
alandan takip edebilirsiniz.
Oluşturduğunuz teklif şablonlarından ekleme yapabileceğiniz alandır.
Açılan ekranda eklemek istediğiniz şablonları filtrele butonuyla
filtreleme yaptıktan sonra CTRL tuşu yardımıyla seçim yapabilirsiniz ve
seçilenleri ekle butonuna basarak teklife ekleyebilirsiniz.
Yanlış eklediğiniz bir aracı tekliften çıkartmak için seçim yaptıktan
sonra bu buton yardımıyla tekliften çıkartabilirsiniz.
Teklife ait dosya ekleyebileceğiniz alandır. Teklifin yazdırılmış ve imzalı
halini bu alandan teklife iliştirebilirsiniz.
Oluşturduğunuz teklifi Microsoft veya Open Office Word tabanlı rapor
olarak kaydetmek için üst kısımda yer alan belgeler butonuna basınız
ve yeni butonuna basarak oluşturmak istediğiniz raporu seçim yapınız.
Belgenin nasıl oluşturulacağını açılan ekranda yer alan soru işaretine
tıklayarak öğrenebilirsiniz.
Teklif çıktısı alabileceğiniz alandır. Program içerisinde default bir teklif
formu gelmektedir. Dilerseniz bu form üzerinde düzenlemeler yaparak
kendi teklif formunuza uyarlayabilirsiniz.
Teklif Raporu
Verdiğiniz tüm tekliflerin listesini alabileceğiniz alandır. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak
belirlediğiniz kritere uygun tekliflerin raporlanmasını sağlayabilirsiniz. Filtreleme yapmak için alt
kısımda yer alan filtrele butonuna basınız.
36
AKINSOFT®
RentAgent
8. KASA
8.1.
Kasa Hareket Girişi
Direkt olarak kasanızı etkileyen nakit işlemleri bu alandan yapabilirsiniz. Kasa hareket girişi tek
yönlü çalışmaktadır. Sadece kasayı etkileyen giriş veya çıkış işlemlerini bu alandan yapmanız
doğru olacaktır. Bilgileri doldurduktan sonra alt tarafta yer alan kaydet butonuna basınız.
(Örneğin kırtasiye malzemesi alımı gibi.)
İşlem-Vade Tarihi
Özel Kodu – Evrak No –
Açıklama
Grup – Ara Grup
İşlem Tutarı
8.2.
İşlemin yapıldığı ve eğer varsa işlem vadesini belirtebilirsiniz.
İşleme ait bir özel kod bilgisi girerek raporlamalarda bu özel
koddan faydalanabilirsiniz. İşlemin evrak numarasını ve işlemle
ilgili açıklayıcı bir bilgiyi ilgili alanlara yazabilirsiniz.
Kasa grubunu ve ara grubunu seçim yapabileceğiniz alandır.
Raporlamalarda bu gruplardan faydalanmanız için gereklidir.
Grup kaydı oluşturmak için grup seçiminin yan tarafında yer alan
gruplar butonuna basabilirsiniz. Aynı ekran üzerinden
oluşturduğunuz gruba bağlı ara grup kaydı da oluşturabilirsiniz.
Kasanızdan giren veya kasanızdan çıkan tutarları
belirtebileceğiniz alandır. Para birimi seçimi yaptıktan sonra
gider veya gelir tutarınız yazınız. Girmiş olduğunuz kura karşılık
gelen gelir veya gider tutarını seçim yaptığınız para birimi
bazında alt kısımda görüntüleyebilirsiniz.
Günlük – Genel Kasa Hasılat Raporu
Kasanızın içerisinde bulunduğunuz gün içerisinde toplamda bulunması gereken nakit tutarını
görüntüleyebileceğiniz alandır. Eğer genel bir rapor almak isterseniz genel kasa raporunu
37
AKINSOFT®
RentAgent
kullanabilirsiniz. Hangi işlemden ne kadar gider veya gelir elde ettiğinizi renklerle
görüntüleyebilirsiniz. Renk açıklamaları ekran üzerinde belirtilmektedir. Alt kısımda yer alan
hesapla butonuna basarak toplam rakamların hesaplanmasını sağlayabilirsiniz. Raporun çıktısını
almak için ise yazdır butonuna basmanız gerekmektedir.
9. BANKA
9.1.
Banka Kaydı
Banka hesabından yapılan tüm işlemleri kaydetmek için banka kaydı oluşturmanız
gerekmektedir. Yeni bir banka kaydı oluşturmak için alt kısımda yer alan ekle butonuna basınız.
Oluşturduğunuz banka kaydını tamamlamak için yine alt kısımda yer alan kaydet butonuna
basabilirsiniz.
Genel Bilgiler
Alt Hesaplar
Pos
Bankanın adını, şubesini, iletişim bilgilerini kaydedebileceğiniz
alandır.
Oluşturduğunuz bankaya ait alt hesap girmek için bu alandan
faydalanabilirsiniz. Alt hesap kaydı oluşturmadığınız müddetçe
bankaya ait herhangi bir işlem gerçekleştirememektesiniz. Alt
hesabın tanımını, hesap numarasını, IBAN numarasını, hesap tipini
ve açılış tarihini belirtiniz. Eğer kapanmış bir hesap ise kapanış
tarihini de belirtmeniz gerekecektir. Bu bankaya ait pos cihazınız
var ise pos kullan, kredi kartınız var ise kredi kartı kullan
seçeneklerini işaretleyiniz. Aynı bankaya yeni bir alt hesap
tanımlamak için orta alanda yer alan ekle butonuna basabilirsiniz.
Oluşturduğunuz bankaya ait pos cihazlarını kaydedebileceğiniz
38
AKINSOFT®
Kredi Kartı
9.2.
RentAgent
alandır. Pos tanımını, bu posla kaç taksit yapabileceğinizi, taksit
miktarının provizyon oranını ve vade gününü (paranın hesabınıza
ayın hangi günü yatacağını) belirterek kaydediniz. Posa ait yeni bir
taksit girmek için orta kısımda yer alan ekle butonuna
basabilirsiniz. Oluşturduğunuz poslar tahsilatlarda işlem türünü
pos seçmeniz durumunda karşınıza gelecektir.
Bankaya ait kredi kartınız varsa bu alandan tanımlayabilirsiniz.
Kart tanımını, numarasını, her ayın kaçıncı günü hesap kesimi
olduğunu ve her ayın kaçıncı günü son ödemesi olduğunu
belirtiniz. Yeni bir kredi kartı tanımlamak için orta kısımda yer alan
ekle butonuna basabilirsiniz.
Banka Hareket Girişi
Bankanızdan yaptığınız direkt giriş veya çıkış işlemlerini bu alandan kaydedebilirsiniz. Bu
alandan yaptığınız işlemler cariye işlememekte yalnızca banka hareketine işlemektedir. Hareket
girişi yapmak için öncelikle banka seçimi yapınız. Bunun için bul butonundan faydalanabilirsiniz.
Harekete ait bir özel kod bilgisi ve evrak numarasını girdikten sonra borç veya alacak tutarını
yazınız. İşlem türünü ilgili butondan faydalanarak seçim yapabilirsiniz. Hareketin vadesini, işlem
tarihini ve saatini, girmek istiyorsanız açıklamasını belirterek kaydet butonuna basabilirsiniz.
39
AKINSOFT®
9.3.
RentAgent
Banka Kasa Transferi
Bankanızdan kasanıza veya kasanızdan bankanıza para transferlerini kaydedebileceğiniz alandır.
İşlem Tarihi
Bankadan Giren
Bankaya Çıkan
Evrak No – Özel Kodu
Grubu – Ara Grubu
Açıklama
Banka Seçimi
9.4.
Transfer işlemini gerçekleştirdiğiniz tarihi yazınız.
Transfer tutarı eğer bankanızdan kasanıza yapılıyorsa işlem tutarını
bu alana yazmanız gerekmektedir.
Transfer tutarı eğer kasanızdan bankanıza yapılıyorsa işlem tutarını
bu alana yazmanız gerekmektedir.
Transfer işleminin evrak numarasını ve özel kodunu yazabileceğiniz
alanlardır. Raporlamalar esnasında bu numaralardan
faydalanabilirsiniz.
Transfer işleminin yapıldığı kasanın grubunu ve ara grubunu seçim
yapabileceğiniz alandır.
Transfer açıklaması yazarak ileriki süreçlerde bu açıklamalardan
faydalanabilirsiniz.
Transfer işlemine taraf olan bankayı seçim yapabileceğiniz alandır.
Banka Transferi
Bankalarınız arası para transfer işlemi için kullanabileceğiniz alandır. Transfer işlemi için gerekli
bilgileri doldurduktan sonra alt kısımda yer alan transferi uygula butonuna basınız.
İşlem Tarihi
İşlem Türü
Transfer işleminin tarihini belirtebileceğiniz alandır.
Transfer işlemi direkt olarak hesaplarınız arasında gerçekleşiyorsa
işlem türünü dekont, fiziksel bir para çekme-yatırma işlemi söz
40
AKINSOFT®
Kaynak Banka
Hedef Banka
Kaynak Tutar
İşlem Ücreti
Açıklama
Özel Kodu
9.5.
RentAgent
konusu ise nakit seçimini yapabilirsiniz.
Para çıkışının yapıldığı bankayı seçim yapınız.
Para girişinin yapıldığı bankayı seçim yapınız.
Transfer işlem tutarını yazabileceğiniz alandır.
Transfer işlemi için işlem ücret kesintisi söz konusu ise ilgili tutarı
yazabileceğiniz alandır.
Transfer açıklamasını yazabileceğiniz alandır.
Özel kodunu program otomatik olarak banka transferi şeklinde
belirtmektedir. Dilerseniz bu alanı manuel olarak değiştirebilirsiniz.
Raporlamalarda bu bilgiden faydalanabilirsiniz.
Pos Hesap Tablosu
Oluşturmuş olduğunuz pos işlemleri için işlem tutarından provizyon kesintisi düştükten sonra
kalan tutarı görüntüleyebileceğiniz alandır. Bu ekranda banka kaydında pos tanımlarını
oluştururken belirttiğiniz provizyon tutarları baz alınarak hesaplama yapılmaktadır. Bu ekranın
işlevsel olarak bir etkisi bulunmayıp bilgilendirme amaçlı kullanılmaktadır.
9.6.
Raporlamalar
Aşağıda belirtilen raporların tamamı kayıt girişlerinden sonra oluşmaktadır. Raporlama
yaparken dilerseniz filtreleme kriterlerinden faydalanarak belirlediğiniz kriter dahilindeki
hareketlerin raporlanmasını sağlayabilirsiniz. Filtreleme işleminden sonra raporlara sağ
tıklayarak Excel’e, Open Officeye, HTML’ye veya XML’e aktarabilirsiniz.
Banka Hareket Raporu
Banka Likit Akışı
Banka Bakiyeler Listesi
Pos ve Provizyon Raporu
Bankaya yapılan tüm işlemleri hareket bazlı raporlayabileceğiniz
alandır. Tüm işlemler ayrı ayrı hareket olarak yansımaktadır.
Dilerseniz hareketi çift tıklayarak açabilir, düzenleme yapabilirsiniz.
Bankanızda bulunması gereken nakit miktarını
görüntüleyebileceğiniz alandır. İşlem ücretleri, provizyon kesintisi
gibi kesintiler sonrasında net nakit miktarını raporlayabilirsiniz.
Bankanızda hareket detayı olmaksızın toplamdaki nakit miktarını
görüntüleyebileceğiniz alandır. Tutarlar borç-alacak-bakiye şeklinde
listelenmektedir.
Pos kullanımından oluşan provizyon kesintilerinin raporlanabileceği
alandır.
41
AKINSOFT®
RentAgent
10. AJANDA
10.1. Ajanda kayıt alanından büronuza gelen önemli görüşmeleri kaydedebilirsiniz. Tarih ve
saat belirtebilir, görüşme talebinin kime geldiğini belirtebilir, yapılacak işlem alanından
bu kişi ile ilgili durumları belirtebilirsiniz. Kişi ile ilgili ruh hali belirtmek isterseniz
arayan/gelen alanından ilgili seçeneği işaretleyebilirsiniz.
10.2. Organizer
Günlük olarak yapılacak işlerinizi takip edebileceğiniz alandır. Tüm randevu, görüşme,
hatırlatma vb. işlerinizi bu alana kaydederek çizelge üzerinden takibat gerçekleştirebilirsiniz.
Dilerseniz alarmı aktif ederek belirttiğiniz saat öncesinde programın size uyarı vermesini
sağlayabilirsiniz. Randevu girmek istediğiniz saatin üzerini çift tıklayarak açılan randevu kayıt
ekranına randevu bilgilerinizi belirtebilirsiniz.
42
AKINSOFT®
RentAgent
11. YETKİLİ
11.1. Log Kayıtları
Program içerisinde yaptığınız kayıt ekleme, düzenleme ve silme işlemlerinin dökümünü
alabileceğiniz alandır. Dilerseniz işlemi yapan personeli, işlem türünü ve tablosunu seçerek
döküm alabilirsiniz. Bu sayede işletme yetkilisinin bulunmadığı tarih ve saatlerde ne tür
işlemlerin gerçekleştirildiğinin takibini yapabilirsiniz. Programın tutmasını istediğiniz loğları
genel ayarlardan belirlemeniz gerekmektedir.
11.2. Şube Kayıt
İşletmenize ait program kullanıcı şubeleri kaydedebileceğiniz alandır. Oluşturacağınız şubeye ait
gerekli bilgileri ilgili alanlara yazmanız yeterlidir. Turassist Şube Key alanına eğer oluşturduğunuz
şubeye ait bilgileri Turassist sistemine göndermek istiyorsanız, ilgili firma tarafından size verilen
şube keyini girmeniz gerekmektedir. Turassist entegrasyonu konusunda bilgiye internet web
sunucusu alanından erişebilirsiniz.
43
AKINSOFT®
RentAgent
11.3. Genel Ayarlar
Programla ilgili bir takım standart ayarlamaları yaparak kullanım esnasında bu ayarların
otomatik kullanılarak işlemlerin hızlı bir şekilde yürümesini sağlayabilirsiniz.
Program Ayarları /
Genel Bilgiler
Program Ayarları /
Arayan Numarayı
Tanıma (Caller ID)
Program Ayarları /
Firma Logo
Kiralama Ayarları
Parasal Ayarlar
Firmanıza ait bilgileri girdiniz alandır. Programın ilk açılışında aynı
ekran karşınıza gelmektedir. Ancak düzenleme yapmak için bu alandan
faydalanabilirsiniz.
Eğer Caller ID cihazı kullanıyorsanız program içerisindeki ayarı bu
alandan yapmanız gerekmektedir. Ancak bu özelliği kullanmak için
bilgisayarınızda AKINSOFT Caller ID server programının kurulu olması
gerekmektedir. Gerekli bağlantı ayarları bu program üzerinden
sağlanacaktır.
Firmanıza ait logo ekleyebileceğiniz alandır. Eklediğiniz logo dilerseniz
rapor çıktılarında yer alacaktır.
Kiralamada transfer hareketi için otomatik araç işlem hareketi oluştur
seçeneğini işaretleyerek kiralama işlemlerinde eğer transfer kaydı
oluşturulmuşsa bunun da ayrı bir araç işlem hareketi olarak kayıtlara
işlenmesini sağlamış olursunuz. Rezervasyoncu kaydedilsin seçeneğini
işaretleyerek rezervasyonu yaptıran kişiyi manuel olarak yazmanız
durumunda cari kartının oluşmasını sağlamış olursunuz. Varsayılan
KDV oranını ve KDV durumunu da bu ekran üzerinden
düzenleyebilirsiniz. Eğer kiralamalarınızın belli bir saat altında olmasını
istiyorsanız ekranda yer alan kutucuğa dikkate alınacak saati
belirtmeniz gerekmektedir. Transfer kayıtlarını oluştururken sadece
belli bir araç grubunun listelenmesini istiyorsanız ilgili grubu seçim
yapabilirsiniz. Araçlar için kaydetmiş olduğunuz işlem kayıtlarının
cariye işlemesini istiyorsanız araç işlem kayıtlarını cari harekete işle
seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Kiraladığınız araçların
gecikmeli teslimatlarında opsiyon süre kullanmak istiyorsanız araç
tesliminde gecikme opsiyonu kullan seçeneğini işaretleyiniz. Kiralanan
araçlarda eğer erken teslimat söz konusu olur ise programın gün farkı
tutarını eksi hareket olarak yansıtmaması için kiralamada erken
teslimat durumunda ücreti eksi değere düşürme seçeneğini
işaretleyiniz. Kiralamalarda geç teslimat yapılması durumunda gecikme
bedelinin günlük olarak hesaplanmasını istiyorsanız ilgili seçeneği
işaretlemeniz gerekmektedir. Kiralamadan dönen teslimatlarda trafik
ceza sorgulamalarının zorunlu olmasını istiyorsanız ilgili seçeneği
işaretlemeniz gerekmektedir. Bu sayede programın kontrol yapmadan
araç teslim alınmasına izin vermeyecektir. Saatlik ve günlük
kiralamalarda opsiyon teslimat sürelerini ilgili kutucuklara
belirtebilirsiniz. Varsayılan araç tip ve marka tanımlarını yükle
butonuna basarak program veritabanına yüklü gelen marka ve model
tanımlarının programınıza aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Bu sayede
araç kayıtlarınızı hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Programa default olarak TL para birimi yüklü gelmektedir. Ancak farklı
44
AKINSOFT®
Yedekleme
Uyarılar
Sayaç Tanımları
Log (İşlem Defteri)
Web Ayarları
RentAgent
bir para birimi kullanıyorsanız gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz.
Firmanızda dövizli kiralamalar yapılıyor ise döviz sistemi kullan
seçeneğini işaretleyiniz. Bu seçeneği aktif ettikten sonra program
içerisinde döviz alanı aktif hale gelecektir.
Programın otomatik yedekleme yapması için yedek ayarlarını
yapabileceğiniz alandır. Otomatik yedekle seçeneğini işaretledikten
sonra yedek dizinini ve yedekleme sıklığını belirtiniz. Yedekleme
ayarlarını kaydet butonuna basarak ayarların kaydolmasını sağlayınız.
Programın bazı önemli tarihler için program açılışında uyarı vermesini
sağlayabilir, bu sayede araç bakım/takip işlemlerinizi kolaylıkla
yürütebilirsiniz.
Ekranda listelenen ve seçim yaptığınız form için sayaç tanımı
oluşturarak kayıtların belirtilen numaralarının başına ve sonuna
eklenecek karakterleri belirleyebilir, kaç karakter olacağını seçim
yapabilirsiniz. Senet numarası alanına sayacın en son kaldığı hareket
numarasını belirtebilirsiniz.
Log tutma alanında hangi verilerin loğlarının tutulmasını istiyorsanız
ilgili seçeneği işaretlemeniz gerekmektedir.
RentAgent programının internet / intranet üzerinden erişim için web
sunucusu desteği verir. Bununla alakalı ayarlamaları yapabileceğiniz
alandır. Online rezervasyonlar için ödemenin gerekip gerekmediğini
ilgili alandan seçim yapabilirsiniz. Program içerisinden e-posta
gönderimi yapabilmek için e-posta sunucu ayarları alanından
faydalanabilirsiniz. İnternet yayınına izin verilen tüm tarifeleri web
sitesinde göster seçeneğini işaretleyerek ücret tarife kayıtlarında
internette yayınla işaretli olan tüm tarifeler hiçbir sınırlama olmadan
web sitenizde gösterilir. Sorgulama internet adresleri alanından ise
11.4. Benim Menüm Düzenle
Program içerisinde aktif olarak kullandığınız alanları kendinize özgü bir menü altında
toplayabilirsiniz. Bunun için menü adını seçtikten sonra ekranda hangi pozisyonda durmasını
istiyorsanız belirtiniz. Değişiklikleri kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Bu
ayarlar sonrasında benim menüm alanı aktif olacaktır ve eklemiş olduğunuz alanları bu menü
altında görüntüleyerek hızlı bir şekilde işlem yapabileceksiniz.
45
AKINSOFT®
RentAgent
11.5. Döviz Tanımları
Programda döviz sistemi kullanıyorsanız genel ayarlardan döviz sistemini aktif ettikten sonra
döviz birim tanımlarını bu alandan oluşturmanız gerekmektedir. Kullanacağınız para birimini ve
simgesini yazarak kaydet butonuna basınız. Hassasiyet ve oran alanlarına kullanmak istediğiniz
hassasiyet ve oran değerlerini giriniz. Bu değerleri ne kadar yüksek tutarsanız döviz rakamının
virgülden sonraki hassasiyet değeri de o kadar artacaktır. Döviz tanımlarını oluşturduktan sonra
günlük kur girişi alanından manuel olarak kur girişi gerçekleştirebilirsiniz. Kurları Merkez
Bankasından otomatik aktarmak için ise Kur Download alanından faydalanmanız gerekmektedir.
Eğer programın açılışında otomatik olarak kur download etmesini istiyorsanız kur download
ekranında yer alan otomatik olarak kur downloadı kullan seçeneğini işaretlemeniz
gerekmektedir.
46
AKINSOFT®
RentAgent
11.6. Personel Kayıt
Programı kullanacak olan personellerinizi kaydedebileceğiniz alandır. Personelinize ait bilgileri
doldurduktan sonra alt kısımda yer alan kaydet butonuna basınız. Oluşturduğunuz personeli
pasife almak için hesap pasif seçeneğini işaretleyiniz. Bu seçeneği işaretlemeniz durumunda
personeliniz kullanıcı adı ve parolasıyla oturum açamayacaktır. Personel kaydını tamamladıktan
sonra yetki vermek için yine yetkili modülü altında yer alan personel yetkileri butonuna basınız.
Yetki vermek istediğiniz personeli ve şubeyi seçim yaptıktan sonra alt kısımdaki modüllerden
yetkisini vereceklerinizi işaretleyiniz. Dilerseniz hızlı yetkilendirme butonuna basarak
personelinize hızlı bir şekilde tüm yetkileri verebilir veya kayıt silme, kayıt görme, kayıt
düzenleme gibi yetkilerini kaldırabilirsiniz. Alt kısımda yer alan yetkileri kaydet butonuna
basarak yetkilendirme işlemini tamamlayabilirsiniz. Ajanda yetkileri sekmesinden seçili
personelinizin hangi personellerin ajandasını görmesini istiyorsanız bu personelleri
ekleyebilirsiniz. Bunun için personel ekle butonuna basmanız gerekmektedir. Örneğin Ahmet
isimli personelinize yetkilendirme yaparken bu alandan Ayşe isimli personelinizi seçerseniz
program Ahmet personelinin Ayşe personelinin kayıtlarını görmesini sağlamış olacaktır. İndirim
yetkileri sekmesinden ise personellerinize daha önce tanımladığınız indirimlerden yetkilendirme
yaparak hangi indirimleri kullanacaklarını belirleyebilirsiniz. Daha önce kiralama menüsünden
oluşturduğunuz indirim tanımları ekrana yansıyacaktır. Personelinize aktarmak istediklerinizi
seçerek ekle butonuna basabilirsiniz. Personeliniz araç kiralama işlemlerinde belirtilen indirim
dışında kalan indirimleri kullanamayacaktır. Maksimum indirim limiti alanına değer belirtmeniz
durumunda ise personeliniz belirttiğiniz indirim oranı üzerinde indirim yapamayacaktır.
47
AKINSOFT®
RentAgent
11.7. Yedekleme – Geri Yükleme
Program içerisinde manuel yedekleme ve geri yükleme işlemleri için bu alandan
faydalanabilirsiniz. Kaynak dizin alanında programın database dosyası otomatik olarak seçili
gelecektir. Eğer dizinin yanlış olduğunu düşünüyorsanız doğru dizini belirtmeniz gerekmektedir.
Örnekteki gibi kaynak alanında programın kurulu olduğu dizindeki Database_FB yolu yer
almalıdır. Hedef dizin alanına ise yedek dosyasının hangi dizine alınmasını istiyorsanız seçim
yapabilirsiniz. Yedekle butonuna basarak yedek işlemini başlatınız. Daha önce yedek alınan bir
dosyayı sisteminize geri yüklemek için ise geri yükleme alanına geliniz. Programın daha önce
otomatik aldığı yedekler listelenecektir. Geri yüklemek istediğinizi seçim yaparak geri yükle
butonuna basınız. Eğer geri yüklemek istediğiniz dosya geri yükleme alanında görünmüyorsa
manuel geri yükleme işlemi yapmanız gerekmektedir. Bunun için manuel geri yükleme
sekmesine gelerek geri yüklemek istediğiniz dosyayı seçiniz ve geri yükle butonuna basınız.
11.8. Excelden Veri Transferi
Excelde kayıt olan cari veya araçlarınızı RentAgent programına aktarabilirsiniz. Excel dosya
yolunu seçtikten sonra aktarılacak işlemi ve Excel sütunlarını seçiniz. Aktarım için aktar kısmının
da işaretli olması gerekmektedir. Gerekli ayarlamalardan sonra bilgileri aktar butonuna basarak
aktarım işlemini tamamlayabilirsiniz.
11.9. Özel Ayarlar
Program içerisinde özel ayarlar yaparak kullanım esnasında kendinize özgü bir takım kullanım
ayarlarını düzenleyebilirsiniz.
Mesaj Tipi
Mesaj tipini sistem mesajı seçerseniz program akışı durur ve
programın uyarı mesajları karşınıza gelir.
Form Başlığı
Form başlıkları için renk düzenlemesi yapabileceğiniz kısımdır.
Program İlk Açıldığında
Programı çalıştırdığınızda karşınıza açmasını istediğiniz özel bir
menü varsa seçim yapabilirsiniz.
Kimlik Okuma Cihazı
Müşteri kaydı esnasında kimlik okuma cihazı kullanarak hızlı bir
Kullan
şekilde müşteri kaydı oluşturmak için işaretleyebileceğiniz
seçenektir. Bu özelliği kullanabilmek için AKINSOFT Kimlik Tarama
programını kurmanız gerekmektedir. Programın kurulu olduğu
48
AKINSOFT®
Program Arayüz Dili
RentAgent
dizini de bu ekrandan seçim yapmanız gerekmektedir.
Program arayüz dilini değiştirebileceğiniz alandır.
11.10. İnternet Web Sunucusu
RentAgent Web Rezervasyon Entegrasyonu modülü araç kiralamak isteyen müşterilerin;
istedikleri model araçların, istedikleri tarih aralıklarında fiyatlarını internet üzerinden
görmelerini ve rezervasyon yapmalarını sağlamaktadır.
Web sunucusu yönetim ekranı sayesinde web sitenizle RentAgent programının bağlantısıyla
alakalı ayarlamaları yapabilirsiniz. Web test alanına girdiğinizde işlem alanından yapabileceğiniz
entegrasyon işlemlerini görüntüleyebilir, getir butonuna basarak örnek html kodlarına
erişebilirsiniz. Tarayıcıda göster butonuna basarak ise tarayıcıda nasıl görüneceğini kontrol
edebilirsiniz. Şablonlar alanından şablon üzerinde düzenleme yapabilirsiniz ve düzenlediğiniz
forma göre görünmesini sağlamış olursunuz. Sistemin aktif olması için servisin sürekli çalışması
gerekmektedir. Eğer bir web sitesine sahip değilseniz AKINSOFT CMS İçerik Yönetim Sistemi
programını kurarak web sisteminizi bunun üzerinden sağlayabilirsiniz.
49