ARI Teknokent Salonlarının Kullanım

ARI TEKNOKENT TOPLANTI VE KONFERANS SALONLARI
GENEL BİLGİ VE KULLANIM KOŞULLARI
1- ARI Teknokent Salonlarının Kullanım Amacı
ARI Teknokent binalarında bulunan Toplantı ve Konferans Salonlarının varlığının temel amacı İTÜ ARI
Teknokent Teknoloji Geliştirme Bölgesi’nde faaliyet gösteren girişimci firmaların toplantı, seminer,
konferans, workshop gibi konularda kurum içi ihtiyaçlarının giderilmesidir. ARI Teknokent Girişimci
Firması olan her kurum, tüm salonlarla ilgili aynı hak ve sorumluluklara sahiptir.
ARI Teknokent Girişimci Firmalarının ortak kullanımına sunulan Salonlar, www.ariteknokent.com.tr
adresinden başvurarak rezerve edilebilmektedir. ARI Teknokent Girişimci Firmalarına yönelik ‘hizmet’
anlayışı nedeniyle Salonlar ARI Teknokent Girişimci Firmaları için bedelsizdir.
Bölge dışından Salonların kullanımına ilişkin taleplerle ilgili olarak ARI Teknokent Yönetimi öncelikle
etkinlik konusunun uygunluğunu değerlendirmekte, uygun bulunması durumunda bedeli karşılığında
Salonları kullanıma açabilmektedir. Ancak her zaman öncelikli kullanımın ARI Teknokent Girişimci
Firmalarında kalabilmesi amaçlanmaktadır; bu nedenle Salonların yoğun bir seminer/konferans ticari
etkinliğine ev sahipliği yapması tercih edilmemektedir.
Özetle ARI Teknokent Salonlarının varlığının amacı ticari gelir elde etmek değil, ARI Teknokent
Şirketlerinin bu hususlardaki ihtiyaçlarını karşılamaktır. Dolayısıyla ARI Teknokent Yönetimi’nin
onayladığı ‘bölge dışı’ kurum ve kuruluşların etkinlikleri kapsamında, ARI Teknokent’ten
kongre/konferans işletmeciliği kural, hizmet ve anlayışı beklenmemelidir.
ARI Teknokent Girişimci Firması bile olsa, Salon rezervasyonlarında çok önemli ve etik olan şu
hususlara dikkat etmelidir:
 Ücret karşılığı organize edilen eğitim, seminer, vb etkinlikler ARI Teknokent Girişimci Firmaları
tarafından gerçekleştirilse bile, ücrete tabidir.
 Ücretlendirme ‘bölge dışı’ kurum ve kuruluşlara uygulanan tarife ile aynıdır. Salon ve saate göre
değişen bedeller ARI Teknokent web sitesi Salon Rezervasyon linkinden incelenebilir.
 Söz konusu durumda rezervasyon formu doldurulurken "ARI Teknokent Firması" seçeneği
tıklanmadan yapılmalıdır.
1 2- Toplantı ve Konferans Salonu Özellikleri:
ARI 1 Binası Salonları
Konferans Salonu
Koltuk Sayısı : 50
Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında bulunan Konferans salonu, 50 kişi
sıralı koltuk kapasiteli, sunum masası projeksiyon cihazı ve
internet bağlantısı bulunan, büyük toplantılar için elverişli bir
salondur.
Toplantı Salonu 1
Koltuk Sayısı : 12
Salon Bilgisi : ARI -1 Binasında, kare masa düzeninde oturmalı
ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur. Söz konusu
salonda internet bağlantısı ve projeksiyon cihazı mevcuttur.
Toplantı Salonu 3
Koltuk Sayısı : 10
Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında, kare masa düzeninde oturmalı ufak
toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur. Söz konusu salonda
internet bağlantısı mevcut olup, ihtiyaç doğrultusunda projeksiyon
cihazı verilmektedir.
Toplantı Salonu 2
Koltuk Sayısı : 8
Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında, yuvarlak masa düzeninde oturmalı
ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur.Söz konusu
salonda internet bağlantısı mevcut olup, ihtiyaç doğrultusunda
projeksiyon cihazı verilmektedir.
2 Fuaye Alanı
ARI 2 Binası Salonları
Dr. Akın Çakmakcı Konferans Salonu
Koltuk Sayısı : 90
Salon Bilgisi : ARI-2 Binasında bulunan salon, 90 kişi sıralı
koltuk kapasiteli, projeksiyon, internet bağlantısı ve mikrofonik
ses düzeni bulunmaktadır.
Toplantı Salonu 1
Koltuk Sayısı : 30
Salon Bilgisi : ARI-2 Binasındaki salonumuzda projeksiyon ve
internet bağlantısı mevcut olup, U şeklinde masa ve çevresinde
30 kişi kapasiteli sandalyeleri mevcuttur.
Toplantı Salonu 2
Koltuk Sayısı : 15
Salon Bilgisi : Arı-2 Binasında bulunan salonumuzda, 15
sandalye ve masa düzeni bulunmakta olup, internet bağlantısı
ve projeksiyon cihazı mevcuttur.
3 B Blok 1.Kat Toplantı Salonu
Koltuk Sayısı : 10
Salon Bilgisi : ARI-2 Binasında, B blok 1 katta bulunan kare masa düzeninde oturmalı ufak toplantılar
için elverişli bir toplantı salonudur.
Fuaye Alanı
 Salonlarda ihtiyacınız olacak teknik ekipman hizmetleri ile ilgili olarak lütfen bina yönetimleri ile
irtibata geçiniz. Ekipman sayıları sınırlıdır. ARI Teknokent bu hizmeti sayılı teknik ekipmanlar
çerçevesinde sağlamakla yükümlüdür.
 Daha Fazla görsel ve salon bedelleri için www.ariteknokent.com.tr adresinden ‘Salon Rezervasyon’
linkine tıklayınız. Ek olarak ‘Galeri’ linkinden 360 derece sanal tur ile Salonları inceleyebilirsiniz.
3- Rezervasyon ve Kullanım Koşulları:
Rezervasyon İçin
www.ariteknokent.com.tr adresindeki ‘Salon Rezervasyon’ linkinden tercih edilen Salonun takvimine
bakarak doluluk durumunu inceleyebilir; size uygun tarihe rezervasyon başvurunuzu yapabilirsiniz.
Başvurunuzu takiben sistem tarafından başvurunun yapıldığına dair otomatik bir e-posta
gönderilmekte; ardından ilgili ARI Teknokent Yönetimi’nin başvuru onaylaması veya reddetmesi
üzerine yine sistem tarafından e-posta ulaştırılmaktadır.
Rezervasyon kaydınızı oluştururken lütfen "konu" başlığının yanına toplantınızın konu ve amacını
yazmayı unutmayınız. Detaylı açıklaması verilmeyen başvurular kabul edilememektedir.
ARI Teknokent ücretli veya ücretsiz tüm etkinliklerin konularının bölge mevzuatına uyması
gerekliliğinden dolayı, konu bazında uygun bulmama ve rezervasyon talebini reddetme hakkını saklı
tutar.
Bedelli Kullanım İçin: Eğer ARI Teknokent Girişimci Firması değilseniz veya öyle olsanız bile ticari
faaliyetiniz nedeniyle Salonları bedeli ile kullanacaksanız, sistem üzerinden Rezervasyon başvurunuzu
takiben etkinlik amacınızı açıklayan ‘resmi dilekçe’ ile kullanım talebinizi ARI Teknokent yönetimine
([email protected]) iletmeniz gerekmektedir. Dilekçenizin onaylanmasını takiben Salon
bedelini ödemeniz beklenmektedir; başvuru onayınız dilekçe onay ve ödeme sonrasında e-posta ile
sistem tarafından size iletilecektir.
4 Salon Kullanım Süreleri
ARI Teknokent Salonları’nın kullanımı üzerinde tüm ARI Teknokent Girişimci Firmalarının aynı haklara
sahip olmaları nedeniyle, uzun zaman önceden rezerve edilse bile, Salonların bir firmaya çok uzun
süreli olarak tahsis edilmesi mümkün değildir. Girişimci firmalarımızın mağdur olmaması amacıyla
Salon tahsis sürelerine sınırlandırma getirilmiştir:
-ARI Teknokent Konferans Salonları ardı ardına 2 günden fazla aynı kurum ve/veya kişiye rezerve
edilmemektedir.
-ARI Teknokent Toplantı Salonları “tam gün” olarak aynı kurum ve kişiye rezerve edilmemektedir.
Eşzamanlı ve Çoklu Salon Kullanımı
ARI Teknokent Salonları’nın kullanımı üzerinde tüm ARI Teknokent Girişimci Firmalarının aynı haklara
sahip olmaları nedeniyle ve doğal olarak yoğun talep/ihtiyaç kapsamında, salonların olabildiğince her
girişimci firmaya hizmet verebilmesi hedeflenmektedir. Bu amaç çerçevesinde, bir girişimci firma aynı
gün ve saatte birden fazla toplantı salonunu kullanamaz.
Zaten kısıtlı sayıdaki toplantı salonlarının birkaç tanesinin hatta hepsinin tek bir firmaya tahsisi, bölge
içinde faaliyet gösteren ve eşit kullanım hakkı olan diğer firmaların haklarının korunması amacıyla
engellenmektedir.
Birden fazla salon kullanmakla ilgili kurala istisna olacak tek koşul, ihtiyaç duyulan 2., 3. ve/veya 4.
salonların kullanım gününden bir gün önce saat 16:00 itibariyle halen başka bir girişimci firma
tarafından rezerve edilmemiş olması olacaktır.
Bu durumda girişimci firmalar haftalar veya günler öncesinden aynı gün ve saate sadece 1 (bir) salon
rezerve edebilmekte; aynı gün ve saate rezerve etmek isteyecekleri ek salonlar için ilgili günden bir
gün önce saat 16:00 itibarıyla salonun halen müsait olması koşuluyla ek salon rezerve
edebilmektedirler.
Unutulmamalıdır ki ARI Teknokent’teki salonlar, girişimci firmaların günlük ve güncel ihtiyaçlarının da
giderilmesi amacıyla hizmete açılmıştır. Haftalar öncesinden eşzamanlı çoklu blokajlar, salon
rezervasyon sisteminde kullanım sistemini zedelemekte, suiistimale ve firmalar arası anlaşmazlığa
neden olmaktadır.
Bedelli Salon Kullanım ve Ödeme Koşulları:
Daha önce de belirtildiği üzere ARI Teknokent Salonları ‘bölge dışı’ kurum/kuruluşlar tarafından veya
ticari faaliyet gerçekleştirecek olan ARI Teknokent Girişimci Firmaları tarafından bedelli olarak
kullanılabilmektedir. Her iki koşulda da etkinliği gerçekleştirmek isteyen kurumların etkinlik amacını
açıklayan
‘resmi
dilekçe’
ile
kullanım
taleplerini
ARI
Teknokent
Yönetimine
([email protected]) iletmeleri gerekmektedir.
Gerçekleştirilmesi uygun bulunan etkinliklerle ilgili aşağıdaki hususlar unutulmamalıdır:

Salonları bedeli karşılığında kullanmak için Salon rezervasyon başvurusu yapıldıktan sonra ilgili
Salon en fazla 4 gün boyunca opsiyonlu tutulur. Bu süre zarfında salon bedeli aşağıdaki
hesaba yatırılmalıdır:
Türkiye İş Bankası
İTÜ Ayazağa Şubesi (1281 Şube Kodu)
Hesap No: 242581 IBAN : TR49 00064 000001 1281 0242581
5 
Ödeme sonrası dekont ARI Teknokent’e iletilmelidir. İletim sonrası sistem üzerinden
rezervasyon resmî olarak onaylanır ve kullanıcı e-postasına onay iletilir.

Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonların en az 15 gün öncesinden iptal edilmesi
durumunda ödemenin %70’i iade edilebilmektedir. Bu önlemin nedeni, Salonların uzun süre
önceden rezerve edilerek, aynı tarihte başka kullanım taleplerinin engellenmemesi içindir.

Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonlardan önce bildirim süresi 15 günden az kaldıysa,
iptal edilmesi durumunda ödeme hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin nedeni,
Salonların uzun süre önceden rezerve edilerek, aynı tarihte başka kullanım taleplerinin
engellenmemesi içindir.

Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonları sadece 1 kereye mahsus olmak üzere en az 15
gün öncesinden bildirilerek farklı uygun bir tarihe ertelenebilmektedir. Yine en az 15 gün
öncesinden bildirilse bile 2. Erteleme talebi, iptal talebi ile aynı koşullarda değerlendirilerek,
ödemeler hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin nedeni, düzenli olarak erteleme
suretiyle Salonların devamlı diğer kullanıcılara dolu görünmesini engellemektir.

Rezervasyon tarihine 15 günden az kaldıysa yapılan erteleme talepleri, iptal talebi ile aynı
koşullarda değerlendirilerek, ödemeler hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin
nedeni, düzenli olarak erteleme suretiyle Salonların devamlı diğer kullanıcılara dolu
görünmesini engellemektir.
Salonların Zarar Görmesi:
Salonları kullanan tüm kurum ve kuruluşlardan, Salonların teslim alındığı gibi teslim edilmesi
beklenmektedir. Zarar gören salon ve ekipmanlardan rezerve eden firma sorumludur. Salonların zararsız
geri teslimi ile ilgili tüm sorumluluk rezerve eden kuruma ait olduğu için ikram satın alınan Catering
firması veya salon misafirlerinin verdiği zararlardan da yine rezerve eden firma sorumludur. Olası hasara
dair ücret, ilgili firmaya faturalandırılmaktadır.
Catering:
Salon kullanımlarında catering hizmeti almak istenirse tercihe bağlı olarak bina içindeki kafeteryalardan
veya dışarıdan hizmet verecek firmalardan doğrudan hizmet satın alınabilir. Söz konusu catering hizmeti
ARI Teknokent’in hizmet alanı dışında kalmaktadır. Dolayısıyla yapılan anlaşmalar catering firması ile
Salon kullanıcısı arasındadır.
Önemli Not: Ufak çay kahve aralarında catering firmaları için ek bir alan gerekmese de biraz daha
kapsamlı ikramlarda, catering firmaları ek oda/alan talep etmektedir. Bu alanda ara sıcak ısıtma, servis
elemanlarının hazırlığı, bardak ve tabakların organizasyonu gibi çeşitli hazırlıklarını yapmaları
gerekmektedir. Böyle bir alan ihtiyacı durumunda salon rezervasyonu yapan firmaların ek toplantı
salonu rezerve etmeleri gerekmektedir. Dolayısıyla catering kararından önce, Salonu kullanacak firma ve
catering firmasının yerinde ziyaret ile (bina yöneticileri eşliğinde) ikram içeriğine ve şekline karar
vermeleri gerekmektedir. Catering firmasının ek bir salon ihtiyacı doğuyorsa ve ilgili alan başka firma
tarafından önceden rezerve edilmişse, ARI Teknokent maalesef sorumluluk kabul etmemektedir. Bu
durumda ya catering hizmetinin daraltılması ya da tarihin ertelenmesi gerekecektir.
Bina içindeki kafeteryalardan faydalanmak için:
6 ARI 1 Catering: Okyanus Catering 0212 276 47 23
ARI 2 Catering: ISS Catering 0212 328 37 26
Salonlardaki Etkinliklerin Tanıtım ve Duyurusu Hakkında:
ARI Teknokent, ticari etkinliklere aracı olmama prensibini gözetmekte; dolayısıyla Salonları
bedelli/bedelsiz kullanan kurum ve kuruluşların tanıtım, etkinlik duyuru, reklam gibi bildirilerine aracılık
yapmamaktadır.
Etkinliğin içeriği ARI Teknokent e-listesi takipçileri için faydalı olsa bile, ücretli etkinliklerin veya ticari bir
faydaya dönüşecek etkinliklerin e-posta veya afiş/broşür ile tanıtımlarına aracılık yapılmamaktadır.
Toplantı Salonları ile ilgili Binalardaki Yönetim İletişim:
ARI 1 Yönetim: 0212 285 71 93
ARI 2 Yönetim: 0212 285 07 89
7