docYalvaç, M. (2000). Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem
download 
Şikayet Transkript
Yalvaç, M. (2000). Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem
KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZLERĠNDE SĠSTEM ANALĠZĠNĠN ÖNEMĠ VE UYGULANABĠLĠRLĠĞĠ BĠR ÖRNEK: ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAĠRE BAġKANLIĞI BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ALT SĠSTEMĠ‟NDE SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI Mesut Yalvaç Çantay Kitabevi 2000 i ISBN 975-7206-33-4 Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği: Bir örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde sistem analizi çalıĢması Copyright © Çantay Kitabevi Yazan: Mesut Yalvaç Birinci Basım: Ocak 2000 Baskı: ÇANTAY KĠTABEVĠ Büyük ReĢit PaĢa Cad. No.44/C 34470 Laleli-Ġstanbul Tel: 0212 526 90 45 Faks: 0212 528 58 51 Yalvaç, Mesut Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemi ve uygulanabilirliği: Bir örnek: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde sistem analizi çalıĢması / Mesut Yalvaç .-- Ġstanbul: Çantay Kitabevi, 2000. xix, 250 s. ISBN 9751.Kütüphane ve Bilgi Merkezleri – Sistem Analizi I. Yapıt adı ii ĠÇĠNDEKĠLER ÖNSÖZ ...................................................................................................vii KISALTMALAR ......................................................................................x GĠRĠġ ......................................................................................................xii 1.BÖLÜM: KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR 1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar ..................................................................1 1.1 Sistem ..................................................................................................1 1.2 Genel Sistem Teorisi ...........................................................................9 1.3 Sistem YaklaĢımı ..............................................................................13 1.4 Sistem Analizi ...................................................................................16 1.5 Yöneylem AraĢtırması .......................................................................18 1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi) .................19 1.7 Yönetim .............................................................................................21 2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli Sınıflamalarına Bir BakıĢ ..............................................................23 2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması ............................................................23 2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması ..............................................29 2.BÖLÜM: SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI, ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ 1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları ...............................38 2 Sistem Analizinin Ġlkeleri .....................................................................42 iii 3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler ..............................................44 3.1 Bilgi Toplama Teknikleri ..................................................................44 3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama .....................................................44 3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama ........................................................46 3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama ...............................47 3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama ................................................52 3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama .............53 3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri .....................................................55 3.2.1 Organizasyon ġemaları ..................................................................55 3.2.2 AkıĢ ġemaları ................................................................................63 3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri ............................................................75 3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema ............................................................76 3.2.5 Öncelik ġemaları ...........................................................................77 3.2.6 Operatör-Makine ġeması ...............................................................79 3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması .........................................79 3.2.8 Karar Ağacı ....................................................................................80 3.3 Karar Tablosu ....................................................................................81 3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi ..............................................................82 3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi ..........................................................83 3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi ...................................................................84 3.7 Ergonomi ...........................................................................................84 3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi ..................................84 3.9 Mâliyet Analizleri .............................................................................85 3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi ....................................................................86 3.11 Örnekleme Yöntemi ........................................................................86 3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi ......................................................88 3.13 Raporlama Teknikleri ......................................................................88 iv 3.BÖLÜM: KÜTÜPHANE ve BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI 1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım ..................................................91 2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu ......................................................97 2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma ................................................................98 3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama .............103 3.1 Bilgi Kaynakları ..............................................................................104 3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler ..........................................104 3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları .................105 3.1.3 ĠĢ Tanımları ..................................................................................105 3.1.4 Formlar .........................................................................................106 3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların Belgeleri ......................................................................................106 3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel) ....................106 3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları ...................................107 4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi ...............................107 4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması ..........................108 4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi ....................109 4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların Hazırlanması ................................................................................110 4.4 Analiz ..............................................................................................111 4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması ..........................113 4.5.1 Mâliyet Verimliliği .......................................................................114 4.5.2 Zaman Verimliliği ........................................................................115 4.5.3 Kalite Verimliliği .........................................................................116 4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması .............................117 4.7 Rapor Hazırlama .............................................................................117 5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı .....................................118 v 5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması .................................119 5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi .................................................121 5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ..................................................122 5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ......................................123 5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri Üretme ve GeliĢtirme ...............................................................................124 5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma .....................................................................125 5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama ...............................................129 5.8 Rapor Hazırlama .............................................................................130 6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve Uygulanması ...............................................................................130 6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması ......131 6.2 Personel Eğitimi ..............................................................................132 6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi .............................................................133 6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum ............................134 7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi ....................138 4. BÖLÜM: BĠR UYGULAMA: ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI 1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri ...............................................................142 1.1 „Bağlı Birimler‟ Kavramı ................................................................144 1.2 Teknik Hizmetler .............................................................................146 1.3 Yararlandırma ..................................................................................146 1.4 Personel ...........................................................................................148 1.5 Derme ..............................................................................................154 1.6 Donanım ..........................................................................................155 1.7 Bütçe ................................................................................................157 vi 2 „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi‟nde Sistem Analizi ÇalıĢması .....................................................................................159 2.1 Sorun Durumu .................................................................................159 2.1.1 ÇalıĢma Planı .......................................................................... .....159 2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama ........................................163 2.2.1 Bilgi Kaynakları ...........................................................................164 2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri .............................................................164 2.3 Sorun Durumunun Analizi ..............................................................164 2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması .................165 2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi .................165 2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması ............165 2.3.4 Analiz ...........................................................................................166 2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması .......................169 2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması ...........................170 2.3.7 Rapor Hazırlama ..........................................................................171 2.4 Çözümün Tasarımı ..........................................................................178 2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması ..............................178 2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi ...........................................178 2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme ...............................................180 2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi ...................................181 2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve GeliĢtirme ...................................................................................181 2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma .........188 2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama ......190 2.4.8 Rapor Hazırlama ..........................................................................191 SONUÇ VE ÖNERĠLER ......................................................................193 KAYNAKÇA ........................................................................................198 EKLER ..................................................................................................206 vii ÖZET (ABSTRACT) ...........................................................................250 viii ÖNSÖZ Sistem analizi, genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımı çerçevesinde geliĢtirilen bir yöntemdir. Her iĢletmede olduğu gibi, bir bilgi iĢletmesi olarak düĢünülebilecek kütüphane ve bilgi merkezlerindeki yönetsel sorunların çözümünde de bu yöntemden yararlanılabilir. Bu araĢtırmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden yararlanılabileceğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır. Özellikle karar verme konusunda yararlanılan sistem analizi yöntemi, öncelikle her iĢletmenin kendi sistemi hakkında baĢka yöntemlerle kolay elde edilemeyecek ölçüde ayrıntılı verilerin elde edilmesine imkân sağladığı için önemlidir. Bu tür verilere dayanarak, her kuruluĢtaki iĢ ve iĢlemlerin verimlilik ve etkinliği arttırılabilir. Aynı zamanda, sistem analiziyle elde edilen veriler, çeĢitli iĢ standartlarının oluĢturulmasında ve benzer türde kuruluĢların çalıĢmalarının karĢılaĢtırılmasında da kullanılabilirler. Böylece, her kuruluĢ için olduğu gibi kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarının da en iyi biçimde gerçekleĢtirilmesi kolaylaĢtırılabilir. Genel olarak, ülkemizdeki kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarıyla yaptıkları iĢ ve iĢlemlere iliĢkin ayrıntılı ve kayda geçmiĢ verilere sahip olmadıkları bilinmektedir. Bu durum, sözü edilen kuruluĢların verimlilik ve etkinliklerinin değerlendirilmesi açısından önemli bir sorun oluĢturmaktadır. Yapılan iĢ ve iĢlemlerin sırasını, özelliklerini, her iĢin yürütülmesi için gerekli insan kaynaklarının nicelik ve niteliklerini yeterince ayrıntılı olarak belirleyemeyen bir kütüphane sisteminin, baĢka sistemlerle kuracağı iliĢkilerden verimlilik sağlaması güçtür. Yine, böyle bir kütüphane sistemi, örneğin otomasyona dayalı yeni bir sisteme dönüĢtürüldüğünde, yukarıda belirtilen nedenlerle çeĢitli sorunlarla karĢılaĢacak; hatta yeni bir sisteme geçmenin gerekçesini açıklaması kolay mümkün olmayacaktır. Öte yandan, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinin günümüzdeki çeĢitli yönetsel sorunlarını sadece sistem analizi yönteminden yararlanarak çözmenin mümkün olamayacağı da bir gerçektir. Ne kadar doğru ve iyi bir sistem analizi çalıĢması yapılırsa yapılsın, malî kaynak, personel, bina, yasa ve yönetmelikler vb. konusundaki yetersizlik ya da eksiklikler, kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetimini güçleĢtiren önemli sorunlardır. Ancak, sistem analizinin bu açıdan sağlayacağı bir yarar da, her kuruluĢun gerek kendi sisteminin, gerekse kendisini etkileyen üst sistemlerin sorunlarının ix ayrıntılı bir analizine imkân da vermesidir. Örneğin bir üniversite kütüphanesi sisteminin üst sistemleri arasında, Üniversite Dekanlık ve Rektörlükleri, Yüksek Öğretim Kurulu, Eğitim Sistemi yahut Kütüphanecilik Bölümleri‟nden söz edilebilir. Dolayısıyla, bir üniversite kütüphanesinde yapılacak sistem analizi, aynı zamanda sözü edilen üst sistemler için uygulanacak sistem analizi çalıĢmalarıyla da desteklenmelidir. Bu takdirde, üniversite kütüphanesinin yönetsel sorunlarının kaynakları ve çözümlerine iliĢkin daha kapsamlı verilerin elde edilmesi mümkün olabilecektir. Bu tür uygulamalar sonucunda ise, üniversite kütüphanelerinin yönetsel sorunlarının çözümünü kolaylaĢtıracak daha doğru uzun dönemli kararların alınması da sağlanabilecektir. Ülkemizde doğrudan doğruya kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk çalıĢmalardan biri niteliğindeki bu araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin önemi ve yararları konusunda öncelikle meslek elemanlarını bilinçlendirmektir. AraĢtırmanın hazırlanmasında, öncelikle araĢtırma konusunun seçiminden baĢlayarak araĢtırmanın her aĢamasında karĢılaĢtığım sorunların çözümünde daima yardımcı olan ve titiz bir araĢtırma ürününün ortaya çıkarılması yönünde beni teĢvik eden Prof.Dr.Aysel Yontar‟a teĢekkür ederim. ÇalıĢmalarım sırasında beni sürekli destekleyen, ayrıca Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda bir sistem analizi uygulaması yapmam için gerekli izin ve olanakları sağlayan Prof.Dr.Meral Alpay‟a da özellikle teĢekkür borçluyum. Yine, araĢtırmamı destekleyici tutumları nedeniyle, baĢta Doç.Dr.Hasan S.Keseroğlu olmak üzere Ġ.Ü.Kütüphanecilik Bölümü‟nün tüm öğretim elemanlarına da teĢekkür ederim. AraĢtırmamla ilgili olarak kendileriyle yaptığım görüĢmeler sırasında değerli görüĢ ve eleĢtirilerinden yararlandığım Ġ.Ü.ĠĢletme Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr.Öner Esen‟e ve A.Ü.Dil ve TarihCoğrafya Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü öğretim üyesi Prof.Dr.Bengü Çapar‟a da teĢekkür ederim. Özellikle araĢtırmanın uygulama aĢamasındaki görüĢmeler için bana zaman ayıran ve yardımcı olan, baĢta Güler Demir ve Kadriye Varol olmak üzere, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın tüm çalıĢanlarına; aynı zamanda, o dönemde sözü edilen kütüphanede de mesai yapan Bölümümüz eski Okutmanı Aykut Arıkan‟a da teĢekkür etmek isterim. AraĢtırmanın gerçekleĢtirilmesi için gerekli yayınların hızlı bir Ģekilde sağlanabilmesi konusunda yardımlarını gördüğüm Ġstanbul x Üniversitesi, Ġstanbul Teknik Üniversitesi, Boğaziçi Üniversitesi, Marmara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları ile Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Beyazıt Devlet Kütüphanesi, Ankara ve Ġstanbul Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ve Ġstanbul Amerikan Kütüphanesi elemanlarına da teĢekkür borçluyum. Bunun yanında, 1993 Eylül ayında bölümümüz araĢtırma görevlilerinin Ġngiltere‟yi ziyaret etmeleri için burs sağlayan Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti yetkililerine de teĢekkür ederim. Bu ziyaret bana, Türkiye‟de elde edemediğim konuyla ilgili çeĢitli yayınları inceleme ve sistem analizi konusundaki tanınmıĢ uzmanlardan Jennifer Rowley ile görüĢme olanağını sağlamıĢtır. ÇalıĢmayı baskıya hazırlama aĢamasında, düzeltme çalıĢmalarımda bana yardımcı olan öğrencilerim Mine Tarlan, Cem Özel ve Nihal Koç‟a da teĢekkür ederim. ÇalıĢmanın basım iĢlerini büyük bir titizlikle ve güleryüzle üstlenen Yılma Çantay‟a ve Çantay Kitabevi‟ne de teĢekkür borçluyum. Son olarak, çalıĢmam sırasında engin sabır ve özverisiyle özel yaĢantımdaki birçok yükümü üstlenen, çalıĢmamı kolaylaĢtıran ve destekleyen sevgili eĢim Çiğdem‟e, babalık görevlerimi ihmal ettiğim için beni suçlamayan oğlum Kuntay‟a içtenlikle teĢekkür ederim. Mesut Yalvaç xi KISALTMALAR a.e. : aynı eser a.e.a.y. a.y. ACM/PCM ALA Atöl. ayr.bkz. : aynı eser, aynı yer : aynı yer : Active and Passive Component Modelling : American Library Association : Atölye : ayrıca bakınız bib. bkz. Böl. bs. CD-ROM CPM çev. DDSS ed. ed. by : bibliyografik : bakınız : Bölüm : basım : Compact Disk-Read Only Memory : Critical Path Method : çeviren : Development of Data Sharing Systems : edited : edited by Ens. EOS fab. : Enstitü : Evrensel Onlu Sınıflama : fabrika Fak. geliĢ. gnĢl. haz. HSM ISAC : Fakülte : geliĢtirilmiĢ : geniĢletilmiĢ : hazırlayan : Hard Systems Methodologies : Information Systems Work and Analysis of Changes : Ġstanbul Üniversitesi : Jackson System Development : Kütüphane Ġ.Ü. JSD Ktp. xii KYM LBMS-SDM PERT : Kritik Yol Metodu : Learnmonth and Burchett Management SystemsSystem Development Methodology : Limited : Müdür : Nijssens Information Analysis and System Design : numara : Öğretim elemanı : örneğin : Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği : Program Evaluation and Review Technique Prof.Dr. Pub. s. SASD sınıf. SSM : Profesör Doktor : Publishing : sayfa : Structured Analysis Design and System Design : sınıflama : Soft Systems Methodology Ltd. Md. NIAM no. Öğr.elm. örn. PDGT STRADIS-SDM : Structured Analysis Design and Implementation of Information Systems - System Development Methodology ġub.Md. : ġube Müdürü T.C. : Türkiye Cumhuriyeti Ün. : Üniversite Ün.Yük.Lis. : Üniversite Yüksek Lisans vb. : ve benzeri vs. Y.Ok. : vesaire : Yüksek Okul yay.haz. yerleĢ. YÖK : yayına hazırlayan : yerleĢtirme : Yüksek Öğretim Kurulu xiii GĠRĠġ Bilindiği gibi, her tür ve büyüklükteki kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel amacı, kullanıcılarının taleplerini en iyi ve en hızlı biçimde karĢılayacak belge ve bilgi hizmetleri üretmektir. Ancak, günümüzde bu amacın etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi, Türkiye dıĢındaki ülkelerde olduğu gibi, Türkiye‟de de güçleĢmektedir. Bunun baĢlıca nedeni, belge ve bilgi hizmetlerindeki karmaĢıklaĢmanın artmasına ve yeni hizmet alternatiflerinin ortaya çıkmasına karĢılık, bu geliĢmelerin yarattığı sorunların çözümü için gerekli kaynakların sınırlı olmasıdır. Bir yandan kütüphane ve bilgi merkezlerinin kullanıcılarının, diğer yandan bu merkezlerin sağlayıp düzenlemek ve yararlandırmak durumunda oldukları belge ve bilgilerin nicelik ve niteliğindeki artıĢ ve çeĢitlenme, hizmetlerin karmaĢıklaĢmasının temel nedenidir. Bunun yanında, bilgi teknolojisindeki çeĢitlenme ve geliĢme, belge ve bilgi hizmetlerindeki karmaĢıklaĢmayı arttırdığı gibi, yeni hizmet alternatiflerinin ortaya çıkmasına da yol açmaktadır. Bütün bu geliĢmelere karĢılık, hizmetlerin en iyi biçimde yürütülmesi için gerekli insan kaynaklarıyla malî, teknolojik ve diğer kaynakların sınırlılığı da söz konusudur. Yukarıda belirtilen güçlük, aynı zamanda, günümüzdeki kütüphane ve bilgi merkezlerinin baĢlıca yönetsel sorunudur. Bu sorunun çözümünü kolaylaĢtıracak önemli bir koĢul ise, sözü edilen merkezlerin yönetiminde, gerek kütüphane ve bilgi biliminin, gerekse diğer bilimlerin geliĢtirdiği bilimsel bilgi, yöntem ve tekniklerden yararlanmaktır. Sistem analizi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin özellikle çeĢitli karar verme sorunlarının çözümünde yararlanılacak bilimsel yöntemlerden biridir. Sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler arasında, örneğin zaman ve hareket etüdü gibi tekniklerin, özellikle 19. yüzyılın son çeyreğinden itibaren Frederick W.Taylor‟un öncülüğünde ortaya çıkan bilimsel yönetim okulu çerçevesinde geliĢtirildiği öne sürülebilir. 20. yüzyılın ilk yarısında, bu tür tekniklerin, daha ziyade mühendislik alanında uygulanan „yöneylem araĢtırması‟ kapsamında da kullanıldığı söylenebilir. Aynı dönemde, geliĢmiĢ Batı ülkelerinde hızlanan sanayileĢmeye paralel olarak yönetimleri karmaĢıklaĢan iĢletmelerin, yukarıda belirtilen çeĢitli tekniklerden yararlanarak karar verme sorunlarını çözmeye çalıĢtıkları da bir gerçektir. Yöneylem araĢtırması kapsamında yahut ondan bağımsız olarak uygulanan bu teknikler, 20. yüzyılın ilk yarısından sonra, genel sistem teorisinden etkilenen sistem yaklaĢımı çerçevesinde geliĢtirilen sistem analizinde de kullanılmıĢtır. Bu xiv dönemde, bir yandan yöneylem araĢtırmasının kapsamı geniĢletilerek sistem analizine dönüĢmüĢ; diğer yandan sistem analizi teknikleri de geliĢtirilmiĢtir. 20. yüzyılın ikinci yarısında, iĢletmelerin yönetiminde sistem yaklaĢımına geçiĢle birlikte, yönetimde sistem analizinin kullanılmasının yaygınlaĢmaya baĢladığı da bilinmektedir. GeliĢmiĢ Batı ülkelerinde sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerinde kullanılmaya baĢlaması, 1960‟ların baĢında gerçekleĢmiĢtir. Library Literature adlı dizinde 1933‟den baĢlayarak yapılan tarama sonucunda, „sistem analizi‟ konu baĢlığının ilk kez 1964‟de kullanıldığı görülmüĢtür. Bu yıl, Robert S.Taylor‟un kütüphanelerde sistem analiziyle ilgili bir bibliyografyası1 ve bir raporu2 yayınlanmıĢtır. 1965‟de ise, konuyla ilgili olarak Joseph Becker‟in bir makalesi3, R.S.Taylor ve C.E.Hieber‟in ise el kitabı niteliğinde bir raporu4 ortaya çıkmıĢtır. Bu durum, özellikle A.B.D.‟de kütüphanecilik alanında sistem analizine yönelik ilginin 1960‟lardan itibaren yoğunlaĢmaya baĢladığını göstermektedir. Böyle bir geliĢmenin ardında yatan çeĢitli nedenler vardır. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde mevcut iĢlerin yanı sıra yeni hizmetler verme eğilimi, iĢ hacmini arttırmıĢ; buna karĢılık kaynakların sınırlılığı onların akılcı kullanımını gerektirmiĢtir. Sözü edilen merkezlerde, kaynak paylaĢımı adı altındaki çeĢitli iĢbirliği giriĢimleriyle merkezileĢme gibi eğilimler de, sınırlı kaynakların verimli kullanımı yönündeki çabaların bir sonucu olarak değerlendirilebilirler. Özellikle 1960‟lardan itibaren bu tür çabalar artarken, bilgi teknolojisi alanında hızlı geliĢmelerin de olması, kütüphane ve bilgi merkezlerini bilgi teknolojilerinden yararlanmaya zorlamıĢtır. Bu dönemde, bilgisayar ve iletiĢim teknolojilerinin birleĢmesinden oluĢan bilgi teknolojilerinin, belge ve bilgi hizmetlerinde uygulanması, bizce kütüphanecilik alanının, 1 2 3 4 Robert S. Taylor, Bibliography of recent reports and books on library automation and library systems analysis.(Library Systems Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964. Robert S. Taylor, An approach to library systems analysis. (Library Systems Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964. Joseph Becker, “System analysis, prelude to library data processing”, ALA bulletin, 59, (April, 1965), s.293-296. Robert S. Taylor - Caroline E. Hieber, Library systems analysis. (Library Systems Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1965. (Library Literature 1964-1966, s.689'da bibliyografik kimlik Ģu Ģekilde verilmiĢtir: R.S. Taylor - C.E. Hieber, Manual for the analysis of library systems, Bethlehem, Pa.: Center for the Information Sciences, 1965.) xv mühendislik alanında yoğun olarak kullanılan sistem analizi yöntemiyle tanıĢmasını gerekli kılan temel nedendir. Ülkemize gelince, gerek yerli meslekî yayın ve bibliyografyaların, gerekse yerli ve genel nitelikteki bibliyografik kaynakların taranması sonucunda, çeĢitli meslek yayınlarında zaman zaman sistem analizi kavramına değinildiği görülmüĢtür. Bununla birlikte, doğrudan doğruya kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizini konu alan ilk araĢtırmaların 1990‟larda ortaya çıktığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmaların ilki, 1990‟da Nuray Erol tarafından hazırlanan, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kütüphanesi‟nde ödünç verme sisteminin otomasyon tasarımı ve sistem analiziyle ilgili bir yüksek lisans çalıĢmasıdır.5 1993‟de ise konuyla ilgili dört makale yayınlanmıĢtır. Bunlardan birisi Bengü Çapar6‟a, bir diğeri Mesut Yalvaç7‟a ve ikisi Serap S.Kurbanoğlu8‟na aittir. Ancak, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi konusunda daha önce bir doktora çalıĢması yapılmamıĢtır. AraĢtırmanın Hipotezi, Amacı ve Yöntemi Bu araĢtırmanın hipotezi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele alınabilecekleri ve bu merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceğidir. AraĢtırmanın genel amacı, yukarıda belirtilen hipotezin doğrulanabilirliğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır. Bunun yanında, daha önce de değinildiği gibi, ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizini konu alan bir doktora çalıĢması hazırlanmamıĢ; makale dıĢında baĢka kapsamlı bir çalıĢma da yapılmamıĢtır. Bu nedenle, araĢtırmanın bir amacı da, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezleri açısından önemi ve yararlarıyla bu analizde kullanılabilecek 5 6 7 8 Nuray Erol, Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nin mevcut ödünç verme sisteminin otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ yüksek lisans tezi) Ankara: Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü, 1990, xi,118 s. Bengü Çapar, “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve sistem analizi”, Jale Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993, s.51-71. Mesut Yalvaç, “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem analizi”, Jale Baysal'a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993, s.121-132. Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk kütüphaneciliği, 7, 1(1993), s.34-40. ; Serap S. Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk kütüphaneciliği, 7, 2(1993) s.89-100. xvi çeĢitli diğer yöntem ve teknikleri ayrıntılı olarak açıklamaktır. Ayrıca, meslekî teori ve uygulama alanında çalıĢanların, sistem analizi çalıĢmasında uymaları gereken ilkelerle karĢılaĢabilecekleri baĢlıca sorunlara dikkatlerinin çekilmesi de amaçlanmaktadır. AraĢtırmanın yukarıda belirtilen hipotezini ve amacını etkileyen temel görüĢ ise Ģöyle özetlenebilir: Ülkemizde kütüphane ve bilgi merkezlerinin çeĢitli yönetsel sorunlarının ele alındığı meslekî yayınlarda yahut meslekî toplantılarda, bu sorunların genellikle malî kaynaklar, yasal düzenlemeler, bina imkanları, personel, kullanıcı nicelik ve niteliği vb. gibi öğelere iliĢkin yetersizliklerden kaynaklandığı biçimindeki görüĢlerin vurgulandığı göze çarpmaktadır. Bu tür görüĢler, doğal olarak yönetsel sorunların çözümlerinin, belirtilen yetersizliklerin giderilmesiyle mümkün olabileceği biçiminde bir sonuca varılmasına da yol açmaktadır. Yönetsel sorunların yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerle iliĢkisinin bulunduğu kuĢkusuzdur. Ancak, genellikle kütüphane ve bilgi merkezlerinin amaçlarının, hizmetlerin nesnel olarak değerlendirilmesine imkan verecek düzeyde ayrıntılı ve somut olarak belirlenemediği de bir gerçektir. Yine, örneğin, söz konusu merkezlerdeki hizmetlere iliĢkin iĢlemlerin doğru bir sıralamasının kolayca yapılamayacağı; henüz her iĢle ilgili iĢ tanımlarının da bulunmadığı gözlenebilir. Son yıllarda ortaya çıkan bir baĢka önemli sorun da, kütüphane ve bilgi merkezlerinde bilgisayar ve ona bağlı teknolojilerden yararlanmanın yaygınlaĢmasıdır. Böyle bir uygulamanın uygun gerekçesi, çeĢitli hizmetlere iliĢkin iĢ ve iĢlemlerdeki verimlilik ve niteliğin en az maliyetle en üst düzeye çıkarılması olmalıdır. Bunun için, öncelikle, her iĢ ve iĢlemin kimin tarafından, nasıl, ne kadar sürede yapıldığı; ayrıca iĢ ve iĢlemlerin birbirleriyle iliĢkisi iyi bilinmelidir. Bu tür konularda yeterli verilere sahip olmayan kütüphane ve bilgi merkezlerinin, ne yeni teknolojilerden beklenen yarar ve verimliliği sağlamaları, ne de bu tür teknolojilerin mevcut sistemde yaratacakları değiĢmelerden kaynaklanan yeni sorunları kolayca çözebilmeleri mümkündür. Oysa, çeĢitli düzeyde uygun kararlar verebilmek için gereken ayrıntılı verileri, sistem analizi uygulamalarıyla elde etmek mümkündür. Dolayısıyla, bizce kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetsel sorunlarının önemli nedenlerinden biri de, yukarıda belirtilen öğelerdeki yetersizliklerin yanında, kendi sistemlerinin bilimsel analizlerinin yapılmamıĢ olmasıdır. AraĢtırmada Kullanılan Yöntemler, Teknikler ve Kaynaklar Bu araĢtırmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama tekniği kullanılmıĢtır. Kullanılan yöntemler arasında, dokümanter (belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme yöntemleri xvii bulunmaktadır. Kullanılan veri toplama teknikleri ise, konuyla ilgili olarak yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile gözlem ve görüĢme tekniklerini içermektedir. AraĢtırmayla ilgili kaynaklara gelince, çalıĢmaya önce çeĢitli yerli bibliyografik kaynakların gözden geçirilmesiyle baĢlanmıĢtır. Genel bibliyografik kaynaklardan Türkiye Bibliyografyası, 1928‟den, Türkiye Makaleler Bibliyografyası 1952‟den günümüze kadar taranmıĢtır. Lisansüstü tezleri kapsayan Türkiye Tez Kataloğu‟nun 1987-1990 arasındaki ciltleri gözden geçirilmiĢtir. Aynı zamanda, kütüphanecilik alanındaki tek düzenli dergi olan Türk Kütüphaneciliği‟nin (eski adıyla Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni) 1952-1996 yılları arasındaki ciltleri de taranmıĢtır. Kütüphane araĢtırması ise, Ġstanbul Üniversitesi, Ġstanbul Teknik Üniversitesi, Marmara Üniversitesi ve Boğaziçi Üniversitesi‟nin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıklarında; ayrıca Bayezit Devlet Kütüphanesi, Koç Üniversitesi Kütüphanesi, Ġstanbul ve Ankara‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti Kütüphaneleri ile Ġstanbul Amerikan Kütüphanesi‟nde yürütülmüĢtür. Yabancı bibliyografik kaynaklar arasında Library and Information Science Abstracts (1930-1995) ve Library Literature (1933-1995) ile ABI/INFORM veri tabanı (1930-1994) da taramaya dahil edilmiĢtir. Yerli bibliyografik kaynaklarda tarama, „iĢletme‟, „yönetim‟, „sistem‟, „sistem analizi‟ ve „kütüphanecilik‟ konu baĢlıklarıyla, yabancı bibliyografik kaynaklarda ise „yönetim‟, „sistem analizi‟, „kütüphanelersistem analizi‟, „bilgi merkezleri-sistem analizi‟ konu baĢlıklarıyla sınırlandırılmıĢtır. Bundan baĢka, 1993 yılı Eylül ayında Ġstanbul‟daki Ġngiliz Kültür Heyeti‟nin bölümümüz araĢtırma görevlilerine sağladığı bir haftalık bir bursla gittiğim Ġngiltere‟de, yayın tarama ve konuyla ilgili belge sağlama iĢlemlerinin bir bölümünü gerçekleĢtirdiğimi de belirtmek isterim. Bu amaçla, Londra‟da Kütüphane Derneği‟nin Kütüphanesi‟nde ve Boston Spa, Yorkshire‟de British Library Document Supply Center‟da konuyla ilgili kaynaklardan yararlandım. Ayrıca Manchester‟de konunun uzmanlarından Jennifer Rowley ile görüĢme fırsatını da buldum. Bu nedenlerle, Ġngiltere ziyaretimin araĢtırmam açısından çok yararlı ve verimli olduğunu söylemeliyim. AraĢtırmanın uygulama aĢamasında, gözlem ve görüĢme yoluyla veri toplama konusunda, baĢta Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire xviii BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay olmak üzere adı geçen kütüphanedeki uzmanlar ve diğer çalıĢanların sağladığı desteğin, araĢtırmanın yürütülmesinde önemli katkısı olmuĢtur. AraĢtırmanın uygulama aĢamasını tamamladıktan sonra, ülkemizde sistem analizi konusunun baĢlıca uzmanlarından Ġ.Ü.ĠĢletme Fakültesi öğretim üyesi Prof.Dr. Öner Esen ile de görüĢtüm. Böylece, kendisinin konuyla ilgili değerli fikirlerinden yararlanabildim. Yine bu aĢamada, alanımızda sistem analizi konusuyla ilgilenen Prof.Dr. Bengü Çapar‟ın değerli görüĢ ve eleĢtirileri de araĢtırmanın geliĢtirilmesinde önemli katkılarda bulunmuĢtur. AraĢtırmanın Bölümleriyle Ġlgili Açıklama AraĢtırma, dört bölümden oluĢmaktadır. Birinci bölümde, konuyla ilgili baĢlıca kavram ve tanımlar ile sistem ve sistem modellerine iliĢkin sınıflamalar yer almaktadır. AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel sistem teorisi çerçevesinde bir sistem olarak ele alınabileceklerini kanıtlamak amacıyla, genel sistem teorisi kavramına ve bu kavramla bağlantılı sistem ve sistem modelleri sınıflamalarına, diğer kavramlara oranla daha geniĢ yer verilmiĢtir. Bunun yanında, sistem, sistem yaklaĢımı, sistem analizi ve genel sistem teorisi arasındaki iliĢkiler de açıklanmaya çalıĢılmıĢtır. Aynı zamanda, araĢtırmada sistem analizi, kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetiminde sağlayacağı yararlar açısından ele alındığından, „yönetim‟ kavramı üzerinde de durulmuĢtur. Öte yandan, kütüphane ve bilgi merkezleri, birer bilgi iĢletmesi olarak da kavranabileceklerinden, „iĢletme‟ ve „bilgi iĢletmesi‟ kavramlarının kısaca açıklanması da gerekli görülmüĢtür. Nihayet, sistem analizinden önce ortaya çıkan ve karar verme konusunda daha ziyade matematiksel modellerin geliĢtirilmesine yönelik olan „yöneylem araĢtırması‟ kavramına da yer verilmiĢtir. AraĢtırmanın ikinci bölümünde, önce sistem analizinin önemi, yararları ve ilkeleri ele alınmıĢ; sonra sistem analizinde kullanılan çeĢitli teknikler ayrıntılı olarak gözden geçirilmiĢtir. Bu bölüm incelendiğinde, sistem analizinin iĢletmelerdeki çeĢitli organizasyon çalıĢmalarından yönetsel denetleme ve değerlendirmeye; çalıĢma mekânlarının düzenlenmesinden mal ve hizmet pazarlama iĢlevlerine kadar değiĢen birçok konuda yarar sağladığı görülecektir. Sistem analizinin ilkelerine gelince, bu konuda bütünsellik, bilimsellik ve disiplinlerarasılık olmak üzere üç temel ilke üzerinde durulmuĢtur. Sistem analizinde yararlanılan tekniklerle ilgili olarak da anket, gözlem, görüĢme gibi çeĢitli bilgi toplama teknikleriyle Ģemalama/modelleme ve diğer teknik ya da yöntemler konusunda açıklamalar yapılmıĢtır. AraĢtırmada, sistem analizinin xix doğru ve iyi yapılabilmesi için, birden çok teknik ve yöntemden yararlanılması gerektiği de vurgulanmıĢtır. Üçüncü bölümde, bir sonraki bölümde ortaya konacak uygulama çalıĢmasının teorik temelini oluĢturacak bilgiler sağlanmıĢtır. Bu bölümde, sistem analizinin altı aĢamada yapılabileceği gösterilmiĢtir. Sözü edilen altı ayrı aĢama, analiz edilecek sistemin sorun durumunun belirlenmesinden baĢlamakta ve önerilen yeni sistemin uygulanmasından sonra bu sistemin değerlendirilmesi aĢamasıyla son bulmaktadır. AraĢtırmada, bu aĢamaların mutlaka altı aĢamadan oluĢacağı iddiasında bulunulmamıĢ; onun yerine konuyla ilgili çeĢitli yayın ve çalıĢmaların incelenmesi sonucunda, her sistem analizi çalıĢması için geçerli olacak ortak bir çerçeve oluĢturulmak istenmiĢtir. Ayrıca, her aĢamada ortaya çıkabilecek çeĢitli sorunlar ve dikkat edilmesi gereken noktalar üzerinde açıklamalar da yapılmıĢtır. Dördüncü bölümde, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem analizi uygulama örneği sunulmuĢtur. Adı geçen kütüphanenin uygulama amacıyla seçilmesinin temel nedenleri, kütüphanenin ülkemiz ölçülerine göre büyük olması; iĢ ve iĢlemlerinin karmaĢık bir özellik taĢıması; kütüphane yöneticisinin araĢtırmayı desteklemesi ve nihayet uygulama döneminin baĢında kütüphanede bir yönetim değiĢikliğinin olmasıdır. Ancak, kütüphanenin tüm hizmet ve iĢlemlerini içeren kapsamlı bir analizin yapılması, bu araĢtırmanın boyutlarını aĢacak düzeyde olduğundan, uygulama, yukarıda belirtilen bölümün kitap ve dergi sağlama ile ödeme ve ayniyat iĢlemlerine yönelik analiz ile sınırlandırılmıĢtır. Ayrıca, analiz altı aĢamada değil dört aĢamada bitirilmiĢtir. Bunun nedeni, beĢinci aĢamanın, ilk dört aĢamada elde edilen verilere dayanarak önerilen yeni sistemi uygulamaya geçirme aĢaması olması; altıncı aĢamanın ise uygulanan yeni sistemin değerlendirilmesini kapsamasıdır. Buna karĢılık, uygulama iki ayrı dönemde yapılmıĢ; böylece her iki dönemde yapılan analizlerin karĢılaĢtırılması gerçekleĢtirilebilmiĢtir. Ġlk uygulamada, kütüphane elemanlarının yaptıkları iĢlerin özellikleri ve sırasına iliĢkin kayıtlı verilerinin eksikliği; aynı zamanda analizin yararı ve önemi konusundaki bilgilerinin yetersizliği nedeniyle önemli güçlüklerle karĢılaĢılmıĢtır. Ġkinci uygulama, daha kolay yürütülmüĢtür. Analizle ilgili Ģemalar ise, araĢtırmanın ekler kısmında sunulmuĢtur. Bu araĢtırmanın, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi uygulamalarına giriĢmek isteyen meslekdaĢlarla kütüphane ve bilgi bilimi öğretiminde ve araĢtırmalarında sistem analizi konusuyla ilgilenecek xx öğretim elemanlarına ve araĢtırıcılara yarar sağlayacağı umulmaktadır. Her iĢletmede olduğu gibi bilgi iĢletmelerinde de sistem analizi çalıĢmaları, analiz sonuçları uygulamaya geçirilemese bile, her kuruluĢun çalıĢanlarını öncelikle kendi iĢlerinin ne olduğu ve nasıl olması gerektiği yönünde bilinçlendirmesi açısından da önemlidir. AraĢtırmadan beklenen bir baĢka yarar da, bu tür bir bilinçlendirmeye katkıda bulunabilmektir. xxi 1.BÖLÜM KONUYLA ĠLGĠLĠ BAġLICA KAVRAMLAR, TANIMLAR VE MODELLERE ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR 1 BaĢlıca Kavram ve Tanımlar Konuya giriĢte, konu ile doğrudan iliĢkili kavramların tanımına ve açıklanmasına gereksinim vardır. Bu amaçla „sistem‟, „genel sistem teorisi‟, „sistem yaklaĢımı‟, „sistem analizi‟, „yöneylem araĢtırması‟, „iĢletme ve bilgi iĢletmesi‟, „yönetim‟ kavramlarıyla ilgili bazı tanım ve açıklamalara yer verilerek, bu çalıĢmada bu kavramlardan neyin anlaĢılması gerektiği gösterilmeye çalıĢılacaktır. 1.1 Sistem Sistem sözcüğü günümüzde değiĢik biçimlerde her alanda kullanılmaktadır. Örneğin, eğitim sistemi, ekonomik sistem, politik sistem, ulaĢım sistemi, yönetim sistemi, bilgi sistemi, sınav sistemi, kütüphane sistemi vb. kavramları, günlük yaĢamımızda sık sık kullanmaktayız. Bu tür kullanımların dıĢında, sistem konusuna iliĢkin yazılmıĢ birçok yapıt da vardır. Bu yapıtlarda sistem teorisi, sistem yaklaĢımı, sistem analizi, sistem tasarımı ve benzeri kavramlar sistem tanımı yardımıyla ele alınırlar.9 Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini ve uygulanabilirliğini konu alan bu çalıĢmada da, konu alanımızla ilgili, doğru ve yeterli bir sistem tanımına gerek vardır. Ancak, bu çalıĢmada temel alınacak sistem tanımına geçmeden önce değiĢik amaçlar için ortaya konmuĢ çeĢitli sistem tanımlarını gözden geçirmek faydalı olacaktır. Sistem: - Belli bir takım amaçları gerçekleĢtirmek için iĢbirliği içinde çalıĢan ve birbirlerini etkileyen parçalar bütünüdür.10 - “Önceden belirlenmiĢ bir amacı gerçekleĢtirmek için tasarlanmıĢ, iĢlevsel olarak birbiriyle iliĢkili parçaların toplamı”11dır. H. Öner Esen, ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?, s.8-9 ; Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, sibernetik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel Eğitim ve Yayıncılık, 1991, s.149-150. 10 West C. Churchman, The systems approach. New York: Dell Pub., 1968, s.28-29. 9 1 - Belirtilen bir sonuç ya da amaca ulaĢmak için organize edilmiĢ teknikler, iĢlevler, yöntemler dizisi ya da topluluğudur.12 - “Bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaĢmak üzere aralarında iliĢkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileĢenin oluĢturduğu bütündür.”13 - “Belirli girdileri alan ve bunlara uygun olarak iĢleyerek, belirli çıktılar arasındaki iliĢkiyi gösteren bir fonksiyonu enbüyüklemeyi amaçlayan varlıklar veya öğeler topluluğudur.”14 - Çevresel üst sistemden belirlenebilir sınırlarla ayrılmıĢ, birbirine bağlı iki ya da daha çok parçalar, öğeler ya da alt sistemlerin örgütlü bir bütünlüğüdür.15 - “Aralarında belirli iliĢkiler bulunan aynı zamanda çevre ile de iliĢkisi olan, bir veya daha fazla amaca, hedefe veya sonuca ulaĢmak üzere birlikte hareket eden fiziksel veya kavramsal bir çok bileĢenden oluĢan bir bütündür. BirleĢik ve bütünleĢmiĢ parçalardan oluĢan herhangi bir olay, yapı, kavram veya faaliyet bir sistem olarak ele alınabilir.”16 Yukarıdaki tanımlar gözden geçirilecek olursa, tanımların bazılarında birbirini tekrarlayan, bazılarında da birbirini geliĢtiren özelliklerin bulunduğu görülebilir. ÇeĢitli yazarlar, sistem konusundaki tanımlarda belirlenebilen ortak özellikleri sınıflamaya, daha doğrusu gruplamaya da giriĢmiĢlerdir. Buna göre, a. Sistem öğelerden oluĢur. b. Öğeler arasında iliĢkiler vardır. c. Sistem belli bir amaca yönelmiĢtir.17 (ġekil-1)18 11 Halil Can - Meral Tecer, ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta Doğu Amme Ġdaresi Enstitüsü, 1978, s.74. 12 The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill Young. Chicago: American Library Association, 1983, s.223. 13 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. 14 Haluk Erkut, Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989, s. 14. 15 Aysel Yontar, Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1995, s.76. ; ayr.bkz.: Fremont E. Kast - James E. Rosenzweig, Organization and management: a systems and contingency approach, 4th ed. New York: McGraw-Hill, 1985, s.103. 16 Çapar, a.e., s.51-52. 17 Erkut, a.e., s.14. 18 A.e.a.y. 2 ġekil-1. Sistem Bazı yazarların sistemin „öğeleri‟ yerine „bileĢenleri‟ terimini kullanmayı tercih ettikleri de görülmektedir. Bu durumda sistemin ortak özellikleri Ģöyle gruplandırılmaktadır: a. Birden çok bileĢen. b. BileĢenlerarası iliĢkiler. c. BileĢenlerin oluĢturduğu bir bütün. ç. Bütünün bir amacının olması.19 Sistem tanımlarında, yukarıda belirtilen ortak sistem özelliklerine ek olarak ortaya çıkan bir baĢka önemli özellik ise, sistemin çevresidir. Sistemin bir iç ve dıĢ çevresinden ve bu iki çevrenin de birbiriyle iliĢkili olduğundan söz edilir.20 Bu sınıflamaya bir önceki sınıflamaya ek olarak sistemin dıĢ çevre ile iliĢkisi katılmıĢtır. DavranıĢ bilimleri açısından sistem, varlığını sürdürebilmek için faaliyet gösterdiği çevre ile bir takım iliĢkiler kurmak, çevresinden çeĢitli girdiler almak ve çevresine çıktılar vermek durumundadır.21 Bu arada, örneğin Churchman, özellikle yönetsel uygulamalar açısından, sistemin aĢağıdaki temel özelliklerinin göz önüne alınması gerektiği görüĢündedir:22 a. Sistemin amaçları ve etkinlik ölçüleri, 19 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. 20 Bkz.: Çapar, a.e., s.52. ; James A. Stoner, Management. New Jersey: Printice-Hall, 1978, s.53-54. 21 Stoner, a.e., s.53-54. 22 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.34 ; ayr.bkz.: Churchman, a.e., s.29-30. 3 b. Sistemin çevresi, sistem yöneticisinin doğrudan denetiminde olmayan ve sistemin davranıĢlarını kısıtlayan engeller bütünü, c. Sistemin kaynakları (mâli kaynaklar, personel, araç-gereç vb.), ç. Sistem bileĢenleri, alt sistemler ve bunların iĢlem ve iĢlevleri, d. Sistemin yönetimi. Buraya kadar yapılan sistem kavramı tanımlarına ve bu tanımlarda belirtilen sistem özelliklerine dayanarak, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini ve uygulanabilirliğini konu alan bu çalıĢmada temel alınacak sistem kavramı tanımı, Ģöyle olabilir: Aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢkisi olan, birden fazla fiziksel ve/veya kavramsal bileĢenden (parçalar, öğeler ya da alt sistemlerden) bu bileĢenlerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla ortak amaca, hedefe ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve süreçlerinden oluĢan örgütlü bir bütündür. Yine bu çalıĢmada, sistemin ortak özellikleri aĢağıdaki Ģekilde belirlenecektir: a. Birden çok fiziksel ve/veya kavramsal bileĢen (parçalar, öğeler ya da alt sistemler), b. BileĢenlerin özellikleri ve aralarındaki iliĢkiler, c. Çevre ile iliĢkiler, ç. Ortak hedef(ler), amaç(lar) ve sonuç(lar), d. Ortak hedef(ler)e ve amaç(lar)a yönelik faaliyetler ve süreçler. Yukarıdaki açıklamalardan sonra, sistem tanımlarında vurgulanan sistemin ortak özelliklerinin daha iyi anlaĢılabilmesi için, bu özellikler kavramlaĢtırılarak açıklanmaya çalıĢılacaktır. Bu kavramlar arasında öğe, bileĢen, iliĢki, amaç, çevre gibi kavramlar vardır. DeğiĢik yazarların, bu kavramlardan bazılarını benzer anlamda kullandıkları göz önüne alınarak (örneğin, öğe/bileĢen) bu tür kavramlar bir arada verilecektir. Öğeler/BileĢenler: Bunlar, bir sistemi oluĢturan parçalardır. Bu parçalar, sistemin fiziksel veya kavramsal oluĢuna bağlı olarak değiĢiklik gösterebilirler. Örneğin, bir otomobili oluĢturan tekerlekler, pistonlar, yağ pompası, karbüratör gibi parçalar, birer öğe/bileĢendir. 23 23 Esen, a.e., s.10. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. 4 Yine, soyut bir ekonomik modeli oluĢturan gelir, gider, yatırım, istihdam gibi kavramlar da böyledir.24 Bir iĢletmedeki, birbirine bağlı çeĢitli faaliyetler yahut süreçler de, birer öğe/bileĢen olarak ele alınabilirler. Örneğin, yönetimde planlama, örgütleme, denetleme faaliyetleri gibi. Elektrik ve su gibi enerji biçimleri de, sistem öğeleri olarak düĢünülebilirler. DüĢünceler, kavramlar veya matematiksel semboller de, felsefe sistemlerinin öğeleri olarak görülebilirler. Bitkiler, böcekler ve hayvanlar da değiĢik ekolojik sistemlerin birer öğeleri/bileĢenleridir.25 Sistemi oluĢturan ve birbirleri ile iliĢkili olan bu parçalara, „alt sistemler‟ adı da verilmektedir.26 ĠliĢkiler (öğeler arası/bileĢenler arası iliĢkiler): Sistemi öğe/bileĢenlerin oluĢturduğu bir yığın olmaktan kurtaran, sistemin parçalarını birbirine bağlayan iliĢkiler,27 sistemin öğe/bileĢenleri arasındaki her tür yöndeki akıĢ28 anlamında kavranmalıdırlar. Bu durumda, hiçbir sistemde, öğe/bileĢenler arasında bir iliĢkinin olmadığı ileri sürülemez.29 AĢağıda açıklanacağı gibi, iliĢkiler değiĢik türde olabilirler:30 Mekânsal iliĢki: Fiziksel öğelerin, mekân içinde, kendi aralarında belli bir iliĢki içinde bulundukları statik sistemler, buna iyi bir örnektir. Örneğin, bir bölgedeki kasabalar arasındaki coğrafi iliĢki, mekânsal iliĢkidir. Bir atölyede, tezgahlar arasındaki uzaklık iliĢkisi de, bir diğer mekânsal iliĢki örneğidir. Dinamik sistemlerde de mekânsal iliĢki söz konusu olabilir. Örneğin, fiziksel öğelerin hareket ettiği güneĢ sisteminde, mekânsal iliĢki vardır. Zamansal iliĢki: Öğeler arasındaki zamansal iliĢki, iki ayrı Ģekilde düĢünülebilir. Bunlardan ilki, saat zamanı iliĢkisidir. Sistem içinde olayların sırasını ayırdetmeye yarar. Yüzyıldan nanosaniyeye kadar değiĢen bu tür zaman iliĢkisi, mutlak zaman iliĢkisidir. Örneğin, bir arabanın hızı ile katettiği yol uzunluğu arasında, saat zamanı iliĢkisi vardır. Ġkinci tür zaman iliĢkisi, psikolojik zaman iliĢkisi olarak 24 25 26 27 28 29 30 A.e.a.y. Erkut, a.e., s.14-15. Çapar, a.e., s.52. Esen, a.e., s.10-11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. Erkut, a.e., s.14. Esen, a.e., s.10-11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. Erkut, a.e., s. 15-16. 5 adlandırılır. KiĢisel algılamalara dayanan bu iliĢki görelidir. Erken, geç, önce, sonra vb. sözcüklerle ifade edilir. Zaman iliĢkisi, bütün etkin sistemlerde vardır. Bazı sistemlerde ise zaman, belirleyici bir iliĢkidir. Öncelik Ģemalarında (ağ diyagramlarında) buna rastlanır. Neden-sonuç iliĢkisi: Tüm dinamik sistemlerde bulunan önemli bir iliĢki türü de, neden-sonuç iliĢkisidir. Neden-sonuç iliĢkisi, en büyük doğa yasalarından biridir. Bu iliĢki, sonlu bir zaman süresi içinde gerçekleĢen, tersinmez (geri dönüĢmez) süreçlere uygulanan bir yasadır. Bir zaman noktasında neden oluĢur, etkisini verir ve daha ileri bir zaman noktasında sonuç doğar. Bu iliĢki, Ģematik olarak Ģekil-2‟deki gibi gösterilebilir. + Fiyat - Sunu Ġstem ġekil-2. Neden-sonuç iliĢkisine örnek Bu Ģekilde istemin artması nedeninin, fiyatın artması sonucunu doğuracağı; buna karĢılık sununun artması nedeninin fiyatın azalması sonucunu oluĢturacağı anlatılmaktadır. Enerjinin korunumu iliĢkisi: Maddenin bir biçimden diğerine geçiĢte görülen bir iliĢki türüdür. Örneğin, ateĢe atılan kömür ve yanma sonucunda elde edilen ürün arasında bu tür bir iliĢki vardır. Mantıksal iliĢki: Özellikle soyut sistemlerde görülen bir iliĢki türüdür. DüĢünceler ve kavramlara iliĢkin sistemlerde rastlanabilir. Bilgisayar programı buna bir örnektir. Matematik iliĢki: Matematik iliĢki, mantıksal iliĢkinin özel bir biçimidir. Örneğin, matematikteki sayılar sisteminin iki değeri arasındaki eĢitlik veya eĢitsizlik iliĢkisi, bir matematik iliĢkidir. Sistemin Bütünlüğü: Bu özellik, bundan önceki iki ana sistem özelliğinin bir arada oluĢu sonucunda ortaya çıkan önemli bir özelliktir. „Sistem‟ ve „bütün‟ sözcükleri bu anlamda ele alındıklarında hemen hemen özdeĢtirler. Buradaki „bütün‟ sözcüğü, tam olma anlamından çok, bileĢenleri aracılığı 6 ile fonksiyonunu yerine getiren bir oluĢumu tanımlamak amacıyla kullanılır.31 Sistemin Amacı: Birden çok bileĢenin oluĢturduğu bir bütün olan sistemin, mutlaka en az bir fonksiyonu vardır. Yani sistem, bir veya daha çok amaç için vardır.32 Öte yandan sistem, insan yapısı olabilir veya olmayabilir. Ġnsan yapısı olan her Ģey, belli bir gereksinimden doğmuĢtur. Temelde amaç, bu gereksinimin karĢılanmasıdır. Örneğin, otomobil taĢıma içindir. Eğitim sistemi, insanların eğitimi içindir. Kütüphane sistemi, insanların bilgi gereksinimini karĢılamak içindir. Ġnsan yapısı olmayan doğal sistemlerin amaçlarının ayırt edilmesi ise, insan yapısı sistemlerin amaçlarının ayırt edilmesi ile karĢılaĢtırıldığında her zaman kolay olmamaktadır.33 Çevre (iç ve dıĢ çevre): Sistemin kendi sınırları dıĢında kalan her Ģeye, sistemin dıĢ çevresi; sistemin kendi sınırları içinde kalan her Ģeye ise sistemin iç çevresi adı verilmektedir. DıĢ çevre, aynı zamanda sistemin içerisinde faaliyet gösterdiği ortamdır. DıĢ çevrenin kimi etmenleri sistemin iĢleyiĢi üzerine aktif etkilerde bulunur. Bu tür dıĢ çevre koĢullarına ise „ilgili dıĢ çevre koĢulları‟ adı verilir. Burada sistem sınırının ne olduğunu açıklamakta da yarar vardır. Sistem sınırı, sistemin iç bünyesine iliĢkin değiĢkenleri dıĢ faktörlerden (parametrelerden) ayıran çizgidir. Sistem sınırı, sistemin nerede baĢlayıp nerede bittiğini gösterir.34 Bu anlatılanlara bağlı olarak, özellikle iĢletmelerin çağdaĢ yönetiminde uygulanan sistem yaklaĢımı açısından, her iĢletme sisteminin, bir dıĢ ve bir de iç çevreye sahip olduğu kabul edilmektedir. Doğal olarak bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezleri de bir dıĢ bir de iç çevreye sahiptir. Bir fikir vermesi amacıyla kütüphane ve bilgi merkezleri için dıĢ ve iç çevre etmenleri aĢağıdaki gibi sıralanabilir: 31 32 33 34 Esen, a.e., s.11. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.150. A.e.a.y. Erkut, a.e., s. 16. Bkz.: Çapar, a.e., s.52. 7 - DıĢ çevre etmenleri: Ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi çevre, teknolojik geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan gücü kaynakları, ham maddeler35 vb.dir. - Ġç çevre etmenleri: Alt sistemler yaklaĢımıyla, sistemin, yönetim alt sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt sistemi, psikososyal alt sistemi36 ya da iĢlevsel bir yaklaĢım izlendiğinde, sağlama hizmeti alt sistemi, kataloglama ve sınıflama hizmeti alt sistemi, kullanıcı hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi37 vb.dir. Buraya kadar yapılan açıklamalara dayanarak, kütüphaneyi bir sistem olarak ele almak ve bu sistemin belli baĢlı özelliklerinin örneklerinden oluĢan kuramsal bir kütüphane sistemi modeli oluĢturmak mümkündür (Ģekil-3). Fiziksel ve /veya kavramsal bileşenler -Ġnsan kaynakları KÜT ÜPH ANE -Mali kaynaklar -Derme Bileşenlerin özellikleri ve ilişkileri Faaliyetler ve süreçler Sonuçlar Ortak amaç(lar), Hedef(ler) -Ġnsan kaynağı nitelik ve niceliği -Mali kaynakların niceliği ve türü -Sağlama faaliyeti ve süreci (seçim) -Seçim -AraĢtırma -Kötü sağlama -Ġyi kataloglama ve sınıflama -YanlıĢ yerleştirme sistemi -Bina -Dermenin nitelik ve niceliği -Doğrulama -Araç-gereç -Binanın durumu -Sipariş verme -Araç-gereç nitelik ve niceliği -Teslim alma -Yavaş ve özensiz yararlandırma -Sorunları çözme -Kötü yönetim -Bağlantı kurma -Planlama yapmama -ĠletiĢim araçları -Daktilo -ĠletiĢim araçları nicelik ve niteliği -Bilgisayar -Mikrofilm/ Mikrofiş makinesi -Daktilo mak. nicelik ve niteliği -Bilgisayar nicelik ve niteliği -Fotokopi makinesi -Kataloglama ve sınıf. faaliyeti - Mikrofilm/Mikrofiş mak. nicelik ve niteliği .. . -Sağlama bilgisi -Kataloglama ve sınıflama bilgisi -Kataloglama kuralları -Ödünç verme faaliyeti -Küt. içinde yarar. faaliyeti .. -Bilgi hizmeti faaliyeti -Bilgi verme faaliyeti ve süreci -Problem -Okur / kullanıcı nitelik ve niceliği -Sağlama bilgisi ve kuralları niteliği -Yararlandırma bilgisi -Kataloglama ve sınıflama bilgisi ve kuralları niteliği -Yararlandırma kuralları -Yararlandırma bilgisi ve kuralları niteliği -Yönetim bilgisi -Mali kaynak ile derme, araç gereç ilişkisi -... -Yararlandırma faaliyeti -Fotokopi makinesi nicelik ve niteliği -Okur / kullanıcı -Sağlama kuralları -Materyalin kendisi ile ilgili işlemler .. -Okur / kullanıcı ile kataloglama ve sınıflama, yararlandırma bilgi ve kuralları ilişkisi . -... -Bilgi ihtiyacı -Ġlk soru -Sorunun görüşülmesi -Arama stratejisi -Cevap -Kötü karar verme -Hatalı örgütleme -Eşgüdümü sağlayamama -Denetimin yetersizliği -Yöneltmeme -... .. . = SĠSTEM -Tam cevap KULLANICININ GEREKSĠNĠM DUYDUĞU / DUYABĠLE CEĞĠ BELGE VE BĠLGĠYĠ HIZLI DOĞRU VE ETKĠN OLARAK SAĞLAMA ÖRGÜTLEM E VE KULLANDIRMA -Yönetim faaliyetleri -Planlama -Karar verme -Örgütleme .. -Eşgüdüm . HIZLI, DOĞRU VE ETKĠN BĠLGĠ HĠZMETĠ VEREMEME -Denetim -Yöneltme -.... Sistem çevresi Sistem sınırı ġekil-3. Kuramsal bir küôüphane sistemi modeli örneği 35 Ahmet Çelik, “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U. Yurdadoğ'a armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1994, s.50-52. 36 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik, a.e., s.52. 37 Bkz.: Ġrfan Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”, Türk kütüphaneciliği, 3, 1(1989), s.7. 8 ġekilde görülen listeyi uzatmak mümkündür. Elbette, kütüphane sisteminin özellikleri konusuna (bileĢen, parça, öğe, alt sistem, bunların özellikleri, birbirleriyle ve sınırlandığı çevre ile iliĢkileri, ortak hedefler, amaçlar, sonuçlar ve bu ortak hedeflere ve amaçlara yönelik faaliyetler ve süreçler) baĢka açılardan da yaklaĢılabilir.38 Bir kütüphane sisteminin unsurları, araĢtırmacının izlediği yaklaĢıma bağlı olarak farklılık gösterebilir. 1.2 Genel Sistem Teorisi Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini konu alan bu çalıĢmada, „genel sistem teorisi‟ ile ilgili bazı tanım ve açıklamalara yer vermek de yararlı olacaktır. Bunun baĢlıca nedeni, aĢağıdaki açıklamalarda da ima edildiği gibi günümüzde uygulanan sistem analizi çalıĢmalarının teorik temelinin oluĢturulmasında, genel sistem teorisinden önemli ölçüde yararlanılmasıdır. Bir tanıma göre, genel sistem teorisi her türlü sisteme uygulanabilecek genel ilke ve prensipleri bulmayı ve geliĢtirmeyi amaçlayan disiplinlerarası bir çalıĢma alanıdır.39 Genel sistem teorisinin amacı, deneysel dünyada genel iliĢkileri tanımlayan sistematik ve teorik bir çalıĢma alanı geliĢtirmeye yöneliktir. Genel sistem teorisine ihtiyaç duyulmasının en önemli nedeni olarak, çeĢitli disiplinler arasındaki iliĢki ve iletiĢim sorunları gösterilmektedir.40 Bu disiplin ile bilimlerarası iliĢki ve iletiĢimi olanaklandırarak dünyamızın medeniyet düzeyinin yükselmesine katkıda bulunmak amaçlanmaktadır.41 Bilimsel geliĢmeler gözlendiğinde, her bilim alanında birbirinden bağımsız olarak geliĢtirilen „genel prensiplerin‟ benzer özellikler gösterdiği görülmektedir. Lojik-matematik temelli bir bilim dalı olan, genel olarak sistemlere uygulanabilecek genel prensiplerin türetilmesini ve formül Ģeklinde anlamlandırılmasını amaç edinen „genel sistem teorisi‟, tüm bilim alanlarına hizmet sunmayı amaçlamaktadır.42 38 Örneğin bkz.: Ġrfan Çakın, “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik dergisi: belge, bilgi, kütüphane araĢtırmaları, 3(1992), s.32-34. 39 Edward Huse - James Dowditch, Behavior in organizations: a system approach to managing. 2nd ed. Addison Wesley Pub., 1977, s.38. 40 Esen, a.e., s.3. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.145. 41 Esen, a.e., s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. 42 Esen, a.e. s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. 9 Yukarıdaki tanım ve açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi, „genel sistem teorisi‟ ile bir sistemler hiyerarĢisi olan evrendeki oluĢumları bir bütün olarak birbiriyle iliĢkilendirecek, bu oluĢumları ayrı ayrı ele alıp açıklamaya çalıĢan bilim alanlarını da birbiriyle iliĢkilendirecek genel bir kuram geliĢtirmek söz konusudur.43 Bu durumda, „genel sistem teorisi‟nin uygulanabileceği geniĢ bir bilimsel alan bulunmaktadır.44 Genel sistem teorisi, geniĢ anlamda temel bir bilim özelliği göstermesi yanında, çeĢitli biçim ve isim altında uygulama alanlarına da yansımaktadır. Bu disipline, onun uygulamaları da dikkate alınarak „genel sistem bilimleri‟ de denmektedir.45 Genel sistem teorisinin daha iyi anlaĢılması için, sistem ve genel sistem teorisinin tarihsel geliĢimi üzerine bilgi vermek yararlı olacaktır. GeçmiĢte değiĢik isimlerle kullanılmıĢ „sistem‟ kavramının uzun bir tarihi vardır.46 Bu geçmiĢin, insanların düĢünmeyi ve bulmayı öğrendikleri, düĢünce yoluyla ve akılcı davranıĢlarıyla kavrayıp denetim altına alınabilecek bir düzenin veya evrenin varlığını algıladıkları zamana kadar götürülebileceği söùlenmektedir. Temel felsefelerini sistem düĢüncesi üzerine kurmuĢ olan düĢünürlere örnek olarak Aristo, Paracelcus, Boethius, Farrabi, Ġbn-i Sina, Ġbn-i Haldun, Auguste Comte verilebilir.47 Genel sistem teorisi ise, 19.yy‟ın baĢlarında değiĢik bilim dallarındaki arayıĢların sonucunda Ģekillenmeye baĢlamıĢtır. Bu konuda en eski ve temel nitelikteki kavramları ortaya koyan Alman filozof Georg Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831)‟dir.48 Hegel tarafından ileri sürülen temel kavramlar Ģöyle özetlenebilir:49 - ĠĢlevini yerine getiren bir bütün, daima bileĢenlerin toplamının oluĢturduğu değerden daha büyük bir değere sahiptir. - Bütün, bileĢenlerinin doğasını belirler. 43 Bkz.: Halil Sarıaslan, “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi Siyasal 44 45 46 47 48 49 Bilgiler Fakültesi dergisi, 39, (1984), s.53. ; Richard A. Johnson - Fremont E. Kast James E. Rosenzweig, “Systems theory and management”, Management science, 10, (1964), s.367-370. Esen, a.e. s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. Esen, a.e., s.6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147. Esen, a.e., s.3. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.145-146. Çapar, a.e., s.51. Esen, a.e., s.4. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146. A.e.a.y. 10 - BileĢenler bütünden soyutlanarak incelendiklerinde yeterince anlaĢılamazlar. - BileĢenler, dinamik olarak birbirleri ile iliĢkili veya birbirlerine bağımlıdırlar. Ancak, Hegel felsefesine iliĢkin bu prensip ve kavramlar, o zamanın koĢullarında yeterince ilgi toplayamamıĢtır.50 19.yy‟ın baĢlarından, 20.yy‟ın baĢlarına kadar konu ile ilgili çalıĢmalar yapmıĢ bilim adamları vardır. Ancak yapılan çalıĢmaların tarihi evrimini açık bir Ģekilde izlemek mümkün olmadığı için,51 burada adlara ve çalıĢmalara yer verilmeyecektir. 20.yy‟ın baĢlarından itibaren genel sistem teorisi, çeĢitli bilim dalları açısından Köhler (1924, 1929), Lotka (1925), Redfield (1942), Singer (1946), Summerhoff (1950) gibi birçok bilim adamı tarafından ele alınmıĢtır. Ancak, 1937‟de biyolog Ludwig von Bertalanffy‟nin „Genel Sistem Teorisi‟ adlı bildirisi bu alandaki önemli çalıĢmalardan biri olmuĢtur. Bertalanffy, bu konudaki ilk makalesini 1950‟de yayınlamıĢtır.52 Bertalanffy‟e göre “evren sistemlerden oluĢan hiyerarĢik bir düzendedir. Bu hiyerarĢik düzen atom çekirdeğinden atoma, atomdan moleküllere, hücrelere, organizmalara ve organizmalardan insanüstü örgütlere doğru bir sıra izlemektedir.”53 Yine, konuya iliĢkin değerli bir baĢka çalıĢma ise, 1956‟da Kenneth Boulding tarafından yapılmıĢtır.54 Boulding de, Bertalanffy‟nin yaklaĢımına benzer bir yaklaĢımla evrendeki tüm bilgiyi bir sistemler hiyerarĢisi biçiminde sınıflandırmıĢtır.55 Boulding, bu çalıĢması ile statik yapı olarak belirlediği, „organize olmuĢ teorik bilgi‟ olarak tanımladığı „çerçeve‟ sistemlerden baĢlayarak „sosyal organizasyon‟lar ve „transandantal (deney üstü/doğa 50 Esen, a.e., s.5. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146. 51 A.e.a.y. 52 Esen, a.e., s.5-6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.146-147. ; Çapar, a.e., s.51. ; ayr.bkz.: Ludwig von Bertalanffy, “The theory of open systems in physics and biology”, Science, 3, (1950), s.23-29. ; Ludwig von Bertalanffy, “Problems of general system theory”, Human Biology, (1951), s.202-204. ; Ludwig von Bertalanffy, “General system theory: a new approach to unity of science”, Human Biology, (1951), s.301-361. 53 Çapar, a.e., s.51. 54 Esen, a.e., s.8. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. ; ayr.bkz.: Kenneth E. Boulding, “General systems theory the skeleton of science”, Management science, (1956), s.197-208. 55 Yontar, a.e., s.76. 11 üstü) sistem‟lere belirlemiĢtir.56 kadar uzanan bir hiyerarĢik sistemler yapısı Bu çalıĢmalar ile bütün bilim dallarına uygulanabilecek bir genel sistemler dizisinin varlığı ortaya konmaya çalıĢılmıĢtır.57 Bu görüĢler daha sonra mühendislik alanı çerçevesindeki çeĢitli disiplinlerde, Talcott Parsons58, George Homans‟ın katkılarıyla toplumsal bilimlerde59, Kurt Lewin‟in katkılarıyla psikolojide vs. benimsenmiĢ ve uygulanmaya baĢlanmıĢtır.60 Aslında, Bertalanffy ve Boulding‟in çalıĢmalarından önce, sistem kuramının temel öğelerinin, genel felsefelerin çoğunda var olduğuna inanılmakta ve çağdaĢ sistem kuramı çerçevesinde kullanılan birçok kavramdan da yararlanıldığı bildirilmektedir.61 Bununla birlikte sistem kuramını, herhangi bir konu ya da disiplinle ilgili bilgiyi yapılandırma yöntemi ve bir düĢünme biçimi olarak 1950‟lerde yeniden canlandıran araĢtırmacıların, Bertalanffy ve Boulding olduğu görüĢü kabul görmektedir.62 Bu dönemde baĢlayan model kurma ve soyut genellemelerin giderek önem kazanması sonucunda, düĢünce ortamındaki geliĢmeler, genel sistem teorisini daha da önemli kılmıĢtır.63 Genel sistem teorisine ihtiyaç duyulması, konuya destek olabilecek çeĢitli yeni geliĢmelere de neden olmuĢtur. Bu geliĢmeler arasında sibernetik, biliĢim teorisi, oyun teorisi, karar teorisi, topoloji, faktör analizi gibi teori ve teknikler vardır.64 Genel sistem teorisi çalıĢmalarında iki yöntem bulunmaktadır:65 (1) Bertalanffy ve izleyicileri tarafından geliĢtirilmiĢ yöntemde, sistemler algılandıkları biçimde gözlenip incelenir ve sonra bu gözlem sonuçları anlamlandırılır. Bu yöntemin temeli deneyseldir. (2) Ashby ve izleyicileri tarafından geliĢtirilen yöntemde, sistem çalıĢması en geniĢ boyutuyla baĢlatılır; düĢünülebilen tüm sistemler göz önüne alınır ve bu sistemler, üzerinde iĢlem yapılabilecek, yargılara varılabilecek en uygun boyuta 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Çapar, a.e., s.51. A.e.a.y., Yontar, a.e., s.76. Çelik, a.e., s.46. ; Yontar, a.e., s.76, 78. Yontar, a.e., s.76.: A.e.a.y. A.e.a.y. Esen, a.e., s.6. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147. A.e.a.y. Esen, a.e., s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.147-148. 12 indirgenir. Bu indirgeme iĢlemi, sistemlerin diferansiyel denklemlerle temsil edilmesiyle sağlanır. Bunun yapılabilmesi için de sistem değiĢkenlerinin sürekli, zaman değiĢkeninin bağımsız olması gerekir. Birinci yöntem, matematiksel sağlamlıktan yoksundur ve matematiksel düĢünceye sahip olanlar için yeterince güvenli görülmeyebilir. Ġkinci yol ise sistemlerin özel halleri için geçerlidir ve tüm sistem çalıĢmalarında (örneğin, bileĢenleri süreksizlik gösteren sistemlerde) kullanılamaz. Bu durum, bizi genel sistem teorisinde tek bir yöntemin kullanılamayacağı gerçeğine götürmesi açısından önemlidir.66 1.3 Sistem YaklaĢımı Sistem yaklaĢımı kavramı ile ilgili değiĢik bakıĢ açılarına göre yapılmıĢ birçok tanım bulunmaktadır. Bu tanımların bazılarını burada sıralamak, konunun daha geniĢ bir açıdan ele alınmasına yardımcı olacaktır. Sistem yaklaĢımı: -KarmaĢık bir iĢlemi/süreci incelemek için formal bir usuldür.67 - Bir görüĢ/anlayıĢ ya da bir soruna bakıĢ yoludur.68 - Sorunların birbirleri üzerine olan etkilerini ortaya çıkartmak için aralarındaki iliĢkiyi temel alan bir görüĢtür.69 - Belirli olayların, durumların ve geliĢmelerin incelenmesinde, ele alınmasında kullanılan bir düĢünce tarzıdır.70 - Soruna iliĢkin tüm öğelerin göz önüne alınıp incelenerek sorunun anlaĢılması ve saptanmasına iliĢkin bir bakıĢ açısıdır.71 - Bir strateji veya bir soruna yaklaĢmak için kullanılan birtakım davranıĢlardır.72 66 Esen, a.e., s.7. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.148. 67 Miranda Lee Pao, Concepts of information retrival, Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1989, s.66. 68 A.e.a.y. 69 Ġnal Cem AĢkun, “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir Ġktisadi ve Ticari Ġlimler Akademisi dergisi, 9, 1(1973), s.4. 70 Bkz.: Tamer Koçel, ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi Yayınları, 1982, s.94. ; Glenn Immegart - Francis Pilecki, An introduction to systems for the educational administrator. Addison-Wesley, 1973, s.30. 71 Esen, a.e., s.24 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; ayr.bkz.: Gordon K.C. Chen, “What is the systems approach”, Interfaces, 6, 1(1975), s.32. 72 Emin Doğan Aydın, Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri, Ġstanbul: Afa Matbaacılık, 1991, s.32. 13 - “ĠliĢkilerle ilgili konular ve problemler hakkında özel bir düĢünce Ģeklidir.”73 - Sistem kavramı çerçevesinde bütünlük ve etkileĢim ilkesine dayalı bir yaklaĢımdır.74 - Sorunları anlamak ve çözmek için sistemi parçalarına ayırmak yerine, onu bir iliĢkiler yumağı, bir bütün olarak ele almadır.75 - “Bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt sistemler ile bunlar arasındaki iliĢkileri bütüncül bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme yoludur.”76 Bununla beraber bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim usulûne iĢaret eder.77 Tanımlar ne kadar çoğaltılırsa çoğaltılsın, sistem yaklaĢımının üç temel ilkeye dayandığı söylenebilir:78 1. Bütünsel yaklaĢım, 2. Disiplinlerarası yaklaĢım, 3. Bilimsel yaklaĢım. 1. Bütünsel yaklaĢım: Ġncelenen sistemi bir bütün olarak görmektir. Bir öğenin, bütünün diğer öğeleri ile birlikte düĢünüldüğünde iĢlevsel bir anlam taĢıyacağı ve bu iĢlevsel anlamın öğeler arası etkileĢimde yattığı inancını uygulamak; sistemi birbirleriyle etkileĢimli bütünlüklerden oluĢan, çevresiyle etkileĢimli bir bütünlük olarak görmektir. Örneğin, bir sistemde sorunların sıkı sıkıya birbirine bağlı olduğu; sorunlardan birine getirilen çözümün bir diğeri için bulunan çözümle iliĢkili olduğu anlayıĢını benimsemektir.79 Sistem yaklaĢımının temelinde, „sistem‟ olarak ele alınan bütünün amacını gerçekleĢtirmesi vardır. Bu görüĢe göre, önemli olan bütündür. 73 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.37. 74 Sarıaslan, a.e. s.53. 75 Yaman Barlas, “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin yönetim bilimlerinde 76 77 78 79 uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995): Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.240. Yontar, a.e., s.76. A.e.a.y. Erkut, a.e., s.11-13. ; Bu ilkelerin yöneylem araĢtırmasında da olduğu görülmektedir. Ancak yöneylem araĢtırmasının, temelde sistem yaklaĢımına dayanması nedeniyle bu durum normal karĢılanmalıdır. Bu durum için bkz.: Yontar, a.e., s.78. ; Esen, a.e., s.2732, 41-43 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, sibernetik..., s.163-164, 166-167, 174-175. Erkut, a.e., s. 11. 14 Parçalar, bu bütüne katkıda bulunduğu ölçüde önemlidir. Diğer bir deyiĢle, sistemi temel alan bu bakıĢ açısı, sistemin amaçları, sistemin içerdiği alt sistemler, alt sistemler arasındaki iliĢkiler ve alt sistemlerin ana sisteme yaptığı katkılar üzerinde yoğunlaĢmaktadır.80 2. Disiplinlerarası yaklaĢım: Bütünsel yaklaĢımın zorunlu bir bütünleyicisidir. Çünkü, incelenen sistemi bir bütün olarak görmenin ön koĢulu ve aynı zamanda gerekli sonucu, o sistem üzerine farklı görüĢ açılarını yöneltmektir. Bu ön koĢulu, disiplinlerarası yaklaĢım ilkesi sağlar. Örneğin, incelenen bir sistemdeki sorunlara tek bir bilim dalının görüĢ açısı ile yaklaĢılırsa önyargılı ve gerçek dıĢı sonuçlara varılabilir. Çünkü disiplinler insanların bir yaratısıdır. Doğa bu disiplinlere göre düzenlenmemiĢtir. Doğada sorunlar vardır. Disiplinler sorunlara birer bakıĢ açısı oluĢtururlar.81 Disiplinlerarası yaklaĢım ilkesiyle grup çalıĢması anlayıĢı da bir yöntem olarak gündeme gelmiĢtir.82 3. Bilimsel yaklaĢım: Sistemi bir bütün olarak görmenin ve sisteme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmenin somut düzeyde bir yöntemi de olması gerekir. ĠĢte sistem yaklaĢımı, sistemi bir bütün olarak görmede ve sisteme değiĢik görüĢ açılarını yöneltmede bilimsel yönteme dayanmaktadır. Bu ilkeyle sistem yaklaĢımı yalnızca bilimden yararlanmakla kalmamıĢ, kendi özgün ve sistematik yöntemini de kurup geliĢtirmiĢtir.83 Bu tanımlara ve açıklamalara dayanarak, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin önemini konu alan bu çalıĢmada temel alınacak sistem yaklaĢımı kavramının tanımı, aĢağıdaki Ģekilde yapılabilir: Sistem yaklaĢımı, bir sistemi oluĢturan parçalar, kısımlar ve alt sistemler ile sistemin dıĢ çevresini, bunlar arasındaki iliĢkileri bütünsel, disiplinlerarası ve bilimsel bir yaklaĢımla ele alma ve düĢünme yoludur. Bu yaklaĢım, aynı zamanda bir analiz yöntemi/tekniği ve bir yönetim usulûnü de belirtir. Sistem yaklaĢımı ile ilgili yukarıda verilen tanımlar ve yaklaĢımın temel ilkeleri incelendiğinde, açıkça ya da üstü kapalı olarak „sistemin ve çevresinin tümüyle dikkate alınması gerektiği„nin belirtildiği görülebilir. 80 81 82 83 Koçel, a.e., s.96. Erkut, a.e., s. 11. A.e.a.y. A.e.a.y. 15 Yönetimde sistem yaklaĢımı dendiğinde ise, yönetim olaylarını ve bu olayların ortaya çıktığı, yaĢandığı birimleri birbirleri ile iliĢkili bir Ģekilde ele alan yaklaĢım anlaĢılmaktadır. Bir baĢka deyiĢle, sistem yaklaĢımı, organizasyonu çeĢitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluĢan bir bütün olarak ele almaktadır.84 1.4 Sistem Analizi Sistem analizi kavramı ile ilgili olarak çeĢitli tanımlar yapılmıĢtır. Konuya daha geniĢ bir açıdan bakmak ve konunun daha iyi anlaĢılmasını sağlamak için, bu tanımlardan bazılarını sıralamak faydalı olacaktır. Sistem analizi: - Faaliyetin hedeflerine ya da amaçlarına ve onları yapmanın en verimli ve etkin yollarına karar vermek için, tipik olarak matematiksel yol ile faaliyeti (örn. bir usulû, yöntemi, tekniği ya da iĢi) inceleme iĢlemidir.85 - Göze çarpan probleme iliĢkin unsurları en iyi Ģekilde tanımlayabilen bilimsel bir süreç ya da metodolojidir.86 - “Belirsizlik altındaki karmaĢık bir tercih sorununa bir bakıĢ ve yaklaĢım tarzını belirleyecek biçimde, alternatif politikaların veya stratejilerin mâliyetlerini, etkinliklerini ve risklerini sistematik olarak inceleyerek ve gerektiğinde yeni alternatifler geliĢtirerek, bir davranıĢ Ģeklinin önerilmesidir.”87 - “Bir sistem ve onun iĢlediği çevre hakkındaki faktörleri toplamayı, düzenlemeyi ve değerlendirmeyi kapsar. Sistem analizinin amacı, daha iyi bir sistem tasarlama ve geliĢtirmeye bir temel oluĢturmak üzere, sistemin tüm yönlerini, teçhizat, personel, üretim süreci ve talep koĢullarını incelemektir.”88 - “Karar vericiye mümkün seçenekler arasında iyi bir seçim yapmasına yardım etmek için tasarımlanmıĢ bir analitik süreçtir.”89 84 Koçel, a.e, s.96. 85 The ALA glossary of library and information science..., s.223. 86 David I. Cleland - William R. King, Systems analysis and project management. 2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975, s.55. 87 Bkz.: Çapar, a.e., s.60. ; Ġsmet S. Barutçugil, Üretim sistemi ve yönetim teknikleri. gnĢl.2.bs. Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988, s.12. 88 Çapar, a.e., s.60. ; Esen, a.e., s.40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.173. 89 Esen, a.e., s.40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.173. 16 - “Etkin bir sistem geliĢtirmek ve yönetimde karĢılaĢılan sorunları çözmek için yapılması gerekli olan problem çözme ve araĢtırma çalıĢmalarının tümüdür.”90 - “Bir örgüt ya da sistem içindeki etkileĢim ağının incelenmesi ve sistemin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesi için yeni ve daha iyi yöntemlerin araĢtırılması ve geliĢtirilmesi sürecidir.”91 - “Amaçları ve bu amaçları gerçekleĢtirecek seçenek politika ve yöntemleri inceleyerek onların ekonomik mâliyetlerini, etkililiklerini ve faydalarını riskleri ile birlikte kantitatif olarak karĢılaĢtırmak suretiyle karar vericilere gelecekteki eylem biçimini seçmede yardımcı olan bir araĢtırma biçimidir.”92 - “Karar vericilere amaçlarının belirlenmesinde, amaçları gerçekleĢtirecek olası seçeneklerin sistematik olarak toplam sistem açısından incelenmesi ve değerlendirilmesinde ve böylece izleyecekleri en uygun yolun (eylem biçiminin) seçiminde yardımcı olan bir araĢtırma ve problem çözme yaklaĢımıdır.”93 - Sorun çözme ya da karar vermede kullanılan, bilimsel yöntemle yakından iliĢkili olan, bir sorunun farkına varmayı; sorunla ilgili değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı; sonuçta da soruna optimal (ya da mevcut olandan daha iyi) bir çözümü yahut çözüm için uygulanacak eylem programını belirlemeyi kapsayan bir yöntem ya da tekniktir.94 Buraya kadar sıralanan sistem analizi kavramı tanımları incelendiğinde, tanımların üç ayrı kategoride ele alınabilecek farklı görüĢleri yansıttığı öne sürülebilir. Bu kategorilerden birincisinde, sistem analizi, yalnızca var olan sistemin ya da sorunun incelenmesini kapsar. 90 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Richard Johnson - W.C. Roger - J. Newell, Operations 91 92 93 94 management: a systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972, s.503. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”... s.39. Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; Philip C. Semprevivo, Systems analysis: definition, process and design. Chicago: Science Research Associates, 1976, s.7. Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.54. ; E. S. Quade - W. I. Boucher, Systems analysis and policy planning. New York: American Elsevier Pub., 1968, s.4. ; Gene H. Fisher, Cost considerations in systems analysis. New York: American Elsevier Pub., 1971, s.6. Sarıaslan, a.e., s.55. Bkz.: Richard A. Johnson - Fremont E. Kast - James E. Rosenzweig, The theory and management of systems. 3rd ed. New York: McGraw-Hill, 1973, s.xi, 19. ; Yontar, a.e., s.76. 17 Comment [MY1]: S.KurbanoÛlu, bu tanİmİ olduÛu gibi Halil Sarİaslan'dan aldİÛİ halde dipnot vermemiß ! Ġkinci görüĢte, analiz, var olan sistemin ya da sorunun incelenmesi ile birlikte, yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve seçilmesini kapsar. Üçüncü görüĢte ise, sistem analizi, var olan sistemin ya da sorunun incelenmesini; yerine konacak sistemin ya da çözümün yahut çözüm için uygulanacak eylem programlarının geliĢtirilmesini ve seçilmesini; bunlara ilaveten geliĢtirilen ve seçilen eylem programının uygulanmasını; uygulama sonucunda da sonuçların ve sistemin baĢarı durumunu değerlendirmeyi kapsar. Yukarıdaki tanımlara ve açıklamalara dayanarak, bu çalıĢmada temel alınacak sistem analizi kavramı tanımı Ģöyle belirlenmiĢtir: Sistem analizi, sistemin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek için sorun çözme ya da karar vermede kullanılan, bilimsel yöntemle yakından iliĢkili bir yöntem ya da tekniktir. Bu analiz, sorunu fark etmeyi; sorunla ilgili değiĢkenliği belirlemeyi; çeĢitli etmenlerin analiz ve sentezini yapmayı; en uygun çözümü seçmeyi; çözüm için uygulanacak eylem programını düzenlemeyi ve uygulamayı; uygulama sonucu, sonuçların ve sistemin baĢarı durumunu değerlendirmeyi kapsar. Buraya kadar yapılan „sistem‟, „genel sistem teorisi‟, „sistem yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının tanımları ve açıklamalarına dayanarak sistem analizi ile bu kavramlar arasındaki iliĢki ise Ģöyle özetlenebilir: „Sistem analizi, „genel sistem teorisi‟nden yararlanarak sistemin bütününü esas alan bir bakıĢ açısı, ele alma ve düĢünme yolu olan „sistem yaklaĢımı‟na dayanan; sistemin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bilimsel yöntemle iliĢkili bir yöntem/tekniktir. 1.5 Yöneylem AraĢtırması Sistem yaklaĢımı ile iliĢkisi ve uzun bir dönem problem çözümünde kullanılan bir yöntem olması nedeniyle, yöneylem araĢtırması kavramını tanımlamak ve kısa açıklamalarda bulunmak konumuz açısından yararlı olacaktır. Yöneylem araĢtırması kavramı ile ilgili aĢağıdaki tanımlar, bizce kavramın en iyi tanımlarıdır. Bu tanımlara göre yöneylem araĢtırması: 18 - Yöneticinin karĢı karĢıya kaldığı sorunlarda bilimsel, mantıki ve matematiksel araçlarla ussallığı sağlamaya yöneldiği uygulamalı karar teorisidir.95 - Sistemde ortaya çıkan problemlere en iyi çözümü bulmak için, sistemin kontrol edilebilen bileĢenlerine değiĢik bilimsel yöntem ve tekniklerin uygulanmasıdır.96 - Örgütün bütünleĢik amaçlarına en iyi uyumu sağlayacak Ģekilde organize sistemlerin kontrol edilebilir problemlerinin çözümünde disiplinlerarası bir ekiple, bilimsel yöntem uygulamasıdır.97 Bu tanımlar ve açıklamalar dikkatle incelendiğinde, yöneylem araĢtırması kavramının sistem yaklaĢımına dayandığı ve sistem analizi kavramının tanımları ile benzerliği olduğu görülebilir. Literatürde, bunların ortak yanlarının olduğunu söyleyenler yanında, tamamen birbirinin aynı olduğunu söyleyenler de vardır. Ancak, Ġkinci Dünya SavaĢı‟ndan baĢlayarak bu tür araĢtırmalara yöneylem araĢtırması denmesine karĢın, son yıllarda yöneylem araĢtırmasının yozlaĢma göstererek disiplinlerarası çalıĢma ilkesini dikkate almaması ve bu nedenle yöneylem araĢtırmasının öncülerinden olan Ackoff‟un bile „matematiksel algoritma ve modelleri uygulama becerisi haline geldiği‟ Ģeklindeki eleĢtirilerine benzer pek çok eleĢtiri alması, „sistem analizi‟ terim ve kavramının güncelleĢmesine ve yaygınlaĢmasına neden olmuĢtur.98 Böylece, yalnızca nicelikli karar ortamlarında, matematiksel olarak kullanılabilir hale gelen yöneylem araĢtırması, yerini tüm çalıĢma alanlarında ve ortamlarda (niceliksel ve niteliksel karar ortamlarında) baĢarıyla kullanılabilen „sistem analizi‟ne bırakmıĢ ve sistem analizi tarafından kullanılan bir yöntem ve teknik olma durumuna gelmiĢtir. 1.6 ĠĢletme ve Bilgi ĠĢletmesi (Kütüphane ve Bilgi Merkezi) ĠĢletme kavramının birçok tanımı bulunmaktadır. Bu çalıĢmada, değiĢik birçok tanımdan yararlanarak oluĢturulan Çapar‟ın Ģu tanımı temel alınacaktır: ĠĢletme, “temel üretim faktörlerini oluĢturan doğal 95 David W. Miller - Martin K. Starr, Executive decisions and operations research, Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960, s.103-104. 96 Esen, a.e., s.27. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.163. ; ayr.bkz.: C. West Churchman - Russel L. Ackoff - E. Leonard Arnoff, Introduction to operations research. New York: John Wiley & Sons, 1957, s.18. 97 Esen, a.e., s.28. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.164. ; ayr.bkz.: Russel L. Ackoff - Maurice W. Sasieni, Fundamentals of operations research. New York: John Wiley & Sons, 1968, s.6. 98 Esen, a.e., s.39-40. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.172-173. 19 kaynaklar, emek, donanım, yer, sermaye, bilgiyi bilinçli, uyumlu ve sistemli bir biçimde bir araya getirerek birey, topluluk ve kuruluĢların gereksinim duydukları mal ya da hizmeti üreten ve pazarlayan, bunun karĢılığında kâr veya değer elde eden ekonomik ve/veya toplumsal kuruluĢlardır.”99 Her iĢletme, dinamik çevre koĢulları içinde, belli bir amacı/amaçları gerçekleĢtirmek üzere çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da iĢlevsel bileĢenlerin bir araya gelmesinden oluĢur. Bu bileĢenler arasında iliĢkiler vardır ve bu iliĢkiler iĢletmeye özel karakterini verir.100 Bu tanım ve açıklamalar bize iĢletmenin bir sistem olduğunu ifade etmektedir. Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezlerini „bilgi iĢletmesi‟ kavramı ile genel olarak ele alıp tanımlamak; ayrıca kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir iĢletme sistemi olarak kabul edilmesi gerektiğini vurgulamak; çalıĢmada „bilgi iĢletmesi sistemi‟ kavramının temel teĢkil etmesini sağlamak açısından yararlı görünmektedir. Bilgi iĢletmesi kavramını oldukça geniĢ bir biçimde açıklayan ve bu çalıĢmada da temel alınabilecek bir tanıma göre bilgi iĢletmesi, “bilginin ortaya çıkıĢı ile kullanıcıya ulaĢması arasında geçen bilginin toplanması, analizi, iĢlenmesi, depolanması ve eriĢimi sürecini gerçekleĢtiren, bunların sonunda bilgi sistemi zincirinin son halkasını aynı zamanda da bilgi iĢletmesinin temel amaç ve hedefini meydana getiren bilgi eriĢimini gerçekleĢtirmek için çeĢitli ikincil bilgi ürünleri ve hizmetleri üreten kuruluĢ”101tur. Bilgi iĢletmesi, bu üretimi hammadde (belge, bilgi), emek, sermaye, donanım, yer ve bilgiden yararlanarak yapar.102 Her bilgi iĢletmesi, aralarında iliĢkiler bulunan, çevre ile de iliĢkisi olan, çeĢitli fiziksel, kavramsal ya da iĢlevsel bileĢenden bu bileĢenlerin özelliklerinden ve bunların bir veya daha fazla ortak amaca, hedefe ve/veya sonuca ulaĢmaya yönelik faaliyet ve süreçlerinden oluĢan örgütlü bir bütündür (bkz.: ġekil-3). Kütüphane ve bilgi merkezlerinin tüm türlerini kapsayan her bilgi iĢletmesi, yukarıdaki açıklamalar ıĢığında birer sistemdir. Böylece, kütüphane ve bilgi merkezleri için „iĢletme sistemi‟dir diyebiliriz. ĠĢletme 99 Çapar, a.e., s.53. 100 Esen, a.e., s.8-9 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.187. 101 Çapar, a.e., s.55. 102 A.e.a.y. 20 sistemlerini ve doğal olarak bir iĢletme sistemi olarak kütüphane ve bilgi merkezlerini de amaçlarına gerektiği gibi ulaĢtırmak, ancak „yönetim‟leri ile mümkün olabilir. AĢağıda, yönetim kavramına da, konumuzla iliĢkisi nedeniyle kısaca değinilecektir. 1.7 Yönetim Yönetim kavramının da çok çeĢitli tanımları vardır. Bu çalıĢmada göz önünde tutulacak tanımlardan bazıları Ģunlardır. Yönetim: - Belirli bir amaca ulaĢılması için faaliyetleri organize ve kontrol etmektir.103 - “Örgütsel amaç ve hedefleri gerçekleĢtirmek üzere insan kaynakları ile diğer kaynakların eĢgüdümünün sağlanması ve eyleme geçirilmesi sürecidir.”104 - Örgüt amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleĢtirilmesi amacıyla, planlama, örgütleme, yüòütme, eĢgüdüm ve denetim iĢlevlerine iliĢkin, kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin, bilinçli ve sistematik bir biçimde ustalıkla uygulanmasıyla ilgili faaliyetlerin tümüdür.105 - Örgüt amaçlarının ekonomik ve etkili bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için iĢletme faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, yöneltilmesi ve kontrol edilmesidir.106 - ĠĢletmenin amacına ulaĢabilmesi için insan ve fiziki kaynakların en etkin, doğru ve düzenli bir biçimde sağlanmasını, yerleĢtirilmesini ve kullanımını koordine eden, iĢletmeyi çevresi ile dinamik bir denge içinde tutabilen bir süreçtir.107 - “Belli amaca yönelik bir örgüt çerçevesinde, insanlar ve teknikler aracılığıyla gerçekleĢtirilen; düĢünme, sezme ve duyma gibi zihinsel faaliyetlere dayanan aynı zamanda tüm örgütü kuĢatan bir süreçtir.”108 Bu tanımlar dikkatle incelendiğinde, tüm tanımların yönetimi açıkça yönetsel iĢlevler ile tanımlamaya çalıĢtığı görülebilir. 103 Melih Tümer, Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975, s.10. 104 Yontar, a.e., s.7. 105 Howard M. Carlisle, Management: concepts and situations. Chicago: Science Research Associates, 1976, s.21. 106 Can - Tecer, a.e., s.5. 107 Bkz.: Tengiz Üçok, Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988, s.10. ; Çapar, a.e., s.53. 108 Yontar, a.e., s.7.: ayr.bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and contingency approach, 4th ed..., s.5. 21 Yönetim kavramının neleri kapsadığı, yönetim iĢlevlerini sıralayarak ve bunları kısaca tanımlayarak özetlenebilir. Yönetim konusu ile ilgilenen araĢtırıcılar, yönetsel iĢlevleri değiĢik biçimlerde gruplandırmıĢlardır.109 Ancak, genelde uzmanların görüĢ birliği içinde bulunduğu iĢlevler planlama, eĢgüdüm, denetim, örgütlenme ve yöneltmedir. Bunlara karar verme ve personel alma da eklenmektedir.110 - Planlama: “Geleceği değerlendirmeyi; gelecek düĢünülerek varılmak istenen amaçları belirlemeyi; bu amaçları gerçekleĢtirmek için alternatif eylem yollarını geliĢtirmeyi ve alternatif yol ya da yollar arasından seçim yapmayı kapsayan analitik bir süreçtir.”111 - Karar verme: Belli bir amaca ulaĢmak için çeĢitli seçeneklerden birini seçmek, tercih etmektir.112 Karar verme, sorun çözme de demektir.113 - Örgütleme: Örgütsel amaçların gerçekleĢtirilmesi için uygun örgütsel yapıyı kurma ve bu yapı çerçevesinde örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi ile geliĢtirilmesini sağlamaktır. Örgüt için en uygun yapıyı seçme; eleman alma ve bu elemanları belli yetki ve sorumluluklarla donatılan yerlere atama gibi iĢlemleri içerir.114 - EĢgüdüm: Örgütlerde çeĢitli bölüm ve birimlerin ortak örgütsel amaçları gerçekleĢtirmek üzere uyum içinde çalıĢmalarını, böylece örgüt verimliliğinin arttırılmasını sağlamaktır.115 - Denetim: Sistemde zorlayıcı ya da kısıtlayıcı etki yapan eylemler olarak tanımlanabileceği gibi, örgütsel bir iĢlev olarak, her düzeydeki amaç ve planların gerçekleĢtirilebilmesi için astların faaliyet 109 Bkz.: G. Edward Evans, Management techniques for librarians. New York: Academic Press, 1976, s.4. ; Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and contingency approach, 4th ed..., s.5. ; Kurthan FiĢek, Yönetim. Ankara: Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975, s.215. ; Yontar, a.e., s.102-103. ; Can - Tecer, a.e., s.10-11. 110 Yontar, a.e., s.102-103. 111 A.e., s.104. ; ayr.bkz.: Robert D. Stueart - Barbara B. Moran, Library management. 3rd.ed. littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987, s.19. 112 Bkz.: Oktay Fergan, ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974, s.7. ; Can - Tecer, a.e., s.10. ; Yontar, a.e., s.113. 113 Yontar, a.e., s.113. 114 A.e., s.117. 115 A.e., s.120. 22 performanslarının ölçülmesi ve düzeltilmesi ile ilgili faaliyetler olarak da tanımlanmaktadır.116 - Personel alma: Personel seçimi, istihdamı, yetiĢtirilmesi, değerlendirilmesi ve geliĢtirilmesi gibi çeĢitli iĢlevleri içine alan faaliyettir.117 - Yöneltme: Yöneticilerin örgütsel faaliyetleri, örgüt elemanları aracılığıyla gerçekleĢtirmesidir. Bu iĢlev üç önemli öğeyi içermektedir. Bunlar, önderlik, güdüleme ve iletiĢimdir. Önderlik, amaçlanan sonuçlara eriĢmek için bir kiĢi ya da grubun, baĢkalarının iĢ ya da davranıĢlarını etkilemeye çalıĢması sürecidir. Güdüleme, insan enerjisini, bir amacı gerçekleĢtirmek ya da bir ödüle sahip olmak için isteyerek harcatmaktır. ĠletiĢim, mesaj ya da ileti alıĢveriĢidir.118 Yukarıda kısaca özetlenen yönetsel iĢlevler, iĢletme sisteminin yönetiminde genellikle birlikte uygulanmaktadır. Bu iĢlevlerden birinin, diğerinden daha az ya da daha çok önemli görülmesi de söz konusu olamaz. ĠĢletmeleri amaçlarına ulaĢtırmak yönetimleri ile mümkün olduğuna göre, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezinin de amaçlarına ulaĢabilmesi, onun yönetimi ve yönetsel iĢlevleri gerektiği gibi uygulaması ile mümkün olabilecektir. 2 Genel Sistem Teorisi Çerçevesinde Sistem ve Sistem Modeli Sınıflamalarına Bir BakıĢ 2.1 Sistemlerin Sınıflandırılması Sistemleri çeĢitli özelliklerine göre (örneğin, yapıları, çevreyle iliĢkileri vb. gibi) değiĢik bakıĢ açılarından sınıflamak mümkündür.119 Bunlardan konumuz açısından önemli görülenler, sistemlerin iyi anlaĢılmasını sağlamak üzere ele alınacak; sonuçta, genel olarak kütüphane ve bilgi merkezlerinin ne tür bir sistem olduğu saptanmaya çalıĢılacaktır. A. KarmaĢıklık düzeylerine göre sistemler: Bu bakıĢ açısına göre, tüm evren gözlendiğinde sistemlerde bir hiyerarĢinin olduğu ve sistemlerin basitten karmaĢığa göre sınıflandırılmasının çevremizdeki sistemleri ve sistem kavramını daha iyi 116 A.e., s.123-124. 117 A.e., s.127. 118 A.e., s.130-133. 119 Esen, a.e., s.12 ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151. 23 Comment [MY2]: S. KurbanoÛlu, ….Esen ya da E.Aydİndan hemen hemen aynen yararlanmİß ancak dipnot vermemißtir. tanımaya olanak vereceği savunulmaktadır.120 KarmaĢıklık düzeylerine göre sistemler Ģöyle sıralanmaktadır: A.a. Statik (sabit) sistem: Buna „çatı‟ adı da verilmektedir. Bu sisteme somut bir örnek olarak evrenin coğrafyası ve anatomisi gösterilmektedir. Ayrıca, çatının tanımını, hemen her alandaki teorilerin baĢlangıcında bulmanın mümkün olduğu bildirilmektedir.121 A.b. Basit hareketli sistem: Bu sistemde önceden belirlenmiĢ ya da düzenlenmiĢ birtakım hareketler söz konusudur. Bu sisteme örnek olarak, güneĢ sistemi, basit makineler ve araçlar (saat gibi) gösterilmektedir.122 A.c. Denetim düzenine sahip sistem/özdevinimli sistem: Bu sistemde bir denetim düzeni123 ve/veya önceden belirlenmiĢ bir program dahilinde kendiliğinden hareket edebilmek124 söz konusudur. Bu sisteme örnek olarak, termostat, servo mekanizmalar125, bilgisayarlar126 gösterilmektedir. A.ç. Açık sistem/kendi varlığını sürdürebilen sistem: Canlılığın olduğu en basit sistemdir. Kendi yaĢamını sürdürebilen en basit sistem, hücredir.127 A.d. Bitkisel sistem/genetik sistem: Genetik canlıların oluĢturduğu sistemdir. Bu organizmalarda, bir önceki sisteme (hücre) göre daha geliĢmiĢ bir iĢbölümü vardır. Bu sisteme en iyi örnek bitkilerdir.128 A.e. Hayvan sistemi: Bitkisel sisteme/genetik sisteme göre daha karmaĢık, insana göre daha basit olan canlıların oluĢturduğu sistemdir.129 120 Bkz.: Esen, a.e., s.12. Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.151. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.35. ; Boulding, “General systems theory the skeleton of science”... s.197-208. 121 M. J. Alexander, Information systems analysis: theory and applications. California: Science Research Associates, 1974, s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. 122 Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.22. ; Çelik, a.e., s.46. ; Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. 123 Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. 124 Çelik, a.e., s.46. 125 Esen, a.e., s.13. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. 126 Çelik, a.e., s.46. 127 Bkz.: Alexander, a.e., s.8-9. ; Fergan, a.e., s.23. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik, a.e., s.46-47. 128 Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152. ; Çelik, a.e., s.47. 129 Çelik, a.e., s.47. 24 Bu sistemin bir önceki sisteme (bitkisel/genetik) göre en önemli özellikleri, artan hareketlilik, çevreyle iletiĢim ve kendi varlığını fark etmedir. Bu sistemde göz, kulak vb. alıcı organlar geliĢmiĢ ve özelleĢmiĢtir. GeliĢmiĢ bir sinir sistemi de bulunmaktadır.130 A.f. Ġnsan sistemi: Bir sistem olarak insan, hayvanların sahip olduğu özelliklerin pek çoğuna ilave olarak „bilinçli‟ bir canlıdır. Bu, „bilinçli olma‟ durumu, hayvanların „farkında olma‟ durumundan çok daha ileri bir aĢamadır. Ġnsan, hayvana göre daha karmaĢık bir düĢünebilme yeteneğine sahip olmakla birlikte, yalnızca bilmekle kalmayıp bildiğini de bilmektedir.131 Ayrıca insan sisteminin sahip olduğu diğer bazı üst özellikler arasında, insanın çok ses çıkartabilmesi (konuĢabilmesi), simgeleme yapabilmesi (yazı yazma, çizme...) ve bunları birbirine çevirebilmesi (simgeyi sese, sesi simgeye), anlayabilmesi gibi özellikler de vardır.132 A.g. Toplumsal sistem: EtkileĢen, iliĢkiler kuran, iĢbirliği yapabilen, ortak değerleri olan canlıların (insan toplumu) oluĢturduğu sistemdir.133 A.h. Fizik ötesi sistem: Sistemlerin basitten karmaĢığa uzanan hiyerarĢisi bakımından bir bütünlüğe gidilmesinin istenmesi durumunda, daha ileri sistem olarak fizik ötesi sistemin varlığının düĢünülebileceği bildirilmektedir.134 (Örneğin, canlı, cansız bütün evreni yönettiği varsayılan sistem.135) B. Açık ve kapalı sistemler: Bu bakıĢ açısına göre, çevresindeki sistemlerden her ne Ģekilde olursa olsun etkilenmeyen sistemlere „kapalı sistemler‟ denmektedir. Çevreleri ile iliĢkileri olan, haberleĢen ve etkileĢen sistemlere ise „açık sistemler‟ denmektedir.136 Bu görüĢ ile fiziksel ve mekanik sistemler çevreleri ile etkileĢimleri açısından açık ya da kapalı olabilirler. Ancak biyolojik ve toplumsal sistemler, dıĢ çevreleri ile dinamik bir etkileĢim 130 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.152-153. 131 Alexander, a.e., s.9. ; Esen, a.e., s.14. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.153. 132 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; Fergan, a.e., s.23-24. 133 Çelik, a.e., s.47. 134 Alexander, a.e., s.10. ; Fergan, a.e., s.24. 135 Çelik, a.e., s.47. 136 Esen, a.e., s.15. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.153. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.36. 25 içinde olan açık sistemler olarak değerlendirilmektedir.137 Tüm kapalı sistemlerin „entropi‟ye eğilimli olma özelliği bulunur. Entropi, sistemin çevre ile etkileĢimde bulunulmama sonucu durması, bozulması ve yok olmasıdır. Açık sistem görüĢü ise, biyolojik ve toplumsal sistemlerin çevreleriyle dinamik bir iliĢki içinde olduğunu; bu tür sistemlerin çevreden girdi aldığını; bunu iĢleyip dönüĢtürdüğünü; sonra da çevreye çıktı olarak verdiğini belirtmektedir.138 Açık sistemler bu durumu, dıĢ çevre koĢulları ile denge içerisinde sürdürürler. Böylece, dıĢ çevredeki değiĢikliklere sürekli olarak dıĢarıdan aldığı bilgi, enerji ve materyal sayesinde devingen bir biçimde denge sağlarlar. Buna „dengeli durum‟ veya „dinamik denge‟ adı verilir.139 Ayrıca, açık sistemlerde aynı sonuçlara değiĢik girdiler veya süreçler kullanarak ulaĢmak da mümkündür. Bu duruma ise, eĢsonluluk özelliği adı verilmektedir.140 C. Canlı ve cansız sistemler: Bu görüĢe göre, doğum, çoğalma, ölüm gibi biyolojik özelliklere sahip sistemlere, „canlı sistemler‟ denmektedir. Biyolojik anlamda bir canlılığın söz konusu olmadığı cansız sistemlerin bazı süreçlerini tanımlamak için, doğum, ölüm gibi kavramlar kullanılabilmektedir. Buna karĢın, gerçekte biyolojik anlamda canlılık göstermeyen bu sistemlere, „cansız sistemler‟ denmektedir.141 Ç. Soyut ve somut sistemler: Bu görüĢte, bütün öğeleri kavramlardan oluĢan sistemlere „soyut sistemler‟ denmektedir. En az iki öğesi fiziksel varlıklardan oluĢan sistemlere ise, „somut sistemler‟ denmektedir.142 Somut sistemin bileĢenleri, kavramsal ve fiziksel varlıklardan oluĢabilir.143 Bu görüĢe bağlı olarak tüm soyut sistemlerin cansız sistem olduğu, somut sistemlerin ise canlı veya cansız olabileceği sonucuna da varılabilmektedir.144 D. Doğal ve insan yapısı sistemler: 137 Yontar, a.e., s.77. 138 Çelik, a.e., s.47. 139 Çapar, a.e., s.53. 140 Çapar, a.e., s.53. ; Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154. 141 Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154. 142 A.e.a.y. 143 R.L. Ackoff, “Systems, organizations and interdisciplinary research”..., s.1-2. ; Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154. 144 Esen, a.e., s.16. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154. 26 Bu görüĢ açısı, sistemleri kökenlerine göre ayırmaktadır. Doğal süreçler sonunda oluĢan, varlığını devam ettiren ve geliĢen sistemlere „doğal sistemler‟ denmektedir. Bu sistemlere örnek olarak, güneĢ sistemi ve iklim sistemi gösterilmektedir. Bütünüyle insan tarafından oluĢturulan sistemler ya da her ne Ģekilde olursa olsun insan katkısı olan her türlü sistem ise, „insan yapısı sistemler‟ olarak kabul edilmektedir.145 Bu sistemlere örnek olarak, eğitim sistemi, iletiĢim sistemi, kütüphane sistemi gösterilebilir. E. Dinamik ve statik sistemler: Bu görüĢ açısından, yeri, durumu vb. değiĢen, hareketli ve etkin sistemlere „dinamik sistemler‟ denmektedir. DeğiĢme, geliĢme ve ilerleme göstermeyen sistemlere ise, „statik sistemler‟ denmektedir. F. Uyum gösteren ve göstermeyen sistemler: Bu görüĢ açısına göre, çevreyle etkileĢim içinde bulunan, çevresine uyum sağlayabilen sistemlere „uyum gösteren sistemler‟ denmektedir.146 Çevreyle etkileĢim içinde bulunmayan, çevresine uyum sağlamayan/sağlayamayan sistemlere ise „uyum göstermeyen sistemler‟ adı verilmektedir. G. Gerekirci (belirlenimci) ve olasılıkçı sistemler: Bu görüĢe göre, öğelerinin birbirleriyle öngörülebilen karĢılıklı iliĢkileri olan, ayrıca sistemin durumu ve onun dinamik bağlantıları öğrenildiğinde etki-sonuç iliĢkisini kestirmenin mümkün olduğu sistemlere „gerekirci (belirlenimci) sistemler‟ denmektedir. Girdileri bilinse bile, çıktılarının tahmin edilemediği ya da çok güç ve sınırlı olarak tahmin edildiği, ayrıntılı ve kesin öngörülere olanak bulunmayan sistemlere ise „olasılıkçı sistemler‟ denmektedir.147 Sistemleri sınıflandıran bu görüĢ açıları çerçevesinde, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerinin genel olarak belirlenmesine yardımcı olacak aĢağıdaki görüĢler ortaya atılabilir: - Hizmet üreten bir iĢletme/örgüt olarak kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, genel olarak çevresiyle bilgi, enerji, materyal vb. alıĢveriĢ- 145 Esen, a.e., s.16-17. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154. 146 Esen, a.e., s.17-18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.154-155. 147 Tümer, a.e., s.202-203. 27 lerde bulunduğu için „açık sistem‟dir.148 Ancak, tüm sistemlerin mutlak anlamda açık ya da kapalı oldukları göz önünde tutulmadığında, sistemin kendisini diğer sistemlerden ayıran sınırının darlığına ve geniĢliğine göre, sisteme açık ya da kapalı sistem denebilmektedir. Örneğin, artık geliĢtirilmeyen ve iĢbirliği ağı içinde de bulunmayan bir seminer kitaplığının dıĢ çevre ile sınırlı bir iliĢkisi vardır (yalnızca belli tür kullanıcıya açık olması gibi). Ancak, bir üniversite merkez kütüphanesinin dıĢ çevre ile iliĢkisi, bir seminer kitaplığının dıĢ çevre ile iliĢkisine göre daha fazla olabilir. Bu durumda, seminer kitaplığına kapalı sistem, üniversite kitaplığına açık sistem olarak da bakmak söz konusu olabilmektedir. - Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, çevreyle etkileĢim içinde bulunan, iç ve dıĢ çevre koĢullarına göre Ģekillenen; böylece geliĢen ya da geliĢmeyen; büyüyen ya da küçülen bir sistem olduğu için „uyum gösterebilen sistem‟dir. Burada iç çevreden kasıt, sistemin, yönetim alt sistemi, amaç ve değerler alt sistemi, teknik alt sistemi, yapısal alt sistemi, psikososyal alt sistemi149 ya da iĢlevsel açıdan, sağlama hizmeti alt sistemi, kataloglama ve sınıflandırma hizmeti alt sistemi, kullanıcı hizmetleri alt sistemi, yönetim alt sistemi150 vb.dir. DıĢ çevreden kasıt ise, ekonomik koĢullar, mâli kaynaklar, coğrafi çevre, teknolojik geliĢmeler, potansiyel, aktif ve pasif kullanıcılar, insan gücü kaynakları, hammaddeler151 vb.dir. - Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi, kendi iç ve dıĢ çevresinde dinamik bir rol oynadığı için „dinamik bir sistem‟dir. Bilgi, enerji ve maddenin devamlı akıĢı nedeniyle sistem „dinamik denge durumu‟nda kalmaktadır. Bu açıklamalar sonucu, genel olarak da olsa kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sistem türleri içindeki yerini, tek bir sistem sınıflaması yerine birden çok sistem sınıflaması çerçevesinde belirlemenin uygun olacağı açıktır. 148 Bkz.: Maurice P. Marchant, “The library as an open system”, Management strategies for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch. New York: Neal Schuman, 1985, s.154. 149 Bkz.: Kast - Rosenzweig, Organization and management: a systems and contingency approach. 4th ed..., s.113-115. ; Yontar, a.e., s.80. ; Çelik , a.e., s.52. 150 Bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.7. 151 Çelik, a.e., s.50-52. 28 2.2 Sistem Modellerinin Sınıflandırılması Sistemlerin sınıflandırılması konusundan da anımsanacağı gibi, evrende çeĢitli özellikleri ve iĢlevleri olan pek çok sistem bulunmaktadır. Sistem yaklaĢımına dayalı bir yöntem/teknik olan sistem analizinin, ele aldığı gerçek sistemi veya süreci yeterince incelemesi, sistemin ilkelerini belirlemesi, onu amaçlar doğrultusunda düzeltmesi ya da kurması her zaman mümkün olmayabilir. Bu durumda, gerçek sistemi, amaçlar için önemli olan tüm özellikleriyle temsil edebilecek bir aracıya ihtiyaç vardır. ĠĢte, bu gerçek sistemin temsiline „model‟ denir.152 Bir baĢka tanımda ise model, sistemin performansı üzerine sistemin belli yönlerindeki değiĢikliklerin etkisini önceden göstermek için kurulan bir sistem örneği olarak tanımlanmakta; amaçlar, stratejiler ve gerçek dünya durumları arasında bir iliĢkiler takımı olarak nitelendirilmektedir.153 Diğer bir tanımda ise model, bir durumu, bir süreci, bir dizi koĢulu temsil gücü olduğu var sayılan verileri, birbiriyle iliĢkili olarak bir araya getirip, davranıĢlara ve kararlara yön verecek sonuçları bu çerçeve içinde açıklamak154 olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımda, ele alınan sistem, durum, süreç vb. ile ilgili önemli verileri, önemsiz verilerden ayıklamak ve gerçeğe uygun sonuçların alınmasında veriler arasındaki iliĢkileri doğru olarak saptamak155 söz konusudur. Bir sistemi temsil etmek ve sistem analizini kolaylaĢtırmak için kullanılan modelleme tekniği156, gerçek sistemin çok karmaĢık olduğu temel ve sosyal bilimlerde büyük önem taĢımaktadır. Bir model yapımı sırasında, modelin gerçek sistemi yeterince temsil etme ve kontrol edilebilme özelliklerine de sahip olmasına özen gösterilmesi gerekmektedir. Ancak, gerçek sistemin çok karmaĢık olması, bu iki çatıĢan amacı istenilen dengede tutmayı güçleĢtirir.157 Modelleri çeĢitli özelliklerine göre değiĢik bakıĢ açılarından sınıflamak mümkündür.158 Bunlardan konumuz için önemli görülenler ele 152 Esen, a.e., s.18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155. 153 Cleland - King, a.e., s.97. 154 Tümer, a.e., s.160. 155 A.e.a.y. 156 Emin Doğan Aydın, Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki teknolojik geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları. Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988, s.61. 157 Esen, a.e., s.18. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155. 158 Bkz.: Alexander, a.e., s.8. ; John G. Burch - Felix R. Strater, Information systems: theory and practice. California: John Wiley & Sons, 1974, s.117-119. ; Esen, a.e., s.18-24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.155-161. ; Tümer, a.e., s.160-161. 29 alınacak; kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi çalıĢmalarında kullanılabilecek modellerin neler olabileceği saptanmaya çalıĢılacaktır. A. ĠĢlevlerine göre modeller: A.a. Tanımsal modeller: Gerçek durumu olduğu gibi tanımlamaya yönelik, hiçbir tahmin, yorum ve önerinin söz konusu olmadığı modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, organizasyon Ģemaları, yerleĢim diyagramları, bilanço ve kâr/zarar tabloları159, iĢ akıĢı Ģemaları verilebilir. A.b. Öngörülü modeller: GerçekleĢmesi muhtemel olay ya da olaylardan sonra, hangi olayın ya da olayların gerçekleĢmesi gerekeceğini saptamaya yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, gelecekteki gelir ve giderleri dengelemeye çalıĢan bütçe tabloları verilebilir.160 A.c. Kuralsal modeller: Soruna karĢı en iyi çözüm ve/veya en iyi hareket tarzı konusunda öneriler getirmeye yönelik modellerdir.161 Bu tip modellere örnek olarak, hizmetin kalitesini arttırmak üzere personel niteliğini geliĢtirme modeli veya mâli kaynakları arttırma modeli verilebilir. B. Yapılarına göre modeller: B.a. UyuĢum (ikonik) modelleri: Temsil ettikleri durumun ve nesnelerin bazı fiziksel özelliklerini içeren statik üç boyutlu modellerdir. Bu tür modellerin baĢlıca amacı, gerçek dünya sistemindeki mekânsal iliĢkiler hakkında bilgi vermektir.162 Bu tip modellere örnek olarak, bir iĢletmenin tümünün veya bir bölümünün üç boyutlu maketi, bir makine planı, bir ürün prototipi verilebilir. B.b. BenzeĢim modelleri: Temsil ettikleri sistem, durum veya süreçle bir paralellik sağlamak üzere, gerçek sistem veya sürece iliĢkin bileĢenlerin yerine geçebilecek, onların iĢlevlerini yerine getirecek elemanların desteği ile kurulan modellerdir.163 Bu tip modellere örnek olarak, yeni tip bir uçağın değiĢik hava akımları karĢısındaki durumunu görmek için uçak ve benzer hava akımlarının bir laboratuvarda ya da bilgisayarda oluĢturulan modelleri verilebilir. 159 Esen, a.e., s.19. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157. 160 Esen, a.e., s.19-20. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157. 161 A.e.a.y. 162 Alexander, a.e., s.29-30. 163 Esen, a.e., s.20. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157. 30 B.c. Sembolik veya matematik modeller: Temsil ettikleri gerçek sistem, durum veya süreci çeĢitli sembollerle tanımlayan modellerdir. Bu modeller, model yapımı sırasında en yüksek düzeyde soyutlama yapmaya olanak verirler. Kurulan modellerin analizinin ve çözümünün gerekli olduğu bilim dallarında (örneğin yönetim bilimi vb.) en çok kullanılan model türüdür. Matematik modeller ise, diğer modellere göre daha çok iĢleme tabi tutulma ve analiz edilme olanağı sağlamaktadır. Bu tip modellere örnek olarak, denklemler (örn. kâr = gelir - mâliyet) verilebilir.164 C. Temsil Ģekillerine göre modeller: C.a. Sözlü modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci sözle anlatan, sözcüklerle tanımlayan modellerdir. Bu model yöntemi, en eski, ancak halâ çok yaygın kullanılan bir yöntemdir.165 Sözlü modellerin avantajları, düĢük mâliyetli olmaları, kolay hazırlanmaları ve açıkça anlaĢılabilmeleridir. Ancak, bu modellerin güçlüğü ise, sözcükleri yanlıĢ anlamaya neden olabilmeleridir.166 Bu tip modellere örnek olarak, „ay, ufukta yükseldikçe, atmosferdeki kırılmanın yol açtığı elips biçiminden çıkarak çembersi bir görünüm kazanır‟ Ģeklindeki bir ifade verilebilir. C.b. ġematik modeller: Gerçek sistemi, durumu veya süreci resim ve sembollerle temsil eden modellerdir.167 DüĢünce transferindeki ve algılama sürecindeki etkinliği önemli ölçüde yükselten bu modeller, soyutlama derecesi açısından sözlü modellerden hemen sonra yer alırlar. Bununla beraber, sözlü modellerin yapısı içinde var olan bildiriĢim güçlüklerinin birçoğunu da önlerler.168 AĢağıdaki modeller (Ģekil-4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11)169 bu tip modellere örnek olarak verilebilir. 164 Esen, a.e., s.21. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.157-158. ; ayr.bkz.: Alexander, a.e., s.31-33. 165 Esen, a.e., s.21. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158. 166 Alexander, a.e., s.19. 167 Esen, a.e., s.21-22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158-159. 168 Alexander, a.e., s.20. 169 A.e., s.22-28. 31 M a l i y e t a b c d e f g Birimler h i j k ġekil-4. Sütun Ģema A B C D E 1 2 3 4 5 6 Zaman(aylar) 7 8 9 ġekil-5. Gantt Ģeması/Çubuk Ģema To plam gelir To plam maliyetler KN Sab it maliyetler Maliy et B irim ġekil-6. KesiĢme Ģeması 32 Genel Müdür Sekreter Finans Md. SatıĢ Md. Üretim Md. Personel Md. A.Atöl.Şefi B.Atöl.Şefi C.Atöl.Şefi Muhasebeci Mühendis Üretim Şefi ġekil-7. Organizasyon Ģeması 4 7 2 5 1 BaĢlangıç 9 Bitiş 8 3 6 ġekil-8. PERT/CPM Ģeması (Öncelik Ģeması) KARAR SONUÇLAR Ġyi işletme Yeni makine al Kötü işletme Ġyi işletme Eski makineyi çalıĢtır Kötü işletme ġekil-9. Karar ağacı 33 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 x x x x x 7 x x 8 9 x x x x ġekil-10. Veri matrisi/X Ģeması Kontrol Birimi Girdi ĠĢlem/ Dönüştürme Çıktı ġekil-11. Dinamik sistem modeli Ç. Zaman esasına göre modeller: Ç.a. Statik modeller: Zaman boyutu içinde olabilecek değiĢiklikleri dikkate almayan modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, organizasyon Ģemaları, zamana göre değiĢimleri içermeyen yetki ve sorumluluk, kalite170, üretim, bütçe, kullanım modelleri verilebilir. Ç.b. Dinamik modeller: Belirli bir zaman boyutu içinde olabilecek değiĢiklikleri gösteren modellerdir. Bu modeller, olayların gerçekleĢtiği bir ortamda değiĢikliklerin gerçek yapısını ortaya koymaya çalıĢır. Bu modellerin ayırıcı özelliği, kendilerini düzenleyici bir dönüĢtürme sürecine sahip oluĢlarıdır. Dinamik modellerde girdi, dönüĢtürme süreci sonunda bir değiĢikliğe uğrayarak bir çıktıya dönüĢmektedir. Bu modellere dinamik denmesinin bir nedeni de, kendi baĢarı ve güçlerinin kendileri tarafından ölçülmesine iliĢkin bir ölçü bulmaya yönelmeleridir. Bu tip modellere örnek olarak, „dinamik 170 Esen, a.e., s.22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158. 34 sistemlere iliĢkin temel diyagram‟ verilebilir171 (Ģekil-11). Modelin sol baĢındaki blok, sistemin bileĢenlerinden olan ve sisteme girenleri temsil eden „girdi‟yi; ortadaki blok girdinin değiĢikliğe uğradığı „iĢlem‟ / ‟dönüĢtürme‟ sürecini; modelin sağ baĢında görülen blok ise iĢlem süreci tarafından değiĢikliğe uğratılarak üretilen „çıktı‟yı temsil etmektedir. Dinamik modellerde, sistemin iç ve dıĢ çevresiyle iliĢkilerini düzenlemek ve sistemin arzulanan amaçlara en etkin biçimde ulaĢmasını sağlamak gibi önemli bir görevi yerine getiren ise, kontrol fonksiyonudur.172 D. Model kurmada edinilen bilgi miktarına göre modeller: D.a. Belirlilik halinde modeller: Tüm değiĢken, parametre ve iliĢkilerin belli olduğu modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, zaman boyutuna göre değiĢimleri içermeyen tüm modeller verilebilir (örneğin, organizasyon Ģemaları, kâr=gelir-mâliyet gibi modeller tüm değiĢken ve iliĢkileri belli olan modellerdir).173 D.b. Olasılık halinde modeller: Girdi değerlerinin ya da sürecin olasılık dağılımları ile temsil edildiği modellerdir. Bu modellerde girdi değerlerinin olasılıklı durumlarına bağlı olarak, çıktı değerlerinin de birden fazla olması ve bir dağılım göstermesi söz konusudur. Bu tip modellere örnek olarak, kütüphaneye alınacak belli sayıda ve belli özelliklerdeki fotokopi makinelerinin hangi koĢullarda, ne kadar, kâra ve zarara neden olabileceğini gösteren modeller verilebilir.174 D.c. Belirsizlik halinde modeller: Gerek modeli oluĢturan bileĢenler ve gerekse bileĢenler arasındaki iliĢkiler konusunda kesin veya olası hiçbir bilgiye sahip olunmayan durumlarda, en yüksek düzeyde çözümler geliĢtirmeye yönelik modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, oyun teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi modelleri verilebilir.175 E. Kapsamlarına göre modeller: E.a. Genel modeller: Hemen her alanda uygulanabilen modellerdir. Bu tip modellere örnek olarak, kütüphanedeki tüm durumları ve 171 Esen, a.e., s.22. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.158, 160. ; Alexander, a.e., s.28-29. 172 Esen, a.e., s.23. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.159-160. 173 Esen, a.e., s.23. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.160. 174 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. 175 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. ; Oyun teorisi modelleri ve belirsizlik halinde karar teorisi modelleri için bkz.: Uğur Yozgat, Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım Yayım, 1994, s.37-44, 7486. 35 süreçleri bir arada gösteren modeller ile doğrusal programlama modelleri verilebilir.176 E.b. Özel modeller: Yalnızca bir fonksiyonel alanda uygulama olanağı olan modellerdir.177 Kullanıcı hizmetlerini pazarlamanın bir fonksiyonu olarak kullanımı veren çeĢitli denklemler, bu tip modellere örnektir. Sistem modellerini sınıflandıran bu görüĢ açılarına bakarak, kütüphane ve bilgi merkezi sistemleri için hangi sistem modellerinin kullanılabileceği konusunda Ģu öne sürülebilir: Kütüphane ve bilgi merkezi sistemlerinin değiĢik durum ve süreçleri için, yukarıda değiĢik bakıĢ açılarına göre tanım ve açıklamaları yapılan tüm model türlerinin kullanılması mümkündür. Bu bölümde, bir bilgi iĢletmesi olarak nitelenebilecek kütüphane ve bilgi merkezlerinde bir sistem analizi çalıĢmasına geçmeden önce, konuyla ilgili baĢlıca kavramlar tanımlanmaya ve açıklanmaya çalıĢılmıĢtır. Ayrıca, genel sistem teorisi çerçevesinde çeĢitli sistem ve sistem modeli sınıflamaları hakkında açıklamalar da yapılmıĢtır. Ele alınan kavramlar arasında „sistem‟, „genel sistem teorisi‟, „sistem yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının birbiriyle iliĢkili olduğu görülecektir. Sistem, birbiriyle iliĢkili çeĢitli öğelerden oluĢan, belli bir amacı olan, aynı zamanda iç ve dıĢ çevre faktörlerinden etkilenen bir bütünlüktür. Kütüphane ve bilgi merkezlerini de, belli bir çevre ortamında faaliyet gösteren, kendine özgü öğelerden oluĢan bir açık sistem olarak ele almak mümkündür. Bu arada, sistem analiziyle ilgili yayınlarda „sistem yaklaĢımı‟ ve „sistem analizi‟ kavramlarının bazen birbiri yerine geçecek biçimde kullanıldığı ortaya çıkmıĢtır. Bu bölümde ve çalıĢmanın bütününde, sistem yaklaĢımı, incelenen herhangi bir sistemi bir ele alma yolu ya da sisteme iliĢkin bir bakıĢ açısı olarak kabul edilmektedir. Sistem analizinin ise, hem genel sistem teorisinden, hem de sistem yaklaĢımından yararlanarak, incelenen bir sistemin amaçlarını daha etkin biçimde gerçekleĢtirmek üzere sorun çözme ve karar vermede kullanılan bir yöntem/teknik olduğu açıklanmaktadır. Yine bu bölümde, bir bilgi iĢletmesi sistemi olarak kavranabilecek kütüphane ve bilgi merkezlerinde, sistem analizinin uygulanabileceği rahatça öne sürülebilmektedir. Böyle bir uygulamanın, bilgi iĢletmelerinin özellikle 176 Esen, a.e., s.24. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.161. 177 A.e.a.y. 36 yönetimle ilgili çeĢitli sorunlarının çözümünde yardımcı olacağı da kabul edilmektedir. ÇalıĢmanın dördüncü bölümünde, bu konuda sunulan bir uygulama örneğiyle, sistem analizinin bilgi iĢletmelerinin yönetimine uygulanabilirliği, daha somut olarak kanıtlanacaktır. Yine bu bölümde, genel sistem teorisi çerçevesinde geliĢtirilen çeĢitli sistem ve sistem modeli sınıflamaları hakkında da açıklamalar yapılmıĢtır. Bu açıklamalardan hareketle, kütüphane ve bilgi merkezlerinin genel sistem özellikleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bu merkezlerin açık ve dinamik bir sistem özelliği taĢıdıkları; onlara bilgi, enerji ve maddenin devamlı akıĢı nedeniyle dinamik denge durumunda kaldıkları öne sürülmektedir. Bundan sonraki bölümde, sistem analizinin önemi, yararları, ilkeleri, teknik ve yöntemleri üzerinde durulacaktır. 37 2.BÖLÜM SĠSTEM ANALĠZĠ: ÖNEMĠ, YARARLARI, ĠLKELERĠYLE TEKNĠK ve YÖNTEMLERĠ 1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları Sistem analizinin uygulanma alanları, yararları ve önemi, bu çalıĢmanın konusu gereği iĢletme sistemi ve iĢletme sistemi yönetimi açısından ele alınacaktır. Bir iĢletme sisteminde, sistem analizi yönteminin uygulanma alanları çok geniĢ ve çeĢitlidir. Çünkü, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için „her türlü araĢtırma, sorun çözme ve karar verme durumunda‟ sistem analizi yöntemi/tekniği uygulanır. Bir fikir vermesi amacıyla iĢletme sisteminde sistem analizinin yaygın olan bazı uygulanma alanları aĢağıda sıralanmaktadır:178 Organizasyon ÇalıĢmalarında: Tüm iĢletme sistemlerinde, o iĢletme sistemine uygun bir organizasyon yapısına ihtiyaç vardır. Bu yapının tasarlanması ise, iĢlem analizi, iĢ ve iĢlemlerin tanımlanması ve gruplandırılması, iĢ konumlarının saptanması, konumlar arası hiyerarĢik ve yatay iliĢkilerin belirlenmesi ile gerçekleĢtirilebilir. Bütün bunlar için de sistem analizi yöntemi kullanılır. Ayrıca, var olan bir organizasyonun yapısındaki aksaklıkların saptanması ve giderilmesinde de, sistem analizi yöntemi kullanılır. Yönetsel Denetleme ve Değerlendirmede: Yönetim, iĢletmenin önceden belirlenen plan ve programlara uygun olarak çalıĢıp çalıĢmadığını sürekli denetlemek durumundadır. Bu amaçla, sistemin amaçlarına ulaĢıp ulaĢmadığı düzenli olarak değerlendirilmelidir. ĠĢte bu iki iĢlemi, yani denetleme ve değerlendirmeyi gerçekleĢtirmek için, sistem analizi yöntemleri kullanılır. Sistem DeğiĢiminde: Var olan bir sistem yerine, yeni bir sistem konmak istendiğinde (örneğin, elle yapılan iĢlemlerin bilgisayar ile yapılması vb.), öncelikle var olan sistemle ilgili bilgi toplanarak mevcut durumun gözden 178 Çapar, a.e., s.63. ; Fergan, a.e., s.28-33. 38 geçirilmesi gerekir. Böylece neyin, neden, nasıl, nerede, ne zaman, kimle, ne kadara yapıldığı ortaya çıkacağı gibi, var olan sistemin nerelerinde değiĢiklik yapılacağı da belirlenebilir. Sistem analizi, mevcut sistemle ilgili bu belirlemelerin yanında mevcut sistemin yerine kurulacak yeni sistemin tasarımının yapılmasında, yeni sistemin uygulanmasında ve değerlendirilmesinde de kullanılır. ĠĢ-ĠĢlem Verimliliği ve Etkinliği Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda: ĠĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin mâliyet, zaman, emek, kalite verimliliğinin ve etkinliğinin saptanmasında; ayrıca verimlilik ve etkinliğin arttırılması için iĢ-iĢlem/sürecin tasarımlarının yapılmasında, uygulanmasında ve değerlendirilmesinde de sistem analizi teknikleri kullanılır (iĢlem/süreç, hareket, zaman, akıĢ, mâliyet analizleri vb.nin yapılmasında). Form ÇalıĢmalarında: ĠĢletmelerde bilginin kaydedildiği, aktarıldığı ve akıĢının sağlandığı önemli ortamlardan biri olan formların durumunu incelemede, form tasarlamada, uygulama ve denetlemede sistem analizi yöntemi kullanılır. Belge ve Bilgi Yönetimi ÇalıĢmalarında: ĠĢletme sisteminde bilgi ve bilgiyi taĢıyan belgeler arasında formlar, yazıĢmalar, raporlar vb. gibi kayıtların ortaya çıkıĢlarını, onların içerik ve biçimsel özelliklerini, akıĢlarını/dolaĢımlarını, düzenlenmelerini, örgütlenmelerini, ayıklanmalarını, kullandırılmalarını inceleme, tasarlama, uygulama, değerlendirme ve denetlemede, sistem analizi yöntemi kullanılır. Kanun ve Yönetmelik ÇalıĢmalarında: Bütün iĢletmeleri doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen, yürütme kademesinde izleyecekleri yolları gösteren iĢletme politikalarının, kanun ve yönetmeliklerin oluĢturulmasında, değiĢtirilmesinde ve geliĢtirilmesinde sistem analizi yöntemleri kullanılır. Araç-Gereç ve Donanım Sağlama ÇalıĢmalarında: ĠĢletme sistemlerinin faaliyetlerinde kullanılmak üzere, çeĢitli araç-gereç ve donanım gereksinimleri vardır. Bu araç-gereç ve donanımın ise çok değiĢik türleri ve modelleri bulunur. ĠĢletme sisteminin amacına ve iĢlevine uygun araç-gereç ve donanımın seçimi ve sağlanması için, önce iĢletme sistemini çok iyi tanımak ve sonra iĢletme sisteminin iĢlevlerine uygun araç-gereç ve donanımı seçmek gerekmektedir. Bütün bu iĢler için, sistem analiz teknikleri kullanılır. 39 ÇalıĢma Mekânının Düzeni Ġle Ġlgili ÇalıĢmalarda: Bir iĢletme sisteminde, personelin çalıĢtığı mekânın personele uygunluğunu ve buna bağlı olarak çalıĢma koĢullarının mâliyet, zaman, emek, kalite verimliliğine etkisini saptamada; çalıĢma mekânının personele uygun ve iĢ verimini sağlayacak Ģekilde tasarlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde, sistem analiz teknikleri kullanılır. Mal ve/veya Hizmetleri Pazarlama ÇalıĢmalarında: Bir iĢletme sisteminin ürettiği mal ve/veya hizmetlerin pazarlanması için, iĢletme içinden ve dıĢından gerekli bilgilerin toplanmasında; duruma uygun kararların alınmasında; stratejilerin belirlenmesinde; bunların uygulanmasında ve uygulama sonuçlarının değerlendirilmesinde, sistem analizi yöntemi kullanılır.179 Buraya kadar yapılan açıklamalar, bize sistem analizi yönteminin bazı uygulanma alanlarındaki „özel yararları‟ konusunda bilgi vermektedir. Yukarıda sıralanan ve sıralanmayan tüm uygulanma alanlarında sistem analizini iyi yapmak, son derece zor, ama bir o kadar da teĢvik edicidir.180 Hangi uygulanma alanında kullanılırsa kullanılsın, bu zor iĢ olması gerektiği gibi yapılabilirse, sistem analizi yöntemi ile sağlanacak olan „genel yararlar‟ı da aĢağıdaki gibi sıralamak mümkün olabilir: - ĠĢletme sisteminde, amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için sorun çözme ya da karar vermeden önce yapılacak sistem analizi çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin bir plan geliĢtirilir. Bunlar, çalıĢmanın amaçlarını, çalıĢma kapsamını, sınırlarını; var sayımlarını, insan kaynağı ihtiyacını, araç-gereç ihtiyacını, çalıĢma aĢamalarını ve zaman tablosunu, çalıĢmanın tamamlanma tarihini, çalıĢmanın seyrine iliĢkin raporlama düzenini, tahmini mâliyetler vb.ni içerir. Bu planla yöneticinin, yapılan iĢten ve iĢin nitelik ve kapsamından haberdar olması sağlanır. Diğer bir deyiĢle bu durum, çalıĢmanın kontrollü olmasını sağlar. - Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesini amaçladığı için, iĢletme sisteminin amaçlarının saptanmasını ve her zaman göz önünde tutulmasını gerektirir. 179 Bkz.: Emir Erden, “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”, ĠĢletme dergisi, 4, 1-2(1979), s.283-288. 180 Andrew Parkin, Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold, 1991, s.3. 40 - Sistem analizi, iĢletme sisteminde amaçların daha etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için sorun çözme ya da karar vermede durumla, sorunla, verilecek kararla ilgili gerekli bilgilerin bilimsel yol ve yöntemler kullanılarak eksiksiz ve yansız toplanmasını sağlar. - Sistem analizi, sistemle ilgili verilerin belgelendirilmesini; gerekirse modellendirilmesini; bilimsel yol ve yöntemlerle analiz edilmesini; böylece bütünü öğelerine ayırarak bunların bileĢenlerini, bu bileĢenlerin niteliklerini ve etkileĢimlerini belirlemeyi ve göstermeyi sağlar. - ĠĢletme sistemi içindeki en hassas durumların saptanmasını ve bunlara ilgi ve dikkatin yoğunlaĢmasını sağlar.181 - Sistem analizi, sistemin var olan durumunun mâliyet, zaman, emek, kalite verimliliğinin ve etkinliğinin ölçülmesini sağlar. - Sistem analizi belli aĢamalarda, yapılan sistem analizi çalıĢmasıyla ilgili hazırlanan raporlarla, yöneticinin sürekli bilgilenmesini sağlar. - Problem çözmede ya da karar vermede hedeflerin, amaçların saptanmasını, buna bağlı olarak da tasarlanacak yeni durumun sınırlarının saptanmasını sağlar. - Sistem analizi, sistemde izlenebilecek yolların, seçeneklerin, durumların belirlenmesine ve bunların modellerinin oluĢturulmasına olanak verir. - Sistem analizi, seçilen yeni sistem durumunun denenmesine, eleĢtirisine ve uygulanmasına olanak verir. - Sistem analizi, uygulamaları sürekli değerlendirerek ortaya çıkan/çıkabilecek problemlerin süratle ele alınıp çözümünün sağlanmasına yardımcı olur. Bu durum, aynı zamanda iĢletme sisteminin devamlı gözetim altında tutulması anlamına da gelir. - Tüm süreç içinde bütüncülüğü, disiplinlerarasılığı ve bilimsel yol ve yöntemleri ve teknikleri kullanarak iĢletme amaçlarının daha etkin bir biçimde gerçekleĢtirilmesi için en iyi, en elveriĢli çöúüm ve kararları bulmaya ve gerçekleĢtirmeye çalıĢır. Yukarıda sıralanan sistem analizinin özel ve genel yararları dikkatle incelendiğinde, sistem analizinin, iĢletme sistemini amaçlarına ulaĢtıracak olan yönetim iĢlevlerinin hemen hepsiyle iliĢkili olduğu; on181 Sarıaslan, a.e., s.61. 41 ların yerini almadığı, bu iĢlevlere olan ihtiyacı da ortadan kaldırmadığı; ancak bu iĢlevleri desteklediği anlaĢılabilir. Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaĢılabileceği gibi, sistem analizi, etkin bir sistem geliĢtirmek ve iĢletme sistemi yönetiminde karĢılaĢılan sorunları (verimlilik, kalite, yönetim kontrolü, kullanıcı tatmini182 gibi) çözmek için yapılması gerekli problem çözme, karar verme ve araĢtırma çalıĢmalarının tümünü kapsayan bir yöntem/teknik olarak „iĢletme sisteminde yönetimin vazgeçilmez temel bir yardımcısıdır‟. Bu analizin, daha etkin sistemlerin geliĢtirilmesinde çok önemli bir yer tutacağı da açıktır.183 2 Sistem Analizinin Ġlkeleri Sistem analizinin ilkelerini değiĢik Ģekillerde sıralamak mümkündür. Burada sistem analizinin ilkelerini daha sistemli olarak açıklayabilmek için, söz konusu ilkeler, sistem yaklaĢımının ilkeleri çerçevesinde ele alınacaktır. Bu bakıĢ açısıyla, sistem yaklaĢımına dayanan sistem analizinin ilkeleri, doğal olarak sistem yaklaĢımının bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkelerine dayanmaktadır, denebilir. Ancak, sistem analizinde bu ilkelerin, yalnızca kuramsal olarak benimsenmesi değil, uygulanması söz konusudur. Bu açıklamalardan sonra, sistem analizinin ilkeleri, üç ana baĢlık altında sıralanabilir: Bütünsellik Ġlkesi: ĠĢletme sisteminin analizinde sistemin çevresinin, tüm alt sistemlerin ve süreçlerin bir bütün olarak düĢünülmesi ve incelenmesi; aynı zamanda sistemin öğeleri ile sistem amaçları arasında genel bir koordinasyonun sağlanması gerekmektedir. Diğer bir söyleyiĢle, iĢletme sistemi ile ilgili her türlü sorun ve kararın, diğer sorun ve kararlardan, iĢletme sisteminin bütününden ayrı olarak değil, iĢletme sisteminin hedef ve amaçlarının tanımından hareketle bir bütünlük içinde ele alınması, incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve değerlendirilmesi gerekmektedir.184 Bütünsellik ilkesinin anlamı böyle özetlenebilir. 182 John Bingham - Garth Davies, Systems analysis. 3rd ed. London: MacMillan, 1992, s.3. 183 Sarıaslan, a.e., s.63. 184 Bkz.: Fergan, a.e., s.98. ; Esen, a.e., s.41. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.174. 42 Disiplinlerarasılık Ġlkesi: Sistem analizi, yalnızca belli bir disiplinde uygulanan yöntem/teknik değil, değiĢik disiplinlerde farklı amaçlar için uygulanan bir yöntem/tekniktir. Ayrıca, bir disiplin alanını, diğer disiplin alanlarından koparmak, ayrı düĢünmek de olanaksızdır. Bu nedenle, bir disiplin alanında yetiĢmiĢ insan gücü, diğer disiplin alanlarında yapılacak bir analiz çalıĢmasının tüm aĢamaları için yetersiz kalmaktadır. Bir iĢletme sisteminin analizinde farklı bakıĢ açılarının önemi çok büyüktür. ĠĢletme sistemini, tüm alt sistemlerini, süòeçlerini, sorunlarını değiĢik bakıĢ açılarından ele alarak, eksik, önyargılı ve gerçek dıĢı çözümlere ve kararlara varmanın önlenmesi, ancak analiz çalıĢmasının her aĢamasında, çalıĢma alanı ile ilgili bilim dallarında yetiĢmiĢ uzmanlar grubunun disiplinlerarası çalıĢması ile mümkün olabilmektedir.185 Bilimsellik Ġlkesi: ĠĢletme sisteminin, bir bütünlük içinde ve disiplinlerarası olarak ele alınması, incelenmesi, çözümlenmesi, test edilmesi, uygulanması ve değerlendirilmesinin somut düzeyde nesnel ve sistematik bir yönteminin olması gerekmektedir. Bu nedenledir ki, sistem analizi, tüm çalıĢma boyunca bilimsel yol ve yöntemlere dayanmaktadır.186 Hatta bu analiz, bilimsel bir süreç olarak da tanımlanmaktadır.187 Sistem analizinin, bilimsellik ilkesi çerçevesinde aĢağıdaki özelliklere sahip olduğu söylenebilir:188 - Sistem analizi nesnel olmayı gerektirir. Sistem analizinin her aĢamasında, kiĢisel düĢünceler ve ön yargılardan değil gerçeklerden yararlanılmalıdır. Bu nedenle, tüm sistem analiz çalıĢması boyunca, bilimsel yöntem ve teknikler (betimleme, gözlem, deney, ölçme, mantıksal düĢünme ve iliĢkilendirme, sistematik yaklaĢım, karĢılaĢtırma, modelleme vb.gibi) kullanılmalıdır. - Sistem analizi, sisteme iliĢkin saptama, değiĢtirme, geliĢtirme ve değerlendirme isteğine bağlı kavrama, yaratıcılık ve öncülük özelliklerini gerektirir. Bu özellik ise, bilimsel yol ve yöntemlerin izlenmesi ve kullanılması ile desteklenir ve beslenir. 185 Bak.: Cleland - King, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.174. 186 Bak.: Esen, a.e., s.42. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.174. 187 Cleland - King, a.e., s.55. 188 Bkz.: Fergan, a.e., s.98-100. 43 - Sistem analizinde izlenilen mantıki yola, bilimsel yol ya da teknik adı verilmektedir. Ancak, sistem analizi bütün durumları içeren bir tek kesin bilimsel yöntem veya teknikten yararlanmaz. Her durum için, hatta aynı durumların kendine özgü farklı özelliklerine göre, ayrı sistem analiz yöntem/teknikleri geliĢtirilebilir ve geliĢtirilmelidir. Bu açıklamalara dayanarak, kapsamlı, disiplinlerarası, ussal ve bilimsel bir araĢtırma ve problem çözme ya da karar verme süreci olan sistem analizinin, bütünsellik, disiplinlerarasılık ve bilimsellik ilkeleri ile var olduğu söylenebilir. 3 Sistem Analizinde Kullanılan Teknikler Sistem analizinde kullanılan teknikler çok çeĢitlidir. Sistem analizi sırasında, analiz çalıĢmasının amacına, analiz edilecek sistem ve alt sistemin durumuna ve niteliğine göre, uygun teknikler kullanılmaktadır. Burada yaygın olarak kullanılan sistem analizi teknikleri ele alınacaktır. 3.1 Bilgi Toplama Teknikleri Var olan sistemin, alt sistemin, sürecin, durumun, sorunun vb.nin anlaĢılabilmesi, belgelendirilmesi ve çözümlemesi, tasarlanması, denenmesi, uygulanması ve değerlendirilmesi, kısacası analizinin yapılabilmesi için, sistem analizinin her aĢamasında konuyla ilgili bilgilerin yansız ve eksiksiz toplanması gerekmektedir. Bu amaçla sistem analizinde, aĢağıda sıralanan bilgi toplama teknikleri yaygın olarak kullanılmaktadır. 3.1.1 Gözlem Yolu ile Bilgi Toplama Belli bir amaçla iĢletme sistemine ve onu oluĢturan öğelere, bu öğeler arasındaki iliĢkilere, sistemin süreç ve iĢlemlerine „dikkatli bir gözle bakarak‟ bilgi toplama tekniğidir. Bu bakıĢ (gözlem), algı, düĢünme, anlama ve açıklama yoluyla gözlenen sistemi tanıyabilmede, öncelikle gözlenen konuyla ilgili bilgi ve deneyimi, büyük bir dikkat göstermeyi ve düĢünsel bir uğraĢta bulunmayı gerektirir. Gözlem tekniği genellikle var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin yeterli belgelerin olmadığı durumlarda bilgi toplamanın en güvenilir yoludur.189 Bu teknik aynı zamanda, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun durumuna iliĢkin yeterli belge bulunsa bile, belgeler ile var olan sorun 189 Bkz.: Fergan, a.e., s.56. ; Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. 44 durumu arasında farklılık olup olmadığını saptamada da oldukça önemlidir.190 Çünkü, bilginin elde edilmesi kadar, onun doğruluğunun saptanması da önemlidir. Bu anlamda gözlem tekniği, hem bilgi toplamada, hem de bilginin test edilmesinde, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin en büyük yardımcısıdır.191 Gözlem yolu ile bilgi toplamada üç aĢamadan söz edilebilir: a. Görmek ve var olduğunu kabul etmek. b. Anlamak ve yorumlamak. c. Tanımlamak. Gözlem yolu ile bilgi toplamada değiĢik araç ve gereçler kullanılabilmektedir. (Örneğin, ses ve görüntü kayıt cihazları, değiĢik ölçümler için kronometre, metre, ısı ve nem ölçer...gibi). Gözlem ve ölçüm, fiziksel varlıklar için olduğu gibi, düĢünsel/kavramsal varlıklarda da uygulanabilmektedir. Bu durum ise formül ya da kuramda gözlenebilmekte ve ölçülebilmektedir.192 Gözlem, gözlemin yapıldığı çalıĢma örnekleri rahatsız edilmeden ve gözlenilene (kiĢi, olay, araç vb.) karıĢılmadan dikkatle uygulanmalıdır.193 Gözlem yolu ile bilgi toplamada her zaman bir tek gözlem sonucu ile yetinmek doğru olmayabilir. Bu yüzden sorun durumuyla ilgili olarak değiĢik zamanlarda birden fazla gözlem yapılması gerekebilir. Bu durumda, gözlem sonuçları kaydedilir ve daha sonra bu sonuçlar değerlendirilerek doğru bir gözlem sonucu elde edilebilir. Ancak, bu yöntemin zaman aldığı, gerçekleĢtirilmesi güç bir faaliyet olduğu ve elde edilen bilgilerin değerinin de sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin hünerine bağlı olduğu söylenmelidir.194 190 Bkz.: Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. 191 Bkz.: Peter G. Underwood, Managing change in libraries and information services: a systems approach. London: Clive Bingley, 1990, s.94-95.; Fergan, a.e., s.56. 192 Abdülkadir Kalıpsız, Bilim ve araĢtırma: bilmek ve düĢünmek, bilim ve araĢtırma, bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği, Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987, s.203-206. 193 Jennifer E. Rowley, The basics of systems analysis and design for information managers. London: Clive Bingley, 1990, s.33. 194 A.e.a.y. 45 3.1.2 Anket Yolu ile Bilgi Toplama Anket, belli bir amaçla iĢletme sistemine iliĢkin çeĢitli soruları ve bilgi isteklerini içeren önceden hazırlanmıĢ „anket formları‟ (soru kağıtları) ile bilgi toplama tekniğidir. Bu yöntemde, kiĢilerden anket formlarını doldurmaları/yanıtlamaları istenir. Böylece konu ve konu ile ilgili kiĢilerin durumu, düĢüncesi, tutumu, davranıĢı, bilgisi, yaptığı iĢ vb. hakkında kiĢilerin kendisinden bilgi elde etmek mümkün olmaktadır. Anket tekniği, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun durumuna iliĢkin genellikle çok bilgi elde etmenin en hızlı ve ekonomik/ucuz yollarındandır.195 Çok bilgiyi bir de hızlı ve ekonomik olarak elde etmek, doğal olarak iyidir. Ancak, gözlem tekniğinde olduğu gibi, bu teknikte de çok bilginin hızlı ve ucuz elde edilmesinden daha önemlisi, elde edilen bilginin tam, doğru ve güvenilir olmasıdır. Bu açıdan bakıldığında, anket tekniği ve bilgi toplama sırasında, anket formlarını yanlıĢ ve eksik anlama, eksik yanıtlama, yanlıĢ bilgi verme vb. gibi sorunların sıklıkla yaĢanabildiği görülebilir. Bu sorunlar engellenebilirse anket tekniği, özellikle kısa ve belirli bilgilerin (sıklık, miktar vb. niceliksel bilgilerin), dağınık yerleĢim ya da zaman azlığı nedeniyle ziyaret edilip görüĢme yapılamayan çok kiĢiden toplanmasında196 sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele zaman ve emek kazandıran bir bilgi toplama yöntemidir. Ancak, bu yöntemde, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ile anketin uygulandığı kiĢi arasındaki iletiĢimin az olduğu; anketin uygulandığı kiĢinin sistem analiz çalıĢmasına aktif katılımının da az olduğu söylenebilir.197 Anket yolu ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edilebilir: a. Anket sorularını hazırlamak. b. Anket formlarının doldurulmasını sağlamak. c. Anket formlarına verilen yanıtları anlamak ve yorumlamak, değerlendirmek. ç. Tanımlamalarda bulunmak. 195 Bkz.: Underwood, a.e., s.85. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Esen, a.e., s.81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. 196 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.30-31. ; Fergan, a.e., s.65. 197 Rowley, The basics of systems analysis..., s.30. 46 Anket yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:198 Anketin yapılıĢ hedefleri ve amaçları önceden kararlaĢtırılmalıdır. Anketin uygulanacağı kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve anketin yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir. Anket formunda mümkünse, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde yetkili birinin imzası bulunmalıdır. Anketin bir kenarda unutulmaması ve zamanında yanıtlanabilmesi için bir süre konmalıdır. Sorular olabildiğince açık ve anlaĢılır olmalı, çeĢitli yorumlara yol açacak açık uçlu sorular yerine, kesin yanıtları olan sorular kapalı uçlu sorular tercih edilmelidir. Ancak, anketin yapılıĢ amacına uygun olarak örneğin, kiĢilerin düĢüncelerinin öğrenilmek istendiği durumlarda, açık uçlu sorular da tercih edilebilir. Sağlıklı bilgi toplamak için anket mümkün olabildiğince kısa tutulmalı ve yanıtlanması kolay olmalıdır. Analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacına uygunsa, anket formunu yanıtlayana iliĢkin bir imza yeri açılmalı ve böylece soruları yanlıĢ ve eksik yanıtlamayı bir ölçüde önlemek için kiĢiye bir sorumluluk yüklenmelidir. 3.1.3 Teke Tek GörüĢmeler Yolu ile Bilgi Toplama ĠĢletme sistemiyle ilgili bilgilerin, doğrudan doğruya kiĢiler ile özel „teke tek görüĢmeler‟ yapılarak toplanmasını sağlayan bir tekniktir. Teke tek görüĢme yoluyla bilgi toplama tekniği, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorun durumuna iliĢkin genel ya da ayrıntılı bilgi elde etmenin en çok kullanılan, en önemli ve en etkin yollarından biridir.199 Çünkü, organizasyonların pek çoğu, hayati önem taĢıyan birçok bilgiyi dahi kaydetmemekte ve bu bilgiler kiĢilerin belleğinde bulunmaktadır. Bu bilgileri elde etmenin en iyi yolu ise, bu 198 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.31. ; Underwood, a.e., s.86-89. ; Esen, a.e., s.81-82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. ; Fergan, a.e., s.65. ; Halil Seyidoğlu, Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı. GeliĢ.4.bs. Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992, s.65-66. 199 Bkz.: Brian James, The systems analysis interview: a guide to interviewing in organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989, s.150. ; Underwood, a.e., s.89. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215 47 kiĢilerle teke tek görüĢmeler yapmaktır. Bu görüĢmelerde doğrudan doğruya kiĢiye sorulacak ne, ne zaman, niçin, nerede, nasıl, kim gibi sorulara kolayca yanıtlar almak mümkündür. Bu yanıtlar sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel için çok kıymetli bilgilerdir.200 Ayrıca bu teknikle, soruları eksik ve yanlıĢ anlama, yanlıĢ bilgi verme vb. sorunları, görüĢülen kiĢinin motivasyonu, görünüĢü (hali), davranıĢları ile anında fark ederek, gerekli önlemleri almak da mümkün olabilmektedir.201 Teke tek görüĢmeler ile bilgi toplamada dört aĢamadan söz edilebilir: a. GörüĢme sorularını hazırlamak. b. GörüĢmek ve görüĢme sırasında kayıt tutmak (not alma, ses kaydı...). c. GörüĢme sırasında ve görüĢme sonrasında verilen yanıtları anlamak ve yorumlamak, değerlendirmek. ç. Tanımlamalarda bulunmak. Bu tekniğin çeĢitli olumlu yanlarının yanında, bilgi toplamada daha çok zaman ve emek kaybına yol açması da mümkündür. Teke tek görüĢmeler yoluyla bilgi toplama sırasında, görüĢme yapılan kiĢilerin hepsi, bilgi vermede gönüllü olmayabilir. Hatta, bilerek veya bilmeyerek eksik ve yanlıĢ bilgi vermek suretiyle analiz çalıĢmasını yürüten personel yanlıĢ yönlendirilebilir. Teke tek görüĢme yoluyla toplanacak bilginin miktarı ve doğruluğuyla, görüĢmeler sırasında kaybedilecek zaman ve emek, görüĢme yapılan kiĢilerin tutumuna ve analiz çalıĢmasını yürüten personelin bilgi, tecrübe ve yeteneğine bağlıdır.202 Bununla birlikte görüĢme yapan sistem analiz çalıĢması personelinin aĢağıda sıralanan niteliklere sahip olması gereklidir:203 KonuĢmaya ait hünerleri olmalı. Toplumsal hünerleri olmalı. Temel insan psikolojisini ve kıyafet, fizik ve davranıĢ yorumlarını bilmeli. Zeki ve anlayıĢlı olmalı. 200 Bkz.: Alexander, a.e., s.124. ; Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215-216. 201 Bkz.:James, a.e., s.99, 106. 202 Bkz.: Esen, a.e., s.78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.216. 203 James, a.e., s.107. 48 Uyumlu olmalı. Nazik ve duyarlı olmalı. Dikkatli ve titiz olmalı. Sabırlı, sebatlı ve ısrarcı olmalı. Dürüst ve güvenilir olmalı. Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için de aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:204 GörüĢmeler önceden planlanmalıdır. GörüĢme öncesi, görüĢülecek kiĢilerin özellikleri (eğitimi, yaĢ vb.) ve yaptıkları iĢler hakkında mümkün olduğunca çok bilgi toplanmalıdır. Her görüĢme öncesinde, görüĢmeye iliĢkin özel amaçlar belirlenmelidir. Böylece, görüĢme öncesi görüĢmenin sınırları ve içerdiği konular da belirlenmiĢ olacaktır. Bunun en büyük yararı ise, görüĢme sorularının açık ve anlaĢılır olmasını sağlamasıdır. GörüĢmeler için, görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim kademesinden izin alınmalıdır. Böylece, yapılan çalıĢmadan hem görüĢme yapılacak kiĢilerin bağlı olduğu yönetim kadrosunun haberdar olması sağlanacak; hem de görüĢülecek kiĢiler bu izine dayanarak görüĢmeyi üst yönetim kademesi tarafından kendilerinden istenen bir görev olarak kabulleneceklerdir. Aynı zamanda çalıĢmalarının arasında uygun bir zamanı bu göòüĢmeye ayırabilecek ve görüĢmeciye gerekli ilgiyi gösterebileceklerdir. GörüĢme talebinde, görüĢmenin tahmini süresi yeri ve zamanı, analiz çalıĢmasını yürüten personel ile görüĢme yapılacak kiĢi tarafından beraberce kararlaĢtırılmalıdır. Böylece görüĢmenin planlı olması ve önceden randevu alınarak görüĢme yapılacak kiĢinin en uygun zamanında yapılması, görüĢülecek kiĢinin rahat olmasını, kendini görüĢmeye hazırlamasını, görüĢmenin daha az kesintiye uğramasını ve daha yararlı olmasını sağlar. GörüĢmenin, görüĢme yapılacak kiĢinin çalıĢma yerinde olması tercih edilmelidir. Çünkü, görüĢülen kiĢi, kendi çalıĢma yerinde kendini 204 Bkz.: James, a.e., s.99,113,119-120,125,139-141,145,151. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.29-30 ; Underwood, a.e., s.90-92. ; Fergan, a.e., s.56-57, 62-65. ; Esen, a.e., s.78-79. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.216-217. ; Parkin, a.e., s.75. ; Bingham - Davies, a.e., s.96-100. 49 evinde gibi rahat ve güvende hisseder. Genellikle ilgili kaynaklar el altındadır. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢinin çalıĢma ortamını da gözleyebilir. Analiz çalıĢmasının amacına bağlı olarak, görüĢme yapılacak kiĢinin özel düzenlemeler sağlamasına (örneğin, görüĢme için odasının yerleĢimini değiĢtirmesine, yaptığı iĢ ile ilgili kayıtlar içinden en iyi olanlarını hazırlamasına vb.) izin verilmemelidir. GörüĢme yapılacak kiĢilere, görüĢme öncesi analiz çalıĢmasının ve görüĢmenin yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir. Saptanan görüĢme değiĢtirilmemelidir. Önce, bölüm sorumluları ile görüĢme yapılmalıdır. Çünkü bölüm sorumluları, bölümleri hakkında diğer kiĢilere oranla daha ayrıntılı bilgi verebilirler. Sistem analiz çalıĢmasını yürüôen personel, görüĢme sırasında görüĢmenin amacına bağlı olarak, mümkünse oturma düzenini kendi belirlemeye çalıĢmalıdır. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢinin motivasyonunu, görünüĢ ve davranıĢını, kiĢiliğini anlamalı ve ona uyumlu davranmalıdır. Örneğin, görüĢülen kiĢinin sabırsızlığı, öfkesi, endiĢesi ve korkusu varsa, bu durum nezaketle, dostça duygu ve hareketle, görüĢülenin sempatisini kazanarak ve güven vererek önlenebilir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiye yol gösteren sorulardan kaçınmalıdır. Analiz çalıĢmasını yürüten personel görüĢmeyi, görüĢme yaptığı kiĢinin çalıĢma alanına giren konularla sınırlı tutmalıdır. Bu sınırlar dıĢına taĢan görüĢmeden güvenilir sonuçlar elde etmek mümkün olmayabilir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, tahmin ve dedikodulardan doğru ve gerçekleri ayırmalıdır. Ancak, tahmin ve dedikoduları dikkate almalı ve onları baĢka yerlerde kontrol etmelidir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında elde edilen bilginin hızını, sırasını ve akıĢını kontrol etmelidir. GörüĢme sırasında elde edilen bilgiler, kesinlikle belleğe bırakılmamalı, mutlaka kayıt tutulmalıdır. Böylece, daha sonraki analiz çalıĢması aĢamalarının gerçekleĢtirilebilmesinde temeli oluĢturacak koĢulları, 50 ciddi mazeretler olmadıkça bilgilerin kaybolması ve bellekte değiĢmesi engellenmiĢ olacaktır. Ancak, kayıt tutmak için önce görüĢülen kiĢiden izin alınmalıdır. Kayıt tutma sırasında görüĢülen kiĢi, sözlerinin kayda değer bulunduğu düĢüncesiyle bir övünç duyabileceği gibi, sözlerinin kaydedilmesinden huzursuz da olabilir. Bu durumda, görüĢülen kiĢinin endiĢelerini gidermek gerekir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢülen kiĢiden ayrılmadan önce elde ettiği bilgileri, geriye dönük olarak kontrol etmelidir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir sonraki bağlantı için gerekirse görüĢülen kiĢinin onayını istemeli, ayırdığı zaman ve yardımları için görüĢülen kiĢiye teĢekkür ederek ve kiĢide iyi izlenimler bırakarak ayrılmalıdır. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, görüĢme sırasında davranıĢlarına çok dikkat etmeli; görüĢme ortamını bozmamaya gayret göstermelidir. Analiz çalıĢmasını yürüten personelin görüĢme bozabilecek davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir: ortamını GörüĢülene büyük dikkat gösterdiğini sergilemek ya da çok hafife aldığını sergilemek. Sabırsız davranmak ve baskı yapmak. EleĢtirel davranmak. Çok sert konuĢmak ya da çok aĢırı yumuĢak konuĢmak. GörüĢme yapılan kiĢiyi ve yaptığı iĢi küçümsemek ya da kiĢiyi ve yaptığı iĢi çok abartmak. KarmaĢık teknik terimler kullanmak. Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak vb. Sonuç olarak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin en iyi ve en etkin bilgi toplama yöntemi olarak kabul edilen teke tek görüĢme yöntemiyle, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sorun durumuna iliĢkin çok ve doğru bilgi elde edebilmesi; görüĢme konuları hakkında bilgi sahibi olması; görüĢme yapılan kiĢilerle iyi bir diyalog kurması; onları sabırla ve dikkatle dinlemesi ve anlaması; görüĢmeyi kaydetmesi ve görüĢme sonrası topladığı bilgilerden bir bütün oluĢturabilmesiyle gerçekleĢebilir. KuĢkusuz, bütün bunlar için, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin yalnızca bilgi, tecrübe ve yeteneği yeterli değildir. Bunların yanında, olumlu kiĢilik özellikleri de gerekir. 51 3.1.4 Toplantılar Yolu ile Bilgi Toplama Doğrudan doğruya „kiĢilerle topluca görüĢmeler‟ yaparak bilgi toplama olarak tanımlayabileceğimiz toplantılar yolu ile bilgi toplama tekniği, teke tek görüĢme yolu ile bilgi toplama yöntemiyle benzerlik göstermektedir. Ancak, bu yöntemle bilgi elde etmede, kiĢilerin topluluktan çekinme, rahat ve açık olamama, kendini gösterme vb. nedenlerle bilinçli ya da bilinçsiz olarak hiç bilgi vermemesi yahut eksik, yanlıĢ, abartılı bilgiler vermesi gibi çeĢitli sorunlar yaĢanabilmektedir. Buna karĢın, söz konusu tekniğin zaman kazandırdığı ve ekonomik bir yöntem olduğu tartıĢılamaz. Ancak, sistem çalıĢmasında, çok ve mâliyeti düĢük bilgi elde etmekten daha önemli olan güvenilir ve doğru bilginin elde edilmesidir. Bu nedenle, toplantılar yoluyla bilgi toplama, daha çok karĢılıklı bilgilenme, fikir ve öneriler alma açısından önemli bir bilgi toplama ve haberleĢme tekniği olarak görülmektedir.205 Toplantılar yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:206 Toplantı konuları, mutlaka daha önceden saptanmalıdır. Toplantı öncesi analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantıya katılacak kiĢiler, yaptıkları iĢler ve toplantı konularıyla ilgili mümkün olduğunca çok bilgi toplamalıdır. Ġyi bir iletiĢim için, toplanan kiĢi sayısı fazla olmamalıdır. Toplanan kiĢilerin pozisyonları, konu ile iliĢkileri vb. toplantının verimi için oldukça önemlidir. Bu nedenle, toplantıya katılacakların dikkatle seçilmesi gerekir. Örneğin, bazı durumlarda astlarla üstlerin aynı toplantıda olmaları veya toplantıda konu ile iliĢkisi olmayan kiĢilerin bulunması vb., toplantının verimini olumsuz yönde etkileyebilir. Toplantıya katılacak kiĢilere, toplantının yapılacağı yer ve zaman ile toplantı konuları, kiĢilerin kendilerini bu toplantıya hazırlamalarına olanak verecek biçimde önceden bildirilmelidir. Çok gerekli olmadıkça, bildirilen toplantı iptal edilmemelidir. Toplantıdan önce toplantıya katılan kiĢilere, analiz çalıĢmasının ve toplantının yapılıĢ nedeni ve önemi hakkında bilgi verilmelidir. 205 Esen, a.e., s.82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. 206 Bkz.: Esen, a.e., s.82. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218. 52 Toplantı baĢında, toplantı kuralları toplantıya katılan kiĢilere duyurulmalıdır. Toplantı sırasında konuĢmalar, kesinlikle insan belleğine bırakılmamalı; mutlaka kayıt tutulmalıdır. Toplantı sonrasında, toplantıya katılan kiĢilere toplantıya iliĢkin bir özet rapor göndermek, toplantı sırasında elde edilen bilgilerin kontrolü, toplantıya katılan kiĢilerin konuya bağlılığını sıcak tutmak vb. açılardan çok yararlı olabilir. Analiz çalıĢmasını yürüten personel, toplantı sırasında davranıĢlarına çok dikkat etmelidir. Bu personelin toplantı ortamını bozabilecek davranıĢlarına örnek olarak Ģunlar verilebilir: Toplantıyı ciddiye almadığını ve önemsemediğini ya da tersine çok aĢırı ciddiye aldığını ve önemsediğini sergilemek. Toplantıya katılan kiĢilere eĢit davranmamak (örneğin, kimi katılımcıyı küçümsemek kimini aĢırı önemsemek; sürekli aynı kiĢiye/kiĢilere söz vermek vb.gibi). Sürekli kendi düĢüncelerini açıklamak ve çok konuĢmak. Toplantıya katılanları rahatsız edecek bir tarzda, örneğin, sinirli, kızgın, üzgün, gergin, lâubalî vb. biçimde konuĢmak ve davranmak. KiĢiler konuĢurken baĢka Ģeylerle ilgilenmek. Herkesin anlayamayacağı karmaĢık teknik terimleri kullanmak ya da kullanılmasına izin vermek. 3.1.5 Konuyla Ġlgili Belgeler/Yayınlar Yolu ile Bilgi Toplama Üzerinde bilgi taĢıyan her türden belgelerden/yayınlardan bilgi toplama olarak tanımlayabileceğimiz bu teknik, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi elde etmenin en yaygın ve ekonomik yollarından biridir. Örneğin, diğer yöntemler sırasında kolayca elde edilemeyen miktarlar, sıklıklar, eğilimler ve oranlar hakkındaki nicel bilgi, bu teknikle kolayca saptanabilir ve diğer tekniklerden yararlanma sırasında gözden kaçmıĢ ya da kaçabilecek konular ve faktörler açığa çıkarılabilir.207 Ancak, diğer teknikler için geçerli olduğu gibi, bu teknikle toplanan bilgilerin mâliyeti de düĢük olsa bile, güncel ve güvenilir doğru bilgi elde edilememe olasılığı söz ko207 Rowley, The basics of systems analysis..., s. 28. 53 nusudur. Çünkü bu belgeler, var olan durumdan öncesini içerebilir ve güvenilirliği bulunmayabilir. Böyle bir durumda ise yanlıĢ yönlenme sonucu, zaman ve emek kaybı söz konusu olabilir.208 Bu nedenle analiz çalıĢmasını yürüten personelin, bu yöntemle elde ettiği bilgilerin güncelliği, güvenilirliği ve doğruluğu konusunda çok dikkatli olması; elde ettiği bilgileri diğer bilgi toplama tekniklerinden de yararlanarak kontrol etmesi gerekmektedir. Konuyla ilgili belgeler/yayınların, iĢletme sistemi içinden elde edilebileceği gibi, iĢletme sisteminin dıĢ çevresinden/dıĢından elde edilebileceği de belirtilmelidir. Bu teknik, genellikle sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu hakkında diğer bilgi toplama tekniklerine yönelmeden önce, ön bilgilenme için baĢvurduğu bir teknik olarak görünmektedir.209 Bu durumda, analiz çalıĢmasını yürüten personel, çalıĢma konusu ile ilgili ön bilgilenmeyi, politika ve süreçlerle ilgili belgeler, organizasyon Ģemaları ve organizasyon el kitapları, personel kayıtları, iĢ tanımları, kullanılan formlar, raporlar, planlar, istatistikler, konu ile iliĢkili yayınlanmıĢ kitap, makale vb. belgelerden/yayınlardan sağladıktan sonra, diğer bilgi kaynaklarından, yani kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarından ve kullanıcılarından elde etme yoluna gidebilir. KuĢkusuz, analiz çalıĢmasını yürüten personel, konuyla ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama tekniğini, diğer bilgi toplama tekniklerinden önce kullanabileceği gibi, o tekniklerle aynı zamanda ve daha sonra da kullanabilmektedir. Konu ile ilgili belgeler/yayınlar yolu ile bilgi toplama sırasında karĢılaĢılabilecek sorunları en aza indirmek için, aĢağıdaki noktalara dikkat edilmelidir: Belge/yayınlardan, özellikle de üst yönetim için hazırlanmıĢ rapor vb.nden yararlanmak için, yetkililerden izin alınmalıdır. Yararlanılan belgenin/yayının hazırlandığı tarih saptanmalı ve güncelliğini koruyup korumadığı araĢtırılmalıdır. Bu belgelerin hangi amaçla ve kim tarafından hazırlandığı saptanmalı ve güvenilirliği araĢtırılmalıdır. 208 A.e.a.y. 209 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.28. ; Fergan, a.e., s.56-57. 54 3.2 ġemalama/Modelleme Teknikleri ġemalar, sistem çalıĢmalarıyla ilgili olarak bir sistem, alt sistem, yöntem, iĢlem, süreç, karar, durum içindeki var olan ve/veya olması tasarlanan araç-gereç/donanım, yetki, belge, bilgi, materyal, iĢ ve iĢlem akıĢlarını ve durumlarını aralarındaki iliĢkilerle birlikte Ģekillerle, resimlerle veya grafiklerle ifade ederek ya da modelleyerek gösterme yöntemidir.210 Diğer bir deyiĢle, incelenen var olan sistem ve/veya onun yerine konacak (tasarlanan) yeni sistemin bütününün veya belli bir parçasının durumunu, iĢleyiĢini, iliĢkilerini vb. Ģekiller, resimler ve grafiklerle gösterme yöntemidir. Tüm Ģemalar, sistem analizinde, sistemin belgesini oluĢtururlar. ġemalama tekniğinde, standart Ģekiller ve semboller kullanarak çok zaman alabilecek sayfalar dolusu açıklamaları ortadan kaldırmak; birkaç sayfa içerisinde durumu en kesin bir biçimde vermek mümkündür. Bu durum, Ģemalama tekniklerini, sistem analiz çalıĢmalarında vazgeçilmez kılmaktadır.211 Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan baĢlıca Ģemalar aĢağıda açıklanacaktır. 3.2.1 Organizasyon ġemaları ĠĢletmenin örgütsel yapısını bir bütün olarak gösteren ve bu bütünde bölümler arasındaki iliĢkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan grafikler/Ģemalardır. Diğer bir deyiĢle, bir örgütün yapısını ve onun çeĢitli unsurlarını gösteren bir grafik/Ģemadır. Bu Ģemalar yardımıyla, iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu; her birimin ne yaptığı; kimlerin kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve sorumluluk durumları gösterilir. Böylece, iç ve dıĢ çevre etkileriyle sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımak ve gözlemek açılarından, iĢletme içindeki yönetici ve araĢtırıcılara ve iĢletme dıĢındaki araĢtırma ve denetim organlarına bilgi sağlanmıĢ olur.212 Bütün bu yanları ile organizasyon Ģemaları, sistem analizinde çok önemli bir yere sahiptir. Organizasyon Ģemalarında genellikle organlar, dikdörtgenler ile gösterilmektedir. Bu organ üzerinde, organın hiyerarĢik adı (bölüm, kısım gibi), organın iĢlevi (satıĢ, üretim gibi), organın sorumlusunun adı ve gerektiğinde organa bağlı kiĢi sayısı bulunur (Ģekil-12). Ancak, çeĢitli nedenlerle yazılı bilgileri sınırlamak gerektiğinde, yalnızca „organ 210 Bkz.: John M. FitzGerald - Ardra F. FitzGerald, Fundamentals of systems analysis. New York: John Wiley & Sons, 1973, s.227. ; Fergan, a.e., s.68. 211 Fergan, a.e., s.68-69. 212 Hayri Ülgen, ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1993, s.199-200. 55 mevkii‟nin yazılması yeterli olabilir (Ģekil-13). Organ ya da kiĢiler arasındaki iliĢkiler ise, iliĢkinin cinsine göre dikey veya yatay, düz veya kesikli çizgilerle gösterilmektedir.213 BÖLÜM PAZARLAMA PAZARLAMA MÜDÜR Ü Güler Şenol (4) ġekil-12. Bir organın organizasyon Ģemasında gösterilmesi ġekil-13.Organın basit olarak gösterilmesi Organizasyon Ģemalarının bir çok türü bulunmaktadır. Bunların uygulamada yaygın olanlarını gözden geçirmek yararlı olacaktır. Klâsik organizasyon Ģeması: Yabancı kaynaklarda dikey, soyağacı veya piramit tipi organizasyon Ģeması adı ile de anılan bu Ģema türünde, üst düzey yönetici en yukarıda, ast organlar ise onun altında, piramit Ģeklinde gösterilmektedir (Ģekil-14). AnlaĢılması çok kolay olan bu Ģema türü, oldukça yaygın bir kullanıma sahiptir. Ancak, büyük iĢletmelerde hiyerarĢide yukarıdan aĢağıya inildikçe, piramitin tabanı geniĢleyebileceğinden, tüm organların aynı Ģemada gösterilmesi güçleĢir.214 Genel Müdür Ticari ĠĢler Müdürü Teknik Müdür A Fab. Md. B Fab Md. Mali ĠĢler Müdürü Personel Müdürü C Fab. Md. ġekil-14. Klâsik organizasyon Ģeması 213 A.e., s.204-205, 211. 214 Ülgen, a.e., s.212-213. ; ayr.bkz.: G.E. Milward, Organization and methods. London: MacMillan, 1962, s. 322-323. ; Louis A. Allen, Management and organization. New York: McGraw-Hill, 1958, s.291. 56 KatlanmıĢ organizasyon Ģeması: Bu Ģema türünde, organlara bağlı birimler onların düĢey doğrultusunda katlanmıĢ biçimde bulunurlar (Ģekil-15). Bu Ģema türü ile sınırlı bir alana, grafiğin çizilme olanağı artar. Ayrıntılı yapılara sahip büyük iĢletmelerde yaygın bir kullanıma sahiptir.215 Genel Müdür Teknik Müdür Ticari ĠĢler Müdürü Mali ĠĢler Müdürü Personel Müdürü A Fab. Md. B Fab. Md. C Fab. Md. ġekil-15. KatlanmıĢ organizasyon Ģeması Yatay organizasyon Ģeması: HiyerarĢinin ya da organlar ve iliĢkilerinin yukarıdan aĢağı değil, soldan sağa yatay olarak düzenlendiği Ģema türüdür (Ģekil-16). Bu Ģema türü ile soldan sağa okuma alıĢkanlığından yararlanmak, değiĢik düzeyleri daha açık olarak görmek ve Ģemayı kolay çizmek mümkün olmaktadır.216 A Fab Md. B Fab Md. Teknik Müdür C Fab Md. Ticari ĠĢler Müdürü Genel Müdür Mali ĠĢler Müdürü Personel Müdürü ġekil-16. Yatay organizasyon Ģeması 215 Ülgen, a.e., s. 214. 216 Ülgen, a.e., s.215. ; ayr.bkz.: George R. Terry, Principles of management, 3rd ed. Homewood: Richard D. Irwin, 1960, s.378. 57 Dairesel organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü, iç içe geçmiĢ dairelerin bileĢiminden oluĢmaktadır. DıĢ daireden içeriye girildikçe, hiyerarĢik organın önemi artar ve merkezdeki daire üst düzey yöneticisini temsil eder. Bu tür Ģemada, aynı hiyerarĢik düzeydeki organlar merkezden aynı uzaklıkta ve aynı daire üstünde bulunmakta; böylece eĢit önemdeki organlar açık olarak görülebilmektedir (Ģekil-17). Ancak, karmaĢık yapıdaki bir iĢletmede uygulanma güçlüğü bulunmaktadır.217 A Fab. Md. B Fab. Md. Teknik Müdür Mali ĠĢler Müdürü Ticari ĠĢler Müdürü Personel Müdürü C Fab. Md. ġekil-17. Dairesel organizasyon Ģeması AFNOR organizasyon Ģeması: Fransız StandartlaĢtırma Kurumu (AFNOR) tarafından Fransız iĢletmelerinde kullanılmak üzere yaratılmıĢ olan standart bir Ģema türüdür. Bu Ģema türü, iki yönde okuma olanağı verir. Yatay eksende genel müdürlüğe bağlı bölümler, düĢey eksende ise altı hiyerarĢik düzey (müdürler, servis Ģefleri, Ģef muavinleri, Ģube Ģefleri, grup Ģefleri, iĢçiler) ile yönetim ve muhasebeyi ilgilendiren bazı bilgiler, kod ve hesap numaraları sıralanmaktadır (Ģekil-18).218 217 Ülgen, a.e., s.216-217. ; ayr.bkz.: E. F. L. Brech, Organization. 3rd ed. London: Longmans, 1960, s.331-335. 218 Ülgen, a.e., s.218-219. 58 ĠĢletme Genel Müdür Sorumlusu..... Müdürler.................. Ticari ĠĢler Müdürü Teknik Müdür Servis şefleri............. A Fab.Md. B Fab.Md. C Fab.Md. Şef yardımcıları....... Kısım şefleri.............. Grup şefleri............... ĠĢçiler........................ Ġnsan sayısı............. Görevleri................. Kod......................... Bütçe hesabı........... Hesap no................. ġekil-18. AFNOR organizasyon Ģeması Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması: Bu Ģema türünde, yapısal düzenleme için en az iki bölümlere ayırma biçiminin birlikte kullanılması söz konusudur (Ģekil-19). Bu tür Ģemaların gerekli olduğu durumlara örnek olarak, değiĢik bölgelere mal ya da hizmet pazarlama, değiĢen çevre koĢullarında faaliyette bulunma gösterilebilir.219 Genel Müdür 1. Boyut Üretim Mali ĠĢler Pazarlama Ġdari ĠĢler A Mamul Grubu X Bölgesi B Mamul Grubu Y Bölgesi C Mamul Grubu Z Bölgesi 2. Boyut 3. Boyut ġekil-19. Matris ve çok boyutlu organizasyon Ģeması 219 A.e., s.219-220. 59 Diğer organizasyon Ģemaları: Genellikle teoride kalan, uygulama alanı öncekilere oranla daha sınırlı olan diğer organizasyon Ģemaları ise, aĢağıdaki gibi sıralanabilir ve özetlenebilir: - Lineer organizasyon Ģeması: Çizimi ve düzenlenmesi çok kolay olan bu Ģema türü, pek çok sayıda iĢin ve hiyerarĢi düzeyinin, toplam sorumluluk ve rapor verme iliĢkilerinin gösterilmesini sağlar (Ģekil-20). Bu Ģema türü, gerçek anlamda bir Ģemadan çok, bir „organizasyon listesi‟ özelliği taĢır. KullanılıĢının pek yaygın olmaması, tanınmamıĢ olması, Ģemanın önem kazanmasını önlemiĢtir.220 Genel Müdür Teknik Müdür A Fabrika Müdürü B Fabrika Müdürü C Fabrika Müdürü Mali ĠĢler Müdürü Muhasebe Şefi Bütçe Finans Şefi Personel Müdürü ġekil-20. Lineer (çizgisel) organizasyon Ģeması - Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması: Düzenlenmesi çok basit olan, gerçekte bir Ģemadan çok organizasyonu oluĢturan kiĢilerin listesini veren, bu nedenle de „organizasyon listesi‟ özelliği taĢıyan bir baĢka Ģema türüdür. Bu Ģemada, danıĢman organları, yürütme organları, bölüm Ģefleri ve yardımcıları arasındaki iliĢkiler çizgi baĢı ve satır baĢı yapılarak gösterilir (Ģekil-21). Kolay hazırlanabilmesine ve az yer tutmasına karĢın, alıĢılmamıĢ bir Ģema türüdür.221 220 A.e., s.221-222. 221 A.e., s.222. 60 Yönetim Kurulu Ba½kan› Genel Müdür Teknik Müdür A Fabrika Müdürü Üretim ¼efi Kalite Kontrol Şefi B Fabrika Müdürü C Fabrika Müdürü Mali ĠĢler Müdürü Muhasebe ¼efi Bütçe Finans ¼efi Personel Müdürü ġekil-21. Ana hatları gösteren organizasyon Ģeması - Lambda tipi organizasyon Ģeması: Bir iĢletmenin faaliyetlerinin iki ana bölüme ayrıldığı durumlarda kullanılabilecek Ģema türüdür. Bu iki ana faaliyet grubuna örnek olarak, idari ve teknik faaliyetler, iki ayrı tür üretim, iki ayrı bölgeye yayılmıĢ faaliyetler gösterilebilir (Ģekil-22).222 Genel Müdür Ticari ĠĢler Müdürü A Fabrikası Teknik Müdürü Mali ĠĢler Müdürü B Fabrikası TeknikMüdürü C Fabrikası Teknik Müdürü Personel Müdürü ġekil-22. Lambda tipi organizasyon Ģeması - Tuğ tipi organizasyon Ģeması: Çok büyük iĢletmelerde uygulama alanı bulan bu Ģema türünde organlar, üst yönetime bağlı olarak danıĢman organları, iĢlevsel organlar ve yürütme organları olmak üzere üç ayrı düzeyde Ģekillendirilir (Ģekil-23). Organlar her düzey için belirli 222 A.e., s.222-223. 61 büyüklükteki dikdörtgenler ile gösterilir ve dikdörtgenlerin içine onu oluĢturan organların isimleri yazılır. Böylece her organ kendi içinde ayrıca organize edilmiĢ olur. Bu Ģema türünde hiyerarĢik iliĢkilerden çok, merkez organlara olan bağlılık vurgulanır.223 Genel Müdür Hukuk DanıĢmanı Mali ĠĢler Mali DanıĢman Genel Sekreter Pazarlama A Bölge Md. Yatırım DanıĢmanı Personel B Bölge Md. C Bölge Md. Üretim D Bölge Md. ġekil-23. Tuğ tipi organizasyon Ģeması - Seviyeler tipi organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü, organizasyon içindeki değiĢik düzeylerin sorumluluğunu göstermek üzere kullanılmaktadır. Bu Ģemada, aynı yatay düzeydeki mevkiilerde bulunan kiĢiler eĢit sorumluluk aralıklarında bulunmaktadır (Ģekil-24). Böyle bir düzenleme, örneğin ücret yapı ve uygulamasının sorumluluklarla paralel tutulduğu bir iĢletmede ücret yapısı ile ilgili çalıĢmalarda yararlı olabilir.224 Üretim Müdürü X Malı Üretim Şefi Y Malı Üretim Şefi Mühendislik Şefi Mühendisler Memurlar UstabaĢı ĠĢçiler ġekil-24. Seviyeler tipi organizasyon Ģeması 223 A.e., s.224. 224 A.e., s.225. 62 ĠĢçiler - ĠĢlevsel organizasyon Ģeması: Bu Ģema türü iĢletmenin çeĢitli bölümlerinin faaliyetlerini toplu bir biçimde sıralar ve düzenler. ġema, bölümlerin amaçlarına ulaĢmak için gerekli faaliyetleri gösteren, bölüm Ģeflerinin sorumluluklarını belirleyen bir kılavuza benzetilebilir (Ģekil25).225 Genel Müdür Mali ĠĢler Pazarlama ................. ................. Personel ................. ................. Temel Amaç ................. ................. Temel Amaç ................. ................. Temel Amaç ................. ................. ĠĢlevleri ................. ................. ĠĢlevleri ................. ................. ................. ĠĢlevleri ................. ................. ................. ................. ................. ................. Üretim ................. ................. Temel Amaç ................. ................. ĠĢlevleri ................. ................. ................. ġekil-25. ĠĢlevsel organizasyon Ģeması Daha önce de söylendiği gibi, organizasyon Ģemalarının daha pek çok çeĢidini sıralamak mümkündür. Burada yaygın olanların tümü ve yaygınlaĢmayanların da ancak önemli görülen bir kısmı ele alınmıĢtır. Organizasyon Ģemalarında, kalıplaĢmıĢ, herkes tarafından kolay anlaĢılan ve kullanılan standartları uygulama gereği yanında, iĢletmeler kendi yapılarına özgü birtakım organizasyon Ģema düzenlemeleri de yapabileceklerdir.226 Unutulmaması gereken nokta, sistem analizi sırasında analiz edilecek sistemin örgütsel yapısının anlaĢılmasında, anlatılmasında, tasarlanmasında, uygulama ve değerlendirilmesinde, organizasyon Ģemalarının çok önemli bir yerinin olduğudur. 3.2.2 AkıĢ ġemaları AkıĢ Ģemaları, sistem analiz çalıĢmasında var olan ve/veya yerine konacak (tasarlanacak) yeni sistemin belgelendirildikten sonra ve/veya belgelendirilirken „sembollerle‟ temsilidir. Bu Ģemalar iĢ, iĢlem, veri, belge, materyal akıĢlarının ve iliĢkilerinin incelenmesi, tartıĢılması, tasarlanması ve izlenmesi için uygun bir ortam oluĢturur. 225 A.e., s.226. 226 Bkz.: A.e.a.y. 63 AkıĢ Ģemaları, sistem analizi çalıĢmasında sistem görüĢüne sahip herkesin kolayca anlayabileceği belgelerin oluĢturulmasını ve uzun iĢlem ve mantık dizgelerini özetleyerek sunma olanağını sağlar. ġemalarda çeĢitli iĢlemler, süreçler, durumlar...v.b. standart Ģekillerle/sembollerle gösterilirler ve birbirlerine akıĢ yönlerini gösteren oklarla bağlanırlar.227 AkıĢ Ģemalarının çeĢitli türleri bulunmaktadır. Bunların uygulamada yaygın olanları aĢağıda gözden geçirilmektedir. Blok akıĢ Ģeması: Sistemin mantığını belirlemek için oluĢturulan özet Ģemalardır (Ģekil-26). Ayrıntılara girmeksizin sistemin genel bir görünümünü sağlayan bu akıĢ Ģeması türünde, „sistem akıĢ Ģemaları sembolleri‟ kullanılır228 (bkz.: ġekil-32, 34). Başla Personel çalıĢma sürelerinin okunması Brüt ücretin hesaplanması Net ücretin hesaplanması Ücret bordrolarının yazılması Dur ġekil-26. Blok akıĢ Ģeması örneği 227 Çapar, a.e., s.66. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.104. 228 Bkz.: Esen, a.e., s.86-87. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221 ; Çapar, a.e., s.66. 64 Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması: Bir süreçteki iĢ veya iĢlem adımlarını göstermek ve temsil etmek için kullanılan Ģemalardır. Bu tür Ģemalar, süreç ile ilgili iĢ ve iĢlemlerin ve bunların sırasının; çalıĢanların nitelik, nicelik ve sorumluluklarının; sürece iliĢkin her türlü iliĢkilerin (zaman, uzaklık, miktar vb.) belirlenmesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan belgelerdir.229 Bu Ģemalar yardımıyla aĢağıdaki yararlar sağlanabilir: ĠĢ ve iĢlemlerin tanımlanması, ĠĢ ve iĢlemlerde kullanılan araç-gereç, mekân vb. saptanması, ĠĢ ve iĢlemlerin basitleĢtirilmesi, Gereksiz beklemelerin azaltılması ya da gereksiz iĢ ve iĢlemlerin yok edilmesi, Eksik ve hatalı iĢ ve iĢlemlerin saptanması; eksiklerin eklenmesi, hataların düzeltilmesi, ĠĢ ve iĢlem ile ilgili çalıĢan personelin niteliklerinin saptanması, ĠĢ ve iĢlemle ilgili her türlü uzaklık, zaman, mekân, personel sayısı vb. niceliklerin saptanması ve ölçülmesi. Süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarında „süreç akıĢ Ģemaları sembolleri‟ kullanılır (Ģekil-27).230 Bu semboller ile hazırlanmıĢ süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarının standart, yatay, dikey, yatay ve dikey biçimindeki örnekleri aĢağıda (Ģekil-28, 29, 30,31)231 incelenebilir. ĠĢlem Kontrol / inceleme Gecikme / bekleme Depolama / saklama TaĢıma / iletme ġekil-27. Süreç/iĢlem akıĢ Ģeması sembolleri 229 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.150. ; Esen, a.e., s.87-88. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221. 230 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.151. ; Alexander, a.e., s.122-123. ; Fergan, a.e., s.70. ; Esen, a.e., s.88. 231 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.152-153. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.238. ; Fergan, a.e., s.73-75, 77. ; Esen, a.e., s.89. 65 ġekil-28. Standart süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği 66 13 1 2 3 Sipariş Bölüm belgesi yöneticisi hazırlanır sekreterine gönderilir. 4 5 Sekreter Bölüm yöneticisi bölüm yöneticisi- masasında ne verir. bekler. Bölüm yöneticisi kontrol eder. 6 8 7 Bölüm yöneticisi imzalar onaylar. Bölüm yöneticisi sekreterine verilir. 10 Bölüm Diğer yöneticisi nüshalar sekreteri satın alma kendisinde memuruna kalacak gönderilir nüshayı 9 ayırır Konu: 11 Bir nüsha belge satıcı firmaya postalanır. Sipariş belgelerine sayı, numara verilir ve ayrılır. 12 Bir nüsha belge Bir nüsha belge satın alma bölüsekreter tarafından dosyalanır ve saklanır. münde saklanır. Tarih :Görevli : ġekil-29. Yatay süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği 1 2 Üç nüsha sipariş belgesi hazırlanır. Konu: Tarih: Görevli: Bölüm yöneticisi sekreterine gönderilir. 3 Sekreter tarafından bölüm yöneticisine verilir. 4 Bölüm yöneticisi masasında bekler. 5 Bölüm yöneticisi kontrol eder. 6 Bölüm yöneticisi imzalar ve onaylar. 7 8 10 11 Bölüm yöneticisi sekreterine verilir. Bölüm yöneticisi sekreteri kendisinde kalacak nüshayı ayırır. Diğer nüshalar satın alma Bir nüsha belge memuruna 9 sekreter tarafından gönderilir. dosyalanır ve saklanır. Sipariş belgelerine sayı, numara verilir ve ayrılır. Bir nüsha belge Bir nüsha satın alma belge satıcı 12 bölümünde firmaya 13 saklanır. postalanır. ġekil-30. Dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği 67 Satın Alma Bölümü Yönetici Sekreteri Satın Alma Memuru Satın Alma Bölümü Yöneticisi Üç nüsha sipariş belgesi hazırlanır. 1 Bölüm yöneticisi sekreterine gönderilir. 2 3 Sekreter tarafından bölüm yöneticisine verilir. 4 Bölüm yöneticisi masasında bekler. 5 Bölüm yöneticisi kontrol eder. 6 Bölüm yöneticisi imzalar ve onaylar. 7 8 10 Bölüm yöneticisi sekreteri kendisinde kalacak nüshayı ayırır. Diğer nüshalar satın alma memuruna gönderilir. Sipariş belgelerine sayı, numara verilir ve ayrılır. 11 13 Bir nüsha belge satıcı firmaya postalanır . 12 Bölüm yöneticisi sekreterine verilir. 9 Bir nüsha belge sekreter tarafından dosyalanır ve saklanır. Bir nüsha belge satın alma bölümünde saklanır. ġekil-31. Yatay-dikey süreç/iĢlem akıĢ Ģeması örneği Sistem akıĢ Ģeması: Bir sistemi oluĢturan birleĢik iĢ ve iĢlemlerin ard arda sembollü tanımıdır.232 BaĢka bir tanımla, bir sistemde ya da bir sistemdeki belli bir faaliyete iliĢkin kapsamlı iĢ akıĢını girdi, iĢlem ve çıktı düzeninde tanımlamak, göstermek ve temsil etmek için kullanılan Ģemalardır. Bu Ģema türünde bilginin içinde aktığı ortamlar örneğin, bölüm, kısımlar varsa, bunlar da belirtilir. Bu nedenle, bir sistemin incelenmesi, 232 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.230. 68 tanımlanması, tasarımı ve izlenmesinde en çok yararlanılan Ģemalardan biridir.233 Sistem akıĢ Ģemasında „sistem akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılır (Ģekil-32).234 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir sistem akıĢ Ģeması örneği ise Ģekil-33‟de235 incelenebilir. Belge Saklama/ kümelendirme Çok kopyalı belge grubu Karar ĠĢlem Girdi/çıktı-Elle yapılan işler- Doğrudan erişimli bellek Bağlı klavye/Elle giriş Manyetik teyp Ekran Başlama/bitme Disk/disket Bilgi aktarmak için kullanılan herhangi bir teyp/geçiş şeridi ĠletiĢim hattı Sayfalar arası bağlantı AkıĢ yönleri Sayfa içi bağlantı (sayfalar arası bağlantı için de kullanılmakta) ġekil-32. Sistem akıĢ Ģeması sembolleri 233 Bkz.: Esen, a.e., s.88-90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221. 234 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Alexander, a.e., s.139-141. ; Esen, a.e., s.91. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.222. ; Erkut, a.e., s.61-64 235 Ayr.bkz.: Esen, a.e., s.92. 69 2 SATIN ALMA BÖLÜMÜ 1 Bölümlerden gelen sipariş istekleri Satın alma memurunda kalan nüshadan bir kopya çoğaltma Satıcı firma kopyası Satın alma memurunda kalan kopya Yönetici sekreteri kopyası MUHASEBE BÖLÜMÜ Üç nüsha sipariş belgesi düzenleme Satın alma bölümünden gelen sipariş bilgisi Sipariş ile ilgili hesaplamaların yapılması Satıcı firma kopyası Satın alma memurunda kalan kopya Yönetici sekreteri kopyası Bölüm yöneticisi onayı ve imzası Ödeme nakit mi yapılacak ? H E Sekreter yönetici dosyasında saklar Satıcı firma kopyası Satın alma memurunda kalan kopya Satın alma bölümünde saklanır Satın alma memurunun belgelere sayı ve numara vermesi Satıcı firmaya gönderilmesi 1 Kasa makbuzu kopyası Banka hesplarının gözden geçirilmesi Satın alma bölümünde saklanır Çek / senet 3a 3b ġekil-33. Sistem akıĢ Ģeması örneği Program akıĢ Ģeması: Sistem akıĢ Ģemasından türetilmiĢ olan bu akıĢ Ģeması türü, yapılan veya yapılacak bilgisayar programının ve sürecin her adımının nasıl yapıldığının veya yapılacağının ayrıntılı açıklamasını gösterir. Programcılar, bilgisayar programlarındaki yapıların sırasını adım adım 70 göstermek için bu Ģema türünü kullanırlar.236 Böylece sistemin ya da sistemle ilgili sorunların, bilgisayar olanakları ile ayrıntılı çözüm aĢamaları sembolleĢtirilmiĢ olur.237 Program akıĢ Ģeması, sistem akıĢ Ģemasına göre daha ayrıntılıdır ve programcılar için bir anlamda sistem akıĢ Ģemasının tamamlayıcısı özelliğini taĢır.238 Program akıĢ Ģemasında „program akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılmaktadır (Ģekil-34).239 Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir program akıĢ Ģeması örneği Ģekil-35‟de incelenebilir. Girdi/çıktı Ekran ĠĢlem Başlama-bitme Sayfa içi bağlantı (sayfalar arası bağlantı için de kullanılmakta) Önceden tanımlanmıĢ işlem Sayfalar arası bağlantı Karar ĠletiĢim hattı Tekrarlı işlem AkıĢ yönleri Açıklama/not ġekil-34. Program akıĢ Ģeması sembolleri 236 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.231. 237 Esen, a.e., s.90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.221. 238 Erkut, a.e., s.65. 239 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.144. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.239-242. ; Esen, a.e., s.93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.223. ; Erkut, a.e., s.65-66. 71 Başla E Yeni Sipariş bilgisiH girilecek mi ? sipariş bilgilerinin girilmesi Dur H Daha önce sipariş E edilmiş mi ? H Ekranda göster Tekrar sipariş edilsin mi ? E Tutar = Miktar X Fiyat Ġskontolu tutar = Tutar - %18 (isk) Ödenecek miktar= Ġskontolu tutar X %15 (kdv) E Yaz çek Yeni sipariş bilgisi girilecek mi ? H Dur ġekil-35. Program akıĢ Ģeması örneği Belge akıĢ Ģeması: Bir sistem, alt sistem veya süreçte belgelerin örneğin, formlar, raporlar ve yazıĢmaların, kiĢiler, alt sistemler vb. arasında nasıl hareket ettiğini gösteren akıĢ Ģemalarıdır. Bu tür Ģemalar, belgelerin 72 hareketlerinin/akıĢlarının belirlenmesi, tanımlanması, düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan belgelerdir. Belge akıĢ Ģemasında, Ģekil-36‟daki „belge akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ bir belge akıĢ Ģeması örneği ise Ģekil-37‟de incelenebilir. Ancak, belge akıĢ Ģemaları herhangi bir özel sembol kullanılmadan da yapılabilmektedir.240 Söz konusu işi değiĢtirme/ona bir şey eklendiğini gösterme Belgenin denetimi(kontrolu) Belgeyi kalıcı olarak depolama/saklama Belgelerin bir işlemden veya bir yerden diğerine hareketi Bir kayıt/belge yaratma Gecikme/geçici olarak depolama, saklama Kayıda bir eklenti yapma (fiyat, miktar vb.) Belgenin incelenip araĢtırılması ve/veya belgenin kopyası ġekil-36. Belge akıĢ Ģeması sembolleri Satın alma memuru Satıcı firma kopyası Satıcı firma kopyası Bekleme Satın alma bölümü kopyası Yönetici kopyası Satın alma memuru Satın alma bölümü kopyası Sayı ve tarih Yönetici kopyası Yönetici dosyası Satıcı firma kopyası Satıcıya Satın alma bölümü kopyası Satın alma böl. dosyası Kontrol Ġmza Satın alma bölümü yöneticisi Yönetici sekreteri ġekil-37. Belge akıĢ Ģeması örneği Veri akıĢ Ģeması: Verilerin sistem içindeki akıĢını gösteren bir akıĢ Ģeması türüdür. Mantıksal düzeyde herhangi bir karmaĢıklıktaki bir sistemde, veri 240 Bkz.: Erkut, a.e., s.67-69. 73 akıĢlarının anlaĢılması düzenlenmesi ve izlenmesi amacıyla hazırlanan belgelerdir. Veri akıĢ Ģemasında Ģekil-38‟deki241 „veri akıĢ Ģeması sembolleri‟ kullanılmaktadır. Bu semboller ile hazırlanmıĢ basit bir veri akıĢ Ģema örneği ise Ģekil-39‟da incelenebilir. Kimlik DıĢ öğe ĠĢlevin tanımı ĠĢlem gördüğü fiziksel yer Süreç sembolü Birden fazla kullanılan dıĢ öğe Veri deposu AkıĢ yönleri Birden fazla kullanılan veri deposu ġekil-38. Veri akıĢ Ģeması sembolleri 1.4 Bankada bulunan parayı hesapla D1 Banka 1.2 Ödeme kaydı yarat ve her personel için ödenecek miktarı tek tek yaz Personel 1.6 Bankaya ödeme verilerini ve ödeme emrini ver 1.1 1.5 Bankada bulunan parayı toplam ödenecek para ile karĢılaĢtır 1.3 Toplam ödenecek parayı hesapla Personel çalıĢma saatlerini hesapla ġekil-39. Veri akıĢ Ģeması örneği 241 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.126, 131 ; Erkut, a.e., s.70-75. 74 Düzen akıĢ Ģeması: Bir alanın yerleĢim veya döĢeme planını ve bu plan üstünde iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢlarını gösteren akıĢ Ģeması türüdür. ÇalıĢma alanlarının konumunun ve iç düzenin, iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına etkisinin saptanması; iĢ, veri, belge ve bilgi akıĢına en uygun iç düzenin tasarlanması ve izlenmesi amacıyla çizilir. Bu nedenlerle, belge akıĢ Ģeması, veri akıĢ Ģeması, süreç/iĢ akıĢ Ģeması gibi Ģemaların hazırlanmasında, incelenmesinde, tasarlanmasında ve değerlendirilmesinde önemli bir yer tutar. Bir düzen akıĢ Ģeması örneği Ģekil-40‟da incelenebilir.242 Memur Memur Masa Masa Masa Memur Masa Dosyalar Dosya Memuru Masa Masa Bölüm yöneticisi Sekreter (iş akıĢ) ġekil-40. Düzen akıĢ Ģeması örneği 3.2.3 X ġemaları/Veri Matrisleri Sistemde, alt sistemde, süreçte veya durumda çeĢitli öğeler arasında bilgi veya faaliyetlerin dağılımını veya örtüĢmesini göstermek için kullanılan Ģemalardır (Ģekil-41).243 Diğer bir anlatımla, iĢlevsel ve örgütlenmeye iliĢkin sorumluluklar ile sistemler arası etkileĢimleri ve/veya veri akıĢını göstermede; araĢtırmalarda not almada; var olan veya önerilen sistemlerdeki yöntemleri, iĢlemleri, örgüt yapılarını vb. 242 Bkz.: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.233, 235. 243 Bingham - Davies, a.e., s.154. 75 belirtmede kullanılan; düzensizlikleri, eksiklikleri tekrarları iĢaret eden Ģemalardır.244 Dosya Temel ücret bordrosu dosyası Personel dosyası Ad X X Tesis numarası X X X Bölüm X X X Standart ücret oranı X Görev sınıfı X X Medeni hal X X Vergi kodu X X Veri öğesi ĠĢ maliyet dosyası X Doğum tarihi X ġekil-41. X Ģeması/veri matrisi 3.2.4 Gantt ġeması/Çubuk ġema Sistem analizi çalıĢmasının planlanmasında kullanılan, proje kapsamında yer alan her bir çalıĢmanın, iĢin zamanla iliĢkisini ve çalıĢmalar için gerekli zaman sürelerini gösteren bir Ģemadır (Ģekil-42). Böylece projenin tümünü bir bakıĢta çalıĢma süreleri bakımından görmek, izlemek ve değerlendirmek mümkün olur. Diğer yandan, çalıĢma için harcanan gerçek sürelerin de aynı Ģema üzerinde gösterilmesi ile çalıĢma verimi değerlendirilebilir245. 244 Çapar, a.e., s.67. 245 Bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.34-35. ; Çapar, a.e., s.67. ; Fergan, a.e., s.82. 76 ÇalıĢma planı hazırlama Bilgi toplama Var olan durumu çözümleme Yeni durumu tasarlama Uygulama Değerlendirme 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 (Ay) ġekil-42. Gantt Ģeması/çubuk Ģema örneği 3.2.5 Öncelik ġemaları Proje planlamasında ve kontrolünde kullanılan yöntemlere yardımcı olan ve faaliyetlerin veya olayların sırasını gösteren Ģemalardır. Bunlar, önceliklerin en iyi biçimde belirlenmesine yarayan PDGT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği-PERT Program Evaluation and Review Technique) ve KYM (Kritik Yol Metodu-CPM Critical Path Method) yöntemlerine yardımcı olan ve önceliklerin gösterilmesinde kullanılan Ģemalardır.246 Bu Ģemaları ve teknikleri daha ayrıntılı inceleyecek olursak: PDGT/PERT tekniği ve Ģeması: Projenin amaçlarını gerçekleĢtirebilmek için gerekli faaliyet ve olaylardan oluĢan; bu faaliyet ve olaylar arasındaki iliĢkileri, sırayı ve öncelikleri sistematik olarak bir Ģema üzerinde gösteren; böylece projenin planlanmasını ve kontrolünü sağlayan tekniktir. Kendisine gelen hiçbir iĢlem oku olmayan olaya, faaliyete serim baĢı, kendisinden sonra baĢka olaylara, faaliyetlere giden iĢlem oku olmayan olaya, faaliyete ise serim sonu adı verilir (Ģekil43).247 246 Çapar, a.e., s.67. 247 Yozgat, a.e., s.91, 94-95. 77 5 2 1 3 6 8 4 7 ġekil-43. PDGT/PERT Ģeması örneği KYM/CPM tekniği ve Ģeması: Bir projede baĢlangıç olayını bitiĢ olayına bağlayan yollar içinde en uzun süreye sahip olan yola kritik yol adı verilir.Bu yollar birden fazla da olabilir. Kritik yol tekniği, mâliyeti denetlemenin zamanı denetlemekten daha önemli olduğu durumlarda, iĢlerin planlanması ve denetlenmesinde kullanılır. Bu teknikle proje süresinin, en az mâliyetle ne Ģekilde azaltılabileceği belirlenmekte ve bu durum bir Ģema üzerinde gösterilmektedir (Ģekil-44).248 Ts=5.0 Te=5.0 B =0.0 5.0 2 Ts=56.0 Te=26.0 B = 0.0 6.0 6 Normal 5.0 Ts=15.0 10.0 Te=15.0 11.0 B = 0.0 Ts=0.0 1 Te=0.0 B =0.0 Ts=8.0 Te=5.0 B =3.0 7.0 5.0 3 Ts=31.0 Te=31.0 7 B = 0.0 4 6.0 Ts=27.0 Te=31.0 B = 0.0 : : : : : Süre 1-2 1-3 2-4 2-6 3-4 4-5 4-6 5-7 6-7 5.0 5.0 10.0 6.0 7.0 6.0 11.0 4.0 5.0 Olay 4.0 (B) 1 2 3 4 5 6 7 5 Proje Ģemasındaki yollar 1-2-6-7 1-2-4-6-7 1-2-4-5-7 Yol 1-3-4-5-7 1-3-4-6-7 ĠĢlem 16.0 31.0 Kritik 25.0 22.0 28.0 Maliyet 78 Maliyet 4.000.00 3.0 6.000.000 30.000.00 1.0 5.000.000 5.0 7.000.000 04.000.00 2.0 4.200.000 03.000.00 40.000.00 2.0 6.000.000 4.0 6.000.000 03.000.00 5.0 11.400.000 06.000.00 20.000.00 1.0 5.000.000 1.0 4.800.000 02.000.00 0 Beklenen en Son tarih Boşluk erken tarih (Te) (Ts) 0.0 5.0 5.0 15.0 21.0 26.0 31.0 ġekil-44. KYM/CPM Ģeması örneği 248 A.e., s.100-101, 106, 109. SıkıĢtırılmıĢ Süre 0.0 5.0 8.0 15.0 27.0 26.0 31.0 0.0 0.0 3.0 0.0 6.0 0.0 0.0 3.2.6 Operatör-Makine ġeması Makinelerden yararlanma analizlerinde kullanılan bir Ģema türüdür. Bu Ģemayla operatör ve makinenin zaman uyumunu en yüksek düzeye çıkarmak, böylece beklemeleri ve boĢ zamanları en aza indirebilmek amaçlanır. ġemada, birbirine paralel iki dikey zaman çizgisi bulunur. Bu çizgilerden biri operatörün, diğeri makinenin zamanını gösterir. Kullanılan zamanlar bu dikey çizgiler üzerinde belirtilir (Ģekil-45).249 Operatör: Zaman (saniye) Makine: Satın alınan materyalin adını ve kodunu yazar. Verilen ad ve koddaki bilgilere ulaĢır. Dolar olarak miktar ve tutarı yazar. Doları Türk Lirasına çevirir. Özel iskonto oranını ve ödeme koĢullarını yazar. Hesaplar, belleğe kaydeder. ġekil-45. Operatör-makine Ģeması örneği 3.2.7 ĠĢlev Analiz ġeması/ĠĢ Dağıtım ġeması ĠĢlevlerin organizasyon yapısına göre olan durumlarını saptama amacı ile kullanılan Ģemadır. Bu teknik ve Ģeması, bir organizasyon bölümünde iĢlevlerin gerçekleĢtirilmesinde kullanılan zamanın tamamı ile bölüm çalıĢanlarının tek baĢlarına harcadıkları zamanı saptamaya, göstermeye yardımcı olur (Ģekil-46).250 249 Fergan, a.e., s.82-83. 250 Fergan, a.e., s.82-85. ; ayr.bkz: FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.243, 245. 79 ġekil-46. ĠĢlev analiz Ģeması/iĢ dağıtım Ģeması örneği 3.2.8 Karar Ağacı Zaman içinde yayılmıĢ, aralarında zaman aralıkları bulunan, değiĢik iç ve dıĢ faktörlerden değiĢik oranlarda etkilenen/etkilenebilecek seçeneklerin, Ģematik, anlaĢılabilir ve sonuçları görülebilecek bir Ģekilde düzenlenmesine olanak veren bir tekniktir (Ģekil-47).251 Diğer bir deyiĢle, karar sorununda, bir karara varmada izlenecek yolların baĢlangıç noktasının, izlenebilecek ara yolların ya da seçeneklerin ve varılabilecek sonuçların Ģematik olarak gösterilmesidir.252 Bu teknik, sistematik karar verme ve sorun çözmede, seçeneklerin birbirleriyle karĢılaĢtırılmalarında ve en uygun seçeneğin seçilmesinde çok önemli yararlar sağlar.253 251 Yozgat, a.e., s.46, 50. 252 Çapar, a.e., s.66. 253 Michael H. Mescon - Michael Albert - Franklin Khedouri, Management. 3rd ed. New York: Harper Row Pub., 1988, s.240. 80 SatıĢımız yavaşlayabilir. Fakat rakiplere karĢı kuvvetliyiz Pazara rakip girdi Mevcut A mamulü tesisini büyüt B mamulüne yatırım yap Pazarda tek satıcıyız Üretimle beraber satıĢ ve kârımız da artar Toplam A ve B satıĢlarımız artar B mamulü tutuldu B mamulü tutulmadı Kararlar Toplam satıĢımız sabit kalır, kârımız azalır Durumlar ġekil-47. Karar ağacı örneği 3.3 Karar Tablosu ĠĢletme sisteminde, çeĢitli koĢullar söz konusu olduğunda, gerçekleĢtirilecek faaliyetleri tablo halinde gösterme tekniğidir. Bu tablo, koĢullara göre gerçekleĢtirilecek faaliyetlerin, hem manuel çalıĢmada, hem de bilgisayar programlarında kullanılmak üzere kaydedilmesini sağlar. Bu teknik, sistemin mantığını adım adım akıĢ Ģemalarında göstermek yerine, tablo biçiminde gösterir. Özellikle karmaĢık mantık iĢlemlerinin gösterilmesinde, akıĢ Ģemalarına tercih edilir. Bu yönleriyle akıĢ Ģemalarını tamamlayan bir yöntem olarak da kullanılabilmektedir.254 Bir karar tablosunu oluĢturan bölümler ve öğeler Ģekil-48‟de255, hazırlanmıĢ bir karar tablosu örneği ise Ģekil-49‟da incelenebilir.256 254 Bkz.: Jennifer E. Rowley, The basics of information technology. London: Clive Bingley, 1988, s.126-127. ; Erkut, a.e., s.77. ; Esen, a.e., s.90. ; Çapar, a.e., s.66. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.248-249. 255 Bingham - Davies, a.e., s.160. ; ayr.bkz.: Underwood, a.e., s.106. 256 Esen, a.e., s.95. 81 Kurallar 1 2 3 4 KoĢulların durumu Genel koşullar Faaliyetlerin durumu Genel faaliyetler ġekil-48. Karar tablosunun genel yapısı Sipariş Süreci Kural no.'ları 1 2 3 4 5 6 7 8 Kredisi iyi mi ? E E E E H H H H Sipariş edilen miktar E H H E E H E H H E H E H E E H iskonto yapılan miktar Sipariş edilen miktar elde mevcut miktar Ġskontalı fatura gönder. Normal fiyattan fatura gönder. Sipariş edilen malın tamamını gönder. Eldekini gönder. Gerisini üretmek üzere emir ver. E : Evet H : Hayır ġekil-49. Karar tablosu örneği 3.4 Zaman Ġncelemesi Yöntemi ĠĢlemleri en küçük parçalarına ayırarak, tek tek her parçanın gerçekleĢtirilmesinde ne kadar zaman harcandığını saptamayı ve göstermeyi amaçlayan yöntemdir. Elde edilen bilgiler ile çalıĢmaların performans standartlarının oluĢturulması, personelin değerlendirilmesi, mâliyetlerin belirlenmesi, uzun ve kısa vadeli planların yapılması vb. mümkün olur. 82 Bu tür çalıĢmaların yapılması sırasında zaman ile ilgili örnekleme yöntemini kullanarak kronometre tutma; iĢlemlerle ilgili gözlem yapma ve kayıt tutma; önceden belirlenen standartlarla karĢılaĢtırma; geçmiĢ uygulamaların kayıtlarını gözden geçirme gibi teknikler de kullanılabilmektedir.257 Zaman inceleme yönteminde kullanılmak üzere hazırlanmıĢ bir form örneği Ģekil-50‟de258 incelenebilir. Bölüm: Görevli: >> ĠĢ: ĠĢlemler Tarih Görev Gözlemci Saptanan zamanlar Seçilen zaman 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 ġekil-50. Zaman inceleme gözlem formu örneği 3.5 Hareket Analizi ve Ekonomisi Bir iĢlemin gerçekleĢtirilmesi sırasında yapılan tüm hareketleri gerekliliklerini göz önünde tutarak, en küçük öğelerine ayırarak tek tek inceleme tekniğidir. Hareketleri en aza indirmeye ve çalıĢma alanı düzenini buna göre yapmaya yöneliktir. ÇalıĢmada hareket ekonomisi ilkeleri, görsel materyalleri kullanan mikrohareket analizi yöntemleri ve süreç/iĢlem analiz Ģemaları kullanılabilmektedir.259 257 Çapar, a.e., s.68. ; Fergan, a.e., s.245-249. 258 Fergan, a.e., s.247. 259 Çapar, a.e., s.68. 83 3.6 Kayıt Kontrol ve Analizi ĠĢletme sisteminde bilgi ve onu taĢıyan kayıtlar çok önemli bir yere sahiptir. Ele alınan sistemde, bilgi çeĢitli yerlerde ortaya çıkmakta, kaydedilmekte, dolaĢmakta, kullanılmakta, saklanmakta, hatta imha edilebilmektedir. Kayıtları bu açılardan inceleme tekniklerine „kayıt kontrol ve analizi‟ adı verilmektedir. Bu analiz türünde, „veri akıĢ Ģeması‟, „belge akıĢ Ģeması‟, „form analiz ve tasarlanması‟, „form dolaĢım analizi‟, „form üretimi ile kayıt kontrolu‟, kayıt saklama‟, „kayıt koruma‟ ve „kayıt imha etme‟ teknikleri kullanılır.260 3.7 Ergonomi Sistem içinde, insan ve iĢ iliĢkilerini incelemektedir. Ġnsanı; elle, mekanik ve otomatik olarak çalıĢan makine sistemlerini; çalıĢma alanı donanım ve eĢyasını; çalıĢma alanı ısısı, ıĢığı, sesi, nemi vb.ni ve etkilerini inceleyerek, bunların çalıĢanlara ve yapılan iĢe uygunluğunu araĢtırır. Elde edilen bilgiler yardımıyla, çalıĢma Ģartlarını iyileĢtirmek, çalıĢanların sağlıklı ve rahat bir ortamda üretim yapmalarını sağlamak ve böylece çalıĢanların, iĢiyle en üst düzeyde uyum sağlamasını gerçekleĢtirerek iĢ tatminlerini ve verimlerini arttırmak amaçlanır.261 3.8 Standardizasyon ve Nicelik, Nitelik Denetimi Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün ve hizmetlerin „verimli‟ olup olmadığının denetlenmesi gerekmektedir. Verimlilik ise, standardizasyon ve nicelik, nitelik denetimi yöntemleri ile kontrol edilebilmektedir. Diğer bir deyiĢle, üretilen ürünün nicelik ve nitelik bakımından yeterliliği anlamına gelen verimliliğin denetlenmesi için, bir iĢlem veya üründe aynılığı/tekbiçimliliği sağlayan ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin belirlenmesine (standardizasyona) gerek vardır. Bu ölçütlerin, değerlerin ve niteliklerin, yani standartların belirlenmesinde ise, daha önce saptanan iĢ, iĢlem ve ürün kayıtları, zaman analizi verileri vb. kullanılır.262 260 A.e., s.68. ; ayr.bkz.: Fergan, a.e., s.202-237. 261 Bkz.: Tülin Sağlamtunç, “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni teknolojiler insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-enformasyon-arĢiv alanında yeni teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991, Beyazıt Devlet Kütüphanesi. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1991, s.41-47.; Çapar, a.e., s.68-69. ; ayr.bkz.: Colin Storey - Gavin Rea, Ergonomics in libraries: proceedings of a seminar held at Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association University College and Research Section Southwestern Group, 1987, s.3. 262 Çapar, a.e., s.69. 84 3.9 Mâliyet Analizleri Bir iĢletme sisteminde yapılan iĢ ve iĢlemlerin, elde edilen ürün ve hizmetlerin, hem üretim tasarımında, hem üretim aĢamasında, hem de daha sonraki aĢamalarda mâliyetini bulmak üzere gerçekleĢtirilirler. Bir iĢ veya iĢlemin vb.nin birim mâliyetini bulmak için iĢçilik masrafları, hammadde masrafları ve genel masraflar (endirekt iĢçilik masrafları, araç-gereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma, aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları) bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için gereklidir.263 Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan mâliyet analizleri aĢağıda sıralanmaktadır: Mâliyet-verimlilik analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak gerçekleĢtirilen „mâliyet-verimlilik analizi‟, “belli bir amacı gerçekleĢtirmenin en ucuz yollarını ya da belli bir harcamadan sağlanabilecek en yüksek değeri saptamaya çalıĢan bir yöntemdir”.264 BaĢka bir deyiĢle, belli bir amacın mâliyetler açısından ne derece verimli bir biçimde gerçekleĢtirildiğinin saptanmasıdır.265 Mâliyet-yarar analizi: Birim mâliyet hesaplarına dayanarak gerçekleĢtirilen bir baĢka mâliyet analiz türü olan „mâliyet-yarar analizi‟ ise, “belli bir hizmeti ya da iĢi yürütmenin mâliyeti ile bu hizmet ya da iĢten sağlanan tüm yararların (dolaylı ya da dolaysız mâli ve toplumsal) mümkün olduğunca niceliksel terimlerle ifade edilen değerlerinin karĢılaĢtırılmasıdır”.266 Her iki analiz türünün de (mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyetyarar analizi) gerçekleĢtirilebilmesi için birim mâliyet hesaplamalarının yapılması gereklidir.267 263 Bkz.: Aysel Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990, s.54-57, 108, 121, 131, 136, 150-155. ; Çapar, a.e., s.69. ; YaĢar A. Tonta, “Maliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp Merkezi Kütüphanesinde 1981/1982 mali yılında ödünç verilen bir yayının ödünç verme maliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34, 1(1985), s.15 264 Yontar, Kütüphane için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60. 265 A.e.a.y. 266 A.e.a.y. 267 A.e., s.61. 85 3.10 KarĢılaĢtırma Yöntemi KarĢılaĢtırmaya konu olan aynı türden nesnelere ait benzerliklerin ve farklılıkların ortaya çıkarılması ve bunların nedenlerinin araĢtırılıp, açıklanması yöntemidir.268 Bu yöntemin belirtilebilir:269 aĢağıdaki dört aĢamada ele alınabileceği Betimleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemin ya da sistemin bir parçasının tanıtıldığı, özelliklerinin ortaya konulduğu aĢamadır. Yorumlama: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemi ya da sistemin bir parçasını doğrudan etkileyeceği düĢünülen, sosyal, ekonomik, tarihsel, politik vb. tüm unsurların incelendiği ve yorumlandığı aĢamadır. EĢleme: KarĢılaĢtırmaya konu olan sistemlerin ya da sistemlerin parçalarının benzer ve farklı yönlerinin belirtildiği ve bunlara dayanarak bir var sayımın oluĢturulduğu aĢamadır. KarĢılaĢtırma: EĢleme aĢamasında ortaya konulan benzerlik ve farklılıkların nedenlerinin araĢtırıldığı ve açıklandığı aĢamadır. 3.11 Örnekleme Yöntemi Büyük bir bütün ya da sistem hakkında bir genellemeye varmak için bütünden alınan, bütünü temsil edebilecek örneklerin incelenmesi yöntemidir. Özellikle geniĢ grupların analizinde yararlanılmaktadır.270 Böylece, büyük bir bütün yerine ondan seçilecek bir parçanın incelenmesiyle, zamandan, emekten ve paradan tasarruf sağlanmıĢ olur.271 Bu yöntemde, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sayıda varlık bir bütün olarak görülmektedir. Bütünü tanımak ve tanımlamak amacı ile bu bütün içinden sınırlı sayıda bütünü temsil edebilecek örnekler alınmakta; örnek üzerinde gerekli inceleme ve ölçmeler yapılarak, önce örnek tanınmakta ve tanımlanmaktadır. Örnekten elde edilen bilgi, olasılık ilkelerine göre bütün için genelleĢtirilmektedir. 268 Hülya Dilek, Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye'de durum. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992, s.51.; ayr.bkz.: Ġrfan Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.3. 269 Dilek, a.e.a.y.; ayr.bkz.: Çakın, “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”..., s.7-13. 270 Bkz.: Çapar, a.e., s.69. 271 Cavit Orhan Tütengil, Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs. Ankara: Ankara Yayın Üretim Kooperatifi, 1981, s.89. 86 Böylece, birbirine benzeyen ve aynı sınıfa sokulan çok sayıdaki varlık, birlikte ve ortak özellikleri ile tanımlanmaktadır. Ancak, bu yöntemin kullanıldığı durumlarda örnekleme hatası söz konusudur. Bu nedenle, bu yöntemin kullanıldığı durumlarda elde edilen sonuçlar „gerçek olmayıp‟, „gerçeğe yakın‟ ve „olası‟ sonuçlardır.272 Örnekleme, araĢtırmanın özelliğine, bütünün durumuna ve eldeki olanaklara göre değiĢik Ģekillerde yapılabilir. Yaygın olarak kullanılan örnekleme yöntemleri aĢağıda sıralanmaktadır:273 Bilinçli örnekleme: Belli bir yargıya dayanarak örneğin seçilmesidir. Bilinçli örnekleme yöntemlerinde küçük bir örnekle yetinilebilinmektedir. Buna karĢılık, istatistik analiz ve denetim yöntemleri uygulanamamaktadır. Bilinçli örnekleme kendi içinde „monografi‟, „kota‟ ve „yoğunluk‟ yöntemlerine ayrılmaktadır. Monografi: Bütünden bilinçli olarak seçilen ilginç bir veya birkaç birimin ayrıntılı olarak incelenmesidir. Bu yöntemde seçimin ortalama ve aĢırı uçlardaki birimler arasında yapılması önerilmektedir. Kota yöntemi: Bütünün belirli özelliklere göre gruplanması ve her gruptan hissesi oranında örnek alınmasıdır. Yoğunluk yöntemi: Kota yöntemine benzer. Ancak, çok sayıda birimin bulunduğu birkaç gruptan örnek alınması söz konusudur. Rastgele örnekleme: Bütünün tüm birimlerine, örneğe katılma Ģansının tanınmasıdır. Ancak, genellikle bütünün tüm birimleri kavranamamaktadır. Rastgele örnekleme yöntemleri ile elde edilen bilgiler üzerinde, istatistik analiz ve denetim yöntemleri uygulanabilmektedir. Rastgele örnekleme yöntemi, kendi içinde „basit rastgele‟, „dizgeli‟, „katmanlı‟, „kümeli‟, „çok basamaklı‟, „ardıĢık örnekleme‟ biçimlerine ayrılmaktadır. Basit rastgele örnekleme: Kura çekimi ya da rastgele davranıĢlarla (örneğin, kapalı gözle ad çekme vb.) örneğin saptanması yöntemidir. Dizgeli örnekleme: Rastgele bir birimden baĢlayarak her „n‟inci birimi örnek olarak alma yöntemidir. 272 Kalıpsız, a.e., s.150. 273 A.e., s.153-154. 87 Katmanlı rastgele örnekleme: Bütünün önce tekdüze katmanlara ayrılması, sonra her bir katmandan hissesi oranında rastgele örnekleme yapılması yöntemidir. Küme örneklemesi: Bütünün önce kümelere ayrılması, kümeler arasında ve sonra da kümeler içinde iki basamaklı örnekleme yapılmasıdır. Çok basamaklı örnekleme: Küme örneklemesi yöntemine benzer. Ancak, ikiden çok sayıda basamak oluĢturulması söz konusudur. ArdıĢık örnekleme: Bütünün zaman boyutundaki değiĢimini incelemek için belirli ya da rastgele aralıklarla örnekleme yapılması yöntemidir. 3.12 Yöneylem AraĢtırması Yöntemi Nicelikli karar ortamlarında, matematiksel düĢünce yollarının ve yöntemlerinin uygulanması ile sorunların bilimsel bir biçimde çözülmesini sağlayan yöntemdir. Daha çok niceliksel karar verme iĢlemlerinde kullanılmaktadır. Bu yöntemde matematiksel teknikler ile çok sayıdaki ilgili değiĢkenleri içine alan durumlarla uğraĢmak mümkün olabilmektedir.274 3.13 Raporlama Teknikleri Raporlar, sistem analizi çalıĢması ile ilgili bilgi vermek, yönlendirmek ve yönlendirilmek için, genellikle iĢletme sisteminin üst yönetimine ya da sorumlu bulunulan kiĢi veya kiĢilere verilmek üzere hazırlanan çalıĢmalardır. Rapor hazırlama ve sunma ile ilgili tüm etkinliklere ise „raporlama‟ denmektedir. Raporlama, yazılı veya sözlü, resmi veya gayri resmi, sık veya seyrek olarak yapılabilir. Yöntem seçimi, genellikle sistem analiz çalıĢması liderinin iĢidir.275 Ancak, iĢletme sistemi yönetimi tarafından da belirlenebilmektedir. Yöntemi kim belirlerse belirlesin, raporlama yöntemi analiz çalıĢmasının büyüklüğüne ve tipine uygun olmalıdır. Buradan çıkartılacak sonuç, Ģüphesiz birçok raporlama tekniğinin olduğu/olabileceğidir.276 Sistem analizinde yaygın olarak kullanılan genel bir raporlama yöntemi üzerine aĢağıdaki bilgiler verilebilir: 274 Bkz.: Fergan, a.e., s.304-305. 275 Don Yeates, Systems project management, London: English Language Book Society/Pitman, 1987, s.113. 276 A.e., s.113-114. 88 Sistem çalıĢmasının baĢında, her bir rapor için raporlama yöntemini/yöntemlerini belirlemek ve standart formatlar tanımlamak, iyi bir raporlama için çok önemlidir. Raporlamanın en tatminkâr yolu, düzenli ve yazılı raporlar üretmektir. Bunlar büyük hacimli olmamalıdır. Kısa, özlü ve daha önce belirtilmiĢ plana bağlı olarak yapılan çalıĢmalar üzerine yoğunlaĢmalıdır.277 Raporlamada aĢağıdaki taslak plan genellikle tatmin edici görülebilir:278 Kapak sayfası Ġçindekiler sayfası GiriĢ - Raporun amacı - Raporun kapsamı Yönetim özeti Ana metin Sonuç ve öneriler Terimler sözlüğü Ekler (örneğin, çalıĢmayla ilgili belgeler, tablolar, Ģema/modeller) Dizin Bu bölümde, önce sistem analizinin önemi, yararları ve ilkeleri ele alınmıĢ; daha sonra da sistem analizinde yararlanılan çeĢitli teknikler tanıtılmaya çalıĢılmıĢtır. Sistem analizi, genelde, sistem olarak kabul edilebilecek her bütünlüğün etkin hale getirilmesinde, özellikle de iĢletme yönetiminde karĢılaĢılacak problemlerin çözümünde yararlanılabilecek bir teknik ya da yöntemdir. Bir bilgi iĢletmesi olan kütüphane ve bilgi merkezinin yönetiminde, örgütleme, denetleme ve değerlendirme gibi yönetsel iĢlevlerden, iĢ ve iĢ verimliliğini ölçme gibi çeĢitli yönetsel faaliyetlere kadar değiĢen alanlara iliĢkin problem çözme ve karar verme durumlarında, sistem analizinden yararlanılabilir. Bu analizin bir baĢka yararı da, analizi yapılacak sistemin tüm ayrıntılarının bir bütün olarak gözden geçirilmesine olanak vermesidir. 277 A.e., s.114. 278 Ayr.bkz.: Bingham - Davies, a.e., s.107-112. 89 Sistem analizinin üç temel ilkesi, bütünsellik, disiplinlerarası olma ve bilimsellik ilkeleridir. Bütünsellik, bir sistemi, o sistemin tüm alt sistemleri, süreçleri ve çevresiyle bir bütün olarak ele almak anlamına gelir. Disiplinlerarası olma özelliği ise, sistem analizinin yapılmasında, değiĢik disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması ilkesidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak bir sistem analizinde, özel olarak sistem analizinde uzmanlaĢmıĢ personelin yanında, kütüphane ve bilgi bilimi alanında uzmanlaĢmıĢ personelin de bilgi ve deneyimlerinden yararlanmak söz konusudur. Nihayet, bilimsellik ilkesi, sistem analizinin uygulanmasında, bilimsel ilke, yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir. Sistem analizinde uygulanan çeĢitli tekniklere gelince, bunlar, bilgi toplama teknikleriyle diğer teknik ve yöntemleri kapsamaktadır. Bilgi toplama teknikleri arasında, gözlem, anket, görüĢme, konuyla ilgili belgelerden yararlanma gibi teknikler vardır. Diğer teknik ya da yöntemler ise çeĢitli Ģemalama/modelleme tekniklerinden, mâliyet analizleri ve raporlama tekniklerine kadar değiĢkenlik göstermektedir. Bu bölümde, sistem analizi uygulamaları için her teknik ve yöntemin yararları ve sınırlı yönleri üzerinde de durulmuĢtur. Aynı zamanda, her iĢletmenin, kendisine özgü özelliklerini ve analiz edilecek durumun karmaĢıklık derecesini göz önünde tutarak, çeĢitli yöntem/ tekniklerden en uygun olanını belirlemesinin ve gerektiğinde birden fazla teknik/yöntemi bir arada kullanmasının yerinde olacağı da vurgulanmaya çalıĢılmıĢtır. 90 3.BÖLÜM KÜTÜPHANE VE BĠLGĠ MERKEZĠ SĠSTEMĠNDE SĠSTEM ANALĠZĠNĠN UYGULANMASI 1 Kütüphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin Uygulama AĢamalarına Genel Bir YaklaĢım Bu bölümde, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezlerinde amaçların daha etkin olarak gerçekleĢtirilmesi için, kütüphane ve bilgi merkezlerinin çeĢitli faaliyet alanlarında sistem analizi çalıĢmalarının olası genel uygulama aĢamaları kuramsal olarak ayrıntılı bir biçimde ele alınacak; bu aĢamaların anlamı ve önemiyle her aĢamada göz önünde bulundurulması gerekli noktaları anlatılacaktır. Elbette, her kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde ve bu iĢletmelerdeki değiĢik uygulanma amaçlarına bağlı olarak sistem analiz çalıĢmasının farklı uygulama aĢamaları söz konusu olabilir. Diğer bir deyiĢle farklı metodolojiler kullanılabilir. Bu aĢamada sistem metodolojisi konusunu ele almakta yarar bulunmaktadır. Sistem metodolojisi, bir sistemin analizi, tasarımı ve uygulanmasına yöntemli bir yaklaĢımdır. Metodoloji, bir disipline göre kullanılan önermeler, yöntemler ve kurallar bütünüdür.279 Bu yönüyle de rastgele olmayan, kesin ve düzenli bir araĢtırma-soruĢturma yapma yoludur.280 Daha geniĢ bir tanımla ise, sistem çalıĢmasıyla ilgili olarak saptanan aĢama ve alt aĢamaları, her aĢama ve alt aĢamada kullanmak üzere önerilen teknikleri, planlama, yönetim, kontrol ve projeyle onun çeĢitli aĢamalarının ve alt aĢamalarının geliĢtirilmesinin değerlendirilmesi hakkında önerileri içeren yöntemdir. Diğer bir deyiĢle, sistem analiz çalıĢması ile ilgili aĢamaları, alt aĢamaları, iĢleri/görevleri, modellemeyi, belgelemeyi, yönetimi, kontrolü, değerlendirmeyi, planlamayı, teknikleri, araçları kullanma ve/veya yapmanın önerilen/tavsiye edilen yollarıdır.281 1960 yılı sonlarında geliĢmeye baĢlayan sistem metodolojilerinin, geliĢen teknoloji ile birlikte sayısı ve çeĢitleri günümüze kadar oldukça 279 Rowley, The basics of systems analysis..., s.18. 280 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.38. 281 R.N. Maddison [ve bĢk.], Information system methodologies. [y.y]: Wiley Heyden, 1985, s.4-5. 91 artmıĢtır. Bu metodolojilerin bir kısmı, belli teknikler üzerinde durarak bilimsel bir yaklaĢımı savunurken, bir kısmı teknolojiyi, bir kısmı da sistemi kullanan kiĢileri ön planda tutmaktadır. Yine bazıları analiz üzerinde, bazıları ise tasarım ve uygulama üzerinde ayrıntılı durmaktadır.282 Temelde yaygın olan sistem metodolojilerini iki gruba ayırmak mümkündür: (1) Katı Sistem Metodolojileri (Hard Systems Methodologies-HSM); (2) YumuĢak Sistem Metodolojisi (Soft Systems Methodology-SSM).283 Katı sistem metodolojileri: BaĢlangıç noktası olarak sorunun veya amacın formüle edilmesinin kabul edildiği; yeni amaçları bilinen ve baĢlangıç noktası olarak iyice tanımlanabilen sorunlar için kullanılan sistem metodolojileridir. Diğer bir söyleyiĢle bunlar, bilinen bir sorunun araĢtırılmasında ve/veya bilinen bir hedefin baĢarılması amacıyla etkin yolun araĢtırılmasında kullanılan metodolojilerdir.284 Yaygın kullanımı olanlar, ACM/PCM (Active and Passive Component Modelling -Aktif ve Pasif Parça Modelleme), DDSS (Development of Data Sharing Systems Veri PaylaĢım Sistemi GeliĢtirme), ISAC (Information Systems Work and Analysis of Changes -Bilgi Sistemi ÇalıĢması ve DeğiĢiklikler Analizi), JSD (Jackson System Development -Jackson Sistem GeliĢtirme), LBMS-SDM (Learmonth & Burchett Management SystemsSystem Development Methodology -Learmonth ve Burchett Yönetimi Sistemleri-Sistem GeliĢtirme Metodolojisi), NIAM (Nijssens Information Analysis and System Design -Nijssens Bilgi Analizi ve Sistem Tasarımı), SASD (Structured Analysis and System Design -YapılandırılmıĢ Analiz ve Sistem Tasarımı), STRADIS-SDM (Structured Analysis Design and Implementation of Information Systems-System Development Methodology -Bilgi Sistemlerinin YapılandırılmıĢ Analiz TasarımıSistem GeliĢtirme Metodolojisi), SYSDOC‟dur.285 Bu metodolojilerin içerdikleri aĢamalar, bu tür metodolojiler (katı sistemler metodolojileri) hakkında bize bir fikir verebilir: 282 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.90. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.38-39. 283 Bkz.: Parkin, a.e., s.4. ; Kurbanoğlu, “sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.38. ; Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.90. ; 284 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.90. 285 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.4. ; Rowley, The basics of systems analysis..., s.19-21. 92 - ACM/PCM:286 Gereksinim formülü ile baĢlar ve 6 aĢamayı içerir. 1. Analiz aĢaması, 2. Tasarım ve tanımlama aĢaması, 3. Uygulama tasarımı aĢaması, 4. Uygulama aĢaması, 5. Operasyon, izleme ve bakım aĢaması, 6. Değerlendirme aĢaması. - DDSS:287 Strateji çalıĢması için anlaĢmayla (sorun, ihtiyaç ve önceliklerle ilgili olarak) baĢlar ve 6 aĢamayı içerir. 1. Strateji aĢaması, 2. Analiz aĢaması, 3. Tasarım aĢaması, 4. Yapı aĢaması, 5. DeğiĢim aĢaması, 6. Üretim aĢaması. - ISAC: Sistem gereksinim nedenlerinin belirlenmesi ile baĢlar288 ve 3 ana aĢamayı içerir.289 1. DeğiĢiklik analizi aĢaması, 2. Sistem analizi ve tasarımı aĢaması, 3. Sistem gerçekleĢtirimi aĢaması. Sistem gereksinimlerinin bilinmesiyle baĢlar ve 3 temel aĢamayı içerir. JSD:290 1. Modelleme aĢaması, 2. ĠĢleme/çalıĢma aĢaması, 3. Yürütme aĢaması. 286 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 38. 287 A.e., s.35, 39. 288 A.e., s.35, 39. 289 Ziya AktaĢ, “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”, Bilgisayar, 14, 121(1991), s.72. 290 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.35, 39. 93 - LBMS-SDM:291 Bir dürtücü etken olan „ilk çalıĢma raporu‟ ile baĢlar ve 6 aĢamayı içerir. 1. Sistemin analizi aĢaması, 2. Amaçlanan sistemin tasarımının taslağı aĢaması, 3. Gereken düzeyin mevcut kaynak, zaman ve bütçeye bağlı olarak kullanıcı ve yönetimce seçimi aĢaması, 4. Ayrıntılı veri tasarımı aĢaması, 5. Ayrıntılı iĢlem tasarımı aĢaması, 6. Fiziksel tasarım aĢaması. - NIAM:292 Kavramsal modelin kurulmasıyla baĢlar ve 2 aĢamayı içerir. 1. Ġstenen sistemin görevlerini saptamayı desteklemek, 2. Görevleri çözümlemek ve değiĢim iĢlemini belirginleĢtirmek. Bunun için bilgi akıĢ Ģemaları oluĢturma; bilgi akıĢlarının analizi; bunların kavramsal olarak ifadesi; sınırlandırılmıĢ ve gerekli görev performanslarını kesinleĢtirmek. - SASD:293 Kullanıcı gereksinimlerinin tanımlanması ve fizibilite çalıĢmalarının tamamlanması ile baĢlar ve 2 aĢamayı içerir. 1. Analiz aĢaması, 2. Tasarım aĢaması. - STARDIS-SDM:294 Stratejinin belirlenmesi ile baĢlar ve 5 aĢamayı içerir. 1. Analiz aĢaması-strateji ve fizibiliteyi içeren-, 2. Tasarım aĢaması, 3. GeliĢtirme aĢaması, 4. Kurma/yerleĢtirme aĢaması, 5. Bakım aĢaması. - SYSDOC:295 Sistem sorunlarının tanımlanması ile baĢlar ve 3 aĢamayı içerir. 291 A.e.a.y. 292 A.e., s.35, 39. 293 A.e., s.35, 40. 294 A.e., s.36, 40. 295 A.e.a.y. 94 1. Analiz aĢaması, 2. Tasarım aĢaması, 3. Uygulama aĢaması. YumuĢak sistem metodolojisi: Özellikle belirsiz ve karmaĢık sorun durumlarında kullanılmak üzere geliĢtirilmiĢ; sonucun kendisi sorunun bir parçası olan; sorunun çözümünden çok, sorunun kendisine ulaĢmayı amaç edinen ve sorunun tanımlanmasını sorun çözümünde en önemli aĢama olarak kabul eden bir sistem metodolojisidir. Bu metodoloji, değiĢik bakıĢ açılarına izin veren ve insanların belli amaçlar ile ilgili faaliyetleri (insan etkinliği) üzerine kurulmuĢ ve yoğunlaĢmıĢ bir metodolojidir.296 Bu metodolojinin içerdiği aĢamalar, bize bu metodoloji hakkında daha ayrıntılı bir fikir verebilir: YumuĢak Sistem Metodolojisi 7 evreyi içerir:297 1. Ġfade edilmemiĢ sorun durumu: Sorunun var olduğu sanılan durumun incelenmesi. 2. Ġfadeye dökülmüĢ sorun durumu: Sorun durumunun analizi. 3. Sorun durumuyla ilgili sistemlerin belirlenmesi ve bu ilgili sistemlerin ne yaptığını belirleyen kök tanımların yapılması: Sorun durumunun değiĢtirilmesi ve iyileĢtirilmesiyle ilgili bazı sistemlerin yapısının dikkatli ve açık cümlelerle (kök tanımlarla) ifade edilmesi. 4. Kavramsal modeller geliĢtirme: Analiz çalıĢmasının yapıldığı sistemin, kök tanımında isimlendirilen sistem olabilmesi için zorunlu minimum faaliyetleri içeren, planlanmıĢ ve fiillerle ifade edilen kuramsal modellerinin geliĢtirilmesi. 5. Kavramsal model ile ifadeye dökülmüĢ sorun durumunun karĢılaĢtırılması: KarĢılaĢtırma, var olan durumla ilgili olası değiĢiklikleri belirlemek için sorun sahipleriyle tartıĢma yaratmayı amaçlar. 6. Ġstenilen ve uygulanabilir değiĢikliklerin tanımlanması: Olası değiĢikliklerin ve gelecek planlarının isteklilik ve uygulanabilirlik açılarından tartıĢılması. 296 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.90, 99. ; ayr.bkz.: P.B. Checkland - J. Scholes, Soft system methodology in action. Chichester: John Wiley, 1990. ; P.B. Checkland, Systems thinking, systems prectice. Chichester: John Wiley, 1981. ; J.C. Mingers, “Applying the soft system methodology”, The Systemist, 22, November-1986. 297 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.92-99 ; Parkin, a.e., s.4. 95 7. Sorunu çözme ve iyi yönde geliĢtirme / uygulama ve geliĢtirme. Metodolojiler ile ilgili buraya kadar yapılan açıklamalardan sonra bu metodolojiler hakkında aĢağıdaki sorulara yanıt aramak, hem genel olarak metodolojilerin, hem de bu çalıĢmada izlenecek „kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢması uygulama aĢamaları‟nın seçiminin nedenlerinin anlaĢılmasına yarar sağlayacaktır: 1. Metodolojiler (örneğin katı ve yumuĢak sistem metodolojileri) sistem analizi çalıĢması için yararlı mıdır ?: Aslında bu sorunun yanıtı çok güçtür. Çünkü, analiz çalıĢmasının durumu, kapsamı, analisti, kullanılan metodoloji vb. gibi bir çok etken ile değiĢebilen bir yanıt söz konusudur. Analistlerin, sistem analizi çalıĢması sırasında karĢılaĢtıkları ayrıntılı ve çok değiĢik durumlarda, kullanılan metodolojinin yararlı olduğu konusunda küçük de olsa Ģüpheleri bulunmaktadır.298 Ancak bu Ģüphe, genel olarak metodolojilerin yararlarını göz ardı etmeyi gerektirmez. 2. Evrensel olarak en iyi ve ideal bir metodoloji var mıdır ?: Bu sorunun yanıtı „kesinlikle hayır‟dır.299 Tek baĢına bakıldığında, her metodoloji avantajlı görülebilir. Ancak, önemli olan, her metodolojinin her durum için uygun olamayacağıdır.300 Analistler tarafından karĢılaĢılan durumlar, bir sistem analizi çalıĢmasından diğerine tamamen değiĢebilmektedir. Hatta aynı analiz çalıĢması içinde bile değiĢmektedir. Bir metodoloji bir analiz çalıĢması için iyi iken, diğeri için iyi olmayabilir. Bu nedenlerle, bütün çalıĢmaları kapsayan tek ve ideal bir metodoloji yoktur.301 3. Bu metodolojileri birleĢtirmek mümkün müdür ?: Analiz çalıĢmasının yapıldığı sistem, alt sistem, konu ve sistem analiz çalıĢmasının yapısı ile ilgili olarak, karĢılaĢılan ve karĢılaĢılabilecek durumlar için değiĢik metodolojilerin birleĢtirilmesi söz konusu olabilir.302 Hatta kanımca, çoğu zaman bu durum gerekli olmaktadır. Çünkü gereksinim, istek ve düĢüncelerin belli bir sınırı yoktur. Metodolojilerin tek baĢlarına, özellikle de her birinin diğerine alternatif olması sonucu, birbirlerine göre eksik, fazla yanları nedeniyle 298 Parkin, a.e., s.4. 299 Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5. 300 Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”..., s.39. 301 Parkin, a.e., s.4. ; ayr.bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s. 22. 302 Bkz.: Maddison [ve bĢk.], a.e., s.5. 96 tüm durumları kucaklayabilmesi olanak dıĢıdır. Böylece, çeĢitli metodolojilerin belli bir analiz çalıĢması için amaca uygun olan gerekli yanları, bir analiz çalıĢmasında uygulanmak üzere birleĢtirilebilir ve analiz çalıĢmasının baĢarısı sağlanabilir. Sistem analiz çalıĢmasında kullanılmak üzere geliĢtirilen metodolojiler bir amaç olmamalı; sistem analiz çalıĢmasının amaca ve duruma uygun olarak yapılmasında metodolojinin veya metodolojilerin bir araç olarak kullanılması sağlanmalıdır. Bu durum, yani bir metodolojiye bağlı kalmaksızın değiĢik metodolojilerden yararlanarak analiz çalıĢması yapma iĢi, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢmasının uygulama aĢamalarını içeren bundan sonraki bölümlerde uygulanacaktır. Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi çalıĢmasının uygulama aĢamaları, hemen hemen tüm durumları içine alabilecek genel bir çerçeve içinde iĢlenecektir. Bu uygulama aĢamaları, elbette evrensel ve ideal değildir. Burada amaçlanan, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin uygulanabilirliği hakkında bir fikir vermek; böyle bir analiz çalıĢmasının, bir iĢletme sistemi olan kütüphane ve bilgi merkezlerinin yönetimindeki önemini ve yararlarını saptamak üzere bir zemin hazırlamaktır. 2 BĠRĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Bir kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtirmeye karar vermenin çeĢitli nedenleri olabilir. Bu nedenlerin yaygın olanlarından daha önceki bölümde söz edilmiĢti (bkz.2.Bölüm: 1 Sistem Analizinin Önemi ve Uygulanma Alanları). Sistem analiz çalıĢması genel olarak, kütüphane ve bilgi merkezinde bu tür bir analize gereksinim duyan yöneticinin ya da onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢinin, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili gördüğü sorunun veya sorunların tanımlanmasıyla ve/veya kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili var olan ya da yeni hedef ve amaçların tanımlanmasıyla baĢlar. Diğer bir söyleyiĢle, belli bir sorunu fark etme, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢmasının baĢlangıç/kalkıĢ noktasıdır.303 Bu çalıĢmada bundan sonra kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde sistem analiz çalıĢmasının konusunu oluĢturan her durum için, „sorun durumu‟ kavramı kullanılacaktır. 303 Bkz.: Edward A. Chapman - Paul L. ST. Pierre - John Lubans, Library systems analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970, s.24-25. ; FitzGerald FitzGerald, a.e., s.12, 49, 54-55. ; Çapar, a.e., s.61. 97 Analiz çalıĢmasının bu ilk aĢamasında, analiz konusunu oluĢturan sorun durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistemin ve ana sistemin hedef, amaç ve sınırları iyi belirlenmeli; sorun durumunun ve iliĢkili alt sistemin, ana sistemin amacına ulaĢmasındaki etki ve katkısı göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlar sistem analiz çalıĢmasının baĢlangıç/kalkıĢ noktasının iyi tanımlanmasını sağlayacaktır.304 Ancak, sorun durumu ne kadar iyi tanımlanmaya çalıĢılırsa çalıĢılsın, eksik kalan yanlar ve hatalar bulunabilecektir. Bunlar, sistem analiz çalıĢması sırasında ortaya çıkacaktır. O halde, bu aĢamada yapılan „sorun durumunun tanımı‟, analiz çalıĢmasının baĢlangıç noktası olan bir „var sayım‟ (hipotez) olarak da düĢünülebilir. Sorun durumunun tanımından sonra, bu tanımdan yararlanılarak yapılacak sistem analiz çalıĢmasının planının geliĢtirilmesi yararlı olacaktır.305 2.1 ÇalıĢma Planını OluĢturma Sorun durumunun çözümü için yapılacak olan sistem analiz çalıĢmasının planlanması oldukça önemlidir. GerçekleĢtirilecek tüm faaliyetlerin baĢarısı büyük ölçüde bu planlama çalıĢmasına bağlıdır.306 Bu plan, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetimi ve/veya yönetimin bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerce yapılabilir. Bu kiĢilerin, öncelikle analiz çalıĢması yapılacak kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi ile ilgili genel bilgilere sahip olması gerekmektedir. Bu bilgi, iĢletmeyi tüm çevresiyle bir bütün olarak tanımayı olanaklandırır. Analiz çalıĢmasını planlayacak ve yürütecek personel, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi personeli ise, bu genel bilgilere zaten sahip olabilecektir. Ancak, iĢletme dıĢından çalıĢmaya katılan personel için, bu tür genel bilgileri elde etmek için ayrı bir çaba gerekecektir. Planlama aĢamasında dikkate alınacak ana öğeler, sistem analiz çalıĢmasının amaçları; çalıĢmanın kapsamı, kısıtlar ve var sayımlar; çalıĢmayı yürütecek personel; çalıĢma aĢamaları; zamanlama, çalıĢmanın tahmini mâliyetleri ve çalıĢmaya iliĢkin raporlama düzenidir.307 Bunları 304 Çapar, a.e., s.61. 305 Bkz.: Yeates, a.e., s.49-51. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., s.24-25. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.64. ; Esen, a.e., s.72. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211. 306 Esen, a.e., s.72. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211. 307 Bkz.: Esen, a.e., s.72-75. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211213. ; Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Yeates, a.e., s.49-56. 98 daha geniĢ olarak ele alıp incelemek, çalıĢma planının oluĢturulmasının daha iyi anlaĢılmasını sağlayabilir:308 Sistem analiz çalıĢmasının amacı: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacı ve bu çalıĢmadan ne elde edilmek istendiği, olabildiğince açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmelidir. Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasının, iĢletmenin tüm alt sistemlerini mi, bir kısım alt sistemlerini mi yoksa belli bir alt sistem veya süreci mi içereceği açıkça belirtilmelidir. Sistem analiz çalıĢmasının kısıtları ve önlemler: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi üst yönetiminin ve/veya onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢi/kiĢilerin, gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak öne sürdükleri kısıtlamalar (zaman, insan gücü, mâli olanaklar vb. ile ilgili kısıtlamalar) varsa, bunların da açık ve ayrıntılı bir Ģekilde belirtilmesi gerekir. Yine, planın bu bölümünde öne sürülen kısıtlar karĢısında alınacak önlemlere de yer verilmelidir. Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel: Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin özellikleri, niteliği ve sayısı açıkça belirtilir. Bu çalıĢma sırasında kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinden (kütüphane personeli) ve dıĢından (danıĢman vb.) insan gücü desteği alınacaksa, bunun da planda açıkça anlatılması gerekir. Sistem analiz çalıĢmasının amaç ve kapsamına göre, analiz çalıĢmasını yürütecek personel sayısı farklı olabilecektir. ÇalıĢmanın yetki ve sorumluluğu, çoğu zaman sistem analiz çalıĢmasını ve analiz konusunu iyi bilen, yönetim bilgi ve becerisine sahip, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yetkililerinden birine verilir. Bu kiĢi, sistem analiz çalıĢmasının baĢlangıcından sonlanmasına kadar geçen sürede, üst 308 Bkz.: Chapman - ST. Pierre - Lubans, a.e., 18-28.; Esen, a.e., s.72-76. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.211-214. ; Yeates, a.e., s.49-56. ; Ertan Kahramanoğlu, “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995): Bildiriler I. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995, s.381, 386-388. 99 yönetimin kendisine verdiği yetki ve sorumluluğun sınırları içinde karar verme, planlama, örgütleme, etkileme, yönlendirme, iletiĢim, eĢgüdümleme, değerlendirme, raporlama, sistem analiz çalıĢmasını yürüten diğer personeli yönetme vb. faaliyetlerde bulunur. Sistem analiz çalıĢmasında bir ekip söz konusuysa, bu ekip tümüyle sistem analiz çalıĢmasını ve/veya analiz konusunu iyi bilen kütüphane personelinden seçilebilir. Analiz çalıĢması ve/veya konusu ile ilgili formasyon sahibi personel, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde yoksa ya da çalıĢmanın büyüklüğüne göre bu niteliklere sahip personelin sayısı yetersizse, bu durumda kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi dıĢından sistem analizi ve analiz konusu ile ilgili uzmanlıkları olan kiĢiler seçilebilir. Her durumda, sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtirecek insan gücünün özelliklerinin, niteliklerinin ve sayılarının belirlenmesine; yapacakları iĢleri anlatan personel tanımlarının yapılmasına gereksinim vardır. Burada yeri gelmiĢken, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personelin sahip olması gereken bazı özelliklerinden söz etmek yararlı olacaktır. Böyle bir sistem analiz çalıĢmasında görev alacak personelin: Sistem analiz çalıĢması ile ilgili formasyona sahip ve sistem analiz çalıĢmasında kullanılan teknikler/yöntemler konusunda bilgili ve tecrübeli olması, Analiz konusu olan kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin özellikleriyle (organizasyonu, yapısı, iĢ, iĢlem ve süreçleri vb.) ilgili formasyona mutlaka sahip olması, Kendini kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetiminin yerine koyarak araĢtırma yapabilecek kadar iĢletme yönetimi ve kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi konularını bilmesi, Sistem analizi ve kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmeleri ile ilgili yeni literatürü sürekli izlemesi, Sistem analiz çalıĢmalarında kullanılacak araç-gereç, donanım, yazılım vb.nin seçimi, sağlanması ve kullanımı hakkında gerekli bilgilere sahip olması, Ġnsan iliĢkileri, insan psikolojisi ve davranıĢları konusunda bilgi, beceri, tecrübe ve görüĢ sahibi olması, Olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması (titiz, sabırlı, dikkatli, nazik, saygılı, duyarlı, güvenilir, uyumlu, anlayıĢlı vb.), Sezilerinin ve ön görülerinin geliĢmiĢ olması gerekir. 100 Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları: Planın bu bölümünde, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmasının hangi aĢamalardan oluĢacağı ve bu aĢamalarda nelerin, ne zaman, nasıl ve kiminle yapılacağı veya yapılabileceği anlatılır. Yapılacak sistem analiz çalıĢmasının yöntemi ile ilgili çok önemli bilgileri içeren bu bölümün, çok açık ve olabildiğince ayrıntılı olarak anlatılması, yapılacak çalıĢmanın kütüphane ve bilgi merkezi yönetimince iyi anlaĢılmasına ve değerlendirilmesine yardımcı olur. Sistem analiz çalıĢmasının zamanlaması: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini önceden saptamak, planı belirsizlikten kurtarır. Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması aĢamalarının sürelerini belirlemede Ģu üç durum söz konusu olabilir: Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi, önceden tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama ve/veya tamamlanma sürelerini belirleyebilir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢması planında bu sürelere bağlı olarak zamanlama yapılacaktır. Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi, önceden tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini belirleyebilir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢmasının planının analiz sorumlusu/sorumluları, bu bitiĢ tarihinden geriye doğru hesaplamalarla çalıĢma aĢamalarının her birinin süresini belirleyerek, sistem analiz çalıĢmasının zamanlamasını yapacaktır. Sistem analiz çalıĢması ile ilgili olarak kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimi, bir bitiĢ tarihi belirlemeyebilir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢmasının planını hazırlayan sistem analiz çalıĢması sorumlusu/sorumluları, tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama ve tamamlanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini kendisi belirlemelidir. Yukarıda sözü edilen hangi durum söz konusu olursa olsun sistem analiz çalıĢması ile ilgili faaliyetlerin sürelerinin, Gantt Ģeması/çubuk Ģema ve öncelik (PERT/CPM) Ģemalarıyla gösterilmesi yararlı olur. Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması süresince katlanılacak toplam tahmini mâliyetler, çeĢit 101 olarak (kalem kalem) belirlenmeye çalıĢılır. Böylece, tahmini de olsa yapılacak sistem analizi çalıĢmasının mâliyeti, kütüphane ve bilgi merkezi yönetiminin görüĢ, değerlendirme ve onayına sunulmuĢ olur. Sistem analiz çalıĢmalarında karĢılaĢılan yaygın mâliyet unsurları Ģunlardır: Ġnsan kaynakları mâliyeti: - ĠĢletme içi insan kaynakları mâliyeti. - ĠĢletme dıĢı insan kaynakları mâliyeti. ÇalıĢma için satın alınacak her türlü araç-gereç, donanım ve malzeme mâliyeti. UlaĢım, konaklama vb. masraflar. Eğitim masrafları. Diğer masraflar (telefon, posta, idari masraflar...) vb. Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni: Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak hangi durumda, aĢamada, kimlerle, ne sıklıkta, nasıl iliĢkiye geçileceği; kimlere bilgi verileceği, yönlendirme ve yönlendirilme yapılacağı belirlenmelidir. Bu durum, sistem analiz çalıĢmasının özellikle kütüphane ve bilgi merkezi yönetimince belirlenen amaçlara uygun yürüyüp yürümediğinin kontrolü yanında, çalıĢmanın kütüphane ve bilgi merkezi yönetimince daha çok benimsenmesine de yardımcı olur. Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢması ile ilgili tüm sürece iliĢkin yukarıda sıralanan öğeleri içine alan plan yapıldıktan sonra, genel olarak kütüphane ve bilgi merkezinde sistem analiz çalıĢmasına gereksinim duyan yöneticinin/yönetimin ya da onun bu konu ile ilgili olarak yetkilendirdiği kiĢinin onayına sunulur. Planın onaydan geçmesi ile sistem analiz çalıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢamasına geçilir. Sistem analiz çalıĢması planı tümüyle kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi yönetimince hazırlanmıĢ ve sistem analiz çalıĢması personeli tarafından da olduğu gibi benimsenmiĢ ise, tekrar yönetim onayı beklenmeden doğrudan 2.aĢamaya geçilir. Ancak yönetimin hazırladığı çalıĢma planı üzerinde sistem analiz çalıĢması personeli bir takım değiĢiklikler yapmayı öneriyorsa, bu durumda önerilerin yönetimce onaylanmasından sonra 2.aĢamaya geçilebilir. 102 Bazı durumlarda (zaman azlığı, küçük görülen sorun durumu, sorun durumu ile ilgili yetersiz bilginin bulunması ya da hiç bir bilginin bulunmaması vb.) kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinde gerçekleĢtirilecek sistem analiz çalıĢmalarında bu denli ayrıntılı bir plan yapılmadan, hatta hiç plan yapılmadan da sözü edilen „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢaması baĢlatılabilmektedir. 3 ĠKĠNCĠ AġAMA: Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama Sorun durumu hakkında bilgi toplama, sistem analiz çalıĢmasının merkezidir.309 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sorun durumu ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasına giriĢmeden önce Ģunları kabul etmelidir:310 Sorun durumu ile ilgili bilgiler, düzgün paketlerde ortaya çıkmaz. Bunlar, değiĢik kaynakların karıĢımından toplanmıĢ ve daha az ilgili bilgilerden ya da ilgisiz bilgilerden elenmiĢ olmayı gerektirebilir. Sorun durumu hakkında toplanan bilgilerin her zaman güvenli olması mümkün değildir. Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel, „sorun durumu‟ ile iliĢkili olan/olabilecek her türlü durum‟ hakkında ayrıntılı olarak bilgi toplama çabası içine girer. Bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından yararlanır ve çeĢitli bilgi toplama tekniklerini/yöntemlerini kullanır.311 Bundan önceki bölümde (bkz.2.Bölüm: 3.1), bilgi toplama teknik ve yöntemleri ayrıntılı olarak ele alındığından, bu kısımda sadece bilgi kaynakları üzerinde durulacaktır. Bu kaynaklardan bilgi elde etmede, daha önce belirtilen gözlem, anket, teke tek görüĢmeler yoluyla bilgi toplama, toplantı yoluyla bilgi toplama yahut konu ile ilgili belge/yayınlar yoluyla bilgi toplama tekniklerinden tümü veya bir kısmından yararlanılabileceği vurgulanmalıdır. Sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgiler, tam doğru ve güvenilir olmalıdır:312 Bilgilerin „tam‟ olması, sorun durumu ile ilgili tüm ayrıntıların önemsenmesini ve savsaklanmamasını; bilgilerin „doğru‟ olması, onların gerçeği yansıtmasını; bilgilerin „güvenilirliği‟ de, bu bilgilerin zaman yönünden uygunluğunu belirtir. Bu özellikler yanında, bilgilerin elde 309 Rowley, The basics of systems analysis..., s.27. 310 A.e.a.y. 311 Çapar, a.e., s.61. 312 Bkz.: Fergan, a.e., s.57-58. 103 edilmesinin çok zaman almaması ve ucuz/ekonomik olması da önemli görülmektedir.313 Sorun durumu ile ilgili tam, doğru ve güvenilir bilgiyi hızlı ve ucuz/ekonomik olarak elde etmek için, yapılan analiz çalıĢmasının amacı, kapsamı, sınırları çerçevesinde olabildiğince çok bilgi kaynağından ve uygun olan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmalıdır. Bu anlamda, tüm bilgi kaynaklarının ve bilgi kaynaklarından bilgi toplamak üzere kullanılan bilgi toplama tekniklerinin herbiri önemlidir. Doğal olarak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, analiz çalıĢması sırasında, analizin özelliğine, yani amacına, kapsamına, sınırlarına, zaman, mâliyet, güvenilirlik gibi özelliklerine göre kendi yargısını kullanarak, değiĢik bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede, yukarıda sözü edilen bilgi toplama tekniklerinden birini veya birkaçını seçebilecektir.314 Bu seçimde ve seçilen bilgi kaynakları ile bilgi toplama teknik/ tekniklerinden yararlanarak var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemine iliĢkin sorun durumu hakkında tam, doğru ve güvenilir bilgiyi hızlı ve ucuz/ekonomik olarak elde etmede, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin nicelik ve niteliğinin (bilgi, yetenek, tecrübe ve kiĢilik özelliklerinin) çok büyük önemi olduğu da unutulmamalıdır. Burada unutulmaması gereken bir baĢka nokta da, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili bilgi toplama çalıĢmasının, bütün sistem analiz çalıĢması boyunca yinelenebileceğidir. 3.1 Bilgi Kaynakları Analiz çalıĢmasının yapıldığı kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi ve onun „sorun durumu‟ ile iliĢkili doğrudan ya da dolaylı olarak bilgi taĢıyan her türlü kaynaktan yararlanılabilir. Bunların yaygın olanları aĢağıdaki baĢlıklar altında ele alınacaktır. 3.1.1 Politika ve Süreçler ile Ġlgili Belgeler Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin politikası ve süreçleri ile ilgili belgeler arasında, yasa, yönetmelik, el kitapları, kılavuzlar vb. gibi belgeler vardır. Bunlar, analiz çalıĢması yapılan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana ve alt amaçları, iĢletme faaliyetleri ve yapısı hakkında oldukça zengin ve güvenilir bilgiler içerirler. Aynı zamanda bu belgeler, tüm yönetim iĢlevleri için önemli birer yol göstericidirler. Yine 313 Çapar, a.e., s.61. 314 Bkz.: Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.218-219. 104 aynı belgeler, doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgileri de içerebilirler.315 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, politika ve süreçler ile ilgili belgelerden yararlanırken, bu bilgi kaynaklarının gerçeklikleri içerip içermedikleri ve gerçekten uygulanıp uygulanmadıkları konusunda dikkatli olmalıdır. 3.1.2 Organizasyon ġemaları ve Organizasyon El Kitapları Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin örgütsel yapısını bir bütün olarak alan ve bu bütünde bölümler ve alt bölümler arasındaki iliĢkileri bir düzen içinde gösteren organizasyon Ģemaları, sistem içinde iĢin nasıl bir dağıtıma tâbi tutulduğu, her birimin ne yaptığı; kimlerin kimleri yönettiği; yöneten ve yönetilenlerin yer, yetki ve sorumluluk durumları hakkında bilgiler içerirler. Organizasyon el kitapları ise, organizasyon Ģemalarınca verilen bilgileri ek ayrıntılarla tamamlayan, organların karĢılıklı yetki, sorumluluk ve görevlerini ayrıntılarıyla belirleyen belgelerdir. Bu nedenlerle, organizasyon Ģemaları ve organizasyon el kitapları, analiz çalıĢması yapan personel için iç ve dıĢ çevre etkileriyle sürekli değiĢime uğrayan iĢletmeyi tanımada, gözlemede ve doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.316 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin organizasyon Ģemalarından ve organizasyon el kitaplarından yararlanırken çok dikkatli olması gereklidir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin örgütsel yapısında meydana gelen değiĢiklikler bu Ģemalara ve el kitaplarına yansıtılmamıĢ olabilir. Diğer bir söyleyiĢle, organizasyon Ģemaları ve organizasyon el kitapları güncelleĢtirilmemiĢ olabilir. Analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu değiĢiklikler yanında, Ģemaların ve el kitaplarının göstermediği iĢlevsel iliĢkileri ve iĢletmenin yapısı açısından büyük önem taĢıyan kuralsız iliĢkileri de dikkate alması gerekir.317 3.1.3 ĠĢ Tanımları Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi personelinin iĢ tanımları, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça değerli 315 Bkz.: Esen, a.e., s.76. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.214. ; Fergan, a.e., s.59. 316 Bkz.: Ülgen, a.e., s. 199-200, 348. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.214. ; Fergan, a.e., s.56. 317 Bkz.: Fergan, a.e., s.56, 58. ; Esen, a.e., s.77. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.214-215. 105 bilgiler içeren belgelerdir. Özellikle sendikalı ve/veya sözleĢmeli kütüphane personeline sahip kütüphane ve bilgi merkezlerinde, personele iliĢkin iĢ tanımları bulmak mümkün olabilir. Bu iĢ tanımlarında, personelin belirli bir zaman esasına göre yapması gereken iĢe iliĢkin tüm faaliyetler tanımlanmıĢtır. Bu tanımlar, personelin iĢini yaparken kullandığı çeĢitli araç-gereç, donanım ve malzeme tanımlarını da içerebilir. Bu nedenlerle, iĢ tanımları da analiz çalıĢması yapan personel için doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.318 3.1.4 Formlar Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde kullanılan formlar (sipariĢ fiĢleri, ayniyat makbuzları, yayın bilgi giriĢ formu, süreli yayın izleme kartı, okur yayın isteme/ödünç alma fiĢi vb.) kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ve iĢleyiĢi hakkında oldukça yararlı bilgiler içeren belgelerdir. Bu belgeler, var olan sistemi tanımanın en iyi yollarından biri olarak, sistem analiz çalıĢması yapan personel için doğrudan doğruya ya da dolaylı olarak „sorun durumu‟ ile ilgili bilgi elde etmede önemli bilgi kaynaklarıdır.319 3.1.5 Konuyla Ġlgili Olarak Önceden YapılmıĢ ÇalıĢmaların Belgeleri Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi için daha önce yapılmıĢ benzer kapsamda çalıĢmalar varsa, bu çalıĢmalarla ilgili belgeler (belge akıĢ Ģemaları, bilgi akıĢ Ģemaları, materyal akıĢ Ģemaları, iĢ-iĢlem/süreç akıĢ Ģemaları, analiz çalıĢma raporları, analiz çalıĢması için toplanmıĢ, derlenmiĢ bilgilerden oluĢan belgeler, istatistikler, vb.), var olan sistemin anlaĢılmasında çok önemli bilgi kaynaklarıdır. Ancak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bu bilgi kaynaklarından yararlanırken, bunların eski olduğunu ve var olan sistemin yapısını aynen yansıtmayabileceğini hesaba katarak çok dikkatli olmalıdır.320 3.1.6 Kütüphane ve Bilgi Merkezi ÇalıĢanları (Personel) Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde çalıĢan personel, var olan sistemin yapısını ve iĢleyiĢini anlamada, sorun durumu ile ilgili bilgi sağlamada, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel için son derece önemli bir bilgi kaynağıdır. Kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanları, 318 Bkz.: Esen, a.e., s.77-78. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.215. 319 Bkz.: Fergan, a.e., s.56. ; Esen, a.e., s.80. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.217. 320 Bkz.: Esen, a.e., s.80-81. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.217. ; Fergan, a.e., s.56. 106 yalnızca sorun durumunu anlamada değil, sorun durumunun çözümü için rehberlik edecek önerilerle yeni durumun/çözümün oluĢturulmasında da sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele çok değerli katkılarda bulunabilirler. Elbette, bu düĢüncelerin ve önerilerin doğruluğunu, uygunluğunu, verimliliğini anlamak, analiz çalıĢmasını yürüten personelin görevleri arasındadır. Her iĢletmede olduğu gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde de „sorun durumu‟ kendiliğinden ortaya çıkmaz. Sorun durumu, insanın olduğu yerde, insan düĢünce ve faaliyetleri sırasında ve/veya sonunda oluĢur. Çözümü de yine insanlar için ve insanlar tarafından inceleme, düĢünme, karar, davranıĢ ve uygulamayla geliĢtirilir. Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi içinde de sorun durumu ve çözüm ile böyle bir iliĢki içinde bulunan personel, doğal olarak sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel için önemli bir bilgi kaynağıdır. 3.1.7 Kütüphane ve Bilgi Merkezi Kullanıcıları Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinden yararlanan kiĢiler, yani kullanıcılar, var olan sistem hakkında oldukça değerli ve önemsenmesi gereken bilgi kaynaklarıdır. Çünkü sonuçta, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi, kullanıcılar için vardır. Onların tatmini, beklenti ve istekleri, iĢletmeye bakıĢları, eleĢtiri ve beğenileri, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele sorun durumu ile ilgili doğrudan veya dolaylı olarak bilgi sağlayabilir. Sorun durumu hakkında bilgi toplama aĢamasından sonra, sorun durumu hakkında toplanan bilgilere dayanarak gerçekleĢtirilecek 3.aĢamaya, „sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilir. 4 ÜÇÜNCÜ AġAMA: Sorun Durumunun Analizi Bu aĢamada, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde sorun durumu ile ilgili sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir önceki aĢamada, „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢamasında elde ettiği bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak, tanımlamak ve böylece sorun durumunun gerçek tanımlamasını yapmak üzere çaba gösterir.321 Bu amaçla, aĢağıdaki baĢlıklar halinde 321 Bkz.: Kurbanoğlu, “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”..., s.95 ; Çapar, a.e., s.61. ; Esen, a.e., s.83. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.219 ; Sarıaslan, a.e., s.58. 107 sıralanabilecek, genellikle gerçekleĢtirilebilir:322 birbirini takip eden Ģu adımlar 1. Sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması, 2. Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi, 3. Sorun durumuna hazırlanması, iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb. 4. Analiz, 5. Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması, 6. Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması, 7. Rapor hazırlama. Bu adımların bazıları birlikte ele alınabilir ve bir baĢlık altında toplanabilir (Örneğin, 3.adım 2.adım ile birleĢtirilebilir ve 2.adımın baĢlığı altında ele alınabilir. 5. ve 6.adımlar 4.adım ile birleĢtirilebilir ve 4.adımın baĢlığı altında ele alınabilir). Ancak burada sözü edilen adımların (3., 5., 6.adımların) farklı yanlarına ve önemine dikkati çekmek amacıyla, ayrı adımlar olarak ele alınmaları uygun görülmüĢtür. Yukarıda sıralanan adımlar (7 adım) aĢağıda teker teker ele alınarak, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır. 4.1 Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi için, öncelikle bir önceki aĢamada topladığı bilgilere dayanarak var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarını ve sınırlarını saptamalıdır. Bu saptama, sistem analiz çalıĢmasının önemli bir parçasıdır.323 Burada önemle belirtilmesi gerekli bir nokta, sistemin ana amaçları ve sınırları yanında, bu sistemi oluĢturan alt sistemlerin de amaçları ve sınırlarının var olduğudur. Bu alt sistemlerin amaçları ve sınırları, alt amaçlar ve sınırlar olarak adlandırılabilir. Sorun durumunun en ince ayrıntısına kadar anlaĢılabilmesi ve açıklanarak tanımlanabilmesi için, sistem yaklaĢımı düĢüncesine dayanarak, incelenen sistemle ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt 322 Bkz.: Alexander, a.e., s.132-151. ; Esen, a.e., s.84-86, 90-102. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.219-221, 225-229. 323 Rowley, The basics of systems analysis..., s.4. 108 sistemlerin amaçları ve sınırları, yani alt amaçlar ve sınırlar ile alt sistemleri içine alan ana sistemin amaçları ve sınırları (ana amaçlar ve sınırlar) mutlaka belirlenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin sağlama alt sisteminde var olduğu sayılan bir sorunun analizi aĢamasında, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, sorun durumu ile ilgili olarak topladığı bilgilere dayanarak, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçları ve sınırları ile bu amaçlara ve sınırlara karĢılıklı katkısı ve etkisi olan sağlama alt sisteminin amaçları ve sınırlarını belirleme çalıĢması sonucunda, sorunun içinde bulunduğu, sorunu çevreleyen, sorunla iliĢkili ana sistemin ve alt sistemlerin amaçlarının ve sınırlarının saptanması sağlanır. Daha somut olarak, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde var sayılan sorun durumunun analizi aĢamasında, üniversite kütüphanesinin amacı ve sınırları, öğrenci ve araĢtırmacıların bilgi gereksinimini karĢılamak, öğretim faaliyetlerini desteklemek olarak saptanabilir. Aynı üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları ise, öğrenci ve araĢtırmacıların öğretim ve araĢtırma faaliyetlerinde kullanılmak üzere satın alma ve bağıĢ yollarıyla kitap ve süreli yayın sağlamak olarak saptanabilir. Böylece, sorunun tümüyle ve ayrıntılı olarak anlaĢılması, anlatılması ve tanımlanması için ilk adım atılmıĢ olur. KuĢkusuz var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi aĢaması olan 3.aĢama için tek baĢına var olan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarının ve sınırlarının belirlenmesi yeterli değildir. Bu, yalnızca analiz aĢaması için gerekli birinci adımdır. Bundan sonra, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili „sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi‟ adımına geçilebilir. 4.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin buraya kadar var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin elde ettiği ve biriktirdiği her türlü bilgi belgelendirilmelidir. Çünkü sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada (3.aĢamada) ve bundan sonraki aĢamalarda (4., 5., 6.aĢamalarda) en büyük yardımcısı ve dayanağı bu belgelendirilmiĢ bilgi birikimi olacaktır.324 Konuyu biraz daha açacak olursak, sistemle ilgili sorun durumuna iliĢkin elde edilen bilgilerin belgelendirilmesi, sorun durumunu tam ve doğru anlamayı ve 324 Bkz.: Alexander, a.e., s.134-135. ; Esen, a.e., s.84-85. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.220. 109 tanımlamayı mümkün kılacağı gibi, aynı zamanda sorun durumuna çözüm geliĢtirmede de yardımcı olacaktır. Bu anlamda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, hem var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu anlayarak ve açıklayarak tanımlamaya (analiz etmeye) çalıĢır, hem de sorun durumuna çözüm geliĢtirmek üzere düĢünmeye ve notlar almaya baĢlayabilir. KuĢkusuz bu aĢamada öncelikle yapılması gerekli olan iĢ, sorun durumunun gerçek tanımının yapılmasıdır. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi sırasında veya belgelendirildikten sonra, sistemle ilgili sorun durumunu temsil eden Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanması gerekebilir. Aslında bu Ģemalar/modeller, tablolar vb.nin hazırlanması, sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesidir. Sistem analiz çalıĢmalarında çok önemli bir yere sahip olan Ģemalar/modeller, tablolar vb., sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi sırasında oluĢturulabilir. Ancak, söz konusu belgelerin genellikle sorun durumuna iliĢkin toplanan bilgilerin belgelendirilmesi sonucu ortaya çıkan belgelerden hazırlanması nedeniyle, ayrı bir adım olarak ele alınması daha uygun görülmüĢtür. 4.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların/Modellerin, Tabloların Hazırlanması Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin belgelendirilmiĢ ve/veya henüz belgelendirilmemiĢ bilgi birikimine dayanarak hazırladığı Ģemalar/modeller, sorun durumu üzerine elde edilen bilgilerin semboller, kavramlar vb. ile temsilidir. Bunlar daha sonraki adımda, yani kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili „sorun durumunun analizi‟ adımında, analize elveriĢli bir ortam oluĢturur325; sorun durumunun anlaĢılmasını ve anlatılmasını kolaylaĢtırır. Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde sorun durumunun analizi aĢamasında (3.aĢamada), sorun durumu ile ilgili bilgi toplama aĢamasında (2.aĢamada) elde edilen bilgilere dayanarak tüm sağlama alt sisteminde gerçekleĢtirilen iĢ ve iĢlemlerin/sürecin akıĢ Ģemasının gerçekleĢtirilmesi, değiĢik durumlarda hangi tür kararların verildiğini gösteren karar tablolarının oluĢturulması vb., sorun durumunun anlaĢılmasını ve anlatılmasını çok kolaylaĢtırır. Bu 325 Bkz.: Alexander, a.e., s.138. ; Esen, a.e., s.85-86. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.220-221. 110 Ģemaların/modellerin, tabloların hazırlanması ikinci bölümde ayrıntılı olarak ele alınmıĢtı (bkz.2.Bölüm: 3.2-3.3). Bu nedenle, sözü edilen teknikler ile ilgili benzer bilgileri burada yinelemek gereksiz görünmektedir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin Ģemaların/modellerin, tabloların vb. hazırlanmasından sonra artık sıra, „analiz‟e gelir.326 4.4 Analiz Analitik bir çalıĢma olan bu adımda, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt sistem, süreçler, üzerinde analiz yapılabilecek küçük parçalara bölünür ve bunlara iliĢkin aĢağıdaki sorulara yanıt aranır:327 Ne (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nelerdir ?) Niçin (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler niçin yapılmaktadır? Yahut niçin böyle yapılmaktadır ?) Ne zaman (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler ne zaman yapılmaktadır ?) Kim (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetleri kim / kimler yapmaktadır ?) Nerede (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nerede yapılmaktadır ?) Nasıl (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetler nasıl yapılmaktadır?) Kaça (örneğin, sağlama alt sistemi ile ilgili faaliyetlerin mâliyetleri nedir ?) Bu sorulara verilen yanıtlar, var olan sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt sistem, süreç vb.nin anlaĢılmasını sağlayabilecektir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu ve onunla iliĢkili sistem, alt sistem, süreç vb. üzerine yönelttiği bu soruları tamamen yanıtlayabileceği 326 Bkz.: Esen, a.e., s.90. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225. 327 Bkz.: Richard M. Dougherty - Fered J. Heinritz, Scientific management of library operations. 2nd ed. Metuchen, N.J. ; Scarecrow Press, 1982, s.21-22 ; Çapar, a.e., s.62. ; Esen, a.e., s.90, 93. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225. ; Alexander, a.e., s.138. 111 gibi, bazı durumlarda da bu sorulara kısmen yanıt verebilir ya da hiç yanıt veremeyebilir. Bu durumda, sorun durumu ile ilgili daha önceden toplanan ve belgelendirilen bilgiler gözden geçirilir ve/veya sorun durumu ile ilgili bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, sorun durumunun doğru olarak anlaĢılmasına ve tanımlanmasına çalıĢılabilir.328 Bazı durumlarda sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, analiz aĢaması sırasında sorun durumu ile iliĢkili eski ve bazı gereksiz bilgilere veya durumlara rastlayabilir. Bu durumda analiz çalıĢmasını yürüten personelin görevi, bunları belirlemek ve yok saymaktır.329 Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sağlama alt sisteminde sorun durumu ile ilgili topladığı bilgilere dayanarak değiĢtokuĢ yoluyla yayın sağlamanın geçerli olduğunu, ancak bu yolun hiç kullanılmadığını ve aslında hiç kullanılmak da istenmediğini saptamıĢ olabilir. Bu durumun nedenlerini öğrendikten ve sorun durumu ile kesinlikle iliĢkisiz olduğunu da belirledikten sonra, değiĢ-tokuĢ yolunu analiz aĢaması içinde dikkate almayabilir. Böylece, olmayan bir durum üzerinde durarak, hatta bazı durumlarda yanlıĢ yönlenerek kaybedilecek zaman ve emeğin tasarrufu söz konusu olur. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin bu aĢamada en önemli görevlerinden biri de, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistem ve/veya kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin performansının nasıl arttırılacağını düĢünmeye baĢlamaktır. Bu nedenle, örneğin aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:330 Sağlama alt sisteminde x faaliyeti yok edilebilir mi ? Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyeti ile birleĢtirilebilir mi? Sağlama alt sisteminde x faaliyeti y faaliyetine devredilebilir mi ? Sağlama alt sisteminde x faaliyeti basitleĢtirilebilir mi ? Sağlama alt sisteminde x faaliyetinin basitleĢtirilmesi amacıyla sırası değiĢtirilebilir mi ? Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için hangi niteliklere sahip kaç personel çalıĢmalı ? 328 Bkz.: Alexander, a.e., s.138-142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225. 329 Bkz.: Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.225 330 Bkz.: Alexander, a.e., s.142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.226. 112 Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için araç-gereç, donanım kullanılması gerekiyorsa hangi araç-gereç ve donanımlar kullanılmalı ? Sağlama alt sisteminde x faaliyeti için nasıl bir yaptırım gücüne ve motivasyona ihtiyaç vardır ? vb. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli bilgi kaynaklarından, değiĢik bilgi toplama tekniklerini kullanarak topladığı bilgilere dayanarak, bu sorulara aldığı yanıtlar, sorun durumu ve sorun durumu ile iliĢkili alt sistem, sistem, süreç vb.ni derinlemesine anlamaya, açıklamaya, tanımlamaya olanak verdiği gibi; çözüm(ler) üretmeye ve böylece geliĢtirilmiĢ kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin oluĢturulmasına da büyük ölçüde yardımcı olur. Ancak, analiz çalıĢmasını yürüten personel, bu sorulara iliĢkin olarak verilen acele yanıtlara karĢı tedbirli olmalıdır.331 Diğer bir söyleyiĢle, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin bilgi toplama ve analiz aĢamalarında bulunacak yanıtlar, çok dikkatli bir araĢtırma ve incelemenin ürünü olmalıdır. Bu adım sonunda, artık kesin olarak anlaĢılmaya ve tanımlanmaya baĢlayan var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun verimliliğinin değerlendirilmesi adımına geçilebilir. 4.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasının bu adımında, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması, hem sorun durumunun test edilmesine, yani gerçekten sorun durumunun var olup olmadığına ve bunun açıklanmasına, hem de kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili çözümün tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) sorun durumuna getirilecek alternatif çözüm önerilerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur.332 Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması, oldukça güç bir iĢtir. Çünkü sorun durumunun verimliliğinin saptanması için, öncelikle sorun durumu ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin belirlenmesine, yani standardizasyona gerek vardır. Örneğin, sağlama alt sisteminde satın alma yolu ile kitap sağlamanın verimliliğini değerlendirmek için, bir kitabın seçim, araĢtırma, doğrulama, sipariĢ verme, teslim alma, sorunları 331 Bkz.: Alexander, a.e., s.142. ; Esen, a.e., s.96. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.226. 332 Bkz.: Alexander, a.e., s.144. ; Esen, a.e., s.97. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.227. 113 çözme, bağlantı kurma, mal etme, damgalama, koruyucu önlemleri alma ve ödünç vermeye hazırlama vb. iĢlemlerinin zaman, mâliyet, kalite vb. standartları belirlenmelidir. Bu standartların belirlenmesinde ise, daha önce standardizasyon ve nicelik-nitelik denetimini sağlamak üzere yapılan iĢ-iĢlem, ürün, kayıt, zaman, mâliyet vb. gibi analiz çalıĢmalarında saptanan veriler kullanılır.333 Kısaca, standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin saptanamadığı durumlarda, var olan sorun durumunun ve bu sorun durumunun iliĢkili olduğu sistem, alt sistem, süreç vb.nin verimliliğinin objektif olarak saptanması mümkün değildir. Bu durumda, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin subjektif yargılarla değerlendirilmesi söz konusu olacaktır. Böylece, sorun durumunun ve daha sonraki aĢamalarda sorun durumuna getirilen çözümlerin yönetim tarafından kabulü ve uygulanması zorlaĢabilecektir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanmasında kullanılabilecek yaygın ölçütler mâliyet, zaman ve kalite ölçütleri olabilir.334 Bunların, sistem ile ilgili sorun durumunun analizindeki önemi ve anlamı aĢağıdaki baĢlıklar altında ele alınacaktır. 4.5.1 Mâliyet Verimliliği Mâliyet, sistem analiz çalıĢmalarında en büyük etkenlerden biridir.335 Mâliyet verimliliği ise, en az mâliyet ile hizmetin belli bir seviyesini baĢarma konusuna dikkati toplar.336 Sorun durumunun anlaĢılmasında, açıklanmasında ve tanımlanmasında ve sonraki aĢamaların (4., 5., 6.aĢamaların) gerçekleĢtirilip gerçekleĢtirilmeyeceği, gerçekleĢtirilecekse nasıl gerçekleĢtirilebileceği, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin saptanmasıyla yakından iliĢkilidir. Örneğin, sağlama alt sisteminde var sayılan gereksiz faaliyetler vb. gibi bir sorun durumunun sağlama alt sistemi mâliyetlerini nasıl etkilediğinin saptanması, sorun durumunun anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında, tanımlanmasında ve çözüm önerilerinin geliĢtirilmesinde çok önemli bir yer tutar. Ancak, sorun durumuna iliĢkin tüm mâliyet öğelerinin mâliyet333 Bkz.: Barton R. Burkhalter, Case studies in systems analysis in a university library. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968, s.9-10. 334 Bkz.: Alexander, a.e., s.144-145. ; Esen, a.e., s.98. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.227. 335 Bkz.: Alexander, a.e., s.145. ; Esen, a.e., s.98. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.227. 336 Madeline J. Daubert, Financial management for small and medium-sized libraries. Chicago: American Library Association, 1993, s.65. 114 lerinin doğru ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmesi, genellikle pek kolay değildir. Bu güçlük, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet üreten iĢletmeler olmasından kaynaklanmaktadır.337 Genel olarak sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin saptanması için, öncelikle sorun durumu ile ilgili birim mâliyetlerinin belirlenmesi gerekir. Birim mâliyetleri için de, iĢçilik masrafları, ham madde masrafları ve genel masraflar (dolaylı iĢçilik masrafları, araçgereç ve donanım masrafları, bakım ve eskime masrafları, ısıtma, aydınlatma, su, enerji, haberleĢme, ulaĢım, temizlik vs. masrafları) bilinmelidir. Bunlarla beraber, iĢ ve iĢlemlerin yapılıĢ süreleri ve sıklığına iliĢkin bilgiler de, birim mâliyet fiyatlarının hesaplanması için gereklidir. Mâliyet hesaplama çalıĢmaları sonucu elde edilen bu veriler, diğer mâliyet çalıĢmaları için de temel oluĢturur.338 Saptanan mâliyet verileri ile ikinci bölümde sözü edilen „mâliyet analizi‟ teknikleri kullanılarak sorun durumuna iliĢkin mâliyet verimliliğinin saptanması sağlanabilir (bkz.2.Bölüm: 3.9). 4.5.2 Zaman Verimliliği Zaman verimliliği de sistem analiz çalıĢmalarında en büyük etkenlerden biridir.339 Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizinde ve sonraki aĢamaların gerçekleĢtirilmesinde, sorun durumuna iliĢkin zaman verimliliğinin saptanması önemli bir yer tutar. Örneğin, sağlama alt sisteminde var sayılan sorun durumunun sağlama alt sisteminin çalıĢma hızını ve zamanını nasıl etkilediğinin saptanması, sorun durumunun anlaĢılmasında, test edilmesinde, açıklanmasında, tanımlanmasında ve çözüm önerileri üretmede çok önemlidir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin zaman verimliliğini saptama amacıyla örneğin, yine ikinci bölümde sözü edilen „zaman inceleme yöntemi‟ni kullanarak sorun durumuna iliĢkin zaman verimliliğini saptayabilir (bkz.2.Bölüm: 3.4). 337 Bkz.: David Bawden, User-oriented evaluation of information systems and services. Aldershot, Gower Publishing, 1990, s.46-47. 338 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.54-57, 108, 121, 131, 136, 150-155. ; Çapar, a.e., s.69. ; Daubert, a.e., s.54, 63, 65. ; Tonta, a.e., s.15. 339 Bkz.: Alexander, a.e., s.147. ; Esen, a.e., s.99. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.228. 115 4.5.3 Kalite Verimliliği Kalite verimliliğinin saptanması da, sistem analiz çalıĢmasında önemli etkenlerden biridir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin kalite verimliliğinin saptanması, sorun durumunun analizi aĢamasında ve sonraki aĢamaların gerçekleĢtirilmesinde değerli katkılar sağlar. Ancak, kalite verimliliğinin saptanması, diğer verimliliklerin saptanmasından daha da güç olabilir. Çünkü, kalite verimliliğini saptamak için, önce kalite ve performans ölçütlerinin (standartlarının) saptanmasına ihtiyaç vardır. Daha sonra, bu ölçütler ile karĢılaĢtırılmak üzere güncel performans ölçümlerinin yapılması gerekir. Böylece, kütüphane ve bilgi merkezinin performans ölçütleri ile güncel performans ölçüleri karĢılaĢtırılarak, kalite verimliliğinin saptanması sağlanabilir. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde kalite verimliliğinin saptanmasında çok önemli olan kalite ve performans ölçütlerinin ve güncel kalite ve performans ölçülerinin elde edilmesindeki bazı sorunlar kalite verimliliği çalıĢmasının objektifliğini zedeleyebilmektedir. Bu sorunlara örnek olarak Ģunlar sıralanabilir: (a) kütüphane ve bilgi merkezlerinin, nicelik verilerine nitelik verilerinden daha çok önem vermeleri ve elde edilmesi nicelik verilerine göre daha güç olan nitelik verilerini elde etmeye çalıĢmamaları; (b) kütüphane ve bilgi merkezlerinin, genellikle performans ile ilgili olumlu verileri toplayıp olumsuzluklar ile ilgili verileri toplamamaları.340 Yine kalite verimliliğinin ölçütü, yalnızca standartlar değildir. Örneğin, okur hizmetinde kalite „müĢteri tatmini‟ olarak da görülebilir.341 Sonuçta, kalite verimliliğinde sorun durumu ile iliĢkili bir takdire gereksinim olabilir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu üzerine böyle bir saptama ise çoğunlukla zayıf, kötü, kabul edilebilir, iyi, çok iyi gibi sübjektif deyimlerle ifade edilmek zorunda kalınabilir.342 Örneğin, sağlama alt sisteminde var sayılan sorun durumunun, sağlama alt sisteminin çalıĢma kalitesini nasıl etkilediğinin saptanmasında, ne kadar mâliyet, zaman vb. analizlerden yararlanılırsa yararlanılsın sonunda kalite verimliliği için „sağlama alt sisteminin 340 Peter te Boekhorst, “Measuring quality: the IFLA guidelines for performance measurement in academic libraries” IFLA council and general conference Istanbul, 1995'de sunulan bildiri metni. s.4-5. 341 Margaret Kinnell Evans, “Quality management and library and information services: competitive advantage for the information revolution”, IFLA council and general conference Istanbul, 1995'de sunulan bildiri metni. s.3. 342 Bkz.: Alexander, a.e., s.148-149. ; Esen, a.e., s.100. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.228-229. 116 çalıĢma kalitesi x niteliğinin yetersizliğinden dolayı kötüdür‟ gibi bir değer biçmek durumunda olunabilir. Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin çeĢitli verimliliklerin saptanmasından sonra sıra, sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanmasına gelir. 4.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun iliĢkili olduğu alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana amaçlarının yerine getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğunu saptamaya çalıĢır. KuĢkusuz bunun için, sistem ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasının 1.adımı olan sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması adımından (4.1) baĢlayarak, tüm alt adımlardan elde edilen sonuçlar, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personele değerli ipuçları verir. Yine de sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması, oldukça güç ve çok dikkat gerektiren uzun bir çalıĢmayla gerçekleĢtirilebilir.343 Bu çalıĢma sonunda, tüm verimlilik değerlendirme çalıĢmalarına bağlı olarak, sistem ile ilgili sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması sağlanır. Bu saptama kütüphane ve bilgi merkezinin var olan performansının sübjektif bir ifadesi olabilir.344 Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda, artık sıra sorun durumunun gerçek tanımının yapılarak sorun durumunun ayrıntılı olarak açıklandığı raporun hazırlanmasına gelir. 4.7 Rapor Hazırlama Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında yapılan çalıĢmalar, çeĢitli Ģekillerde toplanan, çeĢitli araç ve teknikler yardımıyla belgelenen ve analiz edilen bilgiler değerlendirilerek bir rapor hazırlanır.345 Bu raporun birden fazla amacı olabilir: Var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunun gerçek tanımını yaparak, saptanan kesin sorun durumunu ayrıntılı olarak açıklamak. 343 Bkz.: Esen, a.e., s.100-101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229. 344 Bkz.: Alexander, a.e., s.155. ; Esen, a.e., s.101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229. 345 Bkz.: Esen, a.e., s.101. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229. 117 Saptanarak tanımlanan ve ayrıntılı olarak açıklanan sorun durumu hakkında kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak; saptanan sorun durumu ile ilgili eksikleri gidermek; yanlıĢları düzeltmek; karĢılıklı bilgilenmek ve böylece sorun durumu ile ilgili elde edilen sonuçları test etmek. ġimdiye kadar yapılan sistem analiz çalıĢmaları hakkında yönetime bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün/yeni durumun tasarımı aĢamasına geçiĢ için onay almak.346 Ancak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, buraya kadar yapılan analiz çalıĢması sonunda sorun durumunu kesin olarak saptayamamıĢ ve tanımlayamamıĢsa bir sonraki aĢamaya geçiĢi önermeyebilir. Hazırlanacak rapor için, ikinci bölümde örneğinden yararlanılabilir (bkz.2.Bölüm: 3.13). sunulan rapor Burada unutulmaması gereken önemli konulardan birisi de, sorun durumunun analizinde bir önceki aĢamada elde edilen bilgilerden yararlanılacağı gibi; eksik bilgileri tamamlamak, yanlıĢlıkları gidermek üzere, daha önce sözü edilen tüm bilgi kaynaklarından ve bilgi toplama tekniklerinden yararlanılabilir. Böyle elde edilen bilgileri ve analiz aĢamasında saptanan sonuçları tartıĢmak, sorun durumu analizini doğru ve sağlam yapmayı gerçekleĢtirecek; bu ise, sorun durumunun güvenilir, doğru ve ayrıntılı tanımının yapılmasını sağlayacaktır. Bu anlamda, aĢamalar ve aĢamaların içerdiği adımlar arasında kesin bir hiyerarĢiden söz etmek doğru değildir. Diğer bir deyiĢle, analiz çalıĢmasına her hangi bir yerden baĢlanabilir. Her aĢamada ve alt adımda eksik ve yanlıĢları gidermek vb. için daha önceki aĢamaya ya da alt adımlara geri dönmek mümkündür. Önemli olan, sorun durumunun tam, doğru ve güvenilir tanımının yapılmasıdır. Bu, sonraki aĢamaların (4., 5., 6.aĢamaların) sağlıklı geliĢmesine neden olacaktır. Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği kiĢilerden onay alınırsa, 4.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin „çözümün tasarımı‟ aĢamasına geçilir. 5 DÖRDÜNCÜ AġAMA: Çözümün Tasarımı Bu aĢama, var olan kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumu hakkında bilgi toplama ve sorun durumuna iliĢkin analiz aĢamalarını izleyen, çalıĢma konusuyla ilgili bilgi ve yaratıcılık isteyen bir aĢamadır. Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun 346 Bkz.: Esen, a.e., s.101-102. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.229. 118 durumuna iliĢkin çözümün/yeni durumun tasarımı çalıĢmasına, genellikle sorun durumuna iliĢkin analiz aĢamasında baĢlandığı da söylenebilir. Çünkü, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem ile ilgili sorun durumunun analizi aĢamasında, sorun durumunu anlamaya baĢladığında, genellikle sorun durumunu çözmek üzere çözümleri düĢünmeye ve bu amaçla notlar almaya baĢlar. Sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) ise, sorun durumuna en uygun çözüm önerisini üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba gösterir. Bu aĢamada, genellikle aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek adımlar gerçekleĢtirilebilir:347 1. Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması, 2. Çözümün kısıtlarının belirlenmesi, 3. Çözüm ile ilgili model geliĢtirme, 4. Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi, 5. Gereksinimlere ve modele uygun değiĢik çözüm önerileri üretme ve geliĢtirme, 6. Her bir seçeneğe iliĢkin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapma, 7. Çözüme iliĢkin önerileri hazırlama, 8. Rapor hazırlama. Yukarıda sıralanan tasarım adımları aĢağıda tek tek ele alınarak, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır. 5.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, öncelikle var olan kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili tanımlanan sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere tasarlanan çözümün hedef ve amaçlarını saptamalıdır. Önceki aĢamada belirlenen ve ayrıntılı olarak tanımlanan sorun durumu, bu durumun giderilmesini gerektiren bazı hedef ve amaçları da beraberinde getirebilecektir.348 Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin, yani yeni durumun hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt 347 Bkz.: Alexander, a.e., s.159. ; Esen, a.e., s.102. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.230. 348 Sarıaslan, a.e., s.58. 119 sisteminin amaçlarıyla kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanabilir. Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması sırasında Ģunlara dikkat edilmelidir:349 Hedefler ve amaçlar açık ve olabildiğince ölçülebilir olmalı: Bu özellik çözümün hedef ve amacının açık bir biçim almasını sağlayabileceği gibi, hedef ve amaçların ne derece gerçekleĢtiğini belirleme faaliyetlerinde de bir karĢılaĢtırma ölçütü olabilecektir. Hedef ve amaçlar ölçülebilir olmazsa, bunların ne derece gerçekleĢtiği sübjektif olarak değerlendirilebilecektir. Hedefler ve amaçlar anlaĢılabilir ve uyumlu olmalı: Hedefler ve amaçlar üst yönetim ve ilgili personel tarafından anlaĢılabilir olmalı; diğer hedef ve amaçlarla (örneğin, ana sistemin hedef ve amaçları, diğer alt sistemlerin hedef ve amaçları vb.), ayrıca kütüphane ve bilgi merkezi sistemi politikası, kanunu, yönetmeliği, standartları vb. ile uyumlu olmalıdır. Hedefler ve amaçlar gerçekçi ve ulaĢılabilir olmalı. Bu noktalara dikkat ederek çözümün amaç ve hedeflerini saptayan sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, daha sonraki adımlarda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üretebilmesi ve yeni durumu gerçekleĢtirebilmesi mümkün olabilecektir. Sonuçta, çözümün genel hedef ve amacının, bir sistem olan kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde amaçların daha etkin olarak gerçekleĢtirilmesini sağlamak olduğu asla unutulmamalıdır. Bu anlamda, bazı durumlarda, tanımlanan sorun durumunun içinde bulunduğu sistem ve alt sistemin ana ve alt amaçları ile çözümün içinde bulunacağı sistem ve alt sistemin ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir.350 Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde personel nicelik ve niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorun durumu ile iliĢkili olarak üniversite kütüphanesinin amacı, „öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma ve öğretim faaliyetlerinde gereksinim duyabileceği belge ve bilgiyi hızlı doğru ve etkin olarak sağlama, örgütleme ve kullandırma; böylece ülke ve dünya biliminin geliĢmesine katkıda bulunma‟ olarak saptanmıĢ olabilir. Aynı üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminin amacı ise 349 A.e.a.y. 350 Bkz.: Alexander, a.e., s.160. ; Esen, a.e., s.103. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.230-231. 120 „öğrenci ve araĢtırmacıların araĢtırma ve öğretim faaliyetlerinde kullanılmak üzere gereksinim duyduğu duyabileceği kitap ve süreli yayınları satın alma ve bağıĢ yollarıyla hızlı, doğru ve etkin olarak sağlamak‟ olarak saptanmıĢ olabilir. Bu sistem ve alt sistem amaçları, doğru ve yerinde görülebilir. O halde, sorun durumunun, içinde bulunduğu sistemin ve alt sistemin ana ve alt amaçlarını yerine getirememesi söz konusu olabilir. Böyle bir durumda, sağlama alt sisteminde tanımlanan personel nicelik ve niteliğinin yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma kalitesini yükseltmek; böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanabilir. Sonuçta, çözümün içinde bulunacağı sistem ve alt sistemin ana ve alt amaçları ile sorun durumunun içinde bulunduğu sistem ve alt sistemin ana ve alt amaçları benzerlik gösterebilir, hatta aynı olabilir. Bu durum normal karĢılanmalıdır. Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere tasarlanmakta olan çözümün hedef ve amaçları saptandıktan sonra sıra, çözümün kısıtlarının saptanmasına gelir. 5.2 Çözümün Kısıtlarının Belirlenmesi Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmaya yönelik çözümün hedef ve amaçları yanında, mutlaka kısıtlarını da belirlemesi gerekir. Böylece, elde bulunan ve/veya elde edilebilecek kaynakları görmesi, belirlemesi ve bu kaynakların sınırları içinde çözüm önerileri üreterek yeni durumu gerçekleĢtirmesi mümkün olabilir. Her organizasyon gibi, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesi de, sınırsız kaynaklara sahip değildir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bir önceki adımda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üretmek ve yeni durumu gerçekleĢtirmek için var olan kaynakları en iyi biçimde kullanmak durumundadır. Çözüm önerileri üretmede ve yeni durumu gerçekleĢtirmede söz konusu olabilecek tipik kısıtlar ise bütçe, zaman, insan gücü, var olan veya yeni alınabilecek araç-gereç ve donanım vb.dir. ĠĢte bu adımda, çözümün hedef ve amaçlarına uygun en ideal çözüm önerilerini üretmede ve geliĢtirmede etkili olacak bu kısıtların saptanması sağlanır.351 351 Bkz.: Esen, a.e., s.103-104. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.231. 121 Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarının saptanmıĢ olmasına karĢın, eldeki kaynaklar ve buna bağlı kısıtlar belirlenmediyse, gerçekleĢtirilemeyecek çözüm önerileri üretmekten öteye geçilemeyebilir. Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanabilir. Ancak, bu iĢ için saptanan kısıtlara rağmen (kullanılabilecek para miktarının azlığı, insan gücü nicelik ve niteliğinin yetersizliği vb.), çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi tasarlanırsa, bunun eldeki kaynaklar ve kısıtlar nedeniyle uygulamaya geçirilmesi olanaksız olabilecektir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel genellikle, belirlenen kısıtlar ölçüsünde en ideal çözüm önerileri üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba harcamalıdır. Ancak, üst yönetimin isteğine ve/veya sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin tutumuna ve zamanına bağlı olarak, kısıtların çok fazla dikkate alınmadığı en ideal çözüm önerileri de üretilebilir. Bunun, yönetimin uyarılması ve dikkatinin çekilmesi açısından da ayrı bir önemi vardır. Kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere çözümün kısıtlarının belirlenmesinden sonra, tasarlanan çözümün modelini geliĢtirme adımına geçilir. 5.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel bu adımda, Ģimdiye kadar yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanarak elde ettiği bilgiler doğrultusunda, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve kısıtları saptanan çözümün ve bununla iliĢkili küôüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana bileĢenlerini içeren „genel bir model‟ geliĢtirmeye çalıĢır. Bu model, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve konu ile iliĢkili kiĢilerin çözümün hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda kütüphane ve bilgi merkezi sistemini bir bütün olarak daha iyi tanımasını, anlamasını ve değerlendirmesini olanaklandırır.352 Örneğin, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için çözümün saptanan hedefleri, amaçları ve kısıtları doğrultusunda, 352 Bkz.: Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.232. 122 kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin ana bileĢenlerini (mâli kaynaklar, insan kaynakları, araç-gereç ve donanım, sağlama bilgisi, politikası ve kuralları vb.) içeren genel bir model geliĢtirmesi gerekir. Bu durum, analiz yapan kiĢi ve konu ile iliĢkili kiĢilerin, sağlama alt sistemi ile ilgili tasarlanmakta olan çözümü, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi içinde bütünüyle daha iyi tanımasını, anlamasını ve değerlendirmesini sağlayacaktır. Bu çalıĢmadan sonra, sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢ amacına bağlı olarak sıra, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin tasarlanan çözüm için gereksinimlerin belirlenmesine gelir. 5.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarıyla kısıtları yanında, gereksinimlerini de belirlemelidir. Bunun için 2.aĢamada sorun durumu ile ilgili toplanan ve belgelendirilen bilgiler incelenir ve/veya gereksinimleri belirlemek için bilgi toplama iĢi yinelenebilir. Böylece, üretilecek çözüm önerilerinin gereksinimleri önceden belirlenerek, çözüm önerilerinin bu gereksinimlere göre geliĢtirilmesi sağlanabilir.353 Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan kısıtlar ise (kullanılabilecek para miktarı, insan gücü nicelik ve niteliği vb.) çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi tasarlamaya uygun olsun. Bu durumda üretilecek çözüm önerileri için, girdi ve çıktı gereksinimlerini mutlaka belirlemek gerekir. Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin tasarımında, bu sistemin girdi gereksinimlerinin ne olduğuna karar vermek için, önce arzulanan çıktının ne olduğuna karar vermek gerekir. Daha sonra, arzulanan çıktıyı üretecek girdinin nasıl olabileceği belirlenir.354 353 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.10-11. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.128-129. 354 Bkz.: Chapman - Pierre - Lubans, a.e., s.118. ; Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.232. 123 Bu adım sonunda, artık buraya kadar elde edilen tüm bilgiler doğrultusunda geliĢtirilen, çözümün modelini (5.3) ve çözümün gereksinimlerini dikkate alan değiĢik çözüm önerileri üretme ve geliĢtirme adımına geçilir. 5.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun DeğiĢik Çözüm Önerileri Üretme ve GeliĢtirme Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, sistem analiz çalıĢması ile buraya kadar elde edilen tüm bilgiler doğrultusunda, kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını içeren ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün gereksinimlerini dikkate alarak çözüm önerileri araĢtırır, üretir ve geliĢtirir. Üretilen çözüm önerilerine iliĢkin Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanır. Böylece, çözüm önerilerinin, çözümün hedef ve amaçlarını, kısıtlarını içeren ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modele uygunluğunun incelenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması ve anlatılması sağlanır.355 Hatta, üretilen çözüm önerileri ile var olan sorun durumunun karĢılaĢtırılarak, farklılıkların ve benzerliklerin anlaĢılması ve anlatılması da sağlanabilir. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin, çeĢitli çözüm önerileri üreterek ve geliĢtirerek, aynı veya benzer model ve gereksinimlere ulaĢması mümkündür.356 Böylece, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, daha önce geliĢtirilen modele ve belirlenen gereksinimlere uygun alternatif çözüm önerileri üretmek ve geliĢtirmekle, üretilen çözüm önerileri içinden kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin üst yönetiminin, organizasyonun kaynakları, gereksinimleri vb. doğrultusunda tam ve doğru bir seçim yapmasına yardımcı olabilecektir. Örneğin, bir üniversite kütüphanesinin sağlama alt sisteminde tanımlanan personelin nicelik ve nitelik olarak yetersizliğinin neden olduğu yanlıĢ ve eksik iĢ ve iĢlemler nedeniyle gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak, mâliyeti en aza indirmek ve sağlama alt sisteminin çalıĢma kalitesini yükseltmek, böylece kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak Ģeklinde belirlenebilir. Çözümün kısıtları ise çok az mâli kaynak, yeni ve nitelikli personel sağlama olanaksızlığı vb. olarak belirlenebilir. Bu saptamaları içine alan 355 Bkz.: Sarıaslan, a.e., s.58-59. ; Esen, a.e., s.106. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.233. 356 Bkz.: Esen, a.e., s.105. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.232. 124 bir sağlama alt sistemi modeli geliĢtirilerek, çözüm gereksinimleri de belirlenerek, Ģu çözüm önerileri üretilebilir: (1) Sağlama alt sisteminin faaliyetlerinin, çalıĢan personelin altından kalkabileceği Ģekilde basitleĢtirilmesi sağlanmalıdır. (2) Sağlama alt sistemi personelinin hizmet içi eğitimden geçirilerek geliĢtirilmesi sağlanmalıdır. (3) Sağlama alt sisteminde, personelin yapacağı iĢlerin açıkça ve basit olarak tanımlanması yapılmalıdır. (4) Sağlama alt sisteminde karar verme iĢ ve iĢlemleri için karar tabloları oluĢturulmalı; karar sürecinde personelin bu tablolardan yararlanması sağlanmalıdır. (5) Sağlama alt sisteminde personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir kontrol sistemi ile sürekli denetlenerek eksik ve yanlıĢlar engellenmelidir vb.gibi. Sağlama alt sistemi için üretilen bu çözüm önerilerine iliĢkin Ģemalar/modeller ve tablolar hazırlanarak, çözüm önerilerinin incelenmesi, farklılıkların ve benzerliklerin karĢılaĢtırılarak anlaĢılması ve anlatılması sağlanabilir. Bununla birlikte, seçeneklerin amaçları gerçekleĢtirme bakımından değerlendirilmesi yeterli değildir. Seçeneklerin aynı zamanda, sistem iĢleyiĢini hangi yönde ve nasıl etkileyeceği de değerlendirilmelidir. Böylece, önerilen çözümlerin beklenilmeyen sorunlar yaratması önemli derecede önceden fark edilmiĢ ve önlenmiĢ olabilir.357 Bu adım sonunda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm önerilerinin her birine ya da her seçeneğe iliĢkin değerlendirmenin yapılacağı mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin gerçekleĢtirilmesine geçilir. 5.6 Her Bir Seçeneğe ĠliĢkin Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma Bu adımda, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, üretilen ve geliĢtirilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin gerçek verimliliğin ve yararın ortaya konması için, her seçeneğin mâliyet-verimlilik ve mâliyetyarar analizlerini yapar. Böylece, elde edilen sonuçlar ile hangi çözüm önerisinin amacı gerçekleĢtirmede daha ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı olarak daha yararlı olduğu saptanmaya çalıĢılır. BaĢka bir söyleyiĢle, mâliyet-verimlilik analiziyle her bir çözüm önerisinin 357 Sarıaslan, a.e., s.59. 125 mâliyetler açısından ne derece verimli olabileceği saptanmaya çalıĢılır. Mâliyet-yarar analiziyle ise, genel olarak her bir çözüm önerisinin var oluĢ nedenini haklı çıkaracak harcamalar yapıp yapmayacağı, yani ne derece değerli olduğu saptanmaya çalıĢılır. Ancak, üretilen ve geliĢtirilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin mâliyet, mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapabilmek için, öncelikle birim mâliyet hesaplamalarının yapılması gerekir358 (bkz.2.Bölüm: 3.9). Bununla beraber, en iyi ortamda bile tam ve doğru bir mâliyet hesabı yapmak çok güçtür.359 Kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmelerinin hizmet üreten iĢletmeler olması nedeniyle, üretilen çözüm önerilerinin her birine iliĢkin genellikle tüm mâliyet öğelerinin mâliyetlerinin doğru ve ayrıntılı bir biçimde belirlenmesi hiç de kolay değildir.360 Bu zor iĢ baĢarılabilir ve birim mâliyet hesaplamaları sonucu mâliyet verileri saptanabilirse, mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapmak mümkün olur. Çözüm önerilerinin her birine iliĢkin, birim mâliyet hesaplamaları sonucu saptanan mâliyet verilerinin kullanılarak yapıldığı mâliyet-yarar analizi ile elde edilen saptamalar, doğrudan hesaplanamayan fayda nedeniyle büyük zorluk arz eder. Bununla beraber bazı yaklaĢımlar yaparak bu tip faydayı da bir ölçüde hesaplamak mümkündür.361 Mâliyet-verimlilik analizi sonucu elde edilen saptamalar ise, genellikle doğrudan hesaplanabilen nicelik nedeniyle mâliyet-yarar analizi ile yapılan saptamalara göre daha gerçekçidir, denebilir.362 Kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizleri ile çözüm önerilerini değerlendirme sırasında belirlenebilecek mâliyetler ve yararlar için Ģu örnek verilebilir: Sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için getirilecek çözüm önerilerinin hedef ve amacı, gecikmeyi ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha 358 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60-61. ; Daubert, a.e., s.63-66, 90. 359 John E. Cooke - Ted Kuchta, “Systems planning: feasibility study and system selection”, Design and management of information systems. Chicago: Science Research Associates, 1972, s.93. 360 Bkz.: Bawden, a.e., s.46-47. 361 Bkz.: Daubert, a.e., s.66, 90. ; Bawden, a.e., s.47. ; Esen, a.e., s.107. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.233. 362 Bkz.: Yontar, Kütüphaneler için maliyet hesaplamasına giriĢ..., s.60 ; Daubert, a.e., s.65-66. ; Bawden, a.e., s.47. 126 etkin olarak gerçekleĢtirmek olarak saptanmıĢ olsun. Bu iĢ için saptanan kısıtlar ise (kullanılabilecek para, insan gücü nicelik ve niteliği vb.) çözüm önerisi olarak bir bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi tasarlamaya uygun olsun. Bu durumda, bir çözüm önerisi seçeneği için belirlenen yararlar Ģöyle sıralanabilir: Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi kurulmadan önce elde edilemeyen raporların elde edilecek olması (örneğin, sağlama bütçesinin, sağlanan ve sağlanacak yayınlarla ilgili istatistik bilgilerin vb. günü gününe izlenmesi; sağlanan yayınların listelerinin ve duyuru bültenlerinin hazırlanması vb.). Sağlama alt sistemi ile ilgili gerekli bilgilerin (örneğin, sipariĢdeki yayınlar, geciken yayınlar, gelen yayınlar, ödemesi yapılan yayınlar vb.) tam, doğru ve zamanında sağlanması. Kütüphane yönetiminin sağlama alt sistemi ile ilgili verdiği kararların etkinleĢmesi ve kütüphane ve bilgi merkezi yönetimine duyulan güvenin artması. Sağlama alt sistemi personel masraflarının azalması. Sağlama alt sistemi personelinin moralinin yükselmesi. Sağlama alt sisteminin ve içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin faaliyet alanındaki durumunun iyileĢmesi. Kullanıcı tatmininin artması. Mesleki alanda, sağlama alt sistemi faaliyet alanında ve dolayısıyla kütüphanecilik mesleği alanında liderlik etmek vb. Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile ilgili mâliyetler ise Ģöyle sıralanabilir: Bilgisayara dayalı sağlama alt sistemi için elde edilecek donanım, yazılım ve iletiĢim araçları masrafları: Donanım: Mâliyet (Bilgisayar) Adet Model Ana Bellek Hız Sabit disk ... ..... ..... ..... ..... ... 10.000 $ ..... ..... ..... ..... ... 6.000 $ ... 127 (Yazıcı) Adet Model Özellikler Hız ... ..... ..... ..... 2.000 $ ... ..... ..... ..... 2.500 $ Yazılım: Adı Özellikleri Sınırları ..... ... ...................... ......... ..... ..... 11.000 $ ... ...................... ......... ..... ..... 4.000 $ ĠletiĢim araçları: Modeli ... Özellikleri ................ Hızı .... ..... ..... .... ..... 1.500 $ Bilgisayar sisteminin kurulmasına iliĢkin masraflar (taĢıma, montaj-kurma, kablo vb.): 2.000 $ Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin öğrenilmesine iliĢkin masraflar: 1.500 $ Bilgisayara dayalı sağlama alt sisteminin değerlendirilmesine iliĢkin masraflar: 1.000 $ TOPLAM 41.500 $ Aynı çözüm önerisi seçeneği için belirlenen bilgisayar sistemi ile yapılacak sağlama iĢ ve iĢlemlerinin mâliyetleri ise Ģöyle sıralanabilir: Personel Maliyeti – 1 ay için: 4.000 $ Malzeme masrafları -1 ay için (kağıtlar, formlar, disketler, yazıcı Ģerit ve/veya mürekkepleri vb.): 1.500 $ Genel masraflar -1 ay için (haberleĢme, enerji, su, temizlik, ısınma, ulaĢım, bakım-onarım, eskime vb.): 3.500 $ TOPLAM 9.000 $ 128 Böylece her bir seçeneğe iliĢkin elde edilen mâliyet hesapları ve belirlenen yararlar birbirleri ile karĢılıĢtırılıp değerlendirilerek, amacı gerçekleĢtirmede en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en yararlı seçenek saptanır. KuĢkusuz, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel, bu seçenekleri değerlendirmede örnekleme vb. niceliksel yöntemler yanında sezgi, tecrübe ve yargı gibi etmenlerden de yararlanır.363 Bu adım sonunda, en ekonomik/ucuz ve mâliyeti ile orantılı en yararlı seçenek olarak saptanan çözüm için önerilerin hazırlanacağı adıma geçilir. 5.7 Çözüme ĠliĢkin Önerileri Hazırlama Bu adımda, bir önceki adımda saptanan en iyi çözümün kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesi için öneriler hazırlanır. Burada bir çözümün en iyi seçenek olarak belirlenmesi, her bir seçeneğe iliĢkin doğru araĢtırmalar, iyi birim mâliyet hesaplamaları ve bu veriler üzerine de iyi mâliyet, mâliyet-verimlilik analizi ve mâliyet-yarar analizi yapılmıĢsa, genellikle bir soruna neden olmaz. Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel bir seçenek önerisinde bulunduğunda, bu seçeneğin kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanabilmesine iliĢkin bir de plan önermelidir. Önerilecek bu plan, çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğeler (insan kaynaklarının nicelik ve niteliğini, yetki ve sorumlulukları, araç-gereç ve donanımın nicelik ve niteliğini, mâli kaynakları, yeri vb.) ile seçeneğin kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde uygulanma adımlarına iliĢkin bir zaman tablosunu da içermelidir. Bu tabloda, çözümün uygulanmasına iliĢkin olarak gerekli insan kaynağı, mâli kaynak, araç-gereç, donanım, yer vb.nin sağlanması; personel eğitimi; gerekiyorsa çözümün test ve eleĢtirisi; yeni duruma geçiĢ ve uyum; yeni durumun değerlendirilmesi gibi tüm faaliyetler, zaman boyutunu da içerecek Ģekilde ayrıntılı bir biçimde ele alınmalı ve öneriler hazırlanmalıdır. Hazırlanan çözüme iliĢkin öneriler, çözümün tasarımı aĢaması (4.aĢama) ile ilgili üst yönetime hazırlanacak rapor için de çok yararlı olacaktır.364 Çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda sıra, üst yönetim için çözümün tasarımının ayrıntılı olarak açıklandığı raporun hazırlanmasına gelir. 363 Bkz.: Esen, a.e., s.109. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.234. 364 Bkz.: Esen, a.e., s.109. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.234. 129 5.8 Rapor Hazırlama Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor hazırlanır. Bu raporun birden fazla amacı olabilir: Kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin saptanan çözüm önerisini ayrıntılı olarak açıklamak. Belirlenen ve ayrıntılı olarak açıklanan çözüm önerisi hakkında kütüphane ve bilgi merkezi çalıĢanlarıyla tartıĢmak; belirlenen çözüm önerisi ile ilgili eksiklikleri gidermek; yanlıĢları düzeltmek; karĢılıklı bilgilenmek ve böylece çözümün tasarımı ile ilgili yapılan çalıĢmaları ve elde edilen sonuçları test etmek. ġimdiye kadar yapılan çözümün tasarımı çalıĢmaları hakkında yönetime bilgi vermek ve sonraki aĢama olan çözümün uygulanması aĢamasına (5.aĢamaya) geçiĢ için onay almak. Ancak, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel buraya kadar yapılan çözümün tasarımı çalıĢması sonunda çözüm önerisi saptayamamıĢ ve önerememiĢse bir sonraki aĢamaya geçilemez. Ġkinci bölümde raporlama tekniği ile ilgili kısımda, rapor örneği sunulduğu için bu kısımda yeniden örnek verilmeyecektir (bkz. 2.Bölüm: 3.13) Çözümün tasarımı aĢamasında (4.aĢamada) ve alt adımların gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki aĢamalara ve bunların alt adımlarına dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve hatta yeniden yapmak gerekebilir. Yine daha önceki aĢamalarda olduğu gibi bu aĢamada da, sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin, kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcılar ile tartıĢması, tasarımı tam, doğru ve sağlam yapmayı gerçekleĢtirmede son derece önemlidir. Bu aĢama sonunda, üst yönetimden veya onun yetkilendirdiği kiĢilerden onay alınırsa, 5.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi sistemi ile ilgili „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ aĢamasına geçilir. 6 BEġĠNCĠ AġAMA: Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve Uygulanması Bu aĢamada sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ve/veya üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢiler, uygulama için onay verilen çözüm önerisini hayata geçirmek 130 üzere çaba gösterirler. Özellikle üst yönetimin ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, bu aĢamada son derece aktif bir rol oynadığı görülebilir.365 Bu aĢama aynı zamanda, genellikle sistem analiz çalıĢmasının en uzun, en pahalı ve en zor aĢaması olarak değerlendirilebilmektedir.366 KuĢkusuz bu yargı, sistem analiz çalıĢmasının yapılıĢ amacına ve kapsamına göre değiĢebilir. Bu aĢamada, genellikle aĢağıdaki baĢlıklar halinde sıralanabilecek adımlar gerçekleĢtirilebilir:367 Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin sağlanması, Personel eğitimi, Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum. Çözümün test ve eleĢtirisi, Bu adımlar aĢağıda tek tek ele alınarak, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ aĢaması açıklanmaya çalıĢılacaktır. 6.1 Çözümün Uygulanabilmesi Ġçin Gerekli Öğelerin Sağlanması Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasından sorumlu olan personel, öncelikle kütüphane ve bilgi merkezi ile ilgili tanımlanan sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere, üst yönetimce onaylanan çözüm önerisi ile ilgili gerekli öğelerin ve koĢulların sağlanmasını gerçekleĢtirmelidir. Örneğin, sağlama alt sisteminde tanımlanan tekrar niteliğinde ve gereksiz faaliyetlerin neden olduğu gecikme ve mâliyet artıĢı sorunu için gecikmeyi ortadan kaldırmak, mâliyeti en aza indirmek, çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece sağlama alt sisteminin amaçlarını ve kütüphane ve bilgi merkezinin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmek üzere geleneksel (elle) sağlama alt sisteminin terk edildiğini var sayalım. Bunun yerine bilgisayara dayalı sağlama alt sistemini kurma çözüm önerisi, üst yönetim tarafından kabul edilmiĢse, çözümün uygulama aĢamasında öncelikle çözüm önerisinde belirlenen ve üst yönetimce de kabul edilen gerekli nicelik ve nitelikte insan kaynakları, yetki ve sorumluluk, gerekli mâli kaynaklar, doğru araç-gereç ve donanım, uygun yer vb. sağlanmalı; iĢ tanımları, el kitapları vb. hazırlanmalıdır. Bunlar gerçekleĢtirilemezse 365 Çapar, a.e., s.62. 366 FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.208. 367 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.129-142. ; Esen, a.e., s.111. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235. 131 ya da eksik ve yanlıĢ gerçekleĢtirilirse planlanan ve üst yönetimce de onaylanan çözümden farklı bir yola girilebilir. Bu durumda, bu adıma kadar yapılan tüm çalıĢmalar için boĢa zaman ve emek harcanmıĢ, para kaybedilmiĢ olabilir. Böyle bir durumun yaĢanmaması ise, buraya kadar gerçekleĢtirilen tüm sistem analiz çalıĢmasının çok dikkatli ve gerektiği gibi yapılmasıyla, diğer bir deyiĢle sistem analiz çalıĢmasında rolü olan kiĢilerin, yani analizi yapanların, üst yöneticinin, ayrıca kendilerinden bilgi toplanan kütüphane personelinin ve kullanıcıların iĢlerini ve görevlerini çok iyi bilmeleri ve yapmalarıyla mümkündür. Çözümün uygulanabilmesi için gerekli öğelerin ve koĢulların plana uygun olarak sağlanması adımı sırasında veya sonrasında, çözümün uygulanmasında çok önemli bir yere sahip olan „personelin eğitilmesi‟ çalıĢmasına baĢlanılmalıdır. 6.2 Personel Eğitimi Bu adımda, çözümün baĢarıyla uygulanmasında çok önemli bir yere sahip olan personelin, çözümün uygulanıĢı ile ilgili bir eğitimden geçirilmesi ve hazırlanması sağlanır. Çözümün uygulanmasında herhangi bir role sahip personelin, çözümün uygulanmasına iliĢkin iyi eğitim görmüĢ olması gerekir. Yani bu kiĢi, çözümün yararını anlamalı; çözüme karĢı direniĢ göstermemeli; uygulamayı bilinçli, eksiksiz ve yanlıĢsız yapmalı ya da yaptırmalı; uygulama sırasında ortaya çıkan sorunları çözebilmeli ya da çözümüne yardımcı olabilmelidir. Böyle personel, kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde çözümden etkin yararlanabilmenin temel öğesidir. Bu nedenle, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve üst yönetimin temel sorumluluklarından biri de, çözümün uygulanmasında herhangi bir role sahip personelin kendi rolüyle iliĢkili olarak gerekli bilgilere sahip olmasını sağlamaktır.368 Çözümün uygulanması için son derece önemli olan eğitim faaliyetinde, eğitimden geçirilecek personel değiĢik kategorilere ayrılabilir. Örneğin, üst düzey yöneticisi (baĢkan, müdür), orta düzey yöneticileri (Ģube müdürü, müdür yardımcısı), alt düzey yöneticileri (Ģef), diğer çalıĢanlar (memur, iĢçi) gibi gruplara ayrılabilecek kütüphane ve bilgi merkezi personeline, ait bulundukları kategoriye ve çözümün uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte eğitim verilebilir. Bu eğitimde değiĢik düzeylere, seminerler, klasik dersler, ziyaretler, iĢ baĢında uygulama gibi çeĢitli yöntemler uy368 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.136. ; FitzGerald - FitzGerald, a.e., s.209. ; Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.235. 132 gulanabilir.369 Hatta, çözümün uygulanmasında bir role sahip ise kütüphane ve bilgi merkezi kullanıcıları ve kütüphane ve bilgi merkezinin iliĢki içinde bulunduğu diğer kuruluĢların ilgili çalıĢanlarına da, çözümün uygulanması sırasındaki iĢlevlerine göre farklı düzeylerde ve içerikte eğitim vermek gerekebilir. Eğitim, kimi zaman güç, karmaĢık ve pahalı bir faaliyettir. Ancak, çözümün baĢarıyla uygulanması ve sistem analiz çalıĢması sırasında katlanılan zorlukların, mâliyetlerin boĢa gitmemesi için, mutlaka yapılması gerekir.370 Sistem analiz çalıĢmasını yürüten personelin ve/veya üst yönetimin bir eğitim programı hazırlaması, çözümün baĢarıyla uygulanması için çok yararlı olacaktır. Bu program ile (1) eğitimin amacı, (2) eğitim için mevcut kaynaklar, (3) eğitim için seçilmiĢ personel, (4) eğitim için mevcut zaman ve (5) eğitimin düzeyi belirlenecek, böylece eğitimin kalitesi sağlanabilecek ve denetlenebilecektir.371 Bu eğitim faaliyetini gerçekleĢtirirken veya gerçekleĢtirdikten sonra, bazı durumlarda çözümün resmen uygulanmasından önce test ve eleĢtirisi gerekebilir. 6.3 Çözümün Test ve EleĢtirisi Bazı durumlarda çözümün uygulanmasına geçmeden önce onun test edilmesi, varsa eksikliklerinin giderilmesi ve hatalarından arındırılması gerekebilir.372 Özellikle çözümün uygulanmasında teknoloji kullanımı (bilgisayar sistemi, iletiĢim sistemi, mikrofilm-mikrofiĢ sistemi, fotokopi sistemi, güvenlik sistemi vb.) söz konusuysa, o zaman çözümün test ve eleĢtirisine çok büyük gereksinim duyulabilmektedir. Bu durumda, çözümün testi de olabildiğince ayrıntılı olmaktadır.373 Çözümün testinde genellikle iki yöntemden söz edilebilir:374 Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi. Çözümün test amacıyla uygulanarak testi. 369 Bkz.: Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236. 370 Bkz.: Esen, a.e., s.112. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236. 371 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.137. 372 Bkz.: Alexander, a.e., s.214-215. ; Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236. 373 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.133-134. ; Parkin, a.e., s.223-224. ; Bingham - Davies, a.e., s.78.; Underwood, a.e., s.168-169. 374 Bkz.: Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236. 133 Çözümün masa baĢı (uygulamasız) testi: Bu yöntemde, çözümün uygulanma öncesinde tecrübeye, kurama ve mantığa bağlı olarak incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Ancak, ucuz olmakla birlikte çok güvenilir bir yöntem olduğu söylenemez. Çözümün test amacıyla uygulanarak testi: Bu yöntemde, çözümün resmen uygulanma öncesinde test amacıyla gerekli ortam hazırlanarak uygulanması ve uygulama sırasında ve sonrasında durumun incelenmesi ve izlenmesi söz konusudur. Bu yöntem, bir önceki yönteme göre daha pahalı olabilmektedir. Ancak, güvenilir bir yöntemdir. Bununla beraber, test yönteminin her durum için kullanılamayacağı da söylenmelidir. Örneğin, bir kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinde örgütsel bir sorunun çözümü için önerilen bir organizasyon değiĢikliğinin resmen uygulanmasına geçmeden test edilmek üzere uygulanması, iĢletme için büyük riskler taĢıyabilir. Böyle bir durumda baĢarısızlık sonucu, çözümün testi için yükseltilen, yetki ve sorumluluk verilen kiĢilerin aĢağıya çekilmesi ya da tersi, ellerinden yetki ve sorumlulukları alınarak aĢağıya çekilen kiĢilerin yükseltilmesi, personel moralini ve yönetime olan güveni olumsuz yönde etkileyebilir. Personelde kaygı ve endiĢelere neden olabilir. Sonuçta iĢletmede verimliliğin arttırılmasına çalıĢılırken, düĢmesine neden olunabilir. Yukarıda sözü edilen yöntemlerle elde edilen sonuçlar önceden belirlenen sonuca, yani çözümün hedef ve amaçlarına uygunsa, çözümün iĢlevini yerine getirdiği kabul edilerek resmen uygulamasına geçilebilir. Aksi durumda, farklılığın nedenleri araĢtırılmalı375 ve eksiklikler, hatalar bulunup giderildikten sonra uygulamaya geçilmelidir. Düzeltmenin uygulamaya geçildikten sonraya bırakılması ise, daha büyük sorunlara ve karıĢıklıklara neden olabilir. 6.4 Çözümün Uygulanması ve Yeni Duruma Uyum Bu adımda, Ģimdiye kadar olağanüstü titizlikle sürdürülen sistem analiz çalıĢması sonucu oluĢturulan çözümün, artık kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde uygulanmasına geçilir. Bu geçiĢle çözüm, sorunun/önceki durumun yerini alacaktır. Çözüm önceki durumun yerini aldığında, uygulandığı sistemi ve doğal olarak sistemi oluĢturan öğeleri, örneğin, personeli, kullanıcıyı, araç-gereç ve donanımı, mekânı, kuralları vb.ni az ya da çok etkileyecek ve değiĢtirebilecektir. Sistem analiz çalıĢması, çözümün etkileyeceği ve değiĢtirebileceği tüm sistem öğelerinin birlikte düĢünülmesini ve ele alınmasını gerektirdiği için, 375 Bkz.: Esen, a.e., s.113. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236. 134 çözümün uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar da önceden görülebilir ve önlemler alınabilir. Ancak uygulama aĢamasında, önceden hesaplanamayan ya da zayıf bir olasılık gibi görünen, bunun için de pek dikkate alınmayan değiĢiklikler ve bunların neden olduğu sorunlar (örneğin, uyum sorunu, mâli kaynak yetersizliği vb.) söz konusu olabilir. Bu nedenle, çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemi de, çözümün baĢarısında önemli bir etken olarak görünmektedir. Çözümün uygulanmasına geçiĢte aĢağıda sıralanan yöntemlerden söz edilebilir:376 Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ. Paralel uygulama ile geçiĢ. Pilot uygulama ile geçiĢ. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ. 1. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ: Bu yöntemde eski durumdan (sorun durumundan), yeni duruma (çözümün uygulanmasına) geçiĢ doğrudan ve bir anda olur (Ģekil-51). Bu yöntemin en önemli yararı, yeni durumun (çözümün) hemen uygulanarak sorun durumunun (eski durumun) neden olduğu kaybın (zaman, emek, para vb.) önlenmesidir. Ancak, bu ani geçiĢin en önemli sakıncası ise, yüksek risk taĢımasıdır. KiĢilerin yeni duruma uyum sağlama zorlukları da bu yöntemin önemli sakıncalarındandır. Çözümün uygulanmasında bu yöntem kullanılacaksa, özellikle çok dikkat edilmeli, kiĢiler çözümün uygulanıĢı ile ilgili mutlaka bir eğitimden geçirilmeli, çözüm önceden çok iyi test edilmelidir.377 Yeni durum (çözümün uygulanması) Eski durum (sorun durumu) ġekil-51. Doğrudan ve tam uygulama ile geçiĢ 2. Paralel uygulama ile geçiĢ: 376 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220- 221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.236-238. ; Parkin, a.e., s. 224-225. 377 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237-238. 135 Bu yöntemde belli bir süre eski durum ile yeni durum olan çözümün uygulanması birlikte yürütülür (Ģekil-52). Bu yöntemin en önemli yararı, baĢlangıçta yeni durumun uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek aksaklıklardan/sorunlardan kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin olumsuz yönde etkilenmesinin ve böylece yeni duruma karĢı bir tepkinin doğmasının engellenmesidir. Bir baĢka yararı ise, kiĢilerin (personel, kullanıcı vb.) eski ve yeni durumu karĢılaĢtırma olanağına sahip olmalarıdır. Bu yöntemin en önemli sakıncası ise, eski ve yeni durumun birlikte yürütülmesi sırasında iki durum için aynı anda ayrılacak kaynakların (insan kaynakları, mâli kaynaklar, araç-gereç-donanım vb.) mâliyetidir. Diğer bir deyiĢle bu yöntemin pahalı olabilmesidir.378 Yeni durum (çözümün uygulanması) Eski durum (sorun durumu) ġekil-52. Paralel uygulama ile geçiĢ 3. Pilot uygulama ile geçiĢ: Bu yöntemde yeni durum olan çözümün bir kısmı, eski durum olan sorun durumunun küçük ya da dar bir bölümünde uygulanır (Ģekil53). Bu yöntemin yararı, yeni durumun uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek beklenmedik aksaklıklar/sorunlar nedeniyle kütüphane ve bilgi merkezi iĢletmesinin tüm faaliyetlerinin durmasının veya zarara uğramasının engellenmesidir. Bu yöntemin en büyük sakıncası ise, yeni duruma tamamen geçiĢi geciktirebilmesidir.379 Bununla birlikte, eski durumun değiĢmeden kalan kısmıyla, yeni durum olan çözümün uygulanan kısmının kiĢilerin üstünde yaratabileceği olumsuzluklar (örneğin, uyumsuzluk, çeliĢki, belirsizlik vb.), verimin düĢmesine de neden olabilir. 378 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142. ; Alexander, a.e., s.220-221. ; Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237. 379 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Alexander, a.e., s.220- 221. ; Esen, a.e., s.114. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237. ; Parkin, a.e., s.225. 136 Eski durum (sorun durumu) Yeni durum Pilot (çözümün uygulanması) ġekil-53. Pilot uygulama ile geçiĢ 4. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ: Bu yöntemde bölümlere ayrılan yeni durum (çözümün uygulanması) eski durumla (sorun durumuyla) önceden belirlenen bir süre boyunca yavaĢ yavaĢ değiĢtirilir (Ģekil-54). Bu yöntemin en önemli yararı, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde kiĢilere yeni duruma uyum sağlayabilmeleri için zaman tanınmıĢ olmasıdır. Bu yöntemin en önemli sakıncası ise, değiĢiklikler sonucu çıkabilecek organizasyon ve koordinasyon sorunudur. Ancak, eski durumdan yeni duruma yavaĢ bir geçiĢ söz konusuysa, bu sorunlara da çözüm bulmak zor değildir.380 AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ ve pilot uygulama ile geçiĢ yöntemleri birbirlerine oldukça benzemektedir. Bu nedenle, sistem analizi konusunda çalıĢma yapan araĢtırıcıların, artık ya yalnızca pilot uygulama yöntemi kavramını ya da aĢama aĢama uygulama yöntemi baĢlığı altında veya içinde pilot uygulama yöntemi kavramını kullandıkları gözlenmektedir.381 Eski durum (sorun durumu) Yeni durum (çözümün uygulanması) ġekil-54. AĢama aĢama uygulama ile geçiĢ Yukarıda açıklanan çözümün uygulanmasına geçiĢ yöntemlerinden birinin, en ideal geçiĢ yöntemi olduğunu söylemek mümkün değildir. Çünkü, kullanılabilecek en uygun geçiĢ yönteminin ve uyum çalıĢmasının seçiminde, sistem analiz çalıĢmasının, uygulanacak çözümün, çözümün uygulanarak yerini alacağı sorun durumunun, konusu, yapısı ve özellikleri etkili olmaktadır. Bu adım sonunda, artık sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ve/veya üst yönetim ve üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve Alexander, a.e., s.220-221. ; Esen, a.e., s.114-115. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.237-238. 381 Bkz.: Rowley, The basics of systems analysis..., s.142-143. ; Parkin, a.e., s.225. 380 Bkz.: 137 görevlendirilen kiĢi(ler) vb. uygulama için onay verilen çözüm önerisini hayata geçirerek çözümün uygulanmasını ve kiĢilerin (personel, kullanıcı vb.) yeni duruma uyumunu sağlarlar. Çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasında (5.aĢamada) ve alt adımların gerçekleĢtirilmesi sırasında, önceki aĢamalara (2., 3., 4.aĢamalara) ve bunların alt adımlarına dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve gerekiyorsa yeniden yapmak söz konusu olabilir. Sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin ve/veya üst yönetim tarafından çözümün uygulanması konusunda yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi merkezi yöneticileri, çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcıları ile daha önceki aĢamalarda olduğu gibi çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması aĢamasının her adımında da tartıĢmaları, bilgi alıĢ-veriĢinde bulunmaları, çözümün uygulanmasını ve yeni duruma uyumu baĢarıyla gerçekleĢtirmede son derece önemlidir. Bu aĢama sonunda çözümün uygulanmasıyla geçilen yeni durumun kontrolünün, izlenmesinin, düzeltilmesinin yapıldığı, böylece yeni durumun sürekliliğinin sağlanmaya çalıĢıldığı 6.aĢamaya, yani kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasına geçilir. 7 ALTINCI AġAMA: Yeni Durumun Değerlendirilmesi Kütüphane ve bilgi merkezi yönetimi ve personeli çoğu zaman, yeni duruma geçildikten sonra artık yapılacak birĢey olmadığına inanır. Halbuki sistem analiz çalıĢmasında en az diğer aĢamalar kadar önemli bir aĢama olan „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında, sistem analiz çalıĢmasını yürüten personel ve/veya üst yönetim tarafından yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢiler, çözümün uygulanmasına geçildikten sonra yeni durumu izleyip kontrolünü yaparak ve gerekli düzeltmeleri gerçekleĢtirip yeni durumun sürekliliğini sağlayarak, yeni durumun değerlendirilmesine çaba göstermelidirler.382 Bu aĢamada (6.aĢamada) yapılan çalıĢmalar, bu aĢamaya kadar yapılan sistem analiz çalıĢmalarının (1., 2., 3., 4., 5.aĢamaların) boĢa gitmemesi için son derece önemlidir. Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında, öncelikle yeni durum izlenerek, daha önce belirtilen amaçları gerçekleĢtirip gerçek- 382 Bkz.: Esen, a.e., s.115-116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238, 240. ; Bingham - Davies, a.e., s.81. ; Underwood, a.e., s.173-174 138 leĢtirmediğinin kontrolü yapılmalıdır. Bu kontrol sırasında örneğin aĢağıdaki sorulara yanıt aranabilir:383 Yeni durum hedeflenen amaçları gerçekleĢtirmekte midir ? Yeni durum planlandığı gibi yürütülmekte midir ? Yeni durumda, kullanılan kaynaklar/öğeler (insan kaynaklarının nicelik ve niteliği, yetki ve sorumlulukları, kurallar, araç-gereç ve donanımın nicelik ve niteliği, mâli kaynaklar, mekân vb.) plana uygun mudur ? Yeni durum, eski durumun (sorun durumunun) yerini tamamen almıĢ mıdır? Yeni durum, önceden belirlenen ya da tahmin edilen verimliliği (mâliyet verimliliği, zaman verimliliği, kalite verimliliği) ve yararları sağlamakta mıdır ? Yeni durumun sağladığı verimlilik ve yarar, önceden belirlenen ya da tahmin edilen verimliliğin ve yararın altında ise, mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar oranını iyileĢtirmek için neler yapılabilir ? Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetimi, personel ve kullanıcılar yeni durumdan memnunlar mı, yeni duruma güven duyuyorlar mı ? Kütüphane ve bilgi merkezi üst yönetiminin, personelin ve kullanıcıların yeni durum ile ilgili sorunları varsa bunlar nelerdir ? Bu sorunların çözümü için önerileri nelerdir ? vb. Yeni durumun kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmede katkısı var mıdır? Bu katkılar nelerdir ? Bu sorulara alınan yanıtlar ile elde edilen bilgiler, yeni durumun değerlendirilmesini sağlayarak, çözümün uygulanması ve yürütülmesi sırasında ortaya çıkan eksikliklerin, yanlıĢların, uyum sorunlarının vb. olabildiğince erken belirlenmesini ve düzeltmek üzere önlemlerin alınmasını sağlayabilecektir. Bunun yanında yeni durumun, kütüphane ve bilgi merkezi sisteminin herhangi bir yerinde oluĢturduğu sorunlara zamanında ve uygun Ģekilde tepkide bulunmak da mümkün olabilecektir. Ancak, yeni durumun tam ve doğru olarak değerlendirilebilmesi için, öncelikle yeni durumun, eski durumun (sorun durumunun) yerini tamamen alması, diğer bir deyiĢle eski durumun tamamen ortadan 383 Bkz.: Esen, a.e., s.115-116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238. ; Bingham - Davies, a.e., s.81. 139 kalkmıĢ olması gerekir.384 Aksi durumda elde edilen bilgiler, yeni durum ile ilgili yanıltıcı sonuçlar yaratabilirler. Bu durumda, yapılan düzeltmeler de, yeni durumla ve doğal olarak kütüphane ve bilgi merkezi sistemiyle ilgili sorunların artmasına neden olabilir. Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasının bir baĢka önemli yararı ise, yeni durum ile iliĢkili tüm kütüphane ve bilgi merkezi personelinin, yeni sistemin izlenip, kontrol edileceğinden önceden haberdar olmaları sonucu, uygulanan çözüme daha çok ilgi ve özen gösterebilmeleridir.385 Personelin yeni duruma ilgi ve özen göstermesi, yeni durumu değerlendirmeyi çok kolaylaĢtıracaktır. Yeni durumun değerlendirilmesi aĢamasında (6.aĢamada) yapılan çalıĢmalar sırasında, önceki aĢamalara (1., 2., 3., 4., 5.aĢamalara) ve bunların alt adımlarına dönmek, o aĢamaları ve alt adımları gözden geçirmek ve gerekiyorsa yeniden yapmak söz konusu olabilir. Sistem analiz çalıĢmasını gerçekleĢtiren personelin ve/veya üst yönetim tarafından yeni durumun değerlendirilmesi konusunda yetkilendirilen ve görevlendirilen kiĢilerin, kütüphane ve bilgi merkezi yöneticileri, çalıĢanları ve gerekiyorsa kullanıcılar ile daha önceki tüm aĢamalarda olduğu gibi „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamasında da tartıĢmaları, bilgi alıĢ veriĢinde bulunmaları, yeni durumun değerlendirilmesini baĢarıyla gerçekleĢtirmede son derece önemlidir. Bu aĢama ile sürekli olarak izlenip kontrol edilen ve gerekli düzeltmeleri zamanında yapılan yeni durumun (uygulanan çözümün), kütüphane ve bilgi merkezi sisteminde sürekli etkinliğe sahip olacağı,386 içinde bulunduğu kütüphane ve bilgi merkezi alt sistemini ve sistemini de etkin yapacağı oldukça açıktır. Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine uygulanması konusu, kuramsal olarak açıklanmıĢtır. Sistem analizi uygulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak metodolojilerle ilgili bir karar vermek de gerekmektedir. Bu nedenle, bölümün baĢında genelde katı ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılan analiz metodolojileri hakkında açıklamalar yapılmıĢ; kütüphane ve bilgi merkezleri için, sözü edilen her iki metodolojinin değiĢik türlerinin birleĢtirilerek uygulanmalarının yerinde olacağı görüĢüne varılmıĢtır. 384 Bkz.: Esen, a.e., s.116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.240. 385 Bkz.: Esen, a.e., s.116. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.238. 386 Bkz.: Esen, a.e., s.116-117. ; Aydın, Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler..., s.240. 140 Daha sonra, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinin aĢamaları üzerinde durulmuĢ; bu aĢamalar, tüm durumları kapsayacak genel bir çerçevede belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Sistem analizinin, sorun durumundan, yeni çözümün ya da durumun değerlendirilmesine kadar süren altı ayrı aĢamada gerçekleĢtirilebileceği açıklanmıĢtır. Bu bölümde kuramsal olarak açıklanan sistem analizinin, bir ya da birden fazla kiĢi yahut bir ekip tarafından yapılabileceği de belirtilmiĢtir. Yine, analiz yapacak kiĢi veya kiĢilerin sahip olması gereken meslekî bilgi ve kiĢilik özellikleri de açıklanmıĢtır. Buna ek olarak, sistem analizi sırasında, birden çok bilgi toplama teknik/yöntemlerinden ve bilgi kaynaklarından yararlanmanın önemine dikkat çekilmiĢtir. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinde karĢılaĢılan baĢlıca sorunlardan birinin, çözüm önerilerinin verimlilik ve etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir baĢka önemli sorun ise, sistem analizinde önerilen çözümlerin uygulamaya geçirilememesi ve buna bağlı olarak bu çözümlerin değerlendirilememesidir. Böyle bir sorunun, sistem analizi çalıĢmasının yararını azaltacağı ise açıktır. Uygulamaya geçmenin mümkün olması halinde de, bu geçiĢin seçenekleri de ele alınmıĢtır. Nihayet, sistem analizinin her aĢamasında, analizi yapacak kiĢi/kiĢilerin, analize konu olan sistemin üst yöneticileri, diğer çalıĢanları, hatta kullanıcılarıyla sürekli görüĢerek bilgi alıĢveriĢinde bulunmaları gerektiği de belirtilmiĢtir. 141 4. BÖLÜM BĠR UYGULAMA: ĠSTANBUL ÜNĠVERSĠTESĠ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAĠRE BAġKANLIĞI SĠSTEMĠNDE BAĞLI BĠRĠMLERE YAYIN SAĞLAMA ĠLE ĠLGĠLĠ BĠR SĠSTEM ANALĠZĠ ÇALIġMASI Bu bölümde, kütüphane ve bilgi merkezinde sistem analizi çalıĢması ile ilgili bir örnek verilerek, sistem analiz çalıĢmasının kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanabilirliği gösterilmeye çalıĢılacaktır. Önceki bölümde, kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analiz çalıĢmasının aĢamalarının bütünü iĢlenmeye çalıĢılmıĢtır. Ancak, oldukça geniĢ kapsamlı böyle bir çalıĢmanın bir ekip tarafından ve uzun bir sürede gerçekleĢtirilebileceği de açıktır. Bu nedenle, bu uygulama çalıĢmasında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın bir alt sistemi olan „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ alt sisteminin sorunlarının, sistem yaklaĢımı kavramı ıĢığında sistem analiz yöntemlerinden bazılarının kullanılarak saptanmasına ve saptanan bu sorunlara çözüm bulunmasına çalıĢılacaktır. Böylece, sınırlı da olsa, sistem analiz çalıĢmasının uygulanıĢına somut bir örnek verilecektir. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Sisteminin, Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sisteminde yapılacak böyle bir sistem analiz çalıĢması öncesi, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi ile ilgili bazı özelliklerin açıklanması, yapılacak sistem analiz çalıĢmasında uygulama alanı olarak seçilen sistem ve alt sistemin daha iyi algılanmasına yardımcı olacaktır. 1 Sistemin BaĢlıca Özellikleri Bugünkü sistemin geçmiĢe dayalı uzantısı, 1924 yılına kadar inmektedir. 1924 yılında Ġstanbul Darülfünun Merkez Kütüphanesi adıyla kurulmaya baĢlayan kütüphane, Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟nin ilk üniversite kütüphanesidir. 1925 yılında Mustafa Kemal Atatürk‟ün izniyle, Yıldız Sarayı Kütüphanesi‟ni de bünyesine alan kütüphane, diğer bağıĢlar ve satın almalarla da kısa sürede büyüyerek, geçmiĢ ile bugünü, doğu ile batıyı birleĢtiren büyük ve önemli bir araĢtırma kütüphanesi 142 olmuĢtur.387 “1933 yılında gerçekleĢen üniversite reformuyla adı „Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi‟ne dönüĢtürülmüĢtür. 1934 yılında Basma Yazı ve Resimleri Derleme Kanunu kapsamına alınarak, Türkiye‟de yayınlanan her eserden birini toplamaya baĢlamıĢtır. 1982 yılından sonra adı „Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟ olarak geliĢtirilmiĢtir.”388 “KuruluĢ yıllarında çok büyük sanılan ilk binası, 1913 yılında Kadılar Mektebi olarak yapılmıĢtır. Hızla büyüyen dermesine bu bina 1950‟li yıllarda dar gelmeye baĢladığı için, kütüphane çevre binalardaki ek depolara yayılmıĢtır. Bugün Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi adını taĢıyan bu eski bina 3 katlıdır ve 677 m2‟lik bir alanı kaplar.”389 1981 yılında yapımı tamamlanan yeni bina ise Beyazıt Meydanı‟ndadır ve eski binaya yakındır. Yer altında bulunan 3 kat depolarıyla birlikte 6 katlı olan yeni bina 8500 m2 dir.390 “Yerli ve yabancı basma kitaplarla, dergiler bu binaya 1982 yılında taĢınmıĢtır. 800 kiĢilik oturma yeri vardır. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetim kadrosu da yeni binada görev yapmaktadır.”391 Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul, enstitü ve araĢtırma merkezlerine yerli ve yabancı kitap, dergi, CD-ROM vb. yayınları satın alma iĢlemleri -ki sistem analizi çalıĢmasının uygulanacağı alt sistem- de bu yeni binada bulunan „Bağlı Birimler ġube Müdürlüğü‟ tarafından yürütülmektedir.392 Ġlk yöneticiliğini H.Fehmi Ethem Karatay (1888-1968)‟ın yaptığı393 kütüphanenin Ģu andaki yöneticisi, 1994 yılında Ġstanbul Üniversitesi Rektörü Prof.Dr.Bülent Berkarda tarafından, önce bağlı birimlerle merkez iliĢkisini düzenleyecek danıĢman olarak, daha sonra ise Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili olarak görevlendirilen Prof.Dr.Meral Alpay‟dır.394 387 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir) 1995, s.1. ; ayr.bkz.: Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995), s.109. A.e.a.y. A.e.a.y. A.e.a.y. A.e.a.y. A.e.a.y. A.e.a.y. ; ayr.bkz.: Müjgan Cunbur, “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 17, 1(1968), s.3-7. 394 Kütüphane ile ilgili ayrıntılı bilgi için bkz.: Nurhan Atasoy, “İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 5(1977), s.30-32. ; “İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi çalışmaları”, İstanbul Üniversitesi Bülteni, 13(1980), 388 389 390 391 392 393 143 1.1 „Bağlı Birimler’ Kavramı Burada Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ile ilgili diğer özelliklere geçmeden önce, yapılacak sistem analiz çalıĢmasında da önemli bir yere sahip olan „bağlı birimler‟ kavramının anlamı ile ilgili açıklama yapmak yararlı olacaktır. Çünkü, hem mekân olarak geniĢ bir coğrafyaya yayılan, hem de hizmet olarak aynı okur kitlesine hizmet veren farklı kütüphanelerin oluĢturduğu bir sistemle karĢı karĢıyayız. Bu sistem içinde, farklı kütüphanelerle merkez kütüphane iliĢkisi de zaman zaman değiĢmektedir. Aslında bu durum, yalnız inceleme alanımız olan Ġstanbul Üniversitesi‟nde değil, Ġstanbul‟daki baĢka üniversitelerle Türkiye‟deki farklı illerde bulunan baĢka üniversitelerde de görülür. Bunun nedeni, Türkiye‟de üniversitelerin değiĢik zamanlarda ve koĢullarda farklı üniversite modelleri örnek alınarak kurulmuĢ olmasıdır. Bunları iki grupta toplamak olanaklıdır:395 (1) Dağınık yapılı üniversiteler, (2) merkezi yapılı üniversiteler. Dağınık yapılı üniversiteler grubuna girenler, ya önceden kurulmuĢ fakülte veya yüksek okullar bir araya getirilerek üniversite adı altında toplanmıĢ, ya da üniversite kurulurken fakülte veya yüksek okulların bağımsız çalıĢması kabul edilmiĢtir. Dağınık yapı yüzünden, bu üniversitelere bağlı fakülte veya baĢka birimlerin belli bir yerleĢim alanında toplanmaları da mümkün olamamıĢ; bunlar Ģehrin farklı semtlerinde, birbirlerinden kilometrelerce uzaklıktaki birimler olarak yaĢamlarını sürdürmek durumunda kalmıĢlardır. Ġstanbul Üniversitesi de bu gruba giren üniversitelerimizdendir. Merkezi yapılı üniversiteler ise, genellikle Anglo-Amerikan modeli örnek alınarak kurulmuĢ, merkeziyetçi bir yönetime sahip, bütün veya baĢlıca birimlerinin aynı yerleĢim alanında bulunduğu üniversitelerdir (örneğin Boğaziçi, Hacettepe, Orta Doğu Teknik Üniversiteleri vs.).396 4 Kasım 1981‟de kabul edilen 2547 sayılı „Yüksek Öğretim Kanunu‟, Türkiye‟de bütün yüksek öğretim kurum ve kuruluĢlarını, fakülte veya yüksek okul olarak birer üniversite birimi durumuna s.30-31. ; Meral Alpay, “Bir temel atma töreni ve düşündürdükleri”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi, 1990, s.182-186. ; Meral Alpay, “İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi, 1990, s.254-255. 395 Necmeddin Sefercioğlu, “Yasa dayanağı açısından üniversite kütüphaneleri”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.74. 396 A.e.a.y. 144 getirmiĢ; yukarıda sözü edilen değiĢik yapılardaki üniversiteleri “merkeziyetçi” bir yapıya kavuĢturmayı amaçlamıĢtır.397 2547 sayılı “Yüksek Öğretim Kanunu” ile merkezileĢme eylemi baĢlayınca, bu eyleme en güç katılan üniversiteler, doğal olarak „campus‟ düzeni denen külliye biçiminde kurulmamıĢ olan dağınık yapılı üniversiteler olmuĢtur.398 Kütüphaneler açısından bakıldığında, dağınık yapılı üniversitelerin, dağınık binalarda belki de bulundukları Ģehrin farklı semtlerine yerleĢmiĢ olan fakültelerin, yüksek okulların, enstitülerin vb.nin kütüðhaneleri için Rektörlüğe bağlı olarak „merkez‟den yönetilen yeni bir kütüphaneler sistemi kurması gerekmiĢtir. Bunları göz önüne alan Yüksek Öğretim Kurulu, 19 Ağustos 1982‟de kütüphaneler ile ilgili Ģu ilke kararını almıĢtır:399 “Kütüphanelerin merkezi bir kayıt ve yönetim altında toplanması, bir üniversitedeki kitap ve periyodiklerin satın alma ve abonman iĢlemlerinin tek elden yürütülmesi, uzmanlık konularına ait bazı kitapların kayıtlarının merkezde tutulmak Ģartıyla bölümlerde bulundurulmasına...” Bu kararla yönetimin tek elde toplanması, kitap ve dergi sipariĢlerinin tek bir merkezden yürütülmesi, kayıtların bir merkezde toplanması öngörülmüĢ, böylece mâli kaynakların en etkili bir biçimde kullanılması amaçlanmıĢ; ancak araĢtırıcıların çalıĢmalarını yaparken ve eğitim-öğretim faaliyetlerini yürütürken gereksinim duydukları yayınları da elleri altında bulundurmalarına imkân tanınmıĢtır.400 Yine 21 Kasım 1983‟de yayınlanarak yürürlüğe giren „124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun hükmünde kararname‟401 ile üniversitenin fakülte, yüksek okul, enstitü vb. birimlerinin kütüphanelerinin üniversitenin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟na bağlanmasına çalıĢılmıĢtır. Bağlı 397 A.e.a.y. 398 Bkz.: Oya Fişek, “Dağınık yerleşimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin merkezileştirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.66. 399 Nilüfer Tuncer, “Üniversite kütüphanelerinin merkezileştirilmesi konusunda Yüksek Öğretim Kurulu'nun görüşü ve Yüksek Öğretim Kurulu Dokümantasyon Merkezi”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983), s.70. 400 Bkz.: A.e.a.y. ; Erol Pakin, “Üniversite sitesi biçiminde teşkilatlanmamış yüksek öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer kütüphanelerindeki haberleşme sorunu”, Türkiye'de kütüphane alanında teori ile uygulama ilişkisi sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987. haz. Meral Alpay. İstanbul: İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 1988, s.143. 401 “124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluşları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkındaki kanun hükmünde kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21 Kasım 1983. 145 birimler kavramının dayandığı temel budur ve Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan fakülte, yüksek okul, enstitü ve araĢtırma merkezlerinin kütüphaneleri için de „bağlı birimler‟ kavramı kullanılmaktadır. Ġstanbul Üniversitesi sınırları içinde bulunan irili ufaklı „bağlı birim‟ (kütüphane) sayısı ise yaklaĢık 160 civarındadır. Bunların 16‟sı fakülte, diğerleri bölüm, enstitü, yüksek okul, araĢtırma ve uygulama merkezleri kütüphaneleridir. 1.2 Teknik Hizmetler Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda yeni binada, derleme, bağıĢ ve satın alma yolları ile sağlanan yayınlar AAKK2 (Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları 2)‟ye göre kataloglanmakta; kitaplar sağlama sırasına göre kitap deposuna, süreli yayınlar ise yerli ve yabancı ayrı ayrı alfabetik olarak süreli yayın deposuna yerleĢtirilmektedir. Tezler ise, sağlama sırasına göre yerleĢtirilmektedir. Yeni binada bulunan katalog türleri, kitaplar için alfabetik katalog ve sistematik konu kataloğu (EOS), süreli yayın kataloğu, tezler için alfabetik yazar kataloğu ve alfabetik konu kataloğudur. Eski binada ise, yazma ve eski harfli basma eserler ayrı ayrı sağlama sırasına göre yerleĢtirilmiĢtir. Katalog türü alfabetik katalogdur (yazar ve eser adı). Bu ayrı katalogların ortak (toplu) bir temel kataloğu henüz yoktur. Aynı yokluk, parçalanma yüzünden (kitap-tez) yeni binada da söz konusudur. BaĢkanlığın teknik hizmetlerle ilgili bugünkü iĢ hacmine ıĢık tutabilecek bazı bilgileri vermek yararlı olacaktır: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda 1995 yılında, 10.448 kitap-tez-ayrı basım demirbaĢ defterine kaydedilmiĢtir. 10.747 kitap kataloglanıp konu numarası almak üzere tasnif edilmiĢ; 18.247 fiĢ daktiloda çoğaltılmıĢ; 37.600 adet sistematik fiĢ, sistematik konu kataloğu kutularına yerleĢtirilmiĢtir. Aynı yıl 400 adet kitap ve dergi, 300 adet de gazete ciltlettirilmiĢtir.402 1.3 Yararlandırma Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda 1994 yılında Daire BaĢkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay tarafından alınan bir kararla, „nadir eser‟ kavramı yalnızca yazma ve eski harfli basma eserleri içermemekte; aynı zamanda Türkiye‟de yayınlanmıĢ tüm bilimsel yayınları da kapsamaktadır. Böylece Cumhuriyet 402 Meral Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 1995 yılı çalışma raporu. (metin fotokopidir) 1996, s.2-3. 146 döneminde yayınlanmıĢ, artık nadir eser durumuna gelmiĢ yerli ve yabancı kitapların da ayıklanıp eski binaya yerleĢtirilmesi planlanmaktadır.403 Zaten nadir eser kavramının anlamı da, bugünkü uygulamalarla geniĢletilmeye çalıĢılmaktadır. Kütüphanede yerel ödünç verme hizmeti, 1994 yılında kaldırılmıĢtır. Ancak, kütüphaneler arası ödünç verme hizmeti sürdürülmektedir.404 Yerel ödünç verme hizmetinin kaldırılmasına karĢılık, çalıĢma saatleri uzatılmıĢ, fotokopi hizmeti sorun olmaktan çıkarılmıĢtır. Fotokopi, mikrofilm, mikrofilmlerden çoğaltma slayt, kart baskı, CD-ROM tarama, internet hizmetleri verilmektedir. Yerli ve yabancı okurlar, bu hizmetlerden posta yolu ile de yararlanabilmektedir. 1995 yılında Japonya, Avrupa ve Amerika‟daki çeĢitli kullanıcılara, Almanca ve Ġngilizce dillerinde 115 mektup yazıldığı saptanmıĢtır. Bu sayının içinde, yabancı dilde yapılan faks ve telefon görüĢmeleri yoktur.405 Yeni binada, daha önce Pazartesi-Cuma 09.00-12.00, 13.00-17.00 olan çalıĢma saatleri, 1995‟de Pazartesi-Cuma 09.00-20.30, Cumartesi günleri 10.00-17.00 olarak uzatılmıĢtır.406 Okur yelpazesi öğretim üye ve yardımcılarından, lisans-yüksek lisans-doktora öğrencilerine, okur zorlaması yüzünden lise öğrencileri dahil tüm Ġstanbul halkına yayılacak biçimde geliĢtirilmiĢtir.407 Yeni binada 1995 yılında 30.513 kitap ve 12.700 süreli yayın olmak üzere 43.213 cilt eser depodan okuma salonlarına çıkarılmıĢ ve kullanıma sunulmuĢtur.408 Ġstanbul içindeki ve dıĢındaki diğer üniversite kütüphanelerinden 256 adet kitap, ödünç veya fotokopi olarak getirtilmiĢtir.409 Diğer üniversitelerden istenen 53 kitap ve makale kütüphaneler arası ödünç verme yoluyla veya fotokopi yoluyla karĢılanmıĢtır.410 403 404 405 406 407 408 409 410 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.3. A.e.a.y. A.e.a.y. Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 1995 yılı çalışma raporu..., s.2. A.e.a.y. A.e., s.1. A.e.a.y. A.e.a.y. 147 Yalnız „Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi‟nden 3.882 kullanıcıya 40.320 adet (fotokopi, slayt, renkli fotoğraf, siyah-beyaz fotoğraf, varak sayısıyla mikrofilm) röprodüksiyon verilmiĢtir.411 1.4 Personel 1994 yılında Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda personelin nicelik ve eğitim durumu, aĢağıdaki gibidir (Ģekil-55):412 Ġlkokul Okur yazar Yeni binada 1 Eski binada Toplam=37 1 Ortaokul Lise Yüksek Okul Ün.Lisans 8 2 13 2 1 1 10 3 14 1 14 13 14 1 1 1 1 6 2 Yeni binada Eski binada 12 10 10 Toplam 8 8 6 5 6 4 2 Ün.Yük.Lis. 5 1 1 2 2 3 1 1 Ortaokul Lise 1 1 1 1 1 2 0 Okur yazar Ġlkokul Yüksek Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis. ġekil-55. 1994 yılı personel nicelik ve eğitim durumu 1994 yılında Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından ve öğrencilerinden de destek alınmıĢtır. Bölümdeki öğretimle kütüphanedeki hizmetlerin ve iĢlerin yeniden yapılandırılması interaktif (eylemler arası birlik) yöntemle birleĢtirilmiĢtir. 1996 yılında ise, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda personel nicelik ve eğitim düzeyi aĢağıdaki durumdadır (Ģekil-56):413 411 2.04.1996 günü Prof. Dr. Meral Alpay'dan alınan veriler. 412 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı personel kayıtlarından elde edilmiştir. 413 Personel ile ilgili bu bilgiler İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı personel kayıtlarından elde edilmiştir. 148 Okur yazar Ġlkokul Ortaokul Lise Yeni binada Eski binada Toplam=32 1 5 2 7 1 3 1 4 Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis 4 1 5 3 8 2 10 3 10 10 7 8 5 6 4 3 4 2 8 1 1 2 1 1 2 Yeni binada Eski binada Toplam 5 4 3 1 1 Ortaokul Lise 3 2 1 1 2 0 Okur yazar Ġlkokul Yük.Okul Ün.Lisans Ün.Yük.Lis. ġekil-56. 1996 yılı personel nicelik ve eğitim durumu 1996 yılında saat baĢı ücret alan 28 öğrenci ve Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanlarından yapılan görevlendirmelerle stajların yanında, ucuz iĢgücü de yaratılmıĢtır.414 Bu tablolardan ve grafiklerden de anlaĢıldığı gibi, kadrolu personel sayısının 37‟den 32‟ye düĢmüĢ olmasına karĢın, okur yazar personel sayısı değiĢmemiĢ; ilkokul mezunu personel sayısı azalmıĢ; ortaokul mezunu personel sayısı artmıĢ; lise mezunu personel sayısı azalmıĢ; yüksek okul mezunu personel sayısı artmıĢ; üniversite lisans mezunu sayısı artmıĢ; üniversite yüksek lisans mezunu sayısı aynı kalmıĢtır. Azalan yardımcı personel ile ortaya çıkan iĢgücü açığı, saat baĢı ücret alan öğrencilerle kapatılmaktadır. Öte yandan, yüksek okul ve üniversite lisans mezunu personelin sayısının artması, personelin niteliğinin de artmıĢ olduğunun bir belirtisi sayılmalıdır. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın Prof.Dr. Meral Alpay tarafından hazırlanan, 15 Kasım 1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak yürürlüğe giren yönetmeliğinden415 hareketle BaĢkanlığın örgütlenme yapısı aĢağıdaki organizasyon Ģeması (Ģekil-57) ile özetlenebilir. 414 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 1995 yılı çalışma raporu..., s.1. 415 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete, sayı:19990, 15 Kasım 1988, s.26-28. 149 Daire BaĢkanı Sekreter DanıĢmanlar Kurulu Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi. Şub.Md. Kataloglama Sınıf. Yerleş Bakım ve Onarım Yararlandırma Hizmetleri Merkez Kütüphane Şub.Md. Sağlama Kataloglama Sınıf. Yerleş. Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Dokümantasyon Hizmetleri Yararlandırma Hizmetleri Ktp. Ġçinde Yararlandırma DanıĢma Hizmeti Reproduksiyon (fotokopi, vb.) Ktp.içinde Yararlandırma Depo Ktp.ler arası ödünç verme Yardımcı Bağlı Birimler ve Dokümantasyon Şub.Md. Reproduksiyon (fotokopi, vb.) Hizmetler Depo Güvenlik Temizlik Yardımcı Hizmetler Güvenlik Temizlik ġekil-57. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın 15 Kasım 1988 tarihli 19990 sayılı Resmi Gazete‟de yayımlanarak yürürlüğe giren yönetmeliğinden yararlanılarak hazırlanan organizasyon Ģeması Mart 1996‟da, hedeflenen bu örgütlenme yapısı içinde personelin kadrolara göre dağılımı Ģöyledir (Ģekil-58): 150 Daire BaĢkanı (yok) Sekreter (yok) Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi Merkez Kütüphane Bağlı Birimler ve Dokümantasyon TOPLAM 1 2* 4 2 7 Şube Müdürü - - 2 Şef 1 1 - 2 Kütüphaneci - 1 - 1 Ayniyatçı (BaĢkanlığın bütününe hizmet vermektedir.) 1 Memur 7 - 1 - 7 Daktilo - 2 - 2 Teknisyen 1 1 - 2 Hizmetli 2 6 - 8 TOPLAM: 7 23 2 32 Uzman Kütüphaneci * 1'i Nadir Eserler Şub.Md. diğeri Müze Şub.Md. ġekil-58. Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda personelin kadrolara göre dağılımı (Mart 1996) Yukarıda kadrolara göre dağılımı görülen personelin yaptığı iĢler ise Ģunlardır: 1. Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi: Uzman Kütüphaneci: Yasemen Akçay (lisans): Eski eserlerin kataloğunu hazırlama. ġube Müdürü: Duhter Uçman (lisans): Nadir Eserler ġub.Md. Hatice ÇeĢmeci (lisans): Müze ġub.Md. ġef: Fatma Yılmaz (lise). Teknisyen: Recep TaĢkın (orta): Fotokopi, mikrofilm, fotoğraf çekimi. Hizmetli: Gülbey Bülbül (ilk): Okuma salonu görevlisi ve temizlik. Ekrem Tataroğlu (ilk): Gece bekçiliği. 151 2. Merkez Kütüphane: Uzman Kütüphaneci: Nilüfer Özdemir (lisans): Kataloglama, sınıflama, staj yapan öğrencilerin izlenmesi, kitap istemede çıkan sorunların çözümü. Kemal Öztürk (lisans): Süreli yayınlar, kütüphaneler arası ödünç verme, CD-ROM tarama, açık rafların düzeninin yönetimi. Selçuk SüzmetaĢ (lisans): Kataloglama, sınıflama, depoya yardım, derlemenin açılması ve kontrolü, gerekli kütüphane malzemesinin piyasa araĢtırması, cilt iĢlemleri. Özlem Tarak (lisans): DanıĢma, kütüphaneler arası ödünç verme, CDROM tarama, araĢtırma katındaki yayınların (ansiklopedi, sözlük, bibliyografya, abstract vb.) düzenlenmesi, süreli yayın iĢlemleri, süreli yayınlar için okur kataloğunun güncelleĢtirilmesi ve güncel tutulması, Ġ.Ü. süreli yayın toplu kataloğuna katılma. ġef: Tülay Güngör (yük.okul): Süreli yayınlar, derleme paketlerinin açılması, iĢlenmesi, izleme kartı olmayanlara kart çıkarılması. Ayniyatçı: Kadriye Varol (lise): Faturaların ödeme iĢlemleri. Kütüphaneci: Janset Duman (lisans): Kataloglama ve sınıflama. Memur: Gülderen Ülker (yük.okul): Yararlandırma (banko), tezlerin iĢlemleri, fotokopisi çekilen eserlerin fiĢlerden izlenmesi. Efnan Gevrek (yük.okul): YÖK‟ün bilimsel yayın kataloğu için veri girme (öğreniyor). Önder Aksoy (lise): Yararlandırma, fotokopi, depo. Özer Argan (lisans): Kataloglama ve sınıflama. Macit Uzaldı (lise): Fotokopi. Hakan Tarlasız (lise): Süreli yayınlar deposu. AkĢam fotokopi. Mehmet Yılmaz (orta): Kitap deposu. Daktilo: ġenay Erendor (lisans): Daktilo ve sekreterlik. 152 Gülseren Özsandık (ilk): FiĢ çoğaltma. Teknisyen: Nevzat ġeker (okur-yazar): Kalorifer, kapı görevi. Hizmetli: Arif Karasoy (orta): Kitap deposu. Kemal Altınkök (ilk): Temizlik ve çay ocağı. Azem Kanatlar (ilk): Temizlik. Hasan Köroğlu (ilk): Temizlik. ġehnaz Veral (orta): Depo ve temizlik. ġerafettin Yılmaz (ilk): Temizlik, kurye 3. Bağlı Birimler ve Dokümantasyon: Uzman Kütüphaneci: Güler Demir (yüksek lisans): Yayın satın alımı, izlenmesi, dağıtımı, internet hizmetleri ve kullanıcı eğitimi, bağlı birimlerden gelen yararlanma isteklerinin karĢılanması. Ayla TüfekçibaĢı (lisans): Dokümantasyon hizmeti, diğer kütüphanelere bağıĢların seçimi ve gönderilmesi. Sonuç olarak, Mart 1996‟da kadrolara, personel sayısına ve personelin yaptıkları iĢlere bakıldığında, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen örgütlenmenin tam olarak gerçekleĢtirilemediği; ayrıca her personelin bir çok farklı iĢte çalıĢması nedeniyle, bu tarih itibarıyla çalıĢan personelin de gösterilebileceği var olan organizasyonun doğru bir Ģemasının çizilemeyeceği saptanmıĢtır. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı yönetmeliğinde hedeflenen örgütlenmenin tam olarak gerçekleĢtirilememesinin ana nedeni, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmamıĢ olmasıdır. Buna karĢın Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda yönetmelikte belirlenen amaçların ve hizmetlerin büyük bir kısmının yerine getirilmekte olduğu görülmektedir. Bu durumun ise, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkan Vekili‟nin ve personelinin Bölüm öğrencileri ve öğretim elemanlarıyla birlikte büyük kiĢisel çabaları ile gerçekleĢebildiği açıkça gözlenebilmektedir. Bu çabaların heyecan ve iftiharla anlatılması eylemler arası birlik yönteminin baĢarıyla uygulanmasına bağlanabilir, sanıyorum. 153 1.5 Derme 1995 yılı itibarıyla Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın dermesi Ģu durumdadır:416 ve Yazma (Türkçe) 9.943 Yazma (Arapça) 6.967 Yazma (Farsça) 1.615 Yazma (Diğer) 81 TOPLAM Eski harfli Türkçe kitap 18.606 25.375 Eski harfli Türkçe gazete 212 Yeni harfli yerli ve yabancı basma kitap TOPLAM 25.587 TOPLAM 400.000 Yeni harfli yerli ve yabancı izlenmeyen dergi 13.421 Yeni harfli yerli ve yabancı izlenen dergi 2.579 TOPLAM 16.000 Eski ve yeni tez (lisans, yüksek lisans, doktora) TOPLAM 30.000 Hat ve levha 586 Harita (pafta/rulo) 1.350 Müzik notası 212 Fotoğraf albümü 80 Mikrofilm(makara ve kare): 30.370 GENEL TOPLAM 32.598 TOPLAM417 522.791 Bu sayılardan anlaĢıldığı gibi kütüphanede dil ve kültür ayrımı yapmadan 500.000‟in üstünde bibliyografik birim, 1.000.000‟un üzerinde 416 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2. 417 Henüz sayıları kesin olarak bilinemeyen teknik işlemleri yapılmamış eski bağışlar ve fazla nüshalar (tahminen 50.000) bu sayı içinde yer almamıştır. 154 de cilt vardır. Yine dermenin ayrıĢtırılmıĢ durumunu yansıtan yukarıdaki sayılardan, bu kütüphanede Türkiye Cumhuriyeti Devleti‟ni kuran insanların uzak ve yakın geçmiĢiyle birlikte, Türkiye Cumhuriyeti‟nin bilimsel tarihini yansıtan her tür belgenin bulunabileceği, bu yüzden de hedef kitle belirlemesinin çok zor olacağı görülebilir.418 1.6 Donanım: 1994 yılında eski binada 1 adet mikrofilm kamerası, 1 adet mikrofilm banyosu, 1 adet mikrofilm okuyucusu ve 1 adet de kart baskı makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılında bunlara 1 adet mikrofilm okuyucu ve basıcı makine eklenmiĢ ve böylece mikrofilm sistemi geliĢtirilmiĢtir. 1994 yılında yeni binada 1 adet faks makinesi bulunmaktaydı. 1995 yılında buna 1 adet modem (14.400 Bps) eklenmiĢ ve BaĢkanlığın ulusal ve uluslararası kayıtlı bilgi alıĢ veriĢinde kullandığı bu tür araç sayısı 2‟ye çıkmıĢtır. 1994 yılında eski binada 1 adet, yeni binada ise arızalı 1 adet fotokopi makinesi bulunmaktaydı. 1996 yılı itibarıyla eski binadaki fotokopi makinesi sayısı değiĢmemiĢ; ancak, yeni binada arızası giderilen fotokopi makinesine 2 adet yeni fotokopi makinesi daha eklenmiĢ ve fotokopi makinesi sayısı 3‟e çıkmıĢtır (Ģekil-59). 1994 1996 Yeni binada 1 3 Yeni binada Eski binada 1 1 Eski binada Toplam 2 4 Toplam 4 4 3 3 2 2 1 1 1 1994 1996 1 0 ġekil-59. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan fotokopi makinelerinin nicelik durumu 1994 yılında yeni binada 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM, 80mb HD kapasiteli) ve 1 adet yazıcı (136 kolon dot matrix) 418 Alpay, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi..., s.1-2. 155 bulunmaktayken, eski binada bilgisayar sistemi yoktu. 1996 yılı itibarıyla yeni binada 9 adet bilgisayar (5‟i 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD bunlardan ikisine bir dahili, bir harici CD sürücü bağlı; 2‟si 486 SX 338mb RAM, 540mb HD bunlardan biri CD sürücülü; 1‟i 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb HD; 1‟i 8086 XT- 640K RAM, 10mb HD) 6 adet yazıcı (1‟i Laser; 2‟si Inkjet; 2‟si 80 kolon dot matrix; 1‟i 136 kolon dot matrix), eski binada ise 1 adet bilgisayar (286- 1mb RAM, 40mb HD kapasiteli) 1 adet yazıcı (80 kolon dot matrix) bulunmaktadır (Ģekil-60). Bilgisayar (1994) Yazıcı (1994) Bilgisayar (1996) 1 Yeni binada 9 Yazıcı (1996) 1 6 1 Eski binada 1 Toplam 1 10 1 Yeni binada Eski binada Toplam 7 10 10 7 9 8 6 6 4 2 1 1 1 1 1 1 0 Bilgisayar (1994) Bilgisayar (1996) Yazıcı (1994) Yazıcı (1996) ġekil-60. 1994 ve 1996 yıllarında BaĢkanlık‟da bulunan bilgisayar ve yazıcıların nicelik durumu 1996 yılında yukarıda sözü edilen bilgisayarların ve yazıcıların kullanıldıkları iĢler Ģekil-61 ve Ģekil 62‟deki gibidir: 486 DX2 66 (8mb RAM, 540mb HD) 486 SX 33 (8mb RAM, 540mb HD) Sekreterya (1 adet) Süreli yayınlar, CDROM tarama (1 adet) Satın alma, internet, BaĢkanlık yazıĢmaları (1 adet) Makaleler /dokümantasyon(1 adet) 486 SX 33 (4mb RAM, 80mb HD) Satın alma (1 adet) 286 (1mb RAM, 40mb. HD) Nadir Eserler ve Müze Kütüphanesi yazıĢmaları, reproduksiyon istek takibi ve bib.bilgi girişi (1 adet) 8086 XT (640K RAM, 10mb HD) YÖK Bilimsel Yayınlar Kataloğu için bibliyografik bilgi girişi (1 adet) Derleme (1 adet) Ayniyat, tez işlemleri (1 adet) Makaleler /dokümantasyon(1 adet) ġekil-61. 1996 yılında BaĢkanlık‟da bilgisayarların kullanıldığı iĢler 156 Laser Inkjet Satın alma, internet, Başkanlık yazıĢmaları, ayniyat (1 adet) 80 kolon dot matrix Süreli yayınlar, CD-ROM tarama (1 adet) Makaleler /dokümantasyon (1 adet) Sekreterya (1 adet) Derleme (1 adet) Nadir Eserler ve Müze Şub.Md. yazıĢmaları ve bib.bilgi çıkıĢı (1 adet) 136 kolon dot matrix Satın alma (1 adet) ġekil-62. 1996 yılında BaĢkanlık‟da yazıcıların kullanıldığı iĢler Ayrıca, 1995 yılında, yeni binada elektronik kapı sistemi kurulmuĢ ve kayıpların önü kesilmiĢtir. Bu bilgiler ıĢığında, sözü edilen tüm donanımın nicelik ve niteliği açısından 1994 yılı ile 1996 yılı karĢılaĢtırıldığında aĢağıdaki saptama yapılabilir: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın 1996 yılı itibarıyla teknolojik donanımını hem sayı hem de nitelik olarak arttırdığı ve gelinen bu aĢamada Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın artan iĢ hacminin altından kalkmada ve daha verimli olmada, kaynak paylaĢımı ve iĢbirliği yapmada, yeni hizmetlerin baĢarılmasında teknolojiyi de daha çok kullanma düĢünce ve isteğini uygulamaya geçirmeye baĢladığı açıkça gözlenebilmektedir. 1.7 Bütçe Kütüphanelerde bütçe dendiğinde, çoğunlukla akla önce, alınması gerekli yayınlara ayrılan para gelmektedir. Burada da bu geleneği bozmadan ve uygulanacak sistem analiz çalıĢmasıyla da doğrudan iliĢkili olarak, bütçe baĢlığı altında Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ile bağlı birimlere sağlanan yayınlar için harcanan para ile ilgili bilgiler verilecektir. Nisan 1994‟de Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın BaĢkanlığa ve bağlı birimlere hangi yayınları satın aldığı, bunlara ne kadar para verdiği, satıcı firmalara ne kadar borcu olduğu bilinmemekteydi. Oysa, yeni satın almaların organik ve kronolojik bütünlüğünün sağlanması, mâli durumun gözlenmesi ve denetim altında tutulabilmesi için, sözü edilen satın alma kayıtlarının güncel ve düzenli 157 olması gerekmekteydi. Bu amaçla Prof.Dr. Meral Alpay, Nisan 1994‟de geriye dönük satın alma kayıtları üzerine çalıĢmalar baĢlatmıĢ419 ve 1995‟de 1994 yılı içinde hangi yayınların satın alındığı, bu yayınlar için ne kadar ödeme yapıldığı ve hangi satıcı firmalara ne kadar borç bulunduğu saptanabilmiĢti. Bu bilgilere göre, 1994 yılında BaĢkanlığa ve 26 bağlı birime 356‟sı kitap, 723‟ü süreli yayın aboneliği olmak üzere toplam 1.079 yayın satın alınmıĢtır.420 1994 yılında alınan bu yayınlar için ve daha önceki senelerde alınmıĢ yayınların kalan borçları için toplam 19.719.358.004 TL. ödenmiĢtir.421 1995 yılında BaĢkanlık, bütçe harcama politikasını değiĢtirmeden, mevcut düzeni koruma ve 1996‟ya borçsuz girme politikası doğrultusunda, kitap alımını durdurmuĢ ve yalnızca süreli yayın alımı yapmıĢtır. 1995 yılında BaĢkanlığa ve 27 bağlı birime 672 süreli yayın aboneliği yapılmıĢtır.422 1995 yılında alınan bu yayınlar (süreli yayınlar) için toplam 21.194.924.000 TL. ödenmiĢtir.423 Çok acil ve gerekli durumlarda öğrenimlerinde öğrencilere yararlı olacak kitaplar, Rektörün onayıyla öğrenci fonundan sağlanmakta (1996), iĢlemleri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nca yapılmaktadır. Çok az dergi alınan bağlı birimlere, az da olsa fazla gerekli olan yabancı kitap alımı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı bütçesinden yapılmaktadır: 1995‟de bunun sayısı 28 adettir. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemiyle ilgili yukarıda verilen bilgilere dayanarak, bugün için Ģunlar söylenebilir: Bugün (1996), BaĢkanlık personeli ile Bölüm öğretim elemanları ve Bölüm öğrencilerini içine alan interaktif (eylemler arası birlik) 419 Meral Alpay, İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nın Sorunları (Haziran, 1994). (İ.Ü. Rektörüne sunulan rapor) s.1. 420 Ayr.bkz.: 1994 yılında Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların dökümü.(metin fotokopidir) İstanbul: T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995. ; 1994 yılında İ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerine satın alınan süreli yayınların listesi. (metin fotokopidir) İstanbul: T.C. İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1995. 421 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir. 422 Ayr.bkz.: 1995 yılında İ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ve bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin fotokopidir) İstanbul: T.C.İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, 1996. 423 Bütçe ile ilgili bu bilgiler İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ayniyat kayıtlarından elde edilmiştir. 158 yöntemle, personelin sürekli eğitimden geçmesi ve yetiĢmesiyle oluĢan meslek bilgisinin varlığından; BaĢkanlığın yönetiminde amaçların daha etkin olarak gerçekleĢtirilmesini ve çalıĢmalarda verimliliği (mâliyet, zaman), kaliteyi önemseyen ve gözeten yönetim bilgi ve becerisinin varlığından; yetersiz olmakla birlikte Türkiye‟deki bir çok üniversite kütüphanesinden daha fazla bütçe desteğinin varlığı ve bütün bunlarla birlikte teknoloji desteği ile ayağa kaldırılmıĢ bir sistemin varlığından söz edilebilir. Yukarıda varlığından ve sistemi ayağa kaldırdığından söz ettiğimiz etmenlerin bir araya getirilmesini ve bugünkü olumlu ve umut verici duruma gelinmesini sağlayan ise, BaĢkanlığın direkt bağlı olduğu Rektörün ve çalıĢma arkadaĢlarının yönetim anlayıĢı ve destekleridir. Üst yönetimin söz konusu destek ve katkısının yokluğu ve BaĢkanlıkta yönetim bilgi ve becerisinin yokluğu, kuĢkusuz bu sistemin çöküntüye uğramasına neden olacaktır. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin özellikleri hakkında yukarıda verilen bilgilerden sonra, „bağlı birimlere yayın sağlama‟ alt sisteminde uygulanacak sistem analiz çalıĢmasına geçebiliriz. 2 ‘Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi’nde Sistem Analizi ÇalıĢması „Bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde uygulanacak sistem analiz çalıĢması, 3. bölümde iĢlenen „kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizinin uygulama aĢamaları‟ gözetilerek yapılacaktır. 2.1 Sorun Durumu Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde sistem analiz çalıĢmasının baĢlangıç noktası -diğer bir söyleyiĢle sorun durumu- sözü edilen alt sistemin gözden geçirilmesi, sorunların saptanması ve sorunlara çözüm önerileri getirilmesi olarak belirlenmiĢtir. Bu aĢama içinde yukarıda sözü edilen sistem analiz çalıĢmasının baĢlangıç noktasından, yani sorun durumundan hareketle, sistem analiz çalıĢması için aĢağıdaki plan geliĢtirilmiĢtir. 2.1.1 ÇalıĢma Planı Sistem analiz çalıĢmasının amacı: 159 Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nin gözden geçirilmesi, sorunların saptanması ve sorunlara çözüm önerileri getirilmesidir. Sistem analiz çalıĢmasının kapsamı: Sistem analiz çalıĢması, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sisteminin „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ni içerecektir. ÇalıĢma içinde, bu alt sistemin iliĢki içinde bulunduğu diğer alt sistemler ve üst sistemler de sistem yaklaĢımı kavramına dayanan sistem analiz çalıĢmasının doğası gereği göz ardı edilmeyeceklerdir. Ancak çalıĢma, sözü edilen alt sistemde odaklanacaktır. Sistem analiz çalıĢmasının sınırlılığı ve önlemler: BaĢkanlık yönetimi, sistem analiz çalıĢmasının yürütülmesi ile ilgili olarak insan gücü desteği ve mâli olanak sağlayamayacaktır. Ġnsan gücü açığı, yapılacak iĢler için daha fazla zaman ve emek harcanarak ve teknolojiden destek alınarak kapatılacaktır. ÇalıĢmanın mâliyeti ise, çalıĢmayı yapacak kiĢi (Mesut Yalvaç) tarafından karĢılanacaktır. Sistem analiz çalıĢmasını yürütecek personel: ÇalıĢmayı yürütecek kiĢi, Ġ.Ü. Kütüphanecilik Bölümü Öğretim Elemanı Mesut Yalvaç‟tır. Sistem analiz çalıĢmasının aĢamaları: Yukarıda sözü edilen amaca ulaĢabilmek için aĢağıda belirtilen aĢamalar/çalıĢmalar gerçekleĢtirilecektir: 1 Sorun Durumu: 1.1 ÇalıĢma planı 2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama: 2.1 Bilgi kaynakları 2.2 Bilgi toplama teknikleri 3 Sorun Durumunun Analizi: 3.1 Alt sistemin amaçlarının ve sınırlarının saptanması 3.2 Sorun durumuna iliĢkin bilgilerin belgelendirilmesi 3.3 Sorun durumuna iliĢkin Ģemaların vb. hazırlanması 3.4 Sorun durumunun analizi 3.5 Sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanması 3.6 Sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması 160 3.7 Rapor hazırlama 4 Çözümün Tasarımı: 4.1 Çözümün hedef ve amaçlarının saptanması 4.2 Çözümün sınırlılığının belirlenmesi 4.3 Çözüm ile ilgili model geliĢtirme 4.4 Çözümün gereksinimlerinin belirlenmesi 4.5 Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve geliĢtirme 4.6 Mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini yapma 4.7 Çözüm önerilerinin uygulanmasına iliĢkin plan hazırlama 4.8 Rapor hazırlama 5 Çözümün GerçekleĢtirilme Hazırlığı ve Uygulanması: 5.1 Çözümün sağlanması uygulanabilmesi için gerekli öğelerin 5.2 Personel eğitimi 5.3 Çözümün test ve eleĢtirisi 5.4 Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum 6 Yeni Durumun Değerlendirilmesi: Sistem analiz çalıĢmasında „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ ve „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamalarının gerçekleĢtirilebilmesi, BaĢkanlığın kararı ve onayı ile mümkün olabilecektir. Bu aĢamaların (5-6.aĢamaların) uygulanması gerçekleĢtirilemezse, belli bir süre sonra 1-4. aĢamaları içine alan ikinci bir sistem analizi çalıĢması uygulanacak ve böylece alt sistem ile ilgili karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanacaktır. Sistem analiz çalıĢmalarının zamanlaması: BaĢkanlık yönetimi, önceden sistem analizi çalıĢması ile ilgili olarak yukarıda sözü edilen tüm aĢamaları içine alan ayrı ayrı baĢlama ve/veya tamamlanma sürelerini ya da tüm sistem analiz çalıĢmasının son tamamlanma süresini belirlememiĢtir. Bu durumda, sistem analiz çalıĢmasının planını hazırlayan çalıĢma yürütücüsü, tüm aĢamalar için ayrı ayrı baĢlama ve tamamlanma sürelerini ve tüm çalıĢmanın bitiĢ tarihini, her iki sistem analizi çalıĢması için kendisi belirlemiĢtir. Her iki sistem analiz çalıĢması için ayrı ayrı hazırlanan zaman Ģemaları/tabloları (Gantt Ģeması/çubuk Ģema) aĢağıda verilmektedir (Ģekil-63, Ģekil-64): 161 ÇalıĢma Adı: Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (1) Ġġ TANIMI EYLÜL 1994 EKĠM 1994 Başlama Tarihi: 01.09.1994 Bitiş Tarihi: 31.12.1994 KASIM 1994 ARALIK AÇIKLAMA 1994 Sorun Durumu Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama Sorun Durumunun Analizi Çözümün Tasarımı BaĢkanlığın kararı ve onayı ile mümkün olabilecektir. Çözümün Gerçekleştirilme Hazırlığı ve Uygulanması Yeni Durumun Değerlendirilmesi ġekil-63. 1.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan tahmini zaman Ģeması/tablosu ÇalıĢma Adı:Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nın Bağlı Birimlere Yayın Sağlama Alt Sistemi'nde Sistem Analizi ÇalıĢması (2) Ġġ TANIMI OCAK 1996 ŞUBAT 1996 Başlama Tarihi: 01.01.1996 Bitiş Tarihi: 10.04.1996 MART 1996 NĠSAN 1996 AÇIKLAMA Sorun Durumu Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama Sorun Durumunun Analizi Çözümün Tasarımı BaĢkanlığın kararı ve onayı ile mümkün olabilecektir. Çözümün Gerçekleştirilme Hazırlığı ve Uygulanması Yeni Durumun Değerlendirilmesi ġekil-64. 2.Sistem analizi çalıĢması için hazırlanan zaman Ģeması/tablosu 162 Sistem analiz çalıĢmasının tahmini mâliyetleri: Sistem analiz çalıĢması süresince katlanılacak tahmini mâliyetler aĢağıdaki gibi sıralanabilir: MacProject adlı bilgisayar programı: $ 120 MacFlow adlı bilgisayar programı: $ 399 2 adet yazıcı kartuĢu: $ 80 7 adet 3.5 inc. disket: $ 8 2 paket A4 Kağıt: ~$ 16 Fotokopi: ~$ 10 Toplam: ~$ 633 Sistem analiz çalıĢmasına iliĢkin raporlama düzeni: Sistem analiz çalıĢması süresince, yapılan çalıĢma ile ilgili olarak her aĢama sonunda bir rapor hazırlanacak ve bu rapor BaĢkanlık yönetimine sunulacaktır. Ayrıca, çalıĢma sırasında karĢılaĢılan sorunlar ve acil durumlar için BaĢkanlık yönetimi ile iliĢkiye geçilecektir. Hazırlanan bu çalıĢma planının onaydan geçmesi ile sistem analiz çalıĢmasının 2.aĢaması olan „sorun durumu hakkında bilgi toplama‟ aĢamasına geçilmiĢtir. 2.aĢamadan baĢlayarak iki ayrı dönemde yapılan sistem analiz çalıĢmaları (1.sistem analizi çalıĢması: 1 Eylül-31 Aralık 1994; 2.sistem analizi çalıĢması: 1 Ocak-10 Nisan 1996) birlikte verilecek ve böylece Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire BaĢkan Vekili olarak yeni atandığı dönem olan 1.sistem analizi çalıĢması dönemi ile göreve atandıktan 16 ay sonraki dönem olan 2.sistem analizi dönemi arasında karĢılaĢtırmalar yapma olanağı da sağlanacaktır. 2.2 Sorun Durumu Hakkında Bilgi Toplama Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu aĢamasında, Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemiyle ilgili genel ve „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemiyle (sorun durumuyla) ilgili olarak da ayrıntılı bilgi toplama çabası içine girilmiĢ; bu amaçla çeĢitli bilgi kaynaklarından yararlanılmıĢ ve çeĢitli bilgi toplama teknikleri kullanılmıĢtır. Bunlar aĢağıdaki baĢlıklar altında sıralanabilir: 163 2.2.1 Bilgi Kaynakları Sistem analiz çalıĢmasına konu olan sistem ve alt sistem ile ilgili yasa (Örneğin, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun hükmündeki kararname vs.), yönetmelik (örneğin, Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği), politika ve süreçleri içeren belgelerden; yazıĢma, personel ve ayniyat kayıtlarından; kullanılan formlardan ve formatlardan (örneğin, kitap ve süreli yayın sipariĢ formları, ayniyat tesellüm makbuzu, teslim senedi, fatura, paket listesi, irsaliye, kullanılan bilgisayar programının formatı vs.); istatistiklerden; konuyla ilgili olarak önceden yapılmıĢ çalıĢmaların belgelerinden ve hazırlanan raporlardan (örneğin Prof.Dr.Meral Alpay‟ın konu alanımız olan sistem ve alt sistem ile ilgili Rektör için hazırladığı raporlar vs.); yayınlardan; konuyla ilgili olan BaĢkanlık yöneticisinden ve çalıĢanlarından (personel, Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri), bağlı birim çalıĢanlarından bilgi toplanmıĢtır. 2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri Yukarıda sözü edilen bilgi kaynaklarından bilgi elde etmede; aĢağıda sıralanan bilgi toplama tekniklerinden yararlanılmıĢtır: a. Konuyla ilgili belgeler ve yayınlar yolu ile bilgi toplama. b. Gözlem yolu ile bilgi toplama. c. Teke tek görüĢmeler yolu ile bilgi toplama. ç. Toplantılar yolu ile bilgi toplama. Bu teknikler kullanılarak, sözü edilen bilgi kaynaklarından (2.2.1) sorun durumu ile ilgili olarak toplanan bilgilerin, „tam‟, „doğru‟ ve „güvenilir‟ olmasına büyük çaba gösterilmiĢtir. Bu aĢama sonunda, sistem analiz çalıĢmasının 3.aĢaması olan „sorun durumunun analizi‟ aĢamasına geçilmiĢtir. 2.3 Sorun Durumunun Analizi Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamada elde edilen bilgilere dayanarak, sorun durumunu en ince ayrıntısına kadar anlamak ve açıklayarak tanımlamak; böylece sorun durumunun gerçek teĢhisini yapmak üzere çaba gösterilmiĢtir. Bu amaçla aĢağıda sıralanan çalıĢmalar gerçekleĢtirilmiĢtir: 164 2.3.1 Alt Sistemin Amaçlarının ve Sınırlarının Saptanması Alt sistemin bağlı olduğu üst sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın) amacı ve sınırları, „Ġstanbul Üniversitesi sınırları içindeki tüm bağlı birimler ile birlikte Üniversitede yapılan öğretim, araĢtırma ve eğitim çalıĢmaları sırasında ortaya çıkan bilgi ihtiyacını en kısa zamanda, en uygun biçimde karĢılamak‟ olarak saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için, bağlı birimlerin Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı merkez olmak üzere bir ağ içinde iĢletilmesi, Üniversiteye bağlı Fakülte, Yüksek Okul, Enstitü, AraĢtırma ve Uygulama Merkezi kütüphanelerinin herbirinin bu ağın hizmetlerinden yararlanması ve hizmetlerine katkıda bulunması öngörülmüĢtür.424 Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin amacı ve sınırları, „BaĢkanlık ile bağlı birimlerin yayın sağlama iĢlerini düzenlemek ve iĢlemlerini yapmak‟ olarak saptanmıĢtır. Saptanan bu amaca ulaĢmak için sağlama iĢ ve iĢlemlerinin, Üniversitenin geliĢme politikası doğrultusunda BaĢkanlık ile bağlı birimler arasında dengeli bir Ģekilde yapılması öngörülmüĢtür.425 2.3.2 Sorun Durumuna ĠliĢkin Bilgilerin Belgelendirilmesi Bu adımda, sorun durumu hakkında daha önce değiĢik bilgi kaynaklarından, çeĢitli bilgi toplama teknikleri kullanılarak toplanan bilgiler, yapılan iki analiz çalıĢmasının amaçlarına uygun olarak ayıklanmıĢ, sınıflandırılmıĢ, iliĢkilendirilmiĢ ve belgelendirilmeye çalıĢılmıĢtır. 2.3.3 Sorun Durumuna ĠliĢkin ġemaların vb.nin Hazırlanması Sorun durumuna iliĢkin bir önceki adımda belgelendirilen bilgi birikimine dayanarak, „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin (sorun durumunun) süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları üzerinde gösterilmesi sağlanmıĢ; böylece „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin her iki dönemdeki ayrıntılı durumu verilmeye çalıĢılmıĢtır. Sorun durumuna iliĢkin hazırlanan bu süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları hakkında aĢağıdaki tanıtıcı ve açıklayıcı bilgileri vermek kanımca yararlı olacaktır (Ģekil-65): 424 “İstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”..., s.26. 425 A.e., s.26-27. 165 ĠĢin niteliğini/türünü gösteren alanlar ve semboller ĠĢ ile ilgili ölçüleri ĠĢ ile ilgili yapılabilecek değiĢiklikleri gösteren gösteren alanlar alanlar Ġġ ANALĠZ FORMU Konu: Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştir Yer me DeğiĢtirme Kişi DeğiuĢtirme Düzeltme DeğiĢiklikler Kişi Sayısı ve Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Sıra No Görevli: Notlar /Düşünceler 1 2 3 4 5 6 Form No ġekil-65. Sorun durumu için kullanılan süreç/iĢlem akıĢ Ģeması yapısı 1. ve 2.sistem analizi çalıĢmalarında, sorun durumuna iliĢkin hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemaları ekte verilmiĢtir. 2.3.4 Sorun Durumunun Analizi Bu adımda, yukarıda sözü edilen ve ekte verilen süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarının da yardımıyla 1. ve 2.sistem analizi çalıĢmaları sırasında „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki faaliyetlerin neler olduğu; nasıl, neden ve nerede yapıldığı; faaliyetlerin sırası; kim/kimler tarafından yapıldığı, söz konusu alt sisteme yöneltilen sorular ile açıkça anlaĢılmıĢ ve aĢağıdaki saptamalar yapılmıĢtır: 1.Sistem analizi çalıĢması (1994): Süreli yayın satın alma iĢlerinin 125 adımdan oluĢtuğu; bunların 33‟ünün giriĢ, 14‟ünün iĢlem, 22‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 15‟inin inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 7‟sinin saklama, 7‟sinin doküman 166 üretme, 1‟inin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1 yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisinin destek olduğu, böylece bu iĢlerde toplam 8 kiĢinin çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sisteminin (1 adet 286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 125 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan 11 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 5 adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 35 adım olduğu saptanmıĢtır. Kitap satın alma iĢlerinin 141 adımdan oluĢtuğu; bunların 56‟sının giriĢ, 13‟ünün iĢlem, 25‟inin karar, 20‟sinin iletme, 15‟inin inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 5‟inin saklama, 3‟ünün doküman üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetlinin çalıĢtığı; bunlara 1 yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanının ve 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisinin destek olduğu; böylece bu iĢlerde toplam 9 kiĢinin çalıĢtığı; bazı iĢlerde/adımlarda süreli yayın satın alma iĢlerinde kullanılan aynı yetersiz bilgisayar sisteminin (1 adet 286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayarın ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcının) kısmen kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca, 141 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan 12 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 3 adım, tekrar edilen (hem manual, hem de bilgisayarla yapılan) 8 adım olduğu saptanmıĢtır. Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 43 adımdan oluĢtuğu, bunların 6‟sının giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 11‟inin iletme, 1‟inin inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 6‟sının doküman üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 7 kiĢinin çalıĢtığı saptanmıĢtır. Ayrıca 43 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan, hatalı ve sırası yanlıĢ olan ve tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) adım olmadığı, ödeme ve ayniyat iĢlerinde bilgisayar kullanılmadığı, hesap makinesi kullanıldığı saptanmıĢtır. Yukarıda 3 kısıma (süreli yayın satın alma iĢleri, kitap satın alma iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri) ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri birleĢtirecek olursak, Ģu durum ortaya çıkar: 167 309 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin 95‟i giriĢ, 37‟si iĢlem, 50‟si karar, 53‟ü iletme, 31‟i inceleme/araĢtırma, 10‟u bekleme, 16‟sı saklama, 16‟sı doküman üretme, 1‟i çıkıĢ iĢlemidir. Bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 2 lise mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 ortaokul mezunu hizmetli, 1 yüksek lisans mezunu Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanı ve 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi, toplam 9 kiĢi çalıĢmaktadır. Bazı iĢlerde/adımlarda yetersiz bir bilgisayar sistemi (1 adet 286-1mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı) kullanılmaktadır. Ayrıca 309 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan 23 adım, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 8 adım, tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 43 adım bulunmaktadır. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): Süreli yayın satın alma iĢlerinin 114 adımdan oluĢtuğu; bunların 27‟sinin giriĢ, 15‟inin iĢlem, 17‟sinin karar, 22‟sinin iletme, 9‟unun inceleme/araĢtırma, 4‟ünün bekleme, 10‟unun saklama, 8‟inin doküman üretme, 2‟sinin çıkıĢ iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 paralı öğrenci, 1 ortaokul mezunu hizmetli olmak üzere toplam 6 kiĢinin çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin sayılabilecek bilgisayar sisteminin (1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı) yoğun kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 114 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan adımın bulunmadığı, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım, tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan) 7 adım olduğu saptanmıĢtır. Kitap satın alma, bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için durdurulmuĢ olduğundan, bu konuda bilgi elde edilememiĢtir. Ödeme ve ayniyat iĢlerinin 46 adımdan oluĢtuğu; bunların 9‟unun giriĢ, 10‟unun iĢlem, 3‟ünün karar, 12‟sinin iletme, 1‟inin inceleme/araĢtırma, 2‟sinin bekleme, 4‟ünün saklama, 5‟inin doküman üretme iĢi olduğu; bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli toplam 6 kiĢinin çalıĢtığı; çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin bilgisayar sisteminin (1 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD kapasiteli bilgisayar ve 1 adet Laser yazıcı) yoğun kullanıldığı saptanmıĢtır. Ayrıca 46 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan adımın bulunmadığı, tekrar edilen (değiĢik kiĢilerce farklı bilgisayarlarda yapılan) 3 adım olduğu saptanmıĢtır. 168 Yukarıda 1996 yılı için durdurulmuĢ olan kitap satın alma iĢleri dıĢında iki kısma (süreli yayın satın alma iĢleri, ödeme ve ayniyat iĢleri) ayrılarak verilen „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢleri ile ilgili bilgileri birleĢtirecek olursak, aĢağıdaki durum ortaya çıkar: 160 adımdan oluĢan „bağlı birimlere yayın sağlama‟ iĢlerinin 36‟sı giriĢ, 25‟i iĢlem, 20‟si karar, 34‟ü iletme, 10‟u inceleme/araĢtırma, 6‟sı bekleme, 14‟ü saklama, 13‟ü doküman üretme, 2‟si çıkıĢ iĢlemidir. Bu iĢlerde 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu kütüphaneci, 1 lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu sekreter, 1 lise mezunu ayniyatçı, 1 lise mezunu memur, 1 ortaokul mezunu hizmetli, 1 paralı öğrenci, toplam 8 kiĢi çalıĢmaktadır. Çoğu iĢlerde/adımlarda geliĢkin bilgisayar sistemleri (1 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 540mb HD kapasiteli bilgisayar; 1 adet 486 SX 33- 4mb RAM, 80mb HD kapasiteli bilgisayar; 1 adet Laser yazıcı, 1 adet 136 kolon dot matrix yazıcı), yoğun kullanılmaktadır. Ayrıca 160 adım içinde düzenli ve sağlıklı olmayan adım bulunmamakta, hatalı ve/veya sırası yanlıĢ olan 2 adım, tekrar edilen (hem manual hem de bilgisayarla yapılan ve değiĢik kiĢilerce farklı bilgisayarlarda yapılan) 10 adım bulunmaktadır. 2.3.5 Sorun Durumuna ĠliĢkin Verimliliğin Saptanması Bu adımda, sorun durumu ile ilgili Ģimdiye kadar elde edilen bilgiler ve saptamalar yardımıyla sorun durumuna iliĢkin verimliliğin saptanmasına çalıĢılmıĢtır. Ancak yapılan bu verimlilik saptama çalıĢmasının sonuçlarının yeterince ayrıntılı ve somut olamadığı peĢinen söylenmelidir. Çünkü, verimliliğin saptanması için öncelikle sorun durumu ile iliĢkili standart ölçütlerin, değerlerin, niteliklerin belirlenmesine, yani standardizasyona gerek vardır. Sorun durumu ile ilgili bu ölçütlerin bulunmaması, bunları elde etmenin de uygulama örneğinin sınırlarını aĢması, uzun bir zamanı ve bir ekip çalıĢmasını gerektirmesi nedeniyle, sorun durumuna iliĢkin verimliliğin oldukça genel yargılarla değerlendirilmesi söz konusu olmuĢtur. Yine de, bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde bizzat çalıĢarak çok dikkatli gözlem ve denemelerle elde edilen bilgilere ve saptamalara dayalı olarak, verimliliğin belirlenmeye çalıĢıldığı söylenmelidir. Bu belirlemeler Ģunlardır: 1.Sistem analizi çalıĢması (1994): Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği gibi, 1 profesör, 2 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci, 3 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans öğrencisi toplam 9 kiĢinin çalıĢtığı, yetersiz bir bilgisayar sisteminin bulunduğu, toplam 309 169 adımdan oluĢan iĢlerin 23‟ünün -%7.4- düzenli ve sağlıklı olmadığı, 8‟inin -%2.5- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 43‟ünün -%13tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde, zaman, mâliyet ve kalite verimliliğinin çok iyi olduğu söylenemez. 3‟ü ucuz (yani yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 yüksek lisans ve 1 lisans mezunu) ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi nedeniyle mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha düĢük olması engellenebilmektedir. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): Hazırlanan süreç/iĢlem akıĢ Ģemalarından ve bir önceki adım olan sorun durumunun analizi adımındaki saptamalardan da anlaĢılabileceği gibi 1 profesör, 1 yüksek lisans mezunu ve 1 lisans mezunu kütüphaneci, 1 yüksek okul mezunu, 2 lise mezunu, 1 ortaokul mezunu, 1 lisans öğrencisi toplam 8 kiĢinin çalıĢtığı, geliĢkin bilgisayar sistemlerinin kullanıldığı, kitap satın alma iĢleri dıĢında toplam 160 adımdan oluĢan iĢlerin 2‟sinin -%1.2- hatalı ve/veya sırasının yanlıĢ olduğu, 10‟unun %6.2- tekrar edildiği bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde, zaman, mâliyet ve kalite verimliliğinin 1.sistem analizi çalıĢmasında saptanan verimliliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir. 2‟si ucuz (yaptıkları iĢ karĢılığı bir para almayan) ancak kaliteli iĢ gücü olan Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları (1 profesör, 1 lisans mezunu) ve yine ucuz iĢ gücü olan 1 paralı öğrenci, ayrıca daha dikkatli ve özverili çalıĢan personel ve teknoloji desteğiyle mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin düĢük olması engellenebilmektedir. Burada, kitap satın alma iĢlerinin bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için durdurulması -yine de Rektöòün onayı ve „Öğrenci Fonu‟nun desteğiyle acil ve çok gerekli kitap istekleri karĢılanabilmekte- sonucu, genel toplamda adım sayısının düĢmüĢ, mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin artmıĢ olduğu görünmekle birlikte, bunun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin adı geçen nedenden dolayı bir iĢlevini yerine getirememesi biçiminde bir sorun olarak da algılanabileceğini belirtmek yararlı görülmektedir. 2.3.6 Sorun Durumuna ĠliĢkin Etkinliğin Saptanması Bu adımda, sorun durumu ile ilgili olarak Ģimdiye kadar tüm aĢamalardan ve alt adımlardan elde edilen bilgiler ve saptamalardan yararlanılarak, sorun durumunun (bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin), bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) alt ve ana amaçlarının yerine getirilmesinde ne ölçüde etkili olduğu saptanmaya çalıĢılmıĢtır. Ancak, bu sorun durumuna iliĢkin etkinliği saptama çalıĢmasının sonuçlarının da 170 yeterince somutlaĢtırılamadığı söylenmelidir. Çünkü sorun durumuna iliĢkin etkinliğin saptanması çalıĢması, doğal olarak bir önceki adımdaki verimlilik ile ilgili genel saptamalara da dayanmak durumundadır. Etkinlikle ilgili saptamalar aĢağıdaki gibidir: 1.Sistem analizi çalıĢması (1994): Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede çok etkin olduğu söylenemez. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin, bağlı olduğu ana sistemin alt ve ana amaçlarını (bkz.4.Bölüm: 2.3.1) yerine getirmede 1.sistem analizi çalıĢmasında saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir. Ancak burada, kitap satın alma iĢlerinin bütçe darlığı nedeniyle 1996 yılı için durdurulmuĢ olduğunu tekrarlamak ve bu durumun bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve ana sistemin etkinliğini azaltıcı bir durum olarak da algılanabileceğini belirtmek yararlı görülmektedir. 2.3.7 Rapor Hazırlama Sorun durumunun analizi aĢamasını oluĢturan bütün bu adımlar sonunda, durumun gerçek tanımının yapıldığı ve ayrıntılı olarak açıklandığı rapor hazırlama çalıĢması gerçekleĢtirilmiĢtir. Bu raporlarda, sorun durumu ile ilgili yukarıdaki adımlarda elde edilen bilgiler, saptamalar ve sonuçlar ile bunların nedenleri verilmiĢtir. Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde saptanan bu sorunlar, aĢağıda sıralanmaktadır: 1.Sistem analizi çalıĢması(1994): A. Personel sorunları: Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri tarafından giderilmiĢ gibi görünmektedir). KarĢı tavır alma, engelleme. Bilgi/veri saklama. Yıldırma/bıktırma. Kendini ifade edememe, bilgi/veri verememe, bilgi /veri almama. Geri besleme yapamama. 171 Motivasyon desteğini değerlendirememe. Ġnanç yetersizliği. Kendini geliĢtirmede isteksizlik. Ġlgisizlik. Tatminsizlik. Güven eksikliği. Kıskançlık. Kendini öne çıkartma. Yalnızca baĢarıları sahiplenme, baĢarısızlıkları kabullenmeme. Sorumluluk alamama/almama. Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanamaması. Meslek bilgisi eksikliği. Yol ve yöntem bilgisi eksikliği. Sistemli düĢünememe. Sorunları görememe. Geleceği görememe. Eğitimde sürekliliği sağlayamama. KazanılmıĢ bilgileri test edememe ve güncelleĢtirememe. Yeni bilgi edinememe. Teknolojiye uyum sağlayamama. Teknolojiden çekinme. Teknoloji bilgisi eksikliği. Teknolojik geliĢmeyi izlememe. B. Örgütlenme sorunları: ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı veya sözlü): Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların; teknolojinin rolünün yazılı veya sözlü olarak tanımlanmaması, 172 bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde iĢlerin yaklaĢık %23‟ünün sağlıksız, düzensiz, hatalı ve tekrarlı olarak yapılmasına neden olmaktadır. Yetki ve sorumluluk devri yapılamaması. ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün olmaması. GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz uygulanamaması: Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı engellenememektedir. Hangi durumda hangi kararların alınabileceği ile ilgili tabloların, kılavuzların, yazıların vb. bulunmaması. Satıcı firmalarla iliĢkili kuralların ve birlikte çalıĢma ilkelerinin henüz hayata geçirilememiĢ olması. C. Mekân sorunları: Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması. Aynı veya benzer iĢleri yapan personelin ayrı odalarda çalıĢması. Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yerinin birbirinden ayrı ve uzak olması: Personelin arandığında kolay bulunamaması. Personelin iki oda arasında gidip gelme sırasında güç ve zaman kaybetmesi. Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması. Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç, malzeme... ile ilgili denetiminin azalması. Ç. Donanım ve yazılım sorunları: Donanımın örgütlenememesi. Donanımın güvenliğinin sağlanamaması. Yeterli sayı ve nitelikte donanım bulunmaması. 173 Uygun yazılımın geliĢtirilememiĢ olması. Verilerin güvenilir olmaması. Veri güvenliğinin sağlanamaması. Veri birliğinin sağlanamaması. Yerel bilgisayar ağının kurulamaması. Donanım ve yazılım belirlenememesi. ile ilgili ilkelerin ve standartların D. Mâli sorunlar: Yayın satın alma için ayrılan büôçenin yetersizliği ve bağlı birimlere yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli dağıtılmaması. Geçen dönemlerde bütçe dikkate alınmadan yapılan sipariĢlerin beraberinde getirdiği mâli ve idari sorunlar: Bir yıl içinde birkaç yıllık bütçenin harcanması gibi yanlıĢ ve savurgan bir uygulamanın yapılması sonucu kütüphanenin satıcı firmalara borcunu ödeyemez duruma gelmesi, döviz olarak ödenmesi gereken bu borcun yüksek enflasyon ve Türk parasının değer kaybı nedeniyle daha da artması ve satıcı firmaların paralarını alamadıkları kütüphaneye karĢı güvenlerini yitirmesi sonucu sipariĢ kabul etmemesi ya da sipariĢleri göndermemesi. Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, güvenlik sistemi, fotokopi makinesi vb.), araç-gereç, kırtasiye, vs. alımı için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması. Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb. giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması. Sıralanan tüm bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin düĢüklüğüne neden olduğu; bu durumun ise bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını etkin olarak yerine getirmesini engellediği ve güçleĢtirdiği söylenebilir. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): A. Personel sorunları: Personel sayısının yetersizliği (Bu sorun Ģimdilik Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları ve Kütüphanecilik Bölümü öğrencileri tarafından giderilmiĢ gibi görünmekte). 174 Amaç ve hedeflerin algılanamaması, tanımlanamaması, saptanamaması. Yol ve yöntem bilgisi eksikliği. Sistemli düĢünememe. Geleceğe yönelik sorunları iyi görememe. Teknoloji bilgisi eksikliği. Teknolojik geliĢmeyi yeterince izlememe. B. Örgütlenme sorunları: ĠĢ tanımlarının olmaması ve iĢ akıĢının tanımlanmaması (yazılı): Kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağının; iĢ akıĢında önceliklerin ve sıranın; özel durumların; kullanılacak araç-gereçlerin; kiĢilerin rollerinin; yetki ve sorumlulukların, teknolojinin rolünün sözlü olarak tanımlanmıĢ olmasına karĢın yazılı olarak henüz tanımlanmamıĢ olması, bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde sayısı çok azalmakla birlikte hala daha bazı iĢlerin (iĢlerin yaklaĢık %7.4‟ünün) hatalı ve tekrarlı olarak yapılmasına neden olmaktadır. ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün yeterince sağlanamamıĢ olması. GeliĢtirilen politikaların (Prof.Dr. Meral Alpay tarafından geliĢtirilen yayın seçim, sağlama ve hizmet politikalarının) henüz tam anlamıyla uygulanamaması: Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmaması nedeniyle kurulamaması sonucu, iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim yeterince sağlanamamakta, kaynak (emek, para, zaman) israfı engellenememektedir. Bu sorun Merkez Kütüphane yönetimi ve bazı bağlı birim kütüphanelerindeki kütüphanecilerin kiĢisel çabalarıyla kısmen azaltılmıĢtır. C. Mekân sorunları: Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personelin aynı odada çalıĢması. Personelin çalıĢma odası olarak belirlenen yeri ile iĢi yaptığı yerin birbirinden ayrı ve uzak olması: Personelin arandığında kolay bulunamaması. 175 Personelin iki ayrı oda arasında gidip gelme sırasında güç ve zaman kaybetmesi. Odalar arasında araç ve malzeme trafiğinin artması. Personelin çalıĢtığı mekânlar ve bu mekânlardaki iĢ, araç, malzeme... ile ilgili denetiminin azalması. Ç. Donanım ve yazılım sorunları: Uygun yazılımın geliĢtirilmesinin bitmemiĢ olması. Veri güvenliğinin sağlanamaması. Yerel bilgisayar ağının henüz kurulamaması. D. Mâli sorunlar: Yayın satın alma için ayrılan bütçenin yetersizliği. Gerekli teknoloji (bilgisayar sistemi, mikrofilm sistemi, kesintisiz güç kaynağı vb.), araç-gereç, malzeme vs. alımı için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması. Bu sorun Ģimdilik çeĢitli fonlardan karĢılanan paralar ile çözülmüĢ gibi görünmektedir. Eldeki teknoloji, araç-gereç vs. için bakım onarım, sigorta vb. giderler için bütçe ayrılmaması veya çok az ayrılması. Sıralanan bu sorunların, sonuçta bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha yüksek olmasını engellediği, bu durumun ise bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin amaçlarını daha etkin olarak yerine getirmesini güçleĢtirdiği söylenebilir. Burada, her iki dönemdeki sorunların kısa bir karĢılaĢtırmasını yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-66): 176 1994 ve 1996 Yıllarında Saptanan Sorunların Durumu 60 1994 51 1996 50 40 29 30 18 20 7 10 9 6 3 3 3 2 4 3 Toplam Mali Donanım ve Yazılım Mekân Örgütlenme Personel 0 ġekil-66. 1994 ve 1996 yıllarında saptanan sorunların durumu Personel: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 29 personel sorununun, 1996‟da 7‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Personel sorunlarının azalmıĢ olduğunu gösteren bu durum, personelin verimliliğinin ve kalitesinin artması olarak değerlendirilmelidir. Örgütlenme: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 8 ana örgütlenme sorununun yalnızca 3‟ünün ve kısmen devam ettiği belirlenmiĢtir. Bu sorunların ise, doğrudan BaĢkanlık yönetiminden kaynaklanmadığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın örgütlenmesinde gerekli alt yapının (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanmamıĢ olmasından ileri geldiği de söylenmelidir. Sözü edilen alt yapı eksikliklerine karĢın örgütlenme sorunlarının azalmıĢ olması, alt sistem amaçlarının kaynaklardan ve araçlardan en etkin bir biçimde yararlanarak gerçekleĢtirilmesine olanak sağlayacak bir iliĢkiler düzeninin kurulmakta olduğu Ģeklinde değerlendirilmelidir. Mekân: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 3 mekân sorununun 1996‟da 2‟ye düĢtüğü belirlenmiĢtir. Aslında çözümü çok zor olmayan bu iki mekân sorunu hakkında, personelin alıĢkanlıklarının bozularak huzurunun kaçması ve çalıĢma verimlerinin düĢmemesi için, Ģimdilik çözülmediği izlenimi alındığı söylenmelidir. Donanım ve Yazılım: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 9 donanım ve yazılım sorununun 1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam eden 3 soruna düĢtüğü belirlenmiĢtir. Donanım ve yazılım sorunlarının 177 azalması, teknoloji destekli hizmetin verimliliğinin ve kalitesinin artması olarak değerlendirilmelidir. Mâli: 1994 yılında saptanan ve tanımlanan 4 mâli sorunun 1996‟da 1‟i kısmen, 2‟si aynen devam eden 3 soruna düĢtüğü belirlenmiĢtir. Bu sorunların da örgütlenme sorunları gibi BaĢkanlık yönetiminden kaynaklanmadığı, BaĢkanlığın bağlı olduğu üst yönetimin (Rektörlük) belirleyici bir rol üstlendiği söylenebilir. Ancak, çözülen mâli sorunun (2 yıllık borcun ödenmesi) büyük bir sorun olduğu ve bu sorunun çözümünde kiĢisel çabaların (Prof.Dr. Meral Alpay‟ın) çok önemli bir yerinin olduğu özellikle belirtilmelidir. Türkiye‟de boyutu giderek artan bir ekonomik krizin varlığına karĢın, BaĢkanlık‟ta bir mâli sorunun bile çözümlenmiĢ olması, büyük bir baĢarı olarak değerlendirilmelidir. Sonuç olarak, 1994 yılında saptanan ve tanımlanan sorunların, 1996 yılı itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu söylenebilir. Sorun durumunun analizi aĢamasından sonra, sistem analizi çalıĢmasının 4.aĢaması olan „çözümün tasarımı‟ aĢamasına geçilmiĢtir. 2.4 Çözümün Tasarımı Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarının bu aĢamasında, sorun durumu ile ilgili daha önceki aĢamalarda elde edilen bilgilere dayanarak, sorun durumuna en uygun çözüm önerileri üretmek ve geliĢtirmek üzere çaba gösterilmiĢ ve bu amaçla aĢağıda sıralanan çalıĢmalar gerçekleĢtirilmiĢtir. 2.4.1 Çözümün Hedef ve Amaçlarının Saptanması Tasarlanacak çözümün genel hedef ve amacı, söú konusu „alt sistemin‟ (bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi) ve ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı sistemi) amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamak olarak saptanmıĢtır. Daha somut olarak çözümün hedef ve amacı, alt sistemdeki gecikmeleri, tekrarları, hataları ortadan kaldırmak; mâliyeti en aza indirmek; çalıĢma kalitesini yükseltmek ve böylece bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlamaktır. 2.4.2 Çözümün Sınırlılığının Belirlenmesi Bu adımda, her iki sistem analiz çalıĢması döneminde yukarıda saptanan hedef ve amaçlara uygun çözüm önerileri üretmek ve yeni 178 durumu gerçekleĢtirmek için sınırlılığın belirlenmesine çalıĢılmıĢtır. Belirlenen sınırlılıklar Ģunlardır: 1.Sistem analizi çalıĢması (1994): a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi personelinin nicelik ve niteliğinin yetersizliği ve yeni nitelikli personel alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü. b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde de doğal olarak mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi. c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar sisteminin yazılımlar, bilgisayar, yazıcılar dahil, nicelik ve nitelik olarak yetersizliği ve yeni geliĢkin bilgisayar sisteminin (geliĢkin ve uygun yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar; yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve baskı kalitesi yüksek yazıcılar) alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü. ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme, bakım-onarım vb.) için ise, kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ olması. Ayrıca BaĢkanlığın yeni yönetiminin, geçen yönetim döneminden kalan iki yıllık yayın borcunu (19.719.358.004 TL.) ödemek zorunda bulunması. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): a. Ġnsan kaynakları sınırlılığı: Elde bulunan sağlama alt sistemi personelinin nicelik ve niteliğinin istenilen düzeyde bulunmaması ve yeni nitelikli personel alımının tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğü. b. Mevzuat sınırlılığı: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıkları‟nın kurulması ve örgütlenmesi için çok önemli ve gerekli bir alt yapı öğesi olan mevzuatın eksikliğinin, BaĢkanlıkların alt sistemi olan „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde de doğal olarak mevzuatın eksikliği anlamına gelmesi. c. Donanım ve yazılım sınırlılığı: Elde bulunan bilgisayar sisteminin geliĢkin olduğu saptanmıĢtır. Yani sistemde geliĢkin ve uygun yazılımlar: Sözcük iĢlem, veri tabanı, grafik ve tablo vb. yazılımlar; yüksek hız, geniĢ ana bellek ve sabit disk kapasiteli bilgisayarlar; hızlı ve baskı kalitesi yüksek yazıcılar bulunmaktadır. Ancak, bu sistemlerin bir 179 ağ oluĢturacak biçimde örgütlenmesi için gereken ek donanım (örneğin, server) ve yazılım alımlarında tasarruf tedbirleri nedeniyle güçlüğün söz konusu olması. ç. Bütçe sınırlılığı: Tasarruf tedbirleri nedeniyle yayın alım bütçesinin yetersiz; diğer kalemler (teknoloji, araç-gereç, malzeme, bakım-onarım vb.) için kütüphane bütçesinde para ayrılmamıĢ olması. 2.4.3 Çözüm ile Ġlgili Model GeliĢtirme Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak elde edilen bilgiler yardımıyla, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin hedefleri, amaçları ve sınırlılığı saptanan çözümün ve bununla iliĢkili alt sistemin ana bileĢenlerini içeren basit „genel bir model‟ geliĢtirilmeye çalıĢılmıĢtır (Ģekil-67). Bu modelde çözümün tüm yönlerini ve ayrıntılarını belirlemek değil, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki önemli öğelerin ve belirleyici iliĢkilerin ortaya konulması amaçlanmıĢtır. Alt Sistem Yönetimi Kütüphane Personeli Kütüphanecilik Böl.Öğr.Elm. Ġnsan Kaynakları Kütüphanecilik Böl.Öğrencileri Satıcılar (yayın: kitap, süreli yayın, CD vs.) Teknoloji (donanım, yazılım vs.) Üretim Süreci Malzeme (kırtasiye vb) Ürün (mal ve hizmet) Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Bşk. Bağlı Birimler (Fak.,Ens.,Y. Ok... Ktp.leri) Yayın (kitap, süreli yayın, CD vs.) Veri/Bilgi(iç ve dıĢ çevre: Politika, mevzuat vb) Finans (para, kredi) Geri Bildirim-Besleme ġekil-67. Bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ana bileĢenlerini içeren basit „genel bir model‟ 180 2.4.4 Çözümün Gereksinimlerinin Belirlenmesi Bu adımda, her iki sistem analizi çalıĢması için, Ģimdiye kadar yapılan tüm aĢama ve bu aĢamaların alt adımlarından yararlanılarak, bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde tasarlanan çözümün gereksinimleri belirlenmeye çalıĢılmıĢtır. Bunlar, her iki sistem analizi çalıĢması için aĢağıda sıralanan baĢlıklar altında toplanmıĢtır: Gerekli personelin, yani insan kaynaklarının nicelik ve niteliğinin (mesleki ve kiĢilik özelliklerinin) belirlenmesi. Gerekli olan örgütlenme ile ilgili mevzuatın; ilke ve politikaların; iĢ tanımlarının ve iĢ akıĢı ile ilgili tanımların belirlenmesi. Gerekli mekânın özelliklerinin belirlenmesi. Gerekli teknolojinin (donanım, yazılım, araç-gereç vb.) nicelik ve niteliğinin belirlenmesi. Gerekli malzemenin (kâğıt, Ģerit, disket, form vb. kırtasiye malzemesinin) nicelik ve niteliğinin belirlenmesi. Satıcı firmalar ve elde edilecek yayınlar ile ilgili (kitap, süreli yayın, CD vs.) nicelik ve nitelik standartlarının ve elde edilme koĢullarının, kurallarının belirlenmesi. Gerekli mâli kaynakların ne için, ne kadar, ne zaman ve nereden sağlanacağının belirlenmesi. 2.4.5 Gereksinimlere ve Modele Uygun Çözüm Önerileri Üretme ve GeliĢtirme Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemindeki sorun durumunu ortadan kaldırmak üzere, çözümün hedef ve amaçlarını, sınırlılığını ve bunlara dayanarak geliĢtirilen modeli ve çözümün gereksinimlerini dikkate alan çözüm önerilerini araĢtırma, üretme ve geliĢtirme çabası içine girilmiĢtir. Ġki ayrı dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi için üretilen ve geliĢtirilen çözüm önerileri aĢağıda sıralanmaktadır: 1.Sistem analizi çalıĢması (1994): A. Personel: Alt sistemde sağlanmalıdır: çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki, dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır. 181 Alt sistemden sorumlu personel asgari akademik niteliklerinin yanında yönetici niteliklerine ve olumlu kiĢilik özelliklerine de sahip olmalıdır. Var olan personel, olumlu kiĢilik özelliklerini geliĢtirmesine ve BaĢkanlığın yeni yönetimine uyum sağlayabilmesine destek oluĢturacak psikolojik, sosyal ve mesleki rehabilitasyondan geçirilmelidir. Sürekli mesleki geliĢme, personel için hem bir sorumluluk hem de bir yükümlülük haline getirilmelidir. Personelin iyi çalıĢması ödüllendirilmelidir. Personelin yaptığı hatalar için yapıcı uyarılar kullanılmalıdır. Aynı üniversite içinde bulunan Kütüphanecilik Bölümü öğretim elemanları ve öğrencilerinden yararlanılarak, BaĢkanlık ve söz konusu alt sistem personeli için olduğu kadar, Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri için de yararlı olacak interaktif (eylemler arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢme ve personelin nicelik ve nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda, iĢgücü desteği sağlanmalı ve sağlanmaya devam edilmelidir. Ġnsan kaynaklarına, onların eğitimlerine ve yetiĢmelerine uygun özellikteki görevler verilmelidir. Personelin çalıĢmaları, geliĢtirilecek bir kontrol sistemi ile sürekli denetlenerek değerlendirilmeli; eksik ve yanlıĢlar engellenmelidir. Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek ayrı bir personel sağlanmalıdır. Bu personel, özellikle bilgisayar sistemleri ile ilgili mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de sahip, bilgisayar sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel (sistem mühendisi, endüstri mühendisi vb.) olmalıdır. B. Örgütlenme: Alt sistemde kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağı; iĢ akıĢında öncelikler ve sıra; özel durumlar; kullanılacak araçgereçler; kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları; teknolojinin rolü yazılı veya sözlü olarak tanımlanmalıdır. Böylece düzensiz, sağlıksız, hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler engellenmelidir. Alt sistemde bilgisayarın kullanılacağı iĢler belirlenmeli ve aynı iĢlerin elle (manual) yapılması engellenerek zaman, mâliyet ve kalite verimliliği arttırılmalıdır. 182 Alt sistemde hangi durumda hangi kararların alınabileceği ve alındığı kayıtlandırılmalıdır (tablo, kılavuz, yazılar vb. biçiminde). Alt sistemde yetki ve sorumluluk devri yapılmalıdır. ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdüm sağlanmalıdır. Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi için, Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici temaslarda ve faaliyetlerde bulunulmalı; gerekli alt yapılar (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanıncaya kadar olumlu kiĢisel iliĢkilerle (toplantılar, mesleki yardımlar, bilgi alıĢ veriĢi vb.ile) iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetim sağlanmaya, böylece emek, para, zaman açısından kaynak israfı olabildiğince engellenmeye ve azaltılmaya çalıĢılmalıdır. BaĢkanlığın yayın alımı ve satıcı firmaların yayın satımı ile ilgili kuralları, birlikte çalıĢma ilkeleri saptanmalı ve bunlar uygulanabilmelidir. C. Mekân: Farklı yetki çalıĢmalıdır. Aynı veya benzer iĢleri yapan personel aynı odada çalıĢmalıdır. Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır. ve sorumluluklara sahip personel, ayrı odada Ç. Donanım ve yazılım: Yazılım ve donanım ile ilgili ilkeler ve standartlar belirlenmelidir: Donanım, satıĢ sonrası bakım ve onarım hizmetlerinin aksamayacağı, kaliteli, yaygın ve güvenilir hizmet veren Ģirketlerin ürettiği, yüksek kapasiteli ve amaca uygun modeller içinden seçilmelidir. Yine, donanım, birbiriyle iĢbirliği içinde, aynı ağ altında kulanılabilir olmalıdır. Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun yazılım elde edilmelidir: Söz konusu yazılım, profesyonel yazılım kuruluĢları tarafından hazırlanacak paket yazılım olabileceği gibi, BaĢkanlık personeli ve Bölüm elemanları tarafından hazırlanacak uygun veri tabanı 183 yönetim sistemi kullanılarak da geliĢtirilebilir: Yazılımla ilgili ortaya çıkabilecek sorunların çözümünün, yazılımı geliĢtiren kiĢilerce mümkün olduğu düĢünüldüğünde, söz konusu alt sistem ve diğer alt sistemlerde BaĢkanlık personelinin ve Bölüm elemanlarının amaca uygun yazılımı geliĢtirmesi, yazılımla ilgili bakım ve onarım hizmetlerinin güvenilirliği ve ekonomikliği açılarından daha uygun görülmelidir. Yazılım geliĢtirmede, yukarıda sözü edilen hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, bu sistem analizi çalıĢması sırasında gerçekleĢtirilen süreç-iĢlem analiz Ģemalarından (ekteki) ve oluĢturulacak iĢ tanımlarından, iĢ akıĢ tanımlarından yararlanılmalıdır. Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun, yazılımın etkin olarak çalıĢabileceği yeterli sayı ve nitelikte donanım elde edilmelidir. Bu donanım en az 2 adet 486 DX2 66- 8mb RAM, 1gb HD, CD sürücülü bilgisayar, renkli 14 inch ekran, 2 adet 1‟i Laser/InkJet, 1‟i 80 kolon dot matrix yazıcı‟dan oluĢabilir. Var olan donanımın (286- 1mb RAM, 80mb HD) kapasitesi yükseltilerek, daha etkin kullanımı sağlanmalıdır. Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için, yerel ağ kurulmalıdır. Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknoloji (Kesintisiz Güç Kaynağı,back-up ünitesi vb.) elde edilmeli, kullanıcı eğitimi verilmelidir. D. Mâli: BaĢkanlığın ve bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin iĢlevini yerine getirebilmesi ve yayın satın alabilmesi için, öncelikle eski yönetimden kalan satıcı firmalara biriken yayın borcu (2 yıllık borç) kapatılmalı; bu amaçla bütçeden ek para çıkartılmalıdır. Yayın satın alımı, bütçenin elverdiği ölçüde gerçekleĢtirilmeli; ancak bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve uygulanmalıdır. Yeni bütçe yılında, yayın satın alımı için ayrılan bütçe tahmin edilen en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır. Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve destek sağlanmalıdır. 184 Bağlı birimlere yayın satın alımında, eldeki bütçenin dengeli dağıtılması sağlanmalıdır. Kesinlikle çift nüsha satın alımı yapılmamalıdır. Ucuz basımlar tercih edilmelidir (örneğin, aynı yayının Amerika baskısı ve Avrupa baskısı varsa ve Avrupa baskısı daha ucuzsa bu tercih edilmeli). Satın alınan yayınlar ile ilgili bilgiler, bunların faturaları ve ödeme iĢleri büyük dikkat ve titizlikle izlenmeli; istatistiki bilgiler tutulmalı ve sürekli güncelleĢtirilmelidir. Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması sağlanmalıdır. Gerekli teknoloji, araç-gereç, kırtasiye vs. alımı ve eldeki teknoloji, araç-gereç vb.‟nin bakım, onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli bütçe ayrılmalıdır. Bu amaçla, bütçe ayrılmaması veya ayrılan bütçenin yetersizliği durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve destek sağlanmalıdır. BaĢkanlık, kendi kendini finanse etmeye baĢlamalıdır. Bunun için BaĢkanlık desteklenmeli ve ona gerekli olanaklar (röprodüksiyon: fotokopi, mikrofilm, kart baskı vb. yapma; telif verme vs.), koĢullar (teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır. 2.Sistem analizi çalıĢması (1996): A. Personel: Alt sistemde sağlanmalıdır: çalıĢacak gerekli niteliklere sahip personel Sağlanacak personel, kütüphanecilik, yabancı dil, teknoloji, insan iliĢkileri, yol ve yöntem bilgilerine sahip, sezileri kuvvetli, zeki, dürüst, özverili, dikkatli, uyumlu, nazik olmalıdır. Alt sistemden sorumlu personel, asgari akademik niteliklere ve yönetici niteliklerine sahip olmalıdır. Personel için hem bir sorumluluk, hem de bir yükümlülük haline getirilen „sürekli mesleki geliĢme‟ durumu devam ettirilmelidir. BaĢkanlık ve söz konusu alt sistem personeli için olduğu kadar Bölüm öğretim elemanları ve öğrencileri için de yararlı olan interaktif (eylemler arası birlik) yöntemle, mesleki geliĢmeyi ve personelin 185 nicelik ve nitelik olarak yetersiz kaldığı durumlarda iĢgücü desteğini (ucuz ve kaliteli) sağlamaya devam edilmelidir. Teknolojinin geliĢtirilmesi aĢamasında, yalnızca söz konusu alt sisteme değil, tüm BaĢkanlığa hizmet verecek, özellikle bilgisayar sistemleri ile ilgili mesleki eğitim almıĢ, kütüphanecilik bilgisine de sahip, bilgisayar sistemlerinin çalıĢmasından sorumlu bir personel sağlanmalıdır. B. Örgütlenme: Alt sistemde sözlü olarak tanımlanan kimin/kimlerin, neyi, nerede, ne zaman, nasıl yapacağı; iĢ akıĢında öncelikler ve sıra, özel durumlar, kullanılacak araç-gereçler, kiĢilerin rolleri, yetki ve sorumlulukları, teknolojinin rolü yazılı olarak da tanımlanmalıdır. Böylece, sayısı zaten çok azalmıĢ olan hatalı ve tekrarlı iĢler tamamıyla engellenmelidir. ĠĢ akıĢında ve iĢler arasında eĢgüdümün tam olarak sağlanmasına çalıĢılmalıdır. Merkez Kütüphane ve bağlı birim kütüphaneleri arasında mesleki yönetimi ve denetimi sağlayacak örgütsel bağların sağlanabilmesi için Rektörlüğü ve YÖK‟ü harekete geçirici cesur ve bilinçli temaslara ve faaliyetlere devam edilmelidir. Gerekli alt yapılar (kadro, bütçe, mevzuat vb.) sağlanamadığı halde, bugüne kadar yalnızca BaĢkanlık yönetimince kiĢisel iliĢkilerle, yani toplantılarla, mesleki yardımlarla, bilgi alıĢ veriĢiyle vb. baĢarılan iletiĢim, iĢbirliği, mesleki denetimi sağlama ve kaynak israfını olabildiğince engelleme çalıĢmaları da sürdürülmelidir. C. Mekân: Farklı yetki ve sorumluluklara sahip personel ayrı odada çalıĢmalıdır. Personelin iĢ yaptığı yer ile çalıĢma odası olarak belirlenen yeri aynı olmalıdır. Böylece personelin arandığında kolayca bulunması; iki ayrı oda arasında güç ve zaman kaybetmemesi; odalar arasında araç-gereç ve malzeme trafiğinin artmaması ve söz konusu araç-gereç, malzeme vb. ile ilgili denetimin azalmaması sağlanmalıdır. Ç. Donanım ve yazılım: Belirlenen ilkeler ve standartlara uygun olarak BaĢkanlıkça geliĢtirilmeye baĢlayan yazılım bitirilmelidir: Yazılım geliĢtirmede, iĢ tanımlarından ve iĢ akıĢ tanımlarından yararlanılmalıdır. 186 Alt sistemdeki bilgisayar sistemlerinin birlikte çalıĢabilmesi için baĢlatılan yerel ağ kurma çalıĢmaları tamamlanmalı ve gerekli ek donanım ve yazılım sağlanmalıdır. Donanımın, yazılımın ve verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknoloji (kesintisiz güç kaynağı, yedekleme üniteleri) elde edilmelidir. D. Mâli: Bütçe sürekli geliĢmeyi olanaklandıracak biçimde planlanmalı ve uygulanmalıdır. Yeni bütçe yılında yayın satın alımı için ayrılan bütçe, tahmin edilen en yüksek enflasyon oranına göre arttırılmalıdır. Yayın alımı için ayrılan bütçenin yetersizliği ve arttırılamaması durumunda, Üniversite fonlarından yararlanma yolları araĢtırılmalı ve destek sağlanmalıdır. Bağlı birimlere yayın satın alımında eldeki bütçenin dengeli dağıtılması ile ilgili baĢlatılan çalıĢmalar daha da geliĢtirilmelidir. Diğer Üniversitelerin Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlıklarıyla yayın satın alımında iĢbirliği ve kaynak paylaĢımı yolları araĢtırılmalı ve eldeki kaynakların verimli kullanılması sağlanmalıdır. Gerekli teknoloji alımı ve eldeki teknoloji, araç-gereç vb.nin bakım, onarım, sigorta vb. giderleri için yeterli bütçe ayrılmalı; bu amaçla bütçe ayrılmaması veya ayrılan bütçenin yetersizliği durumunda, yine Üniversite fonlarından yararlanma yoluna gidilmelidir. Kendi kendini finanse etmeye baĢlayan BaĢkanlık desteklenmeli ve gerekli koĢullar (teknoloji, araç-gereç, mevzuat vb.) sağlanmalıdır. Sıralanan bu çözüm önerilerinin, sonuçta bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde mâliyet, zaman ve kalite verimliliğinin daha yüksek olmasını sağlayabileceği; bu durumun ise bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistemin (Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı) amaçlarını daha etkin olarak yerine getirmesine neden olacağı söylenebilir. Burada, her iki dönemde üretilen ve geliĢtirilen çözüm önerilerinin bir karĢılaĢtırmasını yapmak yararlı olacaktır (Ģekil-68): 187 1994 ve 1996 Yıllarında Geliştirilen Çözüm Önerilerinin Durumu 40 1994 35 1996 37 30 25 20 20 15 11 10 10 5 7 7 6 3 5 3 3 2 Toplam Mali Donanım ve Yazılım Mekân Örgütlenme Personel 0 ġekil-68. 1994 ve 1996 yıllarında geliĢtirilen çözüm önerilerinin durumu Personel, örgütlenme, mekân, donanım ve yazılım, mâli sorunlar baĢlıkları altında geliĢtirilen ve üretilen çözüm önerilerinin, 1996 yılında sayılarının azalmıĢ olduğu görülmektedir (%46). Bu durumun, 1994 yılında saptanan sorunlara göre 1996 yılında saptanan sorunların azalmıĢ olmasından kaynaklandığı söylenebilir. 2.4.6 Mâliyet-Verimlilik ve Mâliyet-Yarar Analizlerini Yapma Bu adımda, üretilen ve geliĢtirilen çeĢitli çözüm önerilerinin mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerinin yapılarak değerlendirilmesi sağlanmalıydı. Bu çalıĢma, her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmaları için de gerçekleĢtirilememiĢtir. Bunun iki önemli nedeni vardır: 1) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmemiĢ ve böylece alternatif çözüm önerilerinin hangisinin mâliyetler açısından daha yararlı ve verimli olduğunun saptanmasına da gerek olmamıĢtır. 2) „Gereksinimlere ve modele uygun çözüm önerileri üretme ve geliĢtirme‟ adımında, her iki sistem analiz çalıĢmasında da birbirlerine alternatif olacak çözüm önerileri üretilmiĢ olsaydı bile, mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizlerini gerçekleĢtirmek için öncelikle her bir seçenekle ilgili tam ve doğru birim mâliyet hesaplamalarının yapılması gerekirdi. Ancak, önerilen çözüm önerilerinin büyük bir kısmının araç-gereç vb. „mal‟ değil, mâliyetinin hesaplanması zor olan „hizmet‟ olması nedeniyle, bu iĢ 188 çok zamanı ve bir ekip çalıĢmasını gerektireceğinden, bir uygulama örneği olan bu çalıĢmanın sınırlarını aĢacak büyüklüktedir ve baĢlı baĢına bir çalıĢma konusu olabilecek niteliktedir. Her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında üretilen çözüm önerilerinin yukarıda sözü edilen nedenlerle mâliyet-verimlilik ve mâliyet-yarar analizleri yapılmamıĢ olsa da, bu çözüm önerilerinin yeterince ayrıntılı ve somut olmamakla birlikte aĢağıdaki yararları sağlayacağı söylenebilir: A. Personel: Var olan ve yeni alınacak personelin iĢin gerektirdiği niteliklere ve olumlu kiĢilik özelliklerine sahip olması sağlanabilecektir. Alt sistemin personel masrafları azaltılabilecektir. Personelin mesleki tatmini sağlanabilecektir. B. Örgütlenme: Alt sistemde düzensiz, sağlıksız, hatalı, eksik ve tekrarlı iĢler engellenebilecektir. BaĢkanlık yönetiminin günlük basit iĢler ve basit kararlar ile meĢgul edilmesi engellenebilecektir. GeliĢtirilen alt sistem ve BaĢkanlık politikalarının gerçekleĢtirilmesi, uygulanması ve sürekli gözden geçirilmesi sağlanabilecektir. BaĢkanlık içinde ve BaĢkanlık ile bağlı birim kütüphaneleri arasında iletiĢim, iĢbirliği ve mesleki denetim sağlanarak kaynak israfı engellenebilecektir. Alt sistem ve BaĢkanlık, faaliyet alanında ve kütüphanecilik mesleği alanında liderlik edebilecektir. C. Mekân: Personel ile çalıĢma mekânı arasındaki iliĢkinin neden olduğu olumsuzluklar engellenebilecektir. Ç. Donanım ve yazılım: Bilgisayar sisteminin kurulması ve geliĢtirilmesi aĢamalarında ortaya çıkabilecek sorunların engellenmesi ve ortaya çıkan sorunların ise çözümlenmesi sağlanabilecektir. Kurulacak ve geliĢtirilecek bilgisayara dayalı bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde, daha önce elde edilemeyen veya büyük güçlükle, ayrıca eksik ve hatalı olarak elde edilen bilgiler, hızlı, tam, 189 doğru ve güncel olarak elde edilebilecektir. Örneğin, yayın satın alma bütçesinin, sipariĢteki yayınların, gelen yayınların, geciken yayınların, iptal edilen yayınların, ödemesi yapılan yayınların ve bunlarla ilgili istatistiki bilgilerin günü gününe izlenmesi; sağlanan yayınların listelerinin ve duyuru bültenlerinin hazırlanması mümkün olabilecektir. D. Mâli: Yeterli bütçenin elde edilmesi sağlanabilecektir. Bütçenin sağlıklı ve dengeli engellenmesi sağlanabilecektir. BaĢkanlık hizmetlerinin bir kısmının kendi kendini finanse edebilmesi sağlanabilecektir. harcanması, kaynak israfının Yukarıda sıralanan yararların, „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin mâliyet, zaman ve kalite verimliliğini arttıracağı, bu durumun ise „bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminin ve onun bağlı olduğu ana sistem olan Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın amaçlarını daha etkin olarak gerçekleĢtirmesini sağlayacağı söylenebilir. 2.4.7 Çözüm Önerilerinin Uygulanmasına ĠliĢkin Plan Hazırlama Bu adımda, her iki dönemde yapılan sistem analizi çalıĢmalarında üretilen çözüm önerilerinin alt sistemde uygulanabilmesini sağlamak üzere, plan önerme çalıĢmaları gerçekleĢtirilmiĢtir. Önerilen bu planlarda, çözüm önerilerinin uygulanabilmesi için gerekli öğeler ile alt sistemde uygulanma adımları ve bu adımlara iliĢkin bir zaman tablosu verilmiĢtir. Önerilen planlar aĢağıda zaman tabloları ile özetlenmektedir: 1.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-69): Çözümün uygulanması için gerekli öğelerin sağlanması Personel eğitim ve geliştirme faaliyetleri Çözümün test ve eleştirisi Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum Yeni durumun değerlendirilmesi 1 2 3 4 5 (Aralık'94/hafta) ġekil-69. 1.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan 190 2.Sistem analizi çalıĢması (Ģekil-70): Çözümün uygulanması için gerekli öğelerin sağlanması Personel eğitim ve geliştirme faaliyetleri Çözümün test ve eleştirisi Çözümün uygulanması ve yeni duruma uyum Yeni durumun değerlendirilmesi 1 2 3 4 5 (15 Mart-15 Nisan '96/hafta) ġekil-70. 2.Sistem analizi çalıĢmasında üretilen çözüm önerilerinin alt sistemde uygulanabilmesi için önerilen plan 2.4.8 Rapor Hazırlama Bu adımda, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili sorun durumuna iliĢkin çözümün tasarımı aĢamasını oluĢturan tüm adımlar sırasında yapılan çalıĢmalar değerlendirilerek bir rapor hazırlanmıĢtır. Hazırlanan raporda bulunan bilgiler, „çözümün tasarımı‟ aĢaması boyunca yukarıda verilen bilgileri içerdiğinden, burada ayrıca yinelenmeyecektir. Çözümün tasarımı aĢamasından sonraki aĢamalar olan „çözümün gerçekleĢtirilme hazırlığı ve uygulanması‟ ile „yeni durumun değerlendirilmesi‟ aĢamaları, ancak BaĢkanlığın kararı ve onayı ile BaĢkanlığın yetki ve sorumluluğunda uygulanabilir aĢamalar olması nedeniyle, bu çalıĢmaya katılamamıĢtır. Bunun yerine, Ģimdiye kadar izlendiği gibi 1-4.aĢamaları içine alan ikinci bir sistem analizi çalıĢması uygulanarak, bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi ile ilgili karĢılaĢtırmalı bir çalıĢmaya ve değerlendirmeye olanak sağlanmaya çalıĢılmıĢtır. KarĢılaĢtırmalı bu çalıĢma sonundaki genel değerlendirme ise aĢağıdadır: Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nın „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟nde iki ayrı dönemde yapılan sistem analiz çalıĢmaları karĢılaĢtırıldığında, Prof.Dr. Meral Alpay‟ın Daire BaĢkan Vekili olarak atandığı 1994 yılında saptanan sorunların, 1996 yılı itibarıyla yaklaĢık %65 oranında azalmıĢ olduğu saptanmıĢtır. Söz konusu analiz çalıĢmalarında, 1994 yılında önerilen ve geliĢtirilen çözümler ise, 1996 yılında %46 oranında düĢmüĢtür. 191 Elde edilen bu bilgilere dayanarak, bağlı birimlere yayın sağlama alt sisteminde ve dolayısıyla BaĢkanlıkta 1996 yılı itibariyle, 1.sistem analizi çalıĢmasının yapıldığı 1994 yılına göre, emek, zaman ve kalite verimliliğinin arttığı; yine alt sistemin ve ana sistemin, alt ve ana amaçlarını yerine getirmedeki etkinliğinin, 1.sistem analizi çalıĢmasında saptanan etkinliğe göre çok daha iyi olduğu söylenebilir. Bu bölümde, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerine uygulanabilirliği, Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir uygulamayla kanıtlanmaya çalıĢılmıĢtır. Uygulama, 1994 ve 1996 yıllarında yapılan iki analiz çalıĢmasını kapsamaktadır. Analiz döneminde kütüphanede bir yönetim değiĢikliğinin olması, baĢarısız olan eski yönetim ile baĢarılı olan yeni yönetim uygulamaları arasında bir karĢılaĢtırma yapma olanağı da sağlamıĢtır. Sistem analizi, yukarıdaki belirtilen Bağlı Birimler Bölümü‟nün sağlama hizmeti çerçevesindeki üç ayrı iĢlem için uygulanmıĢtır. Bu iĢlemler, kitap satın alma, dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemleridir. Her üç iĢlemle ilgili sorunlar ise personel, örgütlenme, mekân, donanım ve yazılım sorunlarıyla malî sorunlar olmak üzere beĢ ayrı grupta analiz edilmiĢtir. BaĢlangıçta 6 ayrı aĢamada gerçekleĢtirilmesi planlanan iki ayrı sistem analizinin her biri, 4. aĢamada kesilmek zorunda kalınmıĢtır. Bununla birlikte, sistemin belirlenen sorunları için çözüm tasarımına giriĢilebilmiĢ; ayrıca her iki analizin karĢılaĢtırılması da yapılmıĢtır. Bu karĢılaĢtırmalar sonucunda, ilk analizde saptanan toplam sorunların, ikinci analiz sonucunda % 65 oranında azaldığı ortaya çıkmıĢtır. 192 SONUÇ VE ÖNERĠLER GiriĢ bölümünde de belirtildiği gibi, bu araĢtırmanın hipotezi “kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak ele alınabilecekleri ve bu merkezlerde sistem analizinin uygulanabileceği”dir. Yukarıdaki hipotezin doğrulanabilirliğini araĢtırmak üzere, çalıĢmada birden fazla araĢtırma yöntemi ve veri toplama tekniğinden yararlanılmıĢtır. AraĢtırma, teorik verilerin yanında, uygulamaya dayalı verilerle de desteklenmiĢtir. Uygulama, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde gerçekleĢtirilmiĢtir. Daire BaĢkanlığı‟nın (ana sisteminin) alt sistemi olarak kabul edilen Bağlı Birimler Bölümü‟ndeki uygulama, bölümün sağlama hizmetine ait iĢlemlerden kitap ve dergi satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemleriyle sınırlandırılmıĢtır. Bu iĢlemler için, ilki 1 Eylül-31 Aralık 1994‟de, ikincisi 1 Ocak-10 Nisan 1996‟da olmak üzere iki ayrı sistem analizi uygulaması yapılmıĢtır. BaĢlangıçta 6 aĢamada yürütülmesi planlanan analizlerin, daha sonra 4.aĢama sonunda kesilmesi kararlaĢtırılmıĢtır. Ġlk 4 aĢama, alt sistemin sorun durumunun belirlenmesinden baĢlayarak soruna iliĢkin çözüm tasarımıyla son bulan aĢamaları kapsamaktadır. Önerilen yeni sistemin uygulanması ve değerlendirilmesini kapsayan 5. ve 6.aĢamalara geçilememesinin temel nedeni, bu aĢamaların araĢtırmanın sınırlarını aĢacak düzeyde zaman ve ekip çalıĢmasını gerektirmeleridir. Bununla birlikte, ilk dört aĢama ile ilgili verilerin karĢılaĢtırması yapılmıĢtır. AraĢtırmanın genel sonucu, yukarıda belirtilen hipotezin doğruluğunun, gerek teorik, gerekse uygulamalı olarak kanıtlanmasıdır. Bu genel sonucun yanında, araĢtırmadan elde edilen daha özel diğer sonuçlar ise Ģunlardır: AraĢtırmada yararlanılan çeĢitli kaynaklarda, „sistem analizi‟ ve „sistem yaklaĢımı‟ kavramlarının, çoğu kez birbirinin yerine geçecek biçimde kullanıldığı saptanmıĢtır. Bu araĢtırmada, sözü edilen kavramlar arasında belli bir farklılığın olduğu görüĢü benimsenmiĢtir. Buna göre, sistem yaklaĢımı, bir sistemi, genel sistem teorisine uygun bir bakıĢ açısıyla ele alma biçimi veya tutumu olarak kabul edilmelidir. Sistem analizi ise, sistem yaklaĢımı doğrultusunda uygulanan bir sorun çözme/karar verme tekniği ve/veya yöntemi olarak kavranmalıdır. 193 Genel sistem teorisine dayanan sistem yaklaĢımından hareketle, kütüphane ve bilgi merkezlerinin birer sistem olarak ele alınabilecekleri öne sürülmektedir. Sözü edilen merkezlerin, kendilerine özgü amaçlarının olması; bu merkezlerdeki faaliyetlerin/süreçlerin birbirleriyle iliĢkili sistem öğeleri olarak incelenebilmeleri; ayrıca bu merkezlerin, iç ve dıĢ çevre faktörlerinden de etkilenebilmeleri, onların birer sistem olarak kabul edilmeleri için yeterli özelliklerdir. Bu araĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin, açık ve dinamik bir sistem özelliğini taĢıdıkları sonucuna da varılmıĢtır. Ancak onların, faaliyetlerini verimli ve etkin olarak sürdürmelerini sağlayacak yeterli girdileri iç ve dıĢ çevrelerinden alabilmeleri koĢuluyla „dinamik denge durumu‟nda kalabilecekleri; aksi takdirde böyle bir dengeyi sürdüremeyecekleri kanıtlanmıĢtır. Güncel ve bilimsel meslek bilgisi, yeterli malî imkânlar, yeterli nitelik ve nicelikte personel; faaliyetlerin geliĢtirilmesini kolaylaĢtıracak yasal düzenlemeler, sözü edilen girdilere örnek olarak verilebilirler. Örneğin, sistem analizi uygulaması sonucunda, incelenen kütüphanede, yeni yönetim döneminde kütüphaneye akan meslekî uzmanlık bilgisinin ve üst yönetim desteğinin, daha önceki yönetim döneminde kütüphanenin sağlama alt sisteminin bozulan dengesinin yeniden düzeltilmesini ne denli olumlu yönde etkilediği açıkça gözlenmiĢtir. AraĢtırmada, bir bilgi iĢletmesi sistemi olarak da kavranabilecek kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinden, yönetimle ilgili çeĢitli sorunların çözümünde yararlanılabileceği, böylece yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha etkin bir biçimde baĢarılmasının sağlanabileceği, uygulamayla kanıtlanmıĢtır. Sistem analizinin, özellikle sistem sorunlarının açıkça tanımlanabilmesi; sorunların ayrıntılı olarak belirlenebilmesi; aynı zamanda bu sorunlar için alternatif çözüm önerilerinin ve yeni sistem modellerinin üretilebilmesi açılarından yarar sağlayacağı kabul edilmektedir. AraĢtırmada, sistem analizinden yukarıdaki yararların elde edilebilmesi için, öncelikle bu analizin, „bütünsellik ilkesi‟, „disiplinler arasılık ilkesi‟ ve „bilimsellik ilkesi‟ olarak belirlenen üç temel ilkesinin göz önünde bulundurulmasının gerektiği de öne sürülmektedir. Bu ilkelerden bütünsellik ilkesi, sistem öğelerinin ve sorunlarının bir sistem bütünlüğü içinde, ayrıca iç ve dıĢ çevre faktörlerinin de göz önüne alınarak analiz edilmesi anlamındadır. Sistem analizinin bu 194 özelliği, analizin uygulandığı kuruluĢların kendilerini böyle bir bütünlük içinde algılamalarına da katkıda bulunmaktadır. Sistem analizinin disiplinlerarası olma ilkesi, analizde değiĢik disiplinlere ait bilgilerin gerektiğinde bir arada kullanılması anlamına gelmektedir. Örneğin, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak bir sistem analizinde, özel olarak bu alanda uzmanlaĢmıĢ personelin yanında, kütüphane ve bilgi bilimlerinde uzmanlaĢmıĢ personelden de yararlanmanın önemli ve yararlı olacağı sonucuna varılmıĢtır. Sistem analizinin bilimsellik ilkesi ise, analizin uygulanmasında, bilimsel ilke, yöntem ve tekniklerden yararlanmayı gerektirir. AraĢtırmada, sistem analizinin değiĢik aĢamalarında, gerekirse birden fazla bilimsel yöntem ve tekniğin bir arada kullanılmasının önemli olduğu öne sürülmektedir. Bu konudaki belirlemenin, analiz edilen sistemin özelliklerine, analiz konusundaki taleplerine ve analizin karmaĢıklık derecesine bağlı olacağı sonucu da ortaya çıkmaktadır. Sistem analizi uygulamasına geçmeden önce, analizde kullanılacak metodolojilerle ilgili bir seçim yapmak gerekmektedir. Bunlar, katı ve yumuĢak metodolojiler olarak iki gruba ayrılmaktadırlar. AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinin analizinde, bu metodolojilerin çeĢitli türlerinin birleĢtirilerek uygulanmalarının uygun olacağı sonucuna varılmıĢtır. AraĢtırmada, kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinde karĢılaĢılacak temel sorunlardan birinin, özellikle çözüm önerileri oluĢturma aĢamasında, her çözüm önerisinin verimlilik ve etkinliğinin saptanması olduğu ortaya çıkmıĢtır. Bir hizmet iĢletmesi özelliğini taĢıyan ve kâr amaçlı olmayan kütüphane ve bilgi merkezlerinde, mâliyet açısından verimlilik ve etkinliğin saptanabilmesinin güçlüğü söz konusudur. AraĢtırma çerçevesinde yapılan uygulama çalıĢmasından elde edilen sonuçlara gelince: Daha önce de belirtildiği gibi, sistem analizinin kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanabilirliği, Ġ.Ü. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı Bağlı Birimler Bölümü‟nde yapılan bir sistem analizi çalıĢmasıyla kanıtlanmıĢtır. Uygulama sırasında, analiz yapılacak kuruluĢun personelinin, kiĢilik ve meslekî bilgi açısından yeterlilik düzeyinin; ayrıca sistem analizi 195 çalıĢmasının önemi ve yararı konusundaki bilinçlilik düzeyinin, analize harcanacak zaman, enerji ve mâliyetleri etkileyeceği sonucuna da varılmıĢtır. Daha önce de açıklandığı gibi, yukarıdaki kütüphanenin sağlama iĢleri çerçevesindeki üç ayrı iĢlemin analizi yapılmıĢtır. Kitap ve süreli yayın satın alma ile ödeme ve ayniyat iĢlemlerini içeren bu üç iĢlemin ilk analizinde, iĢlemler için yürütülen toplam adım sayısının yaklaĢık 309 olduğu saptanmıĢtır. Ġkinci analizde bu adımların sayısının, yeni yönetimin baĢarılı çalıĢması sonucunda yaklaĢık 160 adıma düĢtüğü belirlenmiĢtir (kitap satın alma iĢleri hariç). Ayrıca, her üç iĢleme ait sorunlar, personel, örgütlenme, mekân, donanım/yazılım sorunlarıyla mâli sorunlar olmak üzere 5 grupta toplanmıĢtır. Yine, ilk analiz sonucunda bu sorunların toplam 51 olduğu, ikinci analizde sorun toplamının 18‟e düĢtüğü anlaĢılmıĢtır. Böylece, sistem analizi uygulamasının, iĢlemler ve sorunlar konusunda ne derece ayrıntılı analiz imkânı sağlayabileceği ortaya çıkarılmıĢtır. Örneğin analiz, hangi iĢlemlerde tekrarlar olduğunu; hangi iĢlemlerin eksik veya yanlıĢ yapıldığını belirtebilmektedir. Yine, analiz, sorunların çeĢitli nedenlerinin de ayrıntılı olarak belirlenmesine imkân vermektedir. Buraya kadar belirtilen çeĢitli sonuçlardan sonra, konuyla ilgili önerilere gelince: Kütüphane ve bilgi merkezlerinde uygulanacak sistem analizinin her aĢamasında, analizi yapılacak sistemin üst yöneticileriyle, diğer çalıĢanlarıyla ve mümkünse kullanıcılarıyla sürekli görüĢmeler yapılmalıdır ve bilgi alıĢveriĢinde bulunulmalıdır. Bu yapılmazsa, analiz sonuçlarının doğruluğunun sağlanması mümkün olamayacaktır. Bu arada, analizi yapılacak kuruluĢ çalıĢanlarının, analizi yapacak personele doğru ve yeterli bilgi aktarması da, analiz sonuçlarının doğruluk düzeyini etkileyecektir. Kütüphane ve bilgi merkezinin, sistem analizi talebinde bulunmadan önce, hiç değilse çeĢitli faaliyetleriyle ve organizasyonuyla ilgili dokümantasyonu yapmıĢ olması önemlidir. Dokümantasyondan kasıt, istatistikler; iĢ ve iĢlem akıĢıyla ilgili kayıtlar; yönetmelikler vb. gibi belgelerin hazırlanmasıdır. 196 Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi uygulamalarından daha kesin sonuçlar elde edilebilmesi için, zaman, mâliyet, kalite vb. ile ilgili standartların belirlenmesi gerekir. Bu nedenle, sözü edilen standartların belirlenmesine yönelik ulusal çapta araĢtırma ve çalıĢmalar yapılmalıdır. Kütüphane ve bilgi merkezlerinde sistem analizi, kütüphanecilik bölümlerinden mezun ve sistem analizi konusunda bilgiye sahip profesyonel elemanlar tarafından yapılabileceği gibi, doğrudan doğruya kuruluĢ dıĢından sağlanacak sistem analizcileri tarafından da yapılabilir. Kütüphane ve bilgi merkezlerinin sistem analizi konusunda kuruluĢ içindeki meslek elemanlarından yararlanabilmesi için, kütüphanecilik bölümlerinde lisans ya da lisansüstü düzeyde sistem analizi derslerinin verilmesi uygun olacaktır. Öte yandan, bu merkezlerde kuruluĢ dıĢından sistem analizcilerinden yararlanılmak istenmesi durumunda, analiz yapacak personelin, kütüphane ve bilgi merkezlerinin faaliyetleri ve özellikleri konusunda yeterli bir bilgiye sahip olması gerekir. Nihayet, sistem analizinin, özellikle sorun çözme ve karar verme açısından önemli ve yararlı bir teknik/yöntem olmasına rağmen, özellikle karmaĢık sistemlerin ayrıntılı analizinin hem güçlüğü, hem de fazlaca zaman, enerji ve mâliyete neden olduğu göz önünde tutulmalıdır. Bu nedenle, böyle bir analizin yapılması kadar, analiz sonuçlarının uygulamaya geçirilmesi ve belli dönemlerde uygulamaya geçirilen yeni durumun değerlendirilmesi de önemlidir. Ayrıca, sistem analizinin tek baĢına, kütüphane ve bilgi merkezlerinin sorunlarını çözemeyeceği de unutulmamalı; bu analiz sonuçlarının uygulanmasının hem kuruluĢ çalıĢanlarının çabalarıyla, hem de kuruluĢun bağlı olduğu üst yönetimlerin desteğiyle mümkün olabileceği kabul edilmelidir. 197 KAYNAKÇA “124 sayılı yüksek öğretim üst kuruluĢları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teĢkilatı hakkındaki kanun hükmünde kararname”, Resmi Gazete, sayı: 18228, 21 Kasım 1983. 1994 yılında Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlerine sağlanan kitapların dökümü.(metin fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1995. 1994 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlerine satın alınan süreli yayınların listesi.(metin fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1995. 1995 yılında Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı ve bağlı birimlere satın alınan süreli yayınların listesi.(metin fotokopidir) Ġstanbul: T.C.Ġstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı, 1996. Ackoff, Russel L. - Sasieni, Maurice W. Fundamentals of operations research. New York: John Wiley & Sons, 1968. AktaĢ, Ziya. “ISAC (Information Systems Work Analysis of Changes)”, Bilgisayar, 14, 121(1991). The ALA glossary of library and information science. ed.by. Heartsill Young. Chicago: American Library Association, 1983. Alexander, M. J. Information systems analysis: theory and applications. California: Science Research Associates, 1974. Allen, Louis A. Management and organization. New York: McGrawHill, 1958. Alpay, Meral. “Bir temel atma töreni ve düĢündürdükleri”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990. Alpay, Meral. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı’nın sorunları (Haziran, 1994). (Ġ.Ü.Rektörüne sunulan rapor). 198 Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı 1995 yılı çalıĢma raporu. (metin fotokopidir) 1996. Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi”, Kütüphane: dünü yarına bağlayan köprü, Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1990. Alpay, Meral. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi”, Bilge, 7(1995). Alpay, Meral. Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi. (metin fotokopidir) 1995. AĢkun, Ġnal Cem. “Karar almada nicelikli araç ve yöntemler”, EskiĢehir Ġktisadi ve Ticari Ġlimler Akademisi Dergisi, 9, 1(1973). Atasoy, Nurhan. “Ġstanbul Üniversitesi Üniversitesi Bülteni, 5(1977). Kütüphanesi”, Ġstanbul Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi: informatik, genel sistemler, sibernetik ve kitle iletiĢimi. 3.bs. Ġstanbul: Aydın Özel Eğitim ve Yayıncılık, 1991. Aydın, Emin Doğan. Bilgi bilimi ve kitle iletiĢimi: bilgi bilimindeki teknolojik geliĢmelerin kitle iletiĢim alanında uygulamaları. Ġstanbul: Mikro-Tip, 1988. Aydın, Emin Doğan. Sistem tasarımı ve geliĢtirme yöntemleri, Ġstanbul: Afa Matbaacılık, 1991. Barlas, Yaman. “Sistem yaklaĢımı ve dinamik sistem modellerinin yönetim bilimlerinde uygulanması”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995) Bildiriler II. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995. Barutçugil, Ġsmet S. Üretim sistemi ve yönetim teknikleri. gnĢl.2.bs. Bursa: Uludağ Üniversitesi, 1988. Bawden, David. User-oriented evaluation of information systems and services. Aldershot, Gower Publishing, 1990. Becker, Joseph. “System analysis, prelude to library data processing”, ALA Bulletin, 59, (April, 1965). Bertalanffy, Ludwig von. “General system theory: a new approach to unity of science”, Human Biology, (1951). Bertalanffy, Ludwig von. “Problems of general system theory”, Human Biology, (1951). 199 Bertalanffy, Ludwig von. “The theory of open systems in physics and biology”, Science, 3, (1950). Bingham, John - Davies, Garth. Systems Analysis. 3rd ed. London: MacMillan, 1992. Boekhorst, Peter te. “Measuring quality: the IFLA guidelines for performance measurement in academic libraries” IFLA council and general conference Istanbul, 1995‟de sunulan bildiri metni. Boulding, Kenneth E. “General systems theory the skeleton of science”, Management Science, (1956). Brech, E. F. L. Organization. 3rd ed. London: Longmans, 1960. Burch, John G. - Strater, Felix R. Information systems: theory and practice. California: John Wiley & Sons, 1974. Burkhalter, Barton R. Case studies in systems analysis in a university library. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1968. Can, Halil - Tecer, Meral. ĠĢletme yönetimi. Ankara: Türkiye ve Orta Doğu Amme Ġdaresi Enstitüsü, 1978. Carlisle, Howard M. Management: concepts and situations. Chicago: Science Research Associates, 1976. Chapman, Edward A. - Pierre, Paul L. ST. - Lubans, John. Library systems analysis guidelines. New York: John Wiley & Sons, 1970. Checkland, P.B. - Scholes, J. Soft system methodology in action. Chichester: John Wiley, 1990. Checkland, P.B. Systems thinking, systems practice. Chichester: John Wiley, 1981. Chen, Gordon K.C. “What is the systems approach”, Interfaces, 6, 1(1975). Churchman, West C. - Ackoff, Russel L. - Arnoff, E. Leonard. Introduction to operations research. New York: John Wiley & Sons, 1957. Churchman, West C. The systems approach. New York: Dell Pub., 1968. Cleland, David I. - King, William R. Systems analysis and project management. 2nd.ed. New York: McGraw-Hill, 1975. 200 Cooke, John E. - Kuchta, Ted. “Systems planning: feasibility study and system selection”, Design and management of information systems. Chicago: Science Research Associates, 1972. Cunbur, Müjgan. “Fehmi Ethem Karatay”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 17, 1(1968). Çakın, Ġrfan. “AraĢtırma faaliyetleri ve kütüphaneler”, Kütüphanecilik Dergisi: Belge, Bilgi, Kütüphane AraĢtırmaları, 3(1992). Çakın, Ġrfan. “KarĢılaĢtırmalı kütüphanecilik: yöntemi ve özellikleri”, Türk Kütüphaneciliği, 3, 1(1989). Çapar, Bengü. “Bilgi iĢletmelerinin yönetiminde sistem yaklaĢımı ve sistem analizi”, Jale Baysal’a armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993. Çelik, Ahmet. “Sistem kuramı ve kütüphanecilik”, Prof.Dr.Berin U. Yurdadoğ’a armağan. yay.haz. Fahrettin Özdemirci, Yusuf Kayan. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1994. Daubert, Madeline J. Financial management for small and mediumsized libraries. Chicago: American Library Association, 1993. Dilek, Hülya. Kütüphane biliminin kapsamı ve Türkiye’de durum. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1992. Dougherty, Richard M. - Heinritz, Fered J. Scientific management of library operations. 2nd ed. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1982. Erden, Emir. “Sistem yaklaĢımı ve pazarlama yönetimindeki rolü”, ĠĢletme Dergisi, 4, 1-2(1979). Erkut, Haluk. Sistem analizi. Ġstanbul: Kıyı Yayınları, 1989. Erol, Nuray. Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin mevcut ödünç verme sisteminin otomasyon tasarımı ve sistem analizi. (basılmamıĢ yüksek lisans tezi) Ankara: Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü, 1990. Esen, H. Öner. ĠĢletme yönetiminde sistem yaklaĢımı. [2.bs.] Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi, 198?. Evans, G. Edward. Management techniques for librarians. New York: Academic Press, 1976. Evans, Margaret Kinnell. “Quality management and library and information services: competitive advantage for the information 201 revolution”, IFLA council and general conference Istanbul, 1995‟de sunulan bildiri metni. Fergan, Oktay. ĠĢletme yönetiminde sistem. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1974. Fisher, Gene H. Cost considerations in systems analysis. New York: American Elsevier Pub., 1971. FiĢek, Kurthan. Yönetim. Ankara: Ankara Üniversitesi Basımevi, 1975. FiĢek, Oya. “Dağınık yerleĢimli üniversitelerde kütüphane hizmetlerinin merkezileĢtirilmesi sorunu”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983). FitzGerald, John M. - FitzGerald, Ardra F. Fundamentals of systems analysis. New York: John Wiley & Sons, 1973. Huse, Edward - Dowditch, James. Behavior in organizations: a system approach to managing. 2nd ed. Addison-Wesley Pub., 1977. Immegart, Glenn - Pilecki, Francis. An introduction to systems for the educational administrator. Addison-Wesley, 1973. “Ġstanbul Üniversitesi kütüphaneleri yönetmeliği”, Resmi Gazete, sayı:19990, 15 Kasım 1988. “Ġstanbul Üniversitesi Kütüphanesi çalıĢmaları”, Ġstanbul Üniversitesi Bülteni, 13(1980). James, Brian. The systems analysis interview: a guide to interviewing in organisations. Manchester: NCC Blackwell, 1989. Johnson, Richard - Roger, W.C. - Newell, J. Operations management: a systems concept. Boston: Houghton Mifflin, 1972. Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. “Systems theory and management”, Management Science, 10, (1964). Johnson, Richard A. - Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. The theory and management of systems. 3rd ed. New York: McGrawHill, 1973. Kahramanoğlu, Ertan. “Proje tasarımı ve yönetimi”, 1 nci sistem mühendisliği ve savunma uygulamaları sempozyumu (12-13 Ekim 1995) Bildiriler I. Ankara: Kara Harp Okulu Kültür Sitesi, 1995. 202 Kalıpsız, Abdülkadir. Bilim ve araĢtırma: Bilmek ve düĢünmek, bilim ve araĢtırma, bilimsel araĢtırma tekniği, yazım ve yayın tekniği, Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, 1987. Kast, Fremont E. - Rosenzweig, James E. Organization and management: a systems and contingency approach, 4th ed. New York: McGraw-Hill, 1985. Koçel, Tamer. ĠĢletme yöneticiliği. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi Yayınları, 1982. Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımı ve kütüphanecilik bilimi”, Türk Kütüphaneciliği, 7, 1(1993). Kurbanoğlu, Serap S. “Sistem yaklaĢımına dayalı bir metodoloji: yumuĢak sistemler metodolojisi”, Türk Kütüphaneciliği, 7, 2(1993) Maddison, R.N. [ve bĢk.]. Information system methodologies. [y.y]: Wiley Heyden, 1985. Marchant, Maurice P. “The library as an open system”, Management strategies for libraries: a basic reader. ed.by Beverly P. Lynch. New York: Neal Schuman, 1985. Mescon, Michael H. - Albert, Michael - Khedouri, Franklin. Management. 3rd ed. New York: Harper Row Pub., 1988. Miller, David W. - Starr, Martin K. Executive decisions and operations research, Englewood Cliffs, New Jersey: Prantice-Hall, 1960. Milward, G.E. Organization and methods. London: MacMillan, 1962. Mingers, J.C. “Applying the soft system methodology”, The Systemist, 22, November-1986. Pakin, Erol. “Üniversite sitesi biçiminde teĢkilatlanmamıĢ yüksek öğretim kurumlarında merkez kütüphane ile üniversitenin diğer kütüphanelerindeki haberleĢme sorunu”, Türkiye’de kütüphane alanında teori ile uygulama iliĢkisi sempozyumu, 7-8 Mayıs 1987. haz. Meral Alpay. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 1988. Pao, Miranda Lee. Concepts of information retrival, Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1989. Parkin, Andrew. Systems analysis. 2nd.ed. London: Edward Arnold, 1991. 203 Quade, E. S. - Boucher, W. I. Systems analysis and policy planning. New York: American Elsevier Pub., 1968. Rowley, Jennifer E. The basics of information technology. London: Clive Bingley, 1988. Rowley, Jennifer E. The basics of systems analysis and design for information managers. London: Clive Bingley, 1990. Sağlamtunç, Tülin. “Kütüphane, enformasyon ve arĢiv alanında yeni teknolojiler insan faktörü ve ergonomi”, Kütüphane-EnformasyonArĢiv alanında yeni teknolojiler ve TÜRKMARC sempozyumu bildiri metinleri: 1-4 Ekim 1991, Beyazıt Devlet Kütüphanesi. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1991. Sarıaslan, Halil. “Sistem analizinin temelleri”, Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Dergisi, 39, (1984). Sefercioğlu, Necmeddin. “Yasa dayanağı açısından üniversite kütüphaneleri”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983). Semprevivo, Philip C. Systems analysis: definition, process and design. Chicago: Science Research Associates, 1976. Seyidoğlu, Halil. Bilimsel araĢtırma ve yazma el kitabı. GeliĢ.4.bs. Ġstanbul: Güzem Yayınları, 1992.. Stoner, James A. Management. New Jersey: Printice-Hall, 1978. Storey, Colin - Rea, Gavin. Ergonomics in libraries: proceedings of a seminar held at Southampton University on November 15th. 1985. Bristol: Library Association University College and Research Section Southwestern Group, 1987. Stueart, Robert D. - Moran, Barbara B. Library management. 3rd.ed. littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987. Taylor, Robert S. An approach to library systems analysis. (Library Systems Analysis Report No.2) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964. Taylor, Robert S. Bibliography of recent reports and books on library automation and library systems analysis.(Library Systems Analysis Report No.1) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1964. 204 Taylor, Robert S. - Hieber, Caroline E. Library systems analysis. (Library Systems Analysis Report No.3) Bethlehem, Pa.: Lehigh University, Center for the Information Sciences, 1965. Terry, George R. Principles of management, 3rd ed. Homewood: Richard D. Irwin, 1960. Tonta, YaĢar A. “Mâliyet analizi: Hacettepe Üniversitesi Tıp Merkezi Kütüphanesinde 1981/1982 mâli yılında ödünç verilen bir yayının ödünç verme mâliyeti”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 34, 1(1985). Tuncer, Nilüfer. “Üniversite kütüphanelerinin merkezileĢtirilmesi konusunda Yüksek Öğretim Kurulu‟nun görüĢü ve Yüksek Öğretim Kurulu Dokümantasyon Merkezi”, Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, 32, 2(1983). Tümer, Melih. Yönetim ve yönetici. Ġstanbul: Üçler Matbaası, 1975. Tütengil, Cavit Orhan. Sosyal bilimlerde araĢtırma ve metod. 5.bs. Ankara: Ankara Yayın Üretim Kooperatifi, 1981. Underwood, Peter G. Managing change in libraries and information services: a systems approach. London: Clive Bingley, 1990. Üçok, Tengiz. Yönetim ilkeleri. Ankara: [y.y], 1988. Ülgen, Hayri. ĠĢletmelerde organizasyon ilkeleri ve uygulaması. 2.bs. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi ĠĢletme Fakültesi ĠĢletme Ġktisadı Enstitüsü, 1993. Yalvaç, Mesut. “Kütüphane hizmetlerinde bilgisayara geçiĢ ve sistem analizi”, Jale Baysal’a Armağan. yay.haz. Hasan S. Keseroğlu. Ġstanbul: Yapı Tasarım-Üretim, 1993. Yeates, Don. Systems project management, London: English Language Book Society/Pitman, 1987. Yontar, Aysel. Kütüphane ve belge-bilgi merkezlerinde bilimsel yönetimin önemi. Ġstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Ġstanbul ġubesi, 1995. Yontar, Aysel. Kütüphaneler için mâliyet hesaplamasına giriĢ. Ġstanbul: Ġstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi, 1990. Yozgat, Uğur. Yönetimde karar verme teknikleri, Ġstanbul: Beta Basım Yayım, 1994. 205 EKLER 206 Ek-1. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994): Süreli yayın satın alma iĢleri. Bağlı birimlerden yılın son iki ayına kadar (11. ve 12. ay) Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer Zaman Uzaklık Miktar DeğiĢiklikler Eğitimi Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 süreli yayın sipariş isteklerini beklemek. Bağlı birimlerin süreli yayın sipariş isteklerinin ve/veya 2 abone iptal yazılarının listeler halinde ya da telefonla Ġ.Ü. Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi. 3 Bağlı birimlerce iptali istenen süreli yayınların saptanması. Ġptal edilecek süreli yayınların aboneliğinin kesilmesi için iptal 4 yazısının hazırlanması (1 nüsha Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için + satıcı firma sayısı kadar nüsha). 1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt. 5 ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması. Süreli yayın iptali için 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) satıcı firmalara gönderilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Ġptallerin fiş ve bilgisayara işlenmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 G Ktp.(YL) Düzenli ve sağlıklı değil. 6 hazırlanan diğer nüshaların 7 Yalnızca telefonla sipariş kabul etmek hatalı. Bağlı birimlerden gelen süreli yayın sipariş isteklerinin süreli 8 yayın izleme kataloğundan araĢtırılması (sipariş kataloğu 1986'dan sonrasını içermekte). Geçen senelerden aboneliği devam eden ve Ġptali 9 istenmeyen süreli yayınların aboneliğinin otomatik olarak yapılması. Bir bağlı birim için geçen senelerden aboneliği devam 10 eden, ancak,başka bir bağlı birim tarafından 2.kere sipariş edilmek istenen süreli yayınlar varsa, 2.kere siparişte bulunan birime bu aboneliğin devam 11 ettiğinin, süreli yayının nereye alındığının, kendileri için 2. kere abone olunamayacağının telefon ile bildirilmesi. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 207 Yalnızca telefonla bilgi vermek hatalı. Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Form No 1 Bağlı birimler tarafından sipariş isteğinde bulunulan 12 süreli yayın daha önce aboneliği yapılmamıĢ bir süreli yayın ise, Siparişi istenen süreli yayın için süreli yayın izleme 13 fişine süreli yayın adının ve kısaltmasının işlenmesi. Siparişi istenen süreli yayını istekte bulunan birim adının 14 süreli yayın izleme fişine işlenmesi. Siparişi istenen süreli yayının 15 bibliyografik doğrulamasının yapılması. Siparişi istenen süreli yayının 16 ISSN'inin süreli yayın izleme fişine işlenmesi. Siparişi istenen süreli yayının 17 çıkıĢ süresinin süreli yayın izleme fişine işlenmesi. Siparişi istenen süreli yayının hangi satıcı firmadan 18 alınacağının saptanması için yayının (fiyat, yayın yeri, yayınlayan.. açılarından) incelenmesi ve karĢılaĢtırılması Süreli yayının sipariş 19 edilebileceği satıcı firmaların saptanması. Saptanan satıcı firmalardan ön fiyat almak amacıyla, abone olunacak süreli yayınların 20 alfabetik listesinin hazırlanması (1 nüsha Ġ.Ü.Küt.D.D.BĢk. için + satıcı firma sayısı kadar nüsha). Ön fiyat almak amacıyla 21 hazırlanan 1 nüsha listenin Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'nda saklanması. Ön fiyat almak amacıyla 22 hazırlanan diğer nüshaların Satıcı firmalara gönderilmesi. Sipariş edilecek süreli yayınların bibliyografik kimlikleri23 nin bilgisayara girilmek üzere operatöre iletilmesi. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri 1 G Ktp.(YL) Notlar / Düşünceler Kısaltma her zaman yazılmıyor. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Sırası yanlıĢ, bunun daha önce yapılması gerekir. 1 G Ktp.(YL) Düzenli ve sağlıklı değil. 1 G Ktp.(YL) Düzenli ve sağlıklı değil. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Düzenli ve sağlıklı değil 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkan Vekili Prof.Dr.Meral Alpay'ın isteği ile yapılmaya yeni baĢlanmıĢtır. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili)D.B.: Daire BaĢkanı Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) Kırant Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 208 L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lis.: Lise Lisesi Ort.: Ortaokul Form No 2 Sipariş edilecek süreli yayının 24 adının ve kısaltmasının bilgisayara girilmesi. Sipariş edilecek süreli yayının 25 birim adının/kodunun bilgisayara girilmesi. Sipariş edilecek süreli 26 yayının ISSN'inin bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayının 27 çıkıĢ süresinin bilgisayara girilmesi. Süreli yayın izleme fişlerinin izleme kataloğuna süreli yayın 28 adı altında alfabetik olarak yerleştirilmesi. 29 Satıcı firma(lar)dan ön fiyatın gelmesinin beklenmesi. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Satıcı firma(lar)dan 30 ön fiyatın gelmesi. Satıcı firma(lar)dan gelen 31 ön fiyatların bilgisayara 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) girilmesi. Bilgisayarda çakıĢan süreli yayın bibliyografik 32 kimliklerinin ön fiyatlarını karĢılaştırmak. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) 33 Ön fiyat farklarını saptamak. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkan Vekili 34 Süreli yayına en düşük fiyatı veren satıcı firmayı saptamak. 35 Süreli yayın izleme fişine o süreli yayına en düşük fiyatı veren satıcı firma adının işlenmesi. Süreli yayın izleme fişine 36 firmanın süreli yayın kodunun 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Prof.Dr.Meral Alpay'ın isteği ile 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) işlenmesi. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) D.B.: Daire Başkanı G: Güler Demir Prof.:Profesör N: Nebiha Turan Ktp.: Kütüphaneci D: Dilaver Sek.: Sekreter A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) Kırant S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 209 Her zaman değil. Satıcı firmanın süreli yayın kodu varsa. Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 3 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Siparişi istenen süreli yayınların saptanan satıcı firmalara sipariş edilmek üzere 37 listelerinin hazırlanması (2 nüsha = 1 nüsha Ġ.Ü.Küt.Dok. D.Bşk. için + 1 nüsha satıcı firmaya gönderilmek üzere). Hazırlanan süreli yayın sipariş listesinin 1 nüshasının 38 Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'da sipariş edilen yayınlar dosyasında saklanması. Hazırlanan süreli yayın 39 sipariş listesinin 1 nüshasının satıcı firmaya gönderilmesi. Siparişler ile ilgili Postanın, 40 fax ve telefonun beklenmesi. Siparişler ile ilgili postanın fax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. ve 41 Dok. D.Bşk.'na gelmesi (gelen fax ya da telefon ise 44. adıma atlanır), Postanın yukarıya taĢınması 42 (genellikle küçük odaya). Postanın açılması ve türlerine göre sınıflandırılması:SipariĢ edilen yabancı kitaplar; sipariş edilen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yabancı kitaplar; hediye gelen yerli kitaplar; hediye gelen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yerli 43 süreli yayınlar; yayın evi katalogları; fiyat teklifleri; faturalar; siparişler ile ilgili mektuplar (daha fazla bilgi istenmesi, fiyatın sorulması, siparişin yerine getirileceği ya da getirilemeyeceği...); personel mektupları; yanlıĢ gelen mektuplar; yanlıĢ gelen süreli yayınlar ve kitaplar. Sipariş edilen süreli yayınlar ile ilgili satıcı firmadan gelen ayrıntılı bilgi isteğini, fiyat 44 onayını, siparişin yerine getirilemeyeceği ile ilgili bilgileri bağlı birimlere iletme (tel., fax, elden yazı vb. ile). Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 Hiz.(Ort) 25 1-3 mtrÇuv 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 S.Ktp.öğr. (Bu işte Ġ.Ü.Küt. ve Dok. Daire Bşk. Vekili Prof. Dr. Meral Alpay ve Ġ.Ü. Ktp. Böl. Öğr.Elm. da dahil olmak üzere herkes çalıĢabilmek tedir.) Süreli yayınlar, bu ayırmadan sonra kontrollerı yapılmadan damgalanmakta-dırlar. Bkz.:48. adım. 1 G Ktp.(YL) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) D.B.: Daire BaĢkanı G: Güler Demir Prof.:Profesör N: Nebiha Turan Ktp.: Kütüphaneci D: Dilaver Sek.: Sekreter A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) Kırant S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 210 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Form L.: Lisans No 4 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer Bağlı birimden cevabın gelmesi (tel, fax, elden yazı). 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Ba¤lı birimden elde edilen iletilmesi. Sipariş edilmiş ve gelmiş olan 48 süreli yayınların küçük odada damgalanması. Sipariş edilmiş ve gelmiş olan süreli yayınların küçük odada alfabetik olarak dizilmesi. Sipariş edilmiş ve gelmiş olan 50 süreli yayınların küçük odadan büyük odaya taĢınması Gelen süreli yayının izleme 51 fişinin süreli yayın izleme kataloğundan bulunması 49 52 DeğiĢiklikler 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 47 bilginin satıcı firmaya Gelen süreli yayının kaydının bilgisayardan bulunması. Gelen süreli yayın ile süreli 53 yayın izleme fişinin karĢılaĢtırılması ve kontrolü. Gelen süreli yayın ile süreli yayın izleme fişi üzerindeki 54 bilgiler birbirini tutmuyorsa, YanlıĢ gelen süreli yayının 55 satıcı firmaya iadesi ile ilgili 1 nüsha yazının hazırlanması. YanlıĢ gelen süreli yayının 56 ayrı bir yerde saklanması YanlıĢ gelen süreli yayının 57 ve iadesi ile ilgili yazının satıcı firmaya gönderilmesi Gelen süreli yayın ile süreli 58 yayın izleme fişi üzerindeki bilgiler birbirini tutuyorsa ve aboneliği ilk defa yapılıyorsa, Daha önce aboneliği olmayan ve ilk defa sipariş edilen 59 süreli yayın için izleme fişine demirbaş numarasının işlenmesi 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç bekleme. 45 Bağlı birimlerden cevap 46 Tarih: Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) (Bu işte Ġ.Ü.Ktp. Böl.Öğr.Elm. ve stajyer öğrenciler de dahil olmak üzere herkes çalıĢabilmektedir.) Kontrolu yapılmayan yayınların damgalanması hatalı. 1 G Ktp.(YL) 15 1 Hiz.(Ort) mtr TaĢıma işi gereksiz. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Her zaman yapılmıyor. Kontrol edilmeden damgalanan süreli yayının iadesi de sorun yaratıyor. 1 G Ktp.(YL) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör G: Güler Demir Ktp.: Kütüphaneci N: Nebiha Turan Sek.: Sekreter D: Dilaver Kırant S: Stajyer A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) Hiz.: Hizmetli 211 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Form L.: Lisans No 5 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Aynı demirbaş numarasının 60 süreli yayın üzerine işlenmesi. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) Gelen süreli yayın ile süreli yayın izleme fişi üzerindeki 61 bilgiler birbirini tutuyorsa ve aboneliği eski ise, Daha önce aboneliği olan ve siparişine devam edilen süreli 62 yayın için izleme fişinden demirbaş numarasının bulunması. Süreli yayın demirbaş 63 numarasının süreli yayın üzerine işlenmesi. Gelen süreli yayın üzerine 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 64 birim kodunun kurşun kalem ile işlenmesi. Gelen süreli yayın üzerine sağlama yolunun işlenmesi. 1 G Ktp.(YL) 66 Gelen süreli yayın üzerine 1 G Ktp.(YL) 65 işlem tarihinin yazılması. Süreli yayın siparişi sırasında 67 süreli yayının adı bilgisayara girilmişse, Gelen süreli yayın adı ile 68 bilgisayara daha önce girilmiş süreli yayın adının karĢılaĢtırılması, 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gerekiyorsa bilgisayara daha 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 69 önce girilmiş olan süreli yayın adının düzeltilmesi. Süreli yayın siparişi Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 70 sırasında süreli yayın adı bilgisayara girilmemişse, 71 Gelen süreli yayın adının bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Süreli yayın siparişi sırasında Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 72 süreli yayının ISSN'i bilgisayara girilmişse, M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 212 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 6 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul ttttttt Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Gelen Süreli yayının ISSN'i ile bilgisayara daha önce 73 girilmiş ISSN'in karĢılaĢtırılması, Gerekiyorsa bilgisayara daha 74 önce girilmiş olan ISSN'in düzeltilmesi. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. Süreli yayın siparişi sırasında 75 süreli yayının ISSN'i Tekrarlı iş. bilgisayara girilmemişse, Gelen süreli yayın ISSN'inin 76 bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. Gelen süreli yayın yeni 77 abone olunmuş ve demirbaş Tekrarlı iş. numarasına sahip değilse, Gelen süreli yayın için 78 demirbaş numarasının bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. Süreli yayının siparişi 79 sırasında satıcı firma adı Tekrarlı iş. bilgisayara girilmişse, 80 Gelen süreli yayının satıcı firma adı ile bilgisayara daha önce girilmiş satıcı firma adının karĢılaĢtırılması, 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. Gerekiyorsa bilgisayara daha 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 81 önce girilmiş olan satıcı firmanın düzeltilmesi. Süreli yayın siparişi sırasında Tekrarlı iş. 82 süreli yayının birim kodu bilgisayara girilmişse, Gelen süreli yayın ile 83 bilgisayara daha önce girilmiş birim kodunun karĢılaĢtırılması, Gerekiyorsa bilgisayara daha 84 önce girilmiş olan birim kodunun düzeltilmesi. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 213 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Form L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans No 7 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no t Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Süreli yayın siparişi sırasında Notlar / Düşünceler Tekrarlı iş. 85 birim kodu bilgisayara girilmemişse, 86 Gelen süreli yayın ile ilgili birim kodunun bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş. Süreli yayın siparişi sırasında 87 süreli yayının abone tarihi Tekrarlı iş. bilgisayara girilmişse, 88 Gelen süreli yayının abone tarihi ile bilgisayara daha önce girilmiş abone tarihinin karĢılaĢtırılması, 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gerekiyorsa bilgisayara daha 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 89 önce girilmiş olan abone tarihinin düzeltilmesi. Süreli yayın siparişi sırasında Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 90 abone tarihi bilgisayara girilmemişse, Gelen süreli yayının abone 91 tarihinin bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Süreli yayın siparişi sırasında Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 92 süreli yayının yayın aralığı bilgisayara girilmişse, Gelen süreli yayının yayın aralığı ile bilgisayara daha önce girilmiş yayın aralığının karĢılaĢtırılması, Gerekiyorsa bilgisayara daha önce girilmiş olan 94 yayın aralığının düzeltilmesi. 93 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Süreli yayın siparişi Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 95 sırasında yayın aralığı bilgisayara girilmemişse, Gelen süreli yayının yayın 96 aralığının bilgisayara girilmesi. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 214 Tekrarlı iş. Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Form L.: Lisans No 8 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Süreli yayın izleme fişinden 1 G Ktp.(YL) Süreli yayınların eksik sayılarının satıcı firmaya 1 G Ktp.(YL) 97 eksik sayıların saptanması. 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri 98 bildirilmesi için 2 nüsha uyarı yazısının hazırlanması. Hazırlanan 1 nüsha uyarı 99 yazısının Ġ.Ü.Küt.ve Dok. Notlar / Düşünceler Delbanco kendisi eksik sayı izlemesi yaptığı için sadece diğer satıcı firmalardan gelen süreli yayınların eksik sayıları satıcı firmaya bildiriliyor. 1 G Ktp.(YL) D.Bşk.'nda saklanması. 1 Hazırlanan 1 nüsha uyarı 0 yazısının satıcı firmaya 0 gönderilmesi. Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk için 1 alınmıĢ olan süreli yayınların 0 'Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. 1 süreli yayınlar bölümü'ne 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) gönderilmesi. 1 Bağlı birimlere gidecek olan 0 süreli yayınların birim 2 kodları altında gruplanması. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Bilgisayardan gruplara göre bütün süreli yayınların listesinin irsaliye halinde 2 nüsha olarak dökülmesi. 1 A Ktp.(L.) 1 0 3 1 2 nüsha irsaliyeye , bağlı 0 birim(ler)e teslim edilecek 4 sayıların elle işlenmesi. 1 Bağlı birimlere gidecek 0 süreli yayın gruplarının 5 paketlenmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitaplar ile birlikte 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Kitaplar ile birlikte 1 G Ktp.(YL) Hiz.(Ort) Kitaplar ile birlikte Bağlı birimlere paketlerin taĢınması 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort) Kitaplar ile birlikte Bağlı birim sorumlusuna 1 nüsha irsaliyenin teslimi. 1 G Ktp.(YL) Kitaplar ile birlikte 1 Bağlı birimlere gidecek 0 paketler için Rektörlük'ten 6 araç istenmesi, gün ve saatin 1 0 7 1 0 8 1 0 9 Düzenli ve sağlıklı değil. saptanması Rektörlük'ten tahsis edilen araçla bağlı birimlere gidilmesi, M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) 1 D.B.: Daire BaĢkanıKüt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Prof.:Profesör L.: Lisans Form Ktp.: Kütüphaneci Y.L.: Yüksek Lisans No 9 Sek.: Sekreter Tic.Lis: Ticaret Lisesi S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 215 Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Bağlı birimde bağlı birim Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer 1 sorumlusu ile süreli 1 yayınların ve irsaliyelerin 0 kontrolu. 1 G Ktp.(YL) 1 Sorun varsa (sorunlu süreli 1 yayınlar için), 1 1 G Ktp.(YL) 1 Sorunun not alınması. 1 2 1 Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'na 1 dönüşte sorunun çözümüne 3 çalıĢılması. 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler Kitaplar ile birlikte 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 Sorun yoksa (sorunsuz 1 süreli yayınlar için), 4 1 2 nüsha irsaliyenin karĢılıklı 1 imzalanması. 5 1 Süreli yayınların birim 1 sorumlusuna teslim 6 edilmesi. 1 Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na 1 dönüşte, 1 nüsha irsaliyenin Ġ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk.'nda ait 7 1 G Ktp.(YL) Kitaplar ile birlikte 1 G Ktp.(YL) Kitaplar ile birlikte 1 G Ktp.(YL) olduğu dosyada saklanması 1 Faturalar gelmiş ve ayniyat 1 memurundan /ayniyat dosyasından elde edilebilmiş 8 ise, 1 Faturalar ile gelen süreli 1 yayınların izleme fişlerinden karĢılaĢtırılarak son 9 1 G Ktp.(YL) kontrolunun yapılması. 1 Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt. 2 ve Dok.D.Bşk.'na gelmemiş 0 süreli yayınlar varsa, 1 Gelmemiş süreli yayınlar için 2 fatura üzerinde gelmediğine 1 dair işaretleme yapılması, M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 216 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No10 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Faturada adı bulunan ancak 1 kütüphaneye gelmemiş süreli 2 yayınlar ve yanlıĢ gelmiş 2 süreli yayınlar için 2 nüsha Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Notlar / Düşünceler Düzenli ve sağlıklı değil. uyarı yazısının yazılması 1 1 nüsha uyarı yazısının 2 Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda 3 saklanması 1 1 nüsha uyarı yazısının satıcı 2 firmaya gönderilmesi 4 1 Kontrol işlemi tamamlanmıĢ 2 süreli yayın faturasının 5 ayniyat bölümüne teslimi. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 2 6 1 2 7 1 2 8 1 2 9 1 3 0 1 3 1 1 3 2 M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter S: Stajyer Hiz.: Hizmetli 217 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No11 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Ek-2. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994): Kitap satın alma iĢleri. Bağlı birimlerden kitap 1 sipariş isteklerini beklemek. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) Bağlı birimlerin kitap sipariş isteklerinin, 'listeler' veya '3 2 nüsha sipariş formları' biçiminde Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D. Bşk.'na gelmesi. Siparişi istenen kitapların 3 bibliyografik künyelerinin ve 1 G Ktp.(YL) 1 Ü Ktp.(YL) fiyatlarının doğrulanması. Bağlı birimlerin kitap sipariş isteklerinin 1 G Ktp.(YL) Bu 4 bilgisayara girilmek üzere operatöre iletilmesi. 1 N Sek.(Lis) 5 yayın adının bilgisayara işler Siparişi istenen kitabın işin sırası yanlıĢ önce araĢtırma yapılmalı. girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1993 Siparişi istenen kitabın yazar 6 ad(lar)ının bilgisayara Siparişi istenen kitabın 7 yayınlayanının bilgisayara 1 N Sek.(Lis) bir girilmesi. Siparişi istenen kitabın 1 N Sek.(Lis) 9 ISBN'inin bilgisayara girilmesi Siparişi istenen kitabın hangi satıcı firmaya sipariş edileceğinin bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen kitap ile ilgili 1 N Sek.(Lis) 1 N Sek.(Lis) yapılmıĢtır. 10 topluca 1 N Sek.(Lis) kere Siparişi istenen kitabın yayın 8 tarihinin bilgisayara girilmesi yılında girilmesi. 11 kitap sipariş kodunun bilgisayara girilmesi M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 218 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 1 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler Bağlı birimlerin kitap sipariş isteklerinin sipariş 12 kataloglarından araĢtırılması (sipariş kataloğu 1990'dan sonrasını içermekte). 1 G Ktp.(YL) Düzenli ve sağlıklı değil. Bağlı birimlerin kitap sipariş 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) Bilgisayara girildikten sonra araĢtırılması yanlıĢ. 13 isteklerinin bilgisayardan araĢtırılması. Bağlı birimler tarafından siparişi istenen kitap daha önce sipariş edilmiş ve kitap 14 sipariş isteği 3 nüsha sipariş fişi üzerinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'na gönderilmiş ise, Sipariş isteğinde bulunan bağlı birime, siparişi istenen kitabın zaten siparişte 15 olduğunun ya da gelmiş olduğunun sipariş fişlerinin geri gönderilerek bildirilmesi. AraĢtırma sonucu daha önce sipariş edilmediği saptanan 16 kitap sipariş istekleri, 3 nüsha kitap sipariş fişi üzerinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'na gönderilmiş ise, 3 nüsha kitap sipariş fişine, sipariş kodunun (kod= yıl/ Ġki ya da üç bağlı birim sipariş isteklerini bu şekilde gönderiyor. 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Düzenli ve sağlıklı değil. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 17 firma adı kısaltması/kaçıncı sipariş) elle yazılması. Kitap sipariş fişinin 1 nüshasının kitap adına göre 18 hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna alfabetik olarak yerleştirilmesi. Kitap adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna alfabetik olarak yerleştirilen kitap 19 sipariş fişinin bu nüshasının kitap kütüphaneye gelene kadar veya kitap siparişi iptal edilene kadar saklanması M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 219 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 2 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Kitap sipariş fişinin 1 nüshasının satıcı firma adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna yerleştirilmesi. Satıcı firma adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna yerleştirilen kitap sipariş 21 fişinin bu nüshasının kitap kütüphaneye gelene kadar veya kitap siparişi iptal edilene kadar saklanması Kitap sipariş fişinin 1 22 nüshasının satıcı firmaya gönderilmesi. AraĢtırma sonucu daha önce sipariş edilmediği saptanan 23 kitap sipariş istekleri liste halinde Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D. Bşk.'na gönderilmiş ise, 3 nüsha kitap sipariş fişine, 24 siparişi istenen kitabın yayın adının elle yazılması. 3 nüsha kitap sipariş fişine, 25 siparişi istenen kitabın yazar(lar)ının elle yazılması. 3 nüsha kitap sipariş fişine, 26 siparişi istenen kitabın yayınlayanının elle yazılması. 20 3 nüsha kitap sipariş fişine, 27 siparişi istenen kitabın yayın tarihinin elle yazılması . 3 nüsha kitap sipariş fişine, 28 siparişi istenen kitabın ISBN'inin elle yazılması. 3 nüsha kitap sipariş fişine, sipariş kodunun (kod=yıl/firma 29 adı kısaltması/kaçıncı sipariş) elle yazılması . 3 nüsha kitap sipariş fişine, 30 siparişin yapılacağı satıcı firmanın adının elle yazılması. Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda hazırlanan bu kitap sipariş 31 fişinin 1 nüshasının kitap adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna alfabetik olarak yerleştirilmesi. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 220 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 3 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Kitap adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna alfabetik olarak yerleştirilen kitap 32 sipariş fişinin bu nüshasının kitap kütüphaneye gelene kadar veya kitap siparişi iptal edilene kadar saklanması. Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda hazırlanan kitap sipariş fişinin 33 1 nüshasının satıcı firma adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna yerleştirilmesi. Satıcı firma adına göre hazırlanmıĢ sipariş kataloğuna yerleştirilen kitap 34 sipariş fişinin bu nüshasının kitap kütüphaneye gelene kadar veya kitap siparişi iptal edilene kadar saklanması. Kitap sipariş fişinin 1 35 nüshasının satıcı firmaya gönderilmesi. Siparişler ile ilgili postanın, 36 fax ve telefonun beklenmesi. Siparişler ile ilgili postanın fax ve telefonun Merkez 37 Kütüphaneye gelmesi (gelen fax ya da telefon ise 40. adıma atlanır), Postanın yukarıya taĢınması 38 (genellikle küçük odaya). Postanın açılması ve türlerine göre sınıflandırılması: Sipariş edilen yabancı kitaplar; sipariş edilen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yabancı kitaplar; hediye gelen yerli kitaplar; hediye gelen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yerli süreli yayınlar; yayın evi 39 katalogları; fiyat teklifleri; faturalar; siparişler ile ilgili mektuplar (daha fazla bilgi istenmesi, fiyatın sorulması, siparişin yerine getirileceği ya da getirilemeyeceği...); personel mektuplar; yanlıĢ gelen mektuplar, yanlıĢ gelen süreli yayınlar ve kitaplar M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk. ekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri ilgili Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1-2 Hiz.(Ort.) 25 1-3 mtrÇuval 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 S.Ktp.öğr. (Bu işte Daire Bşk. Vekili Prof. Dr. Meral Alpay ve Ktp. Böl. Öğr.Elm. da dahil olmak üzere herkes çalıĢabilmektedir.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 221 Bu ayırmadan sonra çoğunlukla kitaplar kontrolu yapılmadan Damgalanabilmektedir. Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 4 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Sipariş edilen kitaplar ile ilgili satıcı firmadan gelen ayrıntılı bilgi isteğini, fiyat onayını, 40 siparişin yerine getirilemeyeceği ile ilgili bilgileri bağlı birimlere iletme(tel, fax, elden yazı). Bağlı birimlerden cevap 41 bekleme. Bağlı birimden cevabın 42 gelmesi (tel, fax, elden yazı). Bağlı birimden elde edilen 43 bilginin satıcı firmaya iletilmesi. Sipariş edilmiş ve gelmiş 44 olan kitapların küçük odadan büyük odaya taĢınması Gelen kitabın sipariş fişinin 45 sipariş kataloğundan bulunması Gelen kitabın sipariş kaydının 46 bilgisayardan bulunması. 47 Gelen kitap ile sipariş fişinin Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 Ü Ktp.(YL) 15 1-2 1 A Ktp.(L.) mtrÇuv 1 S.Ktp.öğr. 1 G Ktp.(YL) 1 Ü Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Tekrarlı iş 1 G Ktp.(YL) karĢılaĢtırılması ve kontrolü. Gelen kitap ile sipariş fişi 48 üzerindeki bilgiler birbirini 49 50 51 52 tutmuyorsa, YanlıĢ gelen kitabın satıcı firmaya iadesi ile ilgili yazının hazırlanması. YanlıĢ gelen kitabın ayrı bir yerde saklanması YanlıĢ gelen kitabın ve iadesi ile ilgili yazının satıcı firmaya gönderilmesi Gelen kitap ile sipariş fişi üzerindeki bilgiler birbirini tutuyorsa, Gelen kitabın içine sipariş 53 fişinin konması. 54 Gelen kitabın damgalanması 55 Gelen kitap üzerine demirbaş numarasının işlenmesi. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant 1 G Ktp.(YL) Her zaman yapılmıyor. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) 1G 1Ü 1A 1N 1N 1Ü 1A 1N 1Ü 1A Ktp.(YL) Ktp.(YL) Ktp.(L.) Sek.(Lis) Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 222 Her zaman yapılmıyor. Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 5 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Gelen kitap üzerine birim 56 kodunun kurşun kalem ile işlenmesi Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri 1 N Sek.(Lis) 1 Ü Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) Fatura gelmiş ve ayniyat 57 dosyasından elde edilebilmiş ise, 58 Gelen kitap üzerine döviz fiyatının işlenmesi. 59 Gelen kitap üzerine TL. fiyatının işlenmesi. 60 Gelen kitap üzerine sağlama yolunun işlenmesi. 61 Gelen kitap üzerine işlem tarihinin yazılması. 62 1N 1Ü 1A 1N 1Ü 1A Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) 1N 1Ü 1A 1N 1Ü 1A Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) Sek.(Lis) Ktp.(YL) Ktp.(L.) Notlar / Düşünceler Her zaman işlenmiyor. Fatura, kitabın bağlı birime gönderilmesinden sonra gelmiş ise kitap üzerindeki damgaya fiyat yazılamıyor. Düzenli işlenmiyor. ĠĢlendiğinde de her zaman sağlıklı değil Her zaman işlenmiyor. Kitap siparişi sırasında kitabın adı bilgisayara girilmişse, Gelen kitabın adı ile 63 bilgisayara daha önce girilmiş kitabın adının karĢılaĢtırılması Gerekiyorsa bilgisayara daha 64 önce girilmiş olan kitap adının düzeltilmesi 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 65 Kitap siparişi sırasında kitabın adı bilgisayara girilmemişse, 66 Gelen kitabın adının bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında kitabın 67 yazar ad(lar)ı bilgisayara girilmişse, Gelen kitabın yazar ad(lar)ı ile bilgisayara daha önce 68 girilmiş olan yazar 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) ad(lar)ının karĢılaĢtırılması, Gerekiyorsa bilgisayara daha 69 önce girilmiş olan yazar ad(lar)ının düzeltilmesi. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) S: Stajyer 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 223 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 6 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler Kitap siparişi sırasında kitabın 70 yazar ad(lar)ı bilgisayara girilmemişse, Gelen kitabın yazar 71 ad(lar)ının bilgisayara girilmesi Gelen kitabın basım kaydının 72 bilgisayara girilmesi. Gelen kitabın yayın yerinin 73 bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında kitabı 74 yayınlayan bilgisayara girilmişse, Gelen kitabın yayınlayanı ile bilgisayara daha önce girilmiş 75 yayınlayan adının 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) karĢılaĢtırılması, Gerekiyorsa bilgisayara daha 76 önce girilmiş olan yayınlayan adının düzeltilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında 77 kitabın yayınlayanı bilgisayara girilmemişse, Gelen kitabın yayınlayan 78adının bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında kitabın 79 yayın tarihi bilgisayara girilmişse, 80 Gelen kitabın yayın tarihi ile bilgisayara daha önce girilmiş yayın tarihinin karĢılaĢtırılması, 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gerekiyorsa bilgisayara daha 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 81 önce girilmiş olan yayın tarihinin düzeltilmesi. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 224 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi Form L.: Lisans No 7 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul 82 Gelen kitabın yayın tarihinin Gelen kitabın cilt sayısının 84 bilgisayara girilmesi. Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Notlar / Düşünceler 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gelen kitabın sayfa sayısının bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gelen kitabın fiziksel 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 86 özelliklerinin bilgisayara girilmesi. Gelen kitabın boyutlarının 87 bilgisayara girilmesi. Gelen kitabın birlikteki 88 belgelerinin bilgisayara girilmesi. 89 Görevli: Mesut Yalvaç Kitap siparişi sırasında kitabın yayın tarihi bilgisayara girilmemişse, 83 bilgisayara girilmesi. 85 Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Gelen kitabın dizi kaydının bilgisayara girilmesi. Gelen kitap ile ilgili notların 90 bilgisayara girilmesi (hangi ciltler gelmiş, içerik, dizin, kaynakça). Gelen kitabın dilinin 91 bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında 92 kitabın ISBN'i bilgisayara girilmişse, Gelen kitabın ISBN'i ile 93 bilgisayara daha önce girilmiş ISBN'in karĢılaĢtırılması, M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 225 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 8 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Gerekiyorsa bilgisayara daha 94 önce girilmiş olan ISBN'in düzeltilmesi. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Kitap siparişi sırasında kitabın 95 ISBN'i bilgisayara girilmemişse, Gelen kitabın ISBN'inin 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) Gelen kitabın demirbaş 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 96 bilgisayara girilmesi. 97 numarasının bilgisayara girilmesi. Kitap siparişi sırasında satıc ı 98 firma adı bilgisayara girilmişse, 99 Gelen kitabın satıcı firma adı ile bilgisayara daha önce girilmiş satıcı firma adının karĢılaĢtırılması, 1 Gerekiyorsa bilgisayara 0 daha önce girilmiş olan 0 satıcı firmanın düzeltilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Kitap siparişi sırasında satıcı 0 firma adı bilgisayara 1 girilmemişse, 1 Gelen kitabın satıcı firma 0 adının bilgisayara girilmesi. 2 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın işlem (geliş) 0 tarihinin bilgisayara 3 girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın hangi bütçe 0 dönemine ait olduğunun 4 bilgisayara girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın birim 0 kodunun bilgisayara 5 girilmesi. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) S: Stajyer 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 226 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 9 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul 1 Gelen kitap ile ilgili 0 bilgisayara girilmiş tüm 6 verilerin son kontrolu Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. için 1 alınmıĢ olan kitapların 0 kataloglama ve sınıflama 7 bölümüne gönderilmesi 1 Bağlı birimlere gidecek kitap grupları için 2 nüsha 0 irsaliyenin bilgisayarda 8 Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) hazırlanması. 1 Bağlı birimlere gidecek kitap 0 grupları ile hazırlanan 9 irsaliyenin karĢılıĢtırılması. 1 G Ktp.(YL) Kitaplar gelişigüzel gruplanmakta ve karĢılaĢtırmada sıkıntı yaşanmakta. 1 Bağlı birimlere gidecek kitap 1 grupları ile hazırlanan 0 irsaliye birbirini tutmuyorsa, 1 Problem(ler)in irsaliyede mi 1 yoksa kitap grubunda mı 1 olduğunun araĢtırılması. Problemin çözülmesi (eksik 1 kitabın bulunması, fazla 1 kitabın çıkartılması, 2 irsaliyenin yeniden 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) hazırlanması...) 1 Bağlı birimlere gidecek kitap 1 grupları ile hazırlanan 3 irsaliye birbirini tutuyorsa, 1 Bağlı birimlere gidecek kitap 1 gruplarının paketlenmesi, 4 1 2 nüsha irsaliyenin dağıtımda 1 dağıtıcı tarafından kullanılmak 5 üzere bekletilmesi, Bağlı birimlere gidecek 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 paketler için Rektörlük'ten 1 araba istenmesi, gün ve saatin 6 saptanması, 1 M D.B.(Prof) 1 Rektörlük'ten tahsis edilen 1 araç ile bağlı birimlere 7 gidilmesi 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort.) M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) S: Stajyer 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 227 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No10 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul 1 Bağlı birimlere paketlerin 1 taĢınması. 8 1 Bağlı birim sorumlusuna 1 1 nüsha irsaliyenin teslimi. 9 1 Bağlı birimde bağlı birim 2 sorumlusu ile kitapların ve 0 irsaliyelerin tek tek kontrolu. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort.) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 2 Şayet sorun yoksa. 1 1 2 2 nüsha irsaliyenin karĢılıklı imzalanması. 2 1 Kitapların birim sorumlusuna 2 teslim edilmesi. 3 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Faturalar gelmiş ve ayniyat 1 memurundan/ayniyat 2 bölümünden elde edilebilmiş 4 ise, 1 Faturalar ile gelen kitapların / kitap bilgilerinin 2 karĢılıĢtırılarak son kontrolun 5 yapılması. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 K Tic.Lis. 1 Faturası olan ancak, Ġ.Ü.Küt. 2 ve Dok.D.Bşk.'na gelmemiş 6 kitaplar varsa, 1 Gelmemiş kitaplar için fatura 2 üzerinde gelmediğine dair 7 işaretleme yapılması, 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Faturada adı bulunan ancak 2 kütüphaneye gelmemiş kitaplar ve yanlıĢ gelmiş kitaplar için 8 1 G Ktp.(YL) 1 D Sek.(Lis) Her zaman yapılmıyor uyarı yazısının yazılması 1 Faturası olan ve Ġ.Ü.Küt. ve 2 Dok.D.Bşk.'na gelmiş 9 kitaplar varsa, M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 228 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No11 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Kitap satın alma işleri 1 Gelen kitabın fatura 3 numarasının bilgisayara 0 girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın varsa fatura 3 tarihinin bilgisayara 1 girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın döviz fiyatının 3 bilgisayara girilmesi. 2 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın TL. fiyatının 3 bilgisayara girilmesi. 3 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Gelen kitabın adedinin 3 bilgisayara girilmesi. 4 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 3 Toplam tutarın bilgisayara 5 girilmesi. 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp.(L.) 1 Kontrol işlemi tamamlanmıĢ 3 kitapların faturalarının 6 ayniyat bölümüne teslimi. 1 N Sek.(Lis) Notlar / Düşünceler 1 Ödemesi yapılmıĢ kitap 3 faturaları varsa, 7 1 Ödemesi yapılan kitap 3 faturalarının ayniyat 8 bölümünden alınması. 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) 1 Ödemenin yapıldığı tarihin 3 bilgisayara işlenmesi. 9 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) Düzenli ve sağlıklı değil. 1 Ödemenin yapıldığı bütçe 4 döneminin bilgisayara 0 işlenmesi / düzeltilmesi. 1 G Ktp.(YL) Düzenli ve sağlıklı değil. Ayniyat bölümünden alınan 1 süreli yayın faturalarının 4 tekrar ayniyat bölümüne 1 bırakılması. M: Meral Alpay(Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir Ü: Ümit Konya (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) K: Kadriye Varol A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr.Elm.) N: Nebiha Turan S: Stajyer D: Dilaver Kırant 1 N Sek.(Lis) 1 G Ktp.(YL) 1 N Sek.(Lis) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.: Hizmetli 229 Küt.öğr.: Kütüphanecilik Bölümü öğrencisi L.: Lisans Form Y.L.: Yüksek Lisans No 12 Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Ek-3. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 1.sistem analizi çalıĢması (1994): Ödeme ve ayniyat iĢleri. Postadan ya da elden 1 faturaların gelmesini beklemek. Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler 1 G Ktp(Y.L) Postadan ya da elden 2 faturaların gelmesi (3 veya 4 nüsha ). Faturaların ayniyat 3 memuruna ulaĢtırılması. 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler Ayr.Bkz.: Kitap,süreli yayın satın alma işlemleri (Eylül-Ekim'94): Postanın gelmesi ve postanın açılması. 1 G Ktp(Y.L) 4 Faturalar tarihli ise, Tarihsiz fatura elde etmek 5 üzere satıcı firmayla görüşme. 1 M D.B.(Prof) 6 Faturalar tarihli değil ise, Faturaların satıcı firmalara göre sınıflandırılması ve her 7 satıcı firma için açılmıĢ klasörlere yerleştirilmesi. 1 K Tic.Lis. Faturalara göre teslim 8 senedine fatura numarasının yazılması. 1 K Tic.Lis. Faturalara göre teslim 9 senedine firma adının yazılmazı. 1 K Tic.Lis. Faturalara göre teslim 10 senedine süreli yayın adının yazılması. 1 K Tic.Lis. Faturalara göre teslim 11 senedine yayın fiyatının yazılması. 1 K Tic.Lis. Faturaların gelen yayınlar ile 12 karĢılaĢtırılmak üzere 'bağlı birimlere yayın sağlama bölümü'ne alınması 1 G Ktp(Y.L) 1 N Sek.(Lis) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli 230 Ayr.Bkz.: Kitap,süreli yayın satın alma işlemleri (Eylül-Ekim'94) L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaokul Form No 1 Faturaların, gelen yayınlar 13 ile karĢılaĢtırılması. Faturalar üzerinde gelen ve gelmeyen yayınların 14 işaretlenmesi (ayniyat memurunun uyarılması için). Gelen yayınların ödemesinin yapılabilmesi amacıyla Maliye 15 Bak.'ndan izin almak için 3 nüsha yazının hazırlanması. 1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. ve 16 Dok.D.Bşk.'nda giden evrak Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri 1 G Ktp(Y.L) 1 N Sek.(Lis) Notlar / Düşünceler Ayr.Bkz.: Kitap,süreli yayın satın alma işlemleri (Eylül-Ekim'94) 1 G Ktp(Y.L) 1 N Sek.(Lis) 1 A Ktp(L.) 1 D Sek.(L.) 1 D Sek.(L.) dosyasında saklanması. 1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. ve 17 Dok.D.Bşk.'nda ilgili evrak 1 D Sek.(L.) dosyasında saklanması. Yazının aslının 18 Ġ.Ü.Rektörlüğü'ne 1 D Sek.(L.) gönderilmesi. Gelen yayınların ödemesinin yapılabilmesi için Maliye Bakanlığından paranın 19 çıkmasını ve Saymanlıktan ödeme emrinin gelmesini bekleme. 20 Paranın hangi faturalar için kullanılacağına karar verme (tarih, miktar vb.ne bağlı olarak). 1 M D.B.(Prof) 1 G Ktp(Y.L) 1 K Tic.Lis. 1 M D.B.(Prof) 1 G Ktp(Y.L) 1 K Tic.Lis. Ödeme yapılabilmesi için 21 Maliye Bak.'ndan paranın çıkması ve Saymanlıktan ödeme emrinin gelmesi. Paranın T.C. Ziraat Bankası Beyazıt Şubesi'nden 22 T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl. DıĢ Muameleler Şubesi'ne transferinin yaptırılması. Faturanın asıl nüshasının ve 2. nüshasının bankaya (T.C. 23 Ziraat Bankası Ġstanbul Böl. DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi. 1 M D.B.(Prof) 1 K Tic.Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.BşkVekili) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.) 231 L.: Lisans Y.L.: Yüksek Tic.Lis: Ticaret Lisans Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaokul Form No 2 Tarih: 1 K Tic.Lis. Faturanın asıl nüshasının bankada (T.C.Ziraat Bankası 25 Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) 1 K Tic.Lis. Ayniyat tesellüm 28 makbuzunun 3 nüsha hazırlanması. olarak Banka dekontu üzerindeki 29 kur üzerinden tutarların hesap makinesi ile hesaplanması Ayniyat tesellüm makbuzunun tutar bölümüne banka dekontu 30 üzerindeki kur üzerinden hesaplanan tutarların yazılması Teslim senedinin tutar bölümüne banka dekontu 31 üzerindeki kur üzerinden Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler 24 Ödemenin yapılması. bırakılması. 2. nüshanın üzerine "aslı şubededir" ve "transfer 26 yapılmıĢtır" kaşelerinin vurdurulması, Banka dekontunun ve 2.nüshasının T.C. Ziraat faturanın 27 Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.'nden teslim alınması. 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. tutarların yazılması Banka dekontundan 3 nüsha 32 çoğaltılması (fotokopi ile). 1 K Tic.Lis. Ayniyat tesellüm 33 makbuzundan 1 nüsha çoğaltılması (fotokopi ile). 1 K Tic.Lis. Teslim senedinden 3 nüsha 34 çoğaltılması (fotokopi ile). 1 K Tic.Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli 232 L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaokul Form No 3 Saymanlığa gönderilmek üzere: - 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura 35 - Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı - Teslim senedinin aslı - Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler 1 K Tic.Lis. Ġdari ve Mali işlere gönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın 36 - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. 1 K Tic.Lis. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.daki ayniyat dosyasında saklanmak üzere: - 1 nüsha faturanın 37 - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. 1 K Tic.Lis. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.daki ödeme dosyasında saklanmak üzere: - 1 nüsha faturanın 38 - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. Ġdari ve Mali işlere gidecek 39 evrak için mahsup yazısının hazırlanması. 1 K Tic.Lis. 1 D Sek.(Lis) Ġdari ve Mali işlere gidecek evrakın ve mahsup 40 yazısının Ġdari ve Mali ĠĢlere teslimi. 1 Saymanlığa gidecek evrakın 41 saymanlığa teslimi. Hiz.(Ort) 1 K Tic.Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.) 233 D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaokul Form No 4 Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'daki ayniyat dosyalarında 42 saklanmak üzere hazırlanan evrakın ayniyat dosyasında saklanması. Tarih: 15/09/1994 - 31/10/1994 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler 1 K Tic.Lis. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'daki ödeme dosyalarında 43 saklanmak üzere hazırlanan evrakın ödeme dosyasında saklanması. 1 K Tic.Lis. 44 45 46 47 48 49 50 51 M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol N: Nebiha Turan D: Dilaver Kırant A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Küt.Böl.Öğr.Elm.) 234 D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaoku l Form No 5 Ek-4. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 2.sistem analizi çalıĢması (1996): Süreli yayın satın alma iĢleri. Ġ.Ü.Küt ve Dok.D.Bşk’na ayrılan genel bütçenin ne 3 4 5 6 Eğitimi Notlar / Düşünceler 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 kadarının süreli yayın 2 DeğiĢiklikler Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması:Süreli yayın satın alma işleri Görevli: Mesut Yalvaç aboneliğine ayrılacağının saptanması. Bağlı birimlerden yılın son iki ayına kadar (11. ve 12. ay) süreli yayın sipariş isteklerini beklemek. Bağlı birimlerin süreli yayın sipariş isteklerinin ve/veya abone iptal yazılarının listeler halinde ya da telefonla Ġ.Ü. Küt. ve Dok.D.Bşk.'na gelmesi. Bağlı birimlerce iptali istenen süreli yayınların belirlenmesi. Geçen senelerden aboneliği devam eden ve bağlı birimlerce iptali istenmeyen ancak Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'nca bütçenin durumuna ve bağlı birimler arası dengeyi sağlayacak oranda iptal edilecek süreli yayınların saptanması Ġptallerin fiş ve bilgisayara işlenmesi. 1 G Ktp.(YL) Yalnızca telefonla sipariş kabul etmek hatalı. 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Ġptal edilecek süreli yayınların aboneliğinin kesilmesi için iptal 7 yazısının hazırlanması (1 nüsha Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. için + satıcı firma sayısı kadar nüsha). 1 nüsha iptal yazısının Ġ.Ü.Küt. 8 ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması. Süreli yayın iptali için 9 hazırlanan diğer nüshaların satıcı firmalara gönderilmesi. Bağlı birimlerden gelen süreli yayın sipariş isteklerinin süreli 10 yayın izleme kataloğundan araĢtırılması (sipariş kataloğu 1986'dan sonrasını içermekte). Geçen senelerden aboneliği devam eden ve Ġptali 11 istenmeyen /iptal edilmeyen süreli yayınların aboneliğinin otomatik olarak yapılması. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 235 D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 1 Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler Bir bağlı birim için geçen senelerden aboneliği devam eden, 12 ancak,başka bir bağlı birim tarafından 2.kere sipariş edilmek istenen süreli yayınlar varsa, 2.kere siparişte bulunan birime bu aboneliğin devam ettiğinin, süreli yayının nereye 13 alındığının, kendileri için 2. kere abone olunamayacağının telefon ile bildirilmesi. Bağlı birimler tarafından sipariş isteğinde bulunulan süreli 14 yayın daha önce aboneliği yapılmamıĢ bir süreli yayın ise, Siparişi istenen süreli yayının 15 bibliyografik doğrulamasının yapılması. Siparişi istenen süreli yayının 16 adının bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayının 17 ISSN'inin bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayının 18 çıkıĢ süresinin bilgisayara girilmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 19 fiyatının bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayının 1 G Ktp.(YL) Siparişi istenen süreli yayını 1 G Ktp.(YL) 20 istekte bulunan birim adının bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayınıın 21 baĢlangıç tarihinin bilgisayara girilmesi. Siparişi istenen süreli yayının hangi satıcı firmadan alınacağının saptanması için yayının 22 (fiyat, yayın yeri, yayınlayan.. açılarından) incelenmesi ve karĢılaĢtırılması Süreli yayının sipariş 23 edilebileceği satıcı firmaların saptanması. Saptanan satıcı firmalardan çalıĢma koĢullarını içeren 24 sözleşme metinlerini isteme (telefon ile) Yalnızca telefonla bilgi vermek hatalı. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 236 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 2 Saptanan satıcı firmalardan ön fiyatları almak amacıyla, abone olunacak süreli yayınların 25 alfabetik listesinin hazırlanması (1 nüsha Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D. Bşk. için + satıcı firma sayısı kadar nüsha). Ön fiyatları almak amacıyla hazırlanan 1 nüsha listenin 26 Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk'nda saklanması. Ön fiyatları almak amacıyla 27 hazırlanan diğer nüshaların Satıcı firmalara gönderilmesi. Satıcı firma(lar)dan ön 28fiyatların ve sözleşme metninin gelmesini beklemek. Satıcı firma(lar)dan ön 29 fiyatların ve sözleşme metninin gelmesi. Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Satıcı firma(lar)dan gelen ön 1 G Ktp.(YL) Bilgisayarda çakıĢan süreli yayın bibliyografik 1 G Ktp.(YL) 30fiyatların bilgisayara girilmesi. 31 kimliklerinin ön fiyatlarını karĢılaĢtırmak. 32 Ön fiyat farklarını saptamak. 33 Ön fiyatları geçen seneki fiyatlarla karĢılaĢtırmak Geçen seneki fiyatlar ile bu 34 seneki ön fiyatlar arasındaki fiyat farklarını saptamak. Satıcı firmaların gönderdiği sözleşme metinlerinin 35 incelenmesi ve gerekiyorsa düzeltme yapılması. Süreli yayına en düşük fiyatı veren ve sözleşme koĢulları 36 uygun, güvenilir satıcı firmayı saptamak ve karar vermek Sözleşme metinlerinin 2 37 nüsha imzalanarak onaylanması. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 237 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 3 1 nüsha sözleşme metninin 38 kütüphane dosyasında Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığında „Bağlı Birimlere Yayın Sağlama‟ ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 Ş Sek.(L.) saklanması. 39 1 nüsha sözleşme metninin satıcı firmaya gönderilmesi. 1 Ş Sek.(L.) Süreli yayına en düşük fiyatı veren ve güvenilir satıcı 1 G Ktp.(YL) 40 firmaya abone işlemlerini gerçekleştirmek üzere 2 nüsha onay yazısının hazırlanması. Hazırlanan onay yazısının 1 41 nüshasının Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D. Bşk.'nda saklanması. Hazırlanan onay yazısının 1 42 nüshasının satıcı firmaya 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) gönderilmesi. Bir sipariş (Chemical Abstract) Internet üzerinden doğrudan satıcı firmaya yapılmıĢtır. Bundan 3.000 $'lık indirim de elde edilmiştir. Şipariş edilen süreli yayın 43 daha önce aboneliği yapılmamıĢ bir süreli yayın ise, Sipariş edilen süreli yayının 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş. fişine işlenmesi. Sipariş edilen süreli yayının 45 ISSN'inin süreli yayın izleme fişine işlenmesi. 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş. Sipariş edilen süreli yayının 1 G Ktp.(YL) 44 adının süreli yayın izleme 46 çıkıĢ süresinin süreli yayın Tekrarlı iş. izleme fişine işlenmesi. Sipariş edilen süreli yayının 47fiyatının süreli yayın izleme 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş. fişine işlenmesi. 48 Sipariş edilen süreli yayını istekte bulunan birim adının süreli yayın izleme fişine işlenmesi. 49 Sipariş edilen süreli yayına verilen demirbaş numarasının süreli yayın izleme fişine işlenmesi. 50 Siparişler ile ilgili postanın, fax ve telefonun beklenmesi. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) Tekrarlı iş. Tekrarlı iş. 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 238 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 4 Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler Siparişler ile ilgili postanın fax ve telefonun Ġ.Ü.Küt. ve 51Dok. D.Bşk.'na gelmesi (gelen fax ya da telefon ise 54. adıma atlanır), 52 Postanın yukarıya taĢınması (küçük odaya). Postanın açılması ve türlerine göre sınıflandırılması: Sipariş edilen yabancı kitaplar; sipariş edilen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yabancı kitaplar; hediye gelen yerli kitaplar; hediye gelen yabancı süreli yayınlar; hediye gelen yerli 53 süreli yayınlar; yayın evi katalogları; fiyat teklifleri; faturalar; siparişler ile ilgili mektuplar (daha fazla bilgi istenmesi, fiyatın sorulması, siparişin yerine getirileceği ya da getirilemeyeceği...); personel mektupları; yanlıĢ gelen mektuplar; yanlıĢ gelen süreli yayınlar ve kitaplar. Sipariş edilen süreli yayınlar ile ilgili satıcı firmadan gelen ayrıntılı bilgi isteği, fiyat 54 onayı, siparişin yerine getirilemeyeceği vb.ile ilgili bilgileri bağlı birimlere iletme (tel, fax, elden yazı vb .ile). 55 Bağlı birimlerden cevap bekleme. Bağlı birimden cevabın 56 gelmesi (tel, fax, elden yazı). Bağlı birimden elde edilen 57 bilginin satıcı firmaya iletilmesi. Gelen süreli yayın faturasının bilgisayara işlenen süreli 58 yayın bilgileri ile karĢılaĢtırılması M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 1 Hiz.(Ort) 25 1-3 mtrÇuval 1 G Ktp.(YL) 1 P.Öğr. 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 M D.B(Prof) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 239 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 5 Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler Gelen süreli yayın faturası ile 59 bilgisayara işlenmiş olan süreli yayın bilgileri birbirini tutuyorsa, Gelen süreli yayın faturası 60 üzerindeki fiyatın bilgisayara 1 G Ktp.(YL) işlenmesi Gelen süreli yayın faturası 61 üzerindeki fatura numarasının 1 G Ktp.(YL) bilgisayara işlenmesi Gelen süreli yayın faturası 62 ile bilgisayara işlenmiş olan süreli yayın bilgileri birbirini tutmuyorsa (sorun varsa), Gelen süreli yayın faturası 1 G Ktp.(YL) 63 ile ilgili sorunun çözümü için 2 nüsha yazının hazırlanması 64 Sorunun çözümü için hazırlanan 1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması. Sorunun çözümü için 65 hazırlanan 1 nüsha yazının 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) satıcı firmaya gönderilmesi. Fatura bilgileri ile ilgili sorunun satıcı firma 1 G Ktp.(YL) 66 tarafından düzeltilmemesi durumunda o süreli yayının faturadan iptal edilmesi Gelen süreli yayın paketlerinin içindeki süreli 67 yayınların, paketin içinden çıkan paket listeleri ile karĢılaĢtırılarak kontrolu. 1 G Ktp.(YL) Sorun varsa (paket listesi 68 ile paketteki süreli yayınlar birbirini tutmuyorsa), Sorunun çözümü için 2 69 nüsha yazının hazırlanması. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 240 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 6 70 Sorunun çözümü için hazırlanan 1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması. Sorunun çözümü için 71 hazırlanan 1 nüsha yazının Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) satıcı firmaya gönderilmesi. Paket içinden çıkan ve paket listesi ile kontrolu yapılan 1 G Ktp.(YL) 72 süreli yayınların sorunu yoksa (paket listesi ile süreli yayın birbirini tutuyorsa), Süreli yayının küçük odada 73 alfabetik olarak dizilmesi. Gelen süreli yayının izleme 74 fişinin süreli yayın izleme kataloğundan bulunması 1 G Ktp.(YL) 1 P.Öğr. 1 G Ktp.(YL) Gelen süreli yayın ile süreli 75 yayın izleme fişinin 1 G Ktp.(YL) karĢılaĢtırılması ve kontrolü. Gelen süreli yayın ile süreli yayın izleme fişi üzerindeki 76 bilgiler birbirini tutmuyorsa, ve/veya gelen süreli yayın çift nüsha ise YanlıĢ gelen süreli yayının 77 satıcı firmaya iadesi ile ilgili 2 nüsha yazının hazırlanması. 1 G Ktp.(YL) 1 A Ktp.(L.) YanlıĢ gelen süreli yayının 1 G Ktp.(YL) YanlıĢ gelen süreli yayının ve satıcı firmaya iadesi ile ilgili 1 nüsha yazının Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.'nda saklanması 1 G Ktp.(YL) YanlıĢ gelen süreli yayının 1 G Ktp.(YL) 78 ayrı bir yerde saklanması 79 80 ve iadesi ile ilgili yazının satıcı firmaya gönderilmesi Gelen süreli yayın ile süreli 81 yayın izleme fişi üzerindeki bilgiler birbirini tutuyorsa, M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) 241 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 7 Süreli yayın izleme fişine Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 82 gelen süreli yayının sayısının işlenmesi 83 Gelen süreli yayının damgalanması Süreli yayın demirbaş 84 numarasının süreli yayın 85 1 G Ktp.(YL) 1 P.Öğr. 1 G Ktp.(YL) üzerine işlenmesi. 1 Gelen süreli yayın üzerine sağlama yolunun işlenmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 P.Öğr. 86 Gelen süreli yayın üzerine P.Öğr. 1 G Ktp.(YL) işlem tarihinin yazılması. 1 Gelen süreli yayın üzerine 1 G Ktp.(YL) 1 P.Öğr. 87 birim kodunun kurşun kalem ile işlenmesi. Gerekiyorsa bilgisayara daha 88 önce girilmiş olan süreli P.Öğr. 1 G Ktp.(YL) yayın adının düzeltilmesi. Gerekiyorsa bilgisayara daha 89 önce girilmiş olan ISSN'in 1 G Ktp.(YL) düzeltilmesi. Süreli yayın siparişi sırasında 90 süreli yayının ISSN'i bilgisayara girilmemişse, Gelen süreli yayın ISSN'inin 1 G Ktp.(YL) 91 bilgisayara girilmesi. Gerekiyorsa bilgisayara daha 92 önce girilmiş olan süreli yayın 1 G Ktp.(YL) Süreli yayın izleme fişinden 1 G Ktp.(YL) çıkıĢ aralığının düzeltilmesi. 93 eksik sayıların saptanması. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 242 Y.L.: Yüksek Lisans Form L.:Lisans No 8 Ort.: Ortaokul Süreli yayınların eksik sayılarının satıcı firmaya Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri ilgili Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 94 bildirilmesi için 2 nüsha uyarı yazısının hazırlanması. Hazırlanan uyarı yazısının 1 G Ktp.(YL) 95 1 nüshasının Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk.'nda saklanması. Hazırlanan uyarı yazısının 1 96 nüshasının satıcı firmaya 1 G Ktp.(YL) gönderilmesi. Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk için alınmıĢ olan süreli yayınların 97 'Ġ.Ü. Küt.ve Dok.D.Bşk. süreli yayınlar bölümü'ne gönderilmesi. Bağlı birimlere gidecek süreli yayınların birim 98 olan 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) kodları altında gruplanması. Bilgisayardan gruplara göre bütün süreli yayınların 1 G Ktp.(YL) 99 listesinin irsaliye halinde 2 nüsha olarak dökülmesi. 1 2 nüsha irsaliyeye, bağlı birim(ler)e teslim edilecek 0 sayıların elle işlenmesi. 0 1 G Ktp.(YL) 1 Bağlı birimlere gidecek 0 süreli yayın gruplarının 1 paketlenmesi. 1 G Ktp.(YL) 1 Bağlı birimlere gidecek paketler için Rektörlük'den 0 araç istenmesi (belirlenen 2 1 G Ktp.(YL) gün salı) M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter. Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 243 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 9 1 0 Paketlerin araca taĢınması. 3 1 Rektörlük'den tahsis edilen 0 araçla bağlı birimlere 4 gidilmesi, 1 Bağlı birimlere paketlerin 0 taĢınması 5 1 Bağlı birimde bağlı birim sorumlusu ile süreli 0 yayınların ve irsaliyelerin 6 Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Süreli yayın satın alma işleri Notlar / Düşünceler 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort) 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort) 1 G Ktp.(YL) 1 Hiz.(Ort) 1 G Ktp.(YL) kontrolu. 1 Sorun varsa , (sorunlu süreli 0 yayınlar için) 7 1 0 Sorunun not alınması. 8 1 Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na 0 dönüşte sorunun çözümüne 9 çalıĢılması. 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 Sorun yoksa , (sorunsuz 1 süreli yayınlar için) 0 1 2 nüsha irsaliyenin karĢılıklı 1 imzalanması. 1 1 Bağlı birim sorumlusuna 1 1 nüsha irsaliyenin 2 teslimi. 1 Süreli yayınların birim 1 sorumlusuna teslim edilmesi. 3 1 Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.'na 1 dönüşte, 1 nüsha irsaliyenin Ġ.Ü.Küt ve Dok.D.Baş.'nda ait 4 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) 1 G Ktp.(YL) olduğu dosyada saklanması M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok. D.Bşk. Vekili) G: Güler Demir Ş:Şenay Erendor A: Aykut Arıkan (Ġ.Ü.Ktp.Böl. Öğr. Elm) D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Ü.Öğr.:Ücretli öğrenci Hiz.: Hizmetli 244 Y.L.: Yüksek Lisans L.:Lisans Ort.: Ortaokul Form No 10 Ek-5. Ġ.Ü.Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı‟nda „bağlı birimlere yayın sağlama alt sistemi‟ ile ilgili 2.sistem analizi çalıĢması (1996): Ödeme ve Ayniyat iĢleri. Postadan ya da elden 1 faturaların gelmesini beklemek. Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler 1 G Ktp(Y.L) Postadan ya da elden 2 faturaların gelmesi (3 veya 4 nüsha ). Faturaların, gelen süreli 3 yayınlar ile karĢılaĢtırılması. Faturalar üzerindeki yayın bilgileri ile ilgili sorunların 4 saptanması ve işaretlenmesi (ayniyat memurunun uyarılması için). Faturaların ayniyat 5 memuruna ulaĢtırılması. 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri 1 G Ktp(Y.L) Notlar / Düşünceler Ayr.Bkz.: Ayr.Bkz.: Süreli Süreli yayın yayın satın satın alma alma işleri işleri: Postanın (Ocak-Şubat'96): gelmesi ve Postanın postanın gelmesi ve postanın açılması. açılması. Ayr.Bkz.: Süreli yayın satın alma işleri (Ocak-Şubat'96) 1 G Ktp(Y.L) 1 G Ktp(Y.L) 6 Faturalar tarihli ise, Tarihsiz fatura elde etmek 7 üzere satıcı firmayla görüşme. 1 M D.B.(Prof) 8 Faturalar tarihli değil ise, Faturaların satıcı firmalara göre sınıflandırılması ve her 9 satıcı firma için açılmıĢ klasörlere yerleştirilmesi. Faturalara göre teslim senedinin bilgisayarda 10 hazırlanması için fatura numarasının bilgisayara işlenmesi. Faturalara göre teslim senedinin bilgisayarda 11 hazırlanması için firma adının bilgisayara işlenmesi. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. Tekrarlı iş. Bkz.: Süreli yayın (Ocak-Şubat'96) 61. adım. 1 K Tic.Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol Ş: Şenay Erendor Ö:Önder Aksoy D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter Hiz.:Hizmetli 245 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Form No 1 Faturalara göre teslim senedinin bilgisayarda Tarih: Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Notlar / Düşünceler 1 K Tic.Lis. Tekrarlı iş. Bkz.: Süreli yayın (Ocak-Şubat'96) 16. adım. 1 K Tic.Lis. Tekrarlı iş. Bkz.: Süreli yayın (Ocak-Şubat'96) 60. adım. 12 hazırlanması için süreli yayın adının bilgisayara işlenmesi. Faturalara göre teslim senedinin bilgisayarda 13 hazırlanması için süreli yayın fiyatının bilgisayara işlenmesi. Gelen faturaların iĢlendiği 14 bilgisayar dosya numarasının bilgisayardaki ödeme dosyasına işlenmesi. Gelen faturaların 15 numaralarının bilgisayardaki ödeme dosyasına işlenmesi. Faturayı gönderen satıcı firmanın ödeme dosyasına 16 işlenmesi. Gelen yayınların ödemesinin yapılabilmesi amacıyla Maliye Bak.'ndan izin almak için 17 3 nüsha yazının hazırlanması ve satıcı firma sözleşme metninin fotokopisinin bu yazılara eklenmesi 1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. ve 18 Dok.D.Bşk.'nda giden evrak dosyasında saklanması. 1 nüsha evrakın Ġ.Ü.Küt. ve 19 Dok.D.Bşk.'nda ilgili evrak dosyasında saklanması. Yazının aslının Ġ.Ü. 20 Rektörlüğü'ne gönderilmesi. Gelen yayınların ödemesinin yapılabilmesi için Maliye 21 Bak.'ndan paranın çıkmasını ve Saymanlıktan ödeme emrinin gelmesini bekleme. Paranın hangi faturalar için kullanılacağına karar verme 22 (tarih, miktar vb.ne bağlı olarak). Ödeme yapılabilmesi için Maliye Bak.'ndan paranın 23 çıkması ve Saymanlıktan ödeme emrinin gelmesi. 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 Ş Sek.(L.) 1 Ş Sek.(L.) 1 Ş Sek.(L.) 1 Ş Sek.(L.) 1 M D.B.(Prof) 1 G Ktp(Y.L) 1 K Tic.Lis. 1 M D.B.(Prof) 1 G Ktp(Y.L) 1 K Tic.Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol Ş: Şenay Erendor Ö:Önder Aksoy D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli 246 Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.: Ortaokul Form No 2 Paranın T.C. Ziraat Bankası Beyazıt Şubesi'nden 24 T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl. DıĢ Muameleler Şubesi'ne transferinin yaptırılması. Faturanın asıl nüshasının ve 2. nüshasının bankaya (T.C. 25 Ziraat Bankası Ġstanbul Böl. DıĢ Mua.Şub.) götürülmesi. 26 Ödemenin yapılması. Faturanın asıl nüshasının bankada (T.C.Ziraat Bankası Ġstanbul Böl.DıĢ Mua.Şub.) bırakılması. 2. nüshanın üzerine "aslı şubededir" ve "transfer 28 yapılmıĢtır" kaşelerinin vurdurulması, Banka dekontunun ve faturanın 2.nüshasının T.C.Ziraat Ban-29 kası Ġst.Böl.DıĢ.Mua.ġub.'nden T.C.Ziraat Bankası Beyazıt Şub.'ne gönderilmesi. Banka dekontunun ve 30 faturanın 2.nüshasının T.C. Ziraat Bankası Beyazıt Şub.'nden teslim alınması. 27 Banka dekontu üzerindeki 31 kurun bilgisayarda teslim Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri 1 G Ktp(Y.L) Notlar / Düşünceler DM için G. $ için Ö. 1 Ö Lis. 1 G Ktp(Y.L) 1 Ö Lis. DM için G. $ için Ö. 1 G Ktp(Y.L) 1 Ö Lis. DM için G. $ için Ö. 1 G Ktp(Y.L) DM için G. $ için Ö. 1 Ö Lis. 1 G Ktp(Y.L) 1 Ö Lis. 1 K Tic.Lis. DM için G. $ için Ö. DM için G. $ için Ö. 1 K Tic.Lis. senedine işlenmesi. Bilgisayardaki ödeme 32 dosyasına faturaların ödenme 1 K Tic.Lis. tarihinin işlenmesi. Ayniyat tesellüm 33 makbuzunun 3 nüsha olarak 1 K Tic.Lis. hazırlanması. Ayniyat tesellüm makbuzunun tutar bölümüne ödeme yapılan günün kuru üzerinden tutarların elle yazılması. 1 K Tic.Lis. 34 35 Banka dekontundan 3 nüsha çoğaltılması (fotokopi ile). 1 K Tic.Lis. Ayniyat tesellüm 1 K Tic.Lis. 36 makbuzundan 1 nüsha çoğaltılması (fotokopi ile). M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol Ş: Şenay Erendor Ö:Önder Aksoy D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesö rKtp.: Kütüphaneci Sek.:Sekreter Hiz.: Hizmetli 247 Y.L.: Yüksek Lisans DM: Mark Tic.Lis: Ticaret Lisesi $: Dolar Form Lis.: Lise No 3 Ort.: Ortaokul Teslim senedinden 3 nüsha 37 çoğaltılması (fotokopi ile). Saymanlığa gönderilmek üzere: - 1 nüsha 'aslı şubededir' ve 'transfer yapılmıĢtır' kaşeli fatura 38 - Ayniyat tesellüm makbuzunun aslı - Teslim senedinin aslı - Banka dekontunun aslı'nın hazırlanması. Ġdari ve Mali işlere gönderilmek üzere: - 1 nüsha faturanın - 1 nüsha ayniyat tesellüm 39 makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.daki ayniyat dosyasında saklanmak üzere: - 1 nüsha faturanın 40 - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk.daki ödeme dosyasında saklanmak üzere: - 1 nüsha faturanın 41 - 1 nüsha ayniyat tesellüm makbuzunun - 1 nüsha teslim senedinin - 1 nüsha banka dekontunun hazırlanması. Ġdari ve Mali işlere gidecek 42 evrak için mahsup yazısının hazırlanması. Ġdari ve Mali işlere gidecek evrakın ve mahsup 43 yazısının Ġdari ve Mali ĠĢlere teslimi. Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 K Tic.Lis. 1 Ş Sek.(L.) 1 G Ktp(Y.L) 1 Ö Lis. M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol Ş: Şenay Erendor Ö:Önder Aksoy 248 D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli Ödemeyi kim yaptıysa evrakları da o kişinin teslimi isteniyor Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Form No 4 Lis.: Lise Ort.:Ortaokul 44 Tarih: 10/01/1996 - 10/02/1996 Görevli: Mesut Yalvaç Saymanlığa gidecek evrakın saymanlığa teslimi. 1 K Tic.Lis. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'daki ayniyat dosyalarında 1 K Tic.Lis. Zaman Uzaklık Miktar Ġptal Birleştirme Yer DeğiĢtirme Kişi DeğiĢtirme Düzeltme Diğer DeğiĢiklikler Eğitimi ĠĢin Tanımı Giriş ĠĢlem Karar Ġletme Ġnceleme/AraĢtırma Bekleme Saklama Doküman Üretme ÇıkıĢ Kişi Sayısı ve Sıra no Konu: Ġstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı'nda 'Bağlı Birimlere Yayın Sağlama' ile ilgili sistem analizi çalıĢması: Ödeme ve ayniyat işleri Notlar / Düşünceler 45 saklanmak üzere hazırlanan evrakın ayniyat dosyasında saklanması. Ġ.Ü.Küt.ve Dok.D.Bşk. 'daki 1 K Tic.Lis. 46 ödeme dosyalarında saklanmak üzere hazırlanan evrakın kütüphane dosyasında saklanması. 47 48 49 50 51 52 53 M: Meral Alpay (Ġ.Ü.Küt.Böl.BĢk. ve Ġ.Ü.Küt. ve Dok.D.Bşk.Vekili) G: Güler Demir K: Kadriye Varol Ş: Şenay Erendor Ö:Önder Aksoy 249 D.B.: Daire BaĢkanı Prof.:Profesör Ktp.: Kütüphaneci Sek.: Sekreter Hiz.:Hizmetli L.: Lisans Y.L.: Yüksek Lisans Tic.Lis: Ticaret Lisesi Lis.: Lise Ort.:Ortaokul Form No 5 ÖZET Bu çalıĢmanın amacı, kütüphane ve bilgi merkezlerinin bir sistem olarak ele alınabileceklerini ve onların yönetiminde sistem analizinden yararlanılabileceğini, böylece, yönetilecek kuruluĢların amaçlarının daha etkin bir biçimde baĢarılmasının sağlanabileceğini teorik ve uygulamalı olarak kanıtlamaktır. ÇalıĢmada kullanılan araĢtırma yöntemleri, dokümanter (belgesel) analiz, sistem analizi, betimleme ve deneme yöntemleridir. Kullanılan veri toplama teknikleri ise konuyla ilgili olarak yapılan daha önceki çalıĢmaların yayınlandığı belgelerin analizi ile gözlem ve görüĢme teknikleridir. AraĢtırma dört bölümden oluĢmaktadır. Önce konuyla ilgili kavram ve tanımların gözden geçirildiği araĢtırmada, sonra sistem analizinin uygulanma alanları, önemi, yararı, teknikleri ve uygulama aĢamaları üzerinde durulmaktadır. AraĢtırmada, Ġstanbul Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Sağlama Bölümü‟ne uygulanan bir sistem analizi çalıĢması da sunulmakta ve sonuçları tartıĢılmaktadır. AraĢtırma, sonuç ve öneriler bölümü, kaynakça ve ekler bölümüyle son bulmaktadır. ABSTRACT The purpose of this study is to prove, both in theory and application that libraries and information centres can be treated as systems and thus can be subjected to systems analysis in their management for a better realisation of their purposes. The research methods utilised in this study are documentary analysis, systems analysis, descriptive and experimentation methods. Data gathering techniques on the other hand, are documentary analysis, observation and interview techniques. The study consists of four parts. It commences with a review of concepts and definitions related to the subject and develops by dwelling on the implementation areas, significance, benefits, techniques and implementation stages of systems analysis. A systems analysis implemented to the Acquisition Department of the Central Library of Istanbul University is also presented with a discussion of conclusions and results. The study closes with a chapter of conclusion and proposals, bibliography and an appendix. 250
