Kullanım Kitapçığı

Transkript

Kullanım Kitapçığı

ORKA BİLGİSAYAR
TİCARET ve SANAYİ LİMİTED ŞİRKETİ
Kurbağalı dere Caddesi Ali Ferruh Sk.No:15
Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İSTANBUL
T:0850. 420 00 61
[email protected]
F:0216.223 00 62
www.orka.com.tr
Bilanço Defteri ve e-Defter Programları Kullanım Kitapçığı
Orka Bilgisayar Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi
1
Adı: Orka e-Defter
Sürüm, Versiyon: 1.0.0.0
Yazılımın Geliştirilmesinde Kullanılan Dil: Microsoft C#, Microsoft Visual Studio 2012
Çalıştığı İşletim Sistemleri: Minimum Windows Vista ve üst Masa üstü sürümleri, Windows Server 2008 ve
üstü sürümleri.
Dosya sistemi: Windows NTFS, SQL Server 2008.R2 ve üstü
Hesapların kaydedildiği veri tabanlarının Adı: Programa girişte firmanın sıra numarası (0001, 0002… gibi) ve
çalışılan yılı (2012, 2013, ...) gibi bilgiler kullanılarak, kayıtların işleneceği veri tabanına bağlanmaktadır. Veri
tabanı adı sabit olmayıp, yapılan firma ve dönem seçimine göre değişmektedir.
Sadece veri tabanı sisteminde, veri tabanları “ORKA” adı ile başlamaktadır. Her firmanın kayıtları çalıştığı
dönemleri itibariyle ayrı ayrı veri tabanlarında tutulmaktadır. Örneğin 2013 yılında, 0058 numaralı firmada
çalışmak isteyen kullanıcı, yaptığı seçimler sonucu ORKA_ 0058_2013 veri tabanına bağlanmaktadır.
Ayrıca Firmanın Bilgileri haricinde tüm firmaları ilgilendiren ve ortak kullanım için kullanılan 4 tane veri tabanı
daha vardır.
ORKAGENELTANIM: Yıllardan firmalardan bağımsız tabloların, sabit verilerin ve şablon tanımlamaların
bulunduğu veri tabanıdır.
ORKABURO: Büroların için kullandığı veri tabanıdır.
ORKARESIMLER: Her türlü yüklü verilerin (resim, belge, …) gibi bilgilerin üzerinde saklandığı veri tabanıdır.
ORKATEMP: Tüm raporlamalar, servis işlemleri, dış transferler için geçici oluşturulan bir veri tabanıdır.
Program ilk defa çalıştırıldığı zaman, bu veri tabanlarının var olup-olmadığını kontrolünü yaparak, olmayan veri
tabanlarını hazır değerleri, tabloları ile beraber otomatik olarak oluşturur.
Program da yeni bir firma oluşturulunca, tüm sabit tanımlamaları ve Tekdüzen hesap planı hazır bir şekilde
oluşturulur. Böylece kullanıcı hemen kayıt işlemeye başlayabilir.
2
E-defter sürüm 1.0.0.0 Programı Orka Windows SQL-2012 programıyla tümleşik çalışmaktadır.
Orka Windows SQL sürüm 2012, Windows-SQL kökenli bir yazılım olup, minimum Windows SQL Server 2008.R2
sürümleri beraber çalışmaktadır.
3
Genel Kayıt Alanlarına (Hesap Plan Kodu, Cari Kart, Demirbaş, Personel, Fatura, Stok Kartı…) ait Word©,
Excel©, PowerPoint ©, Microsoft ofis dosyalarını ekleyebileceğiniz gibi PDF, JPG, BMP… gibi resim
dosyalarının da ekleyebilirsiniz. Bu eklenen dosyaları isimlerinden, tutarlarından veya Dosya gruplama
tanımından arayabilirsiniz.
Genel Kayıt Alanlarına 10 Alan Tipinde (Metin, Sayısal, Tutar, Döviz, Kontrol…) gibi 12 adet, Toplam 120
adet size özel alan ilave edebilirsiniz.
Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Excel’e© atabilirsiniz. Bu Kayıtları sıralama,
filtreleme, gruplama, al toplam alma, grup toplam alma, sayma, ortalama alma… gibi işlemleri Program
üzerinden de yapabilirsiniz.
Tüm Raporları, Fatura ve Diğer Belgeleri Yazıcıya göndermeden önce Ekranda inceleyebilirsiniz. Dilerseniz
yazıcı yerine e-Posta PDF, Microsoft Ofis© Programlarına veya herhangi bir resim(JPEG, BMP..) şeklinde dış
ortama çıkarabilirsiniz.
Yazıcıda yazdırmadan önce, Raporlara ve Belgelere «Düzelt» Seçeneği ile müdahale edebilirsiniz.
Dilediğiniz resmi, yazıyı raporun veya belgenin üstüne ekleyebilirsiniz.
Ekranda Tablo Şeklinde Listelenen Tüm Kayıtları, anında Yazıcıda yazdırabilirsiniz veya dilerseniz bu
kayıtları, dışarıya genel kullanım formatların (PDF, JPEG, BMP, HTML, XML)herhangi birinde
çıkarabilirsiniz.
Kayıtlar Üzerinde Hızlı arama özelliği sayesinde, aradığınız kayıtlara çok çabuk ulaşabilirsiniz.
Kullanıcı bazında ara yüz ekranları tanımlayabilirsiniz. Ayrıca kullanıcıları ait Firma seçimi veya gizleme,
şifreleme işlemlerini Kullanıcı Grupları üzerinden veya Kullanıcılardan yapabilirsiniz. Kullanıcı Gruplama
sistemiyle Kullanılan Ana modül, Modül kısıtlaması yapabilirsiniz.
16 adet grup tanımlama sistemi ile kayıtlarınızı gruplayabilir, bu kayıtlar üzerinden özel mizanlar, muavin
raporları, stok raporları, demirbaş, personel, hizmet, departman, plasiyer, araç-makine, İstatistik… diğer
raporlarınızı kolayca alabilirsiniz.
Örneğin Benzin giderini işlerken aracı, personeli, projeyi… seçerseniz, o aracın, personelin ve projenin
tüm giderlerini (veya gelirlerini) bu gruplama sistemiyle sayesinde, gelir-gider hesaplarını (600-740..) gelire
veya gidere göre kırmadan detaylı olarak grup mizanlarında, muavinlerde raporlayabilirsiniz.
Tüm Genel Kayıt alanlarında resim-küçük simge alanını kullanarak, kayıtlarınızı bu simgeler üzerinden
filtreleme, sıralama ve gruplama işlemine tabii tutabilirsiniz. Örneğin sorunlu fatura veya Cari kartlar
üzerine ateş simgesi koyarak, hızlı bir şekilde bu kayıtları filtreleyebilir, sıralayabilir veya gruplayabilirsiniz.
Programda Ajanda Modülünü kullanabilirsiniz. Ajanda Modülünü kullanarak, istediğiniz tarih veya saatte
hatırlatma sağlayabilirsiniz. Ajanda modülünü günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık veya GANT diyagramında
izleyebilirsiniz. Görev ve Notlarınızı bu Ajanda Modülü üzerinden yapabilirsiniz. Örneğin bir Modülü
Fatura, Cari Kart, Fiş Listesi, Hesap Planı üzerindeki kayıtlardan çağırabilirsiniz.
Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur
değerlerini serbest girebilirsiniz.
Program içinden, program eğitim ve anlatım videolarını direkt olarak YouTube© üzerinden izleyebilirsiniz.
Program Güncellemelerini otomatik olarak İnternet üzerinden yapmaktadır. Ayrıca program üzerinden
anında Uzaktan Yardım Sistemi sayesinde, destek birimimizi çağırabilir, destek birimimiz sorununuza
bilgisayarınıza anında bağlanarak çözüm alabilirsiniz.
4
Microsoft SQL© ‘in raporlama gücü ve görsel raporlama araçları sayesinde istediğiniz gibi Rapor
tasarlayabilirsiniz. Bu raporları Microsoft Ofis© araçları direkt bağlayarak, kendinize özel çözümler
üretebilirsiniz.
BİLANÇO USÜLÜ MUHASEBE
FİRMA
TANIMLAMALARI
Beyannameyi Düzenleyen, Gönderen Onaylayan SMMM ve YMM tanımı eklenmiştir.
Firmaya ait sözleşme, yazışmalar ve kuruluş evraklarına ait Word©, Excel©, PowerPoint ©, PDF, JPG, BMP… gibi resim
dosyalarının da ekleyebilirsiniz.
Şube tanımı ile girilen kayıtlardan beyannameleri ve mali tabloları tek bir firmada, defterleri her şube için ayrı ayrı döküm
alabilirsiniz.
16 adet grup tanımlama sistemi ile fişlerinizde tek hesap üzerinden proje, departman, araç ve personel maliyetlerinin
takibini yapabilirsiniz.
Sınırsız sayıda Mali Müşavir, Yeminli Mali Müşavir, Noter, Kanuni temsilci, ortak ve diğer meslek mensupları
tanımlayabilirsiniz.
DÖVİZLİ İŞLEMLER
Günlük Döviz Kurlarının T.C. Merkez Bankasından otomatik olarak indirebilir veya istediğiniz kur değerlerini serbest el ile
girebilirsiniz.
STOKLU
MUHASEBE
Stok Kartları ile tek hesap üzerinden fiş kayıt esnasında stok kartını, miktar ve fiyat bilgisi girilerek stok takibi sağlanmıştır.
Envanter Defteri ve daha birçok pratik rapor ve Büroların basit Stok takibinin yapabilirsiniz.
HESAP PLANI
Banka hesapları tanımı ile bankaya ait çek senet hesapları, tahsil ve teminat çekleri, mevduat, pos ve kredi kartı
hesaplarının otomatik açabilirsiniz. Ayrıca Cari Kartları ve Diğer Hesaplarında Hesap Planından açabilirsiniz.
Portföy hesapları ile 101-121-321 vb. hesapların yıl ve aylara göre otomatik açabilirsiniz.
Gider Hesap ile 770'deki gider yerleri ve gider çeşitlerine göre diğer gider gruplarına da (750 hesabı) otomatik
açabilirsiniz.
Hesap Planındaki standart alanlara ilave olarak 120 adet farklı tipte alan tanımı yapabilirsiniz. (Örnek Hesaba ait bütçe
değerleri, özel kod ve not alanları. Vb.)
Hesap Planlarını Firmadan Firmaya Kopyalayabilirsiniz. Kopyalamada sadece işaretli kayıtları seçebileceğiniz gibi, tüm
kayıtları da kullanabilirsiniz. Yine Seçenekler ile plan kodlarını alıp, gönderebilirsiniz.
Hesabın üstünde iken 12 Aylık Mizanlarını, Normal Mizanlarını ve Muavin detayını, tıklayarak inceleyebilirsiniz.
Hızlı arama seçeneği sayesinde hem hesap kodundan, hem de hesap adından plan kodlarını ve hesap isimlerini çok hızlı bir
şekilde arayabilirsiniz. Cari Kartlar Tablosunda ise ayrıca vergi numarası, Cep Telefonu veya 1.Telefon alanı üzerinden
arama yapabilirsiniz.
Hesap Planını istediğiniz seviyede görüntüleyebilirsiniz. (Yalnız Kebir, Kebir+Muavin, Kebir+Grup, Yalnızca Muavin gibi.
Ayrıca Tüm veya Yalnızca çalışan hesaplar veya seçeneğiyle çalışmayan hesapları görüntülemeyebilirsiniz.
Hesap Plan Kodlarını değiştirmek için gelen listede değişilecek hesabın yanına yeni hesap kodunu yazarak Toplu Hesap
Kodu değişimini yapabilirsiniz.
FİŞ LİSTESİ
Fiş Listesinde istediğiniz alanların ekranınızda görüntülenmesini sağlayabilir, sırasını değiştirebilir ve bu değişiklikleri
kaydedebilirsiniz.
Tüm Kayıt alanlardan Arama, Sıralama, Filtreleme, Gruplama, Toplam Alma, Ortalama Alma… gibi işlemler yapabilirsiniz.
Seçili olan fişleri silebilir, birleştirebilir, başka firmaya veya bulunduğunuz firmaya kopyalayabilirsiniz.
FİŞ SATIR KAYIT
GİRİŞLERİ
Girilmiş olan açıklamaları listeleyebilirsiniz ve tekrar tekrar aynı açıklamaları girmek zorunda kalmazsınız.
Fişin özel işaretini belirtip tüm sistemde bu işarete göre rapor alabilirsiniz.
Fişin hangi şubeye ait olduğunu belirtebilirsiniz.
BA-BS İçin 100 kasa hesabını kullandığınız halde karşı hesap kodundan ilgili cari seçerek BA-BS formlarınız doğru
hazırlanmasını sağlayabilirsiniz. 120, 320 hesaplarınız fiş içinde kullandığınızda karşı hesap kodu seçmek zorunda
değilsiniz.
Fiş içinde stok adını, miktarını, birim fiyatını girerek ilgili stok koduna ait mizan, muavin ve maliyet (FIFO, Hareketli
Ortalama, Aritmetik Ortalama) raporlarını da alabilirsiniz.
Döviz Modülünü satın alan kullanıcılar ilgili döviz cinsini seçtiğinden merkez bankası kurlarını seçme ve döviz miktarı ile
çarp suretiyle Borç veya Alacak tutarının tespitini yapabilirsiniz.
Fiş içinde tevkifât tipini, cari hesap kodunu ve işlem kanun numarasını girerek muhasebe fişinin otomatik hazırlanmasını
sağlayabilirsiniz.
İlk, Son ve Ara Değer alanları ile elektrik, su, doğalgaz… saatlerinizin sayaçlarını, araçlarınızın kilometrelerini ve diğer
sayısal işlemleri takip edebilirsiniz.
5
Hesaba alt birim tanımı yaparak fiş içinde alt birim miktarı girip alt birime göre mizan ve muavin alabilirsiniz.
Hesaba ait proje, departman, araç, personel… seçilerek tek hesap üzerinden ilgili departman ve proje maliyetlerini takip
edebilirsiniz. Örnek 770 4 03 Benzin Giderlerine ait gider işlenirken ilgili araç, proje, … seçilerek, Benzin giderini proje,
araç, departman, personel… gibi gruplara otomatik olarak dağıtabilirsiniz.
Fiş içinde aynı belge tarihi ve belge numarası işlenmişse uyarı sistemi getirilmiştir.
Hesaba ait, içinde bulunulan fiş dahil olmak üzere TL, Döviz, Stok ve Alt Birimlerine göre mizan alabilirsiniz.
KDV Dahil, KDV Hariç veya KDV'den matrahı bul yöntemiyle tutarların hesaplaması yapılıp ilgili hesaplara aktarabilirsiniz.
FİŞ SATIR KAYIT
GİRİŞLERİ
Fişi tek bir tuşla eşitleyebilirsiniz, üst alanı veya üst satırı kopyalayabilir, araya satır ilave edebilir. Hesap adını ve
bakiyesini taşıyabilir, borç-alacak tutarını değiştirebilirsiniz. (Klasik ORKA-DOS kullanıcılarımız alışkın oldukları tuş
kombinasyonlarını {[Ctrl]+[Enter], F7,…} fiş içinde rahatlıkla kullanabilir.)
FİŞ ŞABLONLARI
Otomatik Fiş şablonları tanımlayarak, belge tarihi, belge numarası, açıklama ve belge tutarını girip fiş oluşturabilirsiniz.
YANSITMALAR
Yansıtma Fişlerini otomatik yapabilirsiniz. Yansıtmadan önce hesapların detaylarını ve muavinleri tek bir ekran üzerinden
inceleyebilirsiniz. Fişleri oluşumunu görüp, en son kaydet seçeneğiyle de isterseniz yansıtmaları da otomatik olarak
yapabilirsiniz.
DÖNEM SONU
Dönem Sonu işlemleri ile hesapları otomatik olarak kapanış işlemlerini yapabilirsiniz.
DİĞER HESAP
VİRMANLARI
Diğer Hesapların Virmanları ile tanımladığınız hesaplar, kendi aralarında otomatik olarak virman fişleri oluşturabilir ve bu
fişleri inceleyebilir daha sonra da kaydedebilirsiniz.
TOPLU TAHAKKUK
Belirli hesap grubuna belli tutarı direkt veya belli bir birime bölerek (m², kw, ..) tahakkuk fişini hazırlayabilirsiniz. Örnek;
Kooperatif veya dernek üyelerinin borçlandırılması.
MİZAN RAPORU
İlgili hesaba ait en son hangi kaydın işlendiğini görebilirsiniz.
Tanımlı kebir hesaplarına ait mizan alabilirsiniz.
İngiliz ve Almanca Mizan, Gelir Tablosu ve Bilanço alabilirsiniz.
Döviz Çevrim işlemleri ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi
otomatik yapılıp kur farkı fişini yapabilirsiniz.
TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde mizan alabilirsiniz
Mizanlarınızı Grafik ortamında gösterilmesi sağlanmıştır.
ile borç veren hesaplar sola, alacak veren hesaplar sağa yazılarak hızlıca hesap bakiye kontrolü yapabilirsiniz.
Gelir Tablosu ve Bilanço otomatik olarak, virmanların yapılmasına gerek duyulmadan görebileceksiniz.
Nakit Akım Tablo, Fon Akım Tablosu Raporu
Sadece belirli hesapları ait proje mizan alabilirsiniz. Örnek {600, 770 vb.}
İstediğiniz kadar Mizan Raporu tanımlayabilirsiniz.
Fiş Kayıtlarından veya Entegre Kayıtlardan gelen(Demirbaş, Bordro, Büro..) grupların toplamlarını ve detaylarını
raporlayıp, İnceleyebilirsiniz.
GRUP MİZANLARI
Döviz Çevrim işlemi ile kayıtların belge tarihi, vade tarihi, 31 Aralık, İlgili güne veya serbest kura göre değerlemesi
otomatik yapabilirsiniz.
MUAVİN RAPORU
TL, Döviz, Stok, Alt Birimli ve Kur farklarını gösterecek şekilde muavin raporu alabilirsiniz.
Muavin defter içinde iki tarih arası mizan ve genel raporu mizan alabilirsiniz.
İstediğiniz kadar rapor Muavin Raporu tanımlayabilirsiniz.
KESİN MİZAN
Kesin Mizanı Hazırlayıp, BDP ve GİB sitesine İnternet üzerinden otomatik olarak bildirebilirsiniz. Eğer hesaplar üzerinde
Ters Bakiye uyarıları varsa, ekranda sizi uyaracaktır.
ADAT HESAP
Adat Hesaplamasını Otomatik olarak yaptırabilirsiniz. Muhasebe fişini de, otomatik olarak kaydedebilirsiniz.
Kasa-Banka Defter Özel Dökümlerini İnceleyebilirsiniz.
RESMİ
BİLDİRİMLER
Yevmiye Defterini Müsvedde olarak yazımını inceleyebilirsiniz. Yevmiye maddelerini yazım esnasında, seçeneğe bağlı
olarak; Her Fişe, her güne, haftalık ve 10 Günlük oluşturabilirsiniz. Böylece Fiş Birleştirme işlemine ihtiyaç duymazsınız.
Defter sayfa sayısından tasarruf edebilirsiniz.
Defter-i Kebir ve Envanter Defterini Yazdırabilirsiniz. Eğer Ters Bakiye işlemleri varsa, defter Yazımlarından önce ekranda
gerekli ters bakiye uyarıları otomatik gelecektir.
GELİR-GİDER
Kapanış işlemlerini yapmadan gelir gider tablosunu inceleyebilirsiniz. Tabloyu gruplar, şubeler, döviz seçeneğiyle
hazırlayıp çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler
kıyaslayabilirsiniz.
6
Ayrıca İngilizce ve Almanca standart olarak Gelir tablosunu, Bilançoyu inceleyebilir, yazdırabilirsiniz.
BİLANÇO
Kapanış işlemlerini yapmadan bilançoyu görebilirsiniz. Ters Bakiye veren hesapların uyarıları ekrana hemen gelecektir.
Dilerseniz Bilanço’ yu sizin gireceğiniz kur üzerinden Dövize otomatik olarak çevirebilirsiniz. Ayrıca İngilizce ve Almanca
standart olarak tabloyu görebilir, yazdırabilirsiniz. Raporu Özet-Detaylı seçenekleri kullanarak dilediğiniz dönemler
kıyaslayabilirsiniz.
ORKA WINDOWS SQL-2012 PROGRAMA GİRİŞ
Programa Giriş Ekranı:
Ekran üzerinde bağlanılacak SQL Server Adı, Kullanıcı
adı ve şifresi girilerek ekrandaki kırmızı çalışma yılına
ait, SQL Serverdaki veri tabanları listelenir. Gerekli
Tanımlamalar yapılarak, kullanıcılar kendilerine ait veri
tabanlarına girme hakkına sahiptir.
Yeni bir veri tabanı (firma) ise bu ekran üzerinde fare
sağ kliği ile beraber çok basitçe oluşturabilmektedir.
Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı:
Kullanıcılar buradan çalışacağı ana
modüle geçebilirler. Kullanıcı yetkilerine
göre çalışacağı ana modülü seçebilirler.
Diğer modüller yetkilere göre
kapatılabilir.
E-Defteri ilgilendiren modül ise
“BİLANÇO” modülüdür.
7
BİLANÇO ANA MODÜLÜ
Bilanço Ana Modül Seçim ve Giriş Ekranı: Bu ekran üzerinde Firmanın muhasebe fiş kayıt işlemleri, beyannameleri
kısaca muhasebe ile ilgili tüm işlemleri yer almaktadır. Orka e-Defter programı da, programın Yevmiye defteri
yazımından çağrılarak kullanılacaktır.
Orka e-defter programı bu programdan bağımsız hazırlanmıştır. Hazırlama, görüntüleme arşivleme ve diğer
işlemleri bağımsız yapabildiği gibi, kullanıcılar ana programdan çıkmadan da kullanabilmeleri de mümkündür.
Programdaki fiş kayıt işlemlerinden kayıtlar girilmektedir. Personel ücret bordrosu, demirbaş amortisman ve büro
programından entegre kayıtlar sisteme kaydedilmektedir.
Ticari paket program üzerinden yapılan işlemler, sisteme anında kaydedilmektedir. Ayrıca bir entegrasyona gerek
kalmadan fişler anında oluşturulmaktadır.
Tüm beyannameler, resmi defter hazırlama ve yazdırılmaları bu modül üzerinden gerçekleştirilmektedir.
Program en fazla kullanılan kısımlara bu büyük kutucuklara yerleştirilmiştir. Bu kutucuklar kullanıcılara göre
tanımlanabilir ve yetkilendirebilir. Ayrıca yukarıda çubuk menü içerisinde daha fazla program bölümü yer
almaktadır.
ANA GİRİŞ EKRANI
8
Firma Tanımlamaları:
Firma e-Defter ve e-Fatura uygulamalarına tabii ise, Genel Tanımlamalar sekmesinden, Firma Tanımlamalarından, edevlet işlemleri sekmesi tıklanır. Gelen pencerede e-Devlet işlemlerine ait, e-Defter Uygulaması seçeneği seçilir. eDefter geçiş tarihi de girilerek, e-defter için kontrol ve başlangıç tarihide firmada belirtilmiş olur.
Böylece Muhasebe Fiş Giriş ve Programın tüm modüllerinde kayıt işlemlerinin ve alan kontrollerinin e-defter
uyumluluk ve ikaz kontrollerinin yapılması sağlanır.
e-Defter Uygulamasında Ödeme Tipleri (“Payment Methods”) önem arz etmektedir. E-Defter Ödeme Tiplerinin
tanımlamalarında hazır şekilde gelmektedir. Eğer e-Defter Ödeme tiplerine ilerde ilave edilecek bir tip varsa, buradan
eklenmelidir. Fiş girişlerindeki Ödeme tipleri bu tanımlamalardan alınmaktadır. Ödeme Kontrol Kebir Kodu ise, Fiş
girişinde Ödeme tipi seçildiğinde, eğer fişin içerisinde bu kebir (veya kebir kodları, virgülle ayrılmış) yok ise, fiş girişine
program izin vermemektedir.
9
Tekdüzen Hesap Planı
Orka SQL 2012 Programının tüm omurgası hesap planı üzerinde kuruludur. Firma faaliyet türüne göre (Üretim,
Hizmet, İnşaat, Ticaret …) program, tekdüzen hesap planı tanımlamaları otomatik olarak tanımlamaktadır.
Orka Bilanço modülün de hesap kodu tanımlamaları için bazı zorunlu kurallara bağlıdır. Bu kurallar şunlardır.
- Kebir hesap tanımlamaları 100-999 arasında olmalıdır.
- Plan kodu metin tanımlıdır. Plan kodu 30 karakter uzunluğunda olabilir. Seviyeler arasında 1 boşluk karakteri
kullanabilir. Üst seviyeler açılmadan alt seviyelerin açılmasına müsaade edilmez. Alt seviye altında, üst seviye
tanımlamaz.
- Plan kodu tanımlamalarında harf kullanabilir. Ancak “ . , : ; \ * ‘ “ / + @ “ gibi özel işaretlemeler kullanılamaz.
Kullanılırsa program bunları otomatik olarak iptal eder.
- Banka Hesapları, pörtföy hesapları, gider hesapları, cari kartlar gibi özel seviyeli detaylı hesaplar için şablonlar
geliştirilmiştir. Böylece sistematik bir düzen içinde kayıtlar açılabilmektedir.
- Kullanıcılar serbest kod girişi yaparak, istedikleri seviyelerde hesap kodu tanımlamaları yapabilmektedir.
- Kullanıcılar açtıkları bir hesap kodunu silmek isterlerse, eğer hesabın bir alt seviyesinde bir hesap varsa önce alt
hesapları silmeleri gerekmektedir. Eğer hesap çalışmışsa önce hesabın çalıştığı fişin iptali istenilir. Eğer o fiş,
beyannamede kullanılmışsa, resmi defterler(Yevmiye, Defter-i Kebir) de yazdırılmışsa, yönetici tarafından
kilitlenmemişse, gün kapatma işlemi yapılmışsa… gibi kontrollerden geçilerek ancak silmeye ve düzeltmeye izin
verilir. Ayrıca kullanıcıların düzeltme ve silme yetkisi olmalıdır.
- Fiş içerisinde yalnızca detay(muavin) hesapların kullanılmasına izin verilir. Kebir ve Grup Hesaplara kayıt işlenemez.
- Hesap planında ayrıca kullanıcı ihtiyaç duyabileceği ek alanları tanımlayabilir. Örneğin Hesap kodları yanında bir
tarih, kontrol kutucuğu, tutar, döviz, vs.. gibi 13 tipte 12’şer alan tanımı yapabilir.
- Her bir Hesap Koduna sınırsız sayıda Excel tablosu, PDF, resim, gibi genel formatlı belge dosyaları eklenebilir.
Bunlara ihtiyaç duyulduğu zaman anında bu ekran üzerinde ulaşabilir.
- Hesap planı üzerinde, bir hesabın üzerinde iken, o hesaba ait muavin raporunu, Mizan raporunu, 12 aylık mizan
raporunu TL, Döviz, vs.. alt stok birimleri dahil inceleyebilirsiniz.
10
Serbest tanımlama hesap plan kodu
açılımı yukarıdaki kurallara bağlı
kalınarak yandaki ekranda görüldüğü
gibi basitçe tanımlanabilmektedir.
Ayrıca daha detaylı raporlamalar içine
gerekli olan diğer alanlarda isteğe
bağlı olarak seçilip, kullanabilir.
MUHASEBE FİŞ GİRİŞ EKRANI
Muhasebe Yeni Fiş Girişi, Düzeltme, İptali, Yazdırılması gibi işlemler bu ekran üzerinden yapılmaktadır.
Ayrıca entegrasyon yoluyla kaydedilen kayıtlar da bu ekran üzerinde yer alır. Ekran üzerinde gelişmiş
filtreleme yöntemiyle arama işlemleri yapılabildiği gibi, bu ekran üzerindeki kayıtlar anında Excel©, Pdf
©, … biçiminde dış ortama aktarabilmektedir..
Ekrandaki “Yeni Fiş” düğmesi tıklanarak, yeni fiş girişine yapılır. Bant bulunduğu kaydın üzerinde iken
“Düzelt“ düğmesine basılarak Fiş Düzeltmeye yapılabilir. Yine Bandın üzerinde bulunan fiş kaydının
silinmesi için “Sil” düğmesine tıklanılır. Düzeltme ve Silme seçeneklerinde kullanıcın ayrıca onayı istenir.
Ek işlemlerle fiş kopyalama, yazdırma, fişi dövizi çevirme, fişe ek alan tanımlama, fişe belge bağlama gibi
programın ekstra özellikleri kullanabilir.
11
MUHASEBE FİŞ GİRİŞİ
Fiş kayıdı bu ekran üzerinde yapılmaktadır. Fiş satır girişinden önce, başlık bilgileri doldurulur. Başlık bilgilerinde fişin tipi,
tarihi, Fiş Başlık Açıklaması, Belge Tipi, Fiş Niteliği … kullanılacaksa gerekli olan tüm detaylar girilir.
Daha sonra satır girişine geçilir. Fiş Satır girişinde hesap kodu seçiminden sonra, başlıkta girilen değerler otomatik olarak fiş
satır değerlerine de taşınır. Böylece kullanıcı bir daha aynı değerleri tekrar tekrar girmez. İstenilirse satırdaki alanlar
değiştirilir. Böylece fiş satırından istenilen detay satır bilgileri seçimi de sağlanmış olur.
Muhasebe hesap plan kodun da KDV tanımlanmışsa, program otomatik olarak İlgili KDV hesabına (191, 391) Dahil veya
Hariç durumuna göre hesaplayıp taşır.
Yine satır girişinde departman, araç, personel … gibi gruplar seçilerek grup bazlı raporlar alınabilir.
Fiş girişinde borç – alacak eşit değilse fiş kesinlikle kaydedilmez. Fiş girişine mizan raporundan ve yine mizan raporu
üzerinden kur farklarından otomatik olarak satır kaydı yapılabilir.
Aynı zamanda alt birimlerde stok kodları beraberinde kullanılarak basit stok takibi de yapılabilmektedir. Yukarıdaki hesap
planı düğmesi kullanılarak, yeni hesap açmak ve diğer hesap planı işlemlerini yapılabilmektedir.
Fiş girişinde hesap kodu girildikten sonra, girilen hesaba ait tüm mizan toplamları anında ekrana gelmektedir. Fiş
Açıklamaların da “akıllı tamamlama“ özelliği sayesinde daha önce girilen bir açıklama veya benzer açıklama otomatik
olarak tamamlanmaktadır.
Ayrıca, kullanıcılarının “fare” yardımı olmaksızın, seri bir şekilde fiş kaydı işleyebilmesi için tuş kombinasyonları
tasarlanmıştır.
12
Belge ve Ödeme Tipi Kontrolleri:
Fiş Kayıt Girişinde e-Defter Uyumluluk seçilmişse, program e-Defter uyumluluk kontrollerini otomatik olarak gerçekleştirilir.
Bu kontroller şu aşamalardan oluşmaktadır.
1. Eğer Fişe belge Tipi Seçilmişse, belge tanımlamasından dolayı kesinlikle belge numarası sahası boş
geçilememektedir.
2. Eğer Fişe Ödeme Tipi Seçilmişse, Ödeme Tiplerinde tanımlı kebir(veya kebir kodları) fiş içerisinde tanımlı değilse,
kayıt işlemine izin verilmemektedir. Örneğin Ödeme Tipi Nakit Seçilmişse, fiş satırları içerisinde muhakkak, 100
(Kasa) hesap kodu aranmaktadır.
3. Eğer Ödeme tipi ve Belge Tipi seçilmişse, yukarıdaki iki kuralda fiş satırlarında aranmaktadır.
Aşağıdaki örneklerde bu duruma ait gelen ikaz uyarıları yer almaktadır.
13
Gelen uyarı ekranında, yapılan işlemin muhasebe kaydının doğru olduğu ancak, e-defter
uyumluluğun yevmiye kaydından sağlanamadığı uyarısı verilmektedir. Kullanıcı bu uygulamada fişi
bu haliyle kaydetmek istemiştir. Belge Tipini “fatura”, ödeme tipine ise “nakit” belirterek oluşacak
yevmiye kaydında kasa kodu ile herhangi bir kayıt yapmayarak e-defter uyumluluğu ihlal
etmektedir.
Bu gelen ekranda ancak “Uyarıları okudum, anladım. İşleme devam etmek istiyorum seçimiyle
gelen uyarının okunması sağlanması amaçlanmaktadır. Ayrıca pencere kapatılınca tekrar fiş girişine
program yönelmektedir.
14
BİLANÇO DEFTERİ RAPORLARI
Mizan Raporu
T-Mizan Raporu:
15
Yevmiye Defteri Ekran Dökümü:
Yevmiye Defteri Yazıcı Dökümü:
16
Defter-i Kebir Ekran Dökümü:
Defter-i Kebir Yazıcı Dökümü:
Gelir-Gider Tablosu, Bilanço Tablosu, Fon Akım, Nakit Akım … gibi Mali Tablolar programın diğer bölümlerinde
hazırlanmaktadır.
Form BA/BS, KDV-1, KDV-2, İndirilecek KDV, Yüklenilen KDV, Kesin Mizan… kısaca Gelirler İdaresinin istediği
tüm beyanname, bilgiler otomatik olarak hazırlanıp G.İ.B. internet sitesine yüklenmektedir.
17
ORKA E-DEFTER PROGRAMI sürüm 1.0.0.0
Orka E-Defter Programı, Orka SQL-2012 Programı ile entegre çalışan bir programdır.
Ayrıca dışarıdan direkt olarak çalıştırabilir. Dışarıdan bağımsız olarak çalıştırıldığı zaman, Hangi SQL Server’a,
hangi kullanıcı ve şifresi girildikten sonra, çalışılacak firmalar için listelenir. Firma seçildikten sonra, e-defter
işlemleri Ana Menüsüne geçilir.
Ana Menü son derece sadece işlemlerden oluşur. Üç adet ana işlem vardır. Bunlar E-defter’in hazırlanması,
gönderilmesi ve arşivlenme işlemleridir. Program Orka Windows SQL-2012 içerisinden Yevmiye Defteri yazım
modülünden çağrılınca, otomatik olarak E-defter Oluştur kısmı çalıştırılır.
Böylece Firmaya ait E-Defter’in kayıtları da hazırlanmış olur.
E-Defter ve beratları “Seçenekler” pencereside belirlenen sürücüde “Orka_EDefterler\XML” dizininde
oluşturulmaktadır. Örneğin; C:\Orka_EDefterler\XML, D:\Orka_EDefterler\XML gibi...
18
Orka e-defteri programında ayrıca, seçenekler, arşiv izleme ve sürüm bilgisi ekranı da yer almaktadır.
19
E-Defter Oluşturulurken, program bir dizi kontrolleri otomatik olarak yapar. Eğer bu kontrollerde hatalar
oluşursa, bu ekran üzerinden kullanıcıya hatalarla ilgili mesajlar verilir.
Hatasız oluşturulup, zaman damgası ve e-imza ile imzalanan, e-defter daha sonra siteye yükleme işlemiyle
işlem tamamlanmış olur.
Orka E-Defter sürüm 1.0.0.0 programı bağımsız çalıştırılınca, daha önce gönderilen e-defterlerin arşiv raporları
ve arşivleri incelemek için kullanılır. Seçenekler de ise; E-Defterin kullanıcı sürücü Adı ve Mali Mühürün şifresi
yer almaktadır.
20
ORKA E-DEFTER V1.0.0.0 E-DEFTER VE BERÂTININ AYRINTILI OLUŞTURULMA ADIMLARI
1. Ön koşulların denetlenmesi ve sağlanması:
Uygulama, defter ve beratını hazırlamaya başlamadan önce ön koşulların sağlanmış olup olmadığını denetler.
İlk denetlenen ön koşul uygulama ayarlarının yapılmış olmasıdır. E-Defterlerin hangi sürücüde oluşturulacağı
önceden belirtilmemişse ya da mali mühür / nitelikli elektronik imza sertifika şifresi tanımlanmamışsa,
uygulama, otomatik olarak Seçenekler penceresini görüntüleyerek kullanıcısından ayarları tamamlamasını
ister.
Ön koşullardan ikincisi Bölgesel ayarlardır. Ondalık ayıracının nokta (.) olarak tanımlanmış olması gerekir.
Üçüncü ön koşul ise Internet erişiminin sağlanmış olmasıdır. Söz konusu iki ön koşulun sağlanamaması
durumunda uygulama e-defter ve beratını üretme aşamasına geçmez ve kullanıcıya uyarı görüntüler.
Son denetlenen koşul ise e-defter ve beratını üretmek, imzalamak ve sınamak için gerekecek dosyaların ilgili
sürücü ve dizinlerde var olduklarını onaylamaktır. Söz konusu dizin ve dosyaların bulunamaması durumunda
şirketimizin FTP sunucusundan sıkıştırılmış dosya (.ZIP) şeklinde indirilen dosyalar ilgili hedeflere
kopyalanmakta ve sorun uygulama tarafından otomatik olarak giderilmektedir.
2. E-Defterin oluşturulması:
Uygulama, e-defteri oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci, muhasebe fiş
başlıkları ve bunlara bağlı satırlar) MS-SQL tablolarından ilgili sınıfa yükler.
Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanında ki, GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan alınır.
İşletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013 gibi) veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM
tablosundan alınır. Muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki GNL_SMMMBILGI
tablosundan alınır. Muhasebe Fiş Başlıkları ve bunlara bağlı satırlar ise ilgili firmanın (örneğin ORKA_0003_2013
gibi) veri tabanında ki ORT_EDEFTER ve ORT_EYEVMIYEDEF tablolarından okunmaktadır.
Veri tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defteri oluşturmak için hazır
konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defteri oluşturur ve
diske yazar.
E-Defter dosyasının isimlendirilmesinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği e-defter ve beratının
isimlendirilmesi standartları uygulanır. Bu standartlara göre; e-Defter adını oluşturan bilgiler şu şekildedir:
VERGİNO-YILAY-DEFTERTÜRÜ-SIRA.XML
Örneğin:
6470009903-201301-Y-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defteri
6470009903-201301-YB-0000.XML -> Tek parça yevmiye e-defterinin berâtı
Not: Sonda yer alan dört haneli sıra numarası, tek parça oluşturulmuş e-defter ve beratlarında 0000’dır. Birden
fazla parçadan oluşan e-defter ve beratlarında ise 0001 ile başlamakta ve her defter / berat parçasında ardışık
olarak artmaktadır.
Örneğin:
6470009903-201301-Y-0001.XML -> Yevmiye e-defterinin 1’nci parçası
6470009903-201301-Y-0002.XML -> Yevmiye e-defterinin 2’nci parçası
21
6470009903-201301-YB-0001.XML -> Yevmiye e-defteri 1’nci parçasının beratı
6470009903-201302-YB-0002.XML -> Yevmiye e-defteri 2’nci parçasının beratı
3. E-Defterin imzalanması:
Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defterin imzalanması işleminde Kamu
Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi kullanılmaktadır.
İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T), istendiğinde zaman damgasız
olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter, ilgili kütüphane ile zaman damgasız olarak imzalanır.
4. E-Defterin şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması:
E-Defteri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir şekilde
oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınamak
gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema (schema) ve
şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu istendiğinde
kullanıcıya görüntülenir.
5. E-Defterin sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP):
Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defterin sıkıştırılmış
(.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur.
6. E-Defter beratının oluşturulması:
Uygulama beratı oluşturmaya başlamadan önce gerekli bilgileri (belge, işletme, muhasebeci) MS-SQL
tablolarından ilgili sınıfa yükler. Belgeye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veri tabanındaki
GNL_KULLANICITANIMLAR tablosundan, işletmeye ilişkin bilgiler ilgili firmanın (örneğin Orka_0003_2013 gibi)
veri tabanındaki ORT_FIRMATANIM tablosundan, muhasebeciye ilişkin bilgiler ORKAGENELTANIM veritabanındaki GNL_SMMMBILGI tablosundan okunmaktadır.
Uygulamada, e-defteri ve beratını oluşturan sınıf aynıdır. E-Defter ve beratının oluşturulması sırasında en
önemli fark; Beratta, Muhasebe Fiş başlıklarının (entryHeader) ve bunlara bağlı Muhasebe Fiş Satırların
(entryDetail) yer almamasıdır.
Veri-tabanı tablolarından okuma işlemi tamamlandığında söz konusu sınıf, e-defter beratını oluşturmak için
hazır konuma gelir. Sınıf, söz konusu verileri kullanarak XBRL standartlarına uygun şekilde e-defter beratını
oluşturur ve diske yazar.
7. E-Defter beratına e-defter imza değerinin (ds:SignatureValue) eklenmesi:
Oluşturulup diske yazılmış ve imzalanmış şekilde hazır bulunan e-defter dosyasından imza değeri
(ds:SignatureValue) okunarak e-defter beratına eklenir.
8. E-Defter beratının imzalanması:
Gerek mali mühür, gerek ise nitelikli elektronik imza sertifikası ile e-defter beratının imzalanması işleminde
Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin ettiğimiz ve uygulamamıza uyarladığımız C# kütüphanesi
kullanılmaktadır. İlgili kütüphane, kendisine verilen dosyayı istendiğinde zaman damgalı (XAdES-T),
istendiğinde zaman damgasız olarak (XAdES-BES) imzalayabilmektedir. E-Defter beratı, ilgili kütüphane ile
zaman damgalı olarak (XAdES-T) imzalanır.
22
9. E-Defter beratının şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanması:
E-Defter beratını, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlandığını, hatasız bir
şekilde oluşturulup imzalandığını doğrulamak üzere şema (schema) ve şematron (schematron) denetimi ile
sınamak gerekir. Bu nedenle, oluşturulan e-defter beratı (Saxon9 isimli C# kütüphanesi kullanılarak) şema
(schema) ve şematron (schematron) denetimi ile sınanır. Başarısız olan sınama işlemine ilişkin hata raporu
istendiğinde kullanıcıya görüntülenir.
10. E-Defter beratının sıkıştırılıp paketlenmesi (.ZIP):
Gerektiğinde Internet’e yükleme ya da yedekleme gibi işlemlerde kullanılmak üzere e-defter beratının
sıkıştırılmış (.ZIP) şeklindeki paketi aynı dizinde oluşturulur.
11. Dizin ve dosyalar nerede bulunmaktadır, oluşturulmaktadır?
Seçenekler penceresi ile kullanıcı tarafından belirlenen sürücünün kökünde (root) ORKA_EDEFTERLER adında
dizin uygulama tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. E-Defter ve beratları söz konusu dizinin altında
yer alan XML adlı dizinin içerisinde vergi numarası, yıl ve ay sınıfına göre bölümlenmiş olarak oluşturulup
biriktirilir.
Örneğin: C:\ORKA_EDEFTERLER\XML\6470009903\2013\01\
İlgili dizin yapısı e-defterler ve berâtları dışında şu dizin ve dosyaları da barındırmaktadır:
\ORKA_EDEFTERLER\CFG: Politika Ve Ayar Dosyaları.
\ORKA_EDEFTERLER\CRT: Sertifika deposu Dosyaları.
\ORKA_EDEFTERLER\SCH: Şematron (Schematron) Dosyaları.
\ORKA_EDEFTERLER\XSD: Şema (Schema) Dosyaları.
\ORKA_EDEFTERLER\XSLT: Şablon Dosyaları.
+---Cfg
+---Crt
+---Sch
+---XML
| \---6470009903
|
\---2011
|
\---10
|
\---Paketler (GİB’ten indirilen onaylı beratların saklandığı dizin)
+---XSD
| \---2006-10-25
|
+---Bus
|
+---Cor
|
+---Gen
|
\---Plt
|
\---Case-C-B
\---XSLT
12. İndirilen Beratların Kontrolü Nasıl Yapılmaktadır?
GİB e-Defter berat kontrolü, program tarafından yine şema ve şematron kontrollerinden geçirilerek, İlgili ayın
Paketler klasörünün içine yerleştirilir. Eğer GİB site portaldan indirilen beratta herhangi bir dosya oluşum
hatası vs. varsa, kullanıcı uyarılarak indirme işleminin yeniden yapılması konusunda kullanıcı uyarılır.
23
12.1 GİB Portaldan Hatasız berat indirme mesaj ekranı
12.2 GİB Portaldan Hatalı İndirme mesaj ekranı ekranı
Aynı zamanda program yevmiye madde sayısına esas olarak 200 MB XML dosya büyüklüğü kontrolünü yapar.
24
Tüm veriyi analiz ederek, defterin kaç parçaya bölünmesini kullanıcıya bildirir. Bilanço programına e-defter
hazırlama ekranına defter parça sayısını otomatik olarak aktarır. Böylece kullanıcının defteri kaç parçaya
ayırması otomatik olarak hesaplanır.
25
GİB Onaylı Beratların Yüklenmesi.
Uygulama ana ekranından “Paket Yükle” menüsü seçilerek hazırlana berat paketinin yükleme işlemi
gerçekleştirilir.
İstenilirse birden fazla paket çoklu olarak seçilerek yükleme işlemi yapılabilir.
Paket yükleme işlemi başarılı bir biçimde gerçekleşmesi halinde sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
Paketin Durumu “Paket Listesi” menüsünden takip edilebilir.
26
e-Defter Beratına erişim.
Yüklenen paket içerisinde bulunan berat XML dosyası sistem tarafından gerekli kontrollerden geçirilir.
Kontrolleri geçen dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührü ile de mühürlenerek defter sahibinin
erişimine sunulur. Erişime sunulan dosya söz konusu defterin geçerliliğini ispat bakımından muhafaza ve ibraz
edilmek üzere saklanmalıdır.
27
İletişim Bilgileri
Şirket Bilgileri:
Ali Ferruh Sokak No: 15
Hasanpaşa 34722-Kadıköy/İstanbul
Tel: 0850.420 00 61
Faks: 0216.223 00 62
www.orka.com.tr
[email protected]
DESTEK
Tel: 0850.223 00 61
[email protected]
28

Kullanım Kitapçığı

Transkript

Benzer belgeler

E-Belge Uyum Yazılımı Deneyimleri - CEUR

E-defter Parametreler, Firma parametrelerinin E-Defter

E-Defter, E-Fatura, E-Arşiv Uygulama Eğitimleri - E

Dergiyi indirmek için tıkla

8 TC ZİRAAT BANKASI A. Ş. İTHALAT BEDELİ TRANSFER FORMU

Katalog İçin Tıklayın

SIRA NO KİTAP ADI YAYINEVİ 1 Next Move 4 Student`s Book