H ll d `d ki İd i Sü i Hollanda`daki İdari Sürecin Simülasyonu

H ll d `d ki İd i Sü i Hollanda`daki İdari Sürecin Simülasyonu

Hollanda’daki
H
ll d ’d ki İd
İdarii Sü
Sürecin
i
Simülasyonu
Arnold Roza
Ben van der Vegt
1
Program
•
•
•
•
•
Giriş
Hollanda’nın
’
İç
İ Kontrole yaklaşımı
Süreçler hakkında bilgi
İç Kontrol & BT(Bilgi Teknolojileri)
Değerlendirme
2
Bölüm 1 - Giriş
Arnold Roza
Hollanda Vergi İdaresi
BT denetçisi
Ben van der Vegt
Hollanda Vergi İdaresi
Vergi & çevre denetçisi
3
N d iiç kkontrol
Neden
t lh
hakkında
kk d söyleyecek
ö l
k
bir şeylerimiz var?
Dış denetim
Vergi denetimi
İşletme
İş kontrol
4
İşlem modeli
il
işlem
eksiksizlik
bütünlük
gerçeklik
yorum
doğruluk
ilk
kayıt
işlemi
ek
kayıt
işlemi
ş
source data
conversion
steering data
5
Bar
İŞLEM
işlem
KASA SİSTEMİ
BÜYÜK DEFTER
Mali muhasebe
ilk
kayıt
işlemi
yardımcı
kayıt
işlemi
6
İşlem
Petrol İstasyonu
İşlem
Kasa sistemi
ilk
kayıt
işlemi
Büyük defter
Mali muhasebe
yardımcı
y
kayıt
işlemi
7
• Bilgi sistemleri iş süreçlerini bir hayli
etkiler
• Sonuç olarak : Bilgi sistemleri gizliliği,
bütünlüğü ve
e ulaşılabilirliği
laş labilirliği (GBU)
belirler
• Bilgi sistemleri Ö tasarım, uygulama,
işleyiş & devamlılık(yaşam döngüsü)
• İç kontrol düzgün bir işleyiş sağlamalıdır
8
İç Kontroller - COSO
İç kontrol aşağıda yer alan konulardaki
hedeflere ulaşılmasına ilişkin makul bir
teminat sağlamak
ğ
için
ç g
geliştirilen
ş
ve
insanlar tarafından hayata geçirilen bir
süreçtir :
• İşlemlerin etkinliği ve etkililiği
• Mali raporların güvenilirliği
• Kanun ve yönetmeliklere uygunluk.
9
COSO : kavram
10
Aşağıdaki iki konudaki tek sorumlu
yyönetimdir :
ƒ İİç kontrolün
oluşturulması
ƒ İç kontrolün
sürdürülmesi
11
Otomobil fabrikasında ….
Üst yönetim stokların
güvenliğini nasıl sağlar?
Önleyici kontrol
Baskıcı kontrol
12
Fazla İK etkisiz olabilir
Fayda
iç kontrol için harcanan €€€
İK maliyetleri ve risk arasındaki denge
13
Görev ayrılığı
‘iç kontrol açısından ’
•
•
•
•
•
Karar vermek/alım
Depo/deponun doldurulması
H
Hesap
kkaydı
d
Kontrol
Yapılması gerekenler
==
14
Araçlar & Görev ayrılığının kullanımı
Görev ayrılığı zorunlu olarak değil
değil...
... “doğal” işlevlere/görevlere bağlı olarak
yapılıyor.
Ayrılan kayıtlar:
•
•
•
Korelasyon kontrolleri
Değer zincirindeki hesap mutabakatı
Yönetim tarafından yapılan ödeme
15
Bölüm II : Hollanda’daki yaklaşım
•
•
•
•
•
Değer
ğ zinciri
Korelasyon kontrollerinin
uygulanması
Kurumların tipolojisi
‘Hastane’ şemasının
uygulanması
Paralı Park Uygulaması
16
Değer zinciri /Mal ve nakit
döngüsü
Mal akışı: Dönem başı sermaye + satın alma –satış = Dönem
sonu sermaye
Satın
alma
+ Ürün -
Satış
Nakit akışı: Dönem başı kasa mevcudu+
mevcudu alacaklar – ödeme
ödeme=
Dönem sonu kasa mevcudu
Alacaklar
Karar
işlevi
+ Kasa -
Ödeme
Sermaye
işlevi
17
Para döngüsü
g
ve nakit süreci
Mal akışı
Satın
alma
Borç hesabı
Ödeme
Ürün
Satış
Defter
Alacak
hesabı
Kasa
Alacakla
r
Nakit akışı
ş
18
Korelasyon kontrolleri
Mallar
Dönem başı stoğu+ Satın alma – Dönem sonu stoğu = Satış
Alacak hesabı
Dönem başı bilançosu + Satış – Dönem sonu bilançosu = Alacak
Kasa
Dönem başı bilançosu + Alacak – Dönem sonu bilançosu = Ödeme
Borç hesabı
Dönem sonu bilançosu + Ödeme – Dönem başı bilançosu = Satın alma
19
Korelasyon kontrolleri uygulaması
20
Kurumların tipolojisi
• (işletme ekonomileri) piyasa için olan
• (işletme ekonomileri) piyasa için
olmayan
21
(işletme ekonomileri) piyasası
için
ç olan
• Mal akışı
• Korelasyon kontrolleri
22
Faaliyet çeşitleri
• Teknik dönüşüm sürecini içermeyen
faaliyet
• Üretim faaliyeti
• Hizmet sanayileri
23
Hizmet sanayileri
•
•
•
•
•
Öz kaynak hareketi
Üçüncü tarafın mal hareketi
Özel yedekler
Özel olmayan yedekler
Diğer
24
Hastane uygulaması
25
IK ≠ konfeksiyon
IK = terzide
id dikil
dikilen
Doğal/tipolojiden kaynaklanan ek ihtiyaçlar
Büyüklük olarak ek ihtiyaçlar
Temel ihtiyaçlar (Küçük ve Orta Ölçekli işletmeler)
26
İç Kontrol
İş süreci
: iç
ç kontrol üzerinde yyapılanmak
p
yerine, iç kontrol ile süreç
bütünleştirilmelidir
İşİçSüreci
Kontrol
İ Süreci
İş
27
Kültü l yaklaşım
Kültürel
kl
Güven azaldığında,
azaldığında şeffaflık ve kontrole
duyulan ihtiyaç artar
28
Paralı otopark uygulaması
29
Bölüm III – Süreçler
–
–
–
–
İlk süreç: satın alım muamelesinin yapılması
İlk süercin uygulanması : satın alım
Destekleyici süerçler
Destekleyici süreçlerin uygulanması: ücret
30
Satın alımlar
Mal akışı
Satın alım
Borç
hesabı
Ödeme
Ürün
Defter
Kasa
Satış
Alacak
hesabı
Alacak
Nakit akışı
31
Satın alım süreci
– Teknik
– Ticari
– İdari
32
Satın alım süreçleri
• Aşamalar
– Duyuru
– İnisiyatifin ele alınması
– Teklif sunumu
– Karar
– Mal siparişi
– Malların teslimi
– İade muamelesi
– Fatura kontrolü
– Borcun hesaba geçirilmesi
– Ödeme
33
Satın alım süreci
6
Büyük defter
Borç
hesabı
5
4
Satın alım
Stok
3
1
2
(1) Siparişin verilmesi
(2) Yetkinin verilmesi
(3) Malların teslimi
(4) Teslim alınan malların
h
hesaba
b geçirilmesi
i il
i
Büyük Defter
(5) Fatura alımı
(6) Borç hesaplarının
kaydedilmesi
Bü ük D
Büyük
Defterdeki
ft d ki
Borç hesabı
34
Satın alım süreci: 3 kontrol
yöntemi
6
Büyük defter
Borç
Hesabı
(1) Siparişin verilmesi
(2) Yetkinin verilmesi
(3) Malların teslimi
(4) Teslim alınan malların hesaba geçirilmesi
Büyük Defter
(5) Fatura alımı
(6) Büyük Defterdeki
Borç hesabının hesaba geçirilmesi
5
4
Satın alım
Stok
3
1
2
Satın alım
Stok
==
Borç hesabı
==
Peki ya hizmetler?
35
Defter Pulu
Dikkatinizi
çeken nedir?
36
37
Satın alım uygulaması
38
Kişisel giderler
• Neden özel bir dikkat gerektiriyor?
– Materyal maliyetleri
– Karmaşık idare
– Ücretler ve ürün arasındaki zorlu
korelasyon
– Materyale karşılık gelen doğrudan bir
d ğ i olmaması
değerin
l
39
Kurumsal prosedürler
Görevlerin ayrılması
•
•
•
•
•
Yönetim
Personel dairesi
Maaş yönetimi
Harcama Yetkilisi
M li id
Mali
idare
• İç kontrol
•
•
•
•
•
Karar/alım
Yapılması gereken
Yapılması gereken
Karar/alım
K t
Kayıt
tutulması/hesaba
geçilmesi
il
i
• Kontrol
40
Yönetim
• Kişisel politika
• İstihdam şartları
• Maaş ölçeği
41
Personel dairesi
•
•
•
•
•
•
•
Stok gerektiren personel
İşe alım
Atama
Maaşın belirlenmesi
Kayıt (mevcut ya da gıyabında)
Kariyere gösterilen özen
İstifa, emekliye
y ayrılma
y
42
Maaş yönetimi
• Mevcut
• Performans kaydı
• Maaş hesaplaması
43
Mali yönetim
• Mali sonuçların kaydedilmesi
• Kadro kaydı ile maaşların kontrol
edilmesi
44
KADRO KAYDI ÖRNEĞİ
45
Personel Uygulaması
46
Bölü IV
Bölüm
İç
ç Kontrol & BT
47
Ö l bi
Özel
bir d
durum?
?
• Kim karar
veriyor?
• Stokları kim
tutuyor?
y
• Kim uyguluyor?
• Kim kayıt
tutuyor?
48
Bu günlerde
• Bilgi Sistemi = BT sistemi
• Tasarım ve iç kontrolün
değerlendirilmesi için gerekli
olanlar
• BT içeriği
– İç kontrolün içeriği
– Özel
Ö lb
beceriler
il
49
İdare : süreçç & ürün
ORGANISATIE
Süreç
»
»
»
»
teşkilat
İş süreçleri
uygulamalar + DBMS
altyapı
PROCESSEN
Inkoop
Produktie
Magazijn
Verkoop
DATA & APPLICATIES
INFRASTRUCTUU
R
İ
İDARE
Ürün
»
»
»
»
Büyük defter » raporlar
Yıllık
ll k hesaplar
h
l » bordro
b d
(vergi)beyannameleri » tutarlılık
faturalar
» vs
50
Sisteme ne
yerleştiriyorsunuz?
EXTERNAL FORCES AND AGENTS
Lifestyle Trends, Regulators, New Entrants/Formats, International Politics, Customers, Stakeholders, Suppliers, Competitors, nomy,
Eco Technology, Capital Markets
Stores:
Department
Specialty
Drug
Grocery
Restaurant
Disco nt
Discount
Category Killers
Home Improvements
General Merchandise
Convenience
Outlet
Repair Stores
Warehouse Club
Personal Services
Free Standing
Strip Centre
Mall
Non- Stores:
Catalogue
Electronic Home
Shopping
Interactive Shopping
Direct Mail
Direct Sales
Telemarketing
Joint Venture
Real Estate
Other Retailers
Strategic Management Process
Vendor Partnering
Private Brand/Label
Core Business Processes
Wholesalers
Brand and Image Delivery
Soft
Hard
(Durable/Non-Durable)
Food
Services
Credit Extension
Installation/
Delivery
Repair
Service Contracts
Other/Personnel
Ancillary
Complimentary Services
Distributors
Customer
Sales
Product/Service Delivery
Consumer Credit
Alliances
Customer Service Delivery
Resellers
Not - for-Profit Institutions
Government
Commercial Entities
Cable and Other
Communication
Companies
Resource Management Processes
Individuals
Age
Sex
Ethnic
Income
Geographic
Preferences
Education
Trade Associations
Human Resource
Management
Property Management
Lease Operations
Regulatory Management
Financial/Treasury
Management
Markets/Formats
Information Management
Business Processes
Alliances
Core Services/
Products
Customers
Business Model
Processen
Organogram
x
x
x
x
x
x
Autorisatiematrix
Procedures
Werkinstructie ATB omzetten in een bestelling
Het omzetten van een Aanvraag tot Bestellen (ATB) in een bestelling wil zeggen dat alle gegevens uit
de ATB worden overgenomen in een bestelling. Er is een behoefte aan (een) gecodeerd(e) artikel(en).
daar een handige manier voor, te weten in de transactie van het creëren van een bestelling
het opvragen van het juiste ATB nummer en het slepen van het ATB nummer in het winkelwagentje.
Hieronder is uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.
SAP heeft
SAP
-
menu Æ
Logistiek Æ
Materiaalbeheer
Æ
leverende vestiging bekend (ME21N)
Inkoop Æ
Bestelling Æ
CreerenÆ
Leverancier/
Wanneer deze transactie wordt opgestart, verschijnt het volgende scherm.
ƒ
ƒ
Druk op
docu
wanneer er links in je beeldscherm geen wit vak staat. Het
mentenoverzicht zal dan verschijnen.
Druk op de button
(het witte blokje) in het documentoverzicht om het volgende scherm
te krijgen. Dit is een selectiescherm waarin je bijvoorbeeld je ATB’s op kan zoeken en deze
later in één keer overnemen inlling.
je beste
Werkinstructie
51
Sistemde nereye
yerleştiriyorsunuz?
Kullanıcı
Başvuru
yapılması
gereken
işler
DBMS
İşlem sistemi
Donanım
52
İlgili BT kontrolleri
• BT Varlık Düzey Kontrolleri
:: eş işlem süreci / BT
• BT Genel Kontroller
:: işletmede, bir çok süreci etkileyebilecek istenmeyen faaliyetleri
engellemek ya da tespit etmek için i alınan tedbirler.
• Uygulama Kontrolleri
:: sürecin işlevsel olarak işletmenin standartlarını karşılamasını
sağlamak için özel bir süreç kapsamında alınan önlemler.
53
Bölüm V - Değerlendirme
54
Bütünleştirilmiş Bir
Si t
Sistem
Sözleşme
Factuur
--- ------- xxx
--- ------ xxx
Faturalama
Yük
Sipariş
Satış Sipariş
Nakliye
Nakliye
Faturalama
Nakit
Mal yönetimi
Mali muhasebe
55
Bilgi basamakları
Giren
gereksiz veri,
çıkan
gereksiz veri
Verilerde
karışıklık
56
• Teşekkürler!
• Sorunuz var mı ?
57