tarama ve indeksleme işi şartnamesi
Transkript
tarama ve indeksleme işi şartnamesi
ADANA TİCARET ODASI TARAMA VE İNDEKSLEME HİZMETİ İŞİ TEKNİK ŞARTNAMESİ 1. İŞİN TANIMI Genel Bu iş kapsamında Adana Ticaret Odası bünyesinde yer alan Adana Ticaret Sicili Müdürlüğü tarafından tescili yapılan üyelere ait dosyalar içerisinde yer alan yaklaşık 3,5 (üçbuçuk) milyon tescil evrakı, elektronik arşive hizmet sağlayıcı tarafından temin edilecek çalışanlar ile 12 ay içerisinde taranıp indekslenecektir. Detaylı faaliyetler listesi Bu proje ile ADANA TİCARET ODASI (ATO) bünyesinde bulunan ADANA TİCARET SİCİLİ MÜDÜRLÜĞÜ arşivindeki evrak ve dosyaların, arşivcilik standartlarına uygun olarak tasnifi, ayıklama işlemlerinin yapılması, bu evraklardan önem arz edenlerinin uygun teknoloji ürünleriyle taranarak bilgisayar ortamına aktarılmasını, indeksleme alanlarının bilgisayar ortamına kayıt edilmesini, bu evrak ve dosyaların hizmete/sunuma hazır hale getirilmesini sağlamaktır. TARAFLAR: Bu şartname metninde, Adana Ticaret Odası Başkanlığı (TİCARET ODASI), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır. 2. KAPSAM Bu proje ATO bünyesindeki Adana Ticaret Sicili Müdürlüğü arşivinde bulunan ve ATO tarafından belirlenen 1900’lü yıllardan 2006 yılına kadar tescili yapılmış üyelere ait net olmamakla birlikte yaklaşık 49.000 (kırkdokuzbin) adet dosya içerisinde bulunan yaklaşık 3.500.000 (üçbuçuk milyon) adet sayfanın Odanın Oda Sicil ve Ticaret Sicili modüllerine entegre olarak geliştirdiği mevcut yazılımını kullanarak taranmasını ve indekslemesini içerir. 3. AMAÇ Bu proje; Fiziki ortamdaki belge, dosyaları ve elektronik ortamdaki belgeleri güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada fiziki belgeye bağımlılığı azaltmayı amaçlar. 4. GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER Eğitim ve Teknik Destek Proje süresince Ticaret Odası tarafından görevlendirilen personel eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince çalışmalara nezaret edecektir. Ekipman ATO, doküman tarama ve indeksleme işini yapmak için gerekli olan bilgisayar, tarayıcı ve diğer yan donanımları temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi sağlayacaktır. Bu proje kapsamında tarama ve indeksleme işlemini yapacak 6 (altı) iş istasyonu kurulmuştur. ATO 6 (altı) bilgisayar ve 6 (altı) tarayıcıyı Yükleniciye tahsis edecektir. Eğer Yüklenici 6(altı)’dan fazla iş istasyonu kurmak isterse, kuracağı her iş istasyonu için gerekli olan bilgisayar ve tarayıcıyı kendisi temin edecektir. Bilgi ve Belge Güvenliği Ticaret Odası ve Yüklenici arasında her türlü belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir. Ticaret Odası, Yükleniciye, çalışma planı doğrultusunda taranacak tüm belgeleri klasör veya karton dosya olarak teslim edecektir. Projenin tüm safhalarında silme, ilave vs. gibi dokuman içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır. Yüklenici, iş bitiminde oluşturulan elektronik arşivin kopyasını hiçbir şekilde Oda dışarısına çıkarmayacak ve üçüncü kişilerle paylaşmayacaktır. Aksi bir durumun tespit edilmesi durumunda yasal sorumluluklar dâhil olmak kaydıyla yüklenici Ticaret Odasına ihale bedelinin beş (5) katı tazminat ödeyecektir. Firmanın kapanması veya lağvedilmesi halinde, yüklenici firma ortak ve yetkililerinin sorumluluklarını düşürmez. Yasalar çerçevesinde sorumlulukları devam etmektedir. 5. Gizlilik yükümlülüğü, sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesinden sonra da devam eder. YAPILACAK İŞLER Evrakların Elektronik Arşive Aktarılması (Tarama) Elektronik ortama aktarılmak için taranacak olan belgeler farklı ebatlarda olabildiği gibi (A3, A4, A5 vs.) dosya veya klasörler şeklinde de bulunabilmektedir. Tarayıcılar A4 kağıt boyutunu desteklemekte olup, A4 kağıt boyutundan daha büyük/küçük sayfalar farklı yöntemler (fotokopi ile küçültme/büyültme, kırpma, kesme vb.) kullanılarak taranabilir hale dönüştürülecektir. Tarama ile ilgili olarak taranacak belgelerin kalitesine ve netliğine bağlı olarak görüntüler en az 200 DPI ve Gri Tonlamalı ya da Siyah-Beyaz olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler kabul edilmeyecektir. Kullanım açısından verimli olmaması durumunda DPI yükseltilebilecektir. Belgeleri kaydetme şekli; içerisinde birden fazla belge sayfası görüntüsü barındıran PDF olacaktır. Yüklenici tarafından belgelerin zımba telleri belgeye zarar vermeden çıkarılarak ön tespitten geçirilecek, ciltli, kağıt cinsi açısından yırtılmaya müsait pelur, saman kağıt vb. belgelerin taranmasında, bilgi kaybına neden olmaması ve belgelere zarar verilmemesi açısından uygun teknoloji ürünleri kullanılacak ve görüntü minimum orijinal belge netliğinde olacaktır. Dosya/klasör içerinde bulunan birden fazla sayfadan oluşan bir belge grubu, istenen sırada değilse, yeniden sıralanarak taranacaktır. Belgelerin net okunması ve düzgün görüntülenmesi açısından, tarama sonrasında elde edilen belge üzerinde, boş sayfaları temizleme, sayfa silme, yatay/dikey olarak çevirme, sağa/sola döndürme, kırpma, kenarlık temizleme, eğrilik düzeltme, delgeç izi temizleme, benekleri temizleme, çizgileri temizleme parlaklık/kontrast ayarlama, renk ayarlama ve görüntü düzeltme işlemi yapılacaktır. Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden taranacaktır. Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra karton dosyadaki ya da klasördeki tescil sırasına göre tescil belgeleri yeniden gruplandırılarak zımbalanacak ve gerekiyorsa yeniden delgeç ile delinerek dosyasına/klasörüne takılacaktır. Bilgisayar ortamına aktarılan belgeler Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir. Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı sırada yerine yerleştirilecektir. Ticaret Odası kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve standartlarında öngörülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kriterlere uygun olmayan görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır. İndeksleme Tarama sonucu meydana çıkan görüntü belgeleri Ticaret Odası Arşivinde ilgili olduğu kayıtlara uygun indeks alanları ile indekslenecektir. Tespit edilen indeksleme bilgilerine ait gerekli alanlar, kullanılacak olan Tarama ve İndeksleme Modülünde kurum veya birim arşiv sorumlusunun da istekleri göz önünde bulundurularak açılacak ve bu alanlara görüntü belgelerine ait indeks bilgilerinin girişi sağlanacaktır. Görüntü belgeleri ile ilgili hatalı ve eksik indeks bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili görüntü belgeleri için yenileyecektir. Yüklenici, üye bilgileri (Üye No, Ticaret Sicil Müdürlüğü, Ticaret Sicil No, Unvan) ve evrak bilgileri (Belge Grubu [Tescil/Belge/Yazışma], Belge Tarihi, Belge Tipi [Yaklaşık 40 farklı tip], Açıklama [en fazla 100 karakter]) eksiksiz olarak indeksleyecektir. 6. İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER İş bitiminde Yükleniciye verilen karton dosya ve klasörler yerleri değişmemiş olarak, asli düzen içinde ve içerikleri eksiksiz bir şekilde teslim edecektir. Yüklenici proje süresince Ticaret Odasından aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım ve büro malzemelerini iş bitiminde Ticaret Odasına aldığı haliyle teslim edecektir. Proje esnasında Yüklenici tarafından tutulan her türlü kayıt ve tutanaklar (kağıt veya elektronik ortamda bulunan) teslim edilecektir. Proje bitiminde tüm proje safhalarının ayrıntılarını içeren bitiş raporu hazırlanarak Ticaret Odasına sunulacaktır. 7. EVRAK/DOSYA/KLASÖR ve MEKÂN GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ ŞARTLAR Çalışmalar, Ticaret Odası tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır. Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, Ticaret Odası tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır. Çalışma sırasında; Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya/klasör vb. malzemelere verebilecekleri muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu olacaktır. Çalışma yapılan mekândan dışarıya kesinlikle hiçbir malzeme ve sayısallaştırılmış görüntüler çıkarılmayacaktır. Yüklenici firma ve çalışanları, bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri, üçüncü şahıslara her ne surette olursa olsun açıklayamaz ve veremez. Aksinin tespit edilmesi halinde tüm hukuki ve cezai sorumluluk yüklenici firmaya ait olacaktır. Böyle bir durumda oluşacak dolaylı veya dolaysız her türlü maddi ve manevi zararı yüklenici firma ihale bedelinin beş (5) katı olarak tazmin edecektir. 8. DİĞER HUSUSLAR Yüklenici firma kuruma önceden yazılı bildirmek ve kurumun uygun görmesi halinde, mesai saatleri dışında ve/veya resmi tatil günlerinde vardiyalı çalışma yapabilecektir. 4857 sayılı İş Kanunundan doğan işçilerin tüm sorumlulukları ile çalışanların kaza, sigorta vb. sorumlulukları yüklenici firmaya ait olacaktır. Firma ayrıca Oda görevlendirdiği elemanların, adı soyadını her değişimde düzenli olarak odaya yazılı bildirimde bulunacak ve aylık sigorta tahakkuk fişleri, bildirim listeleri ile sigorta ücretlerinin yattığına dair makbuzları, her fatura ekinde Odamıza ibraz edecektir. Çalışanların 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu doğrultusunda sorumluluğu ve kanuni gereklilikleri yüklenici firma tarafından yerine getirilecek olup, tüm sorumluluk firmaya aittir. Ödemeler, hakediş esasına göre aylık olarak yapılacaktır. Ticaret Odası, Yüklenicinin ödeme için gerekli evrakları ve ödeme talebini intikal ettirmesinden itibaren gerekli incelemeyi yapacak; uygun bulunması halinde faturanın Oda kayıtlarına intikal etmesinden itibaren 15 (onbeş) gün içerisinde ödemeyi gerçekleştirecektir. İşin aksamadan yürütülmesi için, Ticaret Odası ve yüklenici firma sorumlularından oluşan bir ekip, ayda en az bir kez durum değerlendirmesi yapmak için bir araya gelecek ve durum değerlendirmesi toplantısı yapacaktır. Yapılacak toplantılarda görüşülen hususlar tutanak altına alınacaktır. Bu tutanaklar, karşılıklı olarak yaşanacak uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilecektir. İşin süresi sözleşmenin imzalanıp yer teslimi yapılmasından itibaren 12 (oniki) aydır. İhaleye katılacak firmalar, teklif etmiş olduğu birim fiyata göre 3.500.000 evrak karşılığı hesaplanacak (birim maliyet x 3.500.000) tutarın %3’ü oranında geçici teminat mektubunu, teklif zarfı içerisinde Oda’ya sunmak zorundadır. Aksi taktirde teklifi değerlendirme dışı kalacaktır. İhale sonucu Firmaya işin üzerinde kaldığı yazılı olarak bildirilerek, firmanın teklif etmiş olduğu birim fiyata göre 3.500.000 evrak karşılığı hesaplanacak (birim maliyet x 3.500.000) tutarın %6’sı oranında kesin teminat vererek en geç bir hafta içerisinde Oda ile sözleşme imzalaması istenecektir. İş kapsamında taranacak evrak sayısı net olmayıp; tahmini olarak belirtildiğinden; verilecek teklifte sayfa başı tarama fiyatının belirtilmesi gerekmektedir. (Teklif edilecek fiyata, KDV’nin dahil olup olmadığı mutlaka yazılmalıdır.) Teklif verecek firmaların, bu şartnamenin okunup kabul edildiğini göstermek adına şartnamenin her sayfasını kaşeleyip firma yetkilisine imzalatarak; teklif mektubuyla birlikte teklif zarfının içinde sunulması gerekmektedir. Şartnameyle ilgili anlaşılamayan hususlar hakkında Ticaret Odası idaresinden bilgi alınabilecektir. Teklif verecek firmalar talep ettikleri takdirde, önceden bilgi verip randevu alarak; yer görme yapabileceklerdir. 9. LOJİSTİK VE ZAMANLAMA Hizmetin sağlanacağı yer: Adana Ticaret Odası Hizmet Binasının Fiziksel mekânları kullanılacaktır. Adana Ticaret Odası Adres: Abidinpaşa Caddesi No:52 01010 Seyhan/ Adana Başlama tarihi ve uygulama süresi: Firmaya yapılacak işin üzerinde kaldığı yazılı olarak bildirildikten sonra en geç bir hafta içerisinde Oda ile sözleşme imzalayacak ve Oda tarafından yer teslimi yapılacaktır. Firma, sözleşmenin imzalanmasından itibaren en geç 15 (onbeş) gün içerisinde işe başlayacaktır. Aksi takdirde vermiş olduğu teminat, Odaya gelir kaydedilerek sözleşme Odaca tek taraflı olarak feshedilecektir. Öngörülen başlama tarihi, ihale sonrası yükleniciye yer teslimi yapıldığı tarihten itibaren 12 (oniki) ay olacaktır. Zorunlu hallerde firmanın başvurusu ve idarenin uygunluk vermesi halinde süre bir defaya mahsus olmak üzere ve en fazla 1 (bir) ay olacak şekilde cezai yaptırım uygulanmaksızın uzatılabilir. İhale edilen işin, sözleşmesinde belirlenen zamanda tamamlanıp kabule elverişli bir durumda teslim edilmesi esastır. Yüklenici bu esasa herhangi bir şekilde uymazsa geciktiği her takvim günü için 500.-TL caza ödeyecektir. Odanın bu ceza tutarını firmanın hakediş ödemesinden kesme hakkı vardır. Bu şartnamede öngörülen diğer haller saklı kalmak kaydıyla ve sorumluluğu yükleniciye ait olmayan zorunlu gecikme nedenleri doğması halinde, durum Odaca incelenerek işi engelleyici nedenlere ve yapılacak işin niteliğine göre, işin süresi gecikmeyi karşılayacak kadar Oda tarafından uzatılır. Yüklenici, sürenin uzatılmasını gerektiren nedenlerin ortaya çıkışından başlamak üzere 20(yirmi) gün içinde, olayların ayrıntılarını ve sonuçlarını ve iş süresinin ne kadar uzatılması gerektiğini, uzatılacak sürenin belirlenmesi o anda mümkün değilse bunun nedenlerini belirten bir yazı ile Odaya başvuracak ve durumun açıklık kazanmasından sonra istediği süre uzatımını da ayrı bir yazı ile derhal bildirecektir. Zamanında yapılmayan başvurular dikkate alınmaz ve yüklenici başvuru süresini geçirdikten sonra süre uzatımı isteğinde bulunamaz. Zorunlu nedenlerin devamı sırasında yapılacak başvuru, başvuru tarihinden geçerli olmak üzere dikkate alınabilir. 10. YÖNETİM / KONTROL VE NİHAİ ONAY Denetleyici Adana Ticaret Odası Ticari Sicil Müdürü – Süleyman KULAKSIZ Genel Sekreter Vekili – Birol YARMAN Performans göstergelerinin tanımı İş bitiminde arşivde mevcut bulunan yaklaşık 3,5 (üçbuçuk) milyon evrakın yukarıda belirtilen kriterler kapsamında taranmış ve indekslenmiş olması. Özel gereksinimler ve şartlar Bu ihale kapsamında, iş bitirme belgesi olarak kamu kurum ve kuruluşları veya 5174 sayılı kanun kapsamında kurulmuş olan Ticaret/Sanayi ve Ticaret ve Sanayi Odalarına daha önce en az 500.000 (Beşyüzbin) adet evrakın tarama ve indeksleme hizmetinin yapılmış olduğunu gösteren belgeler kabul edilecek olup; iş bitirme belgesinin teklifle birlikte sunulması gerekmektedir.