Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Hususlar

Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Hususlar

RESMİ YAZIŞMALARDA
UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDA
YÖNETMELİK
RESMİ YAZIŞMA
PROTOKOLÜ
Yasemin ARAS
5 Mayıs 2005
“YAZI, MEMURUN KALİTESİNİ;
MEMUR DA KURUMUN
KALİTESİNİ YANSITIR”
RESMİ YAZILAR
















Normal
Dağıtımlı
İvedi
Günlü veya Süreli
Gizlilik Dereceli
a) Kişiye Özel
b) Hizmete Özel
c) Gizli
d) Çok Gizli
Önemli
Genelge ve Bildirge
Duyuru
Onay
Karar
Rapor
Tutanak
Protokol
Andıç
Bilgi Notu
E-Posta (Elmek)
…. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Eğitim Dairesi Başkanlığı
BİLGİ NOTU
Tarih
:
Sıra No
:
Konu
:
Hazırlayan
:
Sunulan Makam :
BİLGİLER :
1………………………………………………………………………………………………………
……….
2……………………………………………………………………………………………..
3………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………..
Bilgilerine saygılarımla sunarım.
(Hazırlayanın Parafı)
Füsun SAÇIN
Eğitim Dairesi
Başkanı
E-POSTA (ELMEK) ÖRNEĞİ
Kimden
Kime
Bilgi (Dağıtım)
Konu
Ekler
: TODAİE Genel Müdürlüğü
: TRT Genel Müdürlüğü
: AA Genel Müdürlüğü
: Ulusal Kalite Kongresi
: Basinaciklamasi.doc
Tarih: 16/02/2005 15:27
TÜRKİYE VE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENSTİTÜSÜ
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
SAYI : B.02.2.TOD.0.01/A.0-990
KONU : Ulusal Kalite Kongresi
16/02/2004
TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
İLGİ : Yönetim Kurulunun 25/01/2004 tarih ve 5 sayılı kararı.
İlgi karar gereğince, 15 Mart 2004 tarihinde Enstitümüzde yapılacak olan “Ulusal Kalite
Kongresi”nin tanıtımıyla ilgili basın açıklaması ekte gönderilmiştir.
Bilgilerinizi saygılarımla rica ederim.
Prof.Dr. Turgay ERGUN
Genel Müdür
DAĞITIM :
A.A. Genel Müdürlüğüne
İYİ BİR YAZIDA

GEREKSİZ TEKRARLAR OLMAZ

ÇABUK VE KOLAY ANLAŞILIR

YANLIŞ ANLAMALARA YOL AÇMAZ

YAZIYI OKUYACAKLARIN KÜLTÜR SEVİYESİ DİKKATE ALINIR

SADE VE HERKESÇE BİLİNEN KELİMELER KULLANILIR

HER PARAGRAF BİR ANA FİKRE DAYANIR











12 punto ile “TİMES NEW ROMAN” yazı tipi kullanılır
Paragraf başları 1,25 cm içeriden başlanır (12 VURUŞ)
Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır boşluk bırakılır
Sayılar rakamla ve / veya yazıyla yazılabilir
Yazı TDK‘nun hazırladığı imla klavuzu ve Türkçe sözlük
esas alınarak, yaşayan Türkçe ile yazılır
Kısaltma kullanıldığında, kısaltmanın ilk kullanıldığı
yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir
Yazılara postalandığı günün tarihi verilir
Noktalama işaretlerinden sonra bir vuruş boşluk
bırakılır
Büyük sayı grupları sağdan sola doğru üçlü olarak
gruplandırılır ve araya nokta konur. Kesirli sayılarda
ise virgül konur
Yazılar en az 2 nüsha düzenlenir
Yazının gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde
yazılır
RESMİ YAZILARDA İMLA KURALLARI
İMZA TÜRLERİ








ASALETEN İMZA
VEKALETEN İMZA
“ADINA” İMZA
“YERİNE” İMZA
ONAY İMZA
ÇİFT İMZA
KURUL İMZASI
KISA İMZA (PARAF)
(İMZA)
Ahmet BOZKURT
Yayımlar Dairesi Başkanı V.
(İMZA)
Ali YILDIZ
Bakan a.
Müsteşar Yardımcısı
İKİ İMZALI YAZILARDA :
(İMZA)
Orhan GÜNEŞ
Genel Müdür Yardımcısı
(İMZA)
Doç.Dr. Ahmet ARAL
Genel Müdür
Üstün İmzası Sağda
İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAMASI DURUMUNDA:
(İMZA)
Doç.Dr. Ahmet ARAL
Genel Müdür
Üstün İmzası Solda
(İMZA)
Orhan GÜNEŞ
Genel Müdür Yardımcısı
(İMZA)
Ali GÜLER
..Şube Müdürü
RESMİ YAZILARDA ARZ/RİCA KURALLARI
Sosyal yaşamda “rica etmek” dilemek;
yönetim dilinde ise, “emretmektir”
ÜST
AR
Z
CA
Rİ
AST
ARZ
AST
Dış Kuruluşlara Yazı Yazılırken Uyulması Gereken
Protokol Kuralları:

Devlet protokol listesinde yer alan kuruluşun protokol olarak önde gelmesi,
listede alt sıradaki bir kuruluşa “rica ederim” deme hakkı doğurmaz

Adli ve askeri kuruluşlara “arz ederim” ifadesi kullanılmalıdır.

Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; bilimsel, akademik
ve özerk kuruluşlara “arz ederim”, “saygılarımla rica ederim” ya da “rica eder,
saygılarımı sunarım” ifadeleri uygundur.

Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda “saygılarımla rica
ederim” ifadesi kullanılmalıdır.

Yazışmalarda “arz ve rica” konusunda sorun olduğunda “saygılarımla” ifadesi
kullanılmalıdır.

“KARŞILIKLILIK İLKESİ” gereğince, eşit düzeyde kuruluşlarda;
“rica ederim” ifadesi kullanıldıysa, “rica ederim”
“arz ederim” ifadesi kullanıldıysa, “arz ederim”
“saygılarımla” ifadesi kullanıldıysa, “saygılarımla” ifadesi kullanılmalıdır.

Hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içinde birimler/şubeler ve
personel ile yapılan yazışmalarda “Sayın” ve “Saygılarımla” kelimeleri
kullanılmaz.

Bir yazı yalnızca bir kişi ya da kuruluşa gönderildiği zaman “arz/rica ederim”
demek doğru değildir. Çünkü; onun ast mı üst mü olduğunu bilmemek
demektir.

Makam sahibi (kurum amiri), alt/ast bir kuruluşa gönderdiği yazıda “rica ederim”
diyerek imza atıyorsa, kurum amiri “adına” imza atan kişi de “rica ederim” der.

“Duyurulur”, “sunulur” ibaresi yalnızca imzasız duyuru ve açıklamalarda
kullanılır. Resmi yazışmalarda sadece “arz ederim” veya “rica ederim” ibaresi
kullanılır.

Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller ilke olarak 3. çoğul şahıs
olmalıdır. Örn : “Olurlarına arz ederim”. Çünkü teklif, şahsın değil, makamın
olurlarına sunulur.

Makama sunulan yazıların sonunda “Bilgilerine arz ederim” veya “Takdirlerine
arz ederim”, “Tasviplerine arz ederim” veya “Gereğini müsaadelerine arz
ederim” demek gerekir.

Vatandaş olarak, bir kamu kuruluşuna yazılan yazının sonunda
“….. rica ederim. Saygılarımla.” demesi doğrudur.
Süreyya SERDENGEÇTİ
Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası Başkanı
Ankara
Bilgen AYTÜRK
Profesyonel Turizm Rehberi
Turizm Genel Müdürlüğü
Kızılay/Ankara
Tel: (0312)285 36 70
Faks: (0312) 231 7100
Gülçin AYKUL
(4,5 x 8 cm)
Sayın Nihat AYTÜRK
Yeni yılınızı sağlık, mutluluk ve başarı dileklerimle kutlar,
saygılar sunarım
(İmza)
Hasan YÜCESAN
Polis Akademisi Başkanı
Erdil AKAY
Cumhurbaşkanlığı Özel Kalem Müdürü
Yeni yılınızı en iyi dilekleriyle kutlar, saygılar sunar.
(İmza)
Sayın Filiz ŞAHİN
Yeni görevinizi yürekten kutlar;
üstün başarı dileklerimle saygılar sunarım.
(İmza)
Nihat AYTÜRK
Sayın Aslan Ailesi,
Kurumunuzda görev yapmış olan değerli müdürlerimizden Yusuf
ASLAN’ı kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntüyle öğrenmiş bulunuyoruz.
Yusuf ASLAN’ı seçkin ve örnek şahsiyeti ve Kurumunuzdaki üstün hizmetleri
hiçbir zaman unutulmayacaktır. Bu duygularla Kurumunuz adına, en derin
üzüntülerimi belirtir; kederli ailesine başsağlığı ve merhuma Tanrı’dan rahmet
dilerim. Saygılarımla.
(İmza)
ÖzcanYAĞCI
…… Genel Müdürü
RESMİ HİTAP BİÇİMLERİ









CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA
BAŞBAKANLIĞA veya BAŞBAKANLIK KATINA
BAŞBAKANLIK MAKAMINA
MALİYE BAKANLIĞINA ya da BAKANLIK MAKAMINA
DPT MÜSTEŞARLIĞINA ya da
MÜSTEŞARLIK MAKAMINA
VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ya da
GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMINA
AYDIN VALİLİĞİNE ya da VALİLİK MAKAMINA
YARI RESMİ HİTAP BİÇİMLERİ
Sayın Bülent ECEVİT
Başbakan
Sayın Sümer ORAL
Maliye Bakanı
veya ;
Sayın Başbakan,
Sayın Bakan,
Sayın Vali,
Sayın Genel Müdür,
SOSYAL HİTAP BİÇİMLERİ

Devlet ve Hükümet Adamları İçin :
Pek Muhterem Beyefendi, Pek Muhterem Hanımefendi,
Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi

Üst Yöneticiler İçin:
Muhterem Beyefendi, Muhterem Hanımefendi,
Beyefendi, Hanımefendi,
SAYGI İFADELERİ
Devlet ve Hükümet Adamlarına Saygı İfadeleri :
En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham
ederim, efendim.
Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.
Derin saygılarımın kabulünü dilerim.
En derin saygılarımla.
Üst Yöneticilere, Büyüklere ve Hanımlara Saygı
İfadeleri :
Derin saygılarımla.
Saygılarımla.
DİNLEDİĞİNİZ İÇİN
TEŞEKKÜRLER