Giriş - kaleici-rotary.org.tr 2014

Transkript

Giriş
Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi El Kitabı, hedeflerinizi belirlemekte ve kulüp etkinliğini
artırmaya yönelik sorumluluklarınızı anlamakta size yardımcı olması amacıyla
hazırlanmıştır. Etkili Rotary Kulüpleri:
• Üyelik tabanını korur ve geliştirir;
• Kendi toplumlarının ve başka ülke toplumlarının ihtiyaçlarını ele alan başarılı projeler
uygular,
• Rotary Vakfı'nı hem programlarına katılım ile hem de mali katkılarla destekler;
• Rotary'e kulüp seviyesinin ötesinde hizmet edebilecek kulüp liderleri yetiştirir.
Kulüp Liderlik Planı kapsamında, Rotary kulüpleri için önerilen idari yapıda beş daimi
komite bulunur:
• Kulüp Yönetimi
• Üyelik
• Halkla İlişkiler
• Hizmet Projeleri
• Rotary Vakfı
Sizi ve komite üyelerini desteklemek üzere her komite için, komitenin sorumlulukları,
kullanılabilir kaynaklar, özel komite görevleri ve diğer ilgili materyallere ilişkin genel
özet sunan bir el kitabı bulunur. Lütfen Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi El Kitabı’nın
ilgili bölümlerini çoğaltarak komite üyelerine dağıtın. Bu el kitabını ücretsiz olarak
İngilizce lisanında www.rotary.org adresinden, Türkçe olarak da Bölge Web Sayfasından
indirebilirsiniz. Ayrıca bu el kitabını içeren Kulüp Görevlileri Seti (Club Officers’ Kit,
225-EN) UR Yayın Kataloğundan da satın alınabilir.
Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı
Görev ve sorumluluklarınızı anlamak için bölge asamblesinden önce bu el kitabını
gözden geçirin. El Kitabını, kaynak olarak kullanmak üzere Bölge Asamblesine getirin.
Bölge Asamblesinde gelecek dönem kulüp başkanı ile gelecek dönem sekreteri dahil
kulüp liderleri, sayman ve komite başkanları görev ve sorumlulukları hakkında görüşür,
yıllık hedefler üzerinde çalışır ve gelecek yıl için ilişkilerini geliştirirler.
Bölge Asamblesindeki tartışmalara hazırlıklı biçimde katılabilmek için aşağıdaki tartışma
sorularına önceden hazırlanın:
Halkla İlişkiler Komitesinin görevi nedir?
Bu görev kapsamında sizin sorumluluklarınız nelerdir?
Komite üyeleri, olumlu halkla ilişkilerin teşvik edilmesinde kulüplerine nasıl yardımcı
olabilir?
Kulüp Halkla İlişkiler Komitesi El Kitabı
1
Kulübünüz, medya ile nasıl ilişki kuruyor?
Komite üyelerinin daha etkin hizmet vermesine nasıl yardımcı olabilirsiniz?
Uzun vadeli ve yıllık hedefleriniz nelerdir?
Yorumlar?
Bu El Kitabı veya UR’nin eğitim kaynaklarından herhangi biri hakkındaki soru veya
görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz:
Leadership Education And Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-posta: [email protected]
Telefon: 847-866-3000
Faks: 847-866-0974
2
Görev ve Sorumluluklar
Halkla ilişkiler, Rotary’nin gerçek ihtiyaçlara cevap veren, güvenilir bir kurum olduğunu
tüm dünya toplumlarına duyurur. Bir Rotary kulübü olumlu bir kamu imajına sahip
olduğunda, mevcut üyeler aktif olmaya, potansiyel üye adayları da Kulübe katılmaya
heveslenir.
Görev
Halkla İlişkiler Komitesi, kamuyu Rotary hakkında bilgilendirecek bir plan hazırlar ve
kulübün hizmet projeleri ile faaliyetlerini tanıtır.
Rotary
Bilinçlendirme
Ayı (Ocak)
için haftalık
toplantılar ve
faaliyetler
düzenleyin.
Sorumluluklar
Halkla İlişkiler Komitesinin bu El Kitabında tanımlanan sorumlulukları aşağıda
belirtilmiştir:
• Kulübün gelecek yıla ait halkla ilişkiler hedeflerini gerçekleştirmek (Etkili Rotary
Kulüpleri Planlama Rehberindeki Halkla İlişkiler Bölümü’ne bakınız)
•
UR kaynaklarının tanıyıp öğrenmek ( Halkla İlişkiler Kaynakları’na bakınız)
•
Kulüp üyeleri, medya ve kamuda, kulüp faaliyetleri hakkında bir bilinç yaratmak
(Temel Rotary Mesajları’na bakınız.)
•
Proje ve faaliyetleri, medyaya daha çekici gelecek hale getirmek (Halkla
İlişkilerin Unsurları’na bakınız)
•
Üye sayısının artmasını sağlayacak bir kamu imajının yaratılmasına yardımcı
olmak (Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması’na bakınız)
Kulüp Komiteleri ile Birlikte Çalışmak
Halkla İlişkiler Komitesi, halkla ilişkiler hedeflerine ulaşmak için aşağıdaki kulüp
komiteleri ile birlikte çalışmalıdır:
• Hizmet Projeleri Komitesi (yürütülen ve medyanın ilgisini çekebilecek projeleri
öğrenmek için)
•
Üyelik Komitesi (girişimlerinizi, toplumunuzdaki potansiyel üyeleri hedefleyecek
şekilde düzenlemek için)
•
Rotary Vakfı Komitesi (yürütülmekte olan İnsancıl Bağışlar Projeleri veya
ülkenizde bulunan burslular hakkında bilgi edinmek için)
•
Kulüp Yönetim Komitesi (kulübün haftalık programında kimin yer aldığını
önceden medyaya duyurmak, kulübün web sitesini medya ve kamunun ilgisini
çekecek şekilde tasarlayabilmek için)
Mevcut kulüp komitelerinin her birine bir sorumlu atayarak kamuya erişim kabiliyetinizi
artırın. Bu şekilde, komitenizin, tüm kulüp faaliyetleri hakkında güncel bilgi sahibi
olmasını sağlayabilirsiniz.
3
Rotaryenlerle Çalışmak
Kulüp üyeleri için aşağıda belirtilen hususları sağladığınız takdirde onlar da hakla
ilişkilere katkıda bulunmuş olacaktır.
• Rotary'nin amacı, programları ve faaliyetleri konusunda tam bilgi sahibi olmalarını ve
• Kişisel, mesleki ve profesyonel bağlantılar ile Rotary'nin hedeflerini ve başarılarını
daha ileriye götürebilecek fırsatları araştırmalarını
İçindekiler
Gerek görüldükçe bu materyalleri çoğaltarak komite üyelerine dağıtın.
Halkla İlişkiler Kaynakları
5-6
7-10
Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi’nin Halkla İlişkiler Bölümü 11
Temel Rotary Mesajları
Halkla İlişkilerin Unsurları
12
13-14
Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması
15
4
Halkla İlişkiler Kaynakları
Bilgi Kaynakları
Bu yayınları UR Yayın Kataloğundan (019-EN) ısmarlayabilir veya www.rotary.org
adresinden indirebilirsiniz.
Etkili Halkla İlişkiler: Rotary Kulüpleri İçin Rehber (Effective Public
Relations: A Guide for Rotary Clubs 257-EN). Toplumun ve potansiyel üyelerin
olumlu biçimde dikkatini çekecek kulüp faaliyetlerini tanıtmaya yönelik araçlar
ve tavsiyeler.
•
Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi (Planning Guide for Effective Rotary
Clubs): Kulüp halkla ilişkiler hedeflerinin belirlenmesinde kullanılan
değerlendirme ve hedef belirleme aracı (sayfa 11’e bakınız).
•
Halkla İlişkiler: Kullanmayı Öğrenin (Public Relations: Make It Work for You –
269-EN). Bilgi çağında iletişimin önemini gösteren bir video kaset.
•
The Rotarian (veya bölgesel Rotary dergisi): UR’nin aylık resmi dergisi, kulüp
ve bölge projeleri, UR Yönetim Kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında
bilgi verir. Ayrıca 23 dilde yayınlanan 30 bölgesel Rotary dergisi, dünyanın dört
bir yanındaki Rotaryenlere hizmet etmektedir.
•
İşte Rotary (This Is Rotary, 001-EN): Potansiyel Rotaryenlere ve kamuya Rotary
hakkında kısa bir özet sunan, renkli ve resimli broşür.
•
Görsel Kurum Kimliği El Kitabı (Visual Identity Style Manual, 547-EN):
Rotary’nin tüm seviyelerindeki yayınların tasarımı ve Rotary İşaretlerinin doğru
kullanımına yönelik ilkeler.
•
Rotary Nedir? (419-EN) : Rotary hakkında sıkça sorulan sorular ve bunların
cevaplarını içeren kart biçiminde yapılmış cep rehberi.
www.rotary.org
UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar
sunmaktadır. Burada ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogtan alışveriş yapabilir,
aradığınız Rotary kulübünün yerini bulabilirsiniz.
Anahtar sözcük arama:
•
Veri Paketi: UR ve Vakıf’a ilişkin veri paketlerini ücretsiz olarak indirebilirsiniz.
•
Halkla İlişkiler: Dünyanın dört bir yanındaki başarılı halkla ilişkiler çalışmaları,
örnek basın bültenleri, öneriler ve ipuçları gibi bilgiler içerir.
•
Halkla İlişkiler için İpuçları: Kulüp ve bölgelere, toplumlarında Rotary’yi
tanıtmaya yönelik fikirler veren e-posta sirküleri. Ayda iki kere yayınlanır.
•
Kamu hizmet duyuruları: Kulüplerin toplumlarında Rotary’yi tanıtmak için
kullanabileceği UR duyuruları (basılı, radyo ve televizyon).
•
Takdir Programları: UR ve Rotary Vakfı’nın, UR Halkla İlişkiler Ödülü dahil,
ödül ve takdir programları.
Temel Mesajlar: El Kitabının 12inci sayfasında belirtilen temel Rotary
mesajlarına ek.
•
5
İnsan Kaynakları
• Bölge Halkla İlişkiler Komitesi: Kulüplerin halkla ilişkiler çabalarını desteklemek
üzere atanmış Rotaryenler. (Bölgenizden irtibat bilgilerini isteyiniz.)
• UR Kulüp ve Bölge Destek temsilcisi — İdari sorulara cevap verebilen ve diğer
soruları da ilgili UR ve Vakıf personeline yönlendiren UR Dünya Merkezindeki veya
uluslararası ofislerdeki personel. (İrtibat bilgilerini www.rotary.org adresinde
bulabilirsiniz)
• UR Halkla İlişkiler Personeli: UR Genel Merkezi’ndeki, halkla ilişkiler girişimlerinde
kulüplere, bölgelere ve UR’ye destek verme görevini üstlenmiş personel. (İrtibat
bilgilerini www.rotary.org adresinde bulabilirsiniz)
6
Komite Başkanı olarak, komitenizin komite ve kulüp hedeflerine ulaşmasından
sorumlusunuz.
Sorumluluklar
Göreve başlamadan önceki sorumluluklarınız aşağıda belirtilmiştir:
• Komitenizin el kitabını incelemek
• Bölge Asamblesine katılım
• Komitenin amaçlarına ilişkin bilgiler içeren kulüp içtüzüğünü incelemek
• Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte, profesyonel beceriler ve kişisel ilgi
alanlarına uygun olarak komite üyelerini seçme ve onları gelecek yıla hazırlama
çalışması yapmak
• Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte, Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberini
kullanarak kulübün uzun vadeli ve yıllık hedeflerini belirlemek ve gözden
geçirmek
• Komitenizin yıllık hedeflerine ulaşması için bir eylem planı hazırlamak
Komite Başkanı olarak görev yapacağınız süre içindeki sorumluluklarınız aşağıda
belirtilmiştir:
• Düzenli komite toplantıları ve faaliyetleri planlamak ve gerçekleştirmek
• Üyeleri, kabul ettikleri görevlerden sorumlu tutmak
• Komite faaliyetlerini ve gelişimi Kulüp Başkanı, Yönetim Kurulu ve tüm Kulübe
resmi olarak bildirmek
• Çok Kulüplü faaliyetlerde veya girişimlerde ilgili Bölge Komitesi ile işbirliği
yapmak
• Komite üyelerinin çalışmalarını ve çabalarını takdir etmek
Komite Üyeleri
Komitedeki boş üyelikler için üye seçmek üzere Gelecek Dönem Başkanı ile birlikte
çalışın ve yıl başlamadan önce planlama toplantıları düzenleyin. Mümkünse, devamlılığı
sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca aynı komiteye seçilmelidir. Komite üyeleri,
Uluslararası Rotary ve kulüp hakkında bilgili ve konuşkan olmalıdır. Dikkate alınması
gereken diğer karakteristik özellikler şunlar olabilir
• Profesyonel medya deneyimi veya ilişkileri
• Konuşma, yazma veya fotoğrafçılık konusunda üstün beceri
• Web sitesi hazırlama deneyimi
• Toplumun önde gelen bireyleri olma
Kulüp Başkanı tüm kulüp komitelerinde resen üye olarak bulunur.
Komiye üyelerini,
• Daha yeni üyelere komite ve komite etkinlikleri hakkında gerekli ön bilgiyi
aktararak,
• Daha deneyimli üyeleri daha yeni olanlarla gruplayarak
• Diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile üyelerinizin temas etmesini sağlayarak
(bunun için bölge kılavuzunu kullanabilirsiniz),
• Komiteniz için gerekli olan kaynakları bilerek.
• Bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek göreve hazırlayabilirsiniz.
7
Hedef Belirleme
Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, Gelecek Dönem Kulüp Başkanının, kulübün
mevcut durumunu değerlendirmek ve kulübün uzun vadeli hedeflerinin o yıla ilişkin
olanlarını belirlemek amacıyla kulüp komiteleri ile birlikte çalışmasına yardımcı olan bir
hedef belirleme aracıdır. Planlama rehberinde ayrıca komitelerin hedeflerine ulaşmak için
kullanabilecekleri stratejiler de yer almaktadır. Planlama rehberinde önerilen kulüp
komitelerinin her biri için bir bölüm vardır. Bölge Asamblesi sırasında Gelecek Dönem
Başkanı ve diğer gelecek dönem liderleri ile bu planlama rehberi üzerinde çalışma fırsatı
bulabileceksiniz. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi bütün bir dönem boyunca
hedef saptamada ve hedeflere ulaşmada alınan yolu ölçmek için sürekli olarak kullanılır.
Bu rehber, dönemsel olarak gözden geçirilerek, gerektikçe güncellenmelidir.
Etkili hedefler belirlemek. Belirlenen hedeflerin komite becerilerini ve kulübün ilgi
alanlarını doğru şekilde yansıtması için, aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir:
• Paylaşılan. Bir hedefin saptanmasına ve bu hedefe ulaşılabilmesi için stratejiler
geliştirilmesine katılan üyeler bu stratejilerin uygulanmasına da yürekten katılırlar. Bir
hedef belirlerken kulüp liderleri, kulüp üyeleri ve bölge liderleri ile görüş alışverişinde
bulunun.
• Ölçülebilir. Hedef olarak kulüp üyelerinin peşinden gidebileceği somut bir değer
belirlenmelidir.
• İddialı. Amaçlar kulübün geçmişteki başarılarının ötesine geçebilecek kadar heves ve
heyecan gerektirmelidir.
• Ulaşılabilir. Rotaryenler bu hedefe eldeki kaynakları kullanarak ulaşabilmelidir.
• Saptamış olduğunuz hedefinizi daha önce kulüp ve komiteler tarafından
gerçekleştirilmiş olan hedefler ile karşılaştırın.
• Belirlenmiş Süreli. Hedefe ulaşmak için belirlenmiş bir son tarih veya zaman aralığı
bulunmalıdır.
Eylem planı hazırlama. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir
eylem planı hazırlamak üzere kulüp liderleri ve komite üyeleri birlikte çalışma yapın.
Aşağıdaki adımlar bir eylem planı hazırlamada size yardımcı olur.
• Her bir aşama için bir zaman planı hazırlayın.
• Her aşamadan sorumlu olan kişileri belirleyin.
• Her aşama için kaydedilen ilerleme ve başarıyı ölçmeye yönelik kriterleri belirleyin.
• Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgeden ve UR’den alabileceğiniz kaynak
ve araçları değerlendirin.
• Eyleme geçmeden önce insan, bilgi ve finans kaynaklarını hazırlayın.
• Önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını değerlendirin; gerekirse değişiklik
yapın.
Hedefler doğrultusunda, öngörüldüğü gibi düzenli ilerleme olmasını sağlayın.
Komite üyelerini, eylem planına uymaya teşvik edin. Rotaryenler gönüllü olduğu için,
mesleklerinde onları motive eden şeyler Rotary’de etmeyebilir. Her bir komite üyesinin
motivasyon ihtiyaçlarını dikkate alın. Başlıca motivasyonlar unsurları aşağıda
belirtilmiştir:
• Bu hedefin toplum, Kulüp, Bölge ve Rotary için yararlı olacağına inanmak
• Dostluk olanakları vermek
• İş çevresi yaratma olanakları vermek
• Hedefin erişilebilir olduğuna ve komitenin başarılı olacağına inanmak
• İddialı veya deneyimlerini kullanmalarını sağlayan görevler olduğunu göstermek
• Hedeflere ulaşmak için harcanan emek ve zamanı takdir etmek
Bu teşvik faktörlerini kullanmak, üyelerin Rotary’ye bağlılıklarının sağlanmasına
yardımcı olur ve kulüp faaliyetlerine katılımı arttırır.
8
Bütçe
1 Temmuz’dan önce komitenizin hedeflere ulaşmak için ne kadar fona ihtiyaç duyacağını
belirlemek üzere komiteniz ve gelecek dönem kulüp saymanı ile birlikte çalışma yapın.
Planlanan fon toplama faaliyetlerini de ekleyin. Komitenin finansal ihtiyaçlarının, kulüp
bütçesi içinde yer almasını sağlayın.
Komite fonları, işlemleri ve raporları gözetim altında tutun ve komite bütçesinin finansal
durumu hakkında her zaman bilgili olun. Kulüp saymanı ile düzenli olarak bir araya
gelerek, sorun olması halinde geç kalmadan sorunu gidermeye yönelik önlemler
alabilirsiniz.
İletişim
Görev yılı başlamadan önce, diğer kulüp liderleri ile birlikte kiminle, ne zaman ve nasıl
iletişim kurulacağını belirten bir iletişim planı hazırlayın. Bu plana, aşağıdaki kişilerle
iletişimi de dahil edin:
• Komite üyeleri. Komiteler, mevcut kaynakları incelemek ve tespit etmek,
sürmekte olan projelerle yeni girişimleri görüşmek ve komite ile kulüp
hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli olarak bir araya
gelmelidir.
• Kulübünüz. Eylem planları ile hedeflere yönelik gelişim durumu dahil tüm
komite etkinliklerini, Kulüp Başkanına, Yönetim Kuruluna ve Kulüp üyelerine
bildirin.
• Diğer Komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması, diğer komitenin
çalışmasını etkiler. Örneğin, halkla ilişkiler komitesinin Rotary hakkında toplumu
bilinçlendirme çalışması, üyelik komitesinin yeni üye bulma çalışmalarını
etkileyebilir. Etkili iletişim, komitelerin proje ve girişimleri koordine etmek üzere
birlikte çalışmasını sağlar.
• Bölgeniz. Eğer Komiteniz bilgi veya öneriye ihtiyaç duyarsa, Bölgedeki
temsilciniz veya Guvernör Yardımcısı ile irtibat kurabilirsiniz.
İlave Kaynaklar
Komitenizin kaynaklarına ek olarak, aşağıdaki kaynaklar da sorumluluklarınızı yerine
getirmekte ve komite üyelerinin sorularını cevaplamakta size yardımcı olacaktır:
Bilgi Kaynakları
Yayınları UR Yayın Kataloğundan (019-EN) ısmarlayabilir veya www.rotary.org
adresinden indirebilirsiniz.
• Bölge Kılavuzu: Bölge liderleri ve Komitelerin listesi .
• Yöntem El Kitabı (Manual of Procedure – 035 EN): UR Yönetim Kurulu ve Vakıf
Mütevelli Heyeti tarafından hazırlanarak üç yılda bir Tüzük Konseyinin
toplantısından sonra yayınlanan UR ve Rotary Vakfı politika ve prosedürleri. Bu
el kitabı, UR tüzük belgelerini içerir.
• Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzükleri: Kulüp tüzüğünde yer alan kulüp operasyon
ilkelerini ayrıntılı biçimde açıklayan yasal doküman.
• Rotary Prensip ve Politika Kuralları ve Rotary Vakfı Prensip ve Politika Kuralları
(Rotary Code of Policies, The Rotary Foundation Code of Policies): UR
Tüzüğünü ve İç Tüzüğünü desteklemek amacıyla UR Yönetim Kurulu ve Rotary
Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından oluşturulan, her Yönetim Kurulu veya
Mütevelli Heyeti toplantısından sonra gözden geçirilen politika ve prosedürler.
• Standart Rotary Kulüp Ana Tüzüğü: Rotary kulüp operasyonlarının çerçevesini
belirleyen tüzük.
9
www.rotary.org
UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar
sunmaktadır. Burada ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogtan alışveriş yapabilir,
aradığınız Rotary kulübünün yerini bulabilirsiniz.
Tıklayın:
• Kulüp-Bölge desteği (www.rotary.org/support): Kulüp ve bölge görevlileri için
kaynaklar. Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzükleri ile Standart Rotary Kulüp Ana
Tüzüğü’nün en güncel hallerini burada bulabilirsiniz.
Finansal Kaynaklar
• Kişilerden veya yerel işletmelerden sağlanacak fonlar
• Diğer vakıflardan gelen bağışlar
• Kulüp ve Bölgenin insancıl Projeleri için Rotary Vakfı ödenekleri
İnsan Kaynakları
Aksi belirtilmedikçe, irtibat bilgilerini bölgenizden edinebilirsiniz.
• Guvernör Yardımcısı: Belirli kulüplerin idaresinde Guvernöre yardım etmek üzere
atanmış Rotaryen. Guvernör Yardımcısı kulübünüzü en az üç ayda bir ziyaret eder.
Sorularınızı cevaplamaya veya tavsiyelerde bulunmaya hazırdır.
• Bölgenizdeki diğer kulüp komitesi başkanları: Kulübünüzün projeleri ve girişimlerinin
desteklenmesine yardımcı bir kaynak olarak kabul edebileceğiniz kulüp liderleri.
• Bölge Guvernörü: Kulübünüzü daha etkili hale getirmek için, stratejiler hakkında
kulübünüze tavsiyelerde bulunmaktan sorumlu UR görevlisi. (İrtibat bilgilerini U.R.
Klavuzundan bulabilirsiniz.)
• Geçmiş Dönem Kulüp Komitesi Başkanları ve liderleri: Görev yılınızı planlarken size
tavsiyelerde bulunabilecek, komite faaliyetlerine liderlik etmek üzere
görevlendirilebilecek bilgili Rotaryenler.
• UR ve UR Vakfı Kaynak Grup Koordinatörleri/Özel Görev Koordinatörleri: UR
Başkanı tarafından, başkanlık yetkisinde Rotary kulüp ve bölgelerine destek vermek
üzere görevlendirilmiş Rotaryen grupları.
(İrtibat bilgilerini UR Kılavuzunda bulabilirsiniz.)
10
ETKİLİ ROTARY KULÜPLERİ
PLANLAMA REHBERİ
Uluslararası Rotary
Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, kulüplerimizin mevcut durumlarını değerlendirme ve
gelecek yılla ilgili hedeflerini tespit etmelerine yardımcı olacak bir araçtır. Kulüp Liderlik Planını
temel alır. Bu bölümde listelenen stratejiler kulüplerin Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmak için tercih
edebileceği yaygın metotlardır. Kulüplerden Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmaları için mümkünse
alternatif stratejiler geliştirmeleri istenir.
Mıcrosoft Word dosyası olarak www.rotary.org adresinden indirebilirsiniz.
HALKLA İLİŞKİLER
Mevcut Durum
Medyada yer alan Kulüp etkinliklerini ve ne tip medyada (radyo, TV, gazete vb.) yer aldığını
listeleyin:
Gelecek İçin Planlar
Kulübümüz gelecek Rotary dönemi için aşağıdaki halkla ilişkiler hedeflerini belirlenmiştir:
Kulüp Halkla İlişkiler hedeflerine ulaşmayı nasıl planlamaktadır? (uygun olanları işaretleyin)

Halkla İlişkiler Komitesinin, medya ile ilişkilerini nasıl yürüteceği konusunda eğitimli olması
sağlanarak,

Bütün hizmet projeleri için halkla ilişkiler çalışması yaparak,

Rotary’nin ne olduğu ve ne işlev gördüğü konusunda iş dünyası ve profesyonel toplumu hedef
alan bir kamu bilinci arttırma programı uygulayarak,
Yerel TV kanalında bir halk hizmeti duyurusu yayınlanmasını sağlayarak,
Diğer (Lütfen belirtiniz):
Uygulama Adımları:
4/06
11
Temel Rotary Mesajları
Proje etkinlikleri ile diğer faaliyetler sırasında medya dahil, Rotaryen olmayan kişilerle
konuşun. Rotary’yi ve kulübünüzü medyaya anlatmak için kısa ve öz ifadeler hazırlayın.
Aşağıdaki soruları en fazla 25 sözcükle cevaplamaya hazır olmalısınız:
• Rotary Nedir?
• Rotaryenler kimlerdir?
• Rotary neler yapar?
Bu sorulara verilecek etkili cevaplar olumlu, gerçeklere dayalı, belirli ve kısa olmalıdır.
Rotary ile ilgili soruları cevaplarken iletilmesi gereken önemli hususlar aşağıda
belirtilmiştir:
Rotary, dünyadaki en büyük uluslararası insancıl hizmet kurumlarından biridir.
• Dünya genelinde, toplumları ileriye taşımak amacıyla birlikte çalışmaya baş koymuş
mesleki ve profesyonel liderlerden oluşan 1,2 milyon Rotary Kulüp üyesi
bulunmaktadır.
Rotary ve Barış
Rotary, eğitim programları ve insancıl programlar ile barış ve uluslararası anlayışı
teşvik etmektedir.
• Rotary, dünyadaki en büyük özel finansmanlı uluslararası burs programına sponsorluk
etmektedir. Programın başlangıcından beri 100 ülkeden yaklaşık 34,000 öğrenci
Rotary’nin kültür elçisi olmuştur.
• Rotary, dünya genelinde altı üniversite ile işbirliği yaparak barış ve anlaşmazlık
çözümü konusunda bir yüksek lisans programı sunmaktadır.
• Dünyanın dört bir yanındaki Rotary kulüpleri her yıl binlerce uluslararası insancıl
projeler gerçekleştirmektedir.
PolioPlus
Rotary’nin en önemli insancıl hedefi, dünya üzerinden çocuk felcini silmektir.
• Sadece 60 sent değerindeki ağızdan alınan bir çocuk felci aşısı ile, çocukları ömür
boyu sakat bırakabilen bu hastalığa karşı korunma sağlanabilir.
Dünya üzerinden çocuk felcini silme çalışmasında çok büyük ilerleme kaydedilmiştir.
• 1980lerde, her gün 1000 çocuk, sakat bırakan ve bazen ölümcül olan çocuk felcine
yakalanıyordu. Rotary ile Rotary’nin küresel ortakları, Çocuk Felcini Yok Etmeye
Yönelik Küresel Girişimi başlattığından beri, çocuk felci vakaları %99 azalmıştır.
2005 yılında toplam 1900’e yakın vaka bildirilmiştir ancak hastalık Afrika ve Asya’da
çocukları hala tehdit etmektedir.
Dünyanın dört bir yanındaki Rotary kulüpleri çocuk felcinin yok edilmesi hedefine
katkıda bulunmuştur.
• Rotary üyeleri, 122 ülkede iki milyardan fazla çocuğun aşılanmasına zaman ayırmış
ve parasal destekte bulunmuştur.
• Rotary, 650milyon doları aşan parasal destek ve binlerce gönüllüsü ile, Çocuk Felcini
Yok Etmeye Yönelik Küresel Girişimin en büyük özel sektör destekçisidir.
12
Halkla İlişkilerin Unsurları
Etkili halkla ilişkiler zaman, çaba ve planlama gerektirir. Kulübünüzdeki halkla ilişkiler
komitesi, Rotary yılı başlamadan önce bir eylem planı hazırlarken hedef kitleyi, strateji
ve araçları, hangi proje ve faaliyetlerin tanıtılacağını belirlemelidir.
Hedef kitle
Toplumda Rotary’ye yönelik olumlu bir imaj sağlamak için, farklı grupları hedef alan
halkla ilişkiler çalışmaları gereklidir. Bu gruplar arasında şunları saymak mümkündür:
• Medya (gazete, radyo, televizyon)
• Yerel Kamu görevlileri
• İş dünyası
• Toplum liderleri
• Toplum kuruluşları
• Rotary hizmet projelerinden doğrudan etkilenen kişiler
• Öğrenciler ve eğitmenler
• Sağlık ya da eğitim gibi belirli bir konuyu ele alan uzmanlaşmış medya
Kulübünüzün gerçekleştirmek istediği proje ve faaliyetlere bağlı olarak, halkla ilişkiler
girişimlerinizi hedeflediğiniz kitleye uygun hale getirin.
Medya
Medya, televizyon kanalları, gazeteler, uluslararası haber ajansları, internet ile diğer
kurum ve kuruluşların yayınlarını kapsayan geniş bir kavramdır.
Diğer medya türleri arasında şunlar yer almaktadır:
•
Online yayınlar
•
Ticari yayınlar
•
Yerel erişimli kablolu yayın yapan televizyon istasyonları
•
Radyodaki kamuoyunu ilgilendiren konularda yapılan "talk-show"lar
•
Şirket içi dergiler
•
İlan tahtası gibi alışılmışın dışındaki medya türleri
Medya süresi ve alanı konusunda inanılmaz bir rekabet yaşanmaktadır. Bu nedenle
kulübünüzün yaratıcı olması ve her türlü medya seçeneğini dikkate aması gereklidir.
Basın duyuruları
Basın duyurusu, medyaya bilgi göndermekte kullanılan en yaygın yöntemdir. Bir
etkinliğe medyanın ilgisini çeker ve hazırlanacak haberin temelini oluşturur. İyi bir basın
bülteni, kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl gibi temel soruları cevaplar. Bültenin
tarafsız, kısa ve öz (bir sayfayı geçmesin) olmasına dikkat edin.
Bilgi Dosyaları
Bir veri dosyası, Rotary, Rotary’nin tarihi, hedefleri ve projeleri konusunda temel bilgiler
içerir. Veri dosyaları Rotaryenler arasında yeni ve potansiyel üyeleri yetiştirmek amacıyla
kullanılır. Bu dosyalar Rotary dışında ise medyaya genel bilgi sağlar, kamu bilinci
yaratır, Rotary faaliyetleri hakkında genel olarak toplumu bilgilendirir. UR veri
dosyalarını www.rotary.org adresinde bulabilirsiniz.
13
Haber Değeri Olan Kulüp Faaliyetleri Ve Etkinlikler
Aşağıdaki faaliyet ve etkinlikler medyanın ilgisini çekebilir:
• Bir kamu ihtiyacına cevap veren veya daha büyük bir haber trendi sergileyen hizmet
projeleri
• Kulübünüz veya bir yerel kulüp gönüllüsü tarafından desteklenen uluslararası hizmet
projeleri
• Bölgenizdeki gençlerin ve seçkin toplum üyelerinin katıldığı projeler
• Kulüp toplantısına dikkate değer veya önemli bir konuşmacının katılması
• UR veya Rotary Vakfı programlarına katılmış bir kişinin, bir başka ülkedeki
deneyimlerini aktarması
• Intercat ve Rotaract faaliyetleri
• Yerel Kulüplerin veya programların yıldönümleri
• Güçlü ve görsel unsurların bulunduğu hikayeler
Toplumun Rotary hakkında daha bilgili olmasını sağlayacak diğer yöntemler arasında
şunlar yer almaktadır:
• Maraton, geri dönüşüm, fon yaratma amaçlı toplumsal faaliyetler gibi özel etkinliklere
sponsorluk yapmak
• Herkesin görebileceği şekilde sergilenen teşhir panoları ve posterler hazırlamak
• Gazete ve dergilerde, ilan tahtaları veya otobüslerde, hava ve tren yolu merkezlerinde
reklam vermek
• Diğer kuruluşlardaki halkla ilişkiler personeli ile uyumlu ilişkiler kurmak
• Rotaryenleri, Rotary rozetlerini takmaya teşvik etmek
• Çevrimiçi forumlarda, etkinlik takvimlerinde veya diğer kuruluşların web sitelerinde
Rotary’ye ilişkin bilgiler yayınlamak
Olumsuz Görüşlerin Ele Alınması
Doğru düzenlenen halkla ilişkiler girişimleri ile, kulübünüz ve Rotary hakkındaki
olumsuz görüşleri tersine çevirebilirsiniz. Aynı zamanda, kulübünüzün yerel topluma ve
başka ülke toplumlarına fayda sağlayan hizmet projeleri gerçekleştirmesini sağlayın.
Guvernör, Guvernör Yardımcısı veya Bölge Halkla İlişkiler Komitesi Başkanı, yerel
halkla ilişkiler sorunlarının önlenmesi veya çözümlenmesi konusunda kulüplere bilgi ve
destek vermeye hazırdır.
14
Halkla İlişkiler Yoluyla Üye Sayısının Artırılması
Halkla ilişkiler, Rotary'ye yeni üye kazandırmak ve mevcut üyeleri korumak açısından
büyük önem taşır.
Halkla ilişkiler girişimlerinin, potansiyel üyeler arasında ilgi yaratacak şekilde uygun
kitleyi hedef almasını sağlamaya yönelik olarak, üyelik komitesi ile iletişim halinde olun.
Mevcut Kulüp Üyelerinin Korunmasına Yönelik Öneriler
•
Rotaryenlerin toplum ve okul etkinliklerinde konuşabileceği olanakları araştırın.
•
Kulüp üyelerinin, kulüp faaliyet ve projelerinin ne zaman medyada yer alacağını
bilmesini sağlayın.
Yeni Üye Kazanmaya Yönelik Öneriler
•
Rotary’nin gençlere yönelik ve gençlerle olan çalışmalarını tanıtın.
•
Üyeliğin getirdiği hizmet, mesleki gelişim ve burs olanaklarını vurgulayın.
•
Mesleki ve ticari dergilerde kulüp faaliyetlerini duyurun.
•
Kulübün web sitesinde Rotaryen olmayanlara yönelik bir bölüm hazırlayın ve
diğer kuruluşları, web sitelerinden bu bölüme bağlantı vermeye teşvik edin.
Üye Sayısının Artırılmasına Yardımcı olan Halkla İlişkiler Stratejileri
•
Yakınınızdaki kulüplerle işbirliği yapın. ABD New Yok Rochester kulübü ile
Kanada Toronto kulübü, Spirit of Ontario’nun ilk seferinin anısına bir seri fon
yaratma faaliyetlerine ortak sponsor olmuştur. Bu olay yerel bir gazetede 30 defa
yayınlanmıştır. Uluslararası Rotary, Rochester ve Toronto bölgelerinde Üye
Aday Formu sayısında inanılmaz bir artış yaşamıştır.
•
Uluslararası Rotary etkinliklerini duyurun. 2004-05 boyunca dünyanın dört
bir yanındaki kulüp ve bölgeler, Rotary’nin yüzüncü yılını ve UR
Konvansiyonunu kutlamak için kendi toplumlarında ve yerel basında çeşitli
halkla ilişkiler girişimlerini koordine etmişlerdir. 2005 UR Konvansiyonu
sırasında UR’ye, 2004 konvansiyonuna oranla %78 daha fazla Üye Aday Formu
gelmiştir.
•
Televizyona çıkın. Geçmiş dönem UR Başkanı Luis Giay, CNN En
Español’daki “Tu Carrera” programında bir röportaj yapmıştır. Röportajda
Rotary’nin eğitim programları tanıtılmış, program Ocak ayında üç kere
yayınlanmıştır. Rotary yılı boyunca, Bolivya, Meksika, Nikaragua ve
Venezuela’dan Üye Aday Formu gönderen 73 kişiden 28’i bu röportajı izlediğini
belirtmiştir.
•
Rotary’nin kültürel çeşitliliğini vurgulayın. Temmuz 2004’te Times dergisinde
(Londra) yayınlanan iki makalede, kulübün özellikle genç profesyoneller ile
kadınlara yönelik kültürel çeşitliliği, uygun toplantı saatlerini ve yeni hizmet
projelerini teşvik ederek klişeleri değiştirme yönündeki çabaları vurgulanmıştır.
O ay İngiltere’den gelen Üye Aday Formu sayısında artış yaşanmıştır.
•
Kamu imajı kampanyası düzenleyin. Brezilya São Paulo’da, UR’nin web sitesi
adresini belirten 375 tanıtım panosu ülke geneline yerleştirilmiştir. Panoların
sergilendiği dönemde, Brezilya’da Potansiyel Üye Formu sayısında bir önceki
yıla oranla %503’lük bir artış yaşanmıştır.
15