ÖBİKAS - CmpE - Boğaziçi Üniversitesi

Boğaziçi
Üniversitesi
Öğrenci Bilgi ve
Kayıt Sistemi
(ÖBİKAS)
Boğaziçi
University Student
Information
and
Registration
System (ÖBİKAS)
ÖZET:
Bu proje Boğaziçi Üniversitesi öğrencilerinin
kayıtlarını internet aracılığıyla dünyanın herhangi
bir yerinden yapabilmelerini, akademik bilgilerine
erişebilmeleri ve öğrenci bilgilerinin akademik ve
idari birimlere bir Intranet üzerinden sunulması
amacıyla gerçekleştirilmiştir. Kullanılan DSDM
yöntemi sayesinde göreceli olarak kısa bir sürede
belirtimlere uygun ve çok az sayıda yazılım hatası
içeren, prototipler elde edilmiştir. Sonuç olarak
bütün kullanıcıların gereksinimleri içeren, kolay
kullanılır bir ürün elde edilmiştir.
ÖZGEÇMİŞ
Doç. Dr. H. Levent Akın,
1982 yılında İTÜ'den lisans, 1984 yılında Boğaziçi
Üniversitesi'nden yüksek lisans, 1989 yılında ise
doktora derecesini aldı. 1989 yılında Boğaziçi
Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü'nde
öğretim üyesi olarak çalışmaya başladı. Halen
Boğaziçi Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi Müdürü
görevini sürdürmektedir.
Alp Sardağ,
Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği
Bölümünden lisans ve Sistem Kontrol Anabilim
Dalından yüksek lisans dereceleri vardır. Halen
Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği
Bölümü’nde doktora eğitimine devam etmektedir.
Leyla Tolun,
Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği
Bölümünden lisans derecesi vardır. Halen Boğaziçi
Üniversitesi Sistem Kontrol Anabilim Dalında
yüksek lisans eğitimine devam etmektedir.
Boğaziçi Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi’nde
Bilişim Sistemleri Birimi başkanıdır.
Doç. Dr. N. Zeynep Atay
University of Kent at Canterbury’den 1983’de
lisans, 1987’de doktora derecesi aldı.1987 yılında
Boğaziçi Üniversitesi'nde öğretim üyesi olarak
çalışmaya başladı. Halen Boğaziçi Üniversitesi
Öğrenci İşleri Daire Başkanı olarak da görev
yapmaktadır.
ABSTRACT:
This project was developed to allow Boğaziçi
University students to register for courses and
obtain academic information from anywhere in the
world using Internet and to provide to the academic
and administrative departments information about
the students over an intranet. The DSDM
methodology used made it possible to create
prototypes according to the specifications with very
few errors, in a relatively short period time. As a
result, a product that incorporates all the needs of
the users and is easy to use has been obtained.
1
GİRİŞ
Boğaziçi Üniversitesi Öğrenci Bilgi ve Kayıt Sistemi
(ÖBİKAS), projesi Boğaziçi Üniversitesi öğrencilerinin
kayıtlarını internet aracılığıyla dünyanın herhangi bir
yerinden yapabilmelerini ve Kayıt İşleri Şube
Müdürlüğü'nce tutulan öğrenci bilgilerinin akademik ve
idari birimlere bir Intranet üzerinden sunulması amacıyla
gerçekleştirilmiştir.
Projede geliştirilen ürün, bir veri tabanı, web arayüzü ve
arka ofis yazılımından oluşmaktadır. . Bu bildiride
yalnızca sistemin web üzerinden erişim arayüzü
tanıtılacaktır.
Bu proje, kullanılan yazılım geliştirme yöntemi, iş akışı
modellemesi ve esnek kuralların uygulanması
bakımlarından veri tabanı ulaşımlı WEB uygulamaları
arasında ilginç bir örnek oluşturmaktadır
2
YAZILIM GELİŞTİRME YÖNTEMİ
ÖBİKAS'ın temel amaçlarından birisi olan kayıt işlemleri,
yalnızca yılın belirli bazı dönemlerinde yapıldığı için
kullanılacak yazılım geliştirme metodolojisinin zamanı
temel alan ve verilen zaman içinde en işlevsel ve nitelikli
yazılımı üretmeye olanak tanıyan bir yöntem olması
gerekliydi. Bu yüzden çalışmada yazılım geliştirme için,
Dinamik Sistemler Geliştirme Yöntemi (DSDM) [1] baz
alınmasına karar verilmiş ve proje planı buna göre
hazırlanmıştır.
2.1
Dinamik sistemler geliştirme yöntemi
Şubat 1995’de tanıtılan DSDM, büyük bir satıcı ve
kullanıcı
konsorsyumunun
tecrübelerinden
yararlanılarak geliştirilen bir hızlı uygulama geliştirme
(HUG) yöntemidir. Yöntemin amacı, HUG yaklaşımına
nitelik getirmektir. Yöntem çok sıkışık zaman
dilimlerinde çalışarak amaca uygun niteliğe sahip
yazılımlar geliştirmek için tasarlanmıştır. DSDM
yaklaşımının temel varsayımı hiç birşeyin ilk defasında
mükemmel olarak kurulamayacağı, ancak çözümün
kullanılabilir ve işe yarar %80’inin işin tamamını üretmek
için gerekecek zamanın %20’sinde yapılabileceğidir.
Klasik yaklaşımlar ilk defasında tamamıyla hassas
çözümler üretmeyi amaçlarlar ve eksiksiz ve tutarlı
gerekirler kümesinin işin başında elde bulunduğunu
varsayarlar. Dolayısıyla klasik çağlayan modelinde bir
sonraki adım, önceki adım tamamlanıp denenmeden ve
önceki
adımlarla
tutarlı
olduğu
gösterilmeden
başlayamaz. Pratikte bunun anlamı %80 çözümden tam
çözüme gitmek için çok zaman harcanmasıdır. Üstelik
gerekirler başlangıçta nadiren tam olarak belirlenebildiği
için çok kez geriye gidilip daha önce yapılanları baştan
yapılması gerekmektedir.
DSDM bu sorunlarla başedebilmek için çeşitli yollar
önermektedir. Daha önce yapılanların tekrar gözden
geçirilebileceği varsayılarak geliştirmeye yinelemeli bir
yaklaşım getirmektedir. Böylelikle o andaki adımın,
başka bir yinelemede tamamlanabileceği kabul edildiği
için yalnızca bir sonraki adıma geçebilecek kadar
tamamlanması yeterli sayılmaktadır. Buradaki varsayım
işin gereksinimlerinin anlayış arttıkça nasılsa değişeceği
dolayısıyla daha fazla emek harcamanın israfa yol
açacağıdır. Sistem kullanıcının gözetimi altında evrim
geçirdiği için işin gerçek ihtiyaçlarını karşılamak için
daha uygun olacaktır.
DSDM’in
temel
yaklaşımı,
sistemin
işlemsel
karakteristiklerinin niteliği yerine işin gereksinimlerine
uygunluğu sağlamaya öncelik vermektir. Vurgudaki bu
değişikliğin çeşitli sonuçları vardır:
•
Karar verme yetkisi olan bilgili kullanıcılarla
yakın
çalışma
halinde
prototip
üretme.
Kullancılar, ancak sistemin nasıl çalıştığını
gördükten sonra doğru sistemin yapıldığına karar
verebilirler.
•
Yinelemeli geliştirme. Kullanıcılar sistemi görür
görmez değişiklikler yapmak ve yeni bir prototip
geliştirmek isteyeceklerdir.
•
Planlamayı
yüksek
öncelikli
bileşenlerde
odaklama. Bu normal yaklaşımda belirtimdeki her
şeyin üretilmesinden farklılık gösterir.
Aslında DSDM yaklaşımında yapılan işler için prototip
geliştirme demek tam doğru değildir. Burada yapılan
sistemin yüksek düzeyli gerekirlerine dayanan ve kısa
vadeli hedefleri karşılayan yazılım parçaları üretimidir.
Yaşam çevriminin her adımında ortaya ürünler çıkar. Bu
ürün
tanımları
yöntemin
nitelik
sağlama
yaklaşımlarından bir tanesidir. Her ürün tanımı ürünün
amacıyla birlikte ürünün o amacı sağlayıp sağlamadığını
gösteren bir nitelik ölçüt kümesini de içerir. DSDM
herhangi
bir
uygulama
geliştirme
ortamında
kullanılabilecek şekilde tasarlanmıştır. Bütün ürünler
nitelik denetiminden geçer. Bu denetim genellikle
geliştirme ekibi tarafından yapılır.
HUG’a denetimli bir yaklaşım getirme felsefesine uygun
olarak DSDM yapılanış yönetiminin nasıl yapılacağını da
tanımlar. DSDM’in dinamik yapısı nedeniyle iyi bir
yapılanış yönetimi gereklidir.
DSDM
her
hangi
bir
geliştirme
ortamında
kullanılabilmesine olanak tanımak için yapısal
çözümleme ve tasarım ile nesneye dayalı yaklaşımlarda
kullanılabilecek iki ayrı teknik kümesi önermektedir.
Bunun dışında her hangi bir yazılım mühendisliği
tekniğinin de DSDM çerçevesinde kullanılabilmek için
değerlendirilmesine olanak tanıyan özellikleri de vardır.
DSDM’de beş aşamalı yaşam çevrimi vardır:
•
Yapılabilirlik çalışması,
•
iş çalışması,
•
işlevsel model yinelemesi,
•
tasarım ve kurum yinelemesi ve gerçekleştirim.
Her aşamadan diğerine denetimli bir şekilde geçişi
sağlamak için ön koşullar tanımlanmıştır. Ön koşullar
hem yönetim hem de ürünle ilgilidir. Yapılabilirlilik
çalışması
uygulamanın
protiple
geliştirilmeye
uygunluğunu DSDM tarafından tanımlanan bir dizi ölçüte
göre incelenmesi ve bazı teknik ve yönetimsel koşulların
sağlandığının saptanması için yapılır. Kısa yapılabilirlik
çalışması tamamlandıktan sonra, iş çalışması bütün
projenin çerçevesini belirler. Bu da kısa bir aşamadır.
Geliştirme çalışmasının ağırlığı iki yinelemeli aşamada
toplanmıştır. Bu aşamalarda prototipler denenen
sisteme ulaşılıncaya kadar geliştirilir ve gerçekleştirim
aşamasında kullanıcı ortamına konur.
İşlevsel aşamada odak noktası gereksinimleri ortaya
çıkarabilmek için prototip üretimidir. Tasarım ve kurulum
aşamasında ise çalışmaların odak noktası, prototiplerin
üretim
niteliğinde
yazılım
haline
getirilmesinin
sağlanmasıdır.
gerekirleri belgesi hazırlanmıştır.
Her çevrim dört aşamadan oluşur:
Sistem gerekirleri belgesinin onaylanmasından sonra
tasarım aşamasına geçilmiştir. Bu aşamada yaratılacak
veri tabanı modeli üçüncü normal form hedeflenerek
tasarlanmıştır. Bu aşamada sonunda ilk tasarım belgesi
hazırlanmıştır.
•
Üretilecek prototipin belirlenmesi, amaçların ve
nitelik ölçütlerinin tanımlanması,
•
çevrim için bir zaman diliminin saptanması,
•
çevrimin amaçlarına göre prototip üretilmesi ya da
geliştirilmesi ve
•
sonuçta başta konan amaçlara göre elde edilen
ürünün değerlendirilmesi.
HUG’un bir başka yararı da sürekli işin gereklerini
sağlamaya odaklanmasıdır. Gereksinimlerin alt düzeyi
başlangıçta yüksek bir seviyede, sonraki her aşamada
ise daha hassas şekilde belirlenirler. HUG’da önemli bir
nokta gereksinimlere öncelik verilmesidir. Bütün
etkinlikler zaman kutuları içine alınır. Bir zaman kutusu
içinde zorunlu gereksinimler karşılanır ve kalan zaman
içinde de ikincil gereksinimlerim karşılanması yoluna
gidilir. Her hangi bir aşamadan arta kalan zorunlu
olmayan gereksinimler ya bir sonraki çevrimde göz
önüne alınır ya da proje sonuçlandıktan sonra yapılacak
geliştirme çalışmalarına bırakılır. Eğer bir zaman çevrimi
içinde yeni gereksinimler ortaya çıkarsa bunların
göreceli öncelikleri tartışılır ve kaydedilir. Bir DSDM
projesinde istenen bütün özellikler ürüne konmayabilir
ama zaman kısıtları her zaman gözetilir.
Denenen sistemin kabul edilebilirliği en küçük yararlı
gerekir kümesini karşılayıp karşılamadığına göre yapılır.
Çok gecikmiş mükemmel bir sistem yerine zamanında
teslim edilen işe yarar bir sistem elde edilir.
3
PROJENİN AŞAMALARI
Bu projede yukarıda belirtildiği gibi DSDM uygulanmıştır.
Projenin tüm aşamalarında IEEE standartlarına uygun
belgeler üretilmiş ve bir sonraki aşamaya bu belgelerin
değerlendirilip onaylanmasından sonra geçilmiştir.
Temmuz 1998'de başlanan projeyi geliştiren ekip
DSDM'e uygun olarak şu kişilerden oluşmaktadır:
•
Proje Yöneticileri: Bilgi İşlem Daire Başkanı Doç.
Dr. H. Levent Akın ile Öğrenci İşleri Daire Başkanı
Doç. Dr. N. Zeynep Atay
•
Yazılım Mühendisleri: Yük. Müh. Alp Sardağ ile
Leyla Tolun
•
Analist ve test yetkilisi: Kayıt İşleri Şube Müdürü
Zeliha Balkan .
Yapılabilirlik çalışması proje yöneticileri tarafından
projenin belirtimi hazırlanırken yapılmıştır. Temmuz
1998'de iş çalışmasına yazılım ekibiyle başlanmıştır.
Aşağıdaki altbölümlerde bu aşamalar özet olarak
verilmiştir.
3.1
Gerekirlerin belirlenmesi
Projenin bu aşamasında geliştirilecek WEB modülleri ve
kayıt işleri programına ait sistem gerekirleri Kayıt İşleri
Şube Müdürlüğüyle ve danışmanlarla görüşülerek
belirlenmiştir. Zaten DSDM yönteminin özelliği nedeniyle
Kayıt İşleri Şube Müdürü de bu ekibin kullanıcı elemanı
olarak yer almıştır. Bu aşamanın sonucunda sistem
3.2
3.3
Tasarım
Uyarlama
Kurulacak alt yapı için örnek uygulamalar incelenmiş,
birkaç bağımsız firmanın yapmış olduğu testler
incelenmiş ve çeşitli teknolojiler proje ekibi tarafından
test edilmiştir. Bu testler sonucunda fiyat, performans ve
güvenilirlik kriterleri göz önünde bulundurularak veri
tabanı sunucusu olarak Microsoft SQL 6.5 [2], ve WEB
sunucusu olarak Microsoft IIS 3.0 kullanılmaya karar
verilmiştir. (Daha sonra bu IIS 4.0’a yükseltilmiştir [3].)
Web modülleri, Microsoft’un geliştirdiği Active Server
Pages ile MFC destekli ISAPI DLL teknolojileri
kullanılarak geliştirilmiştir. Yer yer sayfalar üzerinde kısa
Java Script kodları da yer almaktadır.
3.4
Test
Kodların yazılmasından sonra, Web modülleri gelişimi
sırasında yazılan test formları kullanılarak sistem
gerekirleri test edilmiş ve Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü
tarafından
da
doğrulanmıştır.
İki
bölümde
gerçekleştirilen Eylül dönemi denemelerinden iki hafta
önce birinci prototipte kullanılacak esas ortamın
kurulmasına ve eski sistemden veri aktarımına
başlanmıştır. Bu aktarımlar dBase III formatından
Microsoft SQL Server formatına üçüncü normal forma
dönüştürülerek ve çeşitli veri dönüşümleri yapılarak
gerçeklenmiştir.
3.5
Prototip uygulamalar
İlk prototip, pilot bölüm olarak seçilen iki bölümün hem
llisans hem de lisansüstü öğrencilerinin Eylül 1998
kayıtlarında başarıyla uygulanmıştır.
Bu başarılı uygulamadan sonra 300,000 satırdan oluşan
arka ofis yazılımı, Ocak 1999 başındaki ilk not girişi
uygulamasına kadar hazırlanmıştır. İlk not girişlerinin
başarısı ardından, Şubat 1999 döneminde tüm
üniversite çapında yapılan bir kayıt uygulamasında ikinci
prototip kullanılanılmıştır. Bu genel uygulamadan elde
edilen geri beslemeler ışığında sistem geliştirilerek son
halini almıştır.
İkinci prtotipte yalnızca ekran görünümleri, bu dönemi
anımsatacak şekilde değiştirilmiştir. Farklı olarak
öğrenci eğer bir ders ekleme/bırakma işlemi yapıyor ise
bunu danışmanına yollaması zorunlu hale getirilmiştir.
Bunun
nedeni
bu
danışmanın
tüm
atanmış
öğrencilerinin kaytlarına tek tek girip bu işlemi yapıp
yapmadıklarını kontrol etmesi yerine böyle bir istekte
bulunan öğrencileri görmesinin daha makul olmasıdır.
4
SİSTEMİN ÖZELLİKLERİ
Bu bölümde sistemin bazı önemli yazılım ve donanım
özellikleri hakkında bilgi verilmektedir.
4.1
Güvenlik
Sistemin dış dünya ile bağlantısının önünde Solaris
platformunda çalışan Checkpoint-1 Firewall [4] yazılımı
yeralmaktadır. Bunun dışında, kayıt işlerine yollanılan
şifreler, notlar gibi her türlü önem arzeden bilgi SSL ile
şifrelenerek ulaştırılır. Bu amaç ile ayrıca bir Microsoft
Certificate Server kurulmuştur. Ayrıca, veri tabanı
sunucusu içinde de veri güvenilirliğine yönelik çok
aşamalı güvenlik önlemleri alınmıştır.
4.2
Ek kayıtlar
Tüm kayıt aşamalarında danışman, öğrenci hareketleri
gibi bilgiler diğer kayıt dönemine kadar saklanmak üzere
geçici tablolara eklenilirler. Bu tablolar yapılacak
herhangi bir itiraza karşı bilgi edinilmesi amacı ile
tutulmaktadır.
4.3
Kapasite
Mevcut sistem aynı anda 100 kişi ile ilk sunuma açılmış
ve bu sayı kademeli olarak 1,000 eş zamanlı kullanıcıya
arttırılmıştır. Bu 12,000 kullanıcılı bir site için çok iyi bir
rakam olmasına rağmen ilk gelen ilk alır mantığı ile
çalışan ders kotaları nedeniyle, sistemin devreye girdiği
saatlerde aynı anda 4,000'in üzerinde talep ile karşı
karşıya kalması da gözlenmiştir.
4.4
Sunucu
Sunucu 2 adet Pentium II 450 MHZ Xeon işlemcili ve
512 MB bellekli ve RAID 0 SCSI özellikli bir bilgisayar
üzerine kurulmuştur.
4.6
WEB YAZILIMI
Kayıt mekanizması bir iş akışı anlayışı ile geliştirilmiştir.
İşlem öğrencinin yönetmelik ve çeşitli kota kontrollerinin
yapıldığı WEB modülleri aracılığı ile ders programlarını
hazırlaması esasına dayanmaktadır.
Burada yapılan denetimlerin karmaşıklığı ve esnekliği
yoğun veri tabanı ulaşımını gerektirir. Bütün bu yüke
karşın sistem resmi kayda ihtiyaç duyulan durumlar
haricinde tüm bilgileri anında Web ortamından
sunabilmektedir.
Kayıt ve not girişleriyle ilgili modüllerde ara tablolar
tutulmuştur. Bu tabloların bilgilerinin kayıt işleri
tarafından kullanılan asal bilgilerle uyumluluğunun
sağlanması için de çeşitli prosedürler, ayrıca Web
tarafında hızın sağlanabilmesi için bu dönemler öncesi
birtakım bilgileri hesaplayan prosedürler kayıt işleri
programına entegre edilmiştir. Bu tür bilgilerin değişmesi
halinde Web’e otomatik yansımaları sağlanmıştır.
Sistem öğrencilerin kayıtları sırasında yönetmeliklerden
kaynaklanan çok sayıda denetim yapmaktadır. Bunların
en önemlileri aşağıda verilmiştir.
•
Ders Kotası Denetimi: Sınıflara veya bölümlere,
statülere veya soyadlarına göre belirlenen
kotalardan birden fazlasından faydalanabilen
öğrenciler
bunlar
arasında
bir
hiyerarşik
yapılandırma
sonucu
uygun
bir
kotadan
faydalandırılırlar, aynı şekille öğrenci dersten
çekildiğinde veya dersi bıraktığında ilgili kota
değişikliğe uğrar. Bu sırada kilitleme mekanizmaları
ile “phantom read” olayları önlenmiştir.
•
Önkoşullar: Ders, genel not ortalaması veya son
sınıf olma gibi şartlar aranılan derslerde, transfer
öğrencilerin
transfer
ettiği
derslerin
veya
üniversiteye giriş tarihlerine göre belirlenen ders
şablonlarında
eski
girişli
kimi
öğrencilerin
derslerinin bu önkoşulları karşılık olarak belirtilen
bazı ders veya dersler ile sağlayabilmeleri
sağlanmıştır.
Veri alışverişi
Bu sistemin doğruluğunu sağlayabilmek için Kayıt İşleri,
bölümler ile Excel tablolarını kullanan bir veri alışverişi
mekanizmasına sahiptir. Böylelikle ders şablonları,
önkoşullar gibi bilgiler sisteme kolaylıkla dahil
edilebilmiştir. Öte yandan ÖSYM gibi birimlerden de
çeşitli formatlarda veri alış verişi imkanına da sahiptir.
Sistem çeşitli birimler ile veri alışverişini sağlayarak bir
üniversite öğrenci bilgi sistemi bütününe ulaşmıştır. Bu
alış verişler arasında en ilginç olanı bankalar ile yapılan
alış verişlerdir. Bu alışverişlerin esası, öğrencilerin
harçlarının takip edilebilmesidir. Bu bilgiler kayıt dönemi
boyunca değişebilen bilgiler ihtiva ettiğinden iki banka
ile iki yönlü bir veri alış verişi sağlanmıştır. Bankalar
öğrencilere ait son bilgiler ile birlikte mevcut borcu, ki
alacağı var ise bu 0 bakiye ile gönderilmektedir, alır ve
benzer şekilde Öğrenci Saymanlığı da öğrencilerin
yapmış oldukları ödemeleri alır. Burada yazılmış olan
raporlamalar ve modüller aracılığı ile harcını ödeyenler
onaylanır. Bu arada muaf, kredili, veya kısmi borçlu
öğrenciler, Türk gibiler gibi bilgilerin otomatik
kullanılabilmesi, hızlı onay verilebilmesi gibi modüller
eklenmiştir.
4.5
5
Aşağıdaki altbölümlerde sistemin kullanıcıları ve onlara
yönelik arayüzleri hakkında bilgi verilmektedir.
5.1
Kullanıcılar
Herhangi bir internet kullanıcısı, kullandığı modüle göre
sınırlandırılmış veri tabanı ulaşım haklarına sahiptir.
Dört tip kullanıcı mevcuttur: Öğrenci, danışman, dersi
veren öğretim elemanı ve profillendirilmiş. kullanıcı.
Tüm kullanıcılar kayıt işleri programı tarafından
ayarlanabilen
akademik
takvim
aralığına
göre
yönlendirilirler. Eğer kayıt dönemi ise kayıt ekranlarına,
ders ekleme ve bırakma zamanı ise “ADD/DROP”
ekranlarına, dersten çekilme zamanı ise “WITHDRAW”
ekranlarına ve hiçbiri değil ise "sistem kapalıdır"
mesajına yönlendirilirler.
Web tarayıcılarında istenen özellikler
Sistem tablo ve cookie destekleyen web tarayıcılara
gereksinmektedir. Bağlanan kullanıcıların bu özellikleri
Browscap.Ini dosyasında yer almaktadır. Ayrıca bu
dosya üzerinde proje ekibince yapılan testler ve edinilen
tecrübeler sonucu çeşitli eklenti ve değişiklikler
yapılmıştır. Netscape ve Internet Explorer kullanıcıları
için versiyon 4.x ‘ten yukarı kullananlar için bu dosyaya
gerek duyulmamaktadır.
5.2
Öğrenci arayüzü
Öğrenciler sisteme kayıt dönemlerinde kayıt için, diğer
dönemlerde ise akademik durumlarıyla ilgili bilgi almak
için erişebilirler. Öğrenci kayıt döneminde kendisine
tanınan süre boyunca alacağı dersleri içeren listeyi
istediği kadar değiştirebilir. Diler ise bu süre bitmeden
danışmanına sunmak için tamamladığını belirten
seçeneği tıklayarak danışmanına yollar. Eğer öğrencinin
ders listesi onaylanmış ise öğrenci bu listeyi
değiştiremez ve karşısına yalnızca haftalık ders ve final
programı çıkar.
Öğrenci sisteme
kullanabilir:
eriştiğinde
aşağıdaki
araçları
•
Ders Seçme Aracı: Öğrencinin kaldığı ve o dönem
açılan dersler varsa bu dersler öğrenciye otomatik
olarak aldırılır. Öğrenci ancak varsa bu derslerin
farklı seksiyonlarını seçebilir. Bunun dışındaki
dersleri öğrenci istediği gibi gruplandırılmış
listelerden seçebilir. Her seçilen ders, kota, önkoşul
ve yönetmeliklerle belirlenmiş diğer kısıtlar açısıdan
incelenir ve sistem bu kısıtlar sağlanıyorsa
öğrencinin o dersi almasına izin verir. Öğrenci,
dersin haftalık programıyla kredisini ekrandaki
tabloda görür ve isterse katalog tanımına erişebilir.
•
Ders ve Final Programı Aracı: Bu araç, haftalık
ders programına, final programına ve oluşmuş
çakışmalara göz atabileceği bir modüldür. Bu
modülde haftalık program hemen tüm öğrencilerin
alışkın olduğu bir haftalık tablo şeklinde görsel
olarak sunulur. Tablo art alanı beyaz, derslerin
doldurduğu kutuların art alanı açık gri şekline
gösterilir. Ayrıca çakışma olan kutucuklarda alınan
dersin adı yerine kırmızı renkli çakışma uyarısı ve
çakışma referansı verilir, tablonun altında da ilgili
referansa ait ders bilgileri sunulur. Tüm bunların
altında final saatleri ve varsa çakışmaları sunulur.
•
Bölüm Programı Aracı Bu modül, öğrencinin
bölüm
programına
bakabilmesi
amacıyla
hazırlanmıştır.
Boğaziçi
Üniversitesi’nde,
bu
programlar öğrencilerin giriş yıllarına ve statülerine
bağlı olarak değişmektedir. İlgili program öğrenciye
dönemlik bloklar halinde sunulur ve tamamladığı
kısımlar ayrıca gösterilir. Bunu kullanarak bir
öğrenci hangi dersleri alması gerektiğini görebilir.
•
Kimlik Bilgileri Aracı: Bu modül aracılığı ile
öğrenci kimlik bilgilerini kayıt işlerine yollar.
Böylelikle yıllık basılan öğrenci kimliklerindeki
bilgilerin daha doğru yeralması hedeflenmiştir. Bu
kimlik bilgileri arasından adres, telefon, vs. Gibi
değişebilen bilgilere erişim hakkı tanınmıştır.
•
Akademik Karne Aracı: Öğrenci geçmiş yıllara ait
ders bilgilerine göz atabildiği akademik karne
modülünü de kullanabilir.
•
Öğrenci-Danışman İletişimi: Öğrenci diler ise
atanmış danışmanına iki türlü mesaj yollayabilir. İlki
alışılmış elektronik posta aracılığıyla, ikincisi ise
ders programına bir mesaj iliştirerek danışmanın bu
ders listesine göz attığı anda bu mesajı görmesini
sağlar, böylelikle bir hatırlatma yapmış olur.
Öğrenci, danışmanı mesaj göndermiş ise, bu
mesajı tekrar sisteme girdiğinde otomatik olarak
dikkat çekici bir biçimde görür.
•
5.3
Şifre Değiştirme Aracı Bu modül standart bir şifre
değiştirme ekranıdır. Eski şifre, yeni şifre ve tekrar
yeni şifre sorulur ve bilgiler doğrulanarak gerekli
değişiklik yapılır.
Danışman arayüzü
Danışmanlar, sistemi kayıt dönemlerinde danışmanı
oldukları öğrencilerin kayıtlarını inceleyerek kabul ya da
reddetmek, diğer zamanlarda da akademik durumları
hakkında bilgi almak amacıyla kullanabilirler. Kayıt
döneminde sisteme girdiklerinde önlerinde bir öğrenci
listesi görüntülenir. Bu öğrenci listesi, onaylananlar,
bitirmişler, bitirdim demeyenler ve reddedilenler olarak
ayrılmıştır. Bu listelerdeki öğrenci no, ad, soyad üçlüleri,
üzerlerine tıklanınca öğrencinin bilgilerine ulaşılan birer
bağlantı olarak tasarlanmıştır. İstenilen öğrenciye ait
bağlantıya tıklandığında öğrencinin o anda aktif olup
olmadığı sistem tarafından kontrol edilir. Benzer bir
kontrol öğrencilerin sisteme girişinde de vardır. Eğer
öğrenci aktif değil ise danışman öğrencinin ders
listesine ulaşır. Bu ekranda danışman öğrencinin
kullandığı akademik karneye göz atma, haftalık ders
programları ve final programlarını inceleme, bölüm
şablonunu inceleme gibi çeşitli araçlardan faydalanabilir.
Danışman ayrıca lisansüstü öğrencilerinin kayıt
olacakları dönem tipini değiştirebilir, incelediği
öğrencinin aldığı dersleri onaylayabilir veya ret edebilir.
Ret ettiği taktirde kendisine ayrılan bir alana ret nedeni
girerek öğrenci ile yüz yüze görüşmüyor ise öğrencinin
bilgilenmesini sağlar. Danışman sistemden çıktığı anda
kendisine yaptığı işlemlerin detaylarını anlatan bir
elektronik posta yollanır.
5.4
Not girişi arayüzü
Not girişlerinde diğerlerine göre daha farklı bir arayüz
kullanılmıştır. Burada sisteme giren bir öğretim elemanı
karşısında verdiği dersleri birer bağlantı olarak görür.
İstenilen derse tıklanıldığında o derse ait öğrencilerin
numaraları, adları, soyadları, bölümleri ve sınıfları
görüntülenir. Özel öğrenciler ve yüksek lisans öğrencileri
için ise daha farklı bilgiler görüntülenir. Öğrenciler farklı
renklerle ayrılmış alt alta bir tablo içerisinde
görüntülenirler. Her öğrencinin sağında notların
girilebildiği bir düğmecik serisi ve bu seriye
tıklanıldığında yapılan seçimin harfli halini gösteren bir
yazı kutusu görünür. Bu, çifte kontrol için uygun bir
ortam yaratır. Listeler, kimi dersler için öğretim
elemanından bağımsız tüm seksiyonlar birleştirilerek,
kimileri aynı öğretim elemanı tarafından verilen
seksiyonlar birleştirilerek ve kimileri hiçbir birleştirme
yapılmadan ayrı ayrı görüntülenir. Bu seçim Kayıt İşleri
Şube Müdürlüğü tarafından yapılır. Bu mantıkla çalışan
bir sistemde bazı dersler için 800’ün üzerinde öğrenci
olması nedeni ile arama mekanizmalarında kullanılan
sayfalandırma sistemi kullanılmıştır. Not girişleri
sırasında her öğrencinin alabileceği notlar dışındakiler
seçilemez olarak görüntülenir. Kullanıcı diler ise yapmış
olduğu girişleri kaydedip girişlere daha sonra devam
edebilir veya işini bitirip Kayıt İşleri Şube Müdürlüğü’ne
bu bilgileri yollar. Bu işlemden sonra belirli notları olanlar
haricindekilere giriş yasaklanır. Bu notlara ancak
görüntüleme ekranları aracılığı ile ulaşılır.
5.5
Öğretim elemanı bilgi sistemi arayüzü
Tüm bu modüllerin yanı sıra akademik danışman ve
öğretim elemanlarının ulaşımına açık bir site daha
hazırlanmıştır. Burada sisteme dahil olan kişiler tek bir
hesaptan danışmanlık yaptıkları öğrencileri, eski ve
mevcut ders listelerini ve teslim edilen notları, daha da
ilginç olarak mevcut dönemde derse kaydolmaya aday
listeleri (danışmanlarca onaylanmamışlar da dahil olan
bir liste) görebilirler. Bu aday listelerinin amacı bu
listelere göre kota veya görüş bildirilebilmesi
sağlanmasıdır. Eylül 1999 kayıt döneminde kullanılmak
üzere bu listelere kota harici ekler ve ret listeleri gibi
özellikler eklenmiş ve testleri yapılmıştır.
5.6
İdari bilgi sistemi
Diğer bir modül ise idari birimlerin faydalandığı bir
öğrencilerle ilgili bilgi sitesidir. Burada çeşitli profiller
mevcuttur. Her profil kullanıcının yetki alanını (Tüm
Üniversite, Bölüm, Fakülte), ulaşabildiği bilgileri (Kimlik,
Akademik Sicil, Yönetim Kurulu Kararları) belirler. Kısmi
arama özeliliğiyle zenginleştirilmiş bu site sayesinde
sadece kimlik bilgilerine ulaşan kütüphane gibi idari
birimler öğrencinin dönemde kayıtlı olup olmadığına,
akademik sicil ve yönetim kurulu kararlarına da
ulaşabilen dekanlık gibi akademik birimler ise
öğrencilerin akademik bilgilerine anında Web üzerinden
ulaşabilmektedir.
5.7
Öğrenci sürekli bilgi arayüzü
Öğrenciler için de yıl boyu akademik programlarını
kontrol edebildikleri bir site bulunmaktadır. Öğrenci
burada sadece okuma hakkı ile ulaşabildiği ders bilgileri,
final ve ders programları gibi bilgilere erişebilirler.
5.8
Genel bilgi arayüzleri
Aynı şekilde şifre kullanılmaksızın kullanılabilen bilgi
modülleri ile sistem zenginleştirilmiştir. Geçmiş ve
gelecek
dönemlere
ait
ders
programlarının
izlenebilmesi, bölüm programlarının listelenmesi,
derslerin önkoşul ve karşılıklarının izlenebilmesi ve
kotaların durumlarının takip edilmesi gibi servisler
bulunmaktadır.
6
SONUÇ
Kullanılan DSDM yöntemi dolayısıyla çok kısa bir sürede
belirtimlere uygun ve çok az sayıda yazılım hatası
içeren, çok doğru prototipler elde edilmiştir. Prototip
bazlı geliştirme sayesinde de bütün kullanıcıların
gereksinimleri daha kolay ürüne aktarılabilmiştir. Bu
şekilde ÖBİKAS projesi sonucunda kullanımı kolay,
hızlı, güvenilir ve ucuz bir sistem geliştirilmiş ve daha
önce hiç bilgisayar kullanmamış kişilerin bile sistemden
kolayca yararlanması sağlanmıştır.
Kaynakça
[1] DSDM Method Overview, http://www.dsdm.org/oview.htm,
1999.
[2] Microsoft SQL Server, http://www.microsoft.com/sql/, 1999.
[3] Internet Information Server 4.0 Data Sheet,
http://www.microsoft.com/ntserver/web/exec/feature/Datasheet.
asp, 1999.
[4] Checkoint Firewall-1,
http://www.checkpoint.com/products/firewall-1/, 1999.