AB Projelerinde Satın Alma ve Sözleşme Kuralları

AB Projelerinde Satın Alma ve
Sözleşme Kuralları
Banu TUNCAY YILDIZ
Mayıs 2010
İçerik
‡
Genel Bilgi
o
o
o
PRAG
Yönetim türü
Satın Alma Kuralları
•
Uygunluk Kriterleri ve diğer esaslar
Hizmet Alımı İhaleleri
‡ Mal Alımı İhaleleri
‡ Yapım İşleri
‡
Referans Doküman
‡
PRAG (Practical Guide to Contract procedures for
EU external actions)
‡
AB dış yardımları ihale prosedürlerini ve kurallarını
içeren ana kaynak
‡
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/impleme
ntation/practical_guide/documents/2008new_prag_final_
en.pdf adresinden ulaşılabilir
Yönetim Türü
‡
Merkezi olmayan yapılanma (Decentralized
Implementation System (DIS))
o
Ex-ante
•
•
•
Sözleşme Makamının yaptığı herşey (ihale işlemleri,
kazananın belirlenmesi, sözleşmenin imzalanması vb.)
Avrupa Komisyonunun onayına tabidir.
Merkezi Finans ve İhale Birimi --- Türkiye’de akredite olmuş
tek Sözleşme Makamıdır
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu--- Onay makamı
Uygunluk kriterleri-I
o
Tabiyet kuralı (rule on nationality)
•
•
o
Firmalar uygun tabiyetten olmalı
Uzmanlar her milliyetten olabilir (Finansman
anlaşmasında aksi belirtilmediği takdirde)
Menşe kuralı (rule on origin)
•
•
•
Ürünler uygun ülkelerden olmalı
İhale aşamasında firmalar beyan eder
Kabul işlemleri sırasında menşe belgesi
sunulmalıdır
Uygunluk kriterleri-II
‡
İstisnalar
o
o
o
o
o
Onaya tabidir
Acil durumlarda
Uygunluk kriterinden dolayı projenin gerçekleşmesi
mümkün değil ise
Alınacak ürünün ve/veya hizmetin uygun ülkelerden
olmadığının gösterilmesi gerekir (piyasa araştırması)
Ürünün uygun ülkelerde ucuz olmaması istisna
nedeni değildir
İhaleden Men-I
‡
PRAG 2.3.3 altında olmama
o
o
o
o
o
İhaleden yasaklı olmamalı (KİK, Early Warning
System (W5)
İflas, konkortota durumunda olmamalı
Vergi, sigorta borcu olmamalı
Meslekten men edilmiş olmamalı
Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer
almak suçlarından veya Avrupa Birliği mali çıkarlarına
ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı
kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olmamalı;
İhaleden Men-II
‡
Mal Alımı ve Yapım İşlerinde
o
o
‡
İhale aşamasında beyan esastır
Sözleşme imzalanmadan önce firmalar tüm
dokümanları sunmak zorundadır
Hizmet Alımı
o
İhale aşamasında tüm belgeler sunulur ve
kontrol edilir
Görünürlük
Yükleniciler ve hibe faydalanıcıları AB ve
Türkiye eş finansmanını görünür kılmak ve
gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
‡ http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibilit
y/index_en.htm
‡ http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi
/Gorunurluk,Visi.html
‡ MFİB’nin yazılı onayı alınmalıdır.
‡
Çıkar Çatışması
(Conflict of Interest)
o
o
Teknik Şartname (TS) ve/veya İş Tanımı
(ToR) hazırlığında bulunan firma ve/veya
uzman ihaleye katılamaz.
Projenin ön hazırlık aşamasında bulunan
Firma ve/veya uzman ancak Sözleşme
Makamına ön hazırlığın adil rekabete engel
olmadığını ispatladığı takdirde ihaleye
katılabilir.
İhale verilme prensipleri
Şeffaflık
‡ Ölçülülük
‡ Eşit muamele
‡ Ayrım gözetmeme
‡
Diğer esaslar
‡
‡
‡
‡
‡
Geçmişe dönük sözleşme/zeyilname yapılamaz
Standard dokümanlar kullanılmalıdır
Sözleşme Makamı belli süreler için ihale
dokümanlarını arşivlemelidir
Fonu mevcut olmayan projeler sözleşmeye
bağlanamaz, ihaleye askı maddesi ile çıkılabilir
Çevre unsurlarına dikkat edilmelidir
Hizmet Alımı İhaleleri-I
‡
Hangi İhale prosedürü uygulanır;
≥ €200,000
<€200,000 fakat >
€10,000
≤ €10,000
Uluslararası Kısıtlı İhale
(International Restricted
Tender)
1- Çerçeve Sözleşme (FWC)
2- Rekabetçi Pazarlık
(Competitive Negotiated
Procedure)
Doğrudan Temin
(Single Tender)
Hizmet Alımı İhaleleri-II
‡
Hizmet alım türleri
o
Birim Fiyat (fee-based)
•
•
•
•
o
Teknik destek
Uzmanın bulunmasının zorunlu olduğu projeler
Danışmanlık, eğitim, kapasite geliştirme vb.
Yapılacak iş net tanımlanmalı
Götürü Usül (global price)
•
•
•
Çıktı odaklı
Fizibilite, rapor, strateji dokümanı, Proje Fişi, ToR, TS
hazırlığı
İstenilen ürün net olarak tanımlanmalı
İhale Dokümanları
Ön İhale İlanı
Ön İhale İlanı
FORECAST
NOTICE
İhale İlanı
İhale
İhaleİlanı
İlanı
……………………………………
……………………………………
………………...................
………………...................
……………………………………
……………………………………
………………...................
………………...................
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
…………………………………..
…………………………………..
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
…………………………………..
…………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
İhale Dosyası
Short
ShortList
ListNotice
Notice
Tender
İhale
Dosyası
Tender
İhale Dosyası
Submission
Submission
Form
99ITT
Form
ITT
99Draft
Contract
Draft Contract
99Special
SpecialConditions
Conditions
99General
Conditions
General Conditions
99Terms
TermsofofReference
Reference
99……..
……..
Hizmet Sözleşmeleri
8 ay sürer
Sözleşme İmzası
Kazananın belirlenmesi
Askıda kalma 50 gün
İhale İlanı 30 gün
İlk İhale Dokümanlarının Alınması
Ön İhale İlanı 30 gün
İhale
Değerlendirme
Kısa Liste
PN
İlişkiler
YÜKLENİCİ
FAYDALANICI
İHALE
YÖNETİCİSİ
AB TÜRKİYE
DELEGASYONU
Çerçeve Sözleşme (FWC)
‡
‡
‡
‡
‡
‡
İş Tanımının (ToR) ABGS tarafından iletilmesi
İş tanımı (ToR) ve teklif çağrısı (RfS) hazırlıkları
ToR ve RfS onaylanması (EUD)
Minimum 14 gün
Son teklif sunma tarihi (deadline)
Minimum 14 gün
Değerlendirmenin sonlandırılması
Sözleşmenin imzalanması
İş Tanımının (ToR) Amacı
‡
İhale Sürecinde
o
o
Firmalara sunacakları
teklifler için rehberlik
eder
İhale ve Sözleşme
dosyalarının
temel
ekidir
‡
Uygulama Sürecinde
o
Yüklenicinin, paydaş
kuruluşların
performansını
ölçen
temel
sözleşme
dokümanıdır
İş Tanımı (ToR)-I
‡Birim
fiyat (Fee-based)
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/se
rvices/documents/b8_annexiitorfee_en.doc
‡Götürü
Usulü (Global price)
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/se
rvices/documents/b8_annexiitorglobal_en.doc
‡Çerçeve
Sözleşmeler (Framework Contracts)
http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/beneficiaries-2009/index_en.htm
İş Tanımının Biçim ve İçeriği
1.
2.
3.
4.
5.
Geçmiş bilgi (background information)
Amaç, beklenen sonuç, varsayım, risk
İşin kapsamı
Lojistik ve zamanlama
Talep edilenler
1.
2.
3.
6.
7.
8.
Personel
Ofis
Danışman firmanın sağlaması gerekenler
Raporlama talepleri
İzleme ve değerlendirme
Görünürlük
İşin Kapsamı
Proje Fişine paralel olmalı
‡ Çok kısıtlayıcı olmamalı!
‡ İsteklilerin İş Tanımındaki genel şartları
yerine
getirecek
kendi
detaylı
organizasyon ve metodolojileri ile teknik
tekliflerini hazırlamalarına izin vermeli.
‡ Değerlendirme isteklilerin teklif ettikleri
organizasyon ve metodolojiye göre yapılır.
‡
Talep Edilenler
‡
Personel
o
o
o
Anahtar uzmanlar
Diğer uzmanlar
Destek personeli
‡
Ofis
‡
Danışman firmanın sağlaması gerekenler
Kilit Personel-I
o
o
Nitelik ve beceriler
•
Üniversite mezuniyeti
•
Bilgisayar bilgisi
•
Dil bilgisi
Genel iş deneyimi
•
o
Kaç yıllık iş deneyimi istenildiği
Spesifik iş deneyimi
•
İstenilen işe özel deneyimler
Kilit Personel-II
‡
Maksimum 4 uzman
‡
Her milletten uzman önerilebilir
‡
İhale sırasında ToR da yazılan minimum özelliklere göre CV bazlı
değerlendirme yapılır
‡
Profiller net olmalı, istenilen minimum özellikleri tanımlamalı
‡
Profiller speficik bir uzmanı işaret etmemeli
o
‡
Örnek: ‘yerel uzman’ değil ‘yerel deneyim’ istenmeli
“ideal uzman” profili tanımlanmamalı
Kilit Personel-III
‡
Zorunlu (minimum) ve Tercih (preferably / asset) edilen şartların ne
olduğu net olarak belirtilmeli
‡
Minimum şartları karşılamayan uzmanların reddedileceği akıldan
çıkarılmamalı. Bu durum tüm teklifin reddedilmesiyle sonuçlanır.
‡
Her uzmanın yararlanıcı ülkede geçiriceği minimum zaman yüzdesi
belirlenebilir. Örnek: Proje süresinin %75 Ankara’da geçirilmeli.
‡
Kilit uzmanların minimum çalışma günleri belirtilir
o
Sağlayamayan elenir
Kilit Personel- IV
‡
‡
Kriterler mümkün olduğunca geniş olmalı
Örnek: University degree in Economics or
equivalent
Çok deneyimli ama üniversite derecesi
olmayan uzmanlı teklifleri elememek için
Örnek: university degree in economics with 5
years of professional experience if not have
university degree than at least 10 years of
professional experience in the area of economy
Kilit Personel- V
‡
Kriterler ölçülebilir olmalı
Nitelik ve Beceriler
o
Ability to use IT methodology standards
o
Risk analysis and management, estimation planning and
decision analysis skills
o
Proven ability to deliver critical projects
o
Demonstrated ability of analytical and communications skills
Kilit Personel- VI
Genel İş Deneyimi
o 5 years or more IT project management
experience in a complex organization or
project, with a proven record of successful
project implementation.
Spesifik İş Deneyimi
o Good understanding and knowledge of the
ITMS documentation published by the DG
TAXUD
Diğer Uzmanlar
o
Kıdemli (senior) / az kıdemli (junior) uzman
o
ToR da istenilen uzman özellikler belirtilebilir
o
Belirtilmezse istenilmeyeceği manasına gelmez
o
Uygulama sırasında gerekli olan uzmanlar firma
tarafından sağlanmalıdır
o
Sözleşme Makamının onayına tabidir
Raporlama talepleri
‡
Bölüm 7
o
o
o
Ara rapor (süresi 12 aydan az olanlar için zorunlu değil)
Taslak final rapor
Final rapor
‡
Bölüm 7 altına teknik raporlar eklenmemeli
‡
Teknik raporlar bölüm 4.2 (Spesifik aktiviteler)’nin altında
belirtilmeli
Örnek: Başlangıç raporu (birim fiyatlı), Fizibilite çalışması
İzleme ve Değerlendirme
‡
Performans göstergeleri tanımlanmalı
o
o
o
Niceliksel
Niteliksel
SMART
•
•
•
•
•
Specific - Özel
Measurable - Ölçülebilir
Achievable - Ulaşılabilir
Relevant - İlgili
Time-bound – Zaman sınırlı
Mal Alımı İhaleleri-I
‡
Hangi İhale prosedürü uygulanır;
≥ €150,000
<€150,000 fakat ≥
€60,000
< €60,000 fakat >
€10,000
≤ €10,000
Uluslararası Açık İhale
(International Open
Tender)
Yerel Açık İhale
(Local Open
Tender)
Rekabetçi Pazarlık
(Competitive
Negotiated
Procedure)
Doğrudan
Temin (Single
Tender)
İhale Dokümanları
Ön İhale İlanı
Ön İhale İlanı
FORECAST
NOTICE
İhale İlanı
İhale
İhaleİlanı
İlanı
……………………………………
……………………………………
………………...................
………………...................
……………………………………
……………………………………
………………...................
………………...................
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
…………………………………..
…………………………………..
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………………
…………………………………..
…………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
……………………………………..
İhale Dosyası
Short
ShortList
ListNotice
Notice
Tender
İhale
Dosyası
Tender
İhale Dosyası
Submission
Submission
Form
99ITT
Form
ITT
99Draft
Contract
Draft Contract
99Special
SpecialConditions
Conditions
99General
Conditions
General Conditions
99Technical
Technical
Specification
Specification(Annex
(Annex
IIII+III)
+III)
99……..
……..
Mal Alımı İhaleleri- II
Sözleşme İmzası
İhale İlanı +
Askıda kalma
60 gün (uluslararası)
30 gün (yerel)
Kazananın belirlenmesi
İlk İhale Dokümanlarının Alınması
İhale dosyası
Ön İhale İlanı 30 gün
(yalnız
uluslararası ihalelerde)
İhale
Değerlendirme
Mal Alımı İhaleleri- III
‡
PRAG TS Şablonu
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/supplies/documents/c4_annexiitec
hspeciiitechoffer_en.doc
‡
PRAG for IT, ofis ve araç için kılavuz dokümanlar
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_b
_it_guidelines_en.doc
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_c
_guidelines_furniture_en.doc
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/a11_d
_guidelines_vehicles_en.doc
‡
MFİB Piyasa Araştırma kılavuzu
http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/market_research.pdf
Teknik Şartname- I
(Technical Specification)
o
o
İhale ve sözleşme aşamasının temel dokümanıdır
İki kısımdan oluşur
•
Genel istekler
–
–
–
•
Sözleşmenin genel ve özel hükümlerinde yer alan maddeleri
içermemelidir (Ör: garanti, menşe, teslim yeri)
Eğitim istekleri net belirtilmeli
» Yeri
» Katılımcı sayısı
» İstenilen eğitim içeriği ve süresi
» Kim neden sorumlu
Görünürlük
Ürünlere ait minimum özellikler
Teknik Şartname- II
(Genel İstekler)
‡
‡
Operating Conditions
* Relative humidty
Example: Unless otherwise specified, all equipment shall operate in environments of
15-35°C, 20-90 percent relative humidity.
*Electrical plugs
Example: The type of the supplied current in Turkey is 220 V (mono-phase) and 380
V (triphase + neutral). The quality and stability of the supplied current may
undergo fluctuations (+ and -) of more than 10%. All hardware must operate on
220 V ± 20 V, 50 Hz ± 0.5 Hz, power supply and be suitable for direct connection
to the standard power outlets in Turkey. The type of electrical outlets generally
installed in Turkey is the type with 2 side mounted earthing poles. All plugs of all
the supplied equipment will have to fit exactly.
Standards
*ISO certificate
*CE -marking
Example: The tenderer must prove that the equipment proposed is produced by a
manufacturer who is accredited by ISO 9001:2000 or an equivalent
Example: Where applicable, the product should bear a CE-marking symbolising
conformity with all applicable European Community provisions and directives.
Teknik Şartname- III
(Minimum özellikler)
Yararlanıcı kurumun isteklerini belirtmeli
‡ Şeffaflık,
‡ Eşit muamele,
‡ Adil rekabet,
‡ Ayrım gözetmeme ilkelerine uymalı
‡
Teknik Şartname- IV
(Minimum özellikler)
‡
Item: Industrial type medium refrigerator
Specification: Energy performance A
class
‡
Item: Geological compass
Specification weight; approximately 60300 gram
Teknik Şartname- V
(Güncellemeler)
‡
‡
‡
‡
‡
Firmalar ihaleye teklif verme son gününden 21
gün öncesine kadar soru sorabilir
Sözleşme Makamı ihaleye teklif verme son
gününden 11 gün öncesine kadar açıklama
ve/veya düzeltme yayınlayabilir
TS’de yapılacak güncellemeler dikkatli yapılmalı
Rastgele yapılan düzeltmeler piyasada olmayan
ürünlerin istenilmesiyle sonuçlanabilir
Gerekli ise piyasa araştırması yenilenmelidir
Teknik Şartname- VI
(Güncellemeler)
İlk hali
‡ Dimension wxdxh81x58x32cm.
‡ Max. speed 6,000 rpm
‡ Refrigeration systemThermoelectric
‡ Sample imbalance
tolerance : ± 5 ml
‡ Ambient temperature
range: -5 to +25°C
Son hali
‡ Dimension wxdxh81x58x32cm.
‡ Max. speed 85,000 rpm
‡ Refrigeration systemThermoelectric
‡ Sample imbalance
tolerance : ± 5 ml
‡ Ambient temperature
range: -5 to +25°C
Yapım İşleri -I
‡
Hangi İhale prosedürü uygulanır;
≥ €5,000,000
<€5,000,000 fakat ≥
€300,000
< €300,000 fakat >
€10,000
≤ €10,000
Rekabetçi Pazarlık
Doğrudan Temin
1-Uluslararası Açık İhale Yerel Açık İhale
(Local Open Tender) (Competitive
(Single Tender)
(International Open
Negotiated Procedure)
Tender)
2-Uluslararası Kısıtlayıcı
İhale (International
Restricted Tender)
Yapım İşleri -II
Sözleşme İmzası
İhale İlanı +
Askıda kalma
90 gün (uluslararası)
60gün (yerel)
Kazananın belirlenmesi
İlk İhale Dokümanlarının Alınması
İhale dosyası
Ön İhale İlanı 30 gün
(yalnız
uluslararası ihalelerde)
İhale
Değerlendirme
Yapım İşleri -III
‡
İhale Dosyası İçeriği
o
o
o
o
o
‡
‡
Volume 1: Firmaya talimatlar ve ihale formları
Volume 2: Taslak Sözleşme ve şartları
Volume 3: Teknik Şartname
Volume 4: Model Finansal Teklif
Volume 5: Tasarım ve çizim dokümanları
Teknik Şartname (genel hükümler, çizimler)
Birim fiyat listesi (bill of quantities)
Dinlediğiniz için teşekkürler ....