Hastane Yazışma İşleyiş Prosedürü - Bozok Üniversitesi Araştırma

T.C
BOZOK ÜNİVERSİTESİ
SAĞLIK ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ
HASTANE YAZIŞMA PROSEDÜRÜ
Bölüm
Doküman Kod
YÖNETİM HİZMETLERİ
KU.PR.02
Revizyon Tarihi
00/00/0000
Yayın Tarihi
07/01/2016
00
Revizyon No
İlgili Standartlar
Revizyon No
GÜNCELLEMELERİN TAKİBİ
Revizyon Tarihi
Açıklamalar
HAZIRLAYANLAR
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
Ömer YILMAZ
Başmüdür
Uzm. Fadime BAŞTÜRK
Kalite Yönetim
Direktörü/Koordinatörü
Yrd. Doç. Dr. Mesut SİPAHİ
Başhekim
KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00
1
HASTANE YAZIŞMA PROSEDÜRÜ
DOKÜMAN KODU:
KU.PR.02
YAYIN TARİHİ
07.01.2016
REVİZYON NO
00
REVİZYON TARİHİ
00.00.0000
SAYFA NO
2
1.0 AMAÇ
Hastaneye; diğer kurumlardan, hastanenin diğer bölümlerinden ve kişilerden gelen evrakların ilgili
yerlere zamanında ve doğru olarak iletilmesinin sağlanmasını tanımlamak.
2.0 KAPSAM
Diğer kurumlar, hastane başhekimliği, hastane başmüdürlüğü, hastane evrak işleri, hastane yazışma işleri,
hastanenin diğer bölümleri, hastane çalışanları ve diğer kişiler.
3.0 KISALTMALAR
4.0 TANIMLAR
5.0 SORUMLULAR
Başmüdür, Müdür, Müdür Yardımcısı, Birim Memuru
6.0 FAALİYET AKIŞI
6. 01. Gelen Evrak
6.1.1. Aşağıda belirtilen işlemler, evrak memuru tarafından gerçekleştirilir.
6.1.2. Diğer kurumlardan gelen yazılar, savcılık ve adli tıpa ait yazılar, resmi gazete, hastane çalışanlarına
ait mektup ve broşürler, rektörlük posta kutusundan günlük olarak hastane evrak memuru tarafından elden
teslim alınır.
6.1.3. Tıp Fakültesi evrak bölümünden imza karşılığında hastaneye ait evraklar günlük olarak teslim
alınır.
6.1.4. Hastanenin diğer birimlerinin evrakları sekreterleri tarafından getirilir ve teslim alınır.
6.1.5. Hastane çalışanlarının getirdiği evraklar teslim alınır.
6.1.6. Hasta ve hasta yakınlarının evrakları teslim alınır.
6.1.7. Teslim alınan tüm evraklar bilgisayara işlenerek kayıt numarası verilir
6.2. Evrakların Kayda Alınması
Aşağıdaki işlemler evrak memuru tarafından gerçekleştirilir.
6.2.1. Gelen tüm evraklar aynı gün bilgisayara kayıt edilerek kayıt altına alınır.
6.2.2. Başhekimliğin rektörlük ve dekanlığa yazdığı yazılar ile ana bilim dalı başkanlıklarının yazdığı
yazılar sekreterleri tarafından evrak bölümüne teslim edilir. Evrak bilgisayar ortamında kayıt altına alınır.
6.2.3. Başhekimliğin Üniversitenin diğer birimlerine ve diğer kuruluşlara yazdığı yazılardan posta ile
gidecek olanlar Posta Zimmet Defterine kaydedilerek pul yapıştırılır, evrak memuru tarafından teslim
edilecekler ise Giden Evrak Zimmet Defterine kaydedilir.
6.3. Evrakların İmzaya Hazırlanması
6.4.1.Kayıt edilen evraklar aynı gün “ilgili kişi ve bölümlere sevkini yapması için” imza dosyasına
yerleştirilerek başmüdüre teslim edilir.
6.4.2.Evraklar, Başmüdür tarafından ilgili birimlere veya kişilere sevk edilir.
6.4.Evrakların Dağıtılması
6.4.1. Başhekimlik, başmüdürlük ve hastane müdürlüğünün kurum içi yazıları söz konusu bölümlere
gelen evrak sevk zimmet defteri ile ilgili kişilere imza karşılığı teslim edilir.
6.4.2. Rektörlüğün yazıları giden evrak zimmet defteri kanalıyla rektörlük gelen evrak memuruna imza
karşılığı teslim edilir.
6.4.3. Tıp Fakültesi Dekanlığına ait yazılar, Giden Evrak Zimmet Defteri kanalıyla, Tıp Fakültesi gelen
evrak memuruna teslim edilir.
6.4.4. Üniversitenin diğer birimlerinin yazıları rektörlükte bulunan posta kutularına bırakılır.
6.4.5. Yozgat ilinde bulunan kamu kuruluşlarına ait yazılar, Posta Zimmet Defterine postane
memurunun kaşesi bastırılarak teslim edilir.
KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00
2
6.4.6. Elden verilmesi gereken evraklar, Giden Evrak Zimmet Defteri kanalıyla imza karşılığı, kamu
kuruluşlarının evrak memurlarına teslim edilir.
6.4.7. Hastane çalışanlarına ait Rektörlük posta kutusundan alınan mektup ve broşürlerin dağıtımı yapılır.
7.0 İLGİLİ DOKÜMANLAR
7.01 Gelen Evrak Sevk Zimmet Defteri
7.02 Giden Evrak Zimmet Defteri
7.03 Posta Zimmet Defteri
KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00
3