EXCEL DERSLERİ

İÇİNDEKİLER
ÖNSÖZ
BÖLÜM I
TEMEL EXCEL BİLGİLERİ........................................... 5
Excel'in Temel İşlevleri......................................................
5
Excel'in Kurulmasında Gözetilecek İlkeler.......................6
Bir Kayıt Oluşturalım........................................................ 7
Excel'de Temel Kullanım Usulleri......................................9
Alıştırma 1........................................................................... 11
Alıştırma 2........................................................................... 12
BÖLÜM II
EXCEL SAYFALARINI BİÇİMLENDİRME..................
Alıştırma 3.......................................................................... 15
BÖLÜM III
FONKSİYONLAR............................................................. 16
Kullanılmaya Hazır Fonksiyonlar......................................16
Otomatik Doldurma........................................................... 19
Alıştırma 4.......................................................................... 21
Alıştırma 5.......................................................................... 21
BÖLÜM IV
HÜCRELERDE OPERASYON......................................... 22
1
13
Hücreleri Topluca Hareket Ettirme...................................22
Hücrelerin İçeriğini Topluca Silme.................................... 22
Sıra veya Sütunları Silme................................................... 22
Satır, Sütun veya Hücre Ekleme........................................ 23
Hücrelere Not Ekleme......................................................... 23
Kopyala ve Yapıştır............................................................ 24
Alıştırma 6........................................................................... 25
BÖLÜM V
EXCEL'DE ADRESLER................................................... 27
Göreli ve Mutlak Adresler ................................................. 27
Otomasyona Yardımcı Olalım........................................... 30
Hücreleri Adlandırma........................................................ 33
Karma Adresler.................................................................. 34
Alıştırma 7.......................................................................... 35
BÖLÜM VI
EXCEL'DE MANTIKSAL İŞLEMLER........................... 37
Basit Şartlı Fonksiyon........................................................ 37
Birbiri İçinde Şartlı Fonksiyonlar...................................... 39
Ve, Veya, Değil................................................................... 39
Alıştırma 8.......................................................................... 42
BÖLÜM VII
MANTIKSAL FONKSİYONLARA BAĞLI İŞLER........
2
44
COUNTIF........................................................................... 44
SUMIF................................................................................ 45
Alıştırma 9..........................................................................
BÖLÜM VIII
TARİHLER VE SAATLER............................................... 47
Sayfalara Tarih Girme....................................................... 48
"Bugün" ile işlemler........................................................... 49
"DATE" ile işlemler............................................................ 50
Tarihe Dayanan Hesaplamalar.......................................... 50
Alıştırma 10......................................................................... 51
BÖLÜM IX
MALİ İŞLEMLER............................................................. 52
IRR İle İş Kararı................................................................ 54
Alıştırma 11......................................................................... 55
BÖLÜM X
LİSTE: VERİ YÖNETİMİ................................................. 56
Listeler................................................................................. 56
Form.................................................................................... 57
Otomatik Filtre(Autofilter)................................................. 57
Sıralama.............................................................................. 59
Ara Toplam......................................................................... 59
Özet Tablo........................................................................... 59
Sonuç................................................................................... 59
3
46
BÖLÜM XI
ALIŞTIRMALARIN CEVAPLARI...................................60
Alıştırma 1........................................................................... 60
Alıştırma 2........................................................................... 60
Alıştırma 3.......................................................................... 60
Alıştırma 4........................................................................... 60
Alıştırma 5........................................................................... 61
Alıştırma 6........................................................................... 61
Alıştırma 7.......................................................................... 62
Alıştırma 8........................................................................... 62
Alıştırma 9........................................................................... 62
Alıştırma 10......................................................................... 63
Alıştırma 11......................................................................... 63
ÖNSÖZ
4
Herkes, HTML sayfalar yazıp, Web siteleri kurmuyor; iş dünyası hala defter tutmak zorunda!
Fakat gelen talepleri incelediğimizde, okuyucularımızın ihtiyacının Excel'i öğrenmek kadar, hatta
ondan daha fazla oranda, Excel ile belirli işleri yapmak, belirli verileri çözümlemek, özetle
Excel'i günlük yaşamın gerektirdiği iş sorunlarına uygulamak alanında toplandığını gördük.
Tabii, işiniz defter tutmak ve veri analizi yapmak değil de Web sayfası yapmaksa ve bu kitapçığın
size göre olmadığını düşünüyorsanız, hemen bir düzeltmede bulunalım: Excel ile harika Web
listeleri ve tablolar yapabilir ve Internet'te ziyaretçilerinizden talep ettiğiniz verilerin size
sistemli, Excel ile işlenmeye hazır şekilde ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Yani işiniz sadece Web ise
dahi Excel'in size sunacağı hizmetler var.
Excel, Microsoft Office ailesinin en çok amaçlı üyesidir dersek, durumu abartmış olmayız.
Excel'in Microsoft firmasının en çok satılan programı olduğunu düşünürseniz, durumu hiç de
abartmadığımı görürsünüz. Çok pahalı ve hem öğrenme hem de kullanma süreci epey emek
isteyen üst düzey bir istatistik program paketinin yapabileceğini Excel yapabilir. Excel ile
birbirinden güzel istatistik türü grafikler oluşturabilirsiniz ve bunları resim türü "grafik" olarak
istediğiniz yerde kullanabilirsiniz. Excel, size bir dizi rakamdan bir anlam çıkartmakta yardımcı
olur; bu rakamları size HTML tablosu olarak bile verir; size Web sayfası yaparken tablo
hazırlamaktan kurtarır. Excel, bu taksit düzeyi ile ne zaman yeni bir bilgisayara
kavuşabileceğinizi bile hesaplar"
Bir arkadaşımla bilgisayar mağazasında dolaşırken, elini banka hesabı denkleştirmek ve çek
defterinin toplamasını çıkartmasını yapmakta kullanın programlardan birinin kutusuna doğru
5
uzattığını gördüm. O programı ne yapacağını sordum. Bu arkadaşın, hem evinde hem de
işyerinde bilgisayarında MS Office ve bu arada Excel'in kurulu olduğunu biliyordum. O
programın yapacağı her şeyi, üstelik daha esnek ve daha üstün bir şekilde neden Excel'le
yapmadığını sordum. Bana, "Biliyorum, ama Excel'i kullanmak çok zor diyorlar!" dedi.
Bu kitapçık Excel'i belirli sorunları çözmekte nasıl kullanacağını göstererek, Excel'in ne kadar
kolay ve ne kadar kullanışlı olduğunu anlatıyor.
Bir önemli nokta, kısa bir süre sonra Microsoft'un Excel'in de parçası olduğu MS Office 97'yi
güncelleştiren MS Office 2000'i piyasaya sürecek olması. Bu kitapçığı hazırlarken,
tavsiyelerimizin ve önerdiğimiz çözüm yollarının 2000 paketindeki Excel'e aykırı olmamasına
özen gösterdik. Fakat bizim sınadığımız MS Office 2000 paketi, Beta yani sınama sürümü olduğu
için, piyasaya çıkacak nihai Excel'e ilişkin tavsiyelerde bulunmak erken olurdu. Yine de Excel'in
beta sürümü ile son şekli arasında esasa ilişkin fazla bir fark olmayacağı düşünülürse, bu
kitapçıktaki tavsiye ve önerilerin 2000'de de işlememesi için fazla bir sebep olamaz diyebiliriz.
Bir programı kullanmayı öğrenmek, ne zaman, nerede, hangi öğeyi tıklayacağınızı, ya da
klavyede filanca tuşa basacağınızı bilmekten ibaret değildir. Evet, tıklamak ve tuşların yeri,
zamanı ve nasıl yapılacağı, programın işlemesi ve arzu ettiğiniz işi yapması için şarttır. Fakat bir
programı bildiğimizi söyleyebilmek için, o programla ne gibi işler yapılabileceğini ve belirli bir
işi yapmak için nasıl bir mantık sırası izlemek gerektiğini bilmek gerekir. Başka bir deyişle,
tıklamaların ve tuşların arkasında yatan kavramları bilmek zorundayız. Benim PC dünyasında en
çok işime yarayan programlar, daima kavramlarını tanıdığım ve iyice öğrendiğim programlar
6
oldu. Bu programlarla belirli bir işi nasıl yapacağımı bilmesem bile, bir iki denemede çıkartmam
daima mümkün olur; çünkü programın temelde nasıl çalıştığını biliyorum. Dolayısıyla, bu
kitapçıkta tıklamalar ve tuşlamalar kadar, Excel'in mantıksal ve kavramsal yapısına da girmeye
çalışacağız.
Şimdi kolları sıvayalım ve başlayalım Excel ile problem çözmeye.
7
BÖLÜM I
TEMEL EXCEL BİLGİLER
8
Dan Bricklin adlı bir öğrenci, 1979 yılında Harvard Üniversitesi'nde İş İdaresi Master'ı yaptığı
sırada, herhalde derste canı çok sıkıldığı için olacak. o sırada okullarda yaygın olarak girmeye
başlamış olan Apple II bilgisayarı için bir program yazmayı düşünmüş. Bu programın bütün
işlevi, kendisine verilecek olan rakam dizisini alıp, dizinin altındaki kutuda yer alacak formüle
göre hesap yapmak olacakmış.
İş idaresi öğrencileri sık sık şöyle sorular çözerler: Şu, şu girdileri kullanarak şöyle bir mal
üretsek, sonra şu ve şu masrafları yaparak bunu pazarlasak, bu maldan ne kadar satmalıyız ki, kâr
edelim? Bu kadar satamaz da, şu kadar satarsak, kâr etmek için hangi girdi masraflarını ne kadar
azaltabiliriz? Kısaca, İş İdaresi demek, "Eğer... ise?" sorusuna doğru cevap aramak demektir. Dan
Bricklin'in programı, bu tür soruların cevabını ararken, sık sık değişen toplamaları, çarpmaları
defalarca yapmaktan kurtulmayı sağlıyordu. Visible Calculator (Görünün Hesap Makinesi) veya
kısaca VisiCalc denen bu program o kadar tuttu ki, sadece Dan Bricklin değil birçok arkadaşı ve
onların kurduğu Lotus firması da zengin oldular.
Dan Bricklin, geleceğin Apple bilgisayarlarına ait olacağı inancındaydı, bu sebeple VisiCalc'ın
PC sürümünü yapmayı düşünmedi bile. 1983'te, Bricklin'in VisiCorp firmasından ayrılan Mitch
Kapor'un kurduğu Lotus firması PC'ler için 1-2-3 programını ürettiğinde adeta kapış-kapış satıldı.
Dan Bricklin, PC'nin geleceğini göremedi ise, Mitch Kapor da Windows'un geleceğini göremedi.
DOS programı olan 1-2-3'nin Microsoft'un çıkarttığı Multiplan, Excel adıyla Windows'a ve
Macintosh'a geçtiği halde, Lotus, DOS dünyasının hakimi 1-2-3'ün Windows sürümünü
çıkartmakta geç kaldı.
9
Bugün Excel'in en güçlü rakipleri Lotus 1-2-3 ve Quattro Pro programlarıdır. Her üçünün
aralarında işlev bakımından önemli farklar olmakla birlikte, kullanımları birbirine çok
benzemektedir. Bu sebeple birini çok iyi öğrenmek ve kullanmak, diğerlerini öğrenmeyi de
kolaylaştırmaktadır.
EXCEL'İN TEMEL İŞLEVLERİ
Excel, en kaba hatlarıyla ve en temel tanımıyla bir defter tutma programıdır. Gözünüzün önüne
ortaokulda ticaret bilgisi derslerinde gördüğünüz türden bir gelir-gider defteri getirin; dikine
sütunlar ve yatay satırlar olan bir defter. İşte böyle bir defteri Excel ile tutabilirsiniz. Örneğin
benim banka defterim olan Excel dosyasında birinci sütunda "İşlemin tarihi", ikinci sütunda
"İşlemin türü", dördüncü sütunda "yatan para miktarı", beşinci sütunda "çekilen para miktarı" yer
alıyor. Excel otomatik olarak, sayfanın en altında o anda elimde kaç para kaldığını söylüyor.
Excel, bu yüzden, yeni bir dosya açtığı zaman, buna Defter (Workbook) adını veriyor. Her yeni
defter gibi Excel'in ekrandaki defteri de boş sayfalar (Sheet) içeriyor. Excel size sadece üç adet
boş sayfa veriyor. Siz, eğer hesap defterinizde daha çok sayfa olsun istiyorsanız, istediğiniz kadar
sayfa ekleyebilirsiniz.
10
Bütün bilgisayar uygulama programları gibi, Excel de ilk günden beri her yeni sürümle birlikte
daha çok iş yapar hale geliyor. Dolayısıyla bugün artık Excel'in birincil işlevi kayıt tutmaktır
dersek, programın kullanım yerinin sadece ticari defter ve bilanço olmadığını belirtmiş oluruz.
Excel, kayıt defterinize rakamları girmekte, bu rakamları kullanarak yandaki sütunların içinde yer
alması gereken değerleri belirlemekte ve sütun sonunda, o sütunda yer alan değerleri belirlemekte
ve sütun sonunda, o sütunda yer alan değerleri kullanarak arzu ettiğiniz bir işlemi yapmakta
(toplama gibi) size sayısız kolaylık sağlayacaktır.
Excel'in zamanla kazandığı bir diğer en önemli işlev, rakam türündeki kayıtlarınızı, istatistik
grafikleri olarak size sunmasıdır. Excel, kayıt defterinizdeki rakamları ve bu rakamların
bulunduğu sütunlara ve sıralara ve sıralara verdiğiniz başlıkları alarak, bunları, (eldeki rakamlara
uygun olarak) sizin seçeceğiniz bir istatistik grafiği olarak biçimlendirir. İşte yandaki tablonun
grafik olarak sunuluşu:
Excel, değme grafik programlarına taş çıkartırcasına, istatistik grafiklerinizi farklı görsel etkilerle
sunmanıza da imkan sağlar. Bu arada Excel'in çizme, boyama, şekil oluşturma, yazılara şekil
verme fonksiyonlarını bir araya getiren resim bölümü, küçük işler için grafik programlarına
başvurmayı gereksiz kılan becerilere sahip bulunuyor. Eğer bu grafikteki çubuklar gözünüze güzel
görünmedi ise, grafiği tümüyle yenileyebilirsiniz, zemin renklerini, çubukların ebadını ve grafiğin
tümüyle konumunu değiştirebilir, üç boyutlu (3D) etkiler verebilirsiniz:
Excel'in marifetleri bununla kalsa bile yeterli sayılabilecek olduğu halde, Excel, veri yönetimi
bakımından da kullanıcıya çok yararlı hizmetler sunar. Diyelim ki, öğretmensiniz ve sınıfta
11
yaptığınız sınavlar sürekli ortalamanın altında kalan öğrencilerinizin bir listesini görmek
istiyorsunuz. Excel'e, bütün öğrencilerin notlarının ortalamasını almasını ve bunun altında kalan
öğrencileri bir liste haline getirmesini söyleyebilirsiniz. Ya da satışa sunduğunuz malların belirli
bir tarihten önce alınmış olanlarını seçmek isteyebilirsiniz. Excel, tablonuzdaki "Alım tarihi"
değerlerini vereceğiniz değerle karşılaştırıp, altında veya üstünde olanları seçecektir.
EXCEL'İN KURULMASINDA GÖZETİLECEK İLKELER
Excel'i çarşıdan tek başına alabileceğiniz gibi, Microsoft Office 97'nin parçası olarak da
alabilirsiniz. İster tek, ister Office içinde kurun, Kur programının Excel'e ait bölümünde Her şey
maddesini seçin. Bu sabit diskinize belki birkaç megabayt yük getirecektir, ama daha sonra şu
araç, bu araç gerektiğinde sıkıntıya düşmeyeceksiniz.
Şu anda çalıştığınız Excel'in böyle zengin bir şekilde kurulup kurulmadığını sınayabilirsiniz.
Excel'i açın, Tools (Araçlar) menüsünü tıklayın. En altta, "Data Analysis..." (Veri Analizi)
maddesini görüyor musunuz?
Eğer bu satır yoksa, büyük bir ihtimalle Excel, sabit disk alanı sarfı bakımından biraz cimrice bir
yaklaşımla kurulmuş olabilir. Yine Tools menüsünden "Add-Ins..." (eklenebilir unsurlar)
maddesini seçin; sabit diskinize kurulmuş ek unsurların listesini göreceksiniz. En azından
12
Excel'in öğrendiğiniz süre için bu unsurların hepsini etkin hale getirin; yani Add-Ins kutusundaki
unsurların hepsinin önüne bir işaret koyun ve OK düğmesine tıklayın.
Sabit disk alanınız kısıtlı ise daha sonra neye ihtiyacınız olduğunu neye olmadığını daha iyi bilir
duruma geldiğinizde, yine bu yolla, gereksiz ek unsurları kaldırabilirsiniz.
Add-Ins kutusunda Dana Analysis seçeneği yoksa, işiniz biraz uzayacak demektir. Bir yerlerden
MS Office veya Excel'in orijinal CD-ROM'unu bularak, Setup (Kur) programını yeniden
çalıştırın; bu kez Custom seçeneğini işaretleyerek, Analiz Araçları Paketini (Analysis Toolpak)
kurdurun.
Kur programında sizin için hazırlanmış bütün örneklerin kurulmasını sağlayın. Bu örnekler çoğu
zaman gerçekten iyi birer örnek olarak kullanılabilir. Örnek dosyaları hazırlayan Excel ustaları,
hangi sorunu nasıl çözmüşler; sunuşlar nasıl; renkler nasıl seçilmiş; raporlar nasıl düzenlenmiş?
Örnekleri incelerken bu tür soruların cevaplarını aramak, kimi zaman son derece öğretici olabilir.
BİR KAYIT OLUŞTURALIM
Şimdi Excel'i açalım ve kendimize bir defter yapalım. Bu deftere bazı basit bilgiler girerek,
Excel'in temel kullanım usullerini gözden geçirmiş olalım.
13
Diyelim ki büro malzemeleri satan bir mağazamız var. Büyük bir firma bizden masa, koltuk ve
dosya dolabı almak istiyor. bir fiyat listesi fakslamamızı istedi. Hemen Excel'i açalım, karşımıza
üç boş sayfası olan bir defter gelecektir. Excel, bu deftere Book1 adını verecektir. Biz Dosya
(File) menüsünden Save As (Farklı Kaydet) maddesini seçerek, defterimize "Deneme01.xls" adını
verelim.
Bir ticari defterde sütunlar olur, satırlar olur. Excel'in sütunları A, B, C... diye harflerle, satırları l,
2, 3... diye rakamlarla adlandırılırlar. Defterimizin kayıt haneleri (satırlarla sütunların oluşturduğu
hücreler) ait oldukları sütun ve satırın adıyla anılırlar: A1, B2, E7 gibi.
Bir defterin kayıt hanelerine (hücrelere) ne yazılı: Kelimeler, rakamlar veya bir hesabın sonuçları.
Aynı şekilde Excel de hücrelere kelime, rakam veya formül koymamıza imkân verir. Hücreleri
boş bırakabilirsiniz. Excel, hücrelerdeki yazılarla da çok işi yapabilir. Ama Excel'in asıl marifeti,
rakamlar ve bunları kullanarak uygulamasını istediğiniz formüllerle ilgilidir.
Şimdi yeni defteri doldurmaya başlayalım. İlke olarak, ilerde güzel, cicili-bicili raporlar elde
edebilmek için, çoğu kişi, ilk sütunu ve satırı boş bırakır. Bu, Excel öncesi programlarda iş epeyce
ilerledikten sonra, tablonuzun organizasyonu açısından karar değiştirdiğinizde yeni sütun ve satır
germenin imkansızlığı veya zorluğundan kalma bir gelenektir. Excel'de işin hangi aşamasında
olursanız olun, istediğiniz yere istediğiniz kadar satır, sütun ve hücre girebilirsiniz. (Excel'in her
bir defter sayfası, 65,536 satır ve 255 sütundan oluşur. Ekleyebileceğiniz sayfa sayısı da
bilgisayarınızın hafızası ile sınırlıdır. Ama bütün bu sayılar zaten normal şartlar altında
ulaşılabilecek sınırların çok ötesinde olduğu için, kısaca istediğiniz anda istediğiniz yere sütun ve
14
satır girebilirsiniz, demek yeterlidir.) Kutulara, kelime rakam veya formül yazmak için o kutuyu
tıklayıp, doğruca içine yazabilirsiniz. (Bu mümkün olmuyorsa, Tools menüsünde Options
maddesini seçip, Edit sekmesine giderek "Edit directly in cell" seçeneğinin önüne bir çarpı işareti
koyun.) Bir kutuyu seçtiğinizde, tablonun hemen üstünde İsim Kutusu (Name Box) adı verilen
yerde seçtiğiniz kutunun adını göreceksiniz. Bu kutunun yanında Formula Bar (Formül Çubuğu)
denen yerde, seçtiğiniz kutunun içeriği belirir. Boş bir hücre seçtiğinizde tabiatıyla bu yer de boş
olur. İsterseniz, bu yeri tıklayıp, istediğiniz yazıyı veya formülü buraya da girebilirsiniz. Bu
yöntemin de kullanılışı olduğu anlar gelecektir. Hücreden hücreye sağ-sol ok tuşlarıyla veya Tab
tuşuna basarak gidebilirsiniz. Enter tuşu da tablo içinde hareket aracı olarak kullanılabilir. Enter'a
basınca odak noktası ilk dolu (içine bir değer yazılmış) hücreye atlar. İçinde Enter'a bastığınız
hücreden sonra dolu hücre yoksa, bir alttaki hücreye gidersiniz. Şimdi bu bilgilerle, başlayalım
fiyat teklifimizi oluşturmaya.x
B2'ye, (yani B sütununda 2'nci satıra) fiyat listesi yollayacağımız firmanın adını ve bu kaydın ne
olduğunu açıklayan bir başlık giriyoruz. Sonra, sırasıyla B5, D5, F5 ve H5 kutularına, o sütunların
başlıklarını yazıyoruz. B7, B8 ve B9'a mallarımızın cinsini, B12, B14 ve B16'ya Toplam, KDV ve
Genel Toplam etiketlerini giriyoruz. Bunları birer satır aralıklı yazdığımız dikkatinizi çekmiş
olmalı. Bunu, daha sonra raporumuzun güzel görünmesi için yapıyoruz.
Şimdi D7, D8 ve D9'a miktarları ve F7, F8 ve F9'a her bir malın birim fiyatını yazdıktan sonra, bir
dakika durup, tabloya bakıyoruz. H7, H8 ve H9'da ne olmalı ki, Excel miktarla birim fiyatını
çarpıp, elde edeceği rakamı buraya yazsın? Evet, doğru bildiniz: Burada formül olmalı. Yani,
Excel'e, birim fiyatı ile miktarı çarpmasını söylemeliyiz: D7xF7=H7... gibi. Şu farkla ki, değerin
15
yazılacağı hücrenin adını yazmamıza gerek yok, çünkü zaten o hücrenin içindeyiz; Excel çarpı
işareti olarak yıldız karakterini (*) kullanır; ve Eşit işareti önce yazılır. Yani =D7*F7 gibi. Excel
bir kutuya girdiğiniz değerlerin formül olup olmadığını, girdiğiniz değerin önünde Eşit işareti
olup olmadığına bakarak anlar. Eşit işaretini görürse, demek ki, girdiğiniz şeyler kutuya doğruca
yazılmayacak, fakat gereği yapılacak diye düşünür. Eşit işaretinin önünde boşluk bulunmaz. Bir
formülün önünde boşluk olursa, Excel bunu formül diye değil, metin diye algılar. Formülü yazıp,
aşağı satıra geçtiğinizde, formül kaybolacak, yerini formülün sonucu olan değer alacaktır.
Yukarıdaki ekran resminde olduğu gibi formüllerin sonuçlarını değil de kendisini görmek için
Tools menüsünden Options maddesini seçin, açılacak kutuda Windows Options (Pencere
seçenekleri) bölümünde Formulas kutusunun önüne çarpı işareti koyun. Ben burada formülleri
gösterebilmek için bunu uyguladım; fakat normal olarak formül bulunan hücrelerde formülü değil
sonucu görmek gerekir. Sürekli hata veren bir tabloda hata ararken, bazen formülleri formül
olarak görmek isteyebilirsiniz. O zaman bu yola başvuracaksınız. Bizim tablonun bitmiş şekli:
Solda görülebilir.
Peki kağıt kalemle ve minik bir hesap makinesiyle pekala yapabileceğimiz bir şeyi milyonluk bir
bilgisayar ve bilgisayar kadar pahalı bir program kullanarak becermiş bulunuyoruz! Doğru. Ama
Excel kullanmamızın zevki bu noktada başlıyor. Ortağınız tabloya bakıyor ve 30 milyar 800 küsur
milyon liralık bir fiyat teklifini yüksek buluyor. Büyük holdingi elden kaçırmak istemezsiniz. O
halde hangi birimin fiyatını ne kadar kısabilirsiniz? Sandalyeleri, örneğin, 24 milyona değil de 19
milyona verseniz toplam ne olur? F8 kutusunu 19 milyona indirdiğimde bakın toplamlar nasıl
otomatik olarak düzeltiliyor.
16
Bu listenin üç kalem maldan değil de 133 kalem maldan oluştuğunu düşünün! Sizin kağıt kalem
ve hesap makinesi yöntemi her halde hayatın zorluklarına katkıda bulunmaktan başka bir işe
yaramazdı değil mi?
Excel'i kullanmamızın sebebini tek bir şeye indirgeyebilirsek, büyük bir ihtimalle, "hesapları
otomatik yapmak" diyebiliriz.
EXCEL'DE TEMEL KULLANIM USULLERİ
Kağıt kalem yerine Excel kullanmaya karar verdiğimize göre, programın seyrüsefer işleriyle biraz
daha yakından tanışabiliriz. Ekranda yolumuzu bulmak ve Excel'e derdimizi anlatabilmek için
onun dilinden anlamamız gerekir.
Hücrelere bir şey yazarken hata yaparsanız, Backspace (Macintosh'ta Delete) tuşu ile son
yazdığınızı silebilirsiniz. Esc (Escape) tuşu ise yazdığınız her şeyi silmenizi sağlar. Doldurulmuş
bir hücrenin içeriğini tümden temizlemek için de hücreyi seçili hale getirdikten (yani üzerine bir
kere tıkladıktan) sonra, Del tuşuna basmak yeter. Son yaptığımız işi, yapılmamış hale getirmek
için Edit menüsünden UNDO maddesini seçebilir veya ekranda simge menülerden geriye kıvrık
oku tıklayabilirsiniz. Elinizi klavyeden kaldırmak istemiyorsanız, aynı işi Ctrl tuşunu tutarak ve
aynı anda Z tuşuna basarak yapabilirsiniz. (Ctrl+Y aynı işi tekrar ettirir.)
17
Excel'in matematik işlemleri için kullandığı işaretler diğer bütün Windows programları ile
aynıdır:
Toplama
+
Çıkartma
-
Bölme
/
Çarpma
Yüzde
*
%
Üssünü alma ^
Bir sayının eksi değerde olduğunu göstermek için önüne eksi işareti koyacağınız zaman rakamı ve
önündeki işareti parantez içine almanız gerekir. Örneğin (-3) gibi. Yoksa Excel buradaki eksi
işaretini çıkartma işlemi için komut sayabilir. Yüzde işlemi için komut olarak kullanılan yüzde
işareti, Türkçe’de olduğu gibi sayının önüne değil ardına konur: % 4 gibi. Bu Excel'e işaretin
önündeki rakamı l00'e böldürür.
Bir de Excel matematik işlemleri hangi sırayla yaptığını bilmemiz gerekir. Diyelim ki, 6 ile 8'i
toplamak sonra çıkan sonucu 18 ile çarpmak istiyorsunuz. Mantıken bunu "6+8x18" diye
düşünürsünüz. Bu işlemin sonucu 252'dir. Fakat Excel'e komutu böyle yani "6+8*18" olarak
verirseniz, sonuç 150 çıkacaktır. Milyonluk bilgisayar ve program için oldukça başarılı bir
matematik işlemi! Fakat kabahat Excel'de değil, bizde.
Excel'in aritmetik işlemlerde bir öncelik sırası vardır. Bu sırayı Excel'in kılavuzundan aynen
aktaralım ve aynen öğrenelim:
18
1- Önce parantezlerin içini hallet
2- Varsa sayıları eksi yap
3- Yüzdeleri bul
4- Üsleri al
5- Çarpmaları ve bölmeleri yap
6- Toplamaları ve çıkarmaları yok
7- Verilen komutlar aynı sırada yapılmak zorunda ise soldan sağa doğru git.
Şimdi bu formül yazalım ve buna göre, Excel'in nasıl çalışacağını belirleyelim.
=40+((25+5)*10/20-5
Burada Excel, önce parantezlerin içini halledecek ve formülü şu şekle getirecektir.
Birinci adımda :
İkinci adımda :
=40+(30*10)/20-5
=40+300/20-5
Sonra, eksi yapılacak, yüzdesi bulunacak veya üssü alınacak sayı, olmadığına göre, dördüncü
adıma geçecek ve çarpmalarla bölmeleri yapacaktır.
=40+15-5
19
Sonra sıra toplamalara ve çıkarmalara gelecektir. Burada hem toplama hem de çıkartma olduğuna
göre, 6'ncı kural gereği, işlem soldan sağa doğru yapılacak, yani önce 40 ile 15 toplanacak, ortaya
çıkacak sayıdan 5 çıkartılacaktır.
=50
Bu noktada, fazla kural öğrenmekten yana olmayan bir kişi olarak benim Excel'le çalışırken
uyguladığım en sağlamcı yol, şüphede olduğum her zaman, her şeyi parantez içine almak ve işi
şansa bırakmamaktır. Belki arada bir, hatta sık sık lüzumsuz parantez yazdığım olur ama, sonuçta
Excel'in hesapları benim istediğim gibi yapmasını da sağlamış olurum.
Formüllerde
gerçek sayılar yerine çoğu zaman hücre adlarını
kullanırız. Hücreler,
hatırlayacaksınız, bulundukları sütunun ve satırın adları birleştirilerek oluşturulan isimlerle
bilinirler. E7 ve F7 gibi. Bu iki hücrenin konuklarını bir aritmetik işlemde kullanacağımız zaman,
Excel'e hücrelerin adlarını ve aritmetik komutları veririz; Excel, hücrelerin o andaki değerini
tablodan okur ve hesabı bu verileri kullanarak yapar. Dolayısıyla Excel'e "=E7*F7" formülünü
verdiğimizde, E7 adlı kutuya yazdığımız (veya Excel'in başka bir hesap sonucu bularak o kutuya
yazdığı) değer 5 ve F7 adlı kutuya yazdığımız (veya Excel'in başka bir hesap sonucu bularak o
kutuya yazdığı) değer 10 ise, formülün sonucu 50 olacaktır. Tabii formüllerde istediğimiz kadar
hücre adresi verebileceğimizi ve hücre adreslerinin de parantez içlerine girebileceğini söylemeye
gerek bile yok.
20
Bütün bu işlemler yapılır ve tablolar doldurulurken, ekranda gördüğünüz her şey, o anda Excel
tarafından bilgisayarın hafızasında (RAM) tutulmaktadır. Biliyorsunuz, bilgisayarların hafızaları
da her türlü sistem çökmesinde, elektrik kesintisinde ya da kullanıcı olarak bizim yapabileceğimiz
herhangi bir hatalı işlemde kolaylıkla yok olur! İnce ince yazdığınız formüller ve titizlikle
doldurduğunuz hücreler kaşla göz arasında yok olmasın istiyorsanız, o anda açık olan defteri sabit
diskinize kaydettirmek sizin sorumluluğunuzdadır. File (Dosya) menüsunden Save (Kaydet)
maddesini seçerek, üzerinde çalıştığınız deftere bir isim verir. Bu isim, Windows'un normal
dosya adlandırma kurallarına bağlı olmak zorundadır, yani içinde * ? : [ ] + = \ / | < >
karakterleri bulunamaz. Bir defterin Excel tarafından Sayfa 1 (Sheet 1), Sayfa 2 (Sheet 2)... diye
adlandırılan sayfalarına da ekranda bu kelimelerin üzerini iki kere tıklayarak istediğiniz ismi
verebilirsiniz.
Üzerinde çalıştığınız defter sayfasını istediğiniz anda basabilirsiniz. Bunu ya File menüsünden
Print komutu seçerek, ya da resimli menü çubuğundan yazıcı simgesini tıklayarak yapabilirsiniz.
Daha sonra Excel'de fiyakalı raporlar hazırlama usullerinden de söz edeceğiz.
ALIŞTIRMA 1
21
Şu Excel sayfasına bakın, ve aşağıdaki soruları bu tabloya göre Excel'e başvurmadan
cevaplamaya çalışın:
1- =B4+10
2- =C4/B4
3- =C4/D4
4- =D12/D4
5- =((A12*B10)/A10)/B6
6- =D8+A6
ALIŞTIRMA 2
Şimdi çalıştırın Excel'i açılacak boş sayfa üzerinde şu işlemleri yapın:
22
Sağ ve sol ok tuşlarına basarak ekran üzerinde gezinin. Aynı işi mouse ile yapın. D4'e "Adı"
kelimesini, D6'ya adınızı, D7'e "Ali" ve D8'e Veli yazın. Bunlar bizim büro malzemeleri
dükkanımızın satış elemanları. E4'e "Maaşı" F4'e "Satışları", G4'e "Komisyonu" ve 14'e "Toplam"
kelimelerini yazın. Kendinize 250, Ali'ye 200 ve Veliye l50 milyon maaş biçin ve bunları ait
oldukları hücrelere yazın. Personelimizin aylık satış miktarları şöyle: Siz 1 milyar 230 milyon 400
bin, Ali 2 milyar 460 milyon, Veli ise 3 milyar 400 milyon lira. (Maaşlar az olunca elemanlar
daha çok çalışıyor galiba!)
Şimdi satış elemanlarımıza yaptıkları satıştan yüzde 6 komisyon veriyoruz. Bu durumda:
1- G6, &7 ve G8'e yazacağınız formül ne olmalıdır?
2- Bütün satış elemanlarımıza verdiğimiz toplam komisyon G11'de yer alıyor. Bu hücrenin
içeriğini hesaplattırmak için kaç türlü formül girebilirsiniz?
3- I6, I7 ve I8 hücrelerinde her bir elemanın maaşı ve komisyonunun toplamı olacak. Bu hücrelere
gireceğiniz formüller nasıl olmalıdır?
4- I11'de bütün elemanların maaşları ve komisyonlarını toplamları yer alıyor. Bu hücreye kaç
türlü formül girebilirsiniz?
Şimdi yaptığınız tabloyu, sağdaki tabloyla karşılaştırın;
23
BÖLÜM II
EXCEL SAYFALARINI BİÇİMLENDİRME
24
Fark ettiğiniz gibi, Excel'in defter sayfaları şekilde fazla özen göstermiyor. Oysa bir bilginin
doğruluğundan sonra sunuluşundaki özen önem taşır. Fakat Excel sayfalarınız mutlaka ekranda
gösterildiği gibi olmak zorunda değil. Bu bölümde defterlerimizi ve sayfalarımızı biçimlendirme
usullerinden söz edeceğiz ve Excel sayfalarını Form olarak kullanmaya çalışacağız.
Şimdi, önceki bölümde, büro malzemeleri mağazamızdan fiyat teklifi isteyen Büyük Holding A.Ş.
için hazırladığımız defteri açalım.
Şimdi, bu sayfayı yazıcıya bastıracak olursak karşımıza şöyle bir belge çıkacaktır:
Bu arada, Excel'de her şeyi nasıl görüneceğini merak ederek mutlaka yazıcıda bastırmanızın şart
olmadığını, File menüsünde Print Prewiew (Yazıcı Ön izleme) maddesini seçerek sayfanın
basılırsa nasıl olacağını görebileceğini de hatırlatalım.
Bu sayfada ne bizim Küçük Büro Malzemeleri A.Ş.'mizin o kadar uğraşıp hazırladığımız logosu
görünüyor, ne rakamların ne olduğu anlaşılıyor; sütun başlıkları belirgin değil. Kısacası, ortağınız
bu kağıda bakarak, böyle müşteri tutamayacağınızı, herkesin sizin yazılarını hala daktilo ile yazan
küçük bir şirket sanacağını söyleyerek itiraz ediyor. Firmanın Excel uzamanı da siz olduğunuza
göre, şimdi bu sayfayı biraz şekillendirmeniz gerekiyor.
Şimdi önce, sol üst köşeye firmamızın logosunu koyalım. 5 cm'ye 3 cm ebadındaki logomuzu
köşeye (veya başka bir yere) yerleştirebilmek için Insert (Yerleştir) menüsünden Picture (Resim)
maddesini, onun içinden de Form File... (Dosyadan...) alt-menüsünü seçiyoruz ve aradığımız logo
25
grafik dosyasını (siz, bu ölçülere uygun herhangi bir EMF, WMF, JPEG, PGN, BMP, RLE, EPS,
DXF, DRW, GIF, TIF, TGA, PST, WPG veya PCX türü grafik dosyasını seçebilirsiniz) sabit
diskte buluyoruz. Logo grafiği, kendi orijinal büyüklüğü ile ekranın ortasında ve büyük bir
ihtimalle yazıların üzerinde beliriyor. Bu arada dikkat ederseniz, Excel, grafiğin çevresine sekiz
küçük nokta koyacaktır. Bu noktalardan resmin ortasında olanlar oransız, köşelerde olanlar ise
orantılı şekilde resmi büyütüp küçültmeye yarar. Mouse işareti ile bu noktaları tutarak (bu
noktalarda işaretin oka dönüştüğüne dikkat edin) sağa sola, aşağı yukarı veya çaprazlama
oynatmak suretiyle resmi büyütüp, küçültebilirsiniz. (Grafik dosyalarının çoğu orijinal ebadından
büyük hale getirilirse, yuvarlak hatlarını kaybederler, çirkin görünürler!)
Yine mouse işaretini resmin üzerine getirdiğiniz zaman işaretin dörtlü ok şeklini aldığını görüyor
musunuz? Bu, resmin herhangi bir yerini tıklayarak ve Mouse’un düğmesini bırakmadan, resmi
tablonun herhangi bir yerine sürükleyebileceğiniz anlamına geliyor. Biz de resmi tutup, sol üst
köşeye çekiyoruz. Resmin yanında, D1'e firmamızın adını yazıyoruz. Şimdilerde herkesin bir
sloganı olduğuna göre, biz de D2'ye firmamızın sloganını yazıyoruz. D3'e de adresi yazdık mı,
fiyat teklif raporumuz bir şeye benzeyecek demektir. Fakat hala belgemiz muhasebe defteri
görünümünden kurtulmuş değil. Peki, D1'i tıklayın fakat Mouse’un düğmesini bırakmadan, işareti
H1'e kadar sürükleyin. D1, E1, F1, G1 ve H1 seçilmiş oldu. Resimli menü çubuğunda, Merge and
Center (Birleştir ve Ortala) simgesini tıklayın. Seçilmiş bütün hücreler birleşip tek hücre olduğu
ve içinde yer alan firmamızın adı ortalandı. Bu kutular seçilmiş iken (başka bir yeri tıkladınızsa,
D1'i yeniden tıklayabilirsiniz) içinde büyük bir ihtimalle Arial yazan Font (Harf) kutusunun
sağındaki seçme düğmesini (ucu aşağı üçgen) tıklayın, açılan listeden Times Roman veya
hoşunuza giden bir harf türü seçin; sonra Font kutusunun yanındaki Font Size (Harf Büyüklüğü)
26
kutusunun seçme düğmesini tıklayarak 16 puntoyu seçin. Hazır eliniz değmişken, harf karakterini
belirleyen üç komuttan "B" (Bold/Siyah,Koyu) düğmesini de tıklayarak, yazıyı daha koyu hale
getirin. Firmamızın adı göze görünür bir şekil aldı sayılır. Aynı işlemleri sırasıyla slogan ve adres
yazılarına da yapın. Fakat bunlara 16 punto değil, 8 punto büyüklük verin. Bu arada sloganı italik
yapabilirsiniz.
Sıra belgenin başlığını şekillendirmeye geldi. B7'den H7'ye kadar bütün hücreleri seçin ve
birleştirip-ortalayın. Harflerin 14 punto ve koyu yapabilirsiniz. "Malın cinsi", "Miktarı" "Birim
Fiyatı" ve "Toplam" kelimelerini tek tek seçerek, 12 punto ve koyu yapın. Fakat bu sütun
başlıkları, ait oldukları sütunun solunda duruyorlar; oysa birinci sütun dışında sütun başlıklarının
ortalaması göze daha güzel görünür. Örneğin D10'u seçin ve hücre içeriklerinin sola, ortaya veya
sağa bloklaşmasını sağlayan marj simgelerinden Center (Orta) simgesini tıklayın; "Miktarı"
kelimesinin ortaya kaydığını göreceksiniz. Şimdi bu satırdaki B10, C10, D10, E10, F10, G10 ve
H10 kutularını seçin ve tam üstlerinde Mouse’un sağ düğmesini tıklayın. Açılacak menüden,
Format Cells (Hücreleri Biçimlendir) maddesini seçin. Bu sizi doğruca seçili hücrelerin birçok
özelliğini belirtebileceğiniz kontrol kutusuna götürecektir.
Bu kutuda, bir hücrenin içeriğini, içindeki değerlerin marj ayarları (sağa, sola, ortaya gelmeleri)
harfi, çerçevesi, içeriğinin zemin özellikleri ve tüm bu özelliklerin değiştirilip değiştirilemez
olduğunu belireceğiniz kontroller vardır. Bu kutuda Border (Çerçeve) sekmesine gidin ve Border
bölümünden alt çerçeveyi, Line (Çizgi) bölümünde düz tek çizgiyi seçin:
27
Çok güzel. Sıra "Masa", "Sandalye" ve "Dolap" kelimelerinde. Bir listenin unsurları başlığı ile aynı
harf karakterinde olursa daha güzel durur. Bu üç kelimeyi de sadece biraz büyütüp, örneğin 10 punto
yapıp, rengini de koyulaştırın.
Fakat dikkatinizi çekiyor mu: Tablomuzda iki tür rakam bulunduğu halde, hepsi aynı görünüyor.
Yani miktar belirten 220, 220 ve 110 rakamları ile para belirten diğer rakamlar aynı. Fiyatların dolar
ise önünde dolar işareti, Türk Lirası ise arkasında TL işareti filan olması gerekmiyor mu? Gerekiyor
da, bunu Excel'e söylememiz şart. Yoksa program kendi başına bunu yapamaz. Masanın birim
fiyatını içeren F13'ü tıklayın; sonra simgeli menülerden para birimi simgesini seçin:
Bilgisayarınızdaki Windows Türkçe ise Türkiye ölçüleri geçerli olacak şekilde kurulmuşsa, bu
simgeyi tıkladığınızda, rakamlarınız TL olarak yazılacaktır. Bu sadece rakamın sonuna TL işareti
simgelerinde rakamların ondalık bölümü virgülle, yüzler, binler ve diğer basamaklar ise nokta ile
ayrılırlar. Oysa Anglo-Sakson ülkelerinde, örneğin Dolar cinsinden bir rakam yazarken, bunun tersi
olur. Windows siteminiz Türkçe, fakat yazmak istediğiniz rakam dolar ise, rakamın bulunduğu
hücreyi sağ-tıklayın; açılan menüden Format Cells maddesini seçin; açılacak kutuda Number (Sayı)
sekmesinde Currency (Para Birimi) maddesini tıklayın. Açılacak kutuda, kaç basamaklı ondalık
hanesi, hangi cins para birimi ve eski sayıların nasıl yazılmasını istediğini belirleyin. Excel, içinde
yüzde hesabı bulunan formüllerinizin sonucunu yüzde olarak belirtir. Oysa bizim hesaplarımızda
(Örneğin, KDV hesabını yaptırdığımız H22'de rakamın para birimi olarak yazılması gerekir.
Şimdi biraz da fiyaka işleri yapalım: B13:H13 bölgesini (Excel'in diliyle Range'ini, Excel'i
Türkçeleştirenlerin diliyle Erim'ini) yani B13'den H13'e kadar olan bütün kutuları seçin ve sağ
28
tıklayarak Format Cells'e gidin. Patterns sekmesinde en açık griyi seçin. Bu seçtiğiniz hücrelerin
zemininin yüzde 10 gri olmasını sağlayacaktır. Tabii renkli yazıcınız varsa, açık bir mavi de çok
uygun durur. Sonra aynı şeyi B15:H15, B17:H17, B20:H20, B22:H22 ve B24:H24 bölgelerine
yapın. (Ben bölge dediğim zaman siz Range veya Erim anlamakta ser betsiniz!)
Bu düzeltmeleri yaptığınızda, ortaya ortağınızı memnun eden bir belge çıkmış olmalı;
Bu bölümü kapatırken, Excel gibi ana işlevi belge tanzimi ve sayfa tasarımı olmayan bir programa
bile bunca biçimlendirme imkanı konulmuş olmasının hikmetine dikkatinizi çekmek isterim.
Unutmamak gerekir ki, "Zarf mazrufu tayin eder." Yani, bir belgenin içeriğine dikkati çekmek
istiyorsanız, sunuluşunu itici olmaktan kurtarın. Burada Excel'in sayfa tasarımı imkanlarını sadece
tanımış olduk. Daha yapılacak çok şey var. Denemekten korkmayın.
ALIŞTIRMA 3
Şimdi hem matematik bilginize hem de yeni edindiğiniz Excel ile sayfa tasarımı becerinize
dayanarak, ortaya şöyle bir Döviz Hesap Makinesi çıkartın. İlgili yerlere girdiğiniz dövizler Türk
Lirası'na, Türk Lirası, arzu ettiğiniz dövize çevrilsin:
Bu alıştırma için birkaç ipucu: Kur hanesi bu işlemi yaptığınız günkü kurları girebilirsiniz. ABD
Doları ve Alman Markı yerine, istediğiniz para birimleri yerine inçi metreye, santigrat dereceyi
29
Fahrenheit dereceye, ya da ne bileyim, desimal sayıları Onaltılık (Heksadecimal) sayılara
çevirebilirsiniz. Ama Döviz Hesap Makinesi yapacaksanız, çözümünüzü sınamak için bilgi ve
formülleri şu hücrelere girin:
Doları TL'ye çevirdiğiniz bölümde Alış Kuru rakamı: F9
Kullanıcının gireceği Dolar miktarı rakamı: F12
Doların TL'ye çevrilme formülü: F15
TL’ni Dolara çevirdiğiniz bölümde Satış Kuru rakamı: I19
Kullanıcının gireceği TL miktarı rakamı: I12
TL'nin Dolara çevrilme formülü: I15
DM’ TL'na çevirdiğiniz bölümde Alış Kuru rakamı: F20
Kullanıcının gireceği DM miktarı rakamı: F22
DM'ın TL'ye çevrilme formülü: F24
TL'nı DM'a çevirdiğiniz bölümde Satış Kuru rakamı: I20
Kullanıcının gireceği TL miktarı rakamı: I22
TL’nin DM'a çevrilme formülü: I24
BÖLÜM III
FONKSİYONLAR
Şu ana kadar Excel'in otomatik olarak yapabileceği veya toplu komutlar halinde söylediğimizde
anlayabileceği şeyleri, ya elle yaptık, ya da sorunumuzu tek tek komutlar vererek çözdük. Şunu
30
görmüş olduk ki, Excel, iki boyutlu (soldan sağa ve yukarıdan aşağıya) bir tablo üzerinde, tablonun
hücrelerindeki değerleri kullanarak, vereceğimiz formüle göre yeni değerler bulabilir. İşin zevkli ve
kullanıcıya kolaylık sağlayan tarafı, hücrelerdeki bilgiler değiştiği zaman, bu hücrelerdeki bilgileri
kullanan formüllerin sonuçları da otomatik olarak güncelleştirilmesi. Fakat Excel, hayatı daha da
kolaylaştırmak için size hazır bazı fonksiyonlar sunar ve sizi birçok hesap formülünü tek tek
vermekten kurtarır.
KULLANILMAYA HAZIR FONKSİYONLAR
Beş mahalleli ilçenizde tüp gaz bayii olduğunuzu varsayalım. Yılın ilk altı ayında mahallelere göre
satış rakamları Excel'e girdiniz. Şimdi toplamları alacaksınız. Hem mahalleler itibariyle hem de
aylar itibariyle, 11 toplama işlemi için Excel'e emir vereceksiniz.
Örnek olarak, Aynalı kavak Mahallesi satış rakamlarını toplaması için, Excel'e I9 hücresine şu
formülü yazacağız:
=C9+D9+E9+F9+G9+H9
Şimdi bunu, hücre adreslerini değiştirerek 11 kere yapacağız. Eh, bayağı bir iş! Hesap yapmaktan
tüp gaz satmaya fazla zaman kalmayacak! Diyelim ki, işiniz bir ilçenin beş mahallesi ve altı aylık
satış rakamları ili değil de, bütün Türkiye'deki bayilerinizin son 5 yıllık "Aylık Satış Dökümlerinin
Toplamını" almak. Altı rakam için 11 toplama formülünü yazmak gözünüzü korkuttuğuna göre,
herhalde böyle bir işleme hiç yaklaşmayacaksınız demektir.
31
Korkmaya gerek yok: Excel, size kullanılmaya hazır birçok fonksiyon veriyor. Fonksiyon, Excel'in
dilinde toplu formül demektir. Fonksiyon komutları İngilizce kelimelerin kısaltılmışından ibarettir.
(Eğer hala bilmiyorsanız, işte size patrona çıkıp, "Benim altı aylığına Londra'ya gidip İngilizce
öğrenmem gerekiyor!" demek için tam fırsat!)
Şimdi, Excel'in kullanılmaya hazır fonksiyonlarından biri olan SUM (Summation, toplama
kelimesinin kısaltılmışı) size bu altı rakamı toplamayıverecektir:
=SUM(C9:H9)
Gördünüz mü ne kadar kolay. Şimdi aynı fonksiyonu, diğer hücreler için yazalım. Örneğin, Söğüt
ağacı Mahallesi'nin toplam hanesi olan I10 hücresine:
=SUM(C10:H10)
yazacaksınız. Sütun toplamaları için yine aynı fonksiyonu kullanacaksınız, fakat toplanacak bölgenin
(Range'in veya Erim'in) hücre adresleri farklı olacak. Ocak ayı için bütün mahallelerin toplamını
yazacağınız C15'e şu fonksiyonu koyacaksınız:
=SUM(C9:C13)
Şimdi baş bayiinin işinin ne kadar kolay olduğunu görüyorsunuz değil mi? İster beş rakam, ister 505
rakam! Eğer C sütununda beş mahalle değil de 505 mahalle olsaydı, formül şöyle olacaktı:
32
=SUM(C9:C505)
Excel'in hazır fonksiyonlarının sayısı yüzleri buluyor. Mali, matematik ve trigonometri, istatistik,
mühendislik ve veritabanına dayanan hesaplar gibi çok kullanılanlarının yanı sıra, metin ve dosya
işlemleri, mantıksal seçme formülleri gibi Microsoft'un Visual Basic programlama işi için
kullanabileceğiniz fonksiyonlar var.
Örneğin COUNT fonksiyonu, vereceğiniz hücre bölgesinde rakam olan kaç değer bulunduğunu
sayar. Sözgelimi, bizim tüp gaz bayii, Excel sayfasında Ocak ayına ait kaç adet veri bulunduğunu
bilmek ve bunu tablonun bir hücresine yazdırtmak isterse, şu fonksiyonu verecektir:
=COUNT(C9:C13)
Excel de ona 5 diye karşılık verecektir. Şimdi tabii yine tablonuzda sadece beş mahalle varsa, Ocak
ayına ait verilerin kaç adet olduğunu saymaya bile ihtiyaç olmayabilir. Fakat tablonuzda binlerce
mahalle varsa, bu son derece önem taşıyabilir. Mahalleler arasında bazı satırlar boş bırakılmış
olabilir; dolayısıyla satır numaralarına bakarak karar vermezseniz.
COUNT ile elde ettiğiniz sayıyı, toplama bölerseniz, ortalamayı bulursunuz. Fakat Excel size
Aritmetik Ortalama yöntemiyle elde ettiği ortalamayı AVERAGE fonksiyonunun karşılığı olarak
söyleyecektir.
33
Ocak ayı tüp gaz satışlarımızın ortalamasını bulmak için, şu fonksiyonu gireceğiz:
= AVERAGE(C9:C13)
Bu fonksiyon bize, 194 sayısını verecektir. Ocak ayında yaptığımız en yüksek satış ve en az satış
sırasıyla MAX ve MIN fonksiyonları ile bulunur:
= MAX(C9:C13)
= MIN(C9:C13)
Bu iki fonksiyon ise sırasıyla 421 ve 21 sayısını verir.
Şimdi bu basit fonksiyonlarda bile dilbilgisi kuralı dikkatinizi çekmiş olmalı. Bir fonksiyonun
gerektirdiği işlemin uygulanacağı öğeleri (Argument) veya bir grup öğeyi içine alan bir bölgesi
(Range, Erim) bulunur. Yani fonksiyonun birden fazla tek öğesi varsa, bunları noktalı virgülle (daha
önceki sürümlerde virgülle) birbirinden ayırırız. İşte karmaşık bir SUM fonksiyonu:
=SUM(C1+3;12*D1)
Bu fonksiyonu görünce Excel, C1 hücresindeki sayıyı mutlak 3 ile toplayacak ve bulacağı sonucu 12
ile D1 hücresindeki sayının çarpımın sonucu ile toplayacaktır. C1'deki sayı 2, D1'de sayı da 5 ise, bu
fonksiyonun sonucu [=2+3+(12*5)] 105 olacaktır.
34
Şimdi bizim tüp gaz satışlarına dönersek, I15deki rakamı bulmak için SUM fonksiyonu nasıl
yazılmalıdır? Bu noktada, yine bölge (Range, Erim) adresi vereceğiz, fakat bu kez daha önce olduğu
gibi, aynı sütun veya aynı sıra üzerindeki yan yana veya alt alta hücrelerin değil, belirli bir kutunun
içindeki alt alta ve yan yana adresleri tanımlayacağız. Yine daha önce olduğu gibi başlangıç noktası
ile bitiş noktası adreslerini aralarına iki nokta üst üste koyarak yazacağız, fakat başlangıç adresi
kutunun sol üst köşesini, bitiş adresi de kutunun sağ alt köşesini belirleyecek:
=SUM(C9:H13)
Peki, böyle bir tablo adresi verdiğimiz zaman, hücrelerden birinde rakam değil de yazı olursa ne
olacak? Tablolarda bazen bilgi edinilemediğini göstermek amacıyla sayı yerine kesme çizgisi (-)
kullanıldığı olur. Böyle durumlarda Excel o hücreyi fonksiyonla veya basit formülle yaptığı hesaba
katmaz.
Bölge adresi, mutlaka birbirini izleyen sıralar ve sütunlar içermek zorunda da değildir. Örneğin:
=SUM(120;C12;B4;B8:B17;E2:E6)
şeklindeki bir fonksiyon ifadesi tamamen meşrudur. Bu durumda Excel, 120 sayısıyla C12'deki,
B4'deki, B8'den B17'ye kadar sıralanan 10 hücredeki ve E2'den E6'ya kadar olan 5 hücrenin içindeki
bütün sayıları toplayacaktır. Bu tür karmaşık fonksiyonları yazarken, noktalı virgülleri ve iki nokta
üst üste karakterlerinizi dikkatli kullanın. Noktalı virgül ile ayrılan iki adres, sadece iki hücreyi, iki
nokta ile ayrılan iki adres ise o iki hücre ve aralarındaki tüm hücreleri toplattırır.
35
Fonksiyon yazarken, her şeyi illa ya hücreye ya da formül çubuğuna doğrudan klavyeden yazmak
zorunda da değilsiniz. Bir hücreye fonksiyon yazacağınız zaman, kutuyu tıklayın; kutu işaretli iken,
Formül Çubuğu'ndaki eşittir işaretini tıklayın. Fonksiyon diyalog kutusu açılacaktır:
Bu kutuda "Number 1" adlı satırın sağındaki referans ve argüman girme simgesini (ortasında kırmızı
ok olan küçük simge) tıkladığınızda, diyalog kutusu küçülecek ve Excel sayfasını rahatça
göreceksiniz. Şimdi fonksiyona girmek istediğiniz hücreleri Mouse ile ekranda işaretleyebilirsiniz.
Sonra küçülmüş olan fonksiyon diyalog kutusunu (bu kez tablonun tam üzerinde beliren kırmızı
oklu simgeyi tıklayarak) büyütün; seçtiğiniz hücrelerin fonksiyonun argüman bölümüne yazıldığını
göreceksiniz.
Bir başka kolaylık: Bir hücreye doğrudan fonksiyon girdiğinizde Eşit işaretini ve fonksiyonun adını
klavyeden yazdıktan sonra, Mouse ile (sol düğmesi tutarak) adresini girmek istediğiniz hücreleri
başından sonuna tarayın.
SUM fonksiyonu o kadar öldüresiye kullanılır ki, Excel SUM fonksiyonunu daha kolay kullanmanızı
sağlayan Autosum kestirmesini hizmetinize sunmuştur. Bu ekranın üstünde menülerin altındaki
simgeli menülerde Sigma simgesiyle elde edilir. Sigma adıyla bilinir ve SUM fonksiyonunun birçok
argümanının kolayca girilmesini sağlar.
Bir kere akıllı bir kestirme olduğu için, içinde bulunduğu hücrenin üstünde veya solunda rakam
varsa,
kendiliğinden
bu
rakamları
toplamayı
36
teklif
edecektir.
Sigma'nın
bu
önerisini
benimsiyorsanız, bütün yapacağınız Enter tuşuna basmak. Fonksiyonu beğenip de bu sırada "Burada
iş bitti!" diye başka bir hücreyi tıklayacak olursanız, akıllı Sigma bu hücreyi de toplamaya katar! Bu
noktada onayınızı ancak Enter tuşuyla verebilirsiniz.
Belki başka yerde fırsat olmaz, hatırlatamayız: Fonksiyonlar, kendi argümanları arasında başka
fonksiyonlara da izin verirler. Yani:
=MAX(SUM(C7:C10);SUM(D7:D10);SUM(E7:E10))
şeklinde bir fonksiyon size üç ayrı hücre grubunun toplamından en büyüğünün hangisi olduğunu
verecektir.
Fonksiyonlarda sık sık yapılan bir hatadan da söz edelim. Bunu Excel dilince çıkmaz döngü
(circular reference) ada verilir. Bir hücredeki fonksiyon, işlemin konusu olarak yine kendisine
gönderme yapar. Diyelim ki, H20'ye bir SUM fonksiyonu yazacaksınız. Bu fonksiyonun bölge
adresini yanlışlıkla şöyle yazabilirsiniz:
=SUM(B7:H20)
Excel, toplama işlemini yaparken, H20'deki değeri de okumak ister; fakat bu hücrede o sırada
işlemini yaptığı fonksiyon olduğunu görünce bir hata olduğunu anlar ve sizi (Excel kuruluş
tercihlerine bağlı olarak) ya hata mesajı ile, ya da fonksiyonun bulunduğu kutuya bir mavi nokta
koyarak uyarır,
37
OTOMATİK DOLDURMA
Yukarıda tüp gaz şirketinin bölge bayii olmaktan söz etmiş ve bölgenizdeki yüzlerce bayiinin,
mahalle mahalle dökümünü almak zorunda olduğunuzu söylemiştik. Fonksiyonlar sizi
mahallelerinin her birinin karşısına altı aylık, 12 aylık toplamları hücre-hücre yazmaktan kurtarmıştı.
Fakat, fonksiyon yazarak da olsa bölge bayiinin de işinin bayağı zor olduğunu kabul etmek
zorundayız. Diyelim ki, elinde 1200 mahalle varsa ve her mahalle için altı aylık rakam bulunuyorsa,
tam 1200 kere fonksiyon yazacak demektir! Excel, sadece ilçe bayilerini değil, bölge bayilerini de
düşünerek, size otomatik doldurma kolaylığı sağlıyor.
Bunu kullanmak için, ilk SUM fonksiyonunu siz yazarsanız ve Excel'e tabir yerinde isi "Bundan
sonrasını buna bakarak sen doldur!" dersiniz.
Tablomuzu hatırlıyorsunuz; Aynalı kavak mahallesi için I9'a SUM fonksiyonunu giriyoruz:
=SUM(C9:H9)
Bu sırada formülü girdiğimiz hücrenin çevresinde oluşan çerçevenin sağ alt köşesinde bir nokta
belirdiğine dikkat edin. Bu noktayı Mouse ile tutup, aynı fonksiyonun sadece bölge adresi
değiştirilerek girmesini istediğiniz bütün hücreleri kapsayacak şekilde aşağıya çekiyoruz:
38
Mouse'un düğmesini bıraktığımızda Excel bu hücrelere aynı fonksiyonu, her birine ait olması
gereken adresleri girerek, yerleştiriyor ve sonuçlarını gösteriyor.
Bölge bayi iliği de bayağı kolaylaştı, demektir! Fakat 1400 satırlık bir tabloyu baştan aşağı tararken,
parmağınız mı yoruluyor? Peki, öyleyse tarama yerine ilk fonksiyonu yazdığınız kutunun "Otomatik
doldurma" noktasını Mouse ile iki kere tıklayın; Excel, aşağıya doğru birbirine bitişik bütün
hücrelere aynı fonksiyonu (argümanlarını ve adreslerini değiştirerek) otomatik olarak girecektir.
Bitmedi! Siz otomatik doldurmadan hoşlanmışa benziyorsunuz. Öyleyse bir iki kolaylık daha
görelim:
Boş bir hücreye 1, altına veya yanına 2 yazın. İki hücreyi birlikte tarayın; 2'nin sağ alt köşesinde
otomatik doldurma noktası belirsin. Şimdi bu noktayı tutarak (2,1'in sağında ise sağa, altında ise
aşağı doğru) diğer komşu hücreleri içine alacak şekilde genişletin. Hücreleriniz 3, 4, 5, 6 şeklinde
kaç hücre kapsayacak kadar bir alanı işaretledinizse, o kadar hücreyi dolduracaktır.
Peki, 1 yerine Pazartesi, 2 yerine Salı yazın ve aynı işlemi yapın. İstediğiniz kadar hücre birbirini
izler şekilde gün adları ile doldurulacaktır. Pazartesi yerine Ocak, Salı yerine Şubat yazın; bu kez
hücreleriniz ay adlarıyla doldurulacaktır.
Windows sisteminiz Türkçe değilse veya başka bir dildeki Windows sistemine Türkçe desteği
koymamış iseniz, bu otomasyondan yararlanamazsınız. Fakat Excel Windows'unuzun varsayılan dili
ne ise ona göre gün ve ay adlarını otomatik olarak girebilir.
39
Otomatik doldurma işlemi, ilk iki değerin arasındaki boşluğu diğer hücrelere de aynen uygular. İlk
iki hücrede 2 ve 4 yazdıysanız, diğer hücreleriniz, 6, 8, 10... diye; Ocak ve Mart yazdı iseniz Mayıs,
Temmuz , Eylül... diye; Pazartesi ve Çarşamba yazdıysanız Cuma, Pazar, Salı diye doldurulacaktır.
Bu kadar kolaylıktan sonra, şimdi alıştırmalarımıza geçebiliriz.
ALIŞTIRMA 4
Önce şu Excel sayfasına bakın: Sonra, kağıt kalemi alın ve siz Excel olsaydınız, şu fonksiyonları
nasıl çözerdiniz, yazın:
1- =SUM(A5:D5)
2- =COUNT(A5:D5)
3- =AVERAGE(A5:D5)
4- =MAX(A5:D5)
5- =MIN(A5:D5)
6- =AVERAGE(A3:A7)
40
7- =COUNT(A3:A9)
8- =SUM(AVERAGE(B5:B10);MAX(B5:B10);MIN(B5:B10)
9- =SUM(3*B6;B7:B10;MAX(C5:C9);2*MIN(B8:E9)
ALIŞTIRMA 5
Şimdi Excel'i çalıştırın ve şu tabloyu oluşturun:
Türkiye'de Sektörler İtibariyle Enflasyon
(1984=100) 12 Aylık Değişmeler
1995
1996
1997
1998*
TFE
88.00
80.40
85.70
93.60
Gıda
92.30
72.20
92.50
98.60
Giyim
100.70
82.60
74.90
82.10
Konut
86.80
85.40
82.20
90.20
Mobilya
82.60
65.10
71.80
85.00
Sağlık
75.50
94.00
87.30
96.30
Ulaştırma
84.70
97.20
93.60
97.50
Eğlence
86.00
84.50
76.00
100.00
Eğitim
91.40
87.10
80.80
96.30
Lokanta-Otel
91.40
87.10
80.80
96.30
Diğer mal ve hizmetler
75.60
76.00
102.50
96.80
Cevaplarınızı sınayabilmek için 1995'i B1'e, TFE (Tüketici Fiyat Endeksi)'ni A2'ye girin ve aralarda
boşluk bırakmayın. Buna göre, Sektör adları A2:A12, 1995 rakamları B2:B12, 1996 rakamları
C2:C12, 1997 rakamları D2:D12 ve 1998'in ilk satırı aylık rakamları C2:E12 olarak sıralanacaktır.
41
Şimdi bu tabloyu girmeyi bitirdikten sonra, saat tutarak şu soruların cevaplarını alacak şekilde
fonksiyonlarınızı girin. Önce soruları okuyun; girmeniz gereken formülleri ve bunları girmekte
uygulayacağınız metodu kafanızda iyice oluşturun ve bitirdiğinizde saatinize bakın. Doğru cevapları
veren fonksiyonların tümü (12 fonksiyon) toplam 1 ile 2 dakika arasında girilmelidir.
1- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin yıllık değişim ortalamaları.
2- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin en yüksek yıllık değişim oranları.
3- Tüketici Fiyat Endeksi (TFE) hariç, bütün sektörlerin en düşük yıllık değişim oranları.
BÖLÜM IV
HÜCRELERDE OPERASYON
Excel'de her türlü işlemin temel taşının hücre olduğunu biliyorsunuz. Fakat baştan beri hücrelerimiz,
gerçekten temel taşı gibi konuldukları yerden kıpırdamıyorlar. Excel'in bütün marifeti, tablonun
hücrelerinde olabilecek değişiklikleri hesaplamalara otomatik olarak yansıtmasıydı. Elde ettiğimiz
yeni bulgular veya bir defter sayfasını ilk oluşturduğumuz zaman unuttuğumuz bir sütun, elimizdeki
verilere sonradan eklenen bir yeni satır bizi sadece nihai hesaplamalarımızı değil, fakat tablomuzun
kurlu şunu da değiştirmek zorunda bırakabilir.
Tahmin edebileceğiniz gibi, Excel'de hücre operasyonları, son derece kolay icra edilir.
42
HÜCRELERİ TOPLUCA HAREKET ETTİRME
Bir grup hücreyi sayfa üzerinde başka bir yere hareket ettirmek için, hepsini içine alacak şekilde
tarayın, sonra Mouse imlecini hücrelerinizin çevresinde oluşacak çerçevenin kenarlarından birine
götürün ve Mouse’un sol düğmesi ile tutarak, çerçeveyi ve içindeki bütün hücreleri istediğiniz yere
götürüp, bırakın. Merak etmeyin, belirli hücrelerle atıf yapan formüller ve fonksiyonlar otomatik
olarak düzeltilecektir. Fakat yine de bütün formül ve fonksiyonların düzgün şekilde aktarıldığını
incelemekte yarar var. Böyle bir toplu nakil işleminde, geride bir sıraya veya sütunu unuttuğunu fark
ederseniz, hemen Edit menüsünden Undo'yu seçin. Unuttuğunuz yeri de içine alarak, taşıma işini
tümüyle yeniden yapın. Geride kalan bir sırayı veya sütunu tek başına taşımaya kalkarsanız, formül
ve fonksiyonların karışma tehlikesi artar.
HÜCRELERİN İÇERİĞİNİ TOPLUCA SİLME
Oluşturduğunuz bir sayfada bir sıra veya sütuna artık ihtiyacınız yoksa ve içindekilerle birlikte
silmek isterseniz, bunun çeşitli yolları var. En kolayı, sıra veya sütunu tümüyle işaretleyin. Mouse
işaretini sağ alt köşesindeki noktanın üzerine getirdiğinizde işaretin ince bir artı işaretine döndüğünü
göreceksiniz. Mouse'un sağ düğmesine basarak, bu noktayı işaretli alanın en üst kenarına doğru
sürükleyin. Mouse'un üzerinden geçtiği hücre gri renk alacaktır. Mouse'un düğmesini nerede
bırakırsanız, oraya kadar olan hücrelerin içeriği tümüyle silinecektir.
SIRA VEYA SÜTUNLARI SİLME
43
Tümüyle ortadan kaldırmak istediğiniz sıranın rakamını, sütunun harfini Mouse ile bir kere tıklayın.
Satırın veya sütunun tümü seçilecektir. Edit menüsünden Delete maddesini seçin. Satır veya sütun
tümüyle yok olacak, alttaki veya sağdaki sütun onun yerini alacaktır. Böyle bir toplu silme işleminde
Excel formül ve fonksiyonları çoğu zaman başarıyla güncelleştirir. Formül veya fonksiyonlar silinen
satır veya sütundaki bir hücreye atıfta bulunuyorsa, formül veya fonksiyonun yerinde #REF!
(Referans Hatası) mesajını görürsünüz. Bu yöntemle birden fazla satır veya sütunu yok ekmek için,
Mouse imlecini, düğmeyi bırakmadan, adres rakamları veya adres harfleri üzerinde sürükleyin.
SATIR, SÜTUN VEYA HÜCRE EKLEME
Çoğu zaman Excel tablolarınızda bir hesap için veya yeni bir kalem mal için yeni bir satır veya
sütun oluşturmak isteyebilirsiniz. Sadece bir satır veya sütun eklemek istediğiniz zaman, ihtiyaç olan
yerde bir hücreyi sağ tıklayın ve açılacak menüden Insert (Ekle) maddesini seçin; açılacak kutudan
yeni bir satır için Entire Row (Tam Satır), yeni bir sütun için Entire Column (Tam Sütun) maddesini
işaretleyerek, OK'i tıklayın:
Kimi zaman iki hücrenin arasında bir hücre eklemek isteyebilirsiniz. Excel bunu yandaki hücreleri
sağa veya aşağıya iterek yapar. Hücre eklemek istediğiniz yerin solunda veya üstündeki hücreyi sağ
tıklayın, açılacak menüden Insert'i seçin; açılacak kutuda işaretli hücreden itibaren bütün hücrelerin
sağa gitmesini istiyorsanız "Shift cells right," aşağı gitmesini istiyorsanız "Shift cells down"
maddesini işaretleyerek OK'i tıklayın.
44
Ekleme işini yaparken kaç satır, sütun veya hücre işaretlerseniz, Excel o kadar satır, sütun veya
hücre ekleyecektir.
Söylemeye bile lüzum yok; formül ve fonksiyonlarınızın atıfta bulunduğu adresler otomatik olarak
güncelleştirilecektir.
HÜCRELERE NOT EKLEME
Bir ekip ile birlikte üzerinde çalıştığınız Excel dosyasında bir hücredeki bilgiye ilişkin olarak diğer
kullanıcılara not vermek isteyebilirsiniz. Örneğin ortak bir araştırma projesinde, belirli bir grup
bilginin yeniden kontrol edilmesi gerekebilir. Excel, yüklemiş olduğunuz sürüme bağlı olarak ister
yazılı, ister sözlü, Hücre Notu (Comment) oluşturabilir.
Excel not eklemek istediğiniz hücreyi sağ tıklayın ve açılacak menüden "Insert comment"
maddesini seçin. Varsayılan ölçüleriyle Comment/Yorum kutusu açılacaktır. Bu kutuya yazmak
istediğiniz notu yazın ve başka bir yeri tıklayın. Şimdi bu hücrenin sağ üst köşesinde küçük bir
kırmızı üçgen belirecektir. Mouse imlecini böyle işaret bulunan bir hücrenin üzerinde birkaç
saniye tutarsanız, Excel notu görüntüleyecektir. Böyle bir hücreyi tekrar sağ tıklarsanız bu kez
açılacak menüde "Edit comment" (Yorumu değiştir) ve "Delete comment" (Yorumu kaldır)
menülerini de göreceksiniz.
Excel'in farklı sürümlerinde, bir hücreyi sağ tıkladığınız zaman açılan menüde veya bir hücreyi
seçerek Insert menüsünü tıkladığınızda maddeler arasında "Note..." satırını göreceksiniz. Bu
45
maddeyi tıkladığınızda "Cell Note" diyalog kutusu açılır ve hem not metnini hem de istiyorsanız
bir ses kaydı yapmanızı sağlayan kontrolleri görürsünüz.
KOPYALA VE YAPIŞTIR
Windows ortamında, Pano (Clipboard) denilen bilgi tutma aracından yararlanarak kopyalama,
kesme ve yapıştırmaya aşina olmalısınız. Excel'de aynı aracı kullanarak, hücreleri, içerikleri ile
birlikte bir yerden diğerine kopyalayıp, yapıştırabilirsiniz. Bunun için kesmek veya kopyalamak
istediğiniz hücreyi sağ tıklayıp, açılan menüden Kes veya Kopyala maddelerini seçebileceğiniz
gibi, Edit menüsünden Kes veya Kopyala maddelerini de seçebilirsiniz. Daha sonra hedef hücreye
giderek, ya yine sağ tıklayarak açılacak menüden, ya da Edit menüsünden Paste maddesini
seçerek, kestiğiniz veya kopyaladığınız hücreyi yapıştırabilirsiniz.
Diğer Windows uygulama programlarından faklı olarak Excel'in keserek veya kopyalayarak başka
bir yere yapıştırdığınız hücrenin içeriği "akıllı kopyalama" denen yöntemle değiştirilir, yeni
yerine uygun hale getirilir. Bunu bir kez deneyelim.
46
Bizim tüp gazcının Excel dosyasını açın; A15'deki TOPLAM diye başlayan satırın altında bir
boşluk bırakıp, A17'ye Ortalama, A18'e En Çok, A19'a En Az diye yazın. Ortalamanın karşısına
Ocak rakamlarının altına (B17) bu sütundaki rakamların ortalamasını aldıracak fonksiyonu girin.
Aynı şekilde En Çok satırında Ocak rakamlarının altına (B18) bu sütundaki rakamların en
çoğunu; En Az satırına en azını bulacak fonksiyonu girin.
Sonra Ocak Ortalaması hücresini işaretleyin ve kopyalayın. Şimdi, Ortalamanın hizasındaki
Şubat-Toplam hücrelerinin tümünü seçin ve herhangi birini sağ tıklayarak açılan menüden Paste'i
seçin. Ocak ortalamasını tıklayın; fonksiyona bakın. Örneğin Nisan ortalamasını tıklayın,
fonksiyona bakın.
Fonksiyonların argümanları aynı, ama argümanların hedef bölgeleri değişmiş mi? Excel dilinde
buna akıllı kopyalama denilir. Keşke bütün bilgisayar programları bu kadar akıllı olsa!
Fakat bu akıllılık kimi zaman işinize yaramayabilir. Öyle bir an olur ki, bir Excel sayfasına,
formülleri ile değil sadece sonuçları ile yani ham verici olarak aktarmak isteyebilirsiniz. Bu
durumda kesme veya kopyalamadan sonra, sıra yapıştırmaya geldiğinde Paste maddesini değil
Paste Special (Özel yapıştır) maddesini seçmelisiniz.
Bir örnek yapalım. Biraz önce oluşturduğunuz altı aya ve mahalle toplamlarına ait Ortalama, En
Çok ve En Az verilerinin bulunduğu hücreleri (B17:H19) seçin ve kopyalayın. Sonra, herhangi
bir hücreyi sağ tıklayın, açılacak menüden Paste Special'ı seçin:
47
Açılacak diyalog kutusunda Values (Değerler) maddesine işaret koyun ve OK'i tıklayın. 8 sütunlu
üç sıralı kaynak verileri, yeni yere aynen kopyalanacaktır. Tabii burada "aynen" sonuç itibariyle
doğru; fakat orijinal fonksiyonları almadığınız için doğru değil. Sınamak için örneğin Nisan
sütununun En Çok hücresini tıklayın. Formül çubuğunda daha önce verdiğiniz fonksiyonu
göreceksiniz. Şimdi biraz önce yapıştırdığınız rakamlardan Nisan En Çok'una denk gelen hücreyi
tıklayın; Formül çubuğunda sadece rakamı göreceksiniz. Bunun sebebi, yapıştırma sırasında
Excel'e sadece verileri yapıştırmasını söylemiş olmanızdır. Paste Special kutusunu kullanarak
kestiğiniz veya kopyaladığınız hücre veya hücrelerin tüm içeriğini veya sadece formüllerini,
değerlerini, biçimini, yorumlarını yapıştırabilirsiniz.
ALIŞTIRMA 6
Sınıf arkadaşınız sizin Excel ile inanılmaz işler yaptığınızı duydu ve sizden yazılılarda ve yarıyıl
sınavlarında aldığı notları toplu hale görebileceği ve bu gidişle yıl sonunda kaç alabileceğini
gösteren bir listeyi size verdi ve siz de şu aşağıdaki Excel sayfasını yaptınız:
2’nci Sınıf
1’nci
Yazılı
2’nci Yazılı
Yarıyıl
1’nci
2’nci
Yıl
Sınavı
Yazılı
Yazılı
Sınavı
48
sonu
NOT
Ticaret Hukuku
6
8
4
8
6,5
Şirketler Hukuku
7
7
7
8
7,25
İktisat
9
9
9
9
Medeni Hukuk
3
3
5
3,66667
Uluslararası İlişkiler
8
8
10
Araştırma Met odları
6
7
8
Devrim Tarihi
10
7
9
8
7
10
Tablonuzu oluştururken, kopyalama yönteminden yararlanmayı unutmayın.
1- Sonra, notlara bakınca zaten dersleriyle ne kadar ilgili olduğu anlaşılan arkadaşınız, geldi ve
Kamu Maliye dersini unuttuğunu söyledi. Tabloya 6'ncı sırada Kamu Maliyesini girin. Notlar,
sırasıyla, şöyle olacak: 5 ve 5.(Birinci yarıyıl sonu sınavının notu henüz belli değil; ikinci
yarıyılda henüz sınav olmamışlar!)
2- Aradan biraz daha zaman geçti ve arkadaşınız tekrar sizi aradı, Kamu Maliyesi hocasının
meğerse bir üçüncü yazılı yaptığını, fakat kendisinin bu sınavı kaçırdığını, ikinci yarıyılda da üç
ara sınav yapacağını öğrendiğini söyledi. D sütununu "3'ncü yazılı" notlarına ayırın. (a) Ortalama
hücrelerini düzeltmek isterseniz ne yapmanız gerekir? (b) Ortalama hücrelerini düzeltmeden,
fakat üçüncü sınavı olmayan derslerde bu sınavı ortalamaya katmamak için ne yapmak
zorundasınız?
49
8,5
9
3- İkinci yarıyılın ortalarında arkadaşınız Uluslararası İlişkiler profesörünün değiştiğini, yeni
hocanın derse devam zorunluğu getirdiğini ve derse devam notunun yüzde 20'sini, sınav
ortalamalarının üzerine ekleyeceğini söyledi. (Not böylece 10'u geçerse, öğretmen o öğrenciye
kendi kitaplarından birini armağan edecek!) İkinci yarıyıla derse devam sütunu ekleyin ve bu
dersin nihai not ortalamasını yeni sütundaki sayının yüzde 20'si toplanacak şekilde değiştirin.
(Not 10'u geçerse aldırmayın. Daha sonra şartlı hesaplamaları ele alacağız.) Bu fonksiyonunuz
nasıl olmalıdır?
4- Araştırma Metotları dersinde ikinci yarıyılda öğrencilerden bir araştırma yapmaları ve
araştırma raporu yazmaları istendi. Bu uygulamada öğrenciler iki not alacaklar: Araştırma
tasarımı ve araştırma raporu. Bu iki notun ortalaması, dersin nihai notunu, derste yapılacak
sınavlar ve yarıyıl sınavları sonuçları ile eşit değerde etkileyecek. "Araştırma Ödevi" adını
vereceğiniz bu uygulamayı (a) satır yaparsanız tablonuzda ne gibi değişiklikler yapmalısınız; bu
durumda bu dersin nihai notunu belirleyen fonksiyon ne olmalıdır? (b) Araştırma Ödevinin iki
öğesini ayrı ayrı sütun yaparsanız ne gibi değişiklikler yapmalısınız; bu dersin nihai notunu
belirleyen fonksiyon nasıl olmalıdır?
50
51
BÖLÜM V
EXCEL'DE ADRESLER
Şu ana kadar gördüğümüz kadarıyla bile, Excel'in hesaplamalarda muhteşem bir adres sistemi
kullandığını söyleyebiliriz. Otomatik doldurma noktalarını çekerek, yeni hücrelere mevcut
fonksiyonları adreslerini güncelleştirerek alabilmemiz; kopyalama, kes ve yapıştır yönteminde
adreslerin otomatik olarak güncelleştirilmesi ve fonksiyonlarda kullanılış şekliyle, hücre
adreslerinin Excel'de önemli bir yer tuttuğu da anlaşılıyor.
GÖRELİ VE MUTLAK ADRESLER
52
Akıllı doldurma ve akıllı yapıştırmada, örneğin G10'daki bir =SUM(G2:G9) fonksiyonu, H10'a
aktarıldığında =SUM(H2:H9) oluveriyor. Bu büyük kolaylığın işe yaramadığı durumlar olamaz
mı? Olabilir. Örneğin, Orantı (proportion) hesaplarında, formülleri ve fonksiyonları yukarıdan
aşağı doğru kopyalayıp, güncelleştirmek işimize yaramaz.
Türkiye'de bölgeler itibariyle turizm yatırımı için alınan ruhsat sayılarına ilişkin şu tabloyu
inceleyin:
A
1
B
C
D
Burada, 1309 toplam ruhsattan
Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996)
Marmara bölgesine verilenlerin
2
3
orantısını
Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı
4
5
bulmak
istersek,
159/1309 şeklinde bir hesap
Coğrafi Bölge
Sayı
Orantı
yapmamız gerekir. (Bunu yüzde
6
7
Marmara
159
8
Ege
530
9
Akdeniz
385
10
Orta Anadolu
74
11
Karadeniz
67
12
Doğu Anadolu
53
13
Güneydoğu Anadolu
41
olarak ifade etmek istersek, elde
ettiğimiz sayıyı 100'le çarparız.
Yüzde hesabı bütün orantıları
100 tabanında standart hale
getirir. Bu anlamda orantı, payın
14
15
1 tabanında ifadesi demektir.)
Toplam
1309
16
Şimdi bu tabloyu siz de oluşturun ve B15'e
53
=SUM(B7:B13)
fonksiyonunu, Marmara Bölgesi'nin toplam içindeki payını verecek orantı hesabı için de C7'ye
=B7/B15
formülünü girin. Daha önce öğrendiğiniz otomatik doldurma yöntemine göre, C7'yi seçin ve sağ
alt
A
1
B
C
noktayı,
bütün
D
Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996)
bölgeleri
kapsayacak
şekilde
aşağı doğru çekin ve bırakın.
2
3
köşedeki
Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı
Excel
C7'deki
formülü,
4
5
Coğrafi Bölge
Sayı
işaretlediğiniz
Orantı
6
hücrelere
uygulayacak ve hepsine de bir
7
Marmara
159
0,121467
8
Ege
530
#DIV/0!
9
Akdeniz
385
#DIV/0!
10
Orta Anadolu
74
#DIV/0!
11
Karadeniz
67
#DIV/0!
12
Doğu Anadolu
53
#DIV/0!
13
Güneydoğu Anadolu
41
#DIV/0!
sayıyı
sıfıra
yaptığımıza
bölme
ilişkin
hatası
mesaj
verecektir!
Neden?
Çünkü
otomatik
14
15
Toplam
doldurma fonksiyonu, "B7/B15"
1309
olan ilk formülümüzü alıp, her
16
bir hücreye, solundaki verilere uyarlayarak, yerleştirdi. Örneğin, C8'deki formülümüz "B8/B16"
oldu. Excel'in kopyalama veya otomatik doldurma da kullandığı otomas-yon, aslında hücre
54
adreslerini orijinal formülün bulunduğu hücreye göre arttırma veya eksiltmeye dayanır. Yapmak
istediğimiz işlem satıra veya sütuna bağımlı bir işlem olsaydı, daha önce olduğu gibi, otomatik
doldurma bize büyük bir kolaylık sağlayabilirdi. Ama burada sağlamıyor. Örneğin C8'deki
formülümüzün, "B8/B15" olması gerekiyor ki, Ege bölgesinde alınan turizm yatırım ruhsatlarının
ruhsat toplamlarına orantısını doğru olarak bulabilelim.
Fakat hemen Excel'in o kadar da akıllı olmadığını düşünmeyin. Başta Excel'e ilk yazdığımız
C7'deki formülün hangi bölümünün "göreli" olduğunu yani yeni yerlere uyarlanması gerektiğini
hangi bölümünün mutlak olduğunu yani olduğu gibi bırakılması gerektiğini söylemiş olsaydık,
Excel otomatik doldurma işlemini doğru olarak yapabilirdi.
Burada adreslerin "göreli" (veya nisbi) ve mutlak adresler olarak ikiye ayrıldığını söylemiş
oluyoruz. Şu ana kadar yazdığımız şekliyle normal adresler, yani örneğin C8 bir göreli adrestir.
Herhangi bir otomatik işlemde bu adresin referansı, yeni hücrelerin adresine göre değiştirilir.
Oysa bu adresi "$C$8" olarak yazarsak, yani hem sütun hem de satır adresinin önüne $ işareti
koyarsak, bu adres mutlak adres halini alır. Otomatik işlemlerde bu adres değiştirilmez; çünkü
referans konusu hücre, referansın yapıldığı yere göre değişebilir nitelikte değildir. Bizim toplam
ruhsat sayısını yazdığımız B15 hücresi gibi.
Şimdi C7'ye dönelim ve formülümüzün ikinci bölümünü yani B15'i mutlak, değişmez hale
getirelim. C7'deki formülü şu şekilde değiştirin:
=B7/$B$15
55
Sonra, aşağıda hata mesajı bulunan kutuların tümünü şeçin ve otomatik doldurma noktasının
Mouse imleyici tutarak, yukarıya kadar getirerek içindekileri silin (Bu işlemi başka kaç türlü
yapabileceğinizi de bu arada bir hatırlayın!). Şimdi C7'yi işaretleyerek, otomatik doldurma
noktası C13'e kadar getirin. İşte şimdi toplam ruhsat sayısı 1 olursa, her bir bölgede verilen ruhsat
sayısının orantısını bulmuş olduk. C8'den C13'e kadar hücrelerinizi tek tek kontrol ederseniz,
B15'e yapılan referansın sabit kaldığını, buna karşılık her bölgenin kendi rakamını içeren
hücrenin adresinin uygun şekilde değiştirildiğini göreceksiniz.
Peki, doğru rakamları elde etmeyi başardık; fakat ondalık işaretinden sonra altı haneli sayılar
okuma ve anlama açısından zor değil mi? Üstelik şu anda üzerinde uğraştığımız hesapta, bu
rakamların bu kadar ayrıntılı olması, bize turizm ruhsatlarının dağılımını anlamakta ve geride
kalan yörelere ağırlık vermek üzere bir program oluşturmakta gerekli mi? Burada virgülden sonra
sadece iki basamaklı bir sayı olsa, belki rakamları daha kolay kavrayabiliriz.
Bunun için Excel'e ondalık işaretinden sonra kaç haneli sayı istediğimizi söylememiz gerekir.
Bunu da, yeniden biçimlendirmek istediğimiz tüm hücreleri seçerek(C7:C13) ve sağ tıklayarak
açtığımız menüden "Format cells..." maddesini seçerek yapabiliriz:
56
Daha önce de kullandığımız bu diyalog kutusunda bu kez, kategori hanesinde Number (Sayı)
maddesini seçin, sağ tarafta belirecek kontrollerden "Decimal places" (ondalık haneler)
kutusunda virgülden sonra kaç basamak istiyorsanız, o sayıyı buluruz. Bize, şu anda virgülden
sonra iki rakam yeterli olduğuna göre, buradaki sayıyı 2 yapacağız ve OK'i tıklayacağız.
Tablomuzdaki bütün ondalık bölümler iki haneli hale gelecektir.
Tablomuzun yeni şekline bakınca, çoğu kişinin 1 tabanlı orantı hesabına fazla aşina olmadığını
düşünebiliriz. Genel olarak oranların 10 veya 100 üzerinden ifade edilmesi daha anlaşılır sonuçlar
verir. Bütün bu uğraşıdan sonra, orantı sütunumuzu yüzde hesabına çevirmeye karar veriyoruz.
Bu işlemi çok uğraşmadan nasıl yapabiliriz?
İşte C8:C13'ü temizleyerek başlayalım. Sonra C7'deki formüle "çarpı 100" ifadesini ekleyelim.
C7'yi seçtiğiniz zaman formül çubuğunda formülünüzü göreceksiniz. Bu çubuğun içini tıklayın ve
en sona "*100" yazın. Formül şöyle olacak:
=B7/$B$15*100
Sonra, bu hücrenin otomatik doldurma noktasını, C13'e kadar aşağı çekin. Bütün rakamlarınız
yüzdeye dönüşmüş olmalı. Fakat biraz önce virgülden sonra iki basamak istediğimiz için rakamlar
iki basamaklı hale geldi. Oysa böyle bir hesapta bize bir basamak yeter. Tekrar C7:C13'e
işaretleyin; seçilen hücreleri sağ tıklayın ve açılacak kutudan "Format cells..." maddesini seçin.
Virgülden sonraki ondalık basamak sayısını 1'e düşürün. İşte şimdi 1997 itibarıyla verilen turizm
yatırım ruhsatlarının bölgeler arasında dağılımını anlamlı bir şekilde görebiliyoruz.
57
A
1
B
C
D
Bölgelere Göre Turizm Yatırımı Ruhsatları (Aralık 1996)
2
3
Ruhsat Verilen Turizm Yatırımı
4
5
Coğrafi Bölge
Sayı
Orantı
6
7
Marmara
159
12,1
8
Ege
530
40,5
9
Akdeniz
385
29,4
10
Orta Anadolu
74
5,7
11
Karadeniz
67
5,1
12
Doğu Anadolu
53
4,0
13
Güneydoğu Anadolu
41
3,1
14
15
Toplam
1309
16
OTOMASYONA YARDIMCI OLALIM
58
Bu istatistik işi size sarmaya başladı galiba! Öyleyse şu tabloyu birlikte inceleyelim:
Bu tabloya bakarken, aklınıza, acaba
1980 - 1995 Nüfus Sayım Sonuçları (000 olarak)
Türkiye'nin nüfusu 2100 yılında veya
Yıl
Nüfus
1980
44,439
1988
53,715
1981
45,540
1989
54,893
1982
46,688
1990
56,098
1983
47,864
1991
57,326
1984
49,070
1992
58,584
1985
50,306
1993
59,869
1986
51,433
1994
61,183
1987
52,561
1995
62,526
2500 yılında veya 3000 yılında ne olacak
diye bir soru geliyor mu? Ee, boşuna
demedik bu istatistik sizi bayağı sardı
diye.
Peki öyleyse, çalıştırın Excel'i ve tabloyu
giriverin. (Biliyorum, söylemesi kolay!) 2100, 2500, 3000 yılında ya da arzu ettiğiniz başka bir
yüzyılda ülkenin nüfusu ne olacak sorusuna cevap ararken bize önce sağlam bir artış oranı rakamı
gerekiyor. Ülke nüfusu gibi oldukça basit değişkenlerde 15 yıllık bir dizi, bize hemen doğru bir
eğilim gösterebilir. Yani bu tabloya bakarak, Türkiye'nin aşağı yukarı doğru bir nüfus artış hızını
hesaplayabiliriz, ya da daha doğru ifadeyle Excel'e hesaplattırabiliriz.
59
Tablonuzun şu şekli almış olmasına dikkat edin; böylece aşağıdaki hücre adresi referanslarını
uygulayabilirsiniz:
60
A
1
B
C
D
E
Önce yapacağımız işe karar
1980 – 1995 Nüfus Sayım Sonuçları
2
3
F
verelim:
Yıl
Kullanabileceğimiz
Nüfus
sağ-lam bir nüfus artış hızı
4
5
1980
44439
6
1981
45540
7
1982
46688
8
1983
47864
9
1984
49070
10
1985
50306
11
1986
51433
12
1987
52561
13
1988
53715
14
1989
54893
15
1990
56098
16
1991
57326
17
1992
58584
18
1993
59869
19
1994
61183
20
1995
62526
oranı bulabilmek için önce bize
elimizde mevcut rakamların bir
önceki yıla göre artış oranı
gerekiyor.
Daha
oranların
sonra
bu
ortalamasını
hesaplaya-biliriz.
(Gerçek
nüfus artış tahminleri, istatistikte İhtimal Hesabı adı verilen
yöntemle ve P(n)=P(0)e(m)
şeklinde
hesaplanır.
bir
Fakat
formülle
burada
uygulaya-cağımız yöntem de
21
çok
yanlış
sonuç
vermez.)
Demek ki, Nüfus sütununun yanına bir Artış Oranı sütunu açacağız.
Peki: D3'e Oran yazın. 1980'den önceki ramak elimizde olmadığına göre, oran hesabına 1981'den
itibaren başlayacağız. 1981'deki Oran hücresine, 1980'den 1981'e değişimi bulacak bir formül
kolayım:
61
=C6/C5
Burada elde edeceğimiz sayıları 100 tabanıyla ifade etmemize, yani yüzde olarak belirtmemize
henüz gerek yok. Fakat oldukça hassas bir hesap yapacağımıza göre, oranı daha iyi anlamak için
ondalık basamağın mümkün olduğu kadar uzun, örneğin dört haneli olması daha iyi olacaktır.
(Siz ekranda gösterilmesi istemeseniz de Excel kendi hesaplarında kullanabildiği kadar çok
basamaklı sayı ile hesap yapar.)
Bu formülü D6'ya konuyu ve bu hücrenin otomatik doldurma noktasını tutarak, D20'ye kadar
aşağı çekin. Hmmm; demek ki son 15 yıllık nüfus artış oranı yüzde 2 ila 3 arasında değişiyor.
Peki, bu oranların ortalaması nedir?
Hesaplarınıza karışmayacak ve tablonuzun görünümünü bozmayacak bir yere, örneğin F3'e
"Ortalama Artış Oranı" yazın, G3'e de bu oranı bulacak fonksiyonu girin. Ortalama artış oranı,
adı üstünde, artış oranlarının ortalaması olacaktır. Yani, D6;D20'nin ortalamasını alacağız:
=AVERAGE(D6:D20)
Bu kadar çok birbirinin aynı rakamın ortalaması da aynı olacaktır! Nitekim, bu formülün sonucu
yüzde 102.3, Oran sütununda en çok tekrar eden rakam.
Şimdi, Yıl sütunumuza 1996'dan diyelim ki 3000 yılına kadar, yılları girmemiz gerekir. Tabii
bunun bir yolu, B21'e 1997, B22'ye 1998, B23'e 1999 diye sırasıyla bin adet yılı yazarsınız!
62
Excel'de bunun kestirme bir yolu yok mu? Var, tabii. Yıl sütunundaki değerleri de bir formül gibi
düşün. Diyelim ki, D21'e, "Senin değerin, D20'ye bir eklenerek bulunsun!" desek ve sonra bu
hücreyi otomatik kopyalarken içerdiği formülü otomatik olarak güncelleştirmiyor mu? Peki
öyleyse, D21'e aynen şu formülü girin:
=D20+1
O da ne: 1996,0000? Tabii, Excel ondalık hanesine biraz önceki talimatınız uyarınca dört rakam
koyuyor. Bunu 0'a indirin, yıl yıla benzeyecektir.
Şimdi, bu hücreyi 3000 kere kopyalamaya geldi sıra. Fakat u söylendiği kadar zor bir iş değil.
Otomatik doldurma noktasını tutun ve Mouse işaretini Excel'in çerçevesinin altına doğru çekin.
İki saniye elinizi oynatmadan durabilirseniz, 6450 yılını da tablonuza yerleştirmiş olabilirsiniz!
Yılları girdik. Şimdi sıra geldi nüfus sütununu doldurmayı. 1996'nın karşısına yazacağımız nüfus
tahminini Excel vereceğimiz formülle hesaplayacak ve bir bu hücreyi aşağı doğru otomatik
kopyalayacağız. Bu formül, ortalama artış oranının, 1996'dan itibaren her yıl için reel artış oranı
olacağı varsayımına dayanarak, örneğin "1996 nüfusu=1995 nüfusu*artış oranı" formülüyle
(ve tabii Devlet Planlama Teşkilatı'na haber vermemek şartıyla) bulunabilir. O halde C21'de
formülümüz şöyle olacaktır:
=C20*$G$3
63
Biraz sonra bu hücreyi otomatik olarak diğer yıllara kopyalatırken, Excel C20'yi C21, C22, C23...
diye yeni hücreye göre güncelleştirirken, G3'ü de G4, G5, G6... yapmasın diye, ortalama Artış
Hızı Oranı'nı yazdığımız G3'ün adresinin mutlak olduğunu belirtiyoruz. Bu hücrenin otomatik
doldurma noktasını tutup, yıllarınız boyunca aşağı çekin. İşte size 4000'li yıllara kadar otomatik
nüfus
tahmin
tablosu.
Benim
tabloma
göre
3000
yılında
Türkiye'nin
nüfusu,
539,976,683,578,67l,000 ya da kabaca 540 katrilyon olacakmış! Şimdi bu hesabın doğru mu
yanlış mı olduğunu sınamak için, bizim tablomuzun 2000 yılı tahminine bakalım: 70 milyon 064
bin. Bir de Devlet İstatistik Enstitüsü'nün rakamına bakalım: 69 milyon 694 bin. Arada yarım
milyon oynuyor ki, bu yaptığınız işlemi DPT'ye bildirmemeniz için sizi neden uyardığımı da
gösteriyor!
Şaka bir tarafa, 3000 yılı değilse bile diyelim ki 2050 yılındaki nüfusu doğru tahmin etmek, okul
sayısından tutun, fırın sayısına kadar her türlü sosyal, ekonomik ve siyasal planlama için
önemlidir. Toplumların her türlü ihtimale karşı hazırlıklı olması gerekir. Şimdi diyelim ki siz bu
tür ihtimallerle ilgili bir sosyal planlama işi yapıyorsunuz ve nüfus artış ortalamasının biraz
azalması veya biraz artmasının sonuçlarını bilmek istiyorsunuz. Yani G3'de binde 1'lik bir azalma
2050 yılındaki nüfusu nasıl etkileyecektir? Ya da bu rakamdaki binde 2'lik bir artışın sizin
planlarınıza etkisi ne olacaktır?
Böyle bir araştırma yapmak istiyorsunuz, ama gözünüzü korkutan, bütün bu formüllerimize
G3'deki değeri mutlak olarak koyduk: Yani G3'ün içeriğini değiştirmekle, Excel'e 3 bin küsur
hesabı yeni baştan yaptırabilirsiniz. Fakat şu andaki durumu itibarıyla G3'te değişiklik
64
yapamazsınız, çünkü G3 değerini başka bir hesabın sonucundan alıyor. G3'ü tıklayıp, mevcut
fonksiyonun yerine vermek istediğiniz yeni artış oranı değerini yazın ve tablonuzu inceleyin.
Diyelim ki, G3'ü 1,0230 olarak değil de 1,0200 olarak tahmin ediyorsunuz. 2050 yılı için
tahmininiz olan 218 milyon rakamı da 185 milyona düşecektir.
Fakat böyle bir yukarı, bir aşağı gidip gelmek zor olmuyor mu?
Excel sayfasını aşağı yukarı hareket ettirdiğiniz kaydırma çubuğunun yukarı okunun ve sağa sola
hareket ettirdiğiniz kaydırma çubuğunun sağa bakan okunun önünde ince bir çizgi göreceksiniz.
Buna "Sayfa bölme aracı" denir. Mouse imleciyle bunu çizgileri tutar aşağı veya sola hareket
ettirirseniz, tablonuz ortadan ikiye bölünecek ve üst taraf ayrı, alt taraf ayrı hareket imkanı
kazanacaktır. Şimdi üst tarafta G3, alt tarafta da 2050 tahmini görülecek şekilde sayfanızı ikiye
bölün. Ve başlayın G3'de farklı değerler vererek, 2050 yılında nüfus tahmininizdeki değişiklikleri
izlemeye. Söyledik size istatistiği sevdiniz diye!
HÜCRELERİ ADLANDIRMA
Hücrelerin göreli adresini yazmak nispeten kolay (G3), fakat mutlak adresleri yazmak bazen
zahmetli olabilir ($G$3). Sonra G3 kolay akılda kalan bir isim değil. Bunun yerine G3'e "Artış
oranı" gibi bir isim veremez miyiz? Bütün atıflarımızı, yazacağımız adresleri bu isimle yapamaz
mıyız?
65
Tabii yapabiliriz. Buna Excel dilinde hücreleri adlandırma denilir. Adlandırmak istediğiniz
hücreyi tıklayın, Formül Çubuğu'nun solunda Name Box (İsim Kutusu) denilen kutuda hücrenin
normal adresini göreceksiniz. Bu kutunun içine hücreye vermek istediğiniz adı yazın. Hücre
adlarında boşluk olamaz, 255 karakteri geçemez, mutlaka harfle başlaması gerekir ve aritmetik
işlem
işaretleri
yer
alamaz.
Örneğin
G3'e
"Ortalama
Artış
Oranı"
değil,
"Ortalama_Artış_Oranı" adını verebilirsiniz.
Adlandırdığınız hücrelere adlarıyla atıfta bulunabilirsiniz. Örneğin, yukarıda C21'e yazdığımız
formül, "C20*$G$3" yerine "C20*Ortalama_Artış_Oranı" şeklinde yazılabilirdi.
Hücreleri bir kere adlandırdınız mı, bu isimler, Excel tarafından bir liste olarak tutulur ve İsim
Kutusu'nun yanındaki seçme oku tıklandığında gösterilir. Bir formül ve fonksiyon yazarken,
buradan yapacağınız seçme doğruca formül veya fonksiyonda gösterilir. Yani defalarca ve uzun
uzun "Ortalama_Artış_Oranı" yazmanıza da gerek yok.
Bir de Excel'in adlandırılmış hücrelere yapılan atıfların mutlak olduğunu varsaydığını
hatırlatalım. Yani adlandırılmış hücrelerin adresleri otomatik doldurma ve kopyalamada
değiştirilmez.
İsterseniz bir grup hücreyi de topluca adlandırabilirsiniz. Diyelim ki, daha önceki bölümde
yaptığımız sınav sonuçları sayfasında, birinci ve ikinci yarıyıl notlarını iki ayrı grup olarak
adlandırabilirsiniz. Bunun için B4:E9 grubuna "Birinci_Yarıyıl",
66
F4:L9 grubuna da
"İkinci_Yarıyıl" adını vererek, yarıyıl not otamaları ve benzeri hesaplarda doğruca bu grubu adres
gösterebilirsiniz. Örneğin, =AVERAGE(B4:E9) yerine, =AVERAGE(Birinci_Yarıyıl) yazmanız
kafidir.
Excel,
hücre
ve
adres
grubu
isimlerinde
büyük
harf-küçük
harf
farkı
gözetmez.
"BİRİNCİ_YARIYIL" ile "birinci_yarıyıl" Excel açısından aynı isim sayılır.
KARMA ADRESLER
Bir formül veya fonksiyonda adresin sütun bölümünün mutlak, satır bölümünün göreli veya tersi
olmasını istediğiniz durumlar olabilir. Şu sayfayı inceleyin:
A
1
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
Çarpım Cetveli
2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
4
2
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
5
3
3
6
9
12
15
18
21
24
27
30
6
4
4
8
12
16
20
24
28
32
36
40
7
5
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
8
6
6
12
18
24
30
36
42
48
54
60
9
7
7
14
21
28
25
42
49
56
63
70
10
8
8
6
24
32
40
48
56
64
72
80
11
9
9
18
27
36
45
54
63
72
81
90
12
10
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
67
13
Bir çarpım cetvelinde hücrelerde sütun ve satır başındaki sayıların çarpım sonuçları yer alır.
Excel dilinde söylersek, örneğin B3'ün değeri, A sütununda 3'ncü satırdaki hücrenin değeri ile B
sütununda 2'nci hücrenin değerinin çarpımıdır. Bu satırdaki diğer bütün hücrelerin değerini
bulmak için, B3'deki formülün sadece çarpma işaretinden sonraki bölümünün sütun adresini
değiştirmemiz yeterlidir. Aynı şekilde B3 ile aynı sütundaki diğer hücrelerin değerlerini
bulabilmek için B3'deki formülün sadece çarpma işaretinden önceki bölümünün satır adresini
değiştirmemiz yeterli olacaktır. Bu sebeple B3'deki formülün çarpma işaretinden önceki
bölümünün sütun bölümü mutlak, satır adresi göreli, satır adresi mutlak olmalıdır. Buna göre
B3'de formülü şöyle yazarız:
=$A3*B$2
Formülü yazdıktan sonra bu hücrenin otomatik doldurma noktasını tutar K sütununa kadar
çekerseniz, formülünüz 3'ncü satırın tümüne uyarlanmış olur. On sütunluk 3'ncü satırın otomatik
doldurma noktasını tutar 12 satırına kadar indirirseniz, bu kez formül bütün satırlar için
uyarlanmış olur. Bu durumda "on çarpı on" satırının formülünü Excel'e bakmadan söyleyebilir
misiniz? Çok kolay: B3'deki formüle bakın; işaretten önceki bölümde sütun adı yani A sabit
kalacak, fakat satır sayısı değişecek, yani "on çarpı on" hücresi 12'nci satırda olduğuna göre
formülün birinci bölümü $A12 olacak. İşaretten sonraki bölümde ise sütun adı değişecek fakat
satır adı 2 olarak kalacak; yani "on çarpı on" K sütununda olduğuna göre K$2 olacak. Sonuç
itibariyle "on çarpı on" hücresinin formülü "$A12*K$2" olmalıdır.
68
Bu tür, bir bölümü mutlak, bir bölümü göreli adreslere "karma adresler" veya "karma referans"
adı verilir.
ALIŞTIRMA 7
1- Turizm Yatırımları tablomuzu açın. Turizm yatırımlarının bölgeler arasında çeşit olmasa bile
eşite yakın dağılmasını savunan bir turizm planlamacısı olarak hangi yörelere ağırlık vermeniz
gerektiğini düşünürken, önce hangi yörelerin geri kaldığını belirlemek istiyorsunuz. Bunun için
bir katsayı veya bir ortak payda bulmak zorundasınız. Turizm yatırımı sayısı tabloda görüldüğü
miktarda kalsa fakat bütün bölgeler turizm yatırımından eşit pay alsa idi, bu rakamı bulmak için
kullanacağınız formül ne olurdu?
2- Mevcut tabloda A18'e Ortalama kelimesini yazın ve B18'e yukarıdaki sorunun cevabı olarak
belirlediğiniz fonksiyonu girin. Sonra D5'e Sapma kelimesini yazın ve bu sütunda her bölgenin
B18'den ne kadar ayrıldığını (istatistik diliyle ortalamadan saptığını) hesap edin. Bunun için
D7'ye nasıl bir formül girmelisiniz? Bu formülü D8'den D13'e kadar otomatik olarak
yerleştirirseniz, D7:D13 bölgesindeki hücrelerin değeri ne olur?
3- Pizza Cumhuriyeti'nin şimdi Cezayir olan Kuzey Afrika büyükelçisi Guilielmo Bonacci'nin
oğlu Leonardo'nun Arap matematik öğretmenleri ona Çin'den gelen soruları ve yanıtlarını
öğretmişler, o da 1202'de yazdığı bir kitapla bunları Avrupa'ya taşımıştı. Leonardo Fibonacci
(Bonacci'nin Oğlu anlamına) lüzumsuz işlerle uğraştığı için kısa zamanda Bigollo (bir işe
yaramaz seyyah anlamına) lakabıyla anılmaya başlandı. Ama çağdaşları ona Master (usta) adını
da vermeyi ihmal etmediler. Günümüzde Fibonacci dernekleri, Fibonacci Dergisi ve Internet'te
69
yüzlerce Fibonacci sitesi var. Fibonacci'nin ünlü kitabında ortaya attığı bir soru şuydu: Bir adam
dört duvarın içine bir çift tavşan koysa, tavşanlar her ay bir yavru yavrularsa ve her yavru bir ay
sonra ergin hale gelse ve ayda bir yavru verse, adamın bir yıl sonra kaç tavşanı olur? Bu sorunun
cevabı, günümüzde ünlü Fibonacci Dizisi denilen diziye yol açtı ve bilim adamları bu diziden Pi
sayısını elde etmeden tutun, Öklid'in teoremlerini kanıtlamaya kadar birçok yarayışlı işler
yaptılar. Yerçekiminden kurtulan bir uzay aracının hızı bile Fibonacci Dizisi ile hesaplanabilir.
Fibonacci Dizisi, 0 ve 1 ile başlar, her rakam yanındaki ile toplanır elde edilen sonuç toplanan
rakamın yanına yazılır: 0, 1, 1,2,3, 5, 8, 13... gibi. Şimdi bir Excel sayfası yapın: A1'e Fibonacci
Dizisi yazın. A2'ye 0 ve A3'e 1 rakamlarını girin. A3'de Fibonacci Dizisi'ni hesap etmek için
yazacağınız formül ne olmalıdır?
4- Excel'de bir sütuna 255 rakam girebildiğine, bundan fazla rakam olan sayıların bilimsel
notasyonla (yani sıfırları koymadan, sadece kaç sıfır olduğunu belirterek) yazabildiğine göre,
normal yazıldığı taktirde görebildiğiniz en yüksek Fibonacci rakamı kaçıncı Fibonacci
Adımı'ndadır ve nedir?
5- Hangi notasyonla yazdırırsanız yazdırın, Excel'in hesap edebildiği en yüksek Fibonacci Adımı
hangi satırdadır ve Excel'in hesaplayabildiği en yüksek sayı nedir; "#NUM!" hata mesajı ne
anlama gelir?
6- İki yıl sonra bu çiftçinin kaç tavşanı olur?
70
7- Excel ile bu kadar uğraştıktan ve Excel ile birçok şey yapılabildiğini öğrendikten sonra, bir
şirket kurarak, isteyene Excel hizmetleri sunmaya karar verdiniz. İlk üç aylık dönem sonunda
epey müşteriniz oldu, ama oldukça da masraf ettiniz ve mali durumunuzu gözden geçirmeye karar
verdiniz. İşte bilançonuz: İlk üç aylık gelir toplamı: 420 milyon TL. Bilgisayar aksamı, diskdisket, yazıcı ve kağıt gibi giderlerin toplamı 160 milyon TL. İlan panolarına yapıştırdığınız
tanıtma broşürleri ve sağa sola dağıttığınız tanıtım kartlarının bedeli: 90 milyon TL. İlk üç aylık
deneyim, size bulabileceğiniz yeni müşterilerle birlikte toplam gelirinizin yüzde 20 artacağını
gösteriyor. Fakat bilgisayar teçhizatı ve malzemenin masrafları da en az yüzde 40 hızla artıyor.
Tanıtım malzemesini bastırdığınız matbaaların da ortalama yüzde 10 zam yapacağı anlaşılıyor.
Bu işe bu durumda daha ne kadar kâr ederek devam edebilirsiniz, yani işe başladıktan sonra
kaçıncı üç aylık dönem sonunda bu işi bırakmanız gerekir?
8- Bu işi iki yıl (8 tane üç aylık dönem) daha sürdürürseniz, kâr/zarar durumunuz ne olur?
9- Bu işte ikinci yılın sonunda da en az ilk üç aylık dönemde olduğu oranda kârlı çıkmak
istiyorsanız, işinizi büyütme oranınız ne olmalıdır? (Bu sorunun cevabını bulmak için şimdilik
büyüme oranını yazdığınız hücredeki oranı elle artırarak ve azaltarak sınama yöntemini
kullanmakta sakınca yok. Bölüm 6'da bu tür hesapları "mantıksal formüllerle" otomatik olarak
yaptırma konusunu ele alacağız.)
71
72
BÖLÜM VI
EXCEL'DE MANTIKSAL İŞLEMLER
Excel'in gerçekten sadece bizim verdiğimiz formüle göre kuru kuruya sonuç vermesi yerine,
"Eğer bu böyle ise o zaman şu şöyle olmalıdır!" diye kendi kendine karar vererek, sonuca
ulaşmasını istediğimiz zamanlar çok olur. Gerçek hayatta gerekli hesaplamaların çoğu, "eğer...
ise..." ilişkisine dayanır. Excel gibi bir programın da mantıksal işlem yapabilmesi gerekir.
BASİT ŞARTLI FONKSİYON
"Eğer..." diye başlayan fonksiyonlara Excel dilinde, "Şartlı Fonksiyon" denilir ve İngilizce Eğer
(If) kelimesi ile yazılır: Internet'te satış yapan bir kitapeviniz var. 5 milyon TL olan posta ücreti,
alışverişin toplam bedeli 30 milyon TL'dan fazla ise kitapevi olarak size ait; 30 milyondan az ise
bu masrafı alıcının karşılaması gerekiyor; dolayısıyla faturaya ekleyeceksiniz. Bu durumda
toplamı bulmak için yazacağınız fonksiyonda kullanılacak olan posta masrafı bu durumda bir
şartlı fonksiyon olacaktır.
Şartlı fonksiyon Excel'de, birbirinden noktalı virgül (;) ile ayrılan, üç argümanla yazılır:
73
(a) mantıksal şart: toplam sipariş miktarı 30 milyondan az mı, değil mi?
(b) şart doğru ise uygulanacak değer: 5 milyon TL
(c) şart doğru değilse uygulanacak değer: 0 milyon TL.
Buna göre, H3'e posta masrafı olarak şartlı fonksiyon yazacaksınız (toplam satış bedelini gösteren
rakam diyelim ki D15'de bulunuyor):
=IF(D15<30000000;5000000;0)
Fonksiyonun birinci argümanı, mantıksal şartın yerine gelip gelmediğini sınıyor. Şart yerine
geliyorsa, yani doğru ise ikinci argüman; şart yerine gelmiyorsa üçüncü argüman hücrenin değeri
sayılıyor.
Excel'in bir mantıksal şartın yerine gelip gelmediğini sınamakta (yani şartla gerçek durumu
birbiriyle karşılaştırmakta) kullandığı operatörler şunlardır:
<
küçüktür
<=
küçük veya eşittir
=
eşittir
>
büyüktür
>=
büyük veya eşittir
<>
eşit değildir
74
Şartlı fonksiyonun ikinci ve üçüncü argümanlarının geçerli olması için şartın doğru veya yanlış
olması gerekir. Yaptığınız mukayese doğru ise şart doğru sayılır ve ikinci argüman geçerli olur;
mukayese yanlış ise şart yanlış sayılır ve üçüncü argüman geçerli olur.
Karşılaştıracağımız değer diyelim ki 2. Mantıksal şartımız "Eğer A2'den büyükse..." ise ve
AA’nın değeri 3 ise, mantıksal şartınız doğru demektir. AA’nın değeri 1 ise, mantıksal şartınız
yanlış demektir.
Kimi zaman Excel'e karşılaştırma işlemini bir formül ifadesiyle değil, sadece karşılaştırma ifadesi
olarak verebilirsiniz: =B2<C3 gibi. Bu durumda verdiğiniz ifade doğru ise Excel bu formülün
bulunduğu hücreye TRUE (Doğru), değilse FALSE (yanlış) yazacaktır. Aynı şekilde mantıksal
ifadenin birinci veya ikinci argümanı veya her ikisi birden yoksa, Excel bunların sonucu olarak da
TRUE ve FALSE kelimelerini verir.
Toplamı 35 milyon TL'den az siparişlerde, siparişin yüzde 5'i kadar posta masrafı alıyor, fakat 35
milyondan yukarı siparişlerde almıyorsanız, posta masrafını hesap eden hücrenin şartlı
fonksiyonu şöyle olacaktır:
=IF(C12<35000000;5%*C12;0)
75
Birlikte bir örnek yapalım. Diyelim ki öğretmensiniz ve öğrencilerinizden yıl sonu ortalaması 8'in
üzerinde olanları, iftihar listesine geçirmeye karar verdiniz. Kendinize şöyle bir Excel sayfası
yapmak istiyorsunuz:
Bu tabloda D5:D11 bölgesinde, her sıranın B ve C hücrelerinin ortalaması alınıyor ve sonuç D
sırasına yazılıyor. Öğrencilerin iftihara geçip geçmediklerini belirten E5:E11 grubunda ise bir
şartlı fonksiyon var. Örneğin E5 için bu ifade şu şekilde:
=IF(D5>=8;"iftihar";"")
A
B
C
D
E
F
Bu kutunun otoma-
1
tik doldurma nokta2
3
ADI
4
Levent
5
1. YARIYIL
2. YARIYIL
NOT
DURUMU
10
9
9,5
Mert
7
5
6
6
Macide
5
3
4
7
Lale
2
1
1,5
8
Necla
10
10
10
9
Nilüfer
5
6
5,5
10
Osman
8
7
7,5
İftihar
sının E11'e kadar
çektiğimizde, diğer
hücrelere de aynı
fonksiyon
uyarla-
İftihar
narak yazılıyor
11
12
13
76
BİRBİRİ İÇİNDE ŞARTLI FONKSİYONLAR
Bu tablo çok güzel, ama yine de sınıfta çakanları bir bakışta anlamak kolay değil; tek tek notları
okumak ve notların 5'ten aşağı mı, yukarı mı olduğuna karar vermek gerekir. Excel varken böyle
bir kararı bizim vermemiz hiç uygun bir durum olamaz!
Acaba E5'teki formülü iki ayrı şartı sınar hale getiremez miyiz? Yani Excel not 8 veya daha fazla
ise Durumu hanesine İftihar yazdığı gibi, not 5'den aşağı ise aynı haneye Kaldı! kelimesini yazsa!
O zaman formülü, şart içinde şart içerir hale getirmeliyiz:
=IF(D5>=8;"İftihar";IF(D5<5;"Kaldı!";"")
Şimdi burada Excel'i aynı hücrede iki kere karar vermeye sevk ediyoruz. Birinci karar: "D5, 8
veya daha büyük mü?" sorusunun cevabı. Bu sorunun cevabı Evet ise şartlı fonksiyonun ikinci
argümanı uygulanıyor, E sütunundaki sıraya İftihar kelimesi yazılıyor. Bu birinci sorunun cevabı
Hayır ise Excel, üçüncü argümanı yerine getirmek üzere harekete geçiyor; fakat burada başka bir
şartlı fonksiyon görüyor ve başlıyor onu icra etmeye. Bu kez soru: "D5, 5'ten küçük mü?" "Bu
sorunun cevabı Evet ise, bu ikinci şartlı fonksiyonun ikinci argümanı yerine getiriliyor, kutuya
kaldı! kelimesi yazılıyor. Bu ikinci sorunun cevabı Hayır ise (yani öğrencinin notu 8 veya daha
yüksek değil, 5'den aşağı değil) o zaman kutu boş bırakılıyor.
77
VE, VEYA, DEĞİL
İngiliz matematikçisi George Boolean olmasaydı, belki de bilgisayar dediğimiz şey olmazdı.
1854'de yaşamış bu bilim adamı, Düşüncenin Yasaları adlı kitabında, bugün bilgisayarların
elektronik kararları verirken kullandığı ilkelerin temeli olan mantıksal VE, VEYA ve DEĞİL
durumlarının DOĞRU veya YANLIŞ şeklinde iki türünü göstermişti. Boolean Mantık konusunda
çok kaynak bulabilirsiniz; ama biz işin Excel'i ilgilendiren yönünden ayrılmayalım.
Şimdi, Altın tur Tatil Köyü diye mütevazı bir tatil köyünüz var, diyelim. Dört katlı bir binanız
var; birinci kat lokanta ve diğer tesisler, diğer üç katta üç odada müşterilerinizi ağırlıyorsunuz.
Odalarınız denize veya bahçeye bakıyor. Denize bakanlara ön oda, bahçeye bakanlara arka oda
diyorsunuz. Ayrıca odalarınız çift yataklı ve tek yataklı diye de ikiye ayrılıyor.
Ön taraftaki çift odaların bir günlüğü 100 milyon TL. Diğerleri 80 milyon TL. Yani bir odanın
ücretinin 100 milyon olması için ön tarafta VE çift yataklı olması şart. Başka bir deyişle bir
odanın 100 milyon olabilmesi için iki şartın birden DOĞRU olması gerekiyor. Bunu şöyle ifade
edebilir miyiz:
=Eğer şart1 VE şart2 DOĞRU ise, sonuç 100 milyon.
78
A
B
C
D
Yeri
Türü
Ücret
E
1
Altın Tur Tatil Köyü
2
Oda No
3
201
Ön
Çift
100
4
202
Arka
Tek
80
5
203
Arka
Çift
80
6
301
Ön
Çift
100
7
302
Ön
Çift
100
8
303
Arka
Çift
80
9
401
Arka
Çift
80
10
402
Ön
Çift
100
11
403
Ön
Tek
80
F
G
Bir odanın fiyatının 100
milyon olması için hem
"şart1", hem de "şart2"
doğru olmalı, yani oda
hem ön tarafta, hem de
çift yataklı olmalı. Önce
kabataslak
bir
Excel
sayfası
yapalım:
sayfada
D4'e
Bu
yazaca-
12
ğımız
13
formül
şöyle
olmalıdır:
=IF(AND(B4="ÖN";C4="Çift");100;80
Burada, Excel'e AND(Ve) şartını aramasını söylüyoruz. Yani her iki şart birden, aynı anda doğru
olmalı. Şartlardan biri B4'ün değerinin "Ön", şartlardan ikincisi ise C4'ün değerinin "çift"
olmasıdır. Ancak bu iki şart birden doğru ise, IF fonksiyonunun ikinci argümanı olan 100, bu iki
şart birden doğru değilse (yani bir doğru, diğeri değilse) üçüncü argüman olan 80'i kullanmak
istiyoruz.
79
AND ifadesinin aynı anda iki şartın da doğru olması anlamına geldiğini kavramak için "Ali VE
Ayşe geldi" cümlesini düşünün. Hem Ali hem de Ayşe gelmemiş olsa, VE demeyiz. VE, mutlaka
olan iki şeyi birbirine bağlar.
Şimdi bu tabloda, D4'ün otomatik doldurma kutusunu aşağı doğru çektiğinizde, D sütunundaki
bütün sıraların hücrelerine formülünüz uyarlanarak kopyalanacaktır. Hem önde hem de çift
yataklı olma şartını karşılayan dört odanız olduğuna göre, bunlara 100 milyon ücret
isteyebilirsiniz. (Ama bu fiyata kalan olur mu, bilmem!)
Şimdi Ali VE Ayşe durumuna yeniden dönelim. Her ikisinin de karşınızda olması yanı
AND(ALİ,AYŞE) şeklinde bir formülün sonuçlarına bakalım:
Durum: Sonuç:
Ali var, Ayşe var... Doğru
Ali var, Ayşe yok... Yanlış
Ali yok, Ayşe var... Yanlış
Ali yok, Ayşe yok... Yanlış
Demek ki, AND mantıksal şartı için dört durum olabilir, ancak şart bunlardan sadece biri için
doğru, diğer üçü için yanlış sonuç verir. Excel diliyle, bir AND ifadesi doğru ise IF
fonksiyonunun ikinci argümanı, doğru değil ise üçüncü argümanı uygulanır.
80
AND (Ve) ifadesi iki şartın da aynı anda doğru olmasını ararken, OR (Veya) ifadesi şartlardan
sadece birinin doğru olması halinde doğru sonuç verir. Şimdi, yukarıdaki mantıkla, OR
(ALİ,AYŞE) diye bir mantık şartı koysak, karşımıza hangi durumlar çıkabilir, ona bakalım:
Durum: Sonuç:
Ali var, Ayşe var... Doğru
Ali var, Ayşe yok... Doğru
Ali yok, Ayşe var... Doğru
Ali yok, Ayşe yok... Yanlış
Buna göre OR mantıksal şartı için de dört durum olabilir, ancak şart bunlardan üçü için doğru
olabilirken, sadece biri için yanlış olabilir.
Bunu Altın tur Tatil Köyü'nün odalarına uygulayalım. Diyelim ki oda önde veya çift yataklı ise,
müşterilerinizden 100 milyon isteyeceksiniz.
Yani önde olan odalar tek-çift ayrımı yapmadan 100 milyon; arkadaki odalar ancak çift yataklı ise
100 milyon. Formülü nasıl yazacaksınız:
=IF(OR(B4="Ön";C4="Çift");100;80)
81
Biraz önce AND formülü ile dört odayı 100 milyona veriyordunuz; şimdi OR formülü ile bir oda
(arkada ve tek yataklı olan 202 numaralı) hariç hepsini 100 milyona veriyorsunuz. Bu gidişle hiç
müşteri bulamayacaksınız, ama Excel iyi gidiyor!
Üçüncü ve son mantık şartımız olan NOT (Değil) ifadesi ise AND'in tamamen tersidir. Ali ve
Ayşe örneğine dönersek, NOT şartı, ne Ali, ne de Ayşe'nin olmamasını gerektirir. Örneğin
NOT(Ali,Ayşe) formülü şu sonuçları verir:
Durum: Sonuç:
Ali var, Ayşe var... Yanlış
Ali var, Ayşe yok... Yanlış
Ali yok, Ayşe var... Yanlış
Ali yok, Ayşe yok... Doğru
Bunu IF fonksiyonunda, tamamlayıcı şart olarak kullanacağız. Uyarılarımızı dikkate alarak Altın
tur Tatil Köyünüzde biraz tadilat yaptınız ve Daire diye yeni bir sınıf eklediniz ve yeni bir fiyat
sistemi uygulamaya karar verdiniz. Denize bakan daireler 200, denize bakmayan daireler 90
milyon, denize bakan çift odalar 90 milyon; diğer çift odalar 80 milyon, denize baksın bakmasın
tek odalar 80 milyon olacak.
Bu Excel'i odaları birbirinin şartı olan iki ayrı mantık süzgecinden geçirmeye zorlayacaktır.
82
1- Önce B4'ün Ön ve C4'ün Daire olması şartını arayacağız ve bu şart doğru ise fiyata 100
diyeceğiz; değilse ikinci şartı arayacağız.
2- İkinci şartı OR (Veya) ifadesiyle kurabiliriz. Önce C4'ün daire olması veya Arka olmayan Çift
olması şartını arayacağız. Bu doğru ise fiyat 90, değilse 80 milyon olacak.
Nihai formülümüz ise, şöyle yazılacak:
=IF(AND(C4="Daire";B4="Ön");100;IF(OR(C4="Daire";AND(C4="Çift";
NOT(B4="Arka")));90;80))
Ve işte tablonuzun son şekli:
A
1
B
C
D
E
Şartlı fonksiyonlar yazdı-
Altın Tur Tatil Köyü
ğınız
zaman
özellikle
2
3
Oda No
Yeri
Türü
kapanan
Ücret
4
201
Ön
Daire
100
5
202
Arka
Tek
80
6
203
Arka
Çift
80
7
301
Ön
Daire
8
302
Ön
Çift
90
9
303
Arka
Daire
90
10
401
Arka
Çift
80
11
402
Ön
Çift
90
12
403
Ön
Tek
80
100
şaşırmak
çok
kolaydır.
Hele bir argümanın yerine
ikinci
şartlı
ifade
aldığı zaman, argüman ve
parantez sayılarını eksik
yazmak
83
ve
üçüncü argüman sayısı
bir
13
parantez
mümkündür.
Bunun için şartlı mantıksal fonksiyonlarınızı içeren hücreyi yüzlerce diğer hücreye kopyalamadan
önce ilk birkaç hücreye kopyalayıp, fonksiyonunuzun bu hücrelerde doğru sonuç verip
vermediğini görün.
ALIŞTIRMA 8
Aşağıdaki soruları şu tabloya göre cevaplayın:
A
B
C
D
F
1
2
Alıştırma 8
3
4
66
-2
5
5
2
6
Bilgisayar
4
Excel
Mükemmel
33
-20
12
6
7
23
90
8
24
89
88
80
56
12
14
9
Ali
8
10
11
1- =IF(A1>65;"Evet":"Hayır")
2- =IF(B2>C4;C4;B2)
3- =Cı*10>C9*2
84
4- =A4<A5
5- =IF(B6=30;15;IF(C8>B8;31;D4))
6- =AND(A4>A5;B4<B5)
7- =IF(OR(NOT(B9<50);D6<D8);A6;IF(AND(C4=2*B5;D8>C8);C5;D4))
8- Aşağıdaki tabloyu Excel'de oluşturun ve soruları cevaplayın:
A
B
C
D
E
F
1
a- Satın alma kararını
her
üç
depodaki
2
3
Malın
4
Cinsi
Ankara
Stok
İstanbul
Stok
Adana
Kritik
Stok
Satın
Miktar
stokların ortalamasının
alma
kritik miktarın altına
Kararı
düşmesi
halinde
5
otomatik olarak veren
6
Oto Lastiği
123
234
12
300
Alma
7
Çekme halatı
456
678
45
1200
Al
8
Zincir
234
345
67
900
Al
9
Takoz
123
456
876
600
Alma
10
Far lambası
256
876
211
400
Alma
11
Kriko
654
234
567
650
Alma
formülü yazınız.
b- Satın alma kararını
her
üç
depodaki
stokların ortalamasının
kritik miktarın altına
12
VE İstanbul stokunun
kritik miktarın yarısının altına inmesi halinde otomatik olarak veren formül yazınız.
c- Satın alma kararını her üç depodaki stokların ortalamasının kritik miktarın altına VEYA
İstanbul stokunun kritik miktarın yarısının altına inmesi halinde otomatik olarak veren formülü
yazınız.
85
d-Satın alma kararını her üç depodaki stokların ortalamasının kritik miktarın altına inmesi ancak
İstanbul stokunun kritik miktarın üçte birinin altına düşmemiş olması halinde otomatik olarak
veren formülü yazınız.
e- Bu dört formülle aldığınız dört kararı yazınız.
86
BÖLÜM VII
MANTIKSAL FONKSİYONLARA BAĞLI İŞLER
Excel'i, her zaman yaptığı bazı hizmetleri mantıksal şartlar yerine geldiği taktirde yapılabilir hale
getirebiliriz. Bu bölümde bu tür mantıksal şartlara bağlı fonksiyonların sonuçlarına göre icra
edilen (veya edilmeyen) işleri ele alacağız.
COUNTIF
Excel çalışmalarımıza başladığımız sırada, satırlarımızın veya sütunlarımızın kaç adet olduğunu
Excel'e COUNT komutuyla buldurduğumuzu hatırlıyorsunuz. (IF, AND, OR ve Notalardan sonra
hala hatırlıyorsanız, fevkalade!)
Önce, şu Excel sayfasına bakalım. Bu Devlet İstatistik Enstitüsü'nün İller İtibariyle Yurtiçi Gayri
safi Hasıla tablosu. Diğer bir deyişle illerin milli gelirdeki payları.
87
A
B
C
D
E
İller İtibariyle gayri safi yurtiçi hasıla (Milyon TL)
2
79
bulunduğu
1994
3
Sayfada
veri
için,
satırı
sayfayı
1995
Alıcı
ortasından ikiye bölerek, üst
Alıcı
fiyatlarıyla
GSYİH
fiyatlarıyla
GSYİH
GSYİH
payı (%)
GSYİH
payı (%)
4
İstanbul
774.576.333
20,02
1.639.979.177
21,13
5
Ankara
326.161.845
8,43
650.695.573
8,38
6
İzmir
293.462.640
7,59
577.546.820
7,44
7
Kocaeli
189.859.485
4,91
384.706.051
4,96
8
Bursa
155.469.151
4,02
317.877.341
4,10
9
Adana
137.038.945
3,54
278.896.646
3,59
10
İçel
112.047.598
2,90
219.464.656
2,83
11
Antalya
96.500.900
2,49
196.016.082
2,53
12
Konya
87.826.218
2,27
177.097.989
2,28
72
Bartın
5.992.600
0,15
12.095.872
0,16
73
Bingöl
5.137.283
0,13
9.931.625
0,13
74
Hakkari
4.775.673
0,12
9.063.061
0,12
75
Gümüşhane
4.267.429
0,11
8.512.286
0,11
76
Tunceli
4.204.984
0,11
7.195.158
0,09
77
Iğdır
2.944.484
0,08
6.346.332
0,08
78
Ardahan
2.623.427
0,07
5.886.836
0,08
79
Bayburt
2.378.872
0,06
4.886.849
0,06
tarafta tablonun üst kısmını, alt
tarafta
da
alt
kısmını
görüntülüyoruz.
Şimdi bu listede yer alan illerin
(DİE'nin
adlandırma
yöntemiyle merkez ilçelerin)
çeşitli kriterlere göre sayımını
yapmak
istiyoruz.
Örneğin,
ulusal gelirdeki payı yüzde 1'in
altında olan kaç il var, üstünde
olan kaç il var? C ve E
sütunlarında (=B4/$B$82*100
ve =D4/$D$82*100 ile hesap
80
edilmiş)
81
82
Toplam
3.868.429.192
100
7.762.456.075
100
payları
görüyoruz.
Önce, gerçek veri noktası (il,
83
ilçe) sayısını bulalım. (Buna
84
istatistikte "n" adı verilir. A4'e
"n:" yazın. Bu yazıyı sağa blok yapın. (Kutuyu seçin ve simgeli menü maddelerinden Align Right
(Sağa blokla) simgesini tıklayın. Sonra B83'e "COUNT(C4:C81)", E83'e "COUNT(E4:E81)"
88
fonksiyonlarını girin. "Count" bu şekliyle adresini verdiğiniz bölgede rakam içeren bütün satırları
sayacaktır. Buna göre sayfamızda 76 veri satırı var.
A84'e "GSYİH payı"; A85'e "% 1'in altında (n)" veya A86'ya "% 1'in üstünde (n)" yazın.
Şimdi işin zevkli yerine geldik. Bu hücrede Excel'e C4:C81 bölgesinde değeri yüzde 1.00'in
üzerinde olan veri noktalarını saydıracağız. Bunu COUNTIF ifadesiyle yaptıracağız. (Excel
komutlarını doğrudan tercüme etmek fazla yararlı bir çaba olmaz ama, COUNTIF, "...ise say..."
anlamındaki iki kelimenin birleştirilmesinden ibarettir):
=COUNTIF(C4:C1;"<1")
COUNTIF iki argüman alan bir fonksiyondur: birinci argüman adres, ikinci adres ise mantıksal
şartı belirtir. Bizim fonksiyonumuzda birinci argüman C1:C4 adresi, ikinci argüman olan
mantıksal şart sayılacak hücrenin içeriğinin 1'den küçük olmasıdır. Excel bize 50 rakamını
veriyor. 50 ilin ulusal gelir payı yüzde 1'in altında imiş. C86'ya bu kez ulusal gelir payları yüzde
1'in üstünde olan illeri saydıracak formülü koyacağız:
=COUNTIF(C4:C1;">1")
Bu formül de 26 sonucunu veriyor. (Yüzde 1'in altında ve üstünde olan illerin toplamının, normal
COUNT fonksiyonu ile aldığımız sonucu tutması gerektiğine göre, COUNTIF fonksiyonlarımız
doğru sonuç veriyor demektir.
89
Bir yıllık değişimi görmek için aynı işlemleri 1995 rakamlarıyla ilgili E sütununda da
yapabilirsiniz.
SUMIF
Peki, illeri bir tür kalkınmışlık göstergesi olan ulusal gelir paylarına göre ikiye ayıralım: Yüzde
5'in altında olanlar ve yüzde 5'in üzerinde olanlar. Sonra her bir grubun toplam GSYİH
rakamlarını toplayalım ve bunun genel toplam içindeki oranını bulalım. Bu bize gelişmiş
yörelerle gelişmekte olan yörelerin ulusal gelire katkısını gösterecektir.
Bunun için SUM (toplama) fonksiyonunu mantıksal şartlı olarak kullanmamızı sağlayan SUMIF
fonksiyonunu kullanacağız:
=SUMIF(C4:C79;"<5";B4:B79)
Bu fonksiyonda, üç argüman olduğunu görüyorsunuz. Mantıksal şartın sınanacağı adres bölgesi,
mantıksal şart ve toplama işleminde kullanılacak bilginin bulunduğu bölgenin adresi.
Aynı fonksiyonu bu kez payı yüzde 5'in üzerinde olanların GSYİH rakamlarını toplatmak için
kullanalım:
=SUMIF(C4:C79;">5";B4:B79)
90
Siz şimdi bu iki fonksiyonu D89'a ve D91'e girecek şekilde uyarlayın ve yerlerine yerleştirin. Bu
dört fonksiyonun verdiği sonuçların, kendilerine ait genel GSYİH sonuçları (B82 ve D82)
içindeki paylarını da yanlarındaki hücrelere yazarsanız, tablonuzun alt bölümünü soldakine
benzer bir şekilde almış olacaktır. Şimdi kendi rakamlarınızı kontrol edebilirsiniz:
81
82
3.868.429.192
Toplam
n:
83
100
7.762.456.075
100
76
76
84
GSYİH payı
85
% 1'in altında (n)
50
53
86
% 1'in üstünde (n)
26
23
87
88
% 5'in altında
89
toplam GSYİH
2.474.228.374
63,96
4.894.234.505
63,05
1.394.200.818
36,04
2.868.221.570
36,95
90
91
% 5'in üstünde
92
toplam GSYİH
93
ALIŞTIRMA 9
Bilgisayar dersleri verdiğiniz sınıfın yıl sonu durumu şöyle:
91
A
B
C
1
D
E
F
G
Excel’e Giriş Sınavı
2
3
Adı
1.Sınav
2.Sınav
1.Ödev
2.Ödev
Derse devam karne notu
4
5
Levent Mert
93
80
90
50
100
6
Osman Hömek
95
90
90
50
100
7
Lale Avunduk
20
30
10
5
20
8
Mehmet İlhan
60
40
10
80
50
9
Reyhan Kavaklı
85
90
90
95
100
10
Anıl Polat
75
90
75
65
60
11
N.Belkıs
100
95
100
90
100
12
Tuğrul Şavk ay
5
5
5
20
10
13
M. Ali İskender
80
85
75
90
90
14
Mustafa Şişman oğlu
65
70
60
50
80
15
Abdullah Can
20
30
40
0
30
16
1- Karne notu, her iki sınav ve her iki ödev notunun ortalamasıdır. Bu notu hangi fonksiyonla
hesaplarsınız?
2- Öğrencilerinize toplam on ders verdiniz ve her derse gelişinde her öğrenci on aldı. Karne notu
ile derse devam arasında bir ilişki bulunduğunu sanıyorsunuz. Bu kanıyı sınamak amacıyla,
derslerin yarısına veya daha fazlasına devam etmiş öğrencilerin not ortalamalarını karşılaştırmak
istiyorsunuz.
92
(a) Derslerin yarısından fazlasına devam eden öğrencilerin karne notu ortalamalarının
ortalamasını hangi fonksiyonla bulursunuz?
(b) Derslerin yarısından azına devam eden öğrencilerin karne notu ortalamalarının ortalamasını
hangi fonksiyonla bulursunuz?
BÖLÜM VIII
TARİHLER VE SAATLER
Excel gibi güçlü bir programla çalışmanın yararlarından biri, zaman hesaplamaları olsa gerek.
Gerçekten de Julien veya Gregoryen takvim denilen miladî takvimle hesap yapmak çok zordur.
Bu zorluğun başlıca kaynağı da birimlerin eşit olmamasıdır. Yıl biriminin altındaki ikinci birim
on tabanlı olmadığı gibi (12 ay var!) üçüncü alt birimler bazı ikinci alt birimlerde farklı
büyüklüktedir (kimi ay 30, kimi ay 31, kimi ay kimi yıl 28, kimi yıl29 çeker) ve dördüncü, beşinci
ve altıncı alt birimler ise sırasıyla 24, 60 ve 60 birime bölünür. (Eh, takvim de bundan daha zor
takvim edilemezdi!)
93
Tarih ve saat işlemlerinden daha zor bir başka işlem, tüm hesapları Romen rakamı ile yapmak
olsa gerek. Unutmamak gerekir ki, her ikisinin mucidi de Romalılar!
Bilgisayara dayalı hesap programları ilk geliştirilmeye başlandığında, bu zorluğu yenebilmek için,
belirli bir tarihten belirli bir tarihe kadar bütün günlere bir "seri numarası" vermek fikri
programcılara cazip göründü. O sırada mevcut bilgisayarların düz matematik çiplerinin adres
tutma kapasitesi olan 65,380 sayısı, seri numarası verilen günlerin de bu sayıyı geçmemesini
gerektirdiği için, LOTUS 1-2-3 programıyla birlikte tarihlerin 1 Ocak 1900'den 31 Aralık
2078'den sonrasını o zaman düşünürüz diyen uzmanlar bu arada bir de hata yaptılar: 29 Şubat
1900'e sırası gereği 60 seri numarası verildi. Fakat, Papa 12'nci Gregori, 1582'de Sezar'ın
takvimini düzeltirken, 00 ile biten yılların 400'e tam olarak bölünmediği için 1900 yılı Şubat ayı,
sırası geldiği halde artık yol almadı. Yani 29 Şubat 1900 diye bir gün yoktu. ama LOTUS ile
başlayan ve Excel ile devam eden bu "hata geleneği" gereği, 60 seri numaralı olmayan gün var
olmaya devam ediyor. Hatanın 60'dan sonraki seri numaralarını etkilememesi için, diğer günler
bir fazla seri numarası alıyorlar. Excel'in bu tarih hatası sizi etkiler mi? Eğer Ocak-Şubat 1900
tarihlerine ait bir zaman hesabı yapıyorsanız, etkiler. Yok eğer zaman hesaplarınız genellikle
günümüze ilişkin ise, yani hesaplamada kullandığınız iki veya daha fazla tarih Şubat 1900'den
sonrasına aitse, böyle bir hatanın farkına bile varmazsınız. Bu hata da "bilgisayarla ilgili garip
bilgiler" almanağında yerini alır ve unutulur!
Fakat Macintosh'ların tarih tutma sistemi ile PC'lerin tarih tutma sistemi arasındaki farklılığı
gidermek için ortaya atılmış bir başka tarih sistemi daha vardır. Bu sistemde günlere seri
numarası verme işlemine 1 Ocak 1904'ten başlanır. Bir başkasından aldığınız Excel dosyalarında
94
veya sayfalarında tarih sisteminin standart 1900 mü, yoksa 1904 sistemi mi olduğunu anlamamız
gerekir. Bunun için Tools menüsünden Options maddesini seçin ve Calculation (Hesaplama)
sekmesine gidin. Sayfa seçenekleri bölümünde "1904 tarih sistemi" seçeneği işaretli ise elinizdeki
Excel dosyası farklı tarih numaralama sistemiyle çalışıyor demektir; bu sayfadan kesip veya
kopyalayıp 1900 sistemini kullandığınız zaman hesapları bulunan bir sayfaya yapıştırdığınız
hücreler ve içindeki formül ve fonksiyonlar yanlış sonuç verecek demektir. Bunu düzeltmenin
yolu bütün sayfaların seçeneklerini aynı sisteme getirmektir.
Seri numarası sisteminde tarihlerden sonra zaman da gösterilebilir. Excel'in dilinde buna
"Tarihlerin 3,4 sistemiyle gösterilmesi" denilir. "3 Şubat 1977 saat 12:55" Excel için
"35491,5381944" demektir. Burada 35.491 seri numaralı gün 3 Şubat 1977'yi, "virgül 5381944"
ise saat 12:55'i simgeliyor. Saatlerin seri numarası çok kolay bulunur. 24 saat 10'a, her saat de
sizin arzu ettiğiniz kadar küçük ondalık birime bölünebilir. Eğer Excel'e Olimpiyat Yüzme
Şampiyonası saatlerini tutturuyorsanız, bir saati 100 bin eşit parçaya bile böldürebilirsiniz!
Tamam. İlginç bilgiler bu kadar, şimdi sıra ciddi zaman hesaplamalarına geldi.
SAYFALARA TARİH GİRME
Excel'de girdiğiniz bilgi herhangi bir şekilde tarihe benziyorsa (9/2/97, 9.2.97, 9-2-97, 9 Şubat
1997 vs. gibi) Excel bunun tarih olduğunu anlayacaktır. Ayrıca nasıl girerseniz girin, Excel'e
içinde tarih olan hücreleri nasıl görüntülemesini istediğinizi de, "Format cells..." yoluyla
bildirebilirsiniz. Bununla birlikte tarihlerin başına boşluk bırakırsanız, ne kadar doğru girerseniz
95
girin Excel bunu metin olarak anlayacaktır. Excel, tarih olduğunu anladığı her girdinin seri
numarasını otomatik olarak bulur ve hesaplamada bu numarayı kullanır.
İşte size ailenizde veya işyerinizde Excel'le bu kadar çok zaman harcamanızı haklı gösterecek bir
oyun:
A
1
B
C
D
E
Birinci kutuya (D7) gönüllü
Siz doğalı kaç gün oldu
birini bulduğunuz taktirde onun
2
doğum tarihi, ikinci kutuya
3
4
Buraya
5
Doğum
6
Tarihinizi
7
Girin :
(D12)
bugünün
tarihini
gireceksiniz. Excel, D16'da size
05 Tem. 49
iki tarih arasındaki farkı gün
8
olarak verecek. D16'yı, sağ9
10
Buraya
11
Bugünün
12
Tarihini
13
Girin:
tıklayıp
açılacak
"Format
cells..."
menüden
maddesini,
12 Kas. 98
oradan da Numbers grubunu
14
seçerek, virgülden sonra basa-
15
16
Siz doğalı
18.038
gün oldu!
mak istemediğinizi belirtmek ve
rakamların
17
18
içine
okuma
kolaylığı için basamakları bölen
noktalar konulmasını sağlamalısınız.
96
Excel'e tarih girerken yıl bölümünü yazmazsanız, Excel bunun bu yıla ait olduğunu varsayar.
Bilgisayarınız Türkiye ayarlarına sahipse Anglo-Sakson usulü, ay önce-gün sonra tarzı tarih
girerseniz hatalar olabilir. Girdiğiniz tarihte ikinci grup (çizgi, nokta veya bölü işaretinden
sonraki rakamlar) 12'den büyükse "Türkçe Excel" bunu tarih değil metin olarak algılar;
hesaplarda #VALUE! (değer) hatası verir. Ancak sizin gün olarak girdiğiniz fakat Excel'in ay
olarak algıladığı rakam 12'den büyük değilse, ortada görünür bir hata olmaz, ama hesaplamalar
hatalı olur. Aynı şekilde Windows sisteminiz Türkiye dışında bir ülkenin ayarlarına sahipse, bu
kez gün önce-ay sonra tarzı tarih giremezsiniz.
Tarihleri formül ve fonksiyonlarınızda hücre adreslerini vererek diğer herhangi bir veri gibi
kullanabilirsiniz. Fakat bir hücreye tarihleri doğrudan girerek hesap yaptıracaksanız, tarihleri
tırnak işaretlerinin arasına almanız gerekir; aksi taktirde nokta, bölü veya kesme işaretlerini Excel
normal operatör ve notayon gibi algılar: noktaları basamak ayıracı, bölü işaretlerini bölü
operatörü, kesme işaretini de çıkartma operatörü olarak değerlendirir:
=23/11/98-5/7/49
Excel için "255.449,00" demektir. Oysa
="23/11/98"-"5/7/49"
dediğinizde sonuç 18,038 gün olacaktır.
"BUGÜN" İLE İŞLEMLER
97
Yukarıdaki küçük hesap oyununu gösterdiğiniz aile üyeleri veya çalışma arkadaşlarınız, henüz
demedilerse, her an, "Aaa, bu kadar önem verdiğiniz program, bugünün tarihini bilmiyor da, bana
mı soruyor?" diyebilirler.
Bunun çaresi Excel'de Today( ) fonksiyonunu kullanmaktır. Today (Bugün), Excel'in
(sisteminizin bugün gerçekten bugünün tarihini gösteriyor olduğunu varsayarak) bilgisayarın
sistem tarih ve saatini almasını sağlar. Herhangi bir hücreye şu fonksiyonu girin:
=TODAY( )
Today (Bugün) kelimesinden sonra açılan ve kapanan parantezler, Excel'e bunun bir metin değil
fonksiyon olduğunu bildirir. Buna göre küçük hesap oyununuzda gereken düzeltmeyi yapalım.
"Buraya bugünün tarihini girin" yazısını içeren hücreleri silin. D16'daki formülü de şöyle
değiştirin:
=TODAY( )-D7
Şimdi Excel girdiğiniz tarihle bugün arasında kaç gün olduğunu kendiliğinden hesaplayacaktır:
A
1
B
C
D
E
Siz doğalı kaç gün oldu
2
3
98
4
Buraya
5
Doğum
6
Tarihinizi
7
Girin :
05 Tem. 49
8
9
10
Siz doğalı
18.038
gün oldu!
11
12
13
"DATE" İLE İŞLEMLER
Excel tarihi bir hücreden aldığı gibi, doğruca bir fonksiyonun içinde de alabilir. Bunu DATE
ifadesiyle sağlarız.
DATE (Tarih), bir fonksiyon olarak üç argüman alır: Yıl, ay ve gün:
=DATE(1998;11;23)-DATE(1949;7;5)
bize 18,038 günü verir. Excel'de tarihle ilgili YEAR (yıl), MONTH (ay) ve DAY (gün) şeklinde üç
tarih çevirme fonksiyonu da vardır. Her üç fonksiyon da Excel'e, seri numarası olarak verdiğiniz
veya alınmasını sağladığınız değerin Yıl, Ay ve Gün bölümlerini hesaplatır. Örneğin, J7'de
05.Tem.49 şeklinde bir tarih varsa ve size hesabınızda bu tarihin sadece yıl bölümü gerekiyorsa,
99
=YEAR(J7)
size "49" rakamını verecektir. Aynı şekilde MONTH(J7) ile "2", DAY(J7) ile de "5" sayısını
elde edebilirsiniz.
Herhangi bir işlemde bugün ve işlemin yapıldığı saat, dakika ve saniyeyi kullanmanız
gerekiyorsa, NOW fonksiyonunu kullanabileceğinizi belirtelim:
=NOW( )
şeklinde yazılan bu ifadede NOW(Şimdi), bugünün tarihini ve işlemin yapıldığı andaki saat,
dakika ve saniyeyi hesaba katar. Aynı şekilde HOUR(Saat), MINUTE (Dakika) ve SECOND
(Saniye) fonksiyonları da içinde gerekli bilgi bulunan seri numarasından saati, dakikayı ve
saniyeyi ayırt ederek, kullanmasını sağlar.
TARİHE DAYANAN HESAPLAMALAR
Yukarıda bir depoda bulunan çeşitli malzemenin kritik düzeyin altına inmesi halinde Excel'in
bize satın alma emri çıkarttırdığı alıştırmayı hatırlıyor musunuz? Orada kritik düzeyden başka bir
kriter kullanmamıştık. Fakat deponuzda bazı mallar olabilir ki, miktarı azalmasa bile kullanım
tarihi geçmiş olabilir. Şimdi bu alıştırmayı buna göre düzeltelim ve satın alma kararına zaman
faktörünü sokalım:
100
=IF(OR(SUM(T6:V6)<X6;SUM(TODAY( )-W6)>300);"Al","Alma")
Bu örnekte bütün satın alma kararlarında aynı zamanda birimini (malzemenin alındığı günden
bugüne 300 günden fazla zaman geçmişse) kullanıyoruz. Ama isterseniz, her bir malın zaman
aşımı süresine göre formülleri düzeltebilirsiniz. Formülde geçen:
...SUM(TODAY( )-X6)>300...
ifadesi, formülün aradığı mantıksal şartların ikincisi oluşturuyor ve malın alım tarihini içeren X6
hücresindeki değer ile, bugünün tarihi arasındaki gün sayısını bularak, bunun 300'den az olup
olmadığını sınıyor.
A
B
C
D
3
Malın
Ankara
İstanbul
Adana
4
Cinsi
Stok
Stok
Stok
E
F
Son Alım
Kritik
Satın alma
Tarihi
Miktar
Kararı
1
2
5
6
Penisilin
123
234
12
02.02.1987
300
Al
7
Tentürdiyot
456
678
45
04.06.1998
1200
Al
8
Yara bandı
234
345
67
08.04.1997
900
Al
9
Öksürük Hapı
123
456
876
07.04.1996
600
Al
10
Buğuseptil
256
876
211
03.04.1995
400
Al
11
Uyku İlacı
654
234
567
02.03.1998
650
Alma
101
12
ALIŞTIRMA 10
1- Yukarıdaki son örnekte, tendürdiyotun 300 gün değil de 150 gün önce alındı ise mutlaka
yeniden alınması için Excel'in sizi uyarmasını istiyorsunuz. Y7'deki formülü nasıl değiştirirsiniz?
2- Bir "Excel Saati" yapın; bugünden 2000 yılına kadar kaç gün, saat ve dakika kaldığını
hesaplasın. C3'de bugünün tarihi ve o andaki saat ve dakika gösterilsin; C5'de "2000'e" yazısı;
D5'de 2000 yılına kalan gün; E5'de "gün..." kelimesi; D7'de 2000 yılına kalan saat; E7'de
"saat..."; D9'da 2000 yılına kalan dakika; E9'da "dakika" ve E11'de "kaldı!" kelimeleri bulunsun.
C3, D5, D7 ve D9'da hangi fonksiyonlar bulunur?
102
BÖLÜM IX
MALİ İŞLEMLER
Excel'in belki de en çok muhasebe işlemlerinde kullanılmasının nedeni çok güçlü temel mali
fonksiyonlara sahip olmasında aranabilir. Günümüzde mali işlemlerin temel felsefesi, paranın
zamandan doğan değerine dayanır. Başka bir deyişle borç verme veya alma, bunu belirli bir
vadeye ve faize bağlama, aylık veya vade sonu ödemelerin miktarları. Bu altı değişkenden biri,
diğerleri sayesinde hesaplanabilir.
Excel'in temel mali fonksiyonu PMT (Payment, ödeme) fonksiyonudur ve formül olarak
yazılırken diğer beş değişken argüman veya girdi olarak alır.
103
Diyelim ki, yüzde 24 faizle, 60 ayda ödemek üzere, 40 bin dolar'a bir otomobil satın alacaksınız;
aylık ödemelerinizi bulmak istiyorsunuz. Satıcıyla, borcunuzun bir kısmını 60 aylık vadenin
sonunda toptan ödenmek üzere de anlaşabilirsiniz.
Excel'in PMT fonksiyonu bu verileri şöyle bir formülle ister:
=PMT(rate;nper;pv;fv;type)
Burada, Rate (faiz oranı) aylık olarak belirtilmelidir. Yüzde 24 yıllık faizin aylık miktarı yüzde
2'dir ve fonksiyona 2 % veya 0.02 olarak yazılır. Nper (vade) de ay olarak belirtilir; bir yıl vadeli
bir alışveriş için fonksiyona 12, iki yıl vadeli bir alışveriş için 24 yazılır. Fonksiyonun üçüncü
girdisi, Pv (Present Value/Şimdiki değer) alışverişin konusu olan malın değeri değil, söz konusu
borcun miktarıdır. 100 milyon liralık bir alışverişte 20 milyon peşinat vermişseniz, borcun
anaparası 80 milyondur. Fv (Future Value/Vadesonu değeri), borcun vadenin sonunda ödenecek
bir miktarı varsa, odur. Diyelim ki, 100 milyon liralık bir alışveriş yapıyorsunuz, 60 ay vade
boyunca yapacağınız aylık ödemelerden sonra vadenin sonunda son ödeme olarak 20 milyon
vereceksiniz. Excel aylık ödemeleri hesaplayabilmek için en sona bırakılan ödemeyi bilmek
zorundadır. Fonksiyonun son girdisi olan Type (tür) ise, genellikle kredi kurumlarının ay başında
veya ay sonunda tahsilat yapmasından doğan farkın hesaba katılması içindir. Ödemelerinizi ay
başında yapacaksınız fonksiyona 1, ay sonunda yapacaksınız 0 yazmanız gerekir. Önemli bir
nokta, para birimlerinin önüne veya arkasına nokta konmamasıdır. Excel $ işaretini mutlak adres,
noktaları da argüman sonu olarak görebilir.
104
Buna göre yılda yüzde 24 faizle, 60 ayda ödemek üzere, 40 bin Dolar'a alacağımız otomobilin
aylık ödemelerini bulabilmek için Excel'e şu formülü gireceğiz:
=PMT(2%;60;40000;0;0)
Burada son iki sıfırı yazmasak da olur. Buna göre Excel aylık ödeme miktarını 1,150.72 dolar
olarak belirliyor.
Tabii bir Excel sayfasında bu fonksiyonu herhangi bir hücreye girebileceğimiz gibi, her bir veriyi
bir hücreye yazarak ve PMT fonksiyonuna hücre adresleri vererek de aynı sonucu elde edebiliriz.
Bu ikinci yol, verileri değiştirerek aylık ödeme miktarının nasıl değişeceğini görmekte kolaylık
sağlar.
Mali fonksiyonları girmek kolay değildir. Fakat Excel'in başka her türlü fonksiyonu
oluşturmanıza yardım edebilen Fonksiyon Yapıştırma Sihirbazı, belki en çok bu noktada işinize
yarayacaktır.
Herhangi bir hücrede bulunduğunuz sırada, simgeli menülerden Paste Function (Fonksiyon
Yapıştır) simgesini tıklayın; açılacak listede sol taraftan Financial (Mali) sağ taraftan da PMT
maddelerini seçin:
Karşınıza gelecek olan Fonksiyon Yapıştırma Sihirbazı sizi adım adım fonksiyona doğru
götürecektir:
105
PMT fonksiyonuna girdiğiniz argümanların kendileri de fonksiyon olarak kullanılabilirler.
Diyelim ki, bir yatırım firmasına 200 milyon lira yatıracaksınız ve her yıl buna 100 milyon lira
ekleyeceksiniz. Firma da size yılda yüzde 8 faiz verecek. 10 yıl sonra kaç liranız birikmiş olur?
Bu, biraz önce ele aldığımız PMT fonksiyonunun Fv (Future Value/Vadesonu Değeri)
değişkeninden başka bir şey değildir. Fv fonksiyonu ise şöyle yazılır:
=FV(rate;nper;pmt;pv;type)
Burada da, biraz önce PMT fonksiyonundaki değerleri kullanıyorsunuz; farklı olarak girmek ve
sizin cebinizden çıkan ve çıkacak paraları eksi olarak yazmaktır.
Buraya kadar ele aldığımız iki fonksiyonun mantığı ile Nper (Vade) değişkenini de fonksiyon
olarak kullanabiliriz. Diyelim ki, amacınız milyarder olmak; bir yatırım kurumunda 100 milyon
TL'nız var. Yüzde 10 faiz veya kâr payı alıyorsunuz. Kuruma yılda 250 milyon yatırmaya devam
ederseniz, milyarder (yani 1 milyar TL sahibi!) olmanız için kaç yıl geçmesi gerekiyor:
=NPER(10%;-25000000;-100000000;1000000000,0)
Yine aynı mantıkla, Rate (Oran) değişkenini de kendi başına fonksiyon olarak kullanabilir, diğer
değişkenler yardımıyla Faiz oranını hesaplattırabiliriz. Rate, fonksiyon olarak altı değişken ister.
Diyelim ki, yatırıma ayırabileceğimiz 200 milyon liramız var ve beş yılda bunun 5 milyar
olmasını istiyoruz. Ne oranda faiz aramalıyız?
106
=RATE(5;0;-2000000000;5000000000,0)
Burada 5 yıl vademizi belirten ilk 5 rakamından sonraki 0, aylık ödemeyi (ki bu hesapta aylık
ödeme söz konusu değil), sondaki 0 ise sadece bu fonksiyona mahsus Guess (Tahmin)
değişkenini gösteriyor. İsterseniz, Excel'e, "Bundan aşağısını kabul etmem!" der gibi, oranı
hesaplamaya başlayacağı argari noktayı verebilirsiniz.
Ve son olarak, PV (Present value/Şimdiki değer) de fonksiyon olarak kullanılabilir ve belirli bir
dönemde, belirli bir miktar gelir elde edebilmek için belirli bir oranla ne miktarda yatırım yapmak
gerektiğini hesap eder. Diyelim ki, kendinizi edebiyata verdiniz ve önümüzdeki bir buçuk yılı
roman yazmaya ayırıyorsunuz. Size ayda 500 milyon lira gerekiyor. Roman bitince de 1 milyar
lira kitabınızı bastırmak için paraya ihtiyacınız var. Sağlam bir yatırım firması tanıyorsunuz yılda
yüzde 6 faiz veriyor. Kaç lira yatırmalısınız ki, romanınızı rahat rahat yazabilesiniz?
= PV(6%12;18;500000000;1000000000,1)
Sonraki 1, parayı her ayın sonunda çekmek istediğinizi gösteriyor.
IRR İLE İŞ KARARI
107
Buraya kadar hey aylık ödeme veya aylık gelir gibi periyodik (dönemsel) mali hesaplardan söz
ettik. Oysa iş dünyası her zaman böyle belirli aralıklarla belirli miktarlarda para alıp vermeye
elverişli değildir.
Bir örnek verelim. 1 milyar TL tasarruf ettiniz! Bankaya veya bir kuruma yatırıp diyelim ki yılda
yüzde 10 faiz alabilirsiniz. Fakat, enişteniz, girişimci bir genç ve size bu parayı yeni kuracağı işe
yatırmanız halinde, birinci yıl sonunda 200 milyon, ikinci yıl sonunda 300 milyon, üçüncü yıl
sonunda 400 milyon ve dördüncü yıl sonunda 500 milyon vermeyi taahhüt ediyor. Hangisi sizin
için daha kazançlı? (Tabii enişte beyden beş kuruş görememe rizikosu hariç!)
Bu hesapta şu ana kadar ele aldığımız fonksiyonların hiçbirinden yararlanamayız, çünkü geri
ödemeler eşit değil. İş dünyasında sık sık karşılaşılan bu durum için Excel IRR (Internal rate
returned/Dönen dahili had) fonksiyonu hizmetinize sunuyor. Şimdi bu senaryoyu, bir Excel
sayfasına işleyelim:
Yıl sütununa 0'dan 4'e kadar nakit akışı olacak süreyi yazın. Hareket noktası olan 0'ncı yılda
sizden 1 milyar çıktığı için hesaba bunu eski olarak geçeceksiniz. Sonra her yıl alacağınız
miktarları girin. Bu yatırımın toplam getirisinin faiz oranını bilmek için D14'e şu formülü
girmeniz gerekiyor:
=IRR(D8:D12)
108
A
B
C
D
Excel,
toplam
getirinizin
yüzde
13
1
olacağını söylüyor. Bu, yüzde 10'dan
2
3
banka
Enişte Beyle Yeni İş
4
veya
bir
başka
kurumun
vereceğinden daha yüksek bir haddi
5
6
Yıl
gösteriyor. (Ama unutmayın banka veya
Nakit
7
diğer kurum eniştenizden daha güvenli
8
0
-1000000000
9
1
200000000
10
2
300000000
11
3
400000000
12
4
500000000
13
i
14
Getiri
olabilir!)
% 13
15
ALIŞTIRMA 11
Bu bölümde altı mali fonksiyonla tanıştık. Bir Excel sayfasında bu fonksiyonları hesaplayın:
1- =PMT(12%;60;40000000000;0;0)
2- =PMT(2%;60;40000;0;0)
3- =FV(8%;10;-100000000;-200000000,0)
4- =NPER(10%;-250000000;-100000000;1000000000,0)
5- =RATE(5;0;-200000000;5000000000,0)
6- =PV(6%/12;18;500000000;1000000000,1)
109
110
BÖLÜM X
LİSTE: VERİ YÖNETİMİ
Günümüzde Web'den SQL yönetimiyle bilgisayarlar arası veri alışverişine kadar türlü türlü
veritabanı yönetiminden söz edildiğini duymuş olmalısınız. Excel de veri üretmesinin yanı sıra
veri yönetimi yapabilen bir programdır. Ancak unutmamak gerekir ki, Excel bir veritabanı
yönetme programı değildir. Excel ile İstanbul kentinin telefon rehberini hazırlayamazsınız; ama
MSQuery (Microsoft'un veritabanı araştırma ve yönetme programı) ek modülünü (Add-in)
yükleyerek, Excel ile (reklamlarıyla, abonelerin isimleriyle, adresleriyle, telefon numaraları ile)
111
tüm İstanbul'un telefon rehberini parça parça da olsa yönetebilirsiniz. Kelime-işlem programı
bilgisayarınızı elektronik dosya dolabı haline getirmek demektir.
Gözünüzün önüne bir havayolu şirketinin rezervasyon işlerini getirin: Bugünden diyelim ki bir yıl
sonrasına kadar, tarifeli kaç seferiniz var; bu seferleri hangi uçaklarla yapacaksınız? Her uçağa
kaç yolcu alacaksınız; şu ana kadar uçakta hangi koltuklar satıldı; ne kadar boş yer var; bilet satış
yerlerinden gelen yeni yer ayırtma talepleri veritabanına giriliyor mu? Etkilediği zaman ne
yapılıyor? Bilet almış yolculara başka bir sefere geçip geçemeyecekleri soruldu mu? Ne cevap
alındı? Şimdi buna bir de ikram hizmetleri ile ilgili soruları ekleyip. Ekip tahsisi ile ilgili soruları
ekleyin. Teknik bakım ve yedek parça ile ilgili soruları ekleyin. İşte size bir veritabanı ve veri
yönetim programı ihtiyacı.
Excel bu iş için yapılmış bir program değil; fakat burada sıraladığımız her bir işi tek-tek ve belirli
büyüklükte olanları bir arada, Excel'e yaptırabilirsiniz. Daha da öteye gidebilir, bu iş için
kullandığınız veri yönetimi programı ile Excel arasında alışveriş yapabilirsiniz. Excel, yaygın her
türlü veritabanından veri ithal edebilir ve onlara veri ihraç edebilir.
Bu işleri altı araçla, liste, form, filtre, sıralama, ara-toplam ve tablo ile yapabilirsiniz. Şimdi
bunları sırasıyla ele alalım.
LİSTELER
112
Liste nedir? Şu ana kadar oluşturduğumuz Excel sayfalarından farkı var mıdır?
Liste, içerdiği bilgilerden aynı kişiye, aynı güne, aynı işleme, aynı şeye ait olanların tek sırada
olduğu; daha sonraki kişi gün, işlem ve şeylere ait aynı alandaki bilgilerin de aynı sütunda
bulunduğu bilgi kümesi demektir.
Şu bir listedir:
Adı:
Soyadı:
Yaşı: Cinsi:
Ali
Korkmaz
23
Erkek
Ayşe
Yiğit
26
Kadın
Hasan
Arslan
33
Erkek
Abdullah
Can
46
Erkek
Fakat bu Excel sayfasında mutlaka A1'den başlayıp C5'e kadar gitmez. Bu bilgiler Excel'de
aralarda boş sütunlar ve satırlarla birlikte bulunabilir.
113
Veritabanı dilinde her satıra bir Kayıt (Record), her sütuna bir Alan (Field) denilir. Excel'de
kayıtlar ve alanlar yoktur; sadece hücreler vardır.
Excel, sayfalarını liste haline getirebilir ve veritabanı işleme ve yönetme programlarının
anlayacağı dilde ihraç edebilir. Excel, başka veritabanı oluşturma ve yönetme programlarının
kayıt ve alanları boşluk, virgül veya sekme işareti ile birbirinden ayrılmış bilgileri kendi hücreleri
haline getirebilir.
FORM
Excel'in veri yönetme araçlarından bir diğeri ise Form'lardır. Form, her bir kayıt içinde yer alan
ayrı ayrı giriş kutularında gösteren ve bu suretle girilecek bilgileri listede gerekli yere yazan veri
girme aracıdır. Herhangi bir Excel sayfasında içinde veri bulunan bir bölgede herhangi bir
hücreyi tıklayın ve Data (Veri) menüsünden Form maddesini seçin:
114
B
C
D
E
Excel size mevcut veritabanında dört kayıt
1
olduğunu ve bunlardan birincisinin açıldığını
2
söylüyor. New (Yeni) düğmesini tıklayarak
3
4
boş bir forma yeni kayıt girebiliriz; Delete
5
6
Adı
Soyadı
7
Ali
Korkmaz
8
Ayşe
Yiğit
9
Hasan
Arslan
10
Abdullah
Can
(Sil) düğmesine basarak açık bulunan veya
Yaşı
girmekte olduğumuz kaydı silebiliriz; Find
Prev
(Öncekini
bul)
veya Find Newt
(Sonrakini bul) düğmeleri ile kayıtlarımız
11
arasında arama yapabiliriz veya Criteria
12
(Ölçütler)
13
düğmesini
tıklayarak aramayı
14
çeşitli alanlarda belirli kelimeler vererek
15
özelleştirebiliriz. Form yoluyla girdiğimiz
16
17
bilgi, Excel listesinin en altına yazılır.
OTOMATİK FİLTRE (AUTOFİLTER)
Excel sayfanızda bilgi girdiğiniz satırlarınız çok daha fazla olabilir ve arama işini tek krterle
değil, birkaç kriterle yapmak isteyebilirsiniz.
Yukarıda ele aldığımız İllere Göre GSYİH'nin Dağılımı sayfasını düşünün. Bu sayfada GSYİH
payı 10 Milyar TL'nin altındaki yerleri görmek isteyebiliriz. Excel bunu otomatik filtre aracı ile
sağlar.
115
Herhangi bir Excel sayfasında veritabanı listesi gibi muamele görebilecek bir kümede herhangi
bir hücreyi tıklayın ve Data menüsünden "Filters..." (filtreler), ondan da "Autofilters" (Otomatik
filtreler) maddesini seçin. Autofilters satırına işaret konacak ve sayfanızdaki bütün sütun
başlarında ucu aşağı bir ok belirecektir:
Bunlar, aşağı-çekmeli menü (pull-down menu) kutularıdır; herhangi birini tıkladığınız zaman
Excel'in bu sütundaki bütün bilgileri endekslediğini göreceksiniz. Sizin sütununuzda yer alan
bilgilerin yanı sıra, bu listede All (Hepsi), Top Ten (İlk on) ve Custom (Ayarlanabilir) gibi bazı
"hazır" menüler de yer alır. Excel otomatik olarak All (Hepsi) kriteri seçilmiş gibi listenizi olduğu
gibi görüntülemektedir. Şimdi biz bu listede hiçbir sütuna dokunmuyoruz; sadece ikinci sütunda
Custom (Ayarlanabilir) bir seçme yaptıracağız:
Bu sütunun menü okunu tıklayarak, açılan listeden Custom'ı seçiyoruz ve karşımıza gelen diyalog
kutusunda Alıcı Fiyatlarla GSYİH alanında değer olarak 10 milyar rakamını yazıyoruz ve seçme
şartı olarak da "isless than" (az olan) maddesini seçiyoruz:
Ayarlanabilir seçme yaptıracağınız zaman Custom diyalog kutusunda mevcut seçenekler şunlardır:
equals
eşit olan
does not equal
eşit olmayan
is greater than
büyük olan
is greater than or equal
eşit veya büyük olan
is less than
az olan
is less than or equal to
az veya eşit olan
begins with
diye başlayan
does not begin with
diye başlamayan
116
ends with
ile biten
does not ends with
ile bitmeyen
İngilizce cümle kuruluşu Türkçe'den farklı olduğu için kriterlerin uygulama şartlarını gösteren bu ifadeler kriterin önüne yazılmış
bulunuyor. Siz, bu kriterleri ters düşünün:
10 milyar... dan büyük olan gibi.
Diyalog kutusunun OK'ini tıklar tıklamaz, 77 sıralı listemiz yerini 18 sıralı yeni bir listeye
bırakıyor ki, listede GSYİH payı 10 milyarın altındaki yerler var:
Merak etmeyin listenizin tümü bir yere gitmedi; sadece seçtikleriniz görüntüleniyor. Bu listenin
tamamı olamadığını, geride daha başka veriler bulunduğunu da seçme yaptığınız sütunun menü
okunun rengi belli ediyor.
İstersek bu seçilmiş listeyi seçip, kopyalayıp, başka bir Excel sayfasına yapıştırabilir, "GSYİH
payı 10 milyarın altındaki yerler" şeklinde yeni bir liste edinmiş oluruz veya bu liste üzerinde
yapacağımız Excel hesaplarını yapar, sonra listeyi eski şekline getiririz. Unutmadan: Listeyi eski
şekline getirmek için, artık rengi mavi olan oka basıp, açılacak menüden All (Hepsi) maddesini
seçmeniz kafi.
Bu etkili aracı kullanarak istersek, adı B ile başlayan yöreleri VEYA payı yüzde 1'in altında olan
illeri, ya da adı B ile başlayan VE payı yüzde 1'in altında olan illeri de seçtirebilirdik.
SIRALAMA
117
Sorting (Sıralama), Excel'in diğer veri yönetim aracıdır. Bu araçla listelerinizi ya yazı bulunan
sütunlara göre A'dan Z'ye Ascending (Tırmanan) veya Z'den A'ya Descending (Aşağı İnen) olarak
alfabetik, ya da (Descending) sıraya koydurabilirsiniz. Excel üç ayrı kriterle sıralama işlemi
yapabilir. Diyelim ki, illeri sıralamayı bölge adına göre yapıyorsunuz; fakat Karadeniz grubunda
yer alacak illerin kendi içlerinde A'dan Z'ye alfabetik olmasını isteyebilirsiniz.
ARA TOPLAM
Diyelim ki elinizdeki listede illerin bulundukları coğrafi bölgeler de var. İstiyorsunuz ki, her
bölgenin illerinin GSYİH'sı ile ilgili bir işlem, listede bölgenin illerinin bittiği yerde gösterilsin.
Bu işlem daha önce gördüğünüz Excel fonksiyonlarından herhangi biri (SUM, COUNT,
AVERAGE, MAX, MIN...) olabilir. Bu işlemlerin konusu listedeki herhangi bir sütunda yer alan
rakamlar (veya COUNT'ta olduğu gibi basit adet sayma) olabilir. Excel, isterseniz, her grubu ayrı
bir sayfaya bile alabilir.
ÖZET TABLO
Excel, büyük listelerde yer alan bilgilere ait belli başlı eğilimlerin (GSYİH'ya en çok katkıda
bulunan illerin Marmara bölgesinde bulunduğu, derse devam edenlerin daha çok not aldığı gibi)
ortaya çıkması için, listelerden Pivot Table (Özel Tablo) çıkartabilir.
118
Excel listelerden özet tablo çıkartmak için Özel Tablo Sihirbazı sağlıyor. Bu aracı kullanarak, son
derece karmaşık bir liste bile belli başlı sütunlarda yer alan ortak bilgilere (Bulunduğu bölge,
cinsiyeti, derse devam notu) göre diğer bilgilerin ya matematik işlemlerle (Toplama, Ortalama,
En Büyük, En Küçük vs...) veya sabit adet sayma yöntemiyle tablo haline getirilmesini sağlar.
SONUÇ
Excel'in sözünü etmediğimiz çok az fonksiyonu kaldı, Fakat rakamlardan istatistik hesapları
yapma ve istatistik grafikleri çizme yeteneğine hiç değinmedik. Bunlar bir bakıma Excel'in temel
işlevlerine ek olarak sunulan hizmetler. Excel, veri analiz modülü ile değme istatistik
programlarına taş çıkartan istatistik hesapları yapabilir. Fakat Standart Sapma veya Regresyon
Analizi bütün Excel kullanıcılarının onsuz olamayacakları bir hizmet sayılmaz. Aynı şekilde
rakam dizilerinden istatistik grafikleri üreten programlardan hiç de aşağı kalmayan Excel'in bu
fonksiyonları da, bütün kullanıcıların çoğunlukla yararlandığı unsurlar değil. Birkaç fonksiyonu
olan RAND ( ) gibi, istatistik analizleri ve grafik dışında hemen her şeyi ele almış olmakla
birlikte, bu kitapçıkla Excel'in dört köşesinden sadece birini, oda şöyle bir açmış olduğumu
unutmayın.
Ve yine unutmayın ki, bir bilgisayar programını en iyi öğrenme yolu, sınama-deneme ve içi
açılmadık menü maddesi bırakmamaktır.
BÖLÜM XI
119
ALIŞTIRMALARIN CEVAPLARI
ALIŞTIRMA 1
1- 96
2- 1.33
3--57
4- 21.5
5- 5.22
6- Hata !! Bu işlemi Excel'e yaptırmaya kalksaydık, bize "#VALUE!" karşılığı verecekti. Bir
formülün veya işlemin sonucu hücrelerinizde # ile başlayan ve ! biten kelimeler belirirse, bu
Excel'i yapamayacağı bir işleme zorladığınız anlamına gelir. Excel, Bilgisayar ve Excel
kelimelerini matematik değer olmadığı için toplayamaz. Aynı şekilde bir kelime ile rakamı
toplatmaya kalktığınızda da Excel hata mesajı verecektir. İki veya daha fazla hücredeki metinleri
tek bir metin halinde birleştirmek istiyorsanız, metinleri içeren hücre adreslerini aralarına &
işareti koyarak yazabilirsiniz. Örneğin: =D8&A6. Bu durumda boşluk koymak için, =D6&" "&A6
yazmalısınız.
ALIŞTIRMA 2
1- F6*6%, F7*6%, F8*6%
120
2- F11*6% ve G6+G7+G8
3- G6+E6, G7+E7 ve G8+E8
4- I6+I7+I8 ve (F11*6%)+11
ALIŞTIRMA 3
F15: F9*F12
I15: I12/I9
F24: F20*F22
I24: I20/I22
ALIŞTIRMA 4
1- 198
2- 4
3- 49.5
4- 110
5- -2
6- 29.5
7- 4
8- 82
9- 318
121
ALIŞTIRMA 5
1- 86.59 83.14 84.54 94.27
2- 100.70 97.20 102.50 100.00
3- 75.50 65.10 71.80 82.10
ALIŞTIRMA 6
1- 6'ncı satırı, satırın başındaki 6 rakamını sağ tıklayarak işaretleyin ve sağ tıklayarak Insert
maddesini seçin. Sonra hücreleri doldurun.
2- Mevcut D sütununun başlığını işaretleyin ve sağ-tıklayarak açılacak menüden Insert'i seçin.
Yeni D4'e "3'ncü yazılı" kelimelerini girin; daha sonra H sütununu seçin ve Insert yoluyla yeni
sütunu oluşturun, H4'e "3'ncü yazılı" kelimelerini girin. (a) 3'ncü yazılı sınavı olan dersin
fonksiyonuna dokunmaz, diğerlerini örneğin,
=AVARAGE(B4:C4;E4:G4;I4)
şeklinde değiştirirsiniz.
(b) Ortalama hücrelerini düzeltmeden, fakat üçüncü sınavı olmayan derslerde bu sınavı ortalama
katmamak için bu sınavın yapılmadığı derslerde bu hücreyi boş bırakırsınız; ya da yanlış
anlamayı önlemek için kesme işareti (-) veya "Yok" anlamına Y harfi (veya sizce anlamlı bir
başka harf veya işaret) girersiniz.
122
3- I sütununu seçer ve yeni bir sütun eklersiniz. Yeni I3'e Derse Devam kelimelerini yazarsınız.
Bu sütun, derse devam zorunluluğu olan dersler için NOT hücresindeki fonksiyonu şu şekle
getirin:
=AVARAGE(B8:H8)+SUM(I8*20%)
4- (a) Satır 10'u seçin ve yeni bir satır ekleyin. Bu satıra (yeni A10) Araştırma Ödevi adını verin.
Yukarıda 3'ncü sorunun cevabı olan işlemden sonra Yıl sonu Sınavı sütunu olan J ve Not sütunu
olan K sütunlarını seçin ve iki sütun ekleyin. Yeni J3'e Araştırma Tasarımı, yeni K3'e Araştırma
Raporu kelimelerini yazın. M10'u tamamen boş bırakın ve M9'un fonksiyonunu şu şekilde
düzeltin:
=AVARAGE(B9:I9;J10:K10)
(b) Yukarıda 3'ncü sorunun cevabı olan işlemden sonra Yıl sonu Sınavı sütunu olan J ve Not
sütunu olan K sütunlarını seçin ve iki sütun ekleyin. Yeni J3'e Araştırma Tasarımı, yeni K3'e
Araştırma Raporu kelimelerini yazın. M9'un fonksiyonu:
=AVARAGE(B9:K10)
123
ALIŞTIRMA 7
1- =AVARAGE(B3:B13)
2- =B7-$B$18.-28,343,198,-113,-120,-134,-146
3- =A2+A3
4- 1218'nci Adımda, 973807650267292 ve 254 sıfır
5- 1478'nci satırda 1,307E+308. #NUM! Excel'in dilinde hesap ettirdiğiniz formül ve
fonksiyonun sonucunun Excel'in görüntüle bileceği alt ve üst sınırın dışında olduğunu gösterir.
6- 17 bin 711
7- 6'ncı
8- 3 milyar 615 milyon TL'nin üzerinde zararınız olur!
9- %34.8
ALIŞTIRMA 8
1- Evet
2- -2
3- TRUE
4- FALSE
5- Excel
6- TRUE
7- Bilgisayar
8- a) =IF(SUM(B6:D6)<E6;"Al";"Alma")
124
b) =IF(AND(SUM(B6:D6)<E6;C6<E6/2);"Al";"Alma")
c) =IF(OR(SUM(B6:D6)<E6;C6<E6/2);"Al";"Alma")
d) =IF(AND(SUM(C6:E6)<F6);IN(NOT(C6>E6/3);"Al";"Alma"))
e) Karar1 Karar2 Karar3 Karar4
Satır 6: Alma Alma Al Alma
Satır 7: Al Alma Al Alma
Satır 8: Al Al Al Alma
Satır 9: Alma Alma Al Alma
Satır 10: Alma Alma Al Alma
Satır 11: Alma Al Al Alma
ALIŞTIRMA 9
1- =AVARAGE(B5:E5)
2- (a) =SUMIF(F5:F15;">=50";G5:G15)/COUNTIF(F5:F15;>=50)
=76.7
(b) =SUMIF(F5:F15;"<50";G5:G15)/COUNTIF(F5:F15;"<50)
=15.8
ALIŞTIRMA 10
1- =IF(OR(SUM(T7:V7)<X7;SUM(TODAY( )-W7)>150);"Al";"Alma")
125
2- Hücreleri tarih, saat ve dakika biçimine getiriniz:
C3: =NOW( )
D5: =DATE(1999;21;31)-TODAY( )
D7: =D5*24
D9: =D7*60
ALIŞTIRMA 11
1- -4.805.353.576,20 TL
2- -1.150,72 TL
3- 1.880.441.246,05 TL
4- 3,118780429
5- % 90
6- -9.500.520.171,78 TL
126