7. ÇERÇEVE PROGRAMI GENEL FİNANSAL KURALLAR

Transkript

7.ÇP Genel Finansal Kurallar
7. ÇERÇEVE PROGRAMI
GENEL FİNANSAL KURALLAR
09 Kasım 2007
v1
İÇİNDEKİLER
1
2
ÖNSÖZ.............................................................................................................................3
Doğrudan ve Dolaylı Masraflar : .......................................................................................4
2.1
Doğrudan Masraflar: .................................................................................................. 4
2.2
Dolaylı masraflar (overheads):................................................................................. 10
2.2.1
Gerçek Dolaylı Masraflar:................................................................................ 10
2.2.2
Basitleştirilmiş (Simplified) Metod:................................................................. 10
2.2.3
%20 sabit oranı (Flat rate of 20%) ................................................................... 11
2.2.4
Geçici Sabit Oran % 60 (Transitional Flat Rate of 60%):................................ 12
2.2.5
Koordinasyon ve Destek Eylemleri(Coordination and Support Actions-CSA)
için doğrudan masrafların Maksimum %7’si oranı:......................................................... 13
3
4
5
Maksimum Destek Oranları: ...........................................................................................15
A3.1 TABLOSUNUN DOLDURULMASI .........................................................................18
Topluluk Finansal Desteği ..............................................................................................22
5.1
Ödeme Şekilleri........................................................................................................ 23
5.1.1
Proje başlangıcında ön ödeme:......................................................................... 23
5.1.1.1 Garanti Fonu:................................................................................................ 24
5.1.2
Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler: ............... 26
5.1.3
Final raporun onaylanmasından sonra yapılan final ödeme:............................ 26
6
7
Proje Gelirleri..................................................................................................................26
Geçerli Masraflar ............................................................................................................30
7.1
8
Geçerlilik Kriterleri:................................................................................................. 30
Geçersiz Masraflar: ........................................................................................................31
8.1
9
KDV Muafiyet Sertifikası ........................................................................................ 31
Finansal Raporlama ve Ödemeler:.................................................................................33
9.1
9.2
9.3
9.4
10
11
Finansal sertifika: ..................................................................................................... 33
Metodoloji Sertifikası............................................................................................... 34
Ortalama Personel Masrafları Sertifikası ................................................................. 35
Sertifikaların Karşılaştırılması ................................................................................. 37
Raporların onaylanması ve ödemelerin iletilmesi .......................................................39
Dönüşüm Oranı: .........................................................................................................39
EK I: Alt Yüklenici (subcontractor): ...........................................................................40
EK II: Üçüncü Partilerin Masrafları ............................................................................41
EK III: Dahili danışman masrafları üç şekilde sınıflandırılır: ......................................44
EK IV: Toplu ödeme şeklinde Topluluk Finansal Desteği:.........................................45
EK V: PC dışındaki ülkeler için Toplu ödeme şeklinde Topluluk Finansal Desteği....51
EK VI: Kontroller ve Onaylar:.....................................................................................52
Raporlar:........................................................................................................................... 53
EK VIII: Finansal Açıdan Zayıf Olan Bir Tüzel Kişilik Koordinatör Olabilir mi? ..........54
2
1 ÖNSÖZ
AB Çerçeve Program fonları, tamamı hibe olan ve geri ödemesiz fonlardır. Tematik
alanlardaki ilgili çağrılara sunulan projelerin değerlendirilmesi sonucunda başarılı bulunan
projeler AB Komisyonu tarafından fonlanmaktadır. Proje tekliflerinin ve proje raporlarının
sunulması direkt olarak AB Komisyonuna yapılmaktadır.
Çoklu ortaklı olan projelerin koordinatör ve ortaklarının proje için talep ettikleri bütçeler,
başvuru aşamasında koordinatör tarafından elektronik teklif sunma sistemine (EPSS) girilir
(A.3 formları). Komisyon desteği bir ön ödeme ve ara ödemelerden oluşur ve 2 yıl veya daha
uzun sürecek projelerde her dönem sonunda belli kurallara ( 375.000 Euro ve üzerinde fon
alınması) göre Mali Denetim Sertifikası (Audit) ile birlikte raporlar gönderilmelidir. Proje
türleri icin belli oranlarda destek miktarı mevcuttur. Ayrıca Proje yürüten kurum ve
kuruluşların muhasebe sistemleri ile bağlantılı olarak kurumlara belli oranda genel gider
(overhead) payı verilmektedir.
Bütçe
öngörüsü
hazırlayabilmek
için,
hangi
tür
masrafların
doğrudan
projeden
karşılanabileceği bilinmeli ve ilgili masrafın gerçeğe yakın tahmini yapılarak öngörü
hazırlanmalıdır.
Proje bütçesinin harcanması sırasında Finansal Kurallar gereği geçerli ve geçersiz masraf
prensiplerine uymak ve yapılan harcamaların tamamının muhasebe sisteminde kayıtlı
olmasını sağlamak gerekmektedir.
Görüldüğü üzere, yapılan iş karşılığı 7.ÇP hibe desteklerinden yararlanabilmek için, finansal
konularda teknik bilgi ve becerinin geliştirilmesi gerekmektedir. Elinizdeki, 54 sayfadan
oluşan bu kitapçık, Avrupa Komisyonu’nca yayınlanan klavuzdur ve kuruluşlarımız için ulusal
mevzuata uygun şekilde hazırlanmıştır.
TÜBİTAK UKO
Bilgi için:
[email protected]
3
2 Doğrudan ve Dolaylı Masraflar :
Ortaklara (beneficiary) yapılan ödeme, onların geçerli doğrudan ve dolaylı masraflarına
bağlıdır.
2.1 Doğrudan Masraflar:
Projenin yürütülmesi ile doğrudan ilişkili olan geçerli masraflardır.
Geçerli sayılabilecek doğrudan masraflar:
a) Proje Personeli Masrafı:
¾ Personel, ortak tarafından ulusal mevzuata uygun olarak alınmış olmalıdır.
¾ Personel, ortağın teknik idare ve sorumluluğu altında çalışmalıdır.
¾ İki tür personel çalıştırılabilir:
Kadrolu personel: ortakla sürekli çalışma sözleşmesi olan personel.
Sözleşmeli personel: ortakla geçici süreli çalışma sözleşmesi olan personel.
¾ Personel masrafları brüt maaşı belirtmeli: maaş + sosyal güvenlik masrafları (tatil
ödemesi, emeklilik payı, sağlık sigortası, vb.)
Kadrolu personel için de geçerli olmak üzere, doğrudan proje için çalışılan saatler projeden
karşılanabilir.
Çalışma zamanı = proje için çalışılan toplam saat – ( tatiller, hastalık izni, diğer izinler )
Projeden karşılanacak çalışma zamanı, proje süresince zaman çizelgesi (Grafik 1; Grafik 2)
gibi bir belge düzenlenerek kaydedilmelidir. Proje personeli, çalışma zamanlarını günlük,
haftalık veya aylık çalışma saatleri olarak kağıt üzerine veya bilgisayarda kaydetmelidir.
Eğer ortağın genel uygulamasına göre belirli personel masrafları dolaylı masraf olarak işlem
görüyorsa, o masraflar projeden de dolaylı masraf olarak gösterilmelidir, doğrudan masraf
olarak gösterilmemelidir.
Çalışma saatlerini kaydetmek için zaman çizelgesi kullanılmak istendiğinde (zorunlu
değildir, güvenilir başka yöntemler de kullanılabilir) döküman üzerinde aşağıda belirtilen
bilgiler bulunmalıdır:
-
Ortağın, kontratta da belirtilen tam ismi,
-
Ar-Ge projesine doğrudan katkı yapan çalışanın tam ismi,
-
Ar-Ge projesinin kontratta da belirtilen adı,
-
Proje adına açılan hesap numarası,
4
-
Ortağın gelen kurallarına göre belirlenen zaman periyodu (örneğin günlük, haftalık,
aylık bazda),
-
Ar-Ge projesinde belirtilen çalışma saatleri,
-
Projeden sorumlu olan kişinin tam adı ve imzası.
Çalışma
saatlerini
tahmin
etmek
yeterli
değildir,
ortağın
genel
kurallarına
göre
hesaplanmalıdır.
Örnek:
Bir yıldaki toplan gün sayısı: 365
Haftasonları:
- 104
Yıllık tatil:
- 21
Resmi tatil:
- 15
Hastalık / diğer:
- 15
Çalışılabilir gün sayısı:
210
5
Grafik 1: Zaman Çizelgesi
Grafik 2: Zaman Çizelgesi
Farklı projelerde çalışan personelin kullanabileceği zaman çizelgesi:
Özel durumlar:

Fazla mesai: proje için çalışılan saatleri belirten bir sistem varsa ve ortağın genel kuralları
ile uyum içerisinde ise kabul edilebilir.

Hastalık izni: çalışma saatleri içerisine dahil edilemez.

Proje personeli için ana-baba izni: Ulusal kanun çerçevesinde zorunlu olduğu durumda
projede çalışılan zamanla orantılı olarak geçerli masraf olarak kabul edilebilir.

Ayni yardım (şirket arabası gibi): sadece gerekçeli ve ortağın genel kurallarına uygun
olduğu durumda kabul edilebilir.

Aşırı harcamalar geçerli masraf değildir.

Doktora masrafları: geçerli masraf kritelerini karşılıyorsa geçerlidir.

Kamu kurumları için, direk merkez hükümet ya da yerel hükümet bütçesinden ödenen
kamu memurları masrafları, geçerlilik kriterlerine uyuyorsa geçerli sayılır.

Danışmanlar, bir 7.ÇP projesinde bir veya daha fazla ortak için çalışan gerçek kişilerdir.
Serbest çalışan biri de olabilir, bir üçüncü parti bünyesinde çalışan biri de olabilir.
Üçüncü parti ile ilgili genel bilgiye “EK II”te ulaşabilirsiniz.
Dahili danışman masrafları ile ilgili genel bilgiye “EK III”te ulaşabilirsiniz.
b) Projede görev alan personelin seyahat ve harcirah ödeneği genel kural olarak, ortağın
genel kurallarına uyduğu ve kaydedildiği sürece doğrudan geçerli masraf olarak
düşünülebilir.
Bu masraflar ortağın genel kurallarına göre dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, yine
dolaylı masraf olarak projeye yansıtılabilir, doğrudan geçerli masraf olarak gösterilemez.
c) Dayanıklı ekipman satın alma masrafı

Sadece projede kullanılmak üzere alınan ekipman masrafı doğrudan masraf olarak
gösterilebilir. Masrafın geçerli olabilmesi için ortağın genel muhasebe kurallarına göre
karar verilmiş olmalı ve her ortak kendi dayanıklı ekipman amortisman kurallarını
uygulamalıdır. Amortisman, her ilgili periyodik raporda gösterilir. Ekipmanın amortisman
masrafı, o ekipmanın satın alma masrafını geçemez.

Proje başlangıcından önce alınan ve proje için kullanılan ekipmanın masrafı, geçerlilik
kriterlerine uydugu takdirde geçerlidir.

Sadece proje için kullanılan oran masraf olarak gösterilebilir. Kullanılan miktar (kullanılan
oran ve zaman) denetlenebilir olmalıdır.
8

Ekipman masrafı, ekipmanın istenilen kullanım şartlarını sağlayabilmesi için yapılan (alan
hazırlığı, sevkiyat, yerleştirme, kurulum, v.b.) tüm masrafları kapsayabilir.

Dayanıklı ekipmanın satın alınması opsiyonu içeren finansal kiralama (financial leasing),
ortağın kendi finansal kuralları çerçevesinde ise karşılanabilir. Bu masraf, ekipmanın
satın alınma ve normal şartlar altındaki amortisman uygulanması masraflarını geçemez.
Operasyonel kiralama: bu durumda, ekipmanı satın alma olasılığı yoktur. Ekipman hala
kiralama firmasının mülkiyetinde olduğu için amortisman masrafı da yoktur; ancak
masraflar, ortağın normal uygulamaları içerisindeyse ve ekipmanın satın alınma
masrafını geçmiyorsa geçerli masraftır.
Her iki durumda da ortak, ekipmanı sadece proje için kullanmıyorsa, projede kullanılan
çalışma zamanı oranı projeden gösterilebilir.
Örnek:
Proje süresi: 3 yıl
Ekipman amortisman süresi:5 yıl
Ekipman proje başlangıcında alındı ise, projede kullanım süresi olan 3 yıl için ve kullanıldığı
oranda projeden karşılanabilir.
Ortağın genel uygulamalarına göre dayanıklı ekipman masrafı dolaylı masraf olarak kabul
ediliyorsa, bu masraflar projede de dolaylı masraf olarak gösterilir.
d) Sarf malzeme masrafları:

Projenin uygulanması için gerekli olan her türlü sarf malzeme masrafı doğrudan geçerli
masraf olarak kabul edilebilir.

Ortağın genel uygulamalarına göre sarf malzeme masrafı dolaylı masraf olarak kabul
ediliyorsa, bu masraflar projede de dolaylı masraf olarak gösterilir.

Sarf malzeme masraflarının geçerli olabilmesi için, proje başladıktan sonra alınması
gerekmektedir.
e) Alt Yüklenici:
Alt yüklenici masrafları doğrudan geçerli masraftır. Detaylı bilgi EK I’de yer almaktadır.
f) Metodoloji Sertifikası ve Finansal Sertifika:
9
Sertifika masrafları doğrudan geçerli masraftır. “Diğer aktiviteler (other activities)” kalemi
altında “yönetim giderleri (management costs)” altında gösterilmelidir.
2.2 Dolaylı masraflar (overheads):
Dolaylı masraflar (overheads), kira, bina ve teçhizatın amortismanı, su, gaz, elektrik, bakım,
sigorta, ofis ekipmanları, iletişim masrafları, posta ücreti gibi ortağın altyapı ve genel
operasyonel
masrafları
ile
idari
ve
finansal
yönetim,
insan
kaynakları,
eğitim,
dökümantasyon, hukuki görüş gibi yatay hizmetlerle bağlantılı masrafları kapsamaktadır.
Dolaylı masraflar, ortağın muhasebe kurallarına uygun olmalıdır.
7.ÇP’de, aynı tüzel kişiliğe bağlı tüm bölümler, fakülteler veya enstitüler masraf hesap
etmede aynı sistemi kullanmalıdırlar.
2.2.1 Gerçek Dolaylı Masraflar:
Geçerli masraf kriterine uygun dolaylı masrafları herbir proje için ayırt edebilen ve gruplayan
analitik muhasebe sistemlerine sahip ortaklar, dolaylı masraf oranı %20’den fazla ise bu
oranı belirtebilir ve bu durumda gerçek dolaylı masraflarını raporlamak zorundadırlar veya
%20 sabit oran opsiyonunu seçmelidirler.
2.2.2 Basitleştirilmiş (Simplified) Metod:
Basitleştirilmiş metod, gerçek dolaylı masraflarını detaylı seviyede (merkez, birim, proje)
değil de, kurum/kuruluş seviyesinde ayırabilen tüzel kişiliklere yönelik olan dolaylı masraf
bildirme şeklidir. Dolaylı masraf havuzundan farklı projelere masraflarını dağıtmak için
referans noktası (“key” / “driver”) seçilmesi gerekmektedir. Bu metod, ortağın genel
muhasebe ve yönetim uygulamalarına göre olmalıdır ve son kapanan muhasebe yılının
finansal kayıtlarından alınan gerçek masraflara dayandığı sürece kullanılabilmektedir.
Basitleştirilmiş metodta, kurum/kuruluşun uygulamalarına uygun oldugu takdirde, oranlama
yolu ile dolaylı masraf(overhead) hesaplanır.
Örnekler:
3 projeye sahip bir kurum/kuruluş, toplamda 100.000 EUR dolaylı masraf (overhead)
belirlemiştir.
3 proje arasında dolaylı masrafları paylaştırmak için, basitleştirilmiş metodu kullanıyor:
10
Örnek 1:
Sabit saatlik orana göre dolaylı masraf dağılımı yapıyor:
Kurumun/Kuruluşun toplam dolaylı masrafı: 10.000 €
Kurum/Kuruluş bazında çalışılan saatler: 2.000 saat
Saatlik oran:10.000 / 2.000 = 5
Projeler arasında dağılım:
1. proje: 600 saat çalışılmış =>
600 x 5 = 3.000 € dolaylı masrafları
2. proje: 400 saat çalışılmış =>
400 x 5 = 2.000 € dolaylı masrafları
3. proje:1.000 saat çalışılmış => 1.000 x 5 = 5.000 € dolaylı masrafları
Örnek 2:
Personel masrafı oranına göre dağıtım:
Toplam dolaylı masraf: 10.000 €
Kurum/Kuruluş bazında personel masrafı: 100.000 €
Oran: 10.000 / 100.000 = 0,1 (%10)
Projeler arasında dağılım:
1. proje: personel masrafı: 30.000 € => 30.000 x 0,1 = 3.000 € dolaylı masrafları
2.2.3 %20 sabit oranı (Flat rate of 20%)
¾
Muhasebe sistemi ne olursa olsun, tüm ortaklar seçebilirler.
¾ Toplam doğrudan geçerli masraflardan, alt yüklenici ve üçüncü parti tarafından sunulan
ortağın binasında kullanılmayan kaynaklarının masrafları çıkarılarak kalan miktar üzerinden
dolaylı masraf hesaplanır.
Örnek:
Masraflar:
-
personel:
1.000.000 €
-
alt yüklenici:
-
proje ortağı olmayan bir üniversitede çalışan araştırmacı:
-
proje ortağı olmayan bir üniversiteden ama ortağın binasında çalışan araşt.:15.000 €
100.000 €
20.000 €
11
-
seyahat:
5.000 €
-
ekipman:
50.000 €
Toplam doğrudan masraflar:
1.190.000 €
Dolaylı masraflar:
1.190.000 € - 100.000 € (alt yüklenici) – 20.000 € (ortağın binasında çalışmayan araştırmacı)
= 1.070.000 € x %20 = 214.000 €
¾
7.ÇP’ye ilk başvurusunda %20 sabit oranı kullanmayı kabul eden bir ortak, muhasebe
sistemi gerçek masraflarını ayırt etmeye olanak sağladığında, sonraki başvurularında analitik
gerçek dolaylı masraf sistemini (analytical actual indirect cost system) veya basitleştirilmiş
metodu (simplified method) seçebilir. Ancak bundan sonra, tekrar sabit oran seçemez.
2.2.4 Geçici Sabit Oran % 60 (Transitional Flat Rate of 60%):
¾
1 Ocak 2010’dan önce kapanacak çağrılar kapsamında geçerlidir. Sonrasında,
Komisyon tarafından %40’dan az olmayan yeni bir oran belirlenecektir.
¾
Bu sabit oranın kullanımı üç şarta bağlıdır:
1) Kurum / kuruluşun statüsü:
- Kar amacı gütmeyen kamu kurumları
- Yüksek öğretim kurumları
- Araştırma şirketleri
- KOBİler
Bu ortaklar proje süresi içerisinde statülerini değiştirirlerse, sabit oran uygulaması, statülerini
değiştirdikleri ana kadar geçerli olacaktır. Daha sonraki finansal raporlarda da %60 sabit
oranını kullanamayacaklardır.
2) Kurum / kuruluşun muhasebe sistemi:
Proje için gerçek dolaylı masraflarını ayırt edemeyen kurum/kuruluşlar için öngörülmüştür.
Muhasebe sistemi genel/toplam dolaylı masrafları belirleyebiliyor ama onu proje
bazında dağıtamıyorsa, diğer şartları da sağlamak koşuluyla bu ortak %60 sabit oranı
kullanabilir.
12
Örnek:
6.ÇP’de Ek Maliyet Modelini (AC) kullanan üniversite, 7.ÇP’de de:
- 2009 yılının sonunda değiştirilecek olan %60 sabit oranı kullanabilir,
- basitleştirilmiş metodu (simplified method) seçebilir,
- tam analitik muhasebe sistemine geçebilir.
6.ÇP’de Tam Maliyet Modelini (FC) kullanan kurum/kuruluşun muhasebe sisteminin
aynı olduğu, yani gerçek dolaylı masraflarını ayırt edebildiği ve projelere dağıtabildiği
farz edilir ve %60 sabit oranını seçemez, kullanamaz.
3) Destek türleri:
Sabit oran, araştırma ve teknoloji geliştirme ve demonstrasyon aktivitelerini (Mükemmelliyet
Ağları (NOE), Araştırma Projeleri) içeren destek türleri için uygundur.
2.2.5 Koordinasyon ve Destek Eylemleri(Coordination and Support
Actions-CSA) için doğrudan masrafların Maksimum %7’si oranı:
CSA’nın dolaylı geçerli masrafları için ödeme (reimbursement), her ortak için doğrudan
geçerli masrafların maksimum %7’si kadar olabilir ve alt yüklenici ile ortağa sunulan ama
ortağın binasında kullanılmayan üçüncü parti kaynaklarının masrafları çıkarılarak kalan
miktar üzerinden dolaylı masraf hesaplanır.
7.ÇP projelerine ilk defa katılırken geçici sabit oran(transitional flat rate) %60’ı seçen her
ortak, sonraki katılımlarında gerçek dolaylı masraf (actual indirect cost system) sistemini
seçebilir. Ancak bu değişimden sonra tekrar sabit oran(flat rate) sistemine geçemez.
13
Grafik 3:
Dolaylı Masraflar Şeması
Dolaylı Masraflar
Kurum/Kuruluşunuz analitik muhasebe sistemine sahip mi veya dolaylı masraf
(overhead) oranlarınızı basitleştirilmiş sistem (simplified method) kullanarak mı
belirleyeceksiniz?
EVET
HAYIR
Gerçek dolaylı masraflar (real indirect costs)
veya basitleştirilmiş metod (simplified
method) kullanarak masraf hesaplama
veya
Toplam doğrudan geçerli masrafların %20’si (1)
veya
Toplam doğrudan geçerli masrafların %60’ı
(1)(2)
- Kar
amacı
gütmeyen
kamu
kurumları,
yüksek
okullar
ve
üniversiteler, araştırma şirketleri,
KOBİ’ler
- Araştırma ve Teknolojik Gelişme
içeren
fon
türlerine
katılım
sağlanması durumunda.
Koordinasyon ve Destek Eylemleri : Her durumda doğrudan geçerli masrafların %7’si (1)
(1) alt yüklenici ve üçüncü parti tarafından sunulan ama ortağın binasında kullanılmayan
kaynakların doğrudan geçerli masrafları çıkarılır.
(2) 1 Ocak 2010’dan önce kapanacak çağrılar kapsamında yapılacak proje teklifleri için
geçerlidir.
14
3 Maksimum Destek Oranları:
1. Araştırma ve Teknoloji Geliştirme Faaliyetleri (RTD):
Ar-Ge faaliyetleri yeni bilgi, yeni teknoloji, yeni ürünler oluşturmayı amaçlayan
aktivitelerdir.
Genel desteklenme oranı toplam geçerli masrafların %50’sidir. Aşağıda belirtilen
ortaklar için ise %75’dir:
√ Kar amacı gütmeyen kamu kurumları ( -ulusal kanunlara göre kurulan tüzel
kişilik, -uluslararası kuruluş(örnek:UN)),
√ Yüksek öğretim kurumları (örnek: üniversiteler)
√ Araştırma şirketleri (kar amacı gütmeyen tüzel kişiliklerdir ve ana işlevlerinden
biri araştırma ve teknoloji geliştirmedir),
√ KOBİ’ler
AB KOBİ Tanımı:
İşletme
Ölçeği
En Fazla
Çalışan
Sayısı
Yıllık Net Satış
Hasılatı
Yıllık Bilanço
Orta
büyüklükte
işletme
< 250
≤ 50 milyon Avro
≤ 43 milyon Avro
Küçük İşletme
< 50
≤ 10 milyon Avro
≤ 10 milyon Avro
Mikro İşletme
< 10
≤ 2 milyon Avro
≤ 2 milyon Avro
Bağımsızlık
Başka firma
hissesi
%25'i
geçmeyecek
Çoğu zaman, bir tüzel kişiliğin statüsü ulusal kurallarına göre belirlenmektedir.
Örnek:
Bir ortak, kar amacı gütmeyen araştırma şirketi olduğunu ispatlamak için statüsünü ulusal
vergi kanunu altında belirtebilir.
Aşağıda belirtilen şartlar sağlandığında, güvenlikle ilgili Ar-Ge faaliyetlerinde destek oranı
%75’e çıkabilir:
Proje ortakları, sınırlı Pazar payı olan bir alanda kapasitelerini geliştiriyorlar.
Bu sınırlı alanın özel durumuna göre, piyasa başarısızlığı riski bulunmaktadır.
Proje ortakları yeni tehditlere cevap olacak şekilde ekipman geliştirmektedirler.
15
2. Demonstrasyon Faaliyetleri:
Ekonomik avantaj sağlayacak yeni teknolojilerin kapasitesini ispatlayacak, doğrudan kâr
amacı gütmeyen aktivitelerdir (prototip). Avrupa Komisyonu desteği toplam geçerli
masrafların maksimum %50’sine ulaşmaktadır.
3. Diğer Faaliyetler:
Yukarıda belirtilenlerin arasına girmeyen faaliyetlerdir. Avrupa Komisyonu desteği geçerli
masrafların %100’ne kadar ulaşmaktadır. EkI’de (Annex I) belirtilmelidir.
Örnekler:
-
dissemination: ( web sayfası oluşturulması, konferans veya çalıştaylarda projenin
sunulması, bilimsel yayım oluşturulması)
-
ağ oluşturma: ( ağ oluşturmak için seminer düzenleme)
-
koordinasyon ( toplantı veya koordinasyon amaçlı seyahat)
-
fikri mülkiyet ( patent araştırmaları, hukuki görüş veya projenin uygulanmasında
gerekli olan fikri mülkiyet hakları için üçüncü partilere yapılan telif ücreti ödemelerini
de içeren patent uygulamaları ve diğer fikri mülkiyet hakları başvurusu ve takibi)
-
sosyo-ekonomik konular üzerindeki çalışmalar ( projeden üretilen bilginin beklenen
sosyo-ekonomik etkisinin değerlendirilmesi veya kullanımını etkileyebilecek faktörlerin
analizi)
-
projeden üretilen bilginin promosyonu
4. Yönetim Faaliyetleri (diğer faaliyetler kapsamındadır): Sadece yönetim masrafları olan
ortağın masrafları, kurum/kuruluş tipi ne olursa olsun toplam geçerli masrafların %100’üne
kadar desteklenebilmektedir. Bilimsel koordinasyon(scientific coordination) masrafı bu kalem
altında belirtilmez, Ar-Ge faaliyeti olduğu için %50 desteklenir.
5. Eğitim aktiviteleri (traininkjg activities (diğer faaliyetler kapsamındadır)): Eğitimcilerin
maaşlarını kapsar. Ancak, eğitilenlerin maaşları karşılanmaz.
Örnek:
Bir araştırma projesine ortak olan bir üniversitenin masrafları:
Ar-Ge masrafları: 100.000 €
Demonstrasyon masrafları: 100.000 €
Yönetim masrafları: 100.000 €
16
Dolaylı masrafların hesaplamaları: Üniversite olduğu için geçici sabit oran(transational flat
rate) olan %60 seçilmiştir:
Ar-Ge :100.000 € x %60 = 60.000 €
Demo : 100.000€ x %60 = 60.000 €
Yön. : 100.000€ x %60 = 60.000 €
Komisyon desteği:
Ar-Ge : %75 x (100.000 € + 60.000 €) = 120.000 €
Demo : %50 x (100.000 € + 60.000 €) = 80.000 €
Yön. : %100x (100.000 € + 60.000 €) = 160.000 €
Toplam destek : 360.000 €
Araştırma faliyetlerinin koordine edilmesi ve desteklenmesini amaçlayan koordinasyon ve
destek eylemleri için (CSA) Avrupa Komisyonu desteği toplam doğrudan geçerli masrafların
maksimum %100’üne ulaşmaktadır. Dolaylı masraflar ise doğrudan geçerli masrafların
maksimum %7’si ile sınırlıdır (alt yüklenici ve ortağın binasında olmamak kaydıyla kullanılan
üçüncü parti kaynaklarının masrafları hariçtir).
17
4 A3.1 TABLOSUNUN DOLDURULMASI
Proje bütçe öngörüsü hazırlandıktan sonra koordinatörün EPSS’te (elektronik proje önerisi
sunma sistemi) (https://www.epss-fp7.org/epss/welcome.jsp) başvuru yapabilmesi için doldurması
gereken form örneği aşağıdadır:
18
Bu formun doldurulabilmesi için koordinatör herbir ortaktan bütçe öngörülerini alır ve yine
herbir ortak için sağ üst köşedeki ortak numarasını (participant number) yazarak kayıt yapar.
“Personel Costs”Æ Personel masrafları için, herbir aktivite altında ne kadar adam/ay
öngörülüyorsa, birim maliyet ile çarpılarak ilgili hücreye yazılır. (Ar-Ge projesi için, Ar-Ge
faaliyetleri, demonstrasyon, yönetim(management) kalemleri için ne kadar; CSA projesinde
ise koordinasyon, destek, yönetim için ne kadar bütçe talep edileceği yazılır).
Adam-Ay Hesabı
Personel giderleri yazılırken, personelin nerede çalışacağı detayına kadar belirtmeye gerek
yoktur, iş paketi kapsamında üstlenilecek görevleri yerine getirmek için toplam kaç adam/ay
ihtiyacın olduğunun yazılması yeterli olacaktır.
Adam-ay, proje kapsamında yapılacak işler için harcanacak toplam emeği, işgünü ve mesai
saatlerini baz alarak ay cinsinden belirleyen bir kavramdır.
Adam-ay öngörüsü yaparken en küçük iş biriminden başlanarak o iş paketi için ne kadar
emek harcanması gerektiği tespit edilmelidir ve ülke için standart sayılabilecek 1 aylık
çalışma hesap edilmelidir.
Örnek:
Günlük Çalışma Saati: 8 saat
Aylık Mesai Günü
: 22 Gün
1 Adam/Ay
: 22 Gün x 8 saat = 176 saat
Örnek:
- İş paketlerinden biri 11bilgi günü düzenlemek,
- Her bir bilgi günü için hazırlıklar, yolculuk, raporlama dahil ortalama 8 iş günü
harcandığı öngörülüyor,
Bu durumda;
8 iş günü x
64 saat
8 mesai saati = 64 saat ...............1 Bilgi Günü İçin
x 11 bilgi günü = 704 saat emek
Yani;
704 saat / 176 saat = 4 adam-ay harcanacaktır.
19
“Subcontract“Æ Şayet projeye alt yüklenici alınacaksa, hangi aktivite alanı içerisinde alt
yüklenici ile sözleşme yapılacaksa, o aktivite alanı altına masrafı yazılır.
“Other direct costs” Æ Diğer doğrudan masraflar, personel ve alt yüklenici haricindeki
ekipman, seyahat, sarf malzeme gibi doğrudan masrafları içermektedir. Herbir aktivite alanı
altına, öngörülen masraf yazılmalıdır.
Ekipman alımlarında dikkat edilmesi gereken konulardan biri amortismandır.
Proje kapsamında proje için alınacak ekipman amortismana tabi ise kurum/kuruluşun
halihazırda uyguladığı amortisman sistemi aynen geçerlidir. Proje için alınmış olan
ekipmanın amortisman gideri proje süresince gider olarak yansıtılabilir. Proje süresi
ekipmanın amortisman ömründen kısa ise proje dışında kalan süre projede gider
gösterilemez.
Projeden önce kuruma alınmış, amortismana tabi olan ve proje başladığında amortisman
süresi devam eden, proje başladıktan sonra belli oranlarda veya tam kapasite ile projede
kullanılmaya başlanan ekipmanın amortisman gideri projeye yansıtılabilir. Projede kullanıldığı
oranda ve proje süresince bu uygulama geçerlidir.
“Indirect costs” Æ Personel masrafı ve diğer doğrudan masrafların toplamı üzerinden
hesap yapılır. Hesabı yapılırken, alt yüklenici için belirtilen masraf dahil edilmemelidir. Detaylı
bilgi döküman içerisinde “Dolaylı Masraflar” başlığı altında yer almaktadır.
“Lump Sum, Flat Rate, Scale of Unit” Æ Sadece Uluslararası İşbirliği Ortak Ülkeleri (ICPC)
dolduracaktır.
“Total Budget” Æ Toplam bütçe, personel masrafları, alt yüklenici masrafları, diğer
doğrudan masraflar ve dolaylı masrafların toplamıdır.
“Requested EC Contribution” Æ Avrupa Komisyonu’ndan talep edilen destek miktarı RTD
faaliyetlerinin büyük şirketler için %50’si; kamu kurumu, üniversiteler, KOBİ’ler ve kar amacı
gütmeyen araştırma şirketleri için %75’i; demonstrasyon faaliyetlerinin %50’si ve diğer
faaliyetlerin %100’üdür. Detaylı bilgi, dökümanın “Maksimum Destek Oranları” başlığı altında
yer almaktadır.
“Total Receipt” Æ Toplam Gelir kısmına ise, öngörülen proje geliri yazılır. Bu miktar, proje
kabul edildiğinde Komisyon tarafından gönderilecek destek miktarından düşülecektir.
20
!!!
Projede, Komisyon tarafından gönderilecek destek dışında herhangi bir
kaynaktan fon geliri öngörülmüyor ise, kesinlikle boş bırakılmalıdır.
Aşağıda Örnek A3.1 formu bulunan proje bir Colloborative Project (Ar-Ge) projesidir.
- Seçilen Dolaylı Maliyet modeli: Special Transition Flat Rate (%60)
- Ar-Ge projesi olduğu için dodurulacak alanlar; “RTD”, “Demonstr.”, “Management” ve var
ise “Training” ve “Annex 1” de açıklanan “Other” alanlarıdır.
“Indirect cost”= (“personnel cost” + “other direct costs”) x %60
165000
= (175000
+ 100000
) x 0,60
“Total budget” = “personnel” + “subcontract” + “other” + “indirect costs”
“Requested EC cont.”= “Total budget” x %75 (“RTD” için)
= “Total budget” x %50 (“demonst.” İçin)
= “Total budget” x %100(“mng” ve other” için)
21
Aşağıda Örnek A3.1 formu bulunan proje bir Coordination and Support Action (CSA)
projesidir.
- Seçilen Dolaylı Maliyet modeli: Special Transition Flat Rate (%60)
- CSA projesi olduğu için dodurulacak alanlar; Coordination, Support, Management, Training
ve Annex 1 de açıklanan Other alanlarıdır.
Type of Activity
Max.Reimb.Rate.
(%)
75
RTD
50
Demonstration
100
Training
Personnel Cost
Subcontracting
Other Direct Cost
Indirect Cost
Lump Sum
100
100
Coordination Support
30000
15000
10000
3000
20000
10000
30000
15000
Total Budget
Req. EC Cont.
Total Receipt
90000
63500
100
100
Mng Other
6000
2500
5100
43000 13600
29750 9095
Total
51000
13000
32500
50100
0
0
146600
102345
Kurum, “Indirect Cost” hesaplama metodu olarak "Special Transitional Flat Rate" sistemi ile
hareket etmektedir.
“Indirect cost”= (“personnel cost” + “other direct costs”) x %60
30.000
= (30.000 + 20.000 ) x 0,60
“Total budget” = “personnel” + “subcontract” + “other” + “indirect costs”
“Requested EC cont.”= [ “personnel” + “subcontract”+“other” ] + [(“personnel” + “other” )x %7]
5 Topluluk Finansal Desteği
AB desteği aşağıdakileri içermektedir:
a) projenin başlangıcında ödenen ön ödeme
b) herbir raporlama dönemi sonundaki ara ödemeler
c) son raporlama dönemi ve gerekli düzeltmeleri içeren final ödeme
Avrupa Komisyonu katkısı hesaplanırken, ön ödemeden elde edilen faiz geliri ve herhangi bir
ortak tarafından kazanılan gelirler de hesaba katılmalıdır.
22
5.1 Ödeme Şekilleri
5.1.1 Proje başlangıcında ön ödeme:
Ön ödemeden elde edilen faiz kazancı Avrupa Komisyonu desteğinden çıkarılacaktır.
Ön ödeme miktarı 50.000,00 Avrodan az olursa, bu ön ödemeden elde edilen faiz gelirinin
beyan edilmesine gerek yoktur.
Ön ödemenin koordinatörün banka hesabında kaldığı sürede elde edilen faiz, topluluğun
mülkiyetindedir. Diğer taraftan,
-
Ön ödemenin koordinatörden ortaklara iletilen kısmından faiz geliri elde edilse bile
beyan etmeye gerek yoktur.
-
Her proje için bir ön ödeme vardır ve kontratın yürürlüğe girmesinden 45 gün
içerisinde ödenir. Faizle ilgili kurallar sadece ön ödeme için geçerlidir, ara ödemeler
için geçerli değildir.
Komisyon’dan gelen ön ödemeden elde edilen faiz gelirini sadece koordinatör Komisyona
bildirmelidir.
Koordinatör tarafından beyan edilen faiz miktarları finansal raporlarda (C Formu)
belirtilmelidir ve bir sonraki ödemede dengelenmelidir.
Koordinatör,
çağrıda
belirtilen
minimum
sayıdaki
ortağın
A
formunu1
imzalayıp
göndermesinden sonra, belirtilen formu imzalayıp gönderen tüm ortaklara dağıtır. (Ön
ödeme, final ödemeye kadar Topluluğun mülkiyetindedir.)
Ön ödeme genel olarak, ikiden fazla raporlama dönemi olan projelerde, herbir döneme düşen
ortalama AB fonunun %160 ‘ı olarak hesaplanır. Bir veya iki raporlama dönemi olan
projelerde ise, toplam fonun %60 – 80’i arasındadır. Bunun yanısıra, projede belirtilen özel
durumlara göre ön ödeme miktarı değişebilir.
Konsorsiyum otaklarından biri Ortak Araştırma Merkezi ise, bu ortağın fon payı ön ödemeye
dahil edilmez, direk ortağın kendisine ödenir.
Ön ödemede iki limit vardır:
Garanti fonu katkı miktarı ( Avrupa Komisyonu desteğinin %5’i ), ön ödeme hesabına
dahildir; ancak, koordinatör hesabına yatırılmaz, ön ödeme ile eş zamanlı olarak
Komisyon’dan direk Garanti Fonuna aktarılır.
1
Accession Form
23
- Ara ödemeler ve ön ödemenin toplamı, AB fonunun %90’ı ile sınırlıdır. Bu limite uyabilmek
için, ara ödemelerde azaltma olabilir.
5.1.1.1 Garanti Fonu:
7.ÇP projesi yürütülürken ortaklar ve Topluluk tarafından ortaya çıkan finansal risklere karşı
oluşturulmuştur. Projenin finansal kayıplarının garantisini sağlamak için ortaklar arasındaki
bir çeşit sigorta kontratıdır.
Fon, ortakların mülkiyetindedir. Her ortak garanti fonuna katkı yapmaktadır. Avrupa
Komisyonu desteğinin %5’i olan bu katkı ön ödemeden çıkarılır ve Komisyon tarafından
ortakların adına Garanti Fonuna yatırılır. Ortakların fona katkıları, Komisyon tarafından
onların adına bir banka hesabına yatırılır. Bu katkılardan elde edilen faiz geliri, ortaklar
tarafından yapılan zararları karşılamak içindir.
Proje sonunda ortaklar, garanti fonuna yaptıkları katkılarını geri alırlar. Ancak, katkılardan
elde edilen faiz kayıpları karşılayamazsa, ödeme zamanında geri ödenen miktarda azaltma
yapılır. Azaltma yapılan bu miktar Avrupa Komisyonu katkısının %1’ini aşamaz. Bu kesinti
kamu kurumları veya katılımı üye ya da aday ülke tarafından garanti edilen tüzel kişilikler için
ve yüksek öğretim kurumları için geçerli değildir.
Garanti Fonu, 500.000,00 Avro’nun altında Avrupa Komisyonu desteği alan ortaklar için
(koordinatörler dahil değil) banka garantisi ve geçerlilik kontrollerine olan gereksinimi ortadan
kaldırmaktadır.
Bir kamu kurumu, yüksek öğretim kurumu olmayan veya özellikle hükümetten sağlanacak bir
garanti belgesini Komisyona sunamayan koordinatörler ile 500.000,00 Avro’dan fazla Avrupa
Komisyonu desteği alan ortaklar için, Komisyon tarafından finansal geçerlilik denetimi
yapılacaktır.
Denetim sonucu yetersiz görülürse, konsorsiyumun başka bir koordinatör bulması
beklenecektir. Bu tüzel kişilik hala koordinatör olmak isterse Komisyona finansal güvence
sunmak durumundadır.
Örnek:
3 yıllık bir proje.
Konsorsiyuma gönderilen ön ödeme 1,600,000 Avro’dur ve konsorsiyum arasında belirlenen
oranlarda ortaklara payları transfer edilir.
24
Koordinatör payına düşen ön ödeme miktarı 400,000 Avro’dur. Koordinatör tarafından tutulan
ön ödemeden elde edilen faiz geliri miktarı:
- Komisyon’dan alınıp ortaklara iletilene kadarki zamanda 1,200,000 Avro’dan elde edilen
2000 Avro,
- Koordinatörün payına düşen 400,000 Avro’dan elde edilen 2800 Avro.
TOPLAM FAİZ GELİRİ: 2000 Avro + 2800 Avro = 4800 Avro.
Koordinatör, raporlama dönemi sonunda finansal raporda(Form C) 4800 Avro’yu, ön
ödemeden elde edilen faiz geliri olarak belirtmelidir. Bu miktar, bir sonraki ara ödemeden
düşülecektir.
Örnek1:
X projesi
Raporlama dönemi: 3
Avrupa Komisyonu fon miktarı: 3.000.000 EUR
Raporlama dönemi başına düşen ortalama fon miktarı: 3.000.000 EUR / 3 = 1.000.000 EUR
Ön ödeme : 1.000.000 x %160 = 1.600.000 EUR
Garanti Fonuna aktarılan miktar (Toplam AB fonunun %5’i): 3.000.000 EUR x %5 = 150.000
EUR
Koordinatör hesabına aktarılan net fon miktarı: 1.600.000 EUR – 150.000 EUR = 1.450.000
EUR
Örnek 2:
Z projesi
Raporlama dönemi: 1
Avrupa Komisyonu fon miktarı: 900.000 EUR
Ön ödeme: tüm fon miktarının %75’i: 900.000 EUR x %75 = 675.000 EUR
Garanti fonuna aktarılan miktar (Toplam AB fonunun %5’i):900.000 EUR x %5 = 45.000 EUR
Koordinatör hesabına aktarılan net fon miktarı: 675.000 EUR – 45.000 EUR = 630.000 EUR
Örnek:
Maksimum Avrupa Komisyonu desteği: 3.000.000 EUR
25
Ön ödemenin hesaplanması:
Herbir döneme düşen ortalama destek miktarı: 1.000.000 EUR
Ön ödeme miktarı: 1.000.000 EUR x %160 = 1.600.000 EUR
%10 konservasyon: 3.000.000 x %10 = 300.000 EUR
(%10 konservasyon final döneminde geri ödenecektir. Ara ödemeler toplamı 2.700.000
EUR’u geçemez).
1. raporlama döneminde kabul edilen Avrupa Komisyonu desteği: 900.000 EUR
1. ara ödeme: 900.000 EUR
1. TOPLAM ÖDENEN: ön ödeme (1.600.000 EUR)+1.ara ödeme (900.000)= 2.500.000 EUR
2. raporlama döneminde kabul edilen Avrupa Komisyonu desteği: 900.000 EUR
2. ara ödeme: 200.000 EUR (%10 konservasyon nedeni ile=2.700.000 EUR–2.500.000 EUR)
Final ödeme:3.000.000 EUR–(1.600.000 EUR+900.000 EUR+200.000 EUR)=300.000 EUR
5.1.2 Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler:
Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler, raporlama dönemi
içerisinde konsorsiyum tarafından yapılan kabul edilen geçerli masraflar ve ilgili desteklenme
oranlarına göre hesaplanır. Ön ödeme ve ara ödemelerin toplamı, maksimum Komisyon
desteğinin %90’ı ile sınırlıdır. Ara ödemeler, bu limiti geçmeyecek şekilde ayarlanır.
5.1.3 Final raporun onaylanmasından sonra yapılan final ödeme:
Final ödeme, final raporların onaylanmasından sonra gönderilir ve hesap edilen Avrupa
Komisyonu katkısından, proje süresince ödenmiş miktar çıkarılarak bulunur. Toplam ödeme,
maksimum Avrupa Komisyonu desteği ile sınırlıdır.
6 Proje Gelirleri
Topluluk finansal desteği proje ortaklarının kar elde etmelerini amaç edinmiş olamaz.
Avrupa Komisyonu desteği + gelirler < toplam geçerli masraflar = Destek miktarında azaltma
olmaz.
26
Üç çeşit gelir dikkate alınmalıdır:
-
Üçüncü partilerden ortaklara yapılan transferler
-
Üçüncü partilerden yapılan ayni destekler
-
Projeden elde edilen gelir
a) İlk iki durumdaki masrafların proje geliri olarak kabul edilebilmesi için aşağıdaki 2 durum
sağlanmış olmalıdır:

Üçüncü parti tarafından ortağa verilen destek özellikle projede kullanılmak için
verildiyse, bu kaynak ortağın finansal raporunda (C Formu) proje geliri olarak
belirtilmelidir.
Bu desteğin özellikle proje için yapıldığı belirtilmezse, bu kaynak gelir olarak değil de,
projenin geçerli masrafları olarak kabul edilir.

Ortaktan üçüncü partiye tam bir geri ödeme yoksa, geri ödemesi yapılmayan
masraflar gelir olarak kabul edilmelidir ve ortak tarafından da gelir olarak beyan
edilmelidir. Geri ödemesi yapılan kısım gelir değildir, ortağın masrafıdır ve masraf
olarak beyan edilmelidir.
Örnek:
Kontrata göre masrafları üniversite tarafından karşılanan ama maaşı hükümet tarafından
ödenen profesör.
Profesör, söz konusu olan projede çalışmak üzere hükümet tarafından üniversitede özellikle
görevlendirilmezse, üçüncü parti (hükümet) tarafından sağlanan bu katkı gelir olarak kabul
edilmez. Başka bir deyişle, profesörün görevinin belirlenmesinde üniversite serbest ise,
profesörün katkısı üniversitenin kendi kaynağı gibi düşünülür ve gelir olarak kabul edilmez.
Ortak, üçüncü parti tarafından sağlanan katkıyı proje için kullanıldığı her durumda üçüncü
partiyi ulusal kanunlar çerçevesinde haberdar etmelidir.
b) Projeden elde edilen gelir (proje için alınan bir ekipmanın satılmasından –satın alınma
masrafı ile sınırlı olmak kaydıyla-, yapılan bir konferans için alınan ücret)
Proje çıktısı olan bilgilerden elde edilen gelir, projeye gelir olarak kaydedilmez. Proje çıktısı
olan bilginin kullanılması, Topluluk finansal desteği alan her projenin ana amacıdır.
Gelirlerin miktarı, geçerli masraflarla Avrupa Komisyonu desteği arasındaki farkı aşmazsa,
destek üzerinde etkisi bulunmamaktadır.
27
Geçerli masraflar: 100 €
destek: 50 €
gelirler: 50 € Æ etki etmemektedir.
destek: 50 €
gelirler: 20 € Æ etki etmemektedir.
destek: 50 €
gelirler: 60 € Æ Avrupa Komisyonu desteği
40 €’ya indirilir, aksi takdirde 10 € kar gözükür.
Gelirler final ödemelerde göz önüne alınır.
Örnek:
X ortağının toplam geçerli masrafları: 100 €
Avrupa Komisyonu desteği
: 50 €
Gelirler: - Projedeki bir iş için ulusal destek: 20 €
- Projedeki bir iş için endüstri kuruluşundan sponsor olarak verilen destek: 20 €
- Proje sonunda yapılan bir seminer katılımcılarına ödenen ücret: 5 €
Toplam masraf
: 100 €
Toplam gelir
: 45 €
Av. Kom. Desteği: 50 € + toplam gelir (45€ ) = 95 € (ortağın toplam masraflarının altında bir
tutar olduğu için Komisyon desteğinde
değişiklik yapılmayacaktır.)
Gelir, üçüncü parti tarafından projeye yapılan katkıdır. Aynı proje içindeki ortakların
birbirlerine yaptıkları katkılar gelir olarak görülmemektedir. Eğer bir ortak, aynı konsorsiyum
içerisindeki başka bir ortağa işlerin yapılmasında yardımcı olabilmek için fon desteği sağlarsa
bu miktar gelir olarak kabul edilmez.
Ortaklar, hangi raporlama döneminde gelir elde ettiyse, o dönem için hazırlanacak C formuna
bu gelirleri kaydetmelidir. Bu gelirler, final ödemesi hesaplanırken (proje bittikten sonra) göz
önüne alınacaktır ve gerekli azaltma yapılacaktır.
Örnek:
Projeden elde edilen gelir (proje için alınan bir ekipmanın satılmasından edinilen gelir,
konsorsiyum üyeleri tarafından yapılan bir konferans için alınan ücret) beyan edilmelidir ve
karı önlemek için destekten düşülmelidir.
28
Örnek:
MaksimumAvrupa Komisyonu desteği: 3,000,000 €
Üst sınır: 3,000,000 € - 3,000,000 x %10 konservasyon = 2,700,000 €
Ön ödeme: 3,000,000 € / 3 yıl = 1,000,000 €
1,000,000 € x % 160 = 1,600,000 €
Ara Ödeme
Kabul edilen fon
1. dönem: 1,000,000 €
2. dönem:
1,000,000 €
ön ödeme+1. ara ödeme = 2,600,000 €
100,000 €
2,700,000 € (üst sınırda kalabilmek için)
800,000 €
3. dönem: 1,200,000 €
Toplam ödeme
son ödeme: 300,000 €
3,000,000 € ( maksimum destek )
Örnek:
MaksimumAvrupa Komisyonu desteği: 3,000,000 €
Üst sınır: 3,000,000 € - 3,000,000 x %10 konservasyon = 2,700,000 €
Ön ödeme: 3,000,000 € / 3 yıl = 1,000,000 €
1,000,000 € x % 160 = 1,600,000 €
Elde edilen faiz geliri : 20,000 M€
Kabul edilen fon
Ara ödeme
Toplam ödeme
1. dönem: 1,0 M€
1,0 M€ – 0,02 M€ = 0,98 M€
2,6 M€ (1,6 M€+0,02 M€+0,98M€)
2. dönem: 0,8 M€
0,1 M€
2,7 M€ (üst sınırda kalabilmek için)
3. dönem: 1,2 M€
son ödeme: 0,3 M€
3,0 M€ (maksimum destek)
29
7 Geçerli Masraflar
Maksimum Avrupa Komisyonu desteği, ortaklar tarafından hazırlanan geçerli masrafların
tahmini değerine ve Komisyon’la yapılan pazarlığa bağlıdır.
Proje
kapsamındaki
geçerli
masrafların
tahmini,
“Negotiation
Guidance
Notes”
dökümanından detayları görülebilen Bütçe Hazırlık Formlarındaki (Grant Preparation FormsGPF) bütçe öngörüsünde ve sonra teknik ekte (Annex I) detaylı olarak belirtilmelidir.
7.1 Geçerlilik Kriterleri:
- Masraflar
tahmini
değil,
gerçek
ve
gerçekleşmiş
olmalıdır.
Finansal
sertifikanın
oluşturulması esnasında masraflar gerçekleşmemişse, en yakın tahmin belirtilmelidir (bu,
ortağın muhasebe sistemi ile de uyumlu olmalıdır) ve bu durum finansal raporda (financial
statement) belirtilmelidir. Masraflarda değişiklik gerektiğinde, takip eden periyod için
sunulacak finansal raporda belirtilmelidir.
- Ortak tarafından gerçekleştirilmiş olmalıdır. Masrafların ödendiğini belirten dökümanlar,
proje bitiminden sonra beş yıla kadar ortak tarafından saklanmalıdır.
- Final raporlar ve final denetim sertifikaları istisna olmak üzere, proje süresi içerisinde
gerçekleşmiş olmalıdır. Final raporların ve son döneme ait raporların ve finansal
dökümanların hazırlanması aşamasındaki harcamaların kabul edilebilmesi için proje
bitiminden sonraki 60 gün içerisinde gerçekleşmiş olmalıdırlar.
- Genel muhasebe ve yönetim kuralları çerçevesinde kanıtlanabilir olmalıdır.
Ortağın kurulmuş bulunduğu ülkenin muhasebe kurallarına göre ve ortağın genel muhasebe
ve yönetim uygulamalarına uygun harcamalar olmalıdır.
7.ÇP
projeleri
için
özel
muhasebe
kuralları
oluşturulmamalıdır.
Eğer,
muhasebe
sistemlerinde bir masraf türü herzaman dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, 7. ÇP
kapsamında da o masraf dolaylı olarak gösterilmelidir.
- Proje amaçlarına ve beklenen sonuçlarına ulaşmak için, ekonomik, verimlilik ve etkili olmak
prensipleri çerçevesinde olacak şekilde gerçekleşmiş olmalıdır.
- Ortağın muhasebe kayıtlarında ve üçüncü partilerden herhangi bir destek olursa, üçüncü
partilerin de muhasebe kayıtlarında yer almalıdır.
- Ek I’deki (Annex I) bütçe öngörüsünde belirtilmiş olmalıdır.
30
8 Geçersiz Masraflar:
Aşağıda belirtilen masraflar geçersiz masraflardır:
- KDV dahil saptanabilir dolaylı vergiler (KDV muafiyet sertifikası temin edildiği takdirde, mal
ve hizmet alımlarında KDV ödemesi yapılmamaktadır.)
- Gümrük vergisi
- Faiz geliri
- Olası kayıp ve vergiler için ayrılan provizyon
- Kambiyo zararı
- Başka bir Topluluk projesi masrafları
- Fazla ve gereksiz harcamalar
8.1 KDV Muafiyet Sertifikası
KDV, Çerçeve Programları projeleri kapsamında geçersiz masraf olarak kabul edilmektedir.
Araştırmacılarımızın ÇP projeleri kapsamındaki mal veya hizmet alımlarında KDV
ödememeleri için, TÜBİTAK ve Maliye Bakanlığı ortak çalışmasıyla hazırlanan ve Maliye
Bakanlığı’nın 20 Mayıs 2005 tarih ve 25820 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Türkiye –
Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği” çerçevesinde, AB veya Türkiye-AB ortak
finansmanı ile yürütülen projelere KDV muafiyeti uygulanmaya başlanmıştır.
AB Çerçeve Programı projelerinde "KDV" geçerli bir masraf türü değildir; yani bu projelerde
yer alan kurum ve kuruluşların doğrudan proje ile ilgili olarak yapmış olduğu mal ve hizmet
alımlarında
ödenen
KDV
proje
bütçesinden
değil
kurumun
kendi
hesaplarından
karşılanmaktadır.
AB Çerçeve Programları ve diğer benzeri yabancı kaynaklı hibe niteliğindeki proje fonlarının
yürütülmesi ile ilgili olan tüm kurum ve kuruluşların girişim ve çalışmalarıyla bu fonların
kullanımı ve muhasebeleştirilmesinin uygulama biçimlerini belirleyen veya netleştiren bir
takım kolaylaştırıcı mevzuat oluşumları ve değişiklikleri olmuştur.
Bu kapsamda Maliye Bakanlığı’nın 20 Mayıs 2005 tarih ve 25820 sayılı Resmi Gazete’de
yayınlanan “Türkiye – Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği” çerçevesinde, AB
veya Türkiye-AB ortak finansmanı ile yürütülen projelere KDV muafiyeti uygulanmaya
başlanmıştır. Yani yürütmekte olduğunuz veya yeni başlayacak olan projelerinizde
31
yapacağınız mal ve hizmet alımlarında KDV ödenmeyecektir. Bu muafiyetten yararlanmak
için doldurulması gereken formlar ve izlenmesi gereken prosedür şu şekildedir:
1. Dilekçe: Projeyi yürüten kurum tarafından Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı, AB ve
Dış İlişkiler Daire Başkanlığı AB Şubesi’ne hitaben yazılan ve KDV muafiyeti talebinin
belirtildiği resmi yazı.
2. Proje hakkında özet: KDV muafiyet başvurusu ile ilgili projenin daha kolay anlaşılmasını
sağlayacak şekilde projenin amacı, proje kapsamında yapılacak işler ve ilgili aktörler gibi
özet bilgiler içeren tavsiye niteliğindeki özet bilgi formu
3. Bilgi formu: Genel tebliğ ekinde yer alan ve başvuru dosyasında yer alan tüm bilgi ve
belgelere referans vermek sureti ile proje hakkında önemli bilgileri ortaya koyan form. Bilgi
formundaki her bir bilginin sözleşme ve ekli belgelerle teyidi gereklidir. İşlemlerin
hızlandırılması için bilgi formunda yer alan bilgilere ilişkin olarak, kontrat'ta bu bilgilere
karşılık gelen kısımların işaretlenmesini talep etmektedirler. Bunun için izleyeceğiniz yöntem
bilgi formunda her bir bilgiye bir numara vermek ve sözleşmede bu bilginin teyit edileceği
sayfada ilgili yere ayni numarayı yazmak olabilir.
4. Diğer gerekli belgeler: Komisyonla yapılan ve imzaları tamamlanmış sözleşme ile bunun
ekindeki bütçe dağılımıyla ilgili tablolar. Ayrıca konsorsiyumlarda lider ile yapılan ayrı bir
sözleşme varsa bunun örneği. (Bilgi formunda geçen ve numara verilmiş bilgileri teyit eden
kısımların yanına söz konusu numara yazılarak işaretlenmelidir.)
İşlemin hızlandırılması adına dilekçeniz ve ekindeki 2 form öncelikli olarak (312)4152822 'ye
fakslanabilir ancak form asılları ve ekte sözleşme olmak üzere mutlaka postayla (kurye veya
APS ile):
Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı
Avrupa Birliği Şubesi
İlk Adim Caddesi No: 2 06100 Ankara
adresine gönderilecektir.
Başvurunuzda herhangi bir eksiklik olup olmadığını öğrenmek için Maliye Bakanlığı’nda
arayabileceğiniz numaralar: (312)4153110, 4153475, 4153576
Başvurunuz neticesinde size Maliye Bakanlığı’ndan bir “özelge” yani KDV muafiyetine ilişkin
ön onay gelecektir. Bu ön onayla birlikte kurumunuzun Muhasebe Departmanı bağlı
32
bulunduğunuz Vergi Dairesi’ne başvuracak ve sözleşmede yazılı sure için geçerli olacak
KDV İstisna Sertifikasını alacaktır.
İlgili formlar www.fp7.org.tr adresinden indirilebilir.
9 Finansal Raporlama ve Ödemeler:
RAPORLAR
9.1 Finansal sertifika:
Finansal sertifika (Certificate on Financial Statements ), tamamen toplu ödeme ( EK IV; EK
V) şeklinde yapılan destekler için sunulmaz. Rrapor sunulmayan önceki ödemelerle beraber,
toplamda Avrupa Komisyonu desteği 375.000 EUR veya daha fazla ise zorunludur. Sertifika,
sunulması zorunlu dönemlerdeki toplam geçerli masrafların hepsini kapsamalıdır.
Örnek:
5 yıllık bir projede ortak olan bir ortak için:
Dönem no
Geçerli
masraflar
Avr. Kom. Desteği
(%50)
Rapor sunulmayan
toplam miktar
Rapor gerekli mi?
1
380.000 €
190.000 €
190.000 € (a)
< 375.000 €
HAYIR
2
410.000 €
205.000 € (b)
395.000 € (a+b)
> 375.000 €
EVET (*)
3
500.000 €
250.000 €
250.000 € (c)
< 375.000 €
HAYIR
4
350.000 €
175.000 € (d)
425.000 € (c+d)
> 375.000 €
EVET (*)
5
700.000 €
350.000 €
350.000 €
< 375.000 €
HAYIR
(*) : Finansal Sertifika iki dönemdeki toplam geçerli masrafları kapsamalıdır.
1. ve 2. dönem toplamları: 380.000 € + 410.000 € = 790.000 €
3. ve 4. dönem toplamları: 500.000 € + 350.000 € = 850.000 €
Süresi iki yıl veya daha az olan projeler için özel durum:
Bir ortak tarafından talep edilen Topluluk Finansal Desteği 375.000 EUR veya üzeri olduğu
durumlarda, final ödeme zamanında yalnızca bir adet finansal sertifika sunulmalıdır. Bu
sertifika, tüm geçerli masrafları kapsamalıdır.
Örnek:
Proje süresi iki yıl olan olan bir proje için:
33
Dönem no
Geçerli
masraflar
Avr. Kom. Desteği
(%50)
Rapor sunulmayan
toplam miktar
Rapor gerekli mi?
1
800.000 €
400.000 €
400.000 €
> 375.000 €
2
410.000 €
205.000 €
605.000 €
HAYIR
EVET
İlk dönemde, toplam miktar 375.000 EUR’un üstünde olmasına karşın, proje süresi iki yıl
olduğu için, toplam geçerli masrafları kapsayan finansal rapor, proje sonunda sunulur. Bu
sertifika, toplamda 800.000 € + 410.000 € = 1.210.000 € olan tüm geçerli masrafları
kapsamalıdır.
Örnek:
Proje süresi üç yıl ve iki raporlama dönemi olan bir proje:
Dönem no
Geçerli
masraflar
Avr. Kom. Desteği
(%50)
Rapor sunulmayan
toplam miktar
Rapor gerekli mi?
1
750.000 €
375.000 €
375.000 €
> 375.000 € EVET **
2
350.000 €
200.000 €
200.000 €
HAYIR
** 2 tane raporlama dönemi olmasına karşın, proje süresi 2 yıldan fazla olduğu için ve destek
miktarı 375.000 € ‘den fazla olduğu için finansal sertifika gerekmektedir.
9.2 Metodoloji Sertifikası
Komisyon tarafından da onaylanması gereken Metodoloji Sertifikası, personel ve dolaylı
masraflar için (sabit oran dışındakiler), masraflar oluşmadan önce sunulan bir sertifikadır.
- Zorunlu olmayıp, Komisyon’un belirlediği kriterlere uyan ortağın talebine istinaden alınır.
- 6. ÇP’de, her biri için 375.000 Avro’ya eşit veya üzerinde Komisyon Desteği olan en az 8
projeye dahil olmuş ortaklar başvurabilir.
- Sorumluluklarını yerine getiremeyen, yanlış açıklamalar yapan veya bütçe öngörüsünde
yüksek rakam belirten ortaklar metodoloji setifikasından çıkarılabilirler.
- Kriterleri sağlayan ve metodoloji sertifikasına başvurmak isteyen ortaklar [email protected]
adresine
elektronik
posta
göndererek
Komisyondan talepte bulunmalıdırlar.
- Komisyon da bu talebi 30 gün içerisinde kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek
duyulursa Komisyon tarafından uzatılabilir.
- Talep kabul edilirse, bir denetçi tarafından hazırlanan form (Form E), [email protected]
adresine
elektronik
posta
ile
gönderilerek
başvuru yapılmalıdır.
34
- Komisyon, 60 gün içerisinde sertifikayı kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek
- Metodoloji sertifikası kabul edilip kullanılmaya başladıktan sonra ara ödemeler için,
Komisyon desteği 375.000 EUR ya da üzeri olsa bile finansal sertifika gerekmemektedir.
Yalnızca son ödeme için finansal rapor sunulmalıdır.
- Kabul edilen sertifika, ortağın 7. ÇP’ye daha sonra sunacagi finansal sertifikalar için geçerli
olacaktır. Ancak, ortağın metodolojisi değişirse veya denetçi veya Komisyon servisleri
tarafından sağlanan diğer kontrol neticesinde metodoloji sertifikasının geçerliliğini
kaybettiği belirlenirse, bu ortak başka bir metodoloji sertifikası sunmalıdır.
Örnek:
3 adet raporlama dönemi olan bir projeye ortak olan ve metodoloji sertifikası olan bir ortak.
Dönem No:
Geçerli
Komisyon Finansal Desteği
Kümülatif
Finansal
Masraflar
(%50)
Komisyon
Sertifika gerekli
Desteği
mi?
1
380.000 €
190.000 €
190.000 €
HAYIR
2
410.000 €
205.000 €
395.000 €
HAYIR (1)
3
500.000 €
250.000 €
645.000 €
EVET
1.290.000 €
645.000 €
645.000 €
Toplam
Personel ve Genel Giderler
için: 500.000 €
Diğer masraflar için: 145.000 €
(1) Kümülatif miktar > 375.000 olmasına rağmen, metodoloji sertifikası Komisyon tarafından
onaylandığı için ara ödemelerde finansal sertifika sunmaya gerek yoktur.
9.3 Ortalama Personel Masrafları Sertifikası
Ortalama personel masrafını tahmin için metodoloji sertifikası kullanmak isteyen ortaklar,
onay için Avrupa Komisyonu’na sunmalıdır. Bu metod, ortağın yönetim ve muhasebe sistemi
ile tutarlı olmalıdır. Kabul edilen sertifikaya göre hesap edilen ortalama personel masrafları,
gerçek masraflardan farklı olmamalıdır.
Bu sertifika,
35
- Metodoloji sertifikasına sahip olmayan ve ortalama personel masrafları beyan etmeyi seçen
her ortak, Ortalama Personel Masrafları Sertifikası sunmak zorundadır.
- Ortalama
Personel
Masrafları
Sertifikası
sunma
prosedürlerinde
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf
detaylı
bilgiye
adresinden
ulaşılabilir.
- [email protected] adresine elektronik posta
göndererek Komisyondan talepte bulunulur.
- Komisyon, 60 gün içerisinde sertifikayı kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek
- Kabul edilen sertifika, ortağın 7. ÇP’ye daha sonra sunacagi finansal raporlar için geçerli
olacaktır. Ancak, ortağın metodolojisi değişirse veya denetçi veya Komisyon servisleri
tarafından sağlanan diğer kontrol neticesinde sertifikanın geçerliliğini kaybettiği belirlenirse,
bu ortak başka bir ortalama personel masrafı sertifikası sunmalıdır.
- Ara ödemeler için gerekli olan durumlarda sunulan finansal sertifika zorunluluğu devam
etmektedir.
36
9.4 Sertifikaların Karşılaştırılması
Finansal Sertifika
Metodoloji Sertifikası
Ortalama Personel Masrafları Sertifikası
Kim
kullanabilir
Kontratta belirtilen şartlar dahilinde tüm
ortaklar için zorunludur.
Opsiyoneldir ve 6. ÇP’de, her biri için
375.000 Avro’ya eşit veya üzerinde
Komisyon Desteği olan en az 8
projeye dahil olmuş ortaklar için
öngörülmüştür.
Metodoloji sertifikası kullanmayan ve
ortalama personel masrafı kullanan tüm
ortaklar için zorunludur.
Şartlar
Toplam destek < 375.000 € ise
sunulmayacak.
Birden fazla projede yer alan ortaklar
Metod, ortağın yönetim ilkeleri ve
muhasebe sistemi ile tutarlı olmalıdır.
Ortalama masraflar, gerçek personel
masraflarından farklı olmamalıdır.
> 2 yıllık projeler için:
Ara ödeme ve / veya final ödemede finansal
sertifika verilmeyen kümülatif Avrupa
Komisyonu desteği > 375.000 € ise,
= 2 yıllık projeler için:
Toplam destek > 375.000 € ise, final
ödemede yalnızca 1 adet finansal sertifika
İstisna:
Metodoloji sertifikası Komisyon tarafından
kabul edilirse, ara ödemeler için finansal
sertifika sunulmasına gerek yoktur.
37
Kapsam
İlgili raporlama dönemlerindeki, henüz
finansal sertifikaya tabi tutulmamış tüm
geçerli masrafları kapsar.
7. ÇP boyunca, tüm ortakların
projeleri.
7. ÇP boyunca, tüm ortakların projeleri.
Sunulma
Zamanı
= 2 yıllık projeler için:
Final ödemede
7. ÇP kapsamında imzalanan ilk proje
başladıktan sonra, projenin
yürütülmesi esnasında herhangi bir
zaman.
7. ÇP kapsamında imzalanan ilk proje
başladıktan sonra, projenin yürütülmesi
esnasında herhangi bir zaman.
> 2 yıllık projeler için:
Kriter sağlandığında
Form
Dış denetçi veya yetkili kamu görevlisi
tarafından sağlanan detaylı, bağımsız
beyan/rapor. (Ek VII Form D)
Bağımsız denetim raporu (Ek VII
Form E)
Bağımsız denetim raporu ( Form E’nin ilgili
kısmı)
Avantajlar
Finansal sertifika, ortağın masraflarının
geçerliliğinin kesinliğini artırır.
Metodoloji sertifikası Komisyon
tarafından kabul edilirse, ara
ödemeler için finansal sertifika
gerekmemektedir.
Metodoloji kabul edilirse, ortalama
masrafların gerçek masraflardan önemli
ölçüde farklı olmadığı sayılmaktadır.
Metodoloji kabul edilirse ve metod
doğru bir şekilde uygulanırsa,
denetimden sonra düzeltme riski
kalmayacaktır.
Metodoloji kabul edilirse ve metod doğru bir
şekilde uygulanırsa, denetimden sonra
düzeltme riski kalmayacaktır.
38
10 Raporların onaylanması ve ödemelerin iletilmesi
Herbir raporlama dönemi sonunda Komisyon, proje raporlarını değerlendirip onaylayacak ve
ilgili ödemeyi raporların Komisyona ulaştırılmasını takiben105 gün içerisinde yapacaktır.
Final ödeme, final raporların onaylanmasından sonra gönderilir ve geçerli masraflara
dayanarak hesaplanmış Avrupa Komisyonu desteği ile ödenen miktar arasındaki fark
kadardır.
11 Dönüşüm Oranı:
Masraflar avro cinsinden belirtilmelidir.
Avrodan başka para biriminde hesapları olan ortaklar, aşağıda belirtilen 2 kurdan birini
kullanarak harcamalarını Avro para birimine çevirerek sunmalıdır:
Gerçek masrafların yapıldığı günün kuru
Raporlama döneminden sonraki ayın ilk gününün kuru
İki durum için de, Avrupa Merkez Bankası (European Central Bank – ECB) değişim oranları
kullanılmalıdır. Web adresi: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/
39
12 EK I: Alt Yüklenici (subcontractor):
Alt yüklenici bir çeşit üçüncü partidir; diğer bir deyişle, proje ortağı olmayan tüzel bir kişiliktir.
Projede gözükmesinin nedeni, herhangi bir ortağın, görevinin bir kısmının yürütülebilmesi için
(ortağın kendisinin yürütemeyeği özellikli işler veya alt yüklenicinin servislerini kulllanmanın
daha iyi sonuç vermesi) alt yüklenici servislerine başvurmasıdır.
Alt yüklenici:
- Anlaşma, iş şartlarına dayanmaktadır; yani alt yüklenici, genellikle kendisi için kâr miktarını
da içeren ücret talep etmektedir. Diğer üçüncü partiler ise sadece masrafları talep
etmektedirler.
- Alt yüklenici (subcontractor), ortağın direk idaresi altında değildir ve ortağa hiyerarşik
açıdan bağlı değildir. Alt yüklenicilerin çalışma yerleri, muhasebe kuralları ve iç işleyişleri de
farklıdır.
- Alt yüklenici (subcontractor) işi kendisi yürütür; ancak, diğer üçüncü partiler yapılan bir
anlaşmayla ortağa sadece kaynaklarını sunarlar.
- Anlaşma yapılan ortak alt yükleniciye(subcontractor), projeye yaptığı katkı için ödeme
yapar. Alt yüklenici, projeden elde edilen bilgi üzerinde fikri mülkiyet hakkına sahip değildirler.
- Alt yükleniciye verilen işin Komisyon nezdindeki sorumluluğu ortağa aittir. Alt yüklenicinin
yaptığı iş ortağa aittir. Alt yüklenici(subcontractor) bir üçüncü parti olduğu için, Komisyon ve
diğer ortaklarla karşılıklı hak sahibi değildir ve zorunlulukları yoktur. Bununla birlikte ortak, alt
yüklenicinin(subcontractor) Komisyon tarafından denetlenebilmesini mümkün kılmalıdır.
Alt yükleniciye(subcontractor) verilen görevler, projenin ana işleri (araştırma) olmamalıdır.
Araştırmaya zemin hazırlamak için gerekli olan işler / aktiviteler alt yüklenici tarafından
üstlenilebilir.
Koordinatörün, fonların dağıtılması, raporların analiz edilmesi gibi görevleri alt yükleniciye
verilemez. Alt yüklenici ve ortak arasında yapılan herhangi bir ikili anlaşmada, alt yüklenici
(subcontractor) tarafından türetilen fikri mülkiyet haklarının ortağın kendisine ait olduğu da
belirtilmelidir.
Ek I’de (Annex I) alt yüklenici(subcontractor) ihtiyacının belirtilmesi, görevinin açıklanması ve
masrafların tahmininin eklenmesi gerekmektedir.
Alt yüklenici masrafları doğrudan masraflardır ve ortağın C formunda (Form C) belirtilmelidir.
40
13 EK II: Üçüncü Partilerin Masrafları
Üçüncü parti nedir?
Kontratı imzalamayan tüzel kişiliklerdir. Üçüncü parti katılımı ve kaynakları Ek I’de (Annex I)
belirtilmelidir. Üçüncü partiler, iki şekilde projeye katkıda bulunabilir:
- Proje işlerinin bir kısmının yürütülebilmesi için kaynaklarını ortağın kullanımına sunmak.
- Proje işlerinin bir kısmını yürütmek.
Üçüncü parti masrafları belirli şartlar altında geçerli sayılabilmektedir:
- Üçüncü parti, yapacağı işler, masrafların tahmini, üçüncü parti tarafından ortağa sunulan
kaynaklar pazarlık aşamasında (negotiations) belirtilmeli ve kontratta Ek 1 (Annex 1)’de yer
almalıdır.
- İşlerin bir kısmını yürüten üçüncü partilerin (alt yüklenici olmayan) masraflarını ortaklar,
aşağıda belirtilen özel durum kapsamında ise karşılarlar. Pazarlık aşamasında görüşülen bu
konular kabul edilirse, ilgili özel durum kontrata eklenmelidir.
A. Kaynaklarını ortağın kullanımına sunan üçüncü partiler:
- ücretsiz (ortaktan üçüncü partiye geri ödeme yok)
Bir üçüncü partinin, kaynaklarının bir kısmını ortağın kullanımına sunduğu durumdur. Ortak,
üçüncü partinin masraflarını ödemez, ancak onları geçerli masraf olarak göstererek projeden
karşılayabilir. Üçüncü partinin masrafları ortağın C Formunda masraf olarak (gelir ise gelir
olarak) belirtilecektir. Bunun yanında üçüncü partinin muhasebe kayıtlarında da belirtilmelidir
( gerektiğinde denetlenebilir).
- ortak üçüncü partiye geri ödeme yapar
Üçüncü partinin masrafları ortak tarafından geri ödenecektir ve ortak bu masrafları geçerli
masraf olarak gösterebilecektir ve ortağın muhasebe kayıtlarında gözükecektir, dolayısıyla
masraflar üçüncü parti tarafından değil, ortak tarafından yapılmış olarak düşünülecektir.
Örnek:
Bir tüzel kişilik, proje görevlerinden birini yerine getirebilmek için ortağın ihtiyacı olan altyapı
ile ilgili bir özel parçayı ortağın kullanımına sunmaktadır. İki durumda olabilmektedir:
41
⇒ Üçüncü parti masrafları karşılar ve ortak tarafından geri ödeme yapılır. Bu ortağın
masrafıdır ve üçüncü parti masrafının geri ödemesi olarak düşünülmez. Detaylar ve
üçüncü partinin kullanılma nedeni kontratta Ek 1 (Annex 1)’de belirtilmelidir.
⇒ Üçüncü parti masraflari ortak tarafından geri ödenmez. Eğer ortak, üçüncü parti
masraflarını projenin geçerli masrafları olarak göstermek isterse, üçüncü partinin
masrafları ortağın C Formunda masraf olarak (gelir ise gelir olarak) belirtilecektir.
Bunun yanında üçücü partinin muhasebe kayıtlarında da belirtilmelidir ( gerektiğinde
denetlenebilir). Aynı zamanda, üçüncü parti, yapılması gereken iş, masrafların
tahmini tutarı ve kullanılacak kaynaklar kontratta Ek 1’de belirtilmelidir.
- Özel durumlar:
1) Ortağın idari işlerini yönetmek için kurulan şirket veya kuruluş
Ortak tarafından kontrol edilen ve ortağın finansal idaresinden sorumlu olan tüzel kişilik
olması durumudur. Genellikle üniversite veya bakanlıklar gibi kamu kurumu olan bu ortak ile
şirket / kar amacı gütmeyen kuruluş arasında, bu tüzel kişiliklerin ortağın araştırma
projesindeki ek personel ücreti, ekipman ve sarf malzeme alımı konularını da içeren finansal
ve yönetimsel konularını idare ettiğine dair bir anlaşma yapılır. Bu üçüncü parti genelde kendi
kaynaklarına sahip değildir. Şirket veya kuruluş tarafından projeye alınan personel, üniversite
binasında ve onun sorumluluğunda çalışır.
Masraflar ortak tarafından ya da ortak adına koordinatör tarafından geri ödenir. Dolayısıyla
masraflar gelir olarak düşünülemez.
Bazı durumlarda ortak ve üçüncü parti arasındaki anlaşma, Topluluk finansal ödemelerinin
üçüncü parti tarafından alınmasını öngörmektedir. Dolayısıyla,
koordinator Avrupa
Komisyonu katkısını ortağa değil, direk üçüncü partiye öder. Sonuç olarak ortağın muhasebe
kayıtlarında üçüncü partiye geri ödeme yaptığına dair işaret bulunmamaktadır. Bu
durumlarda önemli olan şey, ortak ve üçüncü parti arasında transfer olmasa da üçüncü parti
görevini geri ödeme olmadan yerine getiremeyecektir, masrafların geri ödemesi koordinatör
tarafından direk yapılacaktır. Dolayısıyla masraflar gelir olarak düşünülemez. Burada üçüncü
partinin masrafları ortağın C Formunda belirtilir ve üçüncü partinin muhasebe kayıtlarında
gözükmelidir, aksi takdirde masraflar geçerli sayılmayacaktır. Bununla birlikte tüm raporlar
ortağın adıyla düzenlenir. Finansal rapor gerektiği durumda sunulmalı ve hem ortağın hem
üçüncü partinin katkılarını kapsamalıdır.
42
2) Ücretleri/masrafları hükümet tarafından ödenen üniversite tarafından kullanılan ekipman
veya üniversite için çalışan profesörler
Bu durumda kaynaklar üçüncü parti (hükümet) tarafından ortağa sunulur ve ortağın kendi
kaynaklarına benzetilebilir ve dolayısıyla gelir olarak düşünülmeden projeden karşılanabilir.
Bu kaynaklar da kontratta EK 1’de (Annex 1) belirtilmelidir. Masrafları da ortağın kendi C
Formunda belirtilmeli, üçüncü partinin muhasebe kayıtlarına işlenmeli ve denetim gerekirse
denetimde sunulmalıdır.
Kaynaklar ya da personel, ortağa belli bir proje için kullanılması/görevlendirilmesi için
gönderilirse masraflar yine geçerlidir ancak gelir olarak düşünülerek işlem yapılır.
Ortak ve üçüncü parti arasında geçici anlaşma yapılması durumu:
Üçüncü partinin kaynaklarını ortağa sunması halindeki kurallar geçerlidir. Eğer üçüncü parti
sadece kaynaklarını sunmayıp aynı zamanda proje işini de yaparsa ortak olarak projeye
dahil olmalı ya da alt yüklenici (subcontractor) olarak işlem yapılmalıdır.
3) Bir acente personeli ortak için çalışırsa bu, üçüncü parti desteği değildir, çünkü ortak
acenteye kaynaklarını kullandığı için ödeme yapmaktadır. Ortak bu masrafları kendi
muhasebe kurallarına göre beyan edecektir.
B. İşin bir kısmını yürüten üçüncü partiler:
Burda üçüncü parti projenin belirli görevlerini yapar ve ortağa karşı sorumludur.
İki farklı durumla karşılaşılabilir:
-
Alt yüklenici durumu: alt yüklenicinin masrafları ortağın doğrudan masraflarının bir
kısmını oluşturmaktadır ve ortağın muhasebesinde kayıtlıdır. Alt yüklenicinin ücreti
ortak için geçerli masraftır.
-
Diğer üçüncü partiler belirli şartlar dahilinde ortak için projenin bazı görevlerini
yapabilirler ancak, bu durum kontratta özel madde ile belirtilmelidir. Üçüncü partilerin
masraflarının geri ödenmesini sağlamak için özel şartın pazarlık aşamasında
eklenmesi önem arz etmektedir. Alt yüklenicilerden başka, özel şartta belirtilen
üçüncü partiler proje işini yaparlar ve masraflarını bildirirler.
43
14 EK III: Dahili danışman masrafları üç şekilde
sınıflandırılır:
1) Aşağıda belirtilen şartlar sağlandığı takdirde, serbest çalışan biri ya da bir üçüncü
parti bünyesinde çalışan biri olması fark etmeksizin personel masrafı olarak
düşünülebilir.
Ortak, kendisi için çalışacak ve Avrupa Komisyonu projesi kapsamında yapılacak
işlerin bir kısmını yürütecek bir gerçek kişi ile sözleşmeye sahiptir,
Gerçek kişi ortağın talimatları kapsamında çalışmalıdır. (örn: işe ortak karar verir ve
işi düzenler),
Gerçek kişi ortağın binasında çalışmalıdır ,
Yapılan işin sonuçları / çıktıları ortağa aittir.
Danışman masrafları iş kanunu (labour law) çerçevesinde ortak için aynı kategoride
çalışan işçinin personel masrafından çok farklı olmamalıdır,
Danışmanın proje toplantılarına katılımı ya da proje ile ilgili diğer seyahati ile ilgili
seyahat ve yevmiye giderlerinin geçerli masraf olabilmesi için doğrudan ortak
tarafından ödenmelidir.
2) Danışman masrafları, ortağın proje kapsamındaki işlerin bir kısmını yürütecek
danışmanları işe almak için alt yüklenici olarak girmesi gerektiğinde, alt yüklenici
masrafları olarak düşünülebilir. Bu durumda, alt yüklenici tarafından yapılması gereken
işlerin kontrolüne, alt yüklenici kurallarına göre karar verilir. Yani, alt yüklenici genelde
ortağın binasında çalışmaz ve işler, ortağın direk talimatı altında yapılmaz.
3) Danışman projeye ortak olarak katılır (tanıma uyduğu sürece, gerçek kişi olarak ya da
KOBİ olarak).
Gerçek kişiler için özel durum: Yasal statüleri KOBİ’ninkine benzetilebilir. Geçerli masraf
kriterlerine uyduğu sürece masrafları geçerlidir ve ulusal mali kanunlar çerçevesinde
vergi bildirimi gibi bir kanıta dayanılarak hesaplanır.
44
15 EK IV: Toplu ödeme şeklinde Topluluk Finansal Desteği:
Uluslararası işbirliği ülkelerinden(ICPC) katılımcılar için toplu ödeme desteği:
Tablo 1: Ülke gelir gruplarına göre toplu ödeme desteği
ICPC ekonomisi
Destek
(€ / araştırmacı / yıl)
Düşük gelir
8.000
Orta gelir
9.800
Yüksel gelir
20.700
Tablo 2: Maksimum fon limitleri
Kar amacı gütmeyen kamu kurumları, yüksek
öğretim kurumları, araştırma şirketleri, KOBİ’ler
Araştırma Projeleri
NOE
( Mükemmelliyet
Merkezleri)
Koordinasyon ve
Destek Eylemleri
Fikirler Özel
Programı (ERC)
Özel grupların
yararına araştırma
Araştırmacıların
kariyer gelişimi ve
eğitimleri için
destek (Marie
Curie)
Diğer kurum / kuruluşlar
% 75
% 50 (1)
% 75
% 50 (1)
% 100
% 100
% 100
% 100
% 75
% 50 (1)
Uygulanmamaktadır
uygulanmamaktadır
(1) Güvenlikle ilgili araştırma ve teknoloji geliştirme faaliyetlerinde, sınırlı Pazar payının
olduğu ve piyasa başarısızlığı riski olan yerlerde kabiliyetlerini geliştirmeleri ve yeni tehlike
lere karşı ekipman geliştirmeleri halinde %75’e kadar ulaşabilmektedir.
45
ICPC Ekonomileri Listesi
46
47
48
49
50
16 EK V: PC dışındaki ülkeler için Toplu ödeme şeklinde
Topluluk Finansal Desteği
Mükemmelliyet Ağları(NoE) Durumu
NoE fonu
Diğer fonlama sistemleri gibi geçerli masraflara dayanabilir veya çalışma programında ve
ilgili çağrıda belirtilirse Avrupa Komisyonu katkısı 1 yıl için araştırmacı başına toplu ödeme
olarak 23.500 Avro olacaktır.
51
17 EK VI: Kontroller ve Onaylar:
Finansal denetimler ve kontroller:
Proje yürütülürken ve proje bitiminden sonra 5 yıla kadar herhangi bir zamanda Komisyon
finansal denetim düzenleyebilir. Bu denetim finansal, sistemsel yapı ve muhasebe ve
yönetim kuralları gibi konularda olabilir.
Projenin ve alınan desteğin uygun şekilde yönetildiğini tam, doğru ve adilce doğrulamak için
ortaklar:
-
proje bitiminden sonra 5 yıla kadar proje ile ilgili her dökümanın orjinalini (elektronik
kopyalarını bile) saklamalıdır.
-
Komisyon servislerinin, projenin yürütüldüğü ofise, bilgisayar verilerine, muhasebe
bilgilerine, proje personelinin bireysel maaşlarını içeren bilgiler dahil denetim için gerekli tüm
bilgilere ulaşımını sağlamalıdır.
-
Komisyona, istenildiği zaman tüm detaylı verileri iletmelidir.
-
Komisyon’un veya Avrupa Sayıştayı’nın, masraflarının tamamı ya da bir kısmının
Avrupa Komisyonu desteği tarafından karşılanan üçüncü partilere de denetim yapabileceğini
temin etmelidir.
Denetim, Komisyon veya Avrupa Sayıştayı tarafından yapılabilir.
Raporlar finansal denetim sonuçlarına uygun olmalıdır ve denetim yapılan ortağa gönderilir,
ve ortak raporu aldıktan sonra 1ay içerisinde inceleme yapar. Komisyon, 1 aylık süre
sonrasında gönderilen döküman ve incelemeleri kabul etmeyebilir. Final rapor ise, bu son
tarihi takip eden 2 ay içerisinde iletilmelidir.
Teknik Denetim ve İnceleme
Proje yürütülürken ve proje bitiminden sonra 5 yıla kadar herhangi bir zamanda Komisyon
teknik ve etik denetim düzenleyebilir.
Teknik denetim: bilimsel, teknolojik yönleri ve projenin doğru uygulanması ile ilgili diğer
konuları kapsar.
Teknik Denetim ve İnceleme aşağıda belirtilen konuları değerlendirir:
- Proje çalışma planının ilgili periyottaki uygulanma derecesi,
- Bilimsel ve endüstriyel durumla ilgili ilerleme potansiyeli ve amaçlarla uygunluk,
52
- Sağlanan gelişmeyle ilgili olarak planlanan ve kullanılan kaynaklar – ekonomik, etkin ve
verimlilik prensipleriyle tutarlı olarak-,
- Projenin yönetim metodları,
- Proje kapsamında ortakların katkıları ve projeyle bütünleşmesi,
- Ekonomik, rekabet edebilirlik ve sosyal alanlarda beklenen potansiyel etki ve projeden
doğan bilginin kullanımı ve yayılımı ile ilgili ortakların planları.
Etik denetim projenin, temel etik prensiplere uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini
değerlendirir.
Denetim, harici bilim ve teknolojik uzmanlar desteğiyle Komisyon tarafından yapılır.
Ortakların hakları ve zorunlulukları:
- Değerlendirmeden önce Komisyon, atanan uzmanların kimlik bilgilerini aktaracaktır. Ortak,
bilimsel ve teknolojik uzmanları ticari gizlilikten dolayı kabul etmeme hakkına sahiptir.
- Denetleme ve incelemeler, uzmanın evinde ya da çalışma yerinde veya proje ile ilgili
kişilerin de katılımıyla Komisyon ya da ortakların binasında yapılabilir.
- Komisyon veya uzman, çalışmanın yapıldığı yerlere ve işle ilgili tüm dökümana
ulaşabilmelidir.
- Ortak, projenin uygun bir şekilde uygulandığının doğrulanması için Komisyon veya bilimsel
ve teknolojik uzmana, talep ettiklerinde detaylı tüm bilgiyi ve veriyi sunmalıdır.
Raporlar:
Raporlar finansal denetim sonuçlarına uygun olmalıdır ve denetim yapılan ortağa gönderilir,
ve ortak raporu aldıktan sonra 1 ay içerisinde inceleme yapar. Komisyon, 1 ay süre
sonrasında gönderilen döküman ve incelemeleri kabul etmeyebilir.
Uzmanların resmi önerilerine istinaden Komisyon, koordinatörü kararından haberdar eder:
- Raporları (deliverable) kabul etmek veya kabul etmemek,
- projenin Ek 1’de (Annex 1) değişiklik yapılmadan veya küçük değişikliklerle devam
etmesine izin vermek,
- projenin sadece büyük değişiklikler yapılırsa devam edilebileceğine karar vermek,
- anlaşmanın(grant agreement) veya bir ortağın katılımının sonlanmasına karar vermek,
- Komisyon tarafından yapılan ödemelerin tamamının veya bir kısmının geri ödenmesine
karar vermek.
53
18 EK VIII: Finansal Açıdan Zayıf Olan Bir Tüzel Kişilik
Koordinatör Olabilir mi?
Kamu kurumu, yüksek öğretim kurumu veya projeye katılımı üye ülke ya da asosye ülke
tarafından garanti altına alınmayan koordinatörlerin finansal geçerliliği Komisyon tarafından
değerlendirilecektir. Değerlendirme sonucu olumsuz olursa, o kurum/kuruluşun proje
koordinatörü olmasına izin verilmeyecektir. Şayet bu tüzel kişilik Komisyon’a kendi isteğiyle,
üye ülke veya asosye ülke tarafından sağlanan garantiye eşdeğer sayılabilecek bir garanti
sunarsa koordinatör olabilir.
Bunun yanında, 500,000 Avro’dan fazla Komisyon desteği alan ortakların finansal geçerliliği
de Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
54